Document Management
Mythes en mogelijkheden
Edwin Stegeman
Document Management
• Opslag van documenten
• Soorten documenten
• Documenten genereren met sjablonen
• Versiebeheer
• Vindbaarheid
• Delen met anderen
• Opnemen in een workflow
• Voorbeelden
Mythes en mogelijkheden
28-05-2015
Opslag van documenten
Een evolutie van mogelijkheden
28-05-2015
Opslag van documenten
Van eigen harde schijf tot…
28-05-2015
… AllSolutions
Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
?
Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
Ja
Opslag van documenten
Je betaalt per per Gb..
28-05-2015
Nee
Opslag van documenten
Veilig en zeker..
28-05-2015
Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015
Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015
Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015
Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015
Opslag van documenten
Hoe kan ik opslaan?
28-05-2015
Soorten documenten
Alle bestandsformaten opslaan
28-05-2015
*.*
Soorten documenten
Meest voorkomende formaten met preview
28-05-2015
Soorten documenten
Anders lokaal te bekijken met geïnstalleerde app
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
Uiteraard allerlei zakelijke formulieren..
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
En oneindig veel meer!
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
Samenvoegen van databasevelden
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
En zelf toegevoegde eigen velden!
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
Overzicht van alle velden
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
Met de af te drukken inhoud
28-05-2015
Documenten genereren met sjablonen
Overal waar deze opties zichtbaar zijn
28-05-2015
Versiebeheer
Een nieuwe versie aanmaken..
28-05-2015
Vindbaarheid
Hangt af van waar en hoe je opslaat
28-05-2015
Vindbaarheid
Structuur met mappen en submappen
28-05-2015
Vindbaarheid
Gekoppeld aan entiteiten
28-05-2015
Vindbaarheid
Zoeken op naam
28-05-2015
Vindbaarheid
Zoekresultaten verfijnen met tags
28-05-2015
Vindbaarheid
Zoeken in inhoud van documenten
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Autorisatie van mappen per gebruikersgroep
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Publiceren van documenten
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Publiceren naar beveiligingszones
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Autorisatieniveau binnen de zone
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Of gewoon mailen
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Direct als Pdf
28-05-2015
Delen met anderen (of niet)
Of nog even voor jezelf houden
28-05-2015
Opnemen in een workflow
Acties koppelen aan documenten
28-05-2015
• Opvolging van belacties bij offertes
• Actie voor vervaldata bij contractenbeheer
• Proces bij beoordeling en controle van documenten
Opnemen in een workflow
Digitaal laten tekenen van documenten
28-05-2015
Opnemen in een workflow
Digitaal laten tekenen van documenten
28-05-2015
Opnemen in een workflow
Verloop blijft altijd zichtbaar
28-05-2015
Voorbeelden
• Verwerkingsverslagen opslaan in een standaard map
• Bijlagen bij boekstukken opslaan (vjp’s, loonjournaalposten etc)
• Statuten, Uittreksels KvK en andere bedrijfsgegevens
• Jaarverslag genereren met de financieel verslaggenerator
• Ontwerpen aan klant ter goedkeuring aanbieden
• Arbeidsovereenkomsten als sjablonen
• Formulierenbeheer (ISO) met functie MSJABL (sjablonen)
• Uw situatie voorleggen aan uw consultant?
Al eens gedacht aan:
28-05-2015
Afsluiting
Save the date AllUser:
donderdagmiddag 19 november 2015
28-05-2015