This doc

 

cument is a controlled properEducation Council (ADE

rty of Abu Dhabi C). 

 ADECHAN

Environment, HealtAbu Dhabi Educatio

h & Safety Section on Council (ADEC) 

Version 01/2011 

C EHSMSDBOOK

S K

Message from Director General 

Dear All, 

pleasure and proud to present the First Edition of ADEC 

This handbook was produced to represent the essence of ADEC 

ADEC  staff,  visitors  and  contractors  will  find  out  tips  and 

EHS  is  everybody’s  business  and  a  line  management b  

We  hope  this  handbook will make  a  tangible  contribution  to 

Dr. Mugheer Khamis Al Khaili 

 It is our EHSMS Handbook which aims  to provide a quick guidance on ADEC  EHSMS  requirements  and  how  to  carryout  ADEC operations  and  activities  within  our  facilities  considering  all Environment, Health and Safety programs and procedures.  

EHSMS and describes the tools, procedures and best practices that  will  make  EHS  an  integral  part  of  ADEC  activities  and operations.  

methods  for  handling  different  types  of  EHS  hazards  and emergencies  in  their  workplace  and  effective  measures  for prevention, mitigation, preparedness, response and recovery in case of its occurrences on a safe, efficient and environmentally sound manner.  

responsi ility.  Sharing these  principles  and  meeting  our standards  is  the  best  way  to  strengthen  and  promote  EHS culture in ADEC.  

increase the awareness of EHS among ADEC staff, visitors and contractors  and  thus  achieve  a  remarkable  EHS  performance within our organization. 

Impor Hazard:

tant Definitions 

  Any  substance,  physical  effect,  or  condition with  potential  to  harm  people,  property  or  the environment.  Risk:  Risk  is  defined  as  the  potential  of  identified 

Environmental

hazard (s) to cause harm. Risk Ranking  is the product of  the measure of  the  likelihood of occurrence of an undesired  event  and  the  potential  adverse consequences  which  this  event may  have  upon  the Health and Safety of People (injury or harm to physical or psychological). 

(Risk = Consequences x Probability)  

 Aspect: Element of  the organization’s activities, products or  services  that  can  interact with the environment. A significant environmental aspect is an  environmental  aspect  that  has  or  can  have significant environmental impact.  Incident: An event or chain of events which has caused or  could  have  caused  fatality,  injury,  illness  and/or damage  (loss)  to  assets,  the  environment,  entity reputation or third parties.  Emergency:  Refers  to  occurrence  of  unforeseen 

ear Miss:

events that needs an immediate response such as fire, spillage, serious personal injury and/ or fatality.    

N  An event or chain of events that could have esulted  in fatality,  injury,  illness and  / or damage (loss) rto  assets,  the  environment,  ADEC  reputation  or  third parties.  The  situation  was  avoided  or  reduced  by  the circumstances  at  the  time  or  under  slightly  different circumstances would have been more serious.  Restricted  Work  Day  Cases:  Any  work‐related  injury other than a fatality or lost workday case which result in a person’s being unfit for full performance of his regular job,  on  any  day  after  the  day  this  occupational  injury. Work performed might be: • An assignment to a temporary job. • Part‐time work at the regular job. • Continuation full‐time work.  Lost  Work  Day  Cases:  Any permanent  partial  disability  whi

work  injury  other  than ch  renders  the  injured 

person temporarily unable to perform any regular job or restricted work on any day after  the day on which  the injury was received.  In this case “any day”  includes rest day,  weekend  day,  scheduled  day,  public  holiday  or subsequent day after ceasing employment.  Medical Treatment Cases: Any work‐related  injury  that involves neither Lost Workdays nor Restricted Workday Case  but  which  requires  treatment  by,  or  under  the specific order of a physician or  could be  considered as being in the province of a physician. (Note: Medical  Treatment  Case  does  not  ude  First inclAid Treatment) 

         

  

    

ADEC EHSMS STRUCT

 

TURE 

  

 

ADEC Environment, Health & Safety  General Policy 

 The  Abu  Dhabi  Education  Council’s  Environment, Health  and  Safety  Policy,  Strategic  Plans  and  Goals aims to comply with and contribute to the following:   

• Protect  human  health  and  safety,  and  preserve the workplace  and  surrounding  environment  to sustain  its operation within  the education sector in the Emirate of Abu Dhabi. 

• Abu  Dhabi  Government’s  Initiative  towards  the establishment and  implementation of Abu Dhabi Environment,  Health,  and  Safety  Management System (AD EHSMS); and 

• International  Environment,  Health  and  Safety Regulations, Standards, and Best Practices.  

DEC  is the regulator for education  in Abu Dhabi and herefore  is  committed  to  the  following:  Endorse, evelop,  implement, monitor and maintain a modern nd  integrated  Environment  Health  and  Safety anagement system in all its activities, operations and 

fac 

It is ADEC’s general policy to ensure the protection of its environment,  resources,  and  operations  within  the education sector in the Emirate of Abu Dhabi.  This  Policy  covers  and  includes  staff,  visitors, stakeholders, contractors, subcontractors,  facilities and assets.  ADEC’s  commitment  to  accomplish  and  maintain  a successful Environment, Health and Safety Management System is achieved through the following actions:  • Develop,  implement,  monitor,  and  maintain  a 

modern  integrated  Environment,  Health  &  Safety Management System. 

• Manage all  identified aspects, hazards and threats  in normal and emergency operations. 

• Comply  with  applicable  local,  federal,  regional  and international  regulations,  standards  and  best practices. 

• Prevent  environmental  pollution,  personal  injuries and illness of its resources. 

• Achieve  a  sustainable  development  through  the conservation of natural resources. 

• Promote the environment, health and safety culture, level of awareness and communication. 

• Promote  proactive  line  management  involvement and responsibility towards EHS. 

AtdaM

ilities.  

• Establish   framework for setting and reviewing of ADEC  EHSMS  Objectives  and  Targets  to  ensure continual improvement. 

• Promote,

a

  enforce  and  monitor  contractors’  EHS 

( finperformance.  

• Provide  all  resources  human  nd  ancial) required  for  the  implementation    the  system/ programs.  

aof

Provide  continuous  education,  training  and capacity  building  programs  for  ADEC  staff/ stakeholders.  Inspect, audit, and mo

•

• nitor system implementation and performance within the organization. Maintain  all  ADEC  activities,  ope• rations,  and facilities  free  of  any  EHS  aspects,  hazards  and threats at all t me. Maintain a

i•  frequent reporting mechanism to report 

any  violation  for  immediate  correction,  corrective and preventive actions.  

• Maintain  continuous  system  review,  modification and improvement program to ensure the continuity of ADEC EHSMS. Conduct periodic drills and exercises. •

 Dr. Mugheer Khamis Al Khaili 

Director General Abu Dhabi Education Council  ADEC  ( )

 

ADEC EHS ‐ Mission  

“Develop,  Implement,  Enforce  and  Improve  a Modern In egrated  Environment,  Health,  and  Safety 

nta

D

M nageme t System in all ADEC premises, activities, and operations within the Emirate of Abu Dhabi”   

A EC EHS – Vision 

DEC  

“A activities  and  operations  shall  take  place,  be conducted  and  concluded  within  a  clean,  sustainable, 

althy and safe workplace environment”  he 

A EC EHS Vision aims to:D   Preserve  the  environment,  and  conserve  non‐renewable natural

a.  resources. 

b. Protect the health and safety of its resources, guests, visitors, contractors, and subcontractors while in any of ADEC

c. Sustain  and  improve cost

. Management Responsibility  towards  Environment,  Health  and Safety. EHS is the responsibility of ALL ADEC staff. 

cultural  change  and  awareness towards  Environment,  Health  and  Safety  and  its 

   

  facilities or areas of jurisdiction. its  oper sses ations, minimize  lo

 savings. Encourage  and  promote  Line d

e. Contribute  to  the 

benefits  in  our  life  with  ADEC  staff  (Internal Stakeholders)  and  the  community, guest, visitors, contractors,  subcontractors,  etc.  (External Stakeholders). 

f. Set  required  EnviPolicies, Procedures,

ronment,  Health,  and  Safety  Programs, etc. to manage all 

significant  environmental  aspects,  health  and safety hazards  associated with ADEC operations (indoor/  outdoor)  in  normal  and  emergency situations. 

g. Promote  transparent  

communications  and reporting mechanism  to  report any observation, violation,  EHS  near  miss  and/    incident  to orinvestigate  and  recommend  correction, corrective and preventive actions. Ensure annual system review and modification to ensure  its  application  and  tinual 

h. con

improvement.  

raADEC EHS St tegic Objectives  a. Protect  the  human  health  and  safety,  preserves 

workplace  and  surrounding  environment  to sustain  its operation within  the  education  sector in the Emirate of Abu Dhabi.  Contribute  to  the  Emirate  of  Abu  Dhabi Government  Initiative  to  be  one  of  the  best Governments in the world. Comply  with  Abu  Dhabi  Environment, Health  & 

b.

d.

 

c.  Safety Management  System  (AD  EHSMS)  and  its relevant Framework, Requirements and Decrees. Comply  with  Local,  Federal  and  International Laws,  Regulations,  Standards  and  Best  Practices relevant to Environment, Health and Safety where applicable. 

Environment, Health and Safety Aspects & Risks Assessment 

vironment,  Health  and  Safety  Aspects  and  Risks t

En  t      

Assessment  is  a  ystema ic  and  logical  approach  thadefines  the  process  to  identify  all  the  Environmentaspects, health and safety hazards associated with ADEC

al

activities  and  operations within  its  facilities  and  to  setrequired control measures, programs and procedures tominimize  it  to  an  acceptable  level  and  As  Low  As

asonably Practicable (ALARP).  

 process involves the id

Re 

This entification of: • ADEC   Operations, Activities and Processes. • Potential and Significant Environmental Aspects/ 

eH alth & Safety Hazards relevant to identified Operations, Activities and Processes. 

sessment Techniques includes the following actio 

As ns: 1. Preparation of Assessment Checklists.  

Review of EHS Incident Records and Statistics.  Inspection of the   place.Observation

2. 3. work   .  of operations, activities and Processes.  

Safety  Haz d  significant aspects and risks it pose. 

45. Consultation with employees. 6. Evaluation  of  Environmental  Aspects/  Health  and 

ards  for  the  potential  an

7. Identify  and  Highlight  Significant  Environmental Aspects and Medium/ High Health & Safety Risks for 

required  aspects  and  hazards  controls  including prevention,  mitigation,  preparedness,  response and recovery measures. 

The next 3tables briefly present the significant EHS Risks of ADEC operations.      

    

            

Table 1 ADEC Significant Environmental Aspects 

& Impacts  

 

SN  Aspects  Impacts 

Depletion of 1  Energy Consumption.  Resources. 

2  Water Consumption.  Depletion of Resources. 

Depletion of 3  Fuel Consumption.   Resources. 

4 

Generation of paper wastes, plastic wastes, IT wastes (Cartridges/ Toners), etc. 

Land / Soil Contamination. 

Generation of Toxic Emissions (CO, CO2, NOX, 5  Air Pollution. SOX, VOC,etc.) during vehicle operations 

6 

Generation of Harmful Noise Levels (>85 decibels).  Noise Pollution. 

 

Table 2 ADEC Major Health Hazards & Risks 

SN  Hazards  Risks 

1 

Emission of  VOC from photo  ints, copiers, pafurniture’s, carpets, solvents 

Irritation, Allergy, Head Ache, Fatigue. 

2  to radiation 

from photo copier 

tal  Exposure

machines. 

Loss of menattention,Memory Retentiveness, Fatigue. 

3  Over Time / Lone Working.  Mental Stress. 

4 

to Heat & Dust during vehicle 

n 

Heat Exhaust/  

, 

Exposure 

operations and at outdoor constructiosites. 

Stress/ Cramps,sun strokes, Irritation, AllergyHead Ache, Fatigue, breathing illness. 

5 

Exposure to CO, CO2, SO2, NOX emissions from vehicles.  

Irritation, Allergy, Head Ache, Fatigue, breathing illness.  

6    earing loss. Noise Exposure. Noise induced h

7 Radiation Hazard from Microwaves in kitchens. 

Hot Burns and Cataract. 

8 

Hygienic Exposures (Viruses, Bacteria, Fungi, etc.) relevant to 

Washrooms, and Housekeeping Activities. 

He Kitchens, Catering,  alth and 

Hygienic Illness.

9 

Exposure to Cleaning Chemicals in Washrooms and Kitchens. 

Irritation and Allergy. 

10 

Expose to Blood born & Pathogens like HIV, Hepatitis B, and Hepatitis C relevant to Housekeeping and Waste Management Activities. 

It may leads to blood borne diseases like AIDS and Hepatitis.  

  

 

 

Table 3 AD azards & Risks 

 EC Major Safety H

SN  Hazards  Risks 

1  Working with electrical Equipments. 

Electrocution and Fire. 

2  ping.   and FallsPoor HousekeeFire. Slips, Trips, .Personal Injuries. 

3  Material Handling and Lifting.  Personal Injuries. 

4 

rds like 

 , 

  due 

to eye strain 

Ergonomic HazaSitting, body Posture, Position of ComputerScreen and Keyboardetc. 

Muscular Skeletal Disorder, Back Pain,Vision problem

5 

Use of Office equipments which includes sharp edge equipments/tools, photocopier/fax machines. 

Injury, Burn, and Electrocution. 

6  Walking & Working Surfaces 

Slips, Trips, and Falls.Personal Injuries. 

Reference: EHS Aspects/ Hazards Identification & Risk Assessment (ADEC/EHSMS/03/3.2/EHSHIA) 

Waste Management  What is Waste? 

  becomes  An  object waste when  is  the  intent  to dis ard it Wastes are classified into three 

there c .  

Categories:  1. Rec Wastes:yclable    Examples  

Can ss Bottles Wastes.  

2. Non

  include  Aluminums, Papers, Plastic and Gla

‐Recyclable  Wastes: radable, Food and Org

ardo

ExDeg anic 

3. Haz us & Dangerous Wastes:

amples  include  Bio‐ Wastes. 

 Examples  include Fla table,  Toxic, Mutagenic,  Reactive, Cor Wastes, etc. 

 fol onside naging 

mmable,  Ignirosive, Radioactive 

lowing  shall  be  cThe  red  while  maWastes  cilities:in any of ADEC Fa   1. All  wastes  shall  be  segregated  and  stored  in 

designated  waste  containers  at  the  appropriate waste storage area at each floor. 

 2. Waste Containers must be clearly marked.  3. Food wastes and other associated garbage’s should 

be kept separate from other types of wastes. 

4. As manathrou

 

The  folloreduce wa 

Red

far 

1. uthrou

A= 

as  reasonably  pracagement  and minimization wugh the following hierarchy a

 owing  tips  can  be  applied  taste production: 

uce the Paper Consumption  iugh the following actions : pply Soft Correspondences & Reduce. 

cticable,  waste  will  be  practiced  approach: 

to minimize  and 

  in ADEC Facilities 

& Documentation 

2.

3.

 

 Prcoan Phmafacorfore

Minimize Copying, Prinof paper = Reduce.  

Use Eco friendly papersbottles/ bags, etc. = Re

  

 Reduce the Electronic wasthrough the option for Buto recycling of the wastes. Waste Transfer to reputedmanagement organization

Reference: Waste (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHS

Indoor Air Quality

roviding  good  indoor  air  quomfort, well‐being, and perfond visitors.  

hysical, chemical and biologicay adversely affect the  indoocilities if they exist in the absr actions needed to be taken 

ting and use of both sides 

s & bio‐degradable plastic cycle. 

stes in ADEC Facilities y Back System, which lead . 

d and approved waste ns.  

 Management SPRG/5.1.2/WASTMG) 

y Management 

ality  is  important  for  the ormance for all ADEC staff 

al hazards and substances or air quality within ADEC sence of control measures 

r prevention, mitigation, precovery of its risk and impacts

 effectively and efficiently eparedness,  response and s. 

Causes of Indoor Air Quality Problems: 

Poor Ventilat • • •

rs,  

v ir 

ion. Temperature. Humidity. 

• tIndoor  Air  Pollutants  (Particulates  MatCarbon  Dioxide,  Carbon  Monoxide, Organic Compounds (VOC), etc.). 

eVolatile

 Ad erse  Health  Effects  Caused  by  Poor  Indoor  AQuality: 

• Headaches.  • Eye, Nose, and Throat Irritations.  

Respiratory Illnesses (Acute &•  Chronic).  • Increa• • Noise Induced Hearing Loss (Acute & Chronic). 

To  e r  air suppl  and 

r  Conditioning  (HVAC)  System  to  p and

arbon  Emissions  from  the  electrical  equipments  like ng  the  bulbs  to 

awareness on energy ns

Volatilertin

VOCadeq d/  remote  photocopying 

re regular

sed Allergies.  Asthmas. 

 nsure  and  maintain  fresh  and  clean  indooies within ADEC facilities, ADEC management

responsible  facility  management  teams  in coordination  with  EHS  Sections  will  ensure  the maintenance  and  proper  operations  of  Heating, Ventilation  and  Aieliminate roblems   pollutants.  EHS  Section  will  periodically  monitor,  report  and record Indoor Air Quality.   

Paints,  Solvents  and  Chemicals  shall  be  stored  in designated area with adequate and separate ventilation and exhaust systems.  Clight  bulbs  shall  be  reduced  by  replaciCompact Fluorescent ones and the co ervation through Posters, and Environmental alerts. 

Compounds  (VOC),  Ozone  and tters  Emissions  from  photocopiers  and 

pr ters  shall  be  reduced  by  checking  options  of  Low   emissions  photocopiers  and  printers,  provide uate  ventilation  in  isolate

   Organic 

Pa iculate  Ma

rooms,   ensu  its   Maintenance.  Smoking 

and

is  totally prohibited  in ALL ADEC  facilities and premises. 

Reference: Indoor Air Quality Management (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.3/IAQMGM) 

         

Hazardous Materials Management  EHS Section  in coordination with concerned Divisions 

ts (MSDS) for all chemicals nd  hazardous  substances  currently  in  use  or  to  be 

used in ADEC Facilities. 

l

 o

EHS Section  shall maintain  a  register of  all  chemicals 

substances including  cleaning  chemicals,  paints,  solvents,  etc.) 

  safe management  of  these materials  and covering  safe  handling,  transportation,  storage  and dispo   

DO  the  following  while  dealing  with  Chemicals  and 

and  Sections  in  ADEC  will  ensure  they  possess  all Materials Safety Data Sheea

 MSDS’s  shal   be made  available  to  ADEC  Staffs  and Contractors.  Containers of all chemicals and hazardous substances in use shall be categorized and labeled as per Globally Harmonized  System  (GHS)  for  Classification  and Labeling f Chemicals.   

and hazardous  substances  currently  in use with  their inventories.  Hazard  Communication,  Training  and  Consultation Programs  with  All  Staff  and  contractors  who  are handling  chemicals  and  hazardous (shall  be  provided  and  conducted  by  EHS  Section  to ensure  the

sal operations. 

Hazardous Substances:  • Purchase of environmental friendly, non‐hazardous 

and non‐toxic products. • Store  different  types  of  hazardous  materials 

separately  from  each  other  and  based  on compatibility where possible. 

• Follow  recommended  uses  and  precautions  on labels. 

• Avoid contact with skin and eyes. • Wear  personal  protective  equipment  including 

gloves,  safety  glasses  and  clothing  when  using hazardous materials. 

• Use  safety  carriers,  chemical  trays,  or  secondary containers when transporting hazardous materials. 

• Spills shall be secured with warning signs, cleaned immediately and should not be left unattended. 

• Spill  control  kits  shall  be  available  to  deal  and manage any occurring spills involving chemicals and hazardous substances. 

• First aid kits should be readily available.        

DON’T DO the followi g whi e dealing with Chemicals   n land Hazardous Substances: 

 • Keep  or  store  hazardous material  directly  under 

the sunlight or close to a source of ignition. • Purchase  large  quantities  of  chemicals  and 

hazardous materials and store it.  Store Water‐Reactive  chemicals where  they  can 

come into contact with water. •

 

Reference: Hazardous Materials Management (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.4/HAZMAT) 

  

Main Information on MSDS 

Produc  Name (Trade  me & Chemical Name) t Na Major Uses & Application.  Chemical Composition & Ingredients.  Physical Properties.  Chemical Properties.  Precautions for Use.  Safe Handling and Storage Information.  Personal Protective Equipment.  eFirst Aid/Em gencyr .  Fire Protection & Instruction.  Spill Protection & Instruction.  Emergency Contacts for Producers. 

Occupational Hygiene Exposure & Monitoring 

 Cate :gories of Harmful Occupational Exposures  

 Chemical Exposures: 1.  

Cleaning Chemicals.  Dusts.  Gases. 

a.b.c. 2. Physical Exposures: a. Heat Stress. b. Radiation.  3.  ological Exposures:Bi  

iruses, bacteria, fungi. a. b. IV, Hepatitis A, B, and C. 

 

VH

otPr ection and Prevention  from Harmful Occupational Hygiene Exposure includes: 1. Elimination. 2. 3. 4. Administrative Controls and ork Practices. 5.  Protective Equipment. 

    

Substitution. Engineering Controls. 

 W Personal

  

M a e:e ns of Entering the Human Body includ  

  1.  Inhalation: breathing 

  in  the  substance with normal ain route of contaminants  into 

contaminants  enter  the  lungs,  they ss  to  the  bloodstream  and  many  other 

rough  Skin:

air intake. This  is the m When the  body.

have  acceorgans.  2. Absorption th the   the substance comes 

ith  the  skin d  enters  either  through the pores or a wound. into  contact w  

3. 

an

mouth  and  swallowed  into ve  system.  This  is  not  a e body. 

n

 Ingestion:  through  the 

the  stomach  and  the  digestisignifican  route of entry to tht 

4. I jection: through needlesthis form

 or sharp edges are  of entering the humanagement:

rare but e  body.  s

giv  examples for Tip  for Food Hygiene Man  • ood handlers should have  food handling cerF tificate 

a ination  to  ensure that   are free from infectious and communicable diseases. 

All  staffs employed  in provision of  catering  services at ADEC facilities shall be provided with uniforms and 

tructed  to . 

the 

ice good hygiene which  includes but not limited to:  

ndling areas.  No eating or drinking while handling food.  Cover wounds with water proof dressings.  No wearing of jewelry or watches. 

 

nd  shall  undergo  medical  examthey

•

personal  protective  equipment  and  inswear it at all times while they perform services

• PPE shall  include but not be  limited to Safety boots/ shoes, Hairnets, Mesh and Hygienic Gloves, etc.  • Sufficient  hand  wash  basins  and  welfare 

facilities  including  toilets  adjacent  to catering facilities shall be provided. 

• Persons  working  in  food  handling  area  shall also pract

Have  clean  hands  at  all  times  and when they are handling food. 

No smoking in food ha

• Caba

• Im  

   

 

 

tering  facilities  shall  be  clesis using the appropriate disi

mplement the 5 “S” Concept in

   

eaned  on  a  daily nfectants. n ADEC facilities. 

Tip

Do •

•

•

   

ps for S  afe Outdoor Occupattional Exposures: 

o’s: 

Keep  sufficient  fluids  avamaintain proper hydration d

ailable  and  accessible  to 

heat conditions. Stay  in  shaded  and  air‐c

 during periods of extreme 

oduring high and extreme te

onditioned  (cooler)  areas 

to rest during breaks in ordeemperature environments er to reduce body heat. 

Drink one liter of water/fluidd per hour.  

Take the following measures during sandstorm:  • Listen for storm warnings and stay away from areas 

where an unpredictable sandstorm can occur.  • Wear  goggles.  Cover  the  nose  and mouth with  a 

respirator  or mask  that  is  able  to  filter  out  sand particles or use a moistened handkerchief. 

• Outrun the storm. If you are driving and the storm is  at  a  reasonable  distance  it may  be  possible  to outrun  it.  If  it  seems  the  storm  is  near,  stop  and ride it out. 

• If  the person  is not driving  the  vehicle,  then  seek shelter. Find cover  if at all possible.  If no shelter  is available, lie down and wait the storm out.  

• Keep eyes, nose and mouth covered at all times.  

Don’ts:  • Avoid  exposure  to  direct  sun  heat  at mid‐day  or 

noon  times.  If possible,  reschedule and  re‐arrange work during  the cooler hours or provide a shaded area over the workplace when working outside. 

 Reference: Occupational Hygiene Exposure & 

Monitoring     (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.5/OCPHYG) 

     

Walking & Working Surfaces  he following practices to prevent and eliminate walking 

and working surfaces related hazards shall be applied in DEC facilities and include: 

face shall be maintained from  protruding  nails, or  loose  boards  at  all 

ng  signs  about  relevant while  cleaning  the  floors 

g  equipment  is  used, fe clearances. alkways. 

•   sles  and  passageways  shall  be  kept  clear  and  in good  condition  clear  of  any  obstruction  that  could create  a  hazard  in  normal  and  during  emergency 

ons. Permanent  aisles  and  passageways  shall  be appropriately and clearly marked. Regardless  of  height,  open‐sided  floors,  walkways, platforms,  or  runways  above  or  adjacent  to dangerous  equipment  and  similar  hazards  shall  be guarded with a standard railing and toe board. 

T

A • All walking and working sur

clean,  dry  and  kept  free splinters,  openings,  holes, times. 

• Post  precautions  and warnihazards  (Slips,  Trips,  etc.) and any other surfaces. 

• Where  mechanical  handlinalways keep sufficient and sa

• Covering cables that cross wAi

situati•

•

• Every flight of stairs having four or more risers shall be equipped with standard stair railings or standard handrails. All portable•   ladders used shall have a uniform step spacing which shall be not more than 30 cm. Steps shall  be  parallel  and  level  when  the  ladder  is  in position for use. 

• Do  not  use  a  damaged  ladder,  all  ladders  out  of e shall be properly marked and kept away. 

servic

• Remember  the  following  to  reduce  the  risks  of slipping and tripping hazards: a. Watch your steps and keep attention  to where 

you step in and where you are going. b. Walk with the feet pointed slightly outward.  c. Ensure  enough  light  and  clear  vision  on  y

In dark areas, use a flashlight.  

our way. 

d.e. Ensure clear vision ahead when you are carrying 

or pushing loads. 

Reference: Walking & Working Surfaces (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.6/WLKSRF) 

    

Ergonomics 

gonomics is the science of adapting the job and/or the equipment  and  the    to each  other  for  optimal safety and

 Er

human   productivity. 

 gonomic  Hazards  due  to  handling  of  files  can  be Er

re he following:duced by implementing t  • Stack Height to be maintained for all File Cabinets to 

avoid the Overreaching. Ensure  that  file  cabinet  drawers  cannot • pulled clear of the cabinet.  

easily  be 

• Open only one drawer at a time to keep the cabinet from  toppling and close drawers when  they are not in use.  Do  not  pla• ce  heavy  objects  on  top  of  cabinets. be aware that anything on top of a cabinet m y fall off if a drawer is opened suddenly.  

 a

 Ergonomics  Hazards  due  to  the  sitting  chair  can  be duced by implementing the following:re  An  ergonomic  chair  should  be  highly  adjustable, including not just a knob for lowering and raisi

• ng the 

chair but adjustability  in the back tilt and the height of the arm rests. Ensure  that  the  backrest  of  ergonomics  chairs corresponds

•   to  the  natural  curvature  of  the  spine 

providing enough support to the lumbar region.  

• the computer monitors or cEnsurecomfoon the

• Ensuresoft alstay cl 

Ergonomby implem• Lightin

should

e  that  the  seats  of  ergonortable  enough  to  allow  the e floor or footrest.  e  that  the  armrests  of  ergonlowing the shoulders to relaose to the body.  

ics Hazards in the work placementing the following: ng:  lighting  around  computed  illuminate the work area w

omic  chairs  are   feet  to  rest  flat 

nomic  chairs  are ax and elbows to 

 

e can be reduced 

er work  stations without obscuring 

•

•

glare screen over the compuComputer Monitors:  scree

 causing glare. Provide anti‐

and well‐defined. Place the 70  cm)  away  from  the  fmonitor  should  be  approxbelow the line of vision.  Keyboards:  position  of  comaintain  the angle betweearm between 80 and 120 dein an area  that  is accessiblstretching.   

uter. ens  images  shall  be  clear  monitor 20‐28 inches (50‐face.  The  center  of  the ximately  15  to  25  degrees 

omputer  keyboards  shall en  the  forearm and upper egrees. Place the keyboard e,  comfortable and avoid 

 

Electricity Hazards  Electricity  is  silent,  invisible,  and  potentially  fatal,  so  it deserves  the utmost  respect. Never  take electricity  for granted, and never assume a circuit is dead.  Always ensure the following:

• Wrist Support: use wrist supports made of padded material. This support should allow typing without bending the wrists.  

• Document  Holders:  keep  documents  at approximately  the  same height and distance  from the face as the monitor screen.  

• Telephones:  neck  tension  is  a  common  problem caused by holding the telephone between the head and  neck.  Ensure  the  use  of  headset  or speakerphone  if  telephone  is  used  for  extended periods of time.  

 • The use of suitable and authorized electrical supplies 

and  equipment  which  should  be  installed  and maintained by trained electricians. 

• The  installation of suitable electrical protection such as  circuit  breakers,  fuses,  and  residual  current devices which must  be  always  used  along with  the correct load ratings. 

• Electrical cables should be covered and/or suspended away  from  walkways,  aisles  and  corridors  where practicable  to  avoid  damage  and  damp  and  also reduce the potential of tripping hazards. 

• Carry  out  periodical  visual  checks  of  plugs,  sockets and cables, if any damages identified, then remove it from service and report it immediately. 

• Any  cable  joints  must  utilize  proper  appropriate connector blocks and not just insulating tapes. 

 

Reference: Ergonomics (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.7/ERGONO) 

  

• Never • Ensure• The  in

visible• The ou

equipm• Blown

if a repindicatan elec

• For elesupply

• Never socket

 use lighting sockets to powee cables are long enough for tnner  insulation  of  cables  s. uter  insulation  should extenment and fully utilize cable gr fuses should be replaced implaced fuse immediately blowtive of  a problem  requiring ctrician). ectrical maintenance works ey is disconnected.  overload electrical sockets, t. 

er equipment.  the task. should  never  be 

d  into plugs and rips. mmediately (note: ws again then it is   the  attention  of 

ensure the mains 

 use one plug per 

• Remember:

 

                           

  Live  ElectriciiPerson,  Ensure  It  Isn’t Colleagues. 

Reference: Electr(ADEC/EHSMS/05/5.1/EHS

ty  Can  Equal  A  Dead   You  Or  Any  Of  Your 

icity Hazards SPRG/5.1.8/ELECHZ) 

 Defensiveinjuries  aIncidents. Why Do W 

Prote Prote Arriv

damNo S

Defensive Driving

a

e  Driving  Program  aims  to and  damages  resulting  fro. 

We Need to Drive Safe? 

ect Ourselves and our Familieect Others. ve in time. uffering from Death, Fatal Inages. 

g 

  minimize  death, om  road  traffic 

es. 

njuries and other 

 Co 

We•

•

 Dr•

Reduce Stress and TensionAvoid  Legal  and  iF nConsequences. 

onsider the following while d

If  your  are  the driver, Dodriving  at  all  times  formaking  calls,  pagers, 

n while over speeding. nancial  Liabilities  and 

 driving: 

o Not Use Phones while r  any  reasons  including

messages, Always use a 

   send  or  read    text  headset or wireless 

speakers.  Stay   at   or   below   the

speed   for  the   road  yoe   maximum  allowable  

indicated   by  road signs,ou   are  driving   on   as  

your car is equipped with , you can use speed set if 

If  you are  the    passengethe  driver  is  using  a 

 this option.  

pr  you should intervene  if 

vehicle  and  in  case  he phone  while  driving  the  

allowable  speed. Wearing Seat  Belts: 

Wearing  seat   belts  inclutaxis, buses, trucks, cranes,

exceeds  the  maximum 

des  safety  belts  in  cars, 

be  adhered  to  by  any  pe, or  forklift trucks and shall 

when engaged on ADEC acerson  in  moving  vehicles ctivities. 

Exceptions include  vehiclesare  available or  in public tr

s where  only  lap  seatbelts ransportation  where  seat 

belts are  not available.  

rivers and Passengers Shall:  Check  seat  belts are  in goood conditions and work 

P Perswhic w dwor h protects rdisks potentially threat their 

 

properly.  Keep seat  belts properly fastened while in moving vehicles.  

• Check  that    wearing  seat belts properly  before starting  the drive. 

• Intervene  when  fellow  passengers  are  not wearing seatbelts properly. 

 

•

everyone  in  vehicles  is

Reference: Defensive Driving (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.9/DEFDRV) 

                   

ersonal Protective Equipment (PPE) 

onal  Protective  Equipment  (PPE)  is  all  equipment h  is  intended  to  be  orn  or  hel   by  a  person  at kplace and whic     them against haza s or  which may r

 health or safety. 

 hazard hierarchy control, 

Remember PPE is the last option in theif and remember the following: 

Know how and where to use PPE if issued to you. Maintain,  clean  and  store  your  PPE  to  avoid  any damage. Carefully insp

 • •

• • •

ect PPE before use Immediately replace damaged and expired items. Report any problems with use of PPE. 

PPE  Purpose  When to be used? 

Safety Boot Foot Pro

Foot Injury Risks & tection  Falling Objects. 

Safety Helmet 

Head Protection 

Head Injury Risks & Falling Objects. 

Coveralls  Protection 

handling andTransportati . 

Body Body Injury, Chemicals 

 on

Chemic  alSuits 

Body Protection 

Handling of chemicals. 

ChemBoot  Protection 

als handling and Transportation. 

ica   Foot Foot Injury, Chemic

l

Rough & Chemic  alGloves 

Hand Protection 

Always when handling rough edges, materials and chemicals. 

Safety Glasses

Eye Protection 

Always when having a fugitive dust, flying sparks, or chemical splash.  

 

Safety Goggles 

Eye Protection 

Always where fugitive dust or chemical splashing is expected during work activities, or Chemicals.  

Face Shields  Eye  Obligatory for 

Protection  laboratories personnel or facing hot temperatures. 

Ear Plugs & Muffs 

Hearing Protection 

Obligatory where noise levels exceeds 90db/ 8hrs shift or direct instantaneous exposure of 135db. 

Dust and Gas 

Respiratory Protection 

Always where fugitive dust & ga

Respirators seous 

emissions are expected.                  

Fire P on &

What is Fire?  Fire  is  a  rapid  chemical  reaction.  Fire  starts  because 

reventi  Control  

  

four elements are present at a time:  1. Fuel (paper, wood, gasoline), 2. Oxygen (air),  3. Heat  (spark  from  welding,  static  electricity, 

friction, hot surfaces, electrical equipment, direct flame),  

4. Chemical  Chain  Reaction  (involving  the  fuel  and oxygen).  

Remove one of these factors or stop the Chemical Chain Reaction and the fire will go out.   All the four components must be present to make a fire and keep it on.   Sources of ignition and Precautions:  Ignition 

Precautions Source 

Naked Flame 

Care in using instruments with naked flame and exclude any flammable substances nearby. 

Apply electrical protective measures such Electrical  as isolation, bonding, grounding, fuses. sparks  Apply spark proof equipment in classified 

flammable and combustible areas. 

Heat build‐up 

Apply appropriate ventilation systems. 

Apply hot work permits and warning Hot work 

signs. 

Cigarettes  Apply No Smoking Policy. 

Consider  asures to the application of the following mereduce fire risks at workplace:  

Good housekeeping measures.  Efficient  and  effective  waste  management  and 

disposal.  Safe management and storage of flammable and 

combustible substances.  No Smoking Policy.  Hot work permits system.  Proper  design  and  regular  maintenance  of   

machines to avoid hot surfaces.  Controls on Contractors  Safe  electric  systems  and  prevent  overloading/ 

overheating of electric circuits.  The  segregation  of  areas  with  oxygen‐enriched 

atmospheres.  Do  not  cover  or  block  ventilation  systems  in 

storage areas. 

   

e 

         

Fir Classification:  

important It  is  to  identify the type of  fire to be  fought, so  that  proper  firefighting  equipment  can  be  selected and used. The NFPA classifies four categories of fires:  Class of Fire 

Type of Fuel Extinguishing 

Agent 

A  wood, glass, clothes, Combustible Solids (as 

papers, etc.). 

‐ Water. ‐ Dry Chemical Powder (DCP). 

B 

Combustibles and Flammable Liquids (as petroleum, paints, solvents, etc.). 

‐ Foam. ‐ Dry Chemical Powder (DCP). 

C  El

‐ Carbon 

 ectrical. 

Dioxide (CO2). ‐ Dry ChemicalPowder (DCP). 

K Kitchen Cooking Oils and Fat. 

‐ Carbon Dioxide (CO2). ‐ Wet chemical. ‐ Fire Blanket. 

  

 PAS

 1. PUL1. PULL2. AIM 

an  umete

3. SQUEextinbase

4. SWE

Re(AD

  

How to Use Fire Extinguis

SS = PULL – AIM ‐ Squeeze an

L and Twist the Pin.  the nozzle at the base of theupwind  location  away  fromers. EEZE  the  handle/  trigger nguisher and discharge its con. EP over the fire from side to 

eference: Fire Prevention andEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1

shers 

nd SWEEP. 

 fire, standing on m  the  fire  2‐2.5 

  to  activate  the ntents on the fire 

 side. 

d Control 1.11/FIRPRV) 

 In injSe Yote(e

Wide1.

Emergency Res

 the event of an emergency sjury, medical case, fire, etc.),ection to attain needed assist

ou can contact EHS Section  tlephones,  mobile  nuhs@adec.ac.ae). 

 

 hen  you make  this  contact

sponse Plan 

 situation (serious personal  immediately contact EHS ance and help. 

  through direct contact by umbers  and  email 

entify yourself and provide th,  ensure  that  you  clearly 

Nature and scale of emerghe following information: gency.  

2. Your 3. Num

 General R• When• Walk

take to th

Clos• e• Shut  

equipwork

• Do  nemer

• If  theand wbuild

• kLeaveep

servi• Evac

buildEvac

1(ADEC

(ADE 

r exact location ber of injured persons and ty

 Rules in case of Emergency: n a fire alarm sounds, evacuak,  do  not  run,  to  the  neares stairways to proceed to groue assembly point.  e doors as you leave.   down electric equipment apment  before  you  evacukplace. not  use  elevators  (if  existsrgency. e  fire  alarm  stops,  continue warn others who may attemding. e  the  building  and  move 

ping  routes  and  drives  opences teams when they arrive. uate to Assembly Areas/ Poiding,  facility,  and  workpluation Plan.  

References:  1. Emergency Management PC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.1

2. Emergency Response PEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.

ype es. s of injuri

ation is required. st  exit  door  and und level and out 

 any othernd/ or  ate  from  your 

s)  during  a  fire 

e  the  evacuation mpt  to enter  the 

  away  from  it, n  for  emergency  nts as defined  in ace  Emergency 

Program 3/EMRMGM)  Plan 14/EMRSPL) 

 Tranpr 

G

First A

r

 In im EHan(9    

ained and qualified  first aidnd Cardio‐Pulmonary Resuscrovided in ADEC facilities in e

Give  irst Aid & F CPR ONLY IF 

 Aid 

d  responders,  first aid kits itation  (CPR) kits shall be ach floor.  

 

QUALIFIED T

  case  of  any medical  emergmmediately report to EHS Sect

HS Section shall  immediately nd kits as well as calling  for 99). 

 YOU ARE TRAINED AND  

O DO SO 

gencies  including  injuries, tion for instructions. 

 send first aid responders  Medical Rescue Team on 

First Aid Treatment  First  aid  is  an  emergency  care  provided  for  injury  or sudden  illness before medical  rescue  team  arrives  to scene.  Personal Injuries/ Wounds  • Control bleeding. • Apply direct pressure on wound. • Elevate injured area above the heart if possible. • Apply  pressure  to  supplying blood  vessel  if  direct 

pressure is not successful. • Secure dry, sterile dressings with bandages. • Wash  your  hands  first  and  then  act  to  clean 

minor  injuries  thoroughly  with  plain  soap  and water  if  a v a i l a b l e .  

 Fractures  • Do NOT  move the victim. • ne  and  adjaK m 

If

eep  the  broken  bo cent  joints  fromoving. 

•     an    open    wound    is    present,    control    the  bleeding   (see   Personal   Injuries/ Wounds). 

  ShockElectric  

 eep victim lying down. over  victim  only  enough

• •

loosing body heat. 

KC   to  keep  victim  from 

O

Burn

• btain medical help as soon as possible.  

s  • revent contamination by applying a sterile dressing. 

ubmerge  smallPSuAb

op

•  minor  burns  in  cold water  (do  not se ice). pply    sterile    dressings    to    large    extensive  urns (do  

• not  apply   grease   or ointment). 

 page of BreathingSt  

 • pply Cardio‐Pulmonary Resuscitation (CPR) ONLY IF 

OU ARE TRAINED   QUALIFIED TO   SO. Tip victim’s head 

AY AND DO

• back, chin pointing up. • Look, listen and feel for breathing. • If  no  breathing  pulse  give  artificial 

respir• • Make  a    with  your 

mouth. • Inflate victim’s lungs with (2) full slow breaths. • Watch victim’s chest fall while listening for air return 

between breaths. • Check  for  a  pulse  at  the  side  of  the  neck  for  (5) 

seconds. • Breathe  for  adults  once  every  (5)  seconds;  for 

children  is  once  every  (4)  seconds,  and  for  infants, once every (3) seconds. 

• Recheck  for  spontaneous  breathing  every  few minutes. 

 and  there  is  a 

ation.  Close victim’s nostrils by pinching shut. 

tight  seal  over  victim’s  mouth

• If there is no pulse and there is no breathing, begin Cardio‐Pulmonary  Resuscitation  till  the  arrival  of Medical Rescue Team. 

 Heart Attack  • Symptoms  include  chest  pain,  difficulty  in 

breathing, nausea, sweating, and weak rapid pulse.  Act Immediately To:  • Search  for  identification  card  or  bracelet  for 

stance  contact 

Question eye  has occurred.   a    paramedic,  rdio‐Pulmonary 

Resuscitation (CPR). c a ortable position. 

hest if breathing is difficult.  If  breathing  stops  and  there  is  pulse,  apply artificial  respiration  ONLY  IF  YOU  ARE  TRAINED AND QUALIFIED TO DO SO. 

If  no  pulse,  give  Cardio‐Pulmonary  Resuscitation l  cardiac  compression  on  the 

victim’s breast bone ONLY  IF YOU ARE TRAINED UALIFIED TO DO SO.  head  to open  airway,  look,  listen  and  feel 

breathing. 

Fainting

additional  steps/  medical  assinumbers. 

 witnesses about what•• Get    medical    aid    quickly    from 

physician  or  person  trained  on Ca

• Place the vi tim in   still and comf• Do not move the victim. • Raise the head and c•

•and  apply  externa

AND Q• Tip  the

  • Symptoms  include  victim  feeling  lightheaded, 

nauseated,  flushed, feels warm and  then may  lose consciousness  for  several  seconds.  Fainting  may result due to normal physiologic response to stress. 

 Act Immediately To:  • Make  sure  that  the  victim  is  breathing  and  has 

pulse. • Keep  victim  lying  down  with  feet  elevated  until 

recovery is complete. • Bathe face down gently with cool water.  • Do not pour water over victim. • Loosen tight clothing.  • Keep crowds away.  

Incident Reporting  Immediately  Report    All  EHS  incident  which  may includes first aid cases, Lost Work Day Cases, Restricted Work Day Cases, Medical Treatment Cases, Near Misses, Property Damage, Fire, Spillages and All other types of emergencies to ADEC EHS section.  

Reference: EHS Incident Investigation & Reporting (ADEC/EHSMS/05/5.1/EHSPRG/5.1.16/INCINV) 

  

Important Emergency Contacts   Internal Contacts:  Environment, Health and Safety Section (EHS) 

Walid Abdel Kader 02 615 0182 

0 122 9985 

 

05walid.abdelkader@adec.ac.ae  Ibrahim Ahmad  6150322 02

050 596 7147 Ibrahim.ahmad@adec.ac.ae  Sara Al Fahim 02 615 0323 

a.alfahim@adec.ac.aesar    

S Section EH Email: ehs@adec.ac.ae   

ternal Emergency Contacts:Ex  

  Abu Dhabi Police Central Operations for ALL Emergencies 999    

Acknowledgement Card 

I hereby acknowledge that: 

  

 

a

 

   

a 

1. I have received2. I  have  read  an

a copy of this handbook. d  understand  the  contents  of 

the handbook. I agree   work under all p ovisions  ained 3. to r contin  ADEC  Environment,  Health  and  Safety Management System (ADEC EHSMS) and this handbook. 

 N me & Staff ID NO.   

 Signature  

 D te 

   

General Notes