AMÉLIORER LE PROCESSUS DE PRÉPARATION ET D'ENVOI DES...
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AMÉLIORER LE PROCESSUS DE PRÉPARATION ET D'ENVOI DES DOCUMENTS POUR LES SÉANCES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION.
Projet réalisé dans le cadre de la ceinture verte Annie Lavigne, Agente de planification, programmation et recherche Présidence-direction générale CIUSSS MCQ
2
Nom du projet Améliorer le processus de préparation et d’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration afin de respecter
le délai d’envoi de 7 jours avant la séance tel qu’indiqué dans le Règlement sur la régie interne du CA Annie Lavigne, chargée de projet
Équipe Kaizen (de gauche à droite) : Chantal Brochu (DSI), Johane Paquin (affaires
juridiques), Marie-Josée Hupé (DSPPC), Nancy Gilbert (DQEPE), Nancy Fafard (PDG), Maude Argouin (mentor), Michel Larrivée (membre du CA), Annie
Lavigne (PDG) et Isabelle Houde (PDG)
F • Les directions de l’établissement ainsi que le
cabinet de la Présidence-direction générale
I • Les documents des directions requis pour le CA
P • De la préparation de l’ordre du jour jusqu’à
l’envoi des documents aux membres du CA
E • Envoi des documents de qualité aux membres
du CA
C • Les membres du CA de l’établissement
Problématique • Le délai d’envoi prescrit dans le Règlement sur la régie interne
du conseil d’administration n’est pas respecté; • Un irritant mentionné par les membres du conseil
d’administration de ne pas recevoir les documents à temps – pas assez de temps pour en faire la lecture
• Un irritant majeur pour le personnel responsable du processus car création d’un goulot
• La non-conformité de plusieurs documents reçus de la part des directions
Impacts souhaités Respecter le Règlement sur la régie interne du conseil
concernant le délai d‘envoi des documents Diminuer le retard du dépôt des documents par les
directions / comités-conseils Augmenter la conformité des documents envoyés par
les directions / comités-conseils Augmenter la satisfaction du personnel impliqué dans
le processus
3
0
50
Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions
Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)
Nombre de documents arrivé selon la date d'échéance
25 % des documents
sont déposés
selon l’échéance
Satisfaction des membres du CA Les membres sont satisfaits à 88 % concernant le temps de lecture
des documents avant les séances pour l’année 2016-2017
Le délai d’envoi des documents au CA est
respecté dans 33 % du temps
seulement
12
6
Respect du délai d’envoi (sur 18 envois)
Nombre de fois envoyé en retard
Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant
11
24
0%
50%
100%
35
Conformité des documents reçus de la part des directions
Nombre de documents conformes Nombre de documents non conformes
La conformité
des documents provenant
des directions est
de 31 %
8 16
10
Nombre de changements à l’ordre du jour
7 février 14 mars 11 avril
Satisfaction des équipes des directions 91 % des répondants sont satisfaits ou très satisfaits du processus
général d’envoi des documents au CA
Satisfaction de l’équipe PDG 100 % des membres de l’équipe PDG ne sont pas satisfaits du
processus actuel d’envoi des documents au CA
Docsattendus
desdirections
Docsdéposés
sansretard
Docsdéposésavec 1jour deretard
Docsdéposésavec 2
jours deretard
Docsdéposésavec 3
jours deretard
Docsdéposésavec 6
jours deretard
Docsdéposésavec 7
jours deretard
7 février 9 1 2 1 2 314 mars 16 8 5 2 111 avril 10 3 1 5 1
02468
1012141618
Le délai de dépôt des documents
4
0
50
Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions
Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)
Nombre de documents arrivé selon la date d'échéance
Satisfaction des membres du CA Les membres sont satisfaits à 88 % concernant le temps de lecture
des documents avant les séances pour l’année 2016-2017
12
6
0
5
10
15
Respect du délai d’envoi (sur 18 envois)
Nombre de fois envoyé en retard
Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant
11
24
0%
50%
100%
35
Conformité des documents reçus de la part des directions
Nombre de documents conformes Nombre de documents non conformes
8 16
10
Nombre de changements à l’ordre du jour
7 février 14 mars 11 avril
Satisfaction des équipes des directions 91 % des répondants sont satisfait ou très satisfait du processus
général d’envoi des documents au CA
Satisfaction de l’équipe PDG 100 % des membres de l’équipe PDG ne sont pas satisfaits du
processus actuel d’envoi des documents au CA
Maintien du taux de satisfaction du
CA et des directions
Satisfaction de l’équipe
PDG = 80 %
Docsattendus
desdirections
Docsdéposés
sansretard
Docsdéposésavec 1jour deretard
Docsdéposésavec 2
jours deretard
Docsdéposésavec 3
jours deretard
Docsdéposésavec 6
jours deretard
Docsdéposésavec 7
jours deretard
7 février 9 1 2 1 2 314 mars 16 8 5 2 111 avril 10 3 1 5 1
02468
1012141618
Le délai de dépôt des documents
Le non-respect du dépôt de
documents conformes et de
qualité pour le CA dans les 7 jours avant la séance
2. Rôles et responsabilités
1. Critères de présentation et
priorisation
3. Standard de contenu
4. Planification 5. Fonctionnement
interne des directions
2.1 Plusieurs changements dans les directions 2.2 Les attentes de tous et chacun ne sont pas claires 2.3 Les rôles et responsabilités n’ont pas été expliqués et diffusés 2.4 Il y a beaucoup d’acteurs impliqués dans le processus
1.1 Pas de prise en charge dans les directions 1.2 Rôle du CA pas compris 1.3 Notion de dossier urgent pas claire 1.4 Manque de sens pour les directions
6. Outils
6.1 Redondance dans les fiches du conseil et pour le comité de direction 6.2 Tout le monde n’a pas accès aux formulaires 6.3 Tout le monde n’a pas accès au logiciel de dépôt des documents
3.1 Les besoins des membres du conseil dans l’information requise ne sont pas connus 3.2 Le contenu des dossiers diverge d’une direction à une autre 3.3 Aucun standard en place
4.1 Les directions ne sont pas toutes bien planifiées 4.2 Pas de calendrier annuel établi 4.3 Les étapes requises d’un dossier ne sont pas connues de tous 4.4 Difficulté dans la gestion des imprévus
5.1 Pas de processus interne établi dans toutes les directions 5.2 Pas de personnes responsables du processus dans les directions 5.3 Délai présent dans l’approbation des documents 5.4 Disponibilité des directeurs ou directeurs adjoints
Solutions 1. Présenter le plan d’action au comité de direction 2. Établir des critères de présentation et de priorisation des
dossier du conseil d’administration 3. Établir une planification annuelle des dossiers à présenter
au conseil d’administration (1 à 3 mois) 4. Définir les rôles et les responsabilités de tous les acteurs
impliqués dans le processus (3 à 6 mois) 5. Établir un standard de contenu pour les dossiers présentés
au conseil d’administration (3 à 6 mois) 6. Réviser, adapter et simplifier les outils en lien avec le
processus (3 à 6 mois) 7. Prévoir une formation des acteurs impliqués (3 à 6 mois)
2
7
3 5 4
1 6
8 étapes éliminées
Solutions Actions à réaliser Responsables Échéancier
Présenter au comité de direction les solutions et le plan d’action pour améliorer le processus de préparation des documents pour le CA
Élaborer la présentation PowerPoint pour le comité de direction Annie 16 mai 2017
Présenter au comité de direction Annie 12 juin 2017
Élaborer une planification annuelle des sujets présentés au CA Faire parvenir un courriel de relance aux directions avec des précisions en lien avec le dépôt des documents pour le CA
Équipe PDG 17 mai 2017
Faire un calendrier annuel des sujets à présenter au conseil d’administration en collaboration avec les directions
Équipe PDG et les directeurs
25 août 2017
Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers au CA
Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers présentés au CA
Équipe PDG 12 mai 2017
Définir les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués au processus
Élaborer les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le processus
Équipe PDG 28 juillet 2017
Revoir le processus interne de l’équipe PDG pour éliminer le plus possible les activités à non valeur ajoutée
Équipe PDG 15 septembre
2017 Établir les standards de contenu des dossiers présentés au CA Élaborer une proposition des éléments du contenu standard des
dossiers présentés au CA Équipe PDG
28 juillet
2017
Réviser, simplifier et adapter les outils en lien avec le processus Revoir les fiches de présentation (CA et CD) dans leur contenu et vérifier la possibilité de les combiner
Équipe PDG
25 août 2017
Revoir les modalités d’accès et de dépôt des documents pour les directions
Isabelle et Nancy
25 août 2017
Réévaluer la plate-forme de gestion des documents du conseil d’administration
Nancy et Isabelle
31 août 2017
Élaborer un guide de référence concernant la préparation et l’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration en incluant les éléments suivants : • Critères de présentation et de priorisation • Rôles et responsabilités • Standards de contenu
Annie 8 septembre
2017
Mettre en place une formation Élaborer une formation ainsi que planifier les dates de formation des groupes cibles
Équipe PDG 20 octobre 2017
Rejoint l’ensemble des
causes fondamentales
Solutions Actions à réaliser Responsables Échéancier Degré d’avancement
% Présenter au comité de direction les solutions et le plan d’action pour améliorer le processus de préparation des documents pour le CA
Élaborer la présentation PowerPoint pour le comité de direction
Annie 16 mai 2017 100 %
Présenter au comité de direction Annie 12 juin 2017 100 % Élaborer une planification annuelle des sujets présentés au CA
Faire parvenir un courriel de relance aux directions avec des précisions en lien avec le dépôt des documents pour le CA
Équipe PDG 17 mai 2017 100 %
Faire un calendrier annuel des sujets à présenter au conseil d’administration en collaboration avec les directions
Équipe PDG et les directeurs
25 août 2017
50 %
Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers au CA
Établir les critères de présentation et de priorisation des dossiers présentés au CA
Équipe PDG 12 mai 2017 100 %
Définir les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués au processus
Élaborer les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le processus
Équipe PDG 28 juillet 2017
40 %
Revoir le processus interne de l’équipe PDG pour éliminer le plus possibles les activités à non valeur ajoutée
Équipe PDG 15 septembre
2017
0 %
Établir les standards de contenu des dossiers présentés au CA
Élaborer une proposition des éléments du contenu standard des dossiers présentés au CA
Équipe PDG
28 juillet 2017
40 %
Réviser, simplifier et adapter les outils en lien avec le processus
Revoir les fiches de présentations (CA et CD) dans leur contenu et vérifier la possibilité de les combiner
Équipe PDG
25 août 2017
40 %
Revoir les modalités d’accès et de dépôt des documents pour les directions
Isabelle et Nancy
25 août 2017
0 %
Réévaluer la plate-forme de gestion des documents du conseil d’administration
Nancy et Isabelle
31 août 2017
60 %
Élaborer un guide de référence concernant la préparation et l’envoi des documents pour les séances du conseil d’administration en incluant les éléments suivants : • Critères de présentation et de priorisation • Rôles et responsabilités • Standards de contenu
Annie 8 septembre 2017
20 %
Mettre en place une formation Élaborer une formation ainsi que planifier les dates de formation des groupes cibles
Équipe PDG 20 octobre 2017
0 %
Après 90 jours, % des actions :
terminées = 31 % débutées = 46 %
non débutées = 23 %
9
12 1 6
Nombre de changements à l’ordre du jour
9 mai 13 juin 20 juin
0
50
1
Respect de la date d’échéance du dépôt de documents par les directions
Nombre de documents provenant des directions (pour 3 séances)
Nombre de documents déposés selon la date d'échéance
14
7
0
5
10
15
1
Respect du délai d’envoi (sur 21 envois)
Nombre de fois envoyé en retard
Nombre de fois envoyé selon l'échéancier ou avant
16
28
0%
50%
100%
44
Conformité des documents reçus de la part des directions
Nombre de documents non conformes
Nombre de documents conformes
Cible : Maximum de
5 changements
Sondage auprès des directions et de
l’équipe PDG à l’hiver 2018
Cible : 75 %
Initial : 33 %
Cible : 50 %
Initial : 31 %
Docsattendus
desdirections
Docsdéposés
sansretard
Docsdéposésavec 1jour deretard
Docsdéposésavec 2
jours deretard
Docsdéposésavec 3
jours deretard
Docsdéposésavec 6
jours deretard
Docsdéposésavec 7
jours deretard
9 mai 16 8 4 413 juin 4 2 1 120 juin 24 7 6 2 4 1 4
05
1015202530
Le délai de dépôt des documents
Cible : 80 %
Initial : 25 %
10
Bons coups Investir du temps
dans la prise de mesure
Bien cartographier le processus
Bien planifier l’activité Kaizen
Bien choisir les participants à l’activité Kaizen, dont un membre du conseil d’administration
Bien préparer les participants au Kaizen
Faire autrement
Planifier le temps requis pour faire le projet
Faire un plan de communication en gestion de changement
Prendre en considération le moment de la mise en place de la démarche
Apprentissage
Avoir de l’ouverture face au processus et les réponses de l’équipe
Avoir confiance au processus
Maintenir une objectivité lors de l’animation de l’activité Kaizen
La collaboration et l’ouverture des participants sont essentielles