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ALEJANDRO NIETO MARTÍNEZGerente de la Seguridad y Analista Socio Político.

Administrador de Empresas.Auditor Internacional BASC 14 - 006 - 6

Especialista en Auditoría Integral

AGENDA

Objetivo

Generalidades

Mejora del Sistema

Cómo mejorar - Taller

ALEJANDRO NIETO MARTÍNEZ

Auditor Internacional BASC 14 - 006 - 6

Desarrollar la competencia para

generar y solucionar las no

conformidades detectadas y/o

potenciales, a través de la

implementación eficaz de acciones

correctivas y de mejora, que permitan

a los participantes el entendimiento de

la metodología para su levantamiento,

análisis y cierre.

OBJETIVO



Julio del 2106

CADENA DE SUMINISTROS

FLUJO DEL COMERCIO INTERNACIONAL - ACTORES

EXPORTADOR

TRANSPORTE

INTERNO

OPERADOR

LOGISTICOPUERTOS DE ORIGEN

TRANSPORTE

INTERNACIONAL

PUERTOS DE DESTINO

IMPORTADOR

TRANSPORTE

AGENTE DE

ADUANA



Julio del 2106

CADENA DE SUMINISTROS RIESGOS

CONTAMINACION

BIOTERRORISMO

SABOTAJE

LAVADO ACTIVOS

INFILTRACION

PENETRACION

ROBOS

INFILTRACION

FALTA DE ENTREGA

INFILTRACION

PENETRACION

ROBOS

CONTAMINACION

CONTAMINACION

TERRORISMO

LAVADO

INFILTRACION

PENETRACION

CONTAMINACION

FALTA DE ENTREGA

AVERIAS

FALTA DE ENTREGA

TERRORISMOLAVADO

ESTAFA

FALTA DE ENTREGA

ROBOS

CONSPIRACIONES

ROBOS

INFILTRACION





Gerencia Nacional

Planeación

EstratégicaSistema de Gestión

Producción Almacenamie

nto y

despacho

Recursos

Humanos

Gestión Adm.

y FinancieraComercial

Materia

primaEntradas Salidas

PROCESOS MISIONALES

Procesos de Apoyo

Mejoramiento continuo

MAPA DE PROCESOS EXPORTADORA LTDAS

O

L

I

C

I

T

U

D

D

E

L

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L

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S

F

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C

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Ó

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L

C

L

I

E

N

T

E

Exportaciones

MISIÓN“Facilitar y agilizar elcomercio internacionalmediante el establecimientoy administración deestándares y procedimientosglobales de seguridadaplicados a la cadenalogística en asociación congobiernos, autoridades yempresas a nivel mundial”.

ORGANIZACIÓN MUNDIAL BASC

Contaminación

de la Carga

Contrabando de

Mercancías

Tráfico de

Personas

Lavado de

Activos

Terrorismo

Otros

Promover el

Comercio

Internacional

Seguro

OBJETIVO

Evitando

principalmente:

GLOSARIO DE TÉRMINOS BASC VERSIÓN 4

53. MEJORA CONTINUA:

Actividad encaminada a

aumentar la capacidad de

la organización y del Sistema

de Gestión en Control y

Seguridad para cumplir los

requisitos



DEFINICIÓN

La mejora continua, si se quiere, esuna filosofía que intenta optimizar y

aumentar la calidad de un producto,proceso o servicio.



Es mayormente aplicada de forma directa en empresas de

manufactura, debido en gran parte a la necesidad constante de

minimizar costos de producción obteniendo la misma o mejor

calidad del producto, porque como sabemos, los recursos

económicos son limitados y en un mundo cada vez más

competitivo a nivel de costos, es necesario para una empresa

manufacturera tener algún sistema que le permita mejorar y

optimizar continuamente.

DEFINICIÓN



La Mejora Continua no solo tiene sentido para una

empresa de producción masiva, sino que también

en empresas que prestan servicios es

perfectamente válida y ventajosa principalmente

porque si tienes un sistema de Mejora Continua (al

ser un sistema, quiere decir que es algo establecido

y conocido por todos en la empresa donde se está

aplicando) entonces tienes las siguientes

características:

Un proceso documentado: Esto permite que todas las personas que son

partícipes de dicho proceso lo conozcan y todos lo apliquen de la misma

manera cada vez.

Algún tipo de sistema de medición: que permita determinar si los

resultados esperados de cierto proceso se están logrando (indicadores de

gestión).

Participación de todas o algunas personas: relacionadas directamente

con el proceso ya que son estas personas las que día a día tienen que

lidiar con las virtudes y defectos del mismo.

1.996

Listas de

Verificación

Norma

V1:2003Norma

V2:2005Norma

V3:2008

Norma

V4:2012

Norma

V5:2017

EVOLUCIÓN

BASC V-5

NORMA

BASC

VERSIÓN

5 DEL

2017

2018

SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD – BASC.

ESTÁNDARES

GLOSARIO

Aumentan los requisitos

relacionados con el

compromiso de la alta gerencia

Incluyen el pensamiento

basado en riesgos

Detallan elementos de la

aplicación del enfoque a

procesos

Incluyen análisis del contexto

y las expectativas y requisitos

de sus partes interesadas

Enfatizan la importancia de

generar valor agregado para

los clientes.

Orientadas a la integración

de los sistemas de gestión

2018

ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL

Versión 5

ESTRUCTURAS DE ALTO NIVEL

2018

0 Introducción

1 Objeto y campo de aplicación

2 Referencias normativas

3 Términos y definiciones

4 Contexto de la organización

5 Liderazgo

6 Planificación

7 Apoyo

8 Operación

9 Evaluación del desempeño

10 Mejora

BASC V 5

0 Introducción

1 Objeto y campo de aplicación

2 Referencias normativas

3 Términos y definiciones

4 Contexto de la organización

5 Liderazgo

6 Planificación

7 Apoyo

8 Evaluación del desempeño

9 Mejora

ESTÁNDARES

2018

ESTÁNDARES

BASC V 4

1 Aeropuerto - Terminal Aérea

2 Agente Aduanal

3 Agente de Carga - Agente Marítimo

4 Almacenadoras - Depósitos Fiscales

5 Empresas de Servicio Temporal

6 Exportador

7 Hoteles

8 Importador

9 Operador Logístico

10 Operador Portuario - Agente de Estiba

11 Servicio De Vigilancia y Seguridad Privada

12 Servicios Portuarios y Marítimos Complementarios

13 Transportador Aéreo

14 Transportador de Carretera

15 Transportador Férreo

16 Transportador Marítimo - Fluvial

17 Zona Franca y Parques Industriales - Empresariales

18 Terminales Portuarias, Lacustres y Fluviales

BASC V 5

E – 5.0.1

E – 5.0.2

E – 5.0.3

Planear-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA).

P

HV

A

4. CONTEXTO DE LA EMPRESA

5 LIDERAZGO

6 PLANIFICACIÓN

7 APOYO8 EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

9 MEJORA



Ciclo de Deming.wmv

Ciclo de Deming.wmv

CAP 1 Objeto

CAP 2 Referencias

CAP 3 Glosario

9 MEJORA9.1 Generalidades

9.2 Corrección

9.3 Acción Correctiva

9.4 Acciones de mejora

9.5 Revisión por la Dirección

8 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

8.1Seguimiento, medición, análisis

y evaluación

8.2 Auditoría interna

4. CONTEXTO DE LA EMPRESA4.1Comprensión de la empresa y de

su contexto

4.2 Comprensión de las necesidades

y expectativas de las partes

interesadas

4.3 Determinación del alcance

4.4 Enfoque en procesos

5 LIDERAZGO5.1 Liderazgo y Compromiso

5.2 Política de gestión en control y

seguridad

5.3 Objetivos del SGCS BASC

5.4 Responsabilidad y autoridad enla empresa .

6 PLANIFICACIÓN6.1 Gestión de Riesgos

6.2 Requisitos Legales

ESTRUCTURA NORMA BASC

7 APOYO7.1 Recursos

7.2 Información Documentada

MEJORA CONTINUA EN EL SISTEMA BASC – V5



Requisitos de la Norma

5. LIDERAZGO

5.2 . Política de gestión en control y seguridad

5.2.1. Establecimiento

La alta dirección debe establecer, documentar y

respaldar la política que:

a)

b)

c)

d)

e) Incluya un compromiso de mejora continua del SGCS

BASC.




9. MEJORA

9.1. Generalidades

Las actividades para la gestión de las mejoras

(correcciones, acciones correctivas y acciones de

mejora), son elementos que permiten al sistema

desarrollarse y aumentar su nivel de eficacia, para

alcanzar los resultados planificados. Esos procesos

deben retroalimentar la gestión de riesgos cuando

sea aplicable.




9.2. Corrección

Cuando se identifique desviaciones que requieren atención

de carácter inmediato, la empresa debe desarrollar lascorrecciones correspondientes para eliminar los efectos de

dicha desviación. Debe mantener registros de dichascorrecciones y del análisis para determinar si se requieren

acciones correctivas adicionales.

GLOSARIO DE TÉRMINOS BASC - VERSIÓN 5

14. Corrección: Acción inmediata que busca eliminar el

efecto de una desviación. Nota: No requiere análisis de

causa.

D

C

A

B

Verificar la eficacia de las

acciones tomadas.

Determinar e implementar las acciones

correspondientes para eliminar estas causas,

incluyendo las fechas límite y los responsables

Desarrollar un análisis de

las causas.

Registrar las no

conformidades.


9.3.Acción Correctiva

La empresa debe establecer

un procedimiento

documentado para la gestión

de las acciones correctivas y

aplicarlo cuando se

identifique no conformidades.

Se debe considerar lossiguientes aspectos:




1. Acción correctiva: Conjunto de actividades que permite eliminar la causa

de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.




9.4. Acciones de mejora

La empresa debe determinar, registrar y dar seguimiento

periódico a las oportunidades de mejora e implementar

las acciones necesarias para lograr los resultados

previstos, fortalecer su sistema y la gestión de riesgos.


2. Acciones de mejora: Conjunto de actividades

orientado a fortalecer el SGCS BASC y la gestión de

riesgos y que contribuye a la mejora de su capacidad

para alcanzar los resultados previstos.

c) El cumplimiento de los objetivos.

a) Cumplimiento de acuerdos

documentales en revisiones

anteriores

b) Los cambios en1. Los factores externos e

internos que sean pertinentes.

2. Las necesidades y

expectativas de las partes

interesadas, incluidos los

requisitos legales y

reglamentarios.

3. La gestión de riesgos

d) La información sobre el

desempeño del SGCS BASC, incluidas

las tendencias relativas a:

1. Indicadores de los procesos.

2. No conformidades y acciones

correctivas.

3. Resultados de seguimiento y

medición.

4. Cumplimiento de los requisitos

legales y reglamentarios.

5. Resultados de las auditorías.

e) Asignación de los recursos.

F) LAS ACCIONES DE

MEJORA.


9.5.1. Evidencias

sobre los elementos

de entrada

9.5. Revisión por la dirección

La alta dirección debe revisar el SGCS BASC a intervalos planificados,(mínimo una vez al año) y debe incluir:

c) Las decisiones relacionadas con

cualquier necesidad, incluidos los

recursos..

a) Las conclusiones sobre la

eficacia del sistema.

B) LAS DECISIONESRELACIONADAS CON LASOPORTUNIDADES DE MEJORA.


9.5.2. Los elementos

de salida de la revisión

por la dirección

deben incluís:

9.5. Revisión por la dirección

La alta dirección debe revisar el SGCS BASC a intervalos planificados,(mínimo una vez al año) y debe incluir:

d) Las acciones necesarias cuando

no se hayan logrado los objetivos..

La empresa debe conservar información documentada, como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.

DESPLIEGUE DE LA POLÍTICA

Prevención de actividades

ilícitas.

Mejoramiento continuo del

SG.

Cuantificables.

Medibles

Metas.

Mejora

POLÍTICA

OBJETIVOS

INDICADORES

01

02

03

CRECIMIENTO DESDE LOS CONTROLES

Fácil

comprensión

Suficientes

Eficaces

Oportunos

Objetivo

Actuar

Sencillos

Recursos

Hace parte

Costo /

Beneficio

Eficaz +

Eficiente

Cantidad

Comprensibles

Eficientes

Inmerso en

los procesos

Económicos

Efectivos

Lógicos

Analizar la situación existente

Establecer objetivos

Buscar soluciones para

lograr los objetivos

Evaluar las soluciones

Implementar soluciones

Medir, verificar y analizar la

eficacia

Etapas para la Mejora Continua

Estandarizar cambios

Específicos: ¿Quién? ¿Qué?

Medibles: Indicadores, Datos

Alcanzable:

Realista:

Tiempo: Línea de tiempo= Cuándo se alcanzará

Materiales

EquiposSeguridad

Proveedores

Procedimientos

InformaciónPersonas

DocumentaciónPROCESOS

Qué puedo mejorar?

CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS Y OBJETIVOS

Observación y Entrevistas

Hallazgos auditoría

Reportes de inspecciones

S.Q.R.

Riesgos

Revisión por la Dirección

Cómo mejorar?

ACCIONES DE MEJORA



Cómo mejorar?

Proceso: Sistema de Gestión Responsable del proceso: Sandra Mejía

Fecha de la acción: 29 de enero del 2019Acción No: 1

Numerales: 8.2.1.a.

Origen

de la acción:

Auditoría Interna

Tipo de acción:

Corr

ección

Correctiva X MejoraAuditoría Externa X

Tipo de hallazgo:

M m X Om O

Descripción de la No Conformidad u Observación

Las listas de chequeo no contienen los numerales de la norma y estándares para la trazabilidadcon el informe de auditoría. No se evidencia el informe de auditoría del proceso Gerencial.

Descripción de la causa:

Lluvia de ideas:

- Seguimiento a los documentos

- Trazabilidad en la documentación con respecto a las auditorías internas

- Rotación de Personal

- Confianza del equipo auditor

Cinco “Porqué”

1. Desconocimiento de esta normatividad

2. Falta de control y revisión anual de las listas de chequeo

3. La persona encargada del sistema no verifica la actualización de los documentos

4. Rotación de la persona encargada del Sistema de Gestión

5. El Gerente viajó a Cali y por esta razón se dilato la auditoria interna.

Identificación “Causa Raíz”

- Se pensó llevarlo como una entrevista, buscando confianza con la persona que se audita, así mismo faltó control y seguimiento a los documentos que hacen parte del sistema de gestión.



Cómo mejorar?

Acciones de mejora:

No. Tareas Propuestas Responsable Plazos

1Actualizar las listas de chequeo de acuerdo conlos numerales de la norma y el estándar

Sandra Mejía. 20-febrero-2019

2

Socializar las nuevas listas con los auditoresinternos y aplicarla en la próxima auditoria, deacuerdo con el cronograma de auditorías.

Sandra Mejía 24-febrero-2019

3Elaborar el informe de la auditoria interna de laGerencia.

Sandra Mejía 20-marzo-2019

Seguimiento de las acciones de mejora:

No. Tarea ejecutada Responsable Fecha cumplimiento

Descripción de la eficacia de la acción (es):

Evidencia y observaciones finales:

CONSTANCIA DEL CIERRE

Fecha de cierre Firma líder del proceso Firma auditor interno



Métodos de análisis de causa

Este método es el más popular

debido a su eficacia y sencillez,

se basa en el diagrama de

causas y efectos (también

conocido como diagrama de

pescado), mismo que patentó

el Dr. kaoru Ishikawa.

El diagrama se utiliza para

identificar, clasificar y

documentar las posibles causas

de un problema, de tal modo

que se puedan identificar las

relaciones entre las causas.

Método de las 6M's (Maquinaria, Materiales, Mano de Obra, Mediciones, Medio Ambiente, Métodos):



Métodos de análisis de causa

Este método fue desarrolladopor Toyota, y consta de los

siguientes pasos:

1. Percepción inicial delproblema (vago, grande,complicado).2. Clarificación del problema.3. Área localizada.4. Aplicación de los 5 por qué?(ver tabla).5. Establecer contramedidas.6. Evaluación.7. Estandarización

Método de los 5-WHY?

Verificar las respuestas a lassolicitudes de corrección, accionescorrectivas y acciones de mejora.

Elaborar programa de seguimientoa hallazgos de la auditoría.

Verificar la eficacia de las accionesimplementadas

Mayo del 2016

SEGUIMIENTO A LA MEJORA





Plan de acción

PLAN DE ACCIÓN A LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA DE RECERTIFICACIÓN DEL 14 DE FENERO DEL 2.020

No.

Tipo de hallazgo

Proceso HallazgoTipo de acción

ANÁLISIS DE CAUSAS

CAUSA RAÍZ

ACCIONES

Lluvia de ideas Cinco Porqué? Tareas Responsable Fecha

1 mSistemas

de Gestión

Las listas de chequeono contienen losnumerales de lanorma y estándarespara la trazabilidadcon el informe deauditoría. No seevidencia el informede auditoría delproceso Gerencial.

Correctiva

1. Falta deseguimiento a los

documentos.

2. Falta trazabilidad enla documentación conrespecto a las

auditorías.

3. Rotación depersonal.

4.Excesiva confianzadel equipo auditor.

1. Desconocimiento deesta normatividad2. Falta de control yrevisión anual de laslistas de chequeo3. La personaencargada del sistemano verifica laactualización de los

documentos4. Rotación de lapersona encargada delSistema de Gestión5. El Gerente viajó a Caliy por esta razón sedilato la auditoriainterna.

Se pensó llevarlocomo unaentrevista,buscando confianzacon la persona quese audita, así mismofaltó control yseguimiento a losdocumentos quehacen parte delsistema de gestión.

1. Actualizar las listas dechequeo de acuerdocon los numerales de lanorma y el estándar.

2. Socializar las nuevaslistas con los auditoresinternos y aplicarla en lapróxima auditoria, deacuerdo con elcronograma de

auditorías.

3. Elaborar el informe dela auditoria interna de laGerencia.

Sandra Mejía.

Sandra Mejía.

Sandra Mejía.

20-febrero-2020

24-febrero-2020

20-marzo-2020

2 M Comercial

Al verificar el procesocomercial seescogieron cincoclientes de 24, de loscuales a dos de ellosse realizóparcialmente laverificación deantecedentes desocios orepresentantes legalessuplente.

Correctiva

1. Falta de controlesinternos en el proceso.

2. No se sacó eltiempo necesario pararealizar la actividad.

3.Falta de gestión enla actividad.

1. Descuido por partedel Jefe de Proceso.2. Se cumplen otrasfunciones de Auxiliar

Contable.3. No se hizo la revisióngeneral de los clientesdespués de realizada laverificación de lasCámaras de comerciopara verificar que sehubieran realizado

todos.4. Se dio prioridad a lasfunciones contables.5. No se tuvo en cuentaque la verificación sehace a todos los que seencuentren dentro de laCámara de Comercio.

Falta de controlesinternos por partedel Jefe de proceso

1. Revisar nuevamentelos asociados denegocios, para verificartodos los antecedentesde los suplentes y socios.

2. Verificar en lasauditorías internas.

Carlos Pineda

Jefe SIG

24-febrero-2020

20-fmarzo-2020

3



CONCLUSIÓN

ACCIONES

IMPLEMENTACIÓN

NIVEL

ACTUAL

(Diagnóstico)

NIVEL

BASC

AUDITORIAINTERNA

AUDITORIA

CERTIFICACIÓN

TIEMPO

SGCS


Auditor Internacional BASC 14 – 006 – 6

TALLER – 20 minutos

Organizarse en grupos de a tres (03).

Reciben un hallazgo.

Identificar causas.

Definir acciones.

Determinar responsable.

Determinar fechas de ejecución y seguimiento

para cierre



No. PROCESO REQUISITO REGISTRO HALLAZGOS ENCONTRADOS

1 S.I.G. 4.6.3 m

En la revisión por la Dirección no hay evidencia del seguimiento y

efectividad de las acciones correctivas y preventivas identificadas

en las auditorías internas.

2 S.I.G. 4.5.2 m

Las lista de chequeo no contienen los numerales de la norma y

estándares para la trazabilidad con el informe de auditoria. No se

evidencia el informe de auditoria del proceso Gerencial.

3 OPERACIONES E. 2.1 M

Al verificar las competencias de los guardas que prestan servicio en

los muelles de despacho de exportaciones, se evidencia que no

están capacitados y se rotan mensualmente.

4 S.I.G. 4.5.3 m

Al verificar los registros dentro del proceso de auditoria se encontró

que no están matriculados al sistema y se manejan al interior de

cada proceso.

5 COMERCIAL E1.2 a m

Al verificar el proceso comercial se escogieron cinco clientes de 24,

de los cuales dos de ellos se realizo parcialmente la verificación de

antecedentes de socios o representantes legales suplente.

6 OPERACIONES 4.4.6 M

Al verificar la trazabilidad del servicio de seguridad física, monitoreo

y escoltas, se validó el personal, armamento y munición, no hay

evidencia de control ni registros que permitan determinar la

cantidad y ubicación de las armas.

7 COMPRAS E1.0 m

Se verificó el proceso administrativo en referencia a los proveedores

de cinco proveedores se encontraron uno al que no le fueron

verificados los antecedentes de los accionistas.

TALLER

PREGUNTAS

G R A C I A S

ALEJANDRO NIETO MARTÍNEZGerente de la Seguridad y Analista Socio Político.

Administrador de Empresas.Auditor Internacional BASC 14 – 006 – 6

Especialista en Auditoría Integral

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