201

4

Touhulat gick över till

Abilita Dagvårdssystem

Abilita Mobila ger

ökad trygghet

inom hemservicen

Karleby stad litar på UNIT4 Agresso

Innehåll

Personalförvaltningens utmaningar i dagens hälso- och sjukvård ............................... 3

Agresso stöder HR-planering ....................................................................................... 5

Karleby stad litar på UNIT4 Agresso ............................................................................ 6

Touhulat gick över till Abilita Dagvårdssystem............................................................. 8

Daghemmen går in i den mobila eran........................................................................... 9

BARIUM Från beskrivning av processer till nätapplikation ........................................ 10

Abilita Mobila ger ökad trygghet inom hemservicen i Närpes .................................. 11

Utgivare: Oy Abilita Ab

Pärmbild: Du & Vi

Ombrytning: Bock’s Office

Tryckeri: Korsholms tryckeri

Tryckt i Finland 2014

KOMMUNINFORMATIONSPROGRAMMET Hur man blandar ihop begrepp och sätter serviceproducenterna i smetenKommuninformationsprogrammet har varit under behand-

ling i snart två års tid. De huvudsakliga målen, att stan-

dardisera data och förbättra statistikens jämförbarhet, är

förnuftiga och skapar mervärde. Ur en lekmans synvinkel

verkar ärendet dock ha spårat ur en aning, eller åtminstone

gå vingligt.

Utgångspunkterna är statens uppgiftsbaserade res-

pektive kommunens serviceinriktade informationsbehov. I

praktiken kan man tänka sig att det ska gå att följa upp

serviceproduktionen och dess kostnader, samt övrig infor-

mation som berör produktionen, i standardiserat format för

servicegrupper och serviceområden. Sedan kan all data be-

handlas och jämföras nationellt på olika nivåer för uppgifter

och uppgiftsgrupper.

Så här kunde man föreställa sig saken fram till förra

hösten, men efter det har parallella och/eller motstridi-

ga begrepp introducerats och spridit sig som en löpeld.

Är en serviceprodukt detsamma som en servicehändelse?

Motsvarar en servicegrupp Institutet för hälsa och välfärd,

THL:s begrepp serviceform och är den redan offentliggjorda

uppgiftsklassen lika med en servicegrupp? Är serviceenhet

detsamma som verksamhetspunkt?

Kommuninformationsprogrammet innehåller många

nyheter. Det nya innehållet och de nya tidtabellerna för

verksamhetsortsregistret samt ekonomi- och verksamhets-

statistiken, de nya JHS-standarderna samt övriga obliga-

toriska reformer kräver nya kunskaper (även systemtek-

niska?) hos både de som samlar in informationen och de

som vidarebehandlar den. Uppgörandet och färdigställandet

av kontoförteckningen har skjutits framåt med ett år från

den ursprungliga tidtabellen till december 2014. Innehållet

i kontoförteckningens konteringsstruktur och eventuella

förändringar i dessa kan skapa huvudbry för olika försys-

tem och i synnerhet för gränssnitten, vars underhåll inte är

kostnadsfritt.

Statistikcentralen ordnar utbildningar inom ramarna för

kommuninformationsprogrammet, men dessa verkar foku-

sera på ren genomgång av förändringarna i verksamhets-

och ekonomistatistiken. Förutom detta borde man under

utbildningstillfällena förklara och reda ut begreppen för

dem som upprätthåller och använder systemen. Man bör

också definiera, vilka av social- och hälsovårdsbranschens

klassificeringar, som redan används, som kommer att förbli

oförändrade.

Om resultatet av kommuninformationsprogrammet blir

fler JHS-rekommendationer och klassificeringar som mer

eller mindre kräver standardisering, skulle en allmän diskus-

sion kring ärendet vara att rekommendera. Framför allt skulle

det vara önskvärt att den tjänstemannakår som behandlar

ärendet skulle göra sig besväret att gå igenom eventuell

överlappande och/eller motstridig terminologi, redan innan

rekommendationerna offentliggörs. Det är möjligt att man

redan tagit tag i saken, men uppgifter om hur ärendet fort-

skrider har i varje fall inte nått ut till oss som jobbar i perife-

rin, vi datasystemnissar som brottas med kommunala frågor.

Trots detta, även om ”ignorance is bliss”, bygger Abilita

i UNIT4 Agresso en sådan kommunal modell, som klarar av

att anpassa sig efter myndigheternas nya krav – även sådana

som kan komma att behöva filas på innan tjänstemännen

fått allt på klart. Med vår kompetens strävar vi efter att eli-

minera de fallgropar som eventuell oreda i begreppsvärlden

skapar för systemutvecklingen. Samtidigt håller vi i minnet

de förändringar som kan komma att krävas i integreringen

mellan olika försystem.

Sanna Kaisa Kuuselo äldre konsult

Nya lösningar för resurspusslet – En av vårdens och omsorgens främsta

utmaningar är att finnas på rätt plats

vid rätt tidpunkt. Eftersom vården och

omsorgen utgår från personalen är det

följaktligen viktigt att ha rätt kompetens

på rätt plats vid rätt tidpunkt. Misslyckas

man med detta leder det till både högre

kostnader, lägre kvalitet i vården samt

oro och stress bland personalen, reso-

nerar Fredrik Eklund, PhD, verksam-

hetsledare för Nordic Healthcare Group

i Sverige.

Fredrik Eklund, som numera är bo-

satt i Jakobstad, har under de senaste

Personalförvaltningens utmaningar i dagens hälso- och sjukvårdEn stor framtida utmaning för vården och omsorgen är att säkerställa tillgången på kompe-tent personal. Detta sker genom att lyckas rekrytera rätt personal, men lika viktigt är att behålla den befintliga kompetensen och låta den utvecklas inom ramen för organisationen. Välfungerande HR är ett viktigt verktyg i båda avseenden.

3

tio åren jobbat som forskare och kon-

sult inom social- och hälsovården i bl.a.

Finland och Sverige. Han har doktore-

rat i produktionsstyrning inom vård och

omsorg och innehar idag en postdoc-

position vid Karolinska Institutet. Under

åren har hans hundratals uppdragsgivare

bestått av kommuner, offentliga och

privata vårdproducenter och statliga

organisationer. I dagsläget arbetar han

huvudsakligen med projektledning, bl.a.

för den svenska regeringen.

En relativt färsk studie riktad till che-

fer och beslutsfattare inom hälso- och

sjukvården i Sverige redogör för centrala

utmaningar förknippade med välfung-

erande och resurseffektiv verksamhet.

Centrala utmaningar som identifieras är:

� Variation i vårdtyngd, bemanning

och antal patienter

� Samordning och koordination av

vårdteam och verksamhet

� Upplevd resursbrist

En gemensam nämnare för dessa ut-

maningar är att de är beroende av väl-

fungerande planering och uppföljning

av personal och HR.

– Exempel på variation är att ingen

kan förutse det exakta behovet av vård

en specifik dag, men genom att samla in

rätt fakta kan man skapa modeller för hur

man hanterar och jämnar ut variationer

i antalet patienter och utnyttjade per-

sonalresurser. I praktiken är planeringen

och rapportering alltså inkörsporten till

förkortade vårdköer och en smidigare

och trevligare arbetsmiljö, betonar Ek-

lund.

Kontinuitet är A och OKontinuitet är också en viktig kvalitets-

dimension inom vård och omsorg, dvs.

att individen och patienten får möjlighet

att etablera en förtroendefull relation

med sin kontakt. För att behålla och att-

rahera personal krävs god motivation.

Även här är resurshantering en central

faktor.

I synnerhet i semestertider är beho-

vet av vikarier stort. Rekrytering krävs

också när någon i personalen insjuknar.

Ofta är det svårt att hitta kompetent per-

sonal tillräckligt snabbt.

Övriga interna omständigheter som

påverkar tillgången till personal är kur-

ser, konferenser, forskning, patientflöden

från andra kliniker och klinikens egen

planering.

– Genom att se till att arbetsmängden

och uppgifterna fördelas ändamålsenligt

stiger vårdpersonalens arbetshälsa, vil-

ket i bästa fall innebär att frånvaron och

behovet av vikarier minskar, konstaterar

Eklund.

Käl

la: A

tt m

äta

och

plan

era

för e

n vä

lfung

eran

de s

jukv

ård,

Fred

rik E

klun

d oc

h M

yrna

Pal

mgr

en. S

tock

holm

201

4.

Figuren visar hur väntetiden till läkare uppstår när fördelningen av personalens arbetstimmar inte

fullt ut matchar inflödet av patienter. Många kliniker har lyckats anpassa medarbetarnas scheman

efter patienternas och verksamhetens behov, och har i dag nöjdare medarbetare än förut.

10 %

8 %

6 %

4 %

2 %

0

Fördelding av andel besök och arbetad tid över dygnets timmar

Fördelding av personalens arbetstimmar

Fördelding av besök enligt ankomsttid

4

Rapporteringoch

analysering

Rekrytering och

och reseräkningar

arbetsförhållanden

Löneadministration

Behö

righe

t och

Uppföljning av arbetstid

utbi

ldni

ng

Agresso stöder HR-planeringEtt mera avancerat och mångfacetterad datasystem hjälper till att förvalta resurserna rätt och minska administra-tionsbehovet.

Semesteransökan via ett webbgränssnittEtt sätt att minska administration är att

automatisera frånvarohanteringen. Via

Agresso HR kan de anställda begära le-

digt via ett webbgränsnitt, och ansökan

skickas automatiskt vidare till rätt för-

man för godkännande. Förmannen kan

i sin tur se över att personalresurserna är

tillräckliga vid en viss tidpunkt. Uppfölj-

ning och analys av frånvaro är en viktig

del av Agresso.

Kompetenser och kursanmälningarVia Agresso HR får man behändigt fram

all information om personalens utbild-

ning, meriter och befogenheter. Dessa

data kommer väl till pass när man snabbt

behöver skaffa fram en vikarie som mot-

svarar en viss arbetsprofil. På så sätt är

det också lätt att hålla koll på vilken

kompetens personalen besitter och vilka

utbildningsbehoven är.

Personalen som har specialkunska-

per inom ett visst område går enkelt

att söka fram och chefen får ett mail

när till exempel en kvalifikation behöver

förnyas.

Att kontinuerlig utbilda sina anställ-

da och hålla personalen ”up to date” är

också viktigt. Agresso HR har ett verktyg

för kurshantering och anställda kan själv

anmäla sig till kurser via ett webbgräns-

snitt. Anmälan skickas vidare till chefen

för godkännande.

Från rekrytering till anställningKandidater för rekrytering samlas i sys-

temet och man kan enkelt söka fram

passande personer för intervju. När man

sedan anställer skrivs arbetsavtalet ut

med en knapptryckning och avtalet spa-

ras i personens uppgifter. Man kan även

spara CV, info om utbildning, meriter,

befogenheter och löne- samt semester-

uppgifter.

I personalregistret kan man även följa

upp till exempel bemärkelsedagar och

personalen kan själv fylla i uppgifter om

adressändringar samt anhöriga.

Organisationskartor och processdo-

kumentation av olika slag, till exempel

målsättningar, kan sparas och uppdateras

i systemet. Med hjälp av roller och behö-

righeter kan man sedan styra vilka perso-

ner som har tillgång till målsättningarna.

TjänsteöversiktFörutom personaluppgifter hanterar Ag-

resso HR även tjänsterna. Personalen

kan söka fram lediga tjänster via Ag-

resso och man får en bra översikt över

alla tjänster inom organisationen, vilket

underlättar behovskartläggningen.

Automatiserade förhandlingarSystemet innehåller verktyg för utveck-

lingssamtal och löneförhandlingar. All

historik sparas i systemet för framtida

användning. Löneförhöjningar och ut-

vecklingssamtal hanteras via portalen

och kommunikation mellan de anställda,

cheferna och lönekontoret automatise-

ras.

AnalyserFör uppföljning finns verktyg för rap-

portering och analys, frågeformulär

och dataanalys inom hela organisatio-

nen. Med hjälp av snabba översikter blir

det enklare att planera verksamheten

så att den motsvarar organisationens

och patienternas faktiska behov. Via

webbgränssnittet kan till exempel en-

hetschefen följa upp sin enhet med olika

diagram som uppdateras automatiskt.

Agresso HR är ett enastående verk-

tyg för att samordna och koordinera

vårdresurser för personalens och patien-

ternas bästa.

5

Karleby stad litar på UNIT4 AgressoKarleby är det tvåspråkiga regionala centrumet i Mellersta Öster-botten. Staden med närmare 50 000 invånare erbjuder mångsidiga möjligheter för boende, omfattande basservice, goda förbindelser samt utmärkta förutsättningar för utbildning och fritid.

Karleby stad är den första kommunen i

Finland som valt verksamhetsstyrnings-

systemet UNIT4 Agresso som erbjuds

av Abilita. Målet med samarbetet är att

spara kostnader och utveckla en kommu-

nal lösning som är anpassad efter stadens

verkliga behov, samt nå flexibilitet inför

framtida förändringsbehov.

Karleby stad använder idag syste-

met ProEconomica, som utvecklades på

80-talet. Karleby-koncernen har använt

6

systemet i snart 20 års tid. År 2012 in-

ledde staden en systemkartläggning som

pågick i nästan 2 år och resulterade i

valet av UNIT4 Agresso. Ibruktagningen

sker i början av 2015. Innan Agresso-

projektet har Karleby stad och Abilita

samarbetat kring bl.a. program för so-

cialförvaltningen.

Valprocessen tog flera år, berät-

tar Karlebys IT-huvudplanerare Tony Witick.

– På finansdirektörens begäran bil-

dade vi en omfattande styrgrupp, som

fick möjlighet att bekanta sig med olika

alternativ. Valet skedde enhälligt, genom

uteslutningsmetoden.

Witick betonar mervärdet och att

systemet tillgodoser rapporteringsbe-

hoven. Under svåra tider är det vikti-

gare än någonsin att snabbt och enkelt

ha tillgång till korrekt och uppdaterad

information om situationen. Både auto-

matisering och möjlighet att få så mycket

information som möjligt från samma da-

tabas var nyckelfrågor för staden.

– Det finns alltid risker med syste-

manskaffning. Det här systemet ska

kunna betjäna staden i åtminstone 15

år framåt. När man byter system bör

man noga utreda vilken lösning som är

bästa möjliga, eftersom bytet påverkar

personalen, vars arbetsinsats utgör den

största kostnaden, inte tillämpningen,

konstaterar Witick.

Tony Witick är stadens projektchef för

systembytet. En grupp huvudanvändare

bestående av användare från olika verk-

samhetsområden har deltagit i projektet.

Abilita Ab har utsett 1-2 ansvariga för

varje delsystem som ska levereras. Dessa

har tillsammans med huvudanvändarna

dragit upp riktlinjerna för lösningen.

Den inledande kartläggningen med

huvudanvändarna gjordes i januari-

februari 2014. Under mars månad tät-

nade samarbetet och Abilitas ansvariga

gick igenom frågor och lösningsförslag i

workshoppar för varje delsystem. Målet

med lösningen är inte enbart att ersätta

det gamla systemet, utan även att ef-

fektivera arbetsrutiner och minska det

manuella arbetet. Huvudanvändarna är

därmed tvungna att tänka igenom hur

processerna kan förbättras samtidigt som

de beskriver sina nuvarande arbetsru-

tiner.

I höst, när systemuppsättningen är

klar och utbildning ordnats för användar-

na, kan de starta testningen av det nya

systemet. Karleby stad arrangerar själv

utbildningen av slutanvändarna, det vill

säga resten av personalen.

– Agresso-projektet i Karleby är av

stor betydelse både för staden och för

Abilita, medger Abilitas verkställande

direktör Tommy Sjöholm.

– Vi har noggrant förberett använd-

ningen av Agresso på den finländska

kommunmodellen. Vi strävar efter att

lyssna noga på kundens behov under

planering och ibruktagning. Ett fram-

gångsrikt projekt är en utmärkt referens

för potentiella kunder. Utan referenser är

det svårt att vara övertygande, konsta-

terar Sjöholm.

Abilita har ett nära samarbete med

sin partner UNIT4. Partnerns experter

utvärderar i varje skede systemlösning-

arna för Karleby. Det är ytterst viktigt att

vinna och bevara kundens förtroende.

– Abilita har 30 års erfarenhet av

den offentliga sektorn. Tack vare UNIT4

Agresso är vi starkare än någonsin och

kan erbjuda även större kommuner och

samkommuner våra tjänster, berättar

marknadsföringschef Frej Salmela från

Abilita.

Att skapa ett ekonomiförvaltnings-

system för den kommunala sektorn är en

utmaning, men Abilita tror att Agresso,

som är flexibelt och skalbart, är ett be-

aktansvärt alternativ för många kunder

som står inför ett systembyte.

Karlebys styrgrupp njuter förutom av sommaren även av den smidiga

uppdateringen av ekonomiförvaltningen. Stående från vänster Jaana Niskanen,

Hanna Ekholm-Kippo, Tony Witick och Anne Witting. Sittande från vänster Tuija

Tarkiainen, Satu Kalliokoski, Kristiina Karvonen, Rauni Mattila och Sari Leppälä.

7

Touhulat gick över till Abilita DagvårdssystemCoronaria Päivähoito Oy är ett starkt växande privatföretag som erbjuder aktivitetsbetonade tjänster för småbarnsfostran. Coronarias daghems-familj går under namnet Touhula liikuntapäiväkodit. Företagets hemort är Uleåborg, men Touhulat finns på olika håll i Finland – från Nyland till Rovaniemi. I augusti 2014 finns det redan 28 daghem, och i dem finns ungefär 2500 livliga kunder.

– Våren 2013 började vi söka efter en

leverantör för ett nytt, centraliserat

kunddatasystem som skulle täcka hela

kedjan. Vi letade efter lösningar som

gör det möjligt att administrera hela

verksamheten från elektronisk ansökan

till fakturering. Vi hade inget enhet-

ligt system i bruk sedan tidigare, utan

data behandlades i flera olika program,

varav en del var mer eller mindre hem-

magjorda Excel-lösningar, påminner sig

Antti Kaisto, servicechef för Touhula

liikuntapäiväkodit.

– I vår styrgrupp satte vi upp krav och

önskemål för systemet. Vi bekantade oss

med flera olika leverantörers lösningar,

men valde ganska snart, redan under

sommaren 2013, Abilita till vår samar-

betspartner. Avgörande var företagets

vilja, attityd och förmåga att bearbeta

systemet så att det passade just oss. Vi

uppskattade även Abilitas goda känne-

dom om den kommunala sektorn, berät-

tar Kaisto.

Avgiftsgrunden varierar i olika kommunerProgramvaran togs i bruk i början av

2014 och redan i månadsskiftet mars-

april kunde hela faktureringen av kunder

skötas centraliserat från Uleåborg.

– En av de centrala frågorna var hur

vi skulle integrera de varierande avgifts-

grunderna i kommunerna i systemet.

Olika kommuner har olika regler för stö-

det för privat vård. Det finns servicesed-

lar, FPA-ersättningar… Abilita lyckades

konstruera ett system som beaktar dessa

specifikt för varje kund, snabbar upp fak-

tureringsrutinerna och reducerar riskerna

för faktureringsfel avsevärt, konstaterar

Kaisto.

Förutom faktureringen innehåller

systemet alla viktiga uppgifter om kun-

derna: vårdavtal med person- och kon-

taktuppgifter samt all väsentlig infor-

mation om barnet, såsom specialdieter

och allergier eller

8

Daghemmen går in i den mobila eranDet har länge varit tal om att införa timbaserade dag-

vårdsavgifter. Våren 2014 har riksdagen fått en ny re-

geringsproposition till behandling. Propositionen gäller

småbarnsfostran och barndagvård. I lagen stiftas barnets

rätt till småbarnsfostran och vårdnadshavarens rätt att

få en dagvårdsplats till sitt barn. Lagändringen som gäl-

ler timbaserade dagvårdsavgifter är att vänta först efter

att den nya lagen om småbarnspedagogik träder i kraft.

Efter att dagvårdens förvaltningsområde ändrades

i början av 2013 är dagvård inte längre socialvård. För

närvarande bestäms vårdavgifterna ändå fortfarande en-

ligt social- och hälsovårdsministeriets lag och förordning

om klientavgifter. Många kommuner har redan gjort eller

planerar lösningar där avgiften beräknas och debiteras

enligt hur många timmar vård som överenskommits inom

ramarna för den nuvarande lagstiftningen.

Behändigt mobiltFör att man enkelt ska kunna följa upp barnens närvaro

utan att öka personalens arbetsbörda, är lösningen ett

elektroniskt datasystem i smarttelefonen som vårdper-

sonalen behändigt har med sig. Att följa upp vårdtiderna

manuellt varje dag skulle vara arbetsdrygt och tidskrä-

vande. Den mobila applikationen eliminerar tidskrävande

och överlappande funktioner, ökar kostnadseffektiviteten

och effektiverar rapporteringen, så att daghemmets per-

sonal får mer tid över för barnen.

Abilita och While On the Move (WOM), verksamt i

Uleåborg, har ingått ett samarbetsavtal tack vare vilket

Abilita kan erbjuda sina kunder applikationen Daisy för

närvarouppföljning på daghemmen. Förutom närvaro-

uppföljning innehåller Daisy även en funktion för kom-

munikation mellan hemmet och daghemmet.

Informationen överförs elektroniskt mellan Daisy och

Abilita Dagvård. När data om barn och personal matats

in i Abilita Dagvård finns de tillgängliga i Daisy. Närvaro-

uppgifterna från Daisy överförs i sin tur automatiskt till

Abilita Dagvård för fakturering och rapportering.

förskoleplaner och uppdaterad information om

närvaro. Den berättigade personalen kan vid

behov snabbt kontrollera en uppgift i datorn

eller svara på frågor kring t.ex. vårdnadshavar-

nas eller myndigheternas avtal eller fakturering.

98 % ansöker elektronisktI dag fyller nästan alla vårdnadshavare i dag-

vårdsansökan till Touhulat på nätet. Då regist-

reras informationen direkt i kunddatasystemet

och ansökan styrs automatiskt till förestånda-

rens elektroniska skrivbord vid rätt daghem.

– Föräldrarna får snabbare svar på sin an-

sökan eller information om eventuella köer än

tidigare, utlovar Kaisto.

Tryggt och bekymmersfritt som SaaS-tjänstCoronarias mål var att hitta en lösning för han-

tering av kunddata och en partner, som kunde

erbjuda support och utveckla produkten efter

kundens behov även i framtiden.

Det nya kunddatasystemet levererades

som en SaaS-tjänst (Software as a Service),

vilket innebär att kunden anskaffar systemet

som en heltäckande tjänst via det allmänna

nätet. Tjänsten innehåller både applikations-

hyra samt alla underhålls- och supporttjänster

som behövs.

För att använda systemet krävs endast en

webbläsare och internet-anslutning. Ibruktag-

ningen förutsatte inga installationer och heller

inga extra kostnader för anskaffning av licenser

och apparatur. Kunden har också alltid tillgång

till den senaste version och tillräcklig teknisk

kapacitet.

– För oss är det viktigt att vi kan koncen-

trera oss på vår kärnverksamhet. Vid Touhulat

innebär det mer samvaro och motionsglädje,

stimulerande småbarnsfostran av hög kvalitet.

Smidig, noggrann och lättanvänd databehand-

ling är en del av omsorgen, påpekar Kaisto.

9

BARIUM Från beskrivning av processer till nätapplikation

Barium är en så kallad BPM-tjänst (Business Process Management), som utvecklats för att planera, visualisera och styra olika arbetsprocesser samt förvandla dessa processmodeller till behändiga nätapplikationer för verksamhetsstyrning med några få knapptryckningar.

information eller en bekräftelse till exem-

pel om tillgängligheten till eller behand-

lingstiden för den tjänst ansökan gäller,

eller instruktioner för hur det beställda

arbetet ska utföras eller rapporteras.

Till exempel får vårdnadshavaren som

ansökt om dagvårdsplats till sitt barn

via Barium- formuläret på kommunens

webbplats genast veta om det finns le-

diga platser på det önskade daghemmet,

hur lång väntetiden eller vilka de alter-

nativa daghemmen eventuellt är samt

vad dagvårdsavgiften blir. Om de som

ansöker så önskar kan de också få med-

delanden om hur ansökningsprocessen

fortskrider till exempel per e-post eller

textmeddelande.

En lösning för mobileranProgrammets funktion ”From Map to

App” är senaste nytt. Med hjälp av den

förvandlas arbetsprocesscheman till

behändiga mobilapplikationer. Applika-

tionerna effektiverar arbetsprocesserna

genom att automatisera uppgifter och

erbjuda användarna instruktioner och

information de behöver för att utföra ar-

betet. Till exempel när en invånare läm-

nar in en brådskande servicebegäran till

fastighetsbolaget får den jourhavande

fastighetsskötaren en uppgiftsbegäran

och exakta körinstruktioner till sin tele-

fon. När skötaren utfört uppdraget rap-

porteras det i realtid i samma system

med några knapptryckningar.

Abilita är Bariums partner i FinlandBarium har valt Abilita till sin partner i

Finland. Vårt mål är att integrera Barium

som en naturlig del av de mer omfat-

tande systemlösningar vi erbjuder den

offentliga och den privata sektorn.a.

Anställning

Figuren föreställer en modell vi framställt

med Barium för att beskriva en av våra

kunders anställningsprocesser. Processen

omfattar allt från behandling av

ansökan till anställning. Alla dokument

som behövs kan skrivas ut automatiskt

från systemet.

Barium lämpar sig lika väl för stora som

små organisationer och erbjuder ett

nästintill oändligt antal möjligheter för

effektivering av allehanda processer,

såsom behandling av ansökningar eller

styrning och rapportering av tjänster

som hemvård eller fastighetsservice.

Programmet finns som molntjänst

och klart att användas direkt via en nät-

anslutning.

All verksamhet utgår från processerProcesser styr organisationers verksam-

het. De syns i personalens arbetssätt.

Ofta är processerna noggrant dokumen-

terade och vidareutvecklas konstant för

att effektivera verksamheten och skapa

mervärde för organisationen och dess

kunder.

När man skapar en modell för en ar-

betsprocess delar man först in arbetet i

olika skeden. Sedan utreder man vilka

delar av organisationen som påverkas i

varje skede samt hur och i vilket skede

personalgrupper och enskilda arbetsta-

gare knyter an till helheten. Processen

avgör vad som bör göras och i vilken

ordning. Resultatet är en grafisk fram-

ställning där varje uppgift representeras

av en egen symbol. Processen förgrenar

sig i alternativa åtgärdsstigar beroende

på hur man valt.

Interaktivt informationsflödeDet krävs inga kunskaper i program-

mering för att kunna använda Barium. I

programmet skapar man ett elektroniskt

formulär, där de önskade uppgifterna

fylls i. Formuläret söker också fram in-

formation som redan finns i övriga data-

baser eller uppdaterar information som

nyligen matats in i de databaser som

anslutits till systemet.

Jämfört med ett vanligt PDF- formu-

lär är ett Barium- formulär interaktivt.

Den som fyller i formuläret får genast

Abilita Mobila ger ökad trygghet inom hemservicen i NärpesAbilita Vårdjournal, Hembesöksplanering och Mobila är tillsammans ett behändigt verktyg inom hemservicen. Med Abilita Mobila har vårdper-sonalen alltid tillgång till klienternas data, oavsett var de befinner sig.

Närpes stad har samarbetat med Abilita

sedan tidigt 1990-tal. Inom hemservicen

används klientdatasystemet för vård-

journaler, fakturering och statistik samt

hembesöksplanering. Man kan även

överföra personalens arbetstid till Abilita

Hembesöksplanering. Abilita Mobila har

använts i snart ett års tid.

I början av dagen hämtar personalen

sina telefoner från arbetsstationen. Via

mobilen kan personalen se vilken klient

de ska besöka vilket klockslag och vil-

ken hjälp som behövs. Personalen kan

också dokumentera vården via telefonen.

Barbro Sjöblom är hemserviceledare

för norra och västra Närpes. Inom hen-

nes område finns cirka 15 telefoner i

användning.

– Den största fördelen med Abilita

Mobila är att det gör hemservicen tryg-

gare för klienten. Via mobilen ser perso-

nalen vilka åtgärder som är planerade och

när de utfört dem kvitterar de åtgärderna

via Mobila. På så sätt kan vi garantera

att klienterna får rätt service vid rätt tid-

punkt, konstaterar Sjöblom.

Dyrbar tid sparas med framtidens systemGenast när besöket är utfört registreras

också besökets längd direkt i systemet.

Det innebär att klienterna endast fak-

tureras enligt den verkliga arbetstiden.

Eftersom schemat matas in ett par da-

gar i förväg går det också mindre tid åt

till att fundera över vem som gör vad

och tiden kan användas effektivare hos

klienterna.

– Den nya tekniken med pekskärmar

vållade en del bekymmer till en början,

men när vi väl kom igång märkte vi att

det inte var så farligt, skrattar Sjöblom.

I själva verket är Abilita Mobila väldigt

enkelt att använda. Det räcker med ett

par-tre funktioner för att klara vardagen.

Kortare anteckningar kan skrivas in

direkt i Abilita Mobila, men längre rap-

porter görs enligt Sjöblom enklare per

dator. Personalen håller också telefon-

kontakt vid behov.

En annan omställning som tog lite tid

var integreringen av personalens sche-

maläggningsprogram och klienternas

vårdplan, som krävs för att Mobila ska

fungera. Abilita Mobila stod för utbild-

ningen av en mindre grupp som sedan

lärde sina nya färdigheter vidare till kol-

legerna.

– Vårdpersonalen är duktig på att

hjälpa varandra, men det är ändå smidigt

att alla har sin rutt klar för sig. Man kan

nog säga att Abilita Mobila är framtidens

system och hittills har det faktiskt tjänat

oss över förväntan, avslutar Sjöblom.

11

www.abilita.fi

AbilitaPaul Hallvars gata 1, 68600 Jakobstad

Tfn 010 289 4440

Abilita erbjuder väl integrerade, öppna datasystem:

UNIT4 Agresso ett verksamhetsstyrningssystem som dynamiskt stöder organisationens utveckling i en omgivning i ständig förändring.

Abilita Ekonomistyrning ger full kontroll över budgeten och innehåller moduler för allt från webbcirkulation, reskontra och lånehantering till bokföring. Ett utmärkt underlag för ekonomiskt beslutfattande.

Abilita Personalledning effektiverar olika ärenden som berör organisationens viktigaste organ – de anställda: rekrytering, anställningskontrakt, uppföljning, löneräkning och rapportering.

Abilita Dagvård, Äldreomsorg och övrig socialvård eliminerar dubbelarbete så att mera tid kan ägnas åt kunder istället för kontorsarbete. Systemet täcker hela den kommunala dagvården, socialförvaltningen samt de privata vård- och service enheternas behov.

Abilita Hälso- och sjukvård registrerar patientens uppgifter ända från tidsbeställningen, via undersökningar och vårdplanering till fakturering. Programmet täcker alla funktioner som behövs på sjukhus, hälsovårdcentraler och privata kliniker.

Dessutom erbjuder vi datalösningar för biblioteksväsendet, vattenadministration, blankett- och ärendehantering, e-support och befolkningsregister samt helt skräddarsydda program enligt kundens önskemål.

Abilita är ett mångsidigt, finländskt IT-företag som arbetar nära kunden

För att kunna skapa ett välfungerande datasystem krävs en sakkunnig samarbetspartner som är enga-gerad och insatt i kundens verksamhetsmiljö.

Vi har över 25 års erfarenhet av programvaru-, underhålls- och användarstödtjänster samt SaaS- och utlokaliseringstjänster för kommuner, samkommuner och privata vårdsektorn. I dagens läge är Abilita den ledande, inhemska leverantören av fullständigt tvåspråkiga datasystem.

INHEMSK LEVERANTÖR TILL

100%

KONTINUERLIG TILLVÄXT