—Grundlagen des 1 Projektstart Projektmanagementsﬁ 3...

Vorlesung an der Technischen Universität Wien; März 2004

Dr.H.Karnovsky

„Grundlagen des Projektmanagements“

Grundlagen des Projektmanagements

0 Grundlagen der Grundlagen1 Projektstart3 Projektverfolgung I

Projektverfolgung II3 Arbeitsstruktur und

Informationswesen4 Projektabschluss5 Einführung in das Multi-

Projektmanagement

Vorlesung 11.3.2004

Vorlesung 18.3.2004

2 Projektverfolgung / 2

Teil I:2.1 DetailplanungTeil II:2.2 Risiko-/ Umfeld-

management2.3 Projektkontrolle

2.2 Risiko- / Umfeldmanagement / 1

Makro-bedingungen

Umfeld-bedingungen

Projekt

Risiken

Projekte existieren nicht in einem „luftleeren Raum“; sie haben ein mehr oder weniger beeinflussbares Umfeld, das maßgeblichden Projekterfolg bestimmen kann.


Eisberg


Risiken sind „drohenderSchaden“ in Hinblick aufdie Erfüllung des Projekt-auftrages


Was ist zu tun?

• Aufgrund der vorhandenen Unterlagen über Umfang der Analysen (Risiko / Umfeld) entscheiden

• Risiken lokalisieren, typisieren und evaluieren

• Spezielle Umfeldanalyse durchführen und mit Risikomanagement abgleichen

• Zur Risikobewältigung Maßnahmensteuerung und Risikobeobachtung durchführen


• Arbeitspaket-Nr.• Arbeitspaket-Bezeichnung• Risikobenennung• Risikotypisierung• Wahrscheinlichkeit des Eintretens• Folgewirkungen• Gegensteuerungsma0nahmen• Zeitverzug• Risikobeobachtung

Redaktionsschluß für Komfortwünsche /XX.XX.XXXX

Ende der Entwicklung 1.0 /XX.XX.XXXX

1.Paralleltest 1.0 /XX.XX.XXXX

2.Paralleltest 1.0 /XX.XX.XXXX

1.Pilot /XX.XX.-XX.XX.XXXX

2.Pilot /XX.XX.-XX.XX.XXXX

MS 6

MS 8

Vertr.freigabe 1.0 /XX.XX.XXXX

Ressourcenbereitstellungfür Umsetzung XXX-Einführungskonzept

RessourcenausfallXXX

XXX- Schnittstellendisk.,insbesondere auch wegeneines involvierten Sublie-feranten

Ressourcenbereit-stellung fürXXX-Umsetzung Verdeckte

Programmfehler

Abschluß Rel.1.0;Definition undPlanung Rel.1.1, 1.2


• Umfeldfaktor• Nähe zum Projekt• Einfluss-Intensität• Einstellung• Maßnahmen


Einflussfaktoren für die Unmittelbare Umfeldbedingungen eines Projektes: • Akzeptanz des Projektmanagements• Beziehungen mit dem Linienmanagement • Stabilität in der obersten Führung• inwieweit Projektmanagement bereits institutionalisiert wurde

oder es sich eher um Neuland handelt• inwieweit Veränderungsbereitschaft oder starkes

Beharrungsvermögen besteht• (Miss-) Erfolge in der Projektentwicklung• „Betriebsklima“• Kunden-/ Lieferantenbeziehungen• Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes


Nicht beeinflussbare Makrobedingungen für ein

Projekt entstehen aus

• „Betriebsklima“

• Kunden-/Lieferantenbeziehungen

• Öffentlichkeitswirksamkeit des Projektgegenstandes

• der Branche (den Produkten)

• der konjunkturellen Entwicklung

• den nationalen politischen Rahmenbedingungen

• den internationalen politischen Rahmenbedingungen

2.3 Projektkontrolle / 1


Was ist zu tun?• Festschreiben Basisplan• Statusfeststellung• Plan-/Soll-/Istvergleich• Analyse Planungsabweichung• Gegensteuerungsmaßnahmen

(Leistungsfortschritt, Ressourcen, Termine,Budget)

2.3 Projektkontrolle / 3Vorlage für eine Arbeitspaket-Verfolgung

2.3 Projektkontrolle / 4Beispiel für eine Projektverfolgung / Balkendiagramm


Beispiel für eine Projektverfolgung / Netzplan


TermineRessourcen

Leistung

Budget


Qualitätssicherung bedeutet sicherzustellen, dass die

geleistete Projektarbeit den vereinbarten Anforderungen entspricht.Es betriffta) sachinhaltliche Arbeitb) Managementarbeit.

Grundlage für die Qualitätssicherung ist die Qualitätssicherungs-

planung:• a) Prüfungsgegenstand• b) Prüfungszeitpunkt/-zeitraum• c) Prüfungsprocedere• d) Anforderungsprofil der Prüfer

• e) Aufbau der Prüfungsprotokolle

Psychologische Aspekte der Projektverfolgung

• Planungsgläubigkeit• Kontrollempfindlichkeit• Risikofurcht• Perfektionismus• „Schäferhundfunktion“





Projektmanagement

3.1 Arbeitsstruktur / 1

Durchführungsorganisation

Führungsorganisation


Rollen im Projektmanagement

• Auftraggeber

• Projektbeauftragte(r) – „Pat(in)“

• Projektleitung

• Projektbegleitende Gremien

• Subprojektleitung

• ( Teammitglieder)


Organigramme

Je nach Größe und Komplexität eines Projektes werdenunterschiedliche Projektleitungsprofile benötigt.

A C D B

3.1 Arbeitsstruktur / 4Projektleitungsprofile

Fachkompetenz

Managementkompetenz

größere MIDI-Projekte; kleinere MAXI-Projekte;

Nur Projektleitg., kann aber Teammitglieder fachlich unterstützen

gleichGleichD

größere MINI-Projekte; kleinere MIDI-Projekte; Personalunion: Projektleitg./Teammitglied

gleichGleichC

MAXI-ProjektegeringHochB

MINI-Projektehoch geringA

Anwendung in ProjektenFach-kompetenz

Management- Kompetenz

Typ

3.1 Arbeitsstruktur / 5Erläuterung zu den Projektleitungsprofilen

3.1 Arbeitsstruktur / 6Informelle Projektorganisation

Matrix-ProjektorganisationLinien-Projektorganisation

Stabs-Projektorganisation

3.2 Informationswesen / 1

Dokumentation

Kommunikation


Was ist zu tun?• Projektverfolgung (Durchführung Planung,

Risikobeobachtung, Kontrolle, Qualitäts-sicherung)

• Informelle Projektkommunikation• Projektbesprechungen• Meilensteinreviews• Projektberichte• Projektdokumentation


Projektkommunikation

...umfaßt das Besprechungs- und Präsentationswesen


Projekt-resultat

Arbeitsinhalt

=+

Arbeits-verpackung

Projektmanagement braucht Präsen-tations- und Moderationskompetenz !!!


Projektdokumentation

... betrifft die schriftliche Fixierung aller wesentlichenProjektereignisse und die Aufbewahrungsorganisation


Schriftliche Fixierung

• Projekttagebuch

• Protokolle

• Handouts

Aufbewahrungsorganisation

Psychologische Aspekte von Arbeitsstruktur und Informationswesen

• Führung • Durchführung• Informelle Organisation• Vertrauen• Problemberichte• Besprechungen• Marketing





Projektmanagement

4 Projektabschluss / 1

Count Down

Close Down

4 Projektabschluss / 2

Zielerreichung oder Projektabbruch

4 Projektabschluss / 3 Count Down

Was ist zu tun?• Provisorische Projektabnahme• Erstellung und Abarbeitung der

„Offenen Postenliste“• Erstellung der Abschluss-

dokumentation

4 Projektabschluss / 4Close Down

Was ist zu tun?• Abnahme Projektergebnis

(Abnahmeerklärung), Übergabe an das Tagesgeschäft

• Evt. Vereinbarungen für Nacharbeiten und Follow Up-Projekte

• Durchführung Close Down-Veranstaltung

Psychologische Aspekte des Projektabschlusses

• Point of no return• Streben nach der jeweils besten Lösung• Torschlusspanik• Social Event

Ausbaustufen des Projektmanagement / 1

MINI

MIDI

MAXI

MAXIMIDIMINIProjekt-KlassifikationC

hochmittelKleinProjektmanagement-

Aufwand

B

hochmittelKleinBedeutung, RisikoA/3

>124-12<3Überschaubarkeit

(Monate)

A/2

>74-7<3KoordinationsspanneA/1

321ProjektkriterienA

Dimensions



XXXXXXProjektkontrolle2.3

XXXX0Risikomanagement2.2

XXXXXXDetailplanung2.1

Projektverfolgung2XXXX0Kick Off1.4

XXXXXXProjektbeauftragung1.3

XXXX0Vorarbeiten1.2

000Projektinitiative1.1

Projektstart1

MAXIMIDIMINIBezeichnungIdent-Nr.


XXXXXXProjektkommunikation4.1

XXXXXXProjektdokumentation4.2

XXXXXXArbeitsstruktur3Informationswesen4

XXXX0Close Down3.2

XXXX0Count Down3.1

Projektabschluß5

MAXIMIDIMINIBezeichnungIdent-Nr.





Projektmanagement

5 Multi-Projektmanagement / 1

PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT



Multi-Projektmanagement ist eine Gesamtheit vonMethoden und Verhaltensweisen zur effizienterenSteuerung einer Vielzahl von gleichzeitig laufendenProjekten (Projektportfolio).


Gesamtunternehmen

Solo-/Einzelprojekt - Ebene

Multiprojekt - EbeneGrenze des Projektmanagements

(Top-) Linienmanagement


Generierung Verfolgung Entlastung

Arbeitsstruktur

Informationswesen

M-PM-Methodenunterstützung

M-PM-Psychologische Aspekte

Umfeld

Projektauftrag Statusbericht Abschlussber.

Management Summary

„Wetterbericht“ Risikobericht

Masterplan MS Project

MULTI-PROJEKTMANAGEMENT

SOLO-PROJEKTMANAGEMENT

Projektkatalog

Hans Karnovsky

GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS

Ein Leitfaden für die Projektpraxis

Umfeld

Start Verfolgung Abschluss

Arbeitsstruktur

Informationswesen

Methodenunterstützung

Psychologische Aspekte

Umfeld

StartStart VerfolgungVerfolgung AbschlussAbschluss

ArbeitsstrukturArbeitsstruktur

InformationswesenInformationswesen

MethodenunterstützungMethodenunterstützung

Psychologische Aspekte

Hans Karnovsky GRUNDLAGEN DES MULTI-PROJEKTMANAGEMENTS Ein Leitfaden für die Projektpraxis

Paul Bernecker Verlag

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