Agency LPSE
-
Upload
asep-hermanto -
Category
Documents
-
view
60 -
download
6
Transcript of Agency LPSE
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency i
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency ii
Daftar Isi
1 Pendahuluan .................................................................................................................... 1
1.1 Admin Agency ........................................................................................................ 1 1.2 Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ............................................................ 2
2 Memulai Aplikasi .............................................................................................................. 3
2.1 Akses ke dalam SPSE ............................................................................................. 3
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ............................................................................................. 4
3.1 Menu Home ........................................................................................................... 4 3.2 Menu Identitas ...................................................................................................... 4 3.3 Menu Agency ......................................................................................................... 5 3.4 Menu Satuan Kerja ................................................................................................ 8
3.4.1 Data Satuan Kerja ............................................................................................. 8 3.4.2 Data Anggaran ............................................................................................... 10
3.5 Menu Paket .......................................................................................................... 12 3.6 Menu Pegawai ..................................................................................................... 12 3.7 Menu Panitia ....................................................................................................... 14 3.8 Menu Catatan/Log Akses .................................................................................... 18 3.9 Menu Ganti Password .......................................................................................... 18
4 Mengakhiri Aplikasi ...................................................................................................... 19
5 Lupa Password ............................................................................................................. 19
6 Penutup ........................................................................................................................ 19
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 1
1 Pendahuluan Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu
bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu
perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa
pemerintah secara elektronik, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas teknologi
komunikasi dan informasi. Proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara
elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas,
transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses
pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin
tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan
yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha
yang bergerak di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan
pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Layanan yang
tersedia dalam SPSE adalah e-Lelang Umum (e-Regular Tendering) yaitu
pelelangan umum dalam rangka mendapatkan barang/jasa, dengan penawaran
harganya dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan
dalam dokumen pengadaan, untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan
kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan, dengan mempergunakan media elektronik
yang berbasis pada web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi
dan informasi. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses
audit secara online (e-Audit).
1.1 Admin Agency Admin Agency adalah administrator dari suatu instansi yang menggunakan SPSE.
Sebelum proses lelang secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas
yang dilakukan oleh Admin Agency dalam SPSE, yaitu:
• Membuat Sub Agency (jika dibutuhkan);
• Mengisi data satuan kerja di instansi yang bersangkutan;
• Mengisi data anggaran yang akan digunakan pada paket lelang;
• Mengisi data pegawai yang bertugas sebagai PPK dan Panitia sesuai SK (Surat
Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan;
• Mengisi data anggota kepanitiaan yang akan bertanggungjawab pada paket
tertentu.
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 2
1.2 Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi
Mulai
Input Data Satuan Kerja
Input Data Anggaran
Input Data Pegawai
Input Data Kepanitiaan
Selesai
Input Data Sub Agency(Jika diperlukan)
Gambar Alur Proses Admin Agency
Asumsi Admin Agency sudah mendapat kode akses.
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 3
2 Memulai Aplikasi 2.1 Akses ke dalam SPSE
Admin Agency mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam
SPSE dari pengelola LPSE dengan menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin
Agency.
Pada halaman utama SPSE ketik user id dan password lalu klik tombol .
Gambar Halaman Utama LPSE
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 4
3 Penjelasan Fungsi dan Fitur Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk
Admin Agency. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.
3.1 Menu Home Menu ini berisi informasi umum dari Admin Agency.
Gambar Halaman Home Admin Agency
3.2 Menu Identitas Menu ini berisi informasi data identitas Agency/Instansi.
Gambar Halaman Data Identitas Agency
• Nama, adalah nama instansi atau agency;
• Alamat, adalah alamat dari instansi;
• Propinsi, adalah nama Propinsi dari lokasi instansi;
• Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi instansi;
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 5
• Telepon, adalah nomor telepon instansi;
• Fax, adalah nomor faximilie instansi;
• Website, adalah alamat website instansi;
• Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab user Admin Agency
pada aplikasi SPSE;
• NIP, adalah Nomor Induk Pegawai penanggung jawab.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data identitas instansi.
3.3 Menu Agency Menu ini digunakan untuk membuat Sub Agency (Agency yang berada di bawahnya).
Sub Agency yang dibuat juga dapat membuat Sub Agency kembali, dan seterusnya.
Untuk membuat Sub Agency, klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Agency
Lalu akan tampil halaman ”Edit Data Agency”.
Gambar Halaman Edit Data Agency
• Nama Agency, adalah nama Sub Agency;
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 6
• Alamat, adalah alamat dari Sub Agency;
• Propinsi, adalah nama Propinsi dari lokasi Sub Agency;
• Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Sub Agency;
• Telepon, adalah nomor telepon Sub Agency;
• Fax, adalah nomor faximilie Sub Agency;
• Jenis Agency, adalah jenis dari Sub Agency. Pilih salah satu yang tersedia;
• Website, adalah alamat website Sub Agency;
• Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Sub Agency dalam SPSE;
• Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya
tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE;
• Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin
Sub Agency pada SPSE. Klik tombol terlebih dahulu untuk dapat mengisi
data penanggung jawab.
Untuk mengisi data penanggung jawab/Admin Sub Agency klik nama Agency yang
telah dibuat.
Gambar Halaman Daftar Agency
Lalu akan tampil halaman ”Data Agency”. Klik tombol .
Gambar Halaman Data Agency
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 7
Kemudian akan tampil halaman ”Edit Data Agency”. Klik link [Masukkan pegawai].
Gambar Halaman Edit Data Agency
Lalu akan tampil halaman “Edit Pegawai”.
Gambar Halaman Edit Pegawai
• Nama Pegawai, adalah nama pegawai yang bertanggung jawab sebagai Admin
Sub Agency;
• NIP, adalah Nomor Induk Pegawai;
• User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE;
• Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian
password awal gunakan yang mudah diingat;
• Ulangi Password, adalah konfirmasi dari Password Baru;
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 8
• Alamat, adalah alamat kantor pegawai;
• Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telephon selular pegawai;
• Email, adalah alamat email pegawai;
• Pangkat, adalah pangkat pegawai;
• Jabatan, adalah jabatan pegawai;
• Golongan, adalah golongan pegawai;
• Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Admin Sub Agency. Jika masih aktif klik
ikon (□) sehingga muncul tanda √. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon (□)
sehingga tidak muncul tanda √ yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa login
ke dalam SPSE;
• Pengangkatan menjadi, adalah penentuan jenis user untuk login ke dalam SPSE;
• Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai yang menjabat
sebagai Admin Sub Agency;
• Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai
menjabat sebagai Admin Sub Agency.
Untuk mengedit Sub Agency yang telah dibuat, klik nama Agency yang akan
menampilkan halaman ”Data Agency”. Lalu klik tombol .
Untuk menghapus Sub Agency yang telah dibuat klik tombol pada
halaman ”Data Agency”.
Gambar Halaman Edit Data Agency (Edit/Hapus Data Agency)
3.4 Menu Satuan Kerja Menu ini digunakan untuk mengisi data satuan kerja dan data anggaran.
3.4.1 Data Satuan Kerja
Untuk membuat data satuan kerja, klik tombol .
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 9
Gambar Halaman Daftar Satuan Kerja
Lalu akan tampil halaman “Edit Satuan Kerja”.
Gambar Halaman Daftar Satuan Kerja
• Nama Satuan Kerja, adalah nama dari satuan kerja;
• Alamat, adalah alamat satuan kerja;
• Kode Pos, adalah kode pos satuan kerja;
• Telepon, adalah nomor telepon satuan kerja;
• Faximile, adalah nomor faximile satuan kerja;
• Kontak Personal, nama orang yang bertanggung jawab pada satuan kerja.
Klik tombol jika telah mengisi data satuan kerja.
Untuk mengedit data satuan kerja klik nama satuan kerja pada halaman “Daftar Satuan Kerja”.
Untuk menghapus data satuan kerja klik ikon (□) di sebelah nama satuan kerja
sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol .
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 10
Gambar Halaman Daftar Satuan Kerja (Edit/Hapus Data Satuan Kerja)
3.4.2 Data Anggaran Data anggaran dapat diisi setelah data satuan kerja pada bagian 3.4.1 diisi.
Untuk membuat data anggaran, klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Satuan Kerja
Lalu akan tampil halaman “Anggaran”. Pilih tahun anggaran dan klik tombol
untuk menambah data anggaran.
Gambar Halaman Anggaran
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 11
Kemudian akan tampil halaman “Edit Anggaran”.
Gambar Halaman Edit Anggaran
• Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan untuk suatu
paket lelang;
• Nilai, adalah nilai dari nominal anggaran;
• Uraian, adalah penjelasan penggunaan anggaran;
• Sumber Dana, adalah sumber dana anggaran. Pilih salah satu jenis sumber dana
yang tersedia.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data anggaran.
Untuk mengedit data anggaran klik uraian anggaran di sebelah kode anggaran pada
halaman “Anggaran”.
Untuk menghapus data anggaran klik ikon (□) di sebelah kode anggaran sehingga
muncul tanda √, lalu klik tombol .
Gambar Halaman Anggaran (Edit/Hapus Data Anggaran)
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 12
3.5 Menu Paket Menu ini digunakan untuk menampilkan paket lelang dengan status draft, sedang
dilelang ataupun telah selesai.
Gambar Halaman Daftar Paket
Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data. Pilih
tahun anggaran yang tersedia untuk melihat daftar paket pada tahun tertentu.
3.6 Menu Pegawai Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai yang bertugas sebagai PPK dan
Panitia sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/Agency yang
bersangkutan.
Untuk membuat data pegawai, klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Pegawai
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 13
Lalu akan tampil halaman “Edit Pegawai”.
Gambar Halaman Tambah Pegawai
• Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai;
• NIP, adalah Nomor Induk Pegawai;
• User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE.;
• Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian
password awal gunakan yang mudah diingat;
• Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru;
• Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja tempat pegawai bertugas (instansi);
• Alamat, adalah alamat kantor pegawai;
• Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon selularpegawai;
• Email, adalah alamat email pegawai;
• Pangkat, adalah pangkat pegawai;
• Jabatan, adalah jabatan pegawai;
• Golongan, adalah golongan pegawai;
• Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai PPK/Panitia/Admin Agency. Jika masih
aktif klik ikon (□) sehingga muncul tanda √. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon (□)
sehingga tidak muncul tanda √ yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa
masuk ke dalam SPSE;
• Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah
satu yang tersedia;
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 14
• Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai
PPK/Panitia/Admin Agency;
• Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai
menjabat sebagai PPK/Panitia/Admin Agency.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data pegawai.
Untuk mengedit data pegawai klik nama pegawai pada halaman “Daftar Pegawai”.
Untuk menghapus data pegawai klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga
muncul tanda √ lalu klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Pegawai (Edit/Hapus Data Pegawai)
3.7 Menu Panitia Menu ini digunakan untuk membuat kepanitiaan beserta anggota kepanitiaannya.
Untuk membuat data kepanitiaan, pilih tahun anggaran kemudian klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Panitia
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 15
Lalu akan tampil halaman “Tambah Kepanitiaan”.
Gambar Halaman Tambah Kepanitiaan
• Nama Kepanitiaan, adalah nama kepanitiaan untuk satu atau beberapa paket
lelang;
• Tahun Kepanitiaan, adalah masa tahun kepanitiaan;
• Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja di mana kepanitiaan itu berada. Pilih salah
satu yang tersedia.
Klik tombol jika telah selesai mengisi data kepanitiaan.
Setelah disimpan pada halaman tersebut akan tampil dua tombol baru, yaitu
dan .
Untuk menambah anggota kepanitiaan, klik tombol .
Gambar Halaman Tambah Kepanitiaan
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 16
Lalu akan tampil halaman “Pilih Pegawai”.
Gambar Halaman Pilih Pegawai
Data pada halaman ini akan tampil jika data pada Menu Pegawai telah diisi.
Pilih beberapa pegawai yang akan dimasukkan ke dalam anggota kepanitiaan dengan
klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda √. Lalu klik tombol
dan akan kembali ke halaman ”Edit Kepanitiaan”.
Gambar Halaman Edit Kepanitiaan
Berikan jabatan pada masing-masing pegawai dengan klik dan pilih
jabatan yang tersedia. Dalam menentukan jabatan dalam suatu kepanitiaan harus
dipilih salah satu dari anggota kepanitiaan yang menjabat sebagai ’Ketua’.
Klik tombol jika telah menentukan jabatan dari masing-masing anggota
kepanitiaan.
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 17
Untuk menghapus data anggota kepanitiaan, klik ikon (□) di sebelah nama anggota
kepanitiaan pada halaman ”Edit Kepanitiaan” sehingga muncul tanda √, lalu klik
tombol .
Gambar Halaman Edit Kepanitiaan
Untuk mengedit data panitia klik nama panitia pada halaman “Daftar Panitia”.
Untuk menghapus data kepanitiaan, klik ikon (□) di sebelah nama kepanitiaan pada
halaman “Daftar Panitia” sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol .
Gambar Halaman Daftar Panitia (Edit/Hapus Data Panitia)
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 18
3.8 Menu Catatan/Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Admin Agency.
Gambar Halaman Catatan/Log Akses
3.9 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk
keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.
Gambar Halaman Mengganti Password
• Password Lama, adalah password lama dari akses login Admin Agency;
• Password Baru, adalah password baru yang diinginkan;
• Ulangi Password, adalah untuk memastikan password baru yang diinginkan.
Klik tombol untuk proses mengganti password.
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 19
4 Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi (keluar dari aplikasi).
Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi
5 Lupa Password Jika Admin Agency lupa terhadap password yang dimiliki, Admin Agency segera
melapor ke pengelola LPSE setempat yang akan membuatkan password baru.
6 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi SPSE tertentu. Untuk
meningkatkan pelayanan, SPSE akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga
petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi
SPSE yang sedang digunakan. Untuk itu, silakan merujuk ke website LPSE untuk
mendapatkan petunjuk penggunaan versi terbaru. Jika Anda mendapat kesulitan dalam
pengoperasian SPSE, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat
di website LPSE (halaman ”Kontak Kami”) yang menyelenggarakan lelang.
Petunjuk Pengoperasian 3.2.2 – Admin Agency 20