AAEI Board of Governors 2011 

Leslie Cazas (Secretary – Treasurer) Nissan North America, Inc.Claib Cook (EC)  General Motors CorporationJerry Cook  Hanesbrands Inc. Michelle Forte Charter Brokerage LLCLori Goldberg (Vice Chair – Membership and Communication) Avery Dennison CorporationAaron Gothelf  Tyco International Susie Hoeger  Abbott LaboratoriesThomas Hughes  Merck & Company, Inc.Steve Johnsen (Chair‐Elect)  Bayer International Trade ServicesBruce Leeds  Braumiller Schulz & Co.Robert Leo, Esq.  Meeks, Sheppard, Leo & PillsburyMatt McGrath Barnes, Richardson & ColburnKathleen Murphy  Drinker Biddle & ReathShanna O'Brien  Eaton Corporation Julie Parks  Raytheon Company Steve Pasienski  Toyota Motor Sales, U.S.A., Inc.Beth Peterson  BPE, Inc. Richard Salamone  BASF Corporation Lee Sandler  Sandler, Travis & RosenbergMel Schwechter  Dewey & LeBoeuf Charlene Stocker  Special Member Katherine Terricciano (Vice Chair – Education and Annual Conference) Philips Electronics N.A.Tim Van Oost (Interim Chair)  BP America Inc. Matt Varner  Nike Inc. Ken Weigel  Alston & Bird Phyliss Wigginton (EC)  Mitsui & Company (USA), Inc.Doug Zuvich  KPMG LLP   

  AAEI Industry Leadership Council 2011 

Ted Abber  The Boeing CompanyPhilip Alling  Ricoh Americas CorporationBarbara Appleton  AGFA Sam Banks  Sandler Travis Trade Advisory ServicesTom Barnes  Integration Point Gail Cumins  Sharretts Paley Carter & BlauveltBob DeCamp  AN Deringer Diane DeJarnett  Toyota Motor Sales, U.S.A., Inc.Dale Erskine  Sun Chemical Peter Handal  Cowie International Nancy Hiromoto  N.F. Stroth & AssociatesJulie Hoeniges Caterpillar Werner Kobelt  Nipkow & Kobelt Madeline Kuflik  Panasonic Corporation of North AmericaMichael Laden Trade Innovations Michael Leightman  Ernst & Young Mary Jo Muoio  Barthco Terry Polino  Thompson Coburn LLCSu Ross  Mitchell Silberberg & KnuppHeather Sears  DRS Norm Schenk  UPS David Serko  Special Member Sigmund Shapiro  Samuel Shapiro & CompanyVirginia Thompson  Crate & Barrel Ed Van Ek  C.J. Holt Tim Van Oost (Chair Emeritus)  BP America Jim Volovich  FMC    

 

 AAEI 2010 Benchmarking Highlights 

President’s Message 

 

 

 

AAEI has developed the Bench

 

• Provide a “snapshot” of trade compliance practices; 

• Assess the impact of U.S. trade policies and economic conditions on 

 

• Elucidate trends in international trade compliance practices from year‐to‐

 

The best way you can contribute to this ongoing project is to participate in AAEI’s  

 

 

                                                                           

AAEI is pleased to issue its 2010 Benchmarking Highlights which compares results from our 2009 and 2010 Benchmarking Surveys.  Over the past two years, AAEI’s Benchmarking Survey has covered imports, exports, security and safety.  Our Benchmarking Survey is the mostcomprehensive of its kind in reviewing international trade issues. 

 

marking Highlights to provide trade compliance professionals and policymakers with an overview document to: 

 

international trade; and 

year. 

Benchmarking Survey and provide us with feedback so that we continue to refine thequestions and have a large sampling size of respondents. 

   

Import pecial Member 

66%  of 

Charlene Stocker, AAEI S

For  our respondents  there 

f

In  2009,  35%  of  respondents d  not  know 

k i

es

a

has  been  staffing consistency for the last 3 years as  the number  of  ull‐time  employees who  handle  US 

imports still averages in the 2‐10 range.    di

how  many  entries  per  headcount  were processed  but  that  number  has  dropped  to 14%  in 2010  reflecting  an  increased need  to be knowledgeable regarding delivery of work product (Chart 1).  The category of 1000‐1500 entries  made  a  15%  increase  over  2009, reflecting more work per person being done on a daily basis (Chart 1).  As we compare the increased  ability  to monitor  daily work with software  available  to  ‘report’  that  work, automation  is  the  ey  to  this  nformation. This,  coupled  with  questions  regarding internally  developed  software,  shows  a  17% drop  in  internally  developed  systems  (Chart 2).  Questions  reflecting  annual  spending  on software to support  imports, reveal decrease spending  levels  as  12% more  companies  are spending  less  than  $100,000  in  2010  versus 2009,  with  the  next  level  of  $100,000‐$200,000  showing  littl   change  but  also decreased (Chart 3). This probably reflect  the number  of  outside  vendors  which  have systems avail ble for purchase, as only 21% of companies  do  not  utilize  automation  (Chart 2).  

 

 

 

 

2  

These figures are interesting to compare with results  from  AAEI’s  original  Benchmarking Session conducted in 2002. At that time, 68% of the respondents indicated that they did not have a  fully  automated  import process. As a result,  the  drop  from  68%  to  23%  is  not  as dramatic as expected based on  technological advances  over  the  last  decade.  Moreover, comparing  response  data  from  surveys conducted  in  2002,  2009  and  2010, we  see the most  popular  response  (combination  of compliance,  cost‐savings,  head  count reductions) to “What is the primary driver for automating  your  custom  system”  steadily drop  from nearly half  (43%)  in 2002  to one‐quarter  (24%)  in  2010.  Finally,  the  trade community  still  receives  a  good  return  on investment  as  the  majority  of  respondents report  that  automation has  “significantly” or “somewhat”  improved  compliance  (64%  in 2002 and 56%  in 2010), but  fewer  importers are  developing  software  internally  (27%  in 2002 and 19% in 2010).   

In  2009  and  2010,  Transportations  and Logistics were both the primary functions for customs  “operations”  reporting  through  to executive management (Chart 4).  

 

In  2010,  however  Finance  took  an  11% increase,  Tax  a  1%  increase  and  Legal  a  9% increase.    This  change  may  be  reflecting  a corporations need to tighten control  in some areas.    However,  customs  “compliance” reporting  remained  the  same  for Transportation  and  Logistics  and  Tax,  but doubled  for  Legal  and  tripled  for  Finance (Chart 5).  

 

Operations and Compliance  staffing however are  merging  as  in  2009  and  2010,  but  the number  of  organizations  which  have decreased  distinguishing  between  the  two functions  has  doubled  (24%  versus  45%). (Chart 6). 

What  will  the  data  reveal  this  year?  More tightly controlled reporting or less?  Will there be more merging of these functions?  Salaries for entry  level positions have generally gone up with a 10% drop  in  levels below $40,000.  In  2009,  42%  of  entry  level  personnel made between  $40,000  and  $60,000  but  in  2010 that number jumped to 60% (Chart 7). 

3  

 

 

Salaries  for  experienced  personnel  are generally the same for the past 2 years, with the  majority  of  professional  salaries  up  to $75,000  and  the  next  highest  group  salaries up  to  $100,000  reflecting  only  a  3% downward  trend  from  2009  (Chart  8).    This may  be  reflecting  the  complexity  of  import compliance  and  the  acknowledgement  that for experienced personnel, the salary offering must be commensurate.  

Legal fees have decreased from 2009 to 2010 as 36% of respondents spent $300,000 or less 

in 2009; whereas 68% spent $300,000 or  less  in 2010 (Chart 9). 

 

These results may reflect this work coming in‐house,  or  companies  choosing  to  involve counsel less often.   

 

Finally,  questions  about  audit  or  self‐assessment  reveal  a  movement  away  from “judgmental  sample”  to  “statistically  valid” samples (Chart 10).  

  

 

4  

 

 

 

 

 

 

 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

   

  

  

  

 

 

 

5  

Export Christine Berghofer, Global Trade Compliance 

Executive 

The  survey  asked 60  questions  on export.  

One  of  the  most interesting  results pointed  to  a change  from 2009 

to 2010  in  the organizational  location of  the export  function  for both export “operations” and  export  compliance.    While  63%  of  the respondents  stated  the  export  operations (i.e.,  the  day‐to‐day  processing  of  export transactions)  resided  in  the  Transportation, Logistics,  Traffic  function  last  year,  that number  decreased  to  53%  this  year, with  a growing  number  moving  to  the  Legal Department  (8%  increase)  or  the  Finance department  (4%  increase)  (Chart 1).   We see an  even  more  dramatic  shift  with  export “compliance”  from  the  Transportation, Logistics,  Traffic  function  to  the  Tax  or Finance  function.    Thirty‐seven  percent reported  through  the  Transportation, Logistics, Traffic  function  last year while only 17 percent reported  through  that  function  in 2010  (Chart  2).    Thirteen  percent  reported through  Tax  in  2009,  while  11%  reported through Tax  in 2010.   Six percent  responded they reported to the Finance department last year,  while  13%  reported  into  Finance  in 2010.  The numbers of respondents reporting into  the  Legal  function  remained  relatively the  same,  25%  reported  through  Legal  in 2009 and 26% in 2010 (Chart 2).  

When  respondents were asked how much of their  time was  spent on export  controls,  the 

responses  showed  a  significant  increase (Chart 3).  

 

 

In  2009  71%  of  the  respondents  indicated they  spent  less  than  25%  of  their  time  on export  controls.    This  number  decreased  to 39% in 2010 with a corresponding increase in those who now spend over 50% of their time on export controls.  Those who spend 50% to 75%  of  their  time  on  export  controls  grew from 0%  in 2009  to 11%  in 2010;  and  those who spend more than 95% of their time grew from 6% to 12% (Chart 3).  

 

 

In  regards  to  the  head  of  the  compliance function,  and  how  much  time  this  person spends on  export  compliance,  the  responses were  split:  12%  to  21%  spending more  than 90% of their time, while an increase from 12% to 23% spending less than 10% (Chart 4).   

The survey showed an increase in the number of  respondents  conducting  self‐assessments of export activities.   While 59% responded  in 2009  that  they  do  not  conduct  self‐assessments,  only  12%  responded  in  the negative  in  2010.    (While  13%  responded  in 2009 that “other  internal” auditors [i.e., non‐trade  compliance]  conduct  self‐assessments, the number decreased  to 6%  in 2010  (Chart 5). With the increase in companies conducting self‐assessments,  the  responses  showed  a growth  in  companies  going  to  external providers to assist with the process.   Twenty‐eight  percent  of  the  respondents  indicated they  use  a  combination  of  internal  and external experts to conduct the audits, which is an  increase  from 19%  in 2009.   Still by  far the majority of respondents in 2009 and 2010 use  only  internal  resources  to  conduct  self‐assessments (Chart 5).   

 

 

With  the  increase  in  self‐assessments,  came in increase in respondents who indicated they did not find any material violations (Chart 6).   Sixty‐three  percent  did  not  discover  any material violations, which  is up from only 7% in 2009.  One interesting point is that in 2010 22%  of  the  respondents  indicated  that  the self‐assessments  resulted  in  a  voluntary disclosure.      In  2009,  zero  respondents reported  that  their  self‐assessments  resulted in  voluntary  disclosures.    However,  27% uncovered material  violations  and  chose not to  disclose.    The  responses  showed  a  slight increase  from  6%  to 

7  

8  

 

 8%  when  asked  if  your  company  has  been investigated by any government agency after filing an export voluntary disclosure (Chart 7).   

Service providers were asked if their advice to clients changed regarding when (and if) to file voluntary  self  disclosures.    The  responses showed  absolutely marked  change  between 2009 and 2010 in their responses (Chart 8).   

The  survey  indicated  an  increase  in  the number  of  US  export  shipments  with  the respondents  (Chart  9).    In  response  to  a question  on  how may  US  export  shipments does  your  company  make  per  year  54% responded  they  are  making  between  5,000 

 

 and  25,000  shipments  per  year.    Only  37% responded  they  had  that  volume  last  year.  Perhaps  it  is  more  of  an  indication  that companies  are  now  quantifying  their  export transactions,  since  last  year  19%  responded that they did not know how many they were making, but  in 2010 only 6%  responded  that they did not know (Chart 9).   

When asked  in a  typical year, how many BIS licenses  your  team  processes  per  license specialist/submitter  the  responses  remained steady  for 2009 and 2010  for  those who did not  file  any  or  who  filed  less  than  25  per license  specialist  (Chart  10).   But with  those 

 filing  25  to  50  licenses  the  response declined  from  20%  to  9%  and  we  see  a slight  increase  for  those  filing  less  than 50 but a greater increase in those filing more than 50 licenses per specialist. 

The  survey  showed  a  significant  change  in activity when respondents were asked, “On average,  how  many  shipments  per  year does  your  company  make  subject  to  BIS licenses” (Chart 11). 

 

Forty‐four  percent  responded  that  they made more  than 200  shipments  subject  to BIS  licenses  in 2009, and only 25% had  less than  50.    Those  numbers  flipped  between the  two  years  and  in  2010  65%  of  the respondents  made  less  than  50  and  no respondents  had more  than  200, with  the exception of 6% that responded they made more  than  400  shipments  subject  to  BIS licenses in 2010.   

In regards to OFAC licenses, 55% responded that  they  do  not  submit  any OFAC  license applications, while  in 2010 74%  responded that  they  do  not  process  OFAC  licenses (Chart 12). 

 

Those  companies  that  process  10  or  less OFAC licenses also declined in 2010. 

There appears to be a significant change  in denied party screening practices (Chart 13).  In  2009  only  6%  of  the  participants responded  that  they  screen  all  shipments, and 75% responded they screen only export shipments.    That  trend  seems  to have changed in 2010 as 37% responded 

9  

they  screen  all  shipments and only  22 responded  they  screen  only  export shipments (Chart 13).

 

   

10  

Security Karen Lobdell, Director – Global Solutions, 

Integration Point The survey asked 38 questions  this  year with  respect  to security.      The  bulk of  the  questions focused  on voluntary  supply chain  security 

programs, however, a number of questions also focused  on  the  Importer  Security  Filing  (ISF).   Of  the 38 questions, 25 were directly  targeted to importers/exporters and six were targeted to service providers.  

As  in past surveys, the majority of respondents (79%)  indicated  that  they  participate  in  a voluntary security program  (Chart 1), with 89% of  those  indicating  that  C‐TPAT  was  the program  of  choice  (Chart  2).      The  trend continued  that  heaviest  participation  by respondents  was  with  larger  companies  (34% have  revenues  over  $1  billion  and  25%  with revenues $100 million  to $1 billion).   However, while  last  year  there  were  no  responses  for companies  under  $10 million,  this  year  7%  of respondents  fell  in  this  category.    It  will  be interesting to see if this number increases in the future  with  CBP’s  desire  to  increase membership  in  C‐TPAT  from  10,000  to  40,000 members. 

The  percentage  of  companies  at  the  Tier  2 (35%)  and  Tier  3  (40%)  levels  remained consistent  this  year,  although  there  has  been much  recent discussion on CBP  raising  the bar for  retaining  Tier  3  status.    In  coming  years these numbers will be worth watching as it

becomes  more  challenging  to  retain  Tier  3 status. 

These numbers continue  to support the theory that  larger  companies  with  more  robust compliance  programs  and  supportive  upper management  are more  likely  to  participate  in voluntary  programs  of  this  nature,  as  well  as have the resources to achieve “best practices.”

Companies  continue  to  show  interest  in participating  in  other  country’s  security programs  (i.e., PIP  and  EU‐AEO)  at  the  rate of 64%.     However,  for  those companies  that had been unsure  in  the past  (32%),  it appears  that 

11  

they have decided against participation as  that number  of  “unsure”  has  decreased  to  18%,  with  a  corresponding  increase  in  the  number saying  “no”  (Chart  3).      The  EU‐AEO  program continues  to  be  the  preferred  next  step  with 38%  stating  that  would  be  the  next  program they would  join, and PIP  following behind  that with 25%.  

Reasons  for  participation  in  the  programs remains consistent with 39% stating “it was the right  thing  to  do,”  followed  by  membership providing  access  to  the  FAST  lanes  and designated  Trusted  Trader  status  with  27%.    Only 12% joined based on the promise of fewer inspections. 

Benefits of participation continue to be unclear. For  participants  with  Tier  2  or  higher  status, 58%  did  not  see  an  appreciable  difference  in benefits,  and  69%  felt  there  was  no improvement  in  the  speed of  customs  release.  There was an  increase  though  in  those  stating there was appreciable difference – 15%, which was up from 6% last year.   

There was  a  noticeable  change  this  year with respect to expectations in the programs.  While last  year  72%  felt  the  programs  met expectations,  this  year  only  49%  did.   

Additionally, we  saw an  increase  in  those who felt  it  had  fallen short  –  35%,  up  from  22%.  Despite  issues  on  benefits  and  expectations, 68%  still  say  they  would  join  again  today knowing what they know now.   This  is up from 53% last year (Chart 4). 

The  survey  once  again  touched  on  the  cost aspect  of  supply  chain  security  programs. Participants were questioned about  the annual cost  to  maintain  status  in  the  program.  Responses  indicate  that  the  cost  has  come down  from previous years with 42% saying the cost was under $20,000  annually  (up  from 6% last year) and 22%  in  the $50,000  to $100,000 range.    Only  11%  spent  over  $200,000  (down from  18%)  (Chart  5). Most  participants  (53%) stated  that  the  amount  spent maintaining  the supply  chain  security  program  was approximately  the  amount  anticipated.   Seventy‐eight  percent  of  the  respondents  did not  make  changes  to  its  supply  chain  to participate  (up  from 61%  last  year). And while last year it was an even split 50/50 for whether companies  hired  outside  consultants  to  assist with  any  part  of  the  application  process, assessment, validation or revalidation, this year only 35%  stated  that outside  consultants were used. 

12  

Fifty  percent  stated  the  cost was worth  it  for the benefits  received, yet 19% don’t know and 22%  don’t  recognize  the  benefits  at  all.    The issues of costs not being worth the benefits and lack of senior management support top the  list of  reasons  for  non‐participation  (21% combined). 

Looking  forward,  responses  indicate  the majority  (52%) feel the program should remain voluntary  which  is  consistent  with  last  year (Chart  6).      Whether  the  program  should encompass  exporters  is  still  questionable with 35% stating yes and an equal percentage stating it would depend on the requirements (Chart 7).

The  large  majority  (79%)  want  all  security programs  administered  by  one  agency.  Additionally,  if  agencies  administer  their  own programs,  47%  acknowledge  the  need  for mutual  recognition.    This  thought  process  is consistent with the growing  interest  in account based management and simplified entry.  

Service  providers  continue  to  play  an  active role; however, numbers are down slightly over last year with respect to those offering services in this area – 75% this year versus 88% last year.  The larger majority (69%) are brokers and trade 

consultants.    Consistent  with  the  decrease  in the number offering  services,  there was also a decrease in the number that felt it helped grow business.    A  combination  of  hourly  rates  and per‐project  charges  is  still  the  predominant method of structuring fees.

With respect to the  Import Security Filing  (ISF), now  that  companies  have  had  a  year  to implement with  graduated  enforcement,    it  is apparent  that  the  cost  structure  for  filing  has dropped  with  54%  paying  less  than  $10  per filing,  27%  paying  $10  to  $20  and  32%  paying $20 to $50.   This is a noticeable drop from last 

13  

year (Chart 8).   The broker continues to be the filer of choice at 67% (up from 50% last year).  

The  majority  felt  that  ISF  was  somewhat difficult  to  implement  (17%  felt  it  was  very difficult), with  the  overseas  supplier  being  the most  challenging  component  to  work  with towards compliance. The majority of companies spent under $10,000  to  implement.         Despite all the efforts in this area, 51% feel that ISF does not  enhance  supply  chain  security, while  27% feel it does and 22% don’t know. 

14  

Safety Marianne Rowden, President & CEO—

AAEI  AAEI began asking questions  relating products  safety  in the  2009 

Benchmarking Survey  in  2009 when we asked 20 questions.    In 

2010,  the  Benchmarking  Survey  included  17 questions  –  again  these  questions  were designed  for  importers/exporters.   While  the questions  focus  on  the  Consumer  Product Safety Improvement Act (CPSIA), we compare the  trends  of  the  more  generic  safety questions in these Highlights. 

As  with  the  responses  in  2009,  the overwhelming  responsibility  for  product safety falls to Quality Assurance personnel at companies  (Chart 1).    Indeed,  it appears that any  uncertainty  over  who  has  such responsibility  over  product  safety  has  been settled.  Whereas in 2009 22% of respondents indicated  that  Compliance  would  handle safety,  only  14%  of  2010  respondents identified  Compliance  as  having  safety responsibilities.    In  keeping  with  this  trend, 50% of respondents in 2009 identified Quality Assurance as being responsible for safety, but in 2010 that number rose to 68%. 

Interestingly,  there  has  not  been  much movement concerning checklists maintained  

by companies for product safety.  In 2009, the Benchmarking  Survey  asked  respondents “What types of checklists do you have in place for ensuring product safety?” (Chart 2), about 40%  responded  “materials  specifications”, and  20%  performed  “random  sampling”  as products were manufactured.    By  2010,  the respondents  reported  that  33%  had “materials specifications”, but 33% performed “random sampling” – a marked increase.

15  

Companies  participating  in  AAEI’s Benchmarking Survey are still showing a wide variety of guidance choices for manufacturers concerning  recalls  (Chart  3).    A  significant percentage of companies provide no guidance to manufacturers  (23%  in  2009  and  30%  in 2010),  a  consistent  response  on  “guidance depends on manufacturer”  (15%  in 2009 and 15%  in  2010)  or  product  (23%  in  2009  and 20%  in  2010).  Meanwhile,  the  number  of respondents  providing  standard  recall protocol  (8%  in  2009  and  20%  in  2010)  and vetting manufacturers  before  contract  (39% in 2009 and 15% in 2010) varied, respectively. 

Most  remarkable  is  the  fact  that  two  years after passage of the CPSIA, a clear majority of respondents  still  do  not  have  a  solid understanding  of  the  CPSIA  requirements  – 71%  in  2009  and  64%  in  2010  (Chart  4).  Additionally,  a  diminishing  number  of  the traders who participated in the Benchmarking Survey have no  factory audits  in place – 30% in 2009 and 15%  in 2010,  respectively  (Chart 5).    Interestingly,  companies  made  a  big adjustment on increasing annual audits based on  documentation  (0%  in  2009  and  20%  in 2010),  whereas  annual  audits  based  on documentation  and  site  verification  (30%  in 2009  and  25%  in  2010)  and  random  audits 

with site verification (40%  in 2009 and 2010), have stayed consistent (Chart 5). 

What  these  Benchmarking  trends demonstrate  is  that  product  safety compliance continues to evolve, albeit slowly. 

16  

   

 

 

 

 

 

17