Agenda Vrijwilligersbijeenkomst 2 oktober 2013

WELKOM

20.00 – 20.15 uur: Ontvangst met koffie & thee20.15 – 20.55 uur: Presentatie20.55 – 21.15 uur: # inschrijving voorkeurstaken # stagiaires: kennismaking met

stagecoördinatoren21.15 uur: einde

Vrijwilligersbijeenkomst2 oktober 2013

Inhoud van presentatie:

Doel van deze bijeenkomst Voorstelrondje bestuur Een stukje geschiedenis Onze verwachtingen van vrijwilligers Onze toezeggingen naar vrijwilligers Kinderdorp:

TerreinindelingGlobaal programmaCalamiteitenplan/ EHBO

Vraag & antwoord INSCHRIJVING VOORKEURSTAKEN

Doel:

Onze verwachtingen t.o.v. vrijwilligers uiten Afspraken kenbaar maken Mogelijkheid bieden voor inschrijven op voorkeurstaken

INVENTARISATIE voorkeurstaken: Na afloop van de presentatie

Judith SchlamanStagecoördinator & activiteiten

Voorstelrondje bestuur:

Patrick ZweersVoorzitterCalamiteiten/EHBO, coördinatie, vergunningen & veiligheid, activiteiten

Rick van den BoomSecretarisLogistiek, website, PR, e-mail

Robert KusterPenningmeesterFinanciën, drukwerk & sponsoring

Janneke GeurtzCatering & activiteiten

Bart RentingSponsoring, website & stagecoördinator

Manon LeendersActiviteiten

Barry van WissenProgrammaboekjes, activiteiten & kampvuur

Martijn BuschMaterialen & activiteiten

Anne BouwActiviteiten

Een stukje geschiedenis:

Sinds 2010: 4de editie Deelnemerverloop & thema:

2010: 297 Halloween

2011: 342 Wilde Westen

2012: 306 Middeleeuwen

2013: Reis door Europa

Herfstvakantie (di t/m vr) 15 t/m 18 oktober 2013: 236 deelnemers, 5 stagiaires & 106 vrijwilligers (excl. bestuur)

Vrijwilligers met vaste taken: Prettiger voor kinderen en bestuur:

betere samenwerking/ organisatieslechts 1 keer instructies meegevenvast en duidelijk aanspreekpunt voor zowel bestuur als

kinderen voor een bepaalde hut of taak Begeleiding 24 (hutten)groepen:

8-12 kinderen per hutDi / Wo-morgen / Do-middag (uurtje) / Vr-middag

(afbreken) Douaniers (o.l.v. Patrick) Materiaal- & gereedschapsbeheer (o.l.v. Martijn)

Vrijwilligers met roulerende taken: EHBO (2 per dag) (o.l.v. Patrick) Catering: (o.l.v. Janneke)

Dagelijks: limo & koffie/ theeIncidenteel: avondeten (do) lunch (vr)

Schoonmaak toiletten Overig:

Dag-/ programmaspecifiek

Vrijwilligers dag- & programmaspecifiek:

Dag Taken

Dinsdag Zaagpost, bouwinspectie/hulp, distributie hout/pallets, begeleiders voor vaandels & ‘buttons’ maken

Woensdag Zaagpost, bouwinspectie/hulp, distributie hout/pallets, Europese vakantiebeurs: spellen begeleiden

Donderdag Begeleiders verrassingstocht, begeleiders sportmiddag, opscheppers & maaltijdserveerders, avond: geheime missie

Vrijdag Vlaggenspel & levend stratego, lunchteam, opruimen terrein

Onze verwachtingen van vrijwilligers:

Conformeren aan onze doelstelling en voorgestelde werkwijze:programmaboekje vrijwilligers

Afspraken nakomen (calamiteiten daargelaten) Minimaal 17 jaar (13-16 jr interessanten / maatschappelijke

stages) Per dag melden bij kraam (Rick) – presentielijst & hesje Thuis lunchen (m.u.v. stagiaires) ER MET ELKAAR EEN GESLAAGD KINDERDORP VAN

MAKEN

Stagiaires:

Onze toezeggingen naar vrijwilligers:

Een goede organisatie waarin aan alle randvoorwaarden wordt voldaan zodat vrijwilligers optimaal kunnen functioneren (o.a. verzekering, materialen, draaiboek etc.)

Back-up wanneer nodig Koffie/ thee & koekje Een gezellige en sfeervolle week Heel veel dankbaarheid vanuit bestuur & kinderen

Terreinindeling:

RijnW

aalpad

Globaal programma (algemeen):

Programma in de regel: 9.30-12.00 uur & 13.30-17.00 uur in thema

Gezamenlijke opening (begin v/d (mid)dag) en afsluiting (eind v/d ochtend/middag) in de tent

Vrijwilligers in de regel een half uur tot een kwartier voor aanvang melden (i.v.m. laatste instructies & evt. inschakelen van achtervang)

Globaal programma (dinsdag):

Opening Hutten bouwen (in thema) & aankleden ‘s middags: vlaggen & ‘buttons’ maken

Globaal programma (woensdag):

Ochtend:Hutten afbouwen en verder aankleden in themaEerste voorbereidingen Junior Eurovisiefestival

Middag: Europese vakantiebeurs Spelen & activiteiten in thema, zowel binnen als buitenVanaf 15.00 uur iedereen welkomVerkoop ijs/ snoepzakjes/ koeken/ frisLoterijPrijsuitreiking:

○ mooiste/ origineelste hut ○ bouwtechnisch hoogstandje

Globaal programma (donderdag):

Ochtend:Verrassingstocht

Middag (tot 18.00 uur):Groepsfoto’s/ bonte avond voorbereidenSportclinicsWarm eten in de tent

Avond (aanvang 18.30 uur; groep 7 & 8):Geheime missie

Nog (5) extra vrijwilligers nodig

Globaal programma (vrijdag):

9.30 uur: Vlaggenspel (groep 3 t/m 6) 10.45 uur: Levend stratego (alle deelnemers) 12.00 uur: Lunch op terrein 12.30 uur: opruimen terrein (tot 13.30/14.00 uur)

18.30 uur: Junior Eurovisiefestival 20.30 uur: Kampvuur

Nog (10) extra vrijwilligers nodig

Enkele vrijwilligers om ons na 14.00 uur te helpen!

Calamiteitenplan/EHBO

In vrijwilligersboekje opgenomen Hoe te handelen in geval van:

Ongevallen (EHBO)Vermissing kindExtreme weersomstandighedenBrandSirenealarm

Centraal aanspreekpunt:

Patrick: 06-23536068

Aandachtspunten

Zoveel als mogelijk op de fiets komen! Extra vrijwilligers gevraagd op vrijdagmiddag bij

afbreken hutten (vanaf 12.30) – omwille van de veiligheid van uw kind

Programmaboekje/ Vrijwilligerboekje

Vragen???

Vuur ze maar af!!!

Inschrijving van voorkeurstaken:

S.v.p. lijst(en) invullen – toelichting Rick Andere spelruimte Per dag Per onderdeel

WENS aangeven mag, maar niet alle wensen zullen gehonoreerd kunnen worden, bij voorkeur indeling aan bestuur overlaten