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Borrador para consideración de la Junta Ejecutiva. Requerimientos de acreditación y certificación RSPO para lacertificación de grupo. 1
Acreditación RSPO y
requisitos para la
certificación de
grupos
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Borrador para consideración de la Junta Ejecutiva. Requerimientos de acreditación y certificación RSPO para lacertificación de grupo. 2
Preparado por: BIOCert Indonesia y Proforest
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CONTENIDO
Términos y definiciones........................................................................................................ 4
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................10
Alcance de este documento.................................................................................................10
Documentos de referencia.................................................................................................. 11
1. REQUISITOS ADICIONALES DE ACREDITACIÓN……………………………………………………..13
1.1. Requisitos generales de acreditación………………………………………………………………...13
1.2. Evaluación y proceso de certificación de la certificación de grupo…………………….13
2. REQUERIMIENTOS DE CERTIFICACIÓN DE GRUPOS................................................ 14
2.1 Normas de certificación aplicables....................................................................14
2.2 Alcance de la certificación de grupo................................................................. 15
2.3 Proceso de evaluación de la certificación de grupo.......................................... 16
2.4 Muestreo para certificación. Muestreo de la evaluación de los miembros del
grupo................................................................................................................. 18
2.5 Calificando las evaluaciones internas……………………………………………………………. 20
2.6 Evaluación de las transacciones y compras del grupo...................................... 21
Anexo1. Guía adicional para evaluar la efectividad del administrador del grupo…….…..22
Tabla 1. Ejemplo del tamaño de la muestra de los miembros del grupo en una evaluación
de certificación............................................................................................................. 19
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Términos y definiciones
Evaluación adicional Evaluación realizada por el organismo de certificación para
evaluar la efectividad de la acción correctiva tomada por el
administrador del grupo para hacer frente a cualquier no-
conformidad establecida.
Acreditación Procedimiento mediante el cual una tercera parte formal
acredita que un ente certificador es competente para llevar a
cabo una certificación específica.
Certificación Procedimiento mediante el cual una tercera parte asegura por
escrito que un proceso identificado con claridad ha sido
metódicamente evaluado. Ello con el fin de brindar la suficiente
confianza de que productos específicos cumplen con los
requisitos establecidos [Definición tomada del documento:
Criterios de acreditación de Ifoam].
Evaluación de
certificación
Proceso mediante el cual un ente certificador evalúa una
operación frente a unos estándares específicos y/u otros
documentos normativos.
Ente
certificador/organismo
de certificación
Tercera parte que evalúa y certifica el cumplimiento de las
organizaciones con respecto de los estándares publicados u
otros documentos normativos. [Definición tomada del
documento: Sistemas de certificación RSPO, de junio de 2007].
En este documento, el término “ente certificador” se refiere
específicamente a los organismos aprobados por la RSPO para
evaluar a los cultivadores de palma de aceite en su
cumplimiento con los requisitos de la RSPO.
Racimos de fruta
fresca certificados
Racimos de fruta fresca (RFF) provenientes de una plantación
certificada por la RSPO.
Aceite de palma
sostenible certificado
(CSPO por sus siglas en
inglés)
Aceite de palma de una planta de beneficio certificada por la
RSPO (con su base de suministro).
[Definición tomada del documento: Sistemas de certificación
de la RSPO para cadenas de suministro, de noviembre de
2009].
Aceite de palma crudo La primera etapa del producto, aceite de palma, producido en
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(APC) una planta de beneficio a partir de los racimos de fruta fresca
(RFF).
[Definición tomada del documento: Sistemas de certificación
de la RSPO para cadenas de suministro, de noviembre de
2009].
Racimos de fruta
fresca (RFF)
Racimos cosechados de fruta de palma de aceite.
Falla fundamental Una falla fundamental se señala por una no-conformidad que:
Permanece por un periodo largo de tiempo.
Es repetida o sistemática.
Afecta una zona amplia o causa daños significativos.
Es señalada por una ausencia o por una ruptura total del
sistema.
Una vez identificada, no es corregida o adecuadamente
respondida por el administrador del grupo.
[Definición tomada del documento: Evaluaciones de manejo
forestal del Consejo de Administración Forestal FSC-STD-20-
007 (v.3.0) EN].
Miembro formal del
grupo
Un cultivador de palma de aceite que ha sido aceptado en el
grupo como un miembro formal para su inclusión en la
certificación de grupo de la RSPO. Como prerrequisito para
unirse al grupo, todos los miembros formales de grupo deberán
cumplir con el estándar de la RSPO requerido para la producción
sostenible de palma de aceite (ver 1.2.1).
Certificación de grupo Certificación conjunta de un grupo de cultivadores de palma de
aceite aplicando a una certificación para todo el grupo.
Administración del
grupo
Persona o grupo de personas responsables de la gestión del
sistema de control interno y de la administración del grupo. En
ciertos esquemas de certificación, la entidad o el administrador
del grupo se refiere en algunos casos a la Unidad del sistema de
control interno.
Documentación de la
administración del
grupo
Un conjunto de procesos y procedimientos documentados que
un grupo implementa con el fin de alcanzar los requerimientos
específicos. Esto también incluye el sistema de control interno
(SCI).
Cultivadores Cultivadores de palma de aceite cuya plantación no está
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independientes asociada con ninguna planta de beneficio (ni por contrato,
acuerdo de crédito u otros instrumentos similares), y que no
tienen un contrato exclusivo de venta de RFF con ningún
procesador o cultivador particular. Los cultivadores
independientes pueden ser pequeños propietarios (Vea
definición de pequeños propietarios).
Evaluación interna Proceso desarrollado por el administrador del grupo para
evaluar a los miembros del grupo frente a unos estándares
particulares, otros documentos normativos y políticas internas.
Evaluador interno Evaluador al cual el administrador del grupo le entrega la
responsabilidad general de realizar las evaluaciones internas
específicas a los miembros del grupo.
Evaluador líder Evaluador con la responsabilidad general de la evaluación de la
certificación.
No-conformidad
mayor
Es la no-conformidad o incumplimiento de un indicador
obligatorio, tal como se define en los Principios y Criterios de la
RSPO o en la Interpretación nacional correspondiente. O una no-
conformidad grave del administrador del grupo en relación con
el cumplimiento de la norma de certificación de grupo, que
lleva al ente certificador a la conclusión de que los sistemas de
control interno del grupo no están funcionando de manera
adecuada.
No-conformidad
menor
Es la no-conformidad o incumplimiento de un indicador que no
es obligatorio de acuerdo con lo definido en los Principios y
Criterios de la RSPO o en la Interpretación nacional
correspondiente. O cuando existe una no-conformidad del
administrador del grupo en relación con el cumplimiento de la
norma de certificación de grupo, que es aislada y que no
impide que los sistemas internos de control del grupo
funcionen adecuadamente.
Interpretación
nacional
Interpretación de los Principios y Criterios genéricos de la RSPO
por un país específico.
Miembro potencial del
grupo
Un cultivador de palma de aceite que forma parte de un
programa organizado por el grupo, para lograr el cumplimiento
de los requisitos de la RSPO. Una vez que el miembro potencial
cumple con el estándar de la RSPO, debe ser formalmente
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incluido como miembro del grupo certificado; es decir, se
convierte en un miembro formal del grupo. Hasta tanto no se
haya alcanzado el cumplimiento con la RSPO, la producción de
racimos de fruta fresca de la finca del miembro potencial no se
contará dentro de la producción total certificada del grupo.
Evaluación de riesgo Evaluación para identificar los riesgos que puedan poner en
peligro los aspectos ambientales y sociales de la producción
sostenible de aceite de palma crudo y de racimos de fruta
fresca, y la efectividad del sistema de control interno. Debe
conocerse y contemplarse en todos los procedimientos de
control interno en los diferentes niveles de la producción
agrícola, en el transporte y en el procesamiento.
Mesa Redonda sobre
aceite de palma
sostenible (RSPO, por su
sigla en inglés)
Asociación sin ánimo de lucro que trabaja con el fin de avanzar
en la producción, suministro y uso de productos sostenibles de
la palma de aceite. (www.rspo.org).
Principios y Criterios
de la RSPO para
pequeños propietarios
independientes
Los Principios y Criterios de la RSPO para la producción
sostenible de aceite de palma para pequeños propietarios
independientes bajo la certificación de grupo (que se
encontraba en desarrollo en enero de 2010), es un estándar
auditable aplicable a los productores que cumplen con los
criterios de elegibilidad para ser catalogados como pequeños
propietarios independientes.
Principios y Criterios
de la RSPO (P y C)
Los Principios y Criterios de la RSPO para la producción
sostenible de aceite de palma (octubre de 2007) son un
estándar aplicable a las plantas de beneficio de aceite de palma
y su base de suministro.
Estándar de la RSPO
para la certificación de
grupo
Requisitos de la RSPO que debe cumplir un grupo de
productores para lograr una certificación grupal.
Pequeños propietarios Agricultores que cultivan palma de aceite, algunas veces junto
con otros cultivos de subsistencia, sus familias aportan la
mayor parte del trabajo, su finca representa la principal fuente
de ingreso, y el área que tienen cultivada en palma de aceite
está generalmente por debajo de 50 hectáreas.
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[Definición tomada del documento: Principios y Criterios de la
RSPO para la producción sostenible de aceite de palma, de
octubre de 2007].
Sistema de pequeños propietarios
Los sistemas de pequeños propietarios, aunque son muy
diversos, se caracterizan por tener un lazo contractual o un
acuerdo de crédito, o por planificar con una planta extractora
en particular. A menudo los sistemas de pequeños propietarios
no son libres para escoger qué cultivo desarrollar, son
supervisados en las técnicas de administración de la plantación
y cosecha, y con frecuencia están organizados, supervisados o
administrados de manera directa por los gerentes de la planta
de beneficio, finca o sistema al cual estén estructuralmente
vinculados.
[Definición tomada del documento: Principios y Criterios de la
RSPO para la producción sostenible de aceite de palma: Guía
para pequeños propietarios, de julio de 2009].
Pequeños propietarios independientes:
Los pequeños propietarios independientes, aunque se
presentan de diversas formas, se caracterizan por: tener
libertad para escoger cómo usar sus tierras; decidir qué cultivar
y cómo hacerlo; por autofinanciarse, auto-organizarse y auto-
gestionarse, y por no tener obligaciones contractuales con
ninguna planta extractora o asociación en particular. Pueden,
sin embargo, recibir apoyo o servicios de extensión por parte
de agencias del gobierno.
[Definición tomada del documento: Principios y Criterios de la
RSPO para la producción sostenible de aceite de palma:
Directriz para pequeños propietarios, de julio de 2009].
Cuando una Interpretación nacional aprobada incluya una
definición de pequeños propietarios, la misma también se
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reconocerá.
Partes interesadas Una persona o un grupo de personas con un interés legítimo
y/o demostrable o que está directamente afectado por las
actividades de una organización y las consecuencias de esas
actividades.
[Definición tomada del documento: Sistema de certificación
RSPO, de junio de 2007].
Muestreo semi-
aleatorio estratificado
El enfoque de muestreo que establece que una porción de la
muestra es seleccionada al azar, mientras que la otra lo es de
acuerdo con los atributos de la finca.
Seguimiento Grupo de actividades para monitorear el continuo
cumplimiento de los requerimientos para la certificación.
[Definición tomada del documento: Sistema de certificación
RSPO, de junio de 2007].
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INTRODUCCIÓNEn la certificación de grupo, todos los miembros formales de un grupo deberán cumplir
con los requisitos específicos del grupo, que a su vez deberán cumplir con la norma
correspondiente de la RSPO. Las normas pertinentes de la RSPO son las siguientes: Principios
y Criterios de la RSPO para la producción sostenible de aceite de palma de pequeños
propietarios en la certificación de grupo (en desarrollo) y la norma RSPO para certificación
de grupo.
En el proceso de certificación grupal, el ente certificador evaluará que el mecanismo para
garantizar el cumplimiento de todos los miembros formales del grupo con los requisitos
del mismo grupo, así como los gestionados por el administrador del grupo, está
funcionando bien y es eficiente. Ello se hace mediante la comprobación de la
documentación correspondiente, de los procedimientos y de los sistemas, frente al
estándar de la RSPO para la certificación de grupo, y también mediante la evaluación de los
miembros del grupo, por muestreo, para determinar la coherencia en la aplicación.
Los productores, concretamente los pequeños propietarios independientes, pueden
obtener la certificación RSPO como grupo, si aplican formalmente para unirse a un grupo
productor, y si el administrador del grupo encuentra que cumplen con la norma de la RSPO
correspondiente a la producción sostenible de aceite de palma. Los miembros formales
del grupo operan bajo requisitos contractuales o vinculantes con el administrador del
grupo especificando su compromiso con la norma, y permitiendo que se les hagan
evaluaciones.
Un grupo puede ser certificado RSPO si todos los miembros formales cumplen con las
normas correspondientes de la RSPO para la producción sostenible de aceite de palma, así
como también con los requisitos aplicables de la norma RSPO para certificación de grupo, y
si el administrador del grupo cumple con el estándar RSPO para la certificación de grupo.
Alcance de este documento
Esta norma específica los requerimientos adicionales para los entes de certificación que
quieran incluir la norma RSPO de certificación de grupo dentro del alcance de sus
actividades RSPO. Esto incluye:
Requerimientos de la acreditación. Deben cumplirse antes de la aprobación por la
RSPO como aquel ente certificador que pueda llevar a cabo la certificación del grupo
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RSPO, y como aquel que pueda ser regularmente verificado por el servicio de
acreditación de la RSPO.
Requerimientos de la certificación. Deben seguirse cuando se lleve a cabo la
certificación de grupo RSPO.
Los entes certificadores acreditados por la RSPO para llevar a cabo una certificación de
grupo deben estar previamente acreditados por la RSPO para realizar la certificación de
la producción sostenible de aceite de palma.
Documentos de referenciaLos siguientes son los documentos que deben utilizarse en conjunto con el presente:
Documentos de la certificación de grupo RSPO
Norma de la RSPO para certificación de grupos.
Directriz de la RSPO para los administradores del grupo (Nota: Esto aún no se ha
desarrollado).
Documentos de la certificación RSPO
Sistemas de certificación de la RSPO (26 de junio de 2007).
Sistema de certificación de la RSPO sobre cadenas de suministro (noviembre de
2009).
Normas de la RSPO para la producción de aceite de palma sostenible
Normas genéricas globales:
Principios y Criterios de la RSPO para la producción de aceite de palma sostenible
(octubre de 2007).
Interpretaciones nacionales de la RSPO aprobadas
Mesa Redonda sobre Aceite de Palma Sostenible (RSPO). Interpretación Nacional
malasia (MY-NI). Indicadores y guías para establecer los Principios y Criterios de la
RSPO (abril de 2008).
Interpretación nacional de los Principios y Criterios de la RSPO para la producción
sostenible de aceite de palma - República de Indonesia, Mayo de 2008.
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Mesa Redonda sobre Aceite de Palma Sostenible (RSPO). Papúa Nueva Guinea (PNG).
Grupo de trabajo para la implementación nacional (PNG NIWG). Indicadores y guías
necesarias para establecer los Principios y Criterios de la RSPO (marzo de 2008).
Interpretación nacional de los Principios y Criterios de la RSPO para la producción de
aceite de palma sostenible para los sistemas de pequeños propietarios. República
de Indonesia (mayo de 2009).
Directriz de la RSPO para los pequeños propietarios sobre los estándares para producción
de aceite de palma
Principios y Criterios de la RSPO para la producción de aceite de palma sostenible:
Directriz para los sistemas de pequeños propietarios (julio de 2009).
Principios y Criterios de la RSPO para la producción de aceite de palma sostenible
para pequeños propietarios independientes bajo certificación de grupo (en
desarrollo).
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1. REQUERIMIENTOS ADICIONALES DE ACREDITACIÓN
Nota: El título de “Acreditación” permanece bajo el entendimiento de que
la RSPO está en proceso de finalizar un sistema de acreditación RSPO con un
ente de acreditación independiente. En la actualidad, la RSPO utiliza un
sistema de aprobación (con el elemento de la acreditación previsto por la
acreditación de las normas ISO).
1.1 Requisitos para la acreditación general
1.1.1 Sólo los organismos de certificación ya acreditadosi por la RSPO para llevar a cabo la
certificación de la producción sostenible de aceite de palma pueden buscar la acreditación
de la RSPO para expandir el alcance de su acreditación e incluir la realización de la
certificación de grupo RSPO.
1.1.2 Todos los requerimientos de los requisitos de acreditación de la RSPO (detallados en
las secciones 3 y 4 del documento de sistemas de certificación de la RSPO) deben cumplirse
completamente. Los demás requisitos que aquí figuran son adicionales a esos
mencionados.
1.2Proceso de certificación y evaluación de la certificación de grupo
1.2.1 Todos los entes de certificación deben cumplir con los requisitos que se enumeran
en la sección 4 del documento de certificación de sistemas de la RSPO.
1.2.2 El ente de certificación debe definir los procedimientos relacionados con el
proceso de evaluación para la certificación de grupo. Como mínimo, estos deben ser
compatibles con las especificaciones definidas en la norma ISO 19011: 2002 Directrices
para auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.
1.2.3 Los procedimientos de evaluación de la certificación de grupo deben exigir que las
evaluaciones de certificación inicial y las evaluaciones posteriores adicionales (monitoreo
o vigilancia), contemplen una gama adecuada de métodos para recopilar pruebas
objetivas, incluyendo la revisión de la documentación, chequeos de campo y entrevistas
con el administrador de grupo, los miembros del grupo y las partes externas interesadas.
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2 . REQUERIMIENTOS DE CERTIFICACIÓN DE GRUPOS
2.1 Estándares aplicables de certificación
2.1.1 Una muestra de los miembros del grupo se evaluará frente a la norma
correspondiente de la RSPO para la producción sostenible de aceite de palma. La norma en
cuestión se aplicará de la siguiente manera:
2.1.1.1 Para los miembros del grupo que son pequeños propietarios independientes,
la norma aplicable será la de los Principios y Criterios de la RSPO para pequeños
propietarios independientes bajo la certificación de grupo. Todos los criterios
se aplican a la gestión de la palma de aceite, y el producto final certificado es el
RFF. Donde se practica la agricultura mixta (es decir, donde el aceite de palma
se cultiva junto con otros cultivos en la misma parcela o terreno o propiedad),
la zona contigua cultivada también debe cumplir con los Principios y Criterios
de la RSPO. La excepción se hace cuando los diferentes cultivos pueden ser
claramente segregados y delineados a partir de la palma de aceite, por lo que
las áreas que no están sembradas con palma de aceite no necesitan cumplir
con los Principios y Criterios de la RSPO.
2.1.1.2 Para los miembros del grupo que son cultivadores independientes no
clasificados como pequeños propietarios, la norma aplicable es el criterio
específico al cultivador dentro de los Principios y Criterios genéricos de la RSPOii.
[Nota: En junio de 2010, la certificación de grupo bajo la RSPO se referirá
únicamente a los pequeños propietarios independientes, pero la RSPO podría
decidir más adelante que de ese mecanismo puedan beneficiarse igualmente
los grandes productores independientes de palma de aceite. (Por lo general el
término “grandes productores independientes” se refiere a los que tienen
cultivadas en palma de aceite más de 50 hectáreas –pero también puede
responder a los criterios establecidos por las Interpretaciones nacionales–, y
que no tengan plantas de beneficio asociadas).
2.1.2 Todos los criterios deberán aplicar a la gestión de la palma de aceite, y el producto
certificado es el RFF.
2.1.3 Cuando las Interpretaciones nacionales para cualquiera de las normas
mencionadas en el punto 2.1.1 existan, deberán ser utilizadas en lugar del estándar global
genérico.
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2.1.4 El sistema de certificación RSPO para cadena de suministro [noviembre de 2009] se
aplicará al comercio de todos los productos certificados RSPO originados en un grupo
certificado.
Nota 1. Nota para la consideración de la Junta Ejecutiva: normas RSPO para la cadena de
suministro de RFF
En la actualidad, las normas de la RSPO para cadenas de suministro se refieren
exclusivamente al transporte y el comercio de aceite de palma crudo (APC), debido a que
fueron diseñadas para trabajar con el modelo de certificación para las plantas de
beneficio, donde el producto certificado sería el APC. Sin embargo, la introducción de un
modelo de certificación de grupo, en el que el producto del grupo es probable que sea el
RFF, requiere la entrada a la certificación de la cadena de suministro para cubrir esa
sección de cadena de suministro de la RSPO.
La sección 3.7 de la norma RSPO para la certificación de grupos (4º borrador) sugiere una
opción para todos los intermediarios dispuestos a ser incluidos en el control de la
certificación de grupo, pero ello es estrictamente voluntario.
2.2 Alcance de la certificación de grupo
2.2.1 El organismo de certificación deberá proporcionar al administrador y a los
miembros del grupo, una comunicación clara sobre los requisitos de la norma de la RSPO
correspondiente a la producción sostenible de aceite de palma, y de la norma RSPO para la
certificación de grupo. Los entes de certificación también deberán proporcionar una
comunicación inmediata sobre cualquier cambio en los requisitos con un tiempo
razonable para su cumplimiento (véase la sección 4.3 del documento de certificación de
sistemas de la RSPO).
2.2.2 La unidad de certificación será el administrador del grupo y los miembros del
grupo.
2.2.2.1 La unidad de certificación debe incluir todas las tierras (o fincas) de los
miembros del grupo que sean administradas y donde los miembros del grupo
tendrán contratos o convenios con el administrador de grupo para cumplir con
la norma de la RSPO correspondiente a la producción sostenible de aceite de
palma y con la norma de la RSPO para la certificación de grupo. Asimismo, darán
su consentimiento para ser evaluados tanto por el administrador de grupo
como por un órgano de certificación acreditado RSPO.
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2.2.2.2 Todo el RFF de todas las tierras (o fincas) administradas de los miembros del
grupo deberá ser producido bajo las normas certificables de la RSPO.
2.2.3 A los productores con más de un área de plantaciones de palma de aceite y/o que
tengan una unidad de control (más del 51%) en otras propiedades de tierra, solo se les
permitirá unirse a un grupo para ser certificados bajo la certificación de grupo de la RSPO si
los requisitos para la certificación parcial o gradual se cumplen; es decir, si no hay
conflictos importantes de tierra; si no hay sustitución de bosque primario o de cualquiera
de las áreas que contienen alto valor de conservación (AVC) desde 2005; si no hay disputas
laborales que no están siendo resueltas mediante un proceso acordado, y si no hay
evidencia de incumplimiento con la ley en cualquiera de las áreas de plantación. Sin
embargo, los pequeños propietarios identificados como tales en la Interpretaciones
nacionales, solo estarán obligados a inscribir con el administrador del grupo todas sus
parcelas o áreas adicionales no certificadas, cultivadas con palma de aceite u otros
cultivos.
2.3 Proceso de evaluación de la certificación de grupo
2.3.1 La evaluación de la certificación de grupo RSPO debe comprender lo siguiente:
2.3.1.1 Análisis en cada evaluación del administrador de grupo, de acuerdo con los
requisitos de la norma RSPO sobre certificación de grupo.
2.3.1.2 Evaluación de una muestra de los miembros del grupo, de acuerdo con los
requisitos de la norma de la RSPO correspondiente a la producción sostenible de
aceite de palma y a los elementos pertinentes de la norma RSPO para la
certificación de grupo (ver sección 3.4). Estas evaluaciones también
proporcionarán evidencia de la conformidad del administrador del grupo con la
norma RSPO para la certificación de grupo.
2.3.2 La evaluación del administrador del grupo determinará la conformidad o no-
conformidad con cada indicador del estándar de la RSPO para la certificación de grupo. Las
no-conformidades deben clasificarse bien sea como “menor” o como “mayor”. Las no-
conformidades mayores son aquellas que –ya sean solas o en combinación con otras no
conformidades– resultan, o es probable que resulten, en una falla mayor en una parte
importante del sistema del administrador del grupo. Una no-conformidad mayor se define
como una no-conformidad que:
2.3.2.1 Permanece por un periodo largo de tiempo.
2.3.2.2 Es repetida o sistemática.
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2.3.2.3 Afecta una zona amplia o causa daños significativos.
2.3.2.4 Es señalada por una ausencia o por una ruptura total del sistema.
2.3.2.5 Una vez identificada, no es corregida o adecuadamente respondida por el
administrador del grupo.
2.3.3 La evaluación de una muestra de miembros formales del grupo determinará la
conformidad o no-conformidad con cada indicador dentro de la norma de la RSPO
correspondiente a la producción sostenible de aceite de palma. Las no-conformidades
deben ser clasificadas ya sea como menor o como mayor, tal como se define en el anexo 3
del sistema de certificación de la RSPO, los Principios y Criterios de la RSPO para la
producción sostenible de aceite de palma de pequeños propietarios bajo la Certificación
de grupo (en desarrollo) o la Interpretación nacional pertinente.
2.3.4 Las no-conformidades darán lugar a los requerimientos de acción correctiva (RAC), y
la suspensión o el retiro del certificado. Los RAC deben ser emitidos al administrador del
grupo y de ellos puede enviarse copia a los miembros que fueron evaluados. Los
administradores del grupo dispondrán de un sistema para garantizar que las RAC se les
comuniquen a todos los miembros del grupo, y se identifica cualquier instancia de otros
miembros que tengan la misma no-conformidad, y se abordan. Las RAC pueden incluir la
exclusión de miembros específicos del grupo hasta el momento en que sus no-
conformidades específicas se traten.
2.3.5 Si existe alguna no-conformidad mayor, no puede emitirse un certificado de
conformidad con la norma de la RSPO correspondiente a la producción sostenible de aceite
de palma y a la norma RSPO para la certificación de grupo.
2.3.6 Cualquier no-conformidad elevada durante la evaluación de seguimiento anual (es
decir, después de que la certificación ha sido concedida), debe abordarse dentro de los 60
días siguientes, o se suspende la certificación. Si la no-conformidad mayor no fue
abordada en el nuevo plazo de 60 días, se retirará la certificación. Las no-conformidades
menores se catalogarán como mayores si no se tratan en la siguiente evaluación de
seguimiento.
2.3.7 Cualquier requerimiento de acción correctiva (RAC) emitido se basará únicamente
en el criterio establecido y los requisitos de certificación. El organismo de certificación
deberá tener documentada una política de RAC para las no-conformidades de la
certificación de grupo. Cualquier RAC emitida deberá aplicarse al grupo como un todo. El
grupo tiene el derecho de apelación, el cual debe ser considerado por el ente certificador
de manera justa y oportuna.
2.3.8 El administrador del grupo de un grupo que busca la certificación es responsable
de asegurar que sus miembros cumplan con la norma de la RSPO correspondiente a la
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producción sostenible de aceite de palma y con los elementos pertinentes de la norma
RSPO para certificación de grupos, y que dicho cumplimiento se mantenga. Esto no exime
de la responsabilidad a los propios miembros del grupo para cumplir con los requisitos
específicos de la norma de la RSPO correspondiente a la producción sostenible de aceite de
palma y a la norma RSPO para la certificación de grupo.
2.3.9 El periodo máximo de validez del certificado de grupo es de cinco años. Una nueva
evaluación del cumplimiento del grupo (es decir, recertificación) debe tener lugar antes de
que finalice el período de cinco años.
2.4 Muestreo para la certificación. Evaluación de la muestra de los
miembros del grupo
2.4.1 La evaluación de las muestras deberá valorar el desempeño de los miembros del
grupo, y la eficacia de su administrador y del sistema de control interno.
2.4.1.1 La evaluación de la muestra siempre incluirá entrevistas con los miembros del
grupo de la zona que se está evaluando, así como de representantes del
administrador de grupo.
2.4.1.2 El organismo de certificación evaluará los riesgos de los miembros del grupo y
del administrador del grupo, previo a la evaluación para la certificación. La
evaluación de riesgos permite al ente certificador identificar una calidad
apropiada de muestra de los miembros del grupo para la evaluación de
certificación. La evaluación de riesgos deberá tener en cuenta la diversidad de
los miembros del grupo (es decir, rango de tamaño, la estructura de la
administración, la diversidad de los terrenos, etcétera), y cualquier riesgo
percibido en relación con las actividades llevadas a cabo (por ejemplo, ¿cuál es
la cantidad de resiembra o de expansión que ocurre? ¿cuántos son los
miembros nuevos?, o si hay antecedentes de no-conformidades). Además, la
evaluación del riesgo debe tener en cuenta las alarmas percibidas relacionadas
con la capacidad del administrador de grupo de desempeñarse adecuadamente
(por ejemplo, cambio de administración, la alta rotación del personal y número
de trabajadores muy pequeño comparado con el tamaño del grupo que se está
administrando, entre otros). Cuanto más diverso sea el grupo, y mientras más
factores de riesgo asociados con el grupo o con su administrador existan,
mayor es el riesgo.
2.4.1.3 Cuando el administrador de grupo pueda demostrar que los procedimientos
de seguimiento y control interno son sólidos, el ente certificador, entonces,
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puede considerar reducir el tamaño de la muestra para los grupos de alto
riesgo a un tamaño equivalente al de los grupos de bajo riesgo.
Ejemplo: Los grupos de bajo riesgo son aquellos relativamente homogéneos, en los
aspectos tanto geográficos como socioeconómicos. También puede decirse de aquellos
grupos que no están ejecutando en la actualidad actividades de resiembra, los que no
tienen nuevos miembros, o los que están bien establecidos y no presentan antecedentes
de no-conformidades. El concepto de “bajo riesgo” también puede definirse por la alta
probabilidad de que un miembro del grupo pueda mantener el cumplimiento con la
norma pertinente.
Los grupos de alto riesgo son aquellos en los que existe una elevada heterogeneidad (por
ejemplo, que sus miembros estén geográficamente separados, en terrenos muy
diferentes, su nivel de experiencia en el cultivo de palma de aceite sea diverso, al igual
que el tamaño de sus plantaciones; tengan situaciones socioeconómicas diferentes entre
sí, etcétera). El alto riesgo también puede definirse por la baja probabilidad de que un
miembro del grupo mantenga el cumplimiento con la norma correspondiente.
2.4.2 Un “nivel de riesgo” es determinado por el organismo de certificación (nivel 1:riesgo bajo; nivel 2: riesgo medio; nivel 3: riesgo alto).2.4.3 El tamaño de la muestra se determina mediante la fórmula (0,8 √ y) x (z), donde z es el multiplicador definido por la evaluación de riesgos. Los multiplicadores se establecende la siguiente manera: Riesgo bajo = multiplicador de 1, riesgo medio = multiplicador de1,2, riesgo alto = multiplicador de 1,4 (ver tabla 1).
Tabla 1. Ejemplo del tamaño de la muestra de los miembros del grupo en
una evaluación de certificación
Ejemplo del tamaño de la muestra de los miembros del grupo en una evaluación de
certificación
Número de
miembros del
grupo = y
Mínimo
= 0,8 √ y
Bajo riesgo
= (0,8 √ y) x (1)
Riesgo medio
= (0,8 √ y) x
(1.2)
Alto riesgo
= (0,8 √ y) x
(1.4)
6 2 2 3 3
14 3 3 4 5
25 4 4 4 6
39 5 5 6 7
56 6 6 7 8
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75 7 7 8 10
100 8 8 10 11
500 18 18 21 25
1000 26 26 30 35
2500 40 40 48 56
3600 48 48 58 67
2.4.4 El organismo de certificación deberá entonces seleccionar para su evaluación a los
miembros específicos del grupo para lograr el número de la muestra requerido de acuerdo
con el cálculo realizado. Asimismo, debe incluir elementos aleatorios en el proceso de
selección. También debe asegurarse de que la muestra seleccionada es representativa de
todo el grupo en proceso de evaluación, en términos de:
2.4.4.1 Distribución geográfica (distritos, departamentos, municipios,
pueblos, valles…).
2.4.4.2 El personal del administrador responsable del grupo ofrece apoyo
técnico a los diferentes miembros.
2.4.4.3 Los diferentes evaluadores internos.
Ejemplo: Una de las maneras más fáciles para asegurar que una variedad de tipos de
miembros del grupo sea incluida y que también exista un elemento aleatorio en el
proceso, es partir de una muestra aleatoria estratificada. Para ello, los miembros del
grupo se clasifican en "conjuntos" (estratos) de operaciones similares (basados, por
ejemplo, en el tamaño o en la ubicación geográfica). Para cada conjunto, los miembros
específicos que serán incluidos en la muestra se eligen al azar. Una forma de hacer esto
es dándoles a todos los miembros un número y, con un generador de números aleatorios,
se establece cuál de ellos se visitará (por ejemplo, véase http://www.random.org/). La
aleatoriedad es importante, pues asegura que el organismo de certificación no está
indebidamente influenciado por las sugerencias del administrador del grupo, o por la
facilidad de acceso a los mismos, etcétera.
2.4.5 Si existe un grupo seleccionado de miembros que fue excluido por el administrador
del grupo, el ente certificador podrá necesitar evaluar a sustitutos similares (por ejemplo,
las plantaciones de vecinos, el mismo municipio o terreno, etcétera).
2.4.6 Al menos el 75% de los miembros seleccionados del grupo para la evaluación
deben ser diferentes de los que se evaluaron en años anteriores.
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2.5 Calificando las evaluaciones internas
2.5.1 Como parte de la evaluación de los miembros del grupo, se realizarán calificaciones
de las evaluaciones internas por parte del organismo de certificación, mediante una
selección aleatoria del evaluador interno. El objetivo es analizar la calidad de las
evaluaciones internas realizadas por el administrador del grupo.
2.5.2 El evaluador interno deberá ser calificado en cuanto a: la planificación de la
evaluación, la preparación de la documentación, la visita al terreno/plantación, las
entrevistas con los miembros del grupo, la redacción del informe de evaluación interna y
las reuniones informativas.
2.5.3 La calificación del desempeño del evaluador interno se llevará a cabo en conjunto
con la evaluación de su formación y de sus conocimientos generales sobre la norma de la
RSPO correspondiente a la producción sostenible de aceite de palma, la norma RSPO para la
certificación de grupos, y la documentación y los procedimientos de la administración del
grupo.
2.6 Evaluación de las transacciones y compras del grupo
2.6.1 El organismo de certificación revisará una muestra de los registros de entrada, de
salida, y de las listas de los inventarios de todos los productos del grupo certificados por la
RSPO. Se comprobará que existan los mecanismos para verificar los envíos del cultivo por
parte de cada miembro del grupo, que son funcionales y operativos, y que también
incluyen las compras de cualquier RFF de fuentes externas.
2.6.2 El organismo de certificación evaluará que el sistema de comercialización del grupo
cumple con los requisitos del modelo de cadena de suministro (es decir, la identidad
preservada, segregado o balance de masas) estipulados en el anexo 6 del documento de la
RSPO: Sistemas de certificación de la cadena de suministro, de noviembre de 2009.
2.6.3 Si existe un intermediario en la cadena de suministro –desde el grupo hasta la
extractora de aceite–, que haya escogido la opción de ser incluido en el control de la
certificación del grupo:
2.6.3.1 El intermediario debe ser presentado al evaluador del organismo de
certificación por el administrador del grupo. Todos los intermediarios
pertinentes deben cumplir con los requisitos correspondientes a la norma de la
RSPO y con los de la certificación de grupo.
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Borrador para consideración de la Junta Ejecutiva. Requerimientos de acreditación y certificación RSPO para lacertificación de grupo. 22
2.6.3.2 Los organismos de certificación necesitan asegurarse de que todos los
intermediarios pertinentes cumplen con los requisitos establecidos en la norma
de la RSPO para la certificación de grupo.
Nota 2. Nota para consideración de la Junta Ejecutiva: Control de intermediarios y
declaraciones sobre certificado de la RSPO
Esto está vinculado con la sección 3.7 de la norma RSPO para la certificación de grupos
(borrador 4). Esta sección será enmendada, de manera que sea consistente con
cualquier decisión tomada respecto de lo mencionado previamente.
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Borrador para consideración de la Junta Ejecutiva. Requerimientos de acreditación y certificación RSPO para lacertificación de grupo. 23
ANEXO 1. Guía adicional para evaluar la efectividad del
administrador del grupo
La siguiente guía se recomienda para los organismos de certificación cuando evalúen
la norma de la RSPO para la certificación de grupo.
1) Al evaluar al administrador del grupo, el organismo de certificación debe
realizar lo siguiente:
a) Una entrevista con el administrador del grupo con respecto a:
i. Revisión de grupo (por ejemplo, número de miembros del
grupo, organización de grupo, etcétera).
ii. Problemas/aspectos importantes del año inmediatamente
anterior (cambios en el manual de administración de grupos).
b) Evaluar la documentación interna (documentación de la administración
del grupo) (preferiblemente antes de la evaluación):
i. ¿Los procedimientos y los formatos cumplen con los
requisitos mínimos de la norma de la RSPO para certificación
de grupos?
ii. Después de la evaluación: ¿Están los procedimientos
descritos efectivamente implementados?
c) Examinar aleatoriamente los archivos de los miembros formales del
grupo:
i. Si hay más de un evaluador interno, examinar varios archivos
por cada uno de ellos para analizar su consistencia y eficacia.
ii. Comprobar que los documentos estén completos.
iii. Verificar la información con las listas de los miembros del
grupo (lista de miembros del grupo certificados el año
inmediatamente anterior frente a la lista actual, puesta al día
por el administrador de grupo).
d) Enfocarse en los requerimientos de acciones correctivas emitidas por el
administrador del grupo:
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i. Revise todos los incumplimientos y los requerimientos de
acción correctiva asignadas por el administrador del grupo.
ii. ¿Cuáles fueron los problemas, y para ellos fueron apropiados
los requerimientos de acciones correctivas por parte del
administrador del grupo?
iii. ¿Los requerimientos de acciones correctivas fueron
efectivamente implementados?
e) Procedimientos de aprobación:
i. ¿Cómo se tomaron las decisiones y por quién?
ii. ¿Cómo se documentaron las decisiones?
iii. Referirse específicamente a los miembros formales nuevos.
f) Verificar la lista de miembros formales del grupo:
i. ¿Está completa? Compruebe que la lista aprobada de
miembros del grupo contiene al menos la siguiente
información: la ubicación (comunidad, campo), el código de
los miembros del grupo, el nombre y el apellido de los
miembros del grupo, la fecha de entrada en el programa de
certificación, la historia de la tenencia de la tierra, la edad de
las palmas, el área de la plantación, el área de la plantación
bajo palma de aceite, volumen de racimos de fruta fresca
(RFF) entregado al grupo o a la planta de beneficio el año
inmediatamente anterior, la productividad estimada para el
año en curso, el nombre o código del evaluador interno, la
fecha de la evaluación interna (al menos de una, podría ser
de varias), y resultado de la evaluación interna
(aprobado/autorizado).
ii. ¿Se han producido cambios desde el año inmediatamente
anterior (por ejemplo, número de miembros del grupo, las
áreas en propiedad, rendimientos estimados, etcétera).
iii. ¿Quién administra la lista de pequeños propietarios y cómo /
cuándo se actualiza la información?
g) Comprobar las calificaciones y la formación del personal del
administrador del grupo:
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i. Verificar los archivos del personal y los registros de
capacitación.
ii. Entrevista a pocos asesores de campo (si no son los mismos
evaluadores internos).
Nota 3. Nota para consideración de la Junta Ejecutiva
En el borrador anterior estas recomendaciones fueron incluidas como parte de la norma
(por ejemplo, los requisitos). Se propone aquí que las mismas se entreguen como una
guía/orientación adicional, y que a los entes de certificación se les permita desarrollar sus
propios procedimientos de oficina y sus técnicas específicas de entrevista para
determinar el cumplimiento con la norma de la RSPO para la certificación de grupo.
