Alfresco Record Management 2.1
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Alfresco RM 2.1Agilizando el cumplimiento normativas y almacenamiento de documentos de archivo.
Jose CarrascoSkype: [email protected]
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La plataforma abierta paragestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
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Alfresco en cifrasAlfresco en cifras
4.000 mill. archivos
7 millones usuarios
3.000 empresas
180 países
![Page 4: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/4.jpg)
100,000,000+
documentos
Los 10 mayores despliegues tienen una media de más
de 60 millones de documentos, superando
algunos los 100 mil.
100,000+usuarios
Los 10 mayores despliegues tienen una
media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100 mil.
10,000+docs/hora
Una agencia federal de USA carga en el sistema
+10,000 registros médicos por hora en Alfresco
Alfresco en el mundo real
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El Ciclo de vida …
Auditoria y Seguimiento
(Del documento vivo al documento de archivo)
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Agenda• Casos de uso• Estrategias de archivo• Servicios documentales de archivo• Novedades 2.1• Demo• Preguntas
![Page 7: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/7.jpg)
La plataforma Alfresco
Plataforma Open Source
Web Content Services
IMAP Server
Colaboración
Flujos de Trabajo
Contenido social
Gestión de documentos
Gestión de Archivo
Gestión Activos Digitales
Gestión de Expedientes y negocio
Aplicaciones de movilidad
Alfresco Cloud
DAM
IMAP
ACTIVITI
OWD
Mobile
DM
RM
SHARE
SOCIAL
WCS
ContentPlatform
CLOUD
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Cuáles son tus casos de uso?
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Casos de uso
• Guardar documentos de archivo
• Cuadro de clasificación bien definido
• Calendario de conservación asociado
• Orientado a archiveros y auditores
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Casos de uso
LEY 15/1999,LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal
Real decreto 3/2010, ENSEsquema nacional de Seguridad
Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica
LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
LEY 30/2007 Contratos del Sector Público
LEY 34/2002Servicios de la Sociedad de la Información
LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
Real decreto 4/2010, ENIEsquema nacional de InteroperabilidadNormativas
• ISO 15489• ISO 14721
• Moreq10• ….
Normativas locales
Exigencias de integración
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Casos de uso
Crear, Preservar y Destruir documentos
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Casos de uso
DepartamentoLegal
DepartamentoCompras
DepartamentoMantenimiento
Gestión de archivo
Revisión del pliego
Pliego
Adjudicación
Archivo
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Qué tipo de archivos maneja RM ?
Estrategias de archivo
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Casos de uso
Sistemas de Tramitación
ArchivoActivo
ArchivoSemi-activo
ArchivoHistórico
PreservaciónPreservación
AutomatizaciónAutomatización
TramitaciónTramitación
AuditoriaAuditoria
Cuadro de clasificación
Cuadro de clasificación
Calendario de conservación
Calendario de conservación
SeguridadSeguridad
ColaboraciónColaboración
CreaciónCreación
DestrucciónDestrucción
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Casos de uso
Sistemas de Tramitación
ArchivoActivo
Único Repositorio
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Estrategias de archivoArchivos dedicados
•Espacios dedicados• Eg. Archivo activo• Eg. Archivo semiactivo• Eg. Archivo longevo
•Cuadro de clasificación• Series y subseries
•Normativas • Eg 15.489:2001
In Place
•Un único espacio para la tramitación y el archivo electronico
•Simplificación y cuadro de clasificación dinámico
•Archivos públicos
Nuevo en RM
2.1
Nuevo en RM
2.1
Un único Repositorio
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Casos de uso
Sistemas de Tramitación
Archivo
Nuevo en RM
2.1
Nuevo en RM
2.1
![Page 18: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/18.jpg)
Qué hace el módulo de RM ?
Servicios documentales de archivo
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1. El documento de archivo
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Diferentes tipos documentalesDocumento
•Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales)
•Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso
•El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario
•Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario
DocumentoDe Archivo
•La organización define un cuadro de clasificación
•Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización
•Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido
•Los registros son custodiados por un determinado tiempo
≠≠
≠≠
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Tipos de Documentos
Documentos Electrónicos
– Registro escaneado , PDF o registro Web– Físicos– Definidos por la organización
Documentos físicos
– Carpeta– Almacén– Archivo
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Referencias• Relaciones entre
documentos de archivo
• Pueden ser...– Padre / Hijo– Bidireccionales– Definidas por el usuario
• Extracciones de correo electrónico crean una referencia automáticamente
• Pueden actuar como eventos
• Padre / Hijo
– Obsoletas, obsoletas por– Representación,
representación por– Reemplazo, reemplazo por– Documentación de apoyo,
documentación complementaria
– Versiones, versiones por– Mensaje, documento adjunto
• Bidireccionales
– Referencia cruzada
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2. La captura
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Generación de Documentos• Alfresco soporta la generación de documentos por diferentes vías:
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Automatización• Añadir metadatos• Tareas de descripción• Auto-catalogación
• Reglas en 3 pasos
Exp.
Contratos
HHRR
Archivo
Drag and Drop
Reglas crean documentos de archivo
Records Manager filesin File Plan
Acciones
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3. Cuadro de clasificación
![Page 27: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/27.jpg)
MultinivelPlan de archivo
Expedientes
Series
D O D Europa
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FlexibilidadPermite implementar diferentes normativas en una única instalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamente en una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentes normativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.
![Page 29: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/29.jpg)
Cuadro de clasif icación
Organización
•Jerarquías multinivel•Planificación de Procedimientos(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.•Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)•Agrupados por expedientes(carpetas de registros)•Referencias (relaciones entre registros)
•Añadir series y subseries dinámicamente
Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.
Procedimiento
Expedientes
Planificación disposición
Nuevo en RM
2.1
Nuevo en RM
2.1
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4. Calendario de conservación
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Ciclo de vidaDisposición
•Relacionado a nivel de categorías•Permite políticas de:
– Retención– Disposición
•Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido
Observación de Registros
•El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.
Eventos
•Definidos por el usuario•Definidos por el sistema•Permiten ser enlazados a las planificaciones de disposición•Gran conjunto de eventos predefinidos:
– Abolición– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición
Transferencia
•Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.
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5. Seguridad y Auditoria
![Page 33: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/33.jpg)
Seguridad y Auditoria
Seguridad
•Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,•Modelo extensible para necesidades propias•Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.
Auditoria
•API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados•Auditar acciones•Filtro por tipo de evento, usuario o fecha•Las mismas auditorias pueden ser declaradas como registros
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Seguridad – Permisos especiales• Existen más de 50 permisos especiales (capabilities):
– Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc.
• Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema
Extender periodo de retención o bloqueo– Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas,
extendiendo así su periodo de retención.
Cerrar carpetas– El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior.– Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.
![Page 35: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/35.jpg)
6. Búsqueda
![Page 36: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/36.jpg)
Búsqueda
• Graba / recupera búsquedas
• Genera informes
Busca en :
•En el registro y sus propiedades
•En las planificaciones de disposición
•En campos calculados ( como las fechas )
•En los estados
•En propiedades propias
Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.
![Page 37: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/37.jpg)
Easy Record Management
Novedades en la versión 2.1
![Page 38: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/38.jpg)
Novedades RM 2.1
1. Aumentar la usabilidad
• Nueva Interfaz de Usuario• Record Management in Place• Consola de administración desde el espacio de RM
2. Automatización
• Automatizar la creación• Automatizar el archivado y la descripción• Cuadro de clasificación dinámico
![Page 39: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/39.jpg)
1. In Place Record Management
![Page 40: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/40.jpg)
File Plan ControlArchivoContratos
Facturas
![Page 41: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/41.jpg)
ArchivoContratos
Facturas
File Plan Control
![Page 42: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/42.jpg)
ArchivoContratos
Facturas
File Plan Control
✗✗
![Page 43: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/43.jpg)
2. Descripción automatizada
![Page 44: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/44.jpg)
Descripciones automatizadasAlfresco automaticamente puede:
• Cambiar atributos• Localizaciones
![Page 45: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/45.jpg)
![Page 46: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/46.jpg)
3. Cuadro de clasificación inteligente
![Page 47: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/47.jpg)
Intelligent File Plan
![Page 48: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/48.jpg)
Intelligent File Plan
ExpedientesDinámicos
A 2011
A 2012
A 2013
![Page 49: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/49.jpg)
date.year = 2013date.month.short = Enedate.month.long = Enerodate.year.week = 31date.day.long = Domingonode.dm:XXX = XXX Atributo
Substituciones
![Page 50: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/50.jpg)
/CORPORATE MANAGEMENT/Legal Support/Contractual Obligations/FY${date.year}/${node.dm:customername}
Expedientes dinámicos
![Page 51: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/51.jpg)
![Page 52: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/52.jpg)
![Page 53: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/53.jpg)
Easy Record Management
Demostración
![Page 54: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/54.jpg)
Demo
• Declarar un documento de archivo In Place
• Describir un documento de archivo• Crear una carpeta de Expediente• Crear el calendario de conservación• Manejar permisos de usuario
![Page 55: Alfresco Record Management 2.1](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022050816/548d2236b4795956138b46d6/html5/thumbnails/55.jpg)
http://www.alfresco.com/RMassessment
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