Actividad practica liliana marcela meneses hernandez

ACTIVIDAD PRÁCTICA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION

LILIANA MARCELA MENESES HERNÁNDEZ

GRUPO 2

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICANOVIEMBRE

2013

ACTIVIDAD PRÁCTICA


LILIANA MARCELA MENESES HERNÁNDEZ

Presentado a:

LUZ STELLA GALLEG0

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II.

BASE DE DATOSCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICANOVIEMBRE

2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 3CONTENIDO 4-43CONCLUSIONES 44BIBLIOGRAFIA 45

INTRODUCCION

En la presente actividad podremos evidenciar los conceptos básicos, objetivos, funciones e importancia sobre el análisis y diseño de sistemas de información, a través de una actividad practica, visita realizada a la Biblioteca del MINTIC, conociendo su Sistema de Información el cual nos permite administrar, realizar prestamos, podemos conocer la ubicación, elaborar informes entre otras actividades importantes para nosotros como próximos profesionales, además brindar a los usuarios el mejor servicio, desarrollar y poner en practica la importancia de análisis y diseño de sistemas visto durante la asignatura.

ACTIVIDAD PRÁCTICA


La Biblioteca Especializada que visité fue la Biblioteca del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es especializada ya que la información que ofrece es de un área específica como es el caso de las tecnologías y comunicación.

La finalidad de una biblioteca especializada es suministrar información concreta, precisa y urgente.

ORGANIZACIÓN DEL BIBLIOTECA MINTIC

MINTIC

PROFESIONAL DE ARCHIVO Y BIBLIOTECOLOGIA UNIVERSIDAD SALLE

TELEFONO 3443460

Dispone de una infraestructura física donde se encuentra organizado todo el acervo técnico y bibliográfico. Cuenta con sala de consulta cuya función es ofrecer un espacio físico que facilite el análisis y la consulta de la información.

COLECCIONES:

La biblioteca cuenta con las siguientes colecciones:

• Colecciones Seriadas:

Son aquellas que se publican periódicamente, es decir mensual, trimestral, semestral o anual, en ellas encontramos las revistas y los periódicos.

• Colección General:

Aquí encontramos consulta básica como los libros que puede acceder todo tipo de público.

• Colección de Filatelia:

Esta colección consiste en los sellos postales, estampillas de épocas y sucesos especiales.

• Referencias:

Está constituida por diccionarios y enciclopedias.

• Audiovisuales:

Los soportes entregados junto con algunos informes o libros como CD´S, DVC, DVD, entre otros

• Colección Especializada:

Acá podemos hallar información acerca de tecnología y las comunicaciones, como su historia, encuentros, desarrollo, innovaciones y medios de comunicación.

• Entretenimiento:

Podemos consultar libros de fotografía, libros de política entre otros.

SISTEMA DE INFORMACION

Dispone de un sistema de información bibliográfica llamado Mandarín OPAC que es accesible a través de la intranet donde el usuario podrá realizar: búsqueda y consulta de información, solicitudes de compra, reserva de material e inscripción a servicios especializados.

http://172.23.24.159/m4/opac/m4opac.dll

Tiene a disposición personal calificado que le sirve de apoyo en la búsqueda de la información solicitada.

Su acervo se encuentra totalmente automatizado con el programa Mandarín.

El programa Mandarín es un sistema de gestión bibliotecario, es una base de datos del material bibliográfico, este programa es utilizado en mayoría de las bibliotecas pequeñas.

Mandarín M3: Es un sistema de gestión local, sirve como parte administrativa el cual procesa, cataloga, clasifica la información preparándola a su vez para su consulta, además podemos conocer el reporte de los préstamos, inventarios, circulación y actualizaciones

Mandarin M3 ® es una software poderoso para bibliotecas con funciones sofisticadas tales como la catalogación, OPAC, circulación, reportes e inventario. Desarrollado para las colecciones de hasta 1.000.000, M3 controla todas las necesidades de automatización de bibliotecas. Además, estos múltiples módulos le permiten ampliar su funcionalidad para satisfacer todas las necesidades de las unidades de información.

Acontinuacion relaciono:

• Los diseños de entrada• Los diseños de Salida • Diseños de archivo

http://172.23.24.159/m4/opac/m4opac.dll

Para ingresar a la Base de datos es necesaria esta informaciónNombre: adminContraseña: bocaraton

Creación de Registros

Mandarin permite la creación de registros NUEVOS desde la barra de Menú Archivo – Nuevo, donde usted deberá seleccionar Registro Bibliográfico inmediatamente el sistema le mostrara una serie de plantillas de diferentes tipologías documentas donde usted podrá seleccionar la que requiere,

Seleccione una plantilla y presione OK

Sugerencia:

Una vez ha pulsado sobre un campo MARC para activar el panel, puede presionarCTRL+T para cambiar los campos MARC de texto a números. Para insertar campos o subcampos, haga clic derecho sobre la plantilla o para realizar ediciones del registro.

Diligencie líder de acuerdo al material

05: estado del registro

a: Aumento en el nivel de codificación

c: Corregido o revisado

d: Borrado

n: Nuevo

p: Aumento en el nivel de codificación

06: Tipo De Registro: “Con esta etiqueta se especifica el tipo de material y se hace visual en el OPAC”

a: Material Textual

c: Música Impresa

d: Música Manoescrita

e: Mapas material

g: Grafico proyectable

i: Grabación de sonido no musical sonora

j: Grabación sonora

k: Grafico no proyectable de dos dimensiones

m: Archivo de computadora

o: Conjunto de materiales

p: material mixto

r: Objeto tridimensional o natural

t: Manuscritos

07: Nivel Bibliográfico

a: Parte componente de una monografía

b: Parte componente de una publicación seriada

c: Colección

d: Subunidad

i: Recursos integrado

m: Monografía / recurso

s: Publicación Seriada

Campos Fijos Para Material especial (Mapas y/o Planos, Video)

00: Categoría del material

a: Mapa

c: Recurso electrónico

d: Globo

f. Material parpable

g: Grafico proyectable

h: Microforma

k: Grafico no proyectado

o: Conjunto de materiales

m: Película cinematográfico

q: Música anotada

r: Imagen de teledetección

s: Grabación de sonido

t: Texto

v: Video grabación

z: No especificado

01: Designación especifica de material

c. Cartucho de video

d: Videodisco

f: Videocassete

r: Carrete de video

u: No especificado

w: Bobina de hilo magnético

z: Otros tipos

|: No intento para codificar

03: Color

a:Monocromo

b: Blanco y negro

c: Policromo

m:Mixto

n: No aplicable

u: Desconocido

z: Otros

|: No intento para codificar

04: Formato de la videograbación

a:Beta

b: VHS

c: U Matic

d: EIAJ (carrete de ½ pgl)

e: Tipo C (carrete de 1 ó 2 pgl)

g: Videodisco láser óptico (Reflexivo)

h: Videodisco CED

i: Betacam

k: Super.VHS

m: M-II

o: D-2

p: 8mm

05: Sonido incorporado o separado

= Sin sonido (mudo)

a: Sonido incorporado al medio

b: Sonido separado del medio

u: Desconocido

|: No intento codificar

06: Medio del sonido

= Sin sonido (mudo)

a: banda sonora óptica en película cinematográfica

b: Banda sonora magnética en película cinematográfica

c: Cartucho de cinta de sonido magnético

d: Disco sonoro

e: Carrete de cinta de sonido magnético

f: Casete de cinta de sonido magnético

g: Banda sonora óptica y magnética en película

h: Cinta de video

i: Videodisco

u: Desconocido

z: Otros


07: Dimensiones

a: 8mm

m: ¼ pgl

o: ½ pgl

q: 2 pgl

r: ¾ pgl

u: Desconocido

z: Otros


Etiqueta 008 campos Fijos

00-05: Fecha de entrada al archivo, esta es generada automáticamente por el sistema.

06: Tipo de fecha / estado de la publicación

b:No hay fechas

m: Fecha múltiple

q: fecha indefinida

r: Fecha de reimpresión

s: Fecha cierta / probable

t: Fecha real / copyright


15-17: Lugar de publicación. “Caracteres normalizados por la Library of Congress”

http://www.loc.gov/marc/geoareas/gacs_name.pdf

18: Ilustraciones

# = sin ilustraciones

a = ilustraciones

b = mapas

c = retratos

d = gráficas

e = planos

f = láminas

g = música

h = facsímiles

i = escudos de armas

j = tablas genealógicas

k = formularios

http://www.loc.gov/marc/geoareas/gacs_name.pdf

l = muestras

m = fonodiscos

o = fotografías

p = material iluminado

| = no codificada

22: Audiencia propuesta

# = Tipo de audiencia no especificado o desconocido

a = preescolar

b = primaria

c = preadolescente

d = adolescente

e = adultos

f = especializada

g = general

j = juvenil

| = no codificada

23: Forma del ítem

# = ninguno de los siguientes

a = microfilm

b = microficha

c = microopaco

d = tipografía mayor

f = braille

r = material impreso

s = electrónico

| = no codificada

24-27: Clase de contenido (hasta 4 códigos, en orden alfabético)

# = contenido no especificado

a = resúmenes/sumarios

b = bibliografías (es bibliografía o contiene una)

c = catálogos

d = diccionarios

e = enciclopedias

f = manuales

g = artículos jurídicos

i = índices

j = patentes

k = discografías

l = legislación

m = tesis

n = estado de la literatura

o = reseñas

p = textos programados

q = filmografías

r = directorios

s = estadísticas

t = reportes técnicos

u = normas y especificaciones

v = casos y notas legales

w = compilaciones y reportes legales

z = tratados

| = no codificada

28: Publicación gubernamental

# = no es una publicación gubernamental

i = internacional intergubernamental

f = federal/nacional

a = componente autónomo o semiautónomo

s = estado/provincia

m = multiestatal

c = multilocal

l = local

z = otro tipo de publicación gubernamental

o = publicación gubernamental - nivel indeterminado

u = se desconoce si el material es una publicación gubernamental

| = no codificada

29: Publicación de una conferencia

0 = No es una publicación de una conferencia

1 = Sí es una publicación de una conferencia

| = no codificada

31: Índice

0 = No tiene índice

1 = Sí tiene índice

| = no codificada

33: Forma literaria

0 = No es obra de ficción (sin especificar)

1 = Obra de ficción (sin especificar)

c = tiras cómicas

d = obras dramáticas

e = ensayos

f = novelas

h = humor, sátiras, etc.

i = cartas

j = cuentos

m = formas mixtas

p = poemas

s = discursos

u = desconocida

| = no codificada

34: Biografía

# = No contiene información biográfica

a = Autobiografía

b = Biografía individual

c = Biografía colectiva

d = contiene información biográfica

| = no codificada

35-37 Idioma. ““Caracteres normalizados por la Library of Congress”

http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.html

Campos Variables

Etiqueta

Ind.1

Ind.2

Nombre etiqueta Descripción

020 0 0

(ISBN) número normalizado para libros y (ISSN) número normalizado para publicaciones periódicas.

Estos números deberán ir sin guiones ni espacios a9583254162.

024 8

Otros indicadores:

En este campo van descritos otros detalles del material

aPPE-04.

Solo para planos y/o mapas

034 1

Datos matemáticos cartográficos (tipo de escala)

Solo para planos y/o mapas

0400 0 Localizador de información

(esta etiqueta se maneja de manera interna)

aLista

http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.html

041

0

Código idioma del documento “Caracteres normalizados por la Library of Congress” (ver anexo 1)

aspa (Documento únicamente en un idioma)

aspa (Español; traducción del Inglés)

heng

aspa(Texto en Español e Inglés)

aeng

043 0 0 Código de la región.“Caracteres normalizados por la Library of Congress” (ver anexo 2)

Para Colombiaas-ck---

099 Número de clasificación local

1000 0

Autor sin apellidos

aCipriano,

cSanto,

cObispo de Cartago,

dca. 210-258 (245 San Cipriano Obispo de Cartago)

1 0Autor en orden invertido

aSmith, John,

d1825- (año de nacimiento desconocido)

Etiqueta

Ind.1

Ind.2


111 1 0 aColombia.

bMinisterio de Tecnologías

Autor Corporativo, Nombre de jurisdicción

de la información y las Comunicaciones.

2 0 Autor Corporativo, Orden directo

aMinisterio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones

bOficina de Administración Postal

b Adpostal

245 0 Indicador sin Autor

1 4 Indicadores con autor aLas nuevas aeronaves de Avianca:

bhistoria de la aviación colombiana

cMinisterio de Comunicaciones. Administración Postal Nacional, diseño Sanchéz Mallarino Publicidad.

h[estampa]

246 1 1 Título paralelo aBoletines informativos:

bEmisiones postales

250 Edición a1a ed.

a2a ed., revisada y corregida.

260 0 0 Pie de imprenta aBogotá

bEl Ministerio

c2001

aMedellín

bLibrería Ágora

c1997

300 Descripción física axxxi, 271 p.

bilustraciones, gráficas, mapas y tablas

c21 cm. +

e1 libro de respuestas

a1 Lámina :

bcol ;

c30x40 mm

a1 mapa

bbyn

cDin B1

Etiqueta

Ind.1

Ind.2


440 0 Mención de Serie aEstudio de vulnerabilidad y reforzamiento estructural del edificio Murillo Toro.

pContrato interadministrativo ;

vN° 101/07

500 Notas aOficina Subdirección

Administrativa.

aDocumento en varios idiomas

aIncluye referencias bibliográficas (p. xxv-x1vii) y glosario.

aIncluye glosario e índice.

505 0 Nota de contenido av.1 A. -- v.2 B-Cla. -- v.3 Clau-Cons. -- v.4 Cons-Cost. -- v.5 Cost-Defe. -- v.6 Defe-Dere. -- v.7 Dele-Dere…

aTomo I: Las comunicaciones, antes de Colón. Sociedades amerindias, desarrollos culturales y de comunicación…

520 0 Nota de resumen

533 Nota sobre la reproducción aTexto fotocopiado

aTítulo original de la obra (cuando el documentos es una traducción)

a Version digital del libro

541 Nota de adquisición aFuente de adquisición (proveedor)

aLerner

cMétodo/forma de adquisición

cCompra / Donación

dFecha de adquisición

hPrecio de la factura. “ Si el documento es donado este campo no se diligencia”

h$180.000 -- c/u $60.000

586 Nota de premio aPremio nacional sobre las innovaciones tecnológicas de la información,

Etiqueta

Ind.1

Ind.2


600

1 4 Entrada principal por autor aGarcía Lorca, Federico,

d1898-1936

xCrítica e interpretación

610 1 4 Entrada por Entidad Corporativa

aComcel

aColombia

bMinisterio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones

650 1 4 Entrada de encabezado principal

aComunicaciones

bHistoria

zColombia

aConservación de la vida silvestre

vLáminas

aUrbanismo

bConservación y restauración

vPlanos

651 4 Entrada de encabezado geográfico

aColombia

xPolítica de telecomunicaciones

y2000-2010

700 1 Entrada secundaria de Autor aBriceño Jauregui, Manuel,

d1917-1992,

ePról. (Coor. / Ed. / Pról. / Il. / Fot. / Comp. / Tr. /Dir. /Il. /Fot.)

710 1 Entrada secundaria Entidad Corporativa

aColombia

bMinisterio de Tecnologías de la información y las

Comunicaciones

852 Ubicación número de clasificación

hNúmero de clasificación local

kColección

tEjemplar

h5324 pte.6

kFILATELIA

Ej.1

856 4 Acceso y localización electronica

uhttp://172.23.24.159/PDF/5001-6000/5324-6-1.pdf

yVea la imagen digital haciendo click aquí

4.1.16 Después de diligenciar los campos bibliográficos correspondientes, el sistema le preguntará “¿Crear Registro de Ejemplar?” presione Sí. Inmediatamente se abrirá la ventana de creación de ejemplares que deberá diligenciar de esta manera

Tenga en cuenta el tipo de colección GENERAL, HEMEROTECA, FILATELIA, PLANOTECA, REFERENCIA al terminar de diligenciar estos campos, presione guardar y automáticamente quedara disponible el documento para verificación y posterior consulta.

NOTA

Para el procesamiento de los sellos postales se deberán tener en cuenta las siguientes puntos de referencias:

http://172.23.24.159/PDF/5001-6000/5324-6-1.pdf

http://172.23.24.159/PDF/5001-6000/5324-6-1.pdf

Tomado de http://www.filapedia.com/Artic

1- País Emisor: En general todos los ellos tienen identificado el país emisor, contadas excepciones existen como lo es el sello Británico que no lo incluye.

2- Diagramación: Indica el nombre del diagramador de la figura que el sello tiene impreso, en general lo encontramos solamente en los sellos nuevos.

3- Valor Facial: El precio marcado para el sello, existen también excepciones donde el precio es omitido, y se entiende por el valor facial el mínimo existente para envíos postales a nivel nacional, Estados Unidos tiene ejemplos de estos sellos.

4- Año de Emisión: Año en que se emitió el sello postal, No todos los sellos lo incluyen, en especial los antiguos.

5- Pie de Imprenta: Indica quien es el fabricante del Sello.

6- Dentado: Perforaciones que tiene el pliego en el que se imprime un número determinado de sellos para facilitar su separación. También existen sellos sin dentar, generalmente de las primeras emisiones de sellos, y últimamente las que son autoadhesivas (EEUU). La medida indica la cantidad de perforaciones que existen en una pulgada ( 1" = 2.54 centímetros). En el sello del ejemplo el dentado es 13 1/2, es decir, 13.5 perforaciones son contadas por cada 2.54 centímetros.

7- Motivo: Figura impresa en el sello, en general están relacionados todos los sellos de una misma serie.

8- Serie: No siempre se identifica explícitamente la serie a la que pertenece. Una serie es un conjunto de dos o más sellos que son agrupados bajo un mismo concepto.

EMPEZANDO EN CIRCULACIÓN

2.1.1. Abra la carpeta Mandarín M3 en el escritorio, luego presione dos veces con el “mouse” en el ícono Circulación. Esto muestra el cuadro de diálogo Conexión a Circulación.

2.1.1.1. Escriba su identificación de usuario en el cuadro, Nombre, su contraseña en el cuadro Contraseña, y presione OK.

Esto muestra la ventana de M3 Circulación

Barra de Herramientas

Barra de atajos

Barra de códigos de barras

Panel de Usuarios

Panel de Recursos

Panel de Transacciones

• Barra de herramientas: Contiene los botones Prestar (verde), Devolver (rojo),

Renovar (azul), Reservar (amarillo), y Estado (morado). Estas funciones también están disponibles en el menú Modo.

• Barra de atajos: Contiene botones para las operaciones comunes, tales como

añadir un usuario o recurso, entrar al modo de diseño, lograr acceso a las opciones de circulación y al calendario y cambiar el idioma de la interface. Si desea ver las funciones de cada botón, coloque el puntero del “mouse” sobre el botón por un momento y verá una sugerencia. Para encender o apagar la barra de atajos para la sesión actual, presione CTRL+T.

• Cuadro Código de Barras: Puede escribir el código de barras de un usuario,

número de identificación o recurso para tener acceso al registro correspondiente.

• Panel de Usuario: Muestra estadísticas de un usuario seleccionado. La

información mostrada puede personalizarse, sin embargo, por lo general contiene datos tales como el nombre del usuario, número de identificación, dirección, número de teléfono, y estadísticas de las transacciones del usuario. Puede configurar cualquier campo de MARC y estadísticas, para que aparezcan en el panel. Puede tener acceso a un menú de opciones presionando el botón derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya desplegado la información de usuario.

• Panel de Recurso: Muestra una breve información acerca del recurso

seleccionado. Al igual que con el panel de Usuario, el tipo de información que muestra puede ser configurada. Puede tener acceso a un menú de opciones presionando el botón derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya desplegado la información de recurso.

• Panel de Transacciones: Muestra las transacciones relacionadas con el usuario o

el recurso activo en el cuadro superior. El tipo de información que se muestra aquí se puede configurar. Puede tener acceso a un menú de opciones presionando el botón derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya desplegado la información de transacción.

ESTADO DEL USUARIO Y DEL RECURSO

El modo de Estado brinda información sobre las transacciones pendientes y las cerradas, para los usuarios y los recursos. Por defecto, incluye la siguiente información:

Nota:

La información mostrada puede que haya sido modificada por el administrador del sistema.

• Usuarios – Estadísticas recientes o históricas sobre los préstamos, reservas,

retenciones y multas.

• Recursos – Estadísticas recientes o históricas sobre los préstamos, reservas,

retenciones, reservaciones, multas y el uso de la circulación interna.

Para ver el estado de un usuario o un recurso haga lo siguiente:

• En el cuadro Código de Barras, escriba el número de identificación del usuario o

recurso y presione ENTER. Esto muestra el registro en el panel Usuario o Recurso, dependiendo del tipo de código que ingresó. Las transacciones activas se desplegarán en forma de lista en el panel de transacciones.

• Para ver el estado de otro usuario o recurso, ingrese el código de barras

correspondiente en el cuadro Código de Barras. O, seleccione una transacción diferente para salir del modo de Estado.

PRESTANDO RECURSOS

• En la barra de herramientas, presione Prestar

• En el cuadro Código de Barras, escriba el número de identificación del usuario y

presione ENTER.

NOTA:

Si el usuario tiene multas pendientes, le aparecerá un mensaje de error. En ese caso se puede hacer lo siguiente:

• Presione Rebasar para ignorar el mensaje y continuar con la transacción.

• Presione Pago para mostrar el cuadro de diálogo Pago.

• Presione Cancelar para anular la transacción.

• En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras del recurso y

presione ENTER. Esto prestará el recurso.

CAMBIANDO LA FECHA DE EXPIRACIÓN DE PRÉSTAMOS TEMPORERAMENTE

• En la barra de herramientas, presione Prestar


presione ENTER. Si se trata de varios recursos, ingrese el código de barras para cada uno. Esto procesa la transacción de préstamo basado en el periodo previamente establecido. El (los) recurso(s) prestado(s) aparecerá(n) en el panel de Transacciones. Ahora proceda a revisar la fecha de expiración.

• En el panel de Transacciones, seleccione el (los) cuadro(s) de cotejo

correspondiente(s) al (los) recurso(s) que se acaban de prestar. Presione con el botón derecho del “mouse” sobre uno de los recursos para obtener un menú de transacciones.

• Seleccione Cambiar de Fecha

• Seleccione el día de expiración que desea. Si necesita seleccionar un día del

mes siguiente, presione sobre el botón de la flecha derecha (>) en el calendario para seleccionar el mes, luego presione sobre la fecha de expiración.

• Presione OK. La fecha de expiración que ha cambiado aparecerá en el panel de

Transacciones.

DEVOLVIENDO RECURSOS

• En la barra de herramientas, presione Devolver


presione ENTER. Esto hará devolver el recurso.

Devolviendo Múltiples Recursos de un Mismo Usuario

• En la barra de herramientas, presione Prestar, Reservar, o Estado

• En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras del usuario y

presione ENTER.

• En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo correspondiente a

cada recurso que el usuario desea devolver en el momento.

• Presione el botón derecho del “mouse” sobre el panel de Transacciones para

lograr acceso al menú de transacción.

• Presione Devolver (esto hará devolver todos los recursos marcados)

Devolución Rápida

Este método de entrada rápida se utiliza cuando desea registrar todos los libros que dejó a un lado según eran devueltos por los usuarios. Esta modalidad no brinda mensajes de alerta sobre un usuario.

• En el menú Modo, elija Devolución Rápida.


presione

ENTER. Repita este proceso por cada recurso a ser devuelto.

• Al finalizar seleccione otro modo de transacción para salir de Devolución Rápida.

Circulación en la Biblioteca. Esta función se usa para registrar aquellos recursos sacados de los anaqueles y utilizados en sala.

• En el menú Modo, elija Circulación en la Biblioteca.


presione

ENTER. Repita este proceso por cada recurso a devolver utilizando este modo.

• Al finalizar seleccione otro modo de transacción para salir de Circulación en la

Biblioteca.

Devolviendo Recursos Dañados

Si un usuario devuelve un recurso dañado, puede colocar una penalidad al registro de éste.

• En la barra de herramientas, presione Prestar, Reservar, o Estado.


presione ENTER.

• En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado del recurso

dañado y luego presione con el botón derecho del “mouse”. Esto abre un menú.

• Elija Dañado. Cuando vea el mensaje de confirmación, presione Sí. Esto

registrará que el recurso ha sido devuelto con daños y le asigna una multa al usuario.

Reclamando un Recurso como Perdido, Devuelto, o Nunca prestado



presione ENTER.

• En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado del recurso

que el usuario alega haber perdido y luego presione el botón derecho del “mouse”. Esto abre un menú.

• Elija el reclamo apropiado (Perdido, Reclamó Devuelto, Reclamó que Nunca fue

prestado). Esto hará que remueva el recurso de la lista en el panel de Transacciones.

RENOVANDO PRÉSTAMOS DE RECURSOS

Renovando un Recurso

• En la barra de herramientas, presione Renovar.


presione ENTER.

NOTA: Si el recurso está vencido le mostrará un mensaje. Presione Rebasar para ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.

Renovando Múltiples Recursos a un Mismo Usuario



presione ENTER.

NOTA: Si el usuario tiene un recurso vencido le mostrará un mensaje. Presione Rebasar para ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.

• En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado de cada

recurso que va a renovar y luego presione con el botón derecho del “mouse”. Esto abre un menú.

• Presione Renovar. Esto hará renovar todos los recursos marcados.

NOTA: Si alguno de los recursos están vencido le mostrará un mensaje. Presione Rebasar para ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.

RESERVANDO O RETENIENDO RECURSOS

Las transacciones de reserva y retención se llevan a cabo desde la opción de Reserva. La transacción cae en “retenido” cuando el recurso se encuentra en la biblioteca, lo cual significa que está disponible. Se aplica una reserva cuando el recurso está en préstamo en ese momento.

• En la barra de herramientas, presione Reservar.


presione ENTER.


presione ENTER. Esto hará reservar o retener el recurso.

PROCESANDO MULTAS DE UN USUARIO

Antes de recibir el pago o conmutar una multa, el recurso debe ser devuelto o reclamado como perdido o dañado.


• En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras de usuario y presione

ENTER.

• Presione Pagos. Esto muestra la ventana Pagos. El total de la multa aparece en

la línea Total debajo de Pago. Si el usuario tiene intenciones de saldar la multa, salte al paso 4.

• Para excluir un recurso del pago en el momento, elimine la marca en el cuadro

de cotejo Pagar.

• Para hacer un pago parcial de la multa de un recurso específico, presione sobre

la lista del recurso en la columna Pago y escriba la cantidad que está pagando.

• Para conmutar toda o parte de la multa en un recurso vencido, presione sobre el

recurso en la columna Conmutado y escriba la cantidad.

• Si el usuario reclama haber pagado la multa anteriormente, presione sobre

Pagadas. Si desea anotar que el recurso fue pagado anteriormente, seleccione el cuadro de cotejo Reclamó Pagado junto al recurso.

Esto elimina la cantidad de la multa del recurso en la columna Pago y la reduce en el cuadro Total.

• Si desea aumentar la cantidad de la multa, presione sobre el recurso en la

columna Multa y escriba la nueva cantidad. (Esto es útil en casos en que tenga daños, pérdida, y otros.)

• Para añadir una multa, presione Nueva Multa. Escriba la cantidad y una nota si

desea (la nota se verá en la columna Título de la ventana Pago). Presione OK. Observación: Para ver los reembolsos presione Historial.

• Para aplicar una devolución de dinero, presione Reembolso. Escriba la cantidad

del reembolso y una nota si lo desea (la nota se verá en la columna de Título de la ventana de Pago). Presione OK.

• Escriba la cantidad de dinero recibida en la línea Ofrecido y luego presione OK.

Si tiene que dar dinero devuelta, el cuadro de diálogo muestra la cantidad a devolver. Para cerrar el cuadro de diálogo presione Cerrar.

• Esto muestra un cuadro de diálogo preguntando si desea imprimir un recibo.

Presione Sí o No.

NOTA: Si la cantidad escrita en la línea Ofrecido es menor que el pago Total, aparecerá un mensaje de error. Presione Cerrar para abandonar el cuadro de diálogo y ajustar la entrada adecuada en la ventana Pagos.

WEB OPAC OASIS:

Se procesa la información y está cargado en la intranet de este ministerio para que los funcionarios tengan acceso a la información, es una debilidad porque no puede ser visto por los demás usuarios en internet, de igual manera se está trabajando para que todo tipo de usuarios pueda acceder a las consultas.

Objetivo

Proveer al profesional en Ciencia de la Información del Ministerio, una manera sencilla y global del uso, empleo y atajos que proporciona el modulo de Circulación y Préstamo con el objetivo de hacerla más productiva y beneficiosa para todos los involucrados en este proceso.

Que es Celsius:

Software desarrollado por la Universidad de la Plata (Argentina) para la administración y control del servicio de Obtención de Documentos (Conmutación Bibliográfica) de bibliotecas o Centros de Información.

- Ventajas de celsius

• Controla en forma sistematizada el recibo y entrega de documentos.

• Entrega reportes estadísticos de las solicitudes de documentos recibidas.

• Presenta en forma ordenada la información generada (solicitud, búsqueda y

entrega de documentos)

• Ofrece al usuario solicitante la información en tiempo real de todo lo que ocurre

con sus solicitudes.

• Posee un registro histórico por cada usuario, en el cual se relacionan todas las

solicitudes a lo largo del tiempo de utilización del servicio.

• Permite evaluar el tiempo de respuesta de cada solicitud.

¿ Cómo usar El Programa Celsius?

Para hacer uso de este servicio ingrese al catalogo página de la Universidad Javeriana a través de la siguiente dirección:

http://sparta.javeriana.edu.co/CelsiusNT/

Ingrese el nombre de cuenta para el Ministerio

http://sparta.javeriana.edu.co/CelsiusNT/

Login: estuandr

Clave: estu808

Al ingresar al programa CELSIUS con la clave asignada Ud. visualizará las siguientes opciones:

Si va a realizar algún pedido, seleccione de la lista el tipo de documento (artículos de revistas, capítulos o partes de libros, patentes y registros, etc.) al cual corresponda su solicitud y haga clic en la opción ENVIAR

Ingrese los datos completos del documento que necesite teniendo en cuenta de no omitir ninguno de los datos que despliega el formato

Cuando termine de ingresar los datos del pedido haga clic en la opción REGISTRAR PEDIDO

Si desea solicitar otro documento haga clic en la opción RETORNAR AL MENU DE USUARIO y repita el proceso anterior.

Celsius le ofrece a cada usuario registrado también las siguientes opciones:

• Dentro de la opción PEDIDOS EN CURSO se podrá conocer:

• Cuantos pedidos en curso tiene el Ministerio solicitados

• Cuantos pedidos están listos para retirar ya sea de forma electrónica o impresa

• Cuantos pedidos requieren ser revisados por el usuario, significa que alguno de

los datos suministrados no coinciden o son incorrectos

• Historial de solicitudes de documentos realizados por Celsius

Dentro de la opción OTROS COMANDOS se podrá:

• Cambiar la clave de acceso

• Revisar los e-mail que le ha enviado la Biblioteca

• Conocer datos estadísticos de los pedidos que Ud. ha realizado.

Para terminar la consulta haga clic en la opción SALIR DE CUENTA USUARIO y luego cierre el programa desde la opción ARCHIVO.

La clasificación en esta biblioteca es de forma consecutiva, la persona encargada me comentaba que no era ideal porque no podemos tener como una ubicación unificada de los temas pero me explico que en una biblioteca normal se realizaba la clasificación

mediante el DEWEY que es un Sistema, se ha convertido en el sistema de clasificación bibliotecario más utilizado en el mundo, siendo empleado en más de 135 países y ha traducido a más de 30 idiomas.

El sistema se basa en la creación de diez (de ahí lo de decimal) grandes grupos en los que pretende agrupar todas las áreas del conocimiento humano. Los grupos son:

0 – Computadoras, información y generals

5 – Ciencia y matemáticas

1 – Filosofía y psicología 6 – Tecnología2 – Religión 7 – Arte y recreación3 – Ciencias sociales 8 – Literatura4 – Lingüística 9 – Historia y geografía

Clasificación:

Temática de lo que habla el libro, se utiliza Dewey donde nos da la ubicación exacta-

Pero en esta biblioteca se puede hallar aparte de esto, su clasificación es de forma consecutiva de 1-5000

La catalogación

En esta biblioteca están basadas mediante la reglas angloamericanas que ahora se volvieron en forma sistemática que don las etiquetas mark.

Catalogación:

Acá se puede detallar cuantas hojas tiene, actor, donde fue editado, tamaño, idea de cómo es el libro es decir las características físicas y partes internas del mismo.

La biblioteca cuenta con:

• Sala de lectura con disponibilidad para 30 usuarios aproximadamente. • Base de Datos Mandarin: para consulta. • Hemeroteca.

Infraestructura Tecnológica:

• Es decir conjunto de elementos de software, hardware, e infraestructura de información y comunicación.

• La biblioteca cuenta con un software para la administración de recursos y servicios de forma integral llamado Mandarin (Sistema Integrado para la Automatización de Bibliotecas), que apoya la gestión, facilita la prestación de los servicios y la recuperación de la información. También tiene acceso a Internet e Intranet.

TIPOS DE USUARIOS

La Biblioteca del MINTIC está a disposición de toda la comunidad como funcionarios, investigadores, estudiantes, profesores, personal administrativo, egresados, jubilados, entidades oficiales, privadas, como también a cualquier otro tipo de usuario que requiera de información y demás instituciones con las que se ha establecido algún tipo de convenio.

Por lo general diariamente visitan La biblioteca, aproximadamente unos 30 usuarios.

SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

La biblioteca, cuenta con un equipo humano capacitado y con experiencia en el manejo de información, además de la infraestructura física, bibliográfica y tecnológica para ofrecer los siguientes servicios:

• Préstamo Interno, es decir dentro de la sala • Difusión selectiva de la información • Orientación a usuarios, Es un servicio que orienta a los usuarios para que hagan

un buen manejo de los recursos que se prestan en las unidades de información.• Servicio de bibliografías, Son listados de referencias de un fondo documental

sobre un tema, autor, trabajo de investigación, etc. • Servicio de alerta, Este servicio permite mantener los usuarios actualizados

sobre información disponible en la unidad de información.• Servicio de Fotocopiadora

Con la finalidad de lograr un adecuado control sobre el préstamo externo o a domicilio e interno o en sala; su operación se fundamenta en un sistema de identificación, por parte del usuario, y uno de recuperación representado por el código de barras o número de adquisición del libro que se encuentra inscrito en la obra.

CONCLUSIONES

Al realizar el presente trabajo pude conocer mas afondo los conceptos, etapas, importancia, de análisis y diseño de sistemas, además a través de la anterior visita se puede poner en practica cada uno de los conceptos aprendidos en la asignatura, por lo tanto se conoce los sistemas de informacion utilizados en la biblioteca y su importancia lo cuales nos permiten crear mecanismos, técnicas para poder brindar al cliente el mejor servicio.

BIBLIOGRAFIA

Para la realización del presente trabajo se tuvo como base las siguientes fuentes bibliográficas:

http://www.mintic.gov.co/index.php/pacp

http://www.iberius.org/es/AisManager?Action=ViewDoc&Location=getdocs:///DocMapCSDOCS.dPortal/2512

http://bibliotecaescolarjosedechoudens.blogspot.com/p/sistema-de-automatizacion-mandarin-m3.html





http://www.mintic.gov.co/index.php/pacp

Actividad practica liliana marcela meneses hernandez

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