Allmøte 25. oktober 2013

Ny organisering av Sentraladministrasjonen

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe

2

USIT

Personalstøtte

Eiendom

Admin-istrativ støtte

FagstøtteEIR

Internadministrasjon

Rektor Universitets-

direktør

Fakulteter, museer og bibliotek

Lederstøtte HMSBHT

Funksjoner og struktur for Lederstøtte

Lederstøtte

• Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting

• OU- direktør Anita Sandberg

• Leder systemeierskap IT Johannes Falk Paulsen

5

Seksjon for opptak og tilrettelegging

Seksjon for forsknings-, utdanningsstøtte og inter-nasjonalisering

Sentral-bordet

Seksjon for forvaltning av forskning og utdanning

FagstøtteDirektør Monica Bakken

Seksjon for studie-administrative datasystemer

Seksjon for kommuni-kasjon og student-informasjon

Seksjon for samfunns-kontakt og arrange-menter

Prosjekt/prosess

forbedringInnkjøp Regnskap

Administrativ støtteDirektør Ellen Johanne Caesar

Lønn EsakApplikasjons-

forvaltning

Personalstøtte

• Direktør Irene Sandlie• Nestlederstilling skal lyses ut • Ingen underliggende seksjoner• Det skal gjennomføres en prosess for styrking av

personalfunksjonen i løpet av 2 år

InternadministrasjonLeder utlyses

Gruppe for økonomidrift

Gruppe for arkivdrift

Gruppe for personaldrift

Gruppe for kontordrift

BHT, HMS, EIR

• Enhet for BHT – midlertidig leder Morten Skjørshammer

• Enhet for HMS – leder Elisabeth Mona

• Enhet for internrevisjon – leder Sveinung Svanberg

Innplassering av medarbeidere• Funksjons- og bemanningsplaner (gjennomført)• Innplassering av ledere (gjennomført)• Innplassering av øvrige medarbeidere (innen 15. november)• Nåværende leder vil informere sine medarbeidere om

innplassering• Arbeidsgiver har ansvar for å avklare hvilken stilling den enkelte

ansatte vil få• Alle vil motta et brev som sier hvor stillingen deres er plassert• Å få på plass ledere i nye stillinger, eller i stillinger der ledere ikke

er innplassert, har høy prioritet

Praktisk og teknisk gjennomføring

• Budsjetter og fordeling• Romfordeling• Nye stedkoder• Arkiv• Presentasjon av avdelinger/enheter på nettet• Nye e-postlister, fellesområder, etc

• Romfordeling:

– Egen gruppe nedsatt med representanter fra de fleste enheter og vernelinjen

– Når arealer er fordelt mellom avdelingene avgjør lederne hvem som skal sitte hvor

– Tidsplan informeres og drøftes med fagforeningene

– Forslag til fordeling av kontorplasser klart 4. desember

– Fysisk flytting slutten av desember/starten av januar

Utviklingsaktiviteter 2013-2014

• Lederutvikling• Utvilkling av samarbeidsarenaer og nettverk• Kompetanseutvikling• Prosess for sentralisering/desentralisering av oppgaver• Gevinstrealisering

Flere av aktivitetene vil skje i nært samarbeid med

fakultetene.

Plan for aktivitetene skal drøftes med foreningene 14. november.

Felles juleavslutning

• Velkommen til felles juleavslutning med lunsj

onsdag 17. desember kl 12-14 i Georg Sverdrups hus

15

Kick off for ansatte i UiO:Ledelsen og støtteenheter

• Alle er invitert til kick-off i Chateau Neuf 27. januar kl. 12-15.30 – starter med lunsj.

• Kick-off skal inspirere og motivere - slik at vi styrker det vi har felles og tilrettelegger for samhandling på tvers.

• Ledere med personalansvar blir involvert i forberedelsene til kick-off – starter i midten av desember.

16