Amministrazione Digitale in CONSOB
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Amministrazione digitale in CONSOB
Project management - Progetto digitale e Governance digitale
Flussi digitali, Archivio, Conservazione
ing. Brizio Tommasi
Project manager seniorResponsabile delegato ai flussi documentali e archivi CONSOB
CONSOB – 13 ottobre 2016
Agenda
• CONSOB e amministrazione digitale
• Digital Project management
• Progetto digitale CONSOB
• I principali flussi documentali
• Misurazioni e statistiche
CONSOBCommissione Nazionale per le Società e la Borsa
La CONSOB
Commissione Nazionale per le Società e la Borsa
Autorità italiana per la vigilanza dei mercati finanziari
Principali attività istituzionali
Verificare la trasparenza e la correttezza dei mercati a tutela degli investitori
Vigilare e, ove necessario, sanzionare comportamenti scorretti
Operare per garantire efficienza nelle contrattazioni di mercato
Amministrazione digitale: le idee alla base del progetto
Rapidità e semplificazione nei processi e procedimenti amministrativi
Sistema di gestione informatica dei documenti e conservazione digitale
Adozione massiva della firma digitale e delle PEC
Strumenti archivistici: classificazione e fascicolazione documentale
Progetto istituzionale e gruppo di lavoro (progetto digitale)
Convenzione di riuso software e collaborazioni (Banca d’Italia)
Collaborazioni a vari livelli: BdI, AgID, Mibact, Anorc, Anai, InterPares.
CONSOB
Digital Project management
Progetto digitale
Progetto e strategia digitale
Progetto
Ogni iniziativa, ogni innovazione si basa su progetti
Un terzo dell’economia mondiale è generata da progetti (cit.)
Il progetto: processo continuo di verifica tempi, costi, risultati e valore generato
Le innovazioni digitali sono anch’esse gestite da progetti Project management
Progetto digitale
Convergenza tra archivio digitale e gestione informatica
Il progetto digitale è multidisciplinare: abbandono approccio analitico puro
Il project management è una disciplina con approccio sistemico
Il progetto digitale si fonde nella strategia dell’amministrazione !
Strategia digitale
Analisi giuridica e rispetto del corpus normativo
Cambio organizzativo sia procedurale che operativo
Gestione archivistica nella dinamica degli archivi digitali
Analisi tecnologie e innovazioni digitali
Giuridica
Organizzativa
Archivistica
Tecnologica
Progetto digitale CONSOB
Obiettivi e metodologie digitali
Prospettive strategiche
Nel suo complesso il progetto digitale si declina in
“4 prospettive” integrate:
Prospettiva Strumenti principali Evoluzioni
1. Normativa CAD, DPCM, TUdA, ecc …
2. Archivistica Titolario, Fascicolazione …
3. Organizzativa Manuale di gestione …
4. Tecnologica Piattaforma informatica …
Principali normative di riferimento
Testo Unico in tema di documentazione amministrativa.DPR 445/2000 – TUDA
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).D.Lgs. 82/2005 e D.Lgs. 179/2016 (cd. nuovo CAD)
Procedimenti amministrativi e diritto di accesso.
L. 241/1990
Regole tecniche (Protocollo, Conservazione). DPCM 3 dicembre 2013; DPCM 13 novembre 2014
Alluvione normativa
…
…
(cit.)
Normativa
eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature)Regolamento (UE) n. 910/2014
L’archivio digitale
FascicolazioneDinamico ma prescrittivo
Documento informatico
Massima cura
OGGETTO
Valore probatorio
Livello 3
(Documento, Allegati, Metadati, Firme, Visti, Storia)
Stabile ma non statico
Dal generale
Al particolare
Livello 2Classificazione
TITOLARIO DELL’ISTITUTO
Livello 1 Registrazione - Segnatura
Protocollo, Registri, contenuti
Archivistica
Gerarchico
Protocollo e Registri d’archivioPrincipio di “Predisposizione”
Disposizioni
Comunicazionein uscita / interna
Tipo documento
in “Predisposizione”
Delibere
Ordini di Servizio, CaP
Verbali
Documenti di lavoro
Ordini del giorno; Modulistica
Protocollo Ufficiale
-Protocollo in uscita
-Protocollo in ingresso
Registro di lavoro-Registro pubblicazioni
-Registro flussi telematici
Registri di archivio
-Delibere ufficiali
-Disposizioni ufficiali
-OdS e CaP ufficiali
-Verbali ufficiali
-OdG e Moduli del personale
Repertori
Archivistica
La gestione del PROGETTO DIGITALE
Gruppo di lavoro dedicato multi-disciplinare (task force)
Studio preliminare di fattibilità e piano pluriennale (su base triennio)
Analisi costi-benefici; “Utility Value Analysis” nella fase preselettiva
Coinvolgimento dei vertici e di tutte le strutture organizzative (key users)
Riunioni programmate e documentate con tutte le UO a vari livelli
Formazione a tutto il personale e sensibilità al cambiamento (change management)
Gestione e controllo dei rischi con un tracciamento continuo (giornale di bordo)
Convenzione di riuso software e collaborazioni con Banca d’Italia
Collaborazioni a vari livelli: BdI, AgID, Mibact, Anorc, Anai, InterPares.
L’Organizzazione interna
Nomina del Responsabile del servizio (nell’ambito dell’Amministrazione)
Delegati funzionali responsabili di settori specifici:
Tenuta del protocollo
Gestione documenti, archivi e flussi documentali
Gestione sistema di Conservazione digitale
Competenze multi-disciplinari: informatiche, archivistiche, giuridiche,
organizzative, sicurezza e privacy.
La Governance digitale
Organizzativa
Manuale di gestione - Principi
Unicità e Centralità dell’archivio digitale.
Protocollazione “integrata”.
Principio di “autonomia istruttoria”.
Canale privilegiato di comunicazione: PEC .
Materializzazione in uscita in casi residuali (ad es. soggetti
senza PEC).
Gestione multicanale in ingresso oltre alla PEC:
email, fax, CD/DVD, sito Web (telematici)
Canalizzare TUTTE le fonti documentarie in DEMACO ai
fini della Conservazione digitale.
Accesso al sistema equivale a firma elettronica: controllo
dei flussi nelle cassette di posta DEMACO
Organizzativa
Manuale di gestione - Struttura Principi generali e organizzativi
Il documento
Flussi in arrivo, in partenza e a rilevanza interna
Produzione del Protocollo informatico
Registri di archivio
Sistema di gestione archivistica
Sistema di Conservazione digitale dei documenti
Gestione in sicurezza dei documenti
Appendici: archivio deposito e storico, normative di riferimento, …
Allegati: procedure operative interne, classificazione, fascicolazione,
procedimenti, manuali utente Demaco, …
110 pagg.
280 pagg.
Dicembre 2015: ver 1.3
Ver. online sul sito Consob – http://www.consob.it/web/area-pubblica/disposizioni-generali
Organizzativa
Conservazione digitale interna
Tutti gli atti e i documenti digitali sono sottoposti a
Conservazione digitale (sostitutiva) a norma.
La conservazione (modello OAIS) si declina in:
Pacchetto di versamento (dal sistema DEMACO)
Pacchetto di archiviazione (firma, marca e archivio)
Pacchetto di distribuzione (estrazione atti conservati)
Regole tecniche da aprile 2014, a regime aprile 2017 (fascicoli)
Stabiliti alcuni principi sugli archivi digitali in Conservazione:
documento informatico, metadati, fascicoli e procedimenti, Registri
particolari, eventi di conservazione.
Registri Ufficiali: 2 giorni – Predisposizioni: 360 giorni
Conservazione “multipla”.
Organizzativa
La Soluzione individuata
Piattaforma di integrazione
Documenti
Middleware
integrazione
Piattaforma
DEMACOAnagrafiche
Web Services
Tecnologica
Livelli di sicurezza e integritàAccesso e gestione
Accesso in
area intranet
dedicata
Livello 1
Accesso cifrato
Canale web
Intranet
Firma elettronica
univoca al login
dell’utente
Livello 2
Login
User - Password
Livello 3Autenticità
Integrità
Validità firma
Certezza firmatario
4 Livelli riservatezza
Documenti con Firma digitale
(PDF/A firmati digitalmente)
Comunicazioni PEC(Indirizzari pubblici)
(interna)
Tra
ccia
mento
dig
itale
Conservazione digitale
Tecnologica
Le Fasi principali
Inizio Studio Fattibilità
Fine Studio Fattibilità
Inizio progetto
Esercizio
Archivistica
Conservazione digitale
2012 2013 2014
Giu.
Set.
Gen.
Lug.
Lug.
Lug.
Gestione (PM), manutenzione, formazione, change Lug.
Manuale di gestione Lug.
2015 - 2017
Progetto digitale
Evoluzione / Web Gen.
I principali flussi documentali
Protocollo, Workflow, Archivio
Flussi documentali – regole base
Flussi documentali in ingressoDocumento cartaceo dematerializzato alla fonte
Flusso in ingresso cartaceo
•Flusso Cartaceo
•Scansione
Protocollazione
•Registrazione
•Segnatura etichetta
•Smistamento
•Fascicolo cartaceo
Gestione flussi
•Gestione digitale
•Assegnazione
•Sotto-assegnazione
•Classificazione
•Fascicolo digitale
Flussi documentali in ingressoDocumento digitale flusso telematico (PEC, Mail, Fax-server, Web)
Flusso in ingresso multi-canale
•PEC
•Web
•Fax-server
Protocollazione
•Registrazione
•Segnatura digitale
•Controllo anagrafica
•Prot. telematico
•Prot. automatico
Gestione flussi
•Gestione digitale
•Assegnazione
•Sotto-assegnazione
•Classificazione
•Fascicolo digitale
Flussi documentali in uscitaDocumento nativo digitale
Flusso in uscita
•PEC (prevalente)
•Web (telematico)
•Mail (a supporto)
•Cartaceo (residuale)
Predisposizione
•Produzione digitale
•Classificazione
•Fascicolo digitale
•Consolidamento
•Visti/Firme digitali
Protocollazione e invio
•Controllo firme
•Protocollo
• Invio automatico
•Materializzazione e spedizione (res.)
Progetto digitale
Misurazioni e statistiche
I principali volumi
Protocolli in ingresso
Protocolli in uscita
Documenti di lavoro
Modulistica del personale
Deliberazioni
Verbali ufficiali
Pubblicazioni web
218.000
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
Totale
61.000
7.000
65.000
500
500
1000
353.000
Utenti del sistema
≈600
Media utenti connessi
simultaneamente
50%(trend +60%)
Documenti digitali
≈1.500.000(con versioni, bozze e predisposizioni)
Protocollo
Cartacei
PEC
Telematici
Web
35.000
48.000
135.000
Ingresso
Totale 218.000
16% (trend -25%)
22% (trend +40%)
62% (trend +5%) Cartacei
PEC
Telematici
7.000
27.000
2.000
Uscita
Totale 61.000
20%
73%
7%
Flussi interni 25.000 41%
Flussi esterni 36.000 56%
Costo annuo Raccomandate
− 60%
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
Fascicoli digitali
Istruttorio
Persona fisica o giuridica
Procedimento 241
Attività
Generici
Non procedimentali
5.200
Totale
3.400
3.300
12.500
8.000
6.600
39.000
14.600Fase1
di
avvio
24.400Fase2
con
Manuale di
gestione
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
PEC e Firme digitali
Entrata
Uscita
48.000
27.000
Totale 75.0000
500
1000
1500
2000
2500
3000
Tito
lo a
sse
PEC Totali
Firme digitali apposte 200.000
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Tit
olo
ass
e
Firme Digitali
Visti elettronici 28.000
Numero firmatari 400
Media mensile ≈ 2.000
Media mensile ≈ 7.500
2015
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
Conservazione
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
Tito
lo a
sse
Mancata Fascicolazione/Classificazione
Mancato versamento 1.500 /mese CONTROLLO QUALITÀ !
Registri Ufficiali : 2 giorni
Predisposizioni : 360 giorniCicli di Conservazione
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
Flussi documentali “Cicli di lavoro”
Cicli di assegnazione ≈ 3 Cicli di flusso Totali ≈ 5-6
Periodo di osservazione: ~3 ANNI
Archivio digitate “Rendimento”
Tempo totale di operatività del Sistema
Tempo di lavorazioneTempo non
operativo
Tempo operativo in archivio digitaleTempo per
ricerche
Tempo operativo nettoTempo di
produzione
Prod. valore aggiunto Difetti
OAE = B/A ⨉ C/B ⨉ E/D
A
B
C
E
Produzione documentariaD
QualitàEfficienzaDisponibilità
RENDIMENTO
D’ARCHIVIO
TEMPO
VELOCITÀ
QUALITÀ
Guadagno
Stima:
(innovazione disruptive)
(DIP)
(AIP)
(SIP)
Disponibilità impegno di tempo per accesso e ricerche d’archivio
Efficienza velocità nella produzione e formazione/approvazione documentaria
Qualità qualità per difetti di conservazione e rilavorazioni
OAE – Overall Digital Archive Effectiveness
Fattore Misurazione Formulazione Estrazione Dati
Disponibilità Perdite di tempo nelle entità di accesso Tempo d'archivio - Tempo ricerche Tempo operativo Periodo 2015
Tempo d'archivio Tempo d'archivio N. medio utenti 300
N. ore/g (20%x3) 4,5
Efficienza Perdita di velocità nella produzione Tempo operativo - Tempo produzione e approvazione Tempo operativo netto N. ricerche/g 7500
Tempo operativo Tempo operativo T. ricerca (s) 0,27
T. produzione (gg) 4,98
Qualità Perdite di qualità documentaria Produzione documentaria - Difetti di conservazione Produz. a valore aggiunto T. approvazione (gg) 4,36
Produzione documentaria Produzione N. protocolli 152.770
N. difetti doc 7.772
N. difetti fasc. 18.295
Tempo d'archivio (300 x 4,5) = 1350
Tempo ricerche [(7500 x 0,27 x 300) / 3600] = 168,75 Disponibilità (D) : 0,88 13%
Tempo operativo (T.archivio - T.ricerche) = 1181,25 Efficienza (E) : 0,96 4%
Tempo produzione (4,9 + 4,4) x 4,5 = 42,03 Qualità (Q) : 0,83 17%
Tempo op. netto (T.operativo - T.produzione) = 1139,22
Prod. a val. agg. (152.000 - 18.000 - 8.000) = 126.703 Rendimento d'archivio (O.A.E. = D x E x Q) : 70% fattori di miglioramento
Produzione = 152.770 tasso di miglioramento (1 - O.A.E.) : 30%
Archivio digitale“Rendimento” (esempio)
Overall Digital Archive Effectiveness (OAE 2015)
Rendimento ≈70% Tasso di miglioramento ≈30%
Fattore di qualità
CONSERVAZIONE
Disponibilità
RICERCHE D’ARCHIVIO
!?!
FUORI
SISTEMA
PROTOCOLLAZIONE
Totale processi di protocollazione
Totale problemi rilevati
Incidenza percentuale dei problemi
Livello di servizio
36.000
29
0,08%
99,92%
TRASMISSIONE INTERNA
Totale processi di protocollazione
Totale problemi rilevati
Incidenza percentuale dei problemi
Livello di servizio
25.000
9
0,04%
99,96%
ALTRI PROCESSI AUTOMATICI (WORKFLOW)
Totale processi automatici
Totale problemi rilevati
Incidenza percentuale dei problemi
Livello di servizio
28.000
61
0.21%
99,79%
Livello di SERVIZIO sul TOTALE Protocolli 99,98%
Archivio digitate “Livelli di servizio”
Livello di servizio
PROTOCOLLAZIONE
Livello di servizio
GENERALE
Progetto digitale“Benefici”
Efficienza nei processi e nei procedimenti: 15-20% annuo
Riduzione del tempo/persona per fotocopie e smistamento cartaceo, ricicli di lavorazione, conservazione fisica, ecc (circa 5-6 mila gg/p)
Revisione nelle politiche di gestione della pianta organica (circa 9 mila gg/p)
Miglioramento nei fattori di produttività a risorse invariate
Efficienza nelle comunicazioni digitali: 60% annuo
Riduzione dei costi delle raccomandate cartacee
Immediata verifica delle ricevute di consegna
Ottimizzazione riveniente dalle politiche di riuso: 40% iniziale
Condivisione di competenze e degli investimenti svolti (convenzione riuso)
Riduzione del piano di investimenti fino al 40% (dal tool-AgID: 30-50%)
Incidenza dell’investimento di progetto: 7% del budget ICT (su tre anni)
Incidenza della manutenzione sull’investimento: 10%
Maturità digitale dell’organizzazione amministrativa
Livello di maturità digitale 4 sul massimo di 5 livelli. Grado Ottimale!
Progetto digitale“Maturità organizzativa”
Maturità 5,8
LIVELLO 4 - OTTIMALE
Management
digitale
Valutazione
Livelli EQF: da 1-Base a 8-Avanguardia, in base ai livelli di maturità minima
Valutazione qualifica: attività e strumenti di conoscenze, abilità e competenze
Valutazione formativa: titoli di studio, certificazioni, percorsi di formazione
Ipotesi per un Modello di qualificazione minima
Sono evidenzianti i fattori EQF che si propone abbiano un’elevata qualifica
PROFILI
DIM. DIGITALE
CONOSCENZE
(PROJECT MANAGEMENT)
EQ
F
COMPETENZE
(MULTI-DISCIPLINARI)
EQ
F
ABILITÀ
(SOFT SKILL)
EQ
F
ECONOMIA
GIURIDICA
Tempi definitiCosti a budgetRisultati attesi
666
Diritto informaticoDiritto archivi e beniConservazione e digital curation
546
Norme amministrativeSicurezza e riservatezzaFinanza di progetto
655
PROCESSI
ORGANIZZATIVI
PianificazioneComunicazioneCambiamento
427
Strategia progetti digitaliApproccio a progettiCriteri di successo
357
LeadershipEticaNegoziazione
231
UTENTI E
ARCHIVIO
Ambito e contestoStrumenti di qualitàDocumentazione
865
Accesso, ricerca, scartoClassificazione, fascicoli, flussiMetadati e diplomatica digitale
666
Gestione stakeholderCiclo di vita digitale Standard digitali
865
INNOVAZIONE
TECNOLOGICA
Risorse e attivitàSoluzione ICTRischi e azioni
765
Firme elettronicheDocumenti e storage digitaliAcquisizioni e contratti
466
Dinamica di gruppoConflitti di progettoProblem solving
654
Manager digitale“Modello di qualificazione”
Dilemma del digitale
PROFESSIONISTI-I e PROFESSIONISTI-II nella “rincorsa” alle competenze
Opzioni strategiche: “cooperare” (A) oppure “non cooperare” (B)
Applicazione della teoria dei giochi pay-off =“guadagno di competenze”
Teoria dei giochi ed equilibrio di competenze Equilibrio “ricorsivo”
Guadagno di competenze calcolato in base al profilo delle qualifiche minime
PROFESSIONISTI-I PROFESSIONISTI-II
STRATEGIA A(COOPERARE)
STRATEGIA B(NON COOPERARE)
STRATEGIA A(COOPERARE)
(A, A)Controllo delle competenze
(A, B)Prevaricazione Professionisti-I
STRATEGIA B(NON COOPERARE)
(B, A)Prevaricazione Professionisti-II
(B, B)Rincorsa delle competenze
PROFESSIONISTI-I PROFESSIONISTI-II
STRATEGIA A(COOPERARE)
STRATEGIA B(NON COOPERARE)
STRATEGIA A(COOPERARE)
(7, 7) (1, 8)
STRATEGIA B(NON COOPERARE)
(8, 1) (2, 2)
Equilibrio di competenze“Dilemma del digitale”
Pareto efficiency
Nash equilibrium
Contatti e Riferimenti
Per eventuali approfondimenti:
Gestione flussi documentali e archivi CONSOB
Tommasi Brizio Leonardo
email : [email protected]
tel. : 068477584
Grazie !
Brizio Tommasi