ADMINISTRANDO

MI TIEMPO

JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS

SIGNIFICADO

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados máseficaces.

La administración del

tiempo corresponde a una

manera de ser y de vivir

para emplear el recurso

más importante en nuestra

vida.

“es el arte de hacer que el

tiempo sirva para el

beneficio de las personas

de las sociedades”.

EL TIEMPO ES UN RECURSO

ESPECIAL

Todos tenemos el

mismo.

Una vez pasado ya

no se recupera.

Cualquier actividad

requiere tiempo.

¿PORQUE ADMINISTRAR EL

TIEMPO?

Es un recurso escaso

No puede ser

almacenado ni ahorrado

No se puede administrar.

El tiempo nos administra

No se puede controlar

pero lo que hacemos con

el si

BENEFICIOS

Nos guía hacia objetivos y metas.

Evita el estrés.

Facilita la obtención de resultados eficientes y eficaces

Organiza mejor el trabajo y las actividades

PROBLEMAS EN LA

ADMINISTRACION DEL TIEMPO La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala

administración o una carga de trabajo mal planeada y

distribuida.

Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un

tiempo muy corto.

Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o

tercera importancia dejando lo urgente para después.

Se establecen metas diarias muy por encima de la

capacidad de cumplirlas.

No se preocupan por registrar los compromisos y

actividades

La falta de la planeación del tiempo

PASOS PARA ADMINISTRAR

EL TIEMPO

“ADMINISTRAR EL TIEMPO ES

ADMINISTRAR LA VIDA”

1.PLANEACION

Planee con anterioridad

las actividades que va

realizar diariamente

Hacer una lista

de objetivos a

cumplir.

PLANEACION EFICAZ

Reviso mis metas y establezco tareas

diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará

realizar cada tarea.

Anticipo los obstáculos a los que me

enfrentaré.

Organizo mis tareas por orden de

prioridad.

2.ORGANIZACION

Priorice las actividades que va a llevar a cabo

durante el día

Descripción Prioridad Tiempo

Importante Urgente Estimado

Resolver la inundación

de la oficina SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégico nuevos

productos SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/Org.

... NO NO No pasa nada

PRIORIDADES

Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.

Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

LO URGENTE Y LO

IMPORTANTE

Urgente: lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento.

Importante: lo que contribuyen a realizar la misión personal.

No urgente: que se pueden dejar para después.

No importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio.

Urgente No Urgente

Importante

Cuadrante 1:

Crisis, Presión

Proyectos con fechas limites

Problemas de seguridad

Cuadrante 2:

Planificación, Visión, Valores,

Prevención de crisis

Preparación, Recreación

verdadera.

No

Importante

Cuadrante 3:

Interrupciones

Algunas reuniones

Imprevistas,

Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4:

Actividades de Evasión,

Trivialidades

Pérdidas de Tiempo.

Retrabajos

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La gallina de los huevos de oro

“El hoy y el mañana”

¿El huevo o la gallina?La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a

sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y Pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su Impaciencia con los huevos que pone la gallina.

En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza. Esta antigua fábula, mantiene vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.

"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los

resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

3.AGENDAR

Determinar cuándo se

hará cada uno de los

puntos. La clave no

es dar prioridad a lo

que está en la

agenda, sino ordenar

en la agenda las

prioridades.

Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles.

Evitar sobrecargarse de compromisos.

Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente.

Concentrarnos en una sola tarea por vez

4.HACER SEGUIMIENTO

Hacer las cosas de

acuerdo a lo

planeado y verificar

los pasos de cada

objetivo.

seguimiento diario a

la lista de pendientes

importantes.

EL TIEMPO EN EL TRABAJO Analizar las actividades que consumen tiempo

Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una

Dar una guía de cuánto tiempo se lleva cada una y cuándo hacerla

Tener organizado y limpio el lugar de trabajo

Establecer prioridades para el uso de su tiempo

Asignar prioridad intrínseca

Asignar prioridad de urgencia

Determinar el potencial para la delegación

Determinar la necesidad de comunicación

Determinar las personas clave para comunicarse

Planificación adecuada en la agenda diaria

Además de una buena organización

de nuestras actividades debemos

tener una buena coordinación del

personal de nuestra empresa.

Aprovechar las cualidades de cada

empleado, para que no se repitan

tareas, que estén comunicados los

departamentos dentro de una misma

empresa.

Antes de actuar hay que planear y

programar cómo vamos a distribuir el

tiempo.

LADRONES DEL TIEMPO

Son aquellas interrupciones o distracciones

que nos impiden manejar nuestro tiempo

adecuadamente

VARIABLES EXTERNAS

Interrupciones del teléfono

Interrupciones por visitas inesperadas

Urgencias

Espacios de trabajo incomodo

Exceso de reuniones

Ruidos y distractores visuales

Sistemas de comunicación deficiente

Tramites excesivos (burocracia)

VARIABLES INTERNAS

No saber decir “No”

Aplazar, dejar las cosas para después

Falta de planeación y organización personal

Confusión y desorden en la propia oficina

Inconstancia, habito de dejar tareas

inconclusas

Falta de delegación eficaz

Falta de motivación, indiferencia

Tensión y preocupaciones

PRINCIPIOS TACTICOS

Determinar como estoy invirtiendo mi

tiempo

Preveer lo inesperado

Agrupar tareas similares

Evitar interrupciones

Deje de ser perfeccionista

Aprenda hacer cómodo lo incomodo

PRINCIPIOS TACTICOS

Divida sus metas grandes en metas

mas pequeñas

Trate de terminar cada tarea de una

vez

Deje las cosas en su lugar a terminar

un trabajo

Realizar las tareas mas complicadas

primero

Toma acción de manera rápida

CONCLUSIONESPlanifiquemos las actividades

• Definamos prioridades

• Organicemos nuestro tiempo

• No hagamos cosas inútiles

• Aprendamos a manejar el estrés

Utilicemos herramientas

Evitemos empapelarnos

Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”

El tiempo es cada vez más escaso

Al administrar las actividades no perder la

espontaneidad y la creatividad

Una buena

administración del

tiempo implica decidir

cómo alcanzar nuestras

metas más importantes

de la manera más

efectiva.

JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS

ADMINISTRANDO MI

TIEMPO……ALCANZANDO MIS METAS .