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19/09/2002

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La gua para construir tus propias bases de datos7,51 Euros 1.250 Ptas.Portugal 4,96 Euros 995 Esc. Cont.

Incluye CD-Rom

til Prctico Herramientas Paso a pasoOrganzateEl curso proporciona los Con esta gua, ningn conocimientos necesarios para dato estar perdido en tu PC. Ahora podrs organizarte con tu que Access no sea ya un secreto para t. propia base de datos.

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Descubre cmo es ms fcil dominar Access en muy poco tiempo, con pasos ilustrados y un lenguaje sencillo.

El curso que estabas esperando de Microsoft

ACCESTrucos sencillos, atajos de tecladoCurso

Gua NCIAL ESE bsico

Los datos, organizados como un profesional

Compruebe sus conocimientos con el curso interactivo de ACCESS + Fcil: ejemplos prcticos, glosario, lecciones, vdeos, imgenes ilustrativas, Test de autoexamen,... Cientos de fuentes de libre uso Miles de imgenes, texturas y recursos grficosy adems: Adobe Acrobat Reader, WinZip, ABarCode y utilidades ofimticas

Servicio gratuito de asistencia tcnica

PC CD-ROM

Publishing

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Curso de AccessPaso a pasoUn curso nicoEn sus manos un curso para todos los que acaban de iniciarse en Access, basado en la versin 97, con el nimo de que todos los usuarios puedan utilizarlo, ya que sabemos que muchas veces no se tienen instaladas las actualizaciones ms recientes. El curso se divide en 6 bloques: las lecciones, las preguntas de Test, los Ejemplos, las Utilidades, el Glosario y la capacidad de buscar por temas, etc. Sin duda, un completo acceso interactivo al mundo de la enseanza personalizada en su PC. Se recomienda comenzar con el nmero de leccin 1, ya que encontrar en ella los fundamentos de Access, que puede tambin comprender con el manual en sus manos. Una vez que se maneje mejor en el uso de Microsoft Access, podr ir a captulos concretos que le presenten mayor complejidad o sobre los que le haya quedado dudas. Recuerde que al abrir el CD de Access + Fcil, encontrar una carpeta con el nombre de CURSO , en el que debe ejecutar Instalar. No tardar mucho y le saldrn automticamente los accesos directos en su men Inicio, a 16 bits, o a 32.

Las leccionesEn la parte derecha de la pantalla aparecen 10 puntos calientes que nos llevarn a cada uno de los captulos de la obra. Una vez que hemos seleccionado un captulo, el programa en la que aparecen diferentes elementos. En la zona izquierda aparece el texto de la primera leccin del captulo que hayamos seleccionado. Con los botones rojos podremos avanzar o retroceder a nuestro antojo a lo largo de dicho texto. En a zona derecha, en la parte superior, el captulo se encuentra dividido en sus varios temas o lecciones. Casi toda las lecciones llevan vdeos demostrativos, al igual que fotos y sus test para reforzar conocimeintos. En cada una de las lecciones se explica, de manera ilustrada y paso a paso, todo lo que debes y puedes aprender de Access.

Test y Utilidades Imgenes ilustrativasTodas las lecciones poseen sus fotos e imgenes ilustrativas, accesibles desde el icono Imgenes del menu inferior. Igualmente, cuando aparece una palabra en rojo en el texto explicativo, al pulsar sobre ella, saltar una ventana con la explicacin a modo de pequeo diccionario. Recuerde que existe un Glosario de trminos colocados alfabticamente. En la seccin Test de preguntas, en una lista se reflejan las cuestiones que deben reforzar de cada leccin. Tienen todas las preguntas varias opciones, tres en concreto, y responder, pulsamos sobre el botn que indica que hemos acabado para que nos de la solucin. En Utilidades encontrar las actegoras y especificaciones paar poder utilizarlas en neustro ordenador. Algunas de ellas pueden necesitar requerimientos especiales.

Ejecute el programaSi vas a ejecutar el programa, sepa que no se necesita una instalacin previa del programa, ya que funciona directamente desde el CD-ROM, con lo que es ms sencillo leer sin copiar a su disco duro, si bien esto no es recomendable con lectores de CD muy lentos. En este caso se recomienda la copia al PC directamente. Ejecute el fichero CURC97.EXE que se encuentra en el directorio raz de la carpeta con el nombre de CURSO. Desde Windows 3.x, selccione en el men Archivo del Administrador de Programas, la opcin Ejecutar. Escriba la unidad desde la que quiere ejecutar el CD-ROM, (suele ser C:), y ejecute CURC9716.EXE. Puede conectar unos auriculares estreo en el caso de no poseer en el PC sus propios altavoces.

Ejemplos PrcticosSi pulsamos en esta opcin en el icono de ejemplo que prefiramos, nos saltar una pantalla con el vdeo prctico en cuestin. Con el botn derecho sobre la pantalla, nos saldrn las opciones de Volver, Inicio y Continuar. El vdeo demostrativo cubre nuestra necesidad de profesor cuando no tenemos clara, de ninguna de las formas, una duda respecto al manejo de Access, ya que nos realiza un ejemplo aclaratorio. Mnimo de un procesador 486, con tarjeta grfica VGA a 640x480, 8 MbyVlido para PC y sistema operativo tes de memoria y una tarjeta de sonido Windows a partir de la versin 95, 3.1, tipo Sound Blaster, o similar. Lector de NT y 3.11. CD-ROM de doble velocidad (2X).

*CD-ROM

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Editorial y bienvenida

Sumario

Desde su lanzamiento en 1992, Microsoft Access se ha convertido en una de las aplicaciones ms verstiles del conjunto de programas de Office. Esta versatilidad la demuestra el completo conjunto de herramientas, del que pueden sacar provecho hasta los usuarios ms experimentados de bases de datos y que ofrece el mismo nivel de simplicidad de otras aplicaciones de Office diseadas para usuarios nuevos. Cuando alguien se enfrente a este programa suele sucedederle que, ante una aplicacin aparentemente sencilla, le es muy complicado optimizar sus posibilidades. En realidad, como parte del paquete Office, podemos afirmar que Access cumplira una funcin especfica, la de ayudar a la pequea y mediana empresa, al autnomo profesional, y a diversos departamentos de las grandes compaas. Vamos a desentramar toda su funcionalidad, como siempre, sin nimo de tratar en profundidad el programa, pero s aportando las suficientes pistas de su manejo para crear un experto de nivel medio en Midrosft Access.

ndiceQUARKXPRESS V.5.0 . . . . . . . . . . . . 2 CONTENIDO DEL CD-ROM . . . . . . . . 4 DESCRIPCIN DEL CD-ROM . . . . . . . 5 BASES DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . 6 DE UN VISTAZO . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 ATAJOS DE TECLADO . . . . . . . . . . . . . 8 EL CAMINO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 TRABAJANDO . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 PASO A PASO . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 PRACTICANDO . . . . . . . . . . . . . . . . 13 TRUCOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 CONSTRUYENDO . . . . . . . . . . . . . . . 15

SERVICIO TCNICODebido a la enorme variedad de los contenidos de los CDRoms que acompaan a nuestros productos, no nos es posible ofrecer ayuda individualizada para el software que se incluye en los CDs. Del mismo modo, Prensa Tcnica no se hace responsable de los problemas directos o indirectos derivados del uso del software que incluye en sus CD-Roms, ya sea por uso debido o indebido del mismo. Si tiene dudas sobre si un error del software se debe a un CDRom defectuoso o a un problema de instalacin o configuracin, puede ponerse en contacto con el Servicio Tcnico de Lunes a Viernes, desde las 16 hasta las 18 horas en el telfono 91 304 06 22 o por fax las 24 horas del da en el 91 304 17 97. Especifique en la cabecera del fax la referencia Servicio Tcnico. Antes de llamar, procure tener el ordenador cerca y encendido, para poder reproducir el problema durante la llamada. Tambin puede ponerse en contacto con el Servicio Tcnico mediante e-mail en la direccin stecnico @prensatecnica.com. Es necesario describir los pasos hasta llegar al error, as como incluir una descripcin del hardware (tipo de ordenador, tarjeta grfica, cantidad de memoria, versin de sistema operativo, etc.). Debe incluir el nombre y nmero de la revista a la que pertenece el CD-Rom.

PROBLEMAS CON EL CD ROMAunque no es frecuente, alguna vez se producen errores en la duplicacin de los CD-Roms que acompaan a las revistas. Si ha verificado que el problema no est en la instalacin o funcionamiento, sino en la duplicacin del CD, debe proceder de la siguiente forma: rellenar dos sobres y franquear ambos correctamente. En uno de ellos se debe escribir la direccin del domicilio propio para recibir otro CD gratuitamente y en el otro la direccin de la empresa, enviando dentro del mismo el sobre vaco y el producto que contiene los errores.XT Publishing SL Servicio Tcnico REF: CD defectuoso C/Alfonso Gmez, 42, nave 1-1-2 28037 Madrid

CopyrightCoordinador Montse Ambroa Diseo portada Dragan Ardala Maquetacin Montse Ambroa Impresin Printerman Distribucin Espaa SGEL Avda. Valdelaparra 29 Madrid Distribucin Portugal Midesa Rua Repblica de Coreia 34. Raholas 2710-460 Sintra Duplicacin CD-Rom MPO, Servicios Ibricos, Grupo CndorTodos los derechos reservados. Queda prohibida su reproduccin total o parcial sin autorizacin escrita del editor.

Depsito Legal: M-27087-2002 Printed in Spain Copyright 31-12-02

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Contenido del CDPotencia para su pcCientos de fuentes de libre usoFenomenal conjunto de fuentes para PC que incluyen cientos de archivos de libre uso. Estn ordenadas alfabticamente y puede manipularlas o redisearlas a su gusto, ya que son totalmente libres. Optimice tanto su trabajo ofimtico como cualquier otra aplicacin, pero, recuerde!, si carga muchas fuentes en su disco duro, ste se ralentizar en sus operaciones habituales.

Fondos, texturasMucho mejor es trabajar en presentaciones alegres y tablas mejoradas con recursos grficos. Cientos de texturas y fondos para ayudarte a que Access, a veces con una interfaz dura y seca, se transforme en una interfaz mucho mas amable y atractiva. Por supuesto, a la hora de realizar y presentar presupuestos, el panorama de los empleados o las escalas de ventas, nada mejor que un poco de diseo y creatividad. Para ello, utilice las opciones de Access que incluyen la integracin de imgenes y otros recursos grficos, aqu ordenados y tratable scon herramientas habituales, como Photoshop.

Acrobat ReaderAplicacin que te permitir leer, navegar e imprimir los ficheros de documentos en el formato PDF (Adobe Acrobat), de forma independiente o desde dentro de tu navegador. La forma ms sencilla de moverte por dentro de los ficheros PDF, que ya son un estndar de representacin electrnica de documentos de cualquier tipo.

ABarCodeABarCode es un programa que permite imprimir cdigos de barras en Microsoft Access (versin del Office 2000). El propio programa est hecho en Access y funciona nica y exclusivamente bajo se entorno, y solamente en informes del Access nativo (no con Crystal Reports, por ejemplo). ABarCode no es un programa para disear etiquetas, ni de control de stocks, ni tampoco para codificar cosas no codificadas. Lo nico que hace es transformar una serie de nmeros y/o letras en una serie de barras de distintos tamaos, para que puedan ser posteriormente interpretadas por un lector (lpiz, scaner...), quien a su vez los introducir en un ordenador u otro aparato receptor en su forma original de nmeros y/o letras. El diseo de etiquetas y/o listados debe hacerlo el usuario con Access, del mismo modo que lo hara si no fuera a utilizar cdigos de barras.

Miles de imgenes, caricaturas y clipartsQueremos ofrecerle todos aquellos archivos y recursos que le pueden ayudar en su trabajo con Access, pero tambin con otros programas. Por ello, incorporamos en este CD miles de originales y nicos cliparts, adems de imgenes, caricaturas, fondos, etc. Dirigidos a la creacin web, a los documentos e informes y presentaciones ofimticos, as como muchas otras posibilidades. Recuerde que estn clasificados en carpetas, visualmente localizables y con el poder de tratarse de forma libre por el usuario.

Mejore su versin de WinZipWinZip ofrece una interfaz intuitiva de instalacin, visualizacin, extraccin, compresin y borrado de ficheros de archivos ZIP. Es decir, todo lo que necesitas para trabajar con ZIPs (el formato de compresin ms usado). WinZip adems te permite abrir y descomprimir UUencoded, XXencoded, BinHex y archivos MIME, adems de crear archivos UUencoded.

En estas pginas podrs encontrar un gran nmero de programas comentados que a su vez podrs probar por encontrarse en el CD-Rom, junto con otras aplicaciones y herramientas de su misma categora. El conjunto de programas es una recopilacin de lo mejor que se puede encontrar para los PC, tanto en versin demo, como freeware y shareware.

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Descripcin del CDTodo lo que necesitas est aquAccess + fcilPlataforma: PC En este CD encontrars lo imprescindible para poner a prueba todo lo que aprenda en esta gua, y an ms. Descubra miles de recursos gratis para su uso, como fondos, texturas, iconos y herramientas para practicar con Access y optimizar su rendimiento. Compare, porque en el mercado nadie le regalar tantos recursos de libre uso para manipular a su gusto, as como versiones shareware para que vaya practicando.

Programas

Plataforma: PC Al abrir el CD encontrar varias carpetas que organizan el contenido. Por un lado, el manual que completa a este CD en un formato multiplataforma PDF, para leer con Acrobat Reader, que tambin se incluye en este CD. Por otro, miles de recursos que detallamos a continuacin.

Adems de un completo conjunto de elementos para su creatividad, como texturas o fondos, este CD tiene un protagonista. Este es Access y todas las aplicaciones relacionadas, como la que se encuentra en la carpeta Utilidades Access del CD. Organizacin Al abrir el CD encontrar su contenido clasificado en varias carpetas. As, por ejemplo, una carpeta para Iconos, otra para Texturas, otra para el manual en PDF u otra para ltipos de letra. Utilidades Access Centrmonos en las utilidades especficas para el trabajo ofimtico y, en concreto, con Access. Access Manager es una herramienta que te ayudar a recordar todas las contraseas, nmeros secretos, nombres de usuario, cdigos de acceso y dems datos privados que nos vemos obligados a memorizar. Con esta utilidad, a partir de Windows 95, puedes tener guardados todos esos datos en un lugar seguro y a salvo de miradas indiscretas, gracias a sus dos niveles de encriptacin para prote-

ger toda la informacin que guardes. Con APLI Master podemos crear e imprimir etiquetas, tarjetas, papeles, cartulas y decenas de cosas ms de una manera totalmente personalizada, y todo ello desde las aplicaciones de Microsoft Office ms usuales, como Access. Los pasos a seguir son muy sencillos, en los que deberemos elegir un formato de los muchos que ya vienen predefinidos o adicionales en otros paquetes, realizar el diseo con las herramientas que nos brinda e imprimir el resultado en la etiqueta APLI correspondiente. As de sencillo. APLI Master es compatible con Microsoft Office 97, 2000 y XP. PolyMap es un programa de generacin y edicin de mapas. La versin en castellano incluye planos de las Comunidades Autnomas, ros, lagos y los puntos de las 450 ciudades ms grandes de Espaa. Los datos de PolyMap se modifican mediante una hoja compatible con Excel, y dispone de varios asistentes para ayudar y guiar al usuario en la generacin de mapas temticos paso a paso, as como para editar o incluir leyendas en los mismos. PolyMap importa formatos de bases de datos estndar, tales como texto,

Microsoft Access, Paradox, dBase-Foxbase o va ODBC.Como colofn, unas excelentes capacidades de exportacin e impresin. Vlido para 30 das. WontaW Gold es un completo programa de gestin contable profesional diseado para resolver de forma sencilla y eficaz y global las diversas gestiones de empresas, profesionales y autnomos Incorpora una atractiva interfaz multiidioma (espaol, cataln, gallego y euskera), con soporte para la gestin de varias empresas y mltiples ejercicios. Entre sus caractersticas destaca la contabilizacin en una misma factura de recargo, auto-retencin y distintos IVA; la generacin automtica de vencimientos; el cuadre automtico de cuentas; la gestin de libros de contabilidad; y mucho ms. Otra utilidades Adems, dispone en el Cd de una carpeta con Acrobat Reader, para leer PDFs, y WinZip, para descomprimir archivos o comprimirlos. Otras carpetas Al abrir el Cd, tambin comprobar el resto

Cientos de tipos de letraPlataforma: Windows Un completo conjunto de fuentes de libre uso para su PC. Cuando abra el CD de Access + Fcil, comprobar que hay una carpeta con el nombre de Carpeta de Fuentes. Al pulsar sobre ellas, slo ver las acactersticas, como su peso, el nombre, cmo se visualiza en distintos estilos, como negrita o en varios tamaos. En esta misma ventana que le habr aparecido al pulsar dos veces sobre cada fuente, hay un botn para imprimirla y tenerla as siempre en cuenta en la eleccin cuando trabaje con distintos estilos y en la edicin de sus documentos de todo tipo, as como en la asignacin de las caracterticas de sus informes, etc., en Access. Para instalarla, deber pasarla, arrastrando, a su carpeta Fonts de su disco duro. Suele estar en la carpeta Windows de su PC.

Manual

Plataforma: Windows Todo el contenido descrito en estas hojas lo encontrars tambin en formato electrnico. El formato elegido ha sido el PDF, para lo que necesitars instalar previamente el Adobe Acrobat Reader. En caso de no disponer de l podrs instalarlo desde este mismo CD-Rom. Para ver el manual solo debes hacer clic sobre el icono llamado manual y se abrir en el formato descrito. Su manejo es bien sencillo y puedes moverte libremente por cualquiera de sus pginas. No requiere instalacin de ningn tipo y puedes abrirlo directamente desde el CD, no es necesario que lo descargues en tu disco duro. Puede que las imgenes no se vean con la claridad suficiente, hecho que se debe a la compresin realizada por el propio formato.

Acrobat ReaderPlataforma: Windows Conocida aplicacin de Adobe que permite leer, navegar e imprimir los ficheros de documentos en el formato PDF, de forma independiente o desde dentro de tu navegador web. Ser necesario que tengas instalado Acrobat Reader para seguir el manual que se incluye en el CDRom. Si no lo tienes instalado puedes hacerlo haciendo clic en el icono correspondiente y siguiendo las instrucciones de instalacin que irn apareciendo en la pantalla de tu PC. Esta aplicacin es gratuita y si quieres actualizarla slo tienes que acudir a la pgina de Adobe en www.adobe.es No obstante, si lo que quieres es crear tus propios documentos en formato PDF, el programa que necesitas es Adobe Acrobat.

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ACCESS + FCILBases de datosUn proceso sencilloFundamentos en datosLas bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados. As, por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas, informes, entre otros.

1. Nueva

Creemos nuestra primera base de datos. podemos usar el asistente o la opcin de Crear Nueva, de Archivo o sobre el dilogo inicial del que ya hemos hablado. Utilicemos al opcin Nueva base de datos. Nos aparece esta ventana.

2. Seleccin

Aqu elegimos desde el punto que queremos partir. En General, al pulsar sobre la opcin deseada (como nueva, proyecto existente,...), se pedir que se guarde la base y se nombre. En Bases de datos se decide un estilo particular de nuestra creacin.

3. Particular

En bases de datos accedemos a varias opciones ya realizadas por Microsoft como ayuda. Pero vamos a atrevernos con una nueva y acudamos avista Diseo para introducir datos sobre la tabla inicial. En Nombre de Campo, demos el nombre elegido.

6. Opciones

4. Intro

Al haber introdicido el nombre del campo, al que hemos llamado Gastos, pulsamos Intro para que contine en al siguien fila y ya nos aparece un conjunto de opciones en uan vista inferior de la tabla: Generales y bsqueda.

5. Eleccin

Asimismo, al situarse el cursor en al segunda columna, nos aparece por defecto la opcin de texto, que es la que preferimos, ya que es ms genrico el registro permitido que si pusisemos Numrico o Hipervnculo en la flechita desplegable.

Veamos las opciones de este registro. Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, y mxima de 255 caracteres. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Verdadero/Falso o Activado/desactivado). OLE e Hipervnculo escapan a nuestro curso.

7. Generales

Antes de continuar, hay que recordar especificar opciones en los campos inferiores. El tamao del texto, el formato, un ttulo, si se permite que no haya nada, etc. Presiones F1 para ver cmo optimizar estos campos uno a uno, ayudndose tambin de las flechitas.

8. Completo

La tercera columna no es importante utilizarla ya que nicamente es una descripcin del campo de forma que la persona sepa qu debe escribir. Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus campos.

9. Clave

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla, nos sirve de identificador de registros. Seale el campo de la clave principal y pulse sobre el smbolo LLAVE, y este campo ser ahora la clave principal de identificacin.

10. Datos

Vamos a introducir los datos en la tabla. Una vez guardada la tabla, debajo del campo Gastos, el clave, pongamos Electricidad. Observe que al introducir un dato en la tercera fila de nuestro gasto, 500 Euros, podemos poner Numrico en el segundo campo.

11. Mscara de entrada

Aunque ahora no vamos a profundizar en ello, recuerde que si va a utilizar fechas, le ser necesario utilizar Mscaras de entrada. Esta propiedad sirve para introducir datos vlidos en un campo. Por defecto no hay ninguna mscara de entrada.

12. Importar

Igualemnte, se pueden importar datos de otras bases y guardarlos en una nueva tabla desde el men Archivo. Los datos se convierten en una parte integral de la base de datos e independientes de la base de datos donde se originaron.

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ACCESS + FCILDe un vistazoInterfaz y herramientasPresentacinInicimonos en el conocimientos de Access a travs de su interfaz grfica, la localizacin de sus herrameintas y sus principales recursos. En este apartado es importante fijarse en el aspecto distinto entre unas versiones y otros, pero coinciden en los principales utensilios de trabajo. El objetivo es tener la base necesaria para crear una base de datos desde el principio.

1. Inicio

Al instalar Microsoft Office, seguro que se ha instalado un acceso directo en el escritorio o en la lista de Inicio/Programas. De una de las dos formas podrs empezar a trabajar sobre Access, que al brirse presenta esta interfaz.

2. Opciones

Como vemos en la imagen anterior, Access nos pregunta si queremos abrir una base de datos existente (nos da para elegir una lista), o una en blanco, o utilizar el asistente de Access. Imaginemos que queremos abrir una en blanco: esta es la imagen.

3. Nombrar

Si abrimos una base en blanco, automticamente nos aparece una ventana para elegir su nombre y lugar de destino de nuestro ordenador. A continuacin, nos aparece la plantilla base, sobre la que vamos a conocer las principales herramientas de Access.

4. Bsico

Nuestra tabla, a la que hemos llamado Ejemplo, proporciona un dilogo en el que, a la izquierda, accedemos a tablas, consultas, informes, etc., y, en la parte central, tres opciones para crear una tabla: diseo, asistente y con datos. En la imagen vemos Diseo.

5. Tabla (I)

Antes de crear una nueva base, veamos al interfaz sobre una tabla vista introduccin de datos. En la imagen aparece la tabla, es decir, la base de nutra base de datos. Un campo contiene un elemento especifico de informacin, como nombre, apellidos, etc.

6. Tabla (II)

Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es parte de un registro. En una tabla, las filas corresponden a los registros, que son individuales; y las columnas corresponden a los campos, parte nica de un registro.

7. Vistas

Hay distintas frmulas, como vimos, de ver y rellenar campos. En Ver de la barra de herramientas superior, podemos acceder a vista Hoja de Datos y vista Diseo. Si quiere pasar de Hoja de Datos a Vista Diseo, primero hay que guardar la tabla y los cambios.

8. Archivo (I)

Pero para crear una nueva base de datos, Access lo pone muy fcil con el asistente de base de datos. Si pulsamos sobre Archivo/Nueva, adems podremos personalizar nuestra base de datos, de tal forma que ya la creemos nuestro aire.

9. Archivo (II)

Tambin en Archivo estn las opciones bsicas de Guardar, Imprimir, etc., y la de Exportar a modo de... En este caso, Access permite guardar la base como tablas de tipo Excel. Tambin permite visualizar las propiedades para realizar cambios.

10. Edicin

En el men Edicin, exsiten opciones como seleccionar o buscar (un registro), buscar y reemplazar palabras, registros, etc.,-lo que permite cambios rpidos-, y tambin la de Ir a..., que permite saltar al registro ltimo para seguir aadiendo ms datos.

11. Formato

Si nos fijamos en el desplegable de Formato, comprobaremos su gran utilidad. Podemos desde dar estilo a las palabras o registros, hasta cambiar todo el estilo de la tabla. Por ejmplo, dando color, sombra, o ajustando los anchos de columnas.

12. Registros

En esta lista desplegable podremos ordenar en orden ascendente o descendente los datos del campo sealado, y alfabticamente, al igual que actualizarlos, aplicar filtros y ordenarlos en general. Pero esto nos lleva a un Access avanzado en el prximo captulo.

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ACCESS + FCIL Atajos de tecladoEl camino ms rpido

escCerrar el men contextual sin ejecutar ningn comando

F1Mostrar los temas de la Ayuda

F2Modificar el contenido de la celda seleccionada

F3

F4Mostar/esconder

F5Actualizar

F6

F7Dilogo de ortografa para el registro

F8

\

! 1 | 2

@

3

$ #

%

&

/

(

)

4

5

6

7+ Ctrl.: Mostrar u ocultar la barra de herramientas de la hoja de clculo

8

9+ Ctr ta

QSeleccionar celdas en una hoja de clculo + Ctrl:Paso a modo Visual Basic

W

E+ Ctrl.: Exportar la hoja de clculo a Microsoft Excel

R

T+ Ctrl. + Maysc.: Seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo

Y

U+ Ctrl.: Abrir una nueva base de datos

I

Bloq. Mayus

A+ Ctrl.: Abrir una base de datos existente

S Z

D X

F C+ Ctrl.:Copiar

G+ Ctrl.: Guardar

H B+ Ctrl.: Buscar y reemplazar

J N+ Ctrl: Negrita

K+ Ctrl.: Poner en cursiva el texto de las celdas seleccionadas

> de aadir este campo a la tabla. Podemos cambiar el nombre del campo, tras haberlo seleccionado. Pulsamos siguiente para completar la seleccin.

3. Tabla final

Nos pide si deseamos que nos cree una clave principal como identificador o si queremos hacerlo nosotros. Si pulsamos seguir sin dar identificador, llegaremos al final, no sin antes decidir si queremos relacionar esta tabla con otra. De momento, lo obviamos.

1. Formularios

El concepto de formularios es fundamental, ya que es la interfaz ms agradable. Son pantallas de ingreso para los registros de una tabla con la diferencia de que los campos se muestran de manera grafica dentro del formulario

2. Construir Formularios

En una base de datos creada anteriormente, observemos la columna de Objetos y hagamos clic en "Formularios". Utilicemos el asistente para crear el Formulario. Escoja los campos deseados y vaya dando siguiente.

3. Insertar

Tambin podr insertar en el formulario, as como decidir estilos, y podr trabajar sobre ellos como si estuvisemos en una tabla como las que hemos hecho anteriormente. Pero como ideales para la impresin, frente a las tablas a secas, son los Informes.

1. Recordatorio (I)

En Access slo se puede tener abierta una base de datos, por lo que al realizar la apertura de otra, automticamente se cierra la anterior. Por ello, en el rea de trabajo slo hay una ventana de base de datos.

2. Recordatorio (II)

Para realizar cambios en un registro determinado, se selecciona el campo en el que se desean realizar las modificaciones y se realizan directamente stas, con lo que el registro cambia automticamente a modo edicin.

3. Recordatorio (III)

En el rea de trabajo con la ventana que se muestra en el dibujo (database), tambin se pueden realizar acciones con la barra superior de herramientas, como insertar una nueva tabla o establecer una contrasea para la base de datos.

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ACCES + FCIL TrucosPracticandoAvanzadoYa sabemos lo fundamental para crear nuestra base de datos. Ahora es el momento de ver algunos trucos o, mejor dicho, frmulas avanzadas de tratar con los datos, la base, acces en general, etc. Una vez que tenemos nuestra base, quiz queramos que aparezca un acceso directo a ella, o saber cmo afecta esta u otra accin a nuestro resultado final. Pues bien, esta es la parte dnde lo explicamos.

1. Acceso directo

Vamos a crear un acceso directo a nuestra base de datos. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas. Bajo el cuadro Buscar en, seleccione el archivo o carpeta dnde quiere ubicar el acceso, haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Agregar a...

2. Hipervnculo (I)

Ahora, lo que queremos hacer es insertar un hipervnculo en nuestros datos. Tenemos que tener abierta la hoja en vista Diseo. En Insertar, haga clic en Hipervnculo. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente.

3. Hipervnculo (II)

En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desee para el hipervnculo. Si lo deja vaco, Microsoft Access utilizar la direccin y/o la subdireccin del hipervnculo como el texto que se muestra. Lo mismo suceder si no escribimos nada en Sugerencia.

4. Hipervnculo (III)

Ahora escriba el hipervnculo, o seleccinelo de la lista propuesta. Para probar el vnculo en una pgina de acceso a datos, cambie a vista Pgina y haga clic en el hipervnculo. Recuerde dar definitivamente Insertar Hipervnculo, Aceptar, antes de cerrar el dilogo.

5. Exportacin (I)

Exportar una hoja a un archivo de texto delimitado o de ancho fijo es posible, y nos sirve como ejemplo de cmo se exporta en Access. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla, consulta, vista o procedimiento almacenado que desee exportar.

6. Exportacin (II)

En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo y haga clic en Guardar todo. Microsoft Access inicia el Asistente para exportacin de texto. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo para conseguir la exportacin final.

Para crear una macro, en la ventana base de datos haga clic en Macros, bajo Objetos. Haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Bd. En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.

7. Macros (I)

8. Macros (II)

Haga clic en la accin "abrir formulario". Introduzca un comentario para la accin. Los comentarios son opcionales pero harn la macro ms fcil de entender y mantener. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de la accin, si es necesario.

9. Macros (III)

Puede seguir introduciendo ms macros en al columna. Haga clic en la accin "CuadroMsj", por ejemplo. Introduzca un comentario para la accin. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos de esta nueva accin. Guarde, nombre, acepte y compruebe lo hecho en ejecutar.

1. Filtros (I)

El Filtro de Seleccin es la forma ms simple de filtrar registros. Para esto solo tenemos que ubicarnos en el registro que queramos que nos sirva de filtro y pulsamos el botn del Filtro por seleccin en la Barra de herramientas o en el men contextual

2. Filtros (II)

Tambin podemos escribir el criterio en el campo del texto que aparece en el men contextual. Y para quitar el filtro para volver los datos completos podemos usar el icono "Quitar filtro u orden" en el men contextual o pulsar esta opcin en el men "Registros".

6. Filtros (III)

Y de forma ms avanzada, tenemos los Filtros por Formulario, mucho ms especfico en su bsqueda. Seleccionamos Filtro en el men Registros y elegimos Filtro por Formulario. Nos aparecer su ventana. Abajo tendremos la pestaa Buscar, etc.

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ACCESS + FCILConstruyendoUn ejemploPrcticaBueno, vamos a hacer otra prctica. En este caso, vamos a definir las caractersticas especficas de al creacin de la base, para las que algunas ya tenemos conocimientos. Recuerde que Access tiene una Ayuda (?) que puede guiarle en todo momento para la su trabajo. Nos centramos en la creacin de tabla y en sus propiedades.

1. Inicio

Ya sabemos que tenemos varias formas de crear una tabla, pero elijamos el Asistente. Sabemos tambin que iremos aadiendo los campos que queremos que tenga la tabla y dejemos que Access seleccione la clave principal.

2. Asistente

Habremos comprobado que hemos definido estilo de informes, etc., si bien esto puede variar ligeramente segn la versin de Office. El ejemplo mostrado es con la 2000. Ahora ya podemos introducir datos. Elegimos introducir los datos y nos aparece este cuadrito.

3. Diseo

Pero volvamos a la ventana base de datos (se habr situado inferiormente) para acudir a crear Tabla en Vista Diseo. Aunque vemos que ya, al usar el aisitente, nos aparecen tablas ya creadas. La cerramos. Vamos a crear tabla en vista diseo.

4. Datos

Ahora introduciendo datos. Access definir los campos por nosotros, sobre todo los del cuadro de dilogo de abajo. Dejmoslo de momento as. Una vez definidos los campos, la guardamos, nombramos y nos crear antes clave principal automticamente.

5. Recursos

Ahora, en vista hoja de datos, introduciremos los datos. Si volvemos a Vista Diseo, yavers que debers rellenar el formulario inferior. Algo que ya hemos visto. El valor "Indexado" de una clave principal siempre es "S (Sin duplicados)".

6. Seguridad

Recuerde que muchos de los fallos que van surgiendo en una base de datos tiene que ver con este pequeo formulario inferior de la tabla. Puede establecer una contrasea en Herramientas/Seguridad, para proteger el acceso externo.

1. Relacionando (I)

l pulsar Herramientas/Relaciones o el icono de relaciones en la barra de Tareas, nos aparece esta ventana dnde se muestran las posibles relaciones. Si hemos hecho la base de datos con una propuesta de Access, ya estarn creadas.

2. Relacionando (II)

Las lneas que ves entre las tablas indican las relaciones. Puedes arrastrar las tablas a tu gusto como forma de verla de otra manera. Los signos que ves al final de las lneas indican el tipo de relacin, aunque nosotros vamos a crear una nueva.

3. Relacionando (IIi)

Mantenemos abierta la ventana de relaciones pero cerradas todas las tablas. Para aadir tablas a la ventana seleccionamos "Mostrar tabla" en el men "Relaciones" o pulsamos el botn "Mostrar tabla" en la Barra de herramientas. La pulsamso y agregamos.

4. Relacionando (IV)

En la ventana de relaciones seleccionamos el campo que queremos relacionar y lo arrastramos y soltamos en el campo de la otra tabla. Nos aparece este dilogo. Lo normal es relacionar los Id, sobre todo, auqnue puede relacionar lo que quiera.

5. Relacionando (V)

aqu podemos seleccionar el tipo de relacin (pulsando "Tipo de combinacin" y si deseamos exigir la integridad referencial. Esto significa que estamos seguros que no debe haber errores de duplicidad sin haberlo deseado. Tambin podemos modificar relaciones, etc.

3. Relacionando (VI)

Por ltimo, observamos que se han creado las relaciones deseadas. Les aconsejamos que acudan a Ayuda de Acces para aprender ms de relaciones, y sobre todo, de la parte relacionada con las hojas secundarias, que en este curso bsico se nos escapan.

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19/09/2002

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Y por supuesto, realizamos nuestras propias prcticas para aprender intuitivamente.