Alfresco Records Management, en español
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José PereiraArcade Consultores
RecordManagement
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Definición
“Record Management son los procesos de la gestión documental, de documentos tanto físicos como
electrónicos, centrada en el ciclo de vida de los documentos: su creación, almacenamiento y destrucción
controlada.”
“Record Management busca la eficiencia en la gestión documental al mismo tiempo que se cumple la legislación en materia
de conservación y destrucción de documentos”
“Record Management esta diseñado bajo la norma estadounidense DOD 5015.02, aspecto que le aporta cierta
dificultad para implantarlo en otros países”
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Instalación
Desde el Dashboard, a través de ‘personalizar’ añadimos el Dahslets ‘configuración de gestión
de registros’
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Organización
File Plan, es el esquema general de las colecciones de registros, sus instrucciones de transferencia, conservación , destrucción,
etc,..
“Series” contenedores de Categoriías.
“Categoría” mantiene la información de conservación y disposición
“Carpeta de registros” puede abrirse o cerrarse para aceptar registros
“Registro” Documento sometido al control de la gestión de registros definida en los “espacios” anteriores
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Organización
Serie
Categorías
Carpetas de Recors
Rercord
ej: Facturación
ej: Años fiscales
ej: Proveedores
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Series
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Categorias
Indicador Vital, nos indica si el espacio, y sus subespacios estarán sometidos a un proceso de revisión
Si el indicador vital esta activado, este campo es obligatorio
Ayuda a definir aspectos del período: día, mes,
etc,...
“Sobre las categorías es donde se aplica el calendario de
disponiblidad”
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Carpeta de registros
Localización de los registros contenidos en esta carpeta, por ejemplo puede ser una ubicación física.
“Este es el único directorio que permite cargar documentos ... o referencias a
documentos físicos!”
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Carpeta de registros
“Los Eventos son heredados de los eventos definidos en las estapas de
disponibilidad de la Categoria”
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Calendario de disponibilidad
“El calendario, o programa de disponibilidad es la parte clave del
Records Management”
“Aquí se define el ciclo de vida del documento, su conservación,
disponibilidad, destrucción, etc,..”
Los aspectos de la disponibilidad son:
Retain, ConservarCutOff, Interrumpir (un período)Transfer, Transferir el documento (a una ubicación física)Destroy, Eliminar el documento
Todas esta funciones se ejecutan bajo unas condiciones o eventos
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Calendario de disponibilidad
Indica la norma por la que se rigen la reglas de dicha categoría
Se aportan las instrucciones de la disponibilidad de la categoría, y por tanto todos los documentos que se
encuentran bajo ella
categoría !
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Etapas de la disponibilidad
Cutoff, interrumpe el proceso de disponibilidad bajo una condiciones de
períodos o eventos
Destroy, elimina los documentos tras cumplirse el paso uno y bajo unas
condiciones.
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Fin de etapa
Indica que la carpeta esta cerrada
Destruye el contenido de la carpeta
Pospone la fecha de disponibilidad
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Filing Items
“En RM no sólo se archivan documentos electrónicos sino que también referencias a documentos
físicos ”
“El proceso de subir documentos es más amplio que en la gestión
documental ya que hay que diferenciar entre documento electrónico y documento
no-electrónico”
Genérico, Escaneado, PDF, Fotografía digital y página Web
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Declarar Registros
“En un documento, hasta que su metadata no es completada y es
declarado como registro, no forma de RM”
Campos obligatorios (*) para poder declarar el documento como Registro
Sólo aparece cuando se completa la metadata !
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Freeze Record
“El acto de Congelar un registro, se refiere a salvaguardarlo de la
destrucción”
“Un ejemplo sería un documento, para el que se encuentra
programada su destrucción pero ha sido requerido por una orden
judicial”
Los registros ‘Freeze’ quedan accesibles también desde ‘Holds’
La Acción eliminar, desaparece de las opciones.
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Permisos
“Los permisos sólo se pueden añadir sobre categorías” Podemos añadir usuarios o
grupos
... de sólo lectura o escritura y lectura
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Búsquedas
Las búsquedas se hacen sobre etiquetas de forma que:
etiqueta:término
Se puede concatenar:etiqueta1:termino eitqueta2:termino
usar comodines:etiqueta:mitermino*
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Acceso a la Consola
“Para poder acceder a la Consolar de RM hay que añadir el usuario al grupo RM Administrator”
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Custom Metadata
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Consola
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Consola
Configura la localizaciones de las transferencias
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Consola
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TextoTextoCréditos
José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
Documento escrito por José Pereira para el curso impartido durante los días 25-30 Abril de 2011 en la Escola Galega de Administración Pública (EGAP) - Xunta de Galicia
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