Adım AdımMicrosoft® Office Access™ 2007

Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve

Joan Preppernau

Adım AdımMicrosoft® Office PowerPoint 2007

Joyce Cox ve Joan Preppernau

Çeviri: Selim GöksuÇeviri: Mete Savaşer

arkadaþ YAYINEVÝMithatpaþa Cad. 28/C AnkaraTel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57e-posta: info@arkadas.com.trwww.arkadas.com.tr

Orijinal Ýngilizce Baský:Microsoft® Office AccessTM 2007 Step by Step, Steve Lambert M. Dow Lambert III, Joan Preppernau

© Copyright 2007, Steve Lambert, M. Dow Lambert III ve Joan Preppernau

ORÝJÝNAL YAYINCIMicrosoft PressA Division of Microsoft CorporationOne Microsoft WayRedmond, WA 98052-6399ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr.

© Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz.

ISBN 978-975-509-564-6

ANKARA, 2008

Çeviri : Mete SavaşerProje Editörü : Selen Y. KölayYayına Hazırlık : Zeynep KopuzluSayfa Düzeni : Özlem Çiçek ÖksüzBaský : Sözkesen Matbaacılık

Microsoft, Excel, Microsoft Press, Internet Explorer, Visual Basic, Visual Studio, Outlook, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation’ýn kayýtlý ticari markalarý ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir.

Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olaylar tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.

iii

İçindekilerYazarlar Hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixAccess 2007’ye Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi

Yeni Özellikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xiArtık Başlayabiliriz! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xiv

Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvUygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvBaşlat Menüsü’nü Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviİletişim Kutularında Gezinmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii

Microsoft İş Sertifikası Programı . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xixBir Sertifika Yolunun Seçilmesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxMicrosoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxMicrosoft İş Sertifikası Sınavına Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiDaha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii

Kitabın Özellikleri ve Standartları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiiiKitabın CD’sini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv

CD’de Neler Var? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvMinimum Sistem Gereksinimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviiiUygulama Dosyalarını Yüklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxixUygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek . . . . . . . . . . . xxxUygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiUygulama Dosyalarını Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii

iv İçindekiler

Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiiiBu Kitap ve Uygulama CD’si Hakkında Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiiiAccess 2007 Hakkında Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiiiDaha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii

Hızlı Başvuru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxix

1 Access 2007’yi Keşfetmek 1Access 2007’de Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Veritabanı Kavramlarına Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Var Olan Bir Veritabanını Açmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Açıklama Kutusu: Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek . . . . . 12Tablolarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Sorgularla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Formlarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Raporlarla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Diğer Access Nesneleri ile Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2 Bir Veritabanı Oluşturmak 37Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Tablo Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Bir Şablondan Tablo Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak 53Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Açıklama Kutusu: Bir Veritabanını Access’in Önceki Sürümlerinden Dönüştürmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Açıklama Kutusu: Bilgilere Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak . . . . . . . . . . . 60Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

İçindekiler v

Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Açıklama Kutusu: Diğer Kaynaklardan Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Bir XML Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Bir dBASE Dosyasından Bilgi Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak 79Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Excel’e Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82SharePoint Listesine Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84Word’e Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Açıklama Kutusu: PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Metin Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90XML Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93HTML Dosyasına Bilgi Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak 103Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Açıklama Kutusu: İlişkiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Form Özelliklerini Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108Formun Düzenini Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Forma Denetimler Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119VBA Kullanarak Forma Veri Girmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Açıklama Kutusu: Formları ve Alt Formları Birlikte Oluşturmak . . . . . . . . . . . .132Forma Alt Form Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140

vi İçindekiler

6 Belirli Bilgileri Bulmak 143Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Açıklama Kutusu: Access Nasıl Sıralar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Açıklama Kutusu: Jokerler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148Açıklama Kutusu: İfadeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152

Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156Sorgu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160

Açıklama Kutusu: Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki Fark . . . . . . . . . . . . . 162Açıklama Kutusu: İfade Oluşturucusu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 179Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202Bir Tablodan Bilgileri Silmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206Veritabanı Sorunlarını Çözmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217

8 Raporlarla Çalışmak 219Açıklama Kutusu: Formlar ve Raporlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220

Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221Rapor Tasarımını Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233Raporun İçeriğini Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237Bir Rapora Alt Rapor Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249

İçindekiler vii

9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek 251Bir Geçiş Panosu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252Özel Kategoriler Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek . . . . . . . . . . . . . .262Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşılabilir Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271

10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı 273Veritabanına Parola Atamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Açıklama Kutusu: Güvenli Bir Parolanın Oluşturulması . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Açıklama Kutusu: Veritabanı Şifrelemesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281

Açıklama Kutusu: SharePoint Aracılığıyla İşbirliği Yapmak . . . . . . . . . . . . . . . .283Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284

Sözlük . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

Dizin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

viii İçindekiler

ix

Yazarlar HakkındaSteve Lambert

Steve çoğunluğu Microsoft uygulamalarıyla ilgili 18 kitap yazmıştır. Online Publishing and Programming Solutions Inc. (OP2S) başkanı olarak eğitim gereçlerinin yaratılması ve izlenmesi için birçok aracın geliştirilmesinde başarı sağlamıştır. Olympic Peninsula’da kırk dönümlük bir at çiftliği evinden çalışmak için İnternet ve bilgisayar teknolojisinin avantajını kullanmıştır. Teknoloji ürünleriyle ilgili çalışmadığında, zamanını eşi Gale ile birlikte evle uğraşarak, at eğiterek, ata binerek ve at dışkısı toplayarak geçirmektedir.

M. Dow Lambert IIIDow akademi dünyasındaki 20 yılı boyunca sosyal bilimler alanında 19 araştırma yayınının yazarlığını ve ortak yazarlığını yapmış, sosyal hizmetler alanında çalışan profesyoneller için eğitim müfredatları ve programları geliştirmiş, insan davranışları hakkında uzun süreli çalışmalar yapmıştır. 1955’te seyahat endüstrisi için rezervasyon sistemleri geliştiren ve bunların bakımını yapan küçük bir şirkette çalışmak üzere akademi dünyasından ayrılıp özel sektöre geçmiştir. Burada bilim dergileri için araştırma raporları yazmakla programcılar için teknik özellikler yazmak ve çalıştığı şirketin ürettiği yazılımı gerçekten anlamak ve kullanılmak isteyen insanlar için kullanıcı kılavuzları yazmak arasındaki farkı öğrenmiştir. Boş zamanlarında Dow ve eşi Marlene, kuş gözlemciliği ve kuş fotoğraflarıyla uğraşmaktadır.

Joan Lambert PreppernauJoan, Adım Adım Microsoft Windows XP dahil Windows ve Office hakkında on ikiden fazla kitabın yazarıdır. Office 2007 sistemiyle Windows Vista için Microsoft sertifikasyon sınavlarının geliştirilmesine katkıda bulunmuştur. Bilgisayarları kelimenin tam anlamıyla babasının dizleri üzerindeyken öğrenen Joan’ın bilgisayar endüstrisinin çeşitli yönleriyle ilgili olan engin deneyimleri, ilginç, yararlı ve okuyucu dostu olan eğitim gereçlerini üretmesindeki gayretine büyük katkıda bulunmuştur. Joan Online Training Solutions,Inc. (OTS) başkanı ve hırslı bir ev ofisi çalışanıdır. İnternetin gücü ve teknolojiye olan tutkusu Joan’ın son on beş yılda Yeni Zelanda, İsveç, Danimarka, ve ABD’nin çeşitli yerlerinde yaşamasına ve çalışmasına olanak tanımıştır. Güneş ışığının günlük dozunun keyfini keşfeden Joan, eşi Barry ve kızı Trinity ile birlikte San Diego, Kaliforniya’ya yerleşmiştir.

x Yazarlar Hakkında

EkipOTSI yayın ekibinin çalışkan üyelerinin desteği olmadan bu kitap olmazdı. Susie Bayers ve Marlene Lambert yazı işleriyle ilgili süreci, Robert (RJ) Cadranell üretim sürecini yönetti. Lisa Van Every Adobe InDesign kullanarak kitabın sayfa düzenini, Jeanne Craver de grafikleri hazırlandı. Jaime Odell kitabın redaksiyonunu yaptı, Jan Bednarczuk dizini oluşturdu. Ekibimizin bir başka önemli üyesi olan Microsoft Press Seri Editörü Sandra Hayes yazma ve üretim süreci boyunca sonsuz desteğini bizden esirgemedi.

Online Training Solutions, Inc. (OTSI)OTSI, bilişim çalışanları ve ev bilgisayarı kullanıcıları için Office ve Windows eğitim ürünlerinin tasarımı, oluşturulması ve üretiminde uzmanlaşmıştır. OTSI hakkında daha fazla bilgi edinmek için www.otsi.com sitesini ziyaret edebilirsiniz.

xi

Access 2007’ye GirişMicrosoft Office Access 2007 veritabanı geliştirmede yeni olsanız bile bilgileri hızlı bir şekilde izlemenize, paylaşmanıza ve raporlamanıza olanak tanıyan yüzlerce aracın sağlandığı güçlü bir ilişkisel veritabanıdır. Kullanıcılar profesyonelce tasarlanmış uygulama şablonlarından; tablo, form, sorgu ve rapor oluşturma işlemini kolaylaştıran sihirbazlardan; geniş yerel ve çevrimiçi yardım kaynaklarından oluşmuş büyük bir kitaplığa erişebilir.

Access, Microsoft Office 2007 sistemi, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Services’taki programlar ve XML, HTML, XPS ve PDF biçimlerindeki belgeler gibi diğer kaynaklarla veri paylaşımını desteklemektedir. Gelişmiş özellikler sayesinde veritabanı tasarımı ve geliştirmesi hakkında hiçbir şey bilmeseniz bile verileri bir araya getirmek ve izlemek üzere kullanmak için gelişmiş ve karmaşık veritabanı uygulamaları oluşturmanızı sağlar.

Bu kitapta, Access’i kullanarak veritabanı oluşturmak için yapmanız gerekenler kolay ve anlaşılır bir şekilde anlatılmıştır. Access, dolayısıyla da veritabanı hakkında hiçbir şey bilmeseniz de bu kitabı tamamladığınızda başkaları tarafından kullanılmak üzere karmaşık veritabanları oluşturabileceğiniz bir uzmanlık düzeyi kazanacaksınız.

Yeni ÖzelliklerMicrosoft Office Access’in bu sürümü kapsamlı değişiklikler yapılarak geliştirilmiştir. Gerek duyduğunuz özellikleri gerektiğinde kolayca bulabilmeniz için tasarlanmış yeni kullanıcı arabirimi bunun açık bir göstergesidir. Ancak görüntüsünün ve gezinti yapısının yanı sıra Access 2007’yi kendinden önce gelen programlardan gerçekten daha üstün yapan birçok yeni ve geliştirilmiş özellik vardır. Bu sürümde birçok değişiklik olduğundan yeni özellikleri bu kitabın önceki sürümlerinde olduğu gibi sayfa kenarlarında özel bir simgeyle göstermiyor, burada listeliyoruz. Bu kitapta Access 2007’de yeni olan özellikler, özelliğin yararları, nasıl kullanıldığı ve karşılaşacağınız olası sorunlarla ilgili tüm bilgileri bulacaksınız.

xii Access 2007’ye Giriş

Access 2007’ye önceki sürümlerden geçiyorsanız Access’in temel işlevlerini eski ve yeni sürümleri arasındaki farkları ve bunların sizi nasıl etkileyeceğini merak ediyorsunuzdur. Alışık olduğunuz Access sürümünde yapılan değişikliklerin tamamını aktarmak üzere Access 2007 ile birlikte Access 2002 ve Access 2003’te yapılan değişiklikleri de veriyoruz.

Access 2003’ten Yükseltiyorsanız Access 2007’de bilgilerin izlenmesi, paylaşılması ve denetlenmesi için veritabanını oluşturmayı hiç bu kadar kolay hale getirmemiş olan yeni ve geliştirilmiş özelliklerin uzun bir listesi vardır. Belirli bir özelliği bulmak için bu kitabın arkasındaki dizine bakın:

l Şerit. Yeni kullanıcı arabirimi herhangi bir veritabanı nesnesi için en çok kullanılan komutları düzenler ve böylece geçerli nesne için uygun komutlara hemen erişilebilir.

l Hızlı Erişim Araç Çubuğu . Veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya nesnenin etkin olursa olsun komutları gerek genel olarak gerekse belirli bir veritabanı içinde kullanmak için bu araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz.

l Gezinti Bölmesi. Özelleştirilebilen Gezinti Bölmesi Access 2003’teki Veritabanı penceresinin yerini almıştır. Tabloların, sorguların, formların, raporların, makroların ve modüllerin hepsini gösterebilir veya gizleyebilir, yalnızca o an kullanacağınız nesneleri gösteren özel bir grup oluşturabilirsiniz. Veritabanı nesnesine ekranda daha fazla yer açmak için Gezinti Bölmesini de gizleyebilirsiniz.

l Görünüm araç çubuğu . İçeriğe duyarlı olan bu araç çubuğu geçerli veritabanı nesnelerinin desteklenen görünümleri arasında tek tıklamayla geçiş sağlar. Veri Sayfası görünümü, Tasarım görünümü, Özet Tablo görünümü, Özet Grafik görünümü, Form görünümü, Düzen görünümü, Rapor görünümü ve geçerli nesne için uygun olan görünümler arasında çabucak geçiş yapabilirsiniz.

l Sekmeli belgeler . Birden fazla veritabanı nesnesini açabilir ve veritabanı penceresinin üst kısmındaki sekmeleri tıklayarak bu nesneler arasında geçiş yapabilirsiniz.

l Şablon kitaplığı . Sık kullanılan veritabanı nesneleri için profesyonelce tasarlanmış şablonları bulup indirebilirsiniz.

l Geliştirilmiş sıralama ve süzme . Bir tablodaki bütün kayıtları bir veya birden fazla alana göre kolayca sıralayabilir, bir tabloyu veya formu birden fazla ölçüte uyan kayıtları görüntülemek veya göstermemek üzere süzebilirsiniz.

l Düzen görünümü. Bir form veya raporu yeniden tasarlayabilirsiniz.

l Yığın veya Sekme düzeni . Bir form veya rapor düzeninde grup denetimi sayesinde grubun tamamıyla bir birimmiş gibi kolayca çalışabilirsiniz.

Access 2007’ye Giriş xiii

l Otomatik takvim . Tarih/saat türü verilerde isteğe bağlı bir takvim denetimi vardır. Takvimi tıklayıp istediğiniz tarihi seçebilirsiniz.

l Zengin metin . Not ve açıklama alanları yazı tipi, renk ve karakter biçimlendirme gibi en çok kullanılan biçimlendirme seçeneklerini desteklemektedir.

l Oluştur sekmesi . Yeni bir tabloyu, formu, sorguyu, raporu, makroyu, SharePoint listesini ve diğer Access nesnelerini kolayca oluşturabilirsiniz.

l Toplamlar işlevi . Bir sorguya toplamlar sütunu ekleyebilir, formlar ve raporlar için otomatik olarak toplam değerler hesaplamak üzere formül listesinden seçim yapabilirsiniz.

l Alan Listesi bölmesi . Bir veya birden fazla tablodan etkin olan tablonuza alanlar sürükleyip bırakabilirsiniz.

l Ek veri türü . Bir veritabanı kaydına fotoğraflar ve başka dosyalar ekleyebilirsiniz.

l Katıştırılmış makrolar . Bir form veya rapordaki katıştırılmış makrolar veritabanı uygulamalarında yüksek düzeyde güvenlik sağlar.

l Microsoft Access Yardımı . Access içinde son kullanıcı ve geliştirici yardımı içeriğini kolayca araştırabilirsiniz.

l Bilgi paylaşımı . Access ve diğer Microsoft Office uygulamaları veya XML, HTML, PDF ve dBase dosyaları arasında veri alışverişi yapabilir; Microsoft Office Outlook’ta e-posta anketleriyle bilgi toplayabilir ve veritabanınızı yanıtlarla güncelleştirebilir; bir SharePoint listesiyle veritabanı oluşturup bağlantı kurabilir; veritabanınızı bir SharePoint kitaplığında yayımlayarak kullanıcıların bilgileri güncellemesine ve almasına izin verebilirsiniz.

l Geliştirilmiş rapor tasarımı . Logo, üstbilgi ve altbilgisiyle profesyonel görünüşlü tam bir raporu hemen oluşturabilir; raporda yalnızca seçili kayıtlara göz atmak için Rapor görünümünü süzgeçlerle birlikte kullanabilirsiniz.

l Gruplama, Sıralama ve Toplam bölmesi . Bu özellik sayesinde raporlardaki veriler daha kolay gruplandırıp sıralanabilir ve bir açılan kutu listesinden alınan toplamlar kolayca eklenebilir.

l Artırılmış güvenlik . Bir veritabanına parola koruması ekleyerek Access’in veritabanını kapatıldığında şifrelenmesini, açıldığında şifresini çözülmesini sağlayabilirsiniz.

Access 2002’den YükseltiyorsanızAccess 2002’den (Microsoft Office XP program paketinden) yükseltme yapıyorsanız önceki bölümde listelenen özelliklere ek olarak aşağıdakileri bulacaksınız:

l Akıllı Etiketler . Çeşitli şekillerde kullanılabilen tarih, ad ve adres gibi veri türlerinin izini sürebilirsiniz.

xiv Access 2007’ye Giriş

l Dönüştürme . Komut dosyalarını dışarıdan alırken veya dışarıya verirken veriye dönüştürebilirsiniz.

l Windows Teması İçin Destek . Görüntü temasını değiştirebilirsiniz. l Özellik Güncelleştirme Seçenekleri . Giriş maskesi seçeneklerini hemen

güncelleştirebilirsiniz. l Otomatik Hata Denetimi . Formlardaki veya raporlardaki hataları belirler ve

düzeltebilirsiniz. l Veritabanı Yedekleme . Veritabanını bir düğmeyi tıklayarak hemen

yedekleyebilirsiniz.

Access 2000’den Yükseltiyorsanız l Konuşma tanıma . Komutlar verip metni yazdırabilirsiniz. l Veri Erişim Sayfa Tasarımcısı . Veri erişim sayfalarını etkili şekilde tasarlayabilirsiniz. l Veri erişim sayfası olarak kaydetme . Var olan formları ve raporları Web üzerinde

görüntülenebilen sayfalar halinde kaydedebilirsiniz. l Dönüşüm hatası günlüğü . Access 95, Access 97 ve Access 2000’yi Access 2002

biçimine dönüştürürken hataları günlüğe ekleyebilirsiniz. l Birden fazla geri alma ve yineleme . En son eylem yerine birkaç eylemi geri alıp

yineleyebilirsiniz. l Özet Tablolar veya Özet Grafikler . Verilerin dinamik görünümlerini oluşturarak

verileri analiz edebilirsiniz. l XML giriş ve çıkış . Dışarıdan XML verileri alabilir ve Access verilerini, XML biçiminde

dışarıya vererek Web’e yayımlayabilirsiniz. l Saklı Yordam Tasarımcısı . SQL Server’da depolanan basit yordamlar

oluşturabilirsiniz. l Toplu Komut güncelleştirme . Yerel bir bilgisayardaki güncelleştirmeleri kaydedip

bunları sunucuya tek seferde gönderebilirsiniz. l Komut dosyası dili desteği . Karmaşık komut dosyası dilleri için okuma yönü gibi

tercihleri belirleyebilirsiniz.

Artık Başlayabiliriz!Özellik bakımından zaten zengin olan bu programa o kadar çok yeni ve geliştirilmiş özellik eklenmiştir ki en ileri düzeyde olan kullanıcılar bile programda mutlaka ilginç şeyler keşfedeceklerdir. Access’te yeniyseniz verinizi izlemek ve paylaşmak için veritabanları oluşturmanıza, sorgu, form ve profesyonel görünüşlü raporlar eklemenize olanak tanıyan birçok otomatikleştirilmiş özellik bulacaksınız. Sizi Microsoft Access 2007 ile tanıştırmak için sabırsızlanıyoruz.

xv

Windows XP Kullanıcıları İçin BilgilerBu kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri yönergeler Windows Vista içindir ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista yerine Microsoft Windows XP yüklü bir bilgisayar da kullanabilirsiniz.

Alıştırmaları Windows XP yüklü bir bilgisayarda yaparken karşılaşacağınız farkların çoğu işlevsellikten çok görünüşle ilgili olacaktır. Örneğin Windows Vista Başlat düğmesi dikdörtgen değil yuvarlaktır ve üzerinde Başlat yazmaz, pencere çerçeveleri ve pencere yönetimi farklıdır. Sisteminiz Windows Aero’yu destekliyorsa pencere çerçeveleri şeffaf olabilir.

Bu bölümde, Windows XP’de kitaptaki alıştırmalarda verilenlerden farklı olan menü ve iletişim kutularındaki işlemler için gereken adımlar anlatılmıştır. Farklar alıştırmaları tamamlarken hiçbir güçlük çekmeyeceğiniz kadar azdır.

Uygulama Dosyalarını Kullanmak“Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümünde verilen yönergeler Windows Vista içindir. Kitabın ekindeki CD’de yer alan uygulama dosyalarını yüklerken, kullanırken, kaldırırken ve silerken Windows XP’de yalnızca varsayılan yükleme konumu ve kaldırma işlemi farklıdır.

Windows Vista yüklü bir bilgisayarda uygulama dosyasının varsayılan yükleme konumu Belgeler\MSP\AA_Access2007’dir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse ve bir alıştırmada Belgeler klasörüne gitmeniz istendiğinde Belgelerim klasörüne gitmeniz gerekir.

Windows XP yüklü bir bilgisayardan uygulama dosyalarını kaldırmak için:

1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini sonra da Denetim Masası’nı tıklayın.

2. Denetim Masası’nda Program Ekle veya Kaldır’ı tıklayın (Klasik görünümde çift tıklayın).

xvi Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler

3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access 2007’yi sonra da Kaldır’ı tıklayın.

4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınızı soran Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Önemli Uygulama dosyalarını yüklemede veya kaldırmada yardıma ihtiyacınız olursa bu kitapta daha ilerde yer alan “Yardım Almak” bölümüne bakın. Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD’si için destek vermemektedir.

Başlat Menüsü’nü KullanmakWindows XP yüklü bir bilgisayarda Access 2007’yi başlatmak için:

Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar’ı işaret edin ve Microsoft Office’i, sonra da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.

Windows Vista Başlat menüsündeki klasörler dikey, Windows XP Başlat menüsündeki klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle Başlat menünüzü karşılaştırdığınızda göreceksiniz.

Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler xvii

İletişim Kutularında GezinmekWindows XP yüklü bir bilgisayarda, bazı alıştırmalarda kullanacağınız iletişim kutuları bu kitapta gösterilenlerden hem görsel hem de işlevsel olarak farklıdır. Bu iletişim kutuları, belirli bir konuma gitmek için kullandığınız iletişim kutuları gibi, Access ve işletim sistemi arasında arabirim olarak çalışan iletişim kutularıdır. Örneğin aşağıda Windows Vista ve Windows XP’de çalışan Access 2007’deki Aç iletişim kutuları gösterilmiştir.

Windows XP sürümü Windows Vista sürümü

Windows Vista’da Bölüm01 klasörüne gitmek için:

Ü Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde Belgeler’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırayla MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01’i çift tıklayın.

Windows Vista’da AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için:

Ü İletişim kutusunun sol üst köşesindeki Geri düğmesini tıklayın.

Windows XP’de Bölüm01 klasörüne gitmek için:

Ü Yerler çubuğunda Belgelerim’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırasıyla MSP, AA_Access2007 ve Bölüm01’i çift tıklayın.

Windows XP’de AA_Access2007 klasörüne geri dönmek için:

Ü Araç çubuğunda Bir Düzey Yukarı düğmesini tıklayın.

Geri

Bir Düzey Yurakı

xix

Microsoft İş Sertifikası ProgramıGünümüz iş dünyasında masaüstü bilgisayar kullanımında yeterli olabilmek gittikçe önemli hale gelmektedir. Bunun sonucu olarak personeli sınarken, işe alırken ve eğitirken iş güçlerindeki rekabeti sağlamaları açısından teknoloji sertifikalarının tarafsızlığına ve tutarlılığına güvenen işveren sayısı artmaktadır. Personel veya iş arayan birisi olarak teknoloji sertifikasını başarılı olmanız için gereken becerilere zaten sahip olduğunuzu kanıtlamak için kullanabilir, şimdiki ve gelecekteki işverenlerinizi sizi eğitecek yükten ve masraftan kurtarmış olursunuz.

Microsoft İş Sertifikası programı personelin Windows Vista ve Microsoft Office 2007 becerilerinin doğrulanmasına yardım etmek üzere tasarlanmıştır. Sertifika almak için iki yol vardır:

l Bir Microsoft Certified Application Specialist (MCAS) (Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı) Windows Vista veya Microsoft Office 2007 paketiyle ilgili becerileri Windows Vista veya Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Office Outlook 2007 ve Microsoft Access 2007’yi de içine alacak şekilde bir veya birden fazla Microsoft Office 2007 programında sertifika sınavı vererek uluslararası standartta göstermiş olan kişidir.

l Bir Microsoft Certified Application Professional (MCAP) (Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli) Microsoft Office 2007 ve Microsoft SharePoint ürünleri ve teknolojileri bilgisini bir sonraki düzeye çıkarmış, Bütçe Analizi ve Öngörüsü veya İçerik Yönetimi ve İşbirliği gibi işle ilgili işlevlerin yerine getirilmesinde Office paketinin katılımcı gücünü kullanabildiğini bir sertifika sınavıyla göstermiş kişidir.

Sertifikaya hak kazandıktan sonra kartvizitinizde ve diğer kişisel tanıtım belgelerinizde MCAS veya MCAP logosunu uygun sertifika ismiyle birlikte kullanabilirsiniz. Bu logo sertifika almak için gerekli olan uygulama ve çapraz uygulama becerilerine sahip olduğunuzu gösterir.

xx Microsoft İş Sertifikası Programı

Bir Sertifika Yolunun Seçilmesiİzlemek istediğiniz bir Microsoft İş Sertifikası yolunu seçerken aşağıdakileri değerlendirmeniz gerekmektedir:

l Aşina olduğunuz program ve program sürümü veya sürümleri

l Program için harcadığınız zaman

l Söz konusu programın kullanımında resmi veya resmi olmayan eğitim alıp almadığınız

MCAS düzeyi sertifika almak isteyen adaylardan bir belgenin veya elektronik tablonun biçimlendirilmesi gibi geniş kapsamlı standart iş görevlerini başarıyla tamamlaması beklenmektedir.

Başarılı olan adaylar Windows Vista veya belirli Office programında resmi olan, okutman rehberliğinde alınan eğitim veya MCAP onaylı gereçler kullanarak kendi kendine yapılan çalışma dahil genelde altı ayla bir veya bir yıldan fazla deneyim sahibi olurlar.

Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007 Uygulama Uzmanı Olmak

Her bir MCAS ve MCAP sertifika sınavı Windows Vista ve Office 2007 programlarının işyerinde nasıl kullanıldığı üzerine yapılan çalışmalardan türetilen bir sınav beceri standardı kümesi kullanılarak geliştirilmiştir. Bu beceri standartları her bir sınavın kapsamını belirlediğinden size sertifika için yapacağınız hazırlıklar hakkında önemli bilgiler verir.

Microsoft Access 2007 Microsoft Sertifikalı Uzmanı olmak için aşağıdaki altı alanda yeterlilik göstermeniz gerekmektedir:

l Veritabanının yapılandırılması . Bir veritabanı için uygun olan tablo, alan ve veri türlerini tanımlayabilmeli; tablo ilişkilerini oluşturabilmeli, değiştirebilmeli ve yazdırabilmeli; birincil anahtarları kaldırabilmeli ve bir veritabanını bölebilmelisiniz.

l Veritabanı öğelerinin oluşturulması ve biçimlendirilmesi . Sıfırdan ve bir şablondan veritabanı oluşturma becerisini gösterebilmeli; tabloları oluşturabilmeli; değiştirebilmeli, yeniden adlandırabilmeli, özetleyebilmeli ve çeşitli, form ve raporları oluşturabilmeli ve değiştirebilmelisiniz.

Microsoft İş Sertifikası Programı xxi

l Verilerin girilmesi ve değiştirilmesi. Kayıtları girme, düzenleme, silme ve kayıtlar arasında geçiş yapma; verileri bulma ve değiştirme; kayıtlara belge iliştirme; dışarıdan veri alma veya dış verilerle bağlantı kurma becerisini göstermelisiniz.

l Sorguların oluşturulması ve değiştirilmesi. Bir veya birden çok tabloya dayanan çeşitli sorgular oluşturma; sorgulara tablo ekleme veya sorgulardan tablo kaldırma; ölçüt, birleşim, hesaplanmış alanlar, diğer adlar ekleme; toplam, ortalama, en az, en fazla ve sayma sorgusu oluşturma becerisini göstermelisiniz.

l Verilerin sunulması ve paylaşılması . Tablo, sorgu, rapor ve formlardaki verileri sıralama ve süzme; grafik oluşturma ve değiştirme; tablo ve sorgulardan veri alma; veritabanı nesnelerini başka dosya türü olarak kaydetme ve veritabanı nesnelerini yazdırma becerisini göstermelisiniz.

l Veritabanı yönetimi ve bakımı . Bir veritabanını yedekleme, sıkıştırma ve onarma, parola kullanarak şifreleme; veritabanı seçeneklerini ve özelliklerini ayarlama; nesne bağımlılığını tanımlama; veritabanı bilgilerini yazdırma ve tablo bağlantılarını sıfırlama veya yenileme becerilerini göstermelisiniz.

Microsoft İş Sertifikası Sınavına GirişWindows Vista ve Office 2007 programları için MCAS ve MCAP sertifika sınavları performansa dayalı sınavlardır ve Windows Vista işletim sistemi veya Office sistem paketi içindeki bir veya birden fazla programa ait etkileşimli simülasyon (sayısal bir model) kullanarak işle ilgili görevleri tamamlamanızı gerektirmektedir.

Testle İlgili İpuçları l Her soruda verilen yönergeleri tamamıyla ve doğru olarak izleyin.

l İstenen bilgileri yönergelerde gösterildiği şekilde ama aksi özellikle belirtilmediği sürece biçimlendirmeyi yapmadan girin. Örneğin, girmeniz istenen metin ve değerler yönergelerde koyu ve altı çizili (örneğin metin) gösterilebilir ama sizin bilgileri bu biçimleri uygulamadan girmeniz gerekmektedir.

l Aksi belirtilmediği sürece, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce bütün iletişim kutularını kapatın.

l Aksi belirtilmediği sürece bir sonraki soruya geçmeden önce görev bölmelerini kapatmayın.

l Bir belgeyi, elektronik tabloyu, grafiği, raporu veya slaytı yazdırmanız istenirse görevi yerine getirin ama gerçekte hiçbir şeyin yazdırılmayacağını bilin.

xxii Microsoft İş Sertifikası Programı

l Fazladan tuş vuruşları ve fare tıklamaları için endişe etmeyin. İşiniz sonuçlarına göre puanlanacaktır, o sonuca ulaşmak için kullandığınız yönteme (yönergelerde belirli bir yöntem belirtilmediği sürece) ve soruyu tamamlama sürenize göre değil.

l Sınav sırasında bilgisayarınızda bir sorun olursa (örneğin sınav yanıt vermezse ve fare işlevini görmezse) veya bir elektrik kesintisi olursa hemen bir test merkezi yöneticisine başvurun. Yönetici bilgisayarı yeniden başlatacak ve sınavı kesintinin olduğu yere puanınıza dokunmadan geri döndürecektir.

Sertifika Sınav sonunda test merkezi yöneticisi aracılığıyla yazdırabileceğiniz bir sonuç raporu alacaksınız. Puanınız geçme notuyla (gereken en az puan) aynıysa veya bu notun üzerindeyse size yaklaşık 14 gün içerisinde bir sertifika postalanacaktır.

Daha Fazla BilgiMicrosoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin:

www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/

Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli sınavları ve eğitim yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki adresi ziyaret edin:

www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/

xxiii

Kitabın Özellikleri ve StandartlarıBu kitap Microsoft Office 2007’de yapmak isteyeceğiniz görevleri size adım adım aktaracak şekilde tasarlanmıştır. En baştan başlayıp bütün alıştırmaları çözdüğünüzde karmaşık veritabanlarını Access’le yönetecek beceriye sahip olacaksınız. Bununla birlikte her bölüm kendi içinde bütündür ve diğerlerinden bağımsızdır. Access’in önceki bir sürümüyle çalıştıysanız veya bütün alıştırmaları tamamladıktan sonra belli bir konumla ilgili bazı noktaları gözden geçirmeniz gerekirse, kitabın aşağıdaki özellikleri aradığınızı bulmanıza yardımcı olacaktır:

l Ayrıntılı içindekiler tablosu . Her bölümdeki başlıkların ve altbaşlıkların listesini içerir.

l Bölüm sekmeleri . İstediğiniz bölümü kolayca bulmanızı sağlar.

l Konu etiketli sayfa üstbilgileri . Bölüm içindeki konu başlıkları, tek numaralı sayfaların üstbilgilerinde yer alır ve istediğiniz konuyu hızla bulmanızı sağlar.

l Hızlı Başvuru . Kitabın içinde ayrıntılı olarak anlatılan her konuyla ilgili genel yönergeler özetlenmiştir. Kendi belgelerinizle çalışırken hızlı bir tekrar yapmanızı ve hafızanızı tazelemenizi sağlar.

l Ayrıntılı dizin . Belirli işlemleri, özellikleri ve genel kavramları bulabilirsiniz.

l Uygulama CD’si . Adım adım alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama dosyalarının yanı sıra çeşitli İngilizce kaynaklar içerir.

Ek olarak, kitabın sonunda bazı terimlerin ve kavramların tanımlarını içeren küçük bir sözlük bulunmaktadır.

Bu kitabı kullanırken özel yönergelerin, basılacak tuşların, tıklanacak düğmelerin ve benzerlerinin Adım Adım dizisinde nasıl gösterildiğini bilmek size zaman kazandıracaktır.

xxiv Kitabın Özellikleri ve Standartları

Standart AnlamıBu simge uygulama CD’sindeki dosyaları kullanacağınızı belirtir.

KULLANIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve kullanacağınız uygulama dosyalarını belirtir.

YAPIN Bir alıştırmadan önce ya da sonra gelir ve alıştırmaya başlamadan önce ya da alıştırmayı tamamladıktan sonra yapmanız gerekenleri belirtir.

AÇIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve alıştırmaya başlamadan önce açmanız gereken dosyaları belirtir.

KAPATIN Adım adım alıştırmalardan sonra gelir ve başka bir konuya geçmeden önce kapatmanız gereken dosya ya da programları belirtir.

1 2

Mavi numaralı adımlar alıştırmalarda ve Hızlı Başvuru yönergelerinde kullanılır.

1 2

Siyah numaralı adımlar açıklama metinlerindeki yönergelerde kullanılır.

➜ Ok işareti alıştırmanın tek adımlı olduğunu belirtir.Ayrıca Bakınız Belirtilen konuyla ilgili daha çok bilgi için sizi bu kitaptaki başka bir

sayfaya ya da başka bir kaynağa yönlendirir.Sorun Giderme Sık karşılaşılan bir sorunu nasıl çözebileceğinizi açıklar.İpucu Bir işlemi kolaylaşıran yararlı ipuçları, kısayollar ya da diğer seçenekler

hakkında bilgi verir.Önemli Bir işlemi tamamlamak için bilmeniz gerekenleri açıklar.

Kaydet

Alıştırmada bir düğmeyi ilk defa tıklamanız istendiğinde, sol kenar boşluğunda düğmenin resmi gösterilir. Düğme adı düğmenin üzerinde yazmıyorsa, resmin altında gösterilir.Adım adım alıştırmalarda basmanız gereken tuşlar klavyede göründüğü gibi gösterilir.

+ İki tuş adı arasındaki artı işareti (+) iki tuşa aynı anda basılması gerektiğini gösterir. Örneğin, “ + tuşlarına basın”, “ tuşunu basılı tutarken tuşuna basın” demektir.

Program Arabirim Öğeleri

Alıştırmalarda düğmeler, komutlar, iletişim kutuları gibi program öğeleri siyah ve kalın yazı tipiyle gösterilir.

Kullanıcı Girdisi Yazmanız gereken metinler mavi ve kalın yazı tipiyle gösterilir.Sözlük Terimleri Kitabın sonundaki sözlükte açıklanan terimler mavi ve italik yazı tipiyle

gösterilir.

xxv

Kitabın CD’sini KullanmakBu kitapla birlikte verilen CD’de kitaptaki alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama dosyalarıyla birlikte Microsoft Access 2007 ile ilgili çeşitli İngilizce kaynaklar yer almaktadır.

CD’de Neler Var?Aşağıdaki tabloda CD’deki uygulama dosyaları listelenmiştir.

Bölüm DosyalarBölüm 1: Access 2007’yi Keşfedin

01_Çalışmak.accdb03_Açılış.accdb04_Tablolar.accdb05_Sorgular.accdb06_Formlar.accdb07_Raporlar.accdb09_Yazdır.accdb

Bölüm 2: Bir Veritabanı Oluşturmak

03_TabloŞablonu.accdb04_Düzenle.accdb

Bölüm 3: Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

01_AccessAl.accdb01_Ürünler.accdb02_Müşteriler.xlsx02_ExcelAl.accdb05_Çalışanlar.txt05_MetinAl.accdb06_XMLAl.accdb06_SiparişAyrıntıları.xml06_SiparişAyrıntıları.xsd06_Siparişler.xml07_HTMLAl.accdb07_YeniMüşteri.html09_VeritabanıAl.accdb09_Sevk.dbf

xxvi Kitabın CD’sini Kullanmak

Bölüm DosyalarBölüm 4: Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

01_AccessVer.accdb01_Verilen.accdb02_ExcelVer.accdb04_WordVer.accdb05_MetinVer.accdb06_XMLVer.accdb07_HTMLVer.accdb08_OfficeKopyala.accdb

Bölüm 5: Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

01_FormAracıOluştur.accdb02_ÖzellikleriDüzenle.accdb03_Düzeniİyileştir.accdb04_DenetimlerEkle.accdb04_MüşterilerFormuLogosu.jpg05_VBA.accdb05_GüncellemeSonrası.txt06_SihirbazOluştur.accdb07_AltformuEkle.accdb

Bölüm 6: Belirli Bilgileri Bulmak

01_TabloSırala.accdb02_TabloyaFiltreUygula.accdb03_FormaFiltreUygula.accdb04_BirdenÇokÖlçüt.accdb05_SorguTasarımı.accdb06_SorguSihirbazı.accdb07_Hesapla.accdb

Bölüm 7: Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

01_AlanSınama.accdb02_Boyut.accdb03_Doğru.accdb04_Geçerlilik.accdb05_BasitArama.accdb06_ÇokSütunluArama.accdb07_Güncelleştir.accdb08_Sil.accdb09_Önle.accdb

Kitabın CD’sini Kullanmak xxvii

Bölüm DosyalarBölüm 8: Raporlarla Çalışmak

01_Sihirbaz.accdb02_TasarımıDeğiştir.accdb03_AnaRapor.accdb04_İçeriğiDeğiştir.accdb05_AltRaporEkle.accdb06_Yazdırma.accdb

Bölüm 9: Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

01_GeçişPanosu.accdb02_ÖzelKategori.accdb03_Özellikler.accdb

Bölüm 10: Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

01_Parola.accdb02_Önle.accdb03_Dağıt.accdb

CD’de uygulama dosyalarına ek olarak kitabın elektronik sürümü ve çeşitli İngilizce kaynaklar da vardır.

l Adım Adım Microsoft Office Access 2007 eKitap

l Microsoft Computer Dictionary, 5th. ed. eKitap

l First Look 2007 Microsoft Office System (Katherine Murray, 2006)

l Look Both Ways: Help Protect Your Family on the Internet (Linda Criddle, 2007) kitabından örnek bir bölüm ve poster.

Önemli Bu kitabın CD’si Access 2007 yazılımını içermez. Bu kitabı kullanmadan önce programı satın alıp yüklemeniz gerekmektedir.

xxviii Kitabın CD’sini Kullanmak

Minimum Sistem Gereksinimleri

Microsoft Office 2007Microsoft Office 2007 sisteminde aşağıdaki programlar vardır:

l Microsoft Office Access 2007

l Microsoft Office Communicator 2007

l Microsoft Office Excel 2007

l Microsoft Office Groove 2007

l Microsoft InfoPath 2007

l Microsoft Office OneNote 2007

l Microsoft Office Outlook 2007

l Microsoft Office Outlook 2007 Business Contact Manager ile birlikte

l Microsoft Office PowerPoint 2007

l Microsoft Office Publisher 2007

l Microsoft Office Word 2007

Office 2007 sisteminin hiçbir sürümünde yukarıdaki programların hepsini birden yüklenemez. Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 programları Office 2007 paketinden ayrı satın alınabilir.

Bu programları yüklemek ve çalıştırmak için bilgisayarınızın aşağıdaki sistem gereksinimlerini karşılaması gerekmektedir:

l 500 megahertz (MHz) işlemci

l 256 megabayt (MB) RAM

l CD veya DVD sürücüsü

l 2 gigabaytlık (GB) boş sabit disk alanı; yükleme dosyalarını silme seçeneğini seçerseniz bu disk alanının bir bölümü boşalacaktır.

İpucu Sabit disk gereksinimleri yapılandırmaya bağlı olarak değişmektedir; özel yükleme seçenekleri için daha fazla veya daha az disk alanı gerekebilir.

l 800x600 ekran çözünürlüğünde monitör; 1024x768 veya daha fazlası önerilmektedir

l Klavye ve fare veya uyumlu bir işaretleme aygıtı

Kitabın CD’sini Kullanmak xxix

l İnternet bağlantısı. Ürünlerin indirilmesi ve etkinleştirilmesi, Microsoft Office Online ve çevrimiçi Yardım konularına ve İnternet‘e bağımlı diğer işlemlere erişmek için saniyede 128 kilobit (Kbps) hız.

l Windows Vista veya ileri bir sürüm, Microsoft Windows XP Service Pack 2 (SP2) veya Microsoft Windows Windows Server 2003 veya ileri bir sürüm

l Microsoft Internet Explorer 7 veya servis paketli Microsoft Internet Explorer 6

Bu gereksinimler Office Basic 2007, Office Home & Student 2007, Office Standart 2007, Office Small Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007, Office Professional Plus 2007, Office Ultimate 2007 ve Office Enterprise 2007 de dahil olmak üzere Microsoft Office 2007 paketlerinin hepsi için aynıdır.

Adım Adım AlıştırmalarBu kitaptaki alıştırmaları başarıyla tamamlamanız için Microsoft Office 2007 sistemini çalıştırmak için gereken donanım, yazılım ve bağlantılara ek olarak aşağıdakilere gerek duyacaksınız:

l Access 2007, Excel 2007 ve Outlook 2007

l Bir yazıcıya erişim

l Uygulama dosyaları için 52 MB boş sabit disk alanı

Uygulama Dosyalarını YüklemekAlıştırmalarda kullanmadan önce uygulama dosyalarını sabit diskiniz üzerinde doğru konuma yüklemeniz gerekmektedir. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. CD’yi bilgisayarınızın CD sürücüsüne takın.

Son kullanıcı lisans sözleşmesi görünür. Ekrandaki yönergeleri izleyin. Uygulama dosyalarını kullanmanız için lisans sözleşmesinin şartlarını kabul etmeniz gerekmektedir. Lisans sözleşmesini kabul ettikten sonra bir menü ekranı görünür.

Önemli Menü ekranı görünmezse Başlat düğmesini sonra da Bilgisayar’ı tıklayın. Gezinti bölmesindeki Klasörler listesinde, CD sürücünüzün simgesini tıklayın, sonra da sağ bölmedeki StartCD çalıştırılabilir dosyasını çift tıklayın.

2. Uygulama Dosyalarını Yükleyin’i tıklayın.

xxx Kitabın CD’sini Kullanmak

3. İlk ekranda İleri’yi tıklayın, sonra da ekrandaki lisans sözleşmesinin şartlarını kabul etmek için İleri’yi tıklayın.

4. Uygulama dosyalarını varsayılan klasör (Belgeler\MSP\AA_Access2007) dışında bir konuma yüklemek için Değiştir düğmesini tıklayın, yeni sürücü ve yolu seçip Tamam’ı tıklayın.

Önemli Uygulama dosyalarını varsayılandan başka bir konuma yüklerseniz, alıştırmalarda o yolu kullanmanız gerekir.

5. Hedef Konumu Seçin ekranında İleri’yi tıklayın ve seçilen uygulama dosyalarını yüklemek için Programı Yüklemeye Hazır ekranında Yükle’yi tıklayın.

6. Uygulama dosyaları yüklendikten sonra Son’u tıklayın.

7. Adım Adım Uygulama CD’si penceresini kapatın ve CD’yi CD sürücüsünden çıkarın.

Uygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek

Bu kitap için uygulama dosyaları olarak sağlanan veritabanları makrolar içermektedir. Bütün uygulama veritabanları içindeki makroları uygulama dosyalarını Access 2007 için Güvenilir Konumlar listesine ekleyerek etkinleştirebilirsiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Access Seçenekleri iletişim kutusundaki Güven Merkezi sayfasında Güven Merkezi Ayarları’nı tıklayın.

3. Güvenilen Konumlar sayfasında Yeni konum ekle’yi tıklayın.

4. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Gözat’ı tıklayın.

5. Gözat iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007 klasörünü seçin ve Tamam’ı tıklayın.

6. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Bu konumdaki alt klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Kitabın CD’sini Kullanmak xxxi

Bunu yapmak istemezseniz içerik bölmesinin üst kısmında görünen Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayarak her veritabanındaki makroları tek tek etkinleştirebilirsiniz. Microsoft Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu İçeriği Etkinleştir’i seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Ayrıca Bakınız Access 2007 Güven Merkezi makro ayarları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 1 “Access 2007’yi Keşfetmek”te “ Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek” açıklama kutusuna bakın .

Uygulama Dosyalarını KullanmakUygulama dosyalarını kitabın arkasındaki CD’den yüklediğinizde dosyalar sabit diskinizde Belgeler\MSP\AA_Access2007 altında bölüme özgü alt klasörlerde depolanır. Her alıştırmadan önce alıştırma için gereken dosyaları listeleyen bir paragrafta alıştırmaya başlamadan önce yapmanız gereken hazırlıklar açıklanmıştır. Örneğin:

KULLANIN 03_Açılış veritabanını kullanın Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.YAPIN Bilgisayarınızı açın ama bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açmayın.

Aşağıdaki adımları izleyerek Windows Gezgini’nden uygulama dosyalarına ulaşabilirsiniz:

1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini sonra da Belgeler’i tıklayın.

2. Belgeler klasöründe MSP’yi, AA_Access2007’yi ve bir bölüm klasörünü çift tıklayın.

Aşağıdaki adımları izleyerek bir Access 2007 iletişim kutusundan uygulama dosyalarına ulaşabilirsiniz:

1. İletişim kutusundaki Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde Belgelerim’i tıklayın.

2. Belgeler klasöründe MSP’yi, AA_Access2007’yi ve bir bölüm klasörünü çift tıklayın.

Başlat

xxxii Kitabın CD’sini Kullanmak

Uygulama Dosyalarını KaldırmakBu kitabı tamamladıktan sonra CD’den yüklediğiniz uygulama dosyalarını ve alıştırmaları yaparken oluşturduğunuz diğer dosyaları kaldırabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini tıklayın, Denetim Masası’nı tıklayın.

2. Denetim Masası’nda Programlar’ın altında Programı Kaldır görevini tıklayın.

3. Programlar ve Özellikler penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın. Pencerenin üst kısmındaki araç çubuğunda Kaldır düğmesini tıklayın.

4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınız soran Programlar ve Özellikler ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Ayrıca Bakınız Uygulama dosyalarını silmekle ilgli ayrıntılı bilgi için “Yardım Almak” bölümüne bakın .

Önemli Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD’si için destek vermemektedir.

Başlat

xxxiii

Yardım AlmakBu kitabın ve uygulama CD’sinin içeriğinin doğruluğunu sağlamak için elden gelen her türlü çaba harcanmıştır. Soru ve önerileriniz için aşağıdaki kaynaklara başvurabilirsiniz.

Bu Kitap ve Uygulama CD’si Hakkında Yardım AlmakKitabın ve CD’sinin İngilizce orjinaliyle ilgili olası değişikliklere ve düzeltmelere çevrimiçi yardım sunan Microsoft Press Knowledge Base’de aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz:

www.microsoft.com/mspress/support/search.asp

Bu kitap ve CD’si ile ilgili yorum ve sorularınızı bize iletebilirsiniz:

info@arkadas.com.tr

Access 2007 Hakkında Yardım AlmakSorunuz Microsoft Office Access 2007 ile ilgili olduğunda ilk kaynağınız Access Yardım sistemi olacaktır. Bu sistem Microsoft Office 2007 ile birlikte bilgisayarınıza yüklenir ve bilgisayarınız İnternet’e bağlandığında Microsoft Office Online’dan bilgi edinmeniz de mümkün olur. Genel veya belirli bir konuda yardım almak için çeşitli yollar vardır:

l Ekrandaki bir öğe hakkında bilgi edinmek için Ekran İpucu’nu görüntüleyebilirsiniz. Örneğin bir düğme için Ekran İpucu’nu görüntülemek istiyorsanız düğmeyi tıklamadan işaretçiyi düğmenin üzerine getirin. Ekran İpucu düğmenin adını, varsa klavye kısayolunu ve aksini belirtmediğiniz sürece düğmeyi tıkladığınızda düğmenin ne yapacağının açıklamasını görüntüler.

l Access program penceresinde, Şerit’in en sağındaki Microsoft Office Access Yardımı düğmesini (mavi daire içindeki soru işareti) tıklayabilirsiniz.

xxxiv Yardım Almak

l Bir iletişim kutusu açtıktan sonra iletişim kutusunda zaten tanımlanmış olan işlevlerle ilgili konuların bulunduğu Access Yardımı penceresini görüntülemek için iletişim kutusunun sağ üst köşesindeki Yardım düğmesini (bir soru işareti) tıklayabilirsiniz.

Yardım almakla ilgili aşağıdaki alıştırmayı yapın.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.

1. Şerit’in en sağındaki Microsoft Office Access Yardımı düğmesini tıklayın.

Access Yardımı penceresi açılır.

2. Access Yardımı penceresindeki konu listesinde Access’i Etkinleştirme’yi tıklayın.

Access Yadımı Microsoft Office sistemi programlarının etkinleştirilmesiyle ilgili konuların listesini görüntüler. Herhangi bir konuya karşılık gelen bilgiyi görüntülemek için ilgili başlığı tıklayabilirsiniz.

Microsoft Office Access Yardımı

Yardım Almak xxxv

3. Araç çubuğunda İçindekiler Tablosunu Göster’i tıklayın.

İçindekiler Tablosu bir kitaptaki içindekiler tablosu gibi kategoriler halinde düzenlenmiş olarak sol bölmede gösterilir.

Herhangi bir kategorinin (kitap simgesiyle gösterilir) tıklanmasıyla o kategorinin konuları (yardım simgesiyle görüntülenir).

KategoriKonu

İnternet’e bağlıysanız Access bilgisayarınıza yüklenmiş olan yardım konularının yanı sıra, Office Online Web sitesindeki kategorileri, konuları ve eğitim belgelerini görüntüler.

4. İçindekiler Tablosu’nda birkaç kategoriyi ve konuyu tıklayın, sonra da görüntülediğiniz konular arasında gezinmek için Geri ve İleri düğmelerini tıklayın.

İçindekiler Tablosunu Göster

Geri İleri

xxxvi Yardım Almak

5. İçindekiler Tablosu başlık çubuğunun sağ köşesindeki Kapat düğmesini tıklayın.

6. Access Yardımı penceresinin üst kısmında Aranacak sözcükleri yazın kutusunu tıklayın, yardım penceresi yazın ve tuşuna basın.

Access Yardımı penceresi yazdığınız sözcüklerle ilgili konuları görüntüler.

7. Sonuçlar listesinde Yardım konusunu yazdırma başlığını tıklayın.

Seçilen konu Access Yardımı penceresinde görünür ve size herhangi bir konuyu yazdırmak için araç çubuğundaki Yazdır düğmesini tıklayabileceğinizi bildirir.

8. Konunun üst kısmında başlığın altında Tümünü Göster’i tıklayın.

Access konuyla ilgili diğer bilgileri görüntüler ve Tümünü Göster düğmesini Tümünü Gizle’ye çevirir. Bunu tıklayarak öğelerin her birini gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. Yazdır düğmesini tıkladığınızda Access görüntülenen bütün bilgileri yazdırır.

KAPATIN Access Yardımı penceresini kapatın.

Kapat

Yardım Almak xxxvii

Daha Fazla BilgiMicrosoft ürünleri, hizmetleri ve etkinlikleriyle ilgili ayrıntılı bilgilere aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz:

www.microsoft.com/turkiye

xxxix

Hızlı Başvuru

1 Access 2007’yi KeşfetmekBir tabloyu açmak, sayfa 5 Ü Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar kategorisini genişletin ve açmak istediğiniz tabloyu çift

tıklayın.

Ek veri sayfası biçimlendirme seçeneklerine erişmek, sayfa 6 Ü Veri Sayfası görünümünde, Giriş sekmesinde, Yazı Tipi İletişim Kutusu Başlatıcısı’nı

tıklayın.

Şerit’i gizlemek, sayfa 7 Ü Etkin sekmeyi çift tıklayın.

Gizlenen Şerit’i görüntülemek, sayfa 8 Ü Herhangi bir sekmeyi tıklayın.

Şerit’i görüntülemek, sayfa 8 Ü Etkin sekmeyi çift tıklayın.

Geçerli veritabanında makroları etkinleştirmek için, sayfa 12 1. Güvenlik Uyarısı alanında, Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Bu içeriği etkinleştir

seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Dijital olarak imzalanmış bir veritabanının yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine eklemek, sayfa 12

1. Güvenlik Uyarısı alanında, Seçenekler’i tıklayın. 2. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Bu yayımcının tüm

belgelerine güven seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bu veritabanının konumunu Güvenilen Konumlar listesine eklemek, sayfa 12 1. Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda, Güven Merkezini Aç’ı

tıklayın.

2. Güven Merkezi’nin sol bölmesindeki sayfa listesinde, Güvenilen Konumlar’ı tıklayın. 3. Güvenilen Konumlar sayfasında, Yeni konum ekle’yi tıklayın. 4. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda, Gözat’ı tıklayın. 5. Gözat iletişim kutusunda, geçerli veritabanının bulunduğu klasöre gidin ve Tamam’ı

tıklayın.

xl Hızlı Başvuru

6. Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda, isterseniz Bu konumdaki alt klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan her iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Access’in tüm veritabanlarında makroları işleyiş biçimini değiştirmek, sayfa 13 1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Access Seçenekleri iletişim kutusunun Güven Merkezi sayfasında, Güven Merkezi Ayarları’nı tıklayın.

3. Güven Merkezi’nin Makro Ayarları sayfasında, Access’in makroları işlemesini istediğiniz biçimi seçin:

l Bildirimde bulunmadan tüm makroları devre dışı bırak . Bir veritabanında makro varsa, Access size bunları etkinleştirme seçeneğini vermeden güvenlik uyarısını göstermeden devre dışı bırakır.

l Bildirimde bulunarak tüm makroları devre dışı bırak . Access tüm makroları devre dışı bırakır ve güvenlik uyarısı gösterir.

l Dijital olarak imzalanmış makrolar dışında tüm makroları devre dışı bırak . Access dijital olarak imzalanmış tüm makroları otomatik olarak etkinleştirir.

l Tüm makroları etkinleştir . Access tüm makroları etkinleştirir.

4. Güven Merkezi’nde ve Access Seçenekleri iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

Var olan bir veritabanını açmak, sayfa 13 1. Başlat menüsünde, Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıklayın, sonra da

Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.

2. En Son Veritabanını Aç listesinde, Tümü’nü tıklayın, veritabanını depolandığı klasöre gidin ve veritabanını çift tıklayın.

Bir veritabanını kapatmak, sayfa 14 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Veritabanını Kapat’ı tıklayın.

Bir tablo alt veri sayfasındaki kayıtları görüntülemek, sayfa 17 Ü Kaydın sol ucundaki Genişlet düğmesini tıklayın.

Bir alt veri sayfasındaki kayıtları gizlemek, sayfa 17 Ü Kaydın sol ucundaki Daralt düğmesini tıklayın.

Bir belge penceresini kapatmak, sayfa 17 Ü Belge sekmesinin sağ üst köşesindeki Pencereyi Kapat düğmesini tıklayın.

Bir tabloda kayıtlara tek tek gitmek, sayfa 18 Ü Kayıt Gezinti bölmesinde, Sonraki Kayıt düğmesini tıklayın.

Hızlı Başvuru xli

Bir tablo alt veri sayfasındaki belirli kayda gitmek, sayfa 18 Ü Kayıt gezinti çubuğunda, geçerli kayıt numarasını seçin, istediğiniz kayıt numarasını

yazın sonra da tuşuna basın.

Veri Sayfası Görünümü’nden Tasarım Görünümü’ne geçmek, sayfa 19 Ü Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.

Bir sorgunun özelliklerini görüntülemek, sayfa 19 Ü Gezinti Bölmesi’nde, sorguyu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Nesne

Özellikleri’ni tıklayın.Bir sorguyu işlemek (veya çalıştırmak), sayfa 21 Ü Gezinti Bölmesi’nde sorgu adını farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.

Bir formda kayıtlar arasında gezinmek, sayfa 25 Ü İleri gitmek için kayıt gezinti çubuğunda Sonraki Kayıt’ı, geri gitmek için Önceki Kayıt’ı

tıklayın.

Form görünümündeyken, Tasarım görünümüne geçmek, sayfa 26 Ü Giriş sekmesinde, Görünüm grubunda, Görünüm düğmesini tıklayın.

Bir raporun önizlemesini yapmak, sayfa 27 1. Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı

Önizleme’yi tıklayın. 2. Yakınlaştırmak için raporu tıklayın.

Bir tabloyu Baskı Önizleme’de görüntülemek, sayfa 31 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Baskı Önizleme’yi tıklayın.

Yazdırmadan önce bir tablonun sayfa yönünü değiştirmek, sayfa 32 Ü Baskı Önizleme sekmesinde, Sayfa Düzeni grubunda, Dikey veya Yatay düğmesini

tıklayın.

Baskı Önizleme’yi kapatmak, sayfa 33 Ü Baskı Önizleme sekmesinde, Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesini tıklayın .

2 Bir Veritabanı OluşturmakBir şablonu açmak ve yeni bir veritabanı olarak kaydetmek, sayfa 38

1. Microsoft Office Access ile Başlarken sayfasında, Şablon Kategorileri listesinde, bir kategori tıklayın.

2. Açmak istediğiniz şablonun simgesini tıklayın. 3. Dosya Adı kutusuna veritabanı için yeni bir ad yazın ve varsayılan yolu not edin. 4. Oluştur düğmesini tıklayın.

xlii Hızlı Başvuru

Yeni bir boş veritabanı açmak, sayfa 42 1. Access’i açın.

2. Microsoft Office Access ile Başlarken sayfasında, Boş Veritabanı’nı tıklayın.

3. Dosya Adı kutusuna veritabanının adını yazın.

4. Veritabanını kaydedeceğiniz klasöre gidin, Tamam’ı tıklayın, sonra da Oluştur’u tıklayın.

Bir veritabanına bilgiler girmek, sayfa 43 Ü Boş bir hücreyi tıklayın, metninizi yazın ve sonraki hücreye geçmek için tuşuna basın.

Bir alanın adını değiştirmek, sayfa 44 Ü Alan adını çift tıklayın ve yeni adı yazın.

Bir alanın veri türünü değiştirmek, sayfa 46 Ü Tasarım görünümünde, değiştirmek istediğiniz veri türü hücresini tıklayın, görünen oku

tıklayın, sonra da kullanmak istediğiniz veri türünü tıklayın.

Bir alanın boyutunu değiştirmek, sayfa 46 1. Tasarım görünümünde, alan adını tıklayın.

2. Alan Özellikleri alanında, geçerli alanın boyutunu seçin ve yeni alan boyutunu girin.

Bir tabloyu kapatmak ve kaydetmek, sayfa 46 Ü Tabloyu kapatmak için Kapat düğmesini tıklayın, sonra da değişiklikleri kaydetmek için

Evet’i tıklayın.

Bir şablon kullanarak bir tablo oluşturmak, sayfa 46 Ü Oluştur sekmesinde, Tablolar grubunda, Tablo Şablonları düğmesini tıklayın, sonra da

oluşturmak istediğiniz şablonu tıklayın.

Bir tabloya yeni bir alan adı eklemek ve alana bir veri türü atamak, sayfa 46 1. Var olan alan adlarının altındaki ilk boş Alan Adı hücresini tıklayın, alan adını yazın ve

tuşuna basın.

2. Yeni alan için Veri Türü okunu tıklayın, sonra da alana atanmasını istediğiniz veri türünü tıklayın.

Tasarım görünümündeyken bir tablo sütununu silmek, sayfa 47 Ü Silmek istediğiniz sütunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Sütun Sil’i tıklayın.

Bir alan adını düzenlemek, sayfa 47 Ü Düzenlemek istediğiniz alan adını seçin ve yeni bilgiyi yazın.

Hızlı Başvuru xliii

Bir tablo sütununun boyutunu değiştirmek, sayfa 48 1. Tablo Veri Sayfası Görünümü’ndeyken, bir sütun başlığının sağ kenarındaki dikey

çubuğu, sütun istediğiniz boyutta gelene kadar sola veya sağa sürükleyin.

2. Bir sütunu o alandaki tüm kayıtlarda metnin tamamını gösterecek en az genişliğe ayarlamak için sütun başlığının sağındaki dikey çubuğu işaret edin ve işaretçi çift yönlü oka değiştiğinde, çift tıklayın.

Bir tablodaki tüm sütunların yüksekliğini değiştirmek, sayfa 49 Ü Tablo Veri Sayfası görünümündeyken, veri sayfasının sol tarafında, herhangi iki kayıt

seçici arasındaki yatay çubuğu sütunlar istediğiniz yükseklikte oluncaya kadar yukarı ve aşağı sürükleyin.

Bir tablodaki tüm satırları standart yüksekliğe ayarlamak, sayfa 50 1. Tablo Veri Sayfası Görünümü’ndeyken, Giriş sekmesinde, Kayıtlar grubunda,

Diğer’i tıklayın, sonra da Satır Yüksekliği iletişim kutusunu görüntülemek için Satır Yüksekliği’ni tıklayın.

2. Satır Yüksekliği iletişim kutusunda, Standart Yükseklik onay kutusunu seçin veya istediğiniz yüksekliği Satır Yüksekliği kutusuna yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Sütunları görüntülemek ve gizlemek, sayfa 50 1. Gizlemek istediğiniz sütunda herhangi bir yeri tıklayın ve Kayıtlar grubunda, Diğer’i

tıklayın, Sütunları Gizle’yi tıklayın. 2. Gizlenen sütunu görütülemek için tekrar Diğer’i tıklayın ve Sütunları Göster iletişim

kutusunu görüntülemek için Sütunları Göster’i tıklayın. 3. Sütunları Göster iletişim kutusunda, görüntülemek istediğiniz sütunun onay kutusunu

seçin ve Kapat’ı tıklayın.

Sütunları dondurmak ve çözmek, sayfa 51 1. Dondurmak istediğiniz sütun veya sütunları sütun başlığından seçin. 2. Sütunlar seçiliyken, Diğer’i tıklayın, sonra da Dondur’u tıklayın.

3. Sütunları normal durumlarına döndürmek için, Diğer’i tıklayın, sonra da Göster’i tıklayın.

3 Bir Veritabanını Bilgilerle DoldurmakBir Access veritabanından diğerine tablolar almak, sayfa 55

1. Almak istediğiniz veritabanını açın. 2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Dış Veri Al sihirbazını açmak için Access düğmesini

tıklayın, sonra da Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat’ı tıklayın. 3. Dosya Aç iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz veritabanını bulup tıklayın, sonra da

Aç’ı tıklayın.

xliv Hızlı Başvuru

4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Tabloları, sorguları, formları, raporları, makroları ve modülleri geçerli veritabanına al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

5. Nesneleri Al iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, tüm tabloları seçmek için Tümünü Seç’i tıklayın veya yalnızca almak istediğiniz tabloları seçin, sonra da seçtiğiniz tabloları almak için Tamam’ı tıklayın.

Access’in eski sürümündeki bir veritabanını dönüştürmek, sayfa 57 1. Veritabanını açın, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Farklı Kaydet okunu tıklayın,

sonra da Access 2007 Dosya Biçimi’ni tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, veritabanı için bir ad ve konum belirtin ve Kaydet’i tıklayın.

Bir Excel çalışma sayfasından bir Access veritabanında var olan bir tabloya bilgi almak, sayfa 58

1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Excel düğmesini tıklayın.

2. Dış Veri Al sihirbazında, Veri kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat’ı tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz çalışma kitabına gidin ve Aç’ı tıklayın.

4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle’yi tıklayın, oku tıklayın ve listeden kullanmak istediğiniz tabloyu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

5. Elektronik Tablo Alma sihirbazında, çalışma sayfası veya aralığının seçili olduğundan emin olun ve İleri’yi tıklayın.

6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın, sonra da dosyayı almak için Son’u tıklayın.

Bir SharePoint listesi almak, sayfa 61 1. Almak istediğiniz listeyi içeren SharePoint sitesini bulun ve siteni adresini not edin.

2. SharePoint sitesinde, veritabanına kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyin ve listenin tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir görünümü mü istediğinize karar verin.

3. Kaynak liste veya görünümdeki sütunları gözden geçirin ve listeleri almak istediğiniz veritabanını belirleyin.

4. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda SharePoint Listesi düğmesini tıklayın.

5. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, SharePoint sitesi belirt altında, bağlanmak istediğiniz sitenin adresini tıklayın veya alttaki kutuya yazın.

Hızlı Başvuru xlv

6. Kaynak verileri al veya Veri kaynağına bağla seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. Eğer istenirse, site kimlik bilgilerinizi girin.

7. Al sütununda, veritabanına almak istediğiniz her listenin onay kutusunu seçin.

8. Alınacak Öğeler sütununda, seçilen her liste için, veritabanına almak istediğiniz görünümü seçin.

9. Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü değerlerini al onay kutusu seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

10. Alma parametrelerini yeniden kullanmak için kaydetmek isterseniz Alma adımlarını Kaydet onay kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, tanımlama için bir ad ve açıklama yazın ve Al’ı Kaydet’i tıklayın.

Bir e-posta anket formu oluşturup göndermek, sayfa 64 1. Anketinize eklemek istediğiniz alanları içeren bir veritabanı tablosu oluşturun. Ekleme

noktasını ilk boş kayda konumlandırın.

2. Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda, E-posta Oluştur düğmesini tıklayın.

3. Formu oluşturmak, tablodaki alanları eklemek ve yeniden sıralamak, alan etiketlerini değiştirmek, anket sonuçlarının verileceği Outlook klasörünü belirtmek, Outlook’un özgün Access veritabanı tablosuna otomatik olarak yanıtları eklemesini sağlamak için seçim yapmak ve anket alıcılarını belirlemek için E-Posta İletileri Aracılığıyla Veri Topla sihirbazındaki adımları izleyin.

4. Oluşturulacak e-posta iletisinin metnini özelleştirin, sonra da E-postayı oluşturun sayfasında, Oluştur’u tıklayın. İletide yapmak istediğiniz değişiklikleri yapın, adresleri ekleyin ve gönderin.

Virgülle ayrılmış bir metin dosyasından bilgi almak, sayfa 66 1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın.

2. Dış Veri Alma sihirbazında, Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat düğmesini tıklayın, metin dosyasını bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.

3. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin ve listede, kullanmak istediğiniz metin dosyasını tıklayın, Tamam’ı tıklayın.

4. Metin Alma sihirbazında, İleri’yi tıklayın.

5. İstediğiniz onay kutularını seçin veya temizleyin, İleri’yi tıklayın, sonra da metin dosyasını tabloya almak için Son’u tıklayın. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

xlvi Hızlı Başvuru

Bir XML dosyasından bilgi almak, sayfa 69 1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, XML Dosyası düğmesini tıklayın.

2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat düğmesini tıklayın ve Dosya Aç iletişim kutusunda istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.

3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Tamam’ı tıklayın.

4. XML Al iletişim kutusunda, Yapı ve Veri seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

Var olan bir tabloya bir HTML dosyasından bilgi almak, sayfa 72 1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, HTML

Belgesi’ni tıklayın.

2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.

3. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, istediğiniz dosyayı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

4. HTML Alma sihirbazında, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve Son’u tıklayın.

5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

Bir Outlook dosyasından bir Access veritabanındaki yeni bir tabloya bilgi almak, sayfa 74

1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, Outlook Klasörü’nü tıklayın.

2. Dış Veri Alma sihirbazında, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

3. Posta kutusu klasörünüzü genişletin, almak istediğiniz klasörü tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

4. Alan Seçenekleri listesinde, almak istemediğiniz alanları tıklayın, Alanı alma (Atla) onay kutusunu seçin ve İleri’yi tıklayın.

5. Birincil Anahtar sayfasında, anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı ya da hiç oluşturmamayı seçin ve İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın.

6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

Bir Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgi almak, sayfa 76 1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, dBASE Dosyası’nı tıklayın.

Hızlı Başvuru xlvii

2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.

3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

4. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden KullanmakBir Access veritabanından diğerine tablo vermek, sayfa 81

1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, vermek istediğiniz tabloyu seçin. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın sonra da listede, Access

Veritabanına Eriş’i tıklayın. 3. Ver-Access Veritabanı sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya Kaydet iletişim

kutusunda, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Kaydet’i tıklayın. 4. Ver-Access Veritabanı sihirbazında, Tamam’ı tıklayın. Ver iletişim kutusunda, istediğiniz

seçenekleri seçin sonra da Tamam’ı tıklayın. 5. Ver iletişim kutusunda, verilen tablonun adı Verilecek: kutusunda gösterilirken ve

Tanım ve Veriler altında Tablo Ver seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. 6. Verme Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

Bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına tablo vermek, sayfa 83 1. Tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel

elektronik tablosuna ver düğmesini tıklayın. 2. Ver-Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya Kaydet

iletişim kutusunda, tabloyu kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın. 3. Ver-Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver

onay kutusunu seçin. Sonra Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.

4. Dosya biçimi listesinde Excel Çalışma Kitabı seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. 5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.

Bir tablonun içindekileri bir SharePoint sitesine vermek, sayfa 85 1. Gezinti Bölmesi’nde, vermek istediğiniz nesneyi seçin (ama açmayın). 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, SharePoint Listesi düğmesini tıklayın. 3. Ver-SharePoint sitesi sihirbazında, listeyi oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini

belirtin, liste adını değiştirin ve isterseniz bir açıklama yazın, sonra da Tamam’ı tıklayın. İstenirse SharePoint sitesi kimlik bilgilerinizi girin.

Bir formu bir veritabanından Word’deki bir RFT belgesine vermek, sayfa 87 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, vermek istediğiniz formu çift tıklayın. 2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Word düğmesini tıklayın.

xlviii Hızlı Başvuru

3. Ver-RTF sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, formu kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

4. Ver-RTF sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir tabloyu bir metin dosyasına biçimlendirmeyle vermek, sayfa 90 1. Tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Metin

Dosyası düğmesini tıklayın.

2. Ver-Metin Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, dosyayı kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

3. Ver-Metin Dosyası sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

4. Kodlama Biçimi iletişim kutusunda, istediğiniz seçenekleri seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir tabloyu bir veritabanından bir XML dosyasına vermek, sayfa 93 1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, XML

Dosyası’nı tıklayın.

2. Ver-XML Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın ve Dosya Kaydet iletişim kutusunda, dosyayı kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

3. Ver-XML Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın.

4. Ver-XML iletişim kutusunda, Veri (XML) ve Verinin şeması (XDS) onay kutuları seçiliyken, Tamam’ı tıklayın. Ver-XML Dosyası sihirbazında Kapat’ı tıklayın.

Bir raporu bir veritabanından bir HTML dosyasına vermek, sayfa 95 1. Gezinti Bölmesi’nde, vermek istediğiniz raporu çift tıklayın.

2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da HTML Belgesi’ni tıklayın.

3. Ver-HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, raporu kaydedeceğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

4. Veri-HTML Belgesi sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosya aç onay kutusu seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

5. HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusunda, istediğiniz kodlama biçimini seçin ve dosyayı vermek için Tamam’ı tıklayın.

Hızlı Başvuru xlix

Bir Access veritabanı tablosu ve diğer Office programları arasında bilgi kopyalamak ve yapıştırmak, sayfa 98

1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip, farenin sol düğmesini basılı tutun ve seçmek istediğiniz son kayda kadar sürükleme yaparak istediğiniz kayıtları seçin.

2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.

3. İstediğiniz Office programını başlatın ve yapıştırmak istediğiniz yeri tıklayın. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın.

5 Formları Kullanarak Veri Girişini KolaylaştırmakForm aracını kullanarak bir tabloyu temel alan bir form oluşturmak, sayfa 105

1. Forma temel alacağınız tabloyu açın.

2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Form düğmesini tıklayın.

Bir formdaki etiketleri taşımak, sayfa 109 Ü İşaretçiyi üzerlerinde sürükleyerek taşınacak etiketleri seçin, bunları formun boş bir

bölümüne sürükleyin ve seçimi bırakın.

Bir formdaki etiketin yazı tipi ve yazı tipi boyutunu değiştirmek, sayfa 109 1. Formu Tasarım Görünümü’nde açın ve değiştirmek istediğiniz etiketi tıklayın (metin

kutusunu değil).

2. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın, sonra da listede, kullanmak istediğiniz yazı tipini tıklayın.

3. Etiket hâlâ seçiliyken, Yazı Tipi okunu tıklayın sonra da listede, istediğiniz boyutu tıklayın.

Özellik Sayfası bölmesini kullanarak form denetim özelliklerini düzenlemek, sayfa 109 1. Formu Tasarım görünümünde açın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse,

düzenleyeceğiniz denetimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Özellikler’i tıklayın.

2. Özellik Sayfası bölmesinde, değiştirmek istediğiniz özelliği tıklayın ve yeni değeri yazın veya istediğiniz değeri seçmek için aşağı oku tıklayın. Değiştirmek istediğiniz tüm özellikler için bu adımı tekrarlayın.

Birden çok denetimin özelliklerini aynı anda düzenlemek, sayfa 110 1. Formun Ayrıntı bölümünde herhangi bir yeri tıklayın ve tüm denetimleri işaretçiyi

üzerlerinde sürükleyerek seçin.

2. Özellik Sayfası bölmesinde, değiştirmek istediğiniz özelliği tıklayın, görünen oku tıklayın, sonra da istediğiniz seçeneği tıklayın. Değiştirmek istediğiniz tüm özellikler için bu adımı tekrarlayın.

l Hızlı Başvuru

Bir formdaki tüm denetimlerin arka plan özelliklerini ayarlamak, sayfa 111 1. Formdaki tüm denetimleri seçin. Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesinde, Arka

Plan Stili’ni tıklayın ve istediğiniz seçeneği ayarlayın. 2. Arka Plan Rengi’ni tıklayın, sonra da üç nokta düğmesini tıklayın. 3. Renk Oluşturucusu’nda, istediğiniz rengin karesini tıklayın. 4. Özel Efekt özelliğini istediğiniz seçeneği ve Kenarlık Rengi’ni istediğiniz renge

ayarlayın.

Bir form denetiminin resim yazısını düzenlemek, sayfa 112 Ü Resim yazısını değiştirmek istediğiniz etiketi tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Resim

Yazısı özelliğini tıklayın, metni istediğiniz gibi değiştirin ve tuşuna basın.

Bir formdaki denetimlerin yerleşimini değiştirmek, sayfa 112 Ü Formdaki tüm denetimleri seçin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda,

Kaldır düğmesini tıklayın.

Bir form denetim etiketini silmek, sayfa 113 Ü Silmek istediğiniz etiketi tıklayın ve tuşuna basın.

Bir formdaki belirli denetim etiketlerini seçmek, sayfa 113 Ü Her denetimi tıklarken tuşunu basılı tutun veya işaretçiyi yalnızca seçmek

istediğiniz etiketler üzerinde sürükleyin.

Form denetimlerini hizalamak, sayfa 113 Ü Etiketleri seçin (ama karşılık gelen metin kutularını seçmeyin) ve Özellik Sayfası

bölmesinde, Metin Hizala özelliğini istediğiniz hizaya ayarlayın.

Form denetim etiketlerini içeriklerine uyacak şekilde boyutlandırmak, sayfa 113 Ü Boyutlandırılacak etiketleri seçin ve Düzenle bağlamsal sekmesinde, Boyut grubunda,

Boyuta Uydur düğmesini tıklayın.

Form denetim etiketleriyle metin kutuları arasına boşluk eklemek, sayfa 114 Ü Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketlerini seçmeyin). Özellik

Sayfası’nda, Sol özelliğini tıklayın ve ayarı istediğiniz boşluk miktarına göre değiştirin.

Bir formun tasarımını kaydetmek, sayfa 114 Ü Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.

Bir formun Ayrıntı alanını genişletmek, sayfa 115 Ü Form Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi çift yönlü bir oka

dünüştüğünde, arka planın kenarını sağa sürükleyin.

Hızlı Başvuru li

Bir formdaki bir etiketi veya metin kutusunu taşımak, sayfa 116 Ü Bir etiketi veya metin kutusunu tıklayın, işaretçiyi kenarlığının üzerine götürün ve dört

yönlü oka değiştiğinde yeni bir konuma sürükleyin.

Bir Otomatik Biçim form şablonu oluşturmak, sayfa 117 1. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim düğmesini

tıklayın.

2. Otomatik Biçim galerisinin altında, Otomatik Biçimlendirme Sihirbazı’nı tıklayın.

3. Otomatik Biçim iletişim kutusunda, Özelleştir düğmesini tıklayın.

4. Otomatik Biçim Özelleştir iletişim kutusunda, Form temelli yeni Otomatik Biçim oluştur seçeneğini tıklayın, sonra da Tamam’ı tıklayın.

5. Yeni Stil Adı iletişim kutusunda, stilin adını yazın ve Tamam’ı tıklayın.

6. Otomatik Biçim iletişim kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın. Kaydet’i tıklayın ve formu kapatın.

Bir form denetimine grafik eklemek, sayfa 120 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, kullanmak istediğiniz formu farenin sağ

düğmesiyle tıklayın, sonra da Tasarım Görünümü’nü tıklayın.

2. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Resim düğmesini tıklayın, sonra da resmi koyacağınız alanı tıklayın ve işaretçiyi sürükleyerek bir dikdörtgen çizip farenin düğmesini bırakın.

3. Resim Ekle iletişim kutusunda, istediğiniz grafiği bulup çift tıklayın.

Bir resmin altına resim yazısı eklemek, sayfa 121 1. Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın, sonra da etiketin görünmesini

istediğiniz yerde bir dikdörtgen çizin.

2. Etkin etiket denetiminde, resim yazısı metnini yazın sonra da Enter’e basın.

Bir etiket denetimini metne uyacak şekilde boyutlandırmak, sayfa 121 Ü Etiket denetimini tıklayın, sonra da Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna

düğmesini tıklayın.

Bir sihirbaz kullanmadan bir birleşik kutu eklemek, sayfa 122 1. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan düğmesine

bakın. Düğme etkinse (turuncu), devre dışı bırakmak için tıklayın.

2. Denetimler grubunda, Birleşik Kutu düğmesini tıklayın, sonra da formda birleşik kutunun görünmesini istediğiniz yerde bir dikdörtgen çizin.

lii Hızlı Başvuru

Bir denetimin biçimlendirmesini diğerine kopyalamak, sayfa 122 Ü Biçimlendirmesini kopyalamak istediğiniz kutuyu tıklayın ve Yazı Tipi grubunda, Biçim

Boyacısı düğmesini tıklayın. Sonra biçimlendirmeyi uygulamak istediğiniz kutuyu tıklayın.

Bir formdan kayıt seçiciyi ve kaydırma çubuğunu kaldırmak, sayfa 124 1. Tasarım görünümünde, Form seçiciyi (yatay ve dikey cetvellerin kesişimindeki kutu)

tıklayın, sonra da formun tamamı için olan Özellik Sayfası’nı görüntülemek için ’ü tıklayın.

2. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır ve Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri olarak değiştirin.

Form sihirbazını kullanarak bir tablodaki alanları temel alan bir form oluşturmak, sayfa 129

1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, içinde Otomatik Biçim’i oluşturacağınız tabloyu tıklayın.

2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın, sonra da listede, Form Sihirbazı’nı tıklayın.

3. Açılan tablo Tablolar/Sorgular listesinde seçiliyken, tüm tablo alanlarını Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

4. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların yerleşimini seçin. Üçüncü sayfada, bir stil seçeneği seçin.

5. Dördüncü sayfada, Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçiliyken, Son’u tıklayın.

Bir formu ve alt formu aynı anda oluşturmak, sayfa 132 1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın, sonra da

Form Sihirbazı’nı tıklayın.

2. Form sihirbazının ilk sayfasında, Tablolar/Sorgular listesinde, forma temel alacağınız tabloyu tıklayın. Sonra yeni forma tüm tabloları eklemek için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın.

3. Alt formu oluşturmak için, Tablolar/Sorgular listesinde alt forma temel alacağınız tabloyu tıklayın.

4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, alt forma eklemek istediğiniz alanları Seçili Alanlar listesine taşımak üzere çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

5. Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

6. Veri Sayfası seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

7. Sihirbazın son sayfasında, bir stil seçin, sonra da Son’u tıklayın.

Hızlı Başvuru liii

Bir forma alt form eklemek, sayfa 134 1. Formu tasarım görünümünde açın. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda,

Denetim Sihirbazları Kullan düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun. 2. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın, sonra da alt formu

koyacağınız yere bir dikdörtgen çizin. 3. Alt Form sihirbazının ilk sayfasında, Var olan Tablolar’ı veya Sorgular’ı Kullan seçeneği

seçiliyken, İleri’yi tıklayın. 4. Tablolar/Sorgular listesinde, istediğiniz öğe türünü seçin ve İleri’yi tıklayın, istediğiniz

seçenekleri seçin, sonra da Son’u tıklayın. 5. Her alanı çift tıklayarak Seçili Alanlar listesine alanlar ekleyin. Sonra İleri’yi tıklayın,

istediğiniz seçenekleri seçin, sonra da Son’u tıklayın.

6 Belirli Bilgileri BulmakBir sütundaki bilgileri sıralamak, sayfa 146 lSıralamak istediğiniz sütun için sütun başlığının sağ tarafındaki oku tıklayın, sonra da

bilgileri sıralamak istediğiniz yönü tıklayın. l Sıralamak istediğiniz sütunun başlığını tıklayın, sonra da Giriş sekmesinde, Sırala ve

Filtre Uygula grubunda, Artan veya Azalan düğmelerini tıklayın.

Birden çok sütundaki bilgileri sıralamak, sayfa 147 Ü Sıralamak istediğiniz bitişik sütunları seçin, seçiminizin sütun başlığı alanını farenin sağ

düğmesiyle tıklayın, sonra da sütunları sıralamak istediğiniz düzeni tıklayın.

Bir alanı taşımak, sayfa 147 Ü Taşımak istediğiniz sütun başlığını tıklayın, sonra da istediğiniz konuma sürükleyin.

Kayıtlara tek bir ölçüte göre filtre uygulamak, sayfa 149 1. Alanda, filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz kaydın herhangi bir örneğini tıklayın. 2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Seçim düğmesini tıklayın, sonra da

listede, Şuna Eşit’i “[filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz terim]” tıklayın.

Bir filtreyi kaldırmak, sayfa 149 Ü Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Metin filtreli kayıtlara filtre uygulamak, sayfa 149 1. Sütun başlığı okunu tıklayın, Metin Filtreleri’ni tıklayın, sonra da filtre ölçütü olarak

kullanmak istediğiniz ölçütü tıklayın. 2. Özel Filtre iletişim kutusunda, Başlayan kutusunda, filtre ölçütü olarak kullanmak

istediğiniz metnin ilk birkaç harfini yazın ve Tamam’ı tıklayın.

liv Hızlı Başvuru

“Eşit değil” filtreli kayıtlara filtre uygulamak, sayfa 151 Ü Sütunda, filtre uygulamak istediğiniz ölçütün herhangi bir örneğini farenin sağ

düğmesiyle tıklayın, sonra da Eşit Değil’i “[filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz öğe]” tıklayın.

Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanmak, sayfa 154 1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar grubunda, istediğiniz formu çift tıklayın.

2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Form Filtresi’ni tıklayın.

3. Arama yapmak istediğiniz kutuyu tıklayın, arama ölçütünü tıklayın ve tuşuna basın.

4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Tabloları sıralamak için Gelişmiş Filtre/Sıralama komutunu kullanmak, sayfa 157 1. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra

da listede, Gelişmiş Filtre/Sıralama’yı tıklayın.

2. Alan listesinden, tasarım kılavuzunun ilk sütunundaki ilk hücreye kopyalamak için bir alanı çift tıklayın.

3. Az önce kopyaladığınız alanın altındaki Ölçüt hücresinde, arama ölçütünü yazın, sonra da tuşuna basın.

4. Filtre ölçütü olarak kullanmak istediğiniz diğer alanlar için Adım 2 ve 3’ü tekrarlayın.

5. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, ölçüte uyan kayıtları görüntülemek için Filtre Uygula düğmesini tıklayın.

Bir sorguyu Tasarım görünümünde oluşturmak, sayfa 162 1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın.

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, sorgu penceresine eklemek istediğiniz tabloları çift tıklayın ve iletişim kutusunu kapatın.

3. Sorguda kullanılacak olan alanları alan listelerinden tasarım kılavuzundaki sütunlara sırayla sürükleyin.

4. Sorguyu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayıp sonuçları Veri Sayfası görünümünde gösterin.

7 Bilgilerin Doğruluğunu SağlamakBir alan için veri türünü ayarlamak, sayfa 181

1. Tablo tasarım görünümündeyken, istediğiniz alanın yanındaki Veri Türü hücresini tıklayın.

2. Veri Türü okunu tıklayın ve listede, istediğiniz veri türünü tıklayın.

Hızlı Başvuru lv

Bir alanın özelliklerini görüntülemek, sayfa 182 Ü Tablo Tasarım görünümündeyken, alanın özelliklerini Alan Özellikleri alanında

görüntülemek için alan adını tıklayın.

Metin, sayı ve otomatik sayı alanları için Alan Boyutu özelliğini ayarlamak, sayfa 185 Ü Tablo Tasarım görünümündeyken, bir alandaki herhangi hücreyi tıklayın, sonra da Alan

Özellikleri alanında, Alan Boyutu özelliğini istediğiniz gibi ayarlayın.

Giriş Maskesi sihirbazını kullanmak, sayfa 188 1. Tablo Tasarım görünümündeyken, bir alan seçin ve Alan Özellikleri alanında Giriş

Maskesi’ni tıklayın.

2. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak için hücrenin sağındaki üç nokta düğmesini tıklayın. (Access bu özelliği yükleyip yüklemeyeceğinizi sorarsa Evet’i tıklayın.)

3. Giriş Maskesi listesinde kullanılabilir bir maske seçin, sonra da İleri’yi tıklayın.

4. Giriş Maskesi ve Yer Tutucu karakteri kutularında, istediğiniz değişiklikleri yapın ve İleri’yi tıklayın.

5. Verileri simgelerle depolayıp depolamayacağınız seçin ve Son’u tıklayın.

6. Maskeyi kabul etmek için tuşuna basın ve değişiklikleriniz kaydedin.

Bir alan geçerlilik kuralı ayarlamak, sayfa 192 1. Tablo Tasarım görünümündeyken bir alan seçin ve Alan Özellikleri alanında Geçerlilik

Kuralı kutusunu tıklayın.

2. Geçerlilik Kuralı kutusuna bir ifade yazın veya İfade Oluşturucusu’nu kullanmak için üç nokta düğmesini tıklayın.

3. tuşuna basın ve tabloyu kaydedin.

Bir tablodaki geçerlilik kurallarını sınamak, sayfa 193 Ü Tabloyu Tasarım görünümünde açın, başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın

ve Geçerlilik Kurallarını Sına’yı tıklayın.

Bir alanın tamamını seçmek, sayfa 193 Ü İşaretçiyi bir alanın sol kenarına getirin ve kalın bir artı işaretine dönüşünce alanı

tıklayın.

Bir tablo geçerlilik kuralı ayarlamak, sayfa 193 1. Tablo penceresini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Özellikleri tıklayın.

2. Geçerlilik Kuralı kutusunu tıklayın, kural için bilgileri yazın, tuşuna basın ve tabloyu kaydedin.

lvi Hızlı Başvuru

Arama Sihirbazı ile bir arama listesi oluşturmak, sayfa 195 1. Bir alanın veri türünü Arama Sihirbazı olarak ayarlayın.

2. İstediğiniz seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.

3. Her sayfayla işiniz bittikten sonra İleri’yi tıklayarak istediğiniz seçenekleri seçmeye devam edin. Sihirbazı doldurarak işinizi bitirdiğinizde, Son’u tıklayın.

4. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.

Arama listesine girilecekleri sınırlamak, sayfa 198 1. Tasarım görünümünde, Alan Özellikleri alanında, Arama sekmesini tıklayın.

2. Listeyle Sınırla’yı Evet olarak değiştirin.

3. Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır olarak değiştirin.

4. İleri’yi tıklayın, sonra da Son’u tıklayın.

Çok sütunlu bir arama listesinde sütunlardan birinin görüntülenmesini engellemek, sayfa 201 Ü Tasarım görünümünde, Arama sekmesinde, gösterilmesini istemediğiniz sütun için

Sütun Genişliği kutusuna, 0 yazın ve değişikliklerinizi kaydedin.

Çok sütunlu bir arama listesindeki seçimlere filtre uygulamak, sayfa 201 1. Filtre uygulamak istediğiniz herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Metin

Filtreleri’ni işaret edin, sonra da istediğiniz filtre seçeneğini tıklayın.

2. Özel Filtre kutusunda, filtre uygulamak için kullanmak istediğiniz ölçütü yazın ve tuşuna basın.

Bir seçme sorgusu oluşturmak, sayfa 203 1. Önce seçme sorgusunu oluşturmalısınız. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu

Sihirbazı düğmesini tıklayın.

2. Yeni Sorgu iletişim kutusunda, Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.

3. Tablolar/Sorgular listesinde, istediğiniz seçeneği tıklayın. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak istediğiniz alanları çift tıklayın.

4. Basit Sorgu Sihirbazı iletişim kutusunda, seçme sorgusunu oluşturmak için Son’u tıklayın.

Hızlı Başvuru lvii

Bir güncelleştirme sorgusu oluşturmak, sayfa 203 1. Önce, güncelleştirmek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu

Türü grubunda, Güncelleştir düğmesini tıklayın. 3. Tasarım kılavuzunda, güncelleştirme ifadenizi yazın.

Bir eylem sorgusu oluşturmak, sayfa 204 1. Önce, işlemek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu

Türü grubunda, Tablo Yap, Ekle, Güncelleştir veya Sil düğmesini tıklayın. 3. Belirtilen sorgu türü için istenen bilgileri sağlayın.

Bir silme sorgusu oluşturmak, sayfa 206 1. Önce, silmek istediğiniz kayıtları seçen bir seçme sorgusu oluşturun. 2. Seçme sorgusunu Tasarım görünümünde açın. Bu sorguyu bir silme sorgusuna

dönüştürmek için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu Türü grubunda, Sil düğmesini tıklayın.

3. Tasarım kılavuzunda, silme ölçütünü belirleyin.

Bir veritabanını yedeklemek, sayfa 212 1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Yedekle’yi

tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, yedeği depolamak istediğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

Bir veritabanını sıkıştırmak, sayfa 212 Ü Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Sıkıştır ve

Onar’ı tıklayın. Eğer sorulursa, güvenlik uyarısını onaylayın.

Bir veritabanının performansını çözümlemek, sayfa 213 1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Başarımı Çözümle düğmesini

tıklayın. 2. Performans Çözümleyicisi iletişim kutusunda, Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü

Seç’i tıklayın, sonra da Tamam’ı tıklayın. 3. Çözümleme Sonuçları kutusundaki her bir sonucu, Çözümleme Notları alanında o

sonuç hakkında daha fazla bilgi görüntülemek için tıklayın.

Bir veritabanını belgelemek, sayfa 214 1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Veritabanı Belgeleyicisi

düğmesini tıklayın.

lviii Hızlı Başvuru

2. Belgeleyici iletişim kutusunda, her sekmede istediğiniz seçenekleri seçin ve belgeleme işlemini başlatmak için Tamam’ı tıklayın.

8 Raporlarla ÇalışmakRapor Sihirbazı’nı kullanarak bir rapor oluşturmak, sayfa 222

1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Sihirbazı düğmesini tıklayın. 2. Alan seçimi sayfasında, Tablolar/Sorgular okunu tıklayın, sonra da listede, raporunuza

temel alacağınız tablo veya sorguyu tıklayın. 3. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak istediğiniz alanları çift

tıklayın. 4. Ek tablolar ve sorgulardaki alanları seçmek için, Adım 2 ve 3’ü tıklayın. 5. Alan seçim sayfasında, İleri’yi tıklayın. 6. Gruplama sayfasında, verilerinizi nasıl görüntülemek istediğinizi seçin ve İleri’yi tıklayın. 7. Gruplama düzeyleri sayfasında, önizleme bölmesinin üstüne taşımak üzere alan adlarını

çift tıklayarak dört gruplandırma düzeyi ekleyin. Gruplandırma Seçenekleri düğmesini tıklayın.

8. Gruplandırma Aralıkları iletişim kutusunda, her gruplandırma düzeyinin yanındaki oku tıklayın ve bir aralığı seçin, Tamam’ı ve İleri’yi tıklayın.

9. Sıralama düzeni sayfasında, ilk kutunun sağındaki oku tıklayın ve sıralama yapmak için bir alan seçin; sıralama yapmak istediğiniz her alan için bunu tekrarlayın ve İleri’yi tıklayın.

10. Yerleşim sayfasında, istediğiniz seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın. 11. Stil seçimi sayfasında, istediğiniz stili seçin ve İleri’yi tıklayın. 12. Başlık kutusunda, rapor için bir başlık yazın ve Raporu önizle seçeneği seçiliyken, Son’u

tıklayın.

Bir raporun önizlemesini yapmak, sayfa 227 Ü Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı

Önizleme’yi tıklayın.

Bir rapor bölümünün yüksekliğini ayarlamak, sayfa 229 1. Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Tasarım

Görünümü’nü tıklayın. 2. Bir bölüm seçicisinin üst köşesini işaret edin. 3. İşaretçiyi iki başlı bir dikey oka dönüşünce istediğiniz yöne sürükleyin.

Geçerli tarihi bir rapora eklemek, sayfa 229 1. Tasarım görünümünde, Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Tarih ve

Saat düğmesini tıklayın.

Hızlı Başvuru lix

2. Tarih ve Saat iletişim kutusunda, bir tarih biçimi seçin ve yalnızca tarihi eklemek istiyorsanız Saat İçer onay kutusunu temizleyin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir raporda bir metin kutusunu yeniden konumlandırmak, sayfa 230 Ü Tasarım görünümünde, metin kutusunu seçin ve istediğiniz konuma sürükleyin.

Bir rapordan bir metin kutusunu silmek, sayfa 230 Ü Tasarım görünümünde, seçmek için metin kutusunu tıklayın ve tuşuna basın.

Denetimleri bir grup olarak taşımak, sayfa 230 1. Tasarım görünümünde, taşımak istediğiniz tüm etiketleri ve metin kutularını seçin.

2. Seçili denetimleri, olmalarını istediğiniz yere sürükleyin.

Bir raporun sayfa genişliğini değiştirmek, sayfa 230 1. Tasarım görünümünde, Rapor Seçici’yi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini

görüntülemek için tuşuna basın.

2. Biçim sekmesinde, Genişlik ayarlarını değiştirin.

Bir rapordaki verileri gruplandırmak ve sıralamak, sayfa 231 1. Tasarım görünümüne geçin.

2. Tasarım sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın.

3. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grupla çubuğunda, ek seçenekleri görmek için Tümü’nü tıklayın ve istediklerinizi seçin.

4. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatmak için Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın.

Bir rapora yatay çizgi eklemek, sayfa 232 1. Tasarım görünümünde, Denetimler grubunda, Çizgi düğmesini tıklayın.

2. Yatay çizginin görünmesini istediğiniz yeri tıklayın.

3. Özellik Sayfası bölmesini görüntülemek için tuşuna basın. Sonra Sol, Genişlik ve Kenarlık Rengi özelliklerini ayarlayın.

Bir raporun sütunlarını hizalamak, sayfa 232 1. Tasarım görünümünde, hizalamak istediğiniz sütunun etiket ve metin kutusunu seçin.

2. Özellik Sayfası bölmesini görüntülemek için tuşuna basın ve sayfadaki sütunu tam olarak hizalamak için Sol ve Genişlik özelliklerini ayarlayın.

lx Hızlı Başvuru

3. Hizalamak istediğiniz her sütun için Adım 2’yi tekrarlayın.

Bir rapor için tasarım görünümü kılavuzunu değiştirmek, sayfa 235 1. Tasarım görünümünde, Rapor Seçici’yi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini açmak için

tuşuna basın.

2. Biçim sekmesinde, X Kılavuzu ve Y Kılavuzu özelliklerini kılavuzda görüntülemek istediğiniz cm başına nokta sayısı olarak değiştirin.

Bir rapordaki bir bölmenin yüksekliğini ayarlamak, sayfa 235 Ü Bölümü tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesindeki Biçim sekmesinde, Yükseklik özelliğini

istediğiniz ölçülere ayarlayın.

Yeni bir raporu kaydetmek, sayfa 236 1. Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Rapor Adı kutusuna yeni rapor içi bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Bir rapora başlık eklemek, sayfa 237 Ü Raporu Tasarım görünümünde açın ve Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler

grubunda, Başlık düğmesini tıklayın.

Bir rapora sayfa numarası eklemek, sayfa 238 1. Raporu Tasarım görünümünde açın ve Denetimler grubunda, Sayfa Numarası Ekle

düğmesini tıklayın.

2. Sayfa Numaraları iletişim kutusunda, biçim, konum ve hizalama seçeneklerini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir rapora alt rapor eklemek, sayfa 240 1. Ana raporu Tasarım görünümünde açın ve Özelik Sayfası bölmesini açın, Rapor

Seçici’yi tıklayın.

2. Veri sekmesinde, Kayıt Kaynağı okunu tıklayın ve alt rapor için temel alınacak tablo veya sorguyu seçin.

3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın, sonra da ana raporu tıklayın.

4. Alt Rapor sihirbazında, Varolan Tablolar’ı ve Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

5. Tablolar/Sorgular listesinde kullanmak istediğiniz sorguyu tıklayın.

6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için kullanmak istediğiniz alanları çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

7. Alt forma eklemek istediğiniz alanları tanımlamak için uygun seçenekleri seçin.

Hızlı Başvuru lxi

8. İleri’yi tıklayın, sonra da Son’u tıklayın.

Bir raporu Baskı Önizleme modunda görüntülemek, sayfa 247 l Rapor açık değilse, Gezinti Bölmesi’nde raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra

da Baskı Önizleme’yi tıklayın. l Rapor açıksa, Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm okunu tıklayın ve

Baskı Önizleme’yi tıklayın veya Görünüm araç çubuğundaki Baskı Önizleme düğmesini tıklayın.

Bir raporu Düzen Görünümü modunda görüntülemek, sayfa 248 l Rapor açık değilse, Gezinti Bölmesi’nde raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra

da Düzen Görünümü’nü tıklayın. l Rapor açıksa, Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm okunu tıklayın ve

Düzen Görünümü’nü tıklayın veya Görünüm araç çubuğundaki Düzen Görünümü düğmesini tıklayın.

Bir raporu yazdırmak, sayfa 248 1. Raporu açın veya Gezinti Bölmesi’nde seçin. 2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Yazdır’ı tıklayın. 3. Yazdır iletişim kutusunda, istediğiniz özellikleri ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.

9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek Bir geçiş panosu oluşturmak, sayfa 253

1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi düğmesini tıklayın ve Access bir geçiş panosu oluşturmak isteyip istemediğiniz sorarsa Evet’i tıklayın.

2. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde Ana Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın.

3. Geçiş Panosu Adı kutusunda, Ana Geçiş Panosu adını yeni bir adla değiştirin ve Kapat’ı tıklayın.

Bir geçiş panosuna yeni bir sayfa eklemek, sayfa 254 1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi

düğmesini tıklayın. 2. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresinde, istediğiniz geçiş panosu türünü seçin ve Yeni’yi

tıklayın. 3. Yeni geçiş panosunun adını istediğiniz adla değiştirin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir geçiş panosunda düğme oluşturmak, sayfa 255 1. Veritabanı Araçları sekmesinde Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi

düğmesini tıklayın. 2. Geçiş panosu, Geçiş Panosu Sayfaları listesinde seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın.

lxii Hızlı Başvuru

3. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresinde, Yeni’yi tıklayın.

4. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Metin kutusuna, düğme etiketi için bir ad yazın.

5. Düğmeye atanan komutu değiştirmek için, Komut okunu tıklayın ve listeden seçim yapın.

6. Komut kutusunun altında bir kutu varsa, yanındaki oku tıklayın ve listeden uygun seçeneği seçin ve Tamam’ı tıklayın.

7. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

Bir özel kategori oluşturmak, sayfa 260 1. Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra

da Gezinti Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunun Gruplandırma Seçenekleri alanında, Öğe Ekle düğmesini tıklayın.

3. Varsayılan kategori adını istediğiniz adla değiştirin ve tuşuna basın.

4. Grup Ekle düğmesini tıklayın ve Gruplar listesinde, Özel Grup 1’i yeni grup adıyla değiştirin.

5. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

Bir kategoriye kısayollar eklemek, sayfa 261 1. Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını tıklayın, sonra da kısayollar eklemek

istediğiniz özel kategoriyi tıklayın.

2. Atanmamış Nesneler grubunda, özel gruba eklemek istediğiniz nesneyi tıklayın ve nesnenin kısayolunu eklemek için istediğiniz grup başlığına sürükleyin.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir komut eklemek, sayfa 268 1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ köşesinde, Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir

düğmesini tıklayın.

2. Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir menüsünün altında Diğer Komutlar’ı tıklayın.

3. Access Seçenekleri penceresinde, Komutları seçin okunu tıklayın ve listeden komut eklemek istediğiniz alanı seçin.

4. Kullanılabilir alanlar listesinde, Hızlı Erişim Çubuğu’na eklemek istediğiniz komutu bulun ve tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki, Ekle düğmesini tıklayın.

5. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.

Hızlı Başvuru lxiii

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki komutları yeniden konumlandırmak, sayfa 270 1. Access Seçenekleri penceresinin Özelleştir sayfasında, taşımak istediğiniz komutu

tıklayın, sonra da komut istediğiniz yere gidene kadar Yukarı Taşı ve Aşağı Taşı düğmelerini tıklayın.

2. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.

Şerit’teki bir komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na eklemek, sayfa 271 Ü Şerit’teki komutu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na

Ekle’yi tıklayın.

Bir komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırmak, sayfa 271 1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ köşesinde, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir

düğmesini tıklayın.

2. Hızlı Erişim Araç Çubuğu menüsünün altında, Diğer Komutlar’ı tıklayın.

3. Araç çubuğu komut listesinde, kaldırmak istediğiniz komutu tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki, Kaldır düğmesini tıklayın.

4. Özelleştir sayfasının altında, Tamam’ı tıklayın.

10 Bilgi Güvenliği ve PaylaşımıBir veritabanına parola atamak, sayfa 276

1. Access’i başlatın.

2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve menüde, Aç’ı tıklayın.

3. Aç iletişim kutusunda, veritabanının depolandığı klasöre gidin ve seçmek için veritabanını tıklayın. Aç okunu tıklayın ve listede, Özel Kullanımda Aç’ı tıklayın.

4. Veritabanı Araçları sekmesinde Veritabanı Araçları grubunda, Parola ile Şifrele düğmesini tıklayın.

5. Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusunun Parola kutusunda, parolayı yazın ve tuşuna basın.

6. Doğrula kutusuna, Parola kutusuna yazdığınız parolanın aynısını yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Bir veritabanı parolasını sınamak, sayfa 277 1. Veritabanını açın.

2. Parola Gerekli iletişim kutusunun Veritabanı parolasını girin kutusuna, yanlış bir parola yazın Tamam’ı tıklayın.

lxiv Hızlı Başvuru

3. Girdiğiniz parolanın yanlış olduğunu bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

4. Parola Gerekli iletişim kutusuna, doğru parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Bir parolayı bir veritabanından kaldırmak, sayfa 277 1. Access’i başlatın.

2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve menüde, Aç’ı tıklayın.

3. Aç iletişim kutusunda, veritabanının depolandığı klasöre gidin ve seçmek için veritabanını tıklayın. Aç okunu tıklayın ve listede, Özel Kullanımda Aç’ı tıklayın.

4. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz düğmesini tıklayın.

5. Veritabanı Parolasını Geri Al iletişim kutusunun Parola kutusuna, geçerli parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Bir parola kullanarak bir veritabanındaki VBA kodunun güvenliğini sağlamak, sayfa 278

1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın.

2. Visual Basic Editor’ün Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın.

3. Project Properties iletişim kutusunun Protection sekmesinde, Lock Project for viewing onay kutusunu seçin.

4. Password kutusuna, bir parola yazın ve tuşuna basın.

5. Confirm Password kutusuna, Password kutusuna girdiğiniz parolanın aynısını yazın, Tamam’ı tıklayın.

6. Visual Basic Editor’ü kapatın, sonra da veritabanını kapatın.

VBA güvenliğini sağlayan bir parolayı sınamak, sayfa 279 1. Veritabanını açın.

2. Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın (veya + F11 tuşlarına basın).

3. Veritabanı projesinin solundaki Genişlet düğmesini tıklayın.

4. Password iletişim kutusuna, veritabanı için parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Hızlı Başvuru lxv

VBA güvenliğini bir veritabanından kaldırmak, sayfa 280 1. Visual Basic Editor Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın.

2. Protection sekmesinde, Lock Project for viewing onay kutusunu temizleyin ve iki parola kutusundaki yıldız işaretlerini silin. Tamam’ı tıklayın.

ACCDE dosyası olarak kaydederek bir veritabanının güvenliğini sağlamak, sayfa 282 1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda,

ACCDE Yap düğmesini tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve Kaydet’i tıklayın.

Bir Bakışta BölümAccess 2007’de

çalışmak, sayfa 2

Tablolarla çalışmak, sayfa 14

Formlarla çalışmak, sayfa 23

1

1 Access 2007’yi Keşfetmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Access 2007’de çalışmak 4 Veritabanı kavramlarına giriş 4 Var olan bir veritabanını açmak 4 Tablolar, sorgular, raporlar ve diğer Access nesneleriyle çalışmak 4 Access nesnelerine önizleme yapmak ve nesneleri yazdırmak

Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için Office menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Şerit ve iletişim kutuları gibi temel arabirim nesneleri diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir. Ancak bu ürün ve programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size karmaşık gelebilir.

Access’in önceki bir sürümünden yükseltiyorsanız eski sürümlerle Access 2007 arasındaki farkları öğrenmek için bu kitabın başındaki “Access 2007’ye Giriş” bölümüne bakın.

Bu bölümde Access program penceresinde çalışmayı öğrenecek, veritabanı türleri, Access nesneleri ve nesneler arasındaki ilişkiler de dahil olmak üzere Access’te veri depolama yapısı ve kavramları hakkında bilgi sahibi olacaksınız. İlerleyen bölümlerde Access’in işlevleri kadar özellikleri hakkında da bilgi sahibi olarak tam bir veritabanıyla deneyim kazanmış olacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

2 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Access 2007’de ÇalışmakBir veritabanını oluşturduğunuzda veya açtığınızda bu veritabanı bir veritabanı penceresinde açılır. Yeni Access veritabanı penceresi arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veritabanıyla veya veritabanı nesnesiyle çalışma şeklini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır.

Gezinti bölmesi Belge penceresi

Arabirimde aşağıdaki öğeler yer almaktadır:

l Veritabanlarının yönetimiyle ilgili komutları (oluşturma, kaydetme, yazdırma, yedekleme ve yayımlama gibi) program penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladığınızda görünen menüde bulabilirsiniz. Bu kitap boyunca Office menüsü diyeceğimiz bu menü Access’in önceki sürümlerindeki görünen Dosya menüsünün yerini almıştır.

l Bazı komutlar Microsoft Office Düğmesi’nin sağındaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerindeki düğmelerle gösterilmiştir. Hızlı Erişim Araç Çubuğu varsayılan ayar olarak Kaydet, Geri Al ve Yinele düğmelerini görüntüler. Hızlı Erişim Araç

Çubuğu’na veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya nesne etkin olursa olsun görüntülenecek komutlar ekleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız Hızlı Erişim Araç Çubuğu komutlarının özelleştirilmesi hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Daha Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak” başlığına bakın .

l Başlık çubuğu etkin olan veritabanı nesnesinin (ekranı kaplarsa) adını görüntüler. Başlık çubuğunun en sağında Windows programlarının hepsinde aynı işlevi gören üç tanıdık düğme vardır. Access penceresini Simge Durumuna düğmesini tıklayarak geçici olarak saklayabilir, Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayarak pencerenin boyutunu ayarlayabilir ve Kapat düğmesini tıklayarak etkin olan pencereyi kapatabilir veya Access’ten çıkabilirsiniz.

l Başlık çubuğunun altında Microsoft Office programlarının çoğunda bulunan ve yeni bir özellik olan Şerit vardır. Komutlar en etkili şekilde çalışabilmeniz için klasik menüler veya araç çubukları yerine pencere içinde Şerit üzerinde sunulmaktadır. Şerit göreve özel sekmelere ve bu sekmeler de özelliğe ve göreve özel komut gruplarına ayrılmıştır.

l Her gruptaki düğmeler program penceresinin genişliğine göre boyut değiştirmektedir. Bunlar büyük, küçük veya geniş olabilir ve düğme adı simgesi veya her ikisiyle birlikte etiketlenirler. Herhangi bir düğmeyi işaret ederek düğmenin adını bir Ekran İpucu ile görüntüleyebilirsiniz. Ekran İpucu düğmenin işlevini de açıklayabilir.

Bazı düğmelerde ok işaretleri vardır ama ok işaretlerinin hepsi aynı şekilde çalışmaz. Ok işareti düğmenin içinde yerleştirilmiş olan bir düğmeyi tıkladığınızda bir seçenekler listesi görünür. Ok işareti düğmenin gövdesinden ayrıysa ok işaretini tıkladığınızda seçenekler listesi, düğmeyi tıkladığınızda o an seçili olan eylem gerçekleşir.

l Gruptakilerle ilişkili olan ama daha az kullanılan komutlar grupta düğme olarak gösterilmez. Bunun yerine grup başlık çubuğunun sağ köşesindeki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayarak görüntüleyebileceğiniz bir iletişim kutusunda yer alırlar.

l Microsoft Office Access Yardımı düğmesi Şerit’in en sağında yer alır.

l Gezinti Bölmesi veritabanı nesnelerinin süzülmüş listelerini görüntüler. Listede yer alan nesneleri liste başlığını sonra da görüntülemek istediğiniz nesne kategorisini veya grubunu tıklayarak değiştirebilirsiniz.

Yeniden tasarlanmış olan arabirimin amacı bir öğe penceresinde daha sezgisel çalışmayı sağlamaktır. Görevleriniz için gereken komutlar artık menülerde ve iletişim kutularında gizli değildir ve daha önce keşfetmemiş olabileceğiniz özellikleri artık açıkça görebilirsiniz.

İletişim Kutusu Başlatıcı

Access 2007’de Çalışmak 3

4 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Varsayılan ayar olarak Access 2007’de veritabanı nesneleri belge penceresinde sekmeli belgeler şeklinde gösterilir. Her nesneyi ayrı sekme yerine ayrı bir pencerede görüntülemek isterseniz bunu Office menüsünde Access Seçenekleri’ni tıkladıktan sonra Geçerli Veritabanı sayfasında Örtüşen Pencereler seçeneğini seçerek yapabilirsiniz.

Sekmeli Belgeleri görüntülerken etkin olan veritabanı nesnesi için belge sekmelerinin sağında bir Kapat düğmesi görünür. Örtüşen Pencereleri ekranı kaplayan bir veritabanı penceresinde görüntülerken nesne penceresine ait Simge Durumuna Küçült, Ekranı Kapla/Aşağı Geri Getir ve Kapat düğmeleri Şerit’in en sağında, Access simgesi Giriş sekmesinin solunda görünür. Access simgesini tıkladığınızda etkin olan nesne penceresinin yönetimiyle ilgili Geri Getir, Taşı, Boyut, Simge Durumuna Küçült, Ekranı Kapla ve Kapat komut listesini gösteren denetim menüsü görünür. Ekranı kaplamadığı zaman nesne penceresi başlık çubuğunun en solundaki nesne simgesini tıkladığınızda denetim menüsü görünür.

Bu alıştırmada bir Access 2007 veritabanı penceresinde komut yapısını inceleyeceğiz.

KULLANIN 01_Çalışmak veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.

1. Başlat menüsünde Belgeler’i tıklayın. Belgeler klasöründe MSP\AA_Access2007\Bölüm01 alt klasörüne gidin ve 01_Çalışmak veritabanını çift tıklayın.

Veritabanı Gezinti Bölmesi Tüm Access Nesnelerini gösterecek şekilde açılır. Veritabanı penceresindeki Şerit’te dört sekme vardır:

l Giriş

l Oluştur

l Dış Veri

l Veritabanı Araçları

İpucu Bilgisayarınıza yüklenmiş olan programlara bağlı olarak burada açıklananların dışındaki sekmeler ve gruplar da Şerit’te görünebilir.

Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Şu anda hiçbir veritabanı nesnesi açık olmadığından Giriş sekmesindeki yalnızca birkaç düğme kullanılabilir durumdadır.

2. Veritabanı penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.

Office menüsü açılır.

Bu menüden veritabanı oluşturabilir ancak veritabanı nesnesi oluşturamazsınız. Office menüsündeki komutlardan sonraki bölümlerde bahsedeceğiz.

3. Office menüsünü kapatmak Office menüsünün dışında bir yeri tıklayın.

4. Gezinti bölmesinde Tablolar altındaki Kategoriler’i çift tıklayın.

Kategoriler tablosu açılır, bununla ilişkilendirilmiş içeriğe bağlı (bağlamsal) Tablo Araçları sekmesi olan Veri Sayfası görünür ve Giriş sekmesinin daha fazla bir kısmı etkin hale gelir.

Access 2007’de Çalışmak 5

Microsoft Office Düğmesi

6 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Access Şerit sekmeleri GruplarBağlamsal sekme

Veritabanı içeriğiyle çalışmaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede yedi grupta düzenlenmiştir:

l Görünümler

l Pano

l Yazı Tipi

l Zengin Metin

l Kayıtlar

l Sırala ve Filtre Uygula

l Bul

Yalnızca o anda seçili olan veritabanı nesnelerine uygulanabilecek komutlara ait düğmeler etkin olur.

Önemli Ekran çözünürlüğünüze ve veritabanı pencerenize bağlı olarak her grupta daha fazla veya daha az düğme görebilirsiniz, gördüğünüz düğmeler burada gösterilenlerden daha büyük veya daha küçük simgelerle görüntülenebilir veya grup komutlarını görüntülemek için bir düğmeyi tıklamanız gerekebilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki etkisini anlamak için veritabanı penceresinin boyutuyla denemeler yapın.

5. Giriş sekmesinde Yazı Tipi İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.

Veri Sayfası Biçimlendirmesi iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusunda Yazı Tipi grubunda olmayan, Hücre Görünümü, Kenarlık ve Çizgi Stilleri gibi belirli ayarlara erişebilirsiniz.

6. Veri Sayfası Biçimlendirmesi iletişim kutusunda İptal’i tıklayın.

7. Oluştur sekmesini tıklayın.

Veritabanı nesneleri oluşturmaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede dört gruba ayrılmıştır:

l Tablolar

l Formlar

l Raporlar

l Diğer

8. Oluştur sekmesini çift tıklayın.

Etkin olan sekmeyi çift tıkladığınızda Şerit gizlenir ve etkin olan veritabanı nesnesi için daha çok yer açılır.

İletişim Kutusu Başlatıcı

Access 2007’de Çalışmak 7

8 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

9. Dış Veri sekmesini tıklayın.

Dış Veri sekmesi etkinken Şerit yeniden görünür.

Bilgileri bir veritabanı ve diğer kaynaklar arasında taşımaya ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede dört gruba ayrılmıştır:

l Al

l Ver

l Veri Topla

l SharePoint Listeleri

10. Açık olan tabloda herhangi bir yeri tıklayın.

Şerit tekrar gizlenir. Şerit’i gizlediğinizde, bir sekmeyi tıkladığınızda etkin oluncaya kadar gizli kalır.

11. Şerit’i yeniden görüntülemek için Veritabanı Araçları sekmesini çift tıklayın.

Bilgilerin yönetimi, analizi ve korunmasına ilişkin komutlar için düğmeler bu sekmede beş gruba ayrılmıştır:

l Makro

l Göster/Gizle

l Çözümle

l Verileri Taşı

l Veritabanı Araçları

KAPATIN 01_Çalışmak veritabanını kapatın.

Veritabanı Kavramlarına GirişMicrosoft Works’ün veritabanı bileşeni gibi basit veritabanı programları bilgileri yalnızca bir tabloda depolayabilmektedir. Bu basit veritabanlarına düz dosya veritabanları veya düz veritabanları denmektedir. Access gibi daha karmaşık veritabanı programları bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veritabanı olarak bilinen veritabanları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse, bir ilişkisel veritabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir düzende elektronik olarak süzebilirsiniz.

Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türlerinin arasında sorgular, formlar, raporlar, sayfalar, makrolar ve modüller yer almaktadır.

Tablo bu nesne türleri arasında bilgilerin depolandığı tek nesnedir. Diğerleriyse tabloda depolanan bilgilerin yönetilmesi, işlenmesi, çözümlenmesi, alınması, gösterilmesi için kullanılır, yani başka deyişle bilgileri erişilebilir ve dolayısıyla mümkün olduğunca kullanılabilir hale getirir.

İpucu Access 2007 .accdb uzantısı olan yeni bir dosya depolama biçimi kullanır. Eski Access veritabanlarınızı (.mdb uzantılı) Access 2007’de açabilir ve yeni biçimde kaydedebilirsiniz ama bunlar dönüştürüldükten sonra eski bir Access sürümünde açılamaz.Yeni biçim birçok yeni özelliği desteklemektedir. Bu biçim hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda accdb’yi arayın.

Microsoft yıllar boyunca Access’i yalnızca en güçlü veritabanlarından biri haline getirmek için değil aynı zamanda öğrenilmesi ve kullanılması en kolay veritabanlarından biri yapmak için de çok çaba harcamıştır. Access, Microsoft Office sisteminin bir

Veritabanı Kavramlarına Giriş 9

10 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

parçası olduğundan Access’te Microsoft Office Word ve Microsoft Office Excel gibi diğer Office programlarından bildiğiniz tekniklerin çoğunu kullanabilirsiniz. Örneğin Access tablolarındaki bilgileri düzenlemek için benzer komutları, düğmeleri ve klavye kısayollarını kullanabilirsiniz. Access, Office’in diğer öğeleriyle tümleşik olduğundan Access ile Word, Excel ve diğer programlar arasında kolayca bilgi paylaşabilirsiniz.

Veritabanı en temel şekliyle bilgilerin düzenlenmiş bir listesinin elektronik eşdeğeridir. Dolaysıyla bu bilgilerin aşağıda gösterilen personel listesi gibi ortak bir konusu veya amacı olur:

No Soyadı Adı Unvanı İşe Alınma Tarihi1 Andaç Nalan Satış Temsilcisi 01. 05. 20032 Candan Cem Satış Müdürü 14. 08. 20013 Ender Mert Satış Temsilcisi 01. 04. 19994 Tekin Fulya Alıcı 03. 05. 2004

Liste sütunlar ve satırlar halinde bir tablo olarak düzenlenmiştir. Her sütun bir personel hakkındaki soyad, ad, işe alınma tarihi gibi belirli bir bilgi türü olan alanı, her satır belirli personel hakkındaki bütün bilgiler olan kaydı temsil etmektedir.

Veritabanı tabloda bilgileri depolamaktan başka hiçbir şey yapamıyorsa kağıt üzerindeki bir listeden farksız olur. Veritabanı bilgileri elektronik olarak depoladığından veritabanının kullanım alanını genişletmek için bilgileri etkili yollarla işleyebilirsiniz.

Örneğin şehrinizde bir kişiyi veya bir iş kolunu bulmak için istiyorsanız bunu yapabilirsiniz çünkü telefon rehberindeki bilgiler anlaşılabilir bir biçimde düzenlenmiştir. Daha uzakta olan biriyle görüşmek isterseniz bir kütüphaneye gidip her büyük kent için telefon rehberi bulunma olasılığı olan telefon rehberi koleksiyonlarına bakarsınız. Ancak aradığınız bir soyadından olan herkesin telefon numaralarını veya büyükannenizin komşusunun telefon numarasını bulmak isterseniz bu telefon rehberleri yetersiz kalacaktır çünkü bilgilerin bu kadar kapsamlı bulunması için düzenlenmemişlerdir.

Telefon rehberinde kayıtlı bilgiler bir veritabanında depoladığında daha az yer kaplar, çoğaltılması ve dağıtılması daha az masraflı olur ve veritabanı doğru tasarlanmışsa bilgiler birçok yolla süzebilir. Bir veritabanının gerçek gücü veritabanının yalnızca bilgileri depolama becerisinde değil, istediğiniz bilgileri veritabanından hızlı bir şekilde tam olarak alma becerinizde yatmaktadır.

Bir Access 2007 veritabanındaki bilgileri kolayca işlemek için standart Web programlama kodları kullanabileceğinizden veritabanınızdaki bilgilere dayanan Web siteleri oluşturabilir veya bu bilgileri sitenizi ziyaret edenlerle paylaşabilirsiniz.

Var Olan Bir Veritabanını AçmakBu kitap boyunca hayali bir şirketin çalışanları, ürünleri, sağlayıcıları ve müşterileri hakkında bilgiler içeren bir veritabanıyla çalışacaksınız. Bu kitaptaki alıştırmaları tamamladıkça bilgileri birçok yolla girmek, düzenlemek ve işlemek için kullanılan sorgular, formlar, raporlar, veri erişim sayfaları, makrolar ve modüller oluşturup geliştireceksiniz.

Access’i bir veritabanını açmadan başlatırsanız Microsoft Office Access ile Başlarken penceresini görürsünüz. Bu pencereye Microsoft Office Access Düğmesi’ni ve Yeni’yi tıklayarak her zaman dönebilirsiniz.

Bu pencereden boş bir veritabanı açabilir, Access ile sağlanan çeşitli şablonlardan birinden, Microsoft Office Online Web sitesinden indirdiğiniz bir şablondan, bilgisayarınızda veya bir ağ paylaşımında kaydedilmiş özel bir şablondan yeni bir veritabanı oluşturabilirsiniz. Daha önce çalıştığınız bir veritabanını açabilir veya bilgisayarınızdaki herhangi bir veritabanını açabilirsiniz.

Microsoft Office Access ile Başlarken penceresinin altındaki bölümden Office hakkındaki bütün konularda bilgiler bulabileceğiniz ve yararlı araçlar indirebileceğiniz, Microsoft Office Online Web sitesine bağlantı kurabilirsiniz.

Var Olan Bir Veritabanını Açmak 11

12 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini EtkinleştirmekBu kitabın CD’sindeki uygulama veritabanları gibi bazı veritabanları bilgisayarınızda kodlar çalıştıran Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) makroları içerir. Aslında bu kodlar, veritabanıyla ilişkili bir görevin yerine getirilmesi içindir ancak bilgisayar korsanları da bilgisayarınıza virüs yaymak için makroları kullanabilir.

Bir veya birden fazla makro içeren bir veritabanını açarsanız ve veritabanı bir Güvenilen Konumda depolanmamışsa veya Güvenilen Yayımcılar tarafından imzalanmamışsa Access, Şerit’in hemen altında bir güvenlik uyarısı görüntüler.

Güvenlik uyarısı varken veritabanındaki makrolar devre dışı bırakılır. Makroları üç yolla etkinleştirebilirsiniz:

l Veritabanındaki makroları geçerli veritabanı oturumunda kullanmak üzere etkinleştirerek.

l Veritabanı yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine ekleyerek. Access bu yayımcı tarafından imzalanan herhangi bir veritabanındaki makro içeriğini otomatik olarak etkinleştirir.

l Veritabanını Güvenilen Konuma koyarak. Access bu konumda kaydedilen herhangi bir veritabanındaki makro içeriğini otomatik olarak etkinleştirir. Access içinde belirttiğiniz Güvenilen Konumlar diğer Office programları için geçerli değildir.

Makroları yalnızca geçerli olan veritabanı oturumunda etkinleştirmek için: 1 . Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayın.

2 . Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu içeriği etkinleştir seçeneğini seçin, sonra da Tamam’ı tıklayın.

Dijital olarak imzalanan bir veritabanının yayımcısını Güvenilen Yayımcılar listesine eklemek için: 1 . Güvenlik Uyarısı alanında Seçenekler’i tıklayın. 2 . Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu yayımcının tüm

belgelerine güven seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.Veritabanının konumunu Güvenilen Konumlar listesine eklemek için: 1 . Microsoft Office Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Güven Merkezini

Aç’ı tıklayın. 2 . Güven Merkezi’nin sol bölmesindeki sayfa listesinde Güvenilen Konumlar’ı

tıklayın. 3 . Güvenilen Konumlar sayfasında Yeni konum ekle’yi tıklayın.

4 . Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda Gözat’ı tıklayın. 5 . Gözat iletişim kutusunda geçerli veritabanını içeren klasöre gidin ve Tamam’ı

tıklayın. 6 . Microsoft Office Güvenilen Konumu iletişim kutusunda isterseniz Bu

konumdaki alt klasörler de güvenilir onay kutusunu seçin ve açık olan her iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

İsterseniz Access’in bütün veritabanlarında makroları işleyiş biçimini değiştirebilirsiniz:

1 . Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Access Seçenekleri’ni tıklayın. 2 . Access Seçenekleri iletişim kutusundaki Güven Merkezi sayfasında Güven

Merkezi Ayarları’nı tıklayın. 3 . Güven Merkezi’nin Makro Ayarları sayfasında Access’in makroları nasıl

işlemesini istiyorsanız o yolu gösteren seçeneği seçin:

l Bildirimde bulunmadan tüm makroları devre dışı bırak . Bir veritabanında makro varsa, Access size bunları etkinleştirme seçeneği vermeden ve güvenlik uyarısı göstermeden devre dışı bırakır.

l Bildirimde bulunarak tüm makroları devre dışı bırak . Access tüm makroları devre dışı bırakır ve güvenlik uyarısı görüntüler.

l Dijital olarak imzalanmış makrolar dışında tüm makroları devre dışı bırak . Access dijital olarak imzalanmış makroları otomatik olarak etkinleştirir.

l Tüm makroları etkinleştir . Access tüm makroları etkinleştirir. 4 . Güven Merkezi sayfasında ve Access Seçenekleri iletişim kutusunda Tamam’ı

tıklayın.

Bu alıştırmada bir veritabanı açacak, içerdiği bazı nesneleri inceleyecek, sonra da veritabanını kapatacaksınız.

KULLANIN 03_Açılış veritabanını kullanın . Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.YAPIN Bilgisayarınızı açın ama bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açmayın.

1. Başlat mesnüsünde Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıklayın, sonra da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.Microsoft Office Access İle Başlarken penceresi açılır.

2. En Son Veritabanını Aç listesinde, Tümü’nü tıklayın.

Var Olan Bir Veritabanını Açmak 13

14 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

3. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm01 alt klasörüne gidin ve 03_Açılış veritabanını çift tıklayın.

Veritabanı penceresi açılır.

Sorun Giderme Bu Access’i ilk çalıştırmanız ise Şerit’in altında bir güvenlik uyarısı görebilirsiniz. Şimdilik bu uyarıyı atlayın ve Access güvenlik seçenekleri hakkında bilgi için bu bölümdeki “Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek” açıklama kutusuna bakın.

Program penceresinin sol tarafındaki Gezinti Bölmesi’nde Access veritabanı nesneleri listelenir. Gezinti Bölmesi’ni bu nesneleri çeşitli yollarla gruplamak ve süzmek için kullanabilirsiniz. Liste başlık çubuğunu sonra da görüntülemek istediğiniz kategori veya nesne grubunu tıklayarak yalnızca bir türde nesne (örneğin tüm tablolar) görüntüleyebilirsiniz.

Gezinti Bölmesi yolunuzu kapatırsa Gezinti Bölmesi’nin sağ üst köşesindeki Bölme Çubuğunu Aç/Kapat düğmesini tıklayarak veya F11’e basarak simge durumuna küçültebilirsiniz.

İpucu Gezinti Bölmesi hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda gezinti bölmesini arayın.

4. Microsoft Office Düğmesi’ni sonra da Veritabanını Kapat’ı tıklayın.

Veritabanını bu yolla kapatırsanız Microsoft Office Access İle Başlarken penceresine geri dönersiniz.

İpucu Access’i pencerenin sağ üst köşesindeki Kapat düğmesini veya Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayıp Access’ten Çık’ı tıklayarak tamamen kapatabilirsiniz.

Tablolarla ÇalışmakTablolar temel veritabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün veritabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla bir şekilde etkileşimde bulunmaktır. Bir Access veritabanı binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır.

İpucu Bir veritabanının en büyük boyutu veya bir tablodaki en fazla kayıt sayısı gibi Access özellikleri hakkında ayrıntılı bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 özellikleri’ni arayın.

Bölme Çubuğunu

Aç/Kapat

Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Tablolarda en çok kullanılan iki görünüm; tablo verilerini görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Veri Sayfası görünümü ile tablonun yapısını görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Tasarım görünümüdür. Veri Sayfası görünümünde bir tablo açmak için Gezinti Bölmesi’nde tablonun adını çift tıklayın veya tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Aç’ı tıklayın. Tasarım görünümünde bir tablo açmak için tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Tasarım Görünümü’nü tıklayın. Bir nesne açıldıktan sonra görünümler arasında program penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm simgelerini veya Giriş sekmesindeki Görünümler grubundaki Görünüm okunu tıklayarak geçiş yapabilirsiniz. Ok yerine Görünüm düğmesini tıklarsanız Access görünümler arasında mantıksal bir şekilde geçiş yapar. Geçerli olan görünüm Tasarım görünümü değilse Tasarım görünümüne geçer. Görünüm düğmesini tekrar tıklarsanız Veri Sayfası görünümüne geçer. Diğer veritabanı nesneleri etkinken Görünüm düğmesini tıkladığınızda görünümler arasındaki geçiş benzer şekilde olur.

Bir tabloyu Veri Sayfası görünümünde görüntülediğinizde tablo verilerini sütunlarda (alanlar) ve satırlarda (kayıtlar) görürsünüz.

Satır

Sütun

İki tabloda bir veya birden fazla ortak alanlar varsa, veri sayfasını bir tablodan ötekine katıştırabilirsiniz. Alt veri sayfası adı verilen katıştırılmış veri sayfası kullanarak bilgileri birden fazla tabloda aynı anda görebilirsiniz. Örneğin bir Siparişler veri sayfasını Müşteriler tablosuna katıştırabilir ve böylece her müşterinin verdiği siparişi görebilirsiniz.

Bu alıştırmada var olan veritabanı tablolarını açacak ve farklı görünümlerde tablo yapılarını inceleyeceksiniz.

Tablolarla Çalışmak 15

16 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

KULLANIN 04_Tablolar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i ve Microsoft Office Access İle Başlarken penceresini açın.

İpucu Bu veritabanında Gezinti Bölmesi süzgeci tüm Access nesnelerini görüntülemek üzere ayarlanmıştır ama Sorgu, Form ve Rapor nesne grupları daraltılmıştır. Grupları yalnızca istediğiniz grupları gösterecek şekilde daraltabilir, genişletebilir veya liste başlığını tıkladıktan sonra Gruba Göre Süz altında istediğiniz seçeneği tıklayarak veritabanı nesnelerini süzebilirsiniz.

1. Microsoft Office Düğmesi’ni, sonra da Aç’ı tıklayın.

2. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm01 klasörüne gidin ve 04_Tablolar veritabanını tıklayın.

Veritabanı açılır.

3. Gezinti Bölmesi’nde Kategoriler’i çift tıklayın.

Kategoriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.

Bu tabloda ürün kategorileri, Kategori No, Kategori Adı ve Tanım alanlar yer almaktadır.

İpucu Herhangi bir veritabanı nesnesini Gezinti Bölmesi’nde farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra istediğiniz görünümü tıklayarak açabilirsiniz. Aç’ı tıkladığınızda nesne varsayılan ayar olan Veri Sayfası görünümünde açılır.

İpucu Bir tablo sütununu başlık kısmında sağ tarafındaki dikey sütun çubuğunu sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Dikey çubuğu çift tıklayarak sütunun genişliğini sütundaki en geniş girdinin genişliğine göre ayarlayabilirsiniz.

4. Ekranı kaplamıyorsa tablo penceresini ekranı kaplayacak boyuta getirin. Veri sayfasında Soğanlı Çiçekler kategorisi kaydının solundaki Genişlet düğmesini tıklayın.

Soğanlı Çiçekler kategorisi katıştırılmış alt veri sayfasını görüntüleyecek şekilde genişler. Access, Kategoriler tablosundaki kategori kayıtlarını ve Ürünler tablosundaki ürün kayıtlarını aynı anda görüntüler.

5. Alt veri sayfasını gizlemek için Soğanlı Çiçekler kategorisinin solundaki Daralt düğmesini tıklayın.

6. Kategoriler tablosunu kapatmak için tablonun sağ üst köşesinde, Kategoriler sekmesinin sağındaki Kapat düğmesini (program penceresinin sağ üst köşesindeki Kapat düğmesi değil) tıklayın. Access tablo yerleşimini kaydetmek isteyip istemediğinizi sorarsa Evet’i tıklayın.

7. Siparişler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift tıklayın.

Genişlet

Daralt

Tablolarla Çalışmak 17

18 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Görünüm araç çubuğuKayıt gezignti çubuğu

Pencerenin altındaki kayıt gezinti çubuğu bu tablodaki 87 kayıt içinde 1 numaralı kaydın etkin olduğunu gösterir.

8. Sonraki Kayıt düğmesini tıklayarak tablodaki kayıtlara sırayla gidebilirsiniz.

Seçim de Sipariş No alanında ilerler çünkü ekleme noktası bu alandadır.

İpucu Seçimi bir defada bir kayıt kaydırmak için Yukarı Ok veya Aşağı Ok tuşuna, bir defada bir sayfa kaydırmak için Page Up veya Page Down tuşuna, tablodaki ilk veya son alana kaydırmak için Ctrl+Home veya Ctrl+End tuşlarına basabilirsiniz.

9. Doğrudan 40 numaralı kayda gitmek için kayıt gezinti çubuğunda geçerli olan kayıt numarasını seçip 40 yazın ve tuşuna basın.

10. Ürünler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift tıklayın.

Tabloda 189 kayıt olduğuna dikkat edin.

Sonraki Kayıt

11. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.

Veri sayfası görünümü tabloda depolanan verileri gösterirken, Tasarım görünümü tablo yapısını göstermektedir.

KAPATIN Ürünler ve Siparişler tablolarını değişikliklerinizi kaydetmeden kapattıktan sonra, Başlarken penceresine dönmek için 04_Tablolar veritabanını kapatın.

Tasarım Görünümü

Tablolarla Çalışmak 19

20 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Sorgularla ÇalışmakBulmak istediğiniz bilgilerin parametrelerini belirtip bir sorgu oluşturarak birden fazla tabloda depolanan belirli bilgileri bulabilirsiniz. Örneğin son üç ayda sipariş veren bütün müşterilerinizi bulabilirsiniz. Bu bilgileri tablo verilerini sıralayarak, süzerek ve tablo verilerine çapraz başvuruda bulunarak bulabilirsiniz ancak bu zor ve zaman alıcı bir iştir. Müşteriler ve siparişler tablolarındaki tüm kayıtları sipariş tarihlerine göre görüntüleyen bir sorgu oluşturmak çok daha kolaydır. Bunun karmaşık bir işlem olduğunu düşünebilirsiniz ama sorguyu oluşturmak oldukça kolaydır.

Bir sorgu çalıştırıldığında (veritabanı sorgulandığında) ölçütlerinize uyan kayıtları içeren bir veri sayfası görüntülenir. Sorgunun sonuçlarını daha sonraki çözümlemeler için temel olarak kullanabilir, sonuçlardan başka Access nesneleri (raporlar gibi) oluşturabilir veya sonuçları bir Excel elektronik tablosu, bir Microsoft SharePoint listesi gibi başka bir biçime dönüştürebilirsiniz.

Arama ölçütlerine uyan kayıtları gelecekte herhangi bir zaman bulmak isterseniz sorguyu kaydedebilir ve Gezinti Bölmesi’ndeki Sorgular bölümünden yeniden çalıştırabilirsiniz. Access bir sorguyu her çalıştırmanızda belirtilen tablodaki (veya tablolardaki) kayıtları değerlendirir ve tanımlamış olduğunuz ölçütlere uyan kayıtların güncel olan bir alt kümesini görüntüler.

İlk başta biraz karmaşık görünse de meraklanmayın. Sorguların mantığını anladıkça daha anlamlı hale gelecektir. Sorgunun yapılandırılması için size yardımcı olan Sorgu Sihirbazı’nı kullanarak sorguları kolayca oluşturabilir ve bir defadan fazla çalıştırmanız söz konusu olan bir sorgu oluşturduğunuzda onu kaydedebilirsiniz. Oluşturduğunuz sorgu veritabanının bir parçası haline gelir ve Gezinti Bölmesi’nde Sorgular’ın altında görüntülenir.

Ayrıca Bakınız Sorgular hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 6 “Belirli Bilgileri Bulmak”a bakın .

Bu alıştırmada var olan iki sorguyu inceleyeceksiniz.

KULLANIN 05_Sorgular veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altında Bölüm01 alt klasöründedir.AÇIN 05_Sorgular veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Sorgular’ı açın.

Veritabanı penceresinde bu veritabanının bir parçası olarak kaydedilmiş tüm sorgular gösterilir.

2. Geçerli Ürün Listesi’ni farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Nesne Özellikleri’ni tıklayın.

Access, Geçerli Ürün listesi sorgusunun özelliklerini açıklamasıyla birlikte görüntüler. Genel sekmesinde gösterilen simge Gezinti bölmesinde bu sorgu için gösterilen simgeyle eşleşmekte ve sorgu türünün bir göstergesi olmaktadır. Sorgu türü aynı zamanda Özellikler iletişim kutusunda belirtilmiştir: Bu bir Seçme Sorgusu’dur.

3. Özellikler iletişim kutusunda İptal’i tıklayın.

4. Kategoriye Göre Ürünler sorgusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Aç’ı tıklayın.

Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları gösteren bir veri sayfası üretir.

Sorgularla Çalışmak 21

22 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Kayıt gezinti çubuğu 171 kaydın gösterildiğini belirtir; aslında veritabanında 189 kayıt vardır. 18 kaydın neden eksik olduğunu bulmak için bu sorguya Tasarım görünümünde bakmanız gerekir.

5. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü’nü tıklayın.

Access sorguyu Tasarım görünümünde gösterir.

Sorgu penceresinin üst bölümündeki iki kutu bu sorgunun çalışması için kullanılan tablolardaki alanları listeler. Sorgu, sorgu penceresinin altındaki tasarım kılavuzunda oluşturulur. Kılavuz sütunlarının her biri yukarıdaki tabloların birindeki bir alana başvurabilir. Dikkat ederseniz Sonlandı alanı için Ölçüt satırına <> Evet (Evet’e eşit değil) girilmiştir. Bu sorgu bu alanda Evet değerine sahip olmayan (başka bir deyişle sonlanmayan) tüm kayıtları bulur.

6. Bir deneme yapmak için Sonlandı alanının Ölçüt satırında <> yerine = yazın ve içeriğe bağlı Tasarım sekmesinde Sonuçlar grubunda Çalıştır düğmesini tıklayın.

İpucu Bir sorguyu Veri Sayfası görünümüne geçerek de çalıştırabilirsiniz.

Bu defa sorgu seri sonu olan bütün kayıtları bulur.

Tasarım Görünümü

18 seri sonu ürün, Ürünler tablosundaki kayıt sayısıyla önceki sorguda gösterilen kayıt sayısı arasındaki farkı açıklamaktadır.

KAPATIN Kategoriye Göre Ürünler sorgusunu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 05_Sorgular veritabanını kapatın.

Formlarla ÇalışmakAccess tabloları işlenmemiş bilgilerle dolu listelerdir. Kendiniz için oluşturacağınız veritabanındaki tablolarla doğrudan çalışmak sizin için çok kolay olacaktır ama veritabanları hakkında bilgisi olmayan kişiler için çok zor olur. Bilgileri girmek, göstermek ve yazdırmak için kullanıcıların veritabanınızla etkileşime girebileceği formlar tasarlayabilirsiniz.

Form aslında bilgileri görüntüleyen veya girilen bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Access etiketler, metin kutuları, seçenek düğmeleri ve onay düğmeleri gibi standart Windows denetimleri sağlar. Biraz da yaratıcılıkla tüm Windows uygulamalarındaki iletişim kutuları gibi görünen ve çalışan formlar oluşturabilirsiniz.

Formlarla Çalışmak 23

24 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Form bir tablo için kullanışlı bir arabirim olarak çalışır. Bir formla bağlantılı olduğu tablonun kayıtlarını görüntüleyebilir, düzenleyebilir veya yeni kayıtlar oluşturabilirsiniz. Tablo ve sorgularda olduğu gibi formları da birkaç görünümde açabilirsiniz. En çok kullanılan üç görünüm:

l Verileri girdiğiniz Form görünümü

l Bir tablo gibi görünen Veri Sayfası görünümü

l Görünüşünü ve çalışma şeklini iyileştirmek için formun öğeleriyle çalıştığınız Tasarım görünümü

Formların çoğu tek bir tabloya bağlantılıdır ama bir formdan birden fazla tabloya bağlantı oluşturmak için ana forma alt formlar katıştırabilirsiniz. Tasarım görünümünde formların Form görünümünde görünen metinleri içeren etiket denetimleri ve bağlantılı tablodan veriler içeren metin kutusu denetimleri yer alır. Tasarım görünümünü bir formu sıfırdan oluşturmak için de kullanabilirsiniz ama genellikle sihirbazla oluşturduğunuz formları düzenlemek için kullanırsınız.

Bu alıştırmada formları, alt formları ve form denetimlerini inceleyeceksiniz.

KULLANIN 06_Formlar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.AÇIN 06_Formlar veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Siparişler’i çift tıklayın.

Siparişler formu açılır. Bu form bir ana form ve bir alt formdan oluşmaktadır. Ana form Siparişler tablosundaki bilgileri gösterir. Ana formun ortasında veri sayfası gibi görünen alt form geçerli olan kayıt için Siparişler tablosundan bilgiler gösterir.

2. Sonraki birkaç kaydı görüntülemek için form penceresinde, kayıt gezinti çubuğunda Sonraki kayıt düğmesini birkaç kez tıklayın.

Alt formun her tıklamada siparişle ilgili bilgileri göstermek için değiştiğine dikkat edin.

3. Sipariş veren müşterilerin listesini görüntülemek için Faturalanacak okunu tıklayın.

Bu liste kutusu denetimine bir örnektir.

4. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Ürünler’i çift tıklayın.

Ürünler formu Form görünümünde açılır.

Sonraki Kayıt

Formlarla Çalışmak 25

26 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Bu formun amacı ürün kayıtlarını düzenlemek ve oluşturmaktır.

5. Giriş sekmesinde Görünümler grubunda Görünüm okunu tıklayın ve listeden Tasarım Görünümü’nü seçin.

Bu bir forma denetimler ekleyebileceğiniz görünümdür.

6. Tasarım görünümüne geçtiğinizde içeriğe bağlı Form Tasarım Araçları sekmesinde Tasarım ve Düzenle’nin Şerit’e eklendiğine dikkat edin. Bu değişikliği görmek için Form görünümüne geçin ve Tasarım görünümüne geri dönün.

İçeriğe bağlı sekmeler, bu sekmelerdeki araçları kullanabileceğiniz bir nesneyle çalışırken görünür.

7. İçeriğe bağlı Tasarım sekmesinde bir Ekran İpucu ile denetimin adını görüntülemek için Denetimler grubunda düğmeleri tek tek işaret edin.

Bu denetimleri veritabanınızda özel formlar oluşturmak için kullanabilirsiniz.

KAPATIN Siparişler ve Ürünler formlarını değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 06_Formlar veritabanını kapatın.

İpucu Ekran İpuçlarındaki ayrıntı düzeyini değiştirmek için Office menüsünde Access Seçenekleri’ni tıklayın. Popüler sayfasının üstündeki Ekran İpucu Stili listesi ayrıntı seçeneklerini gösterir: Ekran İpuçlarında özellik açıklamalarını göster, Ekran İpuçlarında özellik açıklamalarını gösterme ve Ekran İpuçlarını gösterme.

Raporlarla ÇalışmakTablolar kaydedilen bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde, güzelce biçimlendirilmiş, kolay erişilebilir raporlar olarak görüntüleyebilirsiniz. Rapor birden fazla tablo veya sorgudan seçilen öğeler, veritabanındaki verilerden hesaplanan değerler ve üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme elemanları içerebilir.

Raporlara dört görünümde bakabilirsiniz:

l Formlarda olduğu gibi bir raporun tasarımını yapabileceğiniz Tasarım Görünümü.

l Yazdırılırken eklenen sayfa sonu kesmeleri olmadan raporda bilgileri inceleyebileceğiniz Rapor Görünümü .

l Raporunuzun yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösteren Baskı Önizleme Görünümü .

l Rapordaki verileri gösteren (Baskı Önizleme gibi) ve sayfayı düzenlemenize olanak veren Sayfa Düzeni Görünümü .

Bu alıştırmada yazdırıldığında görüneceği gibi olan bir raporu inceleyeceksiniz.

KULLANIN 07 _Raporlar veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.AÇIN 07_Raporlar veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Raporlar altında Müşteri Etiketleri’ni farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Baskı Önizleme’yi tıklayın.

Müşteri Etiketleri raporu açılır.

2. Raporu daha büyük görmek için önizleme belgesinde bir yeri tıklayın.

Raporlarla Çalışmak 27

28 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

İpucu Rapor Baskı Önizleme’de okunamayacak kadar küçükse yakınlaştırma düzeyini, Yakınlaştır düğmesini tıklayarak veya Baskı Önizleme penceresinin sağ alt köşesinde görünen Yakınlaştırma kaydırıcısını sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz.

Bu rapor müşteri adlarını ve adreslerini mektup etiketi biçiminde yazdırır ve diğer Office programlarındaki Baskı Önizleme gibi görüntülenir.

İpucu Access mektup etiketi raporu hazırlamanıza yardımcı olacak bir sihirbaz sağlar. Bunun gibi etiketleri Word 2007 adres-mektup birleştirme aracında kaynak belge olarak Müşteriler tablosunu kullanarak da oluşturabilirsiniz.

3. Gezinti Bölmesi’nde Kategoriye Göre Satışlar raporunu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Baskı Önizleme’yi tıklayın.

4. Pencerenin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak çok sayfalı raporun sayfalarına bakın.

5. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.

Access, raporu Tasarım görünümde görüntüler. Formları oluşturmak için kullandığınız teknikleri rapor için de kullanabilirsiniz.

KAPATIN Müşteri Etiketleri ve Kategoriye Göre Satışlar raporlarını değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra 07_Raporlar veritabanını kapatın.

Tasarım Görünümü

Raporlarla Çalışmak 29

30 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

Diğer Access Nesneleri ile Çalışmak Tablolar, sorgular, formlar ve raporlar Access’te en sık kullanacağınız nesnelerdir. Bunları güçlü ve kullanışlı veritabanları oluşturmak için kullanabilirsiniz. Bunlara ek olarak, Access’in olanaklarını önemli ölçüde artırmak için makroları ve modülleri de kullanabilirsiniz.

İpucu Önceki Access sürümlerinde Veri Erişim Sayfaları vardı. Access 2007’de bu nesneler yoktur. Veri Erişim Sayfalarını biliyorsanız ve bunun gibi bir şeye gerek duyuyorsanız, veritabanınızı Microsoft SharePoint ürünleriyle oluşturulmuş bir ortak çalışma sitesine aktarıp ve burada sağlanan araçları kullanabilirsiniz.

MakrolarMakro çok sayıda eylemi gerçekleştiren basit bir programdır. Makroyla Access’in bir düğmenin tıklanması, bir formun açılması veya bir kaydın güncelleştirilmesi gibi bir olaya yanıt vermesini sağlayabilirsiniz. Makrolar özellikle sizden daha az deneyimli kişilerin veritabanınızla çalışması söz konusu olduğunda kullanışlı olabilir. Örneğin formları açmak, kapatmak, raporları yazdırmak gibi standart veritabanı işlemleri için geçiş panolarına komut düğmeleri ekleyebilirsiniz. İşlem için gerekli menü komutlarını bir araya getirip kullanıcıların bir düğmeyi tıklayarak çalıştırmasını sağlayarak herkesin işleri aynı şekilde yapmasını sağlayabilirsiniz.

ModüllerMakrolardan daha etkili olan modüller Microsoft Visual Basic for Application (VBA) programlarıdır. VBA Windows programları oluşturmak amacıyla Microsoft için geliştirilmiş bir üst düzey programlama dilidir. Ortak olan bir VBA komut kümesi Microsoft Office sistemindeki tüm programlarla kullanılabilir ve her programın kendi kümesi de vardır. Makrolar dört, beş düzine eylemi otomatik hale getirirken, VBA yüzlerce komut içerir ve diğer firmaların eklentileriyle genişletilebilir. Bir Excel elektronik tablosunun açılması ve belirli bilgilerin alınması gibi makrolarla yapılması çok zor olan görevleri yerine getirmek için VBA kullanabilirsiniz.

İpucu Microsoft Office sistem yükleme CD’si ve çevrimiçi kaynaklarda bir veritabanının oluşturulması ve kullanılması ilkelerinin çoğunu gösteren çeşitli örnek veritabanları vardır. Bunları Access özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi veritabanlarınız için şablon olarak kullanabilirsiniz.Bunlardan biri olan Northwind 2007 veritabanı Access Yardım sistemindeki birçok konuda örnek olarak kullanılmıştır ve incelemeniz için iyi bir veritabanıdır. Başlarken penceresindeki örnek kategorisinde bu veritabanına bir bağlantı bulacaksınız.

Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak

Access bir Windows uygulaması olduğundan yazıcınızla standart Windows iletişim kutuları ve sürücüleri aracılığıyla etkileşime girer. Bu diğer programlarla kullandığınız yazıcının Access’le kullanabileceği anlamına gelmektedir ve yazıcının renkli yazdırma veya iki yönlü yazdırma gibi yazıcıya özgü özellikler Access’te de kullanılabilir.

Bu bölümde gördüğünüz gibi veritabanınızda depolanan bilgileri görüntülemek için tablo, form, rapor, gibi Access nesnelerini kullanabilirsiniz. Her nesne için birkaç görünüm vardır: Tasarım görünümü, Veri Sayfası görünümü, vb. İstediğiniz görünümü Giriş sekmesindeki Görünüm grubundan seçerek (kullanılabilir görünümler etkin olan nesneye göre değişir) veya pencerenin altındaki durum çubuğundaki düğmeleri tıklayarak seçebilirsiniz.

Yazdırmayla ilgili komutlara uygun nesne ve görünüm olduğunda Microsoft Office Düğmesi’nden ya da Şerit’ten ulaşabilirsiniz.

Bu alıştırmada bir tablo ve bir forma önizleme yapacak, sonra da bu nesneleri yazdıracaksınız.

KULLANIN 09_Yazdır veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm01 alt klasöründedir.AÇIN 09_Yazdır veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Tablolar listesinde Çalışanlar tablosunu Veri Sayfası görümünde açmak için çift tıklayın.

Bu tablo dokuz çalışan hakkında bilgiler içerir. Gördüğünüz gibi ekrana sığmayan başka alanlar vardır.

Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak 31

32 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

2. Veri sayfası çıktısının ilk sayfasını görüntülemek için Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Baskı Önizleme’yi tıklayın.

3. Yakınlaştırmak için önizleme belgesini bir kez tıklayın, böylece tablo içeriği okunabilir durumuna gelir.

4. Baskı Önizleme penceresinin altında Sonraki Sayfa düğmesini tıklayın.

Bu veritabanını geçerli ayarlarla yazdırırsanız veritabanı üç kısa sayfa şeklinde çıkar. İkinci ve üçüncü sayfalardaki bilgilerin ilk sayfada başlayan tablonun devamı olduğuna dikkat edin.

5. Baskı Önizleme sekmesinde Sayfa Düzeni grubunda Yatay düğmesini tıklayın. Veri sayfası yatay yönlendirmede iki sayfaya sığmaktadır.

Microsoft Office Düğmesi

Sonraki Sayfa

İpucu Alıştırma adımlarında tıklamanız gereken komut ve düğmelerin hangi sekmede ve hangi grupta olduğu belirtilmiştir. Ancak bazı durumlarda aynı sekmedeki komut ve düğmeler için sekme adının gereksiz tekrarından kaçınılmıştır.

6. Yazdır grubunda Yazdır düğmesini tıklayın.

Yazdır iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda, yazıcıyı ve yazdırma seçeneklerini seçebilirsiniz.

İpucu Veri sayfasını başka ayarlama yapmadan varsayılan yazıcınıza göndermek istiyorsanız, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Hızlı Yazdır’ı tıklayın.

7. Yazdır iletişim kutusunu kapatın ve Önizlemeyi Kapat grubunda Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesini tıklayın.

8. Gezinti Bölmesi’nde Formlar altında Müşteriler’i çift tıklayın.

Müşteriler formu Form görünümünde açılır.

Müşteri bilgilerinin bulunduğu 110 kayıt vardır.

9. Sonraki Kayıt düğmesini tıklayarak kayıtlar arasında gezinin.

Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak 33

34 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek

10. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve önizleme yapmak için Baskı Önizleme’yi tıklayın.

Önizleme, müşteri bilgilerini içeren kayıtları alt alta görüntüler.

11. Form görünümüne dönmek için Görünüm araç çubuğunda Form Görünümü düğmesini tıklayın.

Ayrıca Bakınız Farklı Access nesnelerinde gösterilen bilgileri yazdırmak için aslında aynı yöntemleri kullanırsınız . Daha fazla bilgi için Bölüm 8 “Raporlarla Çalışmak“ta “Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak” başlığına bakın .

KAPATIN Çalışanlar tablosunu ve Müşteriler formunu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra, 09_Yazdır veritabanını kapatın.

Form Görünümü

Önemli Noktalar l Access, Microsoft Office sisteminin bir parçasıdır ve menü, araç çubuğu,

iletişim kutusu gibi temel arabirim nesneleri diğer Office ürünleri ve Windows uygulamalarındaki gibi açılır.

l Veritabanı düzenlenmiş bilgiler listesinin bilgisayardaki karşılığıdır. Bir veritabanının gücü, veritabanından kesin ve doğru bilgileri alma ve bu bilgileri işleme, paylaşma, dağıtma veya çeşitli yollarla kullanma becerisi sunmasında yatar. Access’te veriler alan ve kayıt adı verilen sütun ve satırlardan oluşan tablolarda düzenlenir. Access ilişkisel bir veritabanıdır, dolayısıyla bir veritabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı olarak görebilir ve bilgileri farklı tablolardan size uygun gelen düzen ve biçimde süzebilirsiniz.

l Access’le birlikte çalışabileceğiniz nesne türleri tablolar, sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüllerdir. Tablolar temel veritabanı nesneleridir ve diğer nesnelerin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşime girmektir.

l Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Örneğin bir tabloda verileri Veri Sayfası görünümünde görüntüler, verilerin nasıl görüntüleneceğini Tasarım görünümünde tanımlarsınız.

l Access veritabanındaki bilgileri bulmanın bir yolu da sorgu oluşturmak ve çalıştırmaktır. Sorguları bilgileri bulmak için kullanırsınız ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilirsiniz. Sorguları, Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümünde görüntüleyebilirsiniz. Bir sorgunun sonuçlarını form veya rapor gibi diğer Access nesneleri için temel oluşturacak şekilde kullanabilirsiniz.

l Formlar tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hale getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Formları, Form görünümü, Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümünde görüntüleyebilirsiniz.

l Raporlar tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde güzelce biçimlendirilmiş ve kolay erişilebilecek bir şekilde gösterir. Raporlarda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veritabanındaki bilgilerden hesaplanan değerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur. Raporları, Rapor, Tasarım, Baskı Önizleme ve Düzen görünümlerinde görüntüleyebilirsiniz.

l Makrolar ve modüller Access’in olanaklarını önemli ölçüde artırır. Makrolar, standart veritabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veritabanında çalışmasına yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılabilir. Modüller, VBA programlardır. Makrolar birçok işlemi otomatik hale getirseler bile VBA makroların yerine getirmeyeceği kadar zor görevleri yapar.

Önemli Noktalar 35

Bir Bakışta BölümBir şablondan

veritabanı oluşturmak, sayfa 38

Bir tabloyu elle ya da şablondan oluşturmak, sayfa 41 ve 46

Tablo sütunlarını ve satırlarını

düzenlemek, sayfa 48

37

2 Bir Veritabanı Oluşturmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir şablondan veritabanı oluşturmak 4 Bir tabloyu elle veya bir şablondan oluşturmak 4 Tablo sütunlarını ve satırlarını düzenlemek

Veritabanı için bir yapı oluşturmak kolaydır. Ancak boş bir veritabanı boş bir belge veya çalışma sayfasından farksızdır. Bir veritabanı ancak tablolar halinde verilerle doldurulduğunda işe yarar. Sorgular, formlar ve raporlar eklendikçe kullanımı daha kolay hale gelir. Bir geçiş panosu veya özel kategoriler ve gruplarla özelleştirirseniz ona bir veritabanı uygulaması olma özelliği kazandırmış olursunuz.

Her veritabanının uygulama olarak sınıflandırılacak kadar geliştirilmesi gerekmez. Yalnızca kendinizin veya bazı deneyimli veritabanı kullanıcılarının kullanacağı veritabanlarını ana hatlarıyla bırakabilirsiniz. Ancak bir yönetici yardımcısının veri girmesini veya üst düzey yöneticilerinizin kendi raporlarını almasını bekliyorsanız sağlam bir veritabanı uygulamasını oluşturmak için başlangıçta biraz zaman harcamanız ilerideki iş yükünü azaltacaktır. Yoksa ileride sürekli olarak hasarlı dosyaları onarmak veya kullanıcılara kolay görünen görevleri anlatmak durumunda kalırsınız.

Microsoft Access 2007 kendi bilgilerinizle değiştirdiğiniz ve doldurduğunuz şablon biçiminde veritabanı uygulamaları sağlayarak veritabanı oluşturmada ve özelleştirmede pek çok zor ve sıkıcı işi ortadan kaldırmaktadır. Access 2007 yaygın tablo türleri için şablonlarla birlikte, tabloları kolayca oluşturmak ve doldurmak için öteki uygulamalardan gelişmiş içerik alma yöntemleri de sağlamaktadır. İstediğiniz sonuca ulaşmak için bu yöntemlerden birini kullanmak aynı sonuca ulaşmak için sıfırdan yapmanızdan çok daha kolaydır. Bu şablonlardan veya alma yöntemlerinden hiçbiri gereksinimlerinize uymuyorsa tabloları kendiniz oluşturabilirsiniz. Bu yöntem de Access’in bu sürümünde daha da geliştirilmiştir.

38 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

Bu bölümde şablondan bir veritabanı, elle bir tablo ve şablondan bir tablo oluşturacaksınız. Daha sonra bir veri tablosunun görünüşünü gereksinimlerinize uyacak şekilde ayarlayacaksınız. Bu bölümün sonunda üç tablodan oluşan ve bu kitaptaki birçok alıştırmaya temel olacak bir veritabanınız olacak.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak Bundan birkaç yıl önce (bilgisayar tarihi için uzak bir geçmiş) bir veritabanı yapısı oluşturma işi önce gereksinimlerinizi çözümlemeyi sonra da veritabanı tasarımını kağıt üzerine yerleştirmeyi kapsıyordu. Hangi bilgileri izleyeceğinize ve bunları veritabanında nasıl depolayacağınıza karar vermek durumundaydınız. Veritabanı yapısını oluşturmak için çok şeyle uğraşmak gerekiyor, veritabanı yapısını oluşturduktan ve verileri girdikten sonra değişiklik yapmak zor olabiliyordu. Şablonlar bu süreci değiştirmiş oldu. Bir veritabanı yapısı oluşturmak artık eskisi gibi büyük bir karar değil. Hazır şablonları kullanarak bir düzine veritabanı uygulamasını bir zamanlar bu veritabanı uygulamalarından yalnızca birini kağıt üzerinde tasarlamak için gereken süreden çok daha kısa sürede oluşturabilirsiniz. Access şablonlarıyla istediğiniz veritabanı uygulaması tüm ayrıntılarıyla oluşturulamayabilir ama gereksinimlerinize uyacak şekilde ayarlayabileceğiniz bir veritabanını hızlıca oluşturabilirsiniz.

Bu alıştırmada Kişiler şablonuna göre oluşturulmuş bir veritabanı uygulamasını açacak ve inceleyeceksiniz. Bu şablon genellikle Microsoft Access 2007 ile sağlananlardan biri olup güzel görünmekle beraber diğer Office uygulamaları ve Windows komutlarıyla bağlantı kurmak için komut düğmelerinin ve katıştırılmış makroların eklenmesi gibi bir veritabanında yapabileceğiniz birçok işlemi görüntülemektedir. Başlangıçta şablonlar karmaşık geleceğinden Tasarım görünümünde daha basit tablolarla ve formlarla deneyim kazanmadan şablonlarda değişiklik yapmamanız iyi olur. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.

1. Şablon Kategorileri listesinde Yerel Şablonlar’ı tıklayın.

İpucu İnternet’e bağlandığınızda Microsoft Office Access İle Başlarken ekranının Office Online alanında ek şablonlar ve başka kaynaklar bulabilirsiniz.

Access varsayılan şablon konumundaki (C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access) şablonların listesini görüntüler.

İpucu Bir şablon simgesini seçtiğinizde Access Ekran İpucu adı verilen bir açılır pencerede veritabanının açıklamasını görüntüler. Bu şablonlar hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 Şablonları’nı arayın.

2. Kişiler şablon simgesini tıklayın.

Şablonun açıklaması program penceresinin sağ tarafında, veritabanına ad verebileceğiniz bir kutu ve veritabanını depolamak istediğiniz yere gidebileceğiniz bir klasör düğmesiyle birlikte görüntülenir.

Bir Şablondan Veritabanı Oluşturmak 39

40 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

3. Dosya Adı kutusuna Kişiler Şablonu yazın ve varsayılan yolu not edin.

İpucu Microsoft Windows dosyalarındaki adlandırma kuralları Access veritabanında da geçerlidir. Bir dosya adı dosya yolu ve boşluklar dahil 260 karakter içerebilir ama bu kadar uzun bir dosya adı oluşturmanız tavsiye edilmez. Dosya adları \ / : * ? ”< > | karakterlerini içeremez. Bir Access 2007 veritabanında önceki sürümler için kullanılan .mdb uzantısı yerine .accdb uzantısı kullanılır. İki biçim arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi için Access Yardım’ında .accdb’yi arayın.

4. Oluştur düğmesini tıklayın.

Access bir ilerleme çubuğu görüntüler, sonra da yeni veritabanınız açılır.

5. Gezinti Bölmesi kapalıysa açmak için F11 tuşuna basın.

Gezinti Bölmesi Kişiler adı altında özel bir kategoriyi ve Destekleyen Nesneler adı altında özel bir grubu görüntüler.

Sütun başlıkları üzerindeki komutlara dikkat edin. Bu komutlar veritabanını bir uygulamaya dönüştüren katıştırılmış makrolara örnektir.

İpucu Access, makroları tüm veritabanı nesneleri için ortak olarak değil, makroların eklendiği nesnenin bir özelliği olarak katıştırır. Katıştırılmış bir makroda yapacağınız değişiklikler geçerli nesneye özel olacaktır.Makroyu katıştırarak etki alanını kısıtlamanız, Access’in bu makronun yaptığı işlemleri “güvenli” kabul etmesini ve makroyu engellememesini sağlar.

6. İlk kayda kişi bilgileri girin.

7. Kişiler Şablonu veritabanını inceleyin.

KAPATIN Kişiler Şablonu veritabanını kapatın.YAPIN Kişiler Şablonu veritabanını daha sonra kullanmak istemiyorsanız varsayılan depolama konumundan silin.

İpucu Access yeni veritabanlarını Belgeler klasöründe oluşturur. Her veritabanını oluştururken bu konumu veya varsayılan kaydetme konumunu değiştirebilirsiniz. Bunu yapmak için sırasıyla Microsoft Office Düğmesi’ni, Access Seçenekleri’ni, Veritabanı Oluşturma altında Gözat düğmesini tıklayın. Varsayılan Veritabanı Yolu iletişim kutusunda varsayılan veritabanı depolama klasörü olarak seçmek istediğiniz klasöre gidin. Sonra iletişim kutularının her birinde Tamam’ı tıklayın.

Tablo OluşturmakÖnceki alıştırmada Access 2007 şablonuna dayanarak bir kişi yönetim veritabanı uygulaması oluşturdunuz. Veritabanında kişiler hakkında temel bilgileri almak, depolamak ve kullanmak için gereken tüm tablolar, formlar, raporlar ve kodlar vardır. Ancak farklı kişiler için farklı bilgileri depolamanız gerekebilir. Örneğin çalışanlar, müşteriler ve sağlayıcılar hakkında farklı türde bilgiler tutmak isteyebilirsiniz. Ad, adres ve telefon numarası gibi standart bilgilere ek olarak aşağıdaki bilgileri izlemek isteyebilirsiniz:

l Çalışanın Soysal Sigorta numarası, işe alınma tarihi, medeni durumu, kesintiler ve primler

l Müşteri siparişleri ve hesap durumu

l Sağlayıcı kişiler, geçerli sipariş durumu ve indirimler

Şablonla başlayabilir, kişiler tablosuna ek alanlar ekleyebilir, sonra da her bir kişi türü için yalnızca istediğiniz alanı doldurabilirsiniz ama tüm bu bilgileri bir tabloya tıka basa doldurmanız bir süre sonra büyük karışıklığa yol açacaktır. Bu durumda en iyisi her kişi türü için bir tablonun olduğu bir veritabanı oluşturmaktır.

Tablo Oluşturmak 41

42 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

Önemli Birçok bilgisayar programında, bilgisayarınızın kilitlenmesi veya elektrik kesilmesi durumunda bilgileri kaybetmemek için çalışmanızı sık sık kaydetmeniz önemlidir. Access’te verilerinizi kaydetmeniz önemli değil, verilerinizi elle kaydetmeniz de mümkün değildir. Bilgileri girdikten ve düzenlendikten sonra ekleme noktasını bir kaydın dışına çıkardığınızda Access o kaydı kaydeder. Bu, değişikliklerinizi kaybetme endişesine gerek olmadığı anlamına gelir ancak yaptığınız veri değişikliklerinin kalıcı olduğunu ve geri almak için kaydı yeniden düzenlemeniz gerektiğini unutmayın.Özellik ve düzen değişiklikleri otomatik olarak kaydedilmez. Yeni bir tablo, form veya rapor oluşturursanız veya var olan birinin özelliklerini ve düzenini değiştirirseniz nesneyi veya veritabanını kapatmadan önce değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğiniz sorulur.

Ayrıca Bakınız Tablo içeriğinin denetlenmesinin yolları hakkında bilgi için Bölüm 7 “Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak”a bakın .

Bu alıştırmada boş bir veritabanı açacak, bir tablo oluşturacak, kayıt ekleyecek ve bazı kayıtları Access dışından alacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.

1. Microsoft Access ile Başlarken sayfasında, Yeni Boş Veritabanı altında Boş Veritabanı’nı tıklayın.

Access program penceresinin sağ tarafında seçilen şablon hakkında bilgiler gösterilir.

2. Dosya Adı kutusuna 02_Deneme yazın, Gözat düğmesini tıklayın ve Belgeler/MSP/AA_Access2007/Bölüm02 klasörüne gidin ve Tamam’ı tıklayın.

Önemli Boş bir veritabanını kaydetmezseniz onu oluşturamazsınız. Dosya Adı kutusunda bir yol ve dosya adı belirtmezseniz Access dosyayı varsayılan bir konuma, sırayla numaralandırılmış varsayılan bir adla kaydeder. Genellikle Belgeler klasöründe ve adı da Veritabanı1.accdb biçimindedir.

3. Boş veritabanını belirtilen konumda oluşturmak için Oluştur’u tıklayın.

Veritabanı, Tablo1 grubu altında Tablo1 adlı yeni bir tabloyu görütüleyerek açılır.

Gözat

İpucu İlk sütunun başlığı Kimlik, ikinci sütununki de Yeni Alan Ekleyin’dir. Access Kimlik alanını otomatik olarak oluşturur, eğer istemezseniz bu alanı silebilirsiniz. İlk satıra verileri yazarak tabloya alan ekleyebilme yeteneği Access 2007’de yenidir. Siz bilgileri hücrelere girdikçe Access tabloya alanlar ekler, veri türü ve diğer özellikler hakkında tahminde bulunur.

Sorun Giderme Kitabın yayına hazırlandığı sırada ilk kaydın tabloya eklenmesi işleminde bir hata vardı. Bu hata nedeniyle ilk alanı ekledikten sonra, ikinci alanı eklemeden önce ilk kaydı kaydetmezseniz, Access ilk kayda eklediğiniz her alan için kayıt kimlik değerini bir artırıyordu. Örneğin, 7 alan eklediğinizde Access ilk kaydın Kimlik alanına “7” değeri atıyordu. Bu hatadan kaçınmak için tablodaki ilk kaydın ilk alanına bir değer girdikten sonra kayıt seçiciyi tıklatmanız yeterli olacaktır. Bu şekilde kayıt kaydedilecek ve Kimlik alanına Access tarafından bir “1” değeri atanacaktır. Daha sonra diğer alanları eklemeye devam edin.

4. Yeni alan ekleyin’in altındaki boş hücreyi tıklayın, sun yazın ve sonraki hücreye geçmek için tuşuna basın.

Access, Kimlik alanına otomatik olarak “1” değerini, ilk sütuna “Alan1” adını atar ve Yeni Alan Ekleyin başlığını üçüncü sütuna taşır. Kaydın solundaki kayıt seçici kutusunda Kaydedilmemiş Kayıt simgesi (iki nokta ve bir kalem) bu kaydın henüz kaydedilmediğini belirtir.

Tablo Oluşturmak 43

44 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

5. Kaydın solundaki kayıt seçiciyi tıklayın ve her girdiden sonra tuşuna basarak Aşağıdaki bilgileri sonraki altı hücreye girin:John Woods345 S . VenturaCA 83003555-0154Ekleme noktası hücreden çıktıktan sonra sütun adı Alan 1, Alan 2 şeklinde birer artarak değişir.

6. Kimlik sütun adını çift tıklayın ve Taşıyıcı No yazarak yeniden adlandırın.

7. Diğer sütunların adlarını aşağıdakilerle değiştirmek için 6. adımı tekrarlayın: Alan1 Şirket Alan5 Eyalet Alan2 Kişi Alan6 Posta Kodu Alan3 Cadde Alan7 Telefon Alan4 Şehir

8. Tasarım görünümüne geçmek için Program penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.

İpucu Görünüm araç çubuğundaki düğmeler etkin olan nesnenin türüne göre değişir. İşaretçi pencerenin alt kısmına yakın olduğunda bu düğmeler görünümler arası geçiş için kullanışlıdır. Bu kitapta görünümler arası geçiş için verilen yönergelerin çoğunda Giriş sekmesinde Görünümler grubundaki düğmeler kullanılmıştır.

Tasarım Görünümü

Tabloyu henüz kaydetmediyseniz, Access bir ad vermenizi isteyecektir çünkü Tasarım görünümüne geçmeden önce tabloyu kaydetmeniz gerekir.

9. Farklı Kaydet iletişim kutusuna Taşıyıcılar yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Tasarım görümünde, pencerenin üst bölümü tablo alanlarının listesini içerir. Alan Adı sütunu tabloyu oluştururken belirlediğiniz adları içerir. Veri Türü sütunu alanın içerebileceği veri türünü belirtir. Tanım sütunu alanın açıklamasını içerebilir.

İpucu Alan adlarında boşluk kullanabilirsiniz ama bu sorguların ve modüllerin yazılma şeklini etkileyebileceğinden, kullanmamak en iyisidir.

Taşıyıcı No alanının solundaki Birincil Anahtar simgesine (bir anahtar ve sağı gösteren bir ok) dikkat edin. Birincil anahtardaki değer her bir kaydı benzersiz (unique) olarak tanımlamak için kullanılır; yani aynı birincil anahtar değerine sahip iki kayıt olamaz. Bu değeri siz kendiniz girebilir veya Access’ten yardım alabilirsiniz. Bir alanın veri türü burada olduğu gibi Otomatik Sayı’ya ayarlandığında Access her yeni kayıtta bu alanı bir sonraki sayıyla doldurur.

İpucu Tablonun birincil anahtarı olmasını istemiyorsanız pencerenin üst bölümünde birincil anahtar olarak atanmış alanı seçin ve Tasarım sekmesinde Birincil Anahtar’ı tıklayın. Farklı bir alanı birincil anahtar olarak atamak isterseniz o alanı seçin ve birincil anahtar yapmak için Tasarım sekmesinde Birincil Anahtar’ı tıklayın.

Tablo Oluşturmak 45

46 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

10. Posta Kodu alanının Veri Türü’nü tıklayın, görünen oku tıklayın ve listeden Metin’i seçin.

İpucu Yalnızca rakamlardan oluşan posta kodları için sayısal veri türü uygundur. Ama kullanıcıların alfabetik kodları da girebilmeleri açısından veri türünü Metin’e ayarlamak iyi bir fikirdir.

11. Her alan adını sırasıyla tıklayın ve Alan Özellikleri bölmesinde Alan Boyutu’nu aşağıdakilerle değiştirin:

Şirket 40 Kişi 50 Cadde 50 Şehir 50 Eyalet 2 Posta Kodu 10 Telefon 24

Sorun Giderme Bazı verilerin kaybolmasına neden olabilecek alan özelliklerinden birini değiştirirseniz (örneğin alanın boyutunu küçültmek gibi) tabloyu kaydetmek istediğinizde Access sizi bu konuda uyarır.

KAPATIN Değişiklikleri kaydederek tabloyu kapattıktan sonra veritabanı kapatın.

Bir Şablondan Tablo Oluşturmak Bir tabloyu elle oluşturmak kolaydır ama var olan tablo şablonlarından biri istediğinize yakınsa onu kullanarak daha az zaman ve emek harcarsınız.

Bu alıştırmada var olan veritabanına Çalışanlar adlı bir tablo eklemek için bir tablo şablonu kullanacaksınız.

KULLANIN 03_TabloŞablonu veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm02 alt klasöründedirAÇIN 03_TabloŞablonu veritabanını açın.

1. Var olan şablonların listesini görmek için Oluştur sekmesinde Tablolar grubunda Tablo Şablonları düğmesini, sonra da Kişiler’i tıklayın.

Yeni bir tablo açılır. Bu tablo çeşitli kişi bilgisi türlerine uygun alanlar içerir ama sizin başka alanlara da ihtiyacınız olacak.

2. İçeriğe bağlı Veri Sayfası sekmesinde, Görünümler grubunda Görünüm düğmesinin üst yarısını tıklayın. Açılan Farklı Kaydet iletişim kutusuna Çalışanlar yazın ve Tamam’ı tıklayın.

3. Şirket satırında herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Satır Sil’i tıklayın.

4. Önceki adımı E-posta Adresi, İş Telefonu, Cep Telefonu, Faks Numarası, Ülke ve Web Sayfası satırlarını silmek için tekrarlayın.

İpucu Bitişik olan kayıtları birlikte silmek için kayıtları Shift tuşunu basılı tutarak seçebilirsiniz. Bitişik olmayan kayıtları aynı anda seçemezsiniz.

5. İş Unvanı alan adında İş sözcüğünü seçin ve tuşuna basın, böylece alan adı yalnızca Unvanı olur.

6. Kimlik alanı adını Çalışan No olarak değiştirin.

Kimlik alanının adını değiştirmek bu tablonun Kimlik alanını diğer tabloların Kimlik alanlarından ayırt etmede kolaylık sağlar.

7. Ekler alan adını Fotoğraf olarak değiştirin.

İpucu Veritabanında eklerin depolanması ve görüntülenmesi Access 2007’deki yeni bir özelliktir.

Bir Şablondan Tablo Oluşturmak 47

48 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

8. İlk boş Alan Adı hücresini tıklayın ve Doğum Tarihi yazın. tuşuna basın, listeyi Tarih/Saat’e kaydırmak için t yazın ve tuşuna iki kez basın.

9. İşe AlmaTarihi adlı alanı eklemek için önceki adımı tekrar edin.

10. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda Kaydet düğmesini tıklayın.

Gezinti bölmesinde artık Taşıyıcılar ve Çalışanlar adlarında iki tablo vardır.

KAPATIN 03_TabloŞablonu veritabanını kapatın.

Tablo Sütunlarını ve Satırlarını DüzenlemekBir tablonun yapısını alanlar ekleyerek ve alan özelliklerini değiştirerek geliştirdiğinizde tabloda depolanan verileri etkilersiniz. Ama bazen de verilerin daha iyi görünmesi için tablonun kendisini yeniden düzenlemek isteyeceksiniz. Örneğin bir telefon numarasına bakmak istediğinizde adlar ve telefon numaraları birbirinden uzaktaysa istediğiniz bilgileri görmek için tablo penceresini kaydırmak zorunda kalırsınız. İlgilendiğiniz alanları bir arada görmek için sütunları yeniden düzenlemek veya birkaçını gizlemek isteyebilirsiniz.

Bir Access tablosunun sütun ve satırlarını, verileri hiç etkilemeden düzenleyebilirsiniz. Satırların ve sütunların boyutlarını değiştirebilir, sütunları gizleyebilir, taşıyabilir ve dondurabilirsiniz. Tabloyu daha sonra yeniden açtığınızda yine aynı görünecek şekilde tablo biçimlendirmesini kaydedebilir veya değişikliklerinizi kaydetmeden iptal edebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir tabloyu açacak, sütunlarını ve satırlarını düzenleyeceksiniz.

KULLANIN 04_Düzenle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm02 alt klasöründedir.AÇIN 04_Düzenle veritabanını açın.

1. Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift tıklayın.

2. Adres sütun başlığının sağ kenarındaki dikey çubuğu sütunda metnin tamamı görünene kadar sürükleyin.

Sütunun genişliği adresin tamamını görüntüleyemeyecek kadar dardır.

Kaydet

3. Adres ve Şehir sütun başlıklarının arasındaki dikey çubuğu işaret edin ve işaretçi iki yönlü bir oka dönüştüğünde dikey çubuğu çift tıklayın.

Access dikey çubuğun solundaki sütunun boyutlarını o alandaki tüm kayıtlarda yer alan metinlerin tamamının görüneceği en dar genişliğe getirir. Bu yöntem özellikle en uzun girdinin ne kadar olduğunu göremediğiniz büyük bir tabloda yararlı olur.

4. Tablodaki tüm satırların yüksekliğini artırmak için veri sayfasının sol tarafında herhangi iki kayıt seçici arasındaki yatay çubuğu aşağı doğru sürükleyin.

Tablo Sütunlarını ve Satırlarını Düzenlemek 49

50 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak

5. Giriş sekmesinde, Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Satır Yüksekliği’ni tıklayın.

6. Satır Yüksekliği iletişim kutusunda Standart Yükseklik onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Access tüm satırların yüksekliğini varsayılan ayara getirecektir. (Bu iletişim kutusunda satırların yüksekliğini istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz.)

7. Adı sütununda herhangi bir yeri tıklayın. Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Sütunları Gizle’yi tıklayın.

Adı sütunu gizlenir ve sağındaki sütunlar sola kayar.

İpucu Sütunları Gizle’yi tıklamadan önce birkaç sütun seçerseniz bunların hepsi gizlenir. Birbirine bitişik olan sütunları Shift tuşunu basılı tutarken birinin başlığını tıkladıktan sonra ötekinin başlığını tıklayarak seçebilirsiniz.

8. Gizli olan alanı görüntülemek için Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini ve Sütunları Göster’i tıklayın.

Sütunları Göster iletişim kutusu açılır.

9. Sütunları Göster iletişim kutusunda Adı onay kutusunu seçin ve Kapat’ı tıklayın.

Access Ad sütununu yeniden görüntüler.

10. Veritabanı penceresinin sağ üst köşesindeki Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayın ve pencereyi tablodaki tüm alanlar görünmeyecek şekilde küçültmek için sağ kenarını sola sürükleyin.

11. Müşteri No sütun başlığını işaret edin, farenin düğmesini basılı tutarak Ad ve Soyadı sütun başlığı üzerinde sürükleyin. Her üç sütun da seçili durumdayken Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Dondur’u tıklayın.

12. Pencereyi sağ alt köşesindeki oku tıklayarak sağa kaydırın.

İlk üç sütun görüntüde kalır.

13. Sütunları normal durumlarına döndürmek için Kayıtlar grubunda Diğer’i sonra da Çöz’ü tıklayın.

İpucu Sütunları gizlemek, görüntülemek dondurmak veya çözmek için gereken komutları bir sütunun başlığın farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görüntülenen kısayol menüsünde de bulabilirsiniz.

KAPATIN Tabloyu değişiklikleri kaydetmeden kapattıktan sonra, 04 _Düzenle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

Önemli Noktalar l Access 2007 veritabanlarını ve tabloları hızlı ve kolay oluşturmanıza yardım edecek

şablonlar içerir.

l Tasarım görünümde, elle veya bir şablondan oluşturduğunuz herhangi bir nesneyi değiştirebilirsiniz.

l Tüm bilgileri bir tabloda toplamak yerine çalışanlar, müşteriler ve sağlayıcı kişi bilgileri veya kitap, video ve CD katalog bilgileri gibi bilgilerin her biri için farklı tablolar oluşturabilirsiniz.

l Özellikler bir alana hangi verilerin girilebileceğini ve verilerin ekranda nasıl görüneceğini belirler. Tasarım görünümünde, bazı özellikleri tabloda depolanan verileri etkilemeden değiştirebilirsiniz ama bazılarını değiştirmek verileri etkileyebilir; bu yüzden özellikleri değiştirirken dikkatli olmasınız.

l Bir tablonun yapısını tabloda depolanan verileri etkilemeden sütunları ve satırları değiştirerek veya gizleyerek ayarlayabilirsiniz.

Önemli Noktalar 51

Bir Bakışta Bölüm

Başka bir Access veritabanından bilgi almak, sayfa 54

Bir metin dosyasından bilgi

almak, sayfa 65

Bir SharePoint listesi almak veya bir Share Point listesine bağlanmak, sayfa 60

53

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Başka bir Access veritabanından bilgiler almak 4 Bir Excel çalışma sayfasından bilgiler almak 4 Bir SharePoint listesini almak veya bir SharePoint listesine bağlanmak 4 Verileri e-posta yoluyla toplamak 4 Bilgileri bir metin, XML, HTML veya dBase dosyasından almak 4 Bilgileri bir Outlook klasöründen almak

Birçok kişi bilgileri bir veritabanı tablosuna yazmaktan hoşlanmaz, o yüzden ilişkisel bir veritabanını tasarlarken tabloları kullanıcının aynı bilgileri bir defadan fazla yazması gerekmeyecek şekilde yapılandırmak önemli bir hedeftir. Örneğin müşteri siparişlerini izlemek için bir veritabanı tasarlıyorsanız, satış personelinin her siparişte müşterilerin adlarını yazmak zorunda kalmalarını istemezsiniz. Her müşteri hakkında konuyla ilgili tüm bilgileri tutacak bir müşteri tablosu oluşturursunuz, böylece yalnızca sipariş formundaki müşteri numarasına başvurmanız yeterli olur. Bir müşteri hakkındaki bilgi değişirse bu bilgi yalnızca bir yerde güncellenir: Müşteri tablosunda. Bu yolla sipariş kayıtlarındaki müşteri bilgilerinin değişmez parçası (müşteri numarası) doğru kalır. Bu sistemin başka bir yararı yazım hatalarından ve aynı bilgilerin veritabanı boyunca farklı biçimlerde görüntülenmesinden kaynaklanan karışıklığı azaltmasıdır.

İyi bir veritabanı tasarımı sayesinde yeni bilgiler girilirken ve veritabanının sürekliliği sağlanırken tuş vuruşlarından tasarruf yapılır. Zaman ve emeğinizden fazlasıyla tasarruf edebileceğiniz başka yollar da vardır. Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office sistemindeki diğer programlarla kolayca bilgi paylaşabilir. Başka biçimlerdeki dosyalardan bilgi alma yoluyla bir veritabanını kolayca doldurabilirsiniz.

Bir Access veritabanında depolamak istediğiniz bilgiler herhangi bir başka elektronik belgede zaten varsa, bu bilgileri Access’e taşıyarak yeniden yazma zahmetinden kurtulursunuz.

3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

54 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Başka bir programda kayıtlı olan ve etkin bir şekilde kullanılan bilgileri çözümlemek için Access’e getirmek, raporlar oluşturmak veya başka bir biçime vermek istiyorsanız, bilgileri Access’e almak yerine veritabanını var olan bilgilere orijinal programında bağlayabilirsiniz. Bir başka programdaki verileri bağladığınızda her iki programda da görüntüleme, düzenleme yapabilirsiniz ve Access’te gördüğünüz bilgiler her zaman güncel olur.

Bu bölümde, Microsoft SharePoint sitesi, Microsoft Office Outlook, metin belgesi, XML ve HTML dosyası, başka bir veritabanı gibi farklı kaynaklardan bilgileri bir Access veritabanına almanın farklı yollarını deneyeceksiniz. Verilerin e-posta yoluyla nasıl toplandığını ve verilere nasıl bağlanıldığını öğreneceksiniz. Ayrıca Access 2007’ye önceki sürümlerde oluşturulmuş bir veritabanının nasıl dönüştürüldüğünü göreceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Başka Bir Access Veritabanından Bilgi AlmakDiyelim ki, hazır olarak birinde ürünler ve siparişler hakkında bilgilerin ötekinde de kişi bilgilerinin olduğu tabloları içeren bir Access veritabanınız var ama düzenli olarak kullandığınız bilgilerin tümünü içeren yalnızca bir veritabanınızın olmasını istiyorsunuz. Ürün ve sipariş bilgilerini yeniden oluşturmak yerine onları kişiler veritabanına (veya tersi) alarak zaman kazanabilirsiniz.

Standart Access nesnelerinin herhangi birini, tabloları, sorguları, formları, raporları, sayfaları, makroları ve modülleri kolayca alabilirsiniz. Bir tabloyu alırken yalnızca tablo tanımını (Tasarım görünümünde gördüğünüz yapı) veya hem verileri hem de tanımı alma seçeneğiniz vardır.

Bir Access nesnesini alırken, nesnenin tamamı etkin veritabanına aynı ada sahip bir nesne olarak alınır. Seçili alanları veya kayıtları alma seçeneğiniz yoktur. Etkin olan veritabanında aynı adda bir nesne varsa, Access yeni nesneyi adının sonuna bir sayı ekleyerek alır.

İpucu Başka bir veritabanındaki bir tablodaki alanların veya kayıtların yalnızca bir bölümü gerekiyorsa yalnızca gerek duyduğunuz bilgileri seçmek üzere bir sorgu hazırlayabilir sonra da sorgunun sonuçlarını bir tablo olarak alabilirsiniz. Alternatif olarak tabloyu alıp Tasarım görünümünde düzenleyebilir veya sorgular kullanarak temizleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir Access veritabanından diğerine tablolar alacaksınız.

KULLANIN 01_AccessAl ve 01_Ürünler veritabanlarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 klasöründedir.AÇIN 01_AccessAl veritabanını açın.

1. Dış Veri sekmesinde Al grubundaki Access düğmesini tıklayın.

Dış Veri Al sihirbazı açılır. Sihirbazın sayfaları seçtiğiniz alma işlemine özeldir, yani bu durumda başlık çubuğunda Access Veritabanı görünür.

2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 01_Ürünler veritabanını tıkladıkdan sonra Aç’ı tıklayın.

Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak 55

56 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Tabloları, sorguları, formları, raporları, makroları ve modülleri geçerli veritabanına al seçeneği seçili olarak Tamam’ı tıklayın.

Nesneleri Al iletişim kutusu açılır.

5. Listedeki her iki tabloyu da (Kategoriler ve Ürünler) da seçmek için Tümünü Seç’i tıklayın. Tabloları almak için Tamam’ı tıklayın.

Access alma adımlarını kaydetme seçeneği sunar. Bu alıştırma için gerek yoktur ama bu işlemi sık tekrarlarsanız bunu yapmak size zaman kazandırır.

6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

7. Kayıtların veritabanına alındığını onaylamak için Tablolar listesinde Kategoriler ve Ürünler tablolarını açın.

KAPATIN 01_AccessAl veritabanını kapatın.

Bir Veritabanını Access’in Önceki Sürümlerinden DönüştürmekAccess 2007’de veriler önceki sürümlerinden farklı bir biçimde depolanır. Access önceki sürümlerde oluşturulan veritabanlarını açabilir ve bilgileri önceki sürümlere kaydedebilir ama Access’in önceki sürümleri 2007 biçiminde kaydedilen veritabanlarını açamaz.

İleride Access’in önceki sürümünü kullanarak bir veritabanı üzerinde çalışmanız gerekecekse veritabanını olduğu biçimde bırakabilirsiniz çünkü Access 2007 onu aynı biçimde açıp otomatik olarak kaydedecektir. Ancak Access 2007’de yeni olan bazı özellikler veritabanını yeni biçime güncelleştirmediğiniz sürece kullanılamayacaktır.

Bir veritabanını Access’in önceki sürümlerinden dönüştürmek için aşağıdaki adımları izleyin:

1 . Veritabanını açın.

2 . Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Farklı Kaydet’i işaret edin, Access 2007 Dosya Biçimi’ni tıklayın.

3 . Veritabanını Dönüştür iletişim kutusunda veritabanı için bir ad ve konum belirleyin, Kaydet’i tıklayın.

Veritabanınızın Access 2007 biçiminde kaydedildiğini ve önceki Access sürümleriyle açılamayacağını bildiren bir ileti kutusu görünür.

Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi AlmakAccess Microsoft Office Excel ile birlikte iyi çalışır. Çalışma sayfalarının tamamını veya bir adlandırılmış aralığı çalışma sayfasından yeni bir tabloya (alma işlemi sırasında oluşturulacak) veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Bir çalışma sayfasından ya da aralıktan belirli alanları da alabilirsiniz.

Excel, doğrudan Access’e alınacak şekilde ayarlanmamış olan bilgilerin alınmasında kullanılacak iyi bir ara biçimdir. Örneğin alanları eklemek veya kaldırmak, birleştirmek veya bölmek veya veriyi Access’e almadan önce işlemek için matematiksel işlevler kullanmak istiyorsanız Excel bunları yapmanın tam yeridir.

Microsoft Office Düğmesi

Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak 57

58 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir Excel çalışma sayfasından müşteri bilgilerini alacaksınız.

KULLANIN 02_ExcelAl veritabanını ve 02_Müşteriler çalışma kitabını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.AÇIN 02_ExcelAl veritabanını açın.

1. Dış Veri sekmesinde Al grubundaki Excel düğmesini tıklayın.

Dış Veri Al sihirbazı açılır.

2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 02_Müşteriler çalışma kitabını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.

4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.

Elektronik Tablo Alma Sihirbazı açılır.

Önemli Var olan bir tabloya bilgi alınırken tüm alan adları ve veri türleri tam olarak uyuşmalıdır; yoksa Access dosyayı alamaz ve bir hata görüntüler. Yapı uyuşmakla birlikte bir alandaki veri çok büyük olursa veya o veride bazı başka küçük sorunlar varsa Access bu alanı içeren kaydı istenen tablo yerine bir AlmaHatası tablosuna alabilir. Sorunu AlmaHatası tablosunda giderebilir sonra da kaydı kopyalayıp doğru tablonun içine yapıştırabilirsiniz.

Sihirbazın ilk sayfasında çalışma sayfasının veya seçili çalışma sayfasının adlandırılmış aralığının içeriğine göz atabilirsiniz. Seçili çalışma sayfasındaki veya adlandırılmış aralıktaki örnek veriler sayfanın altında görünür.

5. Çalışma Sayfalarını Göster listesinde Müşteriler seçiliyken İleri’yi tıklayın.

6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusu seçili değilse bu kutuyu seçin.

7. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın.

Access çalışma sayfasını Müşteriler tablosuna alır.

8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

9. Access’in müşteriler listesini aldığını onaylamak için Müşteriler tablosunu açın.

KAPATIN 02_ExcelAl veritabanını kapatın.

Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak 59

60 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Bilgilere BağlanmakVeriyi başka bir programdan Access veritabanına almak yerine, programa bağlanabilirsiniz. Kendi veritabanınızda depolanan veriyle çalışmak daha hızlı, güvenli ve esnek olsa da bazen bağlanmayı tercih edebilirsiniz.

Başka bir Access veritabanındaki veya farklı bir programdaki veriye bağlanmanın en yaygın nedeni verinin size ait olmamasıdır. Kuruluşunuzdaki başka bir bölüm veriyi bir SQL veritabanında tutuyor olabilir ve size tabloları ve sorguları okuyabileceğiniz ama değiştiremeyeceğiniz şekilde izin verebilir. Diğer nedenler arasında güvenlik ve veri dağıtımını kolaylaştırmak yer alır.

Bir uygulamadaki bilgileri alabileceğiniz halde, bağlanmayı tercih edebilirsiniz. İşlemdeki tek fark Dış Veri Al sihirbazındaki Verilerin Kaynağını Ve Hedefini Seçin sayfasında seçtiğiniz seçenektir. Al ya da Ekle seçeneği yerine Bağlı Tablo Oluşturarak Veri Kaynağına Bağla seçeneğini seçin.

Yerel ağdaki (LAN) bir dosyaya bağlanırsanız ağ sürücüsüne bağlanmak yerine evrensel adlandırma kuralı (UNC) yolunu kullanın. Bir UNC yolu bilgisayar adıyla birlikte sürücü harfini ve klasör adlarını içerir, bu yüzden değişebilmesi daha zordur.

Access bağlantılı tablonun simgesinin solunda bir ok görüntüler.

Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak

Kuruluşunuzda Microsoft SharePoint ürünleriyle ve teknolojileriyle yapılandırılmış bir işbirliği sitesi kullanılıyorsa Access’te SharePoint listelerinin içeriğiyle tıpkı diğer içeriklerle çalışabildiğiniz gibi çalışabilirsiniz.

Bir listeyi Access’e iki yoldan biriyle getirebilirsiniz: Bir SharePoint listesini alarak veya bir SharePoint listesine bağlanarak.

Bir SharePoint listesinin alınmasıyla hedef Access veritabanında listenin bir kopyası oluşturulur. Alma işlemi sırasında kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyebilir ve seçili her liste için listenin tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir görünümü mü almak istediğinizi belirtebilirsiniz. Alma işlemi Access’te bir tablo oluşturur sonra da kaynak listeden (veya görünümden) sütunları veya öğeleri bu tabloya alanlar ve kayıtlar olarak kopyalar. Access’te veya SharePoint’te alınan verilere yapılan değişiklikler çoğaltılmayacaktır.

Örneğin Access’te depolanan verileri güncelleştirmek için listeyi tekrar alma olasılığınız varsa alma parametrelerini kaydedebilirsiniz. Kaydedilen alma işlemini tekrarlamak için Dış Veriler sekmesinde, Al grubunda, Kaydedilen Almalar düğmesini tıklayın, istediğiniz alma tanımlamasını seçin ve Çalıştır’ı tıklayın.

Access’te bir SharePoint listesinin verileriyle çalışmak ama bilgileri her iki konumda da geçerli tutmak isterseniz bir bağlantılı tablo oluşturun. Her iki işlem de aynı şekilde gerçekleştirilir. Bağlantılı tablolar, Access Gezinti Bölmesin’de sarı bir tabloyu gösteren mavi bir okla belirtilir. Görünümü yenilediğinizde Access’te güncelleştirdiğiniz bilgiler SharePoint listesin yansıtılır veya bunun tersi olur.

Alınan Listeler

Bağlantılı Listeler

Bu alıştırmada bir işbirliği sitesinden bir SharePoint listesini alma işlemini göstereceğiz.

1 . Almak istediğiniz listeleri içeren SharePoint sitesini bulun ve site adresini not edin.

Geçerli bir site adresi http:// ile başlar, ardından sunucunun adı ve belirli bir sitenin sunucudaki yolu gelir. Örneğin http://örnek veya http://örnek/satışlar/dönemsel/.

2 . SharePoint sitesinde veritabanına kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyin sonra da listenin tamamını mı, yalnızca belirli bir görünümü mü istediğinize karar verin.

Tek bir alma işleminde birden çok listeyi alabilirsiniz ama her listenin yalnızca bir görünümünü alabilirsiniz. Standart görünümlerden biri gereksinimlerinize

Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 61

62 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

uymazsa devam etmeden önce yalnızca istediğiniz alanları ve listeleri içeren özel bir görünüm oluşturun.

3 . Kaynak listedeki veya görünümündeki sütunları gözden geçirin ve listeyi almak istediğiniz veritabanını belirleyin.

Bir SharePoint listesini aldığınızda Access kaynak listeyle aynı adda bir tablo oluşturur. Bu ad zaten kullanılıyorsa Access yeni tablo adına bir sayı ekler; örneğin Kişiler1. (Kişiler1 de kullanılıyorsa Access Kişiler2’yi oluşturur ve bu şekilde devam eder.)

İpucu Access hiçbir zaman hedef veritabanındaki bir tablonun üzerine yazmaz veya bir liste veya görünümün içeriğini var olan bir tabloya eklemez.

4 . Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, SharePoint Listesi düğmesini tıklayın.

Dış Veri Al sihirbazı bilinen sitelerin listesini göstererek açılır. Bu listeyle sınırlı değilsinizdir.

5 . Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, SharePoint sitesi belirt altında, bağlanmak istediğiniz sitenin adresini tıklayın veya alttaki kutuya yazın.

6 . Kaynak verileri al veya Veri kaynağına bağla seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. Sonra, sorulduğunda site kimlik bilgilerinizi girin.

Verileri Listeden Alın sayfasında, seçilen SharePoint sitesindeki tüm listeler gösterilir.

Sorun Giderme Bu yazılımın deneme sürümünde, Alınacak Öğeler listesi Adım 8’e kadar her SharePoint listesi için bir liste kutusu içerecek şekilde güncellenmiyordu. Bu durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir.

7 . Al sütununda, veritabanınıza almak istediğiniz her listenin onay kutusunu seçin.

8 . Alınacak Öğeler sütununda, seçilen her liste için, veritabanına almak istediğiniz görünümü (verilerin düzeni) seçin.

Sorun Giderme Alınacak Öğeler listesi almak istediğiniz SharePoint listesi için bir liste kutusu içermiyorsa, liste kutusunun olması gereken sütunu tıklayın, liste kutusu görünecektir. Bu durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir.

9 . Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü değerlerini al onay kutusu seçili olarak Tamam’ı tıklayın.

Bu seçenek seçili listelerdeki arama sütunları için hangi verilerin alınacağını belirler.

Access listeleri alırken ilerleme çubuğu görünmez ve bu işlem biraz zaman alabilir. Tamam düğmesini bir defadan fazla tıklamamaya çalışın. Alma işlemi tamamlanınca sihirbazın son sayfası görünür.

10 . Alma parametrelerini yeniden kullanmak isterseniz Alma adımlarını kaydet onay kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında tanımlama için bir ad ve açıklama girin ve Al’ı Kaydet’i tıklayın.

İpucu Microsoft Office Outlook 2007 kullanıyorsanız Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçerek kaydedilen alma tanımlamasına karşılık gelen bir görevi takviminize işaretleyebilirsiniz.

Bir listeyi aldıktan veya bir listeye bağlandıktan sonra, oluşan tabloyu Veri Sayfası görünümünde açın. Alanların ve kayıtların tümünün alındığından ve bir hata olmadığından emin olun. Veri türünü ve diğer alan özelliklerini Tasarım görünümüne geçerek gözden geçirebilirsiniz.

Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 63

64 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Verileri E-Posta Yoluyla ToplamakMicrosoft Office Outlook 2007 kullanıyorsanız başkalarına e-posta olarak gönderebileceğiniz formlar oluşturabilir, sonra da yanıtları bir veritabanı tablosuna otomatik olarak ekleyebilirsiniz. Bunu e-posta yoluyla anketleri, durum raporlarını, siparişleri veya arızaları işlemek için kullanabilirsiniz. Biraz hayal gücüyle bu özelliğin kullanımları neredeyse sınırsız olur.

Bu işlemin yapılması için anket alıcılarının HTML olarak biçimlendirilmiş e-postayı destekleyen bir e-posta istemcilerinin olması gerekmektedir; çoğu e-posta istemcisi bunu desteklemektedir.

Ayrıca Bakınız E-posta anketlerine koyabileceğiniz ek seçenekler ve düzeltmeler hakkında bilgi için Access Yardımı’na bakın .

Verileri E-posta İletileriyle Topla sihirbazı sizi bir e-posta anket formu oluşturma işlemine yönlendirir. Bilgisayarınıza yüklenen uygulamalara bağlı olarak farklı türlerde anketler oluşturabilirsiniz.

1 . Anketinize eklemek istediğiniz alanları içeren bir tablo oluşturun. Ekleme noktasını ilk boş kayda konumlandırın.

2 . Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda, E-posta Oluştur düğmesini tıklayın.

3 . Formu oluşturmak, tablodaki alanları eklemek ve yeniden sıralamak, alan etiketlerini değiştirmek, anket sonuçlarının verileceği Outlook klasörünü belirlemek, Outlook’un özgün Access veritabanı tablosuna otomatik olarak yanıtları eklemesini sağlamak için seçim yapmak ve anket alıcılarını belirlemek için sihirbazdaki adımları izleyin.

Outlook’un anket yanıtlarını veritabanına eklemesini sağlamazsanız, bu durumda tek tek anket yanıtlarının her birini Outlook’ta farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra, Veriyi Microsoft Office Access‘e Ver’i tıklayarak elle ekleyebilirsiniz.

4 . Oluşturulacak e-posta iletisinin metnini özelleştirin, sonra da E-posta iletisini oluşturun sayfasında Oluştur’u tıklayın.

Sorun Giderme Veritabanının özel kullanım kilidi durumunda açılmış olduğunu belirten bir uyarı görebilirsiniz. Bunun için endişelenmeyin. E-postayı gönderdikten sonra veritabanını kapatabilir, sonra da onu yeniden kilitsiz açabilirsiniz.

Outlook açılır (açık değilse) ve seçili tabloyu temel alan bir formla birlikte genel bir ileti gösterilir.

5 . İletide istediğiniz değişikliği yapın, anket alıcılarının adreslerini ekleyin ve gönderin.

Bir veri toplama e-posta iletisini birden çok kişiye gönderirken Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi ve Gizli kutusuna diğer kişilerin adreslerini yazmak iyi bir e-posta geleneğidir. Bu yolla bir ileti alıcısı Tümünü Yanıtla’yı tıklayarak yanıtı tüm alıcıların yerine yalnızca size göndermiş olur.

İleti alıcıları iletinizi yanıtlayarak ankete yanıt verirler. Outlook anket yanıtlarını Access Veri Toplama Yanıtları klasörüne (gerek duyduğunuz ilk anda oluşturduğu) verir. Bu klasörde tek tek anket yanıtlarını, her biri için veri toplama işleminin durumunu ve ilk tablodaki anket verilerini görüntüleyebilirsiniz.

Access’in ileti yanıtlarını işleme yolunu değiştirmek ve iletileri yeniden göndermek veya silmek için tabloyu görüntüleyin sonra da Veri Topla grubunda, Yanıtları Yönet düğmesini tıklayın.

Bir Metin Dosyasından Bilgi AlmakMetin dosyaları tüm belge türlerinin ortak paydasıdır. Sözcük ve sayılarla çalışan hemen her program bir çeşit metin dosyası üretir. Access sınırlı ve sabit genişlikteki metin dosyalarından sütunlu veriler (tablolar ve listeler) alabilir.

Bir sınırlı metin dosyasında her kayıt satır sonunda biter ve her alan sonraki alandan sınırlayıcı adı verilen bir virgül veya özel karakterle ayrılır. Bir alan bu özel karakterlerden birini içeriyorsa alanın tamamını tırnak içine almanız gerekir. (Bazı kişiler özel durumları arayıp bulmak zorunda kalmamak için tüm alanları tırnak içine alır.)

Bir sabit genişlikli metin dosyasında her kayıttaki aynı alan, aynı sayıda karakter içerir. Gerçek veri bir alanı doldurmazsa, alan sonraki alanın başlama noktasına kadar her kayıtta aynı sayıda karakter olacak şekilde boşluklarla doldurulur. Örneğin, ilk alan 12 karakter içeriyorsa, ilk alandaki gerçek veri 4 karakter olsa bile, ikinci alan her zaman kaydın başlangıcından itibaren 13 karakter sonra başlar.

Eskiden sabit genişlikli metin dosyalarını veritabanlarına almak zordu çünkü her alandaki karakter sayısını dikkatlice saymanız, sonra da veritabanındaki veya alma programındaki alanın boyutunu belirlemeniz gerekiyordu. Herhangi bir alanın uzunluğu bir karakter bile eksik olsa o noktadan sonraki tüm kayıtlar karışırdı. Access’le bu artık bir sorun olmaktan çıkmıştır çünkü Metin Al sihirbazı sabit genişlikli metnin alınmasını kolaylaştırmıştır. Birçok eski programın verilerini Access’e almanın tek yolu, verileri sabit genişlikli metin dosyasına vermek sonra da bu dosyayı Access’e almaktır.

Bu alıştırmada virgülle sınırlandırılmış bir metin dosyasından Access veritabanındaki bir tabloya bilgiler alacaksınız.

Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak 65

66 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

KULLANIN 05_MetinAl veritabanını ve 05_Çalışanlar metin dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.AÇIN 05_MetinAl veritabanını açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın.

İpucu Metin dosyalarının genelde bir .txt uzantısı olur. Ancak bazı programlar sınırlandırılmış metin dosyalarını .cvs veya .tab uzantısıyla kaydederler. Ara sıra .asc (ASCII için) uzantılı metin dosyaları da görürsünüz. Sabit genişlikli metin dosyaları bazen .prn (printer için) uzantısıyla kaydedilmektedir ama Access bu uzantıyı tanımaz, bu yüzden bu uzantıyı Access’in tanıdığı bir uzantıyla yeniden adlandırmanız gerekmektedir. Access kabul edilebilir uzantılı tüm dosyaları aynı şekilde işler.

2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 05_Çalışanlar metin dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.

4. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin ve listede Çalışanlar’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

Metin Alma sihirbazı seçili metin dosyasının içeriğini göstererek açılır.

Her bilgi alanı tırnak işaretleri içine alınmıştır ve alanlar noktalı virgülle ayrılmıştır.

5. Gelişmiş düğmesini tıklayın.

05_Çalışanlar Alma Belirtimi iletişim kutusu açılır. Varsayılan ayarları değiştirebilirsiniz.

İpucu Varsayılan ayarlardan farklı ayarlarla birkaç dosyayı almak isterseniz yeni ayarları belirleyip kaydedebilirsiniz. Sonra diğer dosyaların her birini açarken bu iletişim kutusunu görüntüleyip kaydedilen belirtimleri seçmek ve yüklemek için Belirtimler düğmesini tıklayabilirsiniz.

6. Alma Belirtimi iletişim kutusunda İptal’i seçin. Metin Al sihirbazında İleri’yi tıklayın.

Sihirbaz öğelerin noktalı virgülle ayrıldığı varsayımına dayanarak dosyayı alanlara ayırır. Burada gördüğünüz düzenli sütunlardan bu varsayımın doğru olduğu açıktır. Sütunlar karışmış olsaydı, bu sayfanın üstündeki seçeneklerden farklı bir sınırlayıcı seçebilirdiniz.

7. İlk Satır Alan Adlarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın. Son’u tıklayın.

Access metin dosyasını Çalışanlar tablosuna alır.

8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

9. Access’in metin dosyasından yedi kayıt aldığını onaylamak için Çalışanlar tablosunu açın.

KAPATIN 05_MetinAl veritabanını kapatın.

Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak 67

68 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Diğer Kaynaklardan Bilgi AlmakAccess 2007 Dış Veri sekmesinin Al grubundaki Diğer listesinde az kullanılan alınabilecek dosya türleri yer alır. Bunlar aşağıdaki dosya türleridir:

l ODBC Veritabanı (Access ve Microsoft SQL Server gibi çeşitli dosya türlerini içerir)

l HTML Belgesi

l Outlook Klasörü

l dBASE Dosyası

l Paradox Dosyası

l Lotus 1-2-3 Dosyası

Bu dosya türlerinin herhangi birinden veri alma işlemi için aynı genel yöntem kullanılır. Dış Veri Al sihirbazı sizi yönlendirir. Sonraki üç alıştırmada bu dosya türlerinin birkaçından veri alarak bunu denemiş olacaksınız.

Bir XML Dosyasından Bilgi AlmakGenişletilebilir İşaretleme Dili (XML-Extensible Markup Language) dosyaları programlar arasında bilgi alışverişi yapmak için hem Web’de hem de Web dışında sıkça kullanılmaktadır. XML dosyaları HTML dosyalarına iki açıdan benzemektedir: Her ikisi de etiketler içinde biçimlendirmenin belirtildiği düz metin dosyalarıdır ve her ikisinde de başlangıç ve bitiş etiketi kullanılır. Ancak HTML etiketleri öğelerin nasıl görünmesi gerektiğini tanımlarken, XML etiketleri bir belgedeki öğelerin yapısını belirler. Ayrıca XML etiketi adı üzerinde, genişletilebilirdir; kendi etiketinizi eklemenin yolları vardır. Aşağıda basit bir XML dosyasına örnek verilmiştir:

<?xml version=”1.0”?> <SİPARİŞ> <MÜŞTERİ>Müge Atak</MÜŞTERİ> <ÜRÜN> <ÖĞE>Saksı Toprağı</ÖĞE> <FİYAT>8,65 YTL</FİYAT> <MİKTAR>1 paket</MİKTAR> </ÜRÜN> </SİPARİŞ>

Bu basit dosya, Müge Atak (müşteri) 8,65 YTL’ye (fiyat) bir paket (miktar) Saksı Toprağı (öğe) için verdiği siparişi tanımlamaktadır. Gördüğünüz gibi verinin görünümü yerine yapısı etiketlendiğinde veriyi bir veritabanı tablosuna kolayca alabilirsiniz. Bu amaçla

oluşturulan gerçek dosyada <sipariş> ile </sipariş> arasındaki blok her bir sipariş için tekrarlanır.

Bir Access tablosundaki bilgiler veriler ve yapıdan oluşmaktadır. Tablo XML’e verildiğinde veriler ve yapı şema denilen ayrı dosyalara verilebilir, bu durumda veriler bir .xml dosyasına, yapı bir .xsd dosyasına konur. (Yapı .xml dosyasına da katıştırılabilmektedir.) Sonraki alıştırmada Siparişler dosyası hem verileri hem de yapıyı içermekte, Sipariş Ayrıntıları dosyasıysa verileri bir dosyada, yapıyı başka bir dosyada depolamaktadır. Yapının bir .xsd dosyasında depolanması durumunda bu dosyanın kendisiyle eşleşen .xml dosyasıyla aynı klasörde olduğundan emin olun, yoksa Access verileri alır ve tüm alanlara varsayılan özellikleri atar.

Bu alıştırmada XML belgelerini bir Access veritabanına alacaksınız.

KULLANIN 06_XMLAl veritabanını, 06_Siparişler ve 06_SiparişAyrıntıları XML ve şema dosyalarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.AÇIN 06_XMLAl veritabanını açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, XML Dosyası düğmesini tıklayın.

Dış Veri Alma sihirbazı açılır.

2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat’ı tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin.

Bir XML Dosyasından Bilgi Almak 69

70 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

4. 06_Siparişler XML veri dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.

Bilgisayarınız bilinen dosya türleri için uzantıları gizlemeye ayarlandıysa uzantıları göremezsiniz ama her dosya adını işaret ederek ekran ipucunda görütüleyebilirsiniz.

5. Veri kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Tamam’ı tıklayın.

XML Al iletişim kutusu açılır.

İpucu Siz XML verisini alırken veya verirken Access 2007, XML verisine bir dönüşüm komut dosyası uygulayabilir. Dönüşümler XML verisini diğer biçimlere dönüştüren bir şablon türüdür. Alma sırasında bir dönüşüm uygulanırsa veri tabloya girmeden önce dönüştürülür böylece bir XML dosyasını farklı bir tablo yapısına uyarlayabilirsiniz. Dönüşümlerin kullanılması hakkında daha fazla bilgi için Access Yardım dosyasına başvurun.

6. Yapı ve Veri alma seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Access 06_Siparişler dosyasını alır ve alınan verilerle Siparişler tablosunu oluşturur.

7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

8. 06_SiparişAyrıntıları XML veri dosyasını (.xml uzantılı dosya, .xsd uzantılı değil) almak için 1’den 7’ye kadar olan adımları tekrarlayın.

9. Access’in veri ve yapıyı aldığını onaylamak için Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını açın.

KAPATIN 06_XMLAl veritabanını kapatın.

Bir HTML Dosyasından Bilgi AlmakWeb sayfalarını oluşturmak için kullanılan Köprü Metni İşaretleme Dilini (HTML –Hypertext Markup Language) duymuşsunuzdur. HTML bir Web tarayıcısında görüntülenecek metnin görünüşünü ve hizalamasını denetlemek için etiketler kullanır. Bir Web sayfasında tablo görüntülemek için tablonun öğeleri yani satırları ve hücreleri uygun HTML etiketleri içine alınır. Örneğin basit bir HTML tablosu aşağıdaki gibidir:

.

.

. <table> <tr> <td>Soyadı</td><td>Adı</td> </tr> <td>Ardıç</td><td>Nilgün</td> </tr> </table> . . .

Tabii ki tablonun üstünde ve altında daha başka metin ve etiketler de olabilir ve çok az tablo bu kadar basittir ama bu örnek genel bir fikir vermek içindir. Bir HTML belgesinde verilerin Web tarayıcısında görüntülendiğinde tablo gibi görünmesini sağlayan <table>, <tr> (table row) ve <td> (table data) etiketleridir.

Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 71

72 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Office 2007 programlarının tümü bir belgeyi HTML biçiminde kaydedebilmekte, belli bir ölçüde, başka bir program tarafından HTML biçiminde kaydedilmiş bir belgeyi okuyabilmekte ve alabilmektedir. Bir HTML belgesini Access’e almayı denediğinizde Access belgeyi çözümleyecek ve yapılandırılmış veri gibi görünen her şeyi belirleyecektir. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almamaya karar verebilirsiniz.

Önemli Var olan bir tabloya veri almak istiyorsanız ama verinin yapısı tablonun yapısıyla aynı değilse, veriyi Excel’e alıp gerekli düzenlemelerden sonra Access’e almanız en kolay yoldur.

Bu alıştırmada bir HTML belgesinden Access veritabanındaki bir tabloya bilgiler alacaksınız.

KULLANIN 07_HTMLAl veritabanını ve 07_YeniMüşteri HTML dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 alt klasöründedir.AÇIN 07_HTMLAl veritabanını açın.

1. Müşteriler tablosunu açın ve 107 kayıt içerdiğine dikkat edin ve tabloyu kapatın.

2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede HTML Belgesi’ni tıklayın.

Dış Veri Alma sihirbazı açılır.

3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın.

4. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 07_YeniMüşteri HTML dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.

5. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.

HTML Alma sihirbazı açılır.

Sihirbaz satırlara ve sütunlara bölünmüş olan 07_YeniMüşteri’nin içeriğini görüntüler. Bir dosya birden çok tablo ve liste içeriyorsa sihirbaz bunları burada görüntüler ve siz de almak istediğinizi seçebilirsiniz.

6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve Son’u tıklayın. Ondalık ayırıcı ile metin sınırlayıcısının eşleştiğini bildiren bir uyarı alırsanız, HTML Alma Sihirbazı’nda Gelişmiş düğmesini tıklayarak Ondalık Simge kutusundaki virgülü nokta ile değiştirin.

Access, bilgileri Müşteriler tablosuna alır.

İpucu Bir sihirbazdaki Son düğmesini etkin olduğu herhangi bir anda tıklayarak sihirbazın sonraki adımlarında varsayılan ayarları kabul etmiş olursunuz.

7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

8. Müşteriler tablosunu 110 kayıt içerdiğini onaylamak için açın. (Tablodaki 107 kayda HTML dosyasından alınan 3 kayıt eklenmiştir.)

KAPATIN 07_HTMLAl veritabanını kapatın.

Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 73

74 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Bir Outlook Klasöründen Bilgi AlmakBir Access veritabanına Microsoft Office Outlook’tan adres rehberleri ve klasörleri alabilirsiniz. Örneğin Outlook’ta üyesi olduğunuz bir kulübün tüm üyelerinin bilgileri varsa ve bunları bir veritabanına almak istiyorsanız bu özellik yararlı olabilir.

Bu alıştırmada bir Outlook klasöründen Access veritabanındaki yeni bir tabloya veriler alacaksınız.

KULLANIN Bu alıştırma için Outlook Kişiler klasörünü kullanın. Kişiler klasörünüz boşsa bazı kişi kayıtları oluşturun veya alıştırmada başka bir klasör kullanın.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u yükleyin ve yapılandırın.AÇIN Boş bir veritabanı açın.

1. Boş veritabanını Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne OutlookAl adıyla kaydedin.

2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, Outlook Klasörü’nü tıklayın.

Dış Veri Alma sihirbazı açılır.

3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Exchange/Outlook Alma sihirbazı açılır.

Sihirbazda Outlook sürümünüzdeki tüm adres rehberlerinin ve klasörlerinin listesi gösterilir. Gerekirse istediğiniz klasörü bulmak için bir klasörün yanındaki Genişlet (+) ya da Daralt (-) düğmesini tıklayın.

4. Posta kutusu klasörünü genişletin, Kişiler klasörünü tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın.

Sihirbazda Kişiler dosyasındaki tüm olası alanlar gösterilir. Bir alan hakkındaki bilgileri alanı tıklayarak görebilirsiniz. O anda seçili olan alanın alan adını ve veri türünü düzenleyebilir ve alanın dizinini oluşturmayı ya da alanı almayı belirleyebilirsiniz.

5. Alan Seçenekleri sayfasında boş bir alan tıklayın ve Access’e o alanı atlamasını bildirmek için Alanı alma (Atla) onay kutusunu seçin. İleri’yi tıklayın.

Sihirbaz birincil anahtar seçeneklerini sunar. Anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı ya da hiç oluşturmamayı seçebilirsiniz.

6. Birincil Anahtar sayfasında Access birincil anahtarı eklesin seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın.

7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

8. Almak istemediğinizi belirttiğiniz alanın dışındaki tüm alanların alındığını onaylamak için Kişiler tablosunu açın.

KAPATIN OutlookAl veritabanını kapatın.

Bir Outlook Klasöründen Bilgi Almak 75

76 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak

Bir dBASE Dosyasından Bilgi AlmakAccess dışındaki programlarda oluşturulan veritabanlarından bilgi almak genellikle ya hep ya hiç durumundadır ve çoğu zaman aldığınız şey size tam gereken biçimde olmaz. Örneğin işlem kayıtlarının her kayıtta ürün veya alıcı adı gibi gereksiz bilgiler içerdiğini görebilirsiniz. Kişiler hakkında bilgiler içeren bir veritabanında tam ad ve adres tek bir alanda olabilir ama siz ad, soyad, cadde, vb. için ayrı alanların olmasını tercih edebilirsiniz. Bilgileri olduğu gibi aldıktan sonra Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz.

Access aşağıdaki dBASE, Paradox ve Lotus 1-2-3 sürümlerinden veriler alabilir.

Program Sürümler dBASE III, IV, 5 ve 7 Paradox 3, 4, 5, 8 Lotus 1-2-3 WKS, WK1, WK3, WK4

Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgiler alacaksınız. Diğer dosya türlerini alma işlemleri temelde aynıdır.

KULLANIN 09_VeritabanıAl veritabanını ve 09_Sevk dBASE dosyasını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm03 klasöründedir.AÇIN 09_VeritabanıAl veritabanını açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, DBASE Dosyası’nı tıklayın.

Dış Veri Alma sihirbazı açılır.

2. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın.

3. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 09_Sevk dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.

4. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.

6. Beş kaydın düzgün biçimde alındığını onaylamak için 09_Sevk tablosunu açın.

KAPATIN 09_VeritabanıAl veritabanını kapatın.

Önemli Noktalar l Access’e çok sayıda başka programdan kolayca bilgi alabilirsiniz. Başka bir

programdaki bilgileri orada tutmaya devam edip çalışmak için Access’e almak istiyorsanız, Access veritabanınızı o veri dosyasına bağlayabilirsiniz.

l Excel çalışma sayfalarının tamamını veya bir çalışma sayfasının adlandırılmış aralığını yeni bir tabloya veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Ayrıca bir çalışma sayfasından veya aralığından belirli alanları alabilirsiniz.

l Bir Access veritabanına bir veya daha çok SharePoint listesi alabilir ve alınan verileri SharePoint listesinin belirli bir görünümüyle sınırlayabilirsiniz.

l Outlook e-postasıyla göndermek için formlar oluşturabilir ve bir Access veritabanını yanıtlarla otomatik olarak güncelleştirebilirsiniz.

l Sınırlandırılmış ve sabit genişlikli metin dosyalarını Access veritabanınıza almak için Dış Veri Alma sihirbazını kullanabilirsiniz.

l Tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro ve modül gibi standart Access nesnelerinin bir veya birden fazlasını kolayca alabilirsiniz.

l Access’e belirli dBASE, Lotus 1-2-3 ve Paradox sürümlerinden veriler alabilirsiniz. Bilgileri olduğu gibi almayı seçebilir ve Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce orada işleyebilirsiniz.

l Başka bir programla HTML biçiminde kaydedilen bir belgeyi Access’e alabilirsiniz. Bir HTML belgesini Access’e almayı denerseniz Access belgeyi çözümler ve yapılandırılmış veriye benzeyen her şeyi belirler. Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almayacağınıza karar verebilirsiniz.

l XML dosyalarını Access’e alabilirsiniz. XML verilerden ve verilerin yapısını tanımlayan bir şemadan oluşur. XML’e veri veren programlar verileri ve şemayı bir dosyada birleştirebilir veya iki dosya oluşturabilir. Program iki ayrı dosya verirse hem verileri hem de yapıyı Access’e almak için size her iki dosya da gerekecektir.

l Başka programlardaki verileri gerçekten almadan veritabanınıza bağlayabilirsiniz. Bu seçenek başkalarının tuttuğu verilerle çalışmak ve güncel bilgilere ulaşmak istiyorsanız yararlı olabilir.

Önemli Noktalar 77

Bir Bakışta Bölüm

Metin dosyasına bilgi vermek,

sayfa 90

HTML dosyasına bilgi vermek, sayfa 94

Excel’e bilgi vermek, sayfa 82

79

4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Başka bir Access veritabanına bilgi vermek 4 Excel’e bilgi vermek 4 Bir SharePoint listesine bilgi vermek 4 Word’e bilgi vermek 4 Bir metin, XML veya HTML dosyasına bilgi vermek 4 Diğer Office programlarına bilgi kopyalamak

Microsoft Office Access veritabanı nesnelerini çeşitli biçimlerde verebilirsiniz. Access 2007’den veritabanı nesnelerini veri alabileceğiniz bütün dosya biçimlerine verebilirsiniz. Bir eklenti yükleyerek Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) VE XML Kağıt Belirlemesi (XPS) dosyalarına da bilgi verebilirsiniz. Kullanılabilen belirli biçimler vermek istediğiniz nesneye göre değişir. Örneğin tablolar alındığı biçimlere çok benzer biçimde verilir. Makrolarsa yalnızca başka bir Access veritabanına verilebilirler.

Kullanılabilen verme biçimleri aşağıdakilerdir:

Veritabanı nesnesi Geçerli verme biçimleriTablo ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML,

ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, WordSorgu ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, SharePoint Listesi, PDF, XPS, RTF, TXT, XML,

ODBC, HTML, dBASE, Paradox, Lotus 1-2-3, WordForm ACCDB, XLS, XLSB, XLSX, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, HTMLRapor ACCDB, PDF, XPS, RTF, TXT, XML, Snapshot, HTMLMakro ACCDBModül ACCDB, TXT

80 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

İpucu Belirli bir Access nesnesi için geçerli dosya verme biçimini görmek için Gezinti bölmesinde nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Ver’i işaret edin.

Bir Access veritabanına bilgi aldığınızda alınan verilerin genellikle belirli kalıplarla uyuşması gerekmektedir, yoksa alma işlemi başarısız olur. Bu tür sınırlamalar bir Access veritabanından verileri verirken olmaz ve işlem nadiren başarısız olur. Ancak verilen bazı veritabanı nesneleri belirli biçimlerde pek kullanışlı değildir.

Bu bölümde bir Access veritabanından PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosya biçimlerinin yanı sıra diğer Microsoft Office 2007 sistem uygulamalarına da çeşitli nesneler vereceksiniz. Ayrıca verileri bir Access veritabanından bir Microsoft Office Word belgesine ve bir Microsoft Office Excel elektronik sayfasına da doğrudan kopyalayacak ve yapıştıracaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti çin Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Başka Bir Access Veritabanına Bilgi VermekHerhangi bir nesneyi bir Access 2007 veritabanından diğer bir Access 2007 veritabanına veya bir Access 2003 veritabanına vermek çok kolaydır. Ancak aynı anda birden çok nesneyi veremezsiniz.

İpucu Ekler ve Zengin Metin gibi Access 2007’de yeni olan veri türleri Access 2003’e düzgün verilmeyecektir. Zengin metin etiketlendirilmiş HTML, ekler de ekin dosya adı olarak verilir.

Bu bölümde bir Access veritabanından diğerine bir tablo vereceksiniz.

KULLANIN 01_AccessVer ve 01_Verilen veritabanlarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.YAPIN Alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.AÇIN 01_AccessVer veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Sağlayıcılar’ı tıklayın.

Tablonun tamamını alacağınız için tabloyu açmanıza gerek yoktur. Gezinti Bölmesi’nde seçmeniz yeterlidir.

2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede Veritabanına Eriş’i tıklayın.

3. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Gözat düğmesini tıklayın.

4. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve 01_Verilen veritabanını tıkladıktan sonra Kaydet’i tıklayın.

5. Ver – Access Veritabanı sihirbazında Tamam’ı tıklayın.

Ver iletişim kutusu açılır.

Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek 81

82 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

6. Ver iletişim kutusunda, öğesine Sağlayıcılar nesnesini ver kutusunda Sağlayıcılar gösterilirken ve Tablo Ver altında Tanım ve Veriler seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

7. Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusunda Kapat’ı tıklayın.

İpucu Access’in tek bir örneğinde bir defada yalnızca bir veritabanı açabilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız veritabanını kapatmadan ikinci bir veritabanı açarsanız Access size en son değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğinizi sorar sonra da ikinci veritabanını açmadan önce birincisini kapatır. İki veritabanını aynı anda açmak için Başlat menüsünden Access’in ikinci bir örneğini başlatın sonra da Dosya menüsünden ikinci veritabanını açın veya Windows’ta veritabanı dosyasını çift tıklayarak açın.

8. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve 01_Verilen.accdb’yi çift tıklayın.

01_Verilen veritabanı Access 2007’nin ayrı bir örneğinde açılır.

9. Gezinti Bölmesi’nde Tablolar altında Sağlayıcılar’ı çift tıklayın ve tablonun verildiğini doğrulayın, sonra Access’in bu örneğini kapatın.

KAPATIN 01_AccessVer veritabanını kapatın.

Excel’e Bilgi VermekBir Access veritabanından bir Excel 2007 çalışma kitabına, Microsoft Excel’in 5.0/95’e kadar olan önceki sürümlerine tek bir tablo, form veya sorgu verebilirsiniz. Ancak makroları, modülleri veya raporları veremezsiniz. Bir alt form veya alt veri sayfası içeren bir tabloyu verirseniz, Access yalnızca ana formu veya veri sayfasını verir. Bir alt form veya bir alt veri sayfasını vermek için her nesnenin verme işlemini ayrı yapmalısınız. Çok sayıda Access nesnesini tek bir Excel çalışma kitabında birleştirmek için önce nesneleri farklı çalışma kitaplarına tek tek verin, sonra Excel içinde tüm çalışma kitaplarını birleştirin.

Bu alıştırmada bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına bir tablo vereceksiniz.

KULLANIN 02_ExcelVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.AÇIN 02_ExcelVer veritabanını açtıktan sonra Sağlayıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel elektronik tablosuna ver düğmesini tıklayın.

2. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MPS\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

Varsayılan ayar olarak, elektronik tablo temel aldığı tabloyla aynı ada sahiptir. Elektronik tablonun adını Dosya Kaydet iletişim kutusunda değiştirebilirsiniz.

3. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.

4. Dosya biçimi listesinde Excel Çalışma Kitabı seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Access tabloyu bir Excel çalışma kitabına verir. Excel başlar ve çalışma kitabı açılır.

Excel’e Bilgi Vermek 83

84 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

KAPATIN Sağlayıcılar çalışma kitabını kapatın ve Excel’den çıkın. Ver_Excel Elektronik Tablosu sihirbazını ve 02_ExcelVer veritabanını kapatın.

SharePoint Listesine Bilgi VermekAccess 2007 bir tabloyu veya bir sorgunun sonuçlarını bir SharePoint sitesine doğrudan verebilir. Bir SharePoint sitesinde içerik oluşturma izniniz varsa verileri bir SharePoint listesine verebilirsiniz. Access seçilen tablonun veya sorgu veritabanı nesnesinin bir kopyasını oluşturur ve kopyayı bir liste olarak depolar.

Liste içeriği statiktir ve verme işleminden sonra kaynak tablo veya sorguda yapılan değişiklikleri yansıtmayacaktır. Var olan bir listenin üzerine yazamazsınız veya veri ekleyemezsiniz.

Bu alıştırmada bir tablonun içeriğini bir SharePoint sitesine vereceksiniz.

1. Gezinti Bölmesi’nde vermek istediğiniz nesneyi seçin (ama açmayın).

İpucu Bir defada yalnızca bir nesneyi verebilirsiniz. Ancak bir tabloyu verirken Access tüm ilişkili tabloları da verir.

2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, SharePoint Listesi düğmesini tıklayın.

3. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında listeyi oluşturmak istediğiniz SharePoint sitesini belirtin, liste adını değiştirin ve isterseniz bir açıklama yazın ve Tamam’ı tıklayın. Eğer sorulursa SharePoint sitesi kimlik bilgilerinizi girin.

Access, SharePoint sitesindeki listeyi oluşturur ve açar. SharePoint sitesi vermekte olduğunuz listeyle aynı adı taşıyan bir liste zaten içeriyorsa, size yeni liste için farklı bir ad belirleyip belirlemeyeceğiniz sorulur.

SharePoint Listesine Bilgi Vermek 85

86 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

Sorun Giderme SharePoint sitesine Görev Çubuğu düğmesini tıklayarak geçmeniz gerekebilir.

SharePoint listesinde her sütun için seçilen veri türü karşılık gelen kaynak alanı temel alır. Herhangi bir hata veya sınırlı işlevsellik hakkında açıklama listenin altında görünür.

4. Ver – SharePoint Sitesi sihirbazında verme işlemini ileride tekrarlamayı planlıyorsanız Verme adımlarını kaydet onay kutusunu seçin.

5. İşlemi haftalık veya aylık gibi sabit aralıklarla gerçekleştirmek için size hatırlatma yapılmasını isterseniz Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçin.

Gezinti Bölmesi’nde kaydedilen verme işlemleri görünür.

Word’e Bilgi VermekTüm Microsoft Office programları bilgileri çeşitli yollarla paylaşabilir. Bir tabloyu veya bir sorgunun sonucunu var olan bir Word belgesine taşımanız gerekirse, veri sayfasındaki kayıtları kopyalamak ve yapıştırmak çoğu zaman yeterli olacaktır. Ama Word’de Fatura raporunun içeriğiyle çalışmak isterseniz, o zaman Fatura raporunu vermeniz gerekir.

Bilgileri Access 2007’den Word’e verdiğinizde Access, Word ve diğer uygulamalar tarafından açılabilen bir Zengin Metin Biçimi (RTF) belgesi oluşturur.

Bu alıştırmada bir veritabanından bir RTF belgesine bir form vereceksiniz.

KULLANIN 04_WordVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.AÇIN 04_WordVer veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın.

Müşteriler formu Form görünümünde açılır.

Word’e Bilgi Vermek 87

88 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Word düğmesini tıklayın.

3. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

4. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Access tabloyu bir Word belgesine verir. Word başlatılır ve belge açılır. Dikkat ederseniz Word bilgileri bir defada yalnızca bir kaydın gösterildiği Access’ten daha farklı bir biçimde sunmaktadır. Word’de tüm alanları bir sayfada görmek için başlık satırını seçin, sonra seçimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Otomatik Sığdır’ı işaret edin ve Pencereye Otomatik Sığdır’ı tıklayın.

KAPATIN Müşteriler belgesini kapatın ve Word’den çıkın. Ver – RTF Dosyası sihirbazını ve 04_WordVer veritabanını kapatın.

PDF ve XPS Dosyalarına Bilgi VermekMicrosoft Office 2007 uygulamalarından Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) ve XML Kağıt Belirlemei (XPS) dosyalarına bilgi vermenizi sağlayan bir eklentiyi Microsoft’un sitesinden indirebilirsiniz. Verme işlemi diğer biçimlere verme adımlarının aynısıdır.

Adobe Systems tarafından geliştirilen uzun yıllardır kullanılan PDF biçimini biliyorsunuzdur. Bu biçime dönüştürülen bilgiler her bilgisayarda veya işletim sisteminde tamamen aynı görüntülenir. XPS biçimi benzer bir amaçla Microsoft tarafından geliştirilen ve PDF’e göre daha yeni olan bir biçimdir. Henüz PDF kadar yaygın olmasa da incelemeye değerdir. Her iki biçimin de birincil amacı içeriğin çeşitli sistemlerde değişmeden görüntülenmesini sağlamak olduğundan bu biçimler raporları yayımlamaya çok uygundur.

İpucu XML Kağıt Belirtimi XPS Belgesi biçimini tanımlamaktadır. XPS Belge biçiminde (XPS Belgesi) olan bir belge, XML tabanlı bir biçimde tanımlanan elektronik kağıtların sayfa numaralı bir sunumudur. XPS Belge biçimi müşterilerin sayfa numaralı belgeleri çaba harcamadan oluşturacağı, paylaşacağı, yazdıracağı ve arşivleyeceği açık bir çapraz platform belgesidir. Microsoft Office 2007 verileri dosyalar şeklinde düzenlemek, işletmelerin Microsoft Office 2007 ve XPS belgelerini aynı şekilde yönetmesine olanak sağlamak için Açık Paket Kuralları’nı kullanmaktadır.

www.microsoft.com/whdc/xps/ adresini ziyaret ederek XPS hakkında daha fazla bilgi edinebilir ve birkaç XPS görüntüleyici indirebilirsiniz.

PDF belgelerini görüntülemek için www.adobe.com adresinden Adobe Reader’ı yükleyin.

Word’e Bilgi Vermek 89

90 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

Metin Dosyasına Bilgi VermekMetin dosyaları dosya biçimlerinin ortak paydasıdır. Çoğu uygulama metin biçiminde olan bilgileri açabilir, görüntüleyebilir ve kaydedebilir. Metin dosyalarının olumsuz tarafı herhangi bir biçim bilgisi içermemeleri, bu nedenle tüm uygulamalarda tutarlı olarak düzgün görünmeleridir.

Bir veritabanından ne tür içerik vermeye çalıştığınıza bağlı olarak biçimlendirme ve yerleşimi veriyle birlikte verme seçeneğiniz vardır. Bu seçeneği seçerseniz biçimlendirilmemiş metin, metin dosyasında Access nesnesindeki kadar iyi düzenlenir. Bu seçeneği seçmezseniz bilgiler, sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli satırlar olarak kaydedilecektir.

Bu alıştırmada bir tabloyu bir veritabanından önce biçimlendirilmiş, sonra da biçimlendirilmemiş bir metin dosyası olarak vereceksiniz.

KULLANIN 05_MetinVer veritabanını açın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 05_MetinVer veritabanını açtıktan sonra Taşıyıcılar tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Metin Dosyası düğmesini tıklayın.

2. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin, varsayılan dosya adını Taşıyıcılar .txt’den Taşıyıcılar_Sınırlı .txt’ye değiştirin ve Kaydet’i tıklayın.

3. Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.

4. Ver – Metin Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın.

Kodlama Biçimi iletişim kutusu açılır. İstediğiniz kodlama biçimi seçeneğini seçebilirsiniz.

5. Windows seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Access tabloyu biçimlendirilmiş metin dosyası olarak verir. Varsayılan metin düzenleyicisi Taşıyıcılar_Sınırlı metin dosyasını görüntüler.

Tablodaki satır ve sütunları ayırmak için ASCII karakterlerinin kullanıldığına dikkat edin.

6. Metin dosyasını ve Ver – Metin Dosyası sihirbazını kapatın.

7. Tabloyu vermek için 1’den 4’e kadar olan adımları tekrarlayın ama bu kez adı Taşıyıcı_Sabit .txt’ye değiştirin ve Verileri biçimlendirme ve düzen ile ver ve Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutularını seçmeyin. Tamam’ı tıklayın.

Ver–Metin Dosyası sihirbazı verme işlemi için çeşitli seçenekler sunar. Sihirbazın herhangi bir sayfasında, kalan tüm seçenekler için varsayılan ayarları kabul etmek üzere Son’u tıklayabilirsiniz.

Metin Dosyasına Bilgi Vermek 91

92 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

İpucu İleri ve Geri düğmelerini tıklayarak bu sihirbaz içinde hareket edebilirsiniz. Yedeklemeden ve başka bir seçenek denemeden önce farklı seçenekler deneyebilir ve son sayfaya kadar ilerleyebilirsiniz.

8. Sınırlandırılmış seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın.

Bu sayfadaki seçenekler vereceğiniz dosyanın sınırlandırılmış ya da sabit genişlikli olmasına bağlı olarak değişir.

9. Noktalı virgül seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın.

Access tabloyu biçimlendirilmemiş metin dosyası olarak verir. Taşıyıcılar_Sabit metin dosyasını kaydettiğiniz yere gitmek ve bu dosyayı çift tıklayıp varsayılan metin düzenleyicisinde açmak için Windows Gezgini’ni kullanabilirsiniz.

KAPATIN Taşıyıcılar metin dosyalarını, Ver – Metin sihirbazını ve 05_MetinVer veritabanını kapatın.

XML Dosyasına Bilgi VermekAccess www.w3.org/2001/XMLSchema/ adresinde açıklanan XML Schema 2001 kurallarıyla uyumludur. Uyumlu olan diğer uygulamalar tarafından da kullanılan XML biçimdeki verileri Access’ten verebilirsiniz. Bu Microsoft Visual Studio .NET programları tarafından kullanılabilen XML verilerinin çıktısını almanıza olanak sağlar.

Access 2007, tablo, sorgu, form ve raporların XML biçimine verilmesini destekler. Veri (.xml dosyası) ve şema (.xsd dosyası) dosyalarını ayrı ayrı verebilir veya şemayı verilen XML veri belgesine katıştırabilirsiniz. HTML’de veya verilerin ASP sunumlarında kullanılmak üzere bir XLS Stil Sayfası da verebilirsiniz.

Bu alıştırmada veritabanından bir tabloyu XML dosyasına vereceksiniz.

KULLANIN 06_XMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 06_XMLVer veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, XML Dosyası’nı tıklayın.

2. Ver – XML Dosyası sihirbazında Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

XML Dosyasına Bilgi Vermek 93

94 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

3. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Tamam’ı tıklayın.

XML Ver iletişim kutusu açılır.

4. Veri (XML) ve Verinin şeması (XSD) onay kutuları seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

5. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Kapat’ı tıklayın.

6. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin.

Dikkat ederseniz Access verilen Müşteriler tablosundan Müşteriler .xml adında bir veri dosyası ve Müşteriler .xsd adında bir şema dosyası oluşturmuştur.

İpucu Ver XML iletişim kutusunda bir tabloyu birleşik veri/şema dosyası olarak vermek için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın. Şema sekmesinde, Verilen XML Veri Belgesine Şemayı Katıştır’ı seçin ve Tamam’ı tıklayın.

KAPATIN 06_XMLVer veritabanını kapatın.

HTML Dosyasına Bilgi VermekMuhasebe, üretim, pazarlama, satış ve diğer bilgileri bilgisayarlarında depolayan birçok kuruluş, bu bilgileri şirket içinde intranet, dünyayla da İnternet yoluyla paylaşmanın avantajını keşfetmiştir. Access’te bu işlemi bir veritabanında depolanan bilgileri Köprü Metni İşaretleme Dili (HTML) sayfaları şeklinde vererek hızlandırabilirsiniz.

Bir HTML dosyasına tablo, sorgu, form ve rapor verebilirsiniz. Bir tablo, sorgu veya formu verdiğinizde Access onu bir HTML tablosuna, bir raporu ise bir dizi bağlı HTML dosyasına (raporun her bir sayfası için bir dosya) dönüştürür.

İpucu Bir HTML dosyasına verme işlemi yaparsanız tabloyu Internet Explorer gibi bir tarayıcıda görüntüleyebilirsiniz. Tablonun yapısını tanımlayan etiketleri görmek için ya tarayıcıdaki kaynağı görüntüleyin ya da dosyayı bir metin düzenleyicisinde açın.

Bu alıştırmada veritabanındaki bir raporu HTML dosyasına vereceksiniz.

KULLANIN 07_HTMLVer veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir. AÇIN 07_HTMLVer veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Raporlar altında, Ürünlerin Alfabetik Listesi’ni çift tıklayın.

Ürünlerin Alfabetik Listesi raporu Rapor görünümünde açılır.

2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, HTML Belgesi’ni tıklayın.

HTML Dosyasına Bilgi Vermek 95

96 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

3. Ver – HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

4. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusu açılır. Dosyayı kaydetmek için kullanacağınız kodlamayı seçebilirsiniz.

5. Varsayılan kodlama seçeneği seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Access, raporun her sayfası için bir HTML dosyası ve her dosyanın altında gezinti bağlantıları oluşturur. Rapor varsayılan Web tarayıcısında açılır.

6. HTML dosyalarını Access’teki raporla kıyaslayarak inceleyin.

KAPATIN Web tarayıcsını, Ver – HTML Belgesi sihirbazını ve 07_HTMLVer veritabanını kapatın.

Diğer Office Programlarına Bilgi KopyalamakBu bölümde açıklanan tüm veri verme yöntemleri çok kullanışlıdır ama bunlar bilgileri diğer programlarla paylaşmanın tek yolu değildir.

Bazen bilgileri bir veritabanına almanın veya veritabanından vermenin en hızlı ve kolay yolu bilgileri kopyalamak ve istediğiniz yere yapıştırmaktır. Verileri bir Access tablosundan alıp Word veya Excel’e vermede bu teknik oldukça iyi çalışmaktadır. Word belgesine yapıştırdığınız bilgiler, sütun başlıklarının alan adlarını içeren bir başlık satırından oluştuğu bir Word tablosu olur. Excel çalışma sayfasına yapıştırdığınız bilgiler normal satır ve sütun biçiminde görünür.

Bu tekniği kullanarak verileri Access tablosuna vermek biraz daha karmaşıktır. Yapıştırdığınız veriler tüm elle girme ölçütlerine (giriş maskesi, geçerlilik kuralları, alan boyutu, vb.) uymalı ve Yapıştır komutunu kullandığınızda doğru hücreler seçilmiş olmalıdır.

Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 97

98 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

Bir grup kaydı yapıştırmayı denediğinizde Access sorunla karşılaşırsa bir hata iletisi görüntüler ve sorun kayıtlarını Yapıştırma Hataları tablosuna kaydeder. Bu tablodaki sorunu daha sonra giderebilir, yanlış olan şeyi düzeltebilir, kopyalamayı ve yapıştırmayı tekrar deneyebilirsiniz.

İpucu Bir tablonun tamamını bir Access veritabanından diğerine yapıştırmak için her iki veritabanını da açın, kaynak veritabanındaki tabloyu Pano’ya kopyalayın ve hedef veritabanına yapıştırın. Tablo verisini ve/veya tablo yapısını yeni bir tablo olarak yapıştırabilir veya verileri var olan bir tabloya ekleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir Access veritabanı tablosu, bir Excel çalışma sayfası ve bir Word belgesi arasında kayıtları kopyalayacak ve yapıştıracaksınız.

KULLANIN 08_OfficeKopyala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm04 alt klasöründedir.AÇIN 08_OfficeKopyala veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip (işaretleçi sağ oka dönüşür), farenin sol düğmesini basılı tutun ve seçmek istediğiniz en son kayda kadar sürükleme yaparak altı tane kayıt seçin.

2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.

3. Excel’i başlatın, boş bir çalışma sayfası açın ve A1 hücresini tıklayın.

4. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın.

Excel kayıtları aynı satır başlıklarıyla birlikte çalışma sayfasına yapıştırır. (Verilerin tümünü görebilmek için sütunları genişletmeniz gerekecektir.)

5. Access’e dönmek için + tuşlarına basın.

6. Tablonun ortasındaki seçmek istediğiniz ilk hücrenin sol kenarını işaret edip (işaretçi kalın bir artı işaretine dönüşür) istediğiniz tüm hücreleri seçene kadar sürükleme yaparak bir hücre bloğunu seçin. Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.

7. Excel’e dönmek için + tuşlarına basın, Adım 4’te eklediğiniz kayıtların altındaki bir hücreyi tıkladıktan sonra Yapıştır düğmesini tıklayın.

Excel yeni seçimi de sütun başlıklarıyla birlikte yapıştırır. Kopyalanan veriler Office Panosu’nda kalır.

Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 99

100 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak

8. Word’ü başlatın ve boş bir belge açın.

9. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın.

Word bu verilerin geldiği tablonun adı olan Müşteriler başlığını da ekleyerek seçimi düzgün biçimlendirilmiş bir tablo olarak yapıştırır.

10. Değişiklikleri kaydetmeden Word ve Excel’den çıkın.

KAPATIN Müşteriler tablosunu ve 08_OfficeKopyala veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

Önemli Noktalar l Bir Access veritabanındaki bilgileri vermek istediğiniz nesneye bağlı olarak çeşitli

biçimlerde verebilirsiniz.

l Herhangi bir tablo, sorgu, form veya raporu başka bir Access veritabanına verebilirsiniz. Ayrıca bu nesnelerin bazılarını Excel, Word, PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosyası biçimlerine verebilirsiniz.

l Bir Access tablosundaki bilgileri bir Word posta birleştirme belgesiyle birleştirebilir, tabloyu Word belgesine veya bir Excel çalışma sayfasına verebilirsiniz.

l Veritabanınızdaki bilgileri diğer programlara kopyalayıp yapıştırabilirsiniz.

Önemli Noktalar 101

Bir Bakışta Bölüm

Forma alt form eklemek, sayfa 133

Form oluşturmak, sayfa 104 ve 129

Form düzenini değiştirmek, sayfa 114

Form özelliklerini düzenlemek, sayfa 108

Forma denetimler eklemek, sayfa 119

103

5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Form aracını kullanarak form oluşturmak 4 Form özelliklerini düzenlemek 4 Formun düzenini değiştirmek 4 Forma denetimler eklemek 4 VBA kullanarak forma veri girmek 4 Otomatik Form kullanarak form oluşturmak 4 Forma alt form eklemek

Bir şirketin günlük kayıtlarını içeren bir veritabanı ancak güncel olduğu sürece ve içinde depolanan bilgiler kolayca bulunduğunda kullanışlıdır. Microsoft Office Access 2007’nin kullanımı her ne kadar kolay olsa da Veri Sayfası görünümünde bilgilerin girilmesi, düzenlenmesi ve alınması Access’i bilmeyen birine verebileceğiniz bir görev değildir. Bu görevler bıktırıcı ve verimsiz oldukları gibi, Veri Sayfası görünümünde çalışmak da özellikle karmaşık işlemlerin birkaç ilişkili tabloya girilmesi gerektiği durumlarda hataya çok açıktır. Bu sorunun çözümü ve veritabanının bilgileri verimli bir şekilde yönetebileceğiniz bir veritabanı uygulamasına dönüştürülmesindeki ilk adım form oluşturmak ve kullanmaktır.

Bir form bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının veya tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar, veritabanında tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. Kağıt çıktı şeklindeki formlar gibi, Access formları da kullanıcıların bilgileri görüntüleyebildiği veya girebildiği metin kutusu denetimlerinin yanı sıra ne tür bilgiler girmelerinin gerektiğini belirten etiket denetimleri de içerebilir. Kağıt çıktı şeklindeki formlardan farklı olarak Access formları bir Microsoft

104 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Windows iletişim kutusuna veya sihirbaz sayfasına benzer biçimde seçenek düğmeleri ve komut düğmeleri gibi başka denetim çeşitleri de içerebilir.

İpucu Bir veritabanı uygulamasının özelliklerine ve işlevlerine göz atmak için de formlar oluşturabilir ve veritabanının gerçek verileriyle bağlantı kurmayabilirsiniz. Geçiş panosu bu tür bir forma örnektir.

Diğer Access nesnelerinde olduğu gibi, formları kendiniz veya bir sihirbaz yardımıyla oluşturabilirsiniz. En iyisi geçiş panosu gibi düzenleme ve gezinti için olan formları Tasarım görünümünde oluşturmaktır. Ancak, tablolara dayalı formları her zaman bir sihirbaz kullanarak oluşturduktan sonra istediğiniz düzenlemeleri kendiniz yapın.

Ayrıca Bakınız Geçiş panoları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Bir Geçiş Panosu Oluşturmak” başlığına bakın .

Bu bölümde gereksinimlerinize uyacak şekilde değiştirebileceğiniz formları Form aracı veya Form sihirbazı kullanarak oluşturmanın ne kadar kolay olduğunu, alt formlar kullanarak bir formda birden çok tablodaki bilgilerin nasıl sunulduğunu keşfedeceksiniz. Bir formun işlevini ve görünüşünü denetimler ekleyerek, formun ve denetimlerin özelliklerini değiştirerek yöneteceksiniz. Sonra, bir kullanıcı denetimde tıklama veya metin girme gibi bir işlem yaptığında Microsoft Visual Basic (VBA) kullanarak bir forma otomatik olarak nasıl veri girildiğini öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Form Aracını Kullanarak Form OluşturmakBir form oluşturmaya başlamadan önce onu hangi veritabanı sorgusuna veya tablosuna dayandıracağınızı bilmeniz ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikir sahibi olmanız gerekmektedir.

Bu kararları verdikten sonra bir formu birçok yolla oluşturabilirsiniz. Access’teki diğer nesneler gibi, formu oluşturduktan sonra, form gereksinimlerinize tamamen uymazsa onu Tasarım görünümünde özelleştirebileceğinizi unutmayın.

En hızlı yol Gezinti Bölmesi’nde bir tablo veya sorgu seçmek sonra da Oluştur sekmesinde Formlar grubundaki Form düğmesini tıklatmaktır. Tablo veya sorgudaki tüm alanlar kullanılarak bir form oluşturulur ve Düzen görünümünde açılır.

Veritabanında formun dayandığı tabloyla bir-çok ilişkisi olan başka bir tablo varsa, Form aracı ana formdaki geçerli kayda ait ilişkili tablodaki tüm kayıtları gösteren bir veri sayfası (alt form adı verilir) ekler.

Bu alıştırmada bir tabloya dayalı bir form oluşturmak için Form aracını kullanacaksınız.

KULLANIN 01_FormAracıOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.AÇIN 01_FormAracıOluştur veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın.

Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.

Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 105

106 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Form düğmesini tıklayın.

Access etkin tabloya dayalı basit bir form oluşturur ve görüntüler.

İpucu Bir tabloya dayanan form oluşturmak için tabloyu açmanız gerekmemektedir. Tabloyu Gezinti Bölmesindi tıklatarak kolayca seçebilir, sonra Form grubundaki Oluştur sekmesinde Form düğmesini tıklatabilirsiniz. Ama form içeriklerini tablo içeriklerine karşı doğrulamak için tabloyu formun arkasında açık bulundurmak bazen yararlı olur.

Form aracı otomatik olarak form başlığına logo için yertutucu ve bir başlık (Müşteriler) eklemiştir.

3. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin.

Görünümler arasında kolayca geçiş yapabilmek için veritabanı penceresindeki Müşteriler tablosu sekmesini ve Müşteriler form sekmesini dönüşümlü olarak tıklayarak formda gösterilen bilgileri tablonun veri sayfası görünümündekilerle karşılaştırabilirsiniz.

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler formunu ve 01_FormAracıOluştur veritabanını kapatın.

İlişkilerAccess’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir. Bu ilişkiyi bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilere bağlamak için kullanabilirsiniz. Örneğin, Kategori tablosu ve Ürün tablosu arasında KategoriNo alanına dayalı bir ilişki kurabilirsiniz. Her ürün yalnızca bir kategoridedir ama her kategori birçok ürün içerebilir, en yaygın olan bu ilişki türüne bir-çok ilişkisi adı verilir.

Diğer ilişkiler şunlardır:

l Bir-bir ilişkisi bir tablodaki her bir kaydın diğer tabloda tek bir ilişkili kaydı olabilir.

Bu tür ilişki yaygın olarak kullanılmaz çünkü tüm alanları bir tabloya koymak daha kolaydır. Ancak bir tabloyu birçok alanla parçalara ayırmak yerine veya yalnızca ilk tablodaki bazı kayıtlardaki bilgileri izlemek için bir-bir ilişkisi olan iki tablo kullanabilirsiniz.

l Çok-çok ilişkisi birbirine üçüncü bir tabloyla bağlanmış, aralarında bir-çok ilişkisi olan iki tablonun ilişkisidir.

Bu ilişkiyi Ürünler, Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını içeren bir veritabanında görebilirsiniz. Ürünler tablosunun her ürün için bir kaydı ve her kaydın benzersiz bir SiparişNo’su vardır. Ancak Siparişler tablosu her siparişin hangi ürünleri içerdiğini belirtmez; bu bilgi diğer iki tabloyu birbirine bağlayan ortadaki Sipariş Ayrıntıları tablosundadır. Ürünler ve Siparişler tablolarının her birinin Sipariş Ayrıntıları tablosuyla bir-çok ilişkisi vardır. Bu nedenle Ürünler ve Siparişler tablolarının arasında çok-çok ilişkisi vardır. Yani, bu her ürünün birçok siparişte olabileceği ve her siparişin birçok ürünü içerebileceği anlamına gelmektedir.

Bir veritabanında iki tablo arasında bir-çok ilişkisi olduğunu göstermenin en mükemmel yolu alt form içeren bir form kullanmaktır. Ana (birincil) form bir-çok ilişkisinin “bir” tarafındaki bir kaydı, alt form da ilişkinin “çok” tarafındaki tüm ilişkili kayıtları listeler.

Form Aracını Kullanarak Form Oluşturmak 107

108 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Form Özelliklerini DüzenlemekTablolarda olduğu gibi, formlarla da birden çok görünümde çalışabilirsiniz. En yaygın olan görünümler verileri girebildiğiniz Form görünümü ile forma denetimler ekleyebileceğiniz, formun özelliklerini ve yerleşimini değiştirebileceğiniz Tasarım görünümüdür.

Form aracını veya Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturduğunuzda formdaki her alan bir metin kutusu denetimi ve ilişkili etiket denetimiyle temsil edilir. Bu bölümün başında oluşturduğunuz forma benzer bir form temel aldığı tabloya bağlıdır. Formdaki her metin kutusu tabloda belirli bir alana bağlıdır. Tablo kayıt kaynağı, alan denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, dolgu rengi ve kenarlık gibi belli özellikleri vardır. Formun görünüşünü geliştirmek için bu özelliklerin varsayılan değerlerini değiştirebilirsiniz.

Bir form bazı özelliklerini dayandığı tablodan devralır. Örneğin formdaki metin kutusu adları kaynak tablodaki alan adlarıyla, metin kutusu etiketleri her bir alanın Resim Yazısı özelliğiyle eşleşir ve her metin kutusunun genişliği Alan Boyutu özelliğiyle belirlenir. Bir form oluşturduktan sonra alanların özelliklerini tabloda veya formda bağımsız olarak değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir formun özelliklerini düzenleyeceksiniz.

KULLANIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.

AÇIN 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın.

Müşteriler formu Tasarım Görünümünde açılır. Formun düzeni yapabileceğiniz değişikliklerin sınırlı olduğu Yığın düzenidir.

Etiket Metin kutusu

2. Mavi Form Altbilgisi başlığının üst kenarlığını tıklayın ve Ayrıntı kılavuzunu genişletmek için Form Altbilgisi’ni yaklaşık üç cm aşağı sürükleyin.

3. Formun Ayrıntı bölümünde Bölge etiketi üzerindeki boş bir yeri tıklayıp formun sağ tarafındaki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa sürükleyerek denetimlerin tümünü içine olacak bir dörtgen çizin.

4. Seçili denetimleri aşağı ve sola doğru sürükleyerek Şehir etiketinin hemen altına konumlandırın, sonra seçimi bırakmak için kılavuzda boş bir yeri tıklayın.

5. Müşteriler formunda MüşteriNo etiketini tıklayın (metin kutusunu değil).

6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın ve listeden MS Sans Serif’i seçin.

7. Etiket hâlâ seçiliyken Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın ve listeden 8’i seçin.

Etiket metni biraz daha küçülür.

8. Özellik Sayfası bölmesi görünmüyorsa MüşteriNo metin kutusunu (etiketini değil) farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın.

Form Özelliklerini Düzenlemek 109

110 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Yazı Tipi grubunda kullanılabilen tüm ayarlar (ve birkaç tane daha) her denetimin Özellik Sayfası’ndan da kullanılabilir. Bu bölmeden formun kendisi dahil formdaki herhangi bir nesnenin özelliklerini görebilirsiniz.

Biçim, Veri, Olay ve Diğer sekmesini tıklayarak ilgili özelliklerin türlerini veya Tümü sekmesini tıklayarak tüm özellikleri görebilirsiniz.

9. Özellik Sayfası bölmesinde Biçim sekmesini tıklayın, Yazı Tipi Adı özelliğini MS Sans Serif olarak değiştirin. Yazı Tipi Boyutu özelliğini 8’e ayarlayın. Yazı Tipi Genişliği’ni Koyu’ya ayarlayın.

Formdaki MüşteriNo metni değişikliklerinizi yansıtır.

İpucu Bir görev bölmesinin genişliğini kenarlığını sürükleyerek değiştirebilir ve onu başlık çubuğundan sürükleyerek program penceresinde yüzecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

10. Özellik Sayfası bölmesinin üst kısmındaki oku tıklayın, formdaki Ad metin kutusunun solundaki etiketi seçmek için özellik listesinde Etiket3’ü tıklayın.

11. Ad etiket kutusundaki metnin yazı tipini değiştirmek için Adım 9’u tekrarlayın.

Bir denetimi seçmek ve özelliklerini değiştirmek için kullanabileceğiniz bu farklı yollar işinizi kolaylaştıracaktır ama onlarca denetimde değişiklik yapmanız gerektiğinde durum biraz değişir. Sonraki iki adımda daha hızlı bir yolu öğreneceksiniz.

12. Formun Ayrıntı bölümünün sol üst kısmında boş bir yeri tıklayın, sonra tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa doğru bir dikdörtgen çizerek sürükleyin.

İpucu Ctrl+A’ya basarak bir formdaki tüm denetimleri üstbilgi ve altbilgi bölümündekiler de dahil seçebilirsiniz.

Seçili denetimlerin etrafında küçük tutamaçlar görünür. Özellik Sayfası bölmesinde Seçim türü Çoklu seçime dönüşür ve Nesneler kutusu boştur. Yalnızca seçili tüm denetimler için aynı olan Biçim ayarları gösterilir. Önceki adımlarda yaptığınız değişiklikler tüm seçili denetimler tarafından paylaşılmadığından Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği ayarları boştur.

13. Tüm seçili denetimler için Yazı Tipi Adı, Yazı Tipi Boyutu ve Yazı Tipi Genişliği özelliklerini ayarlamak için Adım 9’u tekrarlayın.

14. Tüm denetimler hâlâ seçiliyken, Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesindeki Arka Plan Stili özelliğini Normal’e ayarlayın.

Etiketlerin arka planları artık saydam görünmez.

15. Arka Plan Rengi özelliğini tıkladıktan sonra üç nokta düğmesini tıklayın.

16. Açılan Renk Oluşturucu galerisinde sarı kareyi tıklayın ve tuşuna basın.

Tüm denetimlerin arka plan rengi parlak sarıya dönüşür ve bu rengin on altılık karşılığı olan sayı (#FFF200) Arka Plan Rengi özellik kutusunda görünür.

İpucu Renk Oluşturucu kullanmak istediğiniz rengi içermiyorsa galerinin altındaki Tüm Renkler’i tıklayın, Renkler iletişim kutusunun Standart veya Özel sekmesinde bir renk seçin ve rengi ayarlayıp galerinin altındaki Son Kullanılan Renkler’e eklemek için Tamam’ı tıklayın.

17. Arka Plan Rengi özellik kutusunda, #FFF200 değerini #FFFFCC ile değiştirin.

Arka plan rengi uçuk sarı renge dönüşür.

Üç Nokta düğmesi

Form Özelliklerini Düzenlemek 111

112 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

18. Özel Efekt özelliğini Gölgeli’ye ve Kenarlık Rengi özelliğini yeşile ayarlayın.

19. Formda, seçimi serbest bırakmak için (başka deyişle denetimlerin seçimini kaldırmak için) seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.

20. Ad etiketini tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde Resim Yazısı özelliğine gidin, Adı‘ı Ad Soyad olarak değiştirin tuşuna basın.

21. Telefon Numarası’nı Telefon ile değiştirmek için Adım 20’yi tekrarlayın.

İpucu Bir etiketin Resim Yazısı özelliğini veya bir metin kutusunun Denetim Kaynağı özelliğini değiştirmek için önce etiketi ya da kutuyu seçin, metnini tıklayın ve herhangi bir Windows programında yaptığınız gibi metni düzenleyin.

22. Formdaki tüm denetimleri işaretçiyi sürükleyerek seçin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.

Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemeniz için size daha çok seçenek verir.

23. Seçimi serbest bırakmak için seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.

24. Soyad’ın solundaki etiketi tıklayın ve tuşuna basın.

25. Her etiketi tuşunu basılı tutarak tıklayarak veya işaretçiyi yalnızca etiketler üzerinde sürükleyerek tüm etiketleri seçin ama onlara karşılık gelen metin kutularını seçmeyin. Özellik Sayfası bölmesinde, Metin Hizala özelliğin Sağ’a ayarlayın.

Şimdi etiket kutularını büyüklüklerini ve ilgili metin kutularıyla hizalarını ayarlamak için boyutlandıralım.

26. Etiketler seçiliyken (ama metin kutularını seçmeyin) Genişlik özelliğini 3 cm olarak değiştirin.

27. Tüm etiketleri yeniden seçin. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Boyut grubunda, etiketleri içeriklerine uyacak şekilde yeniden boyutlandırmak için En Uyguna düğmesini tıklayın ve seçimi serbest bırakmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.

İpucu Az önce yapmış olduklarınıza benzer biçimlendirme değişikliklerinden beklediğiniz sonuçları alamazsanız Hızlı Erişim Çubuğu’ndaki Geri Al düğmesini tıklayarak veya Ctrl+Z tuşlarına basarak değişiklikleri iptal edebilirsiniz.

En Uyguna

Form Özelliklerini Düzenlemek 113

114 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

28. Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketleri seçmeyin) ve metin kutularını aynı hizaya getirmek ve etiketlerle aralarına boşluk eklemek için Özellik Sayfası bölmesinde Sol ayarını 4 cm olarak değiştirin.

29. Yazı Tipi Genişliği özelliğini Normal’e değiştirin sonra da denetimlerin seçimini kaldırmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.

30. Müşteriler formunun tasarımını kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda Kaydet düğmesini tıklayın.

KAPAT 02_ÖzellikleriDüzenle veritabanını kapatın.

İpucu Özellik Sayfası bölmesi, siz kapatmadığınız sürece, tüm açık formları kapatıncaya kadar açık kalır.

Formun Düzenini DeğiştirmekHem otomatik olarak hem de bir sihirbazla oluşturulmuş formlar görsel değil işlevsel öğelerdir. Form düzenini gereksinimlerinize ve tercihlerinize uyacak şekilde özelleştirmek çok kolaydır. Etiketleri ekleyebilir ve çıkarabilir, form içinde etiketlerin ve metin kutularının yerlerini değiştirebilir, logo ve başka grafikler ekleyebilir, çekici ve kolay kullanılır hale getirmek için formun düzenini geliştirebilirsiniz.

Bir formun düzeniyle çalışırken, seçili öğeyi nasıl değiştirebileceğinizi belirtecek şekilde değişen işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. Metin kutusu ve etiketi bazen tek bir birim olarak davrandığından bir değişiklik yapmadan önce işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. İşaretçinin şekli gerçekleştirilecek eylemi belirtir.

Dört yönlü ok . İşaretçi denetimin sol üst köşesindeki büyük bir karenin üzerindeyse her iki denetimi bir arada veya birbirinden bağımsız olarak taşımak için sürükleyin.

İşaret parmağı . Yalnızca denetimi taşımak için sürükleyin.

Dikey ok . Yüksekliği değiştirmek için üst ve alt kenarlığı sürükleyin.

Yatay ok . Genişliği değiştirmek için sağ veya sol kenarlığı sürükleyin.

Çapraz ok . Hem yüksekliği hem de genişliği değiştirmek için köşeyi sürükleyin.

Bu alıştırmada bir formdaki etiket ve metin kutusu denetimlerini yeniden düzenleyeceksiniz.

Kaydet

KULLANIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 03_Düzeniİyileştir veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Tasarım Görünümü’nü tıklayın.

Form üç bölüme ayrılmıştır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Şu anda yalnızca Ayrıntı bölümüyle ilgileniyoruz.

Form Üstbilgisi bölümü Ayrıntı bölümü

Form Altbilgisi bölümü

Sorun Giderme Form Altbilgisi’ni göremezseniz, görününceye kadar formu aşağı kaydırmak için kaydırma çubuğunu kullanın. Ayrıca Şerit’te boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayıp formunuza ekranda daha fazla yer açmak için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü tıklayabilirsiniz. Şerit’i önceki boyutuna getirmek için Şeridi Simge Durumuna Küçült’ü yeniden tıklayın.

2. Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi iki yönlü oka dönüştüğünde arka planın kenarını 3 cm sağa sürükleyin.

Formun Düzenini Değiştirmek 115

116 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

3. Soyad metin kutusunu tıklayın ve işaretçiyi kenarlıktaki tutamaçlar üzerinde (sekiz tutamaç vardır) yavaşça hareket ettirerek işaretçinin nasıl şekil değiştirdiğine dikkat edin.

Öğe Seçici

Bir etiket veya metin kutusu bağımsız olarak taşınabiliyorsa sol üst köşesinde daha büyük bir öğe seçicisi olacaktır.

4. Soyad metin kutusu üzerinde işaretçi dört yönlü oka dönüştüğünde kutuyu Ad metin kutusunun sağına sürükleyin.

İpucu Etiketi metin kutusundan bağımsız olarak taşıyamıyorsanız form Yığın düzeninde kalmış olabilir. Tüm denetimleri seçin ve Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.

5. Denetimleri yeniden boyutlandırın ve aşağıdaki gibi mantıksal bir düzende gruplandırın.

İpucu Bir denetimin konumunu iyice ayarlamak için denetimi tıklayıp Yukarı, Aşağı, Sol veya Sağ Ok’a basarak denetimi hareket ettirin, azar azar ilerletmek için ok tuşuna basarken Ctrl tuşunu basılı tutun. Bir denetimin boyutuna ince ayar yapmak için ok tuşuna basarken Shift tuşunu basılı tutun.

6. Düzenle bağlamsal sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim düğmesini tıklayın.

Otomatik Biçim galerisi açılır.

7. Otomatik Biçim galerisinde, Otomatik Biçimlendirme Sihirbazı’nı tıklayın.

Otomatik Biçim sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır.

8. Otomatik Biçim iletişim kutusunda, Özelleştir düğmesini tıklayın.

Otomatik Biçimi Özelleştir sihirbazı açılır. Birçok sihirbazdan farklı olarak, bunun yalnızca bir sayfası vardır.

Formun Düzenini Değiştirmek 117

118 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

9. Otomatik Biçimi Özelleştir iletişim kutusunda, Form ‘Müşteriler’ temelli yeni Otomatik Biçim oluşturulur seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.

İpucu Form denetimleri işletim sisteminde hangi tema ayarlanmışsa onu devralır. Temayı değiştirmek için Denetim Masası’nı açın, Görünüm ve Kişiselleştirme’yi tıklayın, Kişiselleştirme altında, Temayı Değiştir’i tıklayın. Tema Ayarları iletişim kutusunda, istediğiniz temayı seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Yeni Stil Adı iletişim kutusu açılır.

10. Stil Adı kutusuna Müşteriler yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Otomatik Biçim sihirbazında, yeni stil Form Otomatik Biçimler listesinde görünür. Bu stil artık bu bilgisayarda açtığınız her veritabanında kullanılabilecektir.

11. Otomatik Biçim sihirbazında Tamam’ı tıklayın.

İpucu Access girdiğiniz verileri otomatik olarak kaydeder ama herhangi bir nesnede yaptığınız düzen değişikliklerini sizin kaydetmeniz gerekir.

KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Müşteriler formunu ve 03_Düzeniİyileştir veritabanını kapatın.

Forma Denetimler EklemekHer formda üç ana bölüm vardır: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Bir form oluşturmak için Form aracını veya sihirbazı kullandığınızda, Ayrıntı bölümüne temel alınan tablodan seçtiğiniz her alan için bir denetim kümesi eklenir. Form Üstbilgisine bir logo yer tutucusu ve/veya bir resim yazısı eklenir. Form Altbilgisi bölümü boş bırakılır. Access boş olduğu için Altbilgi bölümünü daraltır ama Altbilgi bölümünü seçicisini sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Etiketler ve metin kutusu denetimleri formlarda bulunan en yaygın denetimlerdir ama formlarınızı birçok başka denetim türüyle geliştirebilirsiniz. Örneğin, kullanıcıların metin kutularına girdi yazması yerine onlara seçenekler sunmak için seçenek düğmesi, onay kutusu ve liste kutusu grupları ekleyebilirsiniz.

Bir forma ekleyebileceğiniz denetimler Tasarım sekmesinde Denetimler grubundadır.

Bu alıştırmada bir forma Form aracı tarafından otomatik olarak yerleştirilen logo ve resim yazısını değiştireceksiniz. Ayrıca Ayrıntı bölümündeki bir metin kutusunu açılır kutuyla değiştirecek ve program penceresinden kayıt seçici çubuğunu kaldıracaksınız.

KULLANIN 04_DenetimlerEkle veritabanını ve 04_MüşterilerFormuLogosu grafiğini kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir. AÇIN 04_DenetimlerEkle veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın.

1. Müşteriler formunda Form Üstbilgisi bölümü seçicisiyle Ayrıntı bölümü seçicisi arasındaki yataş çizgiyi işaret edin ve işaretçi çift yönlü oka dönüştüğünde Ayrıntı bölümü seçicisini 2 cm aşağı sürükleyin.

İpucu Formun üst ve sol tarafındaki cetvelleri kılavuz olarak kullanın.

Forma Denetimler Eklemek 119

120 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

2. Form Üstbilgisi’ndeki logo ile resim yazısını seçin ve tuşuna basın.

3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Resim düğmesini tıklayın, Form Üstbilgisi bölümünün sol köşesinde işaretçiyi sürükleyerek küçük bir dörtgen çizin.

Bir denetimin adını görüntülemek için Denetim grubundaki düğmesini işaret edin. Birkaç saniye sonra bir Ekran İpucu görünür.

İpucu Access 2007’de bir grafik adı girmenizi isteyip sonra da grafiği form üstbilgisine otomatik olarak ekleyen yeni bir Logo denetimi vardır.

4. Resim Ekle iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin ve 04_MüşterilerFormuLogosu resmini çift tıklayın.

Sorun Giderme Uygulama dosyası görünmüyorsa Dosya Türü ayarını Grafik Dosyaları’na değiştirin.

Logo resim denetiminin içinde görünür.

Resim

İpucu Bir resmin, resim denetimine nasıl sığacağı denetimin Boyutlandırma Modu özelliğiyle belirlenir. Özellik Kırp’a ayarlanmışsa ve denetim resmin tamamını gösterecek kadar büyük değilse resim kırpılır. Özellik Genişlet’e ayarlanmışsa resmin tamamını görüntülemek için denetimi genişletebilirsiniz. Özellik Yaklaş’a ayarlanmışsa resim denetime sığması için otomatik olarak yeniden boyutlandırılır.

5. Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın ve üstbilgi bölümünde başka bir dörtgen çizin.

Access resim yazısı girmeniz için ekleme noktası içeren bir etiket denetimi ekler.

6. Etiket denetiminin içine Müşteriler yazın ve tuşuna basın.

Müşteriler etiketi diğer etiketlerin biçimlendirmesini alır.

Sorun Giderme Access denetimin yanında etiketin başka hiçbir denetimle ilişkili olmadığını bildiren bir Akıllı Etiket görüntülerse, Hatayı Yoksay düğmesini tıklayabilirsiniz.

7. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse açmak için tuşuna basın.

İpucu F4 tuşuna basarak Özellik Sayfası bölmesini açıp kapatabilirsiniz.

8. Yazı Tipi Boyutu’nu 18’e, Metin Hizala’yı Orta’ya değiştirin ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın.

9. Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna düğmesini tıklayın.

Etiket denetiminin boyutu metne uyacak şekilde değişir.En Uyguna

Forma Denetimler Eklemek 121

122 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

10. Resmin ve etiket denetimlerinin boyutunu ve konumunu yan yana olacak şekilde ayarlayın.

11. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan düğmesine bakın. Düğme etkinse (turuncu renkteyse) devre dışı bırakmak için tıklayın.

Denetim Sihirbazları özelliğini kapatmak bir denetimi sihirbaz sayfaları boyunca çalışmaya gerek kalmadan tüm varsayılan ayarlarıyla eklemenizi sağlar.

12. Denetimler grubunda, Birleşik Kutu düğmesini tıklayın. Ülke metin kutusunun hemen altına bir dörtgen çizin.

Farenin düğmesini bıraktığınızda Access ilişkisiz (Müşteriler tablosundaki bir alana bağlı olmayan) bir birleşik kutu (açılan kutu) denetimi görüntüler.

Sorun Giderme Access, oluşturulan her denetime bir numara verir. Sizin eklediğiniz denetimin numarasıyla kitaptakinin farklı olmasının hiçbir önemi yoktur.

13. Ülke metin kutusunu tıklayın. Yazı Tipi grubunda, Biçim Boyacısı düğmesini tıkladıktan sonra birleşik kutu denetimini tıklayın.

Access metin kutusunun biçimini birleşik kutu denetimine ve etiketine kopyalar.

14. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, birleşik kutuyu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın.

15. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Denetim Kaynağı okunu tıklayın ve listeden Ülke’yi seçin.

16. Satır Kaynağı kutusuna aşağıdakini yazın:

SELECT DISTINCT Müşteriler .Ülke FROM Müşteriler;

Denetim Sihirbazları

Kullan

Birleşik Kutu

BiçimBoyacısı

Müşteriler ve Ülke arasında bir nokta var (ama boşluk yok) ve metnin sonunda bir noktalı virgül var.

Bu kod satırı Müşteriler tablosunun Ülke alanındaki her ülkenin bir örneğini seçen bir sorgudur ve Ülke okunu tıkladığınızda sonuçları bir liste halinde görüntüler.

Sorgunun tamamını görüntülemek için Özellik Sayfası bölmesini genişletmeniz gerekebilir.

İpucu Listede olmayan bir ülkeden bir müşteriyi eklemeniz gerekiyorsa ülkenin adını birleşik kutuya yazabilirsiniz. Kayıt veritabanına eklendikten sonra birleşik kutu listesi görüntülendiğinde o ülke de görünür.

17. Ayarlı değilse, Satır Kaynak Türü’nü Tablo/Sorgu’ya ayarlayın.

18. Birleşik kutu etiketini tıklayın. (Birleşik kutu etiketini göremezseniz Özellik Sayfası bölmesini kenara çekin.)

19. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Resim Yazısı’nı Ülke olarak değiştirin ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın.

20. Önceki Ülke metin kutusunu ve etiketini silip yeni birleşik kutuyu ve etiketini gerektiği şekilde yeniden boyutlandırarak yerine yerleştirin.

21. Form görünümüne geçmek için Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, Görünüm düğmesini tıklayın.

İpucu Bir form Düzen veya Tasarım görünümündeyken Görünüm düğmesini tıklayarak Form görünümüne geçebilirsiniz.

Forma Denetimler Eklemek 123

124 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

22. Birkaç kaydı görüntüledikten sonra ülke listesini görmek için birleşik kutu okunu tıklayın.

23. Bu alıştırma için formun sol kenarındaki gri çubuğa yani kayıt seçiciye gereksinim duymayacaksınız. Tasarım görünümüne dönün ve Form seçiciyi tıklayın (yatay ve dikey cetvellerin kesişimindeki kutu) ve tuşuna basarak (açık değilse) Özellik Sayfası bölmesini açın. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır’a ve Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri’ne ayarlayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için tuşuna basın.

24. Formun yeni tasarımını kaydedin ve son bir bakış için Form görünümüne geçin.

KAPATIN 04_DenetimlerEkle veritabanını kapatın.

VBA Kullanarak Forma Veri GirmekŞimdiye kadar gördüğünüz gibi, Access’te her şey, Access programının kendisi de dahil, bir nesnedir. Nesnelerin özelliklerinden biri, aslında eylemler olan olayları tanıyabilmesi ve onlara yanıt verebilmesidir. Farklı nesneler farklı olayları tanır. Hemen hemen tüm nesneler tarafından tanınan olaylar Tıklat, Çift Tıklat, Fare Tuşuna Bas, Fareyi Taşı ve Fare

Tuşunu Bırak. Bazı nesneler başka olayları da tanır. Örneğin bir metin denetimi 17, bir form 50’den fazla farklı olayı tanır.

İpucu Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sekmesinde listelenir.

Siz bir formu kullanırken nesneler sürekli olarak olaylar için sinyal gönderir yani olayları tetikler. Ancak bir olaya bir makro veya VBA yordamı eklemediğiniz sürece nesne yalnızca tetiklemekle kalır. Varsayılan ayar olarak, Access çoğu olayı tanıdığında gözle görülür bir şey yapmaz. Bu nedenle programın normal davranışını etkilemeden, bir olayı hangi eylemin olması gerektiğini belirtmek için kullanabilirsiniz. Hatta bir olayı bir makronun çalışmasını ya da bir VBA yordamının bir dizi eylem gerçekleştirmesini tetiklemek için kullanabilirsiniz.

Karışık mı geldi? Aslına bakarsanız olaylar çoğu Access kullanıcısının merak ettiği şeyler değildir. Ama olayları kullanmanın form gibi nesnelerin verimliliğini nasıl büyük ölçüde artırdığı bilindiğine göre, onlarla ilgili tüm olup bitenler hakkında fikir sahibi olmak işe yarayacaktır.

Örneğin alıştırma veritabanlarından birindeki müşteri kayıtlarına bakarken Müşteri No’ların müşterilerin soyadlarının ilk üç, adlarının da ilk iki harfinden oluştuğuna ve hepsinin büyük harf yazıldığına dikkat etmişsinizdir. Bu teknik yeni bir müşteri için benzersiz bir kimlik oluşturur. Zaten kullanımda olan bir numarayı girmeyi denerseniz, Access yeni girişi kabul etmez ve bir sayı eklemek veya numarayı benzersiz yapmak için değiştirmek zorunda kalırsınız. İki sözcüğün parçalarını birleştirmek sonra da sonuçları büyük harfe dönüştürmek gibi küçük görevleri yerine getirmek bilgisayarın uzmanlık alanındadır. Bu nedenle veritabanına eklenen her yeni müşteri kaydı için bir numara yazmak yerine bunu sizin için VBA’nın yapmasını sağlayabilirsiniz.

Bu alıştırmada birkaç satır VBA kodu yazacak ve kodu bir formdaki olaya ekleyeceksiniz. Bu kesinlikle ayrıntılı bir VBA çalışması değildir ama bu alıştırma sizi VBA’nın gücüyle tanıştıracaktır.

KULLANIN 05_VBA veritabanını ve 05_GüncellemeSonrası metin dosyalarını kullanın. Bu uygulama dosyaları AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.AÇIN 05_VBA veritabanını açtıktan sonra Müşteriler formunu Tasarım görünümünde açın.

1. Müşteriler formunda, Soyad metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse açmak için tuşuna basın.

2. Olay sekmesini tıklayın.Bu sekme Soyad metin kutusunun yanıt verebileceği olayları listeler.

VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 125

126 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

3. Özellik Sayfası bölmesinde, Güncelleştirme Sonrasında özelliğinin sağındaki üç nokta düğmesini tıklayın.

Oluşturucu Seç iletişim kutusu size bir ifade, makro veya VBA kodu oluşturma seçeneği sunarak açılır.

4. Kod Oluşturucusu’nu tıkladıktan sonra VBA Editor’u başlatmak için Tamam’ı tıklayın.

Project Explorer bölmesi Kod penceresi

Üç Nokta düğmesi

Project Explorer bölmesi veritabanında kod ekleyebileceğiniz nesneleri listeler, bu örnekte listede yalnızca Müşteriler formu (Form_Müşteriler) görünür. Yeni formlar ve raporlar burada otomatik olarak görünür.

Kod penceresi Access’in Soyad metin kutusu denetimi için Güncelleştirme Sonrasında olayını işlemek için kullanacağı yordam için bir yer tutucu görüntüler. Bu yordam Private Sub LastName_AfterUpdate() olarak adlandırılır ve henüz yalnızca yordamın başını ve sonunu işaretleyen Sub ve End Sub ifadelerini içermektedir.

5. Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin, 05_GüncellemeSonrası metin dosyasını varsayılan metin düzenleyicinizde açın ve aşağıda da gösterilen metni Pano’ya kopyalayın.

‘Ad, soyad ve müşteri no’sunu tutmak için değişkenler oluştur. ‘ and customer ID Dim Ad As String Dim Soyad As String Dim MNo As String ‘Soyad metin kutusundaki metni Soyad değişkenine atar. Soyad = Forms!müşteriler!LastName.Text ‘Bir metin kutusunun içeriğini okumak için önce ‘ odağı ona yerleştirmeniz gerekir. Forms!müşteriler!Ad.SetFocus Ad = Forms!müşteriler!Ad.Text ‘Müşteri no’sunu oluşturmak için ‘ adın ve soyadın bölümlerini birleştirir. MNo = UCase(Left(Soyad, 3) & Left(Ad, 2)) ‘No 5 karakter olmazsa oluşturma. ‘ (Bu her iki adın da onu doldurmadığını belirtir.) If Len(MNo) = 5 Then Forms!müşteriler!CustomerID.SetFocus ‘Zaten girilmişse No’yu değiştirme; belki de ‘ elle değiştirilmiştir. If Forms!müşteriler!CustomerID.Text = “” Then Forms!müşteriler!CustomerID = MNo End If End If ‘Odağı normal olarak gideceği yere ayarla. Forms!müşteriler!Address.SetFocus

VBA Kullanarak Forma Veri Girmek 127

128 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Önemli Tek tırnak işaretiyle başlayan metin satırları altındaki kod satırının amacını anlatan açıklamalardır. VBA Editor’da açıklamalar yeşil renkte gösterilir.

6. Kod penceresine dönün ve kopyalanan metni Private Sub LastName_AfterUpdate() ve End Sub ifadelerinin arasına yapıştırın.

7. Değişiklikleri kaydetmek için File menüsünde, Save 05_VBA’yı tıklayın.

8. Access penceresine dönmek için File menüsünde, Close and Return to Microsoft Access’i tıklayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatın.

9. Form görünümüne geçin. Gezinti çubuğunda Yeni Kayıt düğmesini tıklayın.

Boş bir Müşteriler formu görünür.

10. Yeni kayıtta, ekleme noktasını Ad kutusuna taşımak için tuşuna basın, Chris yazın, Soyad kutusuna gitmek için tuşuna basın, Sells yazın ve tekrar tuşuna basın.

Yukarıdaki adımları doğru izlediyseniz MüşteriNo kutusunda SELCH görünür.

Yeni Kayıt

11. İlk adı Dana ve soyadı Birkby ile değiştirin.

Dikkat ederseniz MüşteriNo, türetildiği adlar değiştiği halde değişmemektedir.

12. Yazdıklarınızı iptal etmek için tuşuna basın ve önce soyadı, ardından ilk adı girmeye çalışın.

Access bir Müşteri No oluşturmaz. Kod yapmasını düşündüğünüzü değil, ne yapmasını yazdıysanız onu yapar. Yani adların girildiği sıradan bağımsız olarak No oluşturmaz. Bu sorunu çözmenin birkaç yolu vardır. Örneğin Ad metin kutusunda Güncelleştirme Sonrasında olayına benzer bir yordam yazabilir veya her iki olayı birlikte çalıştırmak için olaylardan biri gerçekleştiğinde diğerini atlayacak bir yordam yazabilirsiniz.

13. Girişlerinizi silmek için tuşuna basın.

KAPATIN 05_VBA veritabanını kapatın.

Otomatik Form Kullanarak Form OluşturmakHer formun, temel aldığı tablodaki tüm alanları içermesi gerekmez ama form yeni kayıtlar oluşturmak için kullanılacaksa içermesi gerekir. Bir tablodaki tüm alanları içeren bir form oluşturmanın en hızlı yolu bu bölümdeki ilk alıştırmada yaptığınız gibi Form düğmesini kullanmaktır. Formun oluşturulmasında daha fazla denetim sağlayan bir başka yol sihirbaz kullanmaktır. Her iki durumda da oluşturulan formları kolayca özelleştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada ürün kategorilerinin her biri hakkında bilgiler gösteren bir form oluşturmak için sihirbaz kullanacaksınız.

KULLANIN 06_SihirbazOluştur veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.AÇIN 06_SihirbazOluştur veritabanını açtıktan sonra Kategoriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın sonra da listeden, Form Sihirbazı’nı seçin.

Form Sihirbazı açılır.

Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 129

130 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

2. Tablolar/Sorgular listesinde Kategoriler tablosu seçiliyken, tüm tablo alanlarını Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın.

Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların düzenini seçersiniz. Sayfanın sağ tarafındaki bir seçeneği seçtiğinizde, sol taraftaki önizleme alanı uygulanan o seçenekle form düzeninin nasıl görüneceğini görüntüler.

3. Sütunlu seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

Sihirbazın üçüncü sayfasında, stilin forma uygulandığında nasıl görüneceğini görmek için bir stil seçeneği seçebilirsiniz.

4. Stil listesinde, Office’i tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın.

Access temel olan tablo adını formun başlığı olarak önerir.

5. Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçili olar Sor’u tıklayın.

Yeni Kategoriler formu Kategoriler tablosundaki ilk kategori kaydını göstererek açılır.

Tümünü Taşı

6. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin.

İpucu Bir formu oluşturduktan sonra formun stilini değiştirmek için Tasarım görünümüne geçin ve Düzenle sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik Biçim’i tıklayın, listeden istediğiniz stili seçin.

7. Birkaç değişiklik daha yapabilmek için Tasarım görünümüne geçin.

8. Kategori Adı etiketinden Kategori sözcüğünü silin.

9. KategoriNo alanını kullanıcıların düzenlemesini istemiyorsunuz, çünkü o değerin asla değiştirilmemesi gerekiyor. KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, açmak için tuşuna basın.

10. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Etkin’i Hayır’a değiştirin. Sonra Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için tuşuna basın.

KategoriNo metin kutusu devre dışı bırakıldığında KategoriNo metin kutusu ve etiket metni griye dönüşür.

11. Form görünümüne geçin, birkaç kaydı görüntüleyin. KategoriNo alanındaki girdiyi düzenlemeyi deneyerek değiştiremediğinizi doğrulayın.

12. Bu formda kaydırma çubuklarına ve kayıt seçiciye gerek olmayacak. Tasarım görünümüne dönün, Form seçici’yi (sol üst köşedeki kutu) tıkladıktan sonra tuşuna basarak formun Özellik Sayfası bölmesini açın.

13. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kaydırma Çubukları’nı Hiçbiri’ne, Kayıt Seçiciler’i Hayır’a değiştirin. Özellik Sayfası bölmesini kapatın.

14. Değişikliklerinizin etkilerini görmek için Form görünümüne geçin.

KAPATIN Değişiklikleri kaydederek Kategoriler formunu kapatın ve 06_SihirbazOluştur veritabanını kapatın.

Otomatik Form Kullanarak Form Oluşturmak 131

132 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Formları ve Alt Formları Birlikte OluşturmakOluşturacağınız bir forma bir alt form eklemek istiyorsanız, ikisini birlikte Form sihirbazını kullanarak oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için:

1 . Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın ve listeden, Form Sihirbazı’nı seçin.

2 . Form Sihirbaz’ında, Tablolar/Sorgular listesinden forma temel olacak tabloyu seçin. Yeni forma tüm tablo alanlarını eklemek için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın.

3 . Tablolar/Sorgular listesinden, alt forma temel olacak tabloyu seçin.

4 . Kullanılabilir Alanlar listesinden, alt forma eklemek istediğiniz alanları Seçili Alanlar’a taşımak için çift tıklayıp sonra da İleri’yi tıklayın.

5 . Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

6 . Veri Sayfası seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

7 . Sihirbazın son sayfasında, bir stil seçin ve Son’u tıklayın.

Sihirbaz formu ve alt formu oluşturur ve açar.

Form sihirbazıyla oluşturulan formu gereksinimlerinize uyacak şekilde düzenleyebilirsiniz.

Forma eklemek istediğiniz tablolar arasında İlişkiler penceresinde tanımlanmış yalnızca bir bir-çok ilişkisi varsa formu ve alt formunu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını kullanmaktır. Birincil tabloyu seçtikten sonra Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Formu tıklamanız yeterli olacaktır.

Form aracı her biri kendi kaynak tablosundaki tüm alanları içeren bir form ve alt form oluşturup görüntüler.

Sorun Giderme Seçili tablolar arasındaki ilişki tanımlanmamışsa, Access İlişkiler penceresine bağlantı içeren bir ileti görüntüler. Bu durumda, ilişkiyi tanımlamanız, sonra da sihirbazı yeniden başlatmanız gerekecektir.

Forma Alt Form EklemekBir form bir veya birden fazla tablodaki veya sorgudaki bilgileri (alanları) gösterebilir. Birkaç tablo veya sorgudaki alanları bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler arasında var olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekir.

Forma Alt Form Eklemek 133

134 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Bu alıştırmada var olan bir forma bir alt form ekleyeceksiniz.

KULLANIN 07_AltFormEkle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm05 alt klasöründedir.AÇIN 07_AltFormEkle veritabanını açtıktan sonra Kategoriler formunu Tasarım görünümünde açın.

1. Formun Ayrıntı bölümünde çalışmak üzere kendinize yer açmak için Form Altbilgisi bölüm seçicisini yaklaşık 5 cm aşağı sürükleyin.

2. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun.

3. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın ve işaretçiyi sürükleyerek Ayrıntılar bölümünün alt kısmındaki boşlukta bir dörtgen çizin.

Formda beyaz bir nesne görünür ve Alt Form Sihirbazı açılır.

İpucu Yüklemek isteyip istemediğiniz sorulursa, bu sihirbazı yüklemek için yönergeleri izleyin.

Denetim Sihirbazları

Kullan

Alt Form/Alt Rapor

4. Varolan Tablolar’ı veya Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

5. Tablolar/Sorgular listesinden Tablo: Ürünler’i seçin.

6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, ÜrünAdı, KategoriNo, BirimdekiMiktar, BirimFiyat ve StokSayısı alanlarını çift tıklayarak Seçili Alanlar listesine ekleyin ve İleri’yi tıklayın.

Alt formdaki KategoriNo alanı ana formdaki KategoriNo alanıyla ilişkili olduğundan sihirbaz Gösterilecek: Ürünler Kayıt Kaynağı: Kategoriler Kullanılan: KategoriNo’yu Listeden Seçeceğini seçer.

Forma Alt Form Eklemek 135

136 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

İpucu Sihirbaz hangi alanların ilişkisi olduğunu bulamazsa, Kendim Tanımlayacağım seçeneğini seçer ve ilişkili olacak alanları belirleyebileceğiniz liste kutuları görüntüler.

7. Listeden seçeceğim seçeneği seçiliyken, Son’u tıklayın.

Access katıştırılmış Ürünler alt formu olan Kategoriler formunu Tasarım görünümünde görüntüler. Alt formun boyutu ve konumunu formda oluşturduğunuz dörtgenin boyutu ve konumu belirler.

8. Formunuzdaki nesnelerin boyutunu ve konumunu alt formun tamamı görünecek şekilde ayarlayın.

9. Tasarım görünümünde alt formun düzenine dikkat edin ve Access program penceresinin sağ alt köşesindeki Görünüm araç çubuğunda, Form Görünümü düğmesini tıklayın.

Alt formun biçimi tamamen değişmiştir. Tasarım görünümünde basit bir form gibi görünmektedir ama Form görünümünde veri sayfası gibi görünür.

10. Tasarım görünümüne dönün, gerekli boyut ayarlarını yapın ve açık değilse Özellik Sayfası bölmesini açın.

11. Alt formun sol üst köşesindeki Form seçiciyi iki kez tıklayın.

İlk tıklama Ürünler alt formu denetimini, ikinci tıklama formu seçer. Seçicinin üzerinde küçük bir siyah kare görünür.

İpucu Sütun başlıkları arasındaki iki yönlü oku çift tıklayarak sütunların genişliklerini verilerinin sığacağı şekilde hızlıca ayarlayabilirsiniz.

Form Görünümü

Forma Alt Form Eklemek 137

138 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Ürünler alt formu Form seçicisi

12. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kayıt Seçicileri ve Gezinti Düğmeleri özelliklerini Hayır’a değiştirin.

13. Özellik Sayfası bölmesini kapatın, Form görünümüne dönün ve sütun bölücüleri sürükleyerek tüm alanları görecek şekilde sütunların genişliğini ayarlayın.

14. Gezinti düğmelerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin.

Her bir kategori formun üstünde görüntülendiğinde o kategorideki ürünler alt formdaki veri sayfasında listelenir.

15. İlk kategoriye (Soğanlar) dönmek için İlk Kayıt düğmesini tıklayın. Alt formda, ilk ürünün (Dağ Lalesi) sağında KategoriNo sütunundaki oku tıklayın.

Kutunun sağ ucundaki ok bunun bir birleşik kutu olduğunu belirtir.

16. Oku tıkladığınızda görünen kategoriler listesinden Kaktüsler’i tıklayın.

17. Kaktüsler kategorisine gitmek için Sonraki Kayıt gezinti düğmesini tıklayın.

Dağ Lalesi artık bu kategoriye dahil edilmiştir.

18. Dağ Lalesi’nin sağındaki kategori listesini görüntüleyin, sonra da İlk Kayıt düğmesini tıklayarak Soğanlar kategorisine geçin.

19. Kullanıcıların bir ürünün kategorisini değiştirmesini önlemek için Tasarım görünümüne dönün, alt formdaki KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve tuşuna basın.

Önemli Sihirbaz bu alt formu oluştururken KategoriNo alanını eklediniz çünkü bu alan Kategori ve Ürünler tablolarıyla ilişkili olan alandır. Temel aldığı Ürünler tablosu kategorinin numarası yerine adını göstermek için bir birleşik kutu kullanır, bu yüzden birleşik kutu alt formda da görünür.

20. Formu kaydedin, Form görünümüne dönün sonra da alanları tamamen görünceye kadar alt form sütunlarının genişliğini ve Form penceresinin boyutunu ayarlayın.

KAPATIN 07_AltFormEkle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

İlk Kayıt

Sonraki Kayıt

Forma Alt Form Eklemek 139

140 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak

Önemli Noktalar l Form, bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının ya

da tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız.

l Bir tablodaki tüm alanları içeren bir formu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını kullanmaktır. Formu daha sonra Tasarım görünümünde kolayca özelleştirebilirsiniz.

l Form için hangi tabloyu temel alacağınızı biliyorsanız ve formun nasıl kullanılacağı hakkında fikriniz varsa hızlıca bir form oluşturmak için Form sihirbazını kullanabilirsiniz. Tasarım görünümünde formda değişiklik yapabilirsiniz.

l Bir formdaki her metin kutusu formun temel aldığı tablodaki belirli bir alanla ilişkilidir. Tablo kayıt kaynağı, alan ise denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi stili, yazı tipi boyutu ve yazı tipi genişliği gibi formun görünümünü geliştirmede kullanabileceğiniz özellikleri vardır.

l Formun üç temel bölümünü yeniden boyutlandırabilirsiniz: Form Üstbilgisi, Ayrıntı ve Form Altbilgisi. Formun düzeninin herhangi bir bölümünü etiketler ekleyerek, silerek, etiketleri ve metin denetimlerinin yerlerini değiştirerek, logolar ve başka grafikler ekleyerek özelleştirebilirsiniz. En çok kullanılan denetimler Tasarım sekmesindeki Denetimler grubunda yer almaktadır.

l Formdaki nesneler, olay adı verilen çeşitli eylemleri tanıyabilir ve onlara yanıt verebilir. Ama olaya bir makro veya VBA yordamı eklenmeden olay aslında hiçbir şey yapmaz. Olaylarla nasıl çalışılacağını bilmek formlar gibi nesnelerin verimini artırır.

l Birkaç tablo veya sorguyu bir formda görüntülemek istiyorsanız, bu nesneler arasında olması zorunlu olan ilişkileri düşünmeniz gerekmektedir. Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir yani, bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilerle ilişkilendirebilirsiniz. Access’te üç tür ilişki vardır: bir-bir, bir-çok, çok-çok.

l Tablolar arasında gerekli ilişkileri tanımladıktan sonra formlara alt formlar ekleyebilirsiniz. Örneğin ana formda gösterilen her bir kategori için o kategorideki tüm ürünleri gösteren bir alt form oluşturabilirsiniz.

Önemli Noktalar 141

Bir Bakışta BölümForm kullanarak bilgilere

filtre uygulamak, sayfa 153

Sorgu kullanarak hesaplama yapmak, sayfa 174

Sihirbaz kullanarak sorgu oluşturmak, sayfa 170

Sorgu oluşturmak, sayfa 160

143

6 Belirli Bilgileri Bulmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir tablodaki bilgileri sıralamak ve bilgilere filtre uygulamak 4 Form kullanarak bilgilere filtre uygulamak 4 Birden fazla ölçütle eşleşen bilgileri bulmak 4 Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan sorgu oluşturmak 4 Sorgu kullanarak hesaplamalar yapmak

Veritabanı bilgiler için bir depodur. Bir veya birden çok tabloda yalnızca birkaç kayıt veya binlerce kayıt içerebilir. Bir veritabanı ne kadar bilgi içerirse içersin, yalnızca gerek duyduğunuzda ve yalnızca gereken bilgileri bulabilirseniz kullanışlı olur. Küçük bir veritabanında bilgileri bulmak için aradığınız şeyi buluncaya kadar bir tabloyu incelemeniz yeterli olacaktır. Ama veritabanın boyutu ve karmaşıklığı artarsa bilgileri bulmak ve çözümlemek daha zor hale gelir.

Microsoft Office Access 2007 bir veritabanında depolanan bilgilerin görüntülenmesini düzenlemek ve belirli bilgileri bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçları kullanarak bir tablodaki tüm kayıtları herhangi bir alana veya alanların birleşimine göre sıralayarak düzenleyebilir veya tabloyu bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri görüntüleyecek veya görüntüden çıkaracak şekilde süzebilirsiniz. Biraz daha fazla çaba sarf ederek bir veya birden fazla tablodaki belirli kayıtların belirli alanlarını görüntülemek için sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguları kaydedebilir ve veriler değiştiğinde güncelleştirilmiş sonuçlar üretmek için kaydedilen sorguları çalıştırabilirsiniz.

Bu bölümde bir tablodaki bilgileri sıralamayı ve süzmeyi, bir formda seçili bilgileri görüntülemeyi ve birden çok ölçüte uyan bilgileri bulmayı öğreneceksiniz. Sonra da bilgileri bulmak ve hesaplamalar yapmak için sorgular oluşturacaksınız.

144 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Bir Tablodaki Bilgileri SıralamakBir tabloda depolanan bilgileri bir veya birden fazla alandaki değerleri temel alarak artan veya azalan düzende sıralayabilirsiniz. Örneğin müşteri bilgilerini soyadı, sonra da ada göre alfabetik olarak sıralayabilirsiniz. Bu, telefon rehberlerinde bulunan düzenle sonuçlanacaktır.

Soyadı AdAtasoy DenizAtasoy JaleAtasoy KaanTekin AslıTekin Suat

Bir tabloyu sıralamak bir türe ait tüm girdileri bir araya getirerek gruplandırır. Örneğin müşterilerinize göndereceğiniz postaları şehirlere göre ayırmak için posta etiketlerini yazdırmadan önce müşteri kayıtlarını şehirlere göre gruplandırabilirsiniz.

Access Nasıl Sıralar?Sıralama kavramı sezgisel bir işlem gibi görünür ama bazen bilgisayarınızın bu tür bir kavrama yaklaşımı pek de sezgisel olmaz. Sayıların sıralanmasını ele alalım. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görür. Cadde adreslerinde, posta kodlarında ve telefon numaralarında kullanılan boşluklar, kısa çizgiler ve noktalamalar nedeniyle bu alandaki sayılar genellikle metin olarak işlem görür ve bunların sıralanması metnin tamamının sıralanmasına uygulanan mantığa göre olur.Diğer taraftan bir ücret veya miktar alanındaki sayılar da sayı olarak işlem görür.

Access metni sıralarken her kayıtta seçilen alandaki karakterler bitinceye kadar önce ilk karaktere, sonra sonraki karaktere, sonra sonrakine, vb göre sıralama yapar. Access sayıları sıralarken her alanın içeriğine tek bir değer olarak işlem yapar ve kayıtları o değeri temel alarak sıralar. Bu yöntem tuhaf bir sıralama düzenine neden olabilir. Örneğin, aşağıdaki tablonun ilk sütunundaki listeyi metin olarak sıralamak ikinci sütundaki listeyi üretir. Aynı listeyi sayı olarak sıralamak üçüncü sütundaki listeyi üretir.

Liste Metin olarak sıralı Sayı olarak sıralı1 1 11234 11 323 12 43 1234 1111 22 1222 23 2212 3 234 4 1234

Metin veri türünde sayı içeren bir alanda tüm girdilerin aynı uzunlukta olması için sayıların başına sıfır ekleyebilirsiniz. Örneğin, sayılar metin olarak tanımlansa bile 001, 011 ve 101 doğru sıralanır.

Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 145

146 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Bu alıştırmada kayıtları önce bir, sonra birden çok alana göre sıralayacaksınız.

KULLANIN 01_TabloSırala veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir. AÇIN 01_TabloSırala veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, Müşteriler’i çift tıklayın.

Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde açılır.

2. Bölge sütun başlığının sağ kenarındaki oku tıkladıktan sonra A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.

Access kayıtları bölgeye göre alfabetik sırada yeniden düzenler ve sıralama düzenini belirtmek için sütun başlığının sağ kenarında yukarıyı gösteren ince bir ok görüntüler.

3. Farklı bir yöntem kullanarak düzeni tersine çevirmek için Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.

Sıralama düzeni tersine döner. Washington’da (WA) yaşayan müşterilerin kayıtları listenin üstüne gelir. Her iki sıralamada da bölge alfabetik olarak sıralanmış ama Şehir alanı karışık bir düzende bırakılmıştır.

Azalan

Kayıtları her bölge içindeki şehre göre düzenlemek istediğinizi varsayın. Bunu önce Şehir sütununa göre, sonra da Bölge sütununa göre sıralayarak veya Bölge sütununu Şehir sütununun soluna taşıyıp, her ikisini de seçtikten sonra birlikte sıralayarak yapabilirsiniz.

İpucu Access birden fazla alanda sıralama yapabilir ama soldan sağa doğru ardışık olarak sıralar. Bu nedenle sıralamak istediğiniz alanlar yan yana ve sizin onları sıralamak istediğiniz düzende olmalıdır.

4. Bölgeler içindeki şehirleri artan düzende sıralamak için Şehir sıralama düzeni okunu tıklayın sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.

Access kayıtları şehre göre alfabetik olarak sıralar.

5. İşlemi bitirmek için Bölge sütununda herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.

İki sütun artık her bölgedeki şehirler artan düzende listelenecek şekilde sıralanır.

6. Her iki sütunu aynı anda azalan düzende sıralamak için, Bölge alanını, başlığını tıklayarak seçip Adres ve Şehir arasında koyu bir çizgi görününceye kadar sola sürükleyerek, Şehir alanının soluna taşıyın. Taşıma işlemini tamamlamak için farenin düğmesini bırakın.

7. Bölge alanı seçiliyken, hem Bölge hem de Şehir sütunlarını seçmek için seçimi genişletmek üzere tuşunu basılı tutun ve Şehir başlığını tıklayın.

8. Kayıtları bölgelere göre azalan düzende ve şehir adlarını da her bölge içinde azalan düzende sıralamak için Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.

9. Farklı sonuçlar görüntülemek için kayıtları sıralamanın çeşitli yollarını deneyin.

İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken de sıralayabilirsiniz. Sıralamaya temel almak istediğiniz alanı tıklayın, sonra da istediğiniz Sırala komutunu tıklayın. Form görünümünde birden çok alanı aynı anda sıralayamazsınız ama aynı sonuçlara ulaşmak için bir alanda sonra da bir başkasında sıralama yapabilirsiniz.

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 01_TabloSırala veritabanını kapatın.

Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 147

148 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Bir Tablodaki Bilgilere Filtre UygulamakBir tablodaki bilgileri sıralamak onları mantıksal bir şekilde düzenler ama tüm tablonun üzerinde hâlâ uğraşmanız gereken şeyler vardır. Yalnızca belirli bilgileri içeren (veya içermeyen) kayıtları bulmak için filtre uygulamak sıralamaktan daha etkilidir. Örneğin, yalnızca Seattle’da yaşayan müşterileri, yalnızca 13 Ocak’ta satın alınan öğeleri veya yalnızca standart postayla sevk edilmeyen siparişleri bulmak için hızlıca bir filtre oluşturabilirsiniz.

Bilgileri bir tabloda veya formda görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bilgilere birden fazla ölçüte göre filtre uygulamak için birincisinin sonuçlarına ek filtreler uygulayabilirsiniz.

JokerlerBelirli bilgileri içeren kayıtları bulmak istiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok kullanılan jokerler şunlardır:

l * (yıldız) herhangi bir sayıdaki karakteri temsil eder. Örneğin:

Soyadı=Ko* Konuk ve Korur gibi girdileri verir.

l ? (soru işareti) herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin:

Ad= er?? Eren ve Eray gibi girdileri verir.

l # (sayı işareti) herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin:

No= 1## 100’den 199’a kadar herhangi bir sayı verir.

İpucu Access birkaç joker kümesini desteklemektedir. Bunlar hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda jokerler araması yapın.

Bir metin alanında bilgi ararken, sözcük veya karakter dizeleri içeren kayıtları bulmak için İçerir metin filtresini de kullanabilirsiniz.

Bu alıştırmada kayıtlara bir ölçüte, sonra da birden çok ölçüte göre filtre uygulayacaksınız.

İpucu Bu alıştırmada kullanacağınız Filtre komutları Giriş sekmesindeki Sırala Ve Filtre Uygula grubunda, sütun başlığı okunu tıkladığınızda açılan menüde ve bir sütunu farenin sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde bulunur. Ancak, bu yerlerin hepsinde tüm Filtre komutları bulunmaz.

KULLANIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.AÇIN 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Şehir alanında Vancouver’ın herhangi bir örneğini tıklayın.

2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Seçim düğmesini tıklayın, sonra da listede Şuna Eşit: “Vancouver”ı tıklayın.

Tabloda (ve tablonun altındaki durum çubuğunda) gösterilen müşteri sayısı 110’dan 6’ya değişir, çünkü yalnızca altı müşteri Vancouver’da yaşamaktadır.

Access tabloya o alana göre filtre uygulandığını belirtmek için Şehir sütun başlığının sağ kenarında küçük bir filtre simgesi görüntüler. Sırala Ve Filtre Uygula grubundaki Filtreyi Değiştir düğmesi ve durum çubuğundaki Filtre durumu Filtre Uygulanmış’a değişir.

Önemli Bir tabloya filtre uyguladığınızda, Access filtreyle eşleşmeyen kayıtları silmez, sadece gizler.

Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 149

150 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

3. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Access filtreyi kaldırır ve tüm kayıtları görüntüler. Filtreyi Değiştir düğmesini tekrar tıklarsanız en son kullanılan filtre yeniden uygulanır.

Posta kodları 880 ile başlayan tüm müşterilerin listesini isteğinizi varsayın.

4. Posta Kodu sütun başlığı okunu tıklayın, Metin Filtreleri’ni işaret edin, sonra da Başlangıcı’nı tıklayın.

İpucu Sütun başlığı okunu tıkladığınızda görünen sıralama ve filtre uygulama seçenekleri alan türüne göre belirlenir. Bu bir sayısal alansa alt menü Sayı Filtreleri olacak ve farklı seçenekler listelenecektir.

Özel Filtre iletişim kutusu açılır.

5. PostaKodu ile başlayan kutusunda, 880 yazın. Tamam’ı tıklayın.

Filtre uygulanan tablo posta kodu 880 ile başlayan 30 kayıt içerir.

6. Filtreyi kaldırmak ve tüm kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Yalnızca ABD dışında yaşayan müşterileri görüntülemek istediğinizi varsayın.

7. Ülke sütununda, herhangi bir ABD örneğini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şuna Eşit Değil: “ABD”yi tıklayın.

Access, ABD dışında tüm ülkelerdeki (bu örnekte yalnızca Kanada) müşterileri görüntüler.

8. Filtreyi kaldırın, Müşteriler tablosunu kaydedin ve kapatın, sonra da Siparişler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

9. ÇalışanNo alanında, Emanuel, Michael’i farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şuna Eşit: “Emanuel, Michael”ı tıklayın.

10. SiparişTarihi alanında, 1/2/2007’yi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Şu Tarihte veya Sonra: 1/2/2007’yi tıklayın.

İpucu Tarih filtreleri için kullanılabilen seçeneklerin listesini görmek için SiparişTarihi sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Tarih Filtreleri’ni işaret edin.

Belirtilen tarihte veya bu tarihten sonra seçili çalışana verilen siparişlerin listesini oluşturdunuz. Listeyi bir başka alanda sıralama yaparak geliştirebilir veya sonuçları bir alana göre sıralayabilirsiniz.

İpucu İstediğiniz bilgileri bulduktan sonra sonuçları bir form veya raporda görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, Oluştur sekmesinde, oluşturmak istediğiniz nesneyi tıklayın.

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Siparişler tablosunu ve 02_TabloyaFiltreUygula veritabanını kapatın.

İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken filtre uygulamak için tabloda kullandığınız komutları kullanarak filtre uygulayabilirsiniz.

Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 151

152 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

İfadelerAccess’te ifadeler terimi formülle eşanlamlıdır. İfade işleçler, sabitler, işlevler ve denetim özellikleri bileşiminin verdiği tek bir değerdir. Access a=b+c biçimini kullanarak formüller oluşturur, burada a sonuç, =b+c ise ifadedir. Bir ifadeyi tablolara ve formlara özellikler atamak, alanlardaki veya raporlardaki değerleri belirlemek için sorguların parçası olarak kullanabilirsiniz.

Access’te kullandığınız ifadeler bir filtre veya sorgunun sonucunda bir kaydın görüntülenmesi için uyması gereken koşullar kümesini tanımlayan birden çok ölçütün birleşimidir. Birden çok ölçüt mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler kullanılarak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır.

Sık kullanılan mantıksal işleçler şunlardır:

l And (Ve). Bu işleç belirtilen tüm ölçütlere uyan kayıtları seçer.

l Or (Veya). Bu işleç ölçütlerden en az birine uyan kayıtları seçer.

l Not (Değil). Bu işleç ölçüte uymayan kayıtları seçer.

Sık kullanılan karşılaştırma işleçleri şunlardır:

l < (küçüktür)

l > (büyüktür)

l = (eşittir)

Bu temel işleçleri şunları oluşturmak için birleştirebilirsiniz:

l <= (küçüktür veya eşittir)

l >= (büyüktür veya eşittir)

l <> (eşit değildir)

Like (Benzer) işleci bazen karşılaştırma işleçleriyle gruplandırılır ve metnin bir kalıba uyup uymadığını sınamak için kullanılır.

Aritmetik işleçleri sayılarla kullanırsınız. Sık kullanılanlar şunlardır:

l + (topla)

l - (çıkar)

l * (çarp)

l / (böl)

& işleci (+ işaretinin metin biçimi) iki metin dizesini birbirine eklemek (birleştirmek) için kullanılır.

Form Kullanarak Bilgilere Filtre UygulamakGelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Forma Göre Filtre Uygula komutu birkaç alandaki bilgileri temel alan bir tabloya filtre uygulamak için hızlı ve kolay bir yol sağlar. Bu komutu bir tablo içinde verdiğiniz zaman Access boş bir veri sayfası gibi görünen bir filtre uygulama formu içeren Ara sekmesini görüntüler. Ancak, boş hücrelerin her biri aslında o alandaki tüm girdilerin listesini içeren bir birleşik kutudur. Listeden bir filtre ölçütü seçebilir veya yeni birini girebilirsiniz.

Yukarıda gösterilen gibi yalnızca birkaç alanı olan bir tabloda Forma Göre Filtre Uygula’yı kullanmak kolaydır ama birkaç düzine alanı olan bir tabloda kullanmak biraz külfetli hale gelir. Forma Göre Filtre Uygula komutunu tablonun form sürümünde kullanarak bilgileri bulmak daha kolaydır. Bu komutu bir form içinde verdiğinizde Access bir tabloya nasıl filtre uyguluyorsa forma da aynı şekilde filtre uygular.

Filtre uygulanmış bir formda form penceresinin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak kayıtlar arasında gezinebilirsiniz.

İpucu İster bir formda ister bir tabloda kullanın, Forma Göre Filtre Uygula aynı özellikleri ve teknikleri sunar. Filtreyi tanımlamak bazen formda, sonuçları görüntülemek de bazen tabloda daha kolay olduğundan basit bir formu tabloyu temel alarak oluşturmayı, verilere form içinde filtre uygulamayı, sonra da sonuçları görmek için Veri Sayfası görünümüne geçmeyi düşünebilirsiniz.

Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 153

154 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Bu alıştırmada Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanarak bir kayıt bulacaksınız.

KULLANIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.AÇIN 03_FormaFiltreUygula veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Müşteriler’i çift tıklayın.

Müşteriler formu Form görünümünde açılır.

2. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Form Filtresi’ni tıklayın.

Bir kayıttaki bilgileri gösteren Müşteriler formunun yerini her alan için boş bir kutusu ve altında Ara ile Veya sekmeleri olan Forma Göre Filtre Uygula sürümü alır.

3. Ad etiketinin sağındaki ikinci metin kutusunu (soyadı kutusu) tıklayın, s* yazın, sonra da tuşuna basın.

Access bu tür bir ifade için girişinizi Like “s*” sözdizimine dönüştürür.

4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Access soyadı S ile başlayan tüm kayıtları görüntüler.

5. Filtre formuna geri dönmek için Form Filtresi’ni tıklayın.

Girdiğiniz filtre ölçütü görünür. Herhangi bir yöntem kullanarak girdiğiniz filtre ölçütü bir form özelliği olarak kaydedilir ve başka ölçütlerle değiştirilinceye kadar kullanılabilir.

6. Bölge’nin sağındaki kutuyu tıklayın, görünen oku tıklayın, sonra da listede, CA’yı tıklayın.

7. Yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya’da yaşayan müşterileri görmek için Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Access filtre penceresini normal Müşteriler formuyla değiştirir ve formun altındaki durum çubuğu 4 kaydın olduğunu belirtir.

Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 155

156 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

8. Filtre formuna dönmek için Form Filtresi’ni tekrar tıklayın.

9. Form penceresinin altında Veya sekmesini tıklayın.

İpucu Ara sekmesine girdiğiniz ölçütler temel alınan tablodaki olası isabet sayısını azaltmak için Ve işleciyle birleştirilmiştir. Veya sekmesine girilen ölçütler isabet sayısını artırmayı amaçlamaktadır.

Bu sekmede Ara sekmesindeki boş hücrelerin aynıları vardır. Ölçütlerinizin temizlenmemiş olduğunu görmek için iki sekme arasında geçiş yapabilirsiniz.

İpucu Veya sekmesini görüntülediğinizde, isterseniz üçüncü ölçütü girebileceğiniz başka bir Veya sekmesi görünür.

10. Soyad kutusuna s* yazın, Bölge kutusuna WA yazın, sonra da Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.

Bölge alanında WA içeren kayıtları görmek için filtre uygulanmış Müşteriler formunun kayıtları arasında gezinebilirsiniz.

KAPATIN Müşteriler formunu ve 03_FormaFiltreUygula veritabanını kapatın.

Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri BulmakBuraya kadar kullandığımız filtre uygulama yöntemleri ve filtre ölçütleri görüntülenecek bilgilerin miktarını azaltmanın hızlı ve kolay yollarıdır. Ama iki taşıyıcıdan biri tarafından belirli tarihler arasında batı bölgesine sevk edilen tüm siparişler gibi daha karmaşık bir listeye gerek duyduğunuzu varsayın. Gelişmiş Filtre Seçenekleri listesinde bulunan Gelişmiş Filtre/Sıralama komutunu bir tabloda birden çok ölçüte uyan kayıtları aramanız gerektiğinde veya karmaşık ifadeleri temel alan ölçütlerle kullanabilirsiniz.

Gelişmiş Filtre/Sıralama komutuyla tasarım kılavuzunda çalışırsınız.

Bu alıştırmada iki bölgede bulunan müşterileri görüntülemek için bir tabloya filtre uygulayacaksınız. Sonra filtre uygulama yeteneklerini daha iyi anlamak için tasarım kılavuzuyla denemeler yapacaksınız.

KULLANIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.AÇIN 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını açtıktan sonra Müşteriler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Giriş sekmesinde, Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Gelişmiş düğmesini tıklayın, sonra da listede, Gelişmiş Filtre/Sıralama’yı tıklayın.

MüşterilerFiltre1 sorgu penceresi üstte Müşteriler alan listesini, altta tasarım klavuzunu görüntüleyerek açılır.

Tasarım kılavuzu

2. Tasarım kılavuzunun ilk sütunundaki Alan hücresine kopyalamak için Müşteriler alan listesinde Soyad’ı çift tıklayın.

Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 157

158 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

3. Soyad altındaki Ölçüt hücresine s* yazın, sonra da tuşuna basın.

Access ölçütü Like “s*” ye değiştirir.

4. Tasarım kılavuzunda sonraki sütuna kopyalamak üzere Müşteriler alan listesinde, Bölge’yi çift tıklayın.

5. Bölge altındaki Ölçüt hücresine ca or wa yazın, sonra da tuşuna basın.

Girişiniz “ca” Or “wa” ya değişir. Sorgu tabloya artık yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri görüntülemek için filtre uygulayacaktır.

6. Yalnızca ölçütlerle eşleşen kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula grubunda Filtre Uygula düğmesini tıklayın.

Access, Müşteriler tablosuna geçer ve sorgu sonuçlarını görüntüler. Kaliforniya veya Washington’da yaşayan ve soyadları S ile başlayan altı müşteri vardır.

7. Filtre penceresine dönmek için MüşterilerFiltre1 sekmesini tıklayın. Soyad altındaki veya hücresine b* yazın, sonra da tuşuna basın.

8. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtre Uygula düğmesini tıklayın.

Sonuç soyadları s veya b ile başlayan tüm müşterileri içerir ama b ile başlayanların bazıları Montana ve Oregon’da yaşamaktadır. Tasarım kılavuzuna tekrar bakarsanız filtrenin, Ölçüt satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, “veya” satırındaki alanların And işleciyle birleştirilerek, sonra da iki sütunu birleştirmek için Or işleci kullanılarak oluşturulduğunu görebilirsiniz. Bu nedenle filtre soyadları s ile başlayan ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri veya yaşadıkları yerden bağımsız olarak adı b ile başlayan müşterileri aramaktadır.

9. Filtre penceresine geçin, Bölge altındaki veya hücresine ca or wa yazın, tuşuna basın, sonra da yalnızca Kaliforniya veya Washington’da bulunan ve soyadları s veya b ile başlayan müşterileri görüntülemek için filtreyi uygulayın.

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden Müşteriler tablosunu ve 04_BirdenÇokÖlçüt veritabanını kapatın.

Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 159

160 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Sorgu Oluşturmak Bir sorgu bir tablodan kayıt listesini görüntülemekten fazlasını yapabilir. Toplam, ortalama, sayı ve diğer matematiksel değerleri üretmek için bir sorgudaki işlevleri bir tablodaki bilgilerle hesaplamalar yapmak üzere kullanabilirsiniz.

Birden çok tabloyla çalışmak istediğinizde filtrelerin ötesine geçip sorguların dünyasına girmeniz gerekir. En sık kullanılan sorgular aşağıdakilerdir:

l Seçme sorgusu bir veya birden çok tablodaki verileri alır ve sonuçları bir veri sayfasında görüntüler. Seçme sorgusunu kayıtları gruplamak için toplam, sayım, ortalama gibi başka hesaplamalar için de kullanabilirsiniz. Bir veya daha fazla tablodaki ilişkili kayıtları aynı anda güncelleştirmek için bir seçme sorgusunun sonuçlarıyla Veri Sayfası’nda çalışabilirsiniz. Bu en yaygın olan sorgu türüdür.

l Yinelenenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir veya daha fazla alanda aynı bilgilere sahip kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Yinelenenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanacağınız tabloyu ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir.

l Eşleşmeyenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Örneğin, bunu müşteri tablosundaki sipariş tablosunda siparişi olmayan kişileri bulmak için kullanabilirsiniz. Eşleşmeyenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanılacak olan tablo ve alanları belirtme işleminde size yol gösterir.

l Parametre sorgusu sizden sorguda kullanılacak bilgileri, örneğin tarih aralığını, ister. Bu tür sorgu düzenli aralıklarla çalıştırılan bir rapor için temel olarak kullanıldığında çok yaralı olur.

l Çapraz sorgu verileri daha kolay çözümlemek için yeniden yapılandırır. Çapraz sorguyu biri veri sayfasının sol sütununda, diğeri üst satırında iki bilgi türüyle gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım veya başka hesaplamalar yapmak için kullanabilirsiniz. Her satırla sütunun birleşimindeki hücre sorgunun hesaplama sonuçlarını görüntüler.

l Eylem sorgusu bir işlemle birden çok kaydı güncelleştirir. Seçme işleminin sonuçları üzerinde işlem yapan bir seçme sorgusudur. Dört çeşit eylem vardır:

l Silme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtları siler.

l Güncelleştirme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtlarda değişiklik yapar.

l Ekleme sorguları bir veya daha fazla tablodan bir veya daha fazla tablonun sonuna kayıtlar ekler.

l Tablo yapma sorguları bir veya daha fazla tablodaki verilerin tümü veya bir bölümüyle yeni tablo oluşturur.

İpucu Bunlara ek olarak Yapılandırılmış Sorgu Dili (SQL–Structured Query Language) sorguları oluşturabilirsiniz. SQL sorguları bu kitabın kapsamı dışındadır.

Access sık kullanılan sorguların oluşturulmasında size yol gösteren sihirbazlar içerir ama Tasarım görünümünde tasarım kılavuzunu kullanarak kendiniz de sorgular oluşturabilirsiniz.

Tasarım görünümünde karmaşık bir sorgu

Sorgu Oluşturmak 161

162 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Yukarıdaki örnekte alan listeleri (sorgu penceresinin üstündeki küçük pencereler) bu sorguda kullanılabilecek dört tablodaki alanları listeler. Tabloları birleştiren çizgiler onların ortak alanlar temel alınarak ilişkilendirildiğini belirtmektedir. Kılavuzun ilk satırı sorgudaki alanların adlarını içerir, ikinci satır ise her bir alanının hangi tabloya ait olduğunu görüntüler. Üçüncü satır (Toplam) alan değerleri üzerinde hesaplamalar gerçekleştirir ve dördüncü satır sorgu sonuçlarının bu alana göre sıralanıp sıralanmayacağını belirtir. Beşinci satırdaki seçili kutu (Göster) alanın sonuçlarının veritabanında görüntüleneceği anlamına gelmektedir. (Onay kutusu seçili değilse, alan sorgu sonuçlarını belirlemek için kullanılır ama gösterilemez.) Altıncı satır (Ölçüt) hangi kayıtların gösterileceğini belirleyen ölçütleri içerir ve yedinci satır (veya) alternatif ölçütler ayarlar.

Bir sorguyu kendiniz veya bir sihirbaz kullanarak oluşturabilirsiniz. Sorguyu oluşturmak için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın oluşturduğunuz şey bir veya daha fazla tabloda eşleşmesi gereken kayıtların uyması gereken koşulları tanımlayan bir ifadedir. Sorguyu çalıştırdığınızda eşleşen kayıtlar yeni bir veri sayfasında görünür.

Filtre ve Sıralama ile Sorgu Arasındaki FarkBir tabloya filtre uygulamak, tabloyu sıralamak ve tabloyu sorgulamak arasındaki ana farklar şunlardır:

l Filtre Uygula ve Sırala komutları genellikle sorgulardan daha hızlı uygulanır.

l Filtre Uygula ve Sırala komutları kalıcı olarak kaydedilmez veya yalnızca geçici olarak kaydedilir. Bir sorguyu kalıcı olarak kaydedebilir ve istediğiniz zaman tekrar çalıştırabilirsiniz.

l Filtre Uygula ve Sırala komutları yalnızca o an açık olan tablo veya formlara uygulanır. Sorgu açık olması gerekmeyen birden çok tabloyu ve diğer sorguları temel alabilir.

Bu alıştırmada iki tablodaki bilgileri bir veri sayfasında birleştiren ve bir öğenin birim fiyat, sipariş adedi ve indirime göre tutarını hesaplayan bir seçme sorgusunu temel alan bir form oluşturacaksınız.

KULLANIN 05_SorguTasarımı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedİr.AÇIN 05_SorguTasarımı veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın.

Bir sorgu penceresi Tasarım görünümünde açılır ve Tabloyu Göster iletişim kutusu görünür. İletişim kutusunda, geçerli sorguda hangi tabloların ve kaydedilmiş sorguların kullanılacağını belirtebilirsiniz.

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Tablolar sekmesinde, Sipariş Ayrıntıları’nı sonra da Ürünler’i çift tıklayarak sorgu penceresine ekleyin ve iletişim kutusunu kapatın.

Seçilen tabloların her biri başlık çubuğunda tablonun adını (örnekte Sipariş Ayrıntıları ve Ürünler) taşıyan küçük bir alan listesi penceresiyle pencerenin üst bölümünde temsil edilir.

Sorgu Oluşturmak 163

164 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Her listenin üstündeki yıldız işareti listedeki tüm alanları temsil etmektedir. Her listedeki birincil anahtar alanı bir anahtar simgesiyle belirtilir. Sipariş Ayrıntıları tablosundaki ÜrünNo ile Ürünler tablosundaki ÜrünNo arasındaki çizgi bu iki alanın ilişkili olduğunu belirtmektedir.

İpucu Bir sorguya daha çok tablo eklemek için, sorgu penceresinin üst bölümünde boş bir alanı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra da Tablo Göster’i tıklayarak veya Tasarım bağlamsal sekmesindeki Sorgu Oluştur grubundaki Tablo Göster düğmesini tıklayarak Tabloyu Göster iletişim kutusunu yeniden açın.

Sorgu penceresinin alt kısmında sorgunun ölçütlerini belirteceğiniz tasarım kılavuzu bulunur.

3. Aşağıdaki alanları, alan listelerinden tasarım kılavuzundaki sütunlara sırayla sürükleyin:

Bu tablodan Şu alanı sürükleyinSipariş Ayrıntıları SiparişNoÜrünler ÜrünAdıSipariş Ayrıntıları BirimFiyatSipariş Ayrıntıları AdetSipariş Ayrıntıları İndirim

Sorgu yalnızca tasarım kılavuzunda olan alanları içerecektir.

İpucu Bir alanı çift tıklayarak da tasarım kılavuzunda ilk boş sütuna hızlıca kopyalayabilirsiniz.Tüm alanları kılavuza kopyalamak için, listenin tamamını seçmek üzere alan listesinin başlık çubuğunu çift tıklayın ve seçimi kılavuzun üzerine sürükleyin. Farenin düğmesini bıraktığınızda Access alanları sütunlara sırayla ekler. Sorguya tüm alanları eklemek için yıldız işaretini kılavuzdaki bir sütuna sürükleyebilirsiniz ama bu alanlarda sıralama yapmak veya bunlara koşullar eklemek isterseniz alanları kılavuza ayrıca tek tek sürüklemeniz gerekir.

4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.

Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri sayfası görünümünde görüntüler.

Sorgu Oluşturmak 165

166 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Sonuçlar sorgunun çalıştığını göstermektedir. Yapılacak iki şey kalmıştır: Sonuçları SiparişNo alanına göre sıralamak ve tutarı hesaplamak için bir alan eklemek. Burada tutar, birim fiyatla satılan adedin çarpımından varsa indirim çıkarılarak bulunur.

5. Tasarım görünümüne geçin.

Tasarım kılavuzundaki üçüncü satır Sırala’dır. Sorgu alalarının herhangi biri için bu hücrede Artan, Azalan veya (sırasız)’ı seçebilirsiniz.

6. SiparişNo sütununda, Sırala okunu tıklayın, sonra da listede, Artan’ı tıklayın.

Tabloların hiçbiri tutar alanı içermemektedir. Alanı bir tabloda oluşturmak yerine tutarı var olan bilgilerden hesaplayan bir ifadeyi tasarım kılavuzuna eklemek için İfade Oluşturucusu’nu kullanacaksınız.

7. Tasarım kılavuzundaki ilk boş sütunda (altıncı sütun) Alan hücresini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Oluştur’u tıklayın.

İfade Oluşturucusu iletişim kutusu açılır.

Oluşturacağınız ifade şudur:

CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Sipariş Ayrıntıları]![Adet]*(1-[Sipariş Ayrıntıları]![İndirim]))

CCur işlevi kendi parantezi içindeki işlem sonuçlarını para birimine dönüştürür.

İpucu Bu ifadeyi alana doğrudan yazmak durumundaysanız, onu biraz sadeleştirebilirsiniz:Tutar: CCur([Sipariş Ayrıntıları]![BirimFiyat]*[Adet]*(1-[İndirim]))

[Sipariş Ayrıntıları]! bölümü yalnızca her iki tabloda da görünen alanlar için gereklidir. Sorguya hangi tabloyu kullanılacağını bildirir.

8. Öğeler alanının ilk sütununda, Fonksiyonlar klasörünü çift tıklayarak açın ve Yerleşik İşlevler’i tıklayın.

Yerleşik işlevler kategorileri ikinci sütunda görünür; her kategori içindeki işlevler üçüncü sütunda görünür.

9. İkinci sütunda, Dönüşüm’ü tıklayarak üçüncü sütunda yalnızca bu kategorideki işlevleri görüntüleyin ve üçüncü sütunda, CCur’u çift tıklayın.

Para birimi dönüştürme işlevini ifade kutusuna eklemiş oldunuz. Parantez içindeki <<expr>> Access’in para birimine dönüştürmesi gereken sayıyı hesaplayacak ifadeyi temsil etmektedir.

10. İfade kutusunda, gireceğiniz sonraki şeyin yerini alması için seçmek üzere <<expr>>’i tıklayın.

İfadeye ekleyeceğiniz sonraki öğe Sipariş Ayrıntıları tablosundaki BirimFiyat alanıdır.

11. İlk sütunda, Tablolar klasörünü çift tıkladıktan sonra, Sipariş Ayrıntıları’nı tıklayın. İkinci sütunda, BirimFiyat’ı çift tıklayın.

Sorgu Oluşturmak 167

168 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

BirimFiyat eklenir, sağında ekleme noktası vardır. Şimdi BirimFiyat alanındaki değerle Adet alanındaki değeri çarpacağız.

12. İfade kutusunun altındaki işleç düğmeleri satırında, Çarp düğmesini tıklayın.

Access çarpma işareti ile <<Deyim>> yer tutucusunu ekler.

13. İfade kutusunda, <<Deyim>>’i tıklayarak seçin ve ikinci sütunda Adet’i çift tıklayın.

Şu ana kadar girdikleriniz bir öğenin fiyatıyla sipariş edilen adedi çarparak toplamı hesaplar. Ancak, satış fiyatının çeşitli nedenlerle indirildiğini varsayın. Sipariş Ayrıntıları tablosunda depolanan indirim, düşülecek yüzde olarak ifade edilmektedir. Ama ödenecek yüzdeyi hesaplamak, indirimi hesaplayıp toplam maliyetten çıkarmaktan daha kolaydır.

14. İfade kutusuna *(1- yazın. İkinci sütunda, İndirim’i çift tıklayın ve ) işaretini girin. İfadenin tamamı pencerede görünmüyorsa pencereyi kenarlığından sürükleyerek genişletin.

İndirim veri sayfasında yüzde olarak biçimlendirilse de, veritabanında aslında 0 ile 1 arasında bir ondalık sayı olarak depolanır. (Örneğin, %10 olarak gösterilen bir indirim 0,1 olarak depolanır). Bu nedenle indirim %10 ise *(1-İndirim)’in sonucu *,9’dur. Başka deyişle, formül birim fiyatı adetle çarpar, sonra da bu sonucu 0,9 ile çarpar.

Çarp

15. İfade Oluşturucusu iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

Access ifadeyi tasarım kılavuzuna girer.

16. Ekleme noktasını alandan çıkarmak için tuşuna basın ve ifadenin girişini tamamlayın.

Access ifadeyi İfade1 olarak etiketler.

İpucu Tasarım kılavuzundaki bir sütunu, gri seçim çubuğundaki, sütunu sağındaki sütundan ayıran çizgiyi çift tıklayarak sütunun içeriği sığacak kadar hızlıca genişletebilirsiniz.

17. Tasarım kılavuzunda, İfade1’i çift tıklayın ve ifade için etiket olarak Tutar yazın.

18. Veri Sayfası görünümüne geçin.

Siparişler artık SiparişNo alanına göre sıralanır ve tutar son alanda hesaplanır.

19. İndirimli birkaç fiyatı görmek için sayfayı aşağı kaydırın.

İşlemlerin sağlamasını yaparsanız sorgunun tutarı doğru hesapladığını görürsünüz.

20. Sorgu penceresini kapatın, sorguyu kaydedip etmeyeceğinizi soran Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın. Farklı Kaydet iletişim kutusuna Sipariş Ayrıntıları Tutarı yazın ve Tamam’ı tıklayın.

KAPATIN 05_SorguTasarımı veritabanını kapatın.

Sorgu Oluşturmak 169

170 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

İfade OluşturucusuBir filtre veya sorgu için oluşturacağınız ifadeyi yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu kullanabilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu bir kısayol menüsünde Oluştur’u tıklayarak, Sorgu Oluştur grubundaki Oluşturucu’yu tıklayarak veya ifadeyi gireceğiniz kutunun sağ ucundaki Oluştur düğmesini (üç nokta) tıklayarak açabilirsiniz.

İfade Oluşturucusu bir sihirbaz değildir. İfadeyi oluştururken size yol göstermez. Ama bir ifadeye ekleyebileceğiniz en sık kullanılan öğelerin hiyerarşik bir listesini sağlar. İfade kutusuna kendiniz yazabilir veya kopyalayacağınız işlevleri, işleçleri ve diğer öğeleri seçebilirsiniz.

Sihirbaz Kullanarak Sorgu OluşturmakSorgu sihirbazını kullanarak basit bir seçme sorgusu oluşturma işlemi Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturmakla hemen hemen aynı şeydir. Sorgu sihirbazıyla var olan tablolardaki veya sorgulardaki bir veya daha fazla alanı temel alan yeni bir sorgu oluşturabilirsiniz. Sihirbazla Çapraz Sorgu, Yinelenenleri Bulma ve Eşleşmeyenleri Bulma sorguları da oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın .

Bu alıştırmada ortak alanlar yoluyla ilişkilendirilmiş iki tablodaki bilgileri birleştiren bir sorgu oluşturmak için Sorgu sihirbazını kullanacaksınız.

KULLANIN 06_SorguSihirbazı veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altında Bölüm06 alt klasöründedir.AÇIN 06_SorguSihirbazı veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Sihirbazı düğmesini tıklayın.

Yeni Sorgu iletişim kutusu açılır.

2. Listede Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Basit Sorgu sihirbazı açılır.

3. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Siparişler’i tıklayın. Tüm alanları Kullanılabilir Alanlar listesinden Seçili Alanlar listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın.

Tümünü Taşı

Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 171

172 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

4. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Müşteriler’i tıklayın.

5. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Adres, Şehir, Bölge, PostaKodu ve Ülke alanlarını Seçili Alanlar listesine taşımak için çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

İpucu İki tablo arasında ilişki kurulmamışsa ilişkiyi tanımladıktan sonra sihirbazı yeniden başlatmanız istenir.

6. Ayrıntılı seçeneği seçiliyken İleri’yi tıklayın.

7. Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın.

Access sorguyu çalıştırır ve sonuçları Veri Sayfası görünümünde görüntüler. Sonuçlar arasında gezinebilir ve bilgilerin tüm siparişler için gösterildiğini görebilirsiniz.

8. Tasarım görünümüne geçin.

Dikkat ederseniz Göster onay kutusu bu sorguda kullanılan alanların her biri için varsayılan ayar olarak seçilmiştir. Bir sorgudaki alanı, o alana göre sıralama yapmak, o alan için ölçüt oluşturmak veya o alanı bir hesaplamada kullanmak ama bu alanın sonuçlarını veri sayfasında göstermemek isterseniz, Göster kutusundaki seçimi kaldırın.

9. SiparişNo, MüşteriNo ve ÇalışanNo alanlarının Göster onay kutularındaki seçimi kaldırın ve Veri Sayfası görünümüne geçin.

Sihirbaz Kullanarak Sorgu Oluşturmak 173

174 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Bu üç alan veri sayfasında görüntülenmez.

10. Tasarım görünümüne geçin.

Bu sorgu Sipariş tablosundaki kayıtları verir. Şimdi sorgunun bir tarih aralığındaki kayıtları vermesini sağlamak için onu her çalıştırdığınızda tarih aralığını isteyen bir parametre sorgusuna dönüştüreceksiniz.

11. SiparişTarihi sütununda, aşağıdaki metni aynı şekilde Ölçüt hücresine yazın.

Between [Başlangıç tarihini yazın:] And [Bitiş tarihini yazın:]

12. Sorguyu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır’ı tıklayın.

13. 01 .01 .07 başlangıç tarihini girin ve tuşuna basın.

14 31 .01 .07 bitiş tarihini girin ve tuşuna basın.

Access bu sefer yalnızca belirtilen tarihler arasındaki siparişleri listeleyerek veri sayfasını yeniden görüntüler.

KAPATIN Değişiklikleri kaydederek veri sayfasını ve 06_SorguSihirbazı veritabanını kapatın.

Sorgu Kullanarak Hesaplama YapmakBazı ölçütlerle eşleşen tüm kayıtları bulmak için genellikle bir sorgu kullanırsınız. Ama onları bir şekilde özetlediğinizden tüm kayıtların ayrıntılarıyla ilgilenmezsiniz. Örneğin bu yıl kaç siparişin verilmiş olduğunu veya tüm siparişlerin toplam tutarını öğrenmek isteyebilirsiniz. Bu bilgileri edinmenin en kısa yolu gerekli alanları gruplayan ve sizin için hesaplamaları yapan bir sorgu oluşturmaktır. Bunu yapmak için sorguda hesaplama işlevlerini kullanırsınız.

Access aşağıdaki tabloda gösterilen işlevleri desteklemektedir:

İşlev HesaplamaTopla Bir alandaki değerlerin toplamıOrtalama Bir alandaki değerlerin ortalamasıSay Bir alandaki değerlerin sayısı, Boş (Null) değerleri saymaEn Az Bir alandaki en düşük değerEn Çok Bir alandaki en yüksek değerStSapma Bir alandaki değerlerin standart sapmasıVaryans Bir alandaki değerlerin varyansı

Bu alıştırmada, bir envanterdeki toplam ürün sayısını, tüm ürünlerin ortalama fiyatını ve envanterin toplam değerini hesaplayan bir sorgu oluşturacaksınız.

KULLANIN 07_Hesapla veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm06 alt klasöründedir.AÇIN 07_Hesapla veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı düğmesini tıklayın.

Access sorgu penceresini ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu açar.

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Ürünler’i çift tıklayın, sonra da Kapat’ı tıklayın.

Access Ürünler tablosunu sorgu penceresine ekler ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu kapatır.

3. Ürünler alan listesinde önce ÜrünNo’yu, sonra da BirimFiyat’ı çift tıklayın.

Access her iki alanı tasarım kılavuzuna kopyalar.

4. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Göster/Gizle grubunda, Toplamlar düğmesini tıklayın.

Access tasarım kılavuzuna Toplam adlı bir satır ekler.

5. ÜrünNo sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden, Say’ı seçin.

Access Toplam hücresine Say sözcüğünü girer. Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev ÜrünNo alanında bir değer içeren kayıtların sayısını verecektir.

6. BirimFiyat sütununda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Ortalama’yı seçin.

Sorgu Kullanarak Hesaplama Yapmak 175

176 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak

Sorguyu çalıştırdığınızda, bu işlev tüm BirimFiyat değerlerinin ortalamasını verecektir.

7. Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.

Sorgu sayımı ve ortalama fiyatı içeren tek bir kayıt görüntüler.

8. Tasarım görünümüne geçin.

9. Üçüncü sütunda, Alan hücresine BirimFiyat*StokSayısı yazın, sonra da tuşuna basın.

Access yazdığınız ifadeyi aşağıdaki gibi değiştirir:

İfade1: [BirimFiyat]*[StokSayısı]

Bu ifade her ürünün fiyatını stoktaki birimlerin sayısıyla çarpacaktır.

10. İfade1’i seçin ve yeniden adlandırmak için Envanter Değeri yazın.

11. Üçüncü sütunda, Toplam okunu tıklayın ve listeden Topla’yı seçin.

Access ifadeyle hesaplanan tüm değerlerin toplamını verecektir.

12. Tasarım sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden sorgu penceresini ve 07_Hesapla veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

Önemli Noktalar l Microsoft Office Access 2007 bir veritabanındaki bilgilerin görünümünü

düzenlemek ve belirli bilgi öğelerini bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçlar veritabanınızın boyutu ve karmaşıklığı artsa bile veritabanınızda arama yapmanızı ve bilgileri bulmanızı kolaylaştırır.

l Bir tabloyu herhangi bir alanı (veya alanları) temel alarak artan veya azalan düzende sıralayabilirsiniz. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görürler.

l Bir tabloya bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri göstermesi (veya göstermemesi) için filtre uygulayabilirsiniz. Bir tablo ya da formda bilgileri görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bu filtreler seçili alanların içeriğine uygulanır ve aramanızı geliştirmek için bir filtrenin sonuçlarına da başka filtreler uygulayabilirsiniz.

l Forma Göre Filtre Uygula komutu bir tablo veya forma birden çok alanı temel alarak filtre uygular.

l Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu tek bir tabloda birden çok ölçütle eşleşen veya ölçüt olarak karmaşık ifadeler gerektiren kayıtları arar.

l Bir veya daha fazla tablodan belirli kayıtların belirli alanlarını görüntüleyecek sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguların sizin yerinize hesaplamalar yapmasını da sağlayabilirsiniz. Sorguları daha sonra yeniden kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.

Önemli Noktalar 177

Bir Bakışta Bölüm

Bir alandaki veri türünü sınırlamak, sayfa 180

Veritabanı sorunlarını çözmek, sayfa 210

Geçerlilik kurallarını kullanarak verileri sınırlamak, sayfa 191

Basit bir arama listesi oluşturmak, sayfa 194 ve 198

179

7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir alandaki verilerin boyutunu ve türünü sınırlamak 4 Bir alandaki verilerin biçimini belirlemek 4 Geçerlilik kuralları kullanarak verileri sınırlamak 4 Basit veya çok sütunlu bir arama listesi oluşturmak 4 Bir tablodaki bilgileri güncelleştirmek 4 Bir tablodaki bilgileri silmek 4 Veritabanı sorunlarını çözmek

Veritabanında ne kadar bilgi olduğuna ve ne kadar düzenli olduğunuza bağlı olarak, bir veritabanını içine daha sonra almak üzere fotoğraf, fatura, makbuz ve çeşitli kağıtları attığınız bir kutu ya da dolapla karşılaştırabilirsiniz. Ancak ne bir kutu ne de bir dolap içine koyacaklarınıza fiziksel büyüklüğü dışında bir sınırlama getirebilir. Orada ne depolayacağınıza sonra da gereksinim duyduğunuzda bulabilmek için nasıl düzenleyeceğinize karar vermek sizin elinizdedir.

Microsoft Office Access 2007 kullanarak bir veritabanı oluşturduğunuzda, veritabanına girilecekleri sınırlayarak ve içerikleri kontrol ederek veritabanını düzenli ve kullanışlı tutmanıza yardımcı olan özellikleri ayarlayabilirsiniz. Örneğin, basit bir “evet” veya “hayır” yanıtıyla en iyi sonucu almak varken, çalışanların fiyat alanına metin veya bir alana uzun açıklamalar girmesini tercih etmezsiniz.

Bir veritabanındaki bilgilerin doğruluğunu koruduğundan emin olmak için bir tablodaki bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları hızlıca silen eylem sorguları oluşturup çalıştırabilirsiniz. Örneğin, bir kategorideki tüm ürünlerin fiyatlarını belli bir yüzde oranında artırabilir veya belirli bir ürün kategorisinin tüm öğelerini silebilirsiniz. Bu tür

180 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

güncelleştirmeler eylem sorgularıyla kolayca yapılır. Sorgu kullanmak yalnızca zaman kazandırmaz, hatalardan kaçınılmasına da yardımcı olur.

Bu bölümde bir alanda izin verilen veri türü, miktarı ve biçimini sınırlayacak ve veritabanı kullanıcılarının belirli bir seçeneği seçebileceği bir liste oluşturacaksınız. Sonra bir güncelleştirme sorgusu ve silme sorgusu oluşturacak ve çalıştıracaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Bir Alandaki Veri Türünü SınırlamakVeri Türü ayarı bir alandaki girdileri metin, sayı veya tarih gibi belirli veri türleriyle sınırlar. Örneğin, veri türü Sayı’ya ayarlıysa ve siz metin girmeyi denerseniz Access girişi reddeder ve bir uyarı görüntüler.

Veri girişini denetlemek için ayarlayabileceğiniz alan özellikleri şunlardır:

l Gerekli

l Sıfır Uzunluk İzni

l Alan Boyutu

l Giriş Maskesi

l Geçerlilik Kuralı

Gerekli ve Sıfır Uzunluk İzni özellikleri oldukça açıktır. Gerekli özelliği Evet’e ayarlıysa alan boş bırakılamaz. Ancak Access Null alan olarak tanıdığı boş bir alanla boş gibi görünen ama boş bir dize içeren bir alanı birbirinden ayırır. Sıfır Uzunluk İzni Evet’e ayarlıysa boş bir alan gibi görünen bir boş dize (arasında hiçbir şey olmayan iki tırnak işareti) girebilirsiniz ama bu alan Null değil, boş olarak sınıflandırılır. Bu ayrım tuhaf görünebilir ama bir Access veritabanıyla programlama kodu kullanırken bazı komutların Null alanlarla boş alanlar için farklı sonuçlar verdiğini göreceksiniz.

Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik Kuralı özellikleri daha karmaşıktır, bu nedenle bu bölümdeki alıştırmalarda bunlara yoğunlaşacağız.

İpucu Her alan özelliğinin birçok seçeneği vardır. Daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda alan özelliği araması yapın.

Bu alıştırmada bir tabloya en yaygın veri türlerini ekleyecek sonra da tabloya girilebilecek verileri sınırlamak için Veri Türü ayarını ve Alan Boyutu özelliğini kullanacaksınız.

KULLANIN 01_AlanSınama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 01_AlanSınama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.

1. İlk boş Alan Adı hücresini (otomatik olarak oluşturulan No alanının altındaki hücreyi) tıklayın, fMetin yazın ve Veri Türü hücresine gitmek için tuşuna basın.

Veri Türü varsayılan ayar olarak Metin’e ayarlanır.

2. İkinci Alan Adı hücresine fSayı yazın ve tuşuna basın.

3. Veri Türü okunu tıklayın ve listeden Sayı’yı seçin.

İpucu Listeyi hücreye ilk harfini yazarak istediğiniz veri türüne getirebilirsiniz.

4. Aşağıdaki alanları eklemek için Adım 2 ve 3’ü tekrarlayın:

Alan Veri türüfTarih Tarih/SaatfParaBirimi ParaBirimifBoolean Evet/Hayır

İpucu Access’te Evet/Hayır veri türü Boolean olarak adlandırılır (Eski bir matematikçi ve mantıkçı olan George Boole anısına). Bu veri türü evet/hayır, 1/0, açık/kapalı veya doğru/yanlış olarak ifade edilen, birbirini geçersiz kılan iki değerden birini içerir.

Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 181

182 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

5. Seçmek için fMetin alanını tıklayın.

Access seçili alanın özelliklerini iletişim kutusunun alt bölümünde görüntüler.

6. Her alanın özelliklerini gözden geçirmek için Adım 5’i tekrarlayın ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.

7. Görünüm araç çubuğunda, Veri Sayfası Görünümü düğmesini tıklayın.

8. fMetin hücresine Bu girdi 35 karakter uzunluğundadır yazın.

9. fSayı hücresine Beş yüz yazın.

Kaydet

Veri Sayfası Görünümü

Bu alan için veri türü Sayı’dır. Access metin girişinizi kabul etmez ve size birkaç seçenek sunan bir uyarı görüntüler.

10. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. Beş yüz’ü 500 ile değiştirin.

11. fTarih hücresinde, tarih yazın ve tuşuna basın.

Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez.

12. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın, 1 Ocak yazın ve tuşuna basın.

fTarih alanı tarih olarak tanınan her girdiyi kabul eder ve varsayılan tarih biçiminde görüntüler. Bilgisayarınızdaki varsayılan biçime bağlı olarak, 1 Ocak 1/1/2007, 1/1/07 veya başka bir biçimde gösterilebilir.

İpucu Eğer ay ve gün girer ama yıl girmezseniz, Access tarihi içinde bulunulan yılda varsayar. Ay ve gün girerseniz ve 00’dan 30’a kadar iki basamaklı yıl girerseniz Access yılı 2000 ile 2030 arasında kabul eder. 30’dan büyük iki basamaklı bir sayı girerseniz Access 1931 ile 1999 arasında olduğunu varsayar.

13. fParaBirimi alanına para birimi yazın ve tuşuna basın.

Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez.

14. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. -45,3456 yazın ve tuşuna basın.

Access girdiğiniz sayıyı depolar ama negatif para birimi değerleri için varsayılan biçime göre -45,35 YTL ya da (45,35 YTL)’yi görüntüler.

İpucu Access tarih, saat, para birimi ve diğer sayıların görünüşünü belirlemek için Windows Denetim Masası’ndaki bölgesel ayarları kullanır. Doğru para birimi simgesinin kullanılması için bu ayarları değiştireblirsiniz. Yoksa değerler değişir ama para birimi değişmez.

15. fBoolean alanına 123 yazmayı deneyin. Sonra onay kutusunu Hayır (onaylı değil) ve Evet (onaylı) arasında değiştirmek için alanda herhangi bir yeri tıklayın alanı onaylı bırakın.

Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 183

184 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bu alan yazdığınız hiçbir şeyi kabul etmez; yalnızca önceden tanımlanmış iki değer arasında geçiş yapabilirsiniz.

İpucu Tasarım görünümünde, Özellikler iletişim kutusunu açabilir ve Arama sekmesinde, Boolean alanını onay kutusu, metin kutusu veya açılan kutu olarak göstermek üzere ayarlayabilirsiniz. Doğru/Yanlış, Açık/Kapalı veya Evet/Hayır’ı bu alanda gösterilen değerler olarak kullanmak için Genel sekmesindeki Biçim özelliğini ayarlayabilirsiniz (ama depolanan değerler her zaman -1 ve 0 olacaktır).

KAPATIN Değişiklikleri kaydetmeden tabloyu ve 01_AlanSınama veritabanını kapatın.

Bir Alandaki Verilerin Boyutunu SınırlamakMetin, Sayı ve OtomatikSayı veri türleri için geçerli olan Alan Boyutu özelliği bir metin alanında girilebilecek karakter sayısını (0’dan 255’e kadar) ve bir sayı veya OtomatikSayı alanında girilebilecek basamak sayısını sınırlar. Sayı alanlarını aşağıdaki değerlerden birine ayarlayabilirsiniz:

Ayar TanımBayt 0’dan 255’e kadar olan tamsayıları depolar.Tamsayı -32.768’den 32.767’ye kadar olan tamsayıları depolar.Uzun Tamsayı (Varsayılan) -2.147.483.648’den 2.147.483.647’ye kadar olan tamsayıları

depolar.Tek -3,402823E38’den -1,401298E-45’e kadar olan negatif sayıları ve

1,401298E-45’ten 3,402823E38’e kadar olan pozitif sayıları depolar.Çift -1,79769313486231E308’den -4,94065645841247E-324’e kadar olan

negatif sayıları ve 1,79769313486231E308’den 4,94065645841247E-324’e kadar olan pozitif sayıları depolar.

Ondalık -10 2̂8 -1’den 10 2̂8 -1’e kadar olan sayıları depolar.

OtomatikSayı alanları otomatik olarak Uzun Tamsayı’ya ayarlanır.

Alan Boyutu özelliğini geçerli olan en büyük girdiye ayarlayarak kullanıcıların belirli türde geçersiz bilgileri girmesini önleyebilirsiniz. Alan Boyutu ayarı tarafından izin verilen karakter sayısından daha fazla karakter girmeye çalışırsanız sesli bir uyarı verilir ve Access girişi kabul etmez. Benzer şekilde, bir sayı alanının dışına çıkmaya çalıştığınızda Access, sınırların altındaki ve üstündeki herhangi bir değeri reddeder.

Bu alıştırmada tabloda zaten olan ve yeni girdiğiniz veriler üzerindeki etkisini görmek üzere birkaç alanın Alan Boyutu özelliğini değiştireceksiniz.

KULLANIN 02_Boyut veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 02_Boyut veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Veri Sayfası görünümünde açın.

1. Kaydın içeriğini gözden geçirin.

2. Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın.

3. fMetin satırında herhangi bir hücreyi tıklayın ve Alan Özellikleri alanında, Alan Boyutu özelliğini 255’ten 12’ye değiştirin.

4. fSayı satırında herhangi bir hücreyi tıklayın, Alan Boyutu okunu tıklayın ve listeden Bayt’ı seçin.

Access metin alanına girilebilecek karakterlerin sayısını 12 ve sayı alanına girilebilecek değerleri 0 ile 255 arasında (0 ve 255 dahil) olacak şekilde sınırlar.

5. Tabloyu kaydedip kaydetmeyeceğiniz sorulduğunda Evet’i tıklayarak Veri Sayfası görünümüne geçin.

Tablo bu yeni özellik ayarlarına uymayan veriler içerir, bu nedenle Access bazı verilerin kaybolacağına dair bir uyarı görüntüler.

Tasarım Görünümü

Bir Alandaki Verilerin Boyutunu Sınırlamak 185

186 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

6. Riskin alındığını onaylamak için Evet’i tıklayın, sonra da bir alanın içeriğinin silinmesini kabul etmek için yeniden Evet’i tıklayın.

fMetin alanı girmiş olduğunuz 35 karakter yerine artık yalnızca 12 karakter içermektedir. Diğer 20 karakter kalıcı olarak silinmiştir. fSayı alanı boştur çünkü 0 ile 255 arasındaki tamsayılarla sınırlanmıştır ve girdiğiniz 500 değeri silinmiştir.

7. fSayı alanına 2,5 yazın ve tuşuna basın.

Access girilen değeri en yakın tamsayıya yuvarlar.

KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 02_Boyut veritabanını kapatın.

Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek Tablo veya formlarda maske kullandığınızda, bilgileri giren kişiler girişleri yapmaları gereken biçimi ve bu girişlerin ne kadar uzun olması gerektiğini bir bakışta görürler. Verilerin metin, sayı, tarih/saat ve para birimi alanlarına nasıl girileceğini denetlemek için GirişMaskesi özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özelliğin, noktalı virgüllerle ayrılmış olan üç bölümü aşağıdaki gibidir:

!\(000”) “000\-0000;1;#

İlk bölüm yazılacak olan bilgiler için yer tutucu olarak kullanılan parantez ve kısa çizgi gibi karakterler içerir. Bu karakterlerin tümü girdinin nasıl görüneceğini belirler. Aşağıdaki tabloda en çok kullanılan giriş maskesi karakterleri açıklanmıştır:

Karakter Tanım0 Gerekli rakam (0’dan 9’a kadar)9 İsteğe bağlı rakam veya boşluk# İsteğe bağlı rakam veya boşluk; boş yerler boşluğa dönüştürülür; artı ve eksi

işaretlerine izin verilir.L Gerekli harf (A’dan Z’ye kadar)? İsteğe bağlı harf (A’dan Z’ye kadar)A Gerekli harf veya rakama İsteğe bağlı harf veya rakam& Gerekli karakter (herhangi bir türde) veya boşlukC İsteğe bağlı karakter (herhangi bir türde) veya boşluk< Bundan sonraki tüm karakterler küçük harfe dönüştürülür.> Bundan sonraki tüm karakterler büyük harfe dönüştürülür.! Maskeye yazılan karakterler maskeyi soldan sağa doğru doldurur. Ünlem

işaretini giriş maskesinde herhangi bir yere koyabilirsiniz.\ Bundan sonraki karakterler yazıldığı gibi gösterilir.“herhangi bir metin”

Access çift tırnak işareti içindeki dizeyi yazıldığı gibi gösterir.

Parola Bir parola giriş kutusu oluşturur. Kutuya yazılan karakterler karakter olarak depolanır ama yıldız işareti (*) ile gösterilir.

Bu listede olmayan karakterler yazıldığı gibi gösterilir. Bu listedeki özel karakterlerden birini yazıldığı gibi kullanmak istiyorsanız önüne \ (ters eğik çizgi) koyun.

Giriş maskesinin ikinci ve üçüncü bölümleri isteğe bağlıdır. İkinci bölüme 1 yazmak veya boş bırakmak Access’e yalnızca girilen karakterleri depolamasını bildirir; 0 yazmak hem girilen karakterleri hem de maske karakterlerini depolamasını bildirir. Üçüncü bölüme bir karakter girmek Access’e o karakteri yazılacak karakterlerin her biri için bir yer tutucu olarak göstermesini bildirir; boş bırakıldığında yer tutucu olarak bir alt çizgi gösterilir.

!\(000”) “000\-0000;1;# giriş maskesi bir tablo veya formdaki bir alanda aşağıdaki görüntüyü oluşturur:

(###) ###-####

Bu örnekte girdiyi yalnızca on basamakla (ne fazlası ne de azı) sınırlıyorsunuz. Veritabanı kullanıcısı parantezi, boşluğu, tireyi girmez, Access de bu karakterleri depolamaz (ama doğru biçim özelliğini ayarladığınız takdirde bunları tabloda, formda veya raporda görüntüleyebilirsiniz). Access yalnızca on basamağı depolar.

Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 187

188 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bu bölümde, bir metin alanına girilen sayıları (XXX) XXX-XXXX biçimine dönüştürecek önceden tanımlanmış bir telefon numarası giriş maskesini uygulamak için Giriş Maskesi sihirbazını kullanacaksınız. Sonra bir başka metin alanına girilen ilk harfi büyük harfe dönüştürecek özel bir maske oluşturacaksınız.

KULLANIN 03_Doğru veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 03_Doğru veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.

1. İlk boş Alan Adı hücresine fTelefon yazın ve veri türünü Metin’e ayarlı bırakın.

2. Satırı seçmek için satır seçicisini tıklayın ve seçilen alanı No alanının hemen altına taşımak için yukarı sürükleyin.

3. Tablo tasarımını kaydedin ve fTelefon hâlâ seçiliyken Alan Özellikleri alanında Giriş Maskesi’ni tıklayın.

4. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak ve ilk sayfasını açmak için hücrenin sağındaki üç nokta düğmesini tıklayın. (Bu özelliği yüklemeniz istenirse Evet’i tıklayın.)

5. Giriş Maskesi listesinde Telefon Numarası seçiliyken İleri’yi tıklayın.

Sihirbazın ikinci sayfası giriş maskesini görüntüler ve size neyi yazacağınızı belirten yer tutucu karakterini değiştirme fırsatını verir. Parantezler Access’in belirtilen yelere ekleyeceği karakterlerdir. Dokuzlar isteğe bağlı basmakları, sıfırlar da gerekli olan

Üç Nokta düğmesi

basamakları temsil eder. Bu giriş maskesi, bir telefon numarasını alan koduyla veya alan kodu olmadan girmenize izin verir.

İpucu Access maskeyi soldan sağa doldurduğu için bir telefon numarasını alan kodu olmadan girmek üzere ekleme noktasını ilk üç yer tutucudan geçirmek için Sağ Ok tuşuna basmanız gerekecektir.

6. Alan kodunu gerekli yapmak için 999’u 000’a değiştirin, sonra da yer tutucu karakterini # olarak değiştirin.

7. İleri’yi tıklayın.

Sihirbazın üçüncü sayfasında, simgeleri verilerle depolamak isteyip istemediğinizi belirtirsiniz. Simgeleri depolarsanız veriler her zaman tablolarda, formlarda ve raporlarda bu biçimde gösterilir. Ancak simgeler yer kaplayarak, veritabanı boyutunun büyümesine neden olur.

Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 189

190 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

8. Son’u tıklayarak verileri simgesiz kaydetmek için varsayılan seçimi kabul edin.

Access sihirbazı kapatır ve düzenlenen maskeyi Giriş Maskesi olarak görüntüler.

9. Maskeyi kabul etmek için tuşuna basın.

Access maskenin biçimini !\(000”) “000\-0000;1;# olarak değiştirir. Maskeyi üç bölümüne ayıran iki noktalı virgüle dikkat edin. Access’e verileri simgesiz kaydetmesini bildirdiğiniz için maskenin ikinci bölümünde hiçbir şey yoktur. Kapatma parantezi ve onu izleyen boşluğun yazıldığı gibi görünmesi Access’in çift tırnak işareti eklemiş olduğuna dikkat edin.

İpucu Enter’a bastığınızda Giriş Maskesi’nin önünde bir düğme görünür. Bu Özellik Güncelleştirme Seçenekleri düğmesidir ve bunu tıkladığınızda bir seçenekler listesi görünür. Bu örnekte, yalnızca fTelefon’un kullanıldığı her yere giriş maskesi uygulama ve yardım sağlama seçenekleri vardır. Bu düğme bir başka özelliği düzenlemeye başladığınızda veya başka bir alana geçtiğinizde kaybolur.

10. Değişiklikleri kaydedin ve Veri Sayfası görünümüne geçin.

11. Yeni kayda geçmek için tuşuna basın, fTelefon alanına gitmek için tuşuna basın. Maskenin nasıl çalıştığını görmek için bir dizi rakam ve harf yazın.

Access yazdığız her harfi ve fazla rakamı yok sayarak girdiğiniz ilk on rakamı telefon numarası olarak biçimlendirir. On rakamdan az yazarsanız ve veya tuşuna basarsanız, Access girdinin giriş maskesine uygun olmadığı uyarısını verir.

İpucu Bir giriş maskesi, girilecek veriler için yer tutuculardan daha fazlasını içerebilir. Örneğin, Giriş Maskesi özelliğinde telefon numarasının önüne “Numara şudur:” yazarsanız, alan için varsayılan giriş Numara şudur: (###) ###-## ## olur. Sonra ekleme noktasını alanın başlangıcına getirip yazdığınız rakamlar metnin değil # yer tutucularının yerini alır. Alan Boyutu ayarı maskedeki karakterlere uygulanmaz, yani ayar 15’se gösterilen karakterlerin sayısı (boşluklar dahil) 28 olsa bile giriş kesilmez.

12. Tasarım görünümüne geçin. fBoolean altına yeni bir alan ekleyin ve Soyadı olarak adlandırın. Veri Türü ayarını varsayılan ayar olan Metin olarak bırakın.

13. Yeni alanı seçin, Giriş Maskesi’ni tıklayın, >L<?????????????????? (18 soru işareti) yazın ve tuşuna basın.

Büyüktür simgesi (>) sonraki metni büyük harfe dönüştürür. L bir harf gerektirir. Küçüktür simgesi ()< sonraki metni küçük harfe dönüştürür. Her soru işareti herhangi bir harf yazılmasına veya hiçbir harf yazılmamasına izin verir ve alanda izin vermek istediğiniz en fazla harf sayısından (19, öndeki baş harf dahil) bir eksik soru işareti vardır. Alan Boyutu ayarı en fazla harf sayısından büyük olmalıdır.

14. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün, bir kaydın Soyadı alanına smith yazın tuşuna basın. Önce SMITH sonra da McDonald yazın.

Adı nasıl yazdığınızdan bağımsız olarak, kayıtta yalnızca ilk harf büyük olur. Bu tür bir maskenin bazı sınırlılıkları olsa da, çoğu durumda oldukça kullanışlıdır.

KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 03_Doğru veritabanını kapatın.

İpucu Metin, sayı, tarih veya para birimi için kendiniz bir giriş maskesi oluşturabilir veya Giriş Maskesi sihirbazını kullanarak metin ve tarih alanları için birkaç standart maskeden birini uygulayabilirsiniz.

Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri SınırlamakGeçerlilik kuralı bir kayıtta bir veya birkaç alanın kabul edeceği bilgileri kesin olarak tanımlayan bir ifadedir. Bir çalışanın işe alındığı tarihin yazılacağı bir alana, yanlışlıkla daha sonraki bir tarihin girilmesini önlemek için bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Veya yalnızca belirli şehirlere teslimat yapıyorsanız, diğer şehir girişlerini reddetmek için telefon veya posta kodu alanında bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz.

Geçerlilik kurallarını yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu kullanabilirsiniz. Alan düzeyinde, Access alandan çıkmayı denediğinizde kuralı girdiyi sınamak için kullanır. Tablo düzeyinde, kayıttan çıkmak istediğinizde Access kuralı birkaç alanın içeriğini sınamak için kullanır. Girdi kurala uymuyorsa Access girdiyi reddeder ve nedenini açıklayan bir ileti görüntüler.

Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 191

192 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bu alıştırmada birkaç alan ve bir tablo geçerlilik kuralı oluşturacak ve sınayacaksınız.

KULLANIN 04_Geçerlilik veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 04_Geçerlilik veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.

1. fTelefon’u seçin ve Geçerlilik Kuralı kutusunu tıklayın.

Geçerlilik Kuralı kutusunun sağında üç nokta düğmesi görünür. Bir ifade oluşturmak üzere İfade Oluşturucusu’nu kullanmak için düğmeyi tıklayabilir veya kutuya bir ifade yazabilirsiniz.

2. Geçerlilik Kuralı kutusuna Like “206*” Or Like “425*” yazın ve tuşuna basın.

Sorun Giderme 206 ve 425’ten sonra yıldız işareti koymayı unutmayın.

3. Geçerlilik Metni kutusuna Alan kodu 206 veya 425 olmalıdır yazın.

fTelefon alanına yazılan ilk üç rakam için geçersiz bir telefon numarası girildiğinde Access’in göstermesi gereken metni de içeren bir kural oluşturulmuştur.

4. Resim Yazısı kutusuna Telefon Numarası yazın.

5. Tabloyu kaydedin.

Access veri tutarlılığı kurallarının değiştiğini bildirir. Tablo yeni kuralı ihlal etmektedir çünkü boş telefon numarası alanları içermektedir.

6. Verileri sınamadan ileti kutusunu kapatmak için Hayır’ı tıklayın.

İpucu Tabloları örtüşen pencereler (sekmeli belgeler yerine) olarak görüntülerken Tasarım görünümündeki tablonun başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Geçerlilik Kuralını Sına’yı tıklayarak tablodaki geçerlilik kuralını her zaman sınayabilirsiniz. Görünüm seçenekleri hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 1 “Access 2007’yi Keşfetmek”teki “Access 2007’de Çalışmak” başlığına bakın.

7. Veri Sayfası görünümüne geçin, ilk alanın adı Telefon Numarası olmuştur.

8. Telefon Numarası alanlarından birinde, ekleme noktasını ilk # işaretinin soluna yerleştirip 3605550109 yazın ve tuşuna basın.

İpucu Alanın tamamını seçmek için işaretçiyi Telefon Numarası alanının sol kenarına getirin ve işaretçi kalın bir artı şeklini aldığında alanı tıklayın. Yazmaya başladığınızda ekleme noktası alanın başında olacaktır.

Geçerlilik Kuralı ayarı Access’in alan kodunun 206 veya 425 olması gerektiğini bildirdiği bir uyarı kutusu göstermesine neden olur.

9. Uyarı kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın, geçerli alan kodlarıyla yeni bir telefon numarası yazın ve tuşuna basın.

10. Tasarım görünümüne dönün ve bir tarih alanı daha ekleyin. Alan adı olarak Tarih2 yazın, veri türünü Tarih/Saat’e ayarlayın ve yeni alanı fTarih’in hemen altına sürükleyin.

11. Tablo penceresinde boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın.

Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 193

194 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

İpucu Bu Özellik Sayfası’nın amacı Alan Özellikleri alanındaki gibi tek bir alan için özellikler ayarlamak yerine tablodaki birden fazla alana uygulanacak özellikleri ayarlamaktır.

12. Geçerlilik Kuralı kutusuna [Tarih2]>[fTarih] yazın ve tuşuna basın.

13. Geçerlilik Metni kutusuna Tarih2 fTarih’ten ileri olmalıdır yazın ve sayfayı kapatın.

İkinci tarihin ilkinden her zaman sonra geldiğini güvence altına alan bir tablo geçerlilik kuralı eklenir.

14. Tabloyu kaydedin (veri tutarlılığı uyarı kutusunu kapatmak için Hayır’ı tıklayın) ve Veri Sayfası görünümüne dönün.

15. Herhangi bir kayıtta, fTarih’e 01 .06 .07, Tarih2’ye 01.05.07 yazın ve başka bir kaydı tıklayın.

Access Tarih2’nin fTarih’ten ileri olması gerektiğini bildiren Tablo Özellikleri iletişim kutusunda ayarladığınız Geçerlilik Metni’ni görüntüler.

16. Tamam’ı tıklayın, Tarih2’yi 02 .06 .2007’ye değiştirin ve başka bir kaydı tıklayın.

KAPATIN Alan Özelliği Testi tablosunu ve 04_Geçerlilik veritabanını kapatın.

Basit Bir Arama Listesi OluşturmakKullanıcılar bir veritabanına aynı bilgi öğelerini çok farklı şekillerde girebilirler. Örneğin, yaşadıkları şehrin adını girmeleri istendiğinde çeşitli yazım hataları ve kısaltmalarla Ankra, Ank, veya ANK. yazabilirler. Birkaç satış personeline bir faturaya belirli bir ürün, müşteri veya taşıyıcının adını girmesini isterseniz büyük olasılıkla hepsi aynı şeyi yazmayacaktır. Doğru seçeneklerin sınırlı olduğu bu gibi durumlarda, bir listeden doğru yanıtı seçmek için seçenek sağlamak veritabanınızın tutarlılığını sağlayacaktır.

Verilerin girilişindeki küçük tutarsızlıklar sonradan bilgileri okuyan ve kararlar veren biri için gerçekten önemli olabilir. Örneğin, Ankara ve ANK aynı anlama gelir ama bir bilgisayar işlemleri harfi harfine yaptığı için ANK ’da yaşayanların listesini oluşturmasını istediğinizde veritabanında şehir adı Ankara olarak listelenen hiç kimseyi listeye almayacaktır.

Bir veritabanına bilgiler girmek için seçenekleri birkaç yolla sınırlayabilirsiniz:

l Yalnızca iki seçenek için, bir onay kutusuyla temsil edilen Boolean alanı kullanabilirsiniz. Kutuda onayın olması bir seçeneği, olmaması diğer seçeneği belirtir.

l Bir formda birbirini geçersiz kılan birkaç seçenek için, gereken bilgileri bir araya getiren seçenek düğmeleri kullanabilirsiniz.

l Birkaç seçenekten fazlası için, açılır kutu (birleşik kutu) en iyi yoldur. Bir açılır kutunun sağ ucundaki oku tıkladığınızda, bir seçenekler listesi görünür. Açılır kutuyla ilişkili olan özelliklere bağlı olarak, istediğiniz seçeneği göremezseniz, olası seçeneklerin listesine eklenecek başka bir şey yazabilirsiniz.

l Sıkça değişmeyen seçeneklerin kısa bir listesi için, oluşturduğunuz listedeki seçenekleri açılır kutunun aramasını sağlayabilirsiniz. Bir arama listesini kendiniz de oluşturabilirsiniz ama Arama sihirbazını kullanmak çok daha kolaydır.

Bu alıştırmada kullanıcıların içinden seçim yapabileceği bir ay listesi oluşturmak için Arama sihirbazını kullanacaksınız.

KULLANIN 05_BasitArama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 05_ BasitArama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.

1. Soyadı alanının altına yeni bir alan ekleyin. Ay1 olarak adlandırın ve veri türünü Arama sihirbazı’na ayarlayın.

Arama Sihirbazı açılır.

Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak 195

196 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bir metin alanına girdi sağlayan bir açılır kutu oluşturmak için Arama sihirbazını kullanabilirsiniz. Açılır kutu listesi bir tablo ya da sorgudan gelebilir veya listeyi sihirbaza yazabilirsiniz.

İpucu Bir alan için birçok olası girdi varsa veya bunlar sıkça değişecekse, bunları bir tabloya bağlayabilirsiniz. (Bu amaca özel bir tablo oluşturmanız gerekebilir.) Bir alanın değişmeyecek olan yalnızca birkaç olası girdisi varsa, listeyi sihirbaza yazmak daha kolaydır.

2. İstediğim değerleri ben yazacağım seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın.

3. Sütun sayısını 1’e ayarlı olarak bırakın ve Süt1 sütununu tıklayın.

4. Bir sonraki satıra geçmek için her birinden sonra tuşuna basarak yılın on iki ayını (Ocak, Şubat, vb.) yazın.

5. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın.

6. Alan Özellikleri alanında, Ay1 alanı için Arama bilgilerini görüntülemek üzere Arama sekmesini tıklayın.

Bu bilgileri sihirbaz girmiştir ama kendiniz bir arama listesi oluşturmak için ne girmeniz gerektiğini kolayca bulabilirsiniz.

7. Değişiklikleri kaydetmek için Evet’i tıklayarak Veri Sayfası görünümüne geçin.

8. Tüm alanları görebilmek için sütun genişliklerini ayarlamak üzere sütun başlıkları arasındaki dikey çubukları çift tıklayın.

İpucu Sütun başlıkları arasındaki dikey çubukları sürükleyerek de sütunları yeniden boyutlandırabilirsiniz.

9. Bir kaydın Ay1 alanını tıkladıktan sonra seçeneklerin listesini görüntülemek için oku tıklayın.

Ay1 seçenekler listesinin altında beliren düğmeye dikkat edin. Bu düğmeyi tıkladığınızda Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu açılır. Bu özellik Access 2007’de yenidir. Veritabanı kullanıcısı düğmeyi tıklayarak veya listede olmayan metni girerek ve listeyi düzenlemek isteyip istemediği sorulduğunda Evet’i tıklayarak düzenleyiciyi açabilir. Kullanıcıların listeyi düzenlemelerini istemiyorsanız, daha sonra bu alıştırmada yapacağımız gibi bu özelliği devre dışı bırakabilirsiniz.

10. Açtıysanız, Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusunu kapatın ve alana girmek için Şubat’ı tıklayın.

11. Sonraki Ay1 alanını tıklayın, Oca yazın ve tuşuna basın.

O’yu yazar yazmaz açılır kutu Ocak’ı görüntüler. Ma yazarsanız açılır kutu Mart’ı görüntüler.

Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak 197

198 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

12. Sonraki Ay1 alanına, ock yazın ve tuşuna basın.

Bu girdi listede olmadığı halde, aynen yazdığınız şekilde kabul edilir. Listedeki öğelerin dışındaki bilgilerin girişine izin vermek istediğiniz durumlar olabilir ama istemezseniz, girdileri sınırlamak için alan özelliklerini değiştirmeniz gerekir.

13. Tasarım görünümüne dönün.

Ay1 için Arama sekmesindeki Listeyle Sınırla özelliği, listede olmayan bilgilerin girilmesine izin veren Hayır’a ayarlıdır.

14. Listeyle Sınırla’yı Evet’e değiştirin.

15. Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır’a değiştirin.

16. Tabloyu kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün, yeni bir Ay1 alanına ock yazın ve tuşuna basın.

Access girdiğiniz metnin listede olmadığını bildirir ve girişi reddeder.

17. Microsoft Office Access ileti kutusunda Tamam’ı tıklayın.

18. Ay1 listesinde, Haziran’ı tıklayın.

Haziran ayı alanda gösterilir.

KAPATIN 05_BasitArama veritabanını değişiklikleri kaydederek kapatın.

Birden Çok Sütunlu Arama Listesi OluşturmakAdların olduğu listeden bir ay seçmek insanlar için uygundur ama bilgisayarınızın bu bilgiyle matematiksel işlemler yapması gerekirse, her ayla ilişkili olan bir sayı listesini kullanması daha kolay olacaktır.

Bu alıştırmada, kullanıcının içinden seçim yapabileceği iki sütunlu ay listesi oluşturmak için Arama sihirbazını kullanacaksınız.

KULLANIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını açtıktan sonra Alan Özelliği Testi tablosunu Tasarım görünümünde açın.

1. Ay1’in altına yeni bir alan ekleyin, Ay2 olarak adlandırın ve veri türünü Arama Sihirbazı’na ayarlayın.

2. İstediğim değerleri ben yazacağım seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın.

3. İkinci bir sütun eklemek için 2 yazın ve Süt1 hücresini tıklayın.

Access Süt2 etiketli ikinci bir sütun ekler.

4. Aşağıdaki sayıları ve ayları iki sütuna girin:

Sayı Ay1 Ocak2 Şubat3 Mart4 Nisan5 Mayıs6 Haziran7 Temmuz8 Ağustos9 Eylül10 Ekim11 Kasım12 Aralık

Sihirbazın içinde görünür olmalarını sağlamanın dışında Arama sihirbazındaki sütunların genişliğini ayarlamak gerekli değildir.

5. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın.

Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 199

200 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

6. Alan Özellikleri alanında, Ay2 alanı için Arama bilgilerini görüntülemek üzere Arama sekmesini tıklayın.

Sihirbaz sütun bilgilerini Satır Kaynağı kutusuna eklemiş ve diğer özellikleri belirlemelerinize göre ayarlamıştır.

7. Listeyle Sınırla’yı Evet’e değiştirin ve Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver’i Hayır’a değiştirin.

İpucu Bir özelliğin iki veya daha fazla olası değeri olduğunda, listeyi açmak için oku tıklamak yerine, değeri çift tıklayarak değerler arasında hızlıca geçiş yapabilirsiniz.

8. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne geçin ve seçenekler listesini görüntülemek için Ay2’yi tıklayın.

9. Ay2 listesinde, Ocak’ı tıklayın.

Access alanda 1 sayısını görüntüler, bu da bilgisayar için kullanışlıdır. Ancak, kullanıcıların iki sütunla karşılaşmaları ve tıkladıkları veya yazdıklarından farklı bir şey görmeleri kafalarını karıştırabilir.

10. Tasarım görünümüne geçin ve ilk sütunun gösterilmesini önlemek için Sütun Genişlikleri kutusunda ilk sütun için “2,54 cm”olarak görünen genişliği 0’a değiştirin (cm yazmanıza gerek yoktur).

11. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün ve sınamak için Ay2’yi iki kayıtta Şubat’a, bir kayıtta Mart’a değiştirin.

Listede artık yalnızca ayın adı gösterilir ve bir ayı tıkladığınızda alanda adı görünür. Ancak, gerçekte Access listenin ilk sütunundaki ilişkili sayıyı kaydeder.

12. Ay2 sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Metin Filtreleri’ni işaret edin ve Eşittir’i tıklayın.

Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 201

202 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

13. Özel Filtre kutusuna 2 yazın ve tuşuna basın.

Access, şimdi yalnızca Ay2 alanında Şubat olan iki kayıt görüntüler.

14. Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın ve Ay2 alanında Mart olan tek kaydı görüntülemek için bu kez kutuya 3 yazarak Adım 12 ve 13’ü tekrarlayın.

KAPATIN 06_ÇokSütunluArama veritabanını değişiklikleri kaydederek kapatın.

Bir Tablodaki Bilgileri GüncelleştirmekBir veritabanını kullandıkça ve veritabanı giderek büyüdükçe hataların çıktığını ve bazı bilgilerin zaman aşımına uğradığını görebilirsiniz. Değiştirilmesi gereken kayıtları ararken kayıtlar arasında gezinmekten bunalabilirsiniz ama endişelenmeyin, bunun için Access tarafından sağlanan araçları kullanabilirsiniz.

Aynı sözcük veya ifadenin örneklerini bulmak veya değiştirmek isterseniz, Düzenleme menüsündeki Bul ve Değiştir komutlarını kullanabilirsiniz. Bu komutlar Microsoft Office Word veya Microsoft Office Excel’deki eşdeğer komutlara benzer şekilde çalışır.

Veritabanında depolanan bilgileri belirli koşullar altında değiştirmek isterseniz, sorgunun sonucu üzerinde bir eylem gerçekleştiren bir güncelleştirme sorgusuna gereksinim duyarsınız.

İpucu Bir güncelleştirme sorgusunun çalıştırılması tabloda geri alınmaz değişiklikler yapar; bu yüzden bir sorguyu çalıştırmadan önce bir yedek kopya oluşturmanız gerekir.Bir tablonun kopyasını Gezinti Bölme’sinde Tablolar listesinde, tabloyu tıklayıp Ctrl+C’ye bastıktan sonra kopyayı yapıştırmak için Ctrl+V’ye basarak hızlıca oluşturabilirsiniz. Tabloyu Farklı Yapıştır iletişim kutusunda, yeni tablo için bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Bu alıştırmada, seçili öğelerin fiyatını yüzde 10 oranında artıran bir güncelleştirme sorgusu oluşturacaksınız.

KULLANIN 07_Güncelleştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 07_Güncelleştir veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Sihirbazı’nı tıklayın.

2. Yeni Sorgu iletişim kutusunda, Basit Sorgu Sihirbazı seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

3. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Kategoriler’i tıklayın.

4. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için KategoriAdı’nı çift tıklayın.

5. Tablolar/Sorgular listesinde, Tablo: Ürünler’i tıklayın.

6. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak için ÜrünAdı ve BirimFiyat’ı çift tıklayın.

7. Basit Sorgu Sihirbazı iletişim kutusunda, varsayılan Ayrıntılı ayarını ve sorgu adını kullanarak sorguyu oluşturmak için Son’u tıklayın.

Access sorgu sonuçlarını veri sayfasında görüntüler. Yalnızca Kategori Adı, Ürün Adı ve Birim Fiyat alanları gösterilir.

Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek 203

204 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

8. Sorguyu Tasarım görünümünde görüntüleyin.

Geçerli sorgu sonuçları tüm kategorilerdeki ürünleri içerir. Yalnızca çiçekler ve ağaçlar kategorilerindeki ürünlerin fiyatlarını artırmak istiyorsunuz, bu nedenle sonraki göreviniz yalnızca bu kategorileri seçmek için sorguyu değiştirmektir.

9. KategoriAdı altında, Ölçüt satırına, çiçekler yazın. Sonra da veya satırına, ağaçlar yazın.

10. Yalnızca soğanların ve kaktüslerin listelenmesi için sorguyu çalıştırmak üzere Çalıştır düğmesini tıklayın ve Tasarım görünümüne dönün.

Sorgu şimdi yalnızca değiştirmek istediğiniz kayıtları seçer. Ama kayıtları gerçekten değiştirmek için bir güncelleşirime sorgusu kullanmanız gerekir

İpucu Bir eylem sorgusunu doğrudan oluşturamazsınız; önce bir seçme sorgusu oluşturmanız sonra da sorguyu eylem türlerinden biri olarak değiştirmeniz gerekir. Var olan bir seçme sorgusu Tasarım görünümünde açıkken, onu bir eyelm sorgusuna dönüştürecek olan komutu Sorgu Türü grubunda ve sorgu penceresini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Sorgu Türü’nü işaret ettiğinizde görünen kısayol menüsünde bulabilirsiniz.

11. Sorguyu Tasarım görünümünde görüntüleyin. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sorgu Türü grubunda, Güncelleştir düğmesini tıklayın.

Access seçme sorgusunu bir güncelleştirme sorgusuna dönüştürür. Tasarım kılavuzunda, Sırala ve Göster satırları kaybolur ve bir Güncelleştir satırı görünür.

12. BirimFiyat altında, Güncelleştir satırında, [BirimFiyat]*1 .1 yazın.

İpucu BirimFiyat’ın parantez içine alınması onun bir Access nesnesi olduğunu belirtir. Bu ifadeyi eklemek için İfade Oluşturucusu kullanırsanız, şunun gibi görünür: [Ürünler][BirimFiyat]*1,1. Alanın bu tanımı içinde bulunduğu tabloyu da gösterdiği için bu ifadeyi başka tablolara da ekleyebilrisiniz.

13. Veri Sayfası görünümüne geçin.

Bir seçme sorgusunda, Görünüm düğmesini tıklamak Çalıştır düğmesini tıklamakla aynıdır. Ama bir güncelleştirme sorgusunda Görünüm düğmesini tıklamak sadece güncelleştirilecek olan alanların listesini görüntüler. Bu durumda seçme sorgusunda daha önce gösterilen birim fiyatların listesini görürsünüz.

14. Tasarım görünümüne geçin. Sorgu Araçları Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.

Access yapmak üzere olduğunuz değişiklikleri geri alamayacağınıza dair bir uyarı görüntüler ve kayıtları günceleştirmek istediğinizi onaylayıp onaylamadığınızı sorar.

15. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Evet’i tıklayın. Sonra tüm fiyatların yüzde 10 oranında artırıldığı BirimFiyat alanını görüntülemek için Görünüm Veri Sayfası düğmesini tıklayın.

16. Sorguyu kaydedin ve kapatın.

KAPATIN 07_Güncelleştir veritabanını kapatın.

Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek 205

206 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Bir Tablodan Bilgileri SilmekBir veritabanındaki bilgiler zamanla kullanılamaz hale gelebilir. Örneğin, örnek veritabanımızdaki Ürünler tablosu şirketin şu anda sunduğu veya geçmişte satmış olduğu tüm ürünleri listeler. Sonlandı alanına bir onay işareti koyarak satış için artık ürünün olmadığını belirtebilirsiniz. Sonlanan ürünler katalogda gösterilmez veya satışa sunulmaz ama tekrar satılmalarının mümkün hale gelmesi durumuna karşı bir süre veritabanında tutulutlar. Benzer bir durum uzun zamandır sipariş ama hâlâ sipariş verme olasılığı olan müşteriler için söz konusudur.

Veritabanını verimli tutmak için elden geçirip tarihi geçmiş kayıtları atmak iyi bir fikirdir. Tabloları tek tek inceleyip kayıtları kendiniz silebilirsiniz ama silmek istediğiniz kayıtların ortak bir yanları varsa tümünden çabucak kurtulmak için bir silme sorgusu kullanabilirsiniz.

Önemli Kayıtları bir veritabanından silerken birkaç şeyi unutmayın. Birincisi, silinen kayıtları kurtaramazsınız. İkincisi, bir silme sorgusunun etkisi amaçladığınızdan daha ileri gidebilir. İçindeki kayıtları sildiğiniz tablo bir başka tabloya bağlıysa ve aralarındaki ilişki için İlişkili Kayıtları Art Arda Sil seçeneği seçiliyse, ikinci tablodaki kayıtlar da silinecektir. Bu zaten istediğiniz bir şey olabilir ama bazen de değildir. Örneğin, sonlanan ürünleri silerken bunlarla birlikte önceki satışları silmeyi büyük olasılıkla istemezsiniz. Bu sorunlara karşı önlem almak için, kayıtları silmeden önce veritabanınızı yedeklemek veya yeni bir tablo oluşturmak (Silinen<dosya adı> adında) ve silmek istediğiniz kayıtları kalıcı olarak silmeden önce gözden geçirmek için yeni tabloya taşımak iyi bir fikirdir.

Bu alıştırmada, tüm sonlanan ürünleri bir veritabanı tablosundan kaldırmak için bir silme sorgusu oluşturacaksınız.

KULLANIN 08_Sil veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 08_Sil veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Diğer grubunda, Sorgu Tasarımı’nı tıklayın.

Access yeni bir sorgu nesnesi ve Tabloyu Göster iletişim kutusunu açar.

2. Tabloyu Göster iletişim kutusunda, Ürünler tablosunu sorgu penceresinin liste alanına eklemek için çift tıklayın, sonra da Kapat’ı tıklayın.

3. Ürünler alan listesinde, tablodaki tüm alanları sorguya kopyalamak için yıldız işaretini çift tıklayın.

Tasarım kılavuzunun ilk sütununun Alan satırında Ürünler* ve Tablo satırında Ürünler görünür.

Önemli Alan listesindeki yıldız işaretini çift tıklamak, alanların her birinin kendi sütununda görünmesini sağlamadan bir tablodaki tüm alanları bir sorguya taşımanın hızlı bir yoludur. Ancak, bu yolla çok sayıda alan seçtiğinizde alanlar için tek tek Sırala, Göster ve Ölçüt değerlerini ayarlayamazsınız. Bu değerleri ayarlamak için, gerekli alanları tasarım kılavuzuna eklemeniz gerekir, böylece bunları iki kez eklemiş olursunuz. Alanları iki kez görüntülememek için yinelenen alanlardan birinin Göster satırındaki onay işaretini kaldırın.

4. Ürünler alan listesinden, tasarım kılavuzundaki bir sonraki sütuna kopyalamak için Sonlandı’yı çift tıklayın.

Bir Tablodan Bligileri Silmek 207

208 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

5. Bu seçme sorgusunu bir silme sorgusuna dönüştürmek için Sorgu Türü grubunda, Sil düğmesini tıklayın.

Tasarım kılavuzunda Sil satırı görünür, Sırala ve Göster satırları kaybolur.

Ürünler tablosundaki tüm alanlara başvuru olan ilk sütunda, Sil satırı bunun kayıtların silineceği tablo olduğunu belirten İlk sözcüğünü içerir. Sonlandı alanıyla yaptığınız gibi diğer sütunlara tek tek alanları eklediğinizde, Sil satırı her sütunda bu alanın silme ölçütünü içerebileceğini belirten Koşul sözcüğünü görüntüler.

6. Sonlanadı’nın altında, Ölçüt satırına, Evet yazın.

Sonlandı alanı veri sayfasında seçildiğine Evet’i ve seçilmediğinde Hayır’ı belirten bir onay kutusu olarak temsil edilen Boolean veri türüne ayarlanmıştır. Tüm sonlanan ürünleri bulmak için, Sonlandı alanı Evet’e ayarlanmış kayıtları seçmeniz gerekir.

7. Sorgunun doğru çalışıp çalışmadığını denetlemek için Veri Sayfası görünümüne geçin.

Sorgu çalıştırdığınızda silinecek olan sonlanmış 18 ürünün listesini görüntüler. Tüm kayıtların Sonlandı alanında bir onay işareti olduğunu görmek için sayfayı sağa kaydırın.

8. Tasarım görünümüne geçin. Silme sorgusunu çalıştırmak için Tasarım bağlamsal sekmesinde, Sonuçlar grubunda, Çalıştır düğmesini tıklayın.

Access bu işlemin kalıcılığını hatırlatmak için bir uyarı görüntüler.

İpucu Kayıtları gerçekten silmeden önce Veritabanı Araçları sekmesinde Göster/Gizle Grubunda İlişkiler düğmesini tıklayarak İlişkiler penceresini açmak isteyebilirsiniz. İçinden verileri silmek istediğiniz tablonun silinmemesi gereken bilgiler içeren bir tabloyla ilişkisi varsa, ilişki satırını çift tıklayın, İlişkileri Düzenle’yi tıklayın ve Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunun seçili, İlişkili Kayıtları Art Arda Güncelleştir onay kutusunun seçili olmadığından emin olun.

9. Kayıtları silmek için Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın.

10. Veri Sayfası görünümüne dönün ve tüm kaytıların silinmiş olduğunu doğrulayın.

Bir Tablodan Bligileri Silmek 209

210 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

11. Aynı silme sorgusunu ileride çalıştırabileceğinizi düşünüyorsanız sorguyu kaydedin ve adlandırın.

İpucu Birinin kazara bir silme sorgusu çalıştırmasından ve kayıtları yok etmesinden endişe ediyorsanız sorguyu kaydetmeden önce onu seçme sorgusu olarak değiştirin. Seçme sorgusunu daha sonra Tasarım görünümünde açabilir ve çalıştırmak istediğiniz bir dahaki sefere bir silme sorgusuna dönüştürebilirsiniz.

KAPATIN Sorguyu ve 08_Sil veritabanını kapatın.

Veritabanı Sorunlarını ÇözmekBir Access veritabanının günlük kullanımında, kayıtları eklerken ve silerken, form ve raporları değiştirirken, vb işlemlerde çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir. Bu durum, özellikle veritabanı yerel bir sürücü yerine bir ağ paylaşımında depolanıyorsa ve çok kullanıcı tarafından erişilebiliyorsa daha çok görülür. Siz veritabanı dosyalarını açıp çalıştıkça Access onların durumunu izler. Bir sorun ortaya çıkarsa, Access çözmeyi dener. Access sorunu çözemezse, genellikle bir çözüm bulmanıza yardım edebilecek ek bilgiler sağlar. Ama ne yazık ki Access sorunları her zaman veritabanını etkilemeden önce tespit edemez. Bir sorun olduğunda veritabanı performansının düştüğünü veya değişken hale geldiğini fark edersiniz. Gerçekten herhangi bir hata oluşmasa bile, normal bir veritabanı kullanımı zamanla veritabanının iç yapısının parçalara bölünmesine neden olabilir, bu da dosyaların şişmesine ve disk alanının verimsiz kullanımına yol açar.

Sorunları tespit etmesi için Access’i beklemenize gerek yoktur. Veritabanınızı sağlıklı ve düzgün çalışır tutmanıza yardım etmesi için yapabileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Herhangi bir dosya türündeki hasar veya bozulmaya karşı ilk savunma hattınız yedek tutmaktır. Veritabanı dosyaları diskette yedeklenmek için fazla büyük hale çabuk gelirler ama başka birçok seçeneğiniz vardır; dosyayı ağdaki bir başka bilgisayara veya USB flaş disk gibi taşınabilir bir medyaya kopyalayabilir, bir başka konuma e-posta eki olarak gönderebilir, bir teyp yedeği oluşturabilir veya bir CD-ROM’a yazdırabilirsiniz.

İpucu Access 2007’de bir veritabanı yedeklemek için Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin sonra da Veritabanını Yedekle’yi tıklayın.

Veritabanınızı düzgün çalışır durumda tutmak için aşağıdaki Access yardımcı programlarını kullanabilirsiniz:

l Veritabanını Sıkıştır ve Onar . Bu yardımcı program önce dosyanın sabit diskinizde depolanma şeklini yeniden düzenler sonra da tablolardaki, formlardaki ve modüllerdeki bozulmaları onarır.

l Performans Çözümleyicisi . Bu yardımcı program veritabanınızdaki nesneleri çözümler ve üç türlü geribildirim sunar: fikirler, teklifler ve öneriler. Access’e teklifler ve önerilerin herhangi birini sonuna kadar izleyerek dosyayı en iyi duruma getirmesini bildirebilirsiniz.

l Veritabanı Belgeleyicisi . Bu araç, gerekmesi durumunda veritabanını yeniden oluşturmak için yeterli bilgileri içeren ayrıntılı bir rapor üretir.

l Tabloyu Çözümle . Bu sihirbaz standart veritabanı tasarım ilkelerine uyumluluk açısından veritabanı tablolarını sınar, sorunlara çözümler önerir ve bu çözümleri isteğinizde uygular.

l Microsoft Office Tanılama . Bu komut Microsoft Office programlarıyla ilgili sorunları tespit edip onarmaya çalışır.

Önemli Microsoft Office Tanılama yardımcı programını çalıştırırken dikkatli olun, çünkü tüm Office programlarınızı etkileyen dosyaları ve kayıt defteri ayarlarını değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir veritabanının yedeğini alacaksınız, sonra da Veritabanını Sıkıştır Ve Onar, Performans Çözümleyicisi ve Veritabanı Belgeleyicisi yardımcı programlarını çalıştıracaksınız.

KULLANIN 09_Önle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm07 alt klasöründedir.AÇIN 09_Önle veritabanını açın. Veritabanı tablolarının hiçbirini açmayın.

1. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanını Yedekle’yi tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm05 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

Veritabanı Sorunlarını Çözmek 211

212 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

İpucu Bir veritabanını yedeklerken, Access geçerli tarihi dosya adına 09_Önle_2007-04-22.accdb biçiminde ekler. Dosya adını istediğinz gibi değiştirebilirsiniz.

Access veritabanının sıkıştırılmış bir kopyasını belirtilen klasörde oluşturur.

3. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin ve Veritabanı Özellikleri’ni tıklayın.

Veritabanı Özellikleri iletişim kutusu veritabanınız hakkındaki bilgileri beş sekmede göstererek açılır.

4. Genel sekmesindeki, veritabanı boyutunu not edin ve iletişim kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın.

5. Microsoft Office Düğmesini tıklayın, Yönet’i işaret edin, sonra da Veritabanını Sıkıştır ve Onar’ı tıklayın. Sorulursa güvenlik uyarısını onaylayın.

Yardımcı programın çalışması yalnızca birkaç saniye alır ve veritabanının görünümünde hiçbir fark görmezsiniz.

Sorun Giderme Veritabanının geçici bir kopyasını sabit diskinizde depolayacak yeterli alan ya da uygun izinleriniz yoksa veya veritabanını bir başka kullanıcı da açtıysa, Veritabanını Sıkıştır Ve Onar işlevi çalışmaz.

6. Veritabanının boyutunu görüntülemek için Adım 3 ve 4’ü tekrarlayın ve özgün veritabanı boyutuyla karşılaştırın.

Veritabanını bir süredir kullanıyorsanız, boyutunda yüzde 10 ila yüzde 25’lik azalma bekleyebilirsiniz.

İpucu Bir veritabanını sıkça sıkıştırmak ve onarmak iyi bir fikirdir. Veritabanı her kapandığında sizin için Access’in bunu yapmasını sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Access Seçenekleri düğmesini tıklayın ve Geçerli Veritabanı sayfasında Kapatırken Düzenle onay kutusunu işaretleyin, sonra da Tamam’ı tıklayın.

7. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Başarımı Çözümle düğmesini tıklayın.

Performans Çözümleyicisi iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusu yardımcı programın çözümleyebileceği her nesne türü için birer sekme ve var olan tüm veritabanı nesnelerini gösteren bir sekme içerir.

8. Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü Seç’i tıklayın, sonra da çözümleyiciyi çalıştırmak için Tamam’ı tıklayın.

Bittiğinde, Performans Çözümleyicisi sonuçlarını görüntüler. (Gördüğünüz sonuçlar burada gösterilenlerden farklı olabilir.)

Veritabanı Sorunlarını Çözmek 213

214 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

Çözümleme Sonuçları listesinin sol sütunundaki simgeler her girdinin kategorisi olan: Öneri, Teklif ve Fikir’i belirtmektedir. (İyileştirme işlemlerinden birini yaptıktan sonra, Sabit girdiler de listede görünecektir.) Bir girdiyi tıkladığınızda, Çözümleme Notları bölümünde o girdi hakkında bilgiler görüntülenir.

9. Her girdiyi sırayla tıklayarak listeyi inceleyin ve tüm çözümleme notlarını okuyun.

Tekliflerin çoğu, her ne kadar PostaKodu’nun veri türünü Uzun Tamsayı olarak değiştirmek gibi bu veritabanı için uygun olmayan bazı teklifler olsa da, geçerlidir.

10. Performans Çözümleyicisi iletişim kutusunu kapatın.

11. Veritabanı Araçları sekmesinde, Çözümle grubunda, Veritabanı Belgeleyicisi düğmesini tıklayın.

Belgeleyici iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusu Performans Çözümleyicisi’ne benzemektedir. Yardımcı programın belgeleyebileceği her nesne türü için birer sekme ve var olan tüm veritabanı nesnelerini gösteren bir sekme içerir.

12. Tablolar sekmesinde, Seçenekler düğmesini tıklayın.

Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusu açılır.

İletişim kutusu seçili iletişim kutusu sekmesindeki nesnelerle ilişkili yazdırma seçenekleri sunar. Seçenekler her sekme için farklıdır ama tümü, her nesne türü için belgelendirme yapabileceğiniz benzer seçeneklerdir.

13. Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusunda, İptal’i tıklayın.

14. Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü Seç’i tıklayın, sonra da belgelendirme işlemini başlatmak için Tamam’ı tıklayın.

İpucu Belgeleyici yardımcı programıyla üretilen raporu kaydedemezsiniz ama Word RTF dosyası, Access veritabanı, metin dosyası, XML dosyası veya HTML belgesi olarak verebilirsiniz. Bunu yapmak için raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Ver’i işaret edin ve istediğiniz biçimi tıklayın.

Veritabanı Sorunlarını Çözmek 215

216 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak

İşlem bittiğinde Access Baskı Önizleme’de bir rapor görüntüler. Bu rapor yüzlerce sayfaya kadar varabileceğinden büyük olasılıkla yazdırmak istemezsiniz. Ancak, bunun gibi bir raporu kendi veritabanlarınız için oluşturmanız ve saklamanız, onları yeniden oluşturmanız gerekmesi durumunda çok işe yarar.

KAPATIN Nesne Tanımı raporunu ve 09_Önle veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

Önemli Noktalar l Bir Access veritabanına girilebilecek verilerin türünü ve miktarını sınırlayan

özellikleri ayarlayabilirsiniz.

l Değiştir komutunu kullanarak belirli sözcük ve ifadeleri değiştirebilir ve bir eylem sorgusu çalıştırarak koşullu değişiklikleri uygulayabilirsiniz.

l Veri Türü ayarı metin, sayı, tarih vb. gibi belirli bir veri türüne girişi sınırlar. Metin, Sayı ve Otomatik Sayı veri türleri için Alan Boyutu özelliği bir metin alanında izin verilen karakter sayısını, bir sayı veya Otomatik Sayı alanında izin verilen rakam sayısını sınırlar. Giriş Maskesi özelliği verilerin girilme biçimini denetler.

l Bir kayıtta bir veya birkaç alanda kabul edilecek bilgileri kesin olarak tanımlamak için bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Alan düzeyinde, bir alandan çıkmayı denediğinizde Access kuralı girdiyi sınamak için kullanır. Tablo düzeyinde, kayıttan çıkmak istediğinizde Access kuralı birkaç alanın içeriğini sınamak için kullanır. Her iki durumda da, Access kurala uymayan girdileri reddeder.

l Sabit bir girdi kümesi olan alanlarda, kullanıcıların doğru bilgileri girdiklerinden emin olmak için bir arama alanı kullanabilirsiniz. Bu yöntem tutarsızlıkları önler, böylece verilerinizin sıralanmasını ve aranmasını daha kolay hale getirir.

l Bir alandaki içerikleri değiştirmek gibi bir eylemi hızlıca gerçekleştirmek için bir sorgunun sonuçlarını temel alarak bir güncelleştirme sorgusu kullanabilirsiniz.

l Belirli ölçütlere uyan kayıtları hızlıca silmek için bir silme sorgusu kullanabilirsiniz. Bir silme sorgusunu çalıştırmadan önce veritabanınızı daima yedeklemelisiniz ve kayıtları bu yolla silerken dikkat etmelisiniz. Bir silme sorgusunun etkileri amaçladığınızdan daha ileri gidebilir ve silinen kayıtları kurtaramazsınız.

l Veritabanınızı düzgün çalışır durumda tutmak için kullanabileceğiniz birkaç yardımcı program vardır: Veritabanını Sıkıştır Ve Onar, Performans Çözümleyicisi, Veritabanı Belgeleyicisi ve Microsoft Office Tanılama.

Önemli Noktalar 217

Bir Bakışta Bölüm

Bir raporun tasarımını ve içeriğini değiştirmek,

sayfa 227 ve 237

Bir rapora alt rapor eklemek, sayfa 239

Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan bir rapor oluşturmak, sayfa 221 ve 233

219

8 Raporlarla Çalışmak

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Sihirbaz kullanarak ve kullanmadan bir rapor oluşturmak 4 Bir raporun tasarımını ve içeriğini değiştirmek 4 Bir rapora alt rapor eklemek 4 Bir raporun önizlemesini yapmak ve raporu yazdırmak

Raporlar genellikle daha büyük bilgi birimlerinin özetleridir. Örneğin, veritabanınız binlerce sipariş hakkında ayrıntılı bilgi tutabilir. Bu siparişleri düzenlemek veya yenilerini girmek istiyorsanız bunu doğrudan tabloda veya formla yapabilirsiniz. Şirketin satışlarındaki artış oranını görüntülemek için bu siparişleri özetlemek isterseniz bir rapor üretirsiniz.

Bir şirketin etkinliklerinin raporu veya bir yıllık raporu gibi, Microsoft Office Access 2007’de oluşturulan raporlar genellikle belirli kişilere yönelik olarak belirli bir bakış açısıyla bilgilerin özetlenmesi ve düzenlenmesi amacıyla kullanılır. Bir raporu tasarlarken, ana konuyu, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin düzeyini düşünmek önemlidir.

Bu bölümde, sihirbaz kullanarak ve kullanmadan rapor oluşturacaksınız. Bir raporun düzeninin ve içeriğinin nasıl değiştirileceğini ve raporların birbirlerinin içine nasıl yerleştirileceğini öğreneceksiniz. Son olarak da bir raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğini görmek için önizlemesini yapacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

220 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Formlar ve RaporlarRaporlar birçok bakımdan formlara benzer; örneğin:

l Onları sihirbaz kullanarak oluşturabilir ve tasarım ortamında değiştirebilirsiz.

l Etiketler, metin kutuları, resimler ve başka denetimler ekleyebilir özelliklerini ayarlayabilirsiniz.

l Bir veya daha fazla kayıttaki ve bir veya daha fazla tablo ve sorgudaki bilgileri görüntüleyebilirsiniz.

l Birden çok üstbilgi ve altbilgi kullanabilirsiniz.

Form ve raporların ortak bir amacı vardır: Bir veritabanında depolanan bilgilere kolay erişim sağlamak. Formlarla raporların arasındaki temel farklarsa şunlardır:

l Formlar bilgileri girmek, görüntülemek ve düzenlemek için kullanılır. Raporlar yalnızca bilgileri görüntülemek için kullanılır.

l Formlar genellikle ekranda görüntülenir. Raporların ekranda önizlemesi yapılır ama genellikle raporlar yazdırılır.

l Formlar kayıtlara ayrıntılı bir bakış sağlar ve veritabanıyla fiilen çalışan kişiler içindir. Raporlar verileri gruplandırmak ve özetlemek için kullanılır ve veritabanıyla fiilen çalışan kişiler için değil, başka işler için veritabanında depolanan bilgileri kullananlar içindir.

Form ve raporlar birbirine oldukça fazla benzediğinden rapor iyileştirme ve yazdırma yeteneklerinden yararlanmak istediğinizde, formu bir rapor olarak kaydedebilirsiniz.

Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak Bir Access raporunun içeriğini iki genel kategoriye bölebilirsiniz: bir veya birden fazla tablodan toplanan bilgiler ve bunun dışındakiler. Bunun dışındakiler kategorisi sayfa üstbilgisi ve altbilgisi, tanıtıcı ve açıklayıcı metin, logo arka planı, grafikler ve veritabanı içeriğini temel alan hesaplamaları içerir.

Rapor sihirbazını kullanarak basit bir sayfa düzeniyle, stiller eklenebilen ve belirttiğiniz her alan için bir metin kutusuyla ilişkili etiketini ekleyen temel bir rapor oluşturabilirsiniz. Temel rapor gereksinimlerinizi karşılamazsa, onu Tasarım görünümünde geliştirebilirsiniz.

Bir rapora birden çok tablo eklerseniz, sihirbaz tablolar arasındaki ilişkileri değerlendirir ve kayıtları mantıklı olabilen bir şekilde gruplandırmayı teklif eder.

Önemli İlişkiler penceresinde tablolar arasındaki ilişkiler henüz oluşturulmamışsa, devam etmeden önce sihirbazı iptal etmek ve bu ilişkileri kurmak zorundasınız. Alıştırmalarda gerekli ilişkiler uygulama dosyalarında tanımlanmıştır.

Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın .

Bir rapordaki bilgileri bir veya birden fazla tablodaki verilere göre gruplandırabilirsiniz. Örneğin, ürünleri kategorilere göre gruplandırabilirsiniz. Bunu yaptığınızda sihirbaz önce kategoriyi temel alan tabloyu, sonra her kategorideki ürünleri sıralar. Sonra değişen her kategori için bir grup üstbilgisi oluşturur. Ayrıca her gruba, gruptaki bilgilerin özetlendiği bir altbilgi de ekleyebilir.

Bu alıştırmada, ürünlerin alfabetik listesini veren bir rapor oluşturacaksınız.

İpucu Rapor sihirbazı size bir dizi soru sorar ve yanıtlarınıza göre bir rapor oluşturur. Bu alıştırma seçilen verileri doğrulamadan standart bir rapor oluşturma işleminde size rehberlik edecektir ama kendi raporlarınızı oluşturmaya başladığınızda önce istediğiniz nihai sonucu ve bu sonuca ulaşmak için hangi bilgileri eklemeniz gerektiğini düşünmeniz gerekir.

Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 221

222 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

KULLANIN 01_Sihirbaz veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.AÇIN 01_Sihirbaz veritabanını açın ve eğer sorulursa güvenlik uyarısını onaylayın.

1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Sihirbazı düğmesini tıklayın.

Rapor sihirbazı açılır.

2. Alan seçim sayfasında, Tablolar/Sorgular okunu tıklayın ve listeden Tablo: Ürünler’i seçin.

Access Ürünler tablosundaki alanları görüntüler.

3. Kullanılabilir Alanlar listesinden, ÜrünAdı, BirimdekiMiktar ve StokSayısı’nı Seçili Alanlar listesine taşımak için çift tıklayın.

İpucu Alanlar raporda Seçili Alanlar listesinde göründüğü sırada görünür. Sihirbaza alanları istediğiniz sırada girerek raporda bu alanları düzenleme işinden kurtulabilirsiniz.

4. Tablolar/Sorgular listesinde, Kategoriler tablosundaki alanları görüntülemek için Tablo: Kategoriler’i tıklayın.

5. Seçili Alanlar listesinde, ÜrünAdı’nı tıklayın.

Ekleyeceğiniz alan seçtiğiniz alandan sonra eklenecektir.

6. Kullanılabilir Alanlar listesinde, KategoriAdı’nı çift tıklayın.

İpucu Bir form veya raporda birden fazla tablo kullanıyorsanız veya birkaç tabloyu birlikte çeşitli yerlerde kullanıyorsanız, bu tabloları temel alan bir sorgu oluşturup bu sorgunun sonuçlarını form ya da rapora temel alarak zaman kazanabilirsiniz.

7. Alan seçim sayfasında, İleri’yi tıklayın.

Sağ bölmedeki düzenlemeyi gösteren seçeneklerden herhangi birini tıklayarak bu örnekte kayıtları, kategori veya ürüne göre görüntüleyebilirsiniz.

Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 223

224 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

8. Gruplandırma sayfasında, göre Ürünler seçiliyken İleri’yi tıklayın.

Grup düzeylerini oluşturmak için kullanılan alanları belirleyebilirsiniz. Bir alana göre gruplandırdığınızda, rapor o alanda aynı değere sahip kayıt gruplarının her biri için bir grup üstbilgisi ve altbilgisi içerir.

9. Gruplandırma düzeyleri sayfasında, ÜrünAdı’nı önizleme bölmesine taşımak için çift tıklayın. Grup Seçenekleri düğmesini tıklayın.

10. Gruplandırma Aralıkları listesinde, 1inci Harf’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.

Bu seçeneği seçmek kategorinin ilk harfi değiştiğinde yeni bir grup üstbilgisi oluşturur.

11. Gruplandırma düzeyleri sayfasında, İleri’yi tıklayın.

Rapor bilgilerini, artan veya azalan düzende, en fazla dört alana göre sıralayabilirsiniz. Sayısal bilgiler içeren herhangi bir alanı sırlarsanız, Özet Seçenekleri düğmesi sihirbaz sayfasının altında görünür. Özet Seçenekleri iletişim kutusunda, Access’e rapordaki alan için toplam, ortalama, en az veya en fazla değerlerini göstermesini bildirebilirsiniz.

Bu rapordaki tek sayısal alan StokSayısı’dır ve onu özetlemeye gerek yoktur.

Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 225

226 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

12. Alanların listelerini görüntülemek için ilk kutunun sağındaki oku tıkladıktan sonra ÜrünAdı’nı seçin ve İleri’yi tıklayın.

13. Yerleşim alanında, Anahat seçeneğini seçin. Dikey yön seçeneği ve Tüm alanlar sayfaya sığacak şekilde alan genişliğini ayarla onay kutusu seçiliyken İleri’yi tıklayın.

14. Stil seçimi sayfasında, stiller listesinde, Akış’ı seçin ve sihirbazın son sayfasını görüntülemek için İleri’yi tıklayın.

15. Başlık kutusuna Ürünlerin Alfabetik Listesi yazın ve Raporu önizle seçeneği seçiliyken Son’u tıklayın.

Access raporu oluşturur ve görüntüler.

KAPATIN Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 01_Sihirbaz veritabanını kapatın.

Rapor Tasarımını DeğiştirmekBir raporu hızlıca oluşturmak için Rapor sihirbazını kullanabilirsiniz ama genellikle oluşturulan raporu değiştirmek istersiniz; bunu Tasarım görünümünde yapabilirsiniz. Bir raporu geliştirirken, her değişikliği değerlendirmek ve sonrakini planlamak için Tasarım görünümü ve Baskı Önizleme arasında sürekli gidip gelirsiniz.

Bu alıştırmada, bir raporun yerleşimini ve biçimini değiştireceksiniz.

KULLANIN 02_TasarımıDeğiştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.AÇIN 02_TasarımıDeğiştir veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Raporlar altında, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı Önizleme’yi tıklayın.

Rapor Tasarımını Değiştirmek 227

228 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

2. Pencere ekranı kaplamıyorsa kaplatın, sonra da önizlemedeki rapor sayfasını işaret edin.

İşaretçi içinde sayfayı yakınlaştırabileceğinizi belirten artı işareti olan bir büyüteç şeklini alır.

3. Yakınlaştırmak için önizlemedeki sayfayı tıklayın.

İpucu Pencereyi sağ alt köşesindeki Yakınlaştır kaydırıcısını sürükleyerek de büyültüp küçültebilirsiniz. Geçerli yakınlaştırma düzeyi kaydırıcının solunda görünür.

Raporun aşağıdaki tasarım sorunları olduğuna dikkat edin:

m Başlığın altında bir tarih yoktur.

m Gereksiz bazı metinler vardır.

m Etiketlerin yeniden düzenlenmesi gerekir.

m Birkaç genel biçimlendirme sorunu vardır.

4. Görünümü değiştirmek için ekranın altındaki Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü düğmesini tıklayın ve eğer Alan Listesi bölmesi açılırsa, kapatın.

5. Sayfa Üstbilgisi seçicisinin üst kenarını işaret edin. İşaretçi iki yönlü dikey oka dönüşünce, tarih için yer açmak üzere seçiciyi biraz aşağı sürükleyin.

Sorun Giderme Yazıcı ayarlarınıza bağlı olarak, Access Rapor Üstbilgisi’nin yanında raporun sayfadan büyük olduğunu bildiren bir hata iletisi gösterebilir. Bu hatayı gözardı edebilirsiniz; rapor için genişlik özelliğini değiştirdiğimizde kaybolacaktır.

İpucu Raporun üstündeki ve solundaki cetveller yazdırıldığında raporun boyutunun ne olacağı hakkında fikir verir. Raporu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra, Cetvel veya Kılavuzu tıklatarak cetvelleri ve kılavuz çizgilerini açıp kapatabilirsiniz.

Tasarım Görünümü

Rapor Tasarımını Değiştirmek 229

230 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Tarih ve Saat düğmesini tıklayın.

Tarih Ve Saat iletişim kutusu açılır.

7. Üçüncü tarih biçimi seçeneğini seçin ve Saat İçer onay kutusunu temizleyin. Rapora geçerli tarihi eklemek için Tamam’ı tıklayın.

Tarih metin kutusu Rapor Üstbilgisi’nin sağ üst köşesine eklenir. Onu görmek için raporu büyütmeniz gerekebilir.

8. Tarih metin kutusunu başlığın hemen altına gelinceye kadar, başlığın sol kenarına hizalanmış olarak sürükleyin.

9. Metin kutusu hâlâ seçiliyken, tarihi metin kutusunun sol kenarına hizalamak için Yazı Tipi grubunda, Metni Sola Hizala düğmesini tıklayın.

10. ÜrünAdı Üstbilgisi ve Ayrıntı bölümündeki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi denetimler üzerinde sürükleyin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Yığın düzenini kaldırmak için Kaldır’ı tıklayın.

Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemek için size daha fazla seçenek verir.

11. ÜrünAdı Üstbilgisi bölümünde, ÜrünAdı 1inci Harf etiketini silin ve metin kutusunu bölümün sol kenarına sürükleyin.

12. Sayfa Altbilgisi bölümünde, =Now() içeren metin kutusunu tıklayın ve tuşuna basın.

13. Sayfa Altbilgisi bölümünde, kalan metin kutusunu seçmek için tıklayın ve Özellik Sayfası’nı açmak için tuşuna basın. Genişlik özelliğini 2 cm ve Sol özelliğini 16 cm olarak değiştirin.

14. Raporun sol üst köşesinde, Rapor Seçici’yi tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Genişlik özelliğini 18 cm olarak değiştirin ve bölmeyi kapatın.

Tarih ve Saat

Metni Sola Hizala

İpucu Rapor Seçici içindeki siyah kare nokta raporun o an seçili olduğunu belirtir.

Access daha önce rapor genişliğinin sayfa genişliğini geçtiğini bildiren hatayı göstermişse, Adım 13 ve 14’teki Genişlik özelliklerini ayarlayınca hata kaybolur.

15. Değişiklikleri kaydedin ve Görünüm araç çubuğunda, Baskı Önizleme düğmesini tıklayın.

Access raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğinin önizlemesini görüntüler.

Şimdi, her grubun altına bir satır ekleyeceksiniz ve grupların yeni sayfada başlamasını sağlayacaksınız.

16. Tasarım görünümüne dönün. Tasarım sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın.

Gruplandırma, Sıralama Ve Toplam bölmesi Rapor penceresinin altında görünür.

Access’te yeni olan bu bölmeyi gruplandırma ve sıralama düzeylerini eklemek ve ilgili özellikleri ayarlamak için kullanabilirsiniz.

Baskı Önizleme

Rapor Tasarımını Değiştirmek 231

232 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

17. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grupla ÜrünAdı çubuğunda, ek seçenekleri görmek için Tümü’nü tıklayın. Altbilgi bölümü olmadan okunu tıklayın ve listeden altbilgi bölümüyle’yi seçin.

Sayfa Altbilgisi bölümünün üstünde bir ÜrünAdı Altbilgisi bölümü görünür.

18. Grubu aynı sayfada birlikte tutma okunu tıklayın ve listeden grubun tamamını aynı sayfada birlikte tut’u seçin. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatmak için Gruplandır ve Sırala düğmesini tekrar tıklayın.

19. Denetimler grubunda, Çizgi düğmesini tıklayın, sonra da yatay bir çizgi eklemek için ÜrünAdı Altbilgisi bölümünün sol üst kısmını tıklayın.

20. Açık değilse, Özellik Sayfasını açmak için tuşuna basın.

21. Biçim sekmesinde, Sol ayarını 0, Genişlik ayarını 18 olarak değiştirin. Kenarlık Rengi listesinde Metin Siyah’ı tıklayın.

22. Değişiklikleri kaydedin ve Baskı Önizleme’ye geçin.

Access raporun önizlemesini görüntüler. Raporun görünümünde, sütunları yeniden hizalamak gibi değişiklikler yapabilirsiniz.

23. Tasarım görünümüne dönün ve ÜrünAdı Üstbilgisi ve Ayrıntı bölümlerindeki, Stok Sayısı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Özellik Sayfası bölümünde Sol ayarını 15 olarak değiştirin.

İpucu İki denetimi seçmek için işaretçiyi üzerlerinde sürükleyin.

24. Birimdeki Miktar için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 8, Genişlik ayarını 2,5 olarak değiştirin.

25. KategoriAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 7, Genişlik ayarını 3,5 olarak değiştirin.

26. ÜrünAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Genişlik ayarını 5 olarak değiştirin.

Çizgi

İpucu İki veya daha fazla denetimde değişiklik yapmak için değiştirmek istediğiniz tüm denetimleri seçin, sonra da tümünü aynı şekilde değiştirmek üzere seçili denetimlerden herhangi birinin tutamacını sürükleyin.

27. Değişiklikleri kaydedin ve raporun son halini görmek için Baskı Önizleme’ye geçin.

KAPATIN Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 02_TasarımıDeğiştir veritabanını kapatın.

Sihirbaz Kullanmadan Rapor OluşturmakBirden fazla tablodaki belirli resim yazılarını ve içerikleri gösteren bir rapor oluşturmanın en hızlı yolu Rapor sihirbazı kullanmaktır. Ancak, bazen, bir veya daha fazla alt rapor için kabuk görevi gören ama temeldeki tablolardan az bilgi gösteren veya hiçbir bilgi göstermeyen bir ana rapor oluşturmak isteyebilirsiniz. Ana raporu Tasarım görünümünde kolayca oluşturabilirsiniz.

Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak 233

234 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

Bu alıştırmada, bir sorguyu temel alan bir ana rapor oluşturacaksınız.

KULLANIN 03_AnaRapor veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.AÇIN 03_AnaRapor veritabanını açın.

1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Tasarımı düğmesini tıklayın.

Access boş bir rapor görüntüler.

İpucu Tasarım görünümünde gördüğünüz Sayfa Üstbilgisi, Ayrıntı ve Sayfa Altbilgisi yeni bir rapor için varsayılan bölümlerdir ama gereksinimlerinize uyacak şekilde bölümleri ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.

2. Alan Listesi bölmesi açık değilse, Araçlar grubunda, Varolan Alanları Ekle düğmesini tıklayın.

Sorun Giderme Alan Listesi bölmesi raporu kaplıyorsa, sol kenarını sağa doğru sürükleyerek bölmeyi daraltabilirsiniz.

Alan Listesi BölmesiRapor Seçicisi

3. Raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın.

Rapor Üstbilgisi ve Altbilgisi bölümleri şimdi varsayılan Sayfa Üstbilgisi, Ayrıntı ve Sayfa Altbilgisi bölümlerini içerir.

Sorun Giderme Sayfa üstbilgisi ve altbilgisi raporunuzdan kaybolursa, raporu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayarak bunları tekrar görüntüleyebilirsiniz.

4. Alan Listesi bölmesinde, Kategoriler alan listesini genişletin, sonra da KategoriAdı alanını çift tıklayın.

Seçili etiket ve metin kutusu rapor penceresinin Ayrıntı bölümünde görünür.

5. Alan Listesi bölmesini kapatın.

6. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Gruplar ve Toplamlar grubunda, Gruplandır ve Sırala düğmesini tıklayın.

Gruplandırma, Sıralama Ve Toplam bölmesi raporun altında açılır.

7. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesinde, Grup ekle’yi tıklayın.

Grupla çubuğu, alan seç bölmesi açık olarak görünür.

8. Alan seç bölmesinde, KategoriAdı’nı tıklayın.

Raporda bir KategoriAdı Üstbilgisi bölümü görünür.

9. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesini kapatın.

10. KategoriAdı etiketini ve metin kutusunu seçin, sonra iki denetimi KategoriAdı Üstbilgisi’nin hemen altındaki kılavuza taşıyın.

11. Raporun sol üst köşesinde, Rapor Seçici’yi tıklayın, sonra da Özellik Sayfası bölmesini açmak için tuşunu tıklayın.

12. Biçim sekmesinde, X kılavuzu ve Y Kılavuzu özelliklerini 15’e ayarlayın.

Denetimleri daha geniş olan bu kılavuza göre hizalamak size daha kolay gelebilir.

13. Rapor Üstbilgisi bölümünü tıklayın, sonra da Özellik Sayfası bölmesindeki Biçim sekmesinde, Yükseklik özelliğini 2 cm olarak ayarlayın.

Sorun Giderme Bu kitaptaki alıştırmalarda uzunluk ölçü birimi olarak metrik sistem kullanılmıştır. Bilgisayarınızda ölçü birimi inç olarak ayarlandıysa, eşdeğer sayı değerleri girin. Varsayılan birimleri girdiğiniz sürece, birim türünü belirtmek zorunda değilsiniz.

Rapor Seçici

Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak 235

236 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

14. Raporun diğer bölümleri için Yükseklik özelliğini aşağıdaki gibi ayarlamak üzere Adım 13’ü tekrarlayın.

Bölüm Ayar Sayfa Üstbilgisi 0 cm Kategori/Adı Üstbilgisi 4 cm Ayrıntı 0 cm Sayfa Altbilgisi 1 cm” Rapor Altbilgisi 0 cm

İpucu Bir bölümün yüksekliğini bölüm seçicisinin üst kenarını yukarı veya aşağı sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz.

15. Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Rapor Adı kutusuna Kategorilere Göre Satışlar yazın ve Tamam’ı tıklayın.

16. Çalışmanızın sonucunu görmek için Görünüm araç çubuğunda, Rapor Görünümü düğmesini tıklayın.

KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 03_AnaRapor veritabanını kapatın.

Kaydet

Rapor Görünümü

Raporun İçeriğini DeğiştirmekRapor sihirbazı kullanarak ya da kullanmadan oluşturduğunuz bir raporu, içerik eklemek, düzeni veya içeriğin stilini değiştirmek üzere Tasarım görünümünde düzenleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir raporun içeriğini üstbilgiye başlık, tarih ve saat, altbilgiye sayfa numarası ekleyerek, etiketler ekleyip çıkararak ve metnin görünüşünü değiştirerek düzenleyeceksiniz.

KULLANIN 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.AÇIN 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını açtıktan sonra Kategorilere Göre Satışlar raporunu Tasarım görünümünde açın.

1. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Başlık düğmesini tıklayın.

Access, Rapor Üstbilgisi bölümüne rapor adını başlık olarak ekler.

2. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, açmak için tuşuna basın. Yazı tipi özelliklerini aşağıdaki gibi ayarlayın:

Özellik Ayar Yazı Tipi Adı Times New Roman Yazı Tipi Boyutu 20 Yazı Tipi Genişliği Koyu İtalik Yazı Tipi Evet

Başlık değişikliklerinizi yansıtır ama artık metin kutusuna sığmamaktadır.

3. Başlık metin kutusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Boyut’u işaret edin ve En Uyguna’yı tıklayın.

Sorun Giderme Etiketten çıktığınızda bir denetimle ilişkisi olmadığı için Access hata iletisi görüntülerse, Akıllı Etiket’i tıklayıp Hatayı Yoksay’ı tıklayın.

4. Denetimler grubunda, Tarih ve Saat düğmesini tıklayın.

Tarih Ve Saat iletişim kutusu açılır.

5. Tarih İçer onay kutusu ve ilk sıradaki uzun tarih biçimi seçenekleri seçiliyken, Saat İçer onay kutusunu temizleyin, sonra da Tamam’ı tıklayın.

Başlık

Tarih Ve Saat

Raporun İçeriğini Değiştirmek 237

238 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

=Date() içeren bir metin kutusu Rapor Üstbilgisi bölümünün sağ üst köşesinde görünür. Rapor Üstbilgisi bölümü olmayan bir rapora Tarih Ve Saat denetimi eklenirse, metin kutusu Ayrıntı bölümünde görünür. Metin kutusunu görmek için Özellik Bölmesini kapatmanız gerekebilir.

6. =Date() metin kutusunu başlığın altına taşıyın ve genişliğini metin kutusuyla aynı şekilde ayarlayın.

7. Bu metin kutusunda gösterilecek tarihi ortalamak için Yazı Tipi grubunda, Ortala düğmesini tıklayın.

8. KategoriAdı Üstbilgisi altında, metin kutusunun solundaki Kategori Adı etiketini silin.

9. Metin kutusunu seçin ve yazı tipi özelliklerini rapor başlığı için Adım 2’de kullanılan ayarlara değiştirin.

10. KategoriAdı metin kutusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Boyut’u işaret edin ve En Uyguna’yı tıklayın.

11. Metin kutusunu, bölümün üst kısmına ve sol kenarı soldan iki kılavuz çizgisi içeri gelecek şekilde konumlandırın sonra da sağ kenarını cetvelde 8 cm işaretinin hizasına sürükleyin.

12. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın. KategoriAdı metin kutusunun sol alt köşesini tıklayın.

13. Görünen minik metin kutusuna Ürünler: yazın ve tuşuna basın.

Bu etiket bir denetimle ilişkili olmadığı için bir hata görünür.

14. Akıllı Etiket’i tıklayın, sonra da listede, Hatayı Yoksay’ı tıklayın.

15. Etiket için yazı tipi özelliklerini aşağıdaki gibi ayarlayın: Özellik Ayar Yazı Tipi Adı Times New Roman Yazı Tipi Boyutu 12 Yazı Tipi Genişliği Koyu İtalik Yazı Tipi Evet 16. Etiketi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, kısayol menüsünde Boyut’u işaret edin ve En

Uyguna’yı tıklayın.

17. Etiketin sol kenarlarıyla KategoriAdı metin kutusunu hizalayın.

İpucu İki denetimi soldan tam olarak hizalamak için Sol özelliklerini aynı değere ayarlayın.

Ortala

Etiket

18. Denetimler grubunda, Sayfa Numarası Ekle düğmesini tıklayın.

Sayfa Numaraları iletişim kutusu açılır.

19. Biçim alanında, Sayfa N/M seçeneğini seçin. Konum alanında, Sayfa Altı (Altbilgi) seçeneğini seçin. Hizalama okunu tıklayın ve listeden Orta’yı seçin. Tamam’ı tıklayın.

Access Sayfa Altbilgisi bölümüne =”Sayfa” & [Page] & “/” & [Pages] ifadesini içeren bir metin kutusu ekler.

20. Raporu kaydedin ve önizlemesini yapın.

KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 04_İçeriğiDeğiştir veritabanını kapatın.

Bir Rapora Alt Rapor EklemekBir tablodaki veya ilişkili birkaç tablodaki bilgilere bağlı bir raporu hızla oluşturmak için sihirbaz kullanabilirsiniz. Ancak, raporlar çoğu zaman raporun konusuyla ilgili olan ama birbirleriyle ilgili olması gerekmeyen birçok bilgi kümesi içerir. Örneğin bir rapor bir şirketin birkaç bölümü ve etkinliği hakkında grafik, elektronik tablo bilgiler içerebilir. Veya üretim, pazarlama, satış, tazminat ve şirketin emeklilik ödeme planını içerebilir. Tüm bu konular işi idare etmekle ilgilidir ama tek bir Access raporuyla elde edilemez.

Bu sorunun çözümlerinden biri ayrı raporlar oluşturmak ve onları, yazdırıp bir klasöre koyarak veya elektronik biçimde bir klasöre veya bir intranet sitesine kaydederek, bir arada depolamaktır. Daha kolay ve pratik bir çözümse alt rapor kullanmaktır. Alt rapor bir başka raporun içine eklenmiş bir rapordur (genellikle diğerleriyle birlikte).

Sayfa Numarası Ekle

Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 239

240 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

Bir alt raporu herhangi bir başka raporu oluşturduğunuz gibi oluşturursunuz sonra da onu bir ana rapora veya ana rapora bir alt rapor denetimi eklemek için bir sihirbaz kullanırsınız. Her iki durumda da, hem ana rapor hem de alt rapor Raporlar bölmesinde veya veritabanı penceresinde nesne olarak görünür.

Özet hesapları veya istatistik gerektiren raporlar için sorguları temel olarak kullanabilirsiniz. Ama raporların kendi içinde hesaplamalar yaparak da hem normal raporların hem de alt raporların kullanışlılığını artırabilirsiniz. İlişkisiz denetimler ekleyerek ve Access’e neyi nasıl hesaplayacağını bildiren ifadeler oluşturmak için İfade Oluşturucusu’nu kullanarak bilgileri birkaç yerine bir yerden ulaşılabilir hale getirebilirsiniz.

İpucu Doğru ilişkileri oluşturduktan sonra, ana raporu Tasarım görünümünde açarak sonra da ikinci raporu Raporlar bölmesinden alt rapor olarak eklemek istediğiniz ana rapor bölümüne sürükleyerek var olan bir raporu bir başka rapora alt rapor olarak hızlıca ekleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, hesaplanmış bir sorgu için bir kayıt kaynağı seçecek sonra da bir ana rapora hesaplanan toplamları gösteren bir alt rapor ekleyeceksiniz.

KULLANIN 05_AltRaporEkle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.AÇIN 05_AltRaporEkle veritabanını açtıktan sonra, Kategorilere Göre Satışlar raporunu Tasarım görünümünde açın ve Özellik Sayfası bölmesini görüntüleyin.

Sorun Giderme Bu alıştırma için oluşturulan veritabanı ek sorgular içermektedir; önceki alıştırmadaki veritabanıyla devam etmeyin.

1. Raporun sol üst köşesindeki Rapor Seçici’de raporun seçildiğini gösteren siyah bir nokta yoksa Rapor Seçici’yi tıklayın.

2. Özellik Sayfası bölmesinin Veri sekmesinde, Kayıt Kaynağı okunu tıklayın, sonra da listede Kategorilere Göre Satışlar’ı tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın.

3. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın ve Ürünler etiketinin sol alt köşesinin altında bir yeri tıklayın.

Access ana raporda boş bir ilişkisiz rapor açar ve Alt Rapor sihirbazını başlatır.

4. Varolan Tablolar’ı veya Sorgular’ı kullan seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

5. Tablolar/Sorgular listesinde, Sorgu: Kategorilere Göre Satışlar’ı tıklayın.

6. Kullanılabilir Alanlar listesinden Seçili Alanlar listesine taşımak için KategoriNo, ÜrünAdı ve Ürün Satış Tutarı alanlarını çift tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.

7. Listeden seçeceğim ve Gösterilecek: Kategorilere Göre Satışlar Kayıt Kaynağı: Kategoriler Kullanılan: KategoriNo seçiliyken, İleri’yi tıklayın.

8. Teklif edilen Kategorilere Göre Satışlar alt raporu adlıyla bir alt rapor oluşturmak için Son’u tıklayın.

Kategorilere Göre Satışlar alt raporu ana rapora eklediğiniz ilişkisiz alt raporun yerini alır.

9. Alt raporun tamamı seçili değilse, seçmek için üst kenarını tıklayın. Özellik Sayfası bölmesi otomatik olarak açılmazsa tuşuna basın.

Alt Form/ Alt Rapor

Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 241

242 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

10. Biçim sekmesinde, Genişlik özeliğini 14 cm’ye, Yükseklik özelliğini de 3 cm’ye ayarlayın ve tuşuna basın.

11. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi kılavuzunda boş bir yeri tıklayın ve + tuşlarına basarak tüm denetimleri seçin.

12. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.

Yığın düzenini kaldırmanız, Ayrıntı bölümündeki denetimleri silmeden, Rapor Üstbilgisi bölümünü silebilmenize olanak tanır.

13. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Var olan üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın. Bölümün tüm denetimleriyle birlikte silineceğini bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda, Evet’i tıklayın.

14. Alt raporda, Sayfa Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Karşılık gelen üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Sayfa Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın.

Alt rapor artık yalnızca Ayrıntı bölümünü içerir.

15. Ayrıntı bölümünde, KategoriNo metin kutusunu tıklayın ve tuşuna basın.

16. ÜrünAdı metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Genişlik özelliğini 5 cm olarak değiştirin.

17. Ürün Satış Tutarı metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Sol özelliğini 7 cm’ye, Genişlik özelliğini de 3 cm’ye değiştirin.

Etiketler üst üste gelir.

18. Ana raporda, yarısı görünen Kategorilere Göre Satışlar alt rapor etiketini silin.

İpucu Yanlışlıkla bir denetimi silerseniz, Ctrl+Z tuşlarına basın veya silmeyi geri almak için Geri Al düğmesini tıklayın.

Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 243

244 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

19. Alt raporda, Ayrıntı bölüm başlığının altında kılavuzun boş bir yerini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da görüntülemek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın.

20. Alt rapor penceresini Rapor Altbilgisi bölümüne kaydırın. (Kaydırma çubuğunu görmek için rapor penceresini ayarlamanız gerekebilir.) Denetimler grubunda, Metin Kutusu düğmesini tıklayın, sonra da Rapor Altbilgisi bölümünün ortasını tıklayın.

Access ilişkisiz bir denetim ve etiketini ekler. Bu denetimi hesaplamayı yapmak için kullanacaksınız.

21. İlişkisiz denetimin etiketini tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, aşağıdaki özellikleri ayarlayın:

Özellik Ayar Resim Yazısı Toplam: Yazı Tipi Adı Arial Yazı Tipi Boyutu 9 Yazı Tipi Genişliği Koyu

Metin Kutusu

22. İlişkisiz metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, İfade Oluşturucusu’nu başlatmak için Denetim Kaynağı özelliğindeki üç nokta düğmesini tıklayın.

Sorun Giderme İfade Oluşturucusu’nu daha önce kullanmadıysanız, Office’in yüklemesi gerekebilir. Yükleme işlemi için Office yükleme CD’sini takmanız gerekir.

23. İlk sütunda, Fonksiyonlar’ı çift tıklayın, sonra da Yerleşik İşlevler’i tıklayın.

24. Üçüncü sütunda, Topla’yı çift tıklayın.

Access ifade kutusunda Topla (<<expr>>) ifadesini görüntüler.

25. <<expr>> ifadesini tıklayın. İlk sütunda, Kategorilere Göre Satışlar alt raporu’nu tıkayın ve ikinci sütunda, Ürün Satış Tutarı’nı çift tıklayın.

26. İfade Oluşturucusu’nu kapatmak için Tamam’ı tıklayın ve hesaplamayı Özellik Sayfası bölmesine girmek için tuşuna basın.

27. İlişkisiz metin kutusu için yazı tipi özelliklerini Adım 21’de yaptığınız gibi ayarlayın.

28. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Biçim okunu tıklayın, Para Birimi’ni tıklayın ve tuşuna basın.

Access şimdi hesaplamanın sonuçlarını para birimi olarak gösterecektir.

29. Hesaplanan denetimin ve etiketinin Sol ve Genişlik özelliklerini Ayrıntı bölümündeki denetimlerin ayarlarına göre değiştirin.

Üç Nokta düğmesi

Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 245

246 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

30. Değişiklikleri kaydedin. Çalışmanızın sonuçlarını görmek için Görünüm araç çubuğunda, Baskı Önizleme düğmesini tıklayın.

31. Görünümü değiştirmek için Görünüm araç çubuğunda, Tasarım Görünümü’nü tıklayın.

İpucu Baskı Önizleme’de görüntülenirken, alt raporun ana rapordaki düzenini etkileyen birkaç etken olur. Alt raporun genişliği metnin görüntülenmesi için kullanılabilen boşluğun genişliğini belirler. Alt raporun yüksekliği ürün bilgilerinin gösterildiği alanın en az yüksekliğini belirler (alt rapor için Küçülebilir özelliği Hayır olarak ayarlandığı için). Ürün görüntüleme alanının en fazla yüksekliği listenin uzunluğu ile (Küçülebilir özelliği Evet olarak ayarlandığı için) alt raporun altındaki boşlukla Ayrıntı bölümünün altındaki boşluğun toplamı kadardır.

32. Seçmek için alt raporu tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Kenarlık Stili özelliğini Saydam olarak değiştirin.

33. Değişiklikleri kaydedin ve raporun önizlemesini yapın.

KAPATIN Kategorilere Göre Satışlar raporunu ve 05_AltRaporEkle veritabanını kapatın.

Baskı Önizleme

Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak

Access’teki Baskı Önizleme diğer Microsoft Office programlarındaki Baskı Önizleme’ye çok benzer. Raporlarınıza Baskı Önizleme’de dikkatlice bakarsanız, bunları yazdırınca büyük sürprizlerle karşılaşmazsınız. Access gerçek verileri gösteren ve düzeni iyileştirmenize olanak veren Düzen Görünümü adında bir seçenek daha sağlamaktadır.

Bu alıştırmada, hem Baskı Önizleme hem de Düzen Görünümü’ndeki bir raporun önizlemesini yapacaksınız ve kullanılabilir yazdırma seçeneklerini inceleyeceksiniz.

KULLANIN 06_Yazdırma veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm08 alt klasöründedir.AÇIN 06_Yazdırma veritabanını açtıktan sonra, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu Tasarım görünümünde açın.

1. Giriş sekmesinde, Görünümler grubunda, görünümlerin listesini görüntülemek için Görünüm okunu tıklayın.

Rapor Görünümü, Baskı Önizleme, Düzen Görünümü ve Tasarım Görünümü seçenekleri ve her birinin bir simgesi vardır. Geçerli görünüm bir kenarlık ve arka planla belirtilir. Görünüm düğmesini tıkladığınızda liste açılmaz, varsayılan görünümün simgesini (bu örnekte, Rapor görünümü) görüntüler. Tasarım Görünümü’ndeyseniz, Rapor Görünümü, Baskı Önizleme ve Düzen Görünümü’nü listeden seçebilirsiniz.

2. Görünüm listesinde Baskı Önizleme’yi tıklayın.

Önizleme ortamı raporun yazdırıldığında nasıl görüneceğinin bir resmi gibidir. Baskı Önizleme dışındaki tüm sekmeler gizlenir. Pencerede resmin tamamını göremiyorsanız, pencereye ekranı kaplatın veya sayfayı büyütmek için Yakınlaştır denetimini kaydırın.

Bir Raporun Önizlemesini Yapmak ve Raporu Yazdırmak 247

248 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak

İpucu İşaretçiyi artı işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor yakınlaşır. Eksi işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor uzaklaşır.

3. Raporun diğer sayfalarını görüntülemek için Gezinti çubuğunda, Sonraki Sayfa düğmesini sürekli tıklayın.

4. Önizlemeyi Kapat grubunda, Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesini tıklayın.

İpucu Otomatik hata denetleme form ve raporlardaki yaygın hataları belirler ve bunları düzeltmeniz için size bir fırsat verir. Örneğin, Access bir raporun sayfadan geniş olduğunu bildirir. Hata denetimini etkinleştirmek için Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Access Seçenekleri’ni tıklayın. Menüde, Nesne Tasarımcıları’nı tıklayın, sonra pencereyi kaydırın, Hata Denetimini Etkinleştir onay kutusunu ve istediğiniz diğer denetim seçeneklerini seçin, sonra da Tamam’ı tıklayın.

5. Görünüm listesinde, Düzen Görünümü’nü tıklayın.

Düzen görünümü, Tasarım görünümü ve Rapor görünümü arasında bir geçiştir. Bir raporu oluşturduktan sonra, alanlar ekleyebilir, düzeni ayarlayabilir ve Düzen görünümünde gruplandırma ve sıralama düzeyleri ekleyebilirisiniz. (Ancak, Düzen görünümünde bir rapor oluşturamazsınız.) Tasarım görünümünün aksine, Düzen görünümü bitmiş rapora daha çok benzer ve denetimlerde kayıtlarınızdaki gerçek verileri görüntüler.

6. Sonuçları görmek için raporu kaydırın.

7. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da Yazdır’ı tıklayın.

Yazdır iletişim kutusu görünür.

Sonraki Sayfa

Burada, Sayfa Yapısı iletişim kutusunu açmak için Ayarlar düğmesini tıklayabilir veya Ad kutusunda atanmış olan yazıcıya özgü özellikleri ayarlayabileceğiniz bir iletişim kutusu açmak için Özellikler’i tıklayabilirsiniz. Hangi sayfaların yazdırılacağını ve her biri için kopya sayısını da belirtebilirsiniz. Bu iletişim kutusunda gördüğünüz seçenekler bilgisayar sisteminize göre değişir.

KAPATIN Yazdırma iletişim kutusunu, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu ve 06_Yazdırma veritabanını kapatın. Sonraki bölüme geçmeyecekseniz Access’ten çıkın.

Önemli Noktalar l Access’te oluşturulan bir rapor bilgileri özetler ve düzenler. Bir raporu tasarlarken,

oluşturmak istediğiniz bakış açısını, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin düzeyini düşünün.

l Bir raporu sihirbaz kullanarak veya kullanmadan oluşturabilirsiniz. Bir raporu oluşturduktan sonra, Tasarım görünümünde geliştirebilir ve değişikliklerinizin sonuçlarını Baskı Önizleme veya Düzen görünümünde görüntüleyebilirsiniz.

l Bir ana rapor oluşturup ona alt rapor olarak başka raporlar bağlayabilirsiniz.

l Raporlara denetimler ekleyebilir ve bu denetimlerin özelliklerini ayarlayabilirsiniz. Bir veya daha fazla kayıttan, tablodan veya sorgudan bilgiler görüntüleyebilir, rapora ve onun her sayfasına özgü üstbilgiler ve altbilgiler ekleyebilirsiniz.

l Bir raporda özet hesaplamaları veya istatistikleri görüntüleyebilir, bir sorguyu temel alarak oluşturduğunuz bir rapor içinde hesaplamalar yaparak raporu daha kullanışlı hale getirebilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu kullanarak Access’e hesaplama işlemlerini tanımlarsınız.

Önemli Noktalar 249

Bir Bakışta BölümBir geçiş panosu oluşturmak, sayfa 252

Özel kategoriler oluşturmak, sayfa 259

Veritabanı kullanıcılarının kullanabileceği özellikleri

denetlemek, sayfa 262

251

9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir geçiş panosu oluşturmak 4 Özel kategoriler oluşturmak 4 Veritabanı kullanıcılarının kullanabileceği özellikleri denetlemek 4 Sık kullanılan Access komutlarını kolay ulaşabilir yapmak

Bir Microsoft Office Access veritabanı nesnelerin, bilgilerin ve onları yönetmek ve işlemek için gereken araçların karmaşık bir birleşimidir. Bu kitabın ilk sekiz bölümünde, bilgileri girmek, düzenlemek, almak ve görüntülemek için bu bileşenlerle nasıl çalışıldığını öğrendiniz. Artık Access’i bilenlerin kullanabileceği veritabanları oluşturabilirsiniz.

Ancak veritabanınızı Access’i iyi bilmeyen kişiler bilgi girmek ve almak için kullanacaklarsa onları Access’in iç işleyişden uzak tutmak için izleyeceğiniz bazı adımlarla bilgiler daha güvenli, kullanıcılar da daha mutlu olur. Nesne ve bilgi koleksiyonunuzu ilgili görevleri düzenleyen bir uygulamaya çevirmeniz gerekir. Böylece kullanıcılar veritabanının içerde çalıştırdığı programları kullanmayı öğrenmek yerine eldeki işe odaklanabilirler.

Kendiniz biraz daha fazla çaba harcayarak, diğer insanların verilerinize erişmesini ve verilerinizi işlemesini çok daha kolay, yanlışlıkla değiştirmelerini ve silmelerini çok daha zor hale getirebilirsiniz. Access’in önceki sürümlerinde, bir veritabanına erişimi denetlemenin en yaygın yolları geçiş panoları ve başlangıç seçenekleri idi. Access 2007 geçiş panoları için desteği azaltmış ve kullanılabilir başlangıç seçeneklerini oldukça değişitirmiştir. Access 2007’de geçiş panolarının işlevselliği, yeni bir özellik olan özel gruplar ile sağlanmaktadır. Ancak, Access 2007’de geçiş panosu oluşturmak için Geçiş Panosu Yöneticisi hâlâ kullanılabilir ve Access’in önceki sürümlerinde oluşturulan geçiş panoları çoğu bölümler için hâlâ işlevseldir.

252 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

Sorun Giderme Başlatma seçenekleri ve genel eklenti menüleri gibi bazı eski özellikler veritabanını Access 2007 biçimine dönüştürmeden Access 2003 MDB dosyası olarak açarsanız kullanılabilir.

Bu bölümde, basit bir geçiş panosunun nasıl oluşturulduğunu öğrenecek, özel gruplar oluşturacak, Şerit’e özel menüler ekleyecek ve çeşitli başlatma seçenekleri ayarlayacaksınız.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Bir Geçiş Panosu OluşturmakBir geçiş panosu, kullanıcıların ek sayfalar açmak, iletişim kutuları görüntülemek, verileri görüntülemek ve girmek için formlar açmak, raporların önizlemesini yapmak, yazdırmak ve diğer etkinlikleri başlatmak için tıklayabileceği düğmeleri içeren bir sayfalar topluluğudur. Örneğin, bir satıcı siparişler girmek ve yeni müşteriler eklemek üzere bir formu görüntülemek için bir geçiş panosu kullanabilir.

Geçiş panoları aşamalı olarak kullanımdan kaldırılıyor olsa da Access 2007’de hâlâ çalışmaktadır ve yeni düzene yavaşça geçiş yapmak isteyenler için bu kitapta da anlatılmıştır.

Geçmişte bir geçiş panosu oluşturmadıysanız ve bu tür bir özellik istiyorsanız bu konuyu atlamanızı ve özel grupları incelemenizi öneririz. Geçiş panolarını kendiniz veya Geçiş Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturabilirsiniz. Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosu, makrolar ve Microsoft Visual Basic (VBA) kodlarıyla birbirine bağlanan sizin tasarladığınız birden çok formdan (sayfadan) oluşur. Geçiş Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturulan bir geçiş panosu bir Geçiş Panosu Öğeleri tablosu ve program geçiş panonuzu görüntülediğinde şablon olarak hizmet eden bir genel form içerir. Tasarım görünümünde düğmelerin konumlarını değiştirebilir ve başka görsel öğeler (resim vb.) ekleyebilirsiniz.

Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosunun aksine, etkin düğmelerin sayısını ve yalnızca her düğme tıklandığında gerçekleştirilen eylemi Geçiş Panosu Öğeleri tablosu bilgilerini düzenleyerek değiştirebilirsiniz.

İpucu Geçiş Panosu Yöneticisi’yle oluşturulan geçiş panolarını kullanmak için nasıl çalıştıklarını bilmeniz gerekmez ama geri planda neler olduğunu bilmek değişiklik yapmak istediğinizde işe yarar. Geçiş panosu açıldığında Access, Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki bilgileri okuyan VBA kodunu çalıştırır ve ana formda görünecek düğmeleri belirleyen özellikleri ayarlamak için kullanır. Kod görünecek düğmelerin etiketlerini ve eylemlerini de belirler. Geçiş panosu hiyerarşisinde ikinci bir düzeye geçmek için bir düğmeyi tıklarsanız, kod tabloyu tekrar okur ve ana form için özellikleri sıfırlayarak yeni düzey için yeni bir sayfa oluşturur.

Bu alıştırmada Geçiş Panosu Yöneticisi’ni kullanarak basit bir geçiş panosu oluşturacaksınız.

KULLANIN 01_GeçişPanosu veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir.AÇIN 01_GeçişPanosu veritabanını açın.

1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Geçiş Panosu Yöneticisi düğmesini tıklayın. Bir geçiş panosu oluşturmak isteyip istemediğiniz sorulduğunda Evet’i tıklayın.

Geçiş Panosu Yöneticisi penceresi, Geçiş Panosu Yöneticisiyle oluşturulan sayfaları listeler. Bu veritabanında bir geçiş panosu olmadığından Access başlangıç yapmanız için varsayılan bir sayfa listeler.

2. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde Ana Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın.

Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresi açılır.

Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 253

254 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

3. Geçiş Panosu Adı kutusunda, Ana Geçiş Panosu’nu AA Geçiş Panosu ile değiştirin. Kapat’ı tıklayın.

4. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresinde, Yeni’yi tıklayın.

Yeni Oluştur iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusunda geçiş panosuna ekleyeceğiniz yeni sayfaları adlandırabilirsiniz.

5. Varsayılan yeni geçiş sayfası adını Formlar olarak değiştirin ve Tamam’ı tıklayın.

6. Raporlar adında bir sayfa oluşturmak için Adım 4 ve 5’i tekrarlayın.

7. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde AA Geçiş Panosu (Varsayılan) seçiliyken, Düzenle’yi tıklayın.

8. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresinde, Yeni’yi tıklayın.

Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda, ana geçiş panosu sayfasındaki düğmelere özellikler atayabilirsiniz.

9. Metin kutusuna Formlar yazın.

Bu metin Komut kutusunda belirtilen komut için bir düğme etiketi olacaktır.

10. Seçebileceğiniz komutları görüntülemek için Komut okunu tıklayın ve Geçiş Panosuna Git seçeneğini tıklayın.

Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusundaki geçerli ayarlarla, bir kullanıcı AA Geçiş Panosu sayfasındaki Formlar düğmesini tıkladığında Access, Geçiş Panosu kutusunda belirteceğiniz geçiş panosu sayfasını görüntüleyecektir.

11. Geçiş Panosu okunu tıklayın ve listeden Formlar’ı seçin.

Geçiş Panosu liste öğeleri şu anda seçili komut için seçenekleri gösterir.

12. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

13. AA Geçiş Panosu sayfasında üç düğme daha oluşturmak için aşağıdaki bilgileri kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın.

Metin Komut Geçiş Panosu veya MakroRaporlar Geçiş Panosuna Git RaporlarGeçiş Panosunu Kapat Makro Çalıştır Switchboard1 .closeSBVeritabanını Kapat Uygulamadan Çık (yok)

Bir kullanıcı AA Geçiş Panosu sayfasındaki Geçiş Panosunu Kapat düğmesini tıkladığında Access, Geçiş Panosu makro grubunu açacak ve closeSB satırındaki makroyu çalıştırmaya başlayacaktır.

Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 255

256 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

İpucu Switchboard1.closeSB makrosu Access’le beraber gelmez. Bu alıştırma için özel olarak yazılmış basit bir makrodur. Nesneler çubuğundaki Makrolar’ı tıklayıp istediğiniz makroyu Tasarım görünümünde açarak veritabanına dahil edilen makroları gözden geçirebilirsiniz.

Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresi az önce oluşturduğunuz dört öğeyi listeler.

14. Geçiş Panosu Yöneticisine dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresinde, Kapat’ı tıklayın.

15. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Formlar’ı tıklayın, sonra da Düzenle’yi tıklayın. 16. Formlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri

kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın:

Metin Komut Form veya Geçiş PanosuKategorileri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda

Form AçKategoriler

Siparişleri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda Form Aç

Siparişler

Ürünleri Düzenle/Gir Düzenleme Modunda Form Aç

Ürünler

Geri Dön Geçiş Panosuna Git AA Geçiş Panosu

17. Geçiş Panosu Yöneticisi’ne dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle penceresini kapatın. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Raporlar’ı tıklayın, sonra da Düzenle’yi tıklayın.

18. Raporlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri kullanın:

Metin Komut Form veya Geçiş PanosuKategorilere Göre Satışları Önizle/Yazdır

Rapor Aç Kategorilere Göre Satışlar

Müşteri Etiketlerini Önizle/Yazdır Rapor Aç Müşteri EtiketleriÜrünlerin Alfabetik Listesini Önizle/Yazdır

Rapor Aç Ürünlerin Alfabetik Listesi

Geri Dön Geçiş Panosuna Git AA Geçiş Panosu

19. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle iletişim kutusunu ve Geçiş Panosu Yöneticisi’ni kapatın.

20. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Geçiş Panosu’nu çift tıklayın.

Yeni geçiş panonuz Form görünümünde açılır.

Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 257

258 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

21. AA Geçiş Panosu sayfasında, Formlar düğmesini tıklayın. Formlar geçiş panosunda, Kategoriler formunu görüntülemek için Kategorileri Düzenle/Gir düğmesini tıklayın.

22. Kategoriler formunu kapatın. Ana geçiş panosuna dönmek için Formlar geçiş panosunda Geri Dön düğmesini tıklayın.

23. Tasarım görünümüne geçin.

Şu anda yalnızca bir düğmesi ve onun varsayılan etiket metni olan form, aslında geçiş panonuz için bir şablondur. Düğmeleri ve etiketleri eklemek için gerekli bilgileri Geçiş Panosu Yöneticisi tarafından oluşturulan Geçiş Panosu tablosu içerir.

Her olay Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki bir değişkenle ilişkilidir. Bu değişken de belirttiğiniz komut ve parametreyle (varsa) ilişkilidir. Bir düğmeyi Form görünümünde tıkladığınızda Access Tıklandığında özelliğine başvurur, Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki değişkeni arar ve ilişkili komutu yerine getirir.

24. Düğmeyi veya etiketi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini açmak için tuşuna basın.

25. Düğmeler ve etiketler için Tıklatıldığında olayını görüntülemek üzere Özellik Sayfası bölmesinde, Olay sekmesini tıklayın.

Kullanıcı bir düğmeyi tıkladığında başlatılan olay katıştırılmış bir makrodur. Katıştırılmış makrolar Access 2007’de yeni bir özelliktir. Bunlar Gezinti Bölmesi’ndeki Makrolar yerine bir form veya raporla depolanır ve normal makroların sunduğundan daha yüksek bir güvenlik düzeyi sunar. Katıştırılmış makroları görüntülemek için üç nokta (…) düğmesini tıklamanız gerekir.

İpucu Daha fazla sayfa ve komut eklemek için Geçiş Panosu Yöneticisi’ni yeniden açabilir, grafik ve diğer nesneleri eklemek için de Geçiş Panosu’nu Tasarım görünümünde açabilirsiniz.Çalışan geçiş panosunu üretmek için gereksinim duyduğunuz her şey Geçiş Panosu formunda ve Switchboard Items tablosunda bulunmaktadır. Formu ve tabloyu başka bir veritabanından kopyalayarak veya alarak ve bunları Geçiş Panosu Yöneticisi’yle gerektiği gibi değiştirerek benzer bir geçiş panosu oluşturabilirsiniz.

KAPATIN Özellik sayfasını kapatın, Geçiş Panosu formunu kaydedin ve kapatın, sonra da 01_GeçişPanosu veritabanını kapatın.

Özel Kategoriler OluşturmakBir geçiş panosunu kullanıcıların nesnelere daha kolay erişmelerini sağlamak için kullanabilirsiniz ama Access 2007’de çalışırken bunu özel kategori kullanarak yapmak çok daha kolaydır.

Bölüm 1, “Access 2007’yi Keşfetmek”te tanımlandığı gibi, Gezinti Bölmesi’nin üstündeki geniş çubuk bir kategori başlığıdır. Bunun altındaki daha küçük olan her çubuk bir grup başlığıdır. Birkaç yerleşik kategoriyi kullanılabilir ve bir kategori altında listelenen gruplara çeşitli yollarla filtre uygulayabilirsiniz.

Ayrıca her biri birden çok özel grup içeren on özel kategori oluşturabilirsiniz. Herhangi bir geçerli Access nesnesini nesne için kısayol oluşturmak üzere bir özel gruba sürükleyip bırakabilirsiniz; nesnenin kendisi özgün grubunda kalır. Kategorilerin, grupların ve nesne kısayollarının bu kullanımı, geçiş panosu sayfalarının, öğelerinin ve komutlarının yerini kolayca alabilir. Örneğin, muhasebe bölümü her ayın son gününde bir rapor kümesi kullanıyorsa, Ay Sonu Raporları grubunu içeren bir Muhasebe kategorisi oluşturabilir ve raporları bu gruba ekleyebilirsiniz. Veya Pazarlama bölümü çeşitli formlar, sorgular ve raporlarla programlı bir şekilde çalışıyorsa bunlar için Pazarlama kategorisi oluşturabilirsiniz. Bu kategori tüm nesneler için kısayollar bulunduran bir grup veya her nesne türü için bir grup içerebilir. Bir gruba eklenecek nesnelerin türleri konusunda herhangi bir kısıtlama yoktur.

Bu alıştırmada, bir özel kategori oluşturacak, sonra da ona gruplar ekleyeceksiniz.

Özel Kategoriler Oluşturmak 259

260 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

KULLANIN 02_ÖzelKategori veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir.AÇIN 02_ÖzelKategori veritabanını açın.

1. Gezinti Bölmesi’nin üstünde, Tüm Access Nesneleri kategorisini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Gezinti Seçenekleri’ni tıklayın.

Gezinti Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

2. Gruplandırma Seçenekleri alanında, Öğe Ekle düğmesini tıklayın.

Kategoriler listesinde yeni bir kategori görünür. Kategori adı seçilidir.

3. Özel Kategori 1’i AA Kategori ile değiştirin.

Sağ bölmenin başlığı seçili kategori adını gösterecek şekilde değişir.

4. Grup Ekle düğmesini tıklayın ve Gruplar listesinde Özel Grup 1’i Formlar ile değiştirin.

İpucu Her kategori Atanmamış Nesneler adında varsayılan bir grup içerir. Bu grup veritabanındaki tüm nesnelerin listesini içerir ve özel gruplarınızda oluşturacağınız kısayolların kaynağıdır.

5. Raporlar adında bir grup eklemek üzere Adım 4’ü tekrarlayın. Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

Şimdi göremeseniz de yeni kategoriniz Gezinti Bölmesi’ne eklenmiştir.

6. Kategorilerin listesini görüntülemek için Gezinti Bölmesi’nin üstündeki kategori başlığını tıklayın, sonra da yeni kategoriniz olan AA Kategori’yi tıklayın.

Kategorinizde oluşturduğunuz Formlar grubu, menünün üst bölümünde, Raporlar grubu ve Atanmamış Nesneler grubu da altında görünür.

7. Atanmamış Nesneler grubunda, Kategoriler formunu (tablosunu değil; öğeleri simgelerinden ayırt edebilirsiniz) tıklayın. tuşunu basılı tutun ve Siparişler, Ürünler ve Müşteriler formlarını tıklayın. tuşunu bırakın, listeyi yukarı kaydırın ve seçili formları Formlar grup başlığına sürükleyin.

İpucu Nesnenin sol tarafındaki simge nesne türünü belirtir.

Access seçili formlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Formlar grubuna taşır.

8. Atanmamış Nesneler grubunda, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu tıklayın, tuşunu basılı tutun ve Kategorilere Göre Satışlar ve Müşteri Etiketleri raporlarını tıklayın. Sonra seçili nesnelerden birini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Gruba Ekle’yi işaret edin ve Raporlar’ı tıklayın.

Access seçili raporlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Raporlar grubuna taşır.

İpucu Atanmamış Nesneler grubunu Gezinti Bölmesi’nde görünür bırakabilir veya gizleyebilirsiniz. Gizlemek için Atanmamış Nesneler başlık çubuğunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Gizle’yi tıklayın. Grubu geri yüklemek için Gezinti Seçenekleri iletişim kutusunu açın, AA Kategori’yi tıklayın, Atanmamış Nesneler onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

9. Yeni kısayolları sınamak için her formu ve raporu açın.

KAPATIN 02_ÖzelKategori veritabanını kapatın.

Geçiş Panosu alıştırmasında 25, bu alıştırmada 9 karmaşık adım vardı. Kategoriler oluşturmak geçiş panoları oluşturmaktan yalnızca çok daha hızlı olmakla kalmaz, farklı kişiler veya amaçlar için farklı kategoriler oluşturabilir, nesneleri kolayca ekleyebilir ve kaldırabilirsiniz.

Özel Kategoriler Oluşturmak 261

262 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek

Veritabanınız Access’te deneyimi az olan veya hiç olmayan kişiler tarafından kullanılacaksa bir veritabanı açıldığında hangi özelliklerin kullanılabileceğini denetlemek isteyebilirsiniz. Bunu yapmanın birkaç yolu vardır. Kullanıcıların veritabanını yalnızca açabilmelerini isterseniz Access masaüstü kısayolu ve Başlat menüsü bağlantısına bir veya daha fazla seçenek ekleyebilirisiniz. Veritabanı seçenekleri hakkında daha fazla bilgi için Microsoft Office Access Yardımı’na başvurun.

Kullanıcıların çalışmalarını denetlemenin daha yaygın bir yolu her veritabanında başlangıç seçeneklerini ayarlamaktır. Kullanıcılar tarafından kullanılabilecek menüleri ve Şerit sekmelerini, açılacak ilk formu (bir geçiş panosu gibi) ve diğer özellikleri denetlemek için başlangıç seçeneklerini kullanabilirsiniz. Başlangıç formu başka koşulları ayarlamak için otomatik olarak çalışan makrolar ve VBA yordamları içerebilir.

Bu alıştırmada, veritabanının deneyimsiz kullanıcılara uygun bir sürümünü oluşturmak için bir geçiş panosuyla bazı özel menüleri birbirine bağlayan başlangıç seçeneklerini ayarlayacaksınız. Bu seçeneklerle deneme yapacak sonra da, bunları atlayacaksınız.

İpucu Bu alıştırmada örnek veritabanı için özel olarak oluşturulmuş menüler kullanılmaktadır. Bu gibi menülerin nasıl oluşturulduğu hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı sistemine başvurun. Bu alıştırmadaki Siparişler formu birkaç özel makro kullanır. Bu makroları Nesneler çubuğundaki Makrolar’ı tıkladıktan sonra Siparişler formunu Tasarım görünümünde açarak inceleyebilirsiniz.

KULLANIN 03_Özellikler veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm09 alt klasöründedir.AÇIN 03_Özellikler veritabanını açın.

1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da menünün sağ alt köşesinde, Access Seçenekleri’ni tıklayın.

2. Access Seçenekleri penceresinin sol bölmesinde, Geçerli Veritabanı’nı tıklayın.

Access geçerli veritabanı için seçenekleri görüntüler.

3. Uygulama Seçenekleri alanında, Uygulama Başlığı kutusuna Özellikler yazın ve tuşuna basın.

Access veritabanın başlık çubuğunda her zamanki Microsoft Access başlığı yerine girdiğiniz metni görüntüleyecek.

4. Uygulama Simgesi kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın. Simge Gözatıcısı iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm09 klasörüne gidin ve 03_Simge adlı simgeyi çift tıklayın.

5. Uygulama Simgesi kutusunun altında, Form veya Rapor Simgesi olarak kullan’ı işaretleyin.

Seçili simge ayarladığınız gezinti özelliklerine bağlı olarak, formların ve raporların başlık çubuklarının sol ucunda veya sekmelerinde görünecek.

6. Form Görüntüle okunu tıklayın ve listeden Geçiş Panosu’nu seçin.

Geçiş Panosu veritabanı her açıldığında görüntülenecek.

Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek 263

264 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

İpucu Access Özel Tuşlarını Kullan onay kutusu seçiliyken, veritabanı kullanıcıları aşağıdaki tuş birleşimlerini kullanabilirler:F11 Gezinti Bölmesi’ni görüntüler ve gizler.Ctrl+G Visual Basic Editor’deki Immediate penceresini görüntüler.Alt+F11 Visual Basic Editor’e geçer.Ctrl+Break Access’in sunucudan kayıt almasını durdurur.Bir veritabanını geliştirirken bu seçeneklerin olması yararlıdır ama veritabanını başkalarının kullanımına açmadan önce bunları devre dışı bırakabilirsiniz.

7. Gezinti Bölmesini Görüntüle onay kutusunu temizleyin.

Artık Gezinti Bölmesi başlangıçta görüntülenmez. Access Özel Tuşlarını Kullan özelliğini de devre dışı bırakırsanız Gezinti Bölmesi hiç kullanılamaz.

8. Şerit Araç Çubuğu Seçenekleri alanında, Tam Menülere İzin Verme ve Varsayılan Kısayol Menüleri İzni onay kutularını temizleyin.

Bu seçenekleri devre dışı bıraktığınızda kullanıcıların bu araçlara erişimini engelleyerek veritabanındaki istenmeyen değişiklikleri önlemiş olursunuz. Görecekleri tek şey Giriş sekmesi ve oluşturduğunuz özel menülerdir.

İpucu Şerit Araç Çubuğu alanında Kısayol Menü Çubuğu varsayılan ayar olarak seçiliyken bir kullanıcı bir formu farenin sağ düğmesiyle tıkladığında standart kısayol menüsü görünür. Yalnızca gerekli komutların görünmesi için özel bir kısayol menüsü oluşturabilir ve bunu bu pencerede veya formun özellik sayfasında belirtebilirsiniz.

9. Access Seçenekleri penceresinde, Tamam’ı tıklayın.

Başlangıç seçeneklerinin çoğu veritabanını kapatıp yeniden açmadan etkin hale gelmez. Şu anda görebileceğiniz tek değişiklik Access penceresinin başlık çubuğundaki addır.

10. 03_Özellikler veritabanını kapatıp yeniden açın.

Access seçtiğiniz başlangıç seçeneklerini görüntüler: Yeni başlık çubuğu, Giriş sekmesi ve Geçiş Panosu. Bu bölümün ilk alıştırmasında formlar ve raporlarla çalışmak için Geçiş Panosu’nu nasıl kullanacağınızı görmüştünüz. Bu veritabanında da bu özelliği kullanabilirsiniz. Ayrıca bir de Eklentiler menüsü oluşturduk ve Geçiş Panosu formuna ekledik. Böylece bu form etkin olduğunda bu menü de görüntülenecek.

11. F11 tuşuna basın.

Bu Access Özel Tuşu, Gezinti Bölmesi’ni görüntüler ve gizler. Kullanıcıların bu özelliği kullanmalarını istemiyorsanız, Access Özel Tuşlarını Kullan özelliğini devre dışı bırakabilirsiniz.

12. Eklentiler sekmesinde, Menü Komutları grubunda, Formlar’ı tıklayın ve listeden Kategori Gir/Düzenle’yi seçin. Form yeni bir belge penceresinde görünür. Eklentiler menü sekmesinin kaybolduğuna dikkat edin. Bu menü yalnızca eklendiği nesne etkinken görünür.

13. Kategoriler formunu kapatın.

Geçiş Panosu etkinleştiği için Eklentiler menüsünün yeniden görüntülendiğine dikkat edin.

14. Eklentiler sekmesinde, Menü Komutları grubunda, Form listesinde, Sipariş Gir/Düzenle’yi tıklayın.

Siparişler formu görüntülenir ama bu kez Eklenti menüsü görünmeye devam eder. Bunun nedeni hem Geçiş Panosu formuna hem de Siparişler formuna eklenmiş olmasıdır. En ileri düzey işlevler Access Seçenekleri ayarlarında devre dışı bırakıldığından, bunun geçerli veritabanında nasıl yapıldığını görmenizin bir yolu yoktur.

Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek 265

266 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

15. 03_Özellikler veritabanını kapatın.

16. tuşunu basılı tutarken 03_Özellikler veritabanını açın. Eğer bir güvenlik uyarısı görünürse uyarıyı aldığınızı onaylarken tuşunu basılı tutmaya devam edin.

Bir veritabanını açarken tuşunu basılı tutmak tüm başlangıç seçeneklerini atlar, bu nedenle veritabanı siz bu seçenekleri ayarlamadan önce başladığı gibi başlar.

İpucu Kullanıcıların başlatma seçeneklerini atlamasını önlemenin tek yolu AllowByPassKey özelliğini oluşturan ve onu Yanlış olarak ayarlayan bir VBA yordamı çalıştırmaktır. Bunun nasıl yapıldığı hakkında daha fazla bilgi için Visual Basic Editor Help dosyasında AllowByPassKey’i arayın.

17. Siparişler formunu Tasarım görünümünde açın, sonra da Özellik Sayfası’nı görüntüleyin. Diğer sekmesini tıklayın ve Menü Çubuğu için olan ayara dikkat edin. sbMenu olarak ayarlanmış olmalıdır.

Bir menüyü bir forma veya rapora Menü Çubuğu özelliğini makronun adına ayarlayarak eklersiniz. Bu makro (bu durumda sbMenu) menü adlarını Eklentiler sekmesindeki Menü Komutları grubu menüsüne eklemek üzere listeler. Her bir menüde gösterilecek komutlar ve bunlar tıklandığında yapılacak eylemler hakkında bilgi için diğer makroları (bu durumda TG1 ve TG2) da işaretler.

Neleri içerdiğini görmek için sbMenu, TG1 ve TG2’yi tasarım görünümünde açabilirsiniz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi menülerinizi oluşturmak için Access Yardım sisteminde menü ekle araması yapın.

Kullanıcılarınızın veritabanında yapabilecekleri şeyler üzerinde büyük ölçüde denetim sağlamak için veritabanınızdaki her form ve rapor için farklı menüler oluşturabilir ve bunları özel gruplar veya bir geçiş panosuyla birlikte kullanabilirsiniz.

KAPATIN 03_Özellikler veritabanını kapatın.

Sık Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşılabilir Yapmak

Access’i denetlemek için kullandığınız komutlara program pencereleri içindeki menülerden ve araç çubuklarından erişilebilir. Temel komut yapısı Access’in önceki sürümlerindekilere göre pek değişmemiştir: Sık kullanılan komutları temsil eden düğmeler Standart ve Gelişmiş araç çubuklarında ve daha az sıklıkta kullandığınız diğer komutlar Dosya, Düzenle, Görünüm, Git, Araçlar ve Yardım menülerinde bulunmaktadır. Birçok komutu klavye kısayolları kullanarak da verebilirsiniz.

İpucu Kullanılabilen klavye kısayollarının bir listesini görmek için Microsoft Office Access Yardımı düğmesini tıklayın, Arama kutusuna klavye kısayolları yazın ve Enter’a basın. Sonra Access İçin Klavye Kısayolları konusunu tıklayın.

Bu kitabın başında “Microsoft Office Access 2007’ye Giriş” bölümünde anlatıldığı gibi komutların Access nesne pencereleri (tablolar, formlar, raporlar, vb.) içinde gösterilme şekillerinde büyük değişiklikler yapılmıştır. Çalıştığınız belirli içerikte sık kullanılan komutları kolay erişilebilir hale getirmek için bu komutların düğmeleri sekmelerde gruplandırılır. Bu yeni tasarım herhangi bir zamanda gereksinim duyduğunuz komutların çoğunu bir tıklamayla kullanılabilir hale getirir. Ancak, en sık kullandığınız düğmelerin farklı sekmelere dağıtılmış olduğunu veya Access’in önceki sürümlerinde kullandığınız belirli komutların Şerit’te yer almadığını görebilirsiniz. Microsoft Office 2007 sistemi çalışma şekliniz üzerinde size daha fazla denetim vermek için Microsoft Windows XP ve Windows Vista’da kullanılan Hızlı Başlatma çubuğunun karşılığı olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu sağlamıştır. Hızlı Erişim Çubuğu, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 program pencereleri ve Microsoft

Sık Kullanılan Accses Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak 267

268 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

Office Outlook 2007 öğe pencerelerinin yanı sıra, Access nesne pencerelerindeki Microsoft Office Düğmesi’nin sağında bulunmaktadır. Herhangi bir komut düğmesini, o an hangi sekme etkin olursa olsun, her zaman kullanılabilecek şekilde Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için bir uygulama dosyası yoktur.

YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.AÇIN Herhangi bir veritabanını açın.

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucunda, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsü araç çubuğuna ekleyebileceğiniz sık kullanılan komutların listesini göstererek açılır.

2. Menünün alt kısmında, Diğer Komutlar’ı tıklayın.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir sayfasını gösteren Access Seçenekleri penceresi açılır. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda o an görünen komutlar sağ bölmede listelenir (görünme sırasına göre).

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu

Özelleştir

3. Komutları seçin: okunu tıklayın, sonra da listede, Oluştur Sekmesi’ni tıklayın.

Liste Oluştur sekmesindeki tüm komutları görüntüler.

İpucu Komutları Seçin listesindeki Tüm Komutlar’ı tıklayarak tüm Access komutlarının alfabetik listesini görebilirsiniz. Bazı durumlarda, bir komutun birden fazla örneği listede görünebilir, bunlar komutun program içinde göründüğü konumlara karşılık gelmektedir. Bir komutu işaret ettiğinizde, Ekran İpucu komut konumunu görüntüler. Bağlamsal sekmelerde görünen ve hiçbir sekmede görünmeyen komutlar da bu listede vardır.

4. Oluştur Sekmesi listesinde, Gelişmiş’i işaret edin.

Bir Ekran İpucu bu komutu koyabileceğiniz sekmeyi ve grubu görüntüler. Ekran İpuçlarını görüntülemek için başka birkaç komutu daha işaret edin ve komutların nasıl gruplandırıldığı ve onları nerede bulabileceğiniz konusunda daha fazla fikir edinir.

Sık Kullanılan Accses Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak 269

270 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek

5. Oluştur Sekmesi listesinde, Tablo’yu tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki Ekle’yi tıklayın.

Access Tablo komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda bulunan komutlar listesinin sonuna ekler.

6. Sağ bölmede, Tablo’yu tıklayın, sonra da seçili komutu listede ikinci sıraya taşımak için Yukarı Taşı düğmesini iki kez tıklayın.

7. Özelleştir sayfasının en altında, Tamam’ı tıklayın.

Tablo komutu Access’in herhangi bir yerinde rahat bir şekilde yeni bir tablo oluşturabilmeniz için artık Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda görünür.

Yukarı Taşı

Düğmeyi Adım 1 ve 2’yi tekrarlayarak, sağ bölmedeki komutu seçerek, sonra da Kaldır ve Tamam’ı tıklayarak Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırabilirsiniz.

İpucu Herhangi bir komutu Şerit’te farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na Ekle’yi tıklayarak Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sonuna ekleyebilirsiniz. Benzer şekilde, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki bir komutu araç çubuğunda farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan Kaldır’ı tıklayarak silebilirsiniz.

YAPIN Komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda tutmak istemiyorsanız, kaldırın.

Önemli Noktalar l Başkalarının verilerinize erişmelerini, verilerinizle çalışmalarını kolaylaştırmak, öte

yandan da verilerinizi değiştirmelerini ve silmelerini önlemek için bir geçiş panosu oluşturabilir ya da başlangıç seçeneklerini ayarlayabilirsiniz.

l Sık kullanılan formları, raporları ve diğer nesneleri özel kategoriler ve gruplarda düzenleyerek onlara kolay ulaşılmasını ve bazılarına ulaşılmamasını sağlayabilirsiniz. Bu özellik geçiş panosunun daha iyi bir alternatifidir.

l Herhangi bir komutu tüm veritabanları için ortak olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na veya bir veritabanına özel olan bir araç çubuğuna ekleyebilirsiniz.

Önemli Noktalar 271

Bir Bakışta Bölüm Bir veritabanına parola atamak, sayfa 274

Veritabanı kodlarının değiştirilmesini önlemek, sayfa 277

273

10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

Bu bölümde öğrenecekleriniz: 4 Bir veritabanına parola atamak 4 Veritabanı kodlarının değiştirilmesini önlemek 4 Dağıtım için veritabanının güvenliğini sağlamak

Veritabanı güvenliği hayatın acı bir gerçeğidir. Eviniz, arabanız, ofisiniz veya çantanız için olduğu gibi, veritabanınız için gereken güvenlik önlemleri neye sahip olduğunuza ve onu meraklı gözlerden mi, kazaların yol açtığı hasarlardan mı, kötü niyetli tahribattan mı yoksa hırsızlıktan mı koruyacağınıza göre değişir.

Bir şirketin işleyiş bilgileri varlığını sürdürmesi için hayati önem taşır. Örneğin, biri ürünler listenize izinsiz erişim sağlamışsa çok endişelenmeyebilirsiniz ama bir rakibiniz müşteri listenizi görmeyi veya daha kötüsü çalmayı başarmışsa çok endişeleneceksinizdir. Ve eğer biri önemli sipariş bilgilerinizi imha etmişse bu bir felaket olacaktır.

Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz veritabanınıza erişimi olması gereken kişilere gereksiz kısıtlama koymadan yeterli koruma sağlamaktır. Bir veritabanını korumak için gereken güvenlik türü veritabanını kaç kişinin kullandığına ve veritabanının nerede depolandığına bağlıdır. Veritabanınız asla bir defada birden fazla kişi tarafından açılmayacaksa aynı bilgileri aynı anda güncelleştirmeye çalışan birkaç kişinin neden olacağı bozulma için endişelenmenize gerek yoktur. Veritabanınız bir uygulamanın parçası olarak satışa sunulacaksa herhangi bir şekilde kötü amaçlarla kullanılmasını önlemek için adımlar atmak isteyeceksinizdir.

İpucu Access’in önceki sürümlerinde çalışma grupları ayarlayabiliyor ve her grubun üyeleri tarafından kullanılabilecek bilgileri ve yapılabilecek eylemleri kısıtlamak için izinler atayabiliyordunuz.

274 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

Bir veritabanını korumanın bir başka yoluysa dağıtım kanallarının güvenliğini sağlamak; örneğin, veritabanını parola korumalı bir Web sitesinden kullanılabilir hale getirmektir.

Bu bölümde, verileri yanlışlıkla veya kasıtlı bozulmalardan korumanın ve yetkisiz kişilerin özel bilgilere erişim sağlamalarını zorlaştırmanın yollarını inceleyeceksiniz. Sonra, veritabanlarını takım üyeleri arasında paylaşmanın ve paylaşılan bir veritabanını yedeklemenin yollarını öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın .

Önemli Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın CD’sinden varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekmektedir. Daha fazla bilgi için “Kitabın CD’sini Kullanmak” bölümüne bakın.

Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Veritabanına Parola AtamakVeritabanına bir parola atayarak yetkisiz kişiler tarafından açılmasını engelleyebilirsiniz. Access veritabanını açmayı deneyen herkesten parolayı girmesini ister. Veritabanı yalnızca doğru parola girildiğinde açılır.

Güvenli Bir Parolanın OluşturulmasıParola olarak herhangi bir sözcük veya sözcük öbeğini kullanabilirsiz ama güvenli parola oluşturmak için aşağıdakileri unutmayın:

l Parolalar büyük küçük harf duyarlıdır.

l Harfleri, vurgulu karakterleri, rakamları, boşlukları ve noktalama işaretlerinin çoğunu ekleyebilirsiniz.

İyi bir parola, büyük harf, küçük harf, simge ve rakam içerir ve sözlükte bulunan bir sözcük değildir. Güvenli parolalar hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki Web sayfasını ziyaret edin.

www.microsoft.con/athome/security/privacy/password.mspx

Bir parola atamanın ikinci bir yararıysa veritabanınızın her kapatışınızda otomatik olarak şifrelenmesi, açtığınızda ve doğru parolayı girdiğinizde şifresinin çözülmesidir.

İpucu Access’in önceki sürümlerinde bir veritabanını şifrelemek ve veritabanının şifresini çözmek ona bir parola atamaktan farklı bir işlevdi. Access 2002’de veya Access 2003’te oluşturulmuş bir veritabanını Access 2007’de açarsanız, şifreleme ve şifre çözme seçeneğiniz hâlâ vardır.

Bir veritabanına parola atamak kolaydır ve hiç koruma sağlamamaktan kesinlikle daha iyidir. Teorik olarak, insanlara kayıp parolaları kurtarmada yardımcı olan düşük fiyatlı birçok parola kurtarma yardımcı program kullanılabilmektedir. Bu yardımcı programlardan birini satın alan herkes veritabanınızın parolasını “kurtarabilir”. Ayrıca, aynı parola tüm kullanıcılar için geçerli olacağından (birinin parolayı başkalarına vermesi önlenemeyeceğinden) basit parola koruması tek kullanıcılı veritabanları için uygundur.

Bir veritabanına parola atamak veya parolayı veritabanından kaldırmak için önce veritabanını özel kullanımda açmanız gerekir. Bu da veritabanını başka birinin açık tutamayacağı anlamına gelir. Bu durum, aşağıdaki alıştırmada kullanılan örnek veritabanı için sorun olmayacaktır ama bir ağ paylaşımında bulunan gerçek bir veritabanını ayarlamak veya kaldırmak istiyorsanız onu başka birinin kullanmadığından emin olmanız gerekecektir.

Veritabanı ŞifrelemesiMicrosoft Office Access 2007’de oluşturulan bir veritabanı ikili (binary) dosyadır. Onu bir sözcük işlemcide veya bir metin düzenleyicisinde açarsanız içindekiler okunamaz. Ancak, dosyayı yakından iyice incelerseniz biraz bilgi edinebilirsiniz. Ama birilerinin, gizli bilgilerinizi elde etmek üzere anahtar sözcükleri arayan bir yardımcı programla veritabanı dosyanızı tarama olasılığından endişeleniyorsanız, dosyayı şifreleyebilir ve okunamaz hale getirebilirsiniz.

Access’in önceki sürümlerinde, veritabanını kodlama (şifreleme) ile parola atama işlemleri birbirinden ayrıydı. Access 2007’de, bunlar tek komutta birleştirilmiştir.

Bir dosyayı şifrelemek Access’in bir kopyasını kullanmayan kişilerin dosyanızdaki verileri okumasını ve bilgilerinize ulaşmasını engeller.

Veritabanına Parola Atamak 275

276 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

Bu alıştırmada, bir veritabanına parola atayacaksınız.

KULLANIN 01_Parola veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın ama 01_Parola veritabanını henüz açmayın.

1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra menüde Aç’ı tıklayın.

2. Aç iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne gidin ve 01_Parola veritabanını tıklayın (çift tıklamayın). Aç okunu tıklayın ve listeden Özel Kullanımda Aç’ı seçin.

Access veritabanını sizin özel kullanımınız için açar, yani siz kapatıncaya kadar veritabanını hiç kimse açamaz.

3. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Parola ile Şifrele düğmesini tıklayın.

Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusu açılır.

4. Parola kutusuna 2008!AA yazın ve tuşuna basın.

Access başkalarının parolanızı görmemesi için yazdığınız parola karakterlerini yıldız işareti ile değiştirir.

5. Doğrula kutusuna da 2008!AA yazın ve Tamam’ı tıklayın.

6. Veritabanını kapatın ve tekrar açın.

Microsoft Office Düğmesi

Parola Gerekli iletişim kutusu açılır.

7. Veritabanı parolasını girin kutusuna 2008_AA yazın sonra da Tamam’ı tıklayın.

Access parolanın geçersiz olduğunu bildirir.

8. Girdiğiniz parolanın geçersiz olduğunu bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda, Tamam’ı tıklayın.

9. Parola Gerekli iletişim kutusuna doğru parolayı (2008!AA) yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Veritabanı açılır.

KAPATIN 01_Parola veritabanını kapatın.

İpucu Bir parolayı veritabanından kaldırmak için girmeniz istendiğinde parolayı girerek veritabanını özel kullanımda açın. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz düğmesini tıklayın. Parolayı girin sonra da Tamam’ı tıklayın. Access parolayı kaldırarak herhangi birinin veritabanına girmesine izin verir.

Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini EngellemekBir veritabanına Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) yordamları eklediyseniz yeterli veya yetkili olmayan kullanıcıların kodlarda değişiklik yapmasına kesinlikle izin vermek istemezsiniz. Yetkisiz erişimleri iki yolla engellersiniz: VBA kodunu bir parolayla koruyarak veya veritabanını Microsoft Database Executable (ACCDE) dosyası olarak kaydederek. Kod için parola oluşturursanız, parolayı bilenler tarafından kullanılabilir olur. Veritabanını ACCDE olarak kaydederseniz veritabanı uygulamasını kullanan kişiler kodu çalıştırabilir ama görüntüleyemez ve düzenleyemezler.

Ayrıca Bakınız Bir veritabanını yürütülebilir dosya olarak kaydetmek için bu bölümün ilerisindeki “Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın .

Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek 277

278 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

Bu alıştırmada, bir veritabanındaki VBA kodunun güvenliğini parola atayarak sağlayacaksınız.

KULLANIN 02_Önle veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir.YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Access’i açın.AÇIN 02_Önle veritabanını açın.

1. Veritabanı Araçlar sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın.

Visual Basic Editör başlatılır.

2. Tools menüsünde, base Properties’i tıklayın.

Project Properites iletişim kutusu açılır.

3. Protection sekmesinde, Lock Project for viewing onay kutusunu seçin.

4. Password kutusuna 2008!VBA yazın ve tuşuna basın.

Access başkalarının parolanızı görmemesi için yazdığınız parola karakterlerini yıldız işareti ile değiştirir.

İpucu Lock ve Password ayarları bağımsız çalışır. Lock Project for Viewing onay kutusunu seçmek kullanıcının projeyi görmesi için parolayı girmesini gerektirir. Bir parola oluşturulmuşsa ve Lock Project For Viewing onay kutusu seçili değilse, kullanıcı proje kodunu görebilir ama Project Properites iletişim kutusunu açmak için parolayı girmek zorundadır.

5. Confirm password kutusuna 2008!VBA yazın ve Tamam’ı tıklayın.

Parola ayarlanır ama sonradan veritabanını açana ve VBA kodunu düzenlemeyi deneyene kadar onu tekrar girmeniz gerekmez.

6. Visual Basic Editor’ı ve veritabanını kapatın.

7. Veritabanını yeniden açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın (veya + F11 tuşlarına basın).

Visual Basic Editor kod penceresini açmadan, yalnızca projenin adını göstererek açılır.

Veritabanı Kodlarının Değiştirilmesini Engellemek 279

280 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

8. 02_Önle veritabanı projesinin solundaki Genişlet düğmesini tıklayın.

Password iletişim kutusu açılır.

9. Password iletişim kutusuna 2008!VBA yazın ve OK’i tıklayın.

İpucu Parolayı her veritabanı oturumunda bir defa girmeniz gerekir. Başka deyişle veritabanını kapatmadığınız veya yeniden açmadığınız sürece tekrar girmeniz gerekmez.

KAPATIN 02_Önle veritabanını kapatın.

İpucu Parolayı kaldırmak için Visual Basic Editor Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın. Protection sekmesinde, Lock Project For Viewing onay kutusunu temizleyin, parola kutularından yıldız işaretlerini silin ve OK’i tıklayın.

Genişlet

Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak Bir veritabanı bir yerel ağda (LAN) veya bir geniş alan ağında (WAN) kullanılırsa ona erişimi olan kişiler üzerinde önemli ölçüde denetiminiz olur. Ama veritabanını kendi halinde veya daha büyük bir uygulamanın bir parçası olarak dış dünyaya açarsanız denetimi kaybedersiniz. Veritabanını kimin kullandığını veya içine girmek için hangi araçları kullanılabileceklerini bilmenin bir yolu yoktur. Eğer bu sizi endişelendiriyorsa veritabanınızı Access Database Executable (ACCDE) dosyası olarak dağıtmayı deneyin.

İpucu Access’in önceki sürümlerinde bu Microsoft Database Executable (MDE) dosyası olarak adlandırılıyordu. İşlevi ve oluşturma işlemi aynıdır. Eski bir MDE dosyasını (Access 2002 veya Access 2003) Access 2007’de açarsanız, Veritabanı Araçları sekmesindeki Veritabanı Araçları grubunda, Access 2007 veritabanında çalışırken görünen ACCDE Yap komutunun yerini MDE Yap komutu alır.

Bir veritabanını birkaç kuruluş tarafından kullanılabilir hale getirmek istediğinizi ama kuruluşların üyelerinin veritabanı nesnelerini değiştirmesini ve bir şeyleri “bozmasını” istemediğinizi varsayın. Bir veritabanını ACCDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülleri derler, düzenlenebilen tüm kaynak kodlarını kaldırır ve hedef veritabanını sıkıştırır. ACCDE dosyası kullanıcıları formları ve raporları görüntüleyebilir, bilgileri güncelleştirebilir, sorguları, makroları ve VBA kodlarını çalıştırabilir. Aşağıdakileri yapamazlar:

l Formları, raporları ve modülleri Tasarım görünümünde görüntüleyemez, düzenleyemez ve oluşturamazlar.

l Diğer nesnelere ve veritabanlarına başvuruları ekleyemez, silemez ve değiştiremezler.

l VBA kodunu değiştiremezler.

l Formları, raporları ve modülleri alamazlar ve veremezler.

Access bir ACCDE dosyasını dosya ancak Access 2007 biçimindeyse kaydeder. Access 2002 ve Access 2003 veritabanları MDE dosyaları olarak kaydedilebilir.

Bir veritabanını ACCDE biçiminden kaynak ACCDB biçimine dönüştüremezsiniz, bu nedenle bir veritabanını ACCDE olarak kaydettikten sonra, özgün ACCDB dosyasını güvenli bir yerde koruyun. Formlarda, raporlarda veya VBA kodlarında bir değişiklik yapmanız gerekirse bunları özgün veritabanında yapmanız ve tekrar ACCDE olarak kaydetmeniz gerekecektir.

Bu alıştırmada, bir veritabanının güvenliğini onu dağıtılabilir bir ACCDE dosyası olarak kaydederek sağlayacaksınız.

Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak 281

282 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

KULLANIN 03_Dağıt veritabanını kullanın. Bu uygulama dosyası AA_Access2007 altındaki Bölüm10 alt klasöründedir.AÇIN 03_Dağıt veritabanını açın.

1. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, ACCDE Yap düğmesini tıklayın.

2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.

İşlem yalnızca bir saniye alır; tamamlandığında sizi bir mesaj uyarmaz.

3. Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladıktan sonra menüde Aç’ı tıklayın.

4. Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm10 klasörüne gidin.

Access 03_Dağıt.accde adında bir veritabanı yürütülebilir dosyası oluşturmuştur. Dosya simgesinde standart Access simgesinin üzerinde mavi bir kilit vardır.

İpucu 03_Dağıt.laccdb dosyası veritabanınızın kilitli olduğunu belirtir çünkü şu anda açıktır. Veritabanını kapattığınızda .laccdb dosyası kaybolur.

5. 03_Dağıt veritabanı yürütülebilir dosyasını çift tıklayın ve Microsoft Access Güvenlik Bildirimi ileti kutusu görünürse, Aç’ı tıklayın.

Microsoft Office Düğmesi

6. Gezinti Bölmesi’nde, her nesne türünden bir örneği (tablo, sorgu, vb.) farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsündeki Tasarım Görünümü düğmesinin etkin olup olmadığına dikkat edin.

Tasarım Görünümü düğmesi tablolar, sorgular ve makrolar için kullanılabilir ama diğer nesne türleri için kullanılamaz. Bu sizin veya başka bir kullanıcının formlar veya raporlarda tasarım değişiklikleri yapmasını veya veritabanıyla ilişkili VBA kodunu değiştirmesini önler.

KAPATIN 03_Dağıt veritabanını kapatın.

Önemli Çok kullanıcılı bir veritabanından ACCDE dosyasını oluştururken tüm kullanıcıların veritabanını kapattığından emin olun. Veritabanına Windows Gezgini’nde baktığınızda onunla aynı adda, .laccdb (kilitli Access veritabanı) uzantılı bir dosya görürseniz başka biri tarafından açılmış olduğunu anlarsınız. Veritabanı açıkken ACCDE dosyasını oluşturmayı denediğinizde size veritabanının bir başkası (kullanıcı adı ve makine adı) tarafından açıldığı uyarısı yapılır ve yeniden denemeniz bildirilir.

SharePoint Aracılığıyla İşbirliği YapmakKuruluşunuzda bir Microsoft Office SharePoint Server 2007 işbirliği sitesi varsa aşağıdaki yollardan biriyle Access veritabanlarınızı çevrimiçi kullanılabilir hale getirerek veri toplama ve dağıtımını bu site aracılığıyla yönetebilirsiniz.

l Bir işbirliği sitesine bir veritabanını aktarın. SharePoint Sitesine aktarma sihirbazı veritabanınıza bağlı SharePoint listeleri oluşturur. Bağlı verilere işbirliği sitesinden veya Access’ten erişerek verileri yönetebilirsiniz.

l Bir işbirliği sitesine bir veritabanını yayımlayın. Veritabanınızı bir SharePoint kitaplığında yayımlayabilir ve başkalarının bilgileri güncelleştirebileceği ve alabileceği formlar, sorgular ve raporlar sağlayabilirsiniz.

Veritabanınızı işbirliği sitesi kullanıcıları tarafından kullanılabilir hale getirdikten sonra kullanıcılar bilgilerle herhangi bir SharePoint listesi içeriğiyle olduğu gibi, çevrimiçi veya çevrimdışı, çalışabilirler ve içeriği programı açmadan, Access’te görüneceği şekilde görüntüleyebilirler.

Veritabanını bu yolla paylaşmanın bir yararı izinlerin veritabanları için tek tek ayarlanması yerine SharePoint ile düzenlenmesidir. Diğeriyse verilere site kullanıcıları tarafından yapılan değişiklikleri izleyebilmeniz, bilgilerin önceki sürümlerini kurtarmanız, böylece verileri veri kaybına karşı Access ile yapamayacağınız bir şekilde güvence altına alabilmenizdir.

Diğer taraftan, var olan SharePoint listelerinden bir veritabanı oluşturabilir ve iş akış sürecini bir veritabanıyla bütünleştirebilirsiniz.

Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak 283

284 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı

Önemli Noktalar l Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz kullanıcılara gereksiz kısıtlamalar

getirmeden, veritabanınızı ve içerdiği bilgileri yeterince korumaktır. Bir veritabanını korumak için gereken güvenlik önlemi veritabanını kaç kişinin kullandığına ve nerede depolandığına bağlıdır.

l Bir veritabanını şifreleyebilirsiniz, bu onun Access’te açılmasını ve görüntülemesini önlemez ama Access programı olmayan kişilerin verileri okumasını ve bilgilerinize ulaşmasını engeller.

l Yetkisiz kullanıcıların veritabanınızı açmasını engellemek için veritabanınıza bir parola atayabilirsiniz. Veritabanınıza bir parola atadığınızda veritabanı otomatik olarak şifrelenir.

l Veritabanınızda VBA yordamları bulunuyorsa VBA kodunu bir parola atayarak veya veritabanını bir Access Database Executable (ACCDE) dosyası olarak kaydederek koruyabilirsiniz. Kod için bir parola oluşturursanız kod parolayı bilen biri tarafından düzenlenebilir. Veritabanını bir ACCDE dosyası olarak kaydederseniz, dosyayı kullanan kişiler kodu çalıştırabilir ama görüntüleyemez ve düzenleyemezler.

l Kuruluşunuzun diğer üyeleri bir Sharepoint işbirliği sitesi aracılığıyla veritabanına veriler girebilir ve alabilir. Veritabanı bilgilerini SharePoint aracılığıyla kullanılabilir hale getirerek Access içinde yapamayacağınız yollarla izinleri düzenleyebilir, değişiklikleri izleyebilir ve sürümleri yönetebilirsiniz.

285

Access Database Executable (ACDDE) Bir veritabanının derlenmiş sürümü. Bir veritabanını ACDDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülle-ri derler, düzenlenebilir tüm kaynak kodu kaldı-rır ve hedef veritabanını sıkıştırır.

adlandırılmış aralık Bir Access tablosuna ala-bileceğiniz bir Excel elektronik tablosundaki hücre grubu.

alan Belirli bir bilgi kategorisi. Access’te bir veri-tabanı tablosundaki sütun. Ayrıca bkz. kayıt

alan özelliği Bir alana neyin, nasıl konabilece-ğini denetleyen özellik.

alma Dış verileri Access tarafından kullanılabile-cek bir biçime dönüştürme.

alt form Bir başka formun içinde bulunan bir form. Ayrıca bkz. ana form.

alt rapor Bir başka raporun içinde bulunan bir rapor. Ayrıca bkz. ana rapor.

alt veri sayfası Bir başka veri sayfasında bulu-nan bir veri sayfası.

ana form Katıştırılmış başka formlar içeren bir form. Ayrıca bkz. alt form .

ana rapor Bir veya daha fazla alt rapor için kabuk olarak hizmet eden ama temel aldığı tablolardaki bilgileri çok az gösteren veya hiç göstermeyen basit bir rapor.

Arama sihirbazı Kolayca bir arama listesi oluş-turabileceğiniz bir Access sihirbazı.

aritmetik işleç Sayılarla kullanılan işleç: +(top-lama), -(çıkarma), *(çarpma) veya /(bölme).

ayrıştırma Bir HTML belgesi gibi, alınan bir belgeyi çözümleme ve yapılandırılmış veriyi be-lirleme işlemi.

bağlanılmış ağ sürücüsü Yerel bilgisayarınızda sabit sürücü olarak erişilebilmesi için bir sürücü harfi atadığınız ağ sürücüsü. Ayrıca bkz. evren-sel adlandırma kuralı (UNC) yolu .

başlangıç seçenekleri Bir veritabanı açıl-dığında kullanıcılar tarafından kullanılabilen özellikler.

başlık çubuğu Bir belgenin üstündeki etkin bir veritabanı nesnesinin adını gösteren ve Ekranı Kapla, Simge Durumuna Küçült/ Önceki Boyut ve Kapat düğmelerinin bulunduğu alan.

bir-bir ilişkisi Bir tablodaki bir kaydın başka bir tabloda yalnızca tek bir kayda bağlandığı bir ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi.

bir-çok ilişkisi Bir tablodaki her bir kaydın baş-ka bir tablodaki birden çok kayda bağlandığı ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi.

birleşik kutu (açılır kutu) Sağ tarafındaki oku tıklattığınızda seçenekler listesi gösteren dene-tim. Listede olanlardan farklı bir seçim girmeni-ze de izin verebilir.

boş dize Aralarında hiçbir şey olmayan iki tır-nak işaretli bir Access alanı. Access bir boş di-zeyle Null (boş) alanı birbirinden ayırır.

çalışma grubu Çok kullanıcılı bir ortamdaki verileri ve aynı çalışma grubu bilgileri dosyasını paylaşan, kullanıcıların grubu. Access’i yükledi-ğinizde, kurulum programı varsayılan bir çalış-

Sözlük

286 Sözlük

ma grubu oluşturur ve o çalışma grubu içinde iki grup ayarlar: Yöneticiler ve Kullanıcılar.

çalışma sayfası Microsoft Office Excel elektro-nik tablosundaki bir Access tablosuna alınabilen bir sayfa.

çapraz sorgu İki türlü bilgiyle gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım ve diğer toplama hesaplamaları yapan bir sorgu. Ayrıca bkz. eylem sorgusu, parametre sorgusu ve seçme sorgusu .

çok-çok ilişkisi Üçüncü bir tablo yoluyla birbi-rine bağlanan iki bir-çok ilişkisi. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişki .

denetim Bir form ya da raporda kullanıcılara bilgiler görüntüleyen veya kullanıcıların bilgiler girmesine izin veren etiket, metin kutusu, seçe-nek düğmesi veya onay kutusu.

denetim kaynağı Bir denetimin bağlandığı alan, tablo veya sorgu gibi bir Access nesnesi. Ayrıca bkz. kayıt kaynağı .

denetim özelliği Özellik Sayfası’ndan erişile-bilen, bir denetimin görünüşünü ve ne tür veri gösterebileceğini belirleyen ayar.

dijital imza İnternet’te kullanılan, iletilerin gön-derilmeden önce şifrelemek, alındığında şifresi-ni çözmek için biri ortak, diğeri özel iki anahtara bağımlı bir güvenlik mekanizması.

doldurmak Verileri bir tablo veya diğer nesne-lere eklemek.

dönüşüm XML verilerini diğer biçimlere dönüş-türmek için kullanılan bir şablon türü.

düz veritabanı Bilgileri yalnızca bir tabloda de-polayabilen basit bir veritabanı programı. Ayrıca bkz. ilişkisel veritabanı .

ekleme sorgusu Bir veya birden fazla tablodaki kayıtları bir veya birden fazla tablonun sonuna ekleyen sorgu.

Ekran İpucu İşaretçiyi bir komut veya deneti-min üzerinde beklettiğinizde görünen, onunla ilgili bilgiler içeren küçük açılır pencere.

eşleşmeyenler sorgusu Bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu.

etiket denetimi Formda görünecek metni içe-ren bir form denetimi.

etiketler Bir belgenin veya diğer eylemlerin yapısını biçimlendirmek veya tanımlamak için HTML veya XML’deki yönergeler veren kodlar.

evrensel adlandırma kuralı (UNC-Universal Naming Convention) yolu Bilgisayar adı, sü-rücü harfi ve iç içe geçmiş dosya adlarını içeren bir yol adı. Yerel ağ (LAN) dosyalarına bağlan-mak için tercih edilen biçimdir. Ayrıca bkz. bağ-lanılmış ağ sürücüsü.

eylem sorgusu Bir tablodaki bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları silen bir sorgu türü. Ayrıca bkz. çapraz sorgu, seçme sorgusu ve parametre sorgusu .

filtre uygulama Bazı karakter birleşimlerini görüntülemek veya görüntüden çıkarmak için bilgileri düzenleme yolu.

form Bir veya daha fazla tabloda veya sorguda-ki alanların düzenlenmiş veya biçimlendirilmiş bir görünümü. Formlar bir veritabanındaki tab-lolarla etkileşimli olarak çalışırlar.

geçerlilik kuralı Alana gireceklerin yalnızca doğru bilgi türlerinde olmasını sağlayan bir alan özelliği.

Sözlük 287

geçiş panosu Kullanıcıların sayfa açmak, ileti-şim kutularını açmak, verileri görüntülemek ve girmek, raporları önizlemek ve yazdırmak gibi başka etkinlikleri başlatmak için tıklayabildiği düğmeleri olan sayfalar topluluğu.

Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XML-Extensible Markup Language) Bir belgedeki öğelerin yapısını belirten, HTML etiketlerine benzeyen etiketler içindeki biçimlendirmeyi be-lirleyen düz metin dosyaları.

görünüm Bilgilerin belirli bir bakış açısından gösterilmesi. Her Access nesnesinin Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümü gibi iki veya daha fazla görünümü vardır.

grup Access kullanıcı düzeyi güvenlik modelinin temel aldığı, diğer üçü nesne, izin ve kullanıcı olan dört öğeden biri.

gruplandırma düzeyi Kayıtların bir raporda gruplandırıldığı düzey. Bir alana göre gruplan-dırma yaparsanız rapor o alanda aynı değere sahip kayıtların her grubu için bir grup üstbilgisi ve altbilgisi ekler.

gruplar Bir sekmedeki düğme topluluğu.

güncelleştirme sorgusu Bir sorgunun sonuç-ları üzerinde alanı değiştirmek gibi bir eylem gerçekleştiren bir seçme sorgusu.

güvenli parola Büyük harf, küçük harf, simge veya sayı içeren ve bir sözlükte bulunan bir söz-cük olmayan bir parola.

güvenlik uyarısı Bir veya daha fazla makro içe-ren bir veritabanı açıldığında görünen bir uyarı.

hesaplama işlevleri Topla, Ortalama veya Sayım gibi, alanları gruplayan ve alan değerleri üzerinde hesaplamalar yapan işlev.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu Kaydet, Geri Al, Yinele ve Yazdır düğmelerini varsayılan ayar olarak gösteren ama başka komutları da göster-mesi için özelleştirilebilen bir araç çubuğu.

HTML Bkz. Köprü Metni İşaretleme Dili .

HTML etiketi Web belgelerindeki etiketlenmiş bilgilerin görünümünü belirleyen bir HTML komutu.

İfade Oluşturucusu Sorgularda, formlarda ve raporlarda hızlıca ifadeler (formüller) oluştura-bileceğiniz bir araç.

ifade Tablolara veya formlara özellikler atamak için kullanılabilen işlevler, alan değerleri, sabitler ve işleçlerin bir birleşimi. Ayrıca sorguların bir parçası olarak ve başka yerlerde de kullanılır. Formül de denir.

ikili dosya Bir sözcük işlemci uygulamasında anlamsız yazılar olarak görünen ve yalnızca bil-gisayar tarafından okunabilen verilerden oluşan dosya.

İletişim Kutusu başlatıcı Bir komutun diğer ayarları için seçenekler içeren bir iletişim kutu-sunu açan düğme.

ilişki İki veya daha fazla tablodaki ortak alanlar arasındaki ilişki.

İlişkili Bir tablodaki belirli bir alana bağlanan metin kutusu. Ayrıca bkz. ilişkisiz

ilişkisel veritabanı Verilerin birden çok ilişkili tabloda depolandığı, tabloların tek bir depo-lama alanı olarak işlem görmesine izin veren karmaşık bir veritabanı türü. Ayrıca bkz. düz veritabanı .

ilişkisiz Birden çok alandaki değerleri hesapla-mak için kullanıldığı için bir alana bağlı olmayan bir denetim. Ayrıca bkz. İlişkili .

288 Sözlük

imzalamak Bir dijital imza ekleyerek bir dosya-nın kaynağını ve içeriğinin garantisini vermek.

intranet Verileri bir şirket veya grup içinde özel olarak paylaşmak için kullanılan yerel bir ağ.

işleç Bkz. aritmetik işleç, karşılaştırma işleci.

işlev Bir programda, genellikle matematiksel veya finansal hesaplamalarda kullanılan adlan-dırılmış bir yordam.

izin Bir kullanıcının bir veritabanındaki verilere veya nesnelere nasıl erişebileceğini belirten bir öznitelik.

joker karakter Arama ölçütünde bilinmeyen bir karakter veya karakterlerin yerine kullanılan yıldız işareti (*) veya soru işareti (?) gibi bir yer tutucu.

karşılaştırma işleci Değerleri karşılaştıran işleç: < (küçüktür), > (büyüktür) ve = (eşittir). Bu işleçler <= (küçüktür veya eşittir), >= (bü-yüktür veya eşittir) ve <> (eşit değildir) gibi birleştirilebilir.

kayıt Bir tablodaki müşteri, çalışan ve proje gibi belirli bir konuyla ilişkisi olan bilgi öğelerinin (alanların) tümü. Ayrıca bkz. alan .

kayıt kaynağı İlişkili bir kayıttaki verilerin alına-cağı kaynak. Ayrıca bkz. denetim kaynağı .

kayıt seçici Bir tablo veya formun sol kenarın-daki gri çubuk. Bir kaydın tamamını kaydın ya-nındaki kayıt seçiciyi tıklayarak seçebilirsiniz.

komut düğmesi Bir düğme olarak görünen ve tıklandığında bir eylem gerçekleştiren denetim.

Köprü Metni İşaretleme Dili (HTML-Hypertext Markup Language) Web’de yayımlamak için belgeleri etiketlerle işaretleye-bileceğiniz resmi yazı dili.

LAN Bkz. yerel ağ (LAN).

makro Birden çok eylem gerçekleştirebilen basit bir program. Bir makro formları açmak, raporları ve kayıtları güncelleştirmek ve düğme-leri tıklamak gibi olaylara yanıt verebilir.

maske Bir alandaki verilerini görünüşünü, biçi-mini ve türünü denetleyen özellik.

metin kutusu denetimi Bir form veya ra-porda metnin girilebildiği ve düzenlenebildiği denetim.

Microsoft Database Executable (MDE) Bkz. Access Database Executable (ACCDE) .

Microsoft Office Düğmesi Office program-larını ve belgelerini (belge içeriğini değil) bir bütün olarak yöneten komutların olduğu bir menüyü açan düğme.

modül Bir Microsoft Visual Basic for Applications programı.

nesne Bir Access veritabanının tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro veya modül gibi öğe-lerinden biri.

olay başlatıcı Nesneler bir formdaki olayları tetiklemesi.

olay Tıklama, Çift Tıklama, Fare Tuşuna Basma, Fare Tuşunu Bırakma gibi, kod eklenebilen bir eylem. Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sek-mesinde listelenir.

özel grup Kategorilerin, grupların ve nesne kısayollarının birleşimi olan, kullanıcı tarafından oluşturulmuş bir grup.

özel kullanım Genellikle bir veritabanının parolasını belirlerken ve kaldırırken kullanılan,

Sözlük 289

veritabanını yalnızca bir kişinin açmasına izin veren ayar.

özellik Gerekli ve Giriş Maskesi özellikleri gibi içeriğini, Yazı Tipi ve Hizalama gibi görünüşünü belirlemek için nesneye uygulanan ayar.

parametre sorgusu Bir tarih aralığı gibi, bir sorguda kullanılacak olan bilgileri isteyen sorgu. Bu tür sorgu dönemsel olarak çalıştırılan bir rapor için temel alınarak kullanıldığında yararlı olur. Ayrıca bkz. sorgu, çapraz sorgu ve seçme sorgusu .

parola Güvenli bir veritabanını açmak için ge-reken erişim kodu.

rapor Bilgileri biçimlendirilmiş ve kolay anlaşı-labilir bir şekilde ekranda ya da kağıt üzerinde görüntülemek için kullanılan bir veritabanı nes-nesi. Birden çok tablodan veriler, veritabanın-daki bilgilerle yapılmış hesaplamalar, sorgular ve üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme öğelerini içerir.

sabit Bir sabit değeri temsil eden ifadenin bir bölümü.

sabit genişlikli metin dosyası Genellikle eski uygulamalardan veri aktarmak için sıkça kulla-nılan bir metin dosyası biçimi. Her kayıttaki aynı alan, aynı sayıda karakter içerir. Gerçek veriler bir alanı doldurmazsa, her kaydın başlangıcın-dan itibaren aynı sayıda karakter içermesi için alan boşluklarla doldurulur.

seçenek düğmesi Kullanıcıların önceden ayarlanmış seçenekleri seçebileceği bir form denetimi.

seçici Bir nesneyi seçmek ve yeniden boyutlan-dırmak üzere sürüklemek için tıklayabildiğiniz, nesneye ekli küçük bir kutu.

seçimi kaldırmak Seçimden çıkarmak için se-çilen verilerin veya denetimlerin dışında bir yeri tıklamak.

seçme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki verileri alan veya seçen ve sonuçları veri say-fasında gösteren bir sorgu. Ayrıca bkz. sorgu, çapraz sorgu ve seçme sorgusu .

sekme Belge içeriğiyle çalışırken, ilgili komutla-rın gruplar olarak düzenlendiği Şerit alanı.

sekmeli belgeler Nesnelerin sekmeli veri sayfalarında, birbiri ardına gösterildiği, bir Access penceresindeki nesnelerin varsayılan görünümü.

sınırlandırılmış metin dosyası Her kaydın ve her alanın bir sonrakinden sınırlayıcı adı verilen virgül vb gibi başka özel bir karakterle ayrıldığı bir metin dosyası.

sınırlayıcı Sınırlandırılmış bir metin dosyasında kayıtları ayırmak için kullanılan virgül (,), noktalı virgül (;), ters kesme (\) gibi bir karakter.

sıralamak Bilgileri herhangi bir alana veya alanlara göre düzenlemek.

silme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki ortak yönleri olan kayıtları silen sorgu.

sonuç Bir Access formülünde, sonuç denklemin sonucuna eşittir.

sorgu Bir tabloda depolanan belirli bilgileri bulan ve sonuçlarını görüntülemenize ve işle-menize izin veren bir veritabanı nesnesi. Bir sor-gunun sonuçları formlar, raporlar ve veri erişim sayfaları için temel olarak kullanılabilir.

sözdizimi İfadelerin yazılması gereken biçim.

290 Sözlük

şablon Kullanıcıların kişisel gereksinimlerini karşılamak için uyarlayabildiği hazır yapılmış bir veritabanı uygulaması veya tablo.

şema Bir .xds dosyasında bulunan, bir XML dos-yasının yapısı.

Şerit Access’in önceki sürümlerindeki menü-lerin ve araç çubuklarının yerini alan, program penceresinin üst bölümünde görünen sekmeler grubu.

şifreleme Güvenlik Nedenleriyle verileri “karış-tırmak” ve verilere bir parola uygulamak.

tablo Sütunlar (kayıtlar) ve satırlar (alanlar) ha-linde düzenlenen bilgiler.

tablo yapma sorgusu Bir veya daha fazla tab-lodaki verilerin tümünü veya bir bölümünü yeni bir tabloda birleştiren bir sorgu.

Tasarım görünümü Bir tablo veya sorgunun yapısını görebileceğiniz veya değiştirebileceği-niz görünüm. Veri Sayfası görünümüyle birlikte, tablolar için en çok kullanılan iki görünümden biridir. Ayrıca bkz. görünüm .

tasarım kılavuzu Tasarım görünümünde, ge-lişmiş filtre veya sorgularla çalışmanızı sağlayan kılavuz.

Veri Sayfası görünümü Bir tablo veya sorgu-daki bilgileri görebileceğiniz ve değiştirebilece-ğiniz görünüm. Tasarım görünümüyle birlikte, tablolar için en çok kullanılan görünümlerden biri.

veritabanı güvenliği Veritabanını yanlışlıkla veya kasıtlı bozulmalardan korumak için parola, şifreleme, ACDDE dosyaları ve diğer güvenlik önlemlerini kullanarak yetkisizi kişilerin özel bil-gilere erişimlerini engellemek.

veritabanı penceresi Tüm veritabanı nesnele-rinin görüntülendiği pencere.

veritabanı programı Veritabanı oluşturmak için uygulama. Bunların dosya başına bir tablo depolayabilen basit programlardan (düz verita-banı) bilgileri birden çok ilişkili tabloda depo-layabilen daha karmaşık programlara (ilişkisel veritabanı) kadar çeşitleri vardır.

veritabanı uygulaması Sorguların, formların, raporların, bir geçiş panosunun, özel kategori-lerin, grupların ve çeşitli başka araçların eklen-mesiyle kullanımı daha kolay hale getirilen bir veritabanı.

verme Bir Access tablosunu veya veritabanını diğer programlar tarafından kullanılabilir bir biçime dönüştürme işlemi. Ayrıca bkz. alma .

virgülle sınırlandırılmış metin dosyası Her alanın birbirinden virgülle ayrıldığı metin dosyası.

XML Bkz. Genişletilebilir Biçimlendirme dili (XML).

yayımcı Bir veritabanını veya başka bir dosyayı dijital olarak imzalayan, böylelikle kaynağını ga-ranti eden kişi veya kurum.

yerel ağ (LAN-Local Area Network) Ev veya ofis gibi küçük alanları kapsayan, bilgisayar, ya-zıcı ve diğer donanımlardan oluşan ağ.

yinelen sorgu Belirli bir alandaki bir veya daha fazla benzer bilgi içeren kayıtları bulan bir seç-me sorgusu.

yuvalamak Bir araç çubuğunu, görev bölmesini veya benzer öğeyi program penceresinin kena-rına bağlanacak şekilde sürüklemek.

yüzen öğe Bir araç çubuğu, görev bölmesi gibi yuvalandığı yerden sürüklenerek program pen-ceresinde hareket edebilen öğe.

291

DizinA .accdb dosya uzantısı, 9, 40Access

başlatmak, 13becerilerin taşınabilirliği, 9belirtimler, görüntülemek, 14boyut kısıtlamaları, görüntülemek, 14diğer Office programlarıyla bütünleştirmek, 10kapatmak, 14nesneler. Bkz. Access nesnelerisürümleri, eski kabul edilen, veritabanlarını

güncelleştirmek, 57Windows XP’de başlatmak, xviYardım düğmesi, xxxiii-xxxiv

Access Database Executable (ACDDE) dosyalarıolarak veritabanlarını dağıtmak, 281olarak veritabanlarını kaydetmek, ixvtanım 277, 285

Access düğmesi (alma grubu), 55Access nesneleri

almak, (Bkz. alma)formlar. Bkz. formlar; Otomatik Formlargörününler (Bkz. görünümler)için kullanılabilen verme biçimleri, görüntülemek,

80kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel

gruplar)kullanıldıkları yerler, 9makrolar. Bkz. makrolarmodüller. Bkz. modüllerraporlar (Bkz. raporlar)sorgular. Bkz. sorgular; eylem sorguları; ekleme

sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları

tablolar (Bkz. tablolar)tanım, 124, 288tarafından tanınan olaylar, 124tüm örneklerini göstermek, 14vermek, 79

Access Özel Tuşlarını Kullan onay kutusu, 264Access Seçenekleri penceresi, 269

Access'in sürümleri, eski olarak kabul edilen, veritabanlarını güncelleştirmek, 57

ACDDE (Access Database Executable) dosyalarıtanım 277, 285veritabanlarını dağıtmak, 281veritabanlarını kaydetmek, ixv

ACDDE Yap düğmesi, 282AÇIN paragrafları, xxivaçmak

Access, 13formlar, Tasarım görünümünde, 108geçiş panoları, 257şablonlar, xlitablolar, Tasarım görünümünde, 15tablolar, Veri Sayfası görünümünde, 15, 48tablolar, xxxixveritabanları, birden çok, 82veritabanları, xl, xlii, 13veritabanları, özel kullanım için, 275-76Yardım, 14

ad çubuğutanımı, 290üzerindeki düğmeler, 3

Adım Adım serisi kuralları, xxiiiadlandırılmış aralıklar, 288adlandırmak

geçiş panoları, 254ifadeler, 169raporlar, 226tablo sütunları, 44tablo sütunları, boşluklu, 45veritabanları, 40

adres rehberleri (Outlook), rehberlerden almak, 74alan özellikleri, liv, 180alanlar

boş dizeler, 180boyut, değiştirmek, 185boyut, sınırlamak, 184eklemek, xliieklemek, ilk satıra yazarak, 43form, 131geçerlilik kuralları (Bkz. geçerlilik kuralları)içindeki özellikler. Bkz. alan özellikleri

alanlar, devamıiçindeki veriler, kesin olarak belirtmek (Bkz.

geçerlilik kuralları)sayı, için ayarlar, 184sayı, içinde yuvarlamak, 186seçmek, lv, 193tablo (Bkz. sütunlar, tablo)tablolar, bağlanmak, 196tanımı, 287tümünü sorgulara taşımak, 207varsayılan, yeni tablolarda, 43veri biçimi, belirtmek (Bkz. maskeler)veri türleri (Bkz. veri türleri)verilerin biçimlendirilmesi, belirtmek (Bkz.

maskeler)yeniden adlandırmak, xliiyeniden boyutlandırmak, xlii

alanlarda veri biçimlendirmek, Bkz . maskeleralıştırmalardaki arabirim öğeleri,

biçimlendirilmeleri, xxivalıştırmalardaki kullanıcı girişi, biçimlendirmesi,

xxivalıştırmalardaki program arabirim öğeleri,

biçimlendirmeleri, xxivAlma Hatası tabloları, 59alma, 53-54 Ayrıca bkz . verilere bağlanmaK

Access olmayan veritabanlarından, 76adımlarını kaydetmek, 56, 75adres rehberleri, Outlook'tan, 74alanların ne zaman atlanacağı, 75dBASE dosyalarından, xlviExcel çalışma sayfaları, 57-58Excel çalışma sayfalarından, xlivhatalar olduğunda, 59HTML dosyaları, 72HTML dosyalarından, xlvikişiler, Outlook'tan, 75metin dosyaları, 65-66Outlook klasörleri, 74Outlook klasörlerinden, xlviSharePoint listeleri, xlvi, 60-62sorgu sonuçları, 55sorgular, 54tablolar, xliii, 54-55veritabanları, 55virgülle sınırlandırılmış metin dosyalarından, xlvXML dosyaları, 70XML dosyalarından, xlvi, 69

Alt Form/Alt Rapor düğmesi, 134, 241alt formlar

eklemek, lii

Excel'e vermek, 82gezinmek, 139içindeki ilişkili alanlar, 135oluşturmak, lii, 134seçmek, 137tanımı, 289

alt raporlar, 239eklemek, lxeklemek için sürüklemek, 240kenarlıklar, şeffaf hale getirmek, 246oluşturmak, 241önizlemek, 246seçmek, 241tanımı, 289

alt veri sayfaları, 15daraltmak, 17tanımı, 289genişletmek, 17Excel'e vermek, 82gizlemek, 17içindeki kayıtlar, gizlemek, xliçindeki kayıtlar, görüntülemek, xl

AltRapor sihirbazı, 241ana form, 287ana raporlar, 233, 288araç çubukları

Birincil (Bkz. Şerit)değişiklikleri önlemek, 264Hızlı Erişim (Bkz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu)

arama listeleribirden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198girişleri kısıtlamak, lviiçindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200içindeki seçenekleri seçmek, 197içindeki seçimlere filtre uygulamak, lviiçindeki sütunları gizlemek, lvikullanıcılara öğeler eklemesine izin vermek (Bkz.

birleşik kutular)oluşturmak, lv, 195var olan öğelere sınırlamak, 198

Arama sihirbazıbaşlatmak, 195eklemek, 198tanımı, 287

aramakjoker karakterlerle, 148Yardım, xxxvi

ardışık başlıklar, nasıl kullanıldıkları, xxiiiaritmetik işleçler, 285

/ (bölme), 152* (çarpma). 152

292 alanlarda veri biçimlendirmek

- (çıkarma), 152& (ekleme), 152+ (toplama), 152

Ayrıca bkz . paragraflar, xxivayrıştırmak

HTML dosyaları, 72tanımı, 288

Azalan düğmesi, 146-47

BBaskı Önizleme, 247 . Ayrıca bkz . önizleme

büyütmeyi ayarlamak, 28gezinmek, 248kapatmak, 33, 248raporları göstermek, 27veri sayfalarını göstermek, 32yakınlaştırmak, 28, 248

Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesi, 248başlatıcı olaylar, 287başlatma

Access, 13Access, Windows XP'de, xviRapor sihirbazı, 222Visual Basic Düzenleyicisi, 278

başlatma seçenekleriatlamak, 266kullanıcıları atlamasını önlemek, 266özelleştirmek, 262tanımı, 289veritabanı başlığı, özelleştirmek, 263yapılandırmak, 263

başlık çubuğutanımı, 290üzerindeki düğmeler, 3

Başlık düğmesi, 237bayt, alan sayılarını sınırlamak, 185Belgelerim klasörü . Bkz . Belgeler klasörüBelgeleyici iletişim kutusu, 214Belgeleyici klasörü

varsayılan veritabanı konumu olarak, 41Windows XP’de, xv

belgeleyici veritabanları, lvii, 214bırakma listeleri

birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198girişleri bu listelere kısıtlamak, lviiçindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200içindeki filtre uygulama seçimleri, lvi

içindeki seçenekleri seçmek, 197içindeki sütunları gizlemek, lvikullanıcılara listelere öğe eklemeye izin vermek

(Bkz. birleşik kutular)oluşturmak, lv, 195önceden tanımlı öğelere sınırlamak, 198

Biçim Boyacısı düğmesi, 122biçim boyacısı, 122biçimlendirmek

kopyalama, 122veritabanları, xxxix

Bir Teslim Bilgisi İsteniyor komutu, 270bir-bir ilişkisi, 288bir-çok ilişkisi, 288birincil anahtarlar, 45Birleşik Kutu düğmesi, 122birleşik kutular, 195

eklemek, 122formlar eklemek, litanım, 285

Boolean, veri türüevet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183görünümünü biçimlendirmek, 184tanım, 181, 208

boş alanlar, 180boş dizeler, 180, 286boş veritabanları, 42Boyuta Uydur düğmesi, 113, 121boyutlandırmak

form denetim etiketleri, lform denetimleri, içeriklerine uydurmak, 113form denetimleri, uydurmak, 121form öğeleri, 115

bölgesel ayarlar, 183Bölme Çubuğunu Aç/Kapat düğmesi, 14bölücü çizgiler, 232bölüm sekmeleri, nasıl kullanıldığı, xxiiibu kitaptaki alıştırmalar, sistem gereksinimleri,

xxixbulmak, Ayrıca bkz . filtre uygulamak

metin, 202şablonlar, 39

CCD'de simgesi, xxivcetveller, açma ve kapatma arasında geçiş

yapmak, 229

cetveller, açma ve kapatma arasında geçiş yapmak 293

Ççakışan pencereler, 4çalışan sorgular, xli, liv, 22, 185, 176, 204-05çalışma grupları, 290çalışma sayfaları, Excel

çalışma sayfalarına vermek, xlvii, 82çalışma sayfalarından almak, xliv, 57-58içine veri yapıştırmak, 97tanımı, 290

Çalıştır düğmesi, 22, 165, 174, 176, 254-05, 209çapraz sorgular, 160, 285 . Ayrıca Bkz . sorgular;

eylem sorguları, ekleme sorguları, çapraz sorgular, silme sorguları, tablo yapma sorguları, seçme sorguları, güncelleştirme sorguları

Çarpma düğmesi, 168çarpma işleci, 168çıkarmak, 290çıkmak Bkz . kapatmakÇizgi düğmesi, 232çok-çok ilişkileri, 288çözümleme performansı, 211, 213Çözümleme Tablosu sihirbazı, 211

Ddaralan alt veri sayfaları, 17DBASE dosyaları

almak, 76vermek, xivi

Değil işleci, 152denetim etiketleri, 24

boyutlandırmak, ldeğiştirmek, leklemek, 121seçmek, lsilmek, l

denetim kaynağı, 108, 285denetim menüsü, 4denetim özellikleri

ayarlamak, l, 244düzenlemek, xiixgöstermek, 109tanım, 108, 152, 285

denetim resim yazılarıdüzenlemek, leklemek, li

tanım, 112Denetim Sihirbazları düğmesi, 134Denetim Sihirbazlarını Kullan, 122denetimler

anlık olarak değiştirmek, 233arasındaki boşluk, eklemek, larka plan özellikleri, larka plan stili, 111biçimlendirmek, xiix, iibirden çoğunu seçmek, 111birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular)Boyut Modu özelliği, 121boyuta uydurmak, 13, 121boyutlandırmak, lidoğru olarak konumlandırmak, 117düzen, değiştirmek, letiket, 24, 103, 121gölge etkisi, 112grafikler, eklemek, iihizalamak, l, 113ilişkisiz, 12, 290ilişkisiz, eklemek, 244kaydırma çubukları, silmek, iikayıt seçici, silmek, iikenar boşlukları, 114kopyalamayı biçimlendirmek, 122Logo, 120metin kutusu, 24, 103, 290Özellik sayfası, açmak, 121renk, 111seçimi kaldırmak, 112seçmek, 110sihirbazlar, olmadan eklemek, 122silineni geri almak, 243silmek, 113standart, 23tanım, 23, 103, 285, 287taşımak, xiix, litema, 118tümünü seçmek, 111türleri, 119yazı tipi, 109

devre dışı olan düğmeler, 6Dış Veri Al sihirbazı, 55, 66, 69, 72Diğer düğmesi, 72, 93diğer tablolardaki veri sayfalarını katıştırmak .

Bkz . alt veri sayfalarıdijital imzalar, 286Dosya Aç iletişim kutusu, 55, 58, 66, 72, 76dosya adları, 40dosya biçimleri, 9, 40

294 çakışan pencereler

dosyalar, HTML, 71ayrıştırmak, 72dosyalara tabloları vermek, xlviiidosyalara vermek, 72dosyalardan almak, xlviyapı etiketleri, görüntülemek, 95

dosyalar, XMLdosyalara tablolar vermek, xlviiidosyalara veri vermek, 93dosyalardan almak, xlvi, 69dönüşümler, uygulamak, 70içindeki etiketler, 68şema, 69tanımı, 287

dönüşümlertanımı, 290XML dosyalarına uygulamak, 70

düğmeler, belirliAccess (alma grubu), 55ACDDE Yap, 282Alt Form/Alt Rapor, 134, 241Azalan, 146-47Baskı Önizlemeyi Kapat, 248Biçim Boyacısı, 122Birleşik Kutu, 122Bölme Çubuğunu Aç/Kapat, 14Çalıştır, 22, 165, 174, 176, 204-05, 209Çarp, 168Çizgi, 232Denetim Sihirbazları, 134Diğer Formlar, 132Diğer, 72, 93E-posta Oluştur, 64Etiket, 121, 238Excel (Alma grubu), 58Excel Elektronik Tablosuna Ver, 83Filtre Uygula, livForm Filtresi, 155Form Görünümü, 34Form, 129Geçiş Panosu Yöneticisi, 253Geçiş Panosunu Kapat, 255Gelişmiş Filtre Seçenekleri, 154, 157Gözat düğmesi, 42Grup Ekle, 260Gruplandır Ve Sırala, 231-32İçindekiler Tablosunu Göster, xxxvİlk Kayıt, 139Kapat, 3, 33Kaydet, 48, 182, 236

Kopyala, 99Metin Dosyası, 66Metin Dosyasına Ver, 90Metin Kutusu, 244Microsoft Office Access Yardımı, xxxii-xxxivMicrosoft Office, 2, 5, 11, 32, 57, 288Oluştur, 170Ortala, 238Öğe Ekle, 260Önceki Boyuta Küçült/Ekranı Kapla, 3Özellik Güncelleştirme Seçenekleri, 190Özet Seçenekler, 225Parolayla Şifrele, 276Rapor Sihirbazı, 222Rapor Tasarımı, 234Resim, 120RTF Dosyasına Ver, 88Sayfa Numarası Ekle, 239Seçim, 149SharePoint Listesi, 62, 85Sil, 208Simge Durumuna Küçült, 3Sola Hizala, 230Sonraki Kayıt, 18, 139Sorgu Sihirbazı, 203Sorgu Tasarımı, 163, 175, 206Tabloyu Göster, 164Tarih Ve Saat, 230, 237Tasarım Görünümü, 44, 185, 229Tümünü Taşı, 132, 171Varolan Alanları Ekle, 234Veri Sayfası Görünümü, 182Veritabanı Belgeleyicisi, 214Veritabanı Parolasını Kaldır Ve Şifrelemek, 277Word Dosyasına Ver, 88Yapıştır, 99-100Yatay, 32Yazdır, 33Yeni Kayıt, 128Yukarı Taşı, 270

düğmeler, genel, 267ad çubuğu, 3, 290boyutu ve şekli, 6devre dışı, 6Ekran İpuçları, göstermek, xxxiiigeçiş panosu, lxiigri, 6için kenar boşluğu simgesi, xxivseçenek, 288üzerlerindeki oklar, 3

düğmeler, genel 295

düğmeler, Hızlı Erişim Çubuğukaldırmak, 271taşımak, 270toplamak, 268

düğmelerin üzerindeki üçgenler, 3düz metin dosyaları

almak, 66almak, alanları tırnak işaretleri içine almak, 65biçimlendirilmiş, tabloları farklı vermek, xlviidosya uzantıları, 66farklı vermek, 90farklı vermek, biçimlendirmeyle, 90sabit genişlikli, 65sınırlandırılmış, 65sınırlandırılmış, farklı vermek, 92virgülle sınırlandırılmış, dosyalardan almak, xlv

düz veritabanları, 9, 287Düzen görünümü

içindeki raporları görüntülemek, lxitanımı, 248

düzenlemekform resimleri, 112form verilerinin kaynağı, 122geçiş panoları, 255raporlar, 227sütun adları, 47

düzenli eylemler, otomatikleştirmek . Bkz . makrolar

Eekleme sorgusu, 161, 285 . Ayrıca bkz . eylem

sorguları; çapraz sorgular,silme sorguları, tablo yapma sorguları; sorgular; seçme sorguları, güncelleştirme sorguları

eklemekbirleşik kutu denetimleri, 122etiket denetimleri, 121

Ekran İpuçları, xxxiii, 289ekran öğeleri . Bkz . ŞeritElektronik Tablo Alma sihirbazı, 58elektronik tablolar, Excel

elektronik tablolara vermek, xlvii, 82elektronik tablolardan almak, xliv, 57-58içine veri yapıştırmak, 97

En Az işlevi, 174En Çok işlevi, 174e-posta formları, xlv, 64 . Ayrıca bkz . formlar

E-posta iletileri aracılığıyla veri topla sihirbazı, 64

E-posta iletileri aracılığıyla veri toplamak, 64E-posta Oluştur düğmesi, 64Eşit Değildir filtreleri, liiieşleşen ağ sürücüleri, 288eşleşmeyen sorgular, 160, 290etiket denetimleri, 24, 103, 121etiket düğmeleri, 121, 238etiket raporlarını postalamak, 28etiketlendirme ifadeleri, 169etiketler, form . Bkz . denetimler, formetiketler, HTML, 71, 287, 290 . Ayrıca bkz . HTML

dosyalarıeverensel adlandırma kuralı (UNC) yolları

ile verileri bağlamak, 60tanımı, 290

Evet/Hayır veri türüevet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183görünümünü biçimlendirmek, 184tanımı, 181, 208

Excelalmak, xliv, 57-58veri yapıştırmak, 97vermek, xivii, 82

Excel düğmesi (alma grubu), 58Excel Elektronik Tablosuna Ver düğmesi, 83Exchange/Outlook Alma sihirbazı, 74-75eylem sorguları . Ayrıca bkz . ekleme sorguları;

çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları; sorgular

oluşturmak, 204seçme sorgularını dönüştürmek, 204tanım, 179, 285türleri, 161

eylemlernesneler için, listelerini göstermek, 125tanım, 286temel, 124

F Farklı Kaydet iletişim kutusu, 45-47Filtre Uygulama düğmesi, livfiltre uygulamak, 143

açılır listeler, içindeki seçimler, lviarama listeleri, içindeki seçimler, lvi

296 düğmeler, Hızlı Erişim Çubuğu

birden çok alanı temel alarak, lvi, 151birden çok ölçütü temel alarak, 148, 156forma göre, liv, 153Gezinti Bölmesi, 16komutlar, konumları, 149sıralama-sorgulama karşılaştırması, 162sonuçlar, formlarda/raporlarda göstermek, 151sözdizimi, 155tablolar, 148tanımı, 287tarihe göre, 151tasarım kılavuzu, 156verilerin biçimlendirilmesi, belirtmek (Bkz.

maskeler)filtreler

Eşit Değil, liiiGezinti Bölmesi, değiştirmek, 16kaldırmak, liii, 150metin, liiisonuçlar, formlarda göstermek, 151sonuçlar, raporlarda göstermek, 151tarih, 151

Filtreyi Değiştir düğmesi, 149, 150, 153, 155, 158, 202

form alanlarını devre dışı bırakmak, 131form denetim etiketleri, 24

boyutlandırmak, ldeğiştirmek, leklemek, 121seçmek, lsilmek, l

form denetim kaynağı, 108, 285form denetim menüsü, 4form denetim özellikleri

ayarlamak, 1, 244düzenlemek, xlixgörüntülemek, 109tanımı, 108, 152, 285

form denetim resim yazılarıdüzenlemek, leklemek, litanımı, 112

form denetimi yer değişimine ince ayar yapmak, 117

form denetimleri için temalar, 118form denetimleri . Ayrıca bkz . etiket denetimleri;

metin kutusu denetimlerianlık olarak değiştirmek, 233aralarındaki boşluk, eklemek, larka plan özellikleri, l

arka plan stili, 111biçimlendirilmesi, kopyalamak, 122biçimlendirmek, xlix, liibirden çok seçmek, 111birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular)Boyutlandırma Modu özelliği, 121gölge etkisi, 112grafikler, eklemek, lihizalamak, l, 133ilişkisiz, 122, 290ilişkisiz, eklemek, 244kayıt seçici, silmek, liikenar boşlukları, 114kesin olarak konumlandırmak, 117logo, 120Özellik sayfası, açmak, 121renk, 111seçimi kaldırmak, 112seçmek, 110sihirbazlar, olmadan eklemek, 122silmek, 113silmeyi geri almak, 243standart, 23tanımı, 23, 103, 285, 287taşımak, xlix, litema, 118tümünü seçmek, 111türleri, 119yazı tipi, 109yerleşim, değiştirmek, l

form denetimlerindeki grafikler, liform denetimlerindeki resim yazıları, 112form denetimlerini sağa hizalamak, 113form denetimlerinin boyut Modu özelliği, 121Form düğmesi, 129Form Filtresi düğmesi, 155Form görünümü, 24, 108Form Görünümü düğmesi, 34Form işlevi, 174, 176, 245form özellikleri

birden çok düzenlemek, xlixdevralınması, xxxixgöstermek, 109

formlar için stiller, 117-18formlar, Ayrıca bkz . Otomatik Formlar

alt formlar (Bkz. alt formlar)Ayrıntı alanı, genişletmek, lbağlamak, 108birbirini içeren (Bkz. alt formlar)bölümleri, 115

formlar 297

formlar, devamıdenetim kaynağı, 108, 285denetim özellikleri, xlixdenetimler (Bkz. denetimler)e-posta iletilerinde, xlv, 64etiket denetimleri, 24etiketler, xlixfiltre sonuçları, içinde göstermek, 151Form görünümü, 108geçiş panoları (Bkz. geçiş panoları)genel bakış, 23gitmek, xligöre filtrelemek, 153göstermek, 123için görünümler, 24, 108 (Ayrıca bkz. Veri

Sayfası görünümü; Tasarım görünümü, Form görünümü)

için kullanılabilir biçimleri vermek, 79için stiller, 117-18içindeki alanlar, 108içindeki alanlar, gizlemek, 131içindeki bölümler, yeniden boyutlandırmak, 119içindeki yazı tipleri, 109işaretçi şekli, 114kaydırma çubukları, gizlemek, 131kayıt kaynağı, 108kayıt seçiciler, gizlemek, 124logolar, eklemek, 120oluşturmak, xlix, lii, 105-106, 129Otomatik Formlar, 117Otomatik Formlar, oluşturmak, liOtomatik Formlar, var olan formlardan

oluşturmak, 118öğeler, yeniden boyutlandırmak, 115özelleştirmek, 131Özellik sayfası, açmak, 110 raporlarla karşılaştırması, 220resim yazıları, düzenlemek, 112resimler, kırpmayı önlemek için yeniden

boyutlandırmak, 121sihirbazlar ile oluşturmak, 132sütunlar, boyuta uydurmak, 138tanımı, 103, 287Tasarım görünümü, xli, 108tasarım, kaydetmek, lvarsayılan olarak göstermek, 263veri kaynağı, düzenlemek, 122yalnızca gezinti için (Bkz. geçiş panoları)yerleşimler, işaretçinin şekli, 114Yığılı düzen, 108

formlarda Özellik Kırp ayarı, 121formlardaki kaydırma çubukları, gizlemek, 131formlardaki resimler, 123formları vermek, xlviiformüller

çarpma, 168içindeki mantıksal işleçler, 152işlevler, girmek, 167karşılaştırma işleçleri, 152oluşturmak, 166, 170, 191-92tanımı, 286yeniden etiketlendirmek, 169

Ggaleriler

Otomatik Biçim, 117Renk, 111

geçerlilik kurallarıiçin metin, girmek, 192İfade Oluşturucusu, ile oluşturmak, 170, 191,

287oluşturmak, lv, 192sınamak, lv, 193tanımı, 290

geçiş panoları, 104açmak, 257adlandırmak, 254arkasındaki kod, 253düğmeler, oluşturmak, lxii, 255düğmeler, Tıklandığında özelliği, 258düzenlemek, 255Geçiş Panosu Yöneticisiyle oluşturmak, 253komutlar, eklemek, 255oluşturmak, lxi, 252sayfalar, eklemek, lxitanımı, 289

Geçiş Panosu düğmesi, 253Geçiş Panosu Öğelerini Düzenle iletişim kutusu,

255Geçiş Panosunu Kapat düğmesi, 255Gelişmiş Filtre Seçenekleri düğmesi, 154, 157Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu, livGenişletilebilir İşaretleme Dili (XML) dosyaları

almak, xlvi, 69dönüşümler, uygulamak, 70içindeki etiketler, 68şema, 69, 289

298 formlarda Özellik Kırp ayarı

tablo vermek, xlviitanımı, 287veri vermek, 93

genişletmealt veri sayfaları, 17Yardım konuları, xxxvi

genişlik, sütun, 17Gerekli alan özelliği, 180geriye dönük uyumluluk, 57gezinmek

alt formlar, 139Baskı Önizleme, 248formlar, xlitablolar, xl, 18, 43veri sayfaları, xiiYardım penceresindeki İçindekiler Tablosu, xxxv

Gezinti Bölmesifiltre, değiştirmek, 16gizlemek, 14görüntülemek, değiştirmek, 16gruplar daraltmak/genişletmek, 16simge durumuna küçültmek, 14taşımak, 14

Gezinti Bölmesini simge durumuna küçültmek, 14

Gezinti Seçenekleri iletişim kutusu, 260giriş maskeleri, Ayrıca bkz . GirişMaskesi özelliği

içindeki isteğe bağlı-gerekli karakterlerin karşılaştırması, 189

içindeki karakterler, 186içindeki yer tutucu metin, 190ile çalışmak, 190ile giriş uzunluğunu sınırlamak, 191oluşturmak, 188tanımı, 188telefon numaraları için, oluşturmak, 188

Giriş Maskesi sihirbazı, lv, 188Giriş sekmesi, 5GirişMaskesi özelliği, 186 . Ayrıca bkz . giriş

maskesigizledikten sonra tablo sütunlarını önceki

boyuta getirmek, 50gizlemek

alt veri sayfaları, 17form alanlarını, 131formlardaki kaydırma çubukları, 131formlardaki kayıt seçiciler, 124, 131Gezinti Bölmesi, 14özel grupları, 261sütunları, xliii

Şerit, xxxixtablo sütunları, 50

Görünüm araç çubuğu, 44Görünüm düğmesi, 15, 47, 128, 137, 247, 205görünümler arasında geçiş yapmak, xli, 15, 19görünümler, 15 . Ayrıca bkz . Veri Sayfası

görünümü; Tasarım görünümüÇakışan Pencereler, 4değiştirmek, 15Düzen Görünümü, 248geçerli, göstermek, 247geçiş yapmak, xli, 15, 19, 44listesini göstermek, 247seçmek, 31Sekmeli Belgeler,4 tanımı, 290

Gözat düğmesi, 42gri düğmeler, 6Grup Ekle düğmesi, 260Gruplandır Ve Sırala düğmesi, 231-32gruplandırma

rapor bilgileri, 224, 232rapor verileri, lix

Gruplandırma aralıkları iletişim kutusu, 224gruplandırma düzeyleri, 287gruplar, 287güçlü parolalar . Ayrıca bkz . parolalar

oluşturmak, 274tanımı, 289

Güncelleştirme düğmesi, 205güncelleştirme sorguları, 161, 202 . Ayrıca bkz .

Eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; sorgular;seçme sorguları

içindeki Görünüm düğmesi, 205oluşturmak, lvi, 203tanımı, 290

Güven Merkezi makro ayarları, değiştirmek, xlGüvenilir Konumlar listesi, listeye eklemek,

xxxix, 12Güvenilir Yayımcılar, listesi, lisyteye eklemek,

xxxixgüvenli parolalar . Ayrıca bkz . parolalar

oluşturmak, 274tanımı, 289

güvenlik . Ayrıca bkz . parolalartanımı, 286tasarımlamak, 273uyarılar, 12

güvenlik 299

Hhesaplamalar

çarpma, 168işlevler, girmek, 167karşılaştırma işleçleri, 152mantıksal işleçler, 152oluşturma, 166, 170, 191-92tanım, 286yeniden etiketlendirmek, 169

Hızlı Başlatma çubuğu . Bkz . Hızlı Erişim Araç Çubuğu

Hızlı Başvuru, nasıl kullanıldığı, xxiiiHızlı Erişim Araç Çubuğu, 2, 267

komutlar, 2komutlar, eklemek, lxii, 268komutlar, silmek, lxii, 271komutlar, yeniden konumlandırmak, lxii, 170özelleştirmek, 268Şerit komutları, eklemek, lxiitanımı, 289

hizalamakdenetimlerden, l, 113rapor metni, lix, 230rapor sütunları, iix

HTML Alma sihirbazı, 72HTML Çıkış Seçenekleri iletişim kutusu, 96HTML dosyaları, 71

ayrıştırmak, 72dosyalara almak, 72dosyalara tablolar vermek, xlviidosyalardan almak, xlvitanımı, 287yapı etiketleri, görüntülemek, 95

HTML etiketleri, 71, 287, 290

İiç içe yerleştirilmiş formlar

eklemek, iiiExcel'e vermek, 82gezinmek, 139içindeki ilgili alanlar, 135oluşturmak, lii, 134seçmek, 137tanımı, 289

içindekiler tablosu, nasıl kullanıldığı, xxiiiİçindekiler Tablosunu Göster düğmesi, xxxxv

İfade Oluşturucusu, 170, 191, 287İfade Oluşturucusu iletişim kutusu, 166ifadeler

aritmetik işleçler, 152, 285çarpmak, 168işlevler, girmek, 167karşılaştırma işleçleri, 152, 285mantıksal işleçler, 152oluşturmak, 166, 170, 191-92raporlar için eklemek, 245tanımı, 286yeniden etiketlendirmek, 169

ikili dosyalar, 275, 285iletişim kutuları

Alma Belirtimi, 67Belgeleyici, 214Dosya Aç, 55, 58, 66, 72, 76Farklı Kaydet, 45, 47Farklı Kodla, 91Gezinti Seçenekleri, 260Gruplandırma Aralıkları, 224HTML Çıktısı Seçenekleri, 96İfade Oluşturucusu, 166Liste Öğelerini Düzenle, 255Nesneleri Al, 56Oluşturucu Seç, 125Otomatik Biçim, 117Otomatik Biçimi Özelleştir, 117Özel Filtre, 150Özet Seçenekler, 225Parola Gerekli, 277Parola, 280Performans Çözümleyicisi, 213Proje Özellikleri, 278Satır Yüksekliği, 50Sayfa Numaraları, 239Simge Gözatıcısı, 263Sütunları Gizle, 50Tablo Yazdırma Tanımı, 215Tabloyu Göster, 225Tarih Ve Saat, 230, 237Tema Ayarları, 118Varsayılan Veritabanı Yolu, 41Ver, 81Veritabanı Özellikleri, 212Veritabanı Parolasını Belirle, 276Veritabanını Dönüştür, 57veritabanlarında kullanıcı tarafından

oluşturulanlar (Bkz. formlar)Verme Adımlarını Kaydet, 82

300 hesaplamalar

Windows XP’deki, gitmek, xviiXML Al, 70XML Ver, 94Yazdır, 248Yeni Oluştur, 254Yeni Stil Adı, 118

İletişim Kutusu Başlatıcı, 3, 7, 286ilişkiler, 133

silme sorguları ve, 209tanımı, 289

ilişkili denetimler, 285ilişkisel veritabanları, 9 . Ayrıca bkz . veritabanları

tanımı, 289tasarımı, 53

ilişkisiz denetimlereklemek, 244tanımı, 122, 290

İlk Kayıt düğmesi, 139imzalamak, 289intranet, 287İPUCU paragrafları, xxivİşleçler . Ayrıca bkz . ifadeler

aritmetik, 152, 285karşılaştırmak, 152, 285mantıksal, 152

işlem kayıtları, 290işlevler, 152

En Az, 174En Fazla, 174hesaplama, girmek, 167ifadeler, girmek, 167Ortalama, 175otomatik (Bkz. makrolar)Sayım, 174, 175StSapma, 174tanımı, 287Toplam, 176, 245toplama, 174, 285Varyans, 174yerleşik, 167

izinler, 288

Jjoker karakterler, 148, 290

KKapat düğmesi, 3, 33KAPATIN paragrafları, xxivkapatmak

Access, 14Baskı Önizlemek, xii, 33, 248belge pencereleri, xltablolar, xliiveritabanları, xl

kapatmak . Bkz . kapatmakkarşılaştırma işleçleri, 285

> (büyüktür), 152>= (büyüktür veya eşittir), 152= (eşittir), 152<> (eşit değildir), 152< (küçüktür), 152<= (küçüktür veya eşittir), 152Like, 152

kategoriler, özel, 259içindeki gruplar (Bkz. özel gruplar)içindeki varsayılan gruplar, 260kısayollar, eklemek, lxiioluşturmak, lxii, 260yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları)

katıştırılmış makrolar, 30 Ayrıca bkz . modüllerayarlar, değiştirmek, xldepolanması, 40etkinleştirmek, xxxixgörüntülemek, 256güvenilir yapısı, 40için kullanılabilen verme biçimleri, 79veritabanı uygulamalarında, 40

Kaydedilmemiş Kayıt simgesi, 43Kaydet düğmesi, 48, 182, 236kaydetmek

adımları almak, 56, 75boş veritabanları, otomatik olarak, 42eski veritabanları, yeni sürüm olarak, 57form tasarımı, lişlem adımlarını vermek, 86raporlar, lxsorgular, 20, 169tablolar, xlii, xliiiveritabanı dosyaları, 41veritabanları, 42

kayıt kaynağı, 289kayıt seçiciler

gizlemek, 124, 131

kayıt seçiciler 301

kayıt seçiciler, devamıtanımı, 289

kayıtlarbenzersiz tanımlayıcılar, 45bir form içinde sıralamak, 147birincil anahtarlar, 45bitişik, ile çalışmak, 47en küçükten büyüğe doğru sıralamak, liiiilk kayıtta kimlik değerlerini artırmak, 43ilk, ekleme sırasındaki hatalar, 43kaydedilmemiş, 43kopyalamak, 98sıralamak, alfabetik sırayla, liii, 146sıralamak, azalan düzende, 146sıralamak, birden çok alanı temel alarak, 147silmek, önlemler, 206silmek, silme sorgularıyla (Bkz. silme sorguları)tanımı, 289

kayıtlar, tablo, 10gezinmek, 18silmek, xlii, 47standart yüksekliğe ayarlamak, xliiitümünü yeniden boyutlandırmak, xliiivarsayılan yükseklik, ayarlamak, 50yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları)yüksekliği artırmak, 49yükseklik, standart olarak ayarlamak, 50

kayıtları sıralamakalfabetik sıraya göre, liii, 146azalan düzende, 146bir form içinden, 147birden çok alanı temel alarak, 147en küçükten en büyüğe doğru, liii

kenar boşluklarıform denetimlerinde, 114raporlarda, değiştirmek, 232

kilitlemektablo sütunlarını, 51veritabanlarını, 277

Kimlik alanı, 43kişiler (Outlook), alma, 75Kitabın CD’si

İngilizce kaynaklar, xxviinasıl kullanıldığı, xxiiiuygulama dosyaları, xxv

kitaptaki sekmeler, nasıl kullanıldıkları, xxiiiklasörler

güvenilir konumlara eklemek, 12varsayılan, veritabanı dosyalarını kaydetmek

için, 41

kod, korumak, 277Kodlama Biçimi iletişim kutusu, 91komut dosyaları, dönüşüm

tanımı, 290XML dosyalarına uygulamak, 70

komut düğmelerigeçiş panolarında, eklemek, 255geçiş panolarında, Tıklatıldığında özelliği, 258tanım, 285

komut listeleri, 3komutlar

Hızlı Erişim Araç Çubuğu ile erişmek (Bkz. Hızlı Erişim Araç Çubuğu)

listelerini göstermek, 269tanım, 267

komutlar, Hızlı Erişim Araç Çubuğueklemek, 268kaldırmak, 272taşımak, 270

Kopyala düğmesi, 99kopyalama

biçimlendirmek, 122diğer programlara veriler, 97kayıtlar, 98SharePoint listeleri, 60tablolar, 202

kullanıcı ortamı, 2KULLANIN paragrafları, xxivkurallar, 191

için metin, girmek, 192İfade Oluşturucusu, ile oluşturmak, 170, 191,

287oluşturmak, lv, 192sınamak, lv, 193tanımı, 290

LLAN (yerel ağ), 287Like işleci, 152Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu, 197listeler, aramak

birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198girişleri kısıtlamak, lviiçindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200içindeki seçenekleri seçmek, 197içindeki seçimlere filtre uygulamak, lviiçindeki sütunları gizlemek, lvi

302 kayıtlar

kullanıcılara öğeler eklemesine izin vermek (Bkz. birleşik kutular)

oluşturmak, lv, 195var olan öğelere sınırlamak, 198

listeler, SharePoint, xliv, 60, 62Logo denetimi, 120

Mmakrolar, 30, Ayrıca bkz . modüller

ayarlar, değiştirmek, xldepolanması, 40etkinleştirmek, xxxixgörüntülemek, 256Güven Merkezi ayarları, değiştirmek, xlgüvenilir yapısı, 40için kullanılabilir biçimleri vermek, 79katıştırılmış (Bkz. katıştırılmış makrolar)tanımı, 287veritabanı uygulamalarında, 40

mantıksal işleçler, 152And, 152Like, 152Not , 152Or, 152

maskeler . Ayrıca bkz . GirişMaskesi özelliğiiçindeki isteğe bağlı-gerekli karakterlerin

karşılaştırması, 189içindeki karakterler, 186içindeki yer tutucu metin, 190ile çalışmak, 190ile giriş uzunluğunu sınırlamak, 191oluşturmak, 188tanımı, 288telefon numaraları için, oluşturmak, 188

MDE (Microsoft Database Executable) dosyaları . Bkz . ACCDE (Access Database Executable) dosyaları

menüler, değişiklikleri önlemek, 264metin

raporlarda, hizalamak, lxsıralamak, 145

metin alanları, lvmetin dosyaları

almak, 66almak, alanları tırnak işaretleri içine, 65biçimlendirilmiş, tabloları farklı vermek, xlviifarklı almak, 90

farklı vermek, 90farklı vermek, biçimlendirmeyle, 90için dosya uzantıları, 66sabit genişlikli, 65sınırlandırılmış, 65sınırlandırılmış, farklı almak, 92virgülle sınırlandırılmış, dosyadan almak, xlv

Metin Dosyası düğmesi, 66Metin Dosyasına Ver düğmesi, 90metin kutuları, raporlar, lixmetin kutusu denetimleri, 24, 103, 290Metin Kutusu düğmesi, 244Metin Ver sihirbazı, 91metni değiştirmek, 202Metni Sola Hizala düğmesi, 230Microsof Office Online, 11Microsoft Access

başlatmak, 13becerilerin taşınabilirliği, 9belirtimler, görüntülemek, 14boyut kısıtlamaları, görüntülemek, 14diğer Office programlarıyla bütünleştirmek, 10kapatmak, 14nesneler. Bkz. Access nesnelerisürümleri, eski kabul edilen, veritabanlarını

güncelleştirmek, 57Windows XP’de başlatmak, xviYardım düğmesi, xxxiii-xxxiv

Microsoft Access nesneleri . Ayrıca bkz . belirli nesne türleri

almak (Bkz. alma)görünümler (Bkz. görünümler)için kullanılabilir biçimleri vermek,

görüntülemek, 80için kullanımlar, 9kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel

gruplar) için kullanımlar, 9tanımı, 124, 288tarafından tanına olaylar, 124tüm örneklerini göstermek, 14vermek, 79

Microsoft ExcelExcel'den almak, xlv, 57-58Excel'e vermek, xlvi, 82içine veri yapıştırmak, 97

Microsoft Knowledge Base, xxxviiMicrosoft Office 2007 sistemi, xxviiiMicrosoft Office Access Düğmesi, 2, 5, 11, 32,

57, 288

Microsoft Office Access Düğmesi 303

Microsoft Office Access ile Başlarken görev bölmesi, 11

Microsoft Office Access Yardımı düğmesi, xxiii-xxxiv

Microsoft Office SharePoint Sunucusuayrıntıları almak, bir belirtim olarak kaydetmek,

61geçerli site adresleri, 61listeler, almak, xliv, 60, 62siteler, sitelere vermek, xlviisunucuya veri vermek, 84

Microsoft Office Tanılama hizmet programı, 211Microsoft Outlook

görevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86kişiler, almak, 75klasörler, Outlook’tan almak, xlvi, 74

Microsoft Press Knowledge Base, xxxiiiMicrosoft Ürün Destek Hizmetleri, xxxxviMicrosoft Visual Basic for Applications (VBA)

30 . Ayrıca bkz . modüllerAccess'e geri dönmek, 128kodlardaki açıklamalar, 128parola koruması kodu, lxivparolaları kaldırmak, lxv

Microsoft Windows XPiçindeki Belgeler klasörü, xviçindeki iletişim kutuları, gitmek, xviiuygulama dosyaları, konumları, xvüzerinde Access'i çalıştırmak, xvi

Microsoft Wordiçine veri yapıştırmak, 97Word'e veri vermek, 87

modüller, 30 . Ayrıca bkz . makrolariçin kullanılabilir biçimleri vermek, 79tanımı, 288

NNesneler Alma iletişim kutusu, 67nesneler . Ayrıca bkz . belirli nesne türleri

almak (Bkz. alma)görünümler (Bkz. görünümler)kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel

gruplar)kullanılabilir biçimleri vermek, görüntülemek,

80ne için kullanıldıkları, 9tanıdığı olaylar, 124tanımı, 124, 288

tüm örneklerini göstermek, 14vermek, 79

nesneleri vermek, 79numaralandırılmış adımlar kullanılan

biçimlendirme kuralları, xxiv

OOffice 2007 için bellek gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için ekran çözünürlük, gereksinimi

xxviiiOffice 2007 için gereken bağlantı hızı, xxixOffice 2007 için gerekli işletim sistemi, xxixOffice 2007 için işlemci gereksinimi, xxviiiOffice 2007 için monitör gereksinimleri, xxviiiOffice 2007 için RAM gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için sabit disk gereksinimleri, xxviiOffice 2007 için sistem gereksinimleri, xxviiiOffice 2007, xxviiiOffice menüsü, 2, 5Office Online Web sitesi, xxxvoklar, düğme, 3olaylar

başlatmak, 287nesneler için, listelerini göstermek, 124-25tanımı, 286temel, 124

Oluştur düğmesi, 170Oluştur sekmesi, 7Oluşturucu Seç iletişim kutusu, 126Ortala düğmesi, 238Ortalama işlevi, 176-75ortam, 2Otomatik Biçim galerisi, 117Otomatik Biçimlendir iletişim kutusu, 117Otomatik Biçimlendirmeyi Özelleştir iletişim

kutusu, 117Otomatik Biçimler

form, 117formlardan oluşturmak, 118oluşturmak , li

Otomatik Biçimler, 129otomatik işlevler . Bkz . Makrolarotomatik sayı alanları, lvOtomatik Sayı veri türü

için Uzun Tamsayı ayarı, 184tanım, 45

Outlookgörevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86

304 Microsoft Office Access ile Başlarken görev bölmesi

kişiler, almak, 75klasörler, Outlook'tan almak, xlvi, 74

ÖÖğe Ekle düğmesi, 260Önceki Boyuta Küçült/Ekranı Kapla düğmesi, 3önceki sürümlerdeki veritabanlarını

dönüştürmek, 57önceki sürümlerdeki veritabanlarını geçirmek,

xliv, 57önceki sürümlerdeki veritabanlarını

güncelleştirmek, 57ÖNEMLİ paragrafları, xxivÖnizleme . Ayrıca bkz . Baskı Önizleme

alt raporlar, 246raporlar, xli, lvii, lxi, 227tablolar, xli

özel araç çubukları, 264Özel Filtre iletişim kutusu, 150Özel gruplar

gizlemek, 261görüntülemek, 261nesnelerin kısayolları, eklemek, 261tanım, 259, 285varsayılan, 260

özel kategoriler, 259içindeki gruplar (Bkz. alt veri sayfaları)içindeki varsayılan gruplar, 260kısayollar, eklemek, lxiioluşturmak, lxii, 260

özel kategoriler kısayolları, eklemek, lxiiözel kullanım, 286özel menüler, 264özelleştirme

formlar, 131Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 268

Özellik Güncelleştirme Seçenekleri düğmesi, 190

özellikler, 288Alan Boyutu ayarı, lvBoyut Modu, 121GirişMaskesi, 186Tıklandığında, 258

özellikler, alan, livGerekli, 180Sıfır Uzunluk İzni, 180

özellikler, form, 121

birden çok düzenlemek, xlivdevralınması, 108göstermek, 109

Özet Seçenekler iletişim kutusu, 225özetleme bilgisi . Bkz . raporlar

PPara Birimi veri türü, 183parametre, sorguları, 160, 288Parola Gerekli iletişim kutusu, 277Parola iletişim kutusu, 280parolalar, 274

atamak, lxiii, 276güvenli, oluşturmak, 274kaldırmak, lxix, 277, 280kodlama ve, 275kurtarma, kolaylığı, 275ne zaman kullanılacağı, 275sınamak, lxivtanımı, 288VBA kodu için, kaldırmak, lxvVBA kodu için, lxivVBA kodu için, sınamak, lxv

Parolayla Şifrele düğmesi, 276PDF/XPS dosyalarını vermek için eklentiler, 89PDF’ler, 89pencere öğeleri . Bkz . ŞeritPerformans Çözümleyicisi hizmet programı, 211Performans Çözümleyicisi iletişim kutusu, 213posta kodları, için veri türleri, 46Proje Özellikleri iletişim kutusu, 278

RRapor Görünümü, 27rapor metnini hizalamak, 238Rapor Sihirbazı düğmesi, 222Rapor sihirbazı, lviii

başlatmak, 222kendiliğinden oluşturulmuş raporlarla

karşılaştırılması, 221Rapor Tasarımı düğmesi, 254raporlar, 219

adlandırmak, 226alanlar, eklemek, 222alt raporlar (Bkz. alt raporlar)

raporlar 305

raporlar, devamıbaşlıklar, eklemek, lx, 237biçimlendirmek, 229boş, başlatmak, 234bölümler, yüksekliğini değiştirmek, lviii, lxcetveller, açma ve kapatma arasında geçiş

yapmak, 229çizgiler, eklemek, 232denetimler, birden çoğunu anlık olarak

değiştirmek, 233denetimler, grup olarak taşımak, lixDüzen Görünümü'nde, lxidüzenlemek, 227filtre sonuçları, ayarlamak, 237formlarla karşılaştırmak, 220genel bakışı, 27genişlik, değiştirmek, lixgörünümleri, 27göstermek, 27gruplar, eklemek, 235için kullanılabilir biçimleri vermek, 79içindeki metin kutuları, lixiçindeki metin, hizalamak, 230içindeki metni hizalamak, lixiçindeki metni ortalamak, 238içindeki tablolar, birden çok, 223içindeki verileri gruplandırma ve sıralamak, 221,

224, 232ifadeler, eklemek, 245ilişkisiz denetimler, eklemek, 122, 244, 290kaydetmek, lxkılavuz çizgileri, göstermek, 235oluşturmak, lviiioluşturmak, karalamak, 233öğeler, boyuta uydurmak, 237önizlemek, xli, lviii, lxi, 227para birimi, metni farklı biçimlendirmek, 245sayfa numaraları, eklemek, lxseçmek, 230sıralamak, 225sütunlar, hizalamak, lixşablonları, 233, 288tanımı, 289tarih ve saat, eklemek, lvii, 230, 237Tasarım görünüm kılavuzu, değiştirmek, lxüstbilgiler ve altbilgiler, 235yakınlaştırmak, 228yatay çizgiler, eklemek, lixyazdırmak, lxi, 248yerleşim, seçmek, 226

raporlardaki başlıklar, 237raporlardaki çizgiler, lix, 232raporlardaki sayfa numaraları, lx . Ayrıca bkz .

raporlarraporları göstermek, 27 . Ayrıca bkz . raporlarRenk galerisi, 11renkler, 11Resim düğmesi, 120RTF (Zengin Metin Biçimi) belgeleri

formlar vermek, xlviiiverileri farklı vermek, 87

RTF Dosyasına Ver düğmesi, 88

Ssabit genişlikli metin dosyaları

alma kolaylığı, 65tanımı, 287

sabitler, 152, 285Satır Yüksekliği iletişim kutusu, 50satırlar, tablo, 10

gezinmek, 18silmek, xlii, 47standart yüksekliğe ayarlamak, xliiitümünü yeniden boyutlandırmak, xliiivarsayılan yükseklik, varsayılan yüksekliğe

ayarlamak, 50yanındaki artı işaretler, (Bkz. alt veri sayfaları)yüksekliği artırmak, 49yükseklik, standarda ayarlamak, 50

Sayfa Numaraları iletişim kutusu, 239Sayfa Numarası Ekleyin düğmesi, 239sayfa yönü, xli, 32sayı alanları

Alan Boyutu özelliği, ayarlamak, lvbaytlar, giriş olarak belirtmek, 185için ayarlar, 184veri türleri, değiştirmek, (Ayrıca bkz. veri türleri)yuvarlamak, 186

sayı alanlarında yuvarlama yapmak, 186Sayı veri türü, 181sayılar, sıralamak, 145Sayma işlevi, 174, 175seçenek düğmeleri, 288seçiciler, 289Seçim düğmesi, 149seçimi kaldırmak

denetimlerden, 112

306 raporlardaki başlıklar

tanımı, 286seçme

alanlar, lv, 193alt formlar, 139denetim etiketlerinden, ldenetimlerden, 110-11kayıtlar, bitişik, 47kayıtlar, ölçütler, 152sütunlar, bitişik, 50

seçme sorguları, 260 . Ayrıca bkz . eylem sorgusu; ekleme sorgusu; çapraz sorgular; silme sorgusu; tablo yap sorguları; sorgular; güncelleştirme sorguları

çalıştırmak, 205eylem sorgularına dönüştürmek, 204görünüm düğmesi, 205silme sorgularına dönüştürmek, 208tanımı, 289

sekmeler, 3, 267 . Ayrıca bkz . ŞeritDış Veri, 8Giriş, 5Oluştur, 7tanımı, 290Veritabanı Araçları, 8veritabanı penceresindeki, 4

sekmeli belgeler, 4, 290SharePoint

ayrıntıları almak, bir belirtin olarak depolamak, 61

geçerli site adresleri, 61listeler, almak, xliv, 60, 62siteler, vermek, xlviveri vermek, 84

SharePoint Listesi düğmesi, 62, 85Sıfıra Uzunluk İzni alan özelliği, 180sınamak, 281

geçerlilik kuralları, 193silme sorguları, 208

sınırlandırılmış metin dosyaları, 65almak, 66tanımı, 286verileri bu dosyalar şeklinde vermek, 92

sınırlayıcılar, 286sıralamak, 143, 145

filtre uygulama veya sorgularla karşılaştırması, 162

metin, 145raporlar, lix, 225sayılar, 145sütunlar, 147tablolar, 144

tanımı, 289sihirbazlar

Alt Rapor, 241aramak, 195, 198, 287Dış Veri Alma, 55, 66, 68, 72Elektronik Tablo Alma, 58E-posta İletileri Yoluyla Veriler Toplama, 64Exchange/Outlook Alma, 74-75form denetimleri için kapatmak, 122HTML Alma, 72ile formlar oluşturmak, 132Maske Alma, lv, 188Metin Alma, 66olmadan denetimler eklemek, 122Rapor, lvii, 221-22Sorgu, 170-71Tabloyu Çözümlemek, 211Veri Verme, 91

Silme düğmesi, 208silme sorguları, 161 . Ayrıca Bkz . sorgular; eylem

sorguları, ekleme sorguları, çapraz sorgular, silme sorguları, tablo yapma sorguları, seçme sorguları, güncelleştirme sorguları

ilişkiler, 209oluşturmak, 206seçme sorgularını dönüştürmek, 208sınamak, 208tanımı, 285yanlışlıkla kullanılmasını önlemek, 210

silmekardışık kayıtları, 47birincil anahtarlar, 45denetim etiketlerinden, ldenetimlerden, 113formlardaki kaydırma çubuğu denetimleri, liiHızlı Erişim Araç Çubuğu komutları, lxiiikayıt seçici denetimi, formlardaki, liikayıtlar, için önlemler, 206metin kutuları, raporlardaki, lixsorgularla (Bkz. silme sorguları)tablo satırları, 47yerleşimlerden, 112

Simge Durumuna Küçült düğmesi, 3Simge Gözatıcısı iletişim kutusu, 263Sola Hizala düğmesi, 230sonlandırmak Bkz . kapatmakSonraki Kayıt düğmesi, 18, 139sonuçlar, 289Sorgu Sihirbazı, 170-71Sorgu Sihirbazı düğmesi, 203sorgu sonuçları, almak, 55

sorgu sonuçları, almak 307

Sorgu Tasarım düğmesi, 163, 175, 206sorgular, 160 . Ayrıca bkz . eylem sorguları;

ekleme sorguları; çapraz sorgular; silme sorguları; tablo yapma sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları

alanlar, eklemek, 164alanlar, tümünü kopyalamak, 165almak, 54çalıştırmak, xli, liv, 165, 176, 204çapraz sorgu, 160, 285eklemek, 161, 285eşleşmeyen, 21filtre uygulama veya sıralamayla

karşılaştırılması, 162göstermek, 20ile hesaplamak, 174kaydetmek, 20, 169kullanılabilir verme biçimleri, 79oluşturmak, liv, 163, 203özellikler, görüntülemek, xliözellikler, göstermek, 21parametre, 160sonuçlar, alanları gizlemek, 173Sorgu sihirbazıyla oluşturmak, 170tablo alanları, tümünü sorgulara taşımak, 207tablo yapmak, 160, 288tablolar, sorgulara eklemek, liv, 153, 164tanımı, 288Tasarım görünümünde göstermek, 22tasarım kılavuzu (Bkz. tasarım kılavuzu)toplama işlevleri, 174tür, göstermek, 21yinelemek, 160

sorgular, eylemoluşturmak, lvii, 204seçme sorgularını dönüştürmek, 204tanımı, 179, 285türleri, 161

sorgular, güncelleştirmek, 161, 202Görünüm düğmesi, 205oluşturmak, lvi, 203tanımı, 290

sorgular, seçmek, 160çalıştırmak, 205eylem sorgularına dönüştürmek, 204Görünüm düğmesi, 205silme sorgularına dönüştürmek, 208tanımı, 289

sorgular, silmek, 161

ilişkiler ve, 209oluşturmak, lvii, 206seçme sorgularını dönüştürmek, 208sınamak, 208tanımı, 286yanlışlıkla kullanılmasını önlemek, 210

sorgularla hesaplama yapmak, 174sözdizimi, 155, 290sözlük terimleri, biçimlendirilmesi, xxivStSapma işlevi, 174sütunlar, tablo

adlandırmak, 44adlar, düzenlemek, 47adlar, içindeki boşluklar, 45benzersiz tanımlayıcılar, 45birincil tuşlar olarak, 45birlikte sıralamak, 147boyut, ayarlamak, 46genişliği en geniş girişe ayarlamak, 17gizledikten sonra geri yüklemek, 50gizlemek, xliii, 50göstermek, 50konuma kilitlemek, 51tanım, 10taşımak, liiitoplamak, 48veri türleri, değiştirmek, 46yandakini seçmek, 50yeniden boyutlandırmak, xliii, 17, 48, 197yerinde dondurmak, xliii, 51

sütunları dondurmak, xliii, 51Sütunları Göster iletişim kutusu, 50

Şşablonla veritabanları yapılandırmak, 38 . Ayrıca

Bkz . şablonlarşablonlar, 37-38

açmak, xlibulmak, 39görünüm tanımları, 39indirmek, 39tablolar oluşturmak, xlii, 46tanımı, 290varsayılan kaydetme konumu, 39veritabanı oluşturmak, 40yararları, 38

şablonları indirmek, 39

308 Sorgu Tasarım düğmesi

şemalar, XML, 289 . Ayrıca bkz . XML dosyalarıŞerit, 3

Dış Veri sekmesi, 8Giriş sekmesi, 5gizlemek, xxxix, 7göstermek, xxxixgruplar, 6komutlar, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklemek,

lxiiiOluştur sekmesi,7tanımı, 289Veritabanı Araçları sekmesi, 8

Ttablo satırları

gezinmek, 18silmek, xlii, 47standart yüksekliğe ayarlamak, xliiitümünü yeniden boyutlandırmak, xliiivarsayılan yükseklik, ayarlamak, 50yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları)yüksekliği artırmak, 49yükseklik, standart olarak ayarlamak, 50

tablo sütunlarıadlandırmak, 44adlar, düzenlemek, 47adlar, içindeki boşluklar, 45benzersiz tanımlayıcılar, 45birincil anahtarlarda, 45birlikte sıralamak, 147bitişik seçmek, 50boyut, ayarlamak, 46dondurmak, xliii, 51eklemek, 48genişliği en geniş giriş olarak ayarlamak, 17gizlemek, xliii, 50gizlendikten sonra geri yüklemek, 50göstermek, 50kilitlemek, 51tanımı, 10taşımak, liiiveri türleri, değiştirmek, 46yeniden boyutlandırmak, xliii, 17, 48, 197

tablo sütunlarını göstermek, 50tablo sütunlarını yeniden adlandırmak, 44tablo yapma sorguları, 161, 282 . Ayrıca bkz .

Eylem sorguları; ekleme sorguları; çapraz

sorgular; silme sorguları; seçme sorguları; güncelleştirme sorguları;

Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusu, 215tablolar

açmak, xxxixaçmak, Tasarım görünümünde, 15açmak, Veri Sayfası görünümünde, 15, 48alanlar, bağlanmak, 196almak, xliii, 54biçimlendirilmiş metin dosyalarına vermek, xlviibilgileri diğer Office programları arasında

kopyalamak, xlixbirden çok tablodaki bilgileri görüntülemek

(Bkz. alt veri sayfaları)çekirdek veritabanı nesneleri olarak, 14Excel çalışma kitaplarına vermek, xlviifiltre uygulamak, 148geçerlilik kuralları (Bkz. geçerlilik kuralları)gezinmek, xl, 18, 43Gezinti çubuğu, 18görüntüleme seçenekleri (Bkz. görünümler)görüntülemek (Bkz. görünümler)HTML dosyalarına vermek, xlviiiçin şablonlar (Bkz. şablonlar)içindeki alanlar (Bkz. sütunlar, tablo)içindeki bilgileri göstermek (Bkz. raporlar)içindeki kayıt sayısı, görüntülemek, 18içindeki kayıtlar. Bkz. satırlar, tabloiçindeki satırlar (Bkz. satırlar, tablo)içindeki sütunlar (Bkz. sütunlar, tablo)içine diğer tablolardan veri sayfaları katıştırmak

(Bkz. alt veri sayfaları)kapatmak, xliikaydetmek, xlii, xliiikopyalamak, 202kullanılabilir verme biçimleri, 79nesne türleri olarak, 9oluşturmak, elle, 41-42oluşturmak, sorgularla, 161, 288oluşturmak, şablonlarla, xlii, 46önizlemek, xliseçili alanları almak, 55SharePoint sitelerine vermek, xlviisıralamak, 144tanımı, 290üzerindeki raporlar. Bkz. raporlarvarsayılan adları, 42vermek, xlvii, 81XML dosyalarına vermek, xlviiyanındaki Excel simgeleri, 60

tablolar 309

tablolar, devamıyanlarındaki ok simgeleri, 50yazdırma sırasındaki yön, değiştirmek, xliyeni adla kaydetmek, 45yeniden düzenlemek, 48

tabloları vermek, xlvii, 81biçimlendirilmiş metin dosyalarına, xlviiiExcel çalışma sayfalarına, xlviiHTML dosyalarına, xliiiSharePoint sitelerine, xlviiXML dosyalarına, xlvii

tabloları yeniden düzenlemek, 48Tabloyu Göster düğmesi, 164Tabloyu Göster iletişim kutusu, 163, 175, 206tarih filtreleri, 151tarih ve saat

bölgesel ayarlar, değiştirmek, 183raporlarda, eklemek, lviii, 230, 237varsayılan yıl, 183

Tarih ve Saat düğmesi, 230, 237Tarih Ve Saat iletişim kutusu, 230, 237Tarih/Saat veri türü, 183Tasarım görünümü

görünüme geçiş yapmak, 44içinde formlar açmak, xli, 108içinde sorgular göstermek, 22içinde tablolar açmak, 15yerleşimi, 45

Tasarım görünümü düğmesi, 44, 185, 229tasarım kılavuzu

alanlar, eklemek, liv, 164alanlar, sonuçlar veri sayfasında gizlemek, 162alanlar, tümünü kılavuza kaydetmek, 165içindeki ilişkili tablolar, 162içindeki satırları birleştirmek, 162ile filtre uygulamak, 156sütunlar, genişletmek, 169tanımı, 286

Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) dosyaları, 89telefon numaraları, giriş maskeleri, 188Tema Ayarları iletişim kutusu, 118Tıklandığında özelliği, 258tırnak işaretleri ile metin alanlarını almak, 65Topla işlevi, 174, 176, 245toplama fonksiyonları, 174, 285Toplamlar düğmesi, 175tuş birleşimleri, 264Tüm Formlar düğmesi, 132

UUNC (evrensel adlandırma kuralı) yolları

ile verileri bağlamak, 60tanımı, 290

Uygulama CD’siİngilizce kaynaklar, xxviinasıl kullanıldığı, xxiiiuygulama dosyaları, xxv

uygulama dosyaları, xxvWindows XP'de konumu, xvyüklemek, xxix

uygulama dosyalarını yüklemek, xxixuygulanma veritabanı

için şablonlar (Bkz. şablonlar)içindeki makrolar, 40ne zaman uygun olduğu, 37özelleştirilmiş komutlar, 40tanım, 285

Üüstbilgiler ve altbilgiler, 235

VVar olan Alanları Ekle düğmesi, 234varsayılan şablon konumu, 39Varsayılan Veritabanı Yolu iletişim kutusu, 41Varyans işlevi, 174VBA (Microsoft Visual Basic for Applications),

30 . Ayrıca bkz . modüllerAccess'e geri dönmek, 128koddaki açıklamalar, 128parola koruması kodu, lxivparolaları kaldırmak, lxv

VBA ile kodlama, 128VBA Project Explorer bölmesi, 127Ve işleci, 152Ver iletişim kutusu, 81ver türleri, 180

alan boyutu, sınırlamak, 184ayarlamak, iivBoolean, 208 (Bkz. Evet/Hayır veri türü)değiştirmek, 46, 181Evet/Hayır (Bkz. Evet/Hayır veri türü)

310 tabloları vermek

Metin, varsayılan olarak, 181Otomatik Sayı, 45, 184Para Birimi, 183posta kodları için, 46sayı alanları için, değiştirmek, 185Sayı, ayarlamak, 181Tarih/Saat ayarı, 183

verilisteler aracılığıyla girmek (Bkz. arama listesi)tablolara girmek, 44vermek (Bkz. vermek)yeniden düzenlemek, 48

veri erişim sayfaları, 30veri girmek

listeyle (Bkz. arama listeleri)tablolarda, 44

veri kaynağı, 122 . Ayrıca bkz . formlarveri sayfaları

diğer tablolara katıştırmak (Bkz. alt veri sayfaları)

göstermek, Baskı Önizlemede, 32sütunlar (Bkz. sütunlar, tablo)

Veri Sayfası görünümüiçindeki satıra doğrudan gitmek, 18içindeki sorguları çalıştırmak, 22içindeki tabloları açmak, 15, 48tanımı, 286yerleşimi, 15

Veri Sayfası görünümü düğmesi, 182veri vermek

Excel'e, 82için adımları kaydetmek, 86için hatırlatıcı, ayar, 86metin dosyalarına, 90metin dosyası olarak, sınırlandırılmış, 92metin olarak, biçimlendirmek, 90Outlook görevi olarak kaydetmek, 86PDF/XPS dosyalarına, 89RTF (Zengin Metin biçimi) olarak, 87SharePoint'e, 84tanımı, 286-87Word'e, 87XML dosyalarına, 93

verilere bağlamak, Ayrıca bkz . almakevrensel adlandırma kuralı (UNC) ile yollar, 60tanımı, 60, 287

verileri bir başka programlardan yapıştırmak, 97verileri sınırlamak . Bkz . maskeler; geçerlilik

kurallarıverileri veritabanlarına aktarmak . Bkz . almakVeritabanı Araçları sekmesi, 8

Veritabanı Belgeleyicisi düğmesi, 214Veritabanı Belgeleyicisi yardımcı programı, 211veritabanı güvenliği, 273 . Ayrıca bkz . parolalar

tanımı, 286tasalamak, 273uyarılar, 12

veritabanı nesneleri . Ayrıca bkz . belirli nesne türleri

almak (Bkz. alma)görünümler (Bkz. görünümler)için kullanılabilir biçimleri vermek,

görüntülemek, 80için kullanımlar, 9kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel

gruplar)tanımı, 124, 288tüm örneklerini göstermek, 14vermek, 79

veritabanı özellikleri, 42, 180Veritabanı Özellikleri iletişim kutusu, 212Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusu, 276Veritabanı Parolasını Ve Şifrelemeyi Kaldır

düğmesi, 277veritabanı penceresi , 14

gösterme için tuş birleşimi, 265içindeki sekmeler, 4tanımı, 286

veritabanı programları, 286 . Ayrıca bkz . veritabanları

veritabanı uygulamalarıiçin şablonlar (Bkz. şablonlar)içindeki makrolar, 40içindeki özelleştirilmiş işlevler, 40ne zaman uygun, 37tanım, 285

Veritabanını Dönüştür iletişim kutusu, 57Veritabanını Sıkıştır Ve Onar Yardımcı Programı,

211-12veritabanları

Access Database Executable (ACCDE) dosyaları olarak, 281

Access olmayan, almak, 76ACDDE dosyası olarak kaydetmek, lxvaçılış, xl, xii, 13adlandırmak, 40başlatma seçenekleri (Bkz. başlatma

seçenekleri)başlık, değiştirmek, 263belgelendirmek, lvii, 214biçimlendirmek, xxxixbirden çok açmak, 82

veritabanları 311

veritabanları, devamıboş, 42depolama için klasör, 41doldurmak, 37dosya uzantıları, 40eski sürümler, geçiş, xiivformlar (Bkz. almak)genel bakış, 10gezinti sayfaları (Bkz. formlar)Güvenilir Konumlar listesi, listeye eklemek, xxxixiçin şablonlar (Bkz. şablonlar)içindeki kullanıcı tarafından oluşturulmuş

iletişim kutuları (Bkz. formlar)içindeki kullanılabilir denetleme özellikleri, 262içindeki öğeler (Bkz. veritabanı nesneleri)içine veri bağlamak, 60içine veri girmek, xiiikapatmak, xlkarmaşıklığı, 9kaydetmek, 42kilitlemek, 277kod, korumak, 277kodlama/kod çözmek, 275kullanılabilirliğini kısıtlamak, 262nesneler (Bkz. veritabanı nesneleri)olarak uygulamalar (Bkz. veritabanı

uygulamaları)oluşturmak, elle, 41-42oluşturmak, şablonlardan, 40önceki biçimlerde kaydetmek, 57önceki sürümlerden geçiş, 57özel kullanım için açmak, 275-76parola koruması (Bkz. parolalar)performans, çözümlemek, lviisıkıştırmak, lvii, 211-12şablonlarla yapı oluşturmak, 28 (Ayrıca bkz.

şablonlar)şifrelemek, 275tablolar (Bkz. tablolar)varsayılan klasör, 41yedeklemek, lvii, 210-11

veritabanlarını doldurmak, 37, 288veritabanlarını korumak . Bkz . parolalar;

güvenlikveritabanlarını sıkıştırmak, lviiveritabanlarını şifrelemek, 275, 286veritabanlarını yedeklemek, lvii, 210-11veritabanlarının kodunu çözmek, 275Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusu, 82Veya işleci, 152

virgülle sınırlandırılmış metin dosyaları…’den almak, xivalmak, 66tanım, 285

Visual Basic Editorbaşlatmak, 278parolalar, kaldırmak, 280

WWeb (HTML) dosyalara, 71

dosyalara almak, 72tabloları dosyalara vermek, xlviiitanımı, 287yapı etiketleri, görüntülemek, 95

Windows XPiçindeki Belgeler klasörü, xviçindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvlitemel alarak Access'i başlatmak, xviuygulama dosyaları, konumu, xv

Wordiçine veri yapıştırmak, 97Word'e veri almak, 87

Word'e Ver düğmesi, 88

XXML Al iletişim kutusu, 70XML Dosya düğmesi, 69XML dosyaları

dosyalara tablo vermek, xlviidosyalara veri vermek, 93dosyalardan veri almak, xlvi, 69dönüşümler, uygulamak, 70içindeki etiketler, 68şema, 69tanımı, 287

XML Kağıt Belirtimleri, 89XML şemalar, 289XML'e Ver iletişim kutusu, 94XP

içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xviiuygulama dosyaları, konumu, xv

XPS (XML Kağıt Belirtimi) dosyaları, 89

312 veritabanlarını doldurmak

Y yakınlaştırmak

Baskı Önizleme'de, 28, 248raporlarda, 228

YAPIN paragrafları, xxivYapıştır düğmesi, 99-100Yapıştırma Hataları tablosu, 98Yardım

aramak, xxxviEkran İpuçları, xxxiii, 289göstermek, xxxiii, 14İçindekiler Tablosu, xxxviletişim kutuları için, erişmek, xxxivİnternet'te, xxxvikategoriler, göstermek, xxxvkonular, genişletmek, xxxvikonular, göstermek, xxxivkonular, yazdırmak, xxxvi

yardımkitap CD’si hakkında, xxxiiiWord hakkında (Bkz. Yardım)

Yardım penceresindeki İçindekiler Tablosu, xxxvyatay çizgiler, lix, 232Yatay düğmesi, 32yatay yön, geçiş yapmak, 32yayımcı, 288Yazdır düğmesi, 33Yazdır iletişim kutusu, 248yazdırmak, 31

raporlar, lxi, 248

Yardım konuları, xxxviyazdırmada sayfa yönünü değiştirmek, 32

yazı tipleriformlardaki, 109raporlardaki, 237

Yeni Kayıt düğmesi, 128Yeni Oluştur iletişim kutusu, 254Yeni Sorgu iletişim kutusu, 170Yeni Stil Adı iletişim kutusu, 118yeniden boyutlandırmak

form bölümleri, 119satırlar, standart yüksekliği, 50sütunlar, 197tablo satırları, 49tablo sütunları, 17, 48

yerel ağ (LAN) 287yerleşik işlevler, 167yerleşim, değişiklileri kaydetmek, 42yineleme sorguları, 160, 286yön, değiştirmek, xli, 32Yukarı Taşı düğmesi, 270yuvalandırmak, 286yükseklik, tablo satırı, 49

ZZengin Metin Biçimi (RTF) belgeler

belgelere veriler vermek, xlviiiverileri farklı vermek, 87

Zengin Metin Biçimi (RTF) belgeler 313