Administracion del tiempo
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• OBJETIVOS
Concientizar a los participantes sobre la importancia del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable
Proporcionar herramientas que les permitan
hacer uso creativo de su tiempo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• TEMAS A TRATAR
¿Qué es el tiempo? Reflexiones acerca del tiempo Realidades y mitos acerca del tiempo La agenda de trabajo Cómo luchar con el tiempo y ganar la
batalla
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• TEMAS A TRATAR
La procrastinación. El problema de posponerlo todo
La adicción a lo urgente El manejo del papeleo. Cómo disminuirlo Sugerencias para un buen manejo del tiempo En búsqueda de la efectividad del tiempo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ¿QUÉ ES EL TIEMPO?
Es una construcción del intelecto humano
Lo utilizamos y medimos para comprobar y expresar cambios
Todo gira en torno al tiempo El tiempo es una convención que ordena
y sincroniza la vida en sociedad
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS Enorme presión que nos hace sufrir
constantemente Afán obsesivo de vivir a contra reloj Dependencia de agendas, horarios ¿Es posible ganar tiempo? ¿Disponemos del tiempo que
necesitamos?
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS
La tecnología moderna y el ahorro de tiempo Necesidad de obtener más seguridad y más
control La cronometría que hemos creado nos
tiraniza Administración del tiempo y crisis personales
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS
La cronobiología. Cerca de 100 ritmos que
gobiernan el cuerpo humano
El reloj mecánico
El hombre, esclavo del tiempo
El tiempo se escapa de las manos
El computador y el tiempo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• EL MANEJO DEL TIEMPO Técnica para que el tiempo no se vuelva
contra nosotros Hacer lo correcto en el momento
adecuado Espacios libres en un mundo de prisas.
Tiempo para actividades personales No podemos cambiar el tiempo. Lo que
sí podemos cambiar es el modo de administrarlo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• EL MANEJO DEL TIEMPO Debemos desarrollar la capacidad de
percibir la ocasión Necesitamos la rapidez y la lentitud, la
actividad y el reposo No consideremos el tiempo como una
línea. Vivimos en ciclos Reconozcamos y cultivemos varias
formas de administrar el tiempo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• EL MANEJO DEL TIEMPO ¿Hemos olvidado que nuestra vida
consiste en ritmos? A todo esfuerzo debe seguir un
relajamiento Celebremos las pausas! Sin ellas, no
haríamos más que andar errabundos por el flujo del tiempo
“El hombre actúa con eficacia una vez que ha apagado su inquietud” (Francesco Petrarca)
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• EL MANEJO DEL TIEMPO En la vida no existe un patrón sobre
cómo utilizar el tiempo sino tan sólo un modo adecuado de utilizarlo
“El tiempo se me escapa de las manos como arena en el viento” (Víctor Hugo)
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ¿QUE ES LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO?
El arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas
Manejar el tiempo no sólo significa aprender a no desperdiciarlo sino también a enriquecerlo y disfrutarlo
El buen uso del tiempo es fuente de orden, serenidad, placer, interés por la vida, eficiencia, seguridad, libertad y satisfacción
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ADMINISTRAR BIEN EL TIEMPO Debemos ser realistas y saber qué tenemos
que hacer en un período de tiempo determinado
Al saber qué deseamos hacer podemos organizar y planificar las actividades para alcanzar un equilibrio entre lo que queremos y lo que debemos hacer
Debemos aprender a priorizar
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
PRINCIPIOS TEORICOS La mayoría de las personas no sabemos de
manera exacta cómo estamos administrando nuestro tiempo
La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar
El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato y nuestro futuro inmediato
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS TEORICOS Las tareas que afrontamos no tienen la
misma importancia El tiempo disponible debe ser asignado en
orden de prioridades Toda programación del tiempo debe ser
flexible para poder adaptarse a los imprevistos
Frecuentemente se crea tensión entre lo urgente y lo importante
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS TEORICOS La tiranía de lo urgente hace postergar los
objetivos más importantes, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis
El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS TEORICOS Hay problemas que tienden a
solucionarse por sí solos. El saber identificarlos redunda en un ahorro de tiempo y esfuerzo (Principio del descuido calculado)
El hábito de posponer acciones y decisiones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas (Procrastinación)
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS TEORICOS Es frecuente que actividades que rinden poco
consuman mucho tiempo y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo
Una buena administración del tiempo debe cumplir este ciclo:
Planeación Control Organización
Operación
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS PRACTICOS Identificar cómo estoy empleando mi tiempo (Análisis del
tiempo) Anticipar y prevenir es mejor que remediar Casi todo toma más tiempo del que originalmente se
piensa Prever lo inesperado Los plazos definidos fuerzan de forma adecuada la acción
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS PRACTICOS El imponerse fechas límite facilita la
autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo, favorece la eficiencia
Tener escritos los objetivos vitales y revisarlos periódicamente es garantía para no perder el control y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS PRACTICOS
Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos
Las interrupciones son enemigos crónicos del tiempo
Diseñar programas y controles para reducir las interrupciones
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS PRACTICOS Para lograr una estructura adecuada de manejo
del tiempo, es útil dividir los propios objetivos: Objetivos de mantenimiento Objetivos de crecimiento Objetivos de innovación
Los conflictos entre objetivos se resuelven fijando prioridades
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA ¿Siente que no le alcanza el tiempo para
realizar todas las actividades que debe y quiere hacer?
¿Le gustaría que el día tuviera más horas? ¿Se siente sobrecargado de trabajo?
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA ¿Es de las personas que pospone la realización
de los trabajos y los deja para última hora? ¿Siente que el tiempo vuela? ¿Ha notado que la falta tiempo para sus
actividades personales? ¿Se siente frustrado por no cumplir con sus
metas y expectativas?
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA Tal vez respondió afirmativamente a varios
de los cuestionamientos anteriores. Por ello debe: Definir estrategias adecuadas para organizar
y administrar el tiempo de manera eficiente y satisfactoria
Evitar el mal uso del tiempo No posponer para última hora la ejecución
de actividades planeadas
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA Frases comunes como: “no tengo tiempo” y
“no puedo perder el tiempo”, son engañosas y surgen de una mala administración
No confunda prioridades Tenga objetivos claros No trate de hacer más cosas de las
razonablemente posibles Aprenda a decir “NO”
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
1. El tiempo es un recurso limitado2. Afronte sus tareas con actitud relajada3. Deje de ser perfeccionista4. Trate su lugar de trabajo como un espacio para
lograr la máxima eficacia5. Cree un ambiente de trabajo que potencie su
energía y creatividad
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
6. Disponga de altos niveles de energía7. Es más importante elegir el destino correcto que la velocidad
de avance8. Establecer por escrito sus metas y objetivos facilita su logro9. Siempre asigne fechas límite para alcanzar sus metas10. Aprenda a hacer cómodo lo incómodo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
11. Divida sus grandes metas en un conjunto de metas más pequeñas
12. Adquiera el hábito de planificar todos los días13. Determine la importancia de cada tarea programada14. Al planificar piense en resultados, no en tareas15. Prevea el tiempo de desarrollo de cada tarea
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
16. ¡Evite las distracciones!17. Cree el hábito de planificar el día siguiente, antes de acostarse18. Siempre que sea posible, trate de terminar cada tarea de una
vez19. En tareas complejas, desarrolle un mapa que clarifique todo el
proceso20. Prepare por anticipado las reuniones en las que participe
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
21. Aprenda a lidiar con lo inesperado22. Trate diariamente de generar pequeños incrementos de
productividad23. Al planificar, considere un 10 a 15% para imprevistos24. Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas o
compromisos25. Habitúese a dejar las cosas en su sitio cuando termine de
utilizarlas
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
26. Prepare todo lo necesario antes de iniciar cualquier labor27. Evite acumular papeles en su mesa de trabajo28. Utilice todas las herramientas que le ayuden a ser más
efectivo29. Comience realizando las tareas más complejas y pesadas
primero30. ¡Tome acción de manera inmediata!
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
31. Comience su jornada generando una inercia positiva32. Habitúese a comenzar pronto por la mañana33. Haga de la puntualidad un hábito34. Pregúntese frecuentemente ¿Cuál es el mejor modo
de usar mi tiempo ahora mismo? (“Pregunta de Oro”)35. Trabaje con consistencia
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
36. Procure ajustarse al orden de importancia de sus tareas37. Realice las tareas rutinarias en las horas de menor
energía38. Tome el tiempo necesario para aprender lo que le haga
más efectivo39. Busque formas de simplificar y facilitar las tareas
rutinarias40. Rétese a terminar sus tareas antes del plazo que se
haya fijado
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
41. Conviértase en una persona de acción
42. Comience ya a alimentar el “ciclo del éxito”
43. Convierta las tareas que hace a diario en poderosos hábitos
44. Imagine que sólo tiene medio día para realizar el trabajo de todo el día
45. Elimine las interrupciones personales
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
46. Aprenda a decir “NO” cuando sea necesario47. Elimine desplazamientos innecesarios48. Siempre que sea posible, agrupe todas las pequeñas
tareas para realizarlas en forma simultánea49. ¡Premie sus resultados!50. Utilice un sistema visible para medir el avance en sus
proyectos
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• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
51. Cuando una tarea se dificulta, intente comenzar por un punto que no sea el principio
52. Trate de reducir la energía gastada duplicando procesos creativos
53. Actúe como su propio entrenador54. Enfréntese a los retos y dificultades dándoles la cara55. Delegue siempre que le sea posible, pero mantenga el
control
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
56. Establezca un sistema eficiente de archivo57. Mantenga siempre a la mano su planificador personal58. Cree el hábito de tomar decisiones en forma rápida y
efectiva59. Minimice el tiempo que invierte en preparar
respuestas60. Aprenda técnicas de lectura rápida
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
61. No reste importancia a los pequeños ladrones del tiempo
62. Cree y revise periódicamente una lista recordatoria de compromisos futuros
63. Dedique una semana a verificar cómo está utilizando su tiempo
64. Reconozca cuándo se hace necesario un cambio de rumbo
65. Mantenga un registro del tiempo que toma la realización de cada trabajo
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
66. Evalúe qué tipo de tareas deja siempre para más tarde67. Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento68. Sopese las consecuencias que conlleva postergar las
tareas69. Comprométase con alguien que le importe, para reforzar
su determinación70. Piense antes de actuar
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO
71. Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar72. Venza la postergación postergando la postergación73. Antes de iniciar un trabajo, visualícelo como si ya estuviese
terminado74. Analice las razones para postergar una tarea contra los
beneficios de terminarla75. Piense en alguien a quien admire por sus resultados y actúe
como él
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• CONCLUSIONES El tiempo es cada vez más escaso. No lo
malgastemos Planifiquemos las actividades Aprendamos a manejar el estrés que
produce el manejo del tiempo Organicemos nuestro tiempo No hagamos cosas inútiles Definamos prioridades
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
• CONCLUSIONES Utilicemos las herramientas que nos
ayudan a administrar nuestro tiempo
No seamos procrastinadores
Evitemos empapelarnos
Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”
No nos comprometamos si no estamos seguros de poder cumplir
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
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• ¡MUCHAS GRACIAS!