ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN€¦ · ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN XII Semester Ganjil...
Transcript of ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN€¦ · ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN XII Semester Ganjil...
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
1
MODUL SMK
Nama :
Kelas :
No Absen :
Sekolah :
ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN
XII
Semester Ganjil
KD. MENGIDENTIFIKASI TATA
CARA MENERIMA TAMU
PENYUSUN
RONI WIJAYA
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
2
MODUL SMK
Nama :
Kelas :
No Absen :
Sekolah :
ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKALAN
XII
Semester Ganjil
KD. MENGIDENTIFIKASI TATA
CARA MENERIMA TAMU
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
3
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan
hidayahnya,atas tersususnnya modul humas & keprotokolan ini yang bersifat untuk kalangan
sendiri. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam kegiatan belajar.
Modul ini merupakan panduan bagi siswa dan guru dalam melaksanakan proses kegiatan
pembelajaran yang telah di sajikan secara praktis dan sistematis. Serta dirancang sedemikian
rupa sehingga dapat menumbuhkan proses belajar mandiri, agar kreativitas dan penguasaan
materi pelajran dapat optimal sesuai dengan yang di harapkan.
Demikian semoga modul ini benar-benar dapat memberikan motivasi belajar siswa dan
mempersiapkan siswa yang memiliki karakter yang kuat, cerdas, mandiri, kreatif, inovatif dan
tanggapan perkembangan dunia kerja dalam hal humas dan keprotokolan. Penulis menyadari
bahwa dalam penulisan modul ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis menerima
kritik dan saran yang membangun.
Malang , 9 November 2015
Penyusun
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
4
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................................................................................... 3
DAFTAR ISI .................................................................................................................................................................................... 4
BAB I................................................................................................................................................................................................ 5
PENDAHULUAN ............................................................................................................................................................................ 5
Latar Belakang .............................................................................................................................................................................. 5
Deskripsi Umum ........................................................................................................................................................................... 6
Kompetensi Inti. ........................................................................................................................................................................... 6
Kompetensi Dasar ........................................................................................................................................................................ 7
Manfaat ....................................................................................................................................................................................... 7
Petunjuk Penggunaan Modul ....................................................................................................................................................... 7
BAB II .............................................................................................................................................................................................. 8
KEGIATAN PEMBELAJARAN ..................................................................................................................................................... 8
Kompetensi Dasar ........................................................................................................................................................................ 8
Materi Pokok ................................................................................................................................................................................ 8
Uraian Materi ............................................................................................................................................................................... 9
LATIHAN .................................................................................................................................................................................. 30
BAB III ........................................................................................................................................................................................... 31
EVALUASI .................................................................................................................................................................................... 31
Maksud dan Tujuan Evaluasi ...................................................................................................................................................... 31
Materi Evaluasi .......................................................................................................................................................................... 31
Soal Evaluasi ............................................................................................................................................................................... 32
BAB IV ........................................................................................................................................................................................... 37
PENUTUP ...................................................................................................................................................................................... 37
Tindak Lanjut .............................................................................................................................................................................. 37
Harapan ..................................................................................................................................................................................... 37
GLOSARIUM ............................................................................................................................................................................... 38
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................................................................................... 39
BIOGRAFI .................................................................................................................................................................................... 40
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
5
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam bidang administrasi perkantoran banyak hal yang dapat kita pelajari dan kita
temui, salah satunya bidang humas dan keprotokolan yang meliputi banyak pokok bahasan. Di
dalam sebuah sebuah instansi pasti mempunyai rekan kerja, kolega maupun tamu kantor dari
perusahaan lain.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus
mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke
kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu
dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
Untuk memperdalam tahapan-tahapan dalam menerima tamu secara baik dan benar maka
di buatlah modul mata pelajaran administrasi humas dan keprotokolan ini, yang mewakili KD.
Tata cara menerima tamu kantor,untuk mempermudah siswa maupun guru mempelajari materi
tersebut.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
6
Deskripsi Umum
Kompetensi mengidentifikasi tata cara menerima tamu ini merupakan salah satu bagian dari
administrasi humas dan keprotokolan,dan merupakan hal pokok yang harus di pelajari dengan
benar khususnya di bagian sekretariatan.yang dapat menunjang atau mempermudah dalam
pekerjaan sebagai sekretaris.
Dalam kompetensi ini akan dibahas mengenai tata cara menerima tamu kantor, administrasi tamu
yang baik dan benar,dan jamuan makan resmi.
Modul ini diharapkan dapat menberikan kontribusi yang bermanfaat bagi para peserta
didik atau siapa saja yang ingin mempelajari bidang administrasi humas dan keprotokalan secara
lebih mendalam.
Kompetensi Inti.
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
7
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar
3.2 Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
4.2 Menyusun Persiapan Tata Cara Menerima Tamu
Manfaat
Modul ini diharapkan dapat membantu atau mempermudah mempelajari di bidang administrasi
humas dan keprotokolan dan siswa dapat mengidentifikasi tata cara menerima tamu kantor
secara baik,Mendeskripsikan Pengertian tamu kantor, Mengidentifikasi Jenis-jenis tamu dan cara
pelayanannya, Mengidentifikasi tata cara menerima tamu, Menyusun persiapan tata cara
menerima tamu, Etika menerima dan menolak tamu, Mengidentifikasi Etika jamuan makan
resmi (table manner), Mendeskripsikan Administrasi tamu secara detail dan sesuai.
Petunjuk Penggunaan Modul
Untuk peserta didik
a) Bacalah modul dengan seksama, terutama bagian instruksi
Pahami tujuan anda mempelajari modul, sasaran yang diharapkan, tingkat
penugasan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakan.
Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari modul.
Laporkan kemajuan anda kepada guru atau instruktur sebelum anda melanjutkan
ke modul selanjutnya.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
8
b) Anda diperbolehkan bertanya kepada guru jika ada yang tidak dimengerti dalam
modul.
BAB II
KEGIATAN PEMBELAJARAN
Kompetensi Dasar
3.2 Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
4.2 Menyusun Persiapan Tata Cara Menerima Tamu
Materi Pokok
1. Pengertian tamu kantor
2. Tata cara cara menerima tamu kantor
3. Mengidentifikasi Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya
4. Menyusun persiapan tata cara menerima tamu
5. Etika menerima dan menolak tamu
6. Mengidentifikasi Etika jamuan makan resmi (table manner)
7. Mendeskripsikan Administrasi tamu
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
9
Uraian Materi
Tata Cara Menerima Tamu Kantor
A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi,
sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus
mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke
kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu
dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
a. Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor
harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
b. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
c. Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
10
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah
sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
Sekretaris sebaiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan
langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a) Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.
c) Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap
acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
d) ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah
atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
11
e) Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.
g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu
yang sudah disediakan oleh kantor.
C. Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
1. Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan
orang yang dimaksud.
d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan
pesan tertulis dikertas catatan.
e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
2. Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
1. Bersikap sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
12
4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti
menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu
D. Cara pelayanan tamu kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena
itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan
pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
13
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijakan kantor.
6. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
7. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh
tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
8. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu.
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar,
dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika
menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya
tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan
menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang
bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan
kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu
merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama
dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan
mana?”
E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
14
Jenis-jenis Tamu Kantor dan sikap penanganannya sebagai sekretaris
1. Tamu dengan perjanjian
Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
2. Tamu tak dikenal
Sapa dan tanyakan keperluanya.
Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
terlebih dahulu.
3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan
keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan
katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu yang tak diingikan
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih
dahulu.
Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusaha mengusirnya secara
halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang
muka kecut atau judes.
7. Pramuniaga atau salesman
Perlakukan dengan baik.
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
15
Perlalukan sewajarnya waspada dan bersiaplah membantu bila diperlukan.
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris
Terima secara wajar, tidak gaduh.
Bila hendak membicarakan masalah yang memakan waktu lama, ajak ke ruang
tamu.
Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.
Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:
a) Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan
baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga
perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan
peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan
tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
b) Melayani tamu menurut kepentingannya.
1. Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu
langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk
menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat
nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan
perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
16
persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak
harus bertemu dengan pimpinan.
2. Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihan ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang
para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu
mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
3. Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta
untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh
karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada
tamu yang ingin membeli barang.
4. Tamu aparat pemerintah.
Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara
rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi,
lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan
ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum
jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada
kepentingan perusahaan.
Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap
dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal seperti dress lengkap
sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara
penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
17
dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-
tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu
diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin
tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini
sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya
dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang atau tidak. Bila
pimpinan sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah
tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpinan,sekedar kangen,atau ada
urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
a) saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan
seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”
b) saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan,
saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”
c) saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan
kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan
pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf
Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya
buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau
besok?”(sebutkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).
F. Formulir Kedatangan Tamu
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
18
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan
telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan
informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke
perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh
penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.
A. Etika Menolak Tamu di Kantor
Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk
disana sini. Yang bikin tambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu
adalah orang yang tidak kita harapkan. harus bagaimana? Apa yang harus dilakukan untuk
mengatasi masalah tamu yang tidak diundang ini?
* Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah
mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka
bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa,dsb.
* Katakan Anda sibuk
Jika anda sedang tidak ingin menerima telepon atau menerima telpon dari orang yang
tidak diharapkan, katakan saja pekerjaan anda sedang banyak. Lalu buat situasi seolah-olah Anda
sedang sibuk. Misalnya dengan mengetik sesuatu. Dekatkan suaranya di ujung telepon.
* Selesaikan Via Telepon
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
19
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat alat
komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu
kerja pun tidak akan jadi terbuang.
* Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika
Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak
menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba
menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar
waktu.
* Berbohong Demi Kebaikan
Jika tamu tersebut benar-benar sudah „keras kepala‟ untuk tetap tinggal Katakan saja
bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-
bahannya. Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?
* Jangan Ajak ke Ruangan
Jika Anda terlanjur bertemu dengan „tamu tak diundang‟ itu di di lobby atau ruang
resepsionist, maka mau tidak mau anda harus „meladeninya‟. Nah, cara meladeninya juga harus
dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan
posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.
B. Etika Jamuan (Table Manner)
Dalam makan kita mengenal adanya Etika makan atau Table Manners. Etika ini mungkin
lebih sering dikenal orang-orang yang mempunyai kepentingan dalam hal ini, bisa pengusaha-
pengusaha, pejabat, orang penting, juru masak, dan lain-lain. Table manners secara sederhana
adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama di meja makan. Etika makan ini tidak
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
20
ada salahnya jika kita mengetahuinya, jika tidak dapat bermanfaat bagi kita, tentu bisa dapat
bermanfaat bagi orang lain.
Etika makan diperkenalkan oleh bangsa Eropa yang merupakan aturan standar terutama
saat bersantap bersama-sama di sebuah acara resmi atau acara makan bersama di keluarga besar.
Meskipun sebenarnya Etika tersebut telah ada jauh sebelum peradaban Eropa menyebar ke
seluruh dunia.
Pengaturan dasar tentang menu
Ditinjau dari perkembangannya menu dapat diklasifikasikan menjadi 2
1. Menu Klasik
Pada mulanya digunakan pada zaman dahulu di negara Eropa, terutama di kerajaan Istana
Perancis pada zaman Raja Louis XIV yang sangat terkenal sering mengadakan jamuan makan,
dimana urutan makannya sangat banyak dan menghabiskan waktu berjam-jam untuk
menyajikannya. Kebiasaan seperti ini saat sekarang sudah ditinggalkan orang, karena saat
sekarang orang sudah tidak punya cukup waktu untuk makan berjam-jam karena kesibukan
sehari-hari, sehingga orang lebih cenderung untuk menyederhanakan makannya.
Contoh menu klasik :
Urutan Menu Contoh
Cold Appetizer/makanan pembuka
dingin
Oysteirs / tiram
Soup / sop Consomme julieene / sop kaldu sayuran
Hot appetizer / makanan pembuka
panas
Duck lever / hati bebek panas
Fish / ikan Blue river trout / ikan trout
Main course / makanan utama Tenderloin of beef / daging sapi khas
dalam
Hot entrée / makanan pembuka panas Breast of chicken / dada ayam
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
21
Cold entrée / makanan pembuka dingin Mousselines of ham / daging sapi
potong tipis
Roast / makanan panggang Roast pheansant / burung dada
panggang
Salad / salada Mixed salad / salada campur
Vegetables / sayuran Gratinated asparagus / asparagus tumis
Sweet dishes / makanan penutup manis Cookie / aneka kue
Savory dishes / makanan Chesee / keju
Desert / makanan penutup Fruits / buah segar
2. Menu Modern
Sebagai akibat dari kesibukan sehari-hari menyebabkan orang tidak punya banyak waktu
untuk makan berjam-jam, sehingga orang lebih cenderung menyederhanakan makanannya,
dimana urutannya telah disederhanakan.
Contoh menu modern :
Urutan Menu Contoh
Cold appetizer Stuffed egg w / Russian salad
Soup Cream of tomato soup
Main course Grilled sirlon steak
French fried potato w/ saute vegetable
Desert Vanila ice cream
Tea or coffee
Fungsi dan urutan menu
A. Appetizer ; berfungsi sebagai makanan pembuka, untuk menimbulkan selera makan, karena
itu porsinya kecil
B. Soup; merupakan makanan yang mengandung cairan dan berfungsi sebagai makanan penyela
C. Main course; merupakan makanan utama dan berporsi besar, bisa berupa daging, ikan, ayam,
binatang buruan, makanan laut dan lain-lain
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
22
D. Salad; berfungsi sebagai stabilator, apabila makanan utama terlalu berat dan disajikan
bersamaan waktunya dengan makanan utama
E. Dessert; berfungsi sebagai makanan penutup, dapat berupa buah-buahan, es krim dan puding
Aturan umum pelayanan
Berbagai sistem penyajian dapat dipergunakan pada suatu jamuan, namun pada dasarnya
berlaku aturan sebagai berikut:
a) Semua undangan akan mulai dan selesai makan secara bersama-sama dengan meja utama
( Head Table ) sebagai patokan
b) Makanan yang sudah diporsikan diatas piring akan disajikan dari sebelah kanan, kecuali
roti dan salada karena menurut tata meja ada di sebelah kiri
c) Wanita selalu dilayani terlebih dahulu, kecuali protokoler menghendaki lain
d) Alat makan yang telah selesai dipergunakan akan diambil dari sebelah kanan, kecuali roti
dan salada
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
23
Etika Selama Jamuan
a. Cara duduk
Untuk menghindari kesalah pahaman dalam mengambil tempat duduk, sebaiknya terlebih
dahulu melihat denah yang mungkin terlampir pada kartu undangan atau ditempel pada papan
pemberitahuan yang ditempatkan di sekitar pintu masuk ruang jamuan.
Seorang pramusaji akan membantu manarikan kursi sedikit kebelakang pada waktu tamu
akan duduk dan mendorong kembali kedepan keposisi semula dan tamu akan dapat duduk
dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Posisi kursi di atur sedemikian rupa sehingga tidak terlalu jauh ataupun tidak terlalu dekat
dengan sisi meja
Posisi tubuh diusahakan agar tetap tegak dan menghadap kedepan yang mungkin kita untuk
tidak terlalu membungkuk pada waktu makan, keuntungan lain dari posisi tubuh yang tegak
waktu duduk adalah agar makan akan dapat dengan lancar mengalir kedalam perut, karena
tidak adanya usus yang terlipat
Posisi tangan tetap menggantung, dalam arti kedua siku tidak berada di atas meja, melainkan
cukup pergelangan tangan saja atau keatas sedikit boleh di atas meja
Posisi kaki adalah normal, tidak dilipat dan tidak pula menumpang satu di atas yang lainnya
b. Cara mempergunakan alat makan
Pada dasarnya alat makan dapat dibedakan antara sendok, garpu dan pisau dengan
kegunaan antara lain sebagai berikut:
1. Sendok
Alat ini dipergunakan untuk makanan yang mengandung cairan, terutama sekali
sop. Dalam penggunaan sendok, dipegang dengan tangan kanan
2. Garpu
Dipergunakan untuk menusuk dan menyuapi makanan ke mulut, apabila
berpasangan dengan sendok atau pisau, garpu dipegang dengan tangan kiri kalanya
suatu jenis makanan memerlukan garpu saja sebagai alat makan, dalam hal ini garpu
dipegang dengan tangan kanan. Contoh memakan Shrimp Coctail
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
24
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
25
3. Pisau
Dipergunakan untuk memotong sekali-kali bukan untuk menyuapkan makanan
kedalam mulut. Pisau penggunaannya di pegang dengan tangan kanan. Suatu hal yang
perlu diperhatikan dalam memotong makanan adalah agar pisau ditempatkan disisi
mata garpu penusuk makanan.
Posisi Alat Makan
Alat makan Posisi belum selesai Posisi sudah selesai
Sendok dan garpu Diatas piring, sendok
sebelah kanan, garpu
sebelah kiri, keduanya
membentuk sudut 45
derajat dengan sisi meja
Diatas piring sebelah kanan
keduanya sejajar dan
membentuk sudut 45 derajat
dengan sisi meja. Mata
sendok dan garpu
menghadap ke atas
Pisau dan garpu Sama dengan di atas hanya
mata pisau menghadap ke
bawah (arah sisi meja)
Sama dengan di atas hanya
mata pisau menghadap
kebawah
Sendok atau garpu
saja .
Didalam mangkuk, gelas
atau tempat menyajikan
makanan tersebut, tangkai
Diatas alas mangkuk atau
gelas yang digunakan untuk
menyajikan makanan
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
26
sendok atau garpu berada
di sebelah kanan
tersebut, dengan tangkai
menghadap ke atas
Hal ini yang perlu diperhatikan dalam menggunakan alat makan selama jamuan adalah
bahwa setiap alat makan yang ditata di atas meja mempunyai fungsi dan kegunaan masing-
masing. Agar tidak terjadi kesalahan dalam menggunakan alat-alat tersebut, sebagai pedoman
pergunakanlah alat-alat yang berada sebelah luar terlebih dahulu dan setiap tahapan urutan
makanan.
d. Cara makan
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu mokan antara lain:
Meja utama ( Head Table ) dipakai sebagai patokan untuk mulai atau selesai makan
Posisi tubuh tidak terlalu membungkuk, sehingga bukan mulut yang mendekat ke arah
makanan, melainkan makanan yang dibawah yang mengarah ke mulut
Guna menghindari bunyi yang keluar dari mulut, maka pada waktu mengunyah makanan
mulut harus tertutup rapat
Jangan terlalu banyak menyuap makanan kedalam mulut sehingga mengakibatkan mulut
menggelembung pada waktu mengunyah
Selama makan alat yang dipergunakan harus selalu berada pada posisi yang benar
e. Cara makan roti
Dalam suatu jamuan, roti dihidangkan pertama sekali sebelum makanan yang lain
disajikan, bahkan mungkin beberapa saat sebelum para undangan / tamu memasuki ruangan
jamuan. Roti ini dapat dimakan sebagai pengisi waktu sambil menunggu makanan lain disajikan
dan dapat juga dimakan bersamaan dengan makanan pembuka, sop ataupun makanan utama.
Piring roti akan diangkat dari meja makan setelah makanan utama selesai.
Beberapa dengan makanan lain, roti dimakan hanya dengan mempergunakan tangan dengan
aturan sebagai berikut:
1. Ambil roti dan piring dengan tangan kiri
2. Tarigan kanan memotong dengan secukupnya roti yang akan dimakan
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
27
3. Ambil mentega yang sudah tersedia dengan mempergunakan pisau pengoles mentega (
Butter Spreader ), dipegang dengan tangan kanan
4. Oleskan mentega pada roti yang sekarang berada pada tangan kiri
5. Letakan kembali pengoles mentega ke tempat semula
6. Pindahkan kembali roti yang sudah di oles mentega ke tangan kanan dan langsung di makan
f. Cara makan sop
Pada umumnya sop disajikan panas dalam mongkuk bertangkai atau bertelinga dua.
Untuk mendinginkan sop agar supaya segera dapat di makan maka sop di aduk secara perlahan
dengan sendok sop yang sudah tersedia, jangan mendinginkan sop dengan cara ditiup karena di
khawatirkan apabila sop ditiup terlalu keras sop akan tumpah dan bisa mengenai undangan atau
tamu lainnya.
Sewaktu makan sop setiap kali kita mengangkat sop dan mangkuk dengan sendok, bagian
bawah dan sendok sebaiknya disentuhkan dengan bibir mangkuk bagian dalam, ini bertujuan
agar sewaktu kita mengangkat sop ke mulut tidak ada teteson sop yang jatuh ke pakaian kita.
g. Cara minum
Dalam suatu jamuan resmi, minuman baik yang mengandung alkohol maupun yang tidak,
biasanya disajikan dalam gelas yang berkaki. Pada waktu minum gelas tersebut dipegang pada
bagian bawah badan gelas, hal lain yang perlu diperhatikon antara lain:
Minum dilakukan bila mulut telah bebas dan makonan
Hindarkan bunyi pada waktu meneguk minuman
Jangan sekali-kali berkumur sebelum meneguk minuman
Sebelum minum bibir supaya dibersihkan terlebih dahulu
h. Cara menggunakon serbet makon
Dalam suatu jamuan biasanya begitu para tamu atau undangan mengombil tempat duduk,
dapat mengambil serbet makan yang ada di depannya, dibuka lalu diletakan diatas pangkuan
untuk menghindari agar pakaian jangan sampai kotor kalau ada makanan yang terjatuh sewaktu
makan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemakaian serbet makanan:
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
28
Serbet akan hanya digunakan untuk menyeka bibir setiap kali dipandang perlu, dengan
mempergunakan bagian ujung ditopang oleh jari tengah dan telunjuk
Serbet makan bukan sapu tangan, oleh karena itu alat ini tidak dipergunakan untuk keperluan
lain seperti untuk menyeka keringat, ingus, dan lainnya
Setiap kali habis dipergunakan serbet makan harus selalu kembali keatas pangkuan
Pada saat jamuan selesai serbet tidak perlu dilipat rapi seperti sebelumnya
i. Cara berbicara
Berbicara merupakann hal yang sangat menyenangkan antara satu dengan yang lain di
antara tamu atau undangan selama acara jamuan berlangsung. Dengan adanya protokoler yang
mengharuskan suatu jamuan resmi semua tamu atau undangan harus selalu memperhatikan
keadaan pada waktu makan, agar jangan sampai memperlambat jalannya perjamuan disebabkan
oleh karena pembicaraan yang berlarut-larut, ada beberapa hal yang penting yang berguna untuk
diketahui antara lain:
Hindari berbicara di waktu terdapat makanan di dalam mulut
Hindari berbicara dengan gerak tangan yang berlebihan, apabila sambil memegang alat
makan
Hindari berbicara sambil melihat atau menunjuk ke arah seseorang atau meja lain agar tidak
terjadi salah paham
Hindari memotong pembicaraan orang lain, tunggu sampai yang bersangkutan selesai
Hindari menguasai pembicaraan dengan jalan memberi kesempatan orang lain untuk bicara
Hindari berbicara dengan terlalu keras atau terlalu lemah
Hindari sikap yang berlebihan pada waktu berbicara, sikap wajar adalah yang paling baik
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
29
A. Rangkuman
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan
bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima
kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh
hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena
seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan
maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan
hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.
Table manners secara sederhana adalah aturan yang harus dilakukan saat bersantap
bersama di meja makan. Etika makan ini tidak ada salahnya jika kita mengetahuinya, jika tidak
dapat bermanfaat bagi kita, tentu bisa dapat bermanfaat bagi orang lain.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
30
LATIHAN
A. TUGAS KELOMPOK
1. Buatlah kelompok dengan masing-masing kelompok beranggotakan 5 orang.
2. Sediakan masing-masing 6 langkah tata cara menerima tamu
3. Dengan dibantu Guru, buatlah pelaporan penyusunan administrasi tamu
sesuai dengan teknik penyusunan laporan yang telah dijelaskan.
4. Jika sudah dibuat presentasikan hasil kerja kalian didepan kelas.
5. Tulislah hasil presentasi pada selembar kertas dan kumpulkan pada Guru
B. PORTOFOLIO
Buatlah makalah tentang menyusun tata cara menerima tamu kantor dengan
ketentuan sebagai berikut:
1. Peta konsep dibuat secara klompok (satu kelompok terdiri dri 5 orang).
2. Materi tentang pengertian tamu kantor, persiapan menerima tamu dan jamuan makan
resmi ( Table Manner )
3. Sertakan, gambar, bagan, tabel dan cetakan tentang arsip dapat dicari
dari berbagai sumber
4. Kumpulkan hasil pekerjaan Anda sesuai dengan waktu yang telah
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
31
ditentukan oleh Bapak/Ibu guru Anda.
BAB III
EVALUASI
Maksud dan Tujuan Evaluasi
Dengan adanya modul ini Peserta didik diharapkan dapat lebih menguasai mata pelajaran
administrasi humas dan keprotokolan khususnya pada materi identikasi tata cara menerima tamu
dan jamuan makan resmi ( Table Manner )
Selain itu juga memiliki tujuan lain, khususnya menguasai beberapa hal yang berkaitan
mengenai beberapa materi yaitu Mendeskripsikan Pengertian tamu kantor, Mengidentifikasi
Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya, Mengidentifikasi tata cara menerima tamu, Menyusun
persiapan tata cara menerima tamu, Etika menerima dan menolak tamu, Mengidentifikasi Etika
jamuan makan resmi (table manner), Mendeskripsikan Administrasi tamu secara detail dan
sesuai.
Materi Evaluasi
1. Pengertian tamu kantor
2. Tata cara cara menerima tamu kantor
3. Mengidentifikasi Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya
4. Menyusun persiapan tata cara menerima tamu
5. Etika menerima dan menolak tamu
6. Mengidentifikasi Etika jamuan makan resmi (table manner)
7. Mendeskripsikan Administrasi tamu
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
32
Soal Evaluasi
A. Pilihan Ganda
1. Seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat
kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi adalah pengertian dari…
A. Manajer
B. Direktur
C. Resepsionis
D. Tamu kantor
E. Office boy
2. Mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di
kantor…
A. Manajer
B. Direktur
C. Resepsionis
D. Tamu kantor
E. Sekretaris
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima tamu adalah…
A. Bersikap acuh
B. Berikan sapaan ramah kepada tamu.
C. Membiarkan tamu
D. Menolak tamu
E. Meninggalkan tamu
4. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor salah atunya adalah
penanganan ruangan tamu, apa saja yang harus di perhatikan,kecuali…
A. Ruangan harus nyaman,
B. Ruangan harus bersih dan rapi.
C. Ruangan harus ber AC
D. Ruangan harus memiliki fasilitas lengkap
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
33
E. Ruangan seadanya
5. Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu,kecuali…
A. Berdandan berlebihan
B. Bersikap sopan dan ramah
C. Berkepribadian menarik
D. Bijaksana
E. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi
6. Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh
karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan…
A. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya
B. Meminta bantuan kepada karyawan lain
C. Memperhatikan fisik tamu
D. Membuat keputusan sendiri
E. Menunggu atasan menangani tamu
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, apa yang harus dilakukan oleh
sekretaris…
A. Membiarkan tamu
B. Mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan
C. Meninggalkan tamu
D. Mengerjakan tugas sendir
E. Menyuruh karyawan lain menemuinya
8. Form yang harus di isi tamu kantor untuk tujuan administrasi di sebut…
A. Form penelitian
B. Form ujian
C. Form kedatangan tamu
D. Form Tanya jawab
E. Form VVIP
9. Aturan yang harus dilakukan saat bersantap bersama di meja makan adalah pengertian
dari…
A. Makan-makan
B. Kenduri
C. Table manner
D. Table eating
E. Eating manner
10. berfungsi sebagai makanan pembuka, untuk menimbulkan selera makan, dan memiliki
porsi kecil disebut juga…
A. Dessert
B. Sarapan
C. Main course
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
34
D. Appetizer
E. Open eat
B. Soal Uraian
1. seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu
disebut…..
2. menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan
ditemuinya merupakan tugas dari…..
3. Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah…..
4. Hal yang harus di Lengkapi pada ruangan tamu dengan perlengkapan seperti…..
5. Makanan utama dan berporsi besar, bisa berupa daging, ikan, ayam, binatang buruan,
makanan laut dan lain-lain disebut…..
6. Makanan yang berfungsi sebagai makanan penutup, dapat berupa buah-buahan, es krim
dan pudding disebut…..
7. Etika makan pertama kali diperkenalkan oleh bangsa…..
8. Disebut apakah Alat yang dipergunakan untuk makanan yang mengandung cairan,
terutama sekali sop. Dalam penggunaan dipegang dengan tangan kanan …..
9. Makanan yang dihidangkan pertama sekali sebelum makanan yang lain disajikan
biasanya berupa…..
10. Kain yang digunakan untuk membersihkan mulut ketika makan disebut…..
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
35
C. Soal Esai
1. Menurut pemahaman Anda, deskripsikan kembali apa yang dimaksud dengan tamu kantor !
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Sebagai sekretaris Dalam menerima tamu apa saja etika-etika yang harus kita ketahui,
jelaskan !
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Hal-hal apa saja yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor !
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Jelaskan sejawal awal Etika makan yang diperkenalkan oleh bangsa Eropa secara singkat !
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5. Sebut dan jelaskan secara urut fungsi dan urutan menu pada jamuan makan resmi ( Table
Manner) !
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Capaian Kompetensi Diskripsi Kompetensi Paraf
Pengetahuan
Keterampilan
Sikap
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
36
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
37
BAB IV
PENUTUP
Tindak Lanjut
Bagi siswa yang sudah menjawab benar sebanyak 80% atau lebih dari
seluruh soal evaluasi, dapat mengembangkan pemahaman tentang materi tata
cara menerima tamu kantor dan table manner.
Adapun bagi siswa yang belum mencapai belajar tuntas 80% dapat
mengulangi belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit
secara lebih teliti atau dengan diskusi bersama teman maupun dengan
Bapak/Ibu Guru.
Harapan
Modul ini adalah salah satu bahan ajar mata pelajaran Administrasi Humas
dan Keprotokolan. Selain itu modul ini bukanlah satu-satunya rujukan bagi siswa
maupun guru. Untuk melengkapi pengetahuan guru maupun siswa tentang cara
menerima tamu kantor dan jamuan makan resmi.
Maka sangat disarankan untuk membaca buku lain mengenai materi ini.
Semoga modul ini dapat menyajikan materi pembelajaran secara menarik dan
menyenangkan, sehingga proses pembelajaran bisa berlangsung efektif dan
efisien.
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
38
GLOSARIUM
A
Administrasi : Kegiatan tata usaha
Appatizer : berfungsi sebagai makanan pembuka
D
Dessert : Berfungsi sebagai makanan penutup
F
Form : formulir yang harus di isi
H
Head table : meja utama
M
Manner : cara
Main course : merupakan makanan utama dan berporsi besar
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
39
DAFTAR PUSTAKA
Kemendikbud. 2015. Kamus besar Bahasa Indonesia. Indonesia: Jakarta
Kemendikbud. 2015. Administrasi perkantoran. Indonesia: Jakarta
Sitepu , Ani. 2013. Modul Mengidentifikasi tata cara menerima tamu Indonesia:
Jakarta
Sukoco, Badri M., 2007 “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” ,Erlangga :Jakarta
Anggun.2011. Pengertian tamu kantor <online>.
https://anggun12.wordpress.com/2011/09/17/pengertian-tamu-kantor/ Diakses
tanggal 20 November 2015
Rudi . 2015. Makalah administrasi humas dan keprotokolan kantor <online>.
http://rudihartono.blogspot.co.id/2015/09/makalah-adminitrasi-humas-dan
keprotokolan.html Diakses tanggal 13 November 2015
Erwin, eka, 2012 “table manner/jamuan makan resmi <online>
https://erwin.wordpress.com/2012/08/11/table-manner/
Diakses tanggal 20 November 2015
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
40
BIOGRAFI
Nama : Roni Wijaya
Tempat & tgl lahir : Mojokerto, 24 Maret 1995
Alamat : Ds.kedung maling, Sooko, Mojokerto
Pendidikan : - SDN Kedung maling
- SMPN 1 Sooko
- MAN Mojokerto
- Universitas Negeri Malang
Mengidentifikasi Tata Cara Menerima Tamu
41
Modul ini merupakan panduan bagi siswa dan guru dalam
melaksanakan proses kegiatan pembelajaran yang telah di sajikan secara
praktis dan sistematis. Serta dirancang sedemikian rupa sehingga dapat
menumbuhkan proses belajar mandiri, agar kreativitas dan penguasaan materi
pelajaran dapat optimal sesuai dengan yang di harapkan.