Acta Constitutiva del Proyecto Atención Ciudadana y...
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Acta Constitutiva del Proyecto
Atención Ciudadana y Gestión de Programas
Sociales
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Contenido
1. Introducción .............................................................................................. 4
2. Misión........................................................................................................ 4
3. Visión ........................................................................................................ 4
4. Objetivo ..................................................................................................... 4
5. Beneficios ................................................................................................. 4
6. Alcance del Proyecto ................................................................................ 5
6.1. Organizacional ....................................................................................... 5
6.2. Geográfico ............................................................................................. 5
6.4. Funcionalidad ......................................................................................... 6
6.4. Factores Críticos de Éxito ...................................................................... 7
7. Plan Maestro de Trabajo ........................................................................... 7
8. Organización del Proyecto Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales. ............................................................................................................ 8
Estructura Organizacional .................................................................................. 8
8.1.1 Organización del Proyecto Advanced .................................................. 11
9. Roles y Responsabilidades ..................................................................... 12
10. Administración de Riesgos ...................................................................... 15
11. Entregables y Criterios de Aceptación .................................................... 15
12. Firmas ..................................................................................................... 18
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PLAN DE PROYECTO
1. Introducción
El Plan de proyecto es una colección de documentos que, juntos, establecen los fundamentos y estrategia del proyecto de implementación de Proyecto Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales, definiendo su dimensión y criterios. El Plan de proyecto es esencial para administrar las expectativas de los participantes del proyecto.
2. Misión
Establecer los fundamentos de procesos, tecnológicos y normativos para que el Proyecto Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales, pueda alinear su operación, acorde con la dinámica de cambio externa e interna contribuyendo al desarrollo sustentable del Estado de Tamaulipas.
3. Visión
Ser un referente en el uso de la tecnología para lograr eficiencias operativas en instituciones enfocadas al desarrollo de los sectores productivos del Estado de Tamaulipas.
4. Objetivo
Mejorar la capacidad operativa, para responder al crecimiento en la demanda de servicios del sector público, con procesos de negocio eficientes y transparentes, que permitan atender con oportunidad responsabilidades con clientes y entidades regulatorias y fiscalizadoras, a través de una plataforma informática moderna.
5. Beneficios
5.1 Mejorar el control interno y la eficiencia en: La administración del Control y seguimiento de trámites, Programas para el desarrollo social y la Administración de quejas, denuncias
5.2 Mejorar la calidad y eficiencia en la entrega de los servicios que otorga las Secretarias e Institutos del gobierno del estado de Tamaulipas.
5.3 Facilitar la reducción de tiempos, costos de operación y mantenimiento, al hacer más eficientes los procesos administrativos, y permitir el aumento de los niveles de servicio, la calidad y la transparencia de los mismos.
5.4 Instrumentar un mayor control y transparencia en las operaciones, capturando la información una sola vez y desde el origen, y dando a conocer el estatus de las diferentes transacciones en cualquier momento, de acuerdo a los niveles de autorización definidos para los usuarios, así como el facilitar la rastreabilidad de las operaciones realizadas.
5.5 Facilitar la Integración de las áreas involucradas, mediante el uso de un sistema integral.
5.6 Reducir el papeleo, recapturas de información, errores y retrabajos, por ende incrementar la productividad del personal de las Secretarias e instituciones la confiabilidad en el manejo de la información.
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5.7 Aumentar la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la información para la toma de decisiones.
5.8 Permitir la rendición de cuentas claras y transparentes mediante el acceso a información en línea de parte de los diferentes actores que interactúan con las Secretarias e instituciones del gobierno de estado de Tamaulipas.
5.9 Incrementar la disponibilidad, oportunidad, confiabilidad y seguridad de la información, al contar con una solución integral, moderna, modular y actualizable.
5.10 Fortalecer, optimizar y estandarizar los procesos de control, monitoreo y supervisión de seguridad aplicativa como contribución para la rendición de cuentas claras y transparentes.
6. Alcance del Proyecto
6.1. Organizacional
El alcance organizacional comprende:
Secretaría de Finanzas
Secretaría de Administración
Secretaria General de Gobierno
Secretaría de Seguridad Pública
Secretaría de Desarrollo Social
Secretaria de Educación
Secretaría de Salud
Secretaría de Desarrollo Económico y de Turismo
Secretaría de Obras Públicas
Secretaría de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente
Secretaría de Desarrollo Rural
Secretaría del Trabajo
Procuraduría General de Justicia
Contraloría Gubernamenta
Unidad De Previsión Y Seguridad Social Del Estado De Tamaulipas
Comisión Estatal Del Agua De Tamaulipas
Instituto Registral Y Catastral De Tamaulipas
Instituto Tamaulipeco De Infraestructura Física Educativa
Instituto Tamaulipeco De La Vivienda Y Urbanización
Instituto Tamaulipeco De Capacitación Para El Empleo
Sistema Para El Desarrollo Integral De La Familia
Instituto Tamaulipeco De Cultura Y Las Artes
Zoológico De Tamatan
De acuerdo a la Licitación Pública Nacional Número 57062002-012-11, Acta de Junta de aclaraciones y la propuesta de solución presentada por parte de Advanced
6.2. Geográfico El proyecto se llevará a cabo en las instalaciones de la Subsecretaria de Innovación y Tecnología de Información ubicadas en Lib. Naciones Unidas con Blvd. Praxedis Balboa,
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Parque Bicentenario, Centro de Oficinas Gubernamentales 2° Piso principalmente y oficinas Gubernamentales consideradas en el alcance.
6.4. Funcionalidad
Los macroprocesos que deben de quedar cubiertos en el nuevo sistema son los siguientes:
• Control y seguimiento de trámites. Teniendo en cuenta las siguientes características propias de los procesos involucrados.
• Solicitud.
• Registro.
• Acuse de recibo.
• Asignación a área responsable
• Seguimiento.
• Resolución.
• Respuesta a los ciudadanos.
• Flujos de trabajo electrónicos.
• Programas para el desarrollo social, los cuales involucran los siguientes elementos a considerar:
• Configuración de Grants Management para apoyos de sociales estatales (hasta 20 diferentes programas) y apoyos sociales con participación federal (hasta 30 diferentes programas).
• Listas de verificación a cumplir para cada programa para determinar aplicabilidad.
• Flujos de trabajo electrónicos.
• Reporte de estado de trámites por programa.
• Integración con contabilidad y presupuesto para el control financiero de cada programa.
• Administración de quejas, denuncias, reportes ciudadanos, recomendaciones, medidas cautelares
• Recepción de queja o reporte.
• Carta acuse de recibo.
• Asignación a área responsable de atender.
• Seguimiento y registro de oficios relacionados
• Registro de solución
• Retroalimentación al ciudadano.
• Reportes de seguimiento.
• Reportes estadísticos, por tipo de queja, por dependencia, municipio, quejoso.
• Esquema de captura de datos ágil.
• Campos predefinidos.
• Las denuncias ciudadanas especialmente relacionadas con el tema de seguridad pública deberán de ser confidenciales.
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• Consulta de trámites ciudadanos. Teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Proveer orientación al ciudadano acerca de trámites y documentación de soporte requerida.
• Información de las oficinas donde debe realizarse el trámite.
• Respuestas a dudas frecuentes.
El alcance funcional se establece en la Licitación Pública Nacional Número 57062002-012-11, Acta de Junta de aclaraciones y la propuesta de solución presentada por parte de
Advanced
6.4. Factores Críticos de Éxito
Participación visible de la Alta Dirección
No es un proyecto de sistemas (únicamente). Es primordialmente un proyecto de gente, donde el cambio cultural suma el 69% de los problemas a vencer. ( Asignar a la mejor gente posible, un liderazgo fuerte de proyecto)
Administrar el alcance del proyecto.
Proyecto dividido en fases manejables
Alto nivel de aceptación/ patrocinio
Clara visión y objetivos
Comunicación oportuna y consistente
Reconocimiento del impacto cultural y resistencia al cambio
Alineación de procesos del negocio con roles
Adecuado entrenamiento
Preparación, homologación de catálogos maestros y depuración de datos
Estrategia de Capacitación
Perfiles de Seguridad
Infraestructura y comunicaciones listas en las fechas requeridas por el equipo de proyecto
7. Plan Maestro de Trabajo
10 11 12 1 2 3 4 5 6 7
APlaneación de
Proyecto
BPlanos de
Neogcio
C Realización
D Preparación Final
ESoporte post-
productivo
F Cierre
2012
IMPLEMENTACION SAP CRM GOBIERNO DE TAMAULIPAS
ComponenteID2011
Go Live
Fin Soporte
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8. Organización del Proyecto Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales.
Estructura Organizacional
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Enfoque Roles Proceso Nombre Subproceso Módulo Área
Administración Comité Ejecutivo Todos
Lic. Mariana Rodríguez Mier y Terán
Lic. Linda González Hernández
Lic. Alejandro Ostos C.P. Gilda Cavazos Lliteras
----------------- ------ -----------------
Procesos Director de Proyecto Todos Pedro González ----------------- ------ -----------------
Procesos Gerente de Proyecto Todos Fernando Arce ----------------- ------ -----------------
Procesos Dueño de Proceso Derechos Humanos
Lic. Rosario García Fuentes ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuarios Clave Derechos Humanos
Guillermo López ----------------- ------ -----------------
Procesos Enlace Funcional TI Derechos Humanos
Luis Patricio Cruz ----------------- ------ -----------------
Procesos Dueño de Proceso Atención
Ciudadana Perla Alejandra Flores ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuario Clave Atención
Ciudadana Salud
Perla Alejandra Flores ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuario Clave Atención
Ciudadana DIF
Ciara Terán Garza ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuario Clave Atención
Ciudadana CEDUMA
Lillian Vega Govela ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuario Clave Atención
Ciudadana EDUCACION
Angélica Muñoz Bernal ----------------- ------ -----------------
Procesos Enlace Funcional TI Atención
Ciudadana Gabriel Puga ----------------- ------ -----------------
Procesos Dueño de Proceso
Quejas, Denuncias y
Medidas Cautulares
Raúl Vara González ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuarios Clave
Quejas, Denuncias y
Medidas Cautulares
María Esther Uribe ----------------- ------ -----------------
Procesos Enlace Funcional TI
Quejas, Denuncias y
Medidas Cautulares
Luis Rey del Ängel ----------------- ------ -----------------
Procesos Dueño de Proceso Programas Jorge Trujillo Bautista ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuarios Clave Programas Fernado Arizpe ----------------- ------ -----------------
Procesos Usuarios Clave Programas Cesar Alejandro Villalobos ----------------- ------ -----------------
Procesos Enlace Funcional TI Programas Adrian Salinas ----------------- ------ -----------------
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9. Roles y Responsabilidades
Comité Ejecutivo
• Proveer la dirección, toma de decisiones y apoyos necesarios para alinear el desarrollo del proyecto a la estrategia del negocio
• Disponibilidad 4-6 hrs. por mes
Promotor
• Agilizar la implantación del proyecto resolviendo los problemas generados por barreras entre las diferentes áreas de la organización
• Mantener una amplia comunicación con el comité directivo
• Disponibilidad 6 hrs. por mes
Gerencia de Proyecto
Enfoque Roles Proceso Nombre Subproceso Módulo Area
Administración Comite Ejecutivo Todos Mauricio Deveaux ------------- ------ -------------
Administración Director del Proyecto Todos Francisco Huesca ------------- ------ -------------
Administración Gerente del Proyecto Todos Moises Aguilar ------------- ------ -------------
Administración Oficina del Proyecto Todos Alain Rueda ------------- ------ -------------
Administración Gerencia de Delivery Todos Armando Gil ------------- ------ -------------
Procesos Consultor CRM Todos Cyntia Castro ------------- ------ -------------
Procesos Consultor CRM Todos Wenceslao Sánchez ------------- ------ -------------
Procesos Consultor CRM Todos --------------------------------- ------------- ------ -------------
Procesos Equipo de Diseño Todos --------------------------------- ------------- ------ -------------
Procesos Equipo de Configuración Todos --------------------------------- ------------- ------ -------------
Procesos Equipo de Capacitación y
Puesta en Marcha Todos --------------------------------- ------------- ------ -------------
Tecnología
Consultor Lider de Soporte de
Basis/Técnico Tecnología Advanced Tecnología Basis
-------------
Tecnología
Recurso 2 Tecnología Advanced Tecnología ABAP -------------
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• Coordinar y administrar las actividades diarias para garantizar el avance de acuerdo a lo planeado.
• Proveer y aplicar la metodología para la implantación y administración del proyecto.
• Verificar la disponibilidad de personal clave para entrevistas, juntas y entrenamiento
• Proveer retroalimentación a las actividades del proyecto y los entregables generados
• Proporcionar guía para la solución de problemas a lo largo del proyecto
• Coordinar y garantizar que los diseños sean integrales.
• Asegurar la resolución oportuna de Problemas (Issues)
• Disponibilidad 100 % del tiempo
Administración del cambio
• Mantiene una adecuada comunicación del avance y logros del proyecto, utilizando diferentes medios.
• Identifica áreas o personas en las cuales sus actividades sufren cambios, para comunicarles las ventajas de una nueva forma de operar.
• Coordina y agenda las sesiones de capacitación
• Coordina la asignación de roles y perfiles del sistema
Líder de Proceso
• Participa activamente en la toma de decisiones del diseño de los procesos a su cargo.
• Valida y autoriza los diseños de los nuevos procesos a su cargo.
• Facilita la comunicación entre el usuario clave y el consultor.
• Participa activamente en la validación de las pruebas integrales.
• Proporciona lineamientos generales y requerimientos específicos de los procesos a su cargo.
• Disponibilidad 40% - 60% del tiempo.
Usuario Clave
• Participar el diseño y solución de los procesos de negocio
• Transferir el conocimiento del proceso de negocio
• Asegurar la calidad y disponibilidad de información
• Participar en la documentación del diseño del proceso a su cargo
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• Realizar las actividades de gestión para la validación e implementación del los procesos a su cargo
• Participa activamente y valida las pruebas del sistema.
• Disponibilidad 60% - 80% del tiempo
Especialista CRM
• Participar en el diseño de procesos proporcionando el enfoque de la mejores prácticas de SAP
• Asegurar la parametrización de la funcionalidad SAP acorde a la metodología de ASAP
• Coordinar y realizar las pruebas unitarias e integrales del módulo a su cargo
• Conducir la capacitación usuarios finales
• Documentar los aspectos relativos a la configuración
• Participar en la elaboración de manuales de usuario
• Impartir la capacitación al equipo de proyecto y usuarios finales
• Coordinar las agendas para entrenamiento y pruebas
• Disponibilidad 80% - 100% del tiempo
Usuario Funcional (TI)
• Confirma las definiciones en el sistema junto con el consultor.
• Será el soporte de los usuarios después de entrar en productivo.
• Apoyo a la obtención de información.
• Disponibilidad 80% - 100% del tiempo.
Consultor ABAP
• Realiza los desarrollos de programas, reportes, interfaces y formatos en el sistema. • Documenta los desarrollos realizados. • Disponibilidad 100% del tiempo
Consultor BASIS
• Instala el sistema y sus diferentes instancias. • Realiza las pruebas de estrés y volumen del sistema. • Lleva a cabo la parametrización de los perfiles de usuario. • Realiza los transportes de configuración entre las diferentes instancias. • Disponibilidad 100% del tiempo.
Gerencia DELIVERY
• Realiza el plan de aseguramiento de la calidad. • Realiza las revisiones de calidad
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• Da seguimiento para que se solventen las observaciones señaladas en el plan de aseguramiento de la calidad.
Enlace Funcional
• Canal de comunicación principal con cada una de las Secretarías y/o Órganos Públicos Descentralizados.
• Facilitadores de la información que necesiten los lideres de proceso para la correcta definición de los mismos.
• Participación activa en la comunicación de avances del proyecto con cada una de sus áreas usuarias.
• Facilitadores de la información para la de carga de datos al sistema.
10. Administración de Riesgos
A lo largo del desarrollo del proyecto se deben identificar y evaluar los riesgos actuales y potenciales, ya que la administración de los mismos garantiza el éxito del proyecto. Hasta el momento se han identificado los siguientes riesgos:
No se cuenta hasta el momento con servidores para instalar el ambiente de desarrollo y calidad
No se cuenta hasta el momento con servidores para instalar el ambiente de productivo.
Existe un riesgo en todo proyecto y es que no se tengan los datos maestros listos para iniciar operaciones, es imprescindible identificar este riesgo desde un inicio para ir recabando la información necesaria.
Carga de trabajo de las áreas
Resistencia al cambio
11. Entregables y Criterios de Aceptación
De acuerdo con la metodología de implantación ASAP en la cual se incluye lo dispuesto en la Licitación Pública Nacional Número 57062002-012-11, Acta de Junta de aclaraciones y la propuesta de solución presentada por parte de Advanced, se establecen los siguientes entregables por fase:
Fase A Preparación del Proyecto
1. Plan Detallado del Proyecto, incluyendo:
Plan a detalle del proyecto.
2. Estrategia de Implantación y despliegue, incluyendo:
Plan de despliegue de recursos por cada Etapa del proyecto
3. Arquitectura Conceptual de la solución a implantar.
4. Calendario de capacitación refinado para el equipo técnico
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5. Estrategia de Control de Cambios y Gobierno del Proyecto
6. Plan de transferencia de conocimientos relativos a la configuración y parametrización propia de la solución SAP al personal técnico.
7. Estándares de documentación
8. Plan de Juntas de avance y de juntas de comité de proyecto.
Fase B Levantamiento y Documentación de Requerimientos
1. Análisis de procesos actuales (documento de entendimiento general)
2. Diagramas de proceso actuales (Nivel de proceso, no bajar a tarea y actividad)
3. Diseño de alto nivel de la solución (Arquitectura de la solución)
4. Cobertura de Requerimientos (“FIT-GAP” Analisys)
5. Definición de Estructuras Organizacionales
6. Identificación de desarrollos (Mejoras, adecuaciones, Interfaces, Programas de Conversión de datos)
7. Ambientes de desarrollo instalados y listos para trabajar en ellos
Fase C Configuración y Diseño de Sistema
1. Diseño de los nuevos Procesos
2. MODELO FUNCIONAL (“TO-BE”) considerando los siguientes
niveles:
Nivel 0. Macroproceso
Nivel 1. Proceso
Nivel 2. Subproceso
Nivel 3. Actividades
3. Consideración de aspectos normativos y regulatorios de los
procesos a implantarse (dentro de la documentación “TO-BE”)
4. Roles y responsabilidades conforme al modelo resultante.
5. Desarrollo de Pruebas Unitarias en al menos el 80% de los
procesos de negocio
6. Afinación de Cobertura de Requerimientos ( “FIT-GAP” Análisis )
7. Desarrollos críticos para inicio de operaciones aprobados hasta pruebas unitarias
8. Modelo de Reglas de Negocio para cada proceso, subproceso y procedimiento.
.
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Fase D Preparación Final
1. Instalación de los ambientes de, calidad, capacitación y producción.
2. Parametrización y configuración de los módulos de SAP (tanto módulos en uso actual como nuevos).
3. Manual de Documentación de Configuración.
4. Configuración y Pruebas de Sistema de Información
5. Documentación de Configuración y Construcción de Sistema de Información
6. Especificación para cada uno de los desarrollos requeridos para cubrir el “FIT-GAP” entre los modelos de procesos y la herramienta
7. Interfaces desarrolladas
8. Programas para migración de datos desarrollados y probados
9. Programas para cada uno de los requerimientos no manejados de manera estándar por los módulos SAP (especificados en el “FIT-GAP”), desarrollados y probados
10. Plan de Liberación del Sistema Integral (Cut-Over)
11. Programa de revisión de la normatividad y cumplimiento regulatorio.
12. Programas de pruebas: a procesos unitarios, de integración, de estrés, de volumen y de acceso (como mínimo)
13. Diseño de Organización de Soporte y estrategia de Mesa de Ayuda
14. Documentación de los entregables de la etapa
15. Estrategia de Despliegue
16. Bitácoras de ejecución de pruebas unitarias, de integración, de volumen, de estrés y de acceso.
17. Documentación de actividades de Administración del Sistema.
18. Documentación de actividades de administración de respaldos y recuperación
19. Capacitación de usuarios clave siguiendo el esquema "Train de Trainers".
20. Planes de capacitación para: usuarios finales, ejecutivos y personal técnico.
21. Preparación de Material de Capacitación para Usuarios Finales
22. Seguimiento y Evaluación de Capacitación a Usuarios Finales.
23. Materiales de capacitación a usuarios.
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Fase E Soporte posproducción.
1. Ejecutar plan de Liberación del Sistema Integral (“Cut-Over”)
2. Soporte post-productivo
3. Realizar ajustes a procesos de acuerdo al manejo de incidencias y las desviaciones a los requerimientos aprobados en la fase de planos de negocio
4. Realizar ajustes a administración de sistemas
5. Documentación de incidencias
Fase F Administración del Proyecto
1. Acta Constitutiva del Proyecto
2. Plan de administración del proyecto.
3. Ejecución del plan de administración del proyecto
4. Organigrama del personal asignado al proyecto
5. Esquema para el control de calidad
6. Plan de contingencia
7. Planes y políticas oficiales de comunicación del proyecto
8. Reporte de Trabajo Ejecutado y valor devengado
9. Reportes de avance del proyecto operativos y estratégicos
10. Plan de gestión de riesgos del proyecto
11. Plan de diagnóstico y administración de riesgos del proyecto
12. Cartas de Aceptación de Productos
13. Acta de Cierre del Proyecto
12. Firmas
Nombre Fecha Firma
Fernando Arce Gerente de Proyecto Plataforma Única
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Móises Aguilar Gerente de Proyecto Advanced
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