ALEPH 系统培训 —— 采访 / 连续出版物模块 ( 20 版)
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ALEPH 系统培训——采访 / 连续出版物模块
( 20 版)
张光玉
以色列艾利贝斯有限公司北京代表处2012-2-28
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
ALEPH 中 连续出版物的概念
• ALEPH 中的期, 预订和单册 • 一期 (ISSUE): “ 时代” , Vol. 144, no. 26.
• 图书馆有三个“时代”杂志的预订 (SUBSCRIPTIONS) ( 可能是每个分馆一个 ).
• 三个单册 (ITEMS): 图书馆收到这一期每一个复本都是一个单册 .
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
ALEPH 中 连续出版物的概念
• ALEPH 中的期, 预订和单册
预订 1
分馆 1 分馆 2 分馆 3
单册 单册 单册
一期
预订 2 预订 3
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
ALEPH 中 连续出版物的概念
• 预订记录 (Subscription) (Z16) • 在期刊模块中的预订只是 ALEPH 系统的一个内部管理
机制,用于期刊控制 ( 记到 , 催缺…… )
• 每个预订记录存放着本馆的某种期刊每个独立的预订(复本)的信息。
• 图书馆收到的每一套复本必须有一个预订记录
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
ALEPH 中 连续出版物的概念
• 订单 vs. 预订• 订单 : 假定从某个书商订三个复本,这时只要做一张
订单就可以了:在订单表单的复本数量填上 : 3 。
• 预订 : 从书商那儿收到的每一套复本都必须有一条ALEPH 预订记录 . 针对上面这种情况,这种期刊在该图书馆的采访模块里就有 3 个预订。
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
ALEPH 中期刊工作流程
• 期刊订购( APSS )• 期刊预订设置• 期刊出版频率设置
• 用表单方式设置• 用 853/853X 描述
• 在编目界面编辑• 在连续出版物模块用模式来设定
• 打开预计到达的期• 期刊登到• 期刊催询• 期刊装订
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
创建期刊出版频率 - 两种方法
• 使用 ALEPH 出版频率表单• 比较适用于常规出版,很少有例外的期刊 ( 比如月刊、周刊
等。 )
• 缺点 : 必须为每种刊设置 . 限定于固定的模式 . 不可以导入导出 .
• 使用 ALEPH 853/853X 字段• 优点 : 可以涵盖大部分模式,可共享,可以生成期刊馆藏总
结• 缺点 : 需要编目
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
出版频率 表单
• 设置 / 修改出版频率• 每年期数:• (如:月刊 每年期数为 12 期)• (如:双月刊 每年期数为 6 期)
• 每年最大期数:• 对于期序号以年为周期的 < 月刊 >, 此处填 12• 对于期序号是连续编号的 < 月刊 > ,此处填 999
• 描述 :• < 期刊 > 出版频率描述: $Y 年 第 $I 期,如: 2009 年 第 1 期
• < 报纸合订本 > 出版频率描述: $Y 年 $I 月合订本。如: 2009 年 1-3 月合订本)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
期刊现刊登到• 登到• (现刊单册记到)
• 选择单册的期,直接登到
• 合刊• (实际到馆现刊为合刊)
• 比如:• 4 月, 5 月实际到馆是 4-5 合刊,• 删除 5 月期刊单册记录,• 选择 4 月期刊单册记录,“登到”• 修改 4 月期刊单册记录描述为: 2009 年 第 4-5 期,点击“登到”按钮
• 增刊• (实际到馆现刊有增刊)
• 比如:• 7 月, 8 月间实际到馆 7 月有增刊• 选择 7 月单册记录,“复制”• 修改计数级别 <7.5> 和 描述信息 <2009 年 第 7 期 增刊 > • 登到
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
期刊装订
• 合订刊处理• 单册 / “ 装订 / 修改”• 左侧窗口选择待装订单册 推送到 右侧窗口,点击“装订”• 扫 合订本 “条码”,修改“描述”信息• 注意:合订本的“资料类型”为 ISSBD
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
建立书商(采访模块 / 管理 / 书商,点击“新建” )
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
创建期刊预订记录 (检索书目记录 / 推送到“连续出版物”标签页下)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
创建期刊预订记录 (采访模块 / 连续出版物 / 新建 预订)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
著录出版频率 • 新建的预订记录下没有单册,需要根据“出版频率”创建预订下的单册• 选中新建的预订记录• 点击“出版频率”• 说明:(填写 出版频率 “ 1. 信息”)
• 卷期:(指订购当年,第一卷第一期对应的数字,• 比如: 2009 年第一卷第一期对应的数字。)• 出版日期:(订购当年,第一期的出版日期。)• 每卷间隔:
• (以年代卷的情况下,每卷间隔为 1 年,即 12 个月)• 每期间隔:(可选年 / 月 / 周 / 日 作为时间间隔单位,• 如:月刊 每期间隔为 1 月)• 每年期数:
• (如:月刊 每年期数为 12 期)• (如:双月刊 每年期数为 6 期)
• 每年最大期数• 对于期序号以年为周期的 < 月刊 >, 此处填 12
• 对于期序号是连续编号的 < 月刊 > ,此处填 999• 描述 :• < 期刊 > 出版频率描述: $Y 年 第 $I 期,如: 2009 年 第 1 期• < 报纸合订本 > 出版频率描述: $Y 年 $I 月合订本。如: 2009 年 1-3 月合订本)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
著录出版频率 (采访模块 / 连续出版物 / 出版频率)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
建立现刊单册(采访模块 / 连续出版物 / 出版频率)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
建立现刊单册(采访模块 / 连续出版物 / 单册)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
现刊记到(采访模块 / 连续出版物 / 单册)
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
Stage 6: 新刊到馆的处理
• 新建书目记录• 编目订单(选择 UIC01 或 UIC09 库,填写表单:题名,保存即可。)
• 新建预订记录• 分馆 / 预订起止日期 / 单册状态(期刊 / 报纸) / 书商
• 创建出版频率• 打开现刊单册• 登到• 装订• 催缺
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
采访工作流程 - 根据书目记录创建订单 - 采访批拟订
• 采访批拟订 APSS (报刊采访拟订系统)
访问服务器地址:
• http://202.120.121.225:8118/apss/index.jsp
测试帐号 / 密码: test/test
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
一些重要概念• 报刊拟订库: LCL51• 书目批次号
• 在书目上载到拟订库时,为新上传的书目数据定义的批次号• 拟订库书目状态
• 拟新订:无上一年有效订单的书目,只能新订• 拟续订:有上一年有效订单的书目,可以续订• 关闭
• 订单号• 拟订库:由拟订库自动分配• 正式库:推荐系统自动分配
• 附加订单号 1( 正式库 )• 订购批次号 ( 拟订库 )
• 附加订单号 2( 正式库 )• 邮发代号 / 统一书刊号 / 中图刊号
• 正式库有效订单• 订单状态为 SV 或 RSV ,预订截止时间为上一年度,比如 2008
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
一些重要概念
• ETL (抽取 / 转换 / 装载)• 抽取( Extract ) -- 抽取所需的来自正式库的数据;• 转换( Transform ) -- 对抽取来的数据进行转换处
理• 装载( Load ) -- 将数据导入拟订库的相关数据表中
• APSS 的 ETL 过程就是在正式库中抽取上一年所订购报刊的书目索引记录、上一年度报刊的订单记录和相关的预订记录,并将这些数据装载到拟订库中,以便新一年度报刊订购的查重和续订。
ALEPH - 采访 / 连续出版物模块
系统初始化 ETL
• 报刊的采访工作理论上一年一次,以续订为主• 在 ETL 前数据检查:系统将生成 ETL 年份预订数和订
购数不符合的有效订单数据• 做下一年的订单前,要对 APSS 进行初始化• 初始化工作包括:
• 清空 LCL51 的所有数据• 抽取正式库的报刊书目索引记录 / 上一年的有效订单记录 / 上
一年的有效预订记录• 将这些记录装载到 LCL51 库中
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