All Aboard! Bringing on New Staff

January 20. 2011

Present by Paul Barkley Barkley Management

Introduction

Overview of Today’s Presenta3on •  Based on Bowling University Online Management and Training Cer7fica7on •  How many know about Bowling University? •  How many are currently enrolled or have taken any of the Online Courses?  •  We will provide more informa7on on how you can sign up at the end •  Today we will take you through one module:  

Human Resources: On‐Boarding 

 

 

 

 

Introduction

Objec3ves of taking this course: 

•  Recognize the importance of Human Resources and the hiring process in rela7on to your center’s boHom line. 

•  Assess possible weaknesses in your current methods of on‐boarding. 

•  Develop a comprehensive Human Resources program. 

•  Create a standard interview format and manage  proper on‐boarding and new‐hire training. 

 

 

 

Overview: On- Boarding

Three Lessons we will cover today 

 

1.   Legal Aspects 

2.  Interviewing and Hiring 

3.  On‐Boarding  

 

On Boarding: Legal Aspects

Understanding Laws governing HR 

•  Before Interviewing, it is crucial to first understand the legal aspects of interviewing and hiring.  

•  Let’s do an exercise to start the discussion:   

•  Ques7ons you can and can’t ask during an interview 

 

 

 

On Boarding: Legal Aspects

EEOC’s common discriminatory categories  •  hHp://www.eeoc.gov/laws/index.cfm  

•  Some of the list includes Age, Disability, Equal Pay, Na7onal Origin, Pregnancy, Race/ Color, Religion,  and Sex,   

 

 

On Boarding: Legal Aspects

Recruitment Objec3vity 

•  Hiring Bias •  Percep7ons •  Pre‐ Employment tests  

 

On Boarding: Legal Aspects

Summary 

•  Knowing the laws will keep your center from legal issues. •  Understand your state laws as well. •  Focus on personal quali7es and skills versus personal bias will help find the best qualified employees. 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Finding the most qualified people for your team 

 

•  Hiring the right person the first 7me saves money – how?  

•  Hiring good people improves produc7vity and morale. 

•  Proac7ve hiring versus Reac7ve hiring keeps you from being shorthanded. 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Your current approach to interviewing 

 

•  Exercise for interviews •  Jot down your basic outline for how you conduct interviews currently. 

•  Results ???    

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Taking a Systema3c Approach – Do you find yourself wondering 

 

•  What should I ask them?  •  What should I base my decision on?  •  I wonder if they can start tomorrow, or should I wait for them to start next week? 

 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Hiring Process Structure 

•  Adver7se the posi7on •  Phone Interview •  In‐Person Interview •  Selec7on •  Job Offer •  On‐Boarding  

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Adver3se the Posi3on 

•     Use methods that work in your community.  •      Craigslist does work well as an on‐line resource.  

- Cau7on with on‐line boards;  be very specific to job.   •  Prepare Staff for walk – in applicants. 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

Phone Interview  

•  Big 7me saver – prescreen your candidates – get basic informa7on out of the way like  -    Why did you leave last job? What are you looking for in your next job?  Availability?  

•  Sound Friendly?  What is their Energy level? •  Take notes •  Phone screening should be no more than 15‐20 minutes 

On Boarding: Interviewing and Hiring

 In Person Interview 

•  Prepare for interview in advance •  Overview of tasks needed •  Traits the person should have to fulfill the job requirements 

•  Notes from your phone interview •  A wriHen set of ques7ons – STAR format   

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

 STAR Ques3ons  

•  Situa7on •  Tasks •  Ac7on •  Results 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

 Selec3on and Job Offer  

•  Provide a realis7c picture of what the job entails. •  Make your selec7on based on comparison and facts. •  Job offers should be consistent with others in like posi7on. 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

 Other Interview Considera3ons 

•  Crea7ve Interviewing Ideas •  Hiring on Short No7ce •  Social Media •  Background Checks 

 

 

On Boarding: Interviewing and Hiring

 Summary  

•  Focus on consistent methods for interviewing and hiring within the law. 

•  Key in on traits and skills versus personal bias. 

 

 

On Boarding

You have made a great hire 

•  Now what?   •  This is where many good hires fail due to  poor process for on‐ boarding. 

•  Let’s walk you through how to make it a great hire.  

 

On Boarding

Objec3ve 

 

•  Manage new hire training. •  Assess weaknesses in your current on‐boarding methods. •  Orient new employees to your center’s opera7ons. •  Introduce your new employee to the center’s service standards that promote your customer service goals. 

 

 

On Boarding

Employees First Day  

•  What does your new employee’s first day look like? 

•  Exercise ‐   - List of what is done at your center. - What do they see?  - What are they told to do?  

 

 

On Boarding

Use an Employee Checklist 

•  Pre‐ made packet of new hire paperwork •  Employee Handbook •  Sign off Sheet •  Training Checklist  

 

On Boarding

Being Consistent and SeRng Expecta3ons 

•  All employees should go through the same process - Orienta7on - Formal Training -  Informal Training - OJT 

 

 

 

On Boarding

Training Systems  

 

•  All training programs should have a system that includes a Checklist.  

•  Benefits Include - Consistent implementa7on - Trainers reinforce requirements of the job 

- New staff will sign off on training 

 

 

 

On Boarding

File the Training Checklist 

•  This becomes part of the employee’s file. •  Can be used in any dispute about performance. •  Can also be used to help discover areas of opportuni7es for future training. 

 

 

Summary

Proper On Boarding is important in the success of your center •  Takes you past personali7es and bias and down to the nuts and bolts of 

the traits and quali7es that make an employee successful in their job performance. 

•  Your new employee was brought on‐board because you discovered they fit the criteria for the job. Now, they have been immersed in your center’s culture and have been made aware of your expecta7ons. 

 

 

Bowling Univeristy

How do I Learn more and Sign up  

•  Stop by the Bowling University Booth •  Get on line and check out some current Classes and live feedback 

•  Sign up for classes today 

•  Ques7ons?   

•  Contact Informa7on – pdbarkley@cox.net 

 

 

Thank You