AEEIPPSSA Constitution 2015

The International, Political and Policy Studies Student Association Constitution Modified February 2015

Constitution de lAssociation tudiante des tudes internationales et politiques Modifie fvrier 2014

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Article 1: Name Article 1 : Nom 1. The name of this association is International, Political

and Policy Studies Student Association. 1. Le nom de cette association est Association tudiante

des tudes internationales et politiques .

Article 2: Definitions Article 2 : Dfinitions 2. 2.

2.1. IPPSSA means International, Political and Policy Studies Student Association

2.1. AIP signifie Association tudiante des tudes internationales et politiques

2.2. SFUO means Student Federation of the University of Ottawa

2.2. FUO signifie Fdration tudiante de lUniversit dOttawa ;

2.3. Academic Representatives means all student representatives on the Department Assemblies and the Faculty Council

2.3. Reprsentantes acadmiques signifie toutes les tudiantes reprsentantes aux assembles dpartementales et les conseils facultaires;

2.4. Student shall refer to any student who is a member of the IPPSSA as defined by Article 3.1

2.4. tudiante rfre nimporte quel membre de lAIP comme dfini par larticle 3.1

2.5. The Executive refers to the Executive Committee

2.5. lExcutif rfre au Comit excutif Article 3: Membership Article 3 : Adhsion 3. 3.

3.1. Membership in the IPPSSA consists of all full-time and part-time undergraduate students enrolled in the following programs at the University of Ottawa: Political Science, Public Administration, and International Studies and Modern Languages

3.1. LAIP est constitue de toutes les tudiantes temps plein et temps partiel de premier cycle qui sont inscrites lUniversit dOttawa dans lun des programmes suivants: Science politique, Administration publique, et tudes internationales et langues modernes

3.2. The IPPSSA shall be represented under the umbrella of the Student Federation of the University of Ottawa and is a federated body thereof

3.2. LAIP est reprsente par la Fdration tudiante de lUniversit dOttawa et en est donc un corps fdr Article 4: Jurisdiction Article 4 : Juridiction

4. 4. 4.1. Within the terms set out in this document, the

IPPSSA is the decision-making and representative body for those students who are members as defined by Article 3.1

4.1. Selon les limites dfinies par le prsent document, lAIP est le corps dcisionnel et reprsentatif des tudiantes membres de lAssociation, tel que dfini lArticle 3.1

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4.2. The IPPSSA shall be bound by the policies and by-laws enumerated in the Constitution of the SFUO

4.2. LAIP est limite par et tenue de respecter les politiques et les rglements numrs dans la Constitution de la FUO Article 5: Mandate Article 5 : Mandat

5. 5. 5.1. 1 Promote the interests of its members before

different bodies including, but not limited to, the Social Sciences Faculty Council, the Political Studies School Council, and the administration of the University of Ottawa

5.1. Promouvoir les intrts de ses membres auprs de diffrentes instances incluant, mais ne sy limitant pas, le Conseil de la Facult des sciences sociales, lAssemble dpartementale de lcole dtudes politiques et ladministration de lUniversit dOttawa

5.2. Provide members with a forum to discuss ways in which to improve their education at the University of Ottawa, and to discuss issues related to student life and to the fields of political and international studies

5.2. Fournir aux membres un forum pour discuter des faons par lesquelles elles peuvent amliorer leur ducation lUniversit dOttawa, et pour discuter des enjeux lis la vie tudiante et aux domaines des tudes politiques et internationales

5.3. Encourage students to become involved in the university community (with particular emphasis on active involvement in the affairs of the IPPSSA) as well as the community at large

5.3. Encourager les tudiantes simpliquer dans la communaut universitaire (avec un accent particulier mis sur une implication active dans les affaires de lAIP) aussi bien que dans la communaut

5.4. Promote a bilingual environment amongst all students

5.4. Promouvoir un environnement bilingue entre les tudiantes

5.5. Promote amongst students a sense of belonging to the IPPSSA, to the School of Political Studies or the program in which students are enrolled.

5.5. Promouvoir parmi les tudiantes un sentiment dappartenance lAIP, lcole dtudes politiques, ou au programme dans lequel les tudiantes sont inscrites

5.6. Promote awareness of career opportunities open to students in the fields of political and international studies

5.6. Favoriser une prise de conscience des opportunits de carrires disponibles aux tudiantes dans le domaine des tudes politiques et internationales

5.7. Stimulate constructive dialogue and co-operation between students and professors, and students and administrators

5.7. Stimuler le dialogue constructif et la coopration entre les tudiantes et les professeurs, et les tudiantes et les administratrices

5.8. Promote issues of a general interest to students in cooperation with other federated bodies, campus clubs, IPPSSAs respective departments, and the Faculty of Social Sciences

5.8. Fait la promotion des enjeux communs aux tudiantes en coopration avec les autres corps fdrs, les clubs des campus, les dpartements respectifs de lAIP et la facult des sciences sociales

5.9. Administer itself in such a way that is as independent and autonomous from the SFUO as determined by the IPPSSA and the administration of the University of Ottawa

5.9. Que lAIP sadministre de manire indpendante et automne de la FUO comme dterminer par lAIP et ladministration de lUniversit dOttawa

5.10. The IPPSSA does not endorse any form of sit-in during an SFUO or University of Ottawa sanctioned meeting or event

5.10. LAIP nendosse aucune forme de manifestation assise durant une runion ou un vnement parrain par la FUO ou lUniversit

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dOttawa Article 6: Executive Article 6 : Excutif 6. 6.

6.1. The Executive Committee of the IPPSSA consists of thirteen voting members: The President, the Vice President of Internal Affairs, the Vice President of Finance, the Vice President of Academic Affairs (International Studies and Modern Languages), the Vice President of Academic Affairs (Political Science), the Vice President of Academic Affairs (Public Administration), the Vice President of Social Affairs (Anglophone), the Vice President of Social Affairs (Francophone), The Vice President of Philanthropic Affairs, First Year Representative, Second Year Representative, Third Year Representative, and Fourth Year Representative.

6.1. Le Comit excutif de lAIP est compos de treize membres ayant droit de vote : la Prsidente, la Vice-prsidente aux affaires internes, la Vice-prsidente aux finances, la Vice-prsidente aux affaires acadmiques (tudes internationales et langues modernes), la Vice-prsidente aux affaires acadmiques (Science politique), la Vice-prsidente aux affaires acadmiques (administration publique), la Vice-prsidente aux affaires sociales anglophone, la Vice-prsidente aux affaires sociales francophone, la Vice-prsidente aux affaires philanthropique, la Reprsentante de premire anne, la Reprsentante de deuxime anne, la Reprsentante de troisime anne, la Reprsentante de quatrime anne

6.2. Appointed members of exec are non voting members, who are appointed by a simple majority vote of the executive on or before May 15 of each Year

6.2.1. If an elected Executive position becomes vacant and a by-election is deemed impractical the President and VP Internal reserve the right to commence a call-out for open applications, and conduct interviews and present to the Executive a candidate to fulfill the vacancy. A discussion and debate will be held concluding with a vote where the candidate must achieve a simple majority of the current elected Executive members for her appointment to be approved

6.2. Les membres nomms de lExcutif sont des membres non votants ayant t nomms par un vote majorit simple des membres de lExcutif, avant, ou en date du 15 mai de chaque anne

6.2.1. Si une poste dlu au sein de lExcutif devient vacant et quune lection partielle est considre comme peu pratique, la ou le prsident et la ou le vice-prsident aux affaires internes se rservent le droit de faire un appel de candidatures, de mener des entrevues et de prsenter lExcutif une ou un candidat apte remplir le poste vacant. Une discussion et un dbat seront tenus et se concluront par un vote o le candidat devra obtenir une majorit simple des membres de lExcutif en place afin que sa nomination soit approuve

6.3. Only members of the IPPSSA, as elaborated in Article 3.1 are permitted to be committee members and must remain members of the IPPSSA for the entirety of the duration of their term

6.3. Seulement les membres de lAIP comme numres dans larticle 3.1, ont le droit dtre membres du comit excutif et doivent rester membres de lAIP durant tout leur mandat

6.4. All executive members, including directors must remain members of the IPPSSA for the entirety of their term

6.4. Tout membre de lexcutif incluant les directrices doit rester membres de lAIP pour la dure complte de leurs mandats

6.5. Members of the Executive Committee may serve for a maximum of two school years in the same position

6.5. Les membres du Comit excutif peuvent servir un maximum de deux annes scolaires dans la mme position

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Article 7: Executive Positions Article 7 : Poste de Direction 7. The members of the Executive shall be:

7. Les membres de lexcutive sont les suivantes :

7.1. The President is responsible for: 7.1. La Prsidente est responsable pour: 7.1.1. Acting as the official spokesperson of the

IPPSSA 7.1.1. Dagir en tant que porte-parole officielle de

lAIP 7.1.2. Coordinating IPPSSA activities and ensuring

that the organization of events is efficient and dynamic

7.1.2. De coordonner les activits de lAIP et de sassurer que lorganisation des vnements soient efficace et dynamique

7.1.3. Presiding over, preparing the agenda for and encouraging consensus at Executive meetings

7.1.3. De prsider les runions du Comit excutif, den prparer lordre du jour et dy encourager les compromis

7.1.4. Planning, with the Vice President of Finance, a budget for the IPPSSA before the 15th of September

7.1.4. De planifier, conjointement avec la Vice-prsidente aux finances, le budget de lAIP avant le 15 septembre

7.1.5. Co-signing cheques issued by the IPPSSA 7.1.5. De cosigner les chques mis par lAIP 7.1.6. Reviewing, approving, and signing all audits

prepared by the Vice-President of Finance for the SFUO before the audits are submitted to the SFUO

7.1.6. Rviser, approuver, et signer toutes vrifications des comptes prpares par la Vice-Prsidente aux finances pour la FUO avant que celles-ci soient soumises la FUO

7.1.7. Assisting Executive Committee members in their duties as enumerated in Articles Seven and meeting with the Executive Committee members on a regular basis and conducting midterm review meetings with executive members individually to ensure they are fulfilling their mandate. These meeting must take place no later than the end of January

7.1.7. Dassister les membres du Comit excutif dans leurs tches, telles qunumres dans les Articles sept, et de rencontrer les membres du Comit excutif de faon rgulire et de mener des rencontres de rvision de mi-parcours avec les membres de lExcutif, de faon individuelle, afin dassurer que tous remplissent leur mandat. Ces rencontres doivent prendre place au plus tard la fin du mois de janvier

7.1.8. Consulting with members and professors regularly

7.1.8. De consulter les membres et les professeurs rgulirement

7.1.9. Inviting, before September 1st, each of the Vice Presidents to submit their projects for the year in progress, and in turn presenting them to members to encourage involvement in the activities of the IPPSSA

7.1.9. Dinviter, avant le 1er septembre, chacune des Vice-prsidentes soumettre ses projets pour lanne en cours, et ensuite les prsenter aux membres afin dencourager une implication aux activits de lAIP

7.1.10. Meeting with the President of the SFUO, the Dean of the Faculty of Social Sciences, the Chair of the School of Political Studies, administrators in the Faculty of Social Sciences, professors and members as

7.1.10. De rencontrer la Prsidente de la FUO, la Doyenne da la Facult des sciences sociales, la Directrice de lcole dtudes politiques, les administratrices de la Facult des sciences sociales, les professeurs et les membres

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necessary lorsque ncessaire 7.1.11. Ensuring that the IPPSSA follows

constitutional guidelines 7.1.11. De sassurer que lAIP suit les

procdures constitutionnelles 7.1.12. Naming the neutral Executive Chair to

preside over General Assemblies, such a nomination being subject to ratification by the Executive

7.1.12. De nommer la Prsidente excutive neutre qui prsidera les Assembls Gnrales, une telle nomination tant sujette ratification par lExcutif

7.1.13. Attending meetings of the Presidential Roundtable of the SFUO

7.1.13. Dassister aux runions de la Table ronde prsidentielle de la FUO

7.1.14. Update the Executive on changes made at the Board of Administration that will have direct affects to the IPPSSA Executive and members

7.1.14. De rapporter lexcutif les changements apports par le Conseil dadministration qui affectent directement lexcutif de lAIP et ses membres

7.1.15. Ensuring that the Constitution of the IPPSSA is kept up-to-date

7.1.15. De sassurer que la Constitution de lAIP est rgulirement mise jour

7.1.16. Ensuring her accessibility in Ottawa during the summer months and ability to perform her duties without any hindrance

7.1.16. Dassurer sa disponibilit a Ottawa pendant lt et la capacit dexcuter ses tches sans entraves

7.1.17. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided into two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

7.1.17. Doffrir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.1.18. Promotion campaigns must be implemented for all elections, by-elections and general assemblies

7.1.18. Une campagne de promotion doit avoir lieu pour toutes les lections partielles et les Assembles gnrales

7.1.19. Promotion campaigns must include the following

7.1.19. Les campagnes de promotion doivent inclure les lments suivants :

7.1.19.1. Class presentations to a minimum of 25% of the classes represented by the IPPSSA at the time of the campaign

7.1.19.1. Des prsentations de classe qui doivent couvrir un minimum de 25% des classes reprsentes par lAIP en priode de campagne

7.1.19.2. That there be physical, visual notification of the ongoing campaign, at least one (1) week before the campaign starts, these may include but are not limited to posters, flyers, handouts

7.1.19.2. Des matriaux visuels de la prsente campagne, au moins une semaine avant le dbut de cette dite campagne; ceci peut inclure, main nest pas limit , des affiches, des pamphlets, des prospectus

7.1.19.3. Visual notification must be more than notification on, in, or around the IPPSSA office, and in more than one (1) building

7.1.19.3. Les matriaux visuels doivent prsent au bureau de lAIP, dans ses alentours ainsi que dans plus dun (1) pavillon

7.1.19.4. That the relevant promotional information be distributed electronically through at least two different services/formats; these must include but

7.1.19.4. Que les informations promotionnelles essentielles soit distribues de faon lectronique dans un minimum de deux diffrents

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is not limited to the official IPPSSA website, and some form of bulk notification

services/formats; ceci doit inclure, mais nest pas limit au site web officiel de lAIP et dautre forme de distribution grande chelle de linformation

7.1.19.5. Bulk notification may be through but is not limited to list serves

7.1.19.5. La distribution grande chelle de linformation peut son faire, mais ne se limite pas la liste de diffusion

7.1.20. That the above mentioned regulations be monitored by the President or delegated accordingly, in cooperation with the Director of Promotion and the Director of Communications; during elections regulations are to be applied and enforced by the elections convenor

7.1.20. Que les rgles mentionnes ci-dessus soient supervises par la Prsidente ou sa dlgue, en collaboration avec la Directrice de la promotion et la Directrice des communications; pendant la priode dlections, ces rgles seront appliques par le convocateur dlections

7.1.21. Writing a transition report for her successor before the end of her term, even if returning for a second term

7.1.21. Dcrire un rapport de transition sa successeuse avant la fin de sonmandat

7.2. The Vice President of Internal Affairs is responsible for:

7.2. La Vice-prsidente des affaires internes est responsable pour:

7.2.1. Representing the IPPSSA and further its goals to other federated bodies of the SFUO and within the Faculty of Social Sciences

7.2.1. Reprsenter lAIP et de promouvoir ses objectifs aux autres organisations fdres de la FUO et dans la Facult des sciences sociales

7.2.2. Serve as an alternate to the Finance, Communications and Presidential roundtables

7.2.2. Servir comme alternative aux tables rondes de la Finance, des Communications, et de la Prsidente

7.2.3. Fulfilling the duties of the President in her absence or when designated, including but not limited to acting as the official spokesperson and chairing meetings of the executive committee

7.2.3. Remplir les responsabilits de la Prsidente dans son absence ou quand dsigne; incluant, mais pas limit , agir comme le porte-parole officiel et de prsider aux runions du Comit excutif

7.2.4. Acting as signing authority in concert with the President and the Vice President Finance

7.2.4. Avoir le pouvoir de signature avec la Prsidente et la Vice-prsidente des finances

7.2.5. Coordinating the use of IPPSSA resources, and resources external to the association, including but not limited to university, faculty and SFUO rooms, materials and resources

7.2.5. Coordonner les utilisations des ressources de lAIP, et les ressources lextrieur de lassociation; incluant, mais pas limit des ressources de luniversit, de la facult, et les locaux, les matriaux et ressources de la FUO

7.2.6. Ensuring and embracing effective relationships with administrative officers at the Faculty, department and university levels

7.2.6. Adopter et sassurer des relations effectives avec les officier administratifs aux niveaux facultaire, dpartementale, et universitaire

7.2.7. Ensuring that all members of the executives and all official volunteers have access to

7.2.7. Sassurer que tous les membres de les excutifs et tous les bnvoles officiels ont

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shared IPPSSA resources, and resources sourced externally, as necessary to perform their duties, and ensuring that such use is efficient and responsible

laccs aux ressources de lAIP, en plus des ressources venant de lextrieur, quand ncessaire pour accomplir leurs responsabilits et pour sassurer que leur utilisation et efficace et responsable

7.2.8. Preparing the agenda for executive meetings in concert with the President and other members of the executive committee

7.2.8. Prparer lagenda pour les runions excutives en concordance avec la Prsidente et les autres membres du Comit excutif

7.2.9. Taking minutes during executive meetings and ensuring that they are made available to members in accordance with the constitution

7.2.9. crire les procs verbaux durant les runions excutives et sassurer quils sont disponibles aux membres selon la constitution

7.2.10. Managing, in concert with the President, the process to nominate candidates for the following positions, such nominations subject to ratification and discussion by the executive committee: Director of Communications, Director of Promotions, and Director of Bilingualism

7.2.10. Grer, en concordance avec la Prsidente, le processus de nomination des candidats pour les positions suivantes. Ces nominations sont sujets la ratification et la discussion par le Comit excutif : Directrice des communications, Directrice des promotions, and Directrice du bilinguisme

7.2.11. Ensuring that the Constitution of the IPPSSA is kept up-to-date in concert with the President

7.2.11. Sassurer que la constitution de lAIP est garde jour conjointement avec la prsidente

7.2.12. Being aware of the structure and functioning of the SFUO and its services, as well as the services offered to students by the University of Ottawa, and services that may be useful for the Association

7.2.12. tre consciente de la structure et du fonctionnement de la FUO et ses services, en plus des services offerts aux tudiants par lUniversit dOttawa, et des services qui pourront tres utiles pour lAssociation

7.2.13. In collaboration with the President, the

Vice President of Internal Affairs would hold at least 2 meetings per semester with members of the Faculty of Social Sciences, which include but are not limited to the Dean of the Faculty of Social Sciences, the Dean of Undergraduate Studies for the Faculty of Social Sciences and the Chair of Political Studies

7.2.13. En collaboration avec la/le prsident(e), la/le vice-prsident(e) des affaires internes tiendra, au moins, deux rencontres par semestre avec les membres de la Facult des sciences sociales, y compris, notamment, le doyen de la facult des sciences sociales, le doyen des tudes de premier cycle et le prsident des tudes politiques.

7.2.14. The Vice President of Internal Affairs will have a seat on Committees, which include but are not limited to the Public Administration Committee, the Model Parliament Committee and the Volunteer Committee, created by the Vice-President of Academic Affairs for Political Science, Public Administration and International Languages, and Socials

7.2.14. La/Le vice-prsident(e) des affaires internes aura un sige dans des comits, incluant, sans s'y limiter, le Comit d'Administration Publique, le Comit de la Simulation Parlementaire et le Comit de bnvoles, cr par la/le Vice-prsident(e) aux affaires acadmiques de science politique, d'administration publique et langues internationales, et les vp aux affaires sociales

7.2.15. Ensuring her accessibility in Ottawa during 7.2.15. Sassurer de son accessibilit a Ottawa

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the summer months and ability to perform her duties without any hindrance

durant lt et son habilit to remplir ses responsabilits sans obstacle

7.2.16. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided into two 90-minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

7.2.16. Avoir au moins trois heures de bureau par semaine durant les sessions dautomne et dt, divis en deux blocs de 90 minutes sur deux jours spars, pour pouvoir se rencontrer avec les membres de lAIP



7.3. The Vice President of Finance is responsible for: 7.3. La Vice-prsidente aux finances est responsable :

7.3.1. The sound management of IPPSSA funds 7.3.1. De bien grer les fonds de lAIP 7.3.2. Preparing and presenting a IPPSSA financial

statement at the first Executive meeting of each month and presenting a midterm IPPSSA financial statement at the beginning of each winter session

7.3.2. De prparer et de prsenter un tat des comptes de lAIP la premire runion du Comit excutif de chaque mois et de prsenter un rapport financier au dbut de chaque session dhiver

7.3.3. Planning, with the President, the IPPSSA budget before September 15th

7.3.3. De planifier, conjointement avec la Prsidente, le budget de lAIP avant le 15 septembre

7.3.4. Co-signing all cheques issued by the IPPSSA 7.3.4. De cosigner tous les chques mis par lAIP

7.3.5. Ensuring that the financial impacts of decisions are considered when expenses are discussed at Executive meetings

7.3.5. De sassurer que les impacts financiers de chacune des dcisions de lExcutif sont prie en considration lors des discussions aux runions excutives

7.3.6. Demonstrating the financial constraints on the IPPSSA when necessary during Executive meetings

7.3.6. De dmontrer les contraintes financires auxquelles lAIP doit faire face, lorsque ncessaire, pendant les runions excutives

7.3.7. When contracts are being signed by other Executive members, ensuring that all clauses have been read and that legal and financial implications have been carefully considered

7.3.7. De sassurer, lorsque les autres membres de lExcutif signent un contrat, que chacune des clauses a t lue et que les implications lgales et financires ont t considres

7.3.8. Meeting with each member of the Executive before the 15th of August in order to determine the amount of funds needed for projects

7.3.8. De rencontrer chaque membre de lExcutif avant le 15e daot afin de dterminer le montant des fonds ncessaires aux projets

7.3.9. Knowing the deadline for submitting the financial statements of the IPPSSA to the SFUO Comptroller General for auditing purposes and for being aware of the dates of transfers of student levies from the SFUO to the IPPSSA

7.3.9. De connatre les dates limites de la soumission des tats financiers de lAIP la Vrificatrice gnrale de la FUO pour les besoins de vrification et dtre consciente des dates des transferts des cotisations tudiantes de la FUO vers lAIP

7.3.10. Respecting SFUO regulations concerning financial control and the annual presentation

7.3.10. De respecter les rgles de la FUO concernant le contrle financier et la

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of assets prsentation annuelle des actifs 7.3.11. Ensuring that at the end of her mandate, an

amount equal to 10% of SFUO transfers for the year is left in the bank account for the incoming Executive

7.3.11. De sassurer qu la fin de son mandat, un montant quivalent 10% des transferts de fonds de la FUO est disponible la banque pour le futur Excutif

7.3.12. Ensuring that the IPPSSA is never in a position of financial deficit

7.3.12. De sassurer que lAIP nest jamais en position de dficit financier

7.3.13. Ensuring that all IPPSSA financial documents, books, and files are kept up-to date at all times

7.3.13. De sassurer que les documents et les tats financiers de lAIP sont gards jour en tout temps

7.3.14. Ensuring that the budget of the IPPSSA for the year in progress is posted on the IPPSSA website and that the financial statements of the IPPSSA are available to students upon request

7.3.14. De sassurer que le budget de lAIP pour lanne en cours est affich sur le site web de lAIP et que les rapports financiers de lAIP sont disponibles aux tudiantes qui en font la demande

7.3.15. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided into two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members






7.4. The Vice President of Academic Affairs

(International Studies and Modern Languages): 7.4. La Vice-prsidente aux affaires acadmiques

(tudes internationales et langues modernes): 7.4.1. Represents and is elected exclusively by

students in the program of International Studies and Modern Languages. She must be registered in the above program

7.4.1. Reprsente et est lue exclusivement par les tudiantes inscrites au programme du tudes internationales et langues modernes. Elle doit tre inscrite au programme susmentionn

7.4.2. Is responsible for assisting students with grade reviews, academic appeals, questions related to course selection or programs, and academic problems related to the administration or teaching staff

7.4.2. Est responsable de soutenir les tudiantes dans les processus de rvision de notes et dappels acadmiques de mme que dans leurs questions relies au choix de cours ou de programmes, et leurs problmes acadmiques relis ladministration ou au personnel enseignant

7.4.3. Is responsible for attending a training session of the Student Appeals Centre of the SFUO

7.4.3. Est responsable pour dassister une sance de formation au Centre de recours tudiant de la FUO

7.4.4. Is responsible for attending meetings of the Academic and External Roundtable of the SFUO

7.4.4. Est responsable pour dassister aux runions des Tables rondes acadmique et externe de la FUO

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7.4.5. Is responsible for organizing conferences and speakers on issues concerning students, in collaboration with the Vice President of Internal Affairs and the Director of Bilingualism

7.4.5. Est responsable pour dorganiser des confrences et dattirer des confrenciers portant sur des enjeux qui proccupent les tudiantes, en collaboration avec la Vice-prsidente aux affaires et la directrice du bilinguisme et traduction

7.4.6. Is responsible for creating, in collaboration with the Academic Representatives, a network of correspondence with other student associations and organizations on and off campus in order to promote discussion and solidarity on certain issues

7.4.6. Est responsable pour de crer, en collaboration avec les reprsentantes acadmiques, un rseau de correspondance avec les autres associations tudiantes et organisations au campus et en dehors du campus dans le but de promouvoir la discussion et la solidarit sur certains enjeux

7.4.7. Is responsible for promoting, in collaboration with the Academic Representatives, the improvement and development of the academic programs in which students are enrolled

7.4.7. Est responsable pour de favoriser, en collaboration avec les reprsentantes acadmiques, lamlioration et le dveloppement des programmes acadmiques dans lesquels les tudiantes sont inscrites

7.4.8. Is responsible for promoting, in collaboration with the Academic Representatives, the creation of courses that respond to the interests of students

7.4.8. Est responsable pour de favoriser, en collaboration avec les reprsentantes acadmiques, la cration de cours qui rpondent aux intrts des tudiantes

7.4.9. Is responsible for consulting with members regarding the quality of courses, teaching, and administration within the School of Political Studies and the Faculty of Social Sciences

7.4.9. Est responsable pour de consulter les membres concernant la qualit des cours, de lenseignement et de ladministration lcole dtudes politiques, et la Facult des sciences sociales

7.4.10. Is responsible for meeting with the Dean of the Faculty of Social Sciences with other VP Academics as needed to discuss academic matters important to students

7.4.10. Est responsable pour se rencontrer avec le Doyen de la Facult des sciences sociales avec autre VP acadmiques au besoin pour discuter des sujets acadmiques importants aux tudiantes

7.4.11. Is responsible for informing students of opportunities for academic exchanges abroad

7.4.11. Est responsable pour dinformer les tudiantes des occasions dchanges acadmiques ltranger

7.4.12. Is responsible for holding at least three office hours each per week during the fall and winter semesters, divided in two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

7.4.12. Est responsable pour doffrir chacune au moins trois heures de bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.4.13. Is responsible for working in collaboration with other members of the executive, students and academic representatives to complete an annual review of their program to be completed and published by the end of the

7.4.13. Est responsable pour de collaborer avec les autres membres de lexcutif, les tudiants et les reprsentants acadmiques afin de complter une rvision annuelle de leur programme, qui doit tre complte par la fin

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academic year de lanne acadmique 7.4.14. Is responsible for ensuring her accessibility

during the summer months 7.4.14. Est responsable pour assurer sont

accessibilit durant les mois de lt 7.4.15. Is responsible for ensuring, in collaboration

with the President and the Vice President of Internal Affairs, that all seats designated to students on the Social Sciences Faculty Council and the School of Political Studies Council, and the International Studies and Modern Languages program committee are filled

7.4.15. Est responsable de sassurer, en collaboration avec la Prsidente et la Vice-prsidente aux affaires internes, que tous les siges dsigns aux tudiantes au Conseil de la Facult des sciences sociales et lcole dtudes politiques et au Comit du programme tudes internationales et langues modernes sont combls

7.4.16. Is responsible for meeting with the Chair of the School of Political Studies and the Supervisor of Undergraduate Studies of the School at least twice a year in order to discuss the main objectives of School and projects on which the administration and the IPPSSA might collaborate

7.4.16. Est responsable de rencontrer la Directrice de lcole dtudes politiques et la responsable des tudes de premier cycle de lcole au moins deux fois par anne pour discuter des objectifs principaux de lcole et des projets sur lesquels lcole et lAIP peuvent collaborer

7.4.17. Is responsible for organizing modern language related internationally-themed activities

7.4.17. Est responsable dorganiser des activits portant sur les langues modernes et sur linternational



7.5. The Vice President of Academic Affairs

(Political Science): 7.5. La Vice-prsidente aux affaires acadmiques

(Science politique): 7.5.1. Represents and is elected exclusively by

students in the program of Political Science. She must be registered in the above program

7.5.1. Reprsente et est lue exclusivement par les tudiantes inscrites au programme du Science politique. Elle doit tre inscrite au programme susmentionn







7.5.5. Is responsible for organizing conferences and speakers on issues concerning students, in collaboration with the Vice President of

7.5.5. Est responsable pour dorganiser des confrences et dattirer des confrenciers portant sur des enjeux qui proccupent les

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Internal Affairs and the Director of Bilingualism

tudiantes, en collaboration avec la Vice-prsidente aux affaires internes et la directrice du bilinguisme et traduction



7.5.7. Is responsible for promoting, in collaboration with the Academic Representatives, the improvement and development of the academic programs in which students are enrolled

7.5.7. Est responsable pour de favoriser, en collaboration avec les reprsentantes acadmiques, lamlioration et le dveloppement des programmes acadmiques dans lesquels les tudiantes sont inscrites




7.5.9. Est responsable pour de consulter les membres concernant la qualit des cours, de lenseignement et de ladministration lcole dtudes politiques et la Facult des sciences sociales


7.5.10. Est responsable pour se rencontrer avec le Doyen de la Facult des sciences sociales avec autre VP acadmiques au besoin pour discuter des sujets acadmiques importants aux tudiantes

7.5.11. Is responsible for informing students of opportunities for academic exchanges abroad

7.5.11. Est responsable pour dinformer les tudiantes des occasions dchanges acadmiques ltranger



7.5.13. Is responsible for working in collaboration with other members of the executive, students and academic representatives to complete an annual review of their program to be completed and published by the end of the academic year

7.5.13. Est responsable pour de collaborer avec les autres membres de lexcutif, les tudiants et les reprsentants acadmiques afin de complter une rvision annuelle de leur programme, qui doit tre complte par la fin de lanne acadmique

7.5.14. Is responsible for ensuring her accessibility during the summer months

7.5.14. Est responsable pour assurer sont accessibilit durant les mois de lt

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7.5.15. Is responsible for ensuring, in collaboration with the President and the Vice President of Internal Affairs, that all seats designated to students on the Social Sciences Faculty Council and the School of Political Studies Council, and the Political Studies program committee are filled

7.5.15. Est responsable de sassurer, en collaboration avec la Prsidente et la Vice prsidente aux affaires internes, que tous les siges dsigns aux tudiantes au Conseil de la Facult des sciences sociales et lcole dtudes politiques et au Comit du programme Science politiques sont combls


7.5.16. Est responsable de rencontrer la Directrice de lcole dtudes politiques et la Responsable des tudes de premier cycle de lcole au moins deux fois par anne pour discuter des objectifs principaux de lcole et des projets sur lesquels lcole et lAIP peuvent collaborer

7.5.17. Is responsible for organizing politics-related events

7.5.18. The VP POL shall create and chair a Model Parliament Planning Committee composed of IPPSSA Students. This committee will be in charge of assisting in the coordination of IPPSSAs Model Parliament. A list of all members of the Committee must be tabled and approved by the IPPSSA Executive at an Executive meeting. Any changes to membership must be tabled and voted upon by the executive.

7.5.17. Est responsable des vnements portants surs des questions politiques

7.5.18. La ou le vice-prsident aux affaires acadmiques (Science Politique) doit crer et prsider un Comit planificateur de la Simulation Parlementaire compos dtudiants (es) de lAIP. Ce comit sera en charge dassister dans la coordination de la Simulation Parlementaire de lAIP. Une liste de tous les membres du comit doit tre prsente et approuve par lExcutif de lAIP lors dune rencontre de lExcutif. Quelconque changement quant la composition des membres doit tre prsent et soumis au vote de lExcutif.

7.5.19. Writing a transition report for her successor

before the end of her term, even if returning for a second term


7.6. The Vice President of Academic Affairs (Public

Administration): 7.6. La Vice-prsidente aux affaires acadmiques

(Administration publique): 7.6.1. Represents and is elected exclusively by

students in the program of Public Administration. She must be registered in the above program

7.6.1. Reprsente et est lue exclusivement par les tudiantes inscrites au programme du Administration publique. Elle doit tre inscrite au programme susmentionn



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7.6.5. The VP PAP shall create and chair a Public Administration Volunteer Committee composed of IPPSSA Students. This committee will be in charge of planning events such as conferences and speaker events on issues concerning IPPSSA students. A list of all members of the Volunteer Committee must be tabled and approved by the IPPSSA Executive at an Executive meeting. Any changes to membership must be tabled before the executive.

7.6.5. La ou le vice-prsident aux affaires acadmiques (Administration Publique) doit crer et prsider un Comit de Bnvoles dAdministration publique compos dtudiants(es) de lAIP. Ce comit sera en charge de la planification dvnement comme les confrences concernant les tudiants (es) de lAIP. Une liste de tous les membres du Comit de Bnvoles doit tre prsent et approuve par lExcutif de lAIP lors dune rencontre de lExcutif. Quelconque changement quant la composition des membres du comit doit tre prsent lExcutif.



7.6.7. Is responsible for promoting, in collaboration with the Academic Representatives, the improvement and development of the academic programs in which students are enrolled.

7.6.7. Est responsable pour de favoriser, en collaboration avec les reprsentantes acadmiques, lamlioration et le dveloppement des programmes acadmiques dans lesquels les tudiantes sont inscrites.




7.6.9. Est responsable pour de consulter les membres concernant la qualit des cours, de lenseignement et de ladministration lcole dtudes politiques, lcole dtudes dveloppement international et mondialisation et la Facult des sciences sociales


7.6.10. Est responsable pour se rencontrer avec le Doyen de la Facult des sciences sociales avec autre VP acadmiques au besoin pour discuter des sujets acadmiques importants

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aux tudiantes 7.6.11. Is responsible for informing students of

opportunities for academic exchanges abroad 7.6.11. Est responsable pour dinformer les

tudiantes des occasions dchanges acadmiques ltranger



7.6.13. Is responsible for working in collaboration with other members of the executive, students and academic representatives to complete an annual review of their program to be completed and published by the end of the academic year

7.6.13. Est responsable pour de collaborer avec les autres membres de lexcutif, les tudiants et les reprsentants acadmiques afin de complter une rvision annuelle de leur programme, qui doit tre complte par la fin de lanne acadmique

7.6.14. Is responsible for ensuring her accessibility during the summer months

7.6.14. Est responsable pour assurer sont accessibilit durant les mois de lt

7.6.15. Is responsible for ensuring, in collaboration with the President and the Vice President of Internal Affairs, that all seats designated to students on the Social Sciences Faculty Council and the School of Political Studies Council, and the Public Administration program committee are filled.


7.6.17. Is responsible for organizing public administration-related events

7.6.15. Est responsable de sassurer, en collaboration avec la Prsidente et la Vice prsidente aux affaires internes, que tous les siges dsigns aux tudiantes au Conseil de la Facult des sciences sociales et lcole dtudes politiques et au Comit du programme Administration publique sont combls

7.6.16. Est responsable de rencontrer la Directrice de lcole dtudes politiques et la Responsable des tudes de premier cycle de lcole au moins deux fois par anne pour discuter des objectifs principaux de lcole et des projets sur lesquels lcole et lAIP peuvent collaborer

7.6.17. Est responsable dorganiser des vnements sur des questions dadministration publique




7.7. The Vice Presidents of Social Affairs

(Anglophone and Francophone) are responsible for:

7.7. Les Vice-prsidentes aux affaires sociales (anglophone et francophone) sont responsables:

7.7.1. Being of the required legal drinking age in Ontario at the start of their mandate to ensure

7.7.1. tre d'ge lgal pour la consommation en Ontario au dbut de son mandat afin dassurer

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proper functioning of all IPPSSA social events

le bon fonctionnement de tous les vnements sociaux de lAIP

7.7.2. Organizing and ensuring the proper functioning of 101 Week activities to welcome new students and encourage their integration into the university community

7.7.2.1. The VP Socials must schedule at least one event during 101 week addressing the issue of consent, violence, substance abuse, and various forms of prejudice. This event must occur at some point during the first three days of 101 Week.

7.7.2. Dorganiser et de sassurer du bon droulement des activits de la Semaine 101 afin daccueillir les nouvelles tudiantes et de favoriser leur intgration la communaut universitaire

7.7.2.1. Les VP aux affaires sociales doivent prparer au moins un vnement, au cours de la semaine 101, concernant les enjeux de consentement, violence, abus de substances et des formes varis de prjugs. Cet vnement doit avoir lieu un certain moment aux cours des trois premiers jours de la semaine 101.

7.7.3. Making efforts to include professors in

IPPSSA social activities and to foster interaction between professors and students

7.7.3. De faire des dmarches pour inclure les professeurs aux activits sociales de lAIP et de stimuler linteraction entre les professeurs et les tudiantes

7.7.4. The VP Socials shall be in charge of creating and organizing, by no later than the first week of October, a Volunteer Committee composed of IPPSSA students to help with the coordination of events. A list of all members of the Volunteer Committee must be tabled and approved by the IPPSSA Executive at an Executive meeting. Any changes to the membership must be tabled and voted upon by the executive

7.7.4. Les Vice-prsidents(es) aux affaires sociales doivent tre en charge de crer et dorganiser, au plus tard lors de la premire semaine doctobre, un Comit des Bnvoles compos dtudiants(es) de lAIP afin quils aident la coordination des vnements. Une liste de tous les membres du Comit des Bnvoles doit tre prsente et approuve par lExcutif de lAIP lors dune rencontre de lExcutif. Quelconque changement doit tre prsent et soumis un vote par lExcutif

7.7.5. The VP Socials must plan at least one all-ages event per semester excluding 101 week

7.7.5. Les VP des affaires sociales doivent planifier au moins un vnement de tout ge par session excluant la semaine 101

7.7.6. Attending meetings of the Social Roundtable of the SFUO

7.7.6. Dassister aux runions de la Table ronde sociale de la FUO



7.7.8. Ensuring that at least 50% of her courses taken during her mandate and/or that the program in which she is registered is (are) in the language corresponding with her position

7.7.9. Holding at least three office hours each per week during the fall and winter semesters,

7.7.8. De sassurer quau moins 50% des cours suivis pendant son mandat et/ou que le programme dans lequel elle est inscrite est (sont) dans la langue correspondant son poste

7.7.9. Doffrir chacune au moins trois heures de

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divided into two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

7.7.10. Ensuring her accessibility during of the summer months by staying in Ottawa for a minimum of three months

7.7.11. Reviewing, approving, and signing any audits prepared by the Vice-President of Finance for the SFUO, when an audit includes content related to 101 Week

7.7.12. The Vice President of Social Affairs (Francophone) is also responsible for:

7.7.12.1. Engaging and encouraging the active involvement of Francophone members within the IPPSSA

7.7.12.2. Building a sense of community amongst Francophone and Francophile members

7.7.12.3. Actively recruiting Francophone members for leadership and organizational roles within the IPPSSA

7.7.12.4. Organizing, in coordination with the Vice Presidents of Academic Affairs and the Vice President of Internal Affairs, speakers and conferences in French

7.7.12.5. Organizing, in coordination with the Vice Presidents of Academic Affairs, opportunities for Francophone and Francophile students to interact with Francophone professors outside the classroom

7.7.12.6. A list of all members of the organizing committee for Jeux de Politique must be tabled and approved by the IPPSSA Executive at an Executive meeting. Any changes must be tabled and voted upon by the executive

7.7.12.7. Ensuring that all events organized by the Executive, include a component in the French language and/or takes into account Francophone participants.

bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.7.10. Assurer est accessibilit Ottawa durant les mois de lt pour un minimum de trois mois

7.7.11. Rviser, approuver, et signer toute vrification des comptes prparer par le/la Vice-Prsident(e) aux finances pour la FUO, quand la vrification des comptes inclut du contenu reli la Semaine 101

7.7.12. La Vice-prsidente aux affaires sociales (francophone) est responsable:

7.7.12.1. Dengager et dencourager limplication active des membres francophones au sein de lAIP

7.7.12.2. De stimuler un sentiment dappartenance parmi les tudiantes francophones et francophiles

7.7.12.3. De recruter activement des tudiantes francophones aux postes de leadership et dorganisation au sein de lAIP

7.7.12.4. Dorganiser, en coordination avec les Vice- prsidentes aux affaires acadmiques et la Vice- prsidente aux affaires extrieures, des confrenciers et des colloques en langue franaise

7.7.12.5. Dorganiser, en coordination avec les Vice- prsidentes aux affaires acadmiques, des opportunits aux tudiantes francophones et francophiles de rencontrer les professeures francophones hors des cours

7.7.12.6. Une liste de tous les membres du comit organisateur des Jeux de Politique doit tre prsente et approuve par lExcutif de lAIP lors dune rencontre de lExcutif. Quelconque changement doit tre prsent et soumis un vote par lExcutif

7.7.12.7. De sassurer que tout vnements organiss par lExcutif inclut une

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composante en langue franaise et/ou tient compte des participantes francophones



7.8. The Vice-President of Philanthropic and

Activism is responsible for: 7.8. La Vice-prsidentes aux affaires

philanthropique et de lactivisme est responsable de:

7.8.1. Ensuring IPPSSAs active participation in all philanthropic endeavours of the SFUO and the University of Ottawa endorsed by the executive

7.8.1. Dassurer la participation active de lAIP dans toutes les vnements philanthropes de la FUO et de lUniversit dOttawa, en fonction de lappui de lexcutif

7.8.2. Acting as IPPSSAs Shinerama Coordinator and thus working with the Vice Presidents of Social Affairs to see that IPPSSAs contribution and participation in Shinerama is successful

7.8.2. Dagir en tant que coordonnatrice de Shinerama pour lAIP et de travailler avec les Vice-prsidentes aux affaires sociales afin que la contribution et la participation de lAIP Shinerama soit profitable

7.8.3. Liaising with the SFUOs Philanthropic Director on an ongoing basis to ensure that IPPSSA and the SFUO are working together effectively

7.8.3. Ce collaborer rgulirement avec la directrice philanthropique de la FUO afin dassurer que lAIP et la FUO travaillent ensemble de faon effective

7.8.4. Endeavouring to successfully coordinate at least one fundraising event in her term in support of a cause decided on by the executive

7.8.4. De trouver un moyen de coordonner, avec succs, au moins une leve de fonds lors de son mandat en fonction dune cause dtermine par lexcutif

7.8.5. Shall attend, or ensure at least one other representative of the IPPSSA attends, the University Affairs Roundtable of the SFUO

7.8.5. Dassister, ou du moins assurer quun autre reprsentant de lAIP assiste, la Table ronde des affaires universitaires de la FUO

7.8.6. Is responsible for ensuring her accessibility during the summer months and by holding a minimum of 4 IPPSSA philanthropic events during the summer months

7.8.6. Assur sa disponibilit durant les mois dt et de tenir au moins 4 vnements philanthropiques de lAEEIP pendant les mois dt

7.8.7. Holding at least two office hours per week during the fall and winter semesters, divided into two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members


7.8.8. Attending philanthropic roundtables and philanthropic campaigns

7.8.8. Doit tre prsent aux tables rondes philanthropiques ainsi que les campagnes

7.8.9. Coordinating at least one activist event in her term in support of a cause as decided upon by the Executive

7.8.9. S'efforcer de mener terme avec succs au moins un vnement dactivisme dans son mandat, pour appuyer une cause pralablement dtermine par lexcutif de lAEIP

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7.8.10. Organizing a Day of Action in conjunction with the IPPSSA Volunteer Committee for IPPSSA students in relation to a cause as decided by the Executive

7.8.10. Organiser une Journe dAction pour promouvoir une cause pralablement dtermine par lexcutif de lAEIP

7.8.11. Informing students about various activism campaigns through Emails, the IPPSSA website and various social media

7.8.11. tre responsable dcrire un rapport de transition sa successeuse avant la fin de son mandate

7.8.12. Being responsible for writing a transition report for her successor before the end of her term, even if returning for a second term

7.8.12. Entretenir la correspondance avec les tudiantes travers les courriels lectroniques, le site Web de lAIP et les diffrends mdiaux sociaux

7.8.13. Making sure that all events organized by the IPPSSA are accessible and inclusive

7.8.13. Sassurer que tous les vnements organiss par lAIP sont accessibles et inclusif



7.9. The Year Representatives: 7.9. Les Reprsentantes danne:

7.9.1. The Year Representatives serve as a link between the executive committee and the membership

7.9.1. Les Reprsentantes danne servent comme lien entre le Comit excutif et les membres de lAIP

7.9.2. The Year Representatives are members of the executive and shall exercise a vote on all matters not related to financial expenditures

7.9.2. Les Reprsentantes danne sont membres de lexcutif et exercent le droit de vote sur toutes matires non relies aux dpenses financires

7.9.3. Year representatives are responsible for: 7.9.3. Les Reprsentantes danne sont responsables de: 7.9.3.1. Representing to the Executive the

general and particular interests of the members in their respective year

7.9.3.1. Reprsenter lExcutif les intrts gnraux ou particuliers des membres de leur anne respective

7.9.3.2. Proposing projects to the Executive, assisting or offering advice on projects presented by the Executive, and to making suggestions on any other relevant subjects

7.9.3.2. Proposer des projets lExcutif, assister ou offrir leur avis sur des projets prsents par lExcutif, et de faire des suggestions sur tout autre sujet pertinent

7.9.3.3. Transmitting information from the executive to the membership of their respective academic year through class presentations

7.9.3.3. Transmettre linformation de lExcutif aux membres de leur anne acadmique respective travers des prsentations de classe

7.9.3.4. Consulting regularly with members in their respective year and working with the Vice Presidents Academic, the University Representatives and the rest of the executive committee to ensure they are addressed

7.9.3.4. Consulter rgulirement avec les membres dans leur anne respective et travailler avec les Vice-prsidentes acadmiques, les Reprsentantes universitaires, et le reste du Comit excutif pour sassurer quelles sont adresses

7.9.3.5. Attending weekly meetings of the 7.9.3.5. Se prsenter aux runions

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executive committee hebdomadaires du Comit excutif 7.9.3.6. To promote and protect a bilingual

environment, and to ensure a continued communication with her respective year in both official languages

7.9.3.6. Promouvoir et protger un environnement bilingue et de sassurer et continuer une communication avec leur anne respective dans les deux langues officielles

7.9.4. Each year representative shall be assigned, no later than June 1 of each year, a major task which may include, but not be limited to, finance assistant, clothing order, communications / promotions assistant, a major speaker event, logistics / social assistant, and program review assistant

7.9.4. Chaque Reprsentante danne sera assigne, au plus tard le 1 juin de chaque anne, une tche importante qui pourra inclure, mais nest pas limit , assistant de finance, commande des vtements, assistant des communications promotions, un vnement de confrencier important, assistant des logistiques affaires sociales, et assistant dexamen des programmes

7.9.5. A year Representative will be elected for each of the four years of the undergraduate program, for a total of four representatives

7.9.5. Une Reprsentante danne sera lu pour chaque des quatre ans du programme de Baccalaurat, pour un total de quatre reprsentantes

7.9.6. Year representative elections for third and fourth year will occur at the same time as the executive elections in the spring and serve a term from May 1st to April 30th

7.9.6. Les lections des Reprsentantes danne pour la troisime et quatrime anne prendront place en mme temps que les lections de lExcutif au printemps, et ils ou elles serviront un mandat du 1er mai au 30 avril

7.9.7. The election for first-year and second-year representatives will occur before the end of the first week of October and they shall serve a term until April 30 of the preceding year. The President or Vice President Internal will act as the Elections Convener and will exercise the powers outlined in Article 7.2. The elections will be conducted pursuant to the relevant guidelines outlined in Article 7

7.9.7. Llection pour la reprsentante de la premire anne et deuxime anne va se drouler avant la fin de la premire semaine doctobre et elle servira un mandat jusquau 30 avril de lanne prcdente. La Prsidente ou la Vice-prsidente aux affaires internes agira comme directrice gnrale des lections et exercera les pouvoirs dcrits dans lArticle 7.2. Les lections seront effectues suivant les directives dcrites dans lArticle 7

7.9.8. Should any Year Representative position remain unfilled following an election, the Executive, by a simple majority vote, may appoint a representative from nominations received after an open call lasting no less than five business days

7.9.9. Year representatives are elected exclusively by students in their respective year level, as per their academic standing determined by the University of Ottawa.

7.9.10. Year representatives are to host one student town hall per semester, to the students of their

7.9.8. Si une position de Reprsentante danne est vacante suivant une lection, lExcutif, par un vote de majorit simple, peut nommer une reprsentante provenant des nominations reues aprs un appel ouvert durant pas plus que cinq jours de semaine

7.9.9. Les reprsentants dannes sont lus par leurs tudiants respectifs conformment aux standards acadmiques dtermins par lUniversit dOttawa.

7.9.10. Les reprsentants dannes devront faciliter la tenue dun forum par semestre, ax envers

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respective year, to relay information about future IPPSSA initiatives and to create a dialogue about how to improve proceedings of the IPPSSA.

les tudiants de leurs annes respectives, afin de relayer de linformation propos des futures initiatives de lAIP et afin de crer un dialogue sur les manires damliorer le fonctionnement de lAIP




7.10. The Director of Communications 7.10. La Directrice des communications

7.10.1. Is appointed by a simple majority vote of the executive committee

7.10.1. Est nomme par une majorit simple du vote du Comit excutif

7.10.2. Must have website management capabilities or must be willing to acquire such skills

7.10.2. Doit avoir des comptences en gestion de sites Web ou doit avoir la volont dacqurir ses comptences

7.10.3. Must be bilingual 7.10.3. Devrait tre bilingue 7.10.4. Is responsible for: 7.10.4. Est responsable pour:

7.10.4.1. The circulation of information between the Executive and students

7.10.4.1. De faire circuler linformation entre lExcutif et les membres

7.10.4.2. Establishing a communications strategy for the year, including details of changes to the website, and the format and timeline of electronic mailings to be tabled no later than the last executive meeting in August

7.10.4.2. De mettre sur pied une stratgie de communications pour lanne qui inclut les spcificits de changements entreprendre pour le site Web, ainsi que le format et lhoraire des envois lectroniques a prsenter au plus tard lors de la dernire rencontre de lExcutif en aout

7.10.4.3. Ensuring that the website of the IPPSSA is maintained and updated on a weekly basis

7.10.4.3. De sassurer que le site web de lAIP est maintenu et mis jour de faon hebdomadaire

7.10.4.4. Working with the Executive to develop online initiatives to aid executive members in the completion of their respective mandates

7.10.4.4. De travailler avec lExcutif pour dvelopper des projets en ligne afin daider les membres de lExcutif dans la ralisation de leurs mandats respectifs

7.10.4.5. Working with the Director of Promotions to develop online components of publicity campaigns

7.10.4.5. De travailler avec la Directrice de la promotion pour dvelopper les composantes en ligne des campagnes publicitaires

7.10.4.6. Ensuring that the minutes from each meeting of the Executive Committee are posted on the website of the IPPSSA as soon as they are available

7.10.4.6. De sassurer que le procs verbal de chaque runion du comit excutif est affich sur le site web de lAIP ds que possible

7.10.4.7. Updating the IPPSSA electronic mailing list

7.10.4.7. De mettre jour la liste denvoi par courriel de lAIP

7.10.4.8. Mailing a newsletter, through the 7.10.4.8. Denvoyer un bulletin de faon

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IPPSSA electronic mailing list, on a regular basis

7.10.4.9. Ensuring, in collaboration with the Director of Bilingualism, that all electronic communication by the IPPSSA is bilingual and adapted to cultural differences

7.10.4.10. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided in two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

hebdomadaire en utilisant la liste denvoi par courriel

7.10.4.9. De sassurer, en collaboration avec La Directrice du bilinguisme, que toute communication lectronique de lAIP est bilingue et adapte aux diffrences culturelles

7.10.4.10. De offrir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.10.4.11. For writing a transition report for

her successor before the end of her term, even if returning for a second term

7.10.4.11. Dcrire un rapport de transition sa successeuse avant la fin de sonmandat

7.11. The Director of Promotions: 7.11. La Directrice des Promotions: 7.11.1. Is appointed by a simple majority vote of

the executive committee 7.11.1. Est nomme par une majorit simple du

vote du Comit excutif 7.11.2. Should have an interest in marketing,

effective public speaking skills, and some experience in graphic design

7.11.2. Devrait avoir un intrt au marketing, des habilits oratoires efficaces et au moins une petite exprience en graphisme

7.11.3. Should preferably be bilingual 7.11.3. Devrait tre, de prfrence, bilingue 7.11.4. Is responsible for: 7.11.4. Est responsable:

7.11.4.1. Preparing publicity campaigns for all IPPSSA projects in order to encourage the active involvement of students

7.11.4.1. De prparer les campagnes publicitaires pour tous les projets de lAIP dans le but dencourager une implication active pour les tudiantes

7.11.4.2. Establishing a promotions strategy for the year, including the creation of a list of targeted classes for presentations, ensuring that students in all four programs and in both languages are reached

7.11.4.2. De mettre sur pied une stratgie de promotion pour lanne qui inclut la cration dune liste de classes cibles pour des prsentations, en sassurant que les tudiantes dans tous les quatre programmes et dans les deux langues sont rejointes

7.11.4.3. Ensuring that all promotion projects receive a fair share of funding allocated to the portfolio

7.11.4.3. De sassurer que tous projets publicitaires reoivent un part quitable des fonds ddis au portefeuille

7.11.4.4. Ensuring that all IPPSSA events are promoted to all members equally

7.11.4.4. De sassurer que tous vnements de lAIP sont publicis tous membres de la mme manire

7.11.4.5. Ensuring, in collaboration with the Director of Bilingualism, that all non-electronic communication by the

7.11.4.5. De sassurer, en collaboration avec La Directrice du bilinguisme, que toute communication non lectronique de

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IPPSSA is bilingual and adapted to cultural differences

lAIP est bilingue et adapte aux diffrences culturelles

7.11.4.6. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided in two 90 minute blocks on two separate days, in order to meet with IPPSSA members

7.11.4.7. Is responsible for ensuring her accessibility during the summer months

7.11.4.8. Actively recruit and manage the volunteer human resources of the association in concert with the Vice-President of Internal Affairs

7.11.4.6. De offrir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.11.4.7. Assurer sont accessibilit durant les mois de lt

7.11.4.8. Recruter activement et grer les ressources humaines bnvoles de lAssociation en collaboration avec la Vice-prsidente aux affaires internes.

7.11.4.9. For writing a transition report for her successor before the end of her term, even if returning for a second term


7.12. The Director of Bilingualism 7.12. La Directrice du bilinguisme 7.12.1. Is appointed by a simple majority vote of

the executive committee 7.12.1. Est nomme par une majorit simple du

vote du Comit excutif 7.12.2. Must be bilingual and have the capacity to

translate documents from English into French, and vice versa

7.12.2. Dit tre bilingue et doit avoir la capacit de traduire les documents du franais langlais et vice versa

7.12.3. Is responsible for: 7.12.3. Est responsable pour: 7.12.3.1. Promoting the organization of

bilingual events and the use of both official languages within the IPPSSA

7.12.3.2. Promoting interaction between Francophone and Anglophone students within the IPPSSA and at events held by the IPPSSA

7.12.3.3. Ensuring, in collaboration with the Director of Communications and Webmaster, that all documents released by the IPPSSA are bilingual and adapted to cultural differences

7.12.3.4. Producing, at the end of her mandate, a report on bilingualism within the IPPSSA

7.12.3.5. Holding at least three office hours per week during the fall and winter semesters, divided in two 90 minute blocks on two separate days, in order to

7.12.3.1. De promouvoir lorganisation des vnements bilingues et lusage des deux langues officielles dans lAIP

7.12.3.2. De promouvoir une interaction entre les tudiantes francophones et anglophones dans lAIP et aux vnements tenus par lAIP

7.12.3.3. De sassurer, en collaboration avec la Directrice des communications et webmestre, que les documents diffuss par lAIP sont bilingues et adapts aux diffrences culturelles

7.12.3.4. De produire, la fin de son mandat, un rapport sur le bilinguisme dans lAIP

7.12.3.5. Doffrir au moins trois heures de bureau par semaine pendant les sessions dautomne et dhiver, ces heures tant divises en deux blocs de 90 minutes et

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meet with IPPSSA members 7.12.3.6. Any translation required by an

executive member that is time sensitive

effectues au cours de deux journes diffrentes, dans le but de rencontrer les membres de lAIP

7.12.3.6. Que toute traduction complte requise par un membre de lexcutif doit tre des documents urgents

7.12.3.7. For writing a transition report for

her successor before the end of her term, even if returning for a second term


7.13. Director with Special Portfolio:

7.13.1. All voting members of the Executive reserve the right to appoint, in exceptional circumstances, a Director with Special Portfolio, such nomination being subject to ratification by the Executive

7.13.2. A Director with Special Portfolio must have a clear and relevant mandate defined by the nominating member

7.13.3. There can be only a maximum of three Directors with Special Portfolio at one time

7.13.4. Directors with Special Portfolio are non-voting members of the Executive

7.13. Directrice de portefeuille spcial: 7.13.1. Tous les membres de lExcutif ayant droit

de vote se rservent le droit de nommer, dans les circonstances exceptionnelles, une Directrice de portefeuille spcial, une telle nomination tant sujette ratification par lExcutive

7.13.2. Une Directrice de portefeuille spcial doit dtenir un mandat clair et pertinent dfini par la membre qui la propose

7.13.3. Il peut avoir seulement un maximum de trois Directrices de portefeuille spcial un moment donn

7.13.4. Les Directrices de portefeuille spcial sont des membres de lExcutif, mais nont pas le droit de vote Article 8: Executive Meetings Article 8 : Runions Excutives

8. 8. 8.1. Meetings of the Executive shall be held once a

week during the fall and winter semesters. However, the Executive reserves the right to meet as often as it deems necessary and in the manner it deems appropriate

8.1. Les runions du Comit excutif sont tenues une fois par semaine pendant les sessions dautomne et d hiver. Cependant, lExcutif se rserve le droit de se runir aussi souvent quil le considre ncessaire et de la faon quil considre approprie

8.2. During the summer period (May to August), Executive meetings must be held at least once a month, and each member of the IPPSSA Executive must attend at least four meetings

8.2. Pendant la priode d't (mai aot), les runions excutives doivent se tenir au moins une fois par mois, et chaque membre de lExcutif de lAIP doit assister au moins quatre runions

8.3. A member of the IPPSSA Executive can miss a maximum of three meetings in each of the fall and winter semesters. Failure to present adequate reasons for absences is justification for

8.3. Un membre de lExcutif de lAIP peut manquer un maximum de trois runions dans chacun des semestres d'automne et d'hiver. Le fait de ne pas prsenter de motifs dabsence valables

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impeachment peut conduire une destitution 8.4. Quorum at Executive meetings is half of the

current voting Executive members plus one 8.4. Le quorum lors des runions excutives est dune

moiti des membres actuels de lExcutif ayant droit de vote plus un

8.5. To the extent that it is feasible, Executive meetings are to be held at a set time, date and location, which are to be posted on the IPPSSA website and outside the IPPSSA office

8.5. Dans la mesure du possible, les runions excutives doivent se tenir une heure, une date et un lieu fixes, lesquels doivent tre affichs sur le site web de lAIP et lextrieur du bureau de lAIP

8.6. Executive meetings are public and all IPPSSA members have the right to attend

8.6. Les runions excutives sont publiques et tous les membres de lAIP ont le droit d'tre prsents

8.7. The Executive may meet in camera in order to discuss matters of a sensitive nature

8.7. LExcutif peut se runir huis clos afin de discuter de points sensibles

8.8. The chair of the meeting may expel a non-Executive member if this member is inhibiting the progress of the meeting

8.8. La directrice de la runion peut expulser un membre ne faisant pas partie de lExcutif si ce membre drange le cours de la runion

8.9. Each of the elected members of the Executive have an equal vote

8.9. Chacun des membres lus du Comit excutif de lAIP a un vote gal

8.10. Votes at Executive meetings are taken by a show of hands and are decided by a simple majority, that is to say 50% of the elected Executive members present and voting plus one. In the case of a tie, the motion is lost

8.10. Aux runions du Comit excutif, les votes sont pris main leve et sont dcids majorit simple, soit 50% des membres de lExcutif lus et votants prsents plus un. Dans le cas dun vote nul, le processus est invalide

8.11. All executive motions regarding financial expenditures must have the support of 50%+1 of all financial voting members

8.11. Toutes les motions de lexcutif concernant des dpenses doivent avoir lappui de 50% plus un des membres de lExcutif qui ont le droit de vote

8.12. Each Executive member is individually responsible for implementing Executive decisions and duties assigned to her within the deadlines set out at those meetings

8.12. Chaque membre de lExcutif est responsable de mettre lui-mme en application les dcisions et devoirs excutifs qui lui sont assigns et de les accomplir en respectant les dates limites fixes lors de ces runions

8.13. The agenda for each Executive meeting is submitted by the President at the start of the meeting. Any additions may be subjected to a vote at the request of a member of the Executive

8.13. Lordre du jour pour chaque runion excutive est soumis par la Prsidente au dbut de la runion. Tous les ajouts peuvent tre soumis un vote sur demande dun membre de lExcutif

8.14. The IPPSSA must make the minutes of each Executive meeting available on the IPPSSA website

8.14. LAIP doit rendre disponible sur le site web de lAIP les procs verbaux de chaque runion excutive

8.15. Anyone intervening at an Executive meeting may do so in English or in French and may request that any verbal intervention be explained to them in either of these languages. Furthermore, any written document presented at an Executive meeting must be made available in either of these languages

8.15. Toute personne qui intervient lors dune runion excutive peut le faire en anglais ou en franais et peut demander que nimporte quelle intervention leur soit explique dans ces langues. De plus, chaque document crit qui est prsent lors dune runion de lExcutif doit tre disponible dans ces deux langues

8.16. Executive meetings are conducted according to Roberts Rules of Order

8.16. Les runions excutives sont diriges daprs le code de conduite Roberts Rules of

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Article 9 : Impeachment Procedures

Order

Article 9 : Procdure du Destitution

9. 9. 9.1. Justifications for the impeachment of an Executive

member are 9.1. Les justifications permettant la destitution dun

membre du comit excutif sont 9.1.1. Mismanagement of IPPSSA funds 9.1.1. La mauvaise gestion des fonds de lAIP 9.1.2. Failure to fulfill constitutional duties without

valid reasons 9.1.2. Le fait de ne pas accomplir des fonctions

constitutionnelles sans raisons valides 9.1.3. Failure to carry out specific directives

adopted at an official Executive meeting without valid reasons

9.1.3. Le fait de ne pas accomplir les directives spcifiques adoptes lors dune runion excutive officielle, sans raisons valables

9.1.4. Failure to conduct herself in an appropriate manor that runs contradictory to the values IPPSSA aims promotes that include such action as:

9.1.4.1. Issues of harassement 9.1.4.2. Abuse of power 9.1.4.3. Indictable criminal offences

9.1.4. Le dfaut de se conduire dans un manoir approprie qui fonctionne en contradiction avec les valeurs IPPSSA vise la promotion qui incluent les mesures:

9.1.4.1. Les questions de harclement 9.1.4.2. Abus de pouvoir 9.1.4.3. Infractions criminel(le)s

9.2. The impeachment of an Executive member requires:

9.2. La destitution dun membre de lExcutif exige :

9.2.1. The submission of a petition signed by 50 members. This petition must include the student number of each signatory and must be submitted to the Executive, the Executive member(s) in question, and the Constitution Committee of the SFUO

9.2.1. La soumission dune ptition signe par 50 membres. Cette ptition doit inclure le numro dtudiant de chaque signataire et doit tre soumise lExcutif, au(x) membre(s) excutif(s) que la mesure concern, et au comit constitutionnel

9.2.2. A vote of two-thirds of members present at a General Assembly. This Assembly must be called within seven days of the Executives receipt of the petition, notwithstanding Article 8.3. A quorum of 25 members must be obtained for this Assembly to be duly constituted

9.2.2. Un vote du deux tiers des membres prsents une Assemble gnrale. Cette assemble doit tre appele dans les sept jours qui suivent la rception de la ptition par lExcutif, nonobstant larticle 8.3. Un quorum de 25 membres doit tre obtenu pour que lassemble soit dment constitue

9.3. Any petition and any resolution of a General Assembly whose purpose is to impeach a member of the Executive must specify the precise events or activities justifying impeachment

9.3. Toute ptition ou toute motion issue dune Assembl gnrale qui a pour but de destituer un membre de lExcutif doit en spcifier les vnements ou activits de manire prcise et justifiant la destitution

9.4. Should the General Assembly vote to impeach an Executive member in this process, the IPPSSA Vice President of Internal Affairs must inform the Constitutional Committee of the vote in writing, and procure for it any relevant documents within

9.4. 9.4 Si lAssemble gnrale vote pour destituer un membre excutif selon ce processus, la Vice-prsidente des affaires internes de lAIP doit informer le comit constitutionnel de la FUO du vote en cours et lui procurer tout autre document

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three days of such a vote appropri dans les trois jours suivant un tel vote 9.5. If the Constitution Committee of the SFUO is

satisfied that the impeachment is justified, it may order the dismissal of the Executive member in question

9.5. Si le Comit constitutionnel de la FUO est satisfait et que la destitution est justifie, il peut ordonner ladite destitution du membre excutif concern

9.6. Each party to the impeachment complaint may appeal the decision of the Constitution Committee of the SFUO in accordance with the provisions set out in the SFUO Constitution

9.6. Chacune des parties concernes par la plainte de destitution peut en appeler de la dcision du Comit constitutionnel de la FUO selon les rgles tablies par la Constitution de la FUO Article 10: Elections Article 10 : lections

10. 10. 10.1. Elections will proceed according to bylaw

14 of the SFUO 10.1. Les lections procderont en accord avec la

loi interne 14 de la FUO 10.2. A call for the Chief Electoral Officer will

be put out two weeks before the nomination opens during both a general election and by-election. The CEO will be selected based on an application process and approved by a majority of voting members of the executive. Should no one apply the Executive may appoint a CEO by a majority of the voting members of the Executive

10.2. Lap

AEEIPPSSA Constitution 2015

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