Am1 s09 (10)

Capítulo 10: El Control Organizacional

Don Hellriegel

Susan E. Jackson

John W. Slocum, Jr.

ADMINISTRACIÓN: Un Enfoque Basado en Competencias

Edición 11

Traducido y Adaptado

Estuardo Aldana / Karen Pacheco

Universidad Galileo, Guatemala

Preparado por

Argie ButlerTexas A&M University

Capítulo 10: PowerPoint 10.1

Objetivos de Aprendizaje

1. Explicar los fundamentos del Control

2. Identificar las seis fases del modelo del control correctivo

3. Describir los principales métodos del control organizacional

4. Explicar los mecanismos del control y las cuestiones fundamentales del gobierno corporativo


Son los procesos para garantizar que los comportamientos y las decisiones se apeguen a las normas de la organización y a los requisitos legales, incluidas sus reglas, políticas, procedimientos y metas

Cómo interactúan la Planeación y los Controles Los controles sirven para garantizar que las

decisiones, las acciones y resultados sean congruentes con esos planes

Los controles sirven para mantener y redirigir los comportamientos y los resultados reales.

Los Controles ofrecen una parte importante de esta información

Los planes indican para qué propósitos sirven los controles

Los controles sirven para garantizar que las decisiones, las acciones y resultados sean congruentes con esos planes

Los controles sirven para mantener y redirigir los comportamientos y los resultados reales.

Los Controles ofrecen una parte importante de esta información

Los planes indican para qué propósitos sirven los controles


Son mecanismos que tienen por objeto reducir la probabilidad de que se presente un hecho no deseado, por lo mismo, que minimizan la necesidad de aplicar medidas correctivas

Algunas Formas:

1. Normas y reglas

2. Estándares

3. Procedimientos de reclutamiento y selección

4. Programas de capacitación y desarrollo

1. Normas y reglas

2. Estándares

3. Procedimientos de reclutamiento y selección

4. Programas de capacitación y desarrollo


Controles Correctivos

Controles Correctivos

Son mecanismos que tienen por objeto reducir o eliminar los comportamientos o los resultados no deseados y, con ello, sirven para que la situación regrese a la observancia de los reglamentos y las normas de la organización

Algunas Formas:

1. Supervisión directa y retroalimentación

2. Acción Disciplinaria

3. Procedimientos para reportar conductas inadecuadas

4. Reportes financieros, mensuales incluso diarios

1. Supervisión directa y retroalimentación

2. Acción Disciplinaria

3. Procedimientos para reportar conductas inadecuadas

4. Reportes financieros, mensuales incluso diarios

Capítulo 10: PowerPoint 10.5 (Adaptado de Tabla 10.1)

Fuente de Control Preventivo Correctivo

Grupos de interésMantener las cuotas para controlar a personal de las clases protegidas

Modificar las políticas de reclutamiento para poder atraer a personal calificado

Organización Utilizar los presupuestos para dirigir los gastos

Disciplinar a un empleado por infringir un reglamento de seguridad que ¨Prohíbe fumar¨ en una zona peligrosa

(continua)


Fuente del Control Preventivo Correctivo

Grupo Informar a un nuevo empleado sobre la norma del grupo respecto al nivel de producción esperado

Acosar y aislar socialmente a un trabajador que no se ciñe a las normas del grupo

Individuo Decidir no salir a comer para poder completar un proyecto a tiempo

Revisar un reporte que ha escrito porque éste no le satisface

Capítulo 10: PowerPoint 10.7 (Adaptado de Figura 10.1)

Controles objetivos

Controles Aceptables

Controles Completos

Controles oportunos

Para alcanzarlas metas

Estratégicas


Cuánto Control Organizacional?Cuánto Control Organizacional?

Preguntas Centrales

1. Para cuáles comportamientos y resultados deseados se deben desarrollar controles organizacionales?

2. Cuáles son los costos y los beneficios de los controles organizacionales?

3. Cuáles son los costos y los beneficios de utilizar controles alternos para obtener los comportamientos y los resultados deseados, como su mayor dependencia de los equipos autodirigidos, el control informal de los compañeros o el autocontrol de la persona?


Control InternoControl Interno

Es un proceso que siguen el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización y que ha sido diseñado para brindar una seguridad razonable respecto a la consecución de metas dentro de diversas categorías

Es un proceso que siguen el consejo de administración, la gerencia y otro personal de la organización y que ha sido diseñado para brindar una seguridad razonable respecto a la consecución de metas dentro de diversas categorías

Categorías de Control Interno Categorías de Control Interno

1. Eficacia y eficiencia de las operaciones

2. Confiabilidad de los informes financieros

3. Observancia de las leyes y los reglamentos aplicables

1. Eficacia y eficiencia de las operaciones

2. Confiabilidad de los informes financieros

3. Observancia de las leyes y los reglamentos aplicables

Capítulo 10: PowerPoint 10.10 (Figura 10.2)

Control del Entorno

Evaluación del Riesgo

Control de ActividadesInformación y Comunicación

MonitoreoControlInterno


Al Instante

Larry Rittenberg, Chairman, COSO—del Comité de Organizaciones Patrocinadores de la Treadway Comission

“La razón fundamental para que exista el control es tan sólo que mitiga el riesgo. Por tanto, todo marco para el control interno

debe iniciar con un enfoque sistemático para identificar el riesgo… Analice algunos de los fracasos más importantes que haya tenido en fecha reciente. Dónde surgieron los problemas

fundamentalmente? Se presentaron, sobre todo, porque el entorno del control sufrió afectaciones.”


Limitaciones del Control internoLimitaciones del Control interno

No pueden hacer que un mal administrador se vuelva bueno

No pueden hacer que un mal administrador se vuelva bueno

Los factores externos están fuera del control del administrador

Los factores externos están fuera del control del administrador

Los juicios pueden ser incorrectos Los juicios pueden ser incorrectos

Dos o más empleados pueden coludir y rodear los controles

Dos o más empleados pueden coludir y rodear los controles


1. Definir el Sistema

1. Definir el Sistema

6. Diagnosticar y Corregir

los problemas

6. Diagnosticar y Corregir

los problemas

5. Hacer Comparaciones

5. Hacer Comparaciones

4. Recabarinformación

4. Recabarinformación

Si está biencontinuar

Si está biencontinuar

Si haydesviaciones

Si haydesviaciones

2. Identificar lascaracterísticas

Centrales

2. Identificar lascaracterísticas

Centrales3. Establecer

las normas

3. Establecer las normas


Al Instante

Robert J. Herbold, Exdirector de operaciones de Microsoft y autor de The Fiefdom Syndrome

“Muchas empresas grandes sufren los estragos de los feudos, las guerras por territorio y la burocracia. Se trata de un problema que empieza cuando los individuos, los grupos o las divisiones tratan de proteger sus territorios, reconfigurando su entorno para hacerse de tanto control como puedan… A final de cuentas, los feudos pierden su capacidad de actuar de forma consistente para provecho del bien mayor de la empresa.”


Uso de reglas y

procedimientos detallados

en la medida de lo posible Autoridad de la cima

hacia abajo, con énfasis en

el poder del puesto Descripciones de puestos

basadas en las actividades

que delinean los

comportamientos diarios

Uso de reglas y


en la medida de lo posible Autoridad de la cima

hacia abajo, con énfasis en

el poder del puesto Descripciones de puestos

basadas en las actividades

que delinean los

comportamientos diarios

Uso de reglas y


tan sólo cuando es necesario

• Autoridad flexible, con

énfasis en el poder experto y

las redes de influencia

• Descripciones de puestos

basadas en los resultados

que hacen hincapié en las

metas que se deben alcanzar

Uso de reglas y


tan sólo cuando es necesario

• Autoridad flexible, con

énfasis en el poder experto y

las redes de influencia

• Descripciones de puestos

basadas en los resultados

que hacen hincapié en las

metas que se deben alcanzar

Métodos de Control Mecanicista

Métodos de Control Orgánico


Énfasis en recompensas

extrínsecas (salarios,

Pensiones, símbolos de

status) Desconfianza de los equipos

debido a los supuestos de

que las metas del equipo

entran en conflicto con

Las de la organización

Énfasis en recompensas

extrínsecas (salarios,

Pensiones, símbolos de

status) Desconfianza de los equipos

debido a los supuestos de

que las metas del equipo

entran en conflicto con

Las de la organización

Énfasis en las recompensas

extrínsecas e intrínsecas

(trabajo con sentido) Uso de equipos debido al

supuesto de que las metas

del equipo y sus normas

contribuyen a alcanzar

las metas de la organización

Énfasis en las recompensas

extrínsecas e intrínsecas

(trabajo con sentido) Uso de equipos debido al

supuesto de que las metas

del equipo y sus normas

contribuyen a alcanzar

las metas de la organización

Métodos de control Mecanicista

Métodos de Control Orgánico


Implican recabar y evaluar datos relativos a las ventas, los precios, los costos y las utilidades con el objeto de que guíen las decisiones y sirvan para evaluar los resultados.

Implican recabar y evaluar datos relativos a las ventas, los precios, los costos y las utilidades con el objeto de que guíen las decisiones y sirvan para evaluar los resultados.

Requisitos de control de Mercado: Requisitos de control de Mercado:

1. Medir en términos monetarios los costos de los recursos que se emplean para fabricar los productos

2. Establecer precios en términos monetarios y definir con claridad el valor de los bienes y los servicios producidos

3. Establecer, en términos competitivos, los precios de los bienes y servicios producidos

1. Medir en términos monetarios los costos de los recursos que se emplean para fabricar los productos

2. Establecer precios en términos monetarios y definir con claridad el valor de los bienes y los servicios producidos

3. Establecer, en términos competitivos, los precios de los bienes y servicios producidos


Incluyen mecanismos para prevenir o corregir el uso o la asignación indebida de los recursos, sobre todo la de los monetarios

Incluyen mecanismos para prevenir o corregir el uso o la asignación indebida de los recursos, sobre todo la de los monetarios

Control Financiero Comparado: La Evaluación de la condición financiera de la empresa para dos periodos o más

Control Financiero Comparado: La Evaluación de la condición financiera de la empresa para dos periodos o más

Análisis de Razones: Seleccionar dos cifras significativas (o una combinación de una serie de cifras) para expresar su relación en forma de fracción o porcentaje y comparar el valor para dos o más períodos

Análisis de Razones: Seleccionar dos cifras significativas (o una combinación de una serie de cifras) para expresar su relación en forma de fracción o porcentaje y comparar el valor para dos o más períodos

Ejemplo: rendimiento sobre la inversión se refiere a la utilidad neta antes de impuestos dividida entre el valor patrimonial neto y es una medida de la eficiencia del activo total

Ejemplo: rendimiento sobre la inversión se refiere a la utilidad neta antes de impuestos dividida entre el valor patrimonial neto y es una medida de la eficiencia del activo total


Control Presupuestal: Se refiere al proceso empleado para monitorear, comparar y evaluar los niveles de gasto Reales de diversas categorías frente a los montos correspondientes presupuestados y para aplicar los cambios que fueran necesarios dentro del periodo del presupuesto

Propósitos del presupuesto

1. Ayudar a la planeación efectiva del trabajo

2. Ayudar a ubicar recursos

3. Ayudar a controlar y monitorear recursos durante el periodo de presupuesto

1. Ayudar a la planeación efectiva del trabajo

2. Ayudar a ubicar recursos

3. Ayudar a controlar y monitorear recursos durante el periodo de presupuesto


Tipos Comunes de Presupuesto

Presupuesto de Ventas Presupuesto de Capital

Presupuesto de Materiales

Investigación y Desarrollode presupuesto

Presupuesto Laboral Presupuesto de Efectivo


Automatización: El uso de aparatos y procesos que se rigen solos y que operan sin depender de las personas

Maquinas: Utiliza instrumentos o aparatos que se rigen solos para evitar y corregir desviaciones que se apartan de normas previamente establecidas

En procesos continuos y operaciones robóticas, maquinas controlan a otras maquinas


El patrón de relaciones y controles entre los grupos de interés, cámara de directores y la alta gerencia

Expectativas: Son establecidas por la organización a través de políticas, procedimientos, prácticas y lineamientos

Comunicación: Se asegura que las expectativas sean entendidas por toda la organización, y que se reciba el entrenamiento necesario

Cuentas: Se entiende como pedir cuentas a las personas por su obligación de cumplir con las expectativas establecidas


Cámara deDirectores

Gobierno Corporativo: Una muestra de los elementos fundamentales

Estatutos

Asamblea Anual

Reporte anualy Asamblea

Anual

Declaración de los apoderados


Leyes y agencias de regulación

Posibilidad de adquisición

Estatutos: Votación por parte de los

accionistas

Leyes por los grupos de interés


Once secciones para tratar eventos como

1. Independencia de Auditores

2. Responsabilidad Corporativa

3. Mejor revelación Financiera

4. Conflicto de Intereses

5. Contabilidad Corporativa


Certificación: requiere que la alta gerencia y directores personalmente ¨testifiquen¨/ Firmen que los procesos validos de contabilidad han sido establecidos y utilizados

Auditibilidad: requiere que las empresas desarrollen y publiquen procesos internos de modo que las personas externas puedan confirmar que existen

Revelación: Las empresas deben reportar los resultados financieros y los cambios materiales en su condición financiera o sus operaciones

Responsabilidad Penal

Protección de los denunciantes


Consejeros Independientes

Autoevaluación

Compensación de los directivos.

Evaluación del presidente o director general

Asignación de recursos

Responsabilidad y control Fiduciarios

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