Ubertod y OrdenMinisterio de la Protección Social

República de Colombia

IPS CAPRECOM DISTRITO BARRANQUILLAACTA DE REUNION CON OFICINA DE CONTROL INTERNO CAPRECOM

LUGAR: IPS Caprecom Barranquilla

ASISTENTES:FELIPEMOLlNACONSUELO OVALLECARMEN DE URDANETAROSARIO SOTODANILO CERVANTESEUDINES CARAnDALIA ROBLESMONICA VERGARAESPERANZA QUINTEROKAREN GONZALEZBRENDA JACQUINPATRICIA ESCOBARDEYSI ROZZOLlNEY GALlNDOANDRES ESPINOSAKIZZI ORTEGAMARTIN NUÑEZRONALD ALTAMARDENIA MONROYMONICA PATERNINALUZ SABATDANIEL RIVERAHERNANDO BLANCOFABIAN RUIZLlLIBETH LLlNAS

FECHA: 17de JUNIO 2011 HORA: 7:30 AM

GERENTE IPS CAPRECOM DISTRITO DE BQUILLAOFICINA DE CONTROL INTERNO CAPRECOMCOORD. AREA AMBULATORIALlDER HOSPITAL GENERAL BARRANQUILLALlDER HOSPITAL NAZARETHDIRECTORA ADMINISTRATIVACOORD. GESTION HUMANAASISTENTE ADTVO. CAM. MURILLOCOORD. ADTVO. LA MANGACOORD. ADTVO. BOSQUE DE MARIAASISTENTE ADTVO CAMINO SALUD METROPOLITANACOORD. ADTVO.NAZARETHCOORD. ADTVO. SIMON BOLlVARAsistente Adtvo UMICOORD. FACTURACIONINGENIERA DE SISTEMASALMACENISTAGESTOR ADMINISTRATIVOTECNICA DE ARCHIVOPROFESIONAL UNIVERSITARIO COSTOSASISTENTE ADTVO MODULO INVENTARIOPROFESIONAL UNIVERSITARIO CONTADORAUXILIAR DE REGISTROSASISTENCIALESTECNICO ADTVO DE ALMACENCOORD. ADTVO. BARRANQUILLA

Inicia la reunión el doctor Felipe Molina Gerente de la IPS CAPRECOM DISTRITO DE BARRANQUILLA, dando labienvenida a los asistentes y presentando a la doctora CONSUELO OVALLE Veedora de la oficina de CONTROLINTERNO de CAPRECOM, quien manifiesta que la intención de la oficina de Control Interno es apoyar losprocesos que se desarrollan en la IPS CAPRECOM DISTRITO DE BARRANQUILLA, para lo cual durante la reuniónse establecerán unos COMPROMISOS que permitan fortalecer los procesos que se encuentran débiles a fin deque se reflejen óptimos resultados a nivel nacional, dedicando especial atención a los procesos financieros.Destaca que en el desarrollo de la visita realizada a la entidad ha evidenciado debilidades en los procesos defacturación, almacén, archivos y sistemas y en cada uno de ellos deben definirse planes de mejoramiento.

Solicita la doctora CONSUELO OVALLE mayor participación y seguimiento de los coordinadores administrativos yasistentes administrativos en los temas Financieros, de facturación, deben convertirse en fuertes apoyos de loscoordinadores asistencia les con quienes tienen que revisar los informes antes de rernitirlos a nivel central paraevitar que se generen, como ha ocurrido, datos diferentes.

Interviene el doctor FELIPE MOLlNA, manifestando que desde su llegada a la entidad ha generado elempoderamiento de los administrativos en todos los procesos especialmente financieros, de facturación,

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costos, etc, y que ha solicitado se revise la estructura de cargos o actividades asignadas a las personas quedesarrollan estas actividades, por cuanto existen marcadas diferencias que se observan por ejemplo en que ladenominación del cargo de algunos administrativos en C.A.M.I.N.O.S. es "Asistentes" y otros coordinadores;además la compensación mensual es muy distante a la responsabilidad y actividad encomendada; así mismo seobserva que entre las sedes que conforman la IPS hay diferentes grados de complejidad, extensión y tamañopor lo cual se solicita se estudie la conveniencia de establecer una nueva estructura en esta área, poniendo tres(3) grados al mismo cargo y ajustando las compensaciones. Resalta el doctor Molina la institucionalización de unCOMITÉ TECNICO ADMINISTRATIVO y ASISTENCIAL que se realiza mensualmente donde se presentan y analizanlos indicadores de Gestión y se procura la cultura del AUTOCONTROL.

La doctora CONSUELO OVALLE se compromete a llevar esta inquietud a oficinas Centrales en Bogotá y realizarlas gestiones correspondientes, y destaca que independientemente del cargo o la asignación, losadministrativos tienen la responsabilidad de gestionar el tema administrativo en asocio con los líderes de cadauna de las sedes que conforman la IPS CAPRECOM DISTRITO DE BARRANQUILLA para que se cumplan losprocesos en la oficina administrativa central que es la encargada de reflejar toda la productividad a nivelNacional, especialmente en el tema FINANCIERO.

En virtud de lo anterior y escuchados a los coordinadores de área de Facturación, Sistemas, Almacén yAdministrativo se definen los siguientes compromisos:

AREA DE FACTURA.ClON:

PLAN DE MEJORAMIENTO CUMPLIMIENTO RESPONSABLELos coordinadores y asistentes administrativosapoyaran al departamento de facturación de cadauna de las sedes, a fin de cumplir con los procesos de COORDINADORESradicación de todo lo facturado y vendido, para lo INMEDIATO -ASISTENTEScual realizarán todas las gestiones que garanticen ADMINISTRATIVOSque no falte nada para que se cumpla el proceso.

El coordinador de Factu ración Central IngenieroANDRES ESPINOZA realizará una capacitación paralos coordinadores, asistentes administrativos y

21 DE JUNIO DEL COORDINADOR DEcoordinadores asistencia les para que conozcan y se 2011 FACTURACIONapropien de los procesos y estén en la capacidad deapoyar el desarrollo de las actividades.

Los administrativos y líderes asistencia lesintervendrán el proceso asistencial a fin de lograr

COORDINADORESque los médicos realicen bien sus historias clínicas,

INMEDIATO -ASISTENTESsus rips, los códigos, ya que todo esto afecta las ADMINISTRATIVOSfinanzas de la empresa.

Cumplir los plazos establecidos para la entrega de lasfacturas en oficinas centrales para RADICAClON sin

COORDINADORESexcepción: el cual es que las sedes realizaran suINMEDIATO -ASISTENTES

proceso de radicación del 21 del mes anterior hasta ADMINISTRA TIVOSel día 10 del mes corriente, y los días 10 de cada mesa través de las coordinaciones administrativas se

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(aR!~~R'!! Ubelloo y OrdenMlnislerio de l. PrOlecclón Soclol

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remitirán a la oficina de Facturación Central lo que seradicará.

asistenciales COORDINADORESLos administrativos y líderes-ASISTENTES

supervisaran el cumplimiento del proceso de INMEDIATO ADMINISTRATIVOSvalidación de los RIPS LIDERES

ASISTENCIALES

La gestión debe conducir a que se registre en SEVEN COORDINADORES-ASISTENTES

el 100% la totalidad de lo radicado que a su vez debeADMINISTRATIVOS

ser todo lo facturado y vendido. La oficina Nacional LIDERESsolo tiene en cuenta lo que se registra en SEVEN. ASISTENCIALES

CONTADOR

EA ALMACENARPLAN DE MEJORAMIENTO CUMPLIMIENTO RESPONSABLE

Realizar la actualización de los inventarias yse establece un plazo de para su ejecución,

COORD.ADMINISTRA TIV A-inicialmente se hará un preliminar y luego deALMACENdepurara, -: para lo cual la Directora COORDINADORES -

Administrativa y el Almacenista organizaran 30 DIAS ASISTENTESun PLAN DE CHOQUE con la participación de ADMINISTRATIVOStodos los administrativos para definir estetema.

Conformar el COMITÉ DE INVENTARIOS elcual lo integrará el doctor FELIPE MOLlNAGerente, el director administrativo, el jefe

COORDINACION IPSde contabilidad, el almacenista y a quienes 8DIAS CAPRECOMellos consideren, mediante actoadministrativo.

Mensualmente el almacenista enviara uninforme a Caprecom central sobre ALMACENmovimiento de inventarias

El Sr Almacenista Señor MARTIN NUÑEZentregará en el día de hoya la oficina de

ALMACENControl Interno todos los informes que ha INMEDIATOrealizado sobre su área.

La Dra. EUDINES CARAD socializará todo elproceso de inventarias que aparece en la

3DIAS COORD. ADMINISTRATIVABIBLIOTECA VIRTUAL DE CAPRECOM y losaplicará en la ciudad de barranquilla.Se documentaran los procesos relacionados

COORD. ADMINlSTRATIVAcon Almacén, hurto de bienes, etc y se 3DIASsocializaran.

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La dirección administrativa definirá uncronograma para la realización de las visitas

COORD. ADMINISTRA TIVAde verificación de inventarios. 8 DIAS ALMACEN

AREA DE ARCHIVOS, SISTEMAS

PLAN DE MEJORAMIENTO CUMPLIMIENTO RESPONSABLELa directora administrativa oficiara al SENAsolicitando una capacitación en ARCHIVISTICA,enfatizando en las tablas de retención, la cual debe 8 DIAS COORD.aplicarse y a 30 DE AGOSTO debe estar aplicándose ADMINISTRA TIVAen la entidad.

La directora Administrativa liderara la estandarizaciónde los procesos de archivística. COORD.

ADMINISTRA TIVA

El departamento de sistemas hará BACKUP a loscomputadores que contengan información de laentidad incluyendo los equipos personales de cada INMEDIATO SISTEMAfuncionario.

El departamento de Sistemas se trasladara a lasdiferentes sedes a realizar mayor soporte a las sedes. INMEDIATO SISTEMA

Los procesos de manejo de sistemas deben cumplirse SISTEMACOORDINADORESsin excepción, por ejemplo no memorias en los

-ASISTENTESequipos sin previa revisión de antivirus, no se cambia ADMINISTRA TIVOSlos teclados y mouse entre equipos. LIDERES

ASISTENCIALESEl gestor Administrativo RONALD ALTAMAR entregaraen el día de hoy el listado de los celulares de laentidad indicando número, funcionario a quien se le INMEDIATO GESTORasigno y numero de minutos, para realizar ADMINISTRA TIVOredistribución de los mismos.

PARQUE AUTOMOTORLa directora Administrativa realizará un cronograma

COORD.para la utilización de los vehículos procurando el uso INMEDIATO

ADMINISTRATIVAracional de los mismos.

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CERTIFICACION A TERCERIZADOSSe cumplirá con el plazo establecido para la entrega

COORDINADORESde las certificaciones de las actividades de los INMEDIATO -ASISTENTEStercerizados el cual es dentro de los 5 primeros días ADMINISTRA TIVOShábiles de cada mes.

COOPERATIVASLa Coordinadora de GESTION HUMANA Dra. DALIAROBLES realizará un informe sobre toda laproblemática con la cooperativas, el cual incluirá elmalestar que se genera entre los funcionarios laMORA en el pago y el pago GRADUAL y como afecta INMEDIATO GESTION HUMANAel clima organizacional, la relación de las personasque aún están pendientes por pago del mes de abril,Inconsistencias en el pago de la seguridad social ycajas de compensación familiar, acompañamiento deSalud Ocupacional.

Programar Capacitación de Clima Organizacional. 10 DIAS GESTION HUMANA

La profesional Universitaria CONTADORA MONICA PATERNINA, manifiesta que se generan muchos hechoscumplidos y se evidencia desorganización jurídica a nivel nacional, por cuanto no se suscriben a tiempo loscontratos en todas las áreas, generando problemas de mayor gravedad en el área asistencial.

El Jurídico manifiesta haber efectuado solicitudes de las adiciones o prorrogas de contratos con 15 días antesde la finalización de los mismos, llegando los contratos muchos después generando así la figura de hechoscumplidos.

Finaliza la reunión a la 10:15 a.rn., firmando registro de asistencia por la que en ella intervinieron.

Anexo: 1 folio

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Barranquilla, 17 de Junio de 2011

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