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Accompagnement OMEDIT – Outil DISPOSTOCKdécembre 2020

Accompagnement du suivi des stocks de médicaments

et vaccins antigrippe via la plateforme e-Dispostock

Région Auvergne-Rhône-Alpes (ARA)

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Accompagnement OMEDIT – Outil DISPOSTOCKdécembre 2020

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• Contexte de crise sanitaire avec utilisation forte de médicaments/DMnotamment utilisés en réanimation (posologie importante et quantité)

• Tension d’approvisionnement médicaments/vaccins/DM avec mise enplace d’un contingentement des livraisons

• Mise en place du suivi des stocks de médicaments/vaccins et de DMdès la 1ère vague en avril (outil MaPUI puis relai via e-Dispostock)pérennisé pour les médicaments et les vaccins

Objectif

– Vision régionale des stocks par établissement et des tensionsd’approvisionnement

– En vue d’une régulation régionale via des dépannages potentiels entreétablissements ou des allocations nationales du stock Etat (mises en placeet remontées)

Contexte

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Plateforme e-Dispostock – Présentation

• Plateforme nationale développée par la DGOS en lien avec l’ATIH

• Concernés : ES avec PUI

• Périmètre actuel

– Médicaments• Liste prédéfinie accessible via la plateforme e-Dispostock (actualisation)

• Renseigner a minima les médicaments dits de priorité nationale 1

– Vaccins antigrippe

– A venir Vaccins anti COVID

• Rythme de transmission

– Actuellement bi-hebdomadaire lundi et jeudi

MARS N°2020_93 - Suivi des stocks de médicaments des pharmacies à usage intérieur des établissements :modalités de bascule vers la plateforme e-Dispostock de l’ATIH

Bascule totale MaPUI vers e-DispostockAvec 100% des établissements connectés

SDIS12

Etablissements de santé273

318

Arrêt de MaPUI

Remontée des DM en tension par mail

EHPAD33

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• Modalités de connexion

– Connexion via le lien suivant https://dispostock.atih.sante.fr/dispostock/

– Identifiants de connexion : • Identifiant personnel unique notamment utilisé pour le e-PMSI et la plateforme de l’enquête

annuelle ATIH « médicaments à l’hôpital »

• Avec profil « Gestionnaire de Fichier e-Dispostock »

En cas de problème de connexion

– Contacter l’Administrateur Principal de votre Etablissement (APE) : coordonnées adressées par mail Demander la création d’un compte ATIH, avec demande d’attribution du profil « Gestionnaire de Fichier

e-Dispostock »

• Informations de connexion seront transmises par mail

– Si vous disposez déjà d’un identifiant ATIH, mais que vous n’arrivez pas à vous connecter sur e-Dispostock• Mot de passe erroné : en cas de mot de passe oublié, cliquer sur le lien suivant :

https://plage.atih.sante.fr/#/anonyme/mdp-oublie et saisir votre identifiant

ou

• Votre compte ne dispose pas du profil « Gestionnaire de Fichier e-Dispostock » :

demander à l’APE de votre établissement qu’il vous attribue ce profil

Plateforme e-Dispostock – Modalités de connexion

Si pb persiste contacter l’OMEDIT

Documentation sur les accès et habilitation disponible via le lien suivanthttps://sap.atih.sante.fr/dispostock/acces.htm

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Plateforme e-Dispostock – Boite à outils

• Documentation DISPOSTOCK

– La documentation est accessible en ligne via le lien suivant https://dispostock.atih.sante.fr/dispostock/

• Manuel utilisateur établissement

– https://sap.atih.sante.fr/dispostock/specs-es.html

• Foire aux questions - AGORA

– Toutes les questions peuvent être saisies en ligne sur le forum AGORA dédié

https://agora.atih.sante.fr/agora/ago_theme.do?idTheme=771

• Liste des Médicaments à suivre– Liste des UCD à suivre

– Avec identification des UCD prioritaires (1)

Ou contacter l’OMEDIT

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Plateforme e-Dispostock – En pratique PUI informations établissement

• PUI - informations établissement

– A renseigner pour chaque PUI

• Adresse de livraison de la PUI – Mentionner toute précision utile pour optimiser la livraison (bâtiment, étage)

• Téléphone de la PUI

• E-mail de la PUI : privilégier les adresses génériques de la pharmacie

• CIP : code identifiant permanent (correspondant au code client de la PUI chez le grossiste-répartiteur)

• GHT : si concerné (non bloquant)

Pour tout problème poser vos questions sur le forum AGORA ou contacter l’OMEDIT

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Plateforme e-Dispostock – En pratique

• Cas d’établissements avec une même PUI enregistrée sous différents FINESSGEOGRAPHIQUE

– L’établissement doit procéder à la suppression de la PUI excédentaire et identifier un unique couple PUI (FINESS GEO ) - ETABLISSEMENT (IPE)

1 PUI 1 FINESS GEO 1 IPE ES

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Plateforme e-Dispostock – En pratique Médicaments

• Transmission du fichier Médicaments– Le suivi des stocks et consommations de Médicaments est réalisé via transmission d’un fichier EXCEL dans l’onglet « Transmission »– Format du fichier

• Export automatique à partir du logiciel de gestion de stock (requête)– Il est possible de transmettre l’ensemble des UCD de la PUI via le fichier Excel et seuls les UCD

suivis seront pris en compte

• Ou saisie manuelle du fichier Excel (aide à partir du fichier pré rempli de la liste des médicaments prioritaires 1 – lien du fichier sur le site internet de l’Omedit Centre Val de Loire)

– Les lignes identifiées en rouge devront être vérifiées car supprimées lors du téléchargement

• Visualisation des transmissions des stocks et consommations de médicaments via l’onglet« Etat du stock »– Possibilité de mettre à jour les stocks directement via cet onglet en cliquant sur la ligne à modifier(notamment si export automatique non disponible)

ucd libellé stockConsommation moyenne

journalière

3400892620909 ADRENALINE 0,25MG/1ML INJ 40 15

Respecter l’ordre des colonnes

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Plateforme e-Dispostock – En pratique Vaccins antigrippe 1/3

• Suivi des vaccins antigrippe

– Saisie manuelle des quantités achetées et en stock

via l’onglet « Vaccins »

• Nombre cumulé de doses achetées :

= total des doses achetées et livrées

• Stock :

= nombre de doses en stock au sein de la PUI

Calcul automatique du nombre de vaccins délivrés

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Plateforme e-Dispostock – En pratique Vaccins antigrippe 2/3

MARS N°2020_117 - Campagne de vaccination grippe saisonnière 2020 2021 : mobilisation du stock état àdestination des établissements de santé & EHPAD avec PUI

• Mobilisation du stock Etat

• Prise en compte des besoins exprimés :

– A l’issue des premières livraisons : besoins complémentaires des établissements à saisir via la plateforme « e-Dispostock » dans un module complémentaire

• Vaccins concernés

1/ EHPAD sans PUI (livrés)résidents – professionnels

2/ semaine 50 : 7-13 décembreES et EHPAD avec PUI

professionnels et résidents / patients >65 ans

À partir du 16/12/2020Il est indispensable que les déclarations de ces besoins tiennent compte des

doses reçues dans le cadre de la première vague livraison état

VAXIGRIP® TETRA (Sanofi Pasteur®) professionnels cibles des recommandations

vaccinales personnes cibles

FLUZONE®HD (Sanofi Pasteur®) personnes cibles des recommandations

vaccinales ≥ 65 ans Ce vaccin ne doit pas être administré à une personne < 65 ans

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Plateforme e-Dispostock – En pratique Vaccins antigrippe 3/3

• Calendrier - Mobilisation du stock Etat

Aucune commande auprès du dépositaire ou des grossistes répartiteurs n’est à réaliser

Fin de semaine du

07 décembre (S50)

Début de semaine du

14 décembre (S51)16 décembre (S51)

Livraison des ES et EHPAD avec PUI non partie d’un GHT

⁻ directement auprès des établissements concernés

A l’issue de ces deux premières livraisons, si les ES et EHPAD avec

PUI constatent des besoins complémentaires

⁻ Saisir les besoins dans module de « e-Dispostock »

Livraison auprès de l’ES support de GHT

⁻ chargé de répartir les doses entre les ES et EHPAD faisant parties du GHT

Renseigner les quantités réceptionnées lors des livraisons Et actualiser l’état de vos stocks

dans la plateforme « e-Dispostock »

Actualisation e-Dispostock

Mise en place d’une boîte à lettres fonctionnelle : grippe-2021@sante.gouv.fr Centralisation des questions relatives à la gestion de la campagne de vaccination

contre la grippe saisonnière Gestion des besoins complémentaires = e-Dispostock