ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO 2014€¦ · Las Tablas de Retención Documental . Ley 594 de...
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBO
“PORQUE EN YOLOMBO HACEMOS TODO DE CORAZON”
2014
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE CONTENIDO Pág.
INTRODUCCIÓN 4
1.1 HISTORIA Nombre del/los fundadores (es): Francisco Martínez de Ospina 7
2. OBJETIVOS DE LAS T.R.D. 21
2.1 GENERAL 21
2.2 ESPECIFICO 21
3. MARCO TEORICO 21
4. METODOLOGÍA 23
4.1 PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA 23
INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES. 23
4.2 SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA 24
INFORMACIÓN RECOLECTADA 24
4.3 TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE 25
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. 25
5. FORMATOS UTILIZADOS EN LA ACTUALIZACION DE LAS T.R.D. 25
5.1 ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA (formato 1) 25
5.2 ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL (Formato 2) 28
5.3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (Formato 3) 33
6. ESTRUCTURA ORGÁNICA 38
6.1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS 38
6.2 ORGANIGRAMA 39
7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 40
8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 48
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
8.1 ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA 49
8.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 49
8.3 ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE 50
8.4 JUSTIFICACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 50
8.5 LA IDENTIFICACIÓN 50
8.6 VALORACIÓN 51
8.7 LA SELECCIÓN 51
9. ACTUALIZACION DE LAS T.R.D. 53
10. NORMOGRAMA LEGAL Y DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 54
11. GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS. 74
12. GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN ENCUESTADA 86
13. CONVENCIONES Y ABREVIATURAS UTILIZADAS EN LAS T.R.D 89
14. ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO 90
15. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 91
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INTRODUCCIÓN
Los archivos tienen su génesis en la acción de la sociedad; documentando la
actividad social, política, económica de las comunidades, hechos que producen un
registro en las diversas expresiones de la vida cultural, material y espiritual,
logrando retener el agente generador de un factor fundamental como es la
identidad de la organización o sociedad.
Los archivos abren grandes posibilidades a la planeación de acciones que
conlleven al logro de los objetivos y las metas a alcanzar, en búsqueda de cumplir
con la misión y planear la visión hacia el futuro, ya que en ellos podemos
encontrar diversa información como en educación, salud, servicios, industria,
comercio, agricultura, bienestar, cultura y todo los factores que pueden producir un
sentimiento de favorabilidad para obtener calidad en la organización o en la
sociedad.
El Gobierno Nacional ha documentado el funcionamiento de los archivos
diseñando unos pilares que garanticen la funcionalidad de los mismos
referenciados como Mandato Constitucional como son: Conservación, el derecho
a la Intimidad, el derecho a la Información, el libre acceso a los Documentos
Públicos y sustentado en Legislación Nacional como son:
.. Las Tablas de Retención Documental
. Ley 594 de 2000
, Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
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, Al tener organizados los archivos bajo las condiciones reglamentarias que dicta
el Gobierno Nacional, La Alcaldía del Municipio de YOLOMBÓ, tiene la
capacidad de documentar derechos y deberes de la organización del Estado para
con la organización y de sí misma para con los usuarios. Por lo tanto es un deber
de la institución en todos los niveles de jerarquización estructural, principalmente
en su staff administrativo, posicionar los archivos en concordancia con los
principales desafíos del orden económico, social, cultural y político.
En las Tablas de Retención Documental tienen la herramienta archivística que
dicta los períodos de retención y modalidades de selección de los documentos lo
cual abre la posibilidad del fácil manejo y acceso a la información, contribuyendo a
la recuperación, organización, descripción, servicio y difusión del patrimonio
documental de las comunidades.
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1. PRESENTACION:
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1.1 HISTORIA
Nombre del/los fundadores (es): Francisco Martínez de Ospina
1.2 RESEÑA HISTÓRICA
Famosa Yolombó, en parte debido a la novela costumbrista de Tomás Carrasquilla
titulada "La Marquesa de Yolombó", esta población, ubicada a 1.450 msnm, basa
su economía principalmente en la Caña de Azúcar y en el Café.
Con referencia a sus accidentes geográficos, en los dominios de Yolombó
podemos observar el cerro Cancharrazo, máxima elevación existente respecto del
nivel del mar en el nordeste antioqueño. Esta elevación tiene una altura de 1.800
m sobre ese nivel del mar.
Referencia: http://es.wikipedia.org/wiki/Yolombo
Las calles estrechas de este pueblo, incluso en los predios del parque central,
hacen que en días de mercado o descanso, el ambiente de Yolombó ebulla como
si se tratara de una permanente peregrinación de los tiempos de una Semana
Santa. La temperatura del municipio es templada, tendiente a caliente, lo cual
contribuye a que sus pobladores permanezcan fuera de sus casas y aporten un
constante fluir de gentes por el poblado.
En cuanto se sabe y según registros históricos, fueron los Tahamíes quienes
poblaron las tierras del hoy Yolombó. Que se conozca, los aborígenes de esta
zona, y a diferencia de otras etnias como la de los Catíos, tenían un carácter
manso y pacífico. Algunos restos de su acervo cultural aún se hallan en las tierras
del Municipio de Yolombó sin haber sido descifradas.
“Yolombó” es un término que procede en su totalidad de lo indígena. Don Pedro
de Heredia, por demás fundador de la ciudad de Cartagena de Indias, descubre en
las regiones de Antioquia, en 1535, un caserío de indios con ese mismísimo
nombre de "Yolombó".
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Se conoce que este poblado se llamó inicialmente también “San Lorenzo de
Yolombó”, pero no existen datos sobre la fecha precisa de su fundación. Lo más
viejo que puede saberse según los legados, es que al mediar el siglo XVII el
poblado ya gozaba de gran importancia, pues era habitado entre otros ciudadanos
por familias españolas de alto linaje, según se quedó atestiguado en los relatos del
"Cura de Almas" de la parroquia de entonces, por el doctor Mateo de Castrillón.
Pero fue el oro lo que hizo crecer a este distrito, el cual vivió accidentada vida.
Como ente territorial, Yolombó alcanzó en la época de la conquista una presencia
de mucha altura y de muchas riquezas, pero igualmente viviría luego una época
de completa miseria. Hasta 1750 su riqueza y prosperidad sirvieron para que se lo
otorgase una nombradía de Ciudad Ilustre, pero de 1760 y hasta 1800 se había
agotado la explotación de sus minas de oro debido a la carencia de mejor
tecnología para explotarlas. Sólo hasta el año de 1815 se abriría un camino que
comunicaría a Yolombó con la próspera localidad antioqueña de Rionegro.
Continuando con el devenir trágico de Yolombó, hay que decir que el pueblo
acabó por convertirse en 1879 en un corregimiento del municipio de Santo
Domingo, hasta que finalmente, en el año de 1883, Yolombó fue elevado de nuevo
a la categoría de Distrito y Municipio, tal cual ha permanecido hasta 2009.
El Municipio es muy extenso y abundan en él toda clase de climas. Montañoso,
ofrece temperaturas desde lo ardiente hasta prácticamente la congelación. Ha
poseído, en cuanto a agricultura exótica, bosques llenos de maderas medicinales
y preciosas. Igualmente es tierra de abundantes aguas y pastos, y ha sido una
reserva tradicional de Antioquia en cuanto a sus reservas de oro.
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Geografía:
Descripción Física:• Latitud 6º 35' N
• Longitud 75º 0' O
Extensión total: 941 km² Km2
Extensión área urbana: 17 hab./km² Km2
Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 1.450 msnm
Temperatura media: 21°Cº C
Distancia de referencia: 94 km al NE de Medellín km
Economía:
La panela ha sido un producto muy importante para la economía del municipio.
Además de la panela y la caña de azúcar, que constituye su proveniencia,
sobresalen otros productos como el café, el maíz y el fríjol. Se explota igualmente
en el municipio la ganadería lechera y la vacuna en general. También han
contribuido históricamente a la economía de este municipio el cacao, el oro y los
trapiches.
Identificación del municipio:
Nombre del municipio: Municipio de Yolombó
NIT: 890984030-2
Código Dane: 05890
Gentilicio: Yolombino, -na
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1.3 SIMBOLOS
ESCUDO
La cruz que domina el conjunto es símbolo de la libertad de los hijos de Dios, las
dos coronas españolas son emblema de marquesado, el sol que domina la
inteligencia y fecundiza sus tierras, las montañas representan el majestuoso
Cancharazo en cuyos flancos reposa la ciudad arrullada por las cantarinas aguas
de los ríos San Lorenzo, San Bartalomé y Nus, quienes fertilizan sus tierras, el
león es el símbolo del arrojo y valor de sus hijos. En la parte superior llena una
cinta en la cual se puede leer: “Montaña siempre libre” y en la parte inferior se
encuentra otra cinta “Ciudad de Yolombó 1560”, fecha de la fundación de
Yolombó, por el capitán Francisco Martínez de Ospina.
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BANDERA
La bandera del municipio de Yolombó, consta de dos franjas longitudinales con
unas medidas de 3 metros de ancho por un metro de largo de cada franja, la
primera o superior es de color amarillo que significa la riqueza aurífera y la
segunda o inferior es de color verde de las montañas.
HIMNO
Autor: Presbítero Francisco Antonio Ramírez
Letra: NUESTRO HIMNO
Miles cantos de gloria entonemos
A la vida fecunda y leal,
Do las gentes de empuje lancemos
Limpias voces del puro ideal.
I
Yolombó que en su suelo bravío
Recias plantas sintió descargar,
Tiene emblema sagrado el plantío
Do sus hijos que saben amar.
II
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Vivas chispas traviesas estallan
En su linfa de anso correr
Es el oro, sus brillos se rayan
Y en sus aguas se miran mover.
III
San Lorenzo miró desde el cielo
Y en sus campos halló la bondad
Yolombó levantó desde el suelo
Mil altares de fe y caridad.
IV
Desde Iberia cristiana y guerrera
Una cédula regia llegó
Villa noble y enseña procera
La Marquesa sin par recibió.
V
Es la tierra de grandes creyentes
Que levanta el emblema de luz
Y Ramírez apura en las fuentes
De la lengua la pluma y la cruz.
VI
Salve villa regazo de genios
Que un artista sacó de su ser
Clara patria de allí por milenios
Mil paisajes se miran nacer.
VII
Yolombinos de amable sonrisa
Que sois cuna de razas sin par,
Entregad el amor a la brisa
Que lo lleva del campo al hogar.
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1.4 MISIÓN
En el municipio de Yolombó trabajamos con corazón para brindar condiciones de
vida digna a todos sus habitantes, esmerándonos por la atención oportuna y eficaz
a la comunidad, de acuerdo con nuestros principios, valores y en concordancia
con las funciones constitucionales y legales que nos corresponden como ente
territorial.
VISIÓN
En el 2020 el Municipio de Yolombó será el polo de desarrollo de la subregión del
Nordeste antioqueño, proyectado globalmente; potencia agroindustrial y emporio
panelero, fortaleciendo su vocación eco turística y minera, epicentro de servicios
de salud y educación; en armonía con la naturaleza; forjador de una comunidad
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culta, solidaria, participativa y comprometida que exalta los valores éticos,
familiares, comunitarios y de género; promotor del desarrollo social integral y que
ofrece oportunidades para todos y todas.
Esta tendencia se alinea directamente con el desarrollo del sector agropecuario
como clave para el desarrollo futuro de Yolombó y por eso no hemos dudado en
definirlo como el agro nuestro MOTOR DEL DESARROLLO bajo la premisa de la
sustentabilidad ambiental, hoy necesidad en boga no solo en la realidad local, si
no en todo el país y el planeta.
Ponerle el sello de nuestro corazón al trabajo diario y a las diferentes inversiones
sociales que nos proponemos emprender, marca un valor humano agregado
importante en este viaje que decidimos emprender. Por ello los programas de
educación, salud, atención a grupos poblacionales vulnerables, recreación, cultura
y deporte, entre otros, tendrán como sello esta característica, el ser humano como
centro de la atención y como sujeto activo del desarrollo. Nada de nuestro
accionar tiene sentido si no se tiene al ser humano y con él a la comunidad como
centros de la función institucional del Estado y a la par como generadores de un
gran capital social, que si logramos sincronizar, se convertirá en una alianza
inigualable para consolidar el progreso y lograr superar las limitaciones y
problemas que hoy afectan al grueso de la población Yolombina.
Con el gobierno nacional seremos socios en la gran empresa de afianzar la
seguridad democrática a partir de consolidar la prosperidad económica y social de
todos los que formamos la nación.
Con el gobierno departamental, nuestro aliado más importante e inmediato,
hacemos eco de la permanente atención en el uso pulcro de los recursos públicos,
no solamente a través de la transparencia en la contratación, sino también en el
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uso eficiente de los mismos, pues el uso irracional de los mismos, es otra forma de
despilfarro, que atenta contra el carácter sagrado de los bienes públicos. Por ello
estrategias como la transparencia, la información permanente, la rendición pública
de cuentas y el involucramiento de las juntas de acción comunal y de otras
organizaciones similares en la ejecución de obras de beneficio común, es desde
ya un hecho real en el perfil de la administración Yolombó 2012 – 2015.
Con el gobierno nacional y departamental, a través de sus planes de desarrollo,
articularemos nuestros esfuerzos y recursos, para lograr que los proyectos que
afectan positivamente la región del nordeste (autopistas de la montaña,
hidroeléctrica de Porce IV, desarrollo minero, entre otros) redunden en beneficio
de ese empeño de nuestra subregión, que en casi todos los indicadores figura
lamentablemente entre las tres subregiones con mayor atraso en desarrollo dentro
del departamento, valga anotar el indicador de calidad de vida se ubica para el
2011 en un 56.,72% (el promedio de Antioquia es del 66,76%) y el indicador de
miseria y pobreza, en donde somos una de las regiones con mayores dificultades
al respecto.
Yolombó, como puerta de entrada al nordeste debe entonces ser protagonista de
la tarea por hacer competitiva la subregión y lograr en este cuatrienio mejorar los
indicadores de calidad de vida. En Yolombó, HACEMOS TODO DE CORAZÓN, es
desde hoy la hoja de ruta que nos orientará para dar asertivamente la mayor
cantidad de pasos en la dirección correcta. Estamos seguros que con la
participación de todos lograremos seguir impulsando el cambio que nuestro
municipio merece y reclama.
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· TRANSPARENCIA: Los recursos públicos de toda índole, puestos bajo nuestra
responsabilidad por el mandato soberano de la democracia, son patrimonio de
todos los yolombinos y de ahí su carácter de sagrados. Bajo este principio
permanente en todas nuestras actuaciones aseguramos el manejo pulcro de los
mismos por parte de todos y cada uno de los servidores públicos, bajo la tutela y
la auditoria de la comunidad, que velará por el manejo diáfano de dichos recursos.
· OPORTUNIDAD: Las necesidades de la comunidad requieren de la intervención
efectiva de la administración cuando es su competencia. Bajo este principio,
nos proponemos estar siempre alertas y comprometidos siendo eficaces
para intervenir en el momento concreto que las situaciones, las
necesidades y los problemas colectivos lo requieran.
· DILIGENCIA: Será compromiso total de nosotros los servidores públicos el
aplicar en nuestro trabajo diario este principio en favor de las comunidades
y ciudadanos que requieran de los servicios del ente administrativo. Con
este principio reflejaremos el convencimiento de que la comunidad y el
ciudadano son la razón del servicio público y que a ellos nos debemos.
· PUNTUALIDAD: La aplicación de este principio demostrará el respeto hacia las
personas. En nuestra labor diaria y en nuestros compromisos de agenda,
seremos siempre cuidadosos de respetar los acuerdos y las reglas
establecidas, y nos esmeraremos en el cumplimiento de los deberes como
servidores públicos.
· PARTICIPACIÓN: Este principio será un hilo conductor en la labor integral de la
administración. Propiciar, alentar, establecer como política permanente y
favorecer la participación ciudadana y comunitaria en todas las decisiones
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trascendentales que afecten el desarrollo de Yolombó, será un faro que
ilumine permanentemente la actuación de esta administración. Esta
participación se equilibra con el necesario componente de deberes
ciudadanos que complementan el ejercicio democrático de la comunidad y
de los individuos que la componen.
VALORES
· HONESTIDAD: Ser honestos consigo mismos y ser honesto en todos los momentos
de nuestra vida, son los primeros pasos para demostrar este valor trascendental
en la vida pública. Estamos convencidos de que este valor no se publica.
Esencialmente se demuestra en el actuar diario.
· RESPONSABILIDAD: Somos responsables ante la comunidad por las funciones
que se nos han entregado, por las funciones de cada servidor público, por cada
una de nuestras actuaciones, por las tareas que se nos encomiendan en favor del
progreso que esta tierra reclama.
· NOBLEZA: Con este valor resaltamos el carácter humano de nuestras actuaciones
y resaltamos el papel que cumplimos ante una comunidad que ante todo está
compuesta por seres humanos que gozan de derechos y que merecen un trato
digno y cortés que nos engrandece a todos
· RESPETO: Es el eje de toda relación humana. Sin respeto no hay construcción de
humanidad, si no existe el respeto hacia la dignidad propia y de los demás, toda
nuestra labor se pierde. El respeto a la diferencia y los que no están de acuerdo
con nuestras actuaciones es igualmente fundamental en la labor de construir una
comunidad Yolombina sólida, asentada en baluartes de sana convivencia.
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El Municipio de Yolombó, tiene por finalidad servir a la comunidad, promover la
prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus habitantes, la
preservación de sus valores morales, culturales y patrimoniales, el desarrollo de
su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del Municipio y todo lo que
tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como conglomerado social y
el mejoramiento de su calidad de vida.
Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la
Constitución, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con
sus mandatos.
Velar por la preservación del territorio municipal y sus riquezas naturales, a
fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio,
asegurando el progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las
intervenciones que para efecto se su explotación, usos, distribución,
utilización y consumo disponga la Ley.
Administración los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que
determine la Ley.
Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el
progreso municipal.
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1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del gobierno, las
Ordenanzas y los Acuerdos en el municipio.
2. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley, las
instituciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del
Gobernador.
3. Presentar proyectos, planes y programas para la buena marcha del Municipio.
4. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las
funciones y la prestación de servicios a su cargo; representarlo judicial y
extrajudicialmente; Nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a
los gerentes o directores de los establecimientos públicos y las empresas
industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones
pertinentes.
5. Colaborar con buen desempeño de las funciones de los funcionarios del
municipio, presentar informes generales sobre su administración y convocarlo a
sesiones extraordinarias.
6. Garantizar la oportuna información a la ciudadanía del desarrollo de su gestión.
7. Las demás que la Constitución y la ley le señalen
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En el municipio de Yolombó trabajamos con corazón para brindar condiciones de
vida digna a todos sus habitantes, esmerándonos por la atención oportuna y eficaz
a la comunidad, de acuerdo con nuestros principios, valores y en concordancia
con las funciones constitucionales y legales que nos corresponden como ente
territorial.
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2. OBJETIVOS DE LAS T.R.D.
2.1 GENERAL
Elaborar las tablas de retención documental de LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO
DE YOLOMBÓ ANTIOQUIA.
2.2 ESPECIFICO
Racionalizar la producción documental
Facilitar el manejo de la Información.
Mejorar el servicio de consulta reduciendo el tiempo de recuperación de la
información.
Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos
estipulados por las T.R.D.
Garantizar la conservación de los documentos que tienen carácter histórico.
Regular las transferencias de los documentos en diferentes fases de
archivo.
Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias de La
Alcaldía de la responsabilidad que tienen en la organización, preservación
y difusión del archivo institucional.
3. MARCO TEORICO
Las tablas de retención documental (T.R.D.) son un listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
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administrativa en cumplimiento de sus funciones a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada base de archivo.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las T.R.D. son fundamentales
porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan las organización de los documentos a partir del concepto de
archivo total
Controlan la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran todos los procesos archivísticos para el mejoramiento racional de
los documentos.
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4. METODOLOGÍA
Para la elaboración de las tablas de retención documental se desarrollaron las
etapas que se delinea en el Acuerdo 039 del 2002, y el Acuerdo oo4 del 15 de
marzo del 2013 expedido por el Archivo General de la Nación así:
4.1 PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA
INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a
la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones
y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar
las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Actividades desarrolladas en esta etapa:
Se realizó una presentación del proyecto Elaboración de tablas de Retención
Documental al comité Interno de Archivo de La Alcaldía de Municipio de
YOLOMBÓ - Antioquia, ocasión en la que se explicó en qué consiste, cual es la
metodología para la elaboración de la nueva Tabla de Retención documental y las
bondades que se derivan de aplicar este instrumento.
Posteriormente se realizó una investigación sobre la historia institucional, la
normatividad que rige, las funciones que desarrolla la institución. Así como la
referida a la producción de los diferentes documentos, resumen del cual se puede
observar en el cuadro de normatividad legal y de producción documental (ver
capítulo 10).
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Se realizó un listado de documentos producidos por la Institución de acuerdo con
lo observado en los archivos de gestión de las diferentes áreas de la institución así
como lo inferido de la normatividad.
Se aplicó la encuesta “oficina productora” formato 1, a cada una de las
dependencias, en la cual se pudieron identificar qué áreas producían documentos,
y cuáles no, así como cuales tipos o series documentales generaban.
Con esta información recolectada se efectuó un primer análisis para detectar que
series eran comunes, cuáles eran específicas y cuales en la primera entrevista no
se habían detectado para poder aplicar posteriormente a la segunda parte de la
encuesta que se refiere a unidad documental para cada una de las series y tipos
documentales que produce La Alcaldía del Municipio de YOLOMBÓ en ejercicio
de sus funciones
4.2 SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
Con la información recolectada en la primera etapa se realizaron las siguientes
actividades.
1. Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales, se
confecciona el cuadro de clasificación de series y subseries para toda la
institución.
2. Valoración y selección documental: Una vez identificadas las Series se
realizó su valoración a la luz de la normatividad para determinar por cuánto
tiempo deberían de permanecer éstas en los archivos de gestión y central
por poseer valores primarios, cuales por carecer de valores secundarios se
les puede aplicar eliminación y cuales por ser relevantes para la historia
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
institucional o local se deben de conservar permanentemente en el Archivo
Histórico.
4.3 TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
Se procedió a realizar la propuesta de las tablas de retención documental de
acuerdo a la conformación de series y a la valoración realizada en la segunda
etapa.
5. FORMATOS UTILIZADOS EN LA ELABORACION DE LAS
T.R.D.
Para la elaboración de las Tablas de Retención documental, así como para la
recolección de la información se utilizaron los siguientes formatos.
5.1 ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA (formato 1)
Se utilizó el formato sugerido en el mini manual tablas de retención y
transferencias documentales editado por el archivo general de la nación:
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ENCUESTA A OFICINA PRODUCTORA FORMATO 1
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ
ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA:
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica:
2. Última fecha de asignación de
funciones:
3. Acto Administrativo:
3. Funciones básicas de la oficina
5. Unidades documentales que tramita
6. ¿Realizan selección y descarte documental?
7. Sistema de organización de los archivos de gestión
Asuntos Alfabética Cronológico Código ¿Cuál Otro?
8. Qué volumen documental produce anualmente, en promedio? Señala la
producción documental ya sea por unidades de conservación (Carpeta, libros,
legajos, entre otros).
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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO:
I-nombre de la oficina: Se colocó el nombre de la unidad Administrativa que
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1- Ubicación dentro de la Estructura orgánica, teniendo en cuenta el
organigrama de la entidad se señaló la unidad administrativa de la cual
dependía la oficina objeto de estudio.
2- Fecha de la última asignación de funciones: Contiene la fecha en la cual
fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina.
3- Acto Administrativo: Se especifica el documento que le dio el origen y/o
asignó funciones (Resolución, Acuerdo de Junta Directiva entre otros)
4- Funciones: Teniendo en cuenta los estatutos internos, los manuales de
funciones y procedimientos así como la normatividad que rige la gestión se
relacionaron las que correspondían específicamente a la oficina productora.
5- Unidades documentales que tramita. Se listó e identificó las Unidades
documentales que se tramitan en la oficina, fruto del ejercicio de las
funciones asignadas.
6- Realizan selección y descarte documental SI___NO___Se registró si o no
de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la
separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor
administrativo ni histórico
7- Sistema de organización de los archivos de oficina Registra la clasificación
y ordenación establecida en la oficina para archivar los documentos.
8- ¿Qué volumen documental produce anualmente, en promedio? Señala la
producción documental ya sea por unidades de conservación (Carpeta,
libros, legajos, entre otros).
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5.2 ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL (Formato 2)
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado
en la primera parte de la encuesta. Formato sugerido en el minimanual tablas de
retención y transferencias documentales editado por el archivo general de la
nación.
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ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL FORMATO 2
1. Oficina Productora: 2. Nombre de la Unidad Documental:
3. Función de la oficina que la Genera o Tramita:
4. Caracteres Externos:
4.1 Soporte 4.2 Formato
Papel Expediente
Cinta Magnética Documento Simple
Microfilme Libro
Otro
¿Cuál Otro? Disquete
4.3 Ordenación:
4.4 Estado de Conservación:
5. Normas que regulan la producción y el trámite:
6. Trámite Original: Número y destino de las copias:
7. Documentos que conforman esta unidad documental:
8. La información contenida se halla registrada o condensada en otra
Si Dónde:
No
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:
10. Con que periodicidad se produce Diaria
Semanal Mensual
Anual Otra
¿Cuál Otro?
Cantidad producida anual:
11. Por cuánto tiempo se conserva en el archivo de gestión y quien lo establece:
12. En el archivo de gestión la consulta La misma oficina
Personas Naturales
¿Cuáles Otras oficinas?
¿Cuáles Otras entidades?
¿Por qué la consultan?
13. ¿Esta unidad ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central ¿Cuál Otro?
Histórico ¿Con que periodicidad se realizan?
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
Si ¿Con que frecuencia?
No ¿Qué años?
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción trámite y conservación de esta unidad documental?
16. Observaciones.
Nombre del Funcionario entrevistado:
Cargo: Teléfono:
Entrevistador: Ciudad:
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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO:
1. Oficina productora: Se identifica la unidad Administrativa que conserva la
documentación tramitada
2. Nombre de la Unidad Documental: Registra el nombre de la Unidad
documental que le asigna la oficina.
3. Función de la oficina que la genera o tramita: Contiene la función específica de
la oficina productora de la Unidad Documental.
4. Caracteres externos: Señala la materia, forma y estado de conservación de la
Unidad Documental, objeto de análisis.
Soporte: Contiene la materia donde se registra la información (papel,
microfilm, cinta magnética, entre otros).
Formato: Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad
Documental se anota si se trata de un expediente de un libro, o de un
documento simple.
Ordenación: Registra el tipo de ordenación utilizada en la oficina
Estado de Conservación: Relaciona si la Unidad Documental está BUENA,
REGULA O MALA; indicando en los posible si el deterioro es físico (rasgado,
arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y
biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad
relación de normas existentes ya sea generales como: Leyes, códigos,
decretos, reglamentos, entre otros, como al interior de la institución.
6. Trámite: Original. Número de copias. Registra los procedimientos que
describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un
asunto: Señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las
copias respectivas.
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7. SI___NO_____ Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en
mención está registrada La Información contenida en esta Unidad Documental
se halla registrada o condensada en otra? en un libro radicador, en un
informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general: En caso
afirmativo debe especificar en cuál o cuáles estás incluido.
8. La Información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o
condensada en otra? Qué documentos conforman esta Unidad Documental
En el evento de que la Unidad documental sea una compuesta deben
señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental.
Deben anotarse las oficinas que intervinieron en la gestión documental. Esta
información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
10. Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental
Diaria____Semanal_____Mensual______Anual_____Otra___Cuál_____Se
debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar
contemplada citarla.
11. Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina
y quién lo establece?. Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años)
en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan
La misma oficina___
Otras oficinas_______Cuáles______?
Otras entidades______Cuáles?_______
Personas Naturales______
Por qué la consultan______?
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Deben registrarse los usuarios internos (Administración) y externos (Otras
entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la
consulta.
13. Ha sido objeto de transferencia de la oficina a otros archivos?
Central______ Histórico ______ Otros _______ Cuáles ________
Con qué periodicidad se realizan?
Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionas
efectuados internamente en la entidades decir, de la oficina productora al archivo.
Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas
transferencias.
14. En el archivo Central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
Con qué frecuencia ___
Qué años ____
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad
Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia
y años consultados.
15. Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y
conservación de esta unidad documental?
16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador
considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas
anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres y cargos de los
funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que
realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.
Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
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5.3 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (Formato 3)
La propuesta final de tabla de retención documental, la cual especifica, entidad y
oficina productora, los períodos de retención, la modalidades de selección y el
acto legislativo que ordena cada documento. Formato sugerido en el minimanual
tablas de retención y transferencias documentales editado por el archivo general
de la nación.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ HOJA No. DE
OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL ALCALDE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION
FINAL PROCEDIMIENTO
AG AC CT E M S
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha:
AG: Archivo Gestión AC: Archivo Central CT: Conservación Total
CONVENCIONES
E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO:
Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o Razón social.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que
conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada
hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para
la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al
número total de hojas diligenciadas para la entidad.
Código: Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de
documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
Serie: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la
subseries correspondientes.
Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia
está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación
producida en las oficinas.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Es aquel donde se reúne la documentación en trámite
en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el
archivo de las oficinas productoras.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoración con mira permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o
microfilmación.
CONSERVACIÓN TOTAL (CT): Se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y
carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
MICROFILMACIÓN (M): Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros
soportes electrónicos o magnéticos.
SELECCIÓN (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial
de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la
operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo
o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos,
topográficos, temáticos, entre otros.
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PROCEDIMIENTOS: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados
en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
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6. ESTRUCTURA ORGÁNICA
6.1 CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS
100 ALCALDIA
110 CONTROL INTERNO
120 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
121 UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
122 COMISARIA DE FAMILIA
123 INSPECCIONDE POLICIA Y TRANSITO
124 CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
125 ALMACEN
126 OFICINA DE DESARROLLO COMUNITARIO
130 SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
131 BANCO DE PROGRAMAS PROYECTOS
140 SECRETARIA DE HACIENDA
150 SECRETARIA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL
160 SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA
161 CASA DE LA CULTURA -
162 BIBLIOTECA MUNICIPAL
163 ESCUELA DE MUSICA
170 SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE
.
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.
6.2 ORGANIGRAMA
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7. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
01 ACTAS 01 DE COMITÉS
02 DE CONSEJO
03 DE POSESIÓN
04 DE REUNIÓN
05 DE JUNTA
02 ACCIONES CONSTITUCIONALES
01 ACCIONES DE TUTELA
03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS
01 DE MOVILIZACION DE CADAVERES
02 DE MOVILIZACION DE MENAJE DOMESTICO
03 CORTADA DE ARBOLES EN ALTO RIESTO
04 TRANSPORTE DE GANADO
05 AL PERSONAL Y GENERALES
04 ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA
01 EN CREACION DE EMPRESAS COMUNALES-COOPERATIVAS-EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO
02 EN DESARROLLO MINERO
03 EN PREVENCION DE DESASTRES
04 EN DERECHO DE FAMILIA
05 A GRUPOS COMUNITARIOS
05 BOLETINES 01 BOLETIN DE PRENSA (AVISOS AFICHES VOLANTES)
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
06 CENSOS 01 CENSO MINERO
02 CENSO DE UNIDADES PRODUCTIVAS
03 CENSO DE DESPLAZADOS
04 CENSO DE POBLACION
07 CERTIFICADOS 01 DE DISPONBILIDAD PRESUPUESTAL
02 DE REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO
03 BONO PENSIONAL
04 AL PERSONAL
08 CIRCULARES 01 INFORMATIVAS
02 NORMATIVAS
09 COMUNICACIONES OFICIALES
10 CONTRATACION ESTATAL 01 CONTRATO DE ADQUISICION DE BIENES Y SUMINISTROS
02 CONTRATO DE ARRENDAMIENTOS
03 CONTRATO DE COMODATO
04 CONTRATO DE MINIMA CUANTIA
05 CONTRATO DE OBRAS PUBLICAS
06 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES
07 PERSONAS JURIDICAS
11 CONTRATACION ESTATAL 01 CONTRATACION DESIERTA
12 CONVENIOS 01 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
13 CONCEPTOS 01 CONCEPTOS JURIDICOS
02 CONCEPTOS TECNICOS
14 CONCILIACIONES 01 CONCILIACIONES BANCARIAS
15 CONCECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES
01 ENVIADAS
02 RECIBIDAS
03 INTERNAS
04 DECRETOS
05 RESOLUCIONES
16 CONTRAVENCIONES 01 DE TRANSITO
17 COMPROBANTES 01 DE EGRESO
02 DE INGRESO
03 DE AJUSTE CONTABLE
18 DECLARACIONES 01 TRIBUTARIAS IVA-RETEFUENTE
02 DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL
19 DECRETOS MUNICIPALES
20 DERECHOS DE PETICION
21 ESTADOS FINANCIEROS Y CONTABLES
22 ESTUDIOS TECNICOS 01 AGROPECUARIOS
02 AMBIENTALES
03 ESTRATIFICACION SOCIO-ECONÓMICA
04 DE MINERIA
05 SALARIOS
06 DE PUESTOS DE TRABAJO
07 DE FUNCIONES
23 HISTORIAS 01 HISTORIA CATASTRAL
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
02 HISTORIA DE ACCIONES COMUNALES
03 HISTORIAL DE LOS EQUIPOA
04 HISTORIAL DEL CONTRIBUYENTE
05 HISTORIAL DE LAS MINAS
06 HISTORIAL DE LOS VEHICULOS
07 HISTORIAS LABORALES
08 HISTORIA DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
09 HISTORIAL DE LAS PROPIEDADES
10 HISTORIAL DE LOS PROVEEDORES
11 HISTORIAS GRUPOS ORGANIZADOS
24 INFORMES 01 INFORMES DE GESTION
02 INFORME DE AUDITORIAS
03 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL
04 INFORME DE CAJA MENOS
05 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
06 INFORME ESTADISTICO
25 INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL
01 A INSTITUCIONES EDUCATIVAS
02 A ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS
03 A ESCENARIOS CULTURALES Y BIBLIOTECAS
26 INSTRUMENTOS DE CONTROL
01 LISTADOS
02 REGISTRO (LIBRO)
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
03 PLANILLAS
27 INVENTARIOS 01 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
02 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES
03 INVENTARIO INDIVIDUALIZADO DE BIENES DEVOLUTIVOS
04 INVENTARIO CONTROL DE MOVIMIENTOS
05 INVENTARIO DOCUMENTALES
06 INVENTARIOS BIBLIOGRAFICOS
28 LIBROS DE CONTABILIDAD 01 LIBRO MAYOR Y BALANCE
02 LIBRO CAJA DIARIO
03 LIBRO AUXILIAR BANCOS
29 LICENCIAS 01 DE CONSTRUCCION Y URBANISMOS
02 DE FUNCIONAMIENTO
03 DE INHUMACION DE CADAVERES
04 DE MOVILIZACION DE GANADO
05 DE LOTEO
06 DE DEMOLICION
07 DE USO DE SUELOS
30 LICITACIONES 01 LICITACION PUBLICA (INVITACION PUBLICA)
31 MANUALES 01 MANUAL DE CONTRATACION
02 MANUAL DE COMUNICACIONES
03 MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIAS
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
04 MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
05 MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION
06 MANUAL OPERATIVO MECI
07 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
08 MANUAL OPERATIVO BANCO DE PROYECTOS
09 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ESTATUTO TRIBUTARIO
10 MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
11 MANUAL DE TRAMITES
32 NOMINA
33 NOVEDADES DE NOMINA
34 PETICIONES –QUEJAS –RECLAMOS Y SUGERENCIAS
35 PLANES 01 PLAN DE ACCION
02 PLAN ANTICORRUPCION
03 PLAN DE DESARROLLO
04 PLAN DE EMERGENCIAS
05 PLAN DE GESTION AMBIENTAL
06 PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO
07 PLAN DE COMPRAS
08 PLAN DE BIENESTAR SOCIAL
09 PLAN DE CAPACITACION
10 PLAN DE CONTINGENCIA
11 PLAN DE INDUCCION Y REINDUCCION
12 PLAN ANUALIZADO DE CAJA
13 PLAN DE
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
14 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI
15 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
16 PLAN DE GESTION DEL RIESGO
17 PLAN DE GESTION AMBIENTAL
18 PLAN DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL
19 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL
20 PLAN TERRITORIAL DE SALUD PUBLICA
21 PLAN DE PREVENCION DE DESASTRES
22 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR
23 PLAN DECENAL DE CULTURA
36 PRESUPUESTO GENERAL DE GASTOS E INVERSIONES
37 PROCESOS 01 DE COBRO COACTIVO DE IMPUESTOS
02 DE COBRO PERSUASIVO
03 DISCIPLINARIOS
04 JUDICIALES (DEMANDAS INSTAURADAS)
05 DEMANDAS RECIBIDAS
06 PROCESOS DE FAMILIA
07 PROCESO CIVIL DE POLICIA
08 PROCESO DE EXPEDICION DE LA TARJETA DE
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COD SERIES COD SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL
OPERACION
09
10
38 PROGRAMAS 01 PROGRAMAS CULTURALES
02 PROGRAMAS EDUCATIVOS
03 PROGRAMAS DE CAPACITACION
04 PROGRAMA DE DESARROLLO AGROPECUARIO
05 PROGRAMA DE DESARROLLO RURAL
06 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
07 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
08 PROGRAMAS SOCIALES
09 PROGRAMA DE DLLO COMUNITARIO
39 PROYECTOS 01 CULTURALES
02 DE ACUERDO
03 DE INVERSION SOCIAL
04 EDUCATIVOS
05 DE OBRAS PUBLICAS E INFRAESTRUCTURA
06 PRESUPUESTALES
40 REGISTRO DE MARCAS
41 RESOLUCIONES
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8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Para llevar a cabo las transferencias documentales, es necesario tener en cuenta
dos condiciones básicas:
Primero la existencia del Comité Interno de Archivo en la entidad, el cual se
conforma según lo estipulado en el Decreto 2482 del 2012 artículo 14 y el Decreto
2578 del 2012 que reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.
En Segunda Instancia las tablas de retención documental debidamente aprobadas
por el comité Interno de archivo de la Alcaldía y convalidadas por el Consejo
Departamental se aplicarán a partir de la fecha de su aprobación
Las transferencias documentales son remisiones de documentos de los archivos
de gestión al archivo central y de este al archivo histórico, de conformidad con las
T.R.D. aprobadas por el comité Interno de archivo de la entidad.
Dicha transferencias internas, se realizan teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, con la periodicidad que establecen las T.R.D. de la Alcaldía del
Municipio YOLOMBÓ .
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8.1 ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las T.R.D.
Para luego decidir su traslado al archivo central.
Las oficinas deben transferir al archivo central aquellas unidades documentales
que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la T.R.D.
Correspondiente. Deben transferirse los expedientes con todos sus tipos
documentales ordenados respetando la secuencia de su producción.
Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se relacionan
las unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de
folios y debe realizarse un calendario de transferencia en común acuerdo entre los
productores de la documentación y el jefe de archivo central.
8.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya
consulta no es tan frecuente. El archivo central debe facilitar la consulta tanto a
las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que
la regulen. La documentación permanece en el archivo durante el tiempo
estipulado en la T.R.D.
El comité de archivo procede a la valoración y selección para identificar la
documentación que se conserva permanentemente y la que se elimina. De ésta
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última se hace un muestreo para dejar testimonio de la información contenida en
ella.
8.3 ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Esta es la última etapa del ciclo vital de los documentos. A este archivo se
transfieren algunos documentos que por su valor para la investigación, la ciencia,
y la cultura deben conservarse permanentemente.
Una vez transferida la documentación al archivo histórico se coteja con el
inventario y se incorpora al fondo documental correspondiente, señalándole la
asignatura topográfica requerida. La documentación recién incorporada podrá
darse a la consulta aun antes de elaborarse otros instrumentos de referencia.
8.4 JUSTIFICACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
La eliminación documental es la destrucción de los documentos que han perdido
su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor
histórico y que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Acto
necesario para promover la organización y fortalecimiento de los archivos,
garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio
documental.
La eliminación es uno de los resultados de la elaboración de las T.R.D. y antes de
esta se debe tener en cuenta ciertos procesos técnicos que constituyen
herramientas de primera mano en la gestión documental, identificación, valoración
y selección.
8.5 LA IDENTIFICACIÓN
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Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación
motivo de análisis.
8.6 VALORACIÓN
Establece los valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable),
secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo, teniendo
como base el ciclo vital de los documentos, el funcionamiento institucional, el uso,
su frecuencia y las normas que regulan su producción documental, con el objeto
de proteger el patrimonio documental.
8.7 LA SELECCIÓN
Determina el destino final de la documentación bien sea para su eliminación
conservación total o parcial, lo cual trae consigo ventajas como:
Obtener mejor control y fácil localización de los documentos necesarios ya sea
para el servicio de la administración misma o para el usuario externo.
Ofrecer como resultado acervos documentales coherentes que reflejan la
estructura de la entidad que las produjo.
Reducir costos en espacio, tiempo y materiales que garanticen la conservación
documental.
La decisión sobre la eliminación de documentos es establecida por el comité
Interno de archivo de LA ALCALDIA y deben tenerse en cuenta ciertos principios:
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Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos
que han sido de antemano señalados como eliminable, deben destruirse tan
pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención.
Ninguna serie documental debe ser destruida sin estar previamente registrada en
la correspondiente tabla de retención.
En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informa por
conducto del encargado del archivo central al comité Interno de archivos de la
entidad en las eliminaciones proyectadas y abarcan básicamente copias,
borradores, documentos de apoyo, sin embargo se debe tener especial cuidado de
no alterar la integridad del documento.
Las eliminaciones secundarias son responsabilidad del encargado de archivo
central el cual debe solicitar autorización al comité Interno de archivo, para
llevarlas a cabo, y en todos los casos se debe levantar un acta acompañada de su
respectiva relación debe ser fijada en la página Web de la Alcaldía.
La documentación transferida al archivo histórico institucional que no haya sido
sometida a los procesos de valoración y selección en el organismo productor o
transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones de éste para
luego ser incorporada a su acervo documental.
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9. ACTUALIZACION DE LAS T.R.D.
Las tablas de retención documental deben tener una revisión constante, para
actualizar la documentación producida, recibida, organizada y utilizada en LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE YOLOMBÓ empleada en el cumplimiento de sus
funciones administrativas a fin de lograr que el archivo cumpla su propósito de
agilizar y racionalizar la gestión administrativa, corregir posibles fallas en las
T.R.D. Atender las peticiones y solicitudes de los ciudadanos y garantizar el
incremento del patrimonio documental.
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10. NORMOGRAMA LEGAL Y DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ACTO ADMINISTRATIVO NUMERO FECHA REFERENCIA ALCANCE
CONSTITUCIÓN NACIONAL 1991 NORMAS, PRINCIPIOS Y VALORES EN EL ESTADO.
JURIDICO
CODIGO PENAL LEY 599 2000 JURIDICO
CODIGO DPTAL DE POLICIA
ORDENANZA 2002 MANUAL DE CONVIVENCIA ALCALDIA-INSPECCION SRIA GOBIERNO-COMISARIA
LEY 9 1979 POR LA CUAL SE DICTAN MEDIDAS SANITARIAS, PARA LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE
MEDIO AMBIENTE
LEY 23 1981 CODIGO DE ETICA MEDICA SALUD
LEY 57 1985 POR LA CUAL SE ORDENA LA PUBLICIDAD DE LOS ACTOS Y DOCUMENTOS OFICIALES
ADMINISTRATIVO / JURÍDICA
LEY 1333 1986 CODIGO DEL REGIMEN MUNICIPAL MUNICIPAL
LEY 9 1989 REFORMA URBANA
LEY 80 1989 CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ARCHIVO
LEY 04 1992
MEDIANTE LA CUAL SE SEÑALAN LAS NORMAS, OBJETIVOS Y CRITERIOS QUE DEBE OBSERVARSE PARA LA FIJACIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES DE LOS TRABAJADORES OFICIALES DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 150, NUMERAL 19 LITERAL E) Y F) DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA.
ADMINISTRATIVO
LEY 42 1993 SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL FISCAL Y FINANCIERO Y LOS ORGANISMOS QUE LO EJERCEN
CONTABILIDAD
LEY 60 1993 . DISTRIBUCION DE COMPETENCIAS ART. 30 PLANEACION
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LEY 80 1993
SE EXPIDE EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA ART.55 DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL
ADMINISTRATIVA / JURÍDICA
LEY 87 1993
POR LA CUAL SE ESTABLECEN NORMAS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LAS JURISDICC Y ORGANISMOS DEL ESTADO
CONTROL INTERNO
LEY 100 1993 CREA EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
SALUD
LEY 105 1993 COMPETENCIAS DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES SOBRE EL TRANSPORTE
INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO
LEY 115 1994 LEY GENERAL DE EDUCACION EDUCACION
LEY 99 1993 SISTEMA NACIONAL AMBIENTAL DLLO ECONOMICO
LEY 134 1994 POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS SOBRE MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
ADMINISTRATIVO
LEY 136 1994
POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS TENDIENTES A MODERNIZAR LA ORGANIZACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS MUNICIPIOS
ALCALDIA
LEY 143 1994 ENERGIA ELECTRICA SERVICIOS PUBLICOS
LEY 152 1994
POR LA CUAL SE ESTABLECE LA LEY ORGANICA DEL PLAN DE DESARROLLO ESTA SE APLICARA A LA NACIÓN Y ENTIDADES TERRITORIALES Y LOS ORGANISMOS PUBLICOS DE TODO ORDEN
ADMINISTRATIVO/PLAN DE DESARROLLO
LEY 142 1994 ESTABLECE EL REGIMEN DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS
EMPRESAS SERVICIOS PUBLICOS
LEY 181 1995 LEY DEL DEPORTE (modificada Ley1445 del 2011)
EDUCACION Y CULTURA
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LEY 190 1995
DICTA NORMAS TENDIENTES A PRESERVAR LA MORALIDAD EN LA ADMINSITRACION PUBLICA Y FIJA DISPOSIONES CON EL FIN DE ERADICAR LA CORRUPCCION ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVO
LEY 223 1995 ESTATUTO TRIBUTARIO HACIENDA
LEY 225 1995 LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO HACIENDA
LEY 294 1996 NORMAS PARA PREVENIR, REMEDIAR, Y SANCIONAR LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR ART.42 DE LA CONS.NAL
COMISARIA DE FAMILIA
LEY 300 1996 LEY DE TURISMO EDUCACION CULTURA
LEY 358 1997 ENDEUDAMIENTO HACIENDA
LEY 388 1997 MODIFICA LA LEY 9/89 Y LEY 3ª DE 1991 ORDENAMIENTO TERRITORIAL
PLANEACION
LEY 375 1997 LEY DE JUVENTUD EDUCACION
LEY 397 1997 CREA EL MINISTERIO DE CULTURA LEY DE CULTURA
LEY 448 1998 IMPUESTO SOBRE LA RENTA HACIENDA
LEY 505 1999 FIJA TERMINOS PARA LA ADOPCION ES ESTRATIFICACION SOCIOECONOMICA
SERVICIOS PUBLICOS
LEY 527 1999
POR MEDIO DE LA CUAL SE DEFINE Y REGLAMENTA EL ACCESO Y USO DE LOS MENSAJES DE DATOS, DEL COMERCIO ELECTRÓNICO Y DE LAS FIRMAS DIGITALES
ADMINISTRATIVO
LEY 546 1999 DICTA NORMAS EN MATERIA DE VIVIENDA FINANCIACION.UVR
ADMINISTRATIVO
LEY 549 1999
DICTA NORMAS TENDIENTES A FINANCIAR EL PASIVO PENSIONAL DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES SE CREA EL FONDO NACIONAL DE PENSIONES
ADMINISTRATIVO
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LEY 549 1999
POR LA CUAL DICTAN NORMAS TENDIENTES FINANCIAR EL PASIVO PENSIONAL DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES, SE CREA EL FONDO NACIONAL DE PENSIONES DE LA ENTIDADES TERRITORIALES Y DICTA NORMAS EN MATERIA PRESTACIONAL
PERSONAL
LEY 550 1999 REESTRUCTURACION DE PASIVOS Y REACTIVACIÓN EMPRESARIAL ART 2
GESTION ECONOMICA CULTURA
LEY 575 2000 REFORMA PARCIALMENTE LA LEY 2947/96g COMISARIA
LEY 594 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS. ARCHIVO
LEY 599 2000 EXPIDE EL CODIGO PENAL COMISARIA DE FAMILIA
LEY 600 2000 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL COMISARIA DE FAMILIA
LEY 607 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA LA CREACION, FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN DE LAS UNIDADES MUNICIPALES DE ASISTENCIA TÉCNICA DIRECTA RURAL
UMATA
LEY 617 2000
REFORMA PARCIALMENTE LA LEY 136/94 , EL DECRETO EXTRAORDINARIO 1222/86, SE ADICIONA LA LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO. EL DECRETO 142/93 NORMAS TENDIENTES A FORTALECER LA DESCENTRALIZACIÓN Y SE DICTAN NORMAS PARA LA RACIONALIZACION DEL GASTO PUBLICO NACIONAL.
CONTABILIDAD
LEY 689 2001 MODIFICA PARCIALMENTE LA LEY 142 DE 1994 EN SU ARTICULO 14 Y LOS NUMERALES 15-24
SERVICIOS PUBLICOS
LEY 691 2001 REGLAMENTA LA PARTICIPACIÓN DE LOS GRUPOS ÉTNICOS EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN COLOMBIA
SALUD
LEY 711 2001
POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO DE LA OCUPACIÓN DE LA COSMETOLOGÍA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EN MATERIA DE SALUD ESTETICA
SALUD
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LEY 715 2001
POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS ORGÁNICAS EN MATERIA DE RECURSOS Y COMPETENCIAS PARA ORGANIZAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EDUCACIÓN Y SALUD ENTRE OTROS
SALUD - EDUCACION
LEY 716 2001
POR LA CUAL SE EXPIDE NORMAS PARA EL SANEAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO Y SE DICTAN DISPOSICIONES EN MATERIA TRIBUTARIA Y OTRAS DISPOSICIONES
CONTABILIDAD
LEY 721 2001
MODIFICA LA LEY 75 DE 1968 QUE TRATA SOBRE LA FILIACIÓN Y SE CREA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
COMISARIA DE FAMILIA
LEY 729 2001 POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LOS CENTROS DE ACONDICIONAMIENTO Y PREPARACIÓN FÍSICA EN COLOMBIA
SALUD
LEY 607 2002 REGLAMENTA LA ASISTENCIA TECNICA UMATA
LEY 731 2002 POR LA CUAL SE DICTAN NORMAS PARA FAVORECER A LAS MUJERES RURALES
UMATA
LEY 732 2002
POR LA CUAL ESTABLECEN NUEVOS PLAZOS PARA REALIZAR, ADOPTAR Y APLICAR LAS ESTRATIFICACIONES SOCIOECONÓMICAS URBANAS Y RURALES EN EL TERRITORIO NACIONAL
SERVICIOS PUBLICOS
LEY 734 2002 POR LA CUAL SE EXPIDE EL CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO EN EL CONGRESO DE COLOMBIA
ADMINISTRATIVO
LEY 769 2002 LEY NACIONAL DE TRANSITO INSPECCION DE POLICIA
LEY 788 2002 LEY TRIBUTARIA Y PENAL HACIENDA
LEY 789 2002
DICTA NORMAS PARA APOYAR EL EMPLEO Y AMPLIAR LA PROTECCIÓN SOCIAL Y SE MODIFICAN ALGUNOS ARTÍCULO DEL CODIGO SUSTANTIVO DE TRABAJO
PERSONAL
LEY 810 2003 MODIFICA LA LEY 388-1997 AMBIENTAL PLANEACION
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LEY 850 2003 POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA LAS VEEDURIAS CIUDADANAS
PERSONERIA
LEY 872 2003
POR MEDIO DEL CUAL SE CREA EL SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICI Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS
SALUD-ADMINISTRATIVO
LEY 795 2002 MODIFICA EL ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO
CONTABILIDAD
LEY 828 2003 POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS PARA EL CONTROL A LA EVASIÓN DEL SISTEMA DE SEGUDAD SOCIAL
SALUD
LEY 850 2003 SOBRE VEEDURÍA CIUDADANA ADMINISTRATIVO
LEY 863 2003
POR LA CUAL ESTABLECE NORMAS TRIBUTARIAS Y DE CONTROL PARA EL CRECIMIENTO ECONOMICO Y EL SANEAMIENTO DE LAS FINANZAS PUBLICAS
CONTABILIDAD
LEY 872 2003
POR LA CUAL SE CREA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICO Y EN OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVO
LEY 906 2004 POR EL CUAL SE EXPIDE EL CODIGO DE PROCEDIMIENTYO PENAL
COMISARIA DE FAMILIA
LEY 909 2004
POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS QUE REGULAN EL EMPLEO PÚBLICO, LA CARRERA ADMINISTRATIVA , GERENCIA PÚBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
ADMINISTRATIVO
LEY 962 2005
POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES SOBRE RACIONALIZACION DE TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS ADTIVOS DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO
ADMINISTRATIVO / JURÍDICA
LEY 906 2006 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL MUNICIPAL-COMISARIA DE FAMILIA
LEY 1005 2006 POR LA CUAL SE MODIFICA EL CODIGO NACIONAL DE TRANSITO
INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO
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LEY 1010 2006
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTAN MEDIDAS PARA PREVENIR, CORREGIR Y SANCIONAR EL ACOSO LABORAL Y OTROS HOSTIGAMIENTOS EN EL MARCO DE LAS RELACIONES DE TRABAJO
PERSONAL /JURIDICO
LEY 1066 2006 CARTERA PUBLICA HACIENDA
LEY 1083 2006 PLANEACION URBANA SOSTENIBLE PLANEACION
LEY 1098 2006 CODIGO DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA- ARTICULO 86 FUNCIONES DEL COMISARIO DE FAMILIA
COMISARIA
LEY 1106 2006 FONDOS DE SEGURIDAD CONTABILIDAD
LEY 1142 2007
REFORMA PARCIALMENTE LA LEY906 DEL 2004/ LEY 599/2000 Y 600 DEL 2000 ADOPTA MEDIDAS PARA LA PREVENCION Y REPRESIÓN DE LAS ACTIVIDADES DELICTIVAS DE ESPECIAL IMPACTONPARA LA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA.
COMISARIA DE FAMILIA
LEY 1150 2007
INTRODUCE MEDIDAS PARA LA EFICIENCIAY LA TRANSPARENCIA EN LA LEY 80/93 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LA CONTRATACIÓN CON RECURSOS PUBLICOS
ADMINISTRATIVO/JURIDICO
LEY 1152 2007
POR LA CUAL SE DICTA EL ESTATUTO DE DESARROLLO RURAL, SE REFORMA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL INCODER Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
ADMINISTRATIVO- UMATA
LEY 1176 2007 POR LA CUAL SE DESARROLLAN LOS ARTICULOS 356 Y 357 DE LA CONSTITUCION POLITICA
LEY 1236 2008 POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA ALGUNOS ARTICULOS DEL CODIGO PENAL RELALITVOS A DELITOS DE ABUSO SEXUAL
PERSONERIA- COMISARIA DE FAMILIA
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LEY 1273 2009 MODIFICA EL CODIGO PENAL CREA UN NUEVO BIEN JURIDICO “ DE LA PROTECCION DE LA INFORMACIÓN DE DATOS”
SISTEMAS-JURIDICA-
LEY 1287 2009 REGULA BAHIAS DE ESTACIONAMIENTO,MOBILIDAD REDUCIDA, ACCESIBILIDAD
PLANEACION
LEY 1259 2008 COMPARENDO AMBIENTAL PLANEACION
LEY 1273 2009 DELITOS INFORMATICOS ADMINISTRATIVO
LEY 1276 2009
A TRAVES DE LA CUAL SE MODIFICA LA LEY 687 DE AGOSTO DEL 2006 Y SE ESTABLECE NUEVOS CRITERIOS DE ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR EN LOS CENTROS VIDA
SECRETARIA DE SALUD Y PERSONERIA
LEY 1382 2010 MODIFICA LA LEY 685 2001 CODIGO MINERO
LEY 1383 2010 CODIGO NACIONAL DE TRANSITO INSPECCION-TRANSITO
LEY 1437 2011 REGULA EL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS SU VALIDEZ Y SU FUERZA PROBATORIO
ARCHIVOS
LEY 1445 2011 MODIFICA LA LEY 181 DE 1995 LEY DEL DEPORTE
EDUCACION Y CULTURA Y DEPORTE
LEY 1474 2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION ADMINISTRATIVO. JURIDICO
LEY ANTITRAMITE 019 2012 NORMAS PARA SUPRIMAR O REFORMAR REGULACIONES,PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES INNECESARIOS EXISTENTES
ADMINISTRATIVO/JURIDICO
LEY 1562 2012 MODIFICA EL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES EN MATERIA DE SALUD OCUPACIONAL
PERSONAL JURIDICO SALUD OCUPACIONAL
LEY 1551 2012 DICTA NORMAS PARA LA MODERNIZACION DE LOS MUNICIPIOS
ADMINISTRATIVO/PLANEACIÓN
LEY 1581 2012 PROTECCION DE DATOS PERSONALES ADMINISTRATIVO
LEY 1562 2012 MODIFICA EL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES EN MATERIA DE SALUD OCUPACIONAL
PERSONAL JURIDICO SALUD OCUPACIONAL
DECRETO 2527 1950 AUTORIZA EL USO DE MICROFILME EN LOS ARCHIVOS
ARCHIVO
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DECRETO 3354 1954
RESTRINGE ADULTERACIÓN RECORTE Y DOBLEZ DE MICROFILMES Y PROHIBE LA INCINERACIÓN DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
ARCHIVO
DECRETO 1136 1970 MEDIDAS DE PROTECCIÓN MENDIGOS VAGOS
SALUD-GOBIERNO
DECRETO 2811 1974 CODIGO NACIONAL DE LOS RECURSOS NATURALES RENOVABLES Y PROTECCIÓN MEDIO AMBIENTE
AMBIENTAL
DECRETO 617 1984 SALUD OCUPACIONAL PERSONAL
DECRETO 489 1988 REGULA EL EJERCICIO DE LA FUNCION ADTATIVA
ADMINISTRATIVO
DECRETO 2274 1988 INVENTARIO PATRIMONIO DOCUMENTAL Y FACULTAD DE INSPECCION A LOS ARCHIVOS (ART.1 A 5)
ARCHIVO
DECRETO 919 1989 CREA EL SISTEMA NACIONAL DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES
DESASTRES
DECRETO 2737 1989 CODIGO DEL MENOR COMISARIA
DECRETO 624 1989 USO DE MEDIOS MAGNETICOS EN LA INFORMACIÓN TRIBUTARIA ( ART.633)
ARCHIVO
DECRETO 2649 1993 CODIGO DE COMERCIO ADMINISTRATIVO-JURIDICO
DECRETO 1295 1994 SALUD OCUPACIONAL PERSONAL
DECRETO 1876 1994
POR EL CUAL SE REGLAMENTA LOS ARCHIVOS 96,97,98 AL DECRETO LEY 1298 DE 1994EN LO RELACIONADO CON LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO
SALUD
DECRETO 2150 1995
SUPRIME AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES Y USO DE LOS SELLOS, PROHÍBE EXIGIR COPIAS O FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE LA ENTIDAD TENGA EN SU PODER, AUTORIZA EL USO DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVOS Y TRANSMISIÓN DE DATOS (ART.1,13,16,18,19,26,29
ADMINISTRATIVO/ARCHIVO
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DECRETO 111 1996
BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (PRESUPUESTAL) LEY ORGANICA DE PRESUPUESTO COMPILAN LEYES 38-179-225 QUE CONFORMAN EL ESTATUTO ORGANICO
CONTABILIDAD
DECRETO 115 1996 BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (PRESUPUESTAL)
CONTABILIDAD
DECRETO 1165 1996 MINIST .HACIENDA Y CREDITO PUBLICO OBLIGACIÓN DE FACTURAR “ REQUISITOS”
CONTABILIDAD
DECRETO 1283 1996 MIN.SALUD FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
SALUD
DECRETO 2174 1996
POR EL CUAL SE ORGANIZA EL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y REGLAMENTA LOS ART.76/78 DEL DTO 1298/94 (CALIDAD EN SALUD)
SALUD
DECRETO 1474 1997 CERTIFICACIONES LABORALES DE LOS EMPLEADOS
ARCHIVO
DECRETO 3087 1997 LIQUIDACIÓN, COBRO, RECAUDO Y MANEJO DE LAS CONTRIBUCIONES DE SOLIDARIDAD
CONTABILIDAD
DECRETO 1052 1998 LICENCIA DE CONTRUCCION URBANISMO Y PARCELACIÓN
AMBIENTAL
DECRETO 489 1998 REGULA EL EJERCICIO DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA
PERSONAL
DECRETO 1567 1998 PROGRAMA DE BIENESTAR LABORAL OBLIGA A CREAR EL COMITÉ DE BIENESTAR
PERSONAL
DECRETO 1567 1998 CAPACITACION DE EMPLEADOS PERSONAL
DECRETO 1569 1998
POR EL CUAL DE ESTABLECE EL SISTEMA DE NOMENCLATURA Y CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS DE LA ENTIDADES TERRITORIALESQUE DEBEN REGULARSE POR LAS DISPOSICIONES DE LA LEY 443 DE 1998 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
PERSONAL
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 1137 1999
POR EL CUAL SE ORGANIZA EL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR FAMILIAR, SE REESTRUCTURA EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
COMISARIA DE FAMILIA
DECRETO 1406 1999 ARTIC.21 DEBERES ESPECIALES DEL EMPLEADOR CON RESPECTO A AUTOLIQUIDACIONES DE APORTES
PERSONAL
DECRETO 2145 1999 NORMAS SOBRE EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
DECRETO DEL MINISTERIO DE JUSTICIA
1214 2000 ESTABLECE FUNCIONES PARA LOS COMITES DE CONCILIACIÓN OBLIGACIÓN DE CREAR EL COMITÉ DE CONCILIACION
ADMINISTRATIVO / JURÍDICA
DECRETO 47 2000 POR EL CUAL SE EXPIDEN NORMAS DEL REGIMEN SUBSIDIADO DEL SISTEMA GRAL DE SEGURIDAD
SALUD
DECRETO 2676 2000
REGLAMENTA LA GESTION INTEGRAL DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES Y OBLIGA A CREAR EL COMITÉ DE GESTION AMBIENTAL (LEY 99/93) CODIGO AMBIENTAL
SALUD /AMBIENTAL
DECRETO 1214 2000 OBLIGACIÓN DE CREAR EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN
ADMINISTRATIVO
DECRETO 783 2000 MODIFICA LOS DECRETOS 1486/94,1922/94, 723/97,046 Y 047 DEL 2000
CONTABILIDAD
DECRETO 1537 2001
REGLAMENTA LA LEY 87 DE 1993 DE 93 EN CUANTO ELEMENTOS TECNICOS Y ADTIVOS QUE FORTALEZCAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
CONTROL INTERNO
DECRETO 887 2001 MODIFICA EL ARTICULO 1.DEL DECRETO 2423 DE 1996
CONTABILIDAD
DECRETO 1537 2001
REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 87/93 EN CUANTO A ELEMENTOS TÉCNICOS Y ADMINISTRATIVOS QUE FORTALEZCAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 1755 2002
POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS SUBCUENTAS DE COMPENSACIÓN INTERNA DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA FOSYGA
CONTABILIDAD
DECRETO 1281 2002
BASE LEGAL DE LOS DOCUMENTOS AREA FINANCIERA TESORERIA –CONTABILIDAD)POR EL CUAL SE EXPIDEN LAS NORMAS QUE REGULAN LOS FLUJOS DE CAJA Y LA UTILIZACIÓN OPORTUNA Y EFICIENTE DE LOS RECURSOS DEL SECTOR SALUD Y SU UTILIZACIÓN EN LA PRESTACIÓN.
CONTABILIDAD
DECRETO 1282 2002
BASE LEGAL DOCUMENTOS AREA FINANCIERA (TESORERIA –CONTABILIDAD) CREA EL COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE
CONTABILIDAD
DECRETO 1703 2002
POR LA CUAL SE ADOPTAN MEDIDAS PARA PROMOVER Y CONTROLAR LA AFILIACIÓN Y EL PAGO DE APORTES EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
SALUD
DECRETO 190 2002
REFORMA DEL ESTADO, DESVINCULACION DE SERVIDORES
PERSONAL
DECRETO 1919 2002 REGIMEN DE PRESTACIONES SOCIALES DE LOS EMPLEADOS OFICIALES
PERSONAL
DECRETO 1779 2003 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL ARTICULO 286 DE LA LEY 100/93
SALUD
DECRETO 3803 2003
AJUSTA VALORES DE RETENCION EN LA FUENTE APLICABLE A LOS PAGOS GRAVABLES ORIGEN ENLA RELACION LABORAL, LEGAL Y REGLAMENTARIA
CONTABILIDAD
DECRETO 2309 2002 GARANTIA DE CALIDAD DEL MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL
DECRETO 1145 2004 HISTORIAS LABORALES PERSONAL
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DECRETO 4110 2004 ADOPTA LA NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000-2004
ALCALDE-CONTROL INTERNO
DECRETO 2539 2005 POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS COMPETENCIAS LABORALES
CONTROL INTERNO
DECRETO 1227 2005 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 909 DEL 2004 Y DECRETO 1567 DE 1998
PERSONAL
DECRETO 2539 2005
POR LA CUAL SE ESTABLECEN LAS COMPETENCIAS LABORALES PARA LOS EMPLEOS PUBLICOS DE LOS DISTINTOS NIVELES JERARQUICOS DE LAS ENTIDADES A LAS CUALES SE APLICAN LOS DECRETOS 770N Y 785 DEL 2005
ADMINISTRATIVO
DECRETO 4669 2005 POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 962 DEL 2005
ADMINISTRATIVO
DECRETO 785 2005
ESTABLECE EL SISTEMA DE NOMENCLATURAY CLASIFICACIÓN Y DE FUNCIONES Y REQUISITOS GENERALES DE LOS EMPLEOS EN LAS ENTIDADES TERRITORIAÑES QUE SE REGULAN POR LAS DISPOSICIONES DE LA LEY 909 DEL 2004
PERSONAL
DECRETO 3622 2005
POR EL CUAL SE ADOPTAN LAS POLITICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y SE REGLAMENTA EL ARTICULO CUARTO DE LA LEY 489 DE 1998 EN LO REFERENTE AL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
DECRETO 4515 2008 POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 617 DEL 2000
ADMINISTRATIVO
DECRETO 4665 2007
POR EL CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACION DEL PLAN NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS
ADMINISTRATIVO
DECRETO 2474 2007 SOBRE CONTRATACION ESTATAL -ENTIDADES PUBLICAS
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DECRETO 4295 2007 POR LA CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 872 DE 2003
DECRETO 4747 2007
POR MEDIO DEL CUAL SE REGULAN ALGUNOS ASPECTOS DE LAS RELACIONES ENTRE LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y LAS ENTIDADES RESPONSABLES DEL PAGO DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE LA POBLACION A SU CARGO, Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
SALUD
DECRETO 357 2008
POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA LA EVALUACION Y REELECCION DE GERENTES O DIRECTORES DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN TERRITORIAL
ADMINISTRACION
DECRETO 1151 2008
POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS GENERALES DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA, SE REGLAMENTA PARCIALMENTE LA LEY 962 DEL 2005 Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.
ADMINISTRATIVO
DECRETO 4828 2008 REGIMEN DE LA GARANTIA EN LA CONTRATACION PUBLICA
ENTIDADES PBLICAS
DECRETO 4485 2009 ACTUALIZA LA NORMA TECNICA DE CALIDAD NTCGP.1000-2009
CALIDAD-CONTROL INTERNO
DECRETO 860 2010 REGLAMENTA LA LEY 1098 DEL 2006 COMISARIA DE FAMILIA
DECRETO 4214 2011 PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS SERVICIOS PUBLICOS
DECRETO 734 2012
REGLAMENTA EL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACION PUBLICA REGLAMENTA LA LEY 80-93 Y LEY 1150-2007
ADMINISTRATIVA/JURIDICA
DECRETO 019 2012 LEY ANTITRAMITE ADMINISTRATIVO/JURIDICO
DECRETO 2482 2012 ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACION DE PLANEACION Y LA GESTION
ARCHIVO
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DECRETO 2578 2012
REGLAMENTA LOS LINEAMIENTOS GENERALES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DEROGA EL DECRETO 4124 DEL 2004
ARCHIVO
DECRETO 2609 2012 REGLAMENTA EL ARTICULO 5 DE LA LEY 594 DEL 2000 Y PARCIALMENTE EL ARTICULO 58 Y 59 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO
ARCHIVO
DECRETO 2641 2012 METODOLOGIA PLAN ANTICORRUPCION ADMINISTRATIVO/JURIDICO
DECRETO 2693 2012 LINEAMIENTOS GOBIERNO EN LINEA GOBIERNO EN LINEA
DECRETO 1510 2013 REGLAMENTA EL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACION PUBLICA
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
RESOLUCION 4445 1996 CONDICIONES SANITARIAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS ESTABLECIMIENTOS HOSPITALARIOS
SALUD
RESOLUCIÓN DE LA CONTADGENERAL DE LA REPUBLICA
373 1999 SOBRE NORMAS BASICAS PLAZOS O REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
CONTABILIDAD
RESOLUCIÓN DE LA CONTAD..GENERAL DE LA REPUBLICA
400 2000 ADOPTA EL NUEVO PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
CONTABILIDAD
RESOLUCIÓN 081 2001
ADOPTA EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Y SE APRUEBA LA ACTUALIZACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL AGN.
ARCHIVO
RESOLUCIÓN DE LA CONTRALORÍA GRAL DE ANTIOQUIA
2083 2001 POR MEDIO DE LA CUAL AUTORIZA LA RENDICIÓN DE CUENTAS EN MEDIO ELECTRÓNICO O MAGNETICO
CONTABILIDAD
RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA NACIÓN
420 2002 MODIFICA PARCIALMENTE LA RESOLUCION 196 DEL 2001, SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE
CONTROL INTERNO
RESOLUCIÓN 019 2003 REGLAMENTA LA GESTION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CREADO POR RES/049/98
ARCHIVO
RESOLUCIÓN DE LA CONTRAL. GRAL.DE LA REPUBLICA
5544 2003 REGLAMENTA LA RENDICIÓN DE CUENTAS, SU REVISIÓN Y SE UNIFICA LA INFORMACIÓN
CONTABILIDAD
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RESOLUCIÓN 083 2004 CONFORMA EL GRUPO TÉCNICO DE APOYO DEL COMITÉ DE ARCHIVO DEL A.G.N
ARCHIVO
RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA REPUBLICA
041 2004 MODIFICA EL MODELO INSTRUMENTAL DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PUBLICA P.G.C.P.
CONTABILIDAD
RESOLUCIÓN DE LA CONTAD. GENERAL DE LA REPUBLICA
048 2004 SOBRE NORMAS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
CONTABILIDAD
ACUERDO 07 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHVOS ARCHIVO
ACUERDO 09 1995 REGLAMENTA LA PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION
ARCHIVO
ACUERDO 11 1996 ESTABLECE CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO
ACUERDO 47 2000
ARTICULO 43 CAPITULO V ACCESO A LOS DOCUMENTOS DEL A.G.N. DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS “ RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN”
ARCHIVO
ACUERDO 48 2000
DESARROLLA EL ARTICULO 59 CAPITULO DEL CAPITULO 7 CONSERVACION DE DOCUMENTOS “ SOBRE CONSERVACIÓN PREVENTIVA , CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO
ACUERDO 49 2000
DESARROLLA EL ARTICULO 61 CAPITULO 7 DEL REGLAMENTO GRAL DE ARCHIVOS SOBRE “ CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS”
ARCHIVO
ACUERDO 50 2000
DESARROLLA EL ARTICULO 64 DEL TITULO VII CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS “ PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y SITUACIONES DE RIESGO”,
ARCHIVO
ACUERDO 60 2001
ESTABLECE PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCION PUBLICA.
ARCHIVO
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ACUERDO 42 2002
ESTABLECE CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN LA ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN CON FUNCIONES PUBLICAS, SE REGULA EL INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL Y SE DESARROLLA LOS ARTICULOS 21,22,23, Y 26, DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS 594/2000
ARCHIVOS
ACUERDO 38 2002 ARTICULO 5 LEY GRAL DE ARCHIVOS SOBRE RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
ARCHIVO
ACUERDO 37 2002
ESTABLECE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y LOS REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE DEPOSITO, CUSTODIA , ORGANIZACIÓN , REPROGRAFIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN DESARROLLO DE LOS ARTICULOS 13 Y 14 Y SUS PARÁGRAFOS 1 Y 3 DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
ARCHIVO
ACUERDO 39 2002
REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL EN DLLO DEL ARTICULO 24 DE LA LEY 594 DEL 2.000
ARCHIVO
ACUERDO 41 2002
REGLAMENTA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES QUE SE LIQUIDEN FUSIONEN O PRIVATICEN Y SE DESARROLLA EL ARTICULO 20 Y SU PARÁGRAFO. DE LA LEY 594 DEL 2.000
ARCHIVO
ACUERDO 15 2003
ADICIONA UN PARÁGRAFO AL ARTICULO 1- AL ACUERDO 041/2002 INTEGRACION COMITÉ DE ARCHIVO DE LAS ENTIDADES PUBLICAS EN PROCESO EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN
ARCHIVO
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ACUERDO 02 2004 ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
ARCHIVO
ACUERDO 04 2013
REGLAMENTA LOS DECRETOS 2578 Y 2609 DEL 2012Y MODIFICA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION,PRESENTACION Y EVALUACION Y APROBACION T.R.D Y T.V.D
ARCHIVO
CIRCULAR 01 1998 CREACIÓN Y DLLO DEL ARCHIVO GRAL DEL MPIO
ARCHIVO
CIRCULAR 01 2003 ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ARCHIVO
CIRCULAR 04 2003 ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
ARCHIVO
CIRCULAR 012 2004 ORIENTACIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 04/2003 (ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
ARCHIVO
CIRCULAR 01 2004 INVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR ARCHIVO
CIRCULAR (CARTA) DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA
016 1999 INFORME SOBRE CONTROL INTERNO CONTABLE
CONTABILIDAD
CIRCULAR (INSTRUCTIVO)DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA NACIÓN.
009 1999
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO EN ARCHIVO ASCII DENOMINADO (RELACION DE BIENES INMUEBLES)
CONTABILIDAD
CIRCULAR DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA
29 1999 IDENFITICACION DE LOS BIENES INMUEBLES QUE POSEEN LAS ENTIDADES PUBLICAS DEL PAIS
CONTABILIDAD
CIRCULAR 02 1997 PARÁMETROS A TENER EN CUENTA PARA IMPLEMENTACION DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS
ARCHIVO
CIRCULARES 01 1997 EXHORTACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN BÁSICA SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA
ARCHIVO
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CIRCULAR EXTERNA DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA NACIÓN
056 2004
PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN SER APLICADOS EN EL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 863/2003 Y DTOS REGLAMENTARIOS 1282/2000-1914/2003
CONTABILIDAD
CIRCULAR EXTERNA DE LA CONTADURÍA GRAL DE LA REPUBLICA.
031 2000
ESTABLECE POLÍTICAS SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, FIJA CRITERIOS ACERCA DEL CONTENIDO DEL INFORME REFERENTE A SU EVALUACIÓN.
CONTABILIDAD
CIRCULAR EXTERNA DE LA SUPERSALUD
078 1998 INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN DE POSESION DEL REVISOR FISCAL
ADMINISTRATIVO
CIRCULAR 0022 2006
ADOPCION DE FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD Y DE REPORTE DE NOVEDADES DEL SISTEMA ÚNICO DE HABILITACIÓN DEL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE CALIDAD
SALUD
CIRCULAR 030 2006 IMPARTE INSTRUCCIONES EN MATERIA DE INDICADORES DE GESTION
SALUD
DOCUMENTO CONPES 3144 2001 POR LA CUAL SE CREA EL SISTEMA SOCIAL DE RIESGO (SSR)
SALUD
NTC 4095 NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA
ARCHIVO
NTC 3723 MICROGRAFIA, MICROFILMACION DE DOCUMENTOS, TÉCNICAS DE OPERACIÓN
ARCHIVO
NTC 4080
MICROGRAFIA. SÍMBOLOS GRAFICOS PARA SU USO EN MICROFILME CON SU SIGNIFICADO APLICACIÓN Y LOCALIZACIÓN. CLASIFICACION DE MICROFILMES.
ARCHIVO
NTC 4436
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. PAPEL PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO, REQUISITOS PARA LA PERMANENCIA Y DURABILIDAD
ARCHIVO
NTC 5029 NORMA SOBRE MEDICION DE ARCHIVOS ARCHIVO
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
NTC 5174 NORMA SOBRE PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA
ARCHIVO
NTC 5238 NORMAS SOBRE REPROGRAFIA. MICROFILMACION, SERIES. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN
ARCHIVO
NTCGP 1.000 2009 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ADMINISTRATIVO
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
11. GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS.
ACCESO A LOS ARCHIVOS.
Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos
públicos, en los términos consagrados por la ley.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.
Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación
dirección, organización. Control, evaluación, conservación, presentación y
servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.
Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para
su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.
ARCHIVO.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada,
en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO DE GESTIÓN.
Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados y sometida a continua utilización, así como a consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO CENTRAL.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su
trámite; pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO.
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que representa para la investigación,
la ciencia y la cultura.
AUTOMATIZACIÓN.
Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y
recuperación de la información documental.
CATÁLOGO.
Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
CLASIFICACION DOCUMENTAL.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo
a la estructura orgánica funcional de la entidad.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.
Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los
documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.
Puede ser preventiva o de intervención directa. Del mismo modo, métodos
utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de
controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS.
Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los
ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de
archivo y a obtener copia de los mismos.
COMITÉ DE ARCHIVO.
Grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las políticas. Los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS.
Órgano asesor del archivo general de la nación, encargado de estudiar los
asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL MUNICIPIO
Órgano asesor del consejo departamental de archivos, encargado de estudiar los
asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN.
Estructura jerárquica y lógica de los fondos documentales donde se refleja la
estructura orgánica de la entidad, en secciones y sub.-secciones que componen el
fondo y donde se determinan las series correspondientes a las funciones que se
desarrolla en cada una de ellas. (Esta definición es provisional ya que se está
estudiando actualmente en el Archivo General de la Nación.)
DEPÓSITO DE ARCHIVO.
Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución
archivística.
DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
DEPURACIÓN.
Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de
los que no lo tienen.
DOCUMENTO ACTIVO.
Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL.
Es aquel documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que por
su contenido informativo y testimonial garantiza el reconocimiento de las funciones
y actividades del mismo aun después de desaparición, por lo tanto posibilita la
reconstrucción de la historia institucional.
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MANUAL ARCHIVISTICO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTO INACTIVO.
Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legal.
DOCUMENTO SEMIACTIVO.
Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO.
Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE.
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad
archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución
de un mismo asunto.
ESTANTE.
Muebles con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
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FECHAS EXTREMAS.
Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en
un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO.
Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FONDO.
Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo,
una institución o persona.
GESTION DE DOCUMENTOS.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final. Con el objeto de facilitar su
consulta, conservación y utilización.
GUÍA.
Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos
que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de
la documentación.
ÍNDICE.
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Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos
de descripción.
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INVENTARIO.
Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades
de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
LEGAJO.
En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
MATERIAL GRÁFICO.
Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos,
fotografías, ilustraciones, pictografías, códices, prensa entre otros.
MICROFILMACIÓN.
Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
MICROFILME.
Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en
reproducción de documentos.
MUESTREO.
Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo
o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos,
cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
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ORDENACIÓN.
Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos
con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso
de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades
archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL.
Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado
ORGANIGRAMA.
Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o
entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman
una entidad u organismo.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.
Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE ORIGEN.
Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que
naturalmente pertenecen.
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Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.
Recepción o generación de documentos de una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS.
Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento
a diversas disposiciones de Ley.
REPROGRAFÍA.
Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la
policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el
microfilm.
SECCIÓN.
Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales,
en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCIÓN DOCUMENTAL.
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación bien
sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
SERIE.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
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ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO.
Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación
de una entidad, con fines de información.
TABLAS DE RETENCION.
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las
cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.
TIPO DOCUMENTAL.
Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para
ser considerada documento.
UNIDAD DOCUMENTAL.
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
La unidad documental puede ser simple, cuando está constituida por un solo
documento o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente.
VALOR PRIMARIO.
Es el que tienen los documentos mientras sirven en la institución productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados
en el tema o en el asunto.
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VALOR SECUNDARIO.
Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una
vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor
se conserva permanentemente.
VALOR DOCUMENTAL.
Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo.
12. GLOSARIO DE DOCUMENTACIÓN ENCUESTADA
ACTA: Relación escrita de lo tratado o acordado en una junta.
ACUERDO: Disposición emanada por la Junta Directiva O Concejo Municipal
AFILIACIONES: Inscribir a alguien como miembro de una sociedad, corporación,
etc.
BOLETÍN: Publicación periódica informativa sobre una materia determinada y de
carácter oficial.
CERTIFICADO: Documento público o privado en el que se da fe la veracidad de
un hecho.
CIRCULARES: Comunicación dirigida a varios destinatarios notificándoles algo.
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COMPROBANTE: Documento que se extiende para atestiguar una transacción,
trato o gestión. Comprobar una cuenta, la verdad.
COMUNICACIONES: Trato o correspondencia entre dos o más personas.
CONSTANCIAS: Documento que se realiza para dar credibilidad de algo que tiene
vigencia o se ha llevado a cabo.
CONTRATO: Convenio o acuerdo escrito por el que dos o más partes se obligan a
cumplir unas determinadas condiciones.
FACTURAS: Escrito donde figura el detalle y el precio de la mercancía vendida o
de los servicios prestados y que se le entrega a la persona que paga dicho precio.
HISTORIA LABORAL: Reseña detallada y ordenada cronológicamente del
desarrollo de una actividad o sobre la carrera de una persona. Relación ordenada
de los datos de un empleado y de las labores que ha sido sometido. Documento
en que constan los antecedentes de un funcionario en el ejercicio de su empleo.
INFORME: Acción y efecto de informar o dictaminar. Datos que se dan sobre
alguien o algo. Exposición escrita del estado de una cuestión.
INVENTARIO: Relación y valoración de los bienes, derechos y obligaciones de
una empresa que expresan la estructura de su patrimonio en un momento dado.
Documento en que están escritos el conjunto de bienes y derechos.
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LIBRO: Donde se asientan, registran informaciones de interés para su consulta.
NOMINA: Relación del personal contratado por una empresa, en la que figuran
para cada preceptor sus retribuciones.
PLAN: Programa o disposición detallada de una obra o acción y de modo de
realizarlas.
PROGRAMA: Exposición general de las intenciones o proyectos de una persona.
PROYECTOS: Intención de hacer algo o plan que se idea para poderlos realizar,
conjunto de planos y documentos de una obra.
RECIBOS: Documento en el que el acreedor reconoce expresamente haber
recibido del deudor dinero u otra cosa a efecto del pago o cumplimiento de la
obligación.
RESOLUCIÓN: Decisión o fallo del Gerente, Acto dispositivo.
T.R.D. Listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos
documentales, los cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
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13. CONVENCIONES Y ABREVIATURAS UTILIZADAS EN LAS T.R.D
No. NUMERO
D. DEPENDENCIA
S. SERIES
SB. SUBSERIES
T.D TRADICIÓN DOCUMENTAL
O. ORIGINAL
P. PERMANENTE
T. TEMPORAL
A.G ARCHIVO DE GESTION
A.C ARCHIVO CENTRAL
A.H ARCHIVO HISTORICO
ART. ARTICULO
A. ACUERDO
C.C CODIGO CIVIL
C.C.A. CODIGOCONTENCIOSOADMINISTRATIVO
C.C0. CODIGO DE COMERCIO
C.NAL. CONSTITUCIÓN NACIONAL
C.P. CODIGO PENAL
C.P.C CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL
C.D.C CODIGO DE COMERCIO
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14. ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO
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15. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL