1

The ENCHAMADE Newsletter of the American Guild of Organists, Memphis Chapter March 2012

March 2012 Newsletter Deadline: Friday, Mar. 9, 2012

Please submit materials to Ty Legge tlegge@stmarysmemphis.org Concert and recital calendar information may be submitted in advance at any time.

MARCH PROGRAM: MONDAY, MARCH 5, 2012 Dr. Marilyn Keiser Chancellor's Professor Emerita of Organ, Indiana University New Ideas for Creative Service Playing Germantown United Methodist Church 2331 South Germantown Rd 38138 Gathering 6 pm, Dinner 6:30 pm, Meeting 7 pm, Program 7 pm Please respond to the RSVP e‐mail that you will receive from Joe Holloway agodinner@att.net 

From the Dean   David Ouzts   douzts@holycommunion.org    Our February choral techniques meeting was a smash hit! Dr. Bill Skoog from Rhodes College performed vocal blending miracles with our willing and able chapter members, and Donna Sloan and the people of St. Brigid Catholic Church were marvelous, welcoming hosts. After being “iced out” last February, it was so great to finally bring this informative and fun meeting to fruition. And don’t miss our March meeting at Germantown United Methodist Church, where Dr. Marilyn Keiser, Chancellor’s Professor Emerita of the Jacobs School of Music, Indiana University, will present a workshop on service playing, which is one of her specialties. She will discuss hymn playing, service music playing, anthem accompanying, and new service literature for the organist. She will bring numerous handouts, all of which we will all want to have.   Attached to the end of this newsletter issues are two documents: (1) the proposed 2012 revision of our Chapter Operating Procedures, and (2) the detail of the newly‐established Billy J. Christian Memorial Concert Fund, upon which the Executive Board voted and approved in February. Please review the operating procedures carefully, as we will vote on them at our May meeting. This revision format and content is based upon the sample operating procedures provided by AGO National Headquarters and will be reviewed by the AGO National Vice‐President and the Region IV Councillors as required (see Section IX). Please address any questions, suggestions, or comments in one email addressed to all four members of the Chapter Operating Procedures Revision Committee: Phil Brown, Jane Gamble, Kelly Kramer, and myself; our email addresses are listed in the Chapter Directory.   The major highlights/revisions of the operating procedures from the 2006 are: 

• Chapter voting procedures (election process with paper ballots is required; voting by “acclamation” is not allowed) • Members‐at‐Large are elected on a three‐year rotating class basis, with now three Members‐at‐Large serving on the 

Executive Board • Newsletter Editor becomes an appointed officer like Webmaster, Publicity Officer, Chapter Reporter, etc. • Education Officer is now covered under Professional Certification Officer or Committee • Scholarship Committee, which is unique to the Memphis Chapter, remains a Standing Committee of this Chapter • Chapter Operating Procedures amendment process (See Section IX) 

Soli Deo Gloria, DPO

2

2012‐13 Nominating Committee Carolyn Mason, Chair; Walton Griffin, Sarah Harr, Chris Nemec, and The Rev. Nancy OʹShea The 2012‐13 Nominating Committee is in process of confirming chapter members who will run for election or re‐election. The committeeʹs work will be completed by the end of February. The slate of officers for election will be presented at the March 2012 meeting and also published in the March EnChamade and on the chapter website. The election will take place by paper ballot or proxy ballot at the April meeting. Contact committee chair Carolyn Mason carolynmason@bellsouth.net if you have ideas or wish to propose someone to serve.  New Members of the Memphis Chapter We extend a hearty welcome to these newest members:  Jay Westfaul, 106 Sharkey Avenue, Clarksdale MS 38614, 662.563.8482, westfaul@westfaulfirm.com Organist/Choirmaster at St. George’s Episcopal Church, Clarkesdale MS  Judy Brewer, 8840 Riverwood Farms Parkway, Cordova TN, 38016, 901.737.9478, JBrewe@hotmail.com Organist, St. Francis of Assisi Roman Catholic Church, Memphis TN   Death in the Family Sympathy is expressed to the family of member Carol Thomas whose father died recently. A memorial donation is being sent to a donor of the family’s choice.  Important Dates for the Memphis Chapter Feb1‐Mar 31   Reduced dues rate available for new members joining for the last half of the 2011‐2012 fiscal year. Apr 15     Dues collection begins for the 2012‐2013 fiscal year June 30     End of AGO 2011‐2‐12 fiscal year July 1     Beginning of AGO 2012‐2013 fiscal year November   End of The American Organist fiscal year for active 2011‐2012 members  

 

Free Poster!   Featuring the organs of Chicago.   Display this 18” X 24” poster in your office or studio.   Send your request with quantity desired and a mailing address to extrapost@aol.com  We will send the posters directly via U. S. Mail.  The Chicago Midwest Chapter of the Organ Historical Society invites all to spend five days in the City of Big Sounds.  Contact www.organsociety.org/2012/ or call 804.353.9226 for more information.  The convention dates: July 8‐13   

   

 

3

Positions Available  Section Leader (tenor) Christ United Methodist Church, 4488 Poplar Avenue, Memphis TN 38117. 2 Sunday AM services; extra seasonal services. Contact Perry Redfearn: 901‐261‐2120   Section Leaders (alto) Saint Johnʹs Episcopal Church, 3245 Central Avenue, Memphis, TN 38111. 1 Sunday AM service/1 Wednesday PM rehearsal. Extra seasonal services (Christmas and Easter). Contact Dr. Geoffrey H. Ward, 901‐323‐8597 ext. 26, ghward@stjohnsmemphis.org  Director of Music Ministries (full‐time) St. Lukeʹs United Methodist Church, 480 S. Highland Street, Memphis, TN 38111 Will be part of a ministerial team to plan worship experiences for the church and direct or supervise all areas of the music ministry program. The Director will be committed to integrating a variety of music and the arts into worship and will possess strong collaborative skills and enthusiasm for being part of a worship team. Job responsibilities include, but are not limited to directing the Adult Chancel Choir, Senior Adult Choir, childrenʹs choirs, Wesley Bells and leading congregational music in worship. Job skills and requirements include a degree in Music with an emphasis in choral conducting (Masters preferred) and experience in a church setting with volunteer choirs.  Send resume and letter of interest to Search Committee (attn. Linda Hensley) at church address above or:  stlukesdomsearch@gmail.com  Minister of Music (full‐time) Christ the King Lutheran Church, 5296 Park Avenue, Memphis, TN 38119, 901‐682‐8404. Contact Don Carroll for information/complete job description: seecarrollsgo@bellsouth.net. Minister of Music serves the church (80%) and school (20%) by developing, coordinating and administering an effective well‐rounded music ministry, providing leadership and supervision to staff members and volunteers involved in this ministry and serving as choral director and organist, and School Music Curriculum Director. 2 Sunday AM; Wednesday PM services in Advent/Lent. Wednesday PM adult choir rehearsal; Childrenʹs choir and hand bell choir (volunteer‐led). Aeolian‐Skinner organ, 3 manuals, 22 ranks.  To list a position in this printed newsletter and to place on the chapter website, an authorized representative of the church/institution must submit the information on church letterhead stationary and sign it. Although listings are free of charge, the Executive Board of the Memphis Chapter reserves the right to review and refuse an advertisement. Listings should include complete description of the positionʹs duties and pertinent details such as: number of worship services, rehearsals, choirs/ensembles, instrument to be played, etc.  Listings must be submitted by fax (901‐526‐6882) or mail (22 South Reese Street, Memphis, TN 38111) to: Jane Scharding Smedley. For more information, refer to ʹPositionsʹ on our chapter website: www.agomemphis.org or contact Jane at: 901‐527‐8282, ext. 15 or mrsjane@bellsouth.net. No listing will be accepted over the telephone or by email.     

2011-2012 EXECUTIVE BOARD Elected Officers David Ouzts, Dean Eva McPeters, Sub-Dean Janet Templeton, Recording Secretary Dennis Janzer, Registrar Joe Holloway, Treasurer Martha Israel, Member-at-Large/Auditor Bill Phillips, Member-at-Large/Auditor

Appointed Officers Phil Brown, Professional Concerns and Development Jane Gamble, Librarian and Centennial Celebration Martha Israel, Scholarship Kelly Kramer, Education and Summer Recitals Sumner Jenkins, Webmaster Ty Legge, Examinations, Newsletter Editor Eva McPeters, Publicity The Rev. Nancy O’Shea, Chaplain John Palmer, Membership Jane Scharding Smedley, Placement

4

 Friday March 2, 2012 at 7:30 pm ‐  Saint Peter Catholic Church, Third & Adams 

Winter Recital: The Memphis Boychoir, Memphis Girlchoir,  and the Memphis Chamber Choir will perform  www.memphisboychoir.org 

 

March 4, 2012, 4 p.m.  – Idlewild Presbyterian Church The Complete Symphonies of Louis Vierne 

Symphony # 3: Uwe Bestert, Music Director, St. Gertrud’s Church, Hamburg, Germany Symphony #5:  Ted Gibboney, Director of Music and Organist, Idlewild Church 

 

Tuesday, March 6, 2012 at 7 pm ‐ Saint Peter Church ‐ Third & Adams Concert by the Austin Peay State University Chamber Singers 

More information: 901‐527‐8282, ext. 15  

Thursday, March 8, 2012 at 7 pm – Wilson Chapel,  Christ United Methodist Church 4488 Poplar Avenue 

Concert by the Austin Peay State University Chamber Singers  

Friday March 9, 2012 at 7:30 pm  ‐ Saint Johnʹs Episcopal Church, 3245 Central Avenue The American Boychoir in Recital. Tickets are $15.00 ‐ Please call (901) 323‐8597 to purchase tickets 

www.americanboychoir.org  

Saturday, March 10, 7 p.m. ‐‐ St. Georgeʹs Episcopal Church,  2425 So. Germantown Rd., Germantown 

Sanctuary Jazz Ensemble in the Parish Hall. Directed by Johnny Yancey.  Big band music, Swing and other jazz music for your listening pleasure.  Free and open to all.  Hosted by St. Georgeʹs Friends of Music. 

For information call (901) 754‐7282 x33 or email music@stgeorgesgermantown.org, or visit the website www.stgchurch.org. 

 

Sunday, March 11, 3:00 pm – Germantown Presbyterian Church, 2363 Germantown Road South 

A concert of music for trumpets and organ will be presented by Melissa and Kyle Millsap, trumpets, and Carolyn Mason, organ.  Music to be performed in the program include works by Aaron Copland,  

Emma Lou Diemer, Stanley Friedman, Francesco Manfredini, and Ralph Vaughn Williams. Two of the pieces are premier performances of music written by Stanley Friedman, a frequent trumpet soloist at GPC. Scatter the Darkness was commissioned by Kyle and Melissa in memory of Melissa’s father, John McDaniel, a long‐time, faithful member of GPC. The second piece Shalom, Salaam, Peace… was a gift presented to Melissa and Kyle in 

celebration of their marriage in 2010. The concert is free of charge and open to the public.  For more information, call 901‐754‐5195, ext 105 

 

Friday, March 23, 2012 at 7 pm – Wilson Chapel,  Christ United Methodist Church 4488 Poplar Avenue 

Concert by the Southeast Missouri State University Choir    

CALENDAR OF EVENTS 2012

5

Sunday, March 25, 2012. 3:00 p.m. ‐ Church of the Holy Apostles (Episcopal),  1380 Wolf River Blvd., Collierville 

Marcel Dupreʹs Stations of the Cross presented in recital by Kristin Lensch and Colleen Kelsey Hicks, organist of Dauphin Way United Methodist Church, Mobile, AL. Dupreʹs works were improvised and inspired by the poetry of Paul Claudel. The program will include the English translations of the poetry by Paul Claudel, and 

projected images of art. For more information, call 937‐3830. 

Friday, March 30, 2012, 7 p.m. – St. Mary’s Episcopal Cathedral, 700 Poplar Avenue Third Annual Lenten Organ Recital.  Back by popular demand! St. Mary’s Canon Organist/Choirmaster  

Scott Elsholz will perform his third Lenten organ recital at St. Mary’s. This program will feature the rarely‐performed Symphony No. 4 in F minor by Charles‐Marie Widor, followed by varied settings of African‐

American spirituals by a number of American composers.  On this eve of Holy Week, come and bask in the beauty and majesty of great music for the pipe organ. Free admission. Contact: Scott Elsholz, (901) 527‐6123, 

selsholz@stmarysmemphis.org or www.stmarysmemphis.org  

April 1, 2012, 4 p.m.  Bach at Idlewild – Idlewild Presbyterian Church Featuring Idlewild Adult Choir and soloists; Joey Salvalaggio, oboe; John David Peterson, organist;  

Ted Gibboney, harpsichord. Program includes solo organ and oboe music,   and Cantata #182 Himmelskönig, sei willkommen 

 

Sunday April 1, 2012. 2:00 p.m. ‐ Schermerhorn Symphony Center Organ Recital with David Higgs. One of America’s leading concert organists returns to the Schermerhorn for a recital at the Martin Foundation Concert Organ. Chair of the Organ Department at Eastman School of Music, 

David Higgs has earned an international reputation for his combination  of impressive technique and imaginative musicianship. 

 The winner  is  JANE  SCHARDING  SMEDLEY  for  last month’s  tune. Congratz,  Jane.  The  excerpt was  from  the Max Drischner “Wie schön leuchtet der Morgenstern.” Test your musical genius on the following. First to answer correctly by email will receive a free dinner at a monthly meeting of his/her choice. Full title and composer’s full name. Submit entries via email to Ty Legge tlegge@stmarysmemphis.org. Winner will be notified by email. 

 

Name That Tune 

6

BILLY J. CHRISTIAN MEMORIAL CONCERT FUND

BACKGROUND On August 1, 2011, the Memphis Chapter received a letter from the law firm of Martin, Tate, Morrow and Marston, notifying the Chapter that the Last Will and Testament of Billy J. Christian named the Memphis Chapter of the American Guild of Organists as one of the beneficiaries and provided the following: I give and bequeath to the Memphis Chapter of the American Guild of Organists the sum of $30,000. We were advised that the bequest would be paid after the creditors’ claim period expired. On November 30, 2011, we received a letter from the Attorney, advising that the creditors’ claim periods had expired, and a check in the amount of $30,000 was enclosed. This check was immediately deposited in the Memphis Chapter’s savings account at First Tennessee Bank. Chapter Treasurer Joe Holloway has been in close contact with the Chapter’s financial advisor, Mr. David Blindman, Vice President of UBS Financial Services, in order to determine the best strategy for investing this money. DETAIL On February 6, 2012, the Executive Committee of the Memphis Chapter of the American Guild of Organists voted to establish the Billy J. Christian Memorial Concert Fund from the bequest of his estate. The interest from the investment of this fund will be used as available to fund a major concert program each season of the Chapter’s program year. The current ENCORE Fund is to be terminated and the money remaining in this fund will be transferred to the 2011-2012 Program Expense Account immediately. Only the fee(s) associate with providing a major concert program will be paid from the Billy J. Christian Memorial Concert Fund. As required, miscellaneous expenses related to a major concert (travel, lodging, etc.) will be paid from the regular budget program expense of the Chapter. The church hosting or co-sponsoring such a concert should be encouraged to fund a portion or all of the expenses involved. The membership of the Memphis Chapter is encouraged to make contributions to the Billy J. Christian Memorial Concert Fund in order to keep the fund alive and well for years to come. Contributions can be made in memory of Billy or for any person/reason. The Chapter Treasurer is authorized to oversee the disbursements, income and investment of the fund, and a report will be given to the membership each months as an addition to the regular monthly Financial Analysis. Submitted by Joe Holloway, Treasurer Approved by the Executive Board, American Guild of Organists, Memphis Chapter, February 6, 2012

7

PROPOSED 02/20/2012 

Chapter Operating Procedures Memphis Chapter 

American Guild of Organists Effective July 1, 2012 

 On this May 7, 2012, the undersigned members of the Executive Committee of the Memphis Chapter of the American Guild of Organists do adopt the following as CHAPTER OPERATING PROCEDURES, which are in accordance and agreement with the National Bylaws of the American Guild of Organists, as adopted April 13, 1896 and amended through March 26, 2011.  Section I. NAME. The name of this organization shall be the Memphis Chapter of the American Guild of Organists (hereinafter “Chapter”), a subordinate unit of the national organization known as the American Guild of Organists.  Founded in February 1914 as the Tennessee Chapter, the Chapter was renamed the Memphis Chapter in 1954. It is a non‐profit, educational association of organists and choral conductors, including those interested in or closely allied to church or synagogue music. The nonprofit status has been recognized and approved by the Internal Revenue Service.  The address of the Chapter is PO Box 770004, Memphis, TN 38177‐0004. The mailing address of the current Chapter Dean is registered with the American Guild of Organists.  The Chapter is a subordinate unit of the American Guild of Organists (hereinafter “AGO”), a nonprofit, educational organization founded in 1896 with headquarters in New York, NY; like chapters are located throughout the United States and other countries.  Section II. MISSION STATEMENT. Article II, Section 1 of the National Bylaws is incorporated by reference, as if fully set out herein. Nothing in these Operating Procedures shall be read, and none of the Chapter’s activities pursuant to these OPERATING PROCEDURES shall be undertaken or executed, in a manner inconsistent with the fundamental purposes of the Guild.    Section III. CLASSES OF MEMBERSHIP. Article III, Sections 1‐3 and Article VII, Section 3 of the National Bylaws of the American Guild of Organists are incorporated by reference, as if fully set out herein.  The membership of the Guild and of this Chapter shall be divided into two classes: Voting Members and Non‐Voting Members. All individuals shall be eligible for membership and participation in the Guild and of this Chapter. The Guild (its Headquarters, Regions, Districts and Chapters) shall not discriminate on the basis of race, national origin, age, religious affiliation, gender, marital status, sexual orientation, disability or medical condition (including, but not limited to, Acquired Immune Deficiency Syndrome).        

8

Voting members of the Chapter are:  

A. GENERAL MEMBERS. General members shall consist of organists and choral conductors and other individuals who support the purposes of the Guild and have paid the dues and fees set by the National Council. General Members shall be eligible to (1) take the Guild examinations for certification; (2) be nominated for election in the Chapter; (3) serve on Chapter Committees, (4) vote in Chapter, Regional, and National elections; and (5) receive The American Organist, the official journal of the Guild. 

B. SPECIAL MEMBER. Over the age of sixty‐five (65) years, under age 21, or disabled. Applicants for this classification must state their status in writing. 

C. STUDENT MEMBER. Full‐time students with a valid school ID. D. PARTNER MEMBER. Must be affiliated with a General, Special, or Student member at the same 

household. Only one copy of The American Organist magazine per household. E. DUAL MEMBER. Dual Members are those who have (1) established primary membership through 

another Chapter, (2) are approved by the Chapter, and (3) have paid the dues and fees set by the National Council. Dual Members are eligible to vote and hold office in both the primary and secondary Chapter, though each Member has only one vote in National and Regional elections. 

F. STUDENT DUAL MEMBER. Must have a Student voting membership with a primary chapter in order to be a Student Dual Member at a secondary chapter. 

 Non‐Voting Members of the Chapter are:  

A. CHAPTER FRIENDS. Chapter Friends shall consist of those individuals who (1) support the purposes of the Guild, (2) are not organists or choral conductors, and (3) have paid the dues and fees set by the Chapter. Chapter Friends shall have not vote, may not serve as Elected or Appointed Officers or on committees, and do not receive the Guild publication The American Organist. The privileges of this membership class shall be (1) participation in Chapter activities and (2) receipt of the Chapter publications. 

B. CHAPTER HONORARY MEMBERS. Chapter Honorary Members shall consist of those individuals who have made a distinguished contribution to the furtherance of the purposes of the Guild and this Chapter. They shall be nominated by two Voting Members of the Chapter in good standing and elected by the Chapter. Such members shall not be required to pay any dues or fees set by the National Council. The privileges of this membership class shall include the right to participate in all Chapter activities and to receive the Chapter publications. If the Chapter pays for this individual the dues and fees set by the National Council, Chapter Honorary Members may have the privileges of Voting Membership; otherwise, the Chapter Honorary Members shall not be eligible for election to Chapter or Guild office and they shall have no vote. 

 Section IV. CHAPTER GOVERNANCE.  The Elected Officers of the Chapter shall be the Dean, Sub‐Dean, Secretary, Registrar, Treasurer, and three Members‐at‐Large. Each is elected to a one (1) year term of office according to the procedures outlined below. Any officer may be re‐elected for one (1) year, with the exception Treasurer, who is elected for a three (3) year term with re‐election permitted. The Members‐at‐Large serve three (3) year terms are elected on a rotating class basis as described in Section VI, Paragraph C, below. Elected Officers and Members­are­Large are denoted with an asterisk (*); all others are Appointed Officers.     

9

A. DUTIES OF THE DEAN*.  The Dean shall be the chief executive officer of the Chapter, and as such shall have the following duties and responsibilities. 

 1. Preside at all meetings of the Chapter and Executive Committee when present. 2. Nominate the Appointed Officers and/or directors of all standing committees 

appointed by the Executive Committee, which may include but are not limited to: Chaplain, Placement, Examinations/Certification, Professional Development, Publicity, Webmaster, Newsletter Editor, Membership, Historian, Librarian, Scholarship, Program. 

3. Nominate, for appointment by the Executive Committee, a person or persons to fill vacancies that may occur as the result of death, resignation, incapacity, removal or disqualification of any officer or duly elected member of the Executive Committee. 

4. Create, with the approval of the Executive Committee, committees and correlate the work of the officers and standing committees. 

5. Serve as ex officio member of all committees, excluding the Nominating Committee. 6. Submit reports at the general meetings of the Chapter, including issues and recommendations 

the Dean considers appropriate for consideration by the members of the Chapter. 7. Carry into effect all directions and resolutions of the Chapter and Executive Committee and 

make such other reports to the Chapter and Executive Committee that the Dean shall deem necessary, or that policies of the Chapter or Executive Committee may require. 

8. Sign and countersign all contracts and other instruments for and on behalf of the Chapter pertaining to usual, regular and ordinary affairs of the Chapter, as may be authorized by the Executive Committee. 

9. Serve as primary Chapter liaison with the District Convener, Regional Coordinator for Professional Development, Regional Coordinator for Education, Regional Councillor and Executive Director of the Guild. 

10. Remain in office for a term of one (1) year, with the possibility of nomination for re‐election. 11. Perform such other duties as are incidental to the execution of this office or that may be 

required of the Dean by the Executive Committee.  

B. DUTIES OF THE SUB‐DEAN*.  The Sub‐Dean, in the absence of the Dean of the Chapter, shall exercise all the powers and perform all the duties of the Dean of the Chapter.  The Sub‐Dean will serve as Director of the Program Committee (see Section VIII, paragraph J below) and as such be responsible for planning the annual program of activities for the Chapter. The Sub‐Dean shall remain in office for a term of one (1) year, with the possibility of nomination for re‐election.  The Sub‐Dean shall perform such other duties as are incidental to the execution of this office or that may be required of him/her by the Executive Committee.  In case of the Dean’s death, resignation or removal, the Sub‐Dean will succeed to the office of Dean for the remainder of the Dean’s elected term.  

C. DUTIES OF THE SECRETARY*.  The Secretary shall keep record books belonging to the Chapter and record and have custody of the minutes of the meetings of the Executive Committee and of general meetings of the Chapter.  Such minutes of the Executive Committee shall include the names of those members who are present and absent as well as copies of the reports from all committees.  The Secretary shall issue notices for all meetings of the Executive Committee.  The Secretary shall make such reports and perform such other duties as are incidental to the execution of this office or that may be required by the Executive Committee. 

  

 

10

D. DUTIES OF THE TREASURER*.  The Treasurer shall be custodian of all financial records of the Chapter, and as such, shall have the following duties and responsibilities:  1. Supervise and have custody of all financial records of the Chapter and keep full and accurate 

accounts of the receipts and disbursements of the Chapter. These shall include       a. Assets, liabilities and fund balances.      b. Revenue and operating expenses.        c. Other financial records/documents as required by the Executive Committee.  2. Cause all monies and credits to be deposited in the name of and to the credit of the Chapter in 

such accounts and depositories as may be designated by the Executive Committee. 3. Send to National Headquarters the portion of members’ dues required, according to the 

current dues structure of the American Guild of Organists as approved by National Council. 4. Disburse, or supervise the disbursement of, all other funds of the Chapter, in accordance with 

the authority granted by the Executive Committee, utilizing proper vouchers to correspond to the disbursements and keeping accurate records thereof. 

5. Prepare and submit such reports or statements of the Chapter’s finances and accounts as may be requested by the Executive Committee. 

6. Sign and/or countersign such instruments requiring his/her signature 7. Make periodic recommendations to the Executive Committee and the Program Committee on 

determining an annual budget for the Chapter and on the management of the Chapter’s assets. 8. Perform such other duties incidental to the execution of this office that may be required by the 

Executive Committee  

E. DUTIES OF THE REGISTRAR*. The Registrar shall be custodian of the membership records of the Chapter and, as such, shall have the following duties and responsibilities:  

1.   Collect all dues and deliver said monies to the Treasurer. 2.   Report to AGO National Headquarters the names of all members who have paid dues, including 

information on (1) class of membership (voting member, chapter friend, etc.); (2) information on membership history (renewal, new member, reinstatement of lapsed member); and (3) dues category (general, special, dual, etc.)  A copy of this list also is provided to the Chapter Treasurer. 

3.   Gather current information for the Chapter Yearbook or Directory and provide this information to the Treasurer, the Yearbook or Directory Editor and the Newsletter Editor.   

4.   Provide membership forms upon request.  This shall include the national membership application, national reinstatement form and Chapter membership renewal form. 

5.   Sign and distribute membership cards, if used by the chapter. 6.   On a timely basis, send Chapter membership renewal forms and dues statements to all Chapter 

members. 7.   Perform such other duties as are incidental to the execution of this office or task that the 

Executive Committee may direct.  

F. DUTIES OF THE MEMBERS‐AT‐LARGE*. Three persons are charged to serve on the Executive Board and represent the needs of the general membership of the Chapter. The Members‐at‐Large each serve three (3) year terms in rotating classes as outlined in Section VI, Paragraph C, below.  

 

11

G. DUTIES OF THE MEMBERSHIP OFFICER.  The Membership Coordinator is an Appointed Officer and shall be responsible for activities focused on recruiting and retaining chapter membership.  These activities will include, but are not limited to the following:  

1.   Develop and administer a process for identifying and recruiting new members and   ensuring that they are registered in a timely fashion. 2.   Analyze the demographics of the current membership and recommend and implement 

steps to maximize retention of those members. 3.   Serve as key contact person for members and prospects seeking information about   membership categories, benefits, dues, etc. 4.   Help ensure that current members participate in the chapter’s social, musical, and   professional   development programs. 5.   Take an active role in ensuring that all chapter members are welcomed cordially at 

meetings and integrated seamlessly into the fabric of the chapter. 6.   Set the standards for hospitality and teach them to others. 7.   Send National and Chapter membership applications to prospective members, as   determined by   the Executive Committee. 8.   Serve as Director of the Membership Committee (Section VIII, Paragraph G, below). 9.   Perform such other duties as are incidental to the execution of this office or tasks that the 

Executive Committee may direct.  

H. DUTIES OF THE CHAPTER HISTORIAN.  The Chapter Historian shall keep a copy of all Chapter programs, any published article concerning the Chapter appearing in a newspaper or magazine, any Chapter publication, and any book, score or concert program submitted by a member of the Chapter.  The Chapter Historian shall keep the history of the AGO Chapter in such a place that it shall be accessible to all members.  

 I. DUTIES OF THE NEWSLETTER EDITOR. The Editor of the Chapter Newsletter, The EnChamade, 

shall have responsibility for gathering and publishing all necessary items and information for the benefit of the members of the Chapter. Such items and information shall include, but not be limited to, the following: announcements of forthcoming meetings of the Chapter; notices of upcoming Chapter program events; a calendar of future programs or events in the community; a list of positions available for church and synagogue musicians; a letter from the Chapter Dean; and any other item deemed appropriate by the Executive Committee. The Editor shall also work closely with the Treasurer of the Chapter in soliciting paid advertising for the Newsletter. The EnChamade is an electronic publication available to all Chapter members on the Chapter website; with each published issue, an email notification is sent to the membership when the newsletter is published and available electronically. Those few chapter members without email addresses are mailed a copy of the newsletter by First Class US Mail at no charge. 

 J. DUTIES OF THE PUBLICITY OFFICER.  The Publicity Officer shall have responsibility for all 

publicity concerning Chapter meetings, public programs, recitals and any other activities of the Chapter, as the Executive Committee deems necessary.  The logo of the American Guild of Organists shall be used in all printed publicity materials. 

    

12

K. DUTIES OF THE WEBMASTER.  The Chapter Webmaster shall have responsibility for maintaining the Chapter web site http://www.agomemphis.org with the most current information possible.  The web site shall include, but not be limited to, the following: a full listing of chapter events for the current year; contact information for Chapter leaders as determined by the Executive Committee; a link to the National AGO web site http://www.agohq.org; and any other information useful to individuals interested in contacting the Chapter through the Internet.  The Chapter Webmaster shall forward the Chapter’s web address to National Headquarters to enable interested parties to reach the Chapter from a link on the National AGO web site. 

 L. DUTIES OF THE CHAPLAIN.  The Chaplain shall be nominated by the Dean and appointed by the 

Executive Committee and shall serve a term of one (1) year, with eligibility for appointment to successive terms.  The Chaplain shall perform those duties deemed appropriate to the office.   

M. DUTIES OF THE CHAPTER REPORTER.  The Reporter shall gather information about the Chapter and its activities and events each month and forward such information to National Headquarters for publication in The American Organist, and such other reporting as may be deemed necessary by the Executive Committee. 

 N. EXECUTIVE COMMITTEE.  The Executive Committee is the representative governing body of the 

Chapter. The Executive Committee conducts the business of the Chapter when the full membership is not present. The Committee shall consist of all elected officers of the Chapter and all duly elected members of the Executive Committee. All Directors of standing committees and all District, Regional, and National Officers who are members of the Chapter may attend Chapter Executive Committee meetings with voice but no vote. 

 O. EXECUTIVE COMMITTEE MEETINGS.  The Executive Committee shall meet preceding the 

regularly scheduled general meetings of the Chapter in the months of October, January, March and May.  Meetings may also be scheduled for other times as shall be deemed necessary by the Dean.   The Dean shall provide no less than fourteen‐ (14) days notice of any meeting of the Executive Committee.  Attendance by Executive Committee members is expected at all meetings.  

P. GENERAL MEETINGS OF THE CHAPTER.  General meetings of the Memphis Chapter consist of eight (8) monthly meetings (September to May), each with a program for the general membership and usually including dinner. These meetings normally occur on the Monday after the first Sunday of the month, with the exception of September when the meeting is held on the second Monday of the month to avoid Labor Day. A general meeting may take place at such other time as deemed necessary, with the approval of the Executive Committee. A quorum of 50% of the membership shall be necessary and sufficient to constitute a quorum for the transaction of the business of the Chapter. 

 Section V. DUES OF THE CHAPTER. The AGO National Council determines annual dues for membership in the American Guild of Organists.  The Chapter shall collect and report membership dues according to these policies as embodied in the instructions issued annually from National Headquarters.         

13

Section VI.  ELECTION PROCEDURES  

A. NOMINATING COMMITTEE.  The Nominating Committee shall consist of five (5) persons who are members of the Chapter in good standing.  Not more than two (2) may be members of the Executive Committee.  The Nominating Committee is appointed by vote of the Executive Committee upon the recommendation of the Dean (see Section IV.A.3).  The Nominating Committee shall nominate one (1) or more candidates for each office and an excess of candidates for membership at‐large on the Executive Committee in place of those whose terms of office are about to expire.  The Nominating Committee shall present the slate to the Executive Committee.  The slate of candidates shall be recorded in the minutes, published in the Chapter Newsletter and announced to the general membership according to the schedule required in the National Bylaws.  Additional nominations may be made by petition if each petition is signed by five (5) members of the Chapter in good standing and submitted to the Chapter Secretary within thirty (30) days of the announcement of the slate to the Chapter membership. The slate of candidates prepared by the Nominating Committee and the names of any candidate duly submitted by petition are not subject to discussion or approval by the Executive Committee and may not be vetoed by the Executive Committee or any member thereof, including the Dean.  

B. ELECTION AND INSTALLATION OF CHAPTER LEADERS.  The annual election of Chapter leaders, both Officers and Members‐at‐Large of the Executive Committee, shall take place by April 1, or at the April Chapter meeting, of each year. The Secretary of the Chapter shall distribute and collect the ballots. Ballots shall be unsigned and shall be collected in an envelope with the member’s signature across the envelope seal.  The ballots are to be opened and counted only in the presence of at least two Chapter members in good standing including one member who is not currently serving on the Executive Committee.  A plurality of votes cast shall be sufficient for election.  Newly elected Chapter leaders shall be installed at the May general meeting of the Chapter. Terms of office begin on July 1. The outline of the chapter election process follows:  1. By January 1, the Executive Committee, upon recommendations by the Dean, appoints the 

Nominating Committee consisting of no less than three (3) members in good standing, a majority of which are not members of the Executive Committee. One Nominating Committee member is designated as Chair. 

2. By February 1, or at the general February meeting, the Dean announces the Nominating Committee and instructs the membership on the election process, including the process of nominating by qualified petitions. The Dean instructs the Webmaster and Newsletter Editor to post the Nominating Committee list immediately. 

3. By March 1, the Nominating Committee meets to discuss possible candidates for office, decides and contacts each candidate for approval to nominate. The Chair is responsible for insuring that each nominee is a Chapter member in good standing. 

4. At the March meeting of the chapter, the Nominating Committee Chair reports the recommended slate of officers for election. The slate is published in the next newsletter and on the website, and ballots are mailed (email or US Mail) to each Chapter member. 

5. At the April meeting of the chapter, the Chapter election is held with printed ballots prepared by the Secretary. Extra printed ballots are prepared for those who do not bring their copy of the ballot to this meeting. Chapter members who cannot attend the April meeting may return their ballots via US Mail postmarked by a particular date prior to the April meeting, the date set to insure the ballots may be duly included in the election; the mailed envelope must clearly display the Chapter member’s name in the return address. 

14

6. The ballots from the meeting and the mailed proxy ballots are to be open and tallied by at least two (2) Chapter members in good standing, one of whom is not serving on the present Executive Committee. The results of the election are delivered immediately to the Executive Committee. 

7. New officers are installed at the May Chapter meeting and assume their terms of office on July 1. 

8. In the interim period prior to July 1, new officers confer with their predecessors regarding the specific responsibilities of their office. 

 C. ELECTION OF EXECUTIVE COMMITTEE MEMBERS AT‐LARGE. The duly elected members at‐large 

of the Executive Committee shall be divided into three (3) classes each class having equal numbers of members numbering not less than one (1) and not more than three (3).  Those in Class I shall be nominated for and elected to hold office for a term of one (1) year; those in Class II shall be nominated for and elected to hold office for a term of two (2) years; those in Class III shall be nominated for and elected to hold office for a term of three (3) years.  Elected members at‐large of the Executive Committee shall hold office only for the term in which they are elected and shall serve until their successors are duly elected and officially installed. Each member at large is elected for a term of three years, one‐third of the total number of members at large being selected in each election year  

D. VACANCIES ON THE EXECUTIVE COMMITTEE.  Any member of the Executive Committee may resign from his/her position with such resignation submitted in writing to the Executive Committee.  The resignation is effective immediately upon its acceptance by the Executive Committee.  A vacancy on the Executive Committee that may result from, but not be limited to, resignation or death of a member, or removal of a member for failure to fulfill responsibilities may be filled through appointment by the Dean.  Any Chapter member appointed to fill such a vacancy shall meet all qualifications to hold office and shall serve for the unexpired term of his/her predecessor or for the predetermined term length until the successor has been duly elected and officially installed. 

 E. REMOVAL FROM OFFICE.  A duly elected Officer or duly elected member at‐large of the Executive 

Committee may be removed from office due to inability or failure to fulfill his/her responsibilities only by action of the Chapter Executive Committee as follows: 

 A. By simple majority vote the Executive Committee shall authorize the Dean or other officer designated by the Executive Committee to send a formal written notice to the officer or member‐at‐large in question, stating that action to remove such officer from elected position is pending before the Executive Committee.  In the event of such action against the Dean of the Chapter the Sub‐Dean shall act as the Chapter’s executive officer.  

C. The Executive Committee shall request a response from the Officer or member at‐large in question within two (2) weeks, or until the next meeting of the Executive Committee, whichever is later.  After such time action to remove said Officer or member at‐large shall require a two‐thirds majority vote of the Executive Committee.   

    

15

Section VII.  PROGRAMMING POLICY. All programs sponsored by the Chapter must have the approval of the Executive Committee.  The Executive Committee must also approve all calendar dates and expenses of all programs sponsored by the Chapter. Any organization wishing to co‐sponsor a program with the Chapter shall submit a proposal to the Program Committee.  No member of the Executive Committee or the Chapter shall give confirmation of any event prior to its approval by majority vote of the Executive Committee.  Section VIII. STANDING COMMITTEES. The Executive Committee has the power to appoint all standing committees and committee Directors.  The Dean nominates committee Directors, and each committee Director appoints the members of his/her committee.  The Dean serves as an ex officio member of all committees.    

A. AGO PROFESSIONAL CERTIFICATION COMMITTEE.  The Chapter Education Coordinator shall be the Director of this Committee.  This Committee has responsibility for devising ways to aid members of the Chapter in preparing themselves for the AGO examinations.  Should the Chapter be chosen as an AGO Examination Center the Director is responsible for conducting AGO Certification Exams according to the guidelines provided from National Headquarters.  

B. OPERATING PROCEDURES COMMITTEE.  The Operating Procedures Committee shall be responsible for keeping the Executive Committee advised of the contents of the National Bylaws, particularly as to the effect of any changes upon the Chapter’s own Operating Procedures.  This Committee advises the Executive Committee on necessary revisions to Operating Procedures and keeps records of all such policies and procedures as adopted by the Executive Committee, including such amendments and additional policies created by Executive Committee action, with indication of the dates of such actions.  

C. COMPETITION COMMITTEE.  The Competition Committee shall be responsible for conducting the Chapter Competition in Organ Performance. Local competitions held in odd‐numbered years shall be governed by the rules of the AGO/Quimby Regional Competitions for Young Organists, such rules being published in the June issue of the previous even‐numbered year in The American Organist.  Competitions held in even‐numbered years shall be sponsored by the Chapter and shall follow procedures conforming to the Chapter’s own rules as adopted by the Executive Committee.  In such competitions as are governed by national rules the Director of the Competition Committee shall keep the Executive Committee advised as to the contents of the national rules, especially the financial obligation of the Chapter to the respective Region of the AGO.  The amount of prize money, if any, shall be determined by vote of the Executive Committee, based on recommendation from the Finance Committee.  The Competition Committee shall inform any prospective competitors of the competition by announcing the date, location and any other pertinent information in October of each year and shall announce the competition to the general membership of the Chapter no later than November.  The Competition Committee is responsible for publicizing the competition.  All press releases and informational mailings or circulars shall bear the logo of the American Guild of Organists and the name of the local Chapter with clearly legible contact information.  The Competition Committee shall submit to the Executive Committee the names of four (4) or more persons to serve as judges for all competitions. The Executive Committee shall approve three (3) judges by way of majority vote.  Judges may not include current or former instructors or family members of any competitors. 

16

D. YEARBOOK COMMITTEE (DIRECTORY COMMITTEE).  The Yearbook Committee shall publish the annual Chapter Yearbook (or Chapter Directory).   The Yearbook shall include names of all current chapter members in good standing with addresses and other contact information that individual members have authorized to be included.  The Yearbook shall also include official addresses and contact information for the Chapter and for National Headquarters, for Chapter officers and committee Directors, and for Regional Councillors and District Conveners.  The Yearbook shall also include the following: a schedule of Chapter programs for the year; general information about the Chapter including instructions on using the Chapter placement and substitute organist lists; a listing of names of patrons and sponsors of the Chapter and its activities; the AGO Code of Ethics and Code of Professional Standards; and any other material that the Executive Committee shall deem necessary or helpful to the membership.  

E. FINANCE COMMITTEE.  The Finance Committee shall consist of the Treasurer, the Dean, a member of the Executive Committee, and the Sub‐Dean.  The Executive Committee shall appoint the Director after nomination by the Dean.  The Finance Committee shall prepare a proposed budget for each fiscal year based upon a fiscal year beginning on July 1. The Committee shall submit the proposed budget no later than the February meeting of the Executive Committee.  In addition to the annual budget the Committee shall recommend to the Executive Committee policies for financial responsibility relevant to future years.  

F. HOSPITALITY COMMITTEE.  The Hospitality Committee shall be responsible for all social events of the Chapter, making all provisions that the Dean shall deem necessary.  

G. MEMBERSHIP COMMITTEE.  The Membership Committee, of which the Membership Coordinator or Registrar is Director, shall assist the Membership Coordinator/Registrar in recruiting new members and retaining current members. 

 H. PROFESSIONAL DEVELOPMENT COMMITTEE.  The Professional Development Committee shall be 

responsible for developing Chapter policy and furthering the Guild’s Mission through providing information to members about job expectations, salary guidelines and any other assistance that enables members and their employers to reach agreement concerning compensation and duties.  The Committee shall also develop and nurture relationships with institutions in the community especially regarding ethical and professional dealings with, and conduct of, the Chapter’s members.  The Committee shall also be responsible for carrying out the policies and procedures set forth in the AGO Code of Ethics, including the Discipline. 

 I. PLACEMENT COMMITTEE.  The Placement Committee shall be responsible for maintaining a 

current list of positions available for church and synagogue musicians, such list to be available to all members by means of personal contact with the Director of the Committee.  The Committee shall make announcements of such positions as appropriate, including publishing them in the Chapter Newsletter with the institution name, contact person’s name and number, title or position, salary and benefits, and all other pertinent information available. 

  

  

 

17

J. PROGRAM COMMITTEE.  The Program Committee, of which the Sub‐Dean shall be the Director, shall be responsible for all programming in the Chapter, including but not limited to recitals, concerts, lectures or other special presentations.  This Committee shall be responsible for proposing a program calendar and budget to the Finance Committee and Executive Committee.  This Committee shall also be responsible for carrying out appropriate logistics and making all arrangements to ensure the smooth coordination of Chapter events. 

 K. SUBSCRIPTION SERIES COMMITTEE.  The Subscription Series is an annual cycle of programs 

consisting of special concerts, recitals and lectures, support for which derives from Chapter solicitation of funding other than the Chapter portion of AGO dues.  The Subscription Series Committee shall be responsible for soliciting and gathering in funds to underwrite the Subscription Series.  All monies collected through solicitation by the Subscription Series Committee shall be turned over to the Treasurer, who will first handle all settlements for payments concerning fund‐raising expenses, then record the total proceeds as a credit to the Subscription Series.  The Subscription Series Committee shall be responsible for mailing the Subscription Series brochure as prepared by the Program Committee, as well as obtaining and maintaining the mailing list for the Subscription Series.  The Subscription Series Committee Director shall also maintain a roster of all contributors to the Subscription Series and see that the names are published in the printed program of each event of the Series. 

 L. INFORMATION TECHNOLOGY COMMITTEE.  The Information Technology Committee, of which the 

Webmaster is the Director, shall be responsible for all aspects of the Chapter’s presence on the World Wide Web, especially the maintenance of the Chapter web site.  The Committee shall also be responsible for coordination of Chapter needs for audiovisual equipment, computer hardware or software and any other equipment or technology needed by the Chapter to carry out its activities.  The Information Technology Committee shall also advise the Executive Committee on matters of Information Technology, including but not limited to acquisition or lease of computer or audiovisual equipment, purchase of software, web site policy, or any other technology‐related matter than may affect the Chapter.  

M. SCHOLARSHIP COMMITTEE. The Scholarship Committee works with the Treasurer to oversee and manage funds to provide assistance to deserving high school students through the Frances Milam Annual Scholarship and the Mildred Ramsey Organ Lessons Scholarship. The Committee is responsible for soliciting, evaluating, approving applications and awarding these financial gifts. 

 Section IX.  AMENDMENTS TO OPERATING PROCEDURES. Following adoption by the Executive Committee and approval by the Chapter membership, the Regional Councillor, and the national Vice President, these OPERATING PROCEDURES and any provision thereof may be amended at any time by action of the Executive Committee.  A majority of votes cast shall be sufficient to amend any provision of or add to these OPERATING PROCEDURES.  Any amendment or addition thereto shall be included in this document and added in numerical sequence in order of enactment, complete with the date of such enactment.  Section X. DISSOLUTION. In the event of dissolution of the Memphis Chapter, dissolution shall follow Article VII Section 7: Disbandment of the AGO National Bylaws.    

18

WHEREFORE, we, the undersigned members of the Executive Committee of the Memphis Chapter of the American Guild of Organists, do hereby adopt the above and foregoing OPERATING PROCEDURES to govern the Memphis Chapter of the American Guild of Organists, the first day and date mentioned above.     _____________________________________  _____________________________ Dean              Date  _____________________________________  _____________________________ Sub‐Dean            Date  _____________________________________  _____________________________ Secretary            Date  ____________________________________  _____________________________ Treasurer            Date