Alfresco au secours de milliers d’heures d’enregistrement

Élisabeth Lavigueur, Infocyble

Laurent Barbier, Le Groupe Infiny ltée

Le 10 novembre 2009

Source : http://www.sciencehumor.org/wp-content/uploads/2008/06/sign_brain.jpg

Notre guide

Quel beau problème !

Analyse et modélisation

Entrée en scène d’Alfresco

Pilote et mise en œuvre

Quels bons coups !

1. Quel beau problème !

Contexte

Constats

Le Groupe Infiny ltée

• 2 départements

• Agence de communication

• Production vidéo

Contexte

• Le Groupe Infiny a besoin d’aide

• Il recherche Infocyble

Infocyble

• Gestion des documents

• Gestion de l’information

• Sciences de l’information

• Comment ça se passe chez Groupe Infiny

• Monter un film « c’est comme monter une entreprise! »

• Post Production

Quel beau problème !

Source : http://www.outside-hollywood.com/2006/10/the-post-production-process/

Constats

• 1 minute 1/2 de tournage engendre plus de 75 « éléments »

• Plus de 1 000 cassettes ayant 1 à 8 projets

• Des milliers d’heures de tournage

• Disque dur de 5 téraoctets en 3 ans

• Retouches à faire 2 ans plus tard

• Pas moyen de déléguer

2. Analyse et modélisation

Comprendre « comment ça se passe » !Analyser en profondeurAnalyser une activité majeureÉquilibrer « gestion des contenus et gestion des

documents »Modéliser et formaliser

Écouter et comprendre « comment ça se passe » !

Analyser en profondeur

Décortiquer : quoi

• Les composantes • Les documents• Les contenus• Les acteurs• Les tâches • Les dates de tombée• Les liens• (...)

Comprendre : comment

• Les résultats attendus

• Les interactions

• Les dépendances

• Les méthodes

• Les processus

• Les lacunes

• «L’humain »

• (...)

Analyser une activité majeure

Activité Action Acteurs Contenus Cahier de production

Chaîne Durée Contrôle de qualité

Etc.

Tournage Assistant réalisateur

Scènes12

Quoi

Call Sheet Plans1.11.22.12.2

Quand

Scénario Prises1.1.11.1.22.1.12.2.2

Comment

Calendrier Qui

Contacts Avec qui

Autorisation de la Ville de Mtl

Statut

Équilibrer gestion des contenus et gestion des documents

• Faire des choix grâce à l’analyse1. Tout n’est pas de la GED : au sens Records Management2. Tout n’est pas modélisable non plus : un synopsis

• Optimiser le processus de GED1. Le document devenu contenu est intégré à la GED2. Le document crée/importé est intégré à la GED

• Deux étapes différentes mais convergentes : les espaces, les catégories, les aspects, les scripts (...)

C’est insulter Alfresco que de le réduire à de la GED !

Alfresco, intégration de la (des) modélisation(s)01 • UML (Unified Modeling Language « langage de modélisation unifié »)

02• Éclipse

03• Modélisation Alfresco

Modéliser et formaliser (1)

Modéliser et formaliser (2)

3. Entrée en scène d’Alfresco

Alfresco, c’est à ton tour !

Alfresco, intégration de la (des) modélisation(s)

Alfresco, une solution parmi tant d’autres : la GED

Alfresco, c’est à ton tour• Solutions « sur mesure » d’Alfresco dans le contexte du

Groupe Infiny

Optimiser les processus d’affairesEx. : démarrage de projet, avant même la préproduction Ex.: montage en postproduction

Lier les « acteurs » aux « actions » et aux « résultats » 

Ex. : Workflow

Valider des statutsEx.: création de scripts vs contrôle de qualité (commandes d’un décor)

Contrôler la mise à jour des informations

Ex. : version : avec les aspects d’Alfresco

Travailler sur le terrain en collaboratif

Ex. Alfresco Share

Intégration de la modélisation (3)

Intégration de la modélisation (4)

Alfresco, une solution parmi tant d’autres : la GED• Gestion électronique des documents

• Gestion des documents

• Gestion de l’information

• Ne pas réinventer la roue

• Tabou quand tu nous tiens

4. Pilote et mise en œuvre

Assigner les bons rôles et responsabilités

Tester, ajuster et « vendre »

Assigner les bons rôles et responsabilités

• C’est un projet collaboratif !

• Le responsable, Le Groupe Infiny

• Les « acteurs » du projet

• La costumière a trouvé le scénario, elle sait quand « changer la perruque! »

• L’assistant réalisateur a trouvé et utilisé le modèle à son hôtel avant de se rendre sur le tournage

• Les comédiens (...)

• Les figurants (...)

• Etc.

Tester, ajuster et « vendre »

• Tester : le pilote et la règle du « un »

• Ajuster : correctifs, ré-analyse, création : la règle du « pourquoi »

• Former, former et former

• 100 fois sur le métier (...)

5. Quels bons coups !

La recherche : c’est l’indicateur de performance « vedette »

ReUse et ROIQuand le quantitatif parleQuand le qualitatif parle

La recherche : c’est l’indicateur de performance « vedette »

• Deux recherches « en direct » d’Alfresco Infiny

ReUse

• ReUse : Alfresco devient un « Jukebox » !

• Retrouver une scène, c’est 5 000 $

• Un de nos cas : réutiliser une scène de nuit à Montréal pour un montage de publicité

Les 4 R de Sachs

• Reduce the amount of redundant, out of data and un-valued content

• Reuse content across all channels and delivery methods – This will improve accuracy and enrich all content through the ability to associate similar content no matter which department created it

• Repair the processes and procedures that cause replication of content where content that is semantically identical is available

• Recycle the knowledge gained from within the organisation to reduce cost, maintenance and time

Source : Howard Sachs Chief Content Architect Sensis Pty Ltd

Quand le quantitatif parle

• Beaucoup moins de documents à recréer quand la modélisation a été faite, surtout les documents administratifs

• Plus d’heures de gagnées par tournage avec le repérage des versions des documents au tournage

Quand le qualitatif parle

• Plus de frustration quand il faut faire une retouche 2 ans après le tournage (...)

• Pouvoir déléguer quand tous les intervenants, les actions, les documents sont facilement accessibles (...)

• Gagner du temps quand les acteurs peuvent eux-mêmes rentrer l’information (...)

• Rendre les gens autonomes grâce au travail et à la plate-forme collaborative

Le mot de la fin

• L’analyse

• Le réingéniering des processus grâce à Alfresco

• La formation

• La collaboration

• L’innovation

Droits d’auteur

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• Le nom d'infocyble doit être systématiquement mentionné sur tout autre type de reproduction.

Merci