ACI DELL’ALTOMILANESE
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ACI DELL’ALTOMILANESE
IL DIVIDENDO DELL’EFFICIENZAFEBBRAIO 2013
COMUNI DELL’AGGREGAZIONECOMUNI DELL’AGGREGAZIONE
I Comuni che si sono aggregati e hanno ottenuto il finanziamento regionale sono:
ARCONATE, BUSCATE, CASOREZZO, CASTANO PRIMO, CUGGIONO, DAIRAGO, MAGNAGO,
PARABIAGO e ROBECCHETTO CON INDUNO
CAPOFILA è il Comune di Parabiago.
METODOLOGIA PER LA RILEVAZIONE METODOLOGIA PER LA RILEVAZIONE DEI DATI E DEGLI INDICATORIDEI DATI E DEGLI INDICATORI
Le slide che seguono illustrano la metodologia per la rilevazione di dati e indicatori adottata dal Comune di Parabiago e replicata su tutti comuni dell’aggregazione.
All’atto dell’approvazione del progetto preliminare da parte dell’aggregazione, molto sinceramente, non avevamo grandissime idee su come sviluppare il tema del dividendo dell’efficienza richiesto da Regione Lombardia.
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
Al momento della presentazione del progetto preliminare, il concetto dividendo per noi era assimilabile all’uguaglianza:
DIVIDENDO DELL’EFFICIENZA = RISPARMI
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
SUCCESSIVO REINVESTIMENTO DEI RISPARMI PER ULTERIORI SVILUPPI, ANALOGHI A
QUELLI DI PROGETTO
Non è stata posta attenzione sulla metodologia di calcolo del dividendo ex-ante o ex-post.
Intervenuta l’approvazione, da parte della Regione, del progetto preliminare ed iniziato il lavoro di messa a punto del progetto esecutivo per la successiva validazione dello stesso, incontrando i referenti regionali in cabina di regia, abbiamo iniziato, come credo tutti voi, a porre l’attenzione su cosa intendeva la Regione Lombardia per dividendo dell’efficienza.
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
Presso il nostro Ente, in data 29/3/2012 con delibera di Giunta è stato approvato il piano triennale di razionalizzazione e riqualificazione delle spese 2012 – 2014.Alla costruzione del provvedimento ho attivamente concorso unitamente al nostro organismo di valutazione e alla struttura di staff che si occupa di valutazione
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
CABINA DI REGIA DEL 13/04/2012 Devo dire comunque che, sia alla presentazione avvenuta in data 13/4/2012, sia durante gli incontri successivi, la nostra conoscenza riguardo la tematica in oggetto “ il calcolo del dividendo dell’efficienza” era cambiata!
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
CABINA DI REGIAPIANO TRIENNALE DI RAZIONALIZZAZIONE E
RIQUALIFICAZIONE DELLE SPESE
I concetti alla base del calcolo del dividendo erano ormai conosciuti, la metodologia da seguire e gli obbiettivi anche.
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
Il piano della razionalizzazione:
1.Partendo da una situazione fotografata in un momento x
2.Introducendo un’azione di razionalizzazione
3.Si ipotizza il raggiungimento nel momento x+1 di un target di miglioramento ed un “risparmio”. (in questo caso = riduzione dei costi)
4.Giunti al momento x+1 attraverso “osservatori istituzionali” interni e esterni si certifica l’effettivo risparmio conseguito rifotografando la situazione e confrontando il target ipotizzato ex-ante con quello effettivo ex-post
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
REPORT INIZIALE DEL DIVIDENDO
=
FOTOGRAFIA SITUAZIONE ANNO X DEL PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE
La metodologia utilizzata nel calcolo del dividendo è la stessa sperimentata sul campo con il piano di razionalizzazione.
Sfruttando il parallelismo con il piano di razionalizzazione:
FASE PRELIMINAREFASE PRELIMINARE
Le fasi seguite sono state:
1. CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO;
2. IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI;
3. PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI;
4. DIVULGAZIONE MODELLI;
5. RACCOLTA DATI;
6. COMPILAZIONE DATI DIVIDENDO.
LA METODOLOGIALA METODOLOGIA
1 – Creazione di un gruppo di lavoro interno1 – Creazione di un gruppo di lavoro interno con lo scopo di estrarre dal progetto i procedimenti sensibili e utili per realizzare un dividendo per i diversi attori coinvolti (stakeholders).
LA METODOLOGIA LA METODOLOGIA
LA METODOLOGIA LA METODOLOGIA
ESEMPIO GRUPPO DI LAVORO: Dirigente Responsabile dei Servizi Informativi; Dirigente Responsabile del Servizio Organizzazione; Responsabile del servizio dei Sistemi Informativi; Personale interno all’Ente coinvolto nella redazione del
progetto.
LA METODOLOGIALA METODOLOGIA
ESEMPIO DI ESTRAZIONE PROCEDIMENTI:
dalla voce di progetto Certificazione e autocertificazione on-line sono stati identificati i diversi certificati che potevano essere potenzialmente strumenti di creazione del dividendoCertificato di residenza;Certificato di stato famiglia;Certificato di cittadinanza;Ecc.
Per ogni procedimento, il G.d.L. ha cercato di mappare le richieste da formulare per ottenere le informazioni necessarie per la compilazione del dividendo, ipotizzando, nella fasi di sviluppo del procedimento, una serie di risposte.
Numero certificati emessi nel 2011
Numero certificati emessi nel 1° quadrimestre 2012
Descrizione fasi che costituiscono il procedimento (ad es. per il certificato di residenza: formazione certificato, stampa certificato, incasso diritti e bollo e registrazione incassi)
Numero fasi che costituiscono il procedimento (ad es. per il certificato di residenza: n. 4)
Numero fasi digitalizzati
Tempo totale di esecuzione della singola transazione da parte delle risorse PA (in hh:mm:ss)
Numero di risorse umane coinvolte nell'esecuzione del procedimento
Tempo necessario all'utente per accedere al procedimento (hh:mm:ss)
LA METODOLOGIALA METODOLOGIA
2 - Raccolta dei dati disponibili e coinvolgimento degli 2 - Raccolta dei dati disponibili e coinvolgimento degli attori interni:attori interni:
Abbiamo evitato di trasmettere il foglio di excel da compilare ed abbiamo lavorato sulle estrazioni e presunzioni fatte dal gruppo di lavoro intervistando il responsabile del servizio allo scopo di:
Reperire i dati di carattere generale Identificare e completare le diverse fasi (confermare,
validare, arricchire)Realizzare un modello di questionario per la raccolta di dati
non noti da somministrare all’utente e all’operatore interno.
METODOLOGIAMETODOLOGIA
3 - La raccolta dei dati3 - La raccolta dei dati non conosciuti ed il non conosciuti ed il coinvolgimento degli attori interni ed esterni:coinvolgimento degli attori interni ed esterni:
Successivamente si è passati alla raccolta degli elementi non conosciuti. In generale questi dati si identificano nei tempi di esecuzione delle transazioni. Lo strumento utilizzato è stato quello del questionario somministrato agli utenti in un determinato periodo oggetto di campionamento.Quello che segue è il modello utilizzato per la raccolta dati presso i servizi demografici.
METODOLOGIAMETODOLOGIA
ESEMPIO DI ESEMPIO DI MODELLO DI MODELLO DI
RILEVAMENTO, RILEVAMENTO, utilizzato per la utilizzato per la
raccolta dati raccolta dati presso i servizi presso i servizi
demograficidemografici
METODOLOGIAMETODOLOGIA
Analogamente si è operato sugli altri tempi utilizzati dal modello del dividendo, ad esempio i tempi necessari a raggiungere la sede del Comune per la richiesta del certificato.
METODOLOGIAMETODOLOGIA
4 – Divulgazione modelli4 – Divulgazione modelli agli altri comuni nella rilevazione:
Anche in questo caso abbiamo preferito non trasmettere il foglio di excel distribuito dalla Regione ma un modello sintetico contenente i dati essenziali necessari, e ovviamente gli strumenti per la raccolta delle informazioni dai cittadini ed operatori (questionario).
METODOLOGIAMETODOLOGIA
FOGLIO XLS DISTRIBUITO AI COMUNI FOGLIO XLS DISTRIBUITO AI COMUNI DELL’AGGREGAZIONEDELL’AGGREGAZIONE
DIVULGAZIONE MODELLI NEGLI ALTRI COMUNI DIVULGAZIONE MODELLI NEGLI ALTRI COMUNI
5 - Raccolta dati5 - Raccolta dati: Esempio di foglio excel distribuito ai comuni:
COMPILAZIONE DIVIDENDO COMPILAZIONE DIVIDENDO
Dopo la realizzazione delle seguenti fasi, in precedenza descritte,: CREAZIONE DI UN GRUPPO DI LAVORO INTERNO
IL COINVOLGIMENTO DEGLI ATTORI INTERNI PROCEDURA PER LA RACCOLTA DEI DATI
DIVULGAZIONE MODELLI RACCOLTA DATI
IMMISSIONE DEI DATI NEL MODELLO REGIONALE
In questo fase il G.d.L. si è interrogato anche su altre questioni, tutte di estrema rilevanza per la compilazione del modello:la stima dei costi di trasporto; la stima dei costi di postalizzazione; la stima del tempo complessivo necessario al cittadino lavoratore per presentare un’istanza ad un comune (1 ora di lavoro persa), il costo per il cittadino di quest’ora (costo medio rilevato dall’istat) ecc.
Questo momento di riflessione crediamo sia stato utile a R.L. per completare il modello stesso.
COMPILAZIONE DIVIDENDO COMPILAZIONE DIVIDENDO
Le slides che seguono, relativamente al CERTIFICATO DI RESIDENZA,, sono l’esempio di compilazione e i dati utilizzati con la loro spiegazione.
COMPILAZIONE DIVIDENDO COMPILAZIONE DIVIDENDO
ESEMPIO DI COMPILAZIONE PROCEDIMENTO CERTIFICATO DI RESIDENZAESEMPIO DI COMPILAZIONE PROCEDIMENTO CERTIFICATO DI RESIDENZA
ANAGRAFICA – DATI GENERALI
Dati richiesti Modalità esecuzione dati Dato comp.
Periodo di tempo considerato Abbiamo pensato di ragionare sul periodo immediatamente antecedente la compilazione del dividendo
01/01/2012 30/04/2012
Bacino di utenza totaleUn certificato di residenza può essere richiesto da tutti i cittadini. Totale popolazione residente 27231
Numero di transazioni concluse con successo in un anno o nel tempo di vita
Dati rilevati dal registro informatico certificati 839
Numero di transazioni concluse con successo nel 'Periodo di tempo considerato'
Dati rilevati dal registro informatico certificati 203
Bacino di utenza potenzialmente interessato (% sul totale)
La percentuale è stata calcolata dividendo il totale dei certificati emessi nell’anno per il bacino di utenza totale ( 839/27231) 3,08%
Numero stati (fasi) Il numero delle fasi è stato estratto dal modello xls inviato ai vari servizi e in questo caso sono: 1- formazione certificato, 2 - stampa certificato, 3 -incasso diritti e bollo, 4- registrazione incassi
4
Di cui digitalizzatiIl numero delle fasi digitalizzate è stato definito considerando le attività svolte attraverso l’utilizzo di strumenti informatici che in questo caso sono: 1- formazione certificato, 2 - stampa certificato
2
Tempo (OPERATIVO) di esecuzione da parte delle risorse PA (in hh:mm:ss)
Tempo medio calcolato sulla base della rilevazione effettuata attraverso il modello di rilevamento utilizzando la sezione tempi di espletamento del servizio. In alcuni procedimenti è stato aggiunto anche il tempo backoffice.
0.04.25
ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO BACKOFFICEESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO BACKOFFICE
Back officeNumero di Enti coinvolti (compreso l'Ente
compilante)Numero basi dati esterne indispensabili all’Ente per
verifiche intermedie
in modalità tradizionale (cartacea o PEC)
in interoperabilitàraggiunte in modalità
tradizionalein interoperabilità
1 0 0 0
Backoffice
Dati richiesti Modalità esecuzione datiDato
compilato
Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in modalità tradizionale (cartacea o PEC)
L’ente coinvolto nel procedimento è solo il Comune di Parabiago, non ci sono enti in interoperabilità e inoltre non vengono utilizzate basi dati esterne.
1
Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in interoperabilità
In questo caso il valore è pari a 00
Numero di Enti coinvolti (compreso l'Ente compilante), in interoperabilità
Diversamente nel procedimento “Cambio di residenza - iscrizione anagrafica da altro comune” abbiamo indicato n. 4 enti coinvolti in cooperazione: 1 – INA-SAIA, 2 – INPS, 3 – Agenzia delle Entrate, 4 – Motorizzazione.
4
ESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO FRONTOFFICEESEMPIO DI COMPILAZIONE SCHEDA MONITORAGGIO FRONTOFFICE
Front-office
Dati richiesti Modalità esecuzione dati Dato comp.
EFFICIENZA PRIMA:
Tempo di accesso (hh:mm:ss)
Tempo medio di accesso calcolato sulla base della rilevazione effettuata con l’idonea modulistica utilizzando i dati della sezione “Riservato agli utenti – Tempi di attesa agli sportelli”.
0.25.50
EFFICIENZA DURANTE: Tempo di esecuzione (hh:mm:ss)
Tempo medio di accesso calcolato sulla base della rilevazione effettuata con l’idonea modulistica utilizzando i dati della sezione “Riservato agli operatori Comunali – Tempi di espletamento del servizio”.
0.04.25
EFFICIENZA DOPO: Tempo di attesa dell'esito della pratica (hh:mm:ss)
Il valore è pari a zero nel caso di rilascio immediato del certificato. 0.00.00
EFFICIENZA DOPO: Tempo di attesa dell'esito della pratica (hh:mm:ss)
Nel caso del procedimento CDU è stato considerato pari a 10 giorni (240 ore), pari quindi al tempo necessario in media per concludere il rilascio.
240.00.00
29
Tempi
Tempo di accesso (hh:mm:ss)
Tempo di esecuzione (hh:mm:ss)
Tempo di trasporto (hh:mm:ss)
Altri tempi (hh:mm:ss)
Percentuale di pratiche avviate
fuori dagli orari di sportello nel
'Periodo di tempo considerato
Tempo totale
0.25.50 0.04.25 0.25.27 0.04.27 0,00% 1.00.00
Frontoffice - Tempi
Dati richiesti Modalità esecuzione datiDato
compilato
Tempo di trasporto Valore indicato dalla regione.0.25.27
Altri tempi Per differenza ipotizzando il permesso di un’ora che l’utente deve prendere. 0.04.27
Costi Risparmio
Trasporto ComunicazionePostalizzazione
Carta Stampa
Commissione per transazione bancaria
Valorizzazione economica del tempo speso dal cittadino
Altri costi
Costo totale
Risparmio sui tempi
Risparmio sui costi
€ 1,15 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 13,20€ 0,00 € 14,35 // //
Frontoffice – Costi
Dati richiesti Modalità esecuzione dati Dato comp.
Trasporto I’mporto dato dalle Regione. € 1,15
ComunicazioneSarebbe l’importo dato dalla regione sul costo fax in ogni pagina. In questo caso è zero perchè il cittadino si presenta direttamente allo sportello.
€ 0,00
Postalizzazione Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo imbustamento e costo spedizione. In questo caso è zero. € 0,00
Carta Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo singolo foglio di carta. In questo caso è zero. € 0,00
Stampa Sarebbe l’importo dato dalla regione sul costo toner per ogni pagina. In questo caso è zero. € 0,00
Commissione per transazione bancaria
In questo caso è zero. € 0,00
Valorizzazione economica del tempo speso
Si è calcolata la media di paga oraria del cittadino pari a € 10,50 e si è rapportato al tempo totale. € 13,20
Altri costi In questo caso è zero. € 0,00
Costo totale E' la somma di tutti costi. € 14,35
Frontoffice - Costi Variabili
Dati richiesti Modalità esecuzione dati Dato comp.
Carta Importo dato dalla regione costo singolo foglio di carta. € 0,01
Stampa Importo dato dalla regione costo toner per ogni pagina. € 0,03
Comunicazione Importo dato dalla regione costo fax in ogni pagina. In questo caso è zero perchè non inviamo fax. € 0,00
Postalizzazione Importo dato dalla regione costo imbustamento e costo spedizione. In questo caso è zero. € 0,00
Protocollazione Importo dato dalla regione costo stampa ed etichetta. In questo caso è zero. € 0,00
Totale costi variabili
E' la somma. € 0,04
Totale costi risorse umane
Sarebbe importo dato dalla regione costo di un dipendente C1 € 10,13, rapportato al tempo “Operativo di esecuzione da parte delle risorse PA” tempo “Operativo di esecuzione da parte delle risorse PA” scheda Dati Generali colonna M in questo caso tempo di esecuzione, era di scheda Dati Generali colonna M in questo caso tempo di esecuzione, era di 0.04.25. In alcuni procedimenti è stato considerato anche il tempo 0.04.25. In alcuni procedimenti è stato considerato anche il tempo necessario di backoffice.necessario di backoffice.
€ 0,72
Costi variabiliCosti risorse umane
CartaStampa
Comunicazione (ad es. invio fax)
Postalizzazione
Protocollazione
Marca temporale
AltroTotale costi variabili
Totale costi risorse umane
€ 0,01
€ 0,03 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00
€ 0,00 € 0,04 € 0,72
Quello che è stato appena illustrato è ciò che si dovrà fare per ottenere la FOTOGRAFIA nel momento “x” o lo stato di fatto e che il lavoro terminerà con la rilevazione nel periodo “x+1” e la definizione del dividendo finale con la “certificazione” di osservatori istituzionali.
E’ ovvio che l’ottenimento del dividendo scaturisce dalla messa in opera delle innovazioni previste nei singoli progetti.
E’ il caso di sottolineare che se il percorso verrà accompagnato da provvedimenti formali degli enti, certificazioni finali dei soggetti deputati a ciò (collegio e odv) l’attività sviluppata potrà essere l’oggetto dei piani di razionalizzazione degli enti.
RIFLESSIONI FINALIRIFLESSIONI FINALI
Pertanto si può concludere che IL SUCCESSO DELL’AZIONE INNOVATIVA
CONCLUSIONECONCLUSIONE
è dato da quanti utilizzeranno le nuove modalità messe a
disposizione. Successo quantificato attraverso il dividendo
rappresentato da quanto gli stakeholders otterranno in termini concreti di minori
costi.
quale avvio di un circolo virtuoso,può portare ad un beneficio per il Cittadino, per la P.A. ed anche ad un’incentivazione per il personale
coinvolto.
Grazie per l’attenzione e buon lavoro!