Alex Vigliazzi – Botucatu, 2015. Botão utilizado para recebimento ao documento tramitado para...
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GUIA BÁSICO DO SIGAD
Alex Vigliazzi – Botucatu, 2015
Preciso receber processos/documentos
Preciso imprimir relação de remessa ou confirmar recebimento de externo
Preciso movimentar processos/documentos, ou gerar cópia de documentos para poder tramitar ou arquivar um processo
Preciso procurar algum processo/documento
Preciso abrir um processo/expediente
Preciso movimentar algo que não está cadastrado ou cadastrar um documento novo
Botão utilizado para recebimento ao documento tramitado para seção/departamento, já recebido fisicamente
Botão utilizado para verificar detalhes quanto à trâmites e informações do documento
Botão utilizado para verificar as providências a serem tomadas após recebimento
Este é o usuário o qual recebeu, e com quem, segundo o SIGAD, está o documento
Mesmas funções que na caixa de entrada
Editar informações do documento
Tramitar
Trâmite interno (entre usuários da mesma seção/departamento), pouco usado
Arquivar: neste caso, é usado para documentos que permanecerão na seção/departamento, e não para processos que serão enviados para a Seção Técnica de comunicações para arquivo
Em “mais opções” é possível gerar cópias para o caso de movimento para mais de um destino simultâneo, dessa forma o documento já cadastrado no SIGAD, não necessita que suas cópias também sejam cadastradas separadamente
Selecione o destino do trâmite
Na UnidadeSelecionar
seção/departamento podendo ainda nomear o funcionário que receberá
Outra unidade
Unidades de Botucatu Trocar a forma de envio para “em mãos”.
Unidades fora de Botucatu Manter a forma de envio “via malote”
Externo Informar a Instituição de destino
Informar o setor para o qual deseja enviar, sendo possível nomear a pessoa para quem
está enviando
Selecione Bot/FMB...
UA/GT – Seção/Departamento
Caso vá para o HC ou Famesp: não
selecionar
E especificar abaixo o local de
destino
Forma de envio: EM MÃOS
Descreva algumas características ou assunto do item
Selecione outra unidade do Campus
de Botucatu
Nesse caso AG, ou IBB, ou FCA ou FMVZ
UA/GT – Seção/Departamento
Muita atenção na forma de envio: EM
MÃO
Descreva algumas características ou assunto do item
Para facilitar pode informar o nome no
campo “Destinatário”
Selecione Bot/FMB...
No caso de cadastro de
documentos, o destino será
STCOM
Forma de envio: EM MÃOS
Descrição do documento:
Destino após cadastro/protocolo
Tipo de Documento:• Ofício;• Despacho;• Relatório;• RMS (ou RP);• Requerimento;• Requisição;• Solicitação;• Nota Fiscal;• Entre outros.
Definido qual o tipo de documento:• Estabelecer uma numeração
sequencial (controlada pela seção/departamento);
• Em seguida especificar o ano vigente.
• OBSERVAÇÃO: ao acabar o ano, a sequência da numeração caducará, iniciando assim a partir de “1” no ano seguinte.
Em seguida descrever do que se trata:• Mencionar o assunto do
documento, ou alguma informação de referência;
• Podem ser essas informações: nome do servidor, com matrícula ou algum documento, ou de aluno, evento, características de itens solicitados para compra, itens listados em nota seguido do valor dessa...
Informar o destino após cadastro/protocolo:• Neste caso o destinatário é
descrito só no campo “Destinatário” abaixo da descrição do item;
• É interessante endereçar uma seção/departamento, evitando especificar somente o nome de alguma pessoa do local.
Mas quais documentos necessitam cadastro?
• Ofício, declaração, solicitação, nota fiscal, pedido de férias, pedido de licença prêmio, solicitação de afastamento, relatório de afastamento, RMS (no SIGAD lê-se RIRP como RMS também), folha de frequência de chefe de departamento...
CADASTRA• “Papel de ForPonto”, diária, transporte, frequência
de alunos/estagiários/residentes, frequência de docente, termo de outorga STAEPE/ERI, nota de movimentação interna - patrimônio...
NÃO CADASTRA
O que é o quê?
Ofício – comunicação entre autoridades;Requerimento – qualquer petição verbal ou por escrito;Requisição – pedir providências;
Solicitação – pedido insistente;
Memorando – mensagem escrita;Comunicado – aviso, informe, boletim resumido;
Quando realizados trâmites para fora da Faculdade de Medicina, é necessário gerar a relação de remessa por aqui, para que assim possa ser enviado, exceto quando feito via “Remessa Avulsa”
Depois de clicar em “Gerar Remessa, o item aparecerá na lista de baixo, onde é possível imprimir a relação de remessa caso deseje, ou mesmo reverter qualquer trâmite que ainda não tenha sido recebido virtualmente pelo destinatário
Selecionar o tipo de documento que se deseja encontrar, como processo, ofício, RMS, nota fiscal, entre outros
Identificar a unidade que gerou esse documento. Lembrando que documentos de externos à UNESP não tem documentos ou processos cadastrados no SIGAD
Identificar o número do documento/processo, o ano e o volume que se deseja localizar
Para o caso de novos documentos recém cadastrados, torna a busca mais fácil
Para localizar documentos antigos que já tenham “ID”, digitar o número de “ID” neste campo para agilizar a pesquisa
Pode ser o nome de um servidor ou uma seção/departamento
Após localizadas informações à respeito de sua pesquisa, conte conosco para ajudar a encontrar algum processo/documento com dados divergentes
Selecione o tipo de solicitação: para processo, expediente ou processo de adiantamento
Nome do servidor que assinará a SAPE
Do que trata?OBSERVAÇÃO: não existe a necessidade de iniciar com “S/, Sobre, Para tratar...”
Aqui é onde se identifica o destino após autuação, exceto no caso de processos de adiantamento que é “travado” para a STCOM
SEMPRE EM MÃOS
Para expediente, existe a necessidade de vincular a um processo existente, o campo surgirá logo abaixo da primeira seleção
Interessado: funcionário, aluno, seção/departamento ou externo
Como proceder para arquivar processo?
Sem grampos ou clips;
Não ter CD, disquete, pendrive ou qualquer tipo de mídia anexado;
Folhas numeradas formalmente
Ou seja, com carimbo completamente preenchido
Contendo a sequência, n° do documento e ano, e rubrica do executador da tarefa;
Despacho ou carimbo de solicitação de arquivamento na última folha.
Basta tramitar seguindo os passos para trâmite “Na Unidade”, endereçando a STCOM, deixando marcado em mãos a forma de envio, e descrever em providências “para arquivo”, um “post-it” com a informação também ajuda e não é necessário imprimir relação de remessa