คู่มือการใช้โปรแกรม Web Application...
18
คคคคคคคคคคคคคคคคคคค Web Application “e_Document” คคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค คคค. คคคคคค คคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คค คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคค.คคคคคค คคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคค 1. คคคคคคคคคคคคค 2. คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค 3. คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคค / คค คคคค คคคคคคคคคคคค คคคค 4. คคคคคคคคคคคคคคคคคค 5. คคคคคคคคคคคคคคคคคค 6. คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค 7. คคคคคคคคคคค / คคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคค 8. คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค 9. คคคคคคคคคคคคคคคคคคค 10. คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค (คคคคคคค 2) ค.ค. 2548
Transcript of คู่มือการใช้โปรแกรม Web Application...
คมอการใชโปรแกรม Web Application “e_Document”รบสงหนงสอราชการ สำาหรบ กศน. อำาเภอ
คำ�ชแจงเนองจากเปนโปรแกรมเวบแอพพลเคชน มการทำางานรวมกน
หลายสวน เอกสารชดนจะเปนการใชงานในสวนของ กศน.อำาเภอ เทานน ประกอบดวยเรองตางๆ ดงน
1. แนะนำาโปรแกรม2. การสงหนงสอราชการใหม3. การแกไขหนงสอราชการ
การเพม / ลบ ไฟล สงทสงมาดวย4. การลบหนงสอราชการ5. การตรวจสอบผลการสง6. การลงรบหนงสอราชการ7. การเปดอาน / การดาวนโหลดหนงสอราชการ8. เทคนคการคนหาหนงสอราชการ9. การเปลยนพาสเวรด10. ระเบยนสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบ
ท 2) พ.ศ. 2548
1. แนะนำ�โปรแกรม Ubon e_Document
โปรแกรม Ubon e_Document หรอ e_Office เปนโปรแกรมเวบแอพพลเคชน พฒนาโปรแกรมจากภาษา PHP และใชฐานขอมล MySql สำาหรบ รบ สง หนงสอราชการ แบบฟอรมรายงาน และเอกสารอน ๆ ทอยในรปไฟลดจตอล ใหซงกนและกน (ระหวาง สำานกงาน กศน.จ. และกศน.อ.) และมระบบการรบ และ การตรวจสอบผลการสง ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท2) พ.ศ. 2548 โดยออกแบบใหสงไฟลได 7 ชนด คอ .doc .xls .zip .rar .jpg .gif และ .pdf พฒนาโปรแกรมโดย อดศกด คมภระ สำานกงาน กศน.จงหวดอบลราชธาน Download ท Website : http://ubon.nfe.go.th/e_budget/ หรอ e - mail : [email protected] โทร 089 6252 ลกษณะของโปรแกรมแบงเปน ออกเปน 2 สวน คอ สวนท สำานกงาน กศน.จงหวด สง กศน.อำาเภอ รบ และสวนท กศน.อำาเภอ สง สำานกงาน กศน. จงหวด รบ โดยโปรแกรมไมสงวนสทธในการเปดอานหนงสอราชการ ดงนนผทไมใชเจาหนาทงานสารบรรณกสามารถเปดอานหนงสอราชการไดเชนกน แตไมมสทธในการรบ และสงหนงสอราชการ (ไมใชกบหนงสอลบ)
e_office 1
2. ก�รสงหนงสอร�ชก�รใหม
การสงหนงสอราชการ (ไฟลดจตอล) เปนหนาทหลกของโปรแกรม Ubon e_Document ซงการสงหนงสอ ทง กศนจงหวด. สง หรอ ศบอ. สง มขนตอนการปฏบตเหมอนกนอธบายประกอบภาพไดดงน
คคคคคคคคคคคคคคค
คคคค Username Password
ถารหสถกตองจะพบกบระบบจดการหนงสอ Password คคคคคคคคคคคคคค
คคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค 1 คคคคคคคค 5 คคคค
คคคคคคคคคคคคคคคค คคคค Open คคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Submit คคคค Open
3. ก�รแกไขหนงสอ
เมอสงหนงสอราชการสำาเรจแลว ควรตรวจสอบแกไข เพอปองกนความผดพลาด โดยปฏบตดงน
ก�รเพมไฟลสงทสงม�ดวยฉบบท 2 ถง 5
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคค
คลกเพอดไฟลทสงมาดวยวาถกตองหรอไม
ถาตองการลบไฟลทสงมาดวยใหคลกในชอง และคลก Submit
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคค 2 คคคคคคคคคคคคคคคคคค ค
4. ก�รลบหนงสอ
หม�ยเหต การเพมไฟลท 3,4,5 ปฏบตเชนเดยวกน
ก�รลบไฟลสงทสงม�ดวย กรณทแนบไฟลผดตองการลบออกใหคลกแกไขหนงสอฉบบทตองการ โปรแกรมจะแสดงไฟลทแนบมาดวย เชนตวอยางตองการลบไฟลท 2 ใหคลก ลงในชองไฟลทจะลบแลงจงคลก Submit
คคคค Browse คคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคค Open คคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคSubmit
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคถาคลกแกไขจะพบไฟลสงทสงมาดวยม 2 ไฟล
คลกในชอง คคคค คคคค Submit
6. ก�รรบหนงสอ
5. ก�รตรวจสอบผลก�ร
ในกรณทตองการลบถอนหนงสอราชการออกจากระบบ มขนตอนดงน
ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ระบไววา ในกรณทตดตอดวยระบบสารบรรณ“อเลคทรอนคสใหผสงตรวจสอบผลก�รสงทกครง ดงนน เมอสง”หนงสอไปแลว ผสงจะตองตรวจสอบวาผรบไดรบหนงสอฉบบนหรอยง วธการตรวจผลการสงใหคลกท “รบ ของหนงสอฉบบทตรวจสอบ จะ”ปรากฏดงภาพประกอบ
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค ค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค OK
โปรแกรมจะรายงาน ผรบ วนท และเวลา
7. ก�รเปดอ�น / ด�วนโหลด
ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ระบไววา ในกรณทตดตอดวยระบบสารบรรณ“อเลคทรอนคสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนว�หนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว ดงนน ”กศน.อำาเภอในฐานะผรบมหนาทตอบรบ โดยปฏบตดงน
หม�ยเหต กศน.อำาเภอตองรบหนงสอของ กศน.จงหวด
โปรแกรม e_document ใหสทธทกคนสามารถเปดอานหนงสอราชการและสงทสงมาดวยได โดยไมตองมรหสผานแตอยาง
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
ระบบจะรายงานการรบหนงสอ คคคคคคค คคค.คคคคคค คคค
คคคคคคคค คคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคค คคคค คคคคคคคคคคค
ใด ซงสามารถอานและดาวนโหลดไฟลไดเชนเดยวกบเจาหนาทสารบรรณ โดยคลกลงคทรายการนน ๆ หากรายการแรกเปนไฟลรปภาพ (.jpg, .gif) (หนงสอราชการท Scan เปนรปภาพ) ระบบจะแสดงไฟลรปภาพนนทนททคลกเปด
ตวอยางหนงสอราชการทเปนรปภาพ
ถาเลอน Scroll Bar ลงมาดานลางจะพบไฟลทสงมาดวย
หม�ยเหต หนงสอราชการทเปนรปภาพ ผสงจะตองลดขนาดภาพใหเหมาะสมไมควรเกน 800 X 1xxx เพอความสะดวกรวดเรวในการสงผานระบบและความสะดวกแกผรบ
การพมพไฟลหนงสอราชการทเปนรปภาพ ผรบควรจะบนทกเปนรปภาพไวทเครองกอน แลวใชโปรแกรม ACD See พมพหนงสอราชการฉบบนน จะไดหนงสอทดกวาการพมพผานโปรแกรม IE
ก�รรบหนงสอร�ชก�รทเปนไฟล Ms WORD
ก�รเปดไฟลหนงสอร�ชก�รทเปนไฟล Ms Excel ไฟลหนงสอราชการ Excel สวนมากนยมใชเปนแบบฟอรมขอมลตาง ๆ ซงเหมาะสมมากทจะใชไฟล ชนดน เพราะผรบไมตองเสยเวลาพมพแบบ
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Ms Word
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคคค
คคคค คคคคคคคคค
คคคคคคคคคคคคคคค File Download
คลก Open ถาตองการเปดอาน และถาอานแลวตองการเกบเปนไฟลไว ใหSave AS ...คลก Save ถาตองการ บนทกเปนไฟลไวในเครอง แลวจงเปดอานดวยโปรแกรม Ms Word ในภายหลง
ฟอรมใหม และสามารถนำาขอมลเหลานนมากประมวลผลไดในทนท วธการเปดอาน และ ดาวนโหลดปฏบตเชนเดยวกบไฟล Ms Word
ก�รรบหนงสอทเปนไฟล ZIP และ RAR ไฟลทง 2 ชนดนเปนไฟลทถกบบอดไวใหมขนาดเลกลงเพอใหสามารถสงผานระบบอนเตอรเนตไดรวดเรว (การรบคลายกบ...ถามเวลา)
ก�รรบหนงสอร�ชก�รทเปนไฟล PDF ไฟล PDE คอไฟลประเภทหนงในถกสรางมาจากโปรแกรม Adobe Acrobat หรอโปรแกรมประเภท PDF Creator ตวอนๆ เหมาะสำาหรบการทำาเอกสารตวอยาง หรอเอกสารอนๆ ปจจบนเปนทนยมมากในการทำา e-Document หรอ e-Paper ตางๆ เนองจากไฟลทไดมคณภาพสง ไมผดเพยนจากตนฉบบ และผทนำาไฟล PDF ไปใชงาน กไมสามารถแกไขตนฉบบของเราไดดวย ถงแมวาในปจจบนจะมโปรแกรมออกมาใหม เพอทจะแปลงไฟล PDF กลบไปเปนไฟลในรปแบบเดมกตาม แตจากการทดลองใชงานแลวพบวา ใชไดกบเอกสารภาษาองกฤษเทานน สำาหรบภาษาไทยยงไมสามารถใชงานไดครบ นอกจากน ยงรองรบการอานขอมลผานทาง web page ไดดวย ในระบบ e_Document กสามารถใชไฟลชนดนไดเชนกน และแนะนำาใหใชไฟล PDF เพราะมขอดหลายประการรวมทงการสงพมพ
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคค PDF
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
8. เทคนคก�รคนห�หนงสอร�ชก�ร
การคนหาหนงสอราชการฉบบทผานมาเปนกจกรรมหนงทจำาเปนตองใชเชน ตองการแบบฟอรมรายงาน ตองการคนหาหนงสอสงการ ระเบยบ แนวปฏบตตาง ๆ ทเคยสงผานระบบ e_Document มาเปนเวลานาน ในทนจะแสดงการคนหาหนงสอเกาท กศน.จงหวดสงให กศน.อำาเภอ เทานน การคนหนงสอม 2 แบบ โดยปฏบตดงน
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค (คคคคคคคคคค คคค คคค.คคคคคคค. คคคคคคคคคค)
เทคนคการใสขอความทจะคน 1) ใสคำา หรอ พยางค ทมนใจวามแนนอนในสงทตองการจะคนเชน คนหาตามเลขทหนงสอราชการ ศธ 0210.91 / ว 234 ใหใสคำาคนในชองคนตามทหนงสอ 234 เทานน เพราะถาพมพมากกวานโอกาสผดจะมมากขน เพราะการพมพผดเพยงนดเดยวกถอวาเปนหนงสอคนละฉบบ ตวเลข 234 ตองดวา เปนเลขไทย หรอเลขอารบคดวย ตองพมพใหถกตองตรงกบหนงสอฉบบนนๆ (บางครงหนงสอทสงเปนเลขไทย แตพมพในระบบ e_Document เปนเลขอารบค)
สวนการคนในแบบท 2 เปนการคนหนงสอทมาจากกลมงานตางๆ โดยจะแสดงเรยงตามลำาดบฉบบลาสดลงไปตามจำานวนทระบ (ถาไมระบ คอ 20 แถว หรอ 20 ฉบบ)
ตวอย�ง ตองการคนหนงสอเกยวกบการจดสรร งบประมาณ“ .” ซงคนในแบบ
ท 1
การคนแบบท 1 คนตามทหนงสอ และหรอคนตามชอเรอง และหรอ คนตามขอความในเนอหายอ แลวคลก คนหา
การคนแบบท 2 คนตามชอเรอง และหรอคนตามกลมงานทสงหนงสอ แลวคลก คนหา
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค
จากตวอยาง การคนดงกลาว จะพบวาหนงสอราชการเรองเกยวกบงบประมาณ เรยงตามลำาดบทสงลาสดลงไปเปนหนงสอของกลมอำานวยการมากกวา กลมแผนงาน ทำาใหการหาหนงสอฉบบทตองการยงไมพบ ดงนนควรจะคนหาในแบบท 2 โดยระบกลมงานดวย ดงตวอยางภาพตอไป
9. ก�รเปลยนพ�สเวรด
แสดงผลการคนหนงสอราชการตามชอเรองทมคำาวา งบ“ประมาณ ของกลมแผนงาน จำานวน ” 30 ฉบบลาสด
รหสผาน หรอพาสเวรด ของ กศน.อำาเภอในโปรแกรม e_Document จะใชในกรณ แจงตอบรบหนงสอราชการ และใชเขาสระบบเพอจดการสงหนงสอ (เพม ลบ แกไข ) ขนตอนการเปลยนพาสเวรดมดงตอไปน
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค Password คคคคคคคคคคค Password
คคคคคคคค คคค.คคคคคค คคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคค 2 คคคคค คคคคคคค คคคค
คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Password
