Alfresco User Manual f
-
Upload
mohamed-aymen-badri -
Category
Documents
-
view
87 -
download
0
Transcript of Alfresco User Manual f
-
ALFRESCO
Outil de collaboration
Manuel de l'utilisateur
-
2
SE FAMILIARISER AVEC L'INTERFACE UTILISATEUR .............. 4
MY DASHBOARD ................................................................................... 4 MY PROFILE ........................................................................................ 6
AFFICHER VOTRE PROFIL COMPLET ............................................................ 7 MODIFIER VOTRE PROFIL ....................................................................... 7
CHANGER VOTRE MOT DE PASSE ............................................................... 8 SITES ................................................................................................ 8
CRER UN SITE .................................................................................... 9
RECHERCHER UN SITE .......................................................................... 10 GRER VOTRE ADHSION AUX SITES ........................................................ 10
SUPPRIMER UN SITE ............................................................................ 11 UTILISATEURS ................................................................................... 11
RECHERCHER UN UTILISATEUR ............................................................... 12
TABLEAUX DE BORD DES SITES ............................................ 13
MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 14 PERSONNALISER UN SITE ..................................................................... 14
PERSONNALISER LE TABLEAU DE BORD D'UN SITE ....................................... 15
MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE SITE ........................................... 16 CONFIGURATION DU FLUX RSS SUR LE TABLEAU DE BORD DU SITE ................. 16
CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WIKI ..................................................... 17 S'ABONNER UN FLUX RSS .................................................................. 17
CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WEB VIEW .............................................. 18
VOTRE TABLEAU DE BORD PERSONNEL ................................. 19
OUVRIR UN SITE ................................................................................ 19
MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 19 CONFIGURER LE TABLEAU DE BORD PERSONNEL RSS FEED ............................ 19
VISUALISER LES VNEMENTS CONSIGNS AU CALENDRIER ........................... 20 GRER LES DEMANDES D'ADHSION AUX SITES .......................................... 20
LE COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ................................... 21
ACCS AU COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ............................................. 21
NAVIGATION DANS LA BIBLIOTHQUE ...................................................... 22
CRER UNE STRUCTURE DE DOSSIERS ...................................................... 24 AJOUTER DES LMENTS LA BIBLIOTHQUE ............................................. 24
UTILISER LES DOSSIERS ....................................................................... 25 VISUALISER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE DOSSIER .................................... 25
MODIFIER LES MTADONNES D'UN DOSSIER ............................................. 26 UTILISER LES LMENTS DE LA BIBLIOTHQUE ........................................... 26
MARQUER DES LMENTS COMME FAVORIS ................................................ 26 VISUALISER UN LMENT ...................................................................... 27
VISUALISER UN LMENT DANS UN NAVIGATEUR ........................................ 28 MODIFIER UN LMENT ........................................................................ 28
-
3
TLCHARGER UN LMENT ................................................................... 29
TLCHARGER LE CONTENU MIS JOUR .................................................... 30
LE COMPOSANT DISCUSSIONS .............................................. 31
ACCS AU COMPOSANT DISCUSSIONS ...................................................... 31 PARCOURIR LES THMES ....................................................................... 31
AFFICHAGE D'UN THME ....................................................................... 32 CRER UN THME ................................................................................ 33
MODIFIER UN THME ........................................................................... 33
SUPPRIMER UN THME ......................................................................... 34 CRER UNE RPONSE ........................................................................... 35
MODIFIER UNE RPONSE ...................................................................... 35
ANNEXE I TERMINOLOGIE ALFRESCO ................................ 37
ANNEXE II RLES .............................................................. 40
-
4
Se familiariser avec l'interface utilisateur
Lorsque vous lancez l'application Share, votre tableau de bord personnel s'affiche. Ce tableau de
bord est une interface utilisateur interactive qui prsente et regroupe l'information importante
pour vous. Vous pouvez personnaliser l'information qui apparat sur cette page.
La barre d'outils de l'application est toujours visible dans le haut de la page.
La barre d'outils contient des liens vers les composants de page Share suivants :
My Dashboard
Affiche votre page d'accueil personnelle configurable.
My Profile
Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et de modifier vos donnes
d'utilisateur.
Sites
Affiche le composant Site Finder qui vous permet de grer votre adhsion aux sites Share,
de choisir un site dans une liste de sites favoris ou de crer un nouveau site.
People
Affiche le composant People Finder qui vous permet de rechercher des utilisateurs de
l'application Share.
La barre d'outils contient galement les boutons de commande suivants :
Help
Affiche l'aide en ligne.
Logout
Met fin votre connexion l'application.
Search
Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur le site o vous vous
trouvez ou sur l'ensemble des sites.
My Dashboard
Votre tableau de bord personnalis est constitu de sous-tableaux qui vous permettent de
faire un suivi de toute l'information importante pour vous.
Les sous-tableaux apparaissent sur votre tableau de bord personnel (sous-tableaux personnels)
et sur les tableaux de bord des sites (sous-tableaux de site). Chaque sous-tableau est un
composant de synthse qui peut ou non avoir un composant de page correspondant. Si le
composant de page existe, il gnre le contenu du sous-tableau auquel il correspond.
-
5
Lorsque vous personnalisez votre tableau de bord personnel, chaque sous-tableau que vous
choisissez s'affiche sous forme de volet sur le tableau de bord. Les sous-tableaux personnels
suivants sont disponibles :
Getting Started
Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment de
commencer utiliser l'application et comporte des liens permettant d'accomplir les tches
courantes.
My Limited Profile
Le sous-tableau My Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui figurent
dans votre profil d'utilisateur complet.
My Sites
Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes
membre. Utilisez ce sous-tableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement
accder un site partir de ce sous-tableau.
My Calendar
Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des vnements que vous avez
crs et des vnements de chaque site dont vous tes membre.
My Tasks
Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non termines qui vous ont t attribues et
les invitations devenir membre d'un site.
My Sites' Activities
Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur
tout site dont vous tes membre.
My Documents
Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les fichiers de toutes les bibliothques
de documents susceptibles de vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes :
Favorites, I'm Editing et I've Modified..
Content I'm Editing
Le sous-tableau Content I'm Editing affiche les trois derniers lments de contenu de la
bibliothque de documents, les messages publis sur les blogues, les pages de wiki et les
messages que vous avez affichs sur le forum de discussion.
My Workspaces
Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les espaces de travail documentaires dont
vous tes membre. Vous pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire partir
de ce sous-tableau.
Alfresco Network
Le sous-tableau Alfresco Network est un portail qui permet aux clients d'Alfresco Share d'avoir
accs aux plus rcentes nouvelles et aux vues. Le sous-tableau comporte des liens vers les
lments suivants :
une base de connaissances;
un systme de suivi de vos billets;
les avis d'archivage;
-
6
la documentation;
les tlchargements;
le calendrier Alfresco.
RSS Feed
Le sous-tableau RSS Feed est configur pour afficher la source d'information du site Web
d'Alfresco.
CMIS Feed
Le sous-tableau CMIS Feed comporte des liens pour les Services d'interoprabilit des systmes
de gestion de contenu (connus sous le nom de Content Management Interoperability Services ou
CMIS en anglais).
Web View
Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web.
Sur votre tableau de bord personnel, une barre de redimensionnement situe sur la bordure
infrieure de la plupart des sous-tableaux vous permet de rgler la hauteur.
My Profile Le composant User Profile renferme vos renseignements personnels et professionnels. Ces
renseignements sont publis par l'application Share afin que tous les membres du site puissent
les visualiser.
Vos donnes d'utilisateur sont rparties sur quatre pages.
Info
La page Info affiche vos renseignements personnels, notamment vos coordonnes, vos
renseignements professionnels et votre photo. Cliquez sur Edit Profile pour modifier les
renseignements qui figurent dans votre profil.
Sites
La page Sites affiche la liste des sites dont vous tes membre. Cliquez sur le nom d'un site dans
cette liste pour y accder.
Content
La page Content contient deux listes renfermant de l'information sur vos plus rcentes activits
dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers lments que
vous avez ajouts Share, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de wiki, de messages
publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements consigns au
calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un forum de discussion. La liste
Recently modified affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez modifis.
Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement dans le composant et sur le site
pertinents.
Change Password
La page Change Password vous permet de changer votre mot de passe.
Un sommaire des renseignements qui figurent dans votre profil apparat dans le sous-tableau
My Profile de votre tableau de bord personnel.
-
7
Afficher votre profil complet
Affichez votre profil d'utilisateur pour passer en revue les renseignements personnels et
professionnels qui sont diffuss aux membres du site. Vous pouvez accder au composant User
profile depuis n'importe quelle page de l'application Share.
Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.
Vous pouvez aussi cliquer sur View Full Profile le sous-tableau My Profile de votre tableau de
bord.
Le composant User Profile apparat en affichant votre nom d'utilisateur sur la bannire.
Modifier votre profil
Modifiez votre profil d'utilisateur pour mettre jour les renseignements votre sujet auxquels les
membres du site ont accs. Outre les renseignements personnels ou professionnels, vous pouvez
tlcharger une photo.
1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.
Le composant User Profile apparat.
2. Cliquez sur Edit Profile.
Des champs de saisie apparaissent en affichant les renseignements personnels et
professionnels ainsi que les coordonnes qui figurent dans votre profil. Les champs
marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires.
3. Modifiez les renseignements qui figurent dans votre profil d'utilisateur, apportez des
modifications et ajoutez de nouveaux renseignements, s'il y a lieu.
4. Tlchargez une photo dans votre profil :
a. Cliquez sur Upload la section Photo.
b. Ciquez sur le bouton de dfilement de la page Upload File.
c. Trouvez et tlchargez l'image de votre choix.
Le fichier choisi apparat dans la page Upload File. Cliquez sur Remove pour
supprimer le fichier affich l'cran, au besoin.
d. Cliquez sur Upload File(s).
Si vous aviez dj une photo dans votre profil, celle-ci est remplace par la nouvelle
photo.
5. Cliquez sur Save Changes pour enregistrer les renseignements qui figurent dans le profil.
Le composant User Profile affiche votre profil d'utilisateur jour.
-
8
Changer votre mot de passe Modifiez votre mot de passe afin d'accrotre la scurit.
1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils.
Le composant User Profile apparat.
2. Cliquez sur Change Password dans la bannire.
La page Change Password apparat.
3. Dans la case Enter Old Password, tapez votre mot de passe actuel.
4. Dans la case Enter New Password, tapez votre nouveau mot de passe.
5. Dans la case Confirm New Password, tapez encore une fois votre nouveau mot de
passe.
6. Cliquez sur OK.
L'application Share enregistre le changement de mot de passe et vous ramne votre
profil d'utilisateur.
Sites
Un site est un espace virtuel de collaboration rserv une unit de travail ou un projet. Les
utilisateurs peuvent crer des sites publics et privs.
Tous les utilisateurs peuvent voir les sites publics, mais seuls les membres de ces sites peuvent y
excuter des tches. Ils peuvent excuter les tches suivantes :
travailler avec le contenu de la bibliothque de documents;
crer des vnements dans le calendrier du site;
crer, commenter et publier des messages sur un blogue;
crer et commenter les liens des sites;
traiter des thmes de discussion;
travailler avec des pages de wiki.
Certains sites publics sont configurs pour permettre au gestionnaire du site d'agir titre de
modrateur auprs des membres. Pour devenir membre d'un site public gr par un modrateur,
vous devez prsenter une demande cet effet ou accepter une invitation devenir membre.
Les sites privs sont vus seulement par les membres de ces sites. Pour devenir membre d'un site
priv, le gestionnaire du site doit vous envoyer une invitation.
Une fois que vous tes membre d'un site, vous pouvez annuler votre adhsion en tout temps. Sur
la bannire du site, slectionnez Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si
vous tes le gestionnaire du site) pour annuler facilement votre adhsion titre de membre du
site.
-
9
l'aide de l'option Sites sur la barre d'outils, vous pouvez :
crer un site;
ouvrir tout site marqu comme favori;
afficher le composant Site Finder;
marquer le site comme favori.
Le composant Site Finder vous permet de rechercher un site ou d'afficher une liste de tous les
sites auxquels vous avez accs, savoir les sites publics de Share, les sites que vous avez crs
et les sites (publics et privs) dont vous tes membres. Dans cette liste, vous pouvez ajouter ou
supprimer un site et grer votre adhsion aux diffrents sites, soit en les joignant ou en les
quittant.
Crer un site
Vous pouvez crer un site depuis n'importe quelle page de l'application l'aide de l'option Sites
sur la barre d'outils. Lorsque vous crez un site, vous pouvez choisir qu'il soit public ou priv.
L'utilisateur qui cre le site devient le gestionnaire du site.
Un site public peut tre vu par tous les utilisateurs, et ce, peu importe qu'ils soient membres ou
non de ce site. Les utilisateurs qui joignent un site deviennent membres de ce site et peuvent
travailler avec son contenu, selon les rles qui leurs sont attribus. Le site priv est rserv
l'usage exclusif du gestionnaire du site et des utilisateurs invits joindre ce site par celui-ci. Un
site peut avoir plusieurs gestionnaires.
1. Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Create Site.
Vous pouvez aussi cliquer sur Create Site dans le sous-tableau My Sites de votre tableau
de bord personnel.
La page Create Site apparat. Les champs marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires.
2. Entrez les renseignements de base suivants : Name, URL Name et Description.
Le nom du site est un nom descriptif qui s'affichera comme titre de votre site. Il est
obligatoire.
Le nom URL est le nom abrg de l'adresse URL. Le nom URL ne peut contenir les
caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un caractre
non autoris, le bouton OK est dsactiv.
La description doit donner aux utilisateurs assez de renseignements pour qu'ils puissent
distinguer votre site des autres sites dans le sous-tableau My Sites.
3. Indiquez la visibilit que vous voulez donner votre site en choisissant Public ou Private.
Pour configurer le site comme un site public gr par un modrateur, c.--d. un site dont
le gestionnaire du site peut contrler les membres, slectionnez Moderated site
membership.
4. Cliquez sur OK.
La page Create Site se ferme et l'application affiche le tableau de bord du site que vous
avez cr.
-
10
Rechercher un site
Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Vous pouvez ouvrir un site partir
de la liste affiche.
1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils.
Le composant Site Finder apparat.
2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom du site que vous
cherchez et cliquez sur Search.
Si vous laissez la case de recherche vide, le systme produit une liste de tous les sites
publics, de tous les sites que vous avez crs (publics et privs) et de tous les sites dont
vous tes membre.
La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et contient tous les sites
correspondant aux critres de recherche. La liste ne contient que les sites publics (y
compris les sites grs par un modrateur) que vous avez crs et les sites privs dont
vous tes membre. Les sites privs dont vous n'tes pas membre n'apparaissent pas sur la
liste. Les options Join et Request to Join apparaissant droite du site indiquent que
vous n'tes pas membre de ce site; l'lment de menu Leave indique que vous tes
membre du site.
Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.
Grer votre adhsion aux sites
Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Aprs avoir trouv les sites, vous
grez votre adhsion ces sites en les joignant et en les quittant. La liste de rsultats contient les
sites publics, les sites que vous avez crs et les sites privs dont vous tes membre qui
correspondent aux critres de recherche. Vous pouvez ouvrir un site partir de la liste affiche.
1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils.
Le composant Site Finder apparat.
2. Effectuez une recherche.
La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Les options Join et Request to
Join apparaissant droite du site indiquent que vous n'tes pas membre de ce site;
l'option Leave indique que vous tes membre du site.
3. Dans la liste de rsultats, grez votre adhsion aux diffrents sites comme suit :
Cliquez sur Join pour devenir membre d'un site public.
Cliquez sur Request to Join pour demander de devenir membre d'un site public gr
par un modrateur.
Cliquez sur Leave pour annuler votre adhsion un site dont vous ne voulez plus tre
membre.
Le lien Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si vous tes le
gestionnaire du site) sur la bannire du site vous permet d'annuler votre adhsion en
tant que membre du site.
Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.
-
11
Supprimer un site
Supprimez un site pour l'effacer du dpt de donnes de faon permanente. La suppression d'un
site entrane galement la suppression de tout son contenu, y compris le contenu de la
bibliothque de documents, les pages de wiki, les messages du blogue, les vnements consigns
au calendrier, les liens et les thmes de discussion. Seuls le gestionnaire du site et
l'administrateur de l'application peuvent supprimer un site.
1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils.
Le composant Site Finder apparat.
2. Effectuez une recherche.
La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Si vous dtenez les droits
ncessaires pour supprimer un site, le bouton Delete correspondant ce site s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton Delete du site que vous voulez supprimer.
Un message-guide vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.
4. Cliquez sur Delete pour supprimer le site slectionn.
Un message vous informant que tout le contenu du site sera supprim s'affiche.
5. Cliquez sur Yes.
Le site slectionn est totalement supprim.
Utilisateurs
L'option People sur la barre d'outils affiche le composant People Finder. Utilisez cet outil de
recherche pour trouver un utilisateur.
Aprs avoir trouv l'utilisateur, vous pouvez afficher son profil, lequel est divis en trois pages :
Info
La page Info affiche les renseignements personnels de l'utilisateur, notamment ses coordonnes,
ses renseignements professionnels et sa photo.
Sites
La page Sites affiche la liste des sites dont l'utilisateur est membre. Cliquez sur le nom d'un site
dans cette liste pour y accder.
Content
La page Content comporte deux listes renfermant de l'information sur les plus rcentes activits
de l'utilisateur dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers
lments que l'utilisateur a ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de
wiki, de messages publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque,
d'vnements consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un
forum de discussion. La liste Recently modified contient les trois derniers lments de contenu
modifis par l'utilisateur. Cliquez sur un lment pour l'afficher intgralement dans le composant
et sur le site pertinents.
Seuls les sites et le contenu que l'utilisateur est autoris visualiser apparaissent sur ces pages.
-
12
Rechercher un utilisateur
Le composant Site Finder vous permet d'effectuer une recherche en vue de trouver un utilisateur.
Vous pouvez visualiser le profil de l'utilisateur partir de la liste de rsultats affichs.
1. Cliquez sur People sur la barre d'outils.
Le composant People Finder apparat.
2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom de l'utilisateur que
vous cherchez.
Vous devez entrer au moins un (1) caractre. La recherche n'est pas sensible la casse.
3. Cliquez sur Search.
La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et affiche les noms de tous les
utilisateurs correspondant aux critres de recherche.
4. Dans la liste, cliquez sur le nom d'un utilisateur pour afficher son profil. Les donnes de
l'utilisateur sont rparties sur trois pages :
5. Parcourez les pages Info, Sites et Content pour visualiser les renseignements figurant
dans le profil de l'utilisateur.
-
13
Tableaux de bord des sites
Un site est un espace virtuel de collaboration o vous pouvez inviter des utilisateurs dans le but
de partager et de grer le contenu de faon collaborative. Par dfaut, le site comprend les
composants suivants : Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions. Vous pouvez
personnaliser chaque site en utilisant la combinaison de composants de votre choix.
Lorsque vous ouvrez un site, le tableau de bord du site s'affiche.
La bannire de site situe sous la barre d'outils de l'application affiche le nom du site slectionn.
Les boutons situs droite du nom du site Invite, Customize Dashboard et More permettent au gestionnaire du site de grer le site.
Si l'utilisateur exerce des fonctions autres que celles de gestionnaire du site, la bannire n'affiche
que le bouton Actions.
Sous le nom du site, le lien Site Dashboard s'affiche en surbrillance, indiquant que ce
composant est celui affich sur la page. droite de ce lien se trouvent les liens vers les
composants de page du site. La bannire contient galement le lien Members qui permet de
grer l'adhsion des membres.
Le tableau de bord du site est constitu de sous-tableaux servant regrouper et afficher
l'information pertinente. Lorsque vous personnalisez le tableau de bord du site, vous pouvez
slectionner les sous-tableaux de votre choix et chacun d'entre eux s'affiche sous forme de volet
sur le tableau de bord. Les sous-tableaux de site suivants sont disponibles :
Getting Started
Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment
de commencer utiliser le site et comporte des liens permettant d'accomplir les tches
courantes.
Site Profile
Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui
figurent dans votre profil d'utilisateur complet.
Site Colleagues
Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du site (jusqu' 100
membres) et des rles qui leur sont attribus.
Site Calendar
Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative des vnements du site.
Site Activities
Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu
sur ce site.
-
14
Recently Modified Documents
Le sous-tableau Recently Modified Documents affiche la liste des documents qui ont t
ajouts ou supprims dans la bibliothque de documents du site au cours des sept
derniers jours.
Site Wiki
Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien Configure du sous-
tableau permet au gestionnaire du site de slectionner la page de son choix. Cliquez sur le
nom de la page de wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher le composant Wiki.
Site Links
Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents compils par les utilisateurs du
site. Dans ce sous-tableau, vous pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le
lien ou crer un lien (en cliquant sur Create Link).
Image Preview
Le sous-tableau Image Preview affiche les vignettes de toutes les images de la
bibliothque de documents.
RSS Feed
Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher la source d'information du
site Web d'Alfresco.
Web View
Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web.
Si vous tes le gestionnaire du site, une barre de redimensionnement apparat sur la bordure
infrieure de la plupart des sous-tableaux afin que vous puissiez rgler la hauteur, au besoin.
Marquer un site comme favori
Marquer un site dans les favoris vous permet d'y accder facilement partir du menu Sites et du
sous-tableau My Sites. Vous pouvez marquer de cette faon autant de sites que vous le
souhaitez.
En revanche, seuls les sites qui ne sont pas dj marqus comme favoris peuvent tre marqus
de cette faon.
Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Add [nom du site] to Favorites.
Le site apparatra dans la liste My Favorites du menu Sites. II apparatra galement sous forme
de favori dans le sous-tableau My Sites de votre tableau de bord personnel.
Personnaliser un site
Personnaliser un site vous permet de choisir les composants de page que vous voulez inclure sur
le site. Par dfaut, tous les composants Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions sont inclus lorsque vous crez un site. Seul le gestionnaire du site peut personnaliser le site. Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez personnaliser le tableau de
bord du site qui prsente un aperu de tous les composants disponibles.
-
15
1. Ouvrez le site souhait.
2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Customize Site.
La page Customize Site affiche la liste des composants du site.
3. Pour supprimer un composant du site, cliquez sur l'icne Remove situe sous le
composant que vous souhaitez supprimer.
4. Pour ajouter un composant au site :
a. Cliquez sur Add Pages pour afficher la liste des composants disponibles.
b. Dans la section Select New Page, cliquez sur le bouton Select situ droite du
composant que vous voulez inclure sur le site.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Le systme vous ramne au tableau de bord du site. La bannire affiche les composants
slectionns selon l'ordre dans lequel ils ont t configurs.
Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez maintenant personnaliser le tableau de bord du site
afin d'afficher l'information pertinente.
Personnaliser le tableau de bord d'un site
Le tableau de bord du site est une interface utilisateur interactive qui contient des
renseignements propres au site. Comme votre tableau de bord personnel, les renseignements sur
le site sont regroups et affichs dans des sous-tableaux qui reprsentent les composants
configurs.
Vous devez personnaliser le site avant de personnaliser le tableau de bord du site.
Pour chaque site, vous pouvez :
modifier l'apparence du tableau de bord;
choisir les sous-tableaux qui apparaissent sur le tableau de bord du site;
configurer l'ordre d'affichage des sous-tableaux slectionns;
Pour personnaliser l'apparence et le contenu du tableau de bord du site :
1. Ouvrez le site souhait.
2. Sur la bannire du tableau de bord, cliquez sur Customize Dashboard.
La page Customize Site Dashboard apparat. L'image dans la section Current Layout
reprsente la mise en page slectionne. La section Dashlets affiche les sous-tableaux
slectionns comme ils apparatront sur le tableau de bord du site.
3. Modifiez la mise en page du tableau de bord :
a. Cliquez sur Change Layout pour afficher les mises en page disponibles.
b. Cliquez sur le symbole graphique correspondant la mise en page dsire ou
cliquez sur le bouton Select situ sa droite.
-
16
4. Slectionnez les sous-tableaux du site :
a. Cliquez sur Add Dashlets pour afficher les sous-tableaux disponibles.
b. Pour ajouter un sous-tableau, cliquez sur celui-ci dans Add Dashlets et glissez-le
dans la colonne de votre choix.
c. Pour supprimer un sous-tableau, cliquez sur celui-ci et glissez-le dans la corbeille.
5. Cliquez sur les sous-tableaux et glissez-les d'un emplacement l'autre dans une mme
colonne ou d'une colonne l'autre pour configurer l'ordre d'affichage.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Le systme vous ramne au tableau de bord du site en affichant les composants slectionns
selon l'ordre dans lequel vous les avez configurs.
Si vous personnalisez le tableau de bord pour afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed, vous
pouvez configurer ce sous-tableau de manire afficher un flux RSS (RSS feed). Dans le mme
ordre d'ide, si vous personnalisez le tableau de bord de manire afficher le sous-tableau Web
View, vous pouvez le configurer pour afficher tout site Web.
Modifier les renseignements sur le site
Aprs avoir cr un site, vous pouvez modifier son nom et sa description depuis n'importe quelle
page du site. Vous pouvez galement modifier l'accs (public ou priv) au site. Seul le
gestionnaire du site peut modifier les renseignements sur le site.
1. Ouvrez le site souhait.
2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Edit Site Details.
La page Edit Site Details affiche les renseignements sur le site.
3. Apportez les modifications dsires au nom du site (Name) et la description
(Description).
4. Modifiez la visibilit du site, au besoin.
5. Cliquez sur OK.
La page Edit Site Details se ferme, et le tableau de bord du site affiche les renseignements mis
jour sur la bannire et dans le sous-tableau Site Profile.
Configuration du flux RSS sur le tableau de bord du site
Vous pouvez configurer le sous-tableau RSS Feed de manire afficher un flux RSS sur le tableau
de bord du site.
Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin
d'afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le sous-tableau RSS Feed
sur la page Customize Site Dashboard.
-
17
Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau RSS Feed sur le tableau de bord du site sont
les mmes que celles que vous devez suivre pour configurer votre tableau de bord personnel.
Configurer le sous-tableau Wiki
Configurez le sous-tableau Wiki pour afficher le contenu d'une page de wiki.
Pour accomplir cette tche, le composant Wiki doit contenir au moins une page et le sous-tableau
Wiki doit tre configur pour afficher sur le tableau de bord du site. Seul le gestionnaire du site
peut configurer le sous-tableau Wiki.
1. Ouvrez le site souhait.
2. Dans le sous-tableau du site Wiki, cliquez sur Configure.
La page Select Wiki Page apparat. La liste affiche toutes les pages de wiki du site.
3. Slectionnez la page dont vous voulez afficher le contenu dans le sous-tableau Wiki.
Si aucune page de wiki n'a t cre, le message There are no pages available to
select s'affiche.
4. Cliquez sur OK.
La page Select Wiki Page se ferme, et le sous-tableau Wiki affiche la page slectionne.
S'abonner un flux RSS
Vous pouvez vous abonner un flux RSS (RSS feed) depuis n'importe quelle page de
l'application. Ces flux vous permettent de recevoir des mises jour rgulires au sujet des
diverses activits qui ont lieu dans l'environnement Share.
Le flux RSS est disponible partir des lments suivants dans l'environnement Share :
Le composant Wiki;
Le composant Blog;
Le composant Document Library;
Le composant Links;
Le composant Discussions;
Le sous-tableau My Site Activities sur votre tableau de bord personnel;
Le sous-tableau Site Activities sur le tableau de bord du site.
Pour s'abonner un flux RSS :
1. Cliquez sur le lien ou l'icne RSS Feed pour lancer le processus d'abonnement.
L'interface utilisateur qui s'affiche varie selon le navigateur utilis.
2. Choisissez de vous abonner au flux.
3. Slectionnez l'emplacement o le flux sera sauvegard, puis abonnez-vous celui-ci.
-
18
Configurer le sous-tableau Web View
Vous pouvez configurer le sous-tableau Web View de manire afficher un site Web sur le
tableau de bord d'un site.
Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin
d'afficher le sous-tableau Web View.
Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau Web View sur le tableau de bord du site sont
les mmes que celles que vous suivez pour configurer votre tableau de bord personnel.
-
19
Votre tableau de bord personnel
Aprs avoir ouvert une session de l'application Share, vous pouvez visualiser les renseignements
et excuter les fonctions qui apparaissent sur les sous-tableaux qui composent votre tableau de
bord personnalis.
Ouvrir un site
Vous pouvez ouvrir un site partir du sous-tableau My Sites sur votre tableau de bord personnel.
Le sous-tableau affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes membre.
Si le site que vous voulez ouvrir ne figure pas dans liste affiche dans le sous-tableau My Sites,
vous pouvez le chercher l'aide du composant Site Finder.
Si le site n'existe pas, cliquez sur Create Site dans ce sous-tableau pour le crer.
1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est
pas dj affich.
2. Dans le sous-tableau My Sites, cliquez sur le nom du site que vous voulez ouvrir.
L'application affiche le tableau de bord du site slectionn.
Marquer un site comme favori
L'toile situe gauche du nom du site dans le sous-tableau My Sites vous permet de marquer un
site comme favori. Les sites marqus comme favoris apparaissent dans la liste My Favorites du
menu Sites afin que l'on puisse y accder facilement. Vous pouvez marquer de cette faon autant
de sites que vous le souhaitez.
Par dfaut, tous les noms de nouveaux sites s'affichent accompagns d'un symbole reprsentant
une toile vide. Lorsque le site est marqu comme favori, le symbole devient une toile pleine.
Cliquez sur l'toile situe du ct gauche du nom du site pour faire basculer le statut de favori.
Cliquez sur l'toile vide pour marquer le site comme favori et l'ajouter la liste My
Favorites.
Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer le site de la liste My Favorites.
Configurer le tableau de bord personnel RSS feed
Vous pouvez configurer le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed de manire afficher un
flux RSS sur votre tableau de bord.
Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel de
manire afficher le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le
sous-tableau RSS Feed sur la page Customize User Dashboard.
-
20
1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est
pas dj affich.
2. Dans le sous-tableau Alfresco Global Feed, cliquez sur Configure.
La page Enter Feed URL s'ouvre.
3. Dans le champ URL, tapez le lien correspondant au flux auquel vous voulez vous abonner.
4. Dans la liste Number of items to display, choisissez le nombre d'lments afficher
dans le sous-tableau pour le flux indiqu.
Slectionnez All pour afficher tous les lments disponibles pour ce flux.
5. Slectionnez Open links in new window pour afficher le flux vis dans une nouvelle
fentre.
6. Cliquez sur OK.
La page Enter Feed URL se ferme, et le sous-tableau Alfresco Global Feed affiche les flux
correspondant l'adresse URL indique.
Visualiser les vnements consigns au calendrier
Le sous-tableau personnel My Calendar prsente un aperu des lments consigns au calendrier
pour tous les sites auxquels vous tes associ. Il contient une liste rcapitulative des vnements
que vous avez crs, ainsi que des vnements ayant trait aux sites auxquels vous tes associ,
soit en tant que membre, soit en tant que gestionnaire du site.
Pour visualiser les vnements, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel
afin d'afficher le sous-tableau personnel My Calendar.
1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est
pas dj affich.
Le sous-tableau personnel My Calendar affiche le nom, la date et l'heure de chaque
vnement, ainsi que le nom du site o il a t cr.
2. Depuis le sous-tableau My Calendar, vous pouvez visualiser des renseignements
supplmentaires au sujet d'un vnement :
Cliquez sur le nom de l'vnement pour afficher le calendrier du site o
l'vnement a t cr. Il s'agit d'un moyen pratique de retrouver et de modifier
les vnements que vous avez crs.
Cliquez sur le nom du site pour afficher son tableau de bord.
Grer les demandes d'adhsion aux sites
En plus d'afficher les tches venir et les tches en retard, le sous-tableau My Tasks permet au
gestionnaire du site de grer les demandes des utilisateurs qui veulent devenir membre d'un site
public gr par un modrateur.
Pour afficher et grer ces demandes, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord
personnel afin d'afficher le sous-tableau personnel My Tasks.
-
21
1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils.
Le sous-tableau personnel My Tasks affiche toutes les tches et toutes les demandes
d'adhsion titre de membre.
2. Pour afficher seulement les demandes d'adhsion un site, cliquez sur Invites.
3. Passez les demandes en revue et prenez les mesures appropries pour chacune d'elles :
Cliquez sur Approve pour accepter l'utilisateur en tant que membre du site
indiqu. L'utilisateur est ajout, et le rle suivant lui est attribu : Consumer.
Cliquez sur Reject pour empcher que l'utilisateur devienne membre du site
indiqu.
Le composant Document Library
Le composant Document Library vous permet de stocker et de grer de manire collaborative tout
le contenu d'un site, notamment les documents, les fichiers multimdias et les graphiques.
Accs au composant Document Library
Lorsque vous accdez au composant Document Library, vous pouvez visualiser tous les lments
de contenu du site. Dans la bibliothque, vous pouvez visualiser, tlcharger, modifier et
supprimer des lments. Vous pouvez galement ajouter des commentaires au sujet d'un
lment et modifier ses mtadonnes.
1. Ouvrez le site souhait.
2. Sur la bannire, cliquez sur Document Library.
Le composant Document Library apparat. La liste des lments de contenu prsente un
rsum des lments qui se trouvent dans le dossier racine, Documents, lequel est
l'lment slectionn par dfaut dans le volet de navigation. Le rsum des lments
comprend :
une vignette du contenu;
le titre de l'lment;
la date et l'heure auxquelles l'lment a t tlcharg ou modifi sur le site;
le nom de l'utilisateur qui a ajout l'lment ou le nom du dernier utilisateur
l'avoir modifi;
le numro de version (rgl 1.0 lorsqu'un nouvel lment est tlcharg);
la taille du fichier;
une description;
les balises de l'lment.
Lorsque le nombre d'lments dans une vue dpasse le nombre d'lments pouvant tre
affichs sur une seule page, les liens Previous et Next situs au haut et au bas de liste
d'lments de contenu deviennent actifs.
-
22
3. Cliquez sur Show Folders pour afficher les dossiers et les lments de contenu de cette
liste.
Cliquez sur Hide Folders pour afficher seulement les lments de contenu.
4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement les renseignements de base au sujet des
lments de contenu (titre, date et heure de modification, utilisateur responsable des
modifications).
Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.
Navigation dans la bibliothque
La fonction de navigation de la bibliothque de documents vous permet de filtrer les lments
affichs dans la liste afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu de la
bibliothque.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble
d'lments de la bibliothque lorsque vous slectionnez une vue, un dossier ou une balise.
La liste Documents qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir le contenu de la
bibliothque l'aide des vues suivantes :
All Documents
Affiche tous les lments de la bibliothque de documents.
I'm Editing
Affiche la liste des lments extraits par l'utilisateur.
Others are Editing
Affiche les lments extraits par les autres membres du site.
Recently Modified
Affiche la liste des lments modifis au cours des sept derniers jours.
Recently Added
Affiche la liste des lments ajouts la bibliothque au cours des sept derniers jours.
My Favorites
Affiche la liste des lments marqus comme favoris.
La section Library affiche la structure de dossiers sous forme d'arborescence. Le symbole
indique que le dossier de la bibliothque renferme des sous-dossiers.
La liste Tags affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs lments. Le nombre entre
parenthses adjacent la balise indique le nombre d'lments dans la bibliothque qui renvoient
cette balise.
-
23
Pour parcourir les lments de la bibliothque de documents :
1. Slectionnez l'option souhaite dans le volet de navigation :
a. Dans la liste Documents, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous
voulez visualiser. La liste d'lments affiche tous les lments du site
correspondant l'option slectionne.
b. Dans la section Library, parcourez l'arborescence et cliquez sur un dossier pour
afficher les lments qu'il renferme.
Le fil d'Ariane (Breadcrumb Path) situ au-dessus de la liste d'lments de contenu
indique l'endroit o vous vous trouvez dans la structure de dossiers. Chaque
lment du fil d'Ariane est un lien permettant d'accder facilement toutes les
sections du chemin de navigation. Le fil d'Ariane vous permet de retourner un
dossier se trouvant sur le chemin d'accs sans avoir rpter toutes les tapes :
Cliquez sur un lien pour retourner au dossier correspondant.
Cliquez sur Up pour afficher le contenu du dossier situ au niveau suprieur
suivant.
Cliquez sur Hide Breadcrumb pour masquer le fil d'Ariane.
Cliquez sur Show Breadcrumb pour l'afficher de nouveau.
c. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les
lments de la bibliothque de ce site correspondant la balise slectionne.
2. Placez le curseur sur un lment de liste pour afficher les options disponibles.
-
24
Crer une structure de dossiers
La section Library du volet de navigation affiche la structure de dossiers du site. Un nouveau site
ne contient que le dossier racine Documents. Ajoutez de nouveaux dossiers sous le dossier
racine pour crer la structure de dossiers du site.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
1. Dans la section Library du volet de navigation, parcourez l'arborescence, puis cliquez pour
choisir l'emplacement du nouveau dossier.
Le nouveau dossier sera cr sous forme de sous-dossier du dossier en surbrillance dans
l'arborescence.
2. Cliquez sur New Folder.
La page New Folder apparat.
3. Tapez le nom du dossier dans le champ Name.
Ce nom est celui qui apparatra dans l'arborescence. Le nom du dossier ne peut contenir
les caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un
caractre non autoris, le bouton OK est dsactiv.
4. Tapez un titre dans le champ Title et une description dans le champ Description pour ce
dossier.
5. Cliquez sur OK.
La page se ferme, et le nouveau dossier apparat l'endroit appropri dans l'arborescence.
Ajouter des lments la bibliothque
L'ajout d'lments de contenu provenant de votre ordinateur la bibliothque de documents du
site est un processus simple. L'application Share vous permet de tlcharger des fichiers
individuels.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
La premire tape du processus d'ajout d'un lment la bibliothque de votre site consiste
dterminer l'endroit o vous voulez qu'il soit hberg. La section Library du volet de navigation
du composant Document Library affiche la liste des dossiers disponibles. Crez un nouveau
dossier, au besoin.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque et cliquez sur le dossier o les
lments tlchargs seront hbergs.
2. Cliquez sur Upload.
La page Upload File(s) apparat.
3. Cliquez sur le bouton Browse.
-
25
4. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open.
Slectionnez l'lment en respectant la marche suivre approprie selon votre systme
d'exploitation.
L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer un
lment de la liste, au besoin.
5. Rptez les tapes 3 et 4 pour slectionner les autres lments que vous voulez
tlcharger.
6. Cliquez sur Upload File(s) lorsque la liste contient tous les lments que vous voulez
tlcharger.
Un indicateur d'tat d'avancement vous informe de la progression du tlchargement.
Lorsque l'indicateur indique 100 % pour tous les fichiers, vous pouvez passer l'tape
suivante.
7. Cliquez sur OK.
La page se ferme, et les lments de contenu tlchargs dans le dossier apparaissent dans la
liste.
Utiliser les dossiers
Une fois que la structure de dossiers de la bibliothque a t configure, les membres du site
peuvent accder aux dossiers servant classer le contenu de la bibliothque et les utiliser. En
cliquant sur un nom de dossier ou une vignette dans la liste d'lments de contenu, le contenu de
ce dossier s'affiche. Dans cette liste, les membres du site peuvent galement choisir de visualiser
les renseignements sur le dossier et de modifier les mtadonnes dfinies pour ce dossier.
Visualiser les renseignements sur le dossier
La page de renseignement sur le dossier vous donne accs aux commandes que vous pouvez
excuter dans ce dossier, aux commentaires, aux mtadonnes personnalises et d'autres
renseignements, notamment l'adresse URL du dossier, les balises et les paramtres de contrle
d'accs.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque afin de trouver le dossier que vous
voulez utiliser.
2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher
les options disponibles.
3. Cliquez sur View Details.
La page de renseignements s'affiche. Dans cette page, vous pouvez ajouter un
commentaire ou modifier et supprimer des commentaires que vous avez crs. Les options
disponibles s'affichent dans la liste Folder Actions.
4. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs
l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.
-
26
Modifier les mtadonnes d'un dossier
Vous pouvez modifier les mtadonnes d'un dossier depuis la page de renseignements. Les
champs affichs sur cette page varient selon la faon dont les mtadonnes ont t
personnalises.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active.
1. Trouvez et affichez le dossier dont vous voulez modifier les mtadonnes.
2. Dans la page de renseignements, cliquez sur Edit Metadata.
La page Edit Metadata affiche les mtadonnes configures.
3. Modifiez les renseignements sur le dossier dans cette page, au besoin.
Le nom ne peut contenir les caractres spciaux suivants : * \ /. ? : et |. Lorsqu'une
entre contient un caractre non autoris, le bouton Save est dsactiv.
4. Cliquez sur Save.
La page se ferme, et les renseignements jour sont affichs dans la section Metadata.
5. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs
l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.
Utiliser les lments de la bibliothque
Une fois que des lments de contenu ont t ajouts la bibliothque, les membres du site
peuvent y accder et les utiliser. En plus d'ajouter du contenu, les membres peuvent visualiser,
tlcharger, modifier et supprimer des lments de contenu.
Marquer des lments comme favoris
L'toile situe du ct gauche de l'lment de contenu dans la liste d'lments de la bibliothque
de documents (Document Library) vous permet de marquer des lments comme favoris. Les
lments marqus comme favoris apparaissent dans la vue My Favorites afin que vous puissiez
y accder facilement. Ces lments apparaissent galement dans le sous-tableau My Documents
du tableau de bord, sous le filtre Favorites. Vous pouvez marquer de cette faon autant
d'lments que vous le souhaitez.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
Par dfaut, tous les noms de nouveaux lments de contenu s'affichent accompagns d'un
symbole reprsentant une toile vide. Lorsque l'lment est marqu comme favori, le symbole
devient une toile pleine.
Dans la liste d'lments, cliquez sur l'toile situe gauche de l'lment de contenu pour faire
basculer le statut de favori.
Cliquez sur l'toile vide pour marquer l'lment comme favori.
Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer la dsignation d'lment favori.
-
27
Visualiser un lment
La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher un lment de contenu directement dans
l'application sans que vous ayez le tlcharger sur votre ordinateur ou l'extraire. Si le
document contient plusieurs pages, les fonctions de navigation vous permettent de visualiser
toutes les pages. En outre, cette page affiche tous les renseignements sur ce document et
renferme une fonction permettant aux membres du site d'ajouter des commentaires aux lments
qu'ils visualisent.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu
que vous voulez visualiser.
2. Dans la liste d'lments, cliquez sur le titre ou la vignette de l'lment dsir.
La page de renseignements s'affiche. Le nom et un aperu de l'lment slectionn
s'affichent dans la partie gauche de la page. La partie droite de la page contient les
renseignements sur l'lment, notamment les mtadonnes, les balises, l'historique des
versions, les options ayant trait au document et les adresses URL connexes. Les
commentaires concernant l'lment slectionn apparaissent au bas de la page, ainsi que
la case Add Comment. Dans l'en-tte, le chemin d'accs l'emplacement indique dans
quel dossier l'lment slectionn est hberg.
3. Si l'lment de contenu comporte plusieurs pages, utilisez les fonctions de navigation pour
les parcourir :
a. Cliquez sur les boutons reprsentant des flches pointant vers la droite et vers la
gauche pour passer aux pages suivantes ou aux pages prcdentes, une page la
fois.
b. Dans la case Page, tapez le numro de la page que vous voulez visualiser et
appuyez sur la touche Entre.
4. Redimensionnez l'aperu l'aide des outils disponibles, au besoin :
a. Dplacez le curseur vers la gauche pour rduire la taille de l'aperu et vers la droite
pour l'augmenter.
b. Utilisez les boutons et + pour augmenter et rduire la taille de l'aperu par tranche de 10 %.
c. Utilisez les lments de menu suivants pour slectionner une taille prcise : Actual
Size, Fit Page, Fit Width ou Fit Height.
d. Cliquez sur Fullscreen pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu'
occuper tout l'cran. Dans la vue plein cran, appuyez sur la touche d'chappement
(ESC) pour revenir la page de renseignements.
e. Cliquez sur Maximize pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu'
occuper tout l'espace de la fentre du navigateur. L'lment apparat dans le cadre
du navigateur. Dans la vue largie, appuyez sur la touche d'chappement (ESC)
pour revenir la page de renseignements.
-
28
5. Utilisez et partagez les adresses URL.
Vous pouvez ajouter ces adresses URL vos signets ou les partager avec d'autres
utilisateurs par courriel ou messagerie instantane. Lorsque l'utilisateur active l'un de ces
liens, le systme affiche un message-guide lui demandant s'il souhaite enregistrer
localement l'lment de contenu, (Download File URL), ouvre l'lment de contenu
directement dans le navigateur (Document URL) et affiche la page actuelle (This Page
URL).
6. S'il existe une version antrieure du document, dveloppez l'lment apparaissant dans la
section Version History pour afficher les renseignements concernant cette version.
cette tape, vous pouvez :
Cliquer sur Download pour obtenir une copie de cette version du document.
Cliquer sur Revert pour remplacer la version courante du document par le contenu
de la version prcdente.
Faites dfiler la page jusqu'au bas pour visualiser les commentaires concernant l'lment
slectionn.
Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs
l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.
Visualiser un lment dans un navigateur
La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher et de parcourir un lment de contenu
directement dans l'application, mais vous pouvez galement visualiser cet lment dans votre
navigateur.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu
que vous voulez visualiser.
2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher
les options disponibles.
3. Cliquez sur View in Browser.
Cette option est galement disponible sur la page de renseignements.
Une nouvelle fentre de navigateur s'ouvre en affichant l'lment de menu slectionn.
Modifier un lment
Lorsqu'un lment est modifi hors ligne, une copie de travail du fichier est place dans la vue
I'm Editing. L'lment original demeure dans le rpertoire; toutefois, les membres du site
peuvent seulement l'afficher et le tlcharger. Une icne indique aux utilisateurs que l'lment est
verrouill. Une fois que l'lment a t transfr sur votre ordinateur, vous pouvez le modifier,
puis tlcharger la nouvelle version sur le site.
-
29
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu
que vous voulez modifier.
2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher
les options disponibles.
3. Cliquez sur More, puis sur Edit Offline.
Les messages-guide qui suivent varient selon le navigateur que vous avez choisi.
4. Rpondez aux messages-guide qui s'affichent. Lorsqu'un message-guide demandant si
vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche, choisissez d'enregistrer le fichier sur
votre ordinateur.
Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la
destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli.
5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue.
L'application Share place une copie de travail de l'lment dans la vue I'm Editing avec vos
autres copies de travail. Une icne indique que vous tes en train de modifier le fichier.
Tlcharger un lment
Vous pouvez tlcharger un lment sur votre ordinateur depuis l'arborescence Library ou depuis
les vues de navigation (All Documents, I'm Editing, Others are Editing, Recently Modified,
Recently Added et My Favorites).
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
Lorsque vous slectionnez un lment verrouill, vous tlchargez la dernire version archive
dans la bibliothque de documents. Il est important de comprendre qu'il est possible que cette
version soit prime. Si l'lment est en voie d'tre modifi par un autre membre du site, il est
possible qu'une version plus rcente existe l'extrieur de la bibliothque.
1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment que vous
voulez tlcharger.
2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher
les options disponibles.
3. Cliquez sur Download.
Un message-guide vous demandant si vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche.
4. Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur.
Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la
destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli.
5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue.
Une copie du fichier slectionn se trouve maintenant sur votre ordinateur.
-
30
Tlcharger le contenu mis jour
Une fois que les modifications hors ligne du fichier sont termines, vous pouvez tlcharger vos
changements dans la bibliothque de documents afin d'archiver la copie de travail de l'lment et
de la supprimer de la vue I'm Editing.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site
slectionn.
1. Cliquez sur I'm Editing dans la section Documents du volet de navigation.
Tous les lments que vous avez extraits sont rpertoris dans la liste.
2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur la copie de travail qui vous intresse pour
afficher les options disponibles.
3. Cliquez sur Upload New Version.
La page Update File apparat.
4. Cliquez sur le bouton Browse.
5. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open.
L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer
l'lment, au besoin.
6. Indique s'il s'agit d'une rvision mineure ou majeure.
7. Dans la bote Comments, tapez les renseignements concernant les mises jour.
8. Cliquez sur Upload File(s).
Un indicateur vous informe de la progression du tlchargement. Lorsque l'indicateur qui
s'affiche ct du fichier indique 100 %, vous pouvez passer l'tape suivante.
9. Cliquez sur OK.
La page se ferme, et l'lment est supprim de la liste dans la vue I'm Editing.
-
31
Le composant Discussions
Les membres du site peuvent utiliser le composant Discussions pour diffuser du contenu cr
pour ce site par les utilisateurs. Les thmes abords prennent souvent la forme de questions ou
de commentaires sur un fil de discussion.
Les membres d'un site peuvent crer de nouveaux thmes et peuvent galement rpondre des
messages afin de participer aux discussions concernant un thme.
Accs au composant Discussions
L'accs au composant Discussions vous permet de visualiser tous les thmes de discussion du
site. Dans un forum de discussion, vous pouvez crer des thmes ou modifier et supprimer des
thmes que vous avez crs. Vous pouvez galement rpondre des messages afin de participer
aux discussions sur les thmes existants.
1. Ouvrez le site souhait.
2. Sur la bannire, cliquez sur Discussions.
Le composant Discussions apparat en affichant la liste des plus rcents thmes. Cette liste
prsente un rsum de tous les thmes correspondant l'option de navigation
slectionne. Le rsum comprend :
le titre du thme;
la date et l'heure de cration du thme;
le nom de la personne qui a cr le thme;
le nombre de rponses reues au sujet de ce thme;
un chantillon du contenu;
les balises du thme.
3. Utilisez les boutons de navigation Previous et Next pour parcourir les pages du fil de
discussion.
4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme.
Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.
Parcourir les thmes
La fonction de navigation du composant Discussions vous permet de filtrer les thmes de
discussion afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble
de thmes de discussion en slectionnant une vue, un dossier ou une balise de votre choix.
La liste Topics qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir les thmes de
discussion l'aide des options suivantes :
-
32
New
Affiche tous les thmes crs ou mis jour au cours des sept derniers jours.
Most Active
Affiche la liste des thmes les plus souvent discuts au cours des sept derniers jours.
All
Affiche tous les thmes.
My Topics
Affiche les thmes crs par l'utilisateur.
Dans la liste Tags, le volet de navigation affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs thmes de
discussion.
Pour parcourir les thmes de discussion :
1. Utilisez le volet de navigation pour parcourir les thmes de discussion :
a. Dans la liste Topics, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous voulez
visualiser. La liste affiche tous les thmes de discussion du site correspondant
l'option slectionne.
b. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les
thmes de ce site correspondant la balise slectionne.
2. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme.
Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.
Affichage d'un thme
Parcourir le forum de discussion permet d'afficher les thmes existants dans le composant
Discussions. Les thmes sont affichs sous forme de rsum ou de liste simple. L'affichage d'un
thme vous permet de voir tout le contenu de la discussion.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
Mme si vous pouvez excuter des tches ayant trait un thme depuis la page principale,
l'affichage du thme vous permet de confirmer que vous avez choisi le bon thme avant de le
modifier, de le supprimer ou d'envoyer une rponse.
1. Parcourez les thmes de discussions pour trouver le thme que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur View droite du thme.
Vous pouvez aussi cliquer sur le titre du thme ou sur Read sous le thme. Si la vue
simple s'affiche sur la page principale, vous devez cliquer sur View ou sur le titre du
thme.
La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme
slectionn.
3. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.
-
33
Crer un thme
Crez un thme pour amorcer une discussion pertinente avec les membres du site.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
1. Cliquez sur New Topic.
La page Create New Topic apparat.
2. Tapez un titre pour le thme dans le champ Title.
3. Tapez le contenu du thme dans la case Text.
Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des
puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des
liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions
d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de
mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur
sur les icnes pour afficher leurs fonctions.
Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le
redimensionner.
4. Vous pouvez galement ajouter des balises un thme de discussion, au besoin :
Tapez une balise dans la case prvue cet effet et cliquez sur Add. Pour ajouter
plusieurs balises, laissez un espace entre chaque balise.
Cliquez sur Choose from popular tags in this site pour afficher les balises dj
utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la lier un nouveau thme.
Le nouveau lien de la balise apparat sous la case Text. Cliquez sur une balise pour la
supprimer.
5. Cliquez sur Save.
Le nouveau thme apparat, comme il sera vu par les utilisateurs.
6. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.
Modifier un thme
Modifiez un thme de discussion existant pour modifier ou ajouter du contenu. Seuls le
gestionnaire du site, le collaborateur du site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le
modifier.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme de discussion que vous voulez modifier.
2. Cliquez sur Edit droite du thme.
Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn
le bon thme, puis slectionner Edit dans la page de thmes.
La page Edit Topic apparat en affichant le thme slectionn.
-
34
3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme.
Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des
puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des
liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions
d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de
mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur
sur les icnes pour afficher leurs fonctions.
Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le
redimensionner.
4. Modifiez les balises de ce thme, au besoin.
Pour ajouter une nouvelle balise, tapez une balise dans la case prvue cet effet,
puis cliquez sur Add. Pour ajouter plusieurs balises, laissez un espace entre chaque
balise.
Pour ajouter une balise existante, cliquez sur Choose from popular tags in this
site pour afficher les balises dj utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la
lier un nouveau thme.
Pour supprimer une balise de l'ensemble situ sous la case Text, cliquez sur la
balise que vous voulez supprimer.
5. Cliquez sur Save.
Le thme mis jour apparat, comme il sera vu par les utilisateurs. La mention
(Updated) apparat aprs le titre.
6. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.
Supprimer un thme
Supprimez un thme pour l'effacer du composant Discussions de faon permanente. Si vous
supprimez un thme, toutes les rponses sont galement supprimes. Seuls le gestionnaire de
site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le supprimer.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme que vous voulez supprimer.
2. Cliquez sur Delete droite du thme.
Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn
le bon thme, puis slectionner Delete dans la page de thmes.
Un message vous demandant de confirmer la suppression du thme slectionn s'affiche.
3. Cliquez sur Delete.
Un message indique que le thme slectionn a t supprim.
-
35
Crer une rponse
Crer une rponse vous permet de participer la discussion sur un site. Vous pouvez rpondre au
message original ayant trait au thme de discussion ou tout autre message au sujet du mme
thme. Les rponses sont imbriques les unes dans les autres afin de fournir une reprsentation
visuelle du fil de discussion.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme de discussion pour lequel vous voulez
envoyer une rponse.
La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme
slectionn.
2. Cliquez sur Reply.
3. Tapez votre texte dans la case Add Reply.
Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des
puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des
liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions
d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de
mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur
sur les icnes pour afficher leurs fonctions.
Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le
redimensionner.
4. Cliquez sur Create.
La rponse s'affiche au niveau infrieur suivant et en retrait dans le fil de discussion.
Modifier une rponse
Vous pouvez modifier une rponse comme vous modifiez un thme de discussion.
Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn.
1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme souhait.
La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme
slectionn.
2. Cliquez sur Edit droite de la rponse que vous voulez modifier.
La rponse slectionne s'affiche intgralement dans la case de modification.
3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme.
Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des
puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des
liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions
d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de
mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur
sur les icnes pour afficher leurs fonctions.
Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le
redimensionner.
-
36
4. Cliquez sur Update.
La rponse mise jour apparat, comme elle sera vue par les utilisateurs. La mention (Updated)
apparat aprs le nom du membre qui avait cr la rponse.
-
37
ANNEXE I Terminologie Alfresco
Assign Workflow
Attribue des flux de travaux identiques, comme prcis, aux
lments slectionns,
Change Password
La page Change Password vous permet de changer votre mot
de passe.
Content
La page Content contient deux listes renfermant de l'information
sur vos plus rcentes activits dans l'environnement Share. La
liste Recently added contient les trois derniers lments que
vous avez ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut
s'agir de pages de wiki, de messages publis sur un blogue,
d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements
consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages
affichs sur un forum de discussion. La liste Recently modified
affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez
modifis. Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement
dans le composant et sur le site pertinents.
Dashlets
La section Dashlets affiche les sous-tableaux slectionns comme
ils apparatront sur le tableau de bord du site.
Getting Started
Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements
utiles quand vient le moment de commencer utiliser l'application
et comporte des liens permettant d'accomplir les tches
courantes.
Groups
L'option Groups affiche la page Search for Site Groups. Dans
cette page, vous pouvez chercher, supprimer, modifier et ajouter
un groupe.
Help
Affiche l'aide en ligne.
Logout
Met fin votre connexion l'application.
Manage Permissions
Attribue des droits d'accs identiques, comme prcis, aux
lments ou dossiers slectionns,
-
38
My Calendar
Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des
vnements que vous avez crs et des vnements de chaque
site dont vous tes membre.
My Dashboard Affiche votre page d'accueil personnelle configurable.
My Documents
Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les
fichiers de toutes les bibliothques de documents susceptibles de
vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes :
Favorites, I'm Editing et I've Modified.
My Favorites
Affiche la liste des lments marqus comme favoris.
My Profile Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et
de modifier vos donnes d'utilisateur.
My Sites
Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que
vous avez crs ou dont vous tes membre. Utilisez ce sous-
tableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement
accder un site partir de ce sous-tableau.
My Sites' Activities
Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus
rcentes activits qui ont eu lieu sur les sites dont vous tes
membre.
My Tasks
Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non
termines qui vous ont t attribues et les invitations devenir
membre d'un site.
My Workspaces
Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les
espaces de travail documentaires dont vous tes membre. Vous
pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire
partir de ce sous-tableau.
People
Cette option est l'option slectionne par dfaut pour afficher la
page Search for Site Members. Dans cette page, vous pouvez
chercher ou supprimer un membre d'un site, modifier le rle d'un
membre et inviter des utilisateurs joindre un site.
Pending Invites
L'option Pending Invites affiche la page Manage Pending
Invites. Dans cette page, vous pouvez voir la liste des utilisateurs
qui ont t invits joindre le site et vous pouvez annuler des
invitations.
-
39
RSS Feed
Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher
la source d'information du site Web d'Alfresco.
Search
Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur
le site o vous vous trouvez ou sur l'ensemble des sites.
Site Activities
Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus
rcentes activits qui ont eu lieu sur ce site.
Site Calendar
Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative
des vnements ayant trait au site.
Site Colleagues
Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du
site (jusqu' 100 membres) et des rles qui leur sont attribus.
Site Links
Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents
compils par les utilisateurs du site. Dans ce sous-tableau, vous
pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le lien ou
crer un lien (en cliquant sur Create Link).
Site Profile
Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des
renseignements personnels qui figurent dans votre profil
d'utilisateur complet.
Site Wiki
Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien
Configure du sous-tableau permet au gestionnaire du site de
slectionner la page de son choix. Cliquez sur le nom de la page du
wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher cette page dans le
composant Wiki.
Web View
Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout
site Web.
-
40
ANNEXE II Rles
Alfresco utilise des rles pour dterminer ce que les utilisateurs peuvent faire et ne pas faire. Ces
rles sont lis des droits d'accs. Le tableau suivant prsente les diffrents rles et les droits
d'accs qui sont attribus chacun :
Manager
TOUS les droits d'accs.
Crer des sites, inviter d'autres utilisateurs, lire, copier, supprimer,
archiver, extraire, tlcharger et mettre jour/modifier le contenu
cr par d'autres utilisateurs.
Collaborator
Lire, ajouter, copier, supprimer, archiver, extraire et tlcharger.
Contributor
Lire et ajouter.
Consumer
Lire.