ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

LAURA GALINDO GÓMEZ

INSTRUCTOR

 MARLLY JULIETH BARBOSA OVIEDO

3.1 Actividades de Reflexión inicial

DATO: Representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades.

INFORMACIÓN: La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece información.“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta

Planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se

evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una

clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

Clasifique los documentos en textuales y no textuales según su soporte ya que según la manera que podemos acceder a la información es de manera distinta es decir unos los podemos leer y otros debemos observarlos escucharlos

3.3 ejercicio interactivo

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

clasificación de los documentosDOCUMENTOS TEXTUALES :

nota,borradores,apuntes rapidos

DOCUMENTOS NO TEXTUALES:cinta magneticas,mapas,dibujos,planos,fotografia,cuadros

videos,disco duros graficos:

mapas ,dibujos, planos ,cuadros y fotografias

cinta:videos,cinta magnetica

otros soportes :disco duro

Aquí podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los datos en información útil para la compañía o para la empresa, los datos por si solos no nos dicen nada, los datos están en desorden y no tienen un sentido alguno son incoherentes, en el segundo paso podemos observar que los datos ya tienen cierto orden, se puede decir que están clasificado para poder tener un acceso más rápido a ellos, y por último la transformación de esos datos ordenado en información que nos puede servir para tomar decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la información útil en poco tiempo

Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la administración documental. Correspondencia comercial documentos contables documentos especiales documentos legales

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y así como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.

Documentos contables: son registros físicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemáticos

Documentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresión (actas- escrituras)

Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros

. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y Explique el porqué de sus aportes.

La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las empresas por que esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas ade3mas de esto una buena gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones