AALBORG UNIVERSITET IT SERVICES...forretningen med hensyn til at: •Fastsætte strategi og omfang...

AALBORG UNIVERSITET – IT SERVICES September 2018

ET UNIVERSITET- TRE LOKATIONER I DK

AALBORG 1974

ca. 19.800 studerende og ca. 3.500 medarbejdere

KØBENHAVN 2012

ca. 3.300 studerende og ca. 520 medarbejdere

ESBJERG 2002

ca. 600 studerende og ca. 100 medarbejdere

Kilde: http://www.aau.dk/om-aau/aau-i-tal/studerende

AAU:

• 23.700 studerende

• 4.130 ansatte

http://www.aau.dk/om-aau/aau-i-tal/studerende

AAU FAKTA

FORSKNING & UDDANNELSESTUDERENDE RESSOURCER

POSITIONER I UNIVERSITETSLANDSKABETOUTREACH

TRADTIONELT

MONO-FAKULTÆRTTVÆRFAGLIGT

Virksomhedernes evidensskaber

Forretningsverdenens talentudvikler og forlængede forsknings-

arm.

Den exceptionelle viden

Ingeniørkundskaben og naturvidenskabens videnscenter.

Den forskningsbaserede innovator

Virksomheders og myndigheders vej til

forskningsbaseret innovation og udvikling.

Den videnskabelige tradition

Historisk garant for videnskabelig excellence

- uafhængig af samtidens tendenser.

5

VORES VISION - HVOR ER VI I 2021?

Strategi 2016-2021: Viden for Verden

Vi fungerer og anerkendes som et

universitet med en unik profil og med høj

kvalitet i alle aktiviteter.

Vi er internationalt anerkendt for

fremragende problem- og

løsningsorienteret forskning.

Vi udlever vores grundprincipper for

problem- og projektbaseret læring og er

internationalt anerkendt for læringsformens

dokumenterede resultater.

Vi er en attraktiv samarbejdspartner for

virksomheder, myndigheder og

institutioner, og vores videnssamarbejder

er gensidige, fokuserede og særligt

udvalgt.

AAU - FORSKNING OG UDDANNELSE PÅ HØJT NIVEAU – SES I RANKINGS

AAU er det bedste unge universitet i Norden

- AAU er nr. 23 i verden blandt universiteter under 50 år (Times Higher

Education (2018))

AAU er bedste ingeniøruniversitet i Europa- Inden for ingeniørvidenskab er AAU placeret som nr. 8 blandt verdens

universiteter (U.S. News & World Report (2017))

AAU er nr. 4 internationalt indenfor ingeniøruddannelse - Rapport fra MIT (2018)

7

Studerende lærer bedst ved at anvende teori-

og forskningsbaseret viden aktivt i deres

arbejde med problemstillinger.

Læringsmodellen understøtter udviklingen af de

studerendes kompetencer inden for

kommunikation og samarbejde.

De studerende lærer at arbejde analytisk og

resultatorienteret.

PBL giver de studerende redskaber til

selvstændigt at tilegne sig viden på et højt

fagligt niveau.

PBL giver mulighed for at samarbejde med

eksterne partnere om løsning af faglige

problemer.

PROBLEM- OG PROJEKTBASERET LÆRINGSMODEL

AAU - UDDANNELSEAAU skaber uddannelse i dialog med omverdenen- Ca. 50% af alle afgangsprojekter på AAU gennemføres

med virksomheder

- AAU´s kandidater får flest ECTS point ud af projektorienterede

forløb med virksomheder

Kandidaterne er hurtigt færdiguddannede- AAU´s kandidater er næsten 10 måneder hurtigere færdige

end på andre danske universiteter

Stor andel i privat beskæftigelse- AAU får i gennemsnit 55,6 % af kandidaterne i privat beskæftigelse

9

AAU – FORSKNING OG INNOVATION

Danmarks digitale universitet – højest rangerede datalogiforskningsmiljø i Danmark

Førende IT-forskningsmiljøer inden for bigdata, antenneteknologi, IoT, cyberphysical systems og kunstig intelligens

25 % af optaget på danske universiteters it-uddannelser

Stigende fokus på tværvidenskabelig forskning

Stærke virksomheder som GomSpace og Netcompany udspringer af AAU

Ny Science and Innovation Hub under etablering

AAU - ERHVERVSSAMARBEJDESkaber værdi for forskningsmidlerne- AAU har mere end 3 gange så mange forskningsaftaler med virksomheder per

mia. kr. brugt på forskning sammenlignet med et gns. af de øvrige universitetet

- AAU har 10 gange så mange licens-, salgs-, og optionsaftaler per milliard

investeret i forskning som de øvrige universiteter under ét

AAU uddanner innovative medarbejdere- Ca. 80 % af de innovationsansvarlige hos virksomhederne finder AAU´s

kandidater ”gode” eller ”meget gode”

AAU samarbejder med hele Danmark- AAU har samarbejder med virksomheder i hele Danmark

- Den største andel af virksomheds samarbejder ligger i

hovedstadsregionen (37%)

11

FORDELING AF VIRKSOMHEDER, DER SAMARBEJDER MED AAU

Ifølge en rapport fra Dansk Industri (2018) erAalborg Universitet det danske universitet, der erbedst til at samarbejde med virksomhederne.

AAU samarbejder med virksomheder i hele Danmark.

AAU indgik i perioden 2010-15 i gennemsnit årligt ca. 400 forskningssamarbejdsaftaler med private virksomheder.

AAU har en høj andel af industrivirksomheder og IT-virksomheder blandt vores samarbejdspartnere.

30% af AAU’s samarbejdsvirksomheder har en højFoU-intensitet.

REGION NORDJYLLAND

REGION MIDTJYLLAND

REGION SYDDANMARK

REGION SJÆLLAND

REGION HOVEDSTADEN

23%

22%

15%

3%

37%

LIDT OM ITS Flemming Koch

It-direktør

KERNEVÆRDIER I ITS: LEVERANCER I CENTRUM

8. oktober 2018 AAU IT SERVIECS – AALBORG UNIVERSITET 13

AAU ITS – BRUGERTILFREDSHEDSUNDERSØGELSE 2017


Studerende Vip Tap I alt

Sendt ud til 2500 1500 1000 5000

Besvarelsesprocent 16% 29 % 51% 27%

Antal besvarelser 399 438 505 1342

15

ITS

• Etableret i 2013 på baggrund af

tidligere decentrale afdelinger

• 130 fastansatte

20 studentermedhjælpere

• Budget ~120 mio. kr.

Hertil digitalisering ~40 mio. kr.

• Organiseret i PLAN-BUILD-RUN

8. oktober 2018 AAU IT SERVIECS – AALBORG UNIVERSITET

16

PLAN-BUILD-RUN

It-direktør

Strategi og Portefølje Projekt og Udvikling

Systemforvaltningsteam

Infrastruktur ServicesSupport

Services

PLAN BUILD RUN RUN

Det Strategiske

Digitaliseringsråd

AAU

Digitaliseringsstrategi

Porteføljestyring

Styring af

digitaliseringsprojekter

Lede projektgruppe

Leverandørstyre

Implementering af nye

digitale løsninger

Drift af digitale

løsninger

Support af digitale

løsninger


17

ITS’ ORGANISERING

Projektledelse

PROJEKT og UDVIKLINGSTRATEGI og PORTEFØLJE INFRASTRUKTUR SERVICESSUPPORT SERVICES

Data og Integration

Arkitektur

Digitaliseringspartnere

Netværk og Datacenter

Linux og Unix

Windows

Teknisk projektledelse

Infrastrukturarkitektur

Software Asset

Management (SAM)

Servicecenter

Supply

Onsite Aalborg City og Øst

Klientarkitektur

Onsite CPH og OnsiteEsbjerg

STABSFUNKTIONER

Sekretariat

Sikkerhed


8. oktober 2018

UX

Application Management

CLAAUDIA (IFS’ andel)

18

ITS’ MEDARBEJDERSAMMENSÆTNING


ITS Jobtyper

PLAN Solutionarkitekt

Informationsarkitekt

Digitaliseringspartner

Porteføljekoordinator

Strategi-specialist

Forandringsagent

BUILD Projektleder

Forretningsanalyse

Systemanalyse

Systemudvikler

Systemforvalter

RUN / INFRA Teknologiarkitekt

Databaseadministrator

Systemadministrator

Netværksadministrator

Tekniskprojektleder

Sikkerhedsspecialist

RUN / SUPPORT Leve 1 supporter

Level 2 supporter

Telefonsupporter

Procesmanager

Teknisksystemforvalter

Tekniker

Indkøber

SIKKERHED CISO

DPO

ITS’ BUDGET

75,960%16,5

13%

10,79%

7,56%

10,99%

3,93%

Budget 2018

Løn Pålagt Fast Vedligehold Variabel Afd.drift

ITS Budgettet 2018 på 120 mkr. består af en række omkostninger, der kan fordeles på disse kategorier:

• Løn: Lønninger, refusioner, studentermedhjælp etc.

• Pålagte udgifter: Udgifter pålagt uden for ITS. Fx Oracle-licens , internetforbindelsen, tonerforbrug. Ofte prissat efter aktiviteten. Kan ikke ændres.

• Faste udgifter: Hovedsagligt campuslicenser, herudover udgifter til support under digitale stedprøver. Ofte afhængige af aktivitet udenfor ITS, og derfor ikke en post der svært lader sig ændre.

• Vedligehold: Køb i løbet af året til udskiftning af eksisterende udstyr, eksempelvis netværk, servere, kopimaskiner og eksisterende av-udstyr

• Variable udgifter: Køb af nyt udstyr, fx indretning af AV/VK i nye lokaler, konsulenter og køb af udstyr til support, herunder småting til udlevering.

• Afd.drift: Personalereleatrede omkostninger, dækker kurser, rejser, møder, personligt udstyr

20

HANDLEPLANER 2018 – MÅL/TEMAERLeverancer med værdi til AAU

•Højere brugertilfredshed

•Leverancevne til at understøtte digitaliseringsstrategien.

Smarte processer der giver kvalitet

•Processer der styrker samarbejde på tværs

•Øget udvikling af fx ITIL-processer

•Veldokumenterede processer, der gør arbejdet

•Næste trin i professionalisering af ITS' processer

Modige og engagerede medarbejdere

•Højere medarbejdertilfredshed

•Kultur for at tage handling og ansvar

•Mod til at være spydspids

ITS med glød

•Én samarbejdende organisation, der kan og vil

•Passion for opgaven

Hybrid drift og support

•Livscyklus for systemer, hvad kan vi lægge bag os

•Drift og support på næste niveau.

•Automatisering.

Lederskab: Indflydelse og retning

•Karriereveje i ITS

•Implementering af ledelsesgrundlag

•En kultur, hvor man både får og søger information

STRATEGI OG PORTEFØLJE Thomas Krumbak

IT chefarkitekt

22

Matrix organisation

STP, FUNKTION OG HOVEDOPGAVER

ITS

STP SUPPOU IFS

SEK

Eksekvering af

digitaliseringsstrategi

Relationer til forretningen

Kontor for


Reference-

gruppe

ITS PLAN funktion:

1. Arkitektur

2. Digitaliseringspartner

3. Porteføljestyring

4. Understøtte eksekvering af strategi8. oktober 2018 AAU IT SERVIECS – AALBORG UNIVERSITET

System-

landskab

24

IT – ansvarlig for gennemførelse af projekter og opgaver

Det Strategiske Digitaliseringsråd

Strategi og porteføljestyring

(prioritering og økonomi)

ITS-/linjeledelsen

Koordinering og prioritering

på taktisk og operationelt niveau

Kun uløselige udfordringer

eskaleres til DSD/Direktionen

Safe trackStrategiske projekter

Fast trackSystemforvaltningsprojekter

Just do itOpgaver

DIGITALISERINGSPARTNER

• Strategi

• Idegenerering

• Koordinering

• Behovsstillelse

• Opbakning til løsning

• Sikring af at løsninger

giver værdi for

brugermiljøer

• Legitimering og

opbakning på tværs

af forskellige

interesser

• Sikring af, at

forretningen

udarbejder

forretningsløsninger

• Sikring af at

forretning tager

ansvar for

gevinstrealisering

Forretning – ansvarlig for organisation og processer

Direktionen

systemforvaltning

systemejere

procesejere

Administrativ

Ledergruppe

Strategisk

Uddannelsesråd

Strategisk råd

for Forskning og

Innovation

Digitaliserings-partnere


DIGITALISERINGSSTRATEGI –DE 5 FOKUSPUNKTER

UDDANNELSE OG PBL

• Digital understøttelse af PBL

• De studerendes digitale læringsmiljø

• Kompetencer for digitalt understøttet

læring

KOMPETENCER

• Forudsætninger for digitalisering

• Organisatorisk implementering

• Medarbejderes kompetencer til at udnytte

digitaliseringens muligheder

ADMINISTRATION

• Enkelhed og sammenhæng i løsninger

• Effektivisering

• Nye muligheder for beslutningsstøtte

VIDENSAMARBEJDE

• Digitalt styrket overblik over samarbejder

• Digitalt understøttet samarbejde

• Dokumentation og effektvurdering

FORSKNING

• Nye muligheder for skabelse af viden

• Fremme AAU’s anerkendelse

• Tilgængelighed, anvendelse, compliance

og samarbejde

DE 5 FOKUSPUNKTERSPORANSVARLIGE

UDD. OG PBL

KOMPETENCER ADMINISTRATIONVIDENSAMARB.

FORSKNING

Søren KristiansenProdekan, forskning

Samf.

Jakob StoustrupProdekan, uddannelse

Tech.

Henrik HalkierDekan

Hum.

Morten WinterbergØkonomidirektør

Økonomiafd.

Dorte StigaardInnovationsdirektør

AAU Innovation

Direktion

Bestyrelse

DSD SRFI DSUR

PROJEKT OG UDVIKLING Lars Lohmann

IT-udviklingschef

28

PROJEKTMODEL

Foranalyse Analyse Anskaffelse Gennemførsel Gevinstrealisering

Hvad ønsker jeg

mig?

Hvad får jeg?

(Hvad koster det?)

Projektgrundlag

Inkl.:

• Bemandingsplan

• BC estimat

• Tidsplan udkast

• Projekt Initiering (PID)

• Bemandingsplan

• BC

• Tidsplan

• mv.

• Kontrakt til

underskrift

• Opdateret

bemandingsplan

• Opdateret BC

• Opdateret tidsplan

• mv.

• Digital-løsning

• Forandring

• Projektafslutning

• mv.

DSD

Styregruppe

• Hjemtagelse af

gevinster


PROJEKTMODELSafe-track Fast-track

Projektmodel vægter højt (PRINCE2) Højt Lavt

Projektmiljø vægter højt (Agil og Kanban) Lavt Højt

Governance Det Strategiske Digitaliseringsråd Administrativ ledergruppe og ITS ledelsen

Styregruppe Styregruppeformand• Repræsenterer forretningen• Fastsætter strategi og omfang• Sikrer midler til projektetSeniorbruger(e)• Sikrer ressourcer og forpligtelse• Sikrer organisatorisk forankringSeniorleverandør(er)• Sikrer ressourcer og forpligtelse• Sikrer produktet

Mindst én person, der kan repræsentere forretningen med hensyn til at: • Fastsætte strategi og omfang• Sikre midler og ressourcer• Sikre organisatorisk forankring

Beslutninger Træffes på styregruppemøderStyregruppeformand træffer (egenhændigt) beslutninger ved uenighed i styregruppen

Træffes egenhændigt af forretningsrepræsentant på statusmøder med projektleder

Rapportering Formelt på styregruppemøde og ellers ved eskalering af toleranceoverskridelser

Via daglige standup-møder eller formelt på statusmøder med forretningsrepræsentant og ellers ved eskalering af toleranceoverskridelser8. oktober 2018 29

30

PROJEKTORGANISERING (BEST PRACTICE)

Støttefunktion til

projektet

CORE

TEAM

Rolle Ressourceejer for rolle

Styregruppe Styregruppeformand Forretning

Seniorbruger(e) Forretning

Seniorleverandør(e) ITS / Sourcet

Coreteam Projektleder POS / Sourcet

Systemforvalter(e) IT POS

Systemforvalter(e) Forretning Forretning

Udvikler(e) POS / Sourcet

Enterprisearkitekt STP

…

Støttefunktion til projektet

Forretningsspecialister Forretning

Teknologiarkitekt IFS

Leverandør Sourcet

…

STYRE

GRUPPE


31

PORTEFØLJEOVERBLIK


32

DIGITALISERING AF AAU• E-handelsløsning

• Digital Eksamen

• Forskningsansøgning

• Videokonference

• APP’s

• og mange flere på vej…


33

FIRE ROLLER I SAMMENHÆNG GIVER RESULTATER

Forandringsagenter

Procesejere

SystemejereDataejere

33

Fire centrale roller er i tæt dialog

• Rollerne løser i samspil en fælles opgave:

• At AAU’s processer/arbejdsgange er

hensigtsmæssige og på hensigtsmæssig vis er i stand

til at til understøtte AAU’s kerneaktiviteter og

støttefunktioner

• Rollerne har hver deres fokus og ansvarsområder, og

sikrer i sig selv og i samspil med øvrige, at den fælles

opgave understøttes

• Som udgangspunkt vil alle fire roller altid være i spil

ifbm. digitalisering, og er en forudsætning for at lykkes

og kunne realisere gevinster af indsatsen

34

AAU ROLLER OG ANSVAR I DIGITALISERINGSPROJEKTER

Rolle Ansvar i idéfasen Ansvar i projektfaser Ansvar i realiseringsfasen

Styregruppe - Udpeges her

Er projektansvarlig

-

Gevinstejer* - Udpeges her

Ansvarlig for realisering af gevinster

Ansvarlig for realisering af gevinster

Procesejer* Afdækker og beskriver behov, der sikrer, at respektive processer på

hensigtsmæssig vis er i stand til at til understøtte AAU’s kerneaktiviteter og

støttefunktioner.

Indstiller business case eller projektgrundlag til Det Strategiske

Digitaliseringsudvalg

Udpeges her

Ansvarlig for at

processen/arbejdsgangen er

hensigtsmæssig til at løse sin opgave

Ansvarlig for at processen/arbejdsgangen

er hensigtsmæssig til at løse sin opgave

Systemejer Afdækker og beskriver behov, der sikrer, at de respektive systemer er

hensigtsmæssige og understøtter AAU’s processer



Udpeges her

Ansvarlig for at systemet er

hensigtsmæssig til at understøtte

respektive processer/arbejdsgange

Ansvarlig for at systemet er hensigtsmæssig

til at understøtte respektive

processer/arbejdsgange

Dataejer Afdækker og beskriver behov, der sikrer, at AAU’s data er

hensigtsmæssige og understøtter AAU’s processer og systemer



Udpeges her

Ansvarlig for at data er hensigtsmæssige

til at indgå i systemer og processer

Ansvarlig for at data er hensigtsmæssige til

at indgå i systemer og processer

Forandringsagent Er i dialog med respektive proces-, system- og dataejere omkring behov

ifbm. digitalisering

Udpeges her

Hjælper linjeledelsen med organisatorisk

implementering

Hjælper linjeledelsen med organisatorisk

implementering

* Der kan være sammenfald mellem gevinstejer og procesejer

Systemforvaltning på AAU

• En række systemer i AKTIV forvaltning

• Udvalgt på baggrund af

• Ressourcer

• Prioriteringer

• Aktiv forvaltning er ”System-fitness”

• Alternativet er klare aftaler med

systemejer om ”passiv forvaltning”


Data og

IntegrationUX

Application

ManagementProjektledelse

Ansvarsområder

Ensartet grafisk interface for

hele AAU

Skab en god brugeroplevelse

på tværs af produkter

Sikre brugervenlige flows i

arbejdsgange

Definere forretningskrav til

datamodeller

Høste gevinster/synergi gennem

brug af robotics / teknologier

på tværs af platforme

Projektledelse af enkelte fast

track projekter

Fagligt ansvar og

personaleledelse

Ansvarsområder

Aktiv Application Management

på produkter og løsninger der

er kritiske for AAU

Passiv AM og udfasning af

”gammelt legacy”

Tooling understøttelse af POS

arbejdsgange

Koordinering af mindre

foranalyser og projektledelse af

enkelte fast track projekter

Fagligt ansvar og

personaleledelse

Ansvarsområder

Realisere MDM og GDPR?

projektets anbefalinger

Sikre strategiske og operationelt

fokus på integrationer i AAU

systemer

Fagligt ansvar og

personaleledelse

Test management og

implementering af teststrategi

Udvikle og implementere en

identitetsstyringsproces på

tværs af AAU

Ansvarsområder

Projektledelse af strategiske

projekter

Sikre overtagelse af projekter

fra Plan

Sikre gevinstrealisering

beskrives og forankres i

forretningen

Overdrage projekter til Run

NY ORGANISATION

Projekt og Udvikling

Afdelingsleder

NY ORGANISATION – TEAMS, SUBTEAMS OG LEDELSE

Web

App

Application Management

Tooling

GDPR

Data Management

Robotics Test Management

Projektledelse

Udviklere

UXApplication

Management

Data og

IntegrationProjektledelse

Bo Gert Lotte Lars

Joe

Lars

SOL

Integration RES

LEDELSE I NY ORGANISATION

Teamleder Teamleder Teamleder TeamlederBo Lotte Gert Lars

Joe

POS

Afdelingsleder

Ansvarsområder

Personaleansvar

Løsningsejerskabet

Trivsel og Kompetenceudvikling

Leveranceansvar

Budgetansvar

Ansvarsområder

Synergi på tværs

Fælles udviklingsproces og værktøjer

Faglig koordinering

Udviklings- og bemandingsplan

IT-SIKKERHED Gitte Melph

Sikkerhedschef

40

INFORMATIONSSIKKERHED

• Beskytte vores informationer

• Hvem må tilgå informationer

• Hvem må redigere informationer

• Fokus på balanceret og lettilgængelig

sikkerhed, der imødegår risici og sikrer

AAUs værdier

• Basalt set en afvejning af:

Sikre sig

Forsikre sig

Tage en risiko


41

HVILKE FARER LURER?

• Du kan miste data / miste adgang til data

• Andre kan få adgang til dine data mistet fortrolighed

• Andre kan misbruge dine data

• Din computer kan blive låst (ransomware)

Paradoks:

Der kan, på nettet, købes Cyberkriminalitet on-demand


42

DER EFTERSPØRGES…

• Let tilgængelighed

• Enkle løsninger

• Overholdelse af gældende lovgivning

• Beskyttelse af fortrolige oplysninger, forskningsdata etc.

• Generelt ønske: Beskyt mig og mit arbejde

KEYWORD: BRUGERVENLIG SIKKERHED8. oktober 2018 AAU IT SERVIECS – AALBORG UNIVERSITET

43

AKTIVITETER I 2017-2018

• Implementering af EU´s Persondataforordning

• Sikkerhedsmateriale

• Sikkerhed processer (plan – build – run, inkl. kontrakter)

• Sikkerhedskontroller og -tests

• Sikkerhedsrapportering og -logning

• Awareness om sikkerhed

• 2-faktor autentificering, enkel kryptering af eksterne mails,

netværkssegmentering…


INFRASTRUKTUR Per Bach

Infrastrukturchef

FACTS AND FIGURES

• 1300 Virtuelle gæster

• 4,5 PB - 2000 diske

• 28.000 switchporte

• 2 x 10 Gbps Internet

• 860 Access point (WiFi)

• 20 Racks (DC2)

• 120 KVA UPS forsyning

• 51 Oracle databaser

• 30700 postkasser

Scientific Computing / HPC

• 74 fysiske servere

• 2030 CPU Cores

• 26 TB RAM

Trådløst netværk

Op til 13.500 samtidige enheder

41.000 unikke enheder fordelt på 30.000 unikke

brugere i september 2016. Ca. 2.300 enheder fra

brugere fra andre uddannelsesinstitutioner.

Fordeling af trafik på 2,4 og 5 GHz med hhv. 48 og 52%

i september 2016.

Hurtigste overførsel til speedtest.net: 470/420 Mpbs

(download/upload) under test af access point m.

802.11ac feature.

Access points: 860

Virtualisering Teknologi: VMware ESXi Enterprise+ v. 6.0.0

48 CPU’er (sockets) i 24 fysiske host servere

440 CPU kerner (cores)

1305 Virtuelle gæster

4 Clustre

1,8/6,8 TB RAM (brugt/kapacitet)

95/210 TB disk (brugt/kapacitet)

Storage 15 diskkasser

1.987 diske

4.589 TB rå disk kapacitet og heraf 2.214 TB til backup

Teknologi til serveropkoblinger: FiberChannel, DAS 8. oktober 2018 AAU IT SERVIECS – AALBORG UNIVERSITET 45

46

ANSVAR OG OPGAVER

Ansvarsområder

•Sikker og stabil drift

•At varetage ansvaret for infrastruktur på alle AAU’s platforme

•Sikre konsolidering og synergieffekt mellem de forskellige driftsformer

•At tilvejebringe, implementere og supporterer infrastruktur for det hele AAU

•At sikre automatisering og effektivisering af teknologianvendelse indenfor Infrastruktur

IT Infrastruktur

(Per Bach)

Teknologi Arkitekt

Windows Linux & Unix Net & DC Teknisk Projekt Kontrakt

Hovedopgaver

• At definere den tekniske platform for AAU’s produktionsmiljøer

• Ansvarlig for driften af AAU’s tekniske platforme

• Ansvarlig for daglig drift af individuelle løsninger (LAB mv.)

• Ansvarlig for AAU’s datacentre

• Backbone netværk og forbindelse til Forskningsnettet

• Løsningsdesign og udvikling af infrastrukturservices

• Dokumentation af løsninger

• Implementering af ”best practice” i forhold til processer

• Administration af aftale med 3. part

• Økonomisk opfølgning i forhold til budget


47

Ansvarsområder

• Sikre at AAU får en optimal teknisk kvalitet i de løsninger og ydelser vi leverer.

• Sikre at den tekniske platform kan leveres og drives på en effektiv måde (grønne og økonomiske betragtninger).

• Ansvarlig for infrastruktur løsningsudvikling i forhold til eget specialeområde.

• Deltage i projektarbejde i forbindelse med infrastruktur design og rådgivning.

Hovedopgaver

• Udførende på strategiopgaver og individuel design.

• På baggrund af forretningsmæssige behov, designe innovative og kosteffektive infrastrukturløsninger ud fra it principperne.

• Rådgive og vejlede i driftsmæssige problemstillinger, herunder mulige forbedringer og løsninger.

• Løbende evaluere og komme med forbedringsforslag i forhold til brug af teknologi, processer og arbejdsgange.

• Levere information til brug for ledelsesrapportering, kapacitet, økonomi, tilgængelighed oa.

• Ansvarlig for driftshåndbogen, modtagelseserklæring og teknisk servicekatalog.

TEKNOLOGIARKITEKTUR

IT Infrastruktur

(Per Bach)

Teknologi Arkitekt



48

Ansvarsområder

• Sikre at AAU får en optimal teknisk kvalitet i de løsninger og ydelser vi implementerer

• Sikre teknisk projektledelse i forbindelse med implementering, automatiseringer, transitioner, transformationer og drift

af infrastrukturløsninger

Hovedopgaver

• Sikre at vi leverer tekniske leverancer til aftalt tid, i aftalt kvalitet og til aftalt økonomi

• Sikre, at der ved implementering af systemer og løsninger er udarbejdet dokumentation, herunder

modtagelseserklæringer mv.

• Indgå som koordinator i særlige taskforce teams og problemsager

TEKNISK PROJ.LEDELSE

IT Infrastruktur

(Per Bach)

Teknologi Arkitekt



49

Ansvarsområder

• Sikre stabil drift af systemer og applikationer.

• Deltage i infrastruktur løsningsudvikling i forhold til eget specialeområde.

• Deltage i projektarbejde i forbindelse med infrastruktur projekter.

• Dokumentation i forhold til drift.

Hovedopgaver

• Drift og vedligehold af infrastruktur, systemer og applikationer.

• Sikre overvågning indenfor eget ansvarsområde i forhold til kapacitet, tilgængelighed og performance.

• Sikre backup af data for løsninger og applikationer samt dokumentation til brug for restore

• Ansvarlig for at løse incidents (fejl) og problemsager.

• Udførende på relevante service requests (opgaver).

• Udarbejde og vedligeholde dokumentation og driftsvejledninger – også til brug for supportservices, så de kan udfører

driftsrelaterede opgaver.

• Rådgive og vejlede i driftsmæssige problemstillinger om mulige forbedringer og løsninger

• Evaluere og justere arbejdsgange samt brug af teknologi i samarbejde med øvrige afdelinger.

• Levere information til brug for ledelsesrapportering, kapacitet, økonomi, tilgængelighed oa.

• Deltage i projekter, implementeringer, transitioner, ændringer, driftsprøver og beredskabsøvelser.

SYSTEMADMINISTRATION

IT Infrastruktur

(Per Bach)

Teknologi Arkitekt



50

Ansvarsområder

• Rådgivning i forbindelse med licenser og indkøb hertil.

• Opfølgning på aftaler og leverandører

• Deltage i projektarbejde i forbindelse med udbud og kontraktforhandling

Hovedopgaver

• Ansvarlig for årshjul i forhold til leverandørforhandlinger

• Overblik over gældende licensaftaler

• Servicefunktion for øvrige institutter og afdelinger

• Udarbejde behovsanalyser i forhold til IT løsninger som kan være relevante for alle på AAU

Der bliver i øjeblikket justeret i ”teamets” ansvarsområder og hovedopgaver

KONTRAKT & LICENSER

IT Infrastruktur

(Per Bach)

Teknologi Arkitekt



51

CLAAUDIA HOVEDLEVERANCER

1. En dedikeret IT infrastruktur til forskning

2. En dedikeret IT rådgivningsfunktion til forskning

3. Implementering af forsknings data management

• CLAAUDIA er et strategisk projekt der indeholder 3 indsatser i digitaliseringsstrategien.

Indsats 2.1

AAU styrker de forskningsdedikerede infrastrukturer og ressourcer, som stilles til rådighed for forskere. Dette sker gennem koordineret udbygning af egne faciliteter kombineret med aktivt samarbejde om

digitale infrastrukturer, redskaber og adgang til viden og data. Målet er at styrke tilgængelighed og anvendelse af digitale løsninger, at sikre compliance og at understøtte forskningssamarbejde,

videnformidling og eksponering af videnproduktion. I denne forbindelse skal der sikres tilstrækkelig kapacitet til databehandling, datalagring og netværk.

Indsats 2.2

AAU styrker den eksisterende forskningsstøtte med etablering af en dedikeret rådgivningsfunktion for forskere. Rådgivningsfunktionen bemandes med specialister, der har erfaring med at rådgive og

supportere forskere, og der tilknyttes mentorer i forskningsmiljøerne. Rådgivningsfunktionen indgår som ressource i kompetenceudvikling af forskere.

Indsats 3.1

Forskningsdatamanagement styrkes gennem en kombination af uddannelse og rådgivning samt udarbejdelse af politikker og processer, der dækker forskningsprojekters og forskningsdatas fulde livscyklus.

Indsatsen tager udgangspunkt i principperne om god videnskabelig praksis fra ”Den danske kodeks for integritet i forskning”, samt sikring af overensstemmelse med formelle krav og videnskabelige

standarder. Indsatsen vil samtidig underbygge sikring af fortrolighed i samarbejdet med eksterne parter.

52

CLAAUDIA 2-STEPS LEVERANCEMODEL

Etablering af forskningsservice

Etablering af fundament

Forskning data management

(opstart)

Dedikeret IT platform til forskning

(Compute og Storage)

Dedikeret rådgivningsfunktion til forskning

(IT, Data management, data science)

Udvikling af forskningsspecifik service 1

Udvikling af forskningsspecifik service 2

Udvikling af forskningsspecifik service n

.......

.......

Reference

gruppe

Styregruppe

Projektgruppe

Roa

dm

ap

sfo

r se

rvic

es

God

kend

else

af ro

ad

ma

ps

STEP 1

STEP 2

SUPPORT Michael Collin

Supportchef

54

TAL OG MÅLSÆTNINGER

Antal telefonkald SPOC (2020) besvarer pr. år:ca. 17.000

Antal sager håndteret i lokal servicedesk skranke- Mange

Incidents løst pr. år i Support ServicesLøser 10.000 (af ITS 13.000)Dvs ca. 75% af ITS’s registrerede Incidents

Service Request leveret pr. år i Support ServicesLeverer 21.000 løsninger (af ITS 26.000)Dvs ca. 80% af ITS’s registrerede Service Request

Sagshåndteringsmål:

• Incidents - Løsningstid overholdt: 90%

• Service Requests - Leveringstid overholdt: 85 %

• Backlog på under 100 ubehandlede Incidents

• 80 % af udfyldte tilbagemeldinger er positive

its.aau.dk/support


55

Support Chef(Michael Collin)

Servicecenter(Michel Thomsen)

Lokale ServicedeskeAAL

(Hanne Levisen)

Supply Team(Michael Kristensen)

Lokal ServicedeskCPH

Lokal ServicedeskEsbjerg

Support Arkitekt(Kenneth Yrke)ANSVAR OG OPGAVER

Ansvarsområder

• Sikre rettidig IT-support til både ansatte og studerende gennem SPOC og

decentrale Servicedeske.

• Sikre at brugerne (afhængig af behov) har det bedste OS til rådighed på klient-

platformene som ITS supporterer (Windows, MacOS, Linux)

• Ansvarlig for Incident Management og Request fullfillment processerne i ITS

Hovedopgaver

• Agere SPOC for henvendelser til ITS (Mail, telefon og personlige henvendelser)

• Yder 1. line IT-support til både ansatte og studerende på AAU

• Varetage 2. line supportopgaver og sikre dokumentation

• Indkøbe og klargøre nye pc’er, tablets og tilbehør for brugerne

• Yder drift og support til AV og Videokonference

• Ansvarlig for Print/kopi servicen på AAU

• Ansvarlig for den fysiske drift af netværk og Datacenter på AAU (køl, ups, montage etc.)

• Ansvarlig for 2 ITIL processer i ITS (Incident Management og Request fullfillment)

• Dokumentation af løsninger

• Opfølgning i forhold til budget


56

SUPPORTS FOKUSOMRÅDET

What does GREAT look like?

• Brugerne føler sig personligt betjent (Til trods for at vi opsamler og behandler

systematisk i et system)

• Automatiseringen kan give overskud i hverdagen hos supporterne og brugerne.

• Bestillinger og fejlmeldinger lette at afgive

(Via web eller app)

• Standardløsninger til standardbehov

• Masser af selvhjælps-dokumentation til ”Gør det selv” folket – SUP henviser

løbende

• Feedback fra slutbrugeren.


SEKRETARIATET Peter Nørkjær

Sekretariatschef

58

HVAD KAN VI GØRE FOR DIG I DAG?

Vi hjælper hele ITS med:

• Økonomi, rejseafregning

• HR-opgaver

• Kommunikation

• Bestilling af varer og forplejning

• Vi har blyanter, papir og chokolade

Intranet: www.intranet.its.aau.dk


59

GRUNDVIDEN OM ITS

• Hvad er ITS http://www.its.aau.dk/

• Nyheder http://www.its.aau.dk/nyheder/

• Software http://www.ekstranet.its.aau.dk/software

• Servicekatalog http://www.servicekatalog.its.aau.dk/

• Andre it-services på AAU http://www.servicekatalog.its.aau.dk/andre-it-services-paa-aau/


http://www.its.aau.dk/

http://www.its.aau.dk/nyheder/

http://www.ekstranet.its.aau.dk/software

http://www.servicekatalog.its.aau.dk/

http://www.servicekatalog.its.aau.dk/andre-it-services-paa-aau/

AALBORG UNIVERSITET IT SERVICES...forretningen med hensyn til at: •Fastsætte strategi og omfang...

Documents

Transcript of AALBORG UNIVERSITET IT SERVICES...forretningen med hensyn til at: •Fastsætte strategi og omfang...