การประยกตใชการวางแผนทรพยากรองคกรในองคกรขนาดกลางและขนาดเลก กรณศกษา บรษท ตวอยาง จ ากด

นางสาวสวรรณ วฒนาชยสทธ

สารนพนธนเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตรปรญญาบรหารธรกจมหาบณฑต

บณฑตวทยาลย สาขาการจดการอตสาหกรรม สถาบนเทคโนโลยไทย - ญปน

ปการศกษา 2552

AN APPLICATION OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM OF SMALL-MEDIUM ENTERPRISE (SME)

A CASE STUDY OF A SAMPLE COMPANY

Ms. Suwannee Watthanachaiyasit

A Term Paper Submitted in Partial Fulfillment of the Requirements For the Degree of Master of Business Administration Program in Industrial Management

Graduate School Thai – Nichi Institute of Technology

Academic Year 2009

หวขอสารนพนธ การประยกตใชการวางแผนทรพยากรองคกรในองคกรขนาดกลางและขนาดเลก กรณศกษา บรษท ตวอยาง จ ากด

โดย นางสาวสวรรณ วฒนาชยสทธ สาขาวชา การจดการอตสาหกรรม อาจารยทปรกษาสารนพนธ ดร. กรกฎ เหมสถาปตย บณฑตวทยาลย สถาบนเทคโนโลยไทย-ญปน อนมตใหนบสารนพนธฉบบนเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตรปรญญามหาบณฑต

…………………………………….…….. อาจารยทปรกษาสารนพนธ

(ดร. กรกฎ เหมสถาปตย)

……………………………………….….. ประธานคณะกรรมการหลกสตร (ศาสตราจารยกตตคณ อมพกา ไกรฤทธ) ……………………………………….….. คณบดบณฑตวทยาลย (ผชวยศาสตราจารย ดร. เลอเกยรต วงศสารพกล) วนท.................เดอน..........................ป...................

ง

สวรรณ วฒนาชยสทธ : การประยกตใชการวางแผนทรพยากรองคกรในองคกรขนาดกลางและขนาดเลก กรณศกษา บรษท ตวอยาง จ ากด. อาจารยทปรกษา : ดร. กรกฎ เหมสถาปตย, 47 หนา.

จดมงหมายของการท าสารนพนธน เพอศกษาแนวทางในการวางแผนทรพยากร

องคกร (Enterprise Resource Planning : ERP) ซงเปนระบบทใชในทรพยากรตางๆในองคกร โดยการน ามาประยกตใชกบบรษทตวอยาง เพอใหเกดการเชอมโยงกบระบบตางๆ ท าใหลด เวลาและขนตอนการท างานของบรษท

จากการศกษาและประเมนปจจยแหงความส าเรจ (Critical Success Factors : CSFs) พบวา การใชโปรแกรม CD-Organizer น มความเหมาะสมกบบรษทตวอยาง เพราะสามารถลดขนตอนทซ าซอนแผนกบญช สามารถตรวจสอบความถกตองของขอมล และจดท ารายงาน น าเสนอแกผบรหารไดอยางรวดเรว นอกจากน โปรแกรมนยงสามารถเชอมโยงระบบจดซอ ระบบขาย และค านวณตนทนตางๆทเกยวของ ท าใหขอผดพลาดของขอมลในเรองชอสนคา รหสสนคา จ านวนสนคา ลดลงอยางมาก

ส าหรบจดคมทนในการจดซอโปรแกรม CD-Organ izer ขนอยกบจ านวนรายการท เกดขนในฐานขอมล จดคมทนของบรษทตวอยางอยท 1,071 รายการ

บณฑตวทยาลย ลายมอชอนกศกษา สาขาวชา การจดการอตสาหกรรม ลายมอชออาจารยทปรกษา ปการศกษา 2552

จ

SUWANNEE WATTHANACHAIYASIT : AN APPLICATION OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM OF SMALL-MEDIUM ENTERPRISE (SME) : A CASE STUDY OF A SAMPLE COMPANY. ADVISOR : DR. KORAKOT HEMSATHAPAT, 55 PP.

The purpose of this study is to apply the Enterprise Resource Planning (ERP) system that enables the sample company, a small-medium enterprise (SME), to effectively integrate with other systems resulting in reduction of working time and working processes of the company.

After considering Critical Success Factors (CSFs) of implementing ERP system, it is found that CD-Organizer is suitable for the sample company. Redundant working processes of accounting department are minimized. Data validity and integrity can be cross-checked. Report preparation to management can be quickly accomplished. In addition, purchasing system, sales system, and related cost calculations are linked through the software. Consequently, errors in data, specifically, product title, product code, product quantity are considerably reduced.

The break-even of purchasing CD-Organizer software is depending on the number of transaction occurred in the database. In the case of the sample company, the break-even will occur after 1,071 transactions.

Graduate School Student’s signature……………………….… Field of study Industrial Management Advisor’s signature…………………………. Academic year 2009

ฉ

กตตกรรมประกาศ

สารนพนธฉบบน ส าเรจลลวงดวยด และเปนไปตามความมงหมายทกประการดวยความกรณาของ ดร. กรกฎ เหมสถาปตย อาจารยทปรกษาทเสนอแนะขอคดเหน และตรวจสอบขอบกพรองตางๆ ดวยความเอาใจใสเปนอยางด ท าใหสารนพนธฉบบนสมบรรณ ผรศกษา ขอกราบขอบพระคณเปนอยางสรงไว ณ โอกาสน

ขอขอบคณผรบรหาร และพนกงาน บรษท นตโตก (ประเทศไทย) จ ากด ทกทานทมสวนสนบสนน เออเฟอขอมรลตางๆ ทเปนประโยชนในการศกษาเปนอยางด

สดทายขอกราบขอบพระคณ คณพอ คณแม และผรมพระคณทกทานทมสวนส าคญในการใหความชวยเหลอและคอยใหก าลงใจมาโดยตลอดจนส าเรจการศกษา และประสบความส าเรจดงเชนปจจบนน

สวรรณ วฒนาชยสทธ

ช

สารบญ

หนา บทคดยอภาษาไทย………………...……………………………………………………….. ง บทคดยอภาษาองกฤษ.................................................................................................. จ กตตกรรมประกาศ........................................................................................................ ฉ สารบญ........................................................................................................................ ช สารบญตาราง............................................................................................................... ฌ สารบญรป…................................................................................................................ ญ บทท 1 บทน า........................................................……………………………………........ 1

สภาวะความเปนมา แนวทางเหตผลและปญหา.............................................. 1 วตถประสงคของการศกษา.........................……………..…........................... 3

ขอบเขตของการศกษา.......….................…..……………..…………............... 4 ขนตอนการด าเนนงานสารนพนธ....……………..………................................ 4 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ…..………………….............................................. 4 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน.................…....................................... 5

2 หลกการพนฐาน เอกสาร และงานวจยทเกยวของ….........………………................ 6 การวางแผนทรพยากรองคกร (Enterprise Resource Planning : ERP)…….. 6

ปจจยความส าเรจและลมเหลวในการน า ERP มาใชงาน (CSFS)……………..

13 ทฤษฏการวเคราะหจดคมทน..........…………...………………………............. 18 งานวจยและเอกสารทเกยวของ....…………................................................... 20

3 วธการด าเนนงานสารนพนธ………………………….……………………................ 25 ศกษาและรวบรวมขอมลเกยวกบสภาพปจจบน....…………........................... 25

การท างานของระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) โดยใชส าเรจรป CD Organizer ganizer การศกษาขอมลเกยวกบการผลตทเกยวของ…………………………..................

โปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer………..........................….…………... 28

การวเคราะหขนตอนการท างานหลงการใชระบบ ERP (CD-Organizer)……..

31

ซ

สารบญ (ตอ)

บทท หนา

การวเคราะหปจจยแหงความส าเรจ (CSFs) ของการประยกตใช ERP............. 40 การวเคราะหจดคมทนของระบบ Enterprise Resource Planning

การวเคราะหจดคมทนของระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)

โดย

ERP โดยใชโปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer…………….…..................

45 4 บทสรปและขอเสนอแนะ…………………...…………………......…………….…...... 48 สรปผลการวเคราะห…………………………………....………….……………. 48

ขอเสนอแนะและความคดเหน………………………….................................... 49

ประโยชนทไดจากการท าสารนพนธ............................................................... 50 บรรณานกรม................................................................................................................ 51 ประวตผเขยนสารนพนธ…………................……………………………………………… 55

ฌ

สารบญตาราง ตาราง หนา 1 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน ...................................................................... 5 2 ปจจยวกฤตความส าเรจ (CSFS) ใน 4 มมมอง .......................................................... 13 3 ขนตอนการท างานเดมของ บรษท ตวอยาง จ ากด .................................................... 26 4 กระบวนการท างานเดมของ บรษท ตวอยาง จ ากด ................................................... 27 5 ขนตอนการท างานหลงการน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ บรษท ตวอยาง จ ากด………………………………………………………………………………. 38 6 กระบวนการท างานหลงน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ บรษท ตวอยาง จ ากด 39 7 ผลจากการลดการท างานซ าซอนหลงการน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ

บรษท ตวอยาง จ ากด ..................................................................................... 45 8 คาเฉลยการบนทกฐานขอมลเบองตนของโปรแกรม CD-Organizer .......................... 46 9 เปรยบเทยบขนตอนการท างาน…………………………………………………………. 48

ญ

สารบญรป รป หนา 1 โครงสรางขององคกร ............................................................................................... 1 2 กระบวนการท างานของการขาย ............................................................................... 2 3 แผนภมจดคมทน ..................................................................................................... 20 4 การเชอมโยงขอมลของโปรแกรมบญช....................................... .............................. 29 5 แสดงขนตอนการท างานของระบบการซอ................................................................. 31 6 แสดงขนตอนการท างานของระบบการขาย ............................................................... 32 7 แสดงขนตอนการท างานของระบบลกหนและการรบช าระ.......................................... 33 8 แสดงขนตอนการท างานของระบบเจาหนและการจายช าระ........................................ 34 9 แผนภมจดคมทนคาเฉลยการบนทกฐานขอมลเบองตนของโปรแกรม CD-Organizer.. 46

บทท 1 บทน ำ

สภำวะควำมเปนมำ แนวทำงเหตผลและปญหำ

บรษท ตวอยาง จ ากด ทใชในการศกษาครงน ประกอบธรกจเปนตวแทนน าเขา และจ าหนายเครองพนขดลวดรวมถงอปกรณตางๆ จากบรษทแม ซงตงอยในประเทศญปนใหกบโรงงานอตสาหกรรมตางๆ ในประเทศไทย โดยมโครงสรางขององคกรดงน

รปท 1 โครงสรางขององคกร

จากโครงสรางขององคกรทเปนองคกรขนาดเลกมจ านวนผบรหารและพนกงานรวมกนทงหมด 9 คน ระบบการท างานเดมเปนการใชโปรแกรมส าเรจรปรวมกบโปรแกรม Microsoft Excel ซงโปรแกรมดงกลาว ไมสอดคลองกบระบบการท างานในปจจบน ธรกจในปจจบนเปนโลกแหงการใชเทคโนโลยสารสนเทศ โดยเฉพาะอยางยงในการด าเนนการทางธรกจทตองการความรวดเรวในการด าเนนงาน การตอบสนองความตองการของลกคา และการตดสนใจของระดบผบรหาร

หลงจากการศกษากระบวนการขายซงเปนรายไดหลกขององคกร พบวา มการท างานทซ าซอนของแผนกบญชและแผนกขาย เนองจากโปรแกรมทใชในการท างานของแตละแผนกไมสมพนธกน

กรรมการผจดการ

ผจดการทวไป

แผนกบรการ แผนกขาย แผนกบญช

2

แผนกขำย แผนกบญช

รปท 2 กระบวนการท างานของการขาย

กระบวนการท างานของการขาย ขนตอนท 1 แผนกขาย 1.1 เมอแผนกขายไดรบค าสงซอจากลกคาทางแฟกซ หรอ E-mail แลว จะท าการ

ตรวจสอบสนคาคงเหลอ ซงสวนใหญหากไมใชสนคาทมการขายอยางตอเนอง จะไมมการเกบสนคาคงเหลอไว 1.2 ออกใบสงซอสนคาใหผขาย โดยใชโปรแกรม Microsoft Access

1.3 รบสนคาจากผขาย บนทกรบในโปรแกรม Microsoft Access ขนตอนท 2 แผนกบญช 2.1 บนทกรบสนคา พรอมตนทน โดยใชโปรแกรม Accpac และโอนเงนจายช าระหน

ตางประเทศเมอครบก าหนด (90 วน) ขนตอนท 3 แผนกขาย 3.1 ออกใบก ากบภาษ โดยใชโปรแกรม Microsoft Access น าส าเนาทลกคาเซนรบ

สงใหฝายบญช ขนตอนท 4 แผนกบญช 4.1 รบส าเนาใบก ากบภาษจากแผนกขาย จดท าใบวางบลและใบเสรจใหลกคาดวย

โปรแกรม Microsoft Excel บนทกบญชในโปรแกรม Accpac คอ การขายสนคา ตดสนคาคงเหลอ

1.

2.

4.

6. 5.

3.

3

จากระบบการท างานแบบเดมท าใหเกดปญหาและขอผดพลาดตาง ๆ ดงน 1. ความซ าซอนในการบนทกขอมล เนองจากแผนกขายมการบนทกรายการสนคาท

สงซอและรบเขาแลว แตแผนกบญชยงคงตองบนทกลงในโปรแกรมอก เชนเดยวกบยอดขายทออกใบก ากบภาษโดย Microsoft Access แลว แตยงตองบนทกลงในโปรแกรมบญชอก

2. เกดขอผดพลาดจากการบนทกขอมลคนละโปรแกรม และไมไดน าขอมลมาตรวจสอบกน เชน รหสสนคาทเปน 0 กบ O

3. มการวางบลลาชาหรอลมวางบล สงผลใหไดรบช าระเงนลาชา เนองจากไมมโปรแกรมทตรวจสอบวาเอกสารไดถกวางบลครบถวนหรอยง

4. ขอมลไมเปนปจจบน จงไมสามารถใชขอมลทางการบญช เพอสนบสนนการตดสนใจของผบรหารได

จากปญหาและขอผดพลาดดงกลาว ผบรหารของบรษทฯ ไดเหนถงความส าคญของการน าระบบการวางแผนทรพยากรองคกร (Enterprise Resource Planning : ERP) มาใชในองคกรเพอเพมประสทธภาพในการด าเนนงานใหมากขน และรองรบการขยายตวของบรษทฯ จงไดด าเนนการรเรมน าโปรแกรม CD-Organizer ซงเปนโปรแกรมบญชส าเรจรปทครอบคลมระบบการท างานโดยรวมทงระบบขององคกร (ERP) จากบรษท คอมพ ดเวลลอปเปอร จ ากด มาใชกบการด าเนนงานของบรษทฯ ดงน

- ระบบจดซอ (Procurement) - ระบบสนคาคงคลง (Inventory) - ระบบบญชเจาหน (Accounts Payable) - ระบบบญชแยกประเภท (General Ledger) - ระบบขาย (Sales Order) - ระบบบญชลกหน (Accounts Receivable)

วตถประสงคของกำรศกษำ

1. เพอศกษาและวเคราะหปญหาการท างานในรปแบบเดมของบรษท ตวอยาง จ ากด 2. เพอปรบปรงระบบการท างานของบรษทฯ โดยใชหลกการของ ERP 3. เพอวเคราะหปจจยแหงความส าเรจของการประยกตใช ERP 4. เพอวเคราะหจดคมทนในการน าโปรแกรม ERP มาใชในองคกร

4

ขอบเขตของกำรศกษำ ในกรณศกษาน ผศกษามงเนนศกษาวเคราะหปญหาตาง ๆ ทเกดขนในระบบงานเดม

ด าเนนการวางระบบและประยกตใชโปรแกรม CD-Organizer ซงเปนโปรแกรม ERP หนงทผลตภายในประเทศไทยท บรษท ตวอยาง จ ากด เรมน ามาประยกตใชแทนระบบเดม

ขนตอนกำรด ำเนนงำนสำรนพนธ

1. ศกษาระบบการท างานเดมขององคกร วเคราะหถงปญหา และขอผดพลาดตาง ๆ ทเกดขน

2. ศกษาหลกการท างานของระบบ ERP โปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer งานวจย และกรณศกษาตางๆ ทเกยวของ

3. ศกษากระบวนการท างาน และเกบรวบรวมขอมลอยางละเอยด 4. สรปประเดนปญหา และก าหนดวธการเครองมอในการแกไขปญหา 5. ลงมอปฏบตตามแผนการทก าหนดไว 6. รวบรวมขอมล วเคราะหผลหลงการด าเนนการปรบปรงการท างาน 7. สรปผลการศกษา และขอเสนอแนะตาง ๆ

ประโยชนทคำดวำจะไดรบ

1. การจดเกบขอมลแบบรวมฐานขอมล (Centralized Database) ท าใหขอมลมความถกตองมากขน ไมเกดการซ าซอน ขอมลมการเชอมโยงทสมบรณมากขน มความทนสมยและเปนปจจบน

2. ผบรหารสามารถน าขอมลไปใช เพอชวยในการตดสนใจไดอยางรวดเรว ถกตอง และทนเวลา

3. พนกงานเกดความพงพอใจในการท างานมากขน เพราะเมอใชระบบ ERP แลวจะชวยลดงานเอกสารและขนตอนการท างาน สามารถท างานไดงายขน คลองตวขน และลดการสญเสย เนองจากการตดสนใจทผดพลาด

5

แผนงำนและระยะเวลำกำรด ำเนนงำน ตารางท 1 แผนงานและระยะเวลาการด าเนนงาน

ล าดบท รายละเอยดการด าเนนงาน ระยะเวลาการด าเนนงาน

ธ.ค. 51

ม.ค. 52

ก.พ. 52

ม.ค. 52

เม.ย. 52

พ.ค. 52

1 ศกษาสภาพปญหาทเกดขนในบรษทฯ 2 ศกษาทฤษฎและการวจยทเกยวของ

3 ศกษากระบวนการท างานและเกบรวบรวมขอมล

4 สรปประเดนปญหาและก าหนดวธการเครองมอในการแกปญหา

6 รวบรวมขอมลและวเคราะหผลหลงการด าเนนการ

7 สรปผลการศกษาและขอเสนอแนะ 8 จดท ารปเลมสารนพนธ

บทท 2 หลกการพนฐาน เอกสาร และงานวจยทเกยวของ

การวางแผนทรพยากรองคกร (Enterprise Resource Planning : ERP)

ประวตความเปนมาของแนวคด ERP แนวคด ERP เรมในยคป ค.ศ. 1990 ทประเทศสหรฐอเมรกา จดก าเนดเรมแรกของ

ERP มาจากแนวคดของการพฒนาระบบการบรหารการผลตรวม (Material Requirements Planning / Manufacturing Resource Planning : MRP System) ของอตสาหกรรมการผลตในอเมรกา โดยค าวา ERP และแนวคดของ ERP นน พฒนามาจาก MRP System นนเอง

ก าเนดของMRP แนวคด MRP เกดขนครงแรกทอเมรกาในยคตนของทศวรรษ 1960 ในชวงแรก MRP

ยอมาจาก Material Requirements Planning (การวางแผนความตองการวสด) เปนวธการหาชนดและจ านวนวสดทตองใชในการผลตตามตารางเวลาและจ านวนสนคา ซงวางแผนโดย MPS (Master Production Schedule) วธ MRP เปนเทคนคในการจดการ ทสามารถหารายการวสดทตองใชในการผลตสนคาส าเรจรป ตามแผนการผลตหลกทไดวางไว โดยอาศยเทคโนโลยสารสนเทศททนสมย สามารถสรางใบรายการวสด (Bill of Material) ไดอยางรวดเรว และสามารถบอกชนดของวสด จ านวนทตองการ และเวลาทตองการไดอยางแมนย าแตวธ MRP นไมมความสามารถในการตรวจสอบหาขอแตกตาง ระหวางแผนการผลตกบสภาพการผลตจรงทพนทหนางาน (Shop Floor) เนองจากไมมฟงกชนเกยวกบการปอนกลบขอมลกลบมาปรบแผนใหม อยางไรกตาม วธ MRP กยงดกวาวธการควบคมสนคาคงคลงแบบเดม ชวยใหสามารถลดจ านวนวสด คงคลงและยกประสทธภาพการวางแผนการผลตและการสงซอวตถดบไดเปนอยางด

Closed Loop MRP ยางเขายคป ค.ศ. 1970 MRP ไดรบการพฒนาใหมความสามารถในการปอนกลบ

ขอมลการผลตจรงใน Shop Floor นอกจากนน ยงเพมแนวคดเรองการวางแผนความตองการก าลงการผลต (Capacity Requirement Planning) ระบบ MRP ทไดววฒนาการโดยรวมเอาความสามารถรบขอมลความตองการจากฝายการผลต และ CRP เขาไปน ตอมา ถกเรยกวา MRP แบบวงปด (Closed Loop MRP) ในขนตอนนของววฒนาการเราจะเหนวา มการรวมเอางานการวางแผนการผลต และการบรหารการผลตเขาเชอมโยงกน จากกอนหนานน การท างาน

7

แยกกน Closed- Loop MRP นประสบความส าเรจอยางมากในอตสาหกรรมการผลตในปจจบน MRP ทใชในทกธรกจการผลตก Closed Loop MRP นเอง

การพฒนาไปส MRP II จากความส าเรจของ Closed Loop MRP ท าใหเกดการพฒนาตอยอดขนเปน MRP II

ในยคป ค.ศ. 1980 (โดย MRP ใหมนยอมาจาก Manufacturing Resource Planning) ซงไดรวมการวางแผนและบรหารทรพยากรการผลตอนๆ นอกจากการวางแผนควบคมก าลงการผลต และวตถดบการผลต เขาไปในระบบดวย MRP II ไดววฒนาการถงขนทรวมหนาทตางๆ ซงประกอบดวย การวางแผนงบการจดซอวตถดบ การวางแผนตนทนสนคาคงคลงของระบบบรหารสนคาคงคลง การวางแผนก าลงคนทสมพนธกบก าลงการผลต ซงเปนเรองทเกยวของกบตนทนการผลต เขาอยในระบบ MRP II ดวยความสามารถนท าให MRP II เปนระบบทสามารถสงขอมลทกชนด ทระบบบญชตองการใหแกระบบบญชได นนคอ MRP II เปนระบบทรวมเอา Closed loop MRP ระบบบญช และระบบซมเลชนเขาดวยกน เปนการขยายขอบเขตของสงทสามารถวางแผนและบรหารใหกวางขวางออกไปยงขนกวาเดม โดยการใชระบบ MRP II ธรกจการผลตสามารถทจะวางแผน และบรหารระบบงานตางๆ คอ การขาย บญช บคคล การผลต และสนคาคงคลง เขาดวยกนไดอยางบรณาการ ดวยความสามารถนท าให MRP II เรมถกเรยกวา Business Resource Planning (BRP) และเรมเปนแนวคดหลกของระบบ Computer Integrated Manufacturing (CIM)

จาก MRP II ไปเปน ERP MRP II เปนแนวคดทใชในอตสาหกรรมการผลต ERP ไดขยายแนวคดของ MRP II

ใหสามารถใชไดทงองคกรของธรกจทหลากหลาย โดยการรวมระบบงานหลกทกอยางในองคกรเขามาเปนระบบเดยวกน คอ ERP เกดขนจากความตองการทจะสามารถตดสนใจในดานธรกจอยางมประสทธภาพ และแบบเรยลไทม โดยอาศยขอมลทกชนดจากทกระบบงานในองคกรทระบบน ามาบนทกเกบไวในฐานขอมลรวมเดยวกน

ERP Plus ในปจจบน ไดมการขยายนยามของค าวา ERP ไปเปน Extended ERP หรอ ERP

Plus หมายถง การครอบคลมความสามารถอน ๆ ในระบบ คอ ระบบ CRM ซงหมายถง การบรหารทรพยากรตาง ๆ ขององคกรทเกยวของทงกอนขาย เชน ระบบการขายเชงรก (Sales Force Automation) และหลงการขาย เชน ระบบสนบสนนลกคา (Customer Support) ระบบ ERP Plus ใชในการควบคมกระบวนการทางธรกจตางๆ (Business Processes) ภายในองคกรเกอบทกจด ไมวาองคกรจะมการท าธรกรรมแหงเดยวหรอมหลายแหงทเกยวของกบ

8

การผลต การจดจ าหนาย การเงน รวมไปถงระบบสนบสนนการตดสนใจของผบรหาร (Executive -Information System)

ความหมายของระบบการวางแผนทรพยากรองคกร การวางแผนทรพยากรองคกร (Enterprise Resource Planning : ERP) หมายถง

การวางแผนทรพยากรทางธรกจขององคกรโดยรวม เพอกอใหเกดการใชประโยชนอยางสงสดของทรพยากรทางธรกจขององคกร ERP จงเปนเครองมอทน ามาใชในการบรหารธรกจ เพอแกปญหาทเกดขนภายในองคกร อกทงยงชวยใหสามารถวางแผนการลงทน และบรหารทรพยากรขององคกรโดยรวมไดอยางมประสทธภาพ ERP จะชวยท าใหการเชอมโยงทางแนวนอนระหวางการจดซอ จดจาง การผลต และการขายท าไดอยางราบรน ผานขามก าแพงระหวางแผนก และท าใหสามารถบรหารองครวมเพอใหเกดผลประโยชนสงสด

ระบบ ERP เปนระบบสารสนเทศขององคกรทองคกรตางๆไดน าแนวคดและวธการบรหารมาท าใหเกดเปนระบบเชงปฏบตในองคกร ระบบ ERP สามารถบรณาการ (Integrate) รวมงานหลก (Core Business Process) ตางๆ ในบรษททงหมด ไดแก การจดจาง การผลต การขาย การบญช และการบรหารบคคลเขาดวยกนเปนระบบทสมพนธกน และสามารถเชอมโยงกนอยาง Real Time

การวางแผนทรพยากรองคกร คอ ระบบทใชในการจดการและวางแผนการใชทรพยากรตางๆ ขององคกร เปนระบบทเชอมโยงระบบงานตาง ๆ ขององคกรเขาดวยกน ตงแตระบบงานทางดานบญช การเงน ระบบงานทรพยากรบคคล ระบบบรหารการผลต รวมถงระบบการกระจายสนคา เพอชวยใหการวางแผนและบรหารทรพยากรขององคกรเปนไปอยางมประสทธภาพ ทงยงชวยลดเวลาและขนตอนการท างานไดอกดวย

ประโยชนของ ERP กบการท างานขององคกร 1. ชวยรวบรวมขอมลทางการเงนของบรษท เพอใหประธานกรรมการบรหารเขาใจถง

ภาพรวมของฐานะทางการเงนและการด าเนนงานของบรษทฯ ซงสามารถสนบสนนการตดสนใจของผบรหารได โดยระบบ ERP สามารถน ามาชวยรวบรวมขอมลชดเดยวซงจะตอบค าถามและขอสงสยทกคนไดเพราะวาทกคนไดใชระบบเดยวกน

2. ระบบ ERP สามารถเกบรวบรวมขอมลการสงสนคาของลกคา ตงแตการสงซอของลกคาผานตวแทนขายจนกระทงถงขนตอนของการสงสนคาและเกบเงน โดยจะท าใหบรษทสามารถด าเนนการตาง ๆ ไดงาย รวมถงการสอสารกนระหวางภายในไดงายขน และยงสามารถตรวจสอบสถานะ การด าเนนงานไดงายขน ซงจะเปนการประสานกนระหวางกระบวนการตงแต การผลตการเกบรกษาสนคา จนถงการขนสงสนคาใหลกคาไปยงทหมายปลายทางทตางกนในเวลาเดยวกนได

9

3. สรางมาตรฐานและเพมความรวดเรวในกระบวนการผลต ซงบรษทผผลตทใชระบบตางๆ กนสามารถเชอมโยงขอมลและสอสารกนได โดยท ERP ไดเขามาชวยสรางมาตรฐานในกระบวนการผลตแตละขนตอน โดยใชระบบคอมพวเตอรระบบเดยวท าใหประหยด เวลา เพมประสทธภาพการผลต และลดตนทนตอหนวยไดเปนอยางด

4. ลดภาระดานสนคาคงคลง ERP จะชวยใหกระบวนการผลตเปนไปอยางราบรนและยงเพมประสทธภาพของการผลตดวยยอดการสงซอทเปนจรง ท าใหชวยลดสนคาคงคลงได และยงชวยในการวางแผนในการขนสงสนคาไปยงลกคา ซงจะชวยลดสนคาขนสดทายในระบบคงคลงของการขนสงไดเปนอยางด

5. ชวยจดและสรางระบบมาตรฐานในเรองขอมลทางดานบคลากร โดยเฉพาะอยางยงบรษททมหลายหนวยธรกจ ระบบ ERP จะสามารถขจดปญหาดานการสอสารภายในหนวยงาน ในเรองผลประโยชนและบรหารไปยงพนกงานทกคนได

ความหมายของระบบวางแผนทรพยากรองคกรส าเรจรป (ERP Package) ERP Package เปน Application Software Package ซงผลตและจ าหนายโดย

บรษทผจ าหนาย ERP Package (Vendor หรอ Software Vendor) เพอใชเปนเครองมอในการสรางและบรหารงานระบบ ERP โดยจะใช ERP Package ในการสรางระบบงาน การจดซอจดจาง การผลต การขาย การบญช และการบรหารบคคล ซงเปนระบบงานหลกขององคกรขนเปนระบบสารสนเทศรวมขององคกร โดยรวมระบบงานทกอยางไวในฐานขอมลเดยวกน

จดเดนของระบบวางแผนทรพยากรองคกรส าเรจรป 1. เปน Application Software ทรวมระบบงานหลก อนเปนพนฐานของการสราง

ระบบ ERP ขององคกร ERP Package จะตางจาก Software Package ทใชในงานแตละสวนในองคกร เชน

Production Control Software หรอ Accounting Software แตละซอฟทแวรดงกลาวจะเปน Application Software เฉพาะส าหรบแตละระบบงานและใชงานแยกกน ในขณะท ERP Package นนจะรวมระบบงานหลกตางๆ ขององคกรเขาเปนระบบอยใน Package เดยวกน ซงเปนพนฐานส าคญของการสรางระบบ ERP ขององคกร

2. สามารถเสนอ Business Scenario และ Business Process ซงถกสรางเปน Pattern ไวได ERP Package ไดรวบรวมเอาความตองการส าคญขององคกรเขาไว เปนระบบในรปแบบของ Business Process มากมาย ท าใหผใชสามารถน าเอารปแบบตางๆ ของ Business Process ทเตรยมไวมาผสมผสานใหเกดเปน Business Scenario ทเหมาะสมกบลกษณะทางธรกจในองคกรของผใชได

10

3. สามารถจดท าและเสนอรปแบบ Business Process ทเปนมาตรฐานส าหรบองคกรได

4. การจดท า Business Process ในรปแบบตางๆ นนสามารถจดใหเปนรปแบบมาตรฐานของ Business Process ไดดวยท าใหบางกรณเราเรยก ERP วา Standard Application Software Package

สาเหตทตองน า ERP Package มาใชในการสรางระบบ 1. ใชเวลานานมากในการพฒนาระบบซอฟทแวร การทจะพฒนาซอฟทแวร ERP ขนมาเองนน มกตองใชเวลานานมากในการพฒนา

และจะตองพฒนาทกระบบงานหลกขององคกรไปพรอมๆกนทงหมด จงสามารถรวมระบบงานไดตามแนวคดของ ERP ซงจะใชเวลา 5-10 ป แตในแงของการบรหารองคกร ถาตองการใช ระบบ ERP ฝายบรหารไมสามารถจะรอคอยไดเพราะสภาพแวดลอมในการบรหารมการเปลยนแปลงตลอด ระบบทพฒนาขนอาจใชงานไมได ดงนน ผบรหารจงไมเลอกวธการพฒนา ซอฟทแวร ERP เองในองคกร

2. คาใชจายในการพฒนาสงมาก การพฒนาซอฟทแวรทางธรกจ (Business Software) ทรวมระบบงานตางๆ เขามา

อยในโปรแกรมเดยวกน มขอบเขตของงานกวางใหญมากครอบคลมทกประเภทงาน ตองใชเวลานานมากในการพฒนา และคาใชจายกสงมากตามไปดวย หรอถาใหบรษททใหบรการพฒนาซอฟทแวร ประเมนราคาคาพฒนาซอฟทแวร ERP ใหองคกร กจะไดในราคาทสงมาก ไมสามารถยอมรบไดอกเชนกน

3. คาดแลระบบและบ ารงรกษาสง เมอพฒนาซอฟทแวรทางธรกจขนมาใชเองกตองดแล บ ารงรกษา และถามการเขยน

โปรแกรมเพมหรอแกไขโปรแกรม การบ ารงรกษาจะตองท าอยอยางยาวนานตลอดอายการใชงาน เมอรวมคาบ ารงรกษาในระยะยาวตองใชเงนสงมาก อกทงกรณทมการปรบเปลยนซอฟทแวร ไปตามแพลทฟอรม (Platform) หรอเนตเวรค (Network) ระบบตางๆ ทเปลยนไปหรอเกดขนใหม กเปนงานใหญ ถาเลอกทจะดแลระบบเองกตองรบภาระคาใชจายในการบ ารงรกษาน พรอมกบรกษาบคลากรดานเทคโนโลยสารสนเทศ (IT) นไวตลอดดวย

11

คณสมบตทดของ ERP Package 1. มคณสมบต Online Transaction System เพอสามารถใชงานแบบ Real Time ได 2. รวมขอมลตางๆ เขามาทจดเดยว และใชงานรวมกนโดยใช Integrated Database 3. ม Application Software Module ทมความสามารถสงส าหรบงานหลกๆ ของธรกจ

ไดอยางหลากหลาย 4. มความสามารถในการใชงานในหลายประเทศ จงมระบบการสนบสนนหลายภาษา

หลายสกลเงนตรา 5. มความยดหยน และสามารถปรบเปลยนขยายงานไดงาย เมอระบบงานหรอ

โครงสรางองคกรมการเปลยนแปลง 6. มขนตอนและวธการตดตงสรางระบบ ERP ในองคกรทพรอมและชดเจน 7. เตรยมสภาพแวดลอม (ระบบสนบสนน) ส าหรบการพฒนาเพมเตม 8. สามารถใชกบเทคโนโลยสารสนเทศใหมๆ 9. ใชเทคโนโลยสารสนเทศทเปนมาตรฐานระดบโลก มการท างานเปนระบบเปด 10. สามารถเชอมโยงขอมลกบระบบงานทมอยแลวในบรษทได 11. มระบบการอบรมบคลากรในขนตอนการตดตงระบบ 12. มระบบสนบสนนการดแลและบ ารงรกษาระบบ ความส าเรจและความลมเหลวในการน า ERP มาใช

1. ความส าเรจในการน า ERP มาใช 1.1 การน ามาใชมประสทธผลในเชงการจดการ

การน า ERP มาใชท าใหการปฏรปการท างาน การปฏรปการบรหารจดการกาวหนา และการปฏรปมประสทธผลในเชงการจดการ ผลของการน า ERP มาใชมทงทวดดวยดชนทเปนตวเลขไดและทวดดวยดชนทเปนตวเลขไดยาก แตกสามารถเหนผลของทงสองอยางไดอยางชดเจน และยงมผลเชอมโยงไปสการปฏรปองคกร

1.2 ใช ERP ไดอยางช านาญและมงสการปฏรปวฒนธรรมและวธขององคกร ผบรหาร ผจดการ และผรบผดชอบหนางานแตละระดบ มความเชอถอขอมลทไดจากระบบ ERP และใชในการตดสนใจ และการตดสนการด าเนนงานประจ าวน นอกจากนน การปฏบตงานโดยรวมมอกน การมขอมลรวมกนระหวางหนวยงานยงกาวหนา ซงเปนผลท าใหมงไปสการปฏรปวฒนธรรมและวถขององคกร

1.3 สามารถพฒนาไดโดยใชระยะเวลาพฒนาทสนตามทตงเปาไว การสรางระบบ ERP โดยใช ERP Package สามารถท าไดภายในระยะเวลาท

ก าหนด นอกจากนน ระยะเวลาพฒนายงสนกวาทผานมา

12

1.4 สามารถพฒนาไดโดยใชตนทนในการพฒนาทต าตามทตงเปาไว ตนทนของการพฒนาในการสรางระบบ ERP อยภายในขอบเขตทตงเปาไว ซง

เกยวเนองกบการทระยะเวลาพฒนาสน ตนทนในการพฒนาจงต า เมอน ามาเปรยบเทยบกบการพฒนาแบบ Customize ทผานมา

1.5 กระจายในแนวนอนไดอยางรวดเรว สามารถกระจายการน า ERP ใชในแนวนอนไดอยางรวดเรว เชน กระจายไปยง

กลมธรกจทแตกตางกนภายในบรษท และกระจายไปยงฐานการผลตทแตกตางกนของบรษท กระจายไปยงบรษทในเครอภายในกลมบรษท นอกจากนน ยงสามารถลดตนทนส าหรบการกระจายในแนวนอนไดดวย ซงท าใหประสทธผลของการน า ERP มาใชสงยงขน

2. ความลมเหลวในการน า ERP มาใช 2.1 ไมสามารถปฏรปการท างานได

การน า ERP มาใชมเปาหมายเพอปฏรปการท างาน เชน การลดตนทน การเพมความเรว การเพมประสทธภาพในการท างาน เปนตน แตในความเปนจรงไมสงผลอยางใดในการปฏรปการท างาน โดยยงด าเนนการตามกระบวนการทางธรกจ (Business Process) เหมอนกบทเคยท ามาตอไป

2.2 ไมสามารถปฏรปการบรหารจดการได คาดหวงวา การน า ERP มาใชจะท าใหเกดการปฏรปการจดการ จากการท

ทราบถงสภาวะของกจการแบบ Real Time และการใชขอมลทไดในการตดสนใจอยางรวดเรวและทนตอเวลา ท าใหเกดการปฏรปการจดการซงชวยเพมความรวดเรวของการจดการ ลด Cycle ของการจดการ แตในความเปนจรง หลงจากน า ERP มาใช การใชขอมลทไดกยงคงไมมความกาวหนา และยงคงใชวธการจดการเหมอนกบทเคยท ามาตอไป

2.3 ระยะเวลาพฒนานานและตนทนสง การสรางระบบ ERP เพอน า ERP มาใชระยะเวลาพฒนานานและมตนทนสง

นอกจากนน การน าไปใชยงลาชากวาก าหนด ซงท าใหตนทนของการพฒนาสงกวาทตงเปาไวมาก มผลท าใหการน า ERP มาใชกลายเปนของแพง

2.4 ตนทนของการดแลรกษาหลงจากน ามาใชสง การสรางระบบ ERP ในการน า ERP มาใชจะท าใหเกดระบบสารสนเทศของ

องคกรใหมโดยใช ERP Package ซงควรจะท าใหการดแลรกษาท าไดงายและตนทนในการดแลรกษาลดลง แตในความเปนจรง เนองจากมซอฟตแวรทพฒนาขนดวยมอทเรยกวา Add-On ส าหรบการ Customize อยเปนจ านวนมาก จงท าใหมตนทนไมตางไปจากการพฒนาแบบ Customize ทท าดวยมอ

13

2.5 ไมสามารถตามอพเกรด Version ของ ERP Package ได เมอมการอพเกรด Version ของ ERP Package ผผลต ERP Package แจงวา

จะยกเลกการบ ารงรกษา Version เกา แตเมอจะพยายามอพเกรด Version ของ ERP Package ทน ามาใชกจะพบวา มความขดแยงกบซอฟตแวรทพฒนาขนแบบ Add-On โดยการ Customize ท าใหทราบวาตองมการสรางขนมาใหม ดงนน ในการอพเกรด Version ของ ERP- Package จ าเปนตองมการท าสอบและการพฒนาทยงยาก และมตนทนส าหรบการอพเกรด Version เทา ๆ กบการน าเอาระบบใหมเขามาใช

ส าหรบธรกจ SMEs ในการเลอกระบบทจะตดตง ERP ใหศกษาขอมลดาน ซอฟทแวรวาระดบไหนเหมาะกบองคกรของตนเอง หรอศกษาในธรกจทใชระบบ ERP ทมความใกลเคยงกบธรกจในองคกร อาจมองไดมากกวา 1 ระบบ เพราะในหนงองคกรอาจมการใชระบบ ERP มากกวาหนงซอฟทแวรในการตดตงระบบ ERP นน ระบบจะดหรอไมด ไมไดอยทตวระบบอยางเดยว แตอยทผใชงานวามความรเกยวกบการใชระบบมากนอยแคไหน ความพรอมและนโยบายของผบรหารระดบสงวา เหนความส าคญของการใชระบบ ERP มากแคไหน เพราะในการตดตงระบบตองใชเงนทนในการตดตงและบ ารงรกษาเปนจ านวนมาก

ปจจยความส าเรจและลมเหลวในการน า ERP มาใชงาน (CSFS)

Esteves และ Pastor (2000) ไดพฒนากรอบแนวความคดส าหรบปจจยหลกแหงความส าเรจในการด าเนนโครงการ ERP เราสามารถมอง CSFS จาก 4 มมมอง ตามตารางท 2

ตารางท 2 ปจจยวกฤตความส าเรจ (CSFS) ใน 4 มมมอง Strategic Tactical

Orga

nizati

onal

Sustained Management Support Effective Organization Change

Management Good Project Scope

Management Adequate Project Team

Composition

Dedicated Staff and Consultants Strong Communication Inwards

and Outwards Formalized Project Plan/

Schedule Adequate Training Program

14

ตารางท 2 ปจจยวกฤตความส าเรจ (CSFS) ใน 4 มมมอง (ตอ) Strategic Tactical

Orga

nizati

onal

Comprehensive Business Process Reengineering

Adequate Project Champion Role

User Involvement and Participation

Trust between Partner

Reduced Trouble Shooting Appropriate Usage of Consultants

Empowered Decision Makers

Tech

nolog

ical Adequate ERP Implementation

Strategy Avoid Customization Adequate ERP Version

Adequate Software Configuration Legacy Systems

ทมา : Esteves and Pastor (2001). Annual BIT Conference. p.44.

โดยธรรมชาตของการน า ERP ไปใชงานมกจะเกดปญหาซงสามารถรวมได 4 มมมอง

คอ มมมองดานกลยทธ (Strategic) และทางดานยทธวธ (Tactical) ทางดานองคประกอบขององคกร (Organizational) และมมมองทางดานเทคโนโลย (Technology)

1. มมมองทางดานองคประกอบขององคกร (Organizational Perspective) วฒนธรรมองคกร (Culture) และบคลกภาพของคนในองคกรเอง (Personality) และยงรวมไปถงกระบวนการทางธรกจ (Business Processes) ดวย โดยเฉพาะในดานกระบวนการทางธรกจ บางครงมการแยกน าไปพจารณาตางหาก เนองจากปจจบนผขายทงหลายทจ าหนาย Software package ตางมงใหความสนใจมาทกระบวนการทางธรกจ และมการพฒนาเครองมอตวใหม ๆ ขนมามากมายทงทเปนบรษทใหญทมชอเสยง และนกออกแบบทองถน (Local Software Programmer)

2. มมมองทางดานเทคโนโลย (Technological Perspective) จะมงเนนไปทางดานโครงรางทเกยวกบสวนประกอบยอย ๆ ของระบบ ERP ซงมความสมพนธทางดานเทคนค เชน ฮารดแวรและซอฟทแวรพนฐานทตองการ

3. มมมองทางดานกลยทธ (Strategic Perspective) จะมความสมพนธกบความเชยวชาญหลก ๆ ซงสามารถท าใหส าเรจไดตามวตถประสงคขององคกรและเปาหมายในระยะยาว (Organizational ’s Mission and Long-Term Goal)

15

4. มมมองทางดานยทธวธ (Tactical perspective) จะมผลกระทบโดยตรงกบกจกรรมทางธรกจและเปาหมายในระยะสน (Business Activities with Short Term Objections)

รายละเอยดปจจยแหงความส าเรจ 1. มมมองดานการจดการองคกร (Organization)

1.1 ปจจยเชงกลยทธ (Strategic Factor) 1.1.1 การสนบสนนจากฝายบรหารอยางยงยน (Sustained - Management Support) จะตองมการสนบสนนจากผบรหารทงในระดบกลางและระดบสงตลอดชวงทมการน า ERP มาใช โดยการสนบสนนตางๆนน จะอยในรปของหนาททเกยวของและความตงใจทจะจดสรรทรพยากรขององคกร 1.1.2 การบรการการจดการการเปลยนแปลงภายในองคกรทมประสทธภาพ (Effective Organizational Change Management) การเปลยนแปลงในองคกรน หมายรวมถง องคความรทใชเพอการจดการกบการเปลยนแปลงทซบซอน เชน การจดการกบระบบขอมลสารสนเทศขนาดใหญเพอใหไดผลลพธทถกตอง ถกเวลา ภายในตนทนทเหมาะสม วธการจดการเปลยนแปลงจะพยายามท าใหเกดการยอมรบและมความพรอมส าหรบระบบใหม ๆ ทจะท าใหองคกรไดรบประโยชนสงสด การจดการเปลยนแปลงในองคกรทประสบผลส าเรจนนจะตองเกดจากการรวมมอกนของบคลากร กระบวนการ และเทคโนโลย 1.1.3 การจดการขอบเขตของโครงการทด (Good Project Scope Management) ปจจยนเกยวของกบการพจารณาเรองเปาหมายของโครงการใหมความชดเจนสอดคลองกบพนธกจ และเปาหมายเชงกลยทธขององคกร ซงรวมถง การนยามของเขตและการควบคมขอบเขตทตามมา ตวอยางขององคประกอบของปจจยน ไดแก เปาหมายของกระบวนการธรกจและหนวยธรกจตาง ๆ ทเกยวของ การท างานของระบบ ERP เทคโนโลยทจะตองน ามาแทนท อพเกรด รวมเขาดวยกน และการแลกเปลยนขอมล 1.1.4 การสรางทมงานทเหมาะสม (Adequate Project Team Composition) โดยทวไปแลว โครงการ ERP จะตองการการผนวกรวมของการด าเนนธรกจ เทคโนโลยสารสนเทศ Vender และการสนบสนนจากทปรกษา โครงสรางของทมงานในหนงโครงการจะตองมความแขงแรงในการด าเนนการกระบวนการ มปจจยทส าคญ 2 ปจจย คอ การประสานรวมของทปรกษาภายนอก (3rd Party Consultants) ในทมงาน และการรกษาและด ารงไวซงความรตาง ๆ ดาน ERP ในองคกร 1.1.5 มขนตอนในเรองการบรณาการกระบวนการธรกจอยางเขมขน(Comprehensive Business Process Reengineering) เกยวของกบการจดวางต าแหนงระหวางกระบวนทางธรกจ แบบจ าลองทางธรกจของ ERP และวธการปฏบตทดทสดท เกยวของ กระบวนการนจะท าใหการปรบปรงการท างานของซอฟทแวรเปนไปตามความ

16

ตองการขององคกรไดอยางแทจรง ผบรหารจ าเปนตองตดสนใจวา จะท าการบรณาการกระบวนการทางธรกจกอน ในระหวางหรอหลงจากทมการน า ERP มาปฏบตใช 1.1.6 บทบาทและหนาทของผน าโครงการทเหมาะสม (Adequate Project Champion Role) เหตผลหลกของบคคลน คอ การเปนบคคลทท าหนาทเสมอนเปนศนยกลางทท าใหเกดผลส าเรจ ในการน ามาใช เขาหรอเธอจะตองมทกษะทสามารถรบมอไดกบการเปลยนแปลงตางๆ ขององคกร บทบาทของ Project Champion นมความส าคญมากในการท างานดานการตลาดของโครงการ 1.1.7 ความมสวนรวมของผใชและบคคลทเกยวของ (User Involvement and Participation) การมสวนรวมของผใช หมายถง พฤตกรรมและกจกรรมทผใชกระท าในกระบวนการน าระบบมาใช ความเกยวของของผใช หมายถง ตวบงชทางดานจตวทยาของบคคลแสดงถงความสมพนธระหวางระบบและผใช โดยความมสวนรวมของผใชและบคคลทเกยวของจะสงผลใหการบรรลในเรองของคณภาพของระบบดขน มความเหมาะสมกบความตองการของผใช 1.1.8 ความนาเชอถอของคคา (Trust between Partners) ในชวงของ การน ามาใชนนจะมคคาตาง ๆ เขามาเกยวของ อาทเชน บรษททปรกษา ผจ าหนายซอฟทแวรและฮารดแวร การมคคาทเหมาะสมจะท าใหบรรลถงเปาหมายไดโดยงาย 1.2 ปจจยเชงยทธวธ (Tactical Factors)

1.2.1 การก าหนดแนวทางใหบคลากรและทปรกษาทเกยวของ (Dedicated Staff and Consultants) โดยปกตแลวจะใชเวลาเปนตวก าหนดวธการตางๆ ในโครงการทมตอกจกรรมอนๆ แตความเชอในความส าเรจของทมงานกมความส าคญเชนเดยว กน ทปรกษาตางๆ ควรทจะเขามาเกยวของในการใหความชวยเหลอตางๆ ในการน ากระบวนการมาใช โดยจะตองมการแลกเปลยนผเชยวชาญภายในกลมของทมงานตางๆ ทเกยวของกบโครงการ สงเหลานจะสมพนธกบการวาจาง และการสรางแรงจงใจใหแกพนกงานและทปรกษา

1.2.2 การตดตอสอสารทมประสทธภาพทงขาเขา และขาออก (Strong Communication Inwards and Outwards) การตดตอสอสารแบงไดเปน 2 ชนด คอ “ขาเขา” สทมงานของโครงการ และ “ขาออก” ไปยงองคกร หมายความวา ไมใชแคมการแลกเปลยนขอมลภายในทมงานของโครงการเทานน แตจะตองมการตดตอสอสารกบองคกรอกดวย (ในเรองของผลลพธและเปาหมายตาง ๆ ในแตละขนตอนการน ามาใช)

1.2.3 การวางแผนและจดตารางเวลาอยางมแบบแผน (Formalized Project Plan/Schedule) หมายความวา จะตองมการวางแผนการด าเนนการและการจดตารางเวลาตาง ๆ อยางเปนระบบ ตลอดทงกจกรรมทเกยวของกบการน า ERP มาใชในองคกร โดยจะตองมการจดสรรเงนทนและทรพยากรตาง ๆ อยางเหมาะสมส าหรบใชในกจกรรมเหลานน มหลกฐานแสดงใหเหนวา สงส าคญทใหโครงการลมเหลวหรอประสบผลส าเรจนนอยทการด าเนนกจกรรม

17

ใหเปนไปตามแผนทวางไว นนคอ งานเสรจตรงตามเวลาภายใตงบประมาณทก าหนด ในการทจะมนใจไดวา โครงการเสรจตามแผนงานและตารางเวลานนจะตองอาศยการตรวจสอบ ควบคมเวลาและเงนทนทใชไปอยางใกลชด ตลอดจนการทบทวนขอบเขตโครงการและแผนกงานตามตารางเวลาตางๆ อยางสม าเสมออกดวย

1.2.4 โปรแกรมการฝกอบรมทเหมาะสม (Adequate Training Program) แผนการฝกอบรมควรมการพจารณาทงในดานเทคนค ผใชระดบสดทาย และขอบเขตนน ขนอยกบรปแบบของวธการขนตอนการน ามาใช บางองคกรนยมการฝกอบรม โดยคนในหนวยงาน (In-House Approach) ขณะทบางองคกรนยมใชการฝกอบรมผานทางบรษททปรกษาทางดานการฝกอบรม

1.2.5 การลดการแกปญหา (Reduced Trouble Shooting) ปจจยนอางถงปญหาและพนทเสยงตาง ๆ ทเกดขนในทก ๆ การน ามาใช กลไกการแกปญหาควรทจ าน ามารวมไวในแผนการน ามาใช มมมมองทส าคญสองมมมอง ในเรองของบการปรบเปลยนและการถายโอน (Adaptation and Transfer) ของขอมลเกาและ “Go Live Moment (ชวงเวลาปจจบนทมความทนสมยอยเสมอ)” ไมควรประเมนเวลาทใชและความพยายามในการถายโอนขอมลจากระบบเกาใหต ากวาความเปนจรง

1.2.6 การใชทปรกษาอยางเหมาะสม (Appropriate Usage of Consultants) การก าหนดจ านวนวการและระยะเวลาในการใชทปรกษาจากภายนอกใหเหมาะสมกบความจ าเปนในการน า ERP มาใช การใชทปรกษาจากภายนอกจะขนอยกบ Know How ภายในองคกรในระยะเวลานนๆ

1.2.7 การใหอ านาจในการตดสนใจ (Empowered Decision Makers) จะตองมการใหอ านาจแกสมาชกในโครงการใหมการตดสนใจทรวดเรว เพอลดความเวลาลาชาในการน ามาใชทเกดจากการตดสนใจ ซงองคกรควรมความพยายามทจะใหการตดสนตางๆ ด าเนนไปอยางรวดเรวเทาทจะเปนไปได ซงเพยงแคเวลาลาชาไมกนาทกจะสงผลเสย ท าใหโครงการมระยะเวลาด าเนนการนานขน

2. มมมองทางดานเทคโนโลย (Technological Perspective) 2.1 ปจจยเชงกลยทธ (Strategic Factors) 2.1.1 กลยทธการน าระบบ ERP มาใชอยางเหมาะสม (Adequate ERP

Implementation Strategy) ปจจยน หมายถง การตดสนใจเลอกใช Software Package ทเหมาะสมกบองคกร มวธการทแตกตางกนอย 2 วธทใชในการเลอก Software Package คอ Skeleton กบ Big Bang โดยท Skeleton นนจะเปนการคอย ๆ น าฟงกชนตาง ๆ มาใชงานจนเตมระบบ สวน Big Bang จะเปนการน ามาใชใหเตมระบบในทเดยว สงทจะตองท าก คอ การพจารณาถงขอดและขอเสยของทงสองวธ โดยเฉพาะในระบบ Functionality

18

2.1.2 หลกเลยงการปรบแตงตางๆ (Avoid Customization) หมายถง การน าระบบ ERP มาใชในองคกรนน องคกรควรทจะมความพยายามปรบเปลยนปรบปรงการท างานตาง ๆ ใหมความเหมาะสมกบระบบ ERP ทน ามาใชมากกวาทจะท าการปรบปรงแกไขสวนตาง ๆ ในระบบ ERP เพอใหเขากบกระบวนการท างานทเปนอย ดงนน จงมค าแนะน าวาการปรบตางๆ นนตองเปนไปตามขอก าหนดมาตรฐานของซอฟทแวรทสามารถรองรบได

2.1.3 เวอรชน ERP ทเหมาะสม (Adequate ERP Version) องคกรจ าเปนทจะตองท าการก าหนดเวอรชนของระบบ ERP ทจะน ามาใช การปรบปรง (Upgrade) บอยๆ มกจะกอใหเกดปญหาอยบอยครง

2.2 ปจจยดานยทธวธ 2.2.1 โครงสรางและองคประกอบตางๆ ของซอฟทแวรทมความเหมาะสม

(Adequate Software Configuration) โครงสรางและองคประกอบของซอฟทแวรนเกยวของกบการปรบเปลยนฟงกชนการท างานโดยทวไปใหเขากบความจ าเปนตางๆ ขององคกร ตลอดจนจ าเปนทจะตองปรบแปลงในสวนของหนาจออนเตอรเฟสใหเหมาะสมกบการใชงานของผใชอกดวย ดงนน กอนการใชงานจรงควรทจะมการตรวจสอบความถกตองเสยกอน 2.2.2 ระบบสบทอด (Legacy System) คอ การด าเนนการทางธรกจและระบบสารสนเทศทมมากอนการน าระบบ ERP มาใช ซงรวมไปถง กระบวนการทางธรกจ โครงสรางองคกร วฒนธรรม และขอมลสารสนเทศตางๆ สงเหลานถอวาเปนเหลงขอมลทส าคญในการน าระบบ ERP มาใช สงทตองกระท า คอ การตดสนใจวาองคกรมความจ าเปนทจะตองท าการแทนทระบบสบทอดในสวนใด และพจารณาถงความจ าเปนระบบสบทอดเหลานนจะท าใหระบบ ERP ไมรองรบการแทนทอยางเหมาะสม ทฤษฎการวเคราะหจดคมทน ชมพล ศฤงคารศร (2546 : 41-43) การวเคราะหจดคมทนเปนวธการจดการและเสนอผลวเคราะหในสภาวะทอยกบทของความสมพนธทางเศรษฐศาสตรในชวงเวลาสนๆของธรกจ การสรางแผนภมจดคมทนจะแสดงถงการแปรผนของตนทน (คาใชจาย) รายรบ และผลก าไรตอการเปลยนแปลงประมาณการผลต ความสมพนธทจดคมทนของฟงกชนตนทนและรายรบจะถกตองภายใตสภาวะหนงเทานน

แผนภมจดคมทน (Break-Even Chart) มประโยชนในการอธบายใหเขาใจถงกรณทมการเปรยบเทยบตนทนคงทและตนทนแปรผนทมผลตอก าไรของธรกจ นอกจากนน ยงสามารถอธบายถงผลการเปลยนแปลงในนโยบายการผลตของธรกจในการเขยนแผนภมจดคมทน ดงแสดงในภาพ 4 แกนในแนวตง หมายถง รายรบหรอตนทน (รายจาย)

ส าหรบตนทนจะจดจ าแนกไดเปน 2 สวน คอ สวนแรกจะเปนตนทนคงท ซงจะแปรผนตามปรมาณการผลต ตนทนน ไดแก คาเชา คาดอกเบย คาคนควา คาประกน คาเสอมราคา

19

คาภาษโรงเรอน คาโฆษณา คาบรการทางเทคนค คาเงนเดอนฝายบรหาร ตนทนสวนทสองจะเปนตนทนแปรผนซงจะแปรผนตามปรมาณการผลต ตนทนน ไดแก คาเสยหายจากการเนาเสย คาบรรจหบหอ คาซอมบ ารง คาแรงงานทางตรง คาวสดทางตรง และคาโสหยทางตรง เปนตน ส าหรบแกนนอน หมายถง ปรมาณการผลตหรอการขาย มหนวยเปนจ านวนชนหรออาจจะแสดงดวยจ านวนเงนทขาย หรอจ านวนรอยละของก าลงการผลตทงหมด

เสนแนวนอนในแผนภมจะแสดงถงตนทนคงท (F) ซงมคาคงทตลอดชวงของการผลต ส าหรบเสนลาดชน (Slope) ทเรมตนจากจดตดระหวางเสนตนทนคงทกบแกนในแนวตงจะแสดงถงตนทนแปรผน (V) ซงตนทนนจะแปรผนเปนสดสวนโดยตรงกบปรมาณการผลต ดงนน การเพมผลผลตในแตละหนวยจะกอใหเกดตนทนแปรผนเพมขนในขนาดเดยวกน และตนทนรวม (C) จะเทากบผลบวกของตนทนคงทกบตนทนแปรผนรวมกน สวนเสนลาดชนทเรมจากจดตดระหวางแกนในแนวตงและแกนในแนวนอน คอ เสนรายรบ ซงเสนรายรบ R นจะถกสมมตใหแปรผนเปนสดสวนโดยตรงกบปรมาณการผลตหรอปรมาณการขาย

จดคมทน (B) จะเกดขน ณ จดตดของเสนตนทนรวมกบเสนรายรบ (อาจจะแสดงดวยจ านวนเงนทไดรบจากการขายหรอจ านวนผลผลต) โดยทไมท าใหธรกจเกดการขาดทนหรอมผลก าไร ส าหรบระยะทางในแนวดงระหวางเสนรายรบและเสนตนทนรวมทอยทางขวาของจด B จะแสดงถงผลก าไร และทอยทางซายของจด B จะแสดงถงการขาดทน แผนผงรปแทงของตนทนทใชอธบายการหาผลก าไร ซงแสดงไวทางดานขวาของแผนภมจดคมทนในรปท 3 โดยบงถงจ านวนผลผลต (n) ตนทน รายรบ และผลก าไร จะถกจดอยในรปแบบเดยวกบแผนภมจดคมทน ส าหรบจ านวนผลผลตใด ๆ ทนอกเหนอจากระดบนจะท าใหผลก าไร (ขาดทน) ทแตกตางกนออกไป

20

รปท 3 แผนภมจดคมทน

งานวจยและเอกสารทเกยวของ ปราณ ชะวรรณ (2546 : 98-100) ไดกลาวถง คณประโยชนและขอจ ากดของ ERP

ไววา ERP หมายถง หลกการในการวางแผนบรหารทรพยากรองคกร มการเชอมโยงทกกระบวนการทางธรกจโดยใชฐานขอมลรวมกน ทกฝายทกแผนกสามารถเรยกใชขอมลรวมกนไดจากฐานขอมลเดยวกน ซง ERP สามารถพจารณาขอบขายไดจากกระบวนการทางธรกจทงหมดทมอยในองคกร หรอพจารณาไดจากขอบขายการปฏบตงานในองคกร รวมทง ยงสามารถพจารณาไดจากฟงกชนการท างานของซอฟตแวร ERP ไดดวย และเนองจากระบบ ERP เปนระบบใหญและมความซบซอนมาก ดงนน การน า ERP มาใชใหประสบความส าเรจจ าเปนตองอาศยทปรกษาดาน ERP โดยเฉพาะทมความรและมทกษะความเชยวชาญและความช านาญ มประสบการณในการพฒนาระบบนมากอน มาชวยในการตดตงลงโปรแกรม พรอมทงชวยดานการปรบโครงสรางและกระบวนการทางธรกจขององคกรใหสอดคลองและเหมาะสม

กาญจนา สมหวญญ (2547) ไดกลาวถง ซอฟทแวร ERP เปนระบบสารสนเทศทอ านวยความสะดวกในการท างานทกกระบวนการ (Business Process) และในทกหนวยงานขององคการ เพอเชอมโยงขอมลของทกกระบวนการและทกหนวยงานนนเขาสฐานขอมลสวนกลางทเปนฐานขอมลเดยวกน (Single Database) ทงน เพอท าใหทกหนวยงานมขอมลทเปนอนหนงอนเดยวกน ลดเวลาการท างาน ลดการท างานทซ าซอน ลดความผดพลาดและความขดแยงทอาจจะเกดขน เนองจากการสอสารระหวางหนวยงานภายในกนเอง หรอกบหนวยงานภายนอก ซงสงผลโดยตรงตอการใชทรพยากรทมอยอยางจ ากดในทกๆ กระบวนการของธรกจใหไดประโยชนอยางสงสด แต ERP ไมไดเปนเพยงแคเครองมอในการจดการในระดบการปฏบตงาน Business Transaction เทานน แตยงสามารถชวยผบรหารส าหรบการตดสนใจระดบ

21

Tactical level ดวย ยกตวอยาง เชน การวเคราะหงบการเงน (Financial Analysis) ผบรหารจะสามารถไดขอมลทนทและถกตอง ท าใหการตดสนใจของผบรหารอยบนพนฐานของขอมลจรง (Management by Fact) เปนตน ERP สามารถท าใหเกดการบรหารทงองคกรรวมและพฒนาองคกรใหทนสมย ทนโลกทมการเปลยนแปลงอยางรวดเรวจนไมสามารถหยดยงได เราจะตองเตรยมระบบในองคกรใหพรอมและมความยดหยน เพอสามารถปรบตวในสถานการณไดอยางรวดเรว เปนการสรางขอไดเปรยบในการแขงขนยคเศรษฐกจสมยใหม (New- Economy)

ณฐชกานต เหรยญไชยศรกล (2550) ไดท าการศกษากระบวนการจดท าและพฒนาระบบ ERP ของแผนกผลต บรษท ไอแลนดแคนนง จ ากด โดยเรมศกษาจากกระบวนการผลตของสมแมนดารนในถวยพลาสตกตงแตการเตรยมวตถดบ ขนตอนการผลต จนถงการบรรจผลตภณฑ ศกษาความตองการของผใชระบบและผบรหารท าใหทราบวา มความตองการทจะใหระบบการผลตมการเชอมโยงกบระบบอน ออกแบบระบบโดยศกษา Module การผลตของระบบ J.D. Edwards ทน ามาใชกบการผลตสมแมนดารนในถวยพลาสตกของบรษทฯ พบวา ระบบ J.D. Edwards นน มโปรแกรมทสามารถชวยใหการท างานเปนแบบอตโนมตได ซงจะชวยลดความผดพลาดของขอมลทเกดจากการปอนขอมลดวยคน และขอมลคาใชจายในการค านวณตนทน จะถกสงไปทแผนกตนทนในแตละขนตอนการผลต แผนกตนทนไมตองรอขอมลจากแผนกบญช ท าใหแผนกตนทนสามารถค านวณตนทนสนคาไดทนท และสามารถสงขอมลทเปนปจจบนใหผบรหาร เพอใชในการตดสนใจไดอยางมประสทธภาพ

สมลรตน จรลรงโรจน (2550) ไดศกษาการวางแผนเชอมโยงระบบการใชทรพยากรขององคกร กรณศกษา บรษท พระประแดงเชฟสตล จ ากด พบวา สาเหตหนงทองคกรไมประสบความส าเรจในการด าเนนงาน เนองจากขาดขอมลทมประสทธภาพ ระบบงานในปจจบนไมเออตอการแขงขนในตลาด การเชอมโยงบรษทขาดการวางแผนเชอมโยงระบบ พนกงานขาดความกระตอรอรนในการปฏบตงาน การบรหารจดการควบคมคอนขางยาก เนองจากขอมลไมครบถวน ขาดความนาเชอถอ สงผลตอการวางแผนทางการตลาด และการแกปญหาตางๆ ของผบรหาร

ดวงรตน คงสวรรณ (2549) ไดท าการศกษาเรองการบรหารโครงการในเชงการจดการเปลยนแปลง : โครงการตดตงระบบ ERP ผลของการส ารวจ พบวา องคกรสวนใหญไมประสบผลส าเรจในการตดตงระบบ ERP ทงทเปนเทคโนโลยทไดรบความนยมจากองคกรธรกจอยางแพรหลาย โดยเขามามบทบาทในฐานะระบบงานหลกในการจดการและวางแผนการใชทรพยากรตาง ๆ ขององคกร มการเชอมโยงระบบงานขององคกรเขาดวยกน เพอชวยใหการวางแผนและบรหารทรพยากรขององคกรเปนไปอยางมประสทธภาพ โดยปจจยทมผลตอความส าเรจในการตดตงระบบ ERP มากทสด คอ ปจจยทางดานทกษะบคคล (Humanware) ซงประกอบดวยบคคล 3 กลม คอ ผบรหาร ผใชงานระบบ และผท าการตดตง โดยทบคคลทง 3

22

กลมจะตองมความกระตอรอรน และใหความรวมมอในการผลกดนใหการตดตงระบบเปนไปตามแผนงานทวางไว

กตต สทธสตยาภรณ (2548) ไดกลาววาระบบ ERP มความซบซอนในตวสง และกอใหเกดการเปลยนแปลงทางธรกจอยางมากเกนกวาทจะเปนงานของคนใดคนหนงในองคกร ความส าเรจของ ERP จงตองขนอยกบบคลากรทมศกยภาพทงภายธรกจและฝายไอท

จรศกด มงคลปทมาวด (2547) ไดศกษาความเปนไปไดในการปรบปรงการท างานของระบบการผลตโดยใชหลกการ ERP ของบรษทผลตกระปอง XYZ โดยใชหลกการของ MRP-II และเปนแนวทางในการออกแบบระบบสารสนเทศ เพอทจะรขอมลเกยวกบสถานภาพของการผลตอยางรวดเรว

ธนพล ธารน าทพย (2547) ไดท าการวจยเรองปญหาและอปสรรคของผประกอบการธรกจขนาดกลางและขนาดยอมตอการใชโปรแกรมระบบบญชส าหรบธรกจขนาดยอม พบวา อปสรรคและปญหาดานการใหขอมลบญชทพบมากทสด คอ ผลลพธของโปรแกรมไมแสดงขอมลเกยวกบภาษมลคาเพม ปญหาและอปสรรคดานโปรแกรมบญชทพบมากทสด คอ การตดตงและลบโปรแกรมท าไดยาก ปญหาและอปสรรคดานบคลากรทพบมากทสด คอ การตดตอขอค าแนะน ากบเจาหนาททอบรมโปรแกรมเมอเกดปญหาในการใชงานท าไดยาก

พชรนทร อนทนนท (2546) ไดท าการศกษา เรองการพฒนาระบบการวางแผนทรพยากรกจการเพอชวยในการตดสนใจดานการวางแผนความตองการวสด บรษท อนโนแวกซ (ประเทศไทย) จ ากด มวตถประสงคเพอพฒนาระบบวางแผนทรพยากรกจการ เพอชวยในการตดสนใจในดานการวางแผนความตองการวสด ระบบทไดรบการพฒนาขนน เรยกวา Software Applications and Products in Data Processing (SAP) ภายหลงการพฒนาระบบแลว ระบบสามารถลดขนตอนและความผดพลาดในการท างานของฝายจดซอได ระบบมประสทธภาพอยในเกณฑสงและสอดคลองกบความตองการของผใช

สชาต เดนกจกล (2545) ไดท าการส ารวจปญหาการจดการสนคาคงคลงจากการน าระบบวางแผนทรพยากรทวทงองคกร (ERP) ไปใชในอตสาหกรรมการผลตสนคาอตสาหกรรมของประเทศไทย พบวา การวางแผนการผลตทไมเหมาะสม ท าใหไมสามารถก าหนดปรมาณการผลตไดอยางแมนย า และสนคาคงเหลอทยากตอการนบจ านวนในการเบกใชและการบนทกใช มผลท าใหปรมาณของสนคาคงคลงในระบบไมตรงกบความเปนจรง

นพวรรณ รกยตธรรมกล (2544) ไดศกษาการน าซอฟตแวร ERP มาประยกตใชในงานองคกรไทย พบวา องคกรไทยมการน าเอาซอฟตแวร ERP มาใชงานในธรกจทหลากหลาย สวนใหญจะจางบรษททปรกษาอนมาด าเนนการให ดงนนจงตองใชเงนลงทนทสง กลยทธและขนตอนจะตางกนออกไปขนกบประเภทธรกจ ขนาด และลกษณะการบรหารงาน ผลทไดรบโดยภาพรวมองคกรมการท างานทซบซอนและไมยดหยนเพมขนแตสามารถลดตนทนในการด าเนนธรกจในระยะยาวได และสามารถน าเสนอขอมลทมประสทธภาพมากขน ดานความคมคาในการ

23

น าซอฟตแวรมาใชงานในองคกรไทยนนยงไมมการวดผลเปนตวเลขทแนชด เนองจากอยในระยะเวลาเรมใชงาน แตองคกรสวนใหญสามารถบรรลวตถประสงคทตงไวและรสกพงพอใจกบผลทไดรบ

วาสนา วงคสทธ (2543) ไดศกษา เรอง การใชโปรแกรมส าเรจรป SAP ของธนาคารออมสนสาขาในเขตภาค 5 พบวา ปญหาทพบมากทสด คอ ความลาชาและการลมเหลวของระบบเครอขายเชอมโยงขอมล (Network) นอกจากน ยงมปญหาดานบคลากรทขาดความรความเขาใจเกยวกบระบบอยางเพยงพอ เนองจากไมไดรบการฝกอบรมการใชระบบและไมมความรพนฐานดานคอมพวเตอร ปญหาดานโปรแกรมส าเรจรป SAP ท างานไดชาไมทนเวลา มขนตอนในการปฏบตงานทยงยากซบซอน มกเกดปญหาในการท างานบอยครง ปญหาความลาชาในการชวยเหลอเมอเกดปญหาทระบบ คมอการใชงานอานเขาใจยาก ไมมรายการชวยเหลอ (Help Menu) ในตวระบบ และปญหาดานคอมพวเตอรและอปกรณมขดความสามารถนอย จ านวนไมเพยงพอตอการใชงาน

กตต บนนาค (2538 : 76-81) ไดศกษาหวขอ ท าไมการใชคอมพวเตอรกบงานบญชและการบรหารจงไมประสบความส าเรจ พบวา ปญหาในการใชคอมพวเตอรในงานบญชและงานธรกจมาจากระบบการบรหารงานทไมมประสทธภาพ ระบบการควบคมภายในทยงขาดคณภาพ ความไมเชอมนจากบคคลในองคกรทมตอขดความสามารถของคอมพวเตอร การไมใหความรวมมอของบคลากรในองคกรทมตอระบบงานคอมพวเตอร และการเลอกใชคอมพวเตอรทไมเหมาะสมกบองคกรของตนเอง

ณฐวฒ อภสทธยากร (2545) ไดท าการคนควาอสระ เรอง การน าระบบโปรแกรมส าเรจรป Navision Financials มาใชงานสารสนเทศทางการบญชของ บรษท รอยล สแกนดเนเวย (ประเทศไทย) จ ากด ผลการศกษาสรปไดวา โปรแกรมส าเรจรป Navision Financial เปนโปรแกรมทออกแบบมาเพอธรกจประเทศอตสาหกรรมการผลตขนาดกลางโดยเฉพาะ โดยใชหลกการของ MRP (Material Requirement Planning) และมความสามารถในการเชอมโยงขอมลของแตละระบบงานเขาดวยกนทงหมด นอกจากน ยงสามารถน ามาใชในรปแบบระบบเครอขายภายในองคกรดวย อยางไรกตาม ปญหาทพบมากทสดในการน าระบบโปรแกรมส าเรจรป Navision Financials มาใชงาน คอ ปญหาทเกยวกบการปฏบตงานในระบบโปรแกรมส าเรจรป Navision Financial ปญหาดานขอมลน าเขาจากกระบวนการท างานในสถานทปฏบตงานจรง และปญหาดานการชวยเหลอเมอเกดปญหาจากระบบ

จากการศกษาทฤษฏและผลงานวจยทเกยวของกบระบบเทคโนโลยสารสนเทศ และระบบการวางแผนทรพยากรองคกร (ERP) ท าใหไดทราบวาเทคโนโลยสารสนเทศเปนเครองมอทมความส าคญตอการบรหารจดการองคกร ชวยใหองคกรสามารถด าเนนกจกรรมตางๆ เชนการวางแผนกลยทธไดเปนอยางดมประสทธภาพ ซงเปนประโยชนโดยตรงกบองคกรนนๆ สวนการน าระบบการวางแผนทรพยากรองคกรมาใชนน กกอใหเกดการเปลยนแปลงภายในองคกร

24

ทงดานระบบงานและวฒนธรรมองคกร การทจะท าใหระบบ ERP สามารถใชงานไดอยางสมบรณกตองไดรบความรวมมอรวมใจ ทงจากพนกงานและผบรหารขององคกรนน ๆ อยางด

การศกษาน จงมงเนนในการเชอมโยงขอมลของกระบวนการท างาน เขาสฐานขอมลสวนกลางทเปนฐานขอมลเดยวกน (Single Database) โดยใชระบบการวางแผนทรพยากรองคกร (ERP) มาประยกตใช เพอท าใหทกหนวยงานมขอมลทเปนอนหนงอนเดยวกน ลดเวลาการท างาน ลดการท างานทซ าซอน ลดความผดพลาด และความขดแยงทอาจจะเกดขนเนองจากการสอสารระหวางหนวยงานภายในกนเองหรอกบหนวยงานภายนอก โดยบทตอไปจะกลาวถงขนตอนการท างานเดมขององคกร และการท างานของโปรแกรม (CD-Organizer) วาสามารถท ามาประยกตใชและปรบปรงการท างานไดมากนอยเพยงใด

บทท 3 วธการด าเนนงานสารนพนธ

ศกษาและรวบรวมขอมลเกยวกบสภาพปจจบน

จากการศกษาเอกสารและขนตอนการท างานขององคกร พบวา ระบบงานในปจจบนไมมการเชอมตอ (Stand Alone) กนภายในองคกร ขอมลมความซ าซอนกน สงผลใหเกดความลาชาในการประมวลผลและรวบรวมขอมลเพอจดท ารายงาน ความซ าซอนของขอมลเปนผลใหรายงานไมมความครบถวนสมบรณ ขาดความเปนปจจบนและความนาเชอถอ ไมสามารถใชเปนขอมลเพอสนบสนนการตดสนใจของผบรหารได

นอกจากน เรองความแตกตางของรหสบญชและผงบญชของบรษทฯกบบรษทแมทประเทศญปนท าใหเกดความผดพลาดในการจดท างบการเงนรวมและยากตอการตรวจสอบ เนองจากผงบญชไมตรงกน แตเพราะบรษทฯ ไดใชโปรแกรมบญชเดม คอ Accpac มากวา 10 ปท าใหทผานมาไมมการแกไขผงบญชใหตรงกน หมายถงการเรมตนการบนทกบญชและยอดยกมาใหม ซงเปนขนตอนทยงยากและซบซอน

โปรแกรม Accpac เปนโปรแกรมทมราคาคอนขางสง หลงจากลงโปรแกรมแลว ยงมคาบ ารงรกษาและคาใชจายตอเนองทกป ปจจบนบรษทฯใชโปรแกรมเฉพาะในสวนของงานดานบญช ไดแก Cashbook, Account Receivable, General Ledger และ Inventory ซงยงไมสมบรณทงระบบ และหากซอโปรแกรมอนเพมเตม จะมคาใชจายคอนขางสง ประกอบกบภาวะเศรษฐกจปจจบนทอยในชวงถดถอย รายได และรายการคาลดลง จงไมมงบประมาณในการลงทนเพมในโปรแกรม Accpac

โปรแกรมทใชในการสงซอสนคา และออกใบก ากบภาษขาย เปนโปรแกรมทเขยนจาก Microsoft Access มากวา 10 ป ไมสามารถแกไข เปลยนแปลงรายงานเพมเตมตามทตองการได เนองจากไมมรหสผานในการแกไขโปรแกรม และไมสามารถตดตอโปรแกรมเมอรเดมได อกทงคอมพวเตอรทลงโปรแกรมมเพยงเครองเดยว อายการใชงานกวา 10 ป เชนกน โดยทในปจจบน หนวยความจ ามเหลอนอยมากแต กไมสามารถเพมหนวยความจ าไดอก

ในอดตทผานมา บรษทฯไมเคยเหนวาสภาพทกลาวมาขางตนนนเปนปญหา หรอเปนสาเหตท าใหเกดความสญเสยและขอผดพลาด เพราะวารายการคาของบรษทฯมคอนขางนอย และพนกงานกสามารถจดท ารายงานสงไดอยางตอเนอง จงไมมการพจารณาลงทนในดานระบบ สารสนเทศเพมแตอยางใด

จากการศกษากระบวนการท างาน สามารถสรปไดดงตารางตอไปน

26

ตารางท 3 ขนตอนการท างานเดมของ บรษท ตวอยาง จ ากด กระบวนการ ลกคา แผนกขาย แผนกบญช ผขาย

1. ลกคาสงซอสนคา 2. แผนกขายเชคสนคาคงคลง 3. กรณไมมสนคา แผนกขายจะออกใบสงซอใหกบผขาย 4. รบสนคา และ Invoice จากผขาย 5. แผนกบญชบนทกตนทนสนคา 6. สงสนคาพรอมออกใบก ากบภาษขาย 7. กรณลกคารบวางบลพรอมสงของ 8. แผนกบญชบนทกขาย ลกหน และตดบญชสนคาคงเหลอ 9. ออกใบเสรจ รบเงน และรบช าระหน ตามเงอนไขของลกคา หมายเหต สนคา เอกสาร

E-mail

โอนเงน

รบเชค

ได

(Excel)

(Accpac)

(Accpac)

Invoice

Invoice

(MS Access)

(MS Excel)

ไมม ม

E-mail Fax

(MS Access)

Fedex

ไมได

(Excel)

Accpac)

รบ ะ

27

ตารางท 4 กระบวนการท างานเดมของ บรษท ตวอยาง จ ากด แผนกขาย แผนกบญช

1. เมอไดรบค าสงซอจากลกคาทางแฟกซ หรอ E-mail แลว จะท าการเชคสนคาคงเหลอ ซงสวนใหญหากไมใชสนคาทขายอยางตอเนอง จะไมมการเกบสนคาคงเหลอไว

2. กรณไมมสนคาคงเหลอ แผนกขายจะออกใบสงซอสนคาโดยใชโปรแกรม Microsoft Access ใหผขาย ซงประมาณ 90% จะน าเขาจากบรษทแมทประเทศญปน (กรณมสนคาคงเหลอพอจ าหนายจะไปขนตอนในการจดเตรยมสนคาสง)

3. รบสนคาจากผขายทาง Fedex บนทกรบในโปรแกรม Microsoft Access มหนวยเปนปรมาณ สวนราคาซอจะบนทกเปนราคาเงนเยนญปน จดสงส าเนา Invoice ใหกบแผนกบญช

4. จดเตรยมสนคา พรอมออกใบก ากบภาษ

ขาย โดยใชโปรแกรม Microsoft Access กรณทลกคารบวางบลพรอมสงของ จะออกใบวางบลโดยใชโปรแกรม Microsoft Excel และจดสงใหลกคาโดยทางไปรษณย หรอทางรถยนต ขนอยกบปรมาณ น าหนกและระยะทาง กรณทลกคามก าหนดระยะเวลาในการวางบล จะเตรยมเอกสารวางบลจดสงใหแผนกบญช พรอมกบส าเนาใบก ากบภาษทลกคาเซนรบแลว

3.1 ค านวณตนทนสนคา โดยใชโปรแกรม

Microsoft Excel ซงจะค านวณมลคาเปนเงนบาทรวมกบคาภาษน าเขา คาขนสงตาง ๆ และบนทกรบสนคา พรอมตนทน โดยใชโปรแกรม Accpac และโอนเงนจายช าระหนตางประเทศเมอครบก าหนด

4.1 รบส าเนาใบก ากบภาษขาย ท าการบนทกรายการขายสนคา และบนทกตดสนคาคงเหลอในโปรแกรม Accpac

4.2 ในกรณทลกคามก าหนดวนรบวางบล จะจดสงใบวางบลตามวนทลกคาระบไว

4.3 เมอครบก าหนดรบใบวางบล กรณทลกคาโอนเงนเขาบญช จะออกใบเสรจรบเงนลกคาโดยใชโปรแกรม Microsoft Excel โดยจดสงทางไปรษณย

4.4 ในกรณทลกคามก าหนดรบเชคโดยตรงจะออกใบเสรจรบเงนเพอไปรบเชคและเขาบญชธนาคารของบรษท

4.5 บนทกรบช าระหนในโปรแกรม Accpac

28

จากความซ าซอนของการท างาน และฐานขอมลทไมเปนหนงเดยว ท าใหมการเสนอโปรแกรมส าเรจรปทครอบคลมการท างานทงระบบขององคกรมาใช ซงบรษทฯไดตดสนใจเลอกโปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer มาใช โดยมเหตผลดงตอไปน

1. บรษทฯ ไมมผรบผดชอบดานไอทโดยตรง และไมใชผเชยวชาญระบบคอมพวเตอรธรกจ จงอาจท าใหการออกแบบระบบเองไมครบถวน

2. ความตองการรายงานขององคกรนน ไมไดแตกตางไปจากรายงานของโปรแกรมส าเรจรปทมอยมากนก

3. มคมอการใชงานทชดเจน สามารถเรยนรการใชงานไดงาย ลดระยะเวลาในการปฏบตงาน และเปน ERP แบบไรกระดาษ (Paperless) ลดตนทนการปฏบตทงทางตรงและทางออม

4. สามารถแกไข เพมเตมรายงานไดงาย โดยเรยนรจากคมอการใชงาน 5. เปนโปรแกรมทพฒนาโดยคนไทย มตนทนไมสงมาก และไมมคาใชจายในการ

บ ารงรกษารายป 6. สามารถรองรบการเปลยนแปลงของกฎหมายไทยไดอยางถกตองและรวดเรว โดย

ทมงานทดแล การท างานของระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) โดยใชโปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer ระบบบญช CD-Organizer ถกพฒนา และจดจ าหนายโดย บรษท คอมพ ดเวลลอปเปอร จ ากด มาตงแตป พ.ศ. 2537 ซงไดรบการปรบปรง และพฒนาตามกฎหมายและมาตรฐานการบญชทเปลยนแปลงอยเสมอ เปนหนงในระบบบญชบนวนโดวทผลต และพฒนาโดยบรษทของคนไทย โดยมการเชอมโยงขอมลของระบบบญชและคณสมบตพเศษดงรปท 4

29

รปท 4 การเชอมโยงขอมลของโปรแกรมบญช

ทมา : คอมพ ดเวลลอปเปอร. (ม.ป.ป.). การเชอมโยงขอมลของโปรแกรมบญช. หนา 1.

คณสมบตพเศษของระบบ 1. ถกตองตามหลกประกาศสรรพากร ฉบบ 63 และ ฉบบ 89 2. งายตอการใชงานดวยระบบการท างานดวยเมน (Pull Down Menu) 3. สามารถเขาถงจดทตองการท างานไดอยางรวดเรว (Hot Key) 4. สามารถสอบถามวธการใชงานไดในขณะท างานในแตละหนาจอ (Online Help) 5. เชอมโยงระบบงานไวดวยกนถง 18 ระบบ (Full Package)

ระบบคาใชจาย

ระบบรายได

เชค

MIS

30

6. การท างานเปนแบบปรบปรงขอมลทนท ทนเหตการณ (Online Interactive) 7. ทกระบบจะสงขอมลโยงถงกน ท าใหลดการท างานทซ าซอน เชน เมอปอนบลจะ

ไดใบ Invoice บญชลกหน การดลกหน สตอกการด ภาษขาย 8. แสดงรายงานไดทงทางจอภาพและเครองพมพ หรอสงไประบบอนๆ ทง

Microsoft WORD, EXCEL 9. มเมนการท างานทงภาษาไทยและองกฤษ 10. สามารถใชขอมลรวมกนไดในระบบเครอขายคอมพวเตอร (LAN)

10.1 กรณยงไมมระบบเครอขาย LAN สามารถน าขอมลจากอกเครองหนงมารวมกบอกเครองหนงได

10.2 ผใชแกไขจ านวนและทศนยมของขอมลไดเอง เชน จ านวนหลกของราคาจ านวนเงน จ านวนสนคา 10.3 แกไขรหสสนคา ผงบญชได ในภายหลง ถงแมปอนจะขอมลไปแลว

11. มการส ารองขอมล เพอปองกนการเสยหายของขอมลอยางสมบรณ (Backup Data) พรอมทง มระบบการเตอนการส ารองขอมล

12. มการก าหนดสทธในการใชขอมลของผใชงานตามระดบต าแหนงหนาท และแบบเปนรายบคคล

13. มการก าหนดสทธแตละพนกงานในการดรายงาน ปอนขอมล แกไขขอมล 14. ผใชงานสามารถออกแบบสรางแบบฟอรมและรายงานเพมเตมไดดวยตนเอง โดย

ไมจ ากดจ านวน 15. มรายงานชวยงานดานบญช และขอมลดานบรหารมากกวา 400 รายงาน 16. สรางชองบรษทใหมๆ ไดไมจ ากดจ านวนบรษทและรวมขอมลเขาดวยกนได 17. สอบถามขอมลไดทงรหส ค าทกค า และทกพยางคในทกเนอหา 18. ปอนรายการเสรจ ระบบจะสามารถพมพงบตาง ๆ ไดทนทโดยไมตองรอถงสนป 19. แปลงสกลเงนไดไมจ ากดจ านวนสกลเงน 20. มเครองคดเลขตดมากบโปรแกรม ไมตองคอยกดเครองนอกโปรแกรม

31

การวเคราะหขนตอนการท างานหลงการใชระบบ ERP (CD-Organizer) ระบบการซอ

รปท 5 แสดงขนตอนการท างานของระบบการซอ

ขนตอนแรกของการบนทกการซอ อาจจะเรมตนจากการเปดใบสงซอ (PO) โดยโปรแกรมจะท าการเปดใบสงซอ (PO) และจะท าการเกบประวตการสงซอ

ขนตอนท 2 เมอเจาหนท าการสงสนคา (โดยเจาหนเปดเฉพาะใบสงของเทานน) จะเกดใบรบสนคา เพอเปนการยนยนการรบสนคาทมาสงตามใบสงของ ซงโปรแกรมจะท าการเกบประวตการรบสนคาแตละครงเพอรวบรวมมาบนทกการซอ

ขนตอนสดทาย ท าการบนทกการซอเมอเจาหนเปดใบก ากบภาษหรอใบแจงหนมา โดยโปรแกรมจะท าการเกบขอมลทรายงานการคา

คณสมบตเดนของระบบการซอ 1. การค านวณ VAT ไดทงรวม/แยก 2. มสวนลดเปนเปอรเซนตได 5 ระดบ ถงระดบสนคา 3. มการเตอน เมอมการซอเกนวงเงน 4. มระบบการออกใบ P/O ไปถงผขาย 5. มระบบการจดจ าราคาเสนอจากผขาย 6. สามารถปอนคาใชจายเพมเตมของสนคา เขารวมเปนทนของสนคานน ๆ

รายงานทนาสนใจในระบบการซอ 1. สรปยอดซอประจ าวน ภาษซอ สงกรมสรรพากร 2. การดผขาย/เจาหน และรายการอายหนทถงก าหนดช าระ

PO

PO

32

3. สรปยอดซอจากผขาย หรอสนคา 3.1 เปรยบเทยบแตละเดอน 3.2 เปรยบเทยบเปาหมาย และยอดปทแลว 3.3 สรปยอดซอวเคราะหแยกตามฝาย แผนก (คมคาใชจาย)

4. ประวตการซอสนคา เพอน ามาพจารณาจดซอทถกทสด 5. สรปยอดซอจากผขายหกสวนลด และสรปรายการสงคนสนคา 6. สรปยอดซอเขาแตละหนวยงาน เพอเทยบกบงบประมาณ

ระบบการขาย

รปท 6 แสดงขนตอนการท างานของระบบการขาย

ขนตอนแรกของการบนทกการขายอาจจะเรมตนดวยการเปดใบจองสนคาจากการทลกคาเปดใบสงซอ (PO) มาท าการสงซอ โดยโปรแกรมจะท าการเปดใบจองสนคา (DO) และจ าท าการเกบประวตการสงซอของลกคา

ขนตอนท 2 เมอท าการสงสนคาจะเกดใบสงสนคา (ในกรณทยงไมเปดใบก ากบภาษ หรอใบแจงหนใหกบลกคา) ซงโปรแกรมจะท าการเกบประวตการสงสนคาแตละครง เพอรวบรวมมาบนทกการขาย

ขนตอนสดทาย ท าการบนทกการขาย โดยเปดใบก ากบภาษหรอใบแจงหนใหลกคา โดยโปรแกรมจะท าการเกบขอมลไวทรายงานการขาย

คณสมบตเดนของระบบการขาย 1. การค านวณ VAT ไดทงรวม/แยก ในบลเดยวกน 2. มสวนลดเปนเปอรเซนตหรอจ านวนเงนได 5 ขน ไดถงระดบสนคา 3. มระบบจดจ าราคาสนคาของแตละลกคา 4. น า Specification หรอรายละเอยดของสนคามาพมพในบลได

33

5. มระบบเตอนเมอมการขายราคาถกเกนไป/เกนวงเงนเครดต 6. ก าหนดสกลเงนตามลกคา

รายงานทนาสนใจในระบบขาย 1. สรปยอดขายประจ าวน 2. ภาษขาย และ Invoice สงกรมสรรพากร 3. การดลกคาและการดพนกงานขาย 4. สรปลกคา พนกงานขาย หรอสนคาทไมมการเคลอนไหว 5. สรปยอดขายลกคา พนกงานขาย หรอสนคา 6. เปรยบเทยบแตละเดอน 6.1 เปรยบเทยบเปาหมายและยอดปทแลว 6.2 สรปยอดขายรายไตรมาส รายสปดาห 6.3 ประมาณยอดขายลวงหนา (Forecast) 6.4 สรปยอดขายวเคราะหแยกตามฝาย และแผนก 7. ใบเสนอราคา พมพตารางราคาสนคา 8. สรปสนคาถกคนโดยลกคาหรอพนกงานขายใดบาง 9. สรปยอดขายตามลกคาเพอน าไปท าสวนลด/คอมมชชน

ระบบลกหนและการรบช าระ

รปท 7 แสดงขนตอนการท างานของระบบลกหนและการรบช าระ

ขนตอนแรกของระบบลกหน และการรบช าระเงน อาจเรมตนดวยการท าใบวางบลหรอใบแจงหน เพอฝายบญชถงยอดคางช าระทจะตองท าการจายช าระเงน

ขนตอนท 2 หลงจากนนอาจจะท าการบนทกการนดเกบเงนของลกคาโดยแตละใบวางบลอาจจะนดช าระเงนไมพรอมกน

34

ขนตอนสดทาย เมอลกคาช าระเงนใหท าการตดรบช าระหนจากลกหน เพอเปดใบเสรจรบเงนใหกบลกคา

คณสมบตเดนของระบบลกหน 1. สามารถรบช าระบางสวน (ไมเตมบลได) 2. รบช าระไดทงเงนสดและเชคพรอมกนได 3. คมใบวางบลได

รายงานทนาสนใจในระบบลกหน 1. การดลกหน และวนนดรบเชค 2. รายงาน สรปลกหนคงเหลอ (Aging) 3. สรปยอดหนคงเหลอของแตละพนกงานขาย 4. สรปการรบเงนสด/เชคในแตละวน 5. ใบแจงหน/ใบวางบล

ระบบเจาหนและการจายช าระ

รปท 8 แสดงขนตอนการท างานของระบบเจาหนและการจายช าระ

ขนตอนแรก ของระบบเจาหนและการรบจายช าระเงนอาจเรมตนดวยการท าใบรบวางบลเพอแจงเจาหน ถงยอดคางช าระทจะตองท าการช าระเงน

ขนตอนท 2 หลงจากนนอาจจะท าการบนทกการนดจายเงนของเจาหนโดยแตละใบรบวางบลอาจจะนดจายช าระเงนไมพรอมกน

ขนตอนสดทาย เมอครบก าหนดจายเงนช าระเจาหนใหท าการตดจายช าระหนเพอออกใบส าคญจายใหกบเจาหน

35

คณสมบตเดนของระบบเจาหน 1. สามารถช าระบางสวน (ไมเตมเบล) ได 2. ช าระไดทงเงนสดและเชคพรอม ๆ กนได 3. ท าใบหกภาษ ณ ทจายได 4. สรปขอมลสงธนาคาร ใหท าจายเงนกบเจาหนแทนบรษท รายงานทนาสนใจในระบบเจาหน 1. การดเจาหน 2. วนนดจายเชค 3. รายงาน สรปเจาหนคงเหลอ (Aging) 4. สรปการจายเงนสด/เชคในแตละวน 5. พมพใบวางบล

ระบบควบคมสนคาคงคลง คณสมบตเดนของระบบควบคมสนคาคงคลง 1. ค านวณตนทนไดทงแบบ LIFO/FIFO/Average หรอตามลอต/Serial สนคา 2. เกบสถานะสนคาทงหมดอาย/เสย 3. หนวยนบก าหนดละเอยดถง หนวยซอหรอขาย 4. มการเทยบสตอกนบจรงกบจ านวนทางบญช รายงานทนาสนใจของระบบควบคมสนคาคงคลง 1. การดสนคา 2. เตอนรายการสนคาทมนอย หรอมากเกนไป 3. เตอนสนคาทใกลจะหมดอาย 4. สรปยอดจ านวน และมลคาสนคาคงเหลอ 5. สรปยอดคางรบ ตามผขาย หรอตามสนคา 6. พมพสนคาทไมมการเคลอนไหว (Dead Stock) 7. จดจ าสนคาทสามารถทดแทนกนได 8. พมพ Label สนคาได

36

ระบบบรหารการเงนเชค คณสมบตเดนของระบบบรหารการเงนเชค 1. ระบรายละเอยดธนาคารไดถงระดบสาขา 2. พมพประมาณการเงนสดลวงหนาได (Cash-Flow) 3. พมพเชคลงฟอรมได รายงานทนาสนใจในระบบบรหารการเงนเชค 1. สรปยอดเชครบ-จาย คงเหลอสรปตาม

1.1 วนทในเชค 1.2 วนทรบ-จายเชค 1.3 ธนาคาร 1.4 สรปตามลกหน/เจาหน

2. สรปประวตเชครบ-จาย 2.1 คน 2.2 ผาน

จากการศกษาคณสมบต และการท างานของระบบบญช CD-Organizer จะชวยใหการท างานลดความซ าซอนไปไดเปนอยางมาก ตวอยางเชน

1. เมอพมพบลขาย ดวยระบบ CD-Organizer ผลทจะไดตามมาโดยอตโนมต คอ 1.1 ไดใบก ากบภาษขายทสมบรณ ถกตองตามมาตรฐานกรมสรรพากร 1.2 ไดรายงานภาษขาย สงกรมสรรพากร 1.3 ไดการดลกหน/ระบบตดตามหน 1.4 ไดการดสตอกสนคา 1.5 พมพใบวางบลไดโดยอตโนมต 1.6 รายงานสรปยอดขายเพอไปชวยคดคาคอมมชชน

2. เมอพมพซอสนคา ผลทจะไดตามมาโดยอตโนมต คอ 2.1 ไดรายงานภาษซอสงกรมสรรพากร 2.2 ไดการดเจาหน 2.3 ไดการดสตอกสนคา 2.4 พมพใบรบบล ไดโดยอตโนมต

3. เมอก าหนดครบก าหนดช าระเงนจากลกหน ผลทไดตามมาโดนอตโนมต คอ 3.1 ไดการดลกหนโดยสมบรณ 3.2 รายงานสรปยอดเกบเงนเพอไปชวยคดคาคอมมชชน

37

4. เมอถงก าหนดช าระเงนใหเจา ผลทจะไดตามมาโดยอตโนมต คอ 4.1 ไดการดเจาหนโดยสมบรณ

5. จากการปอนรายการดงกลาว ระบบ CD-Organizer จะท าการลงบญชใหอตโนมต

5.1 ลงสมดบญชรายวน 5.2 ลงบญชแยกประเภท 5.3 ท างบก าไร-ขาดทน 5.4 ท างบดล งบทดลอง ใหโดยอตโนมต

จากคณสมบตของโปรแกรม CD-Organizer ทชวยท างานประจ าทฝายบญชตองใชเวลาท างานเปนอยางมาก หลงจากตดการท างานทซ าซอนออก ฝายบญชเพยงแตท าการตรวจสอบความถกตองในการปอนขอมลเทานน นอกจากน ผบรหารและผรบผดชอบแผนกตางๆ สามารถดขอมลสรปไดอยางรวดเรว ภายใตฐานขอมลเดยวกน

38

ตารางท 5 ขนตอนการท างานหลงการน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ บรษท ตวอยาง จ ากด

กระบวนการ ลกคา แผนกขาย แผนกบญช ผขาย 1. ลกคาสงซอสนคา 2. แผนกขายเชคสนคาคงคลง 3. กรณไมมสนคา แผนกขายจะออกใบสงซอใหกบผขาย 4. รบสนคาและ Invoice จากผขาย 5. แผนกบญชบนทกตนทนสนคา 6. สงสนคาพรอมออกใบก ากบภาษขาย 7. กรณลกคารบวางบลพรอมสงของ 8. แผนกบญชบนทกขาย ลกหน และตดบญชสนคาคงเหลอ 9. ออกใบเสรจ รบเงน และรบช าระหน ตามเงอนไขของลกคา หมายเหต สนคา เอกสาร โอนขอมล อตโนมต

E-mail

โอนเงน รบเชค

ได

E-mail Fax

ไมม

ม

รบ

Fedex

ไมได

39

ตารางท 6 กระบวนการท างานหลงน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ บรษท ตวอยาง จ ากด แผนกขาย แผนกบญช

1. เมอไดรบค าสงซอจากลกคาทางแฟกซ หรอ E-mail แลว จะท าการเชคสนคาคงเหลอ ซงสวนใหญหากไมใชสนคาทขายอยางตอเนอง จะไมมการเกบสนคาคงเหลอไว

2. กรณไมมสนคาคงเหลอ แผนกขายจะออกใบสงซอโดยโปรแกรม CD Organizer ในระบบซอ ซงประมาณ 90% จะน าเขาจากบรษทแมทประเทศญปน (กรณทมสนคาคงเหลอพอจ าหนายจะไปขนตอนในการจดเตรยมสนคาพรอมสง)

3. รบสนคาจากผขายทาง Fedex บนทกรบสนคาเปนปรมาณในระบบซอ โดยอางขอมลจากใบสงซอทออกไป ซงมการระบรหส ชอ ปรมาณ ราคาเปนเงนเยนญปน และจดสงส าเนา Invoice ใหกบแผนกบญช

4. จดเตรยมสนคา พรอมออกใบก ากบภาษขาย ในระบบขาย (โปรแกรมจะบนทกบญชขาย ลกหน และตดสนคาโดยอตโนมต) กรณทลกคารบวางบลพรอมสงของ จะออกใบวางบลในระบบขายและจดสงสนคาใหลกคาโดยทางไปรษณย หรอทางรถยนต ทงน ขนอยกบปรมาณ น าหนกและระยะทาง และในกรณทลกคามก าหนดระยะเวลาในการวางบล จะจดสงส าเนาใบก ากบภาษทลกคาเซนรบแลวใหแผนกบญชเปนผวางบลเมอครบก าหนด

3.1 ค านวณตนทนสนคา ในระบบควบคม

สนคาคงคลง ซงจะค านวณมลคาเปนเงนบาทรวมกบคาภาษน าเขา คาขนสงตางๆ และโอนเงนจายช าระหนตางประเทศเมอครบก าหนด (90 วน)

4.1 กรณทลกคามก าหนดวนรบวางบล พมพใบวางบลในระบบขาย (มสญลกษณ * ส าหรบใบก ากบภาษทยงไมไดวางบล)

4.2 ครบก าหนดรบใบวางบล กรณทลกคาโอนเงนเขาบญช จะออกใบเสรจรบเงนลกคาในระบบขาย โดยจดสงทางไปรษณย

4.3 กรณทลกคามการก าหนดใหไปรบ เชคโดยตรง จะออกใบเสรจรบเงนเพอ

ไปรบเชคและเขาบญชธนาคารบรษท 4.5 บนทกรบช าระหนในระบบลกหน (ระบบ

จะตดยอดลกหนโดยอตโนมต)และบนทกการฝากเงนในระบบบรหารการเงน

40

การวเคราะหปจจยแหงความส าเรจ (CSFS) ของการประยกตใช ERP 1. มมมองดานการจดการองคกร (Organization)

1.1 ปจจยเชงกลยทธ (Strategic Factor) 1.1.1 การสนบสนนจากฝายบรหารอยางยงยน (Sustained Management

Support) จากการสนบสนนของผบรหารระดบสงขององคกร ทตองการเพมระบบการท างานใหมประสทธภาพ ภายในงบประมาณทจ ากด ถงแมวาจะไดรบขอโตแยงจากผบรหารบางคนในเรองของความนาเชอถอของโปรแกรมซงไมเปนทรจกและนยม เมอเปรยบเทยบกบโปรแกรมทน าเขาจากตางประเทศ แตเนองจากขนาดขององคกร และความแตกตางดานราคาของโปรแกรม ท าใหผบรหารระดบสงสนบสนนโปรแกรม CD-Organizer ใหใชงานไดอยางมประสทธภาพ

1.1.2 มการบรหารการจดการการเปลยนแปลงภายในองคกรทมประสทธภาพ (Effective Organizational Change Management) การจดระบบการท างานใหม โดยการใชขอมลรวมกน ท าใหมการท างานทรวดเรว ลดการท างานทซ าซอน และไดขอมลทถกตอง เปนปจจบน และเนองจากเปนองคกรขนาดเลกจงท าใหไมมปญหาในเรองความขดแยงของบคลากร และไดรบความรวมมอเปนอยางด

1.1.3 การจดการกบขอบเขตของโครงการทด (Good Project Scope Management) ในเบองตนเปาหมายของโครงการ คอ การบรหารขอมลดานการขายและรายงานบญชใหมประสทธภาพ หลงจากระบบดงกลาวสมบรณแลว จงจะพฒนาระบบในเรองการบรหารสนคาคงคลง และการบรหารลกคาตอไป

1.1.4 การสรางทมงานทเหมาะสม (Adequate Project Team Composition) เนองจากองคกรไมมผรบผดชอบดานเทคโนโลยโดยตรง จงตองใหพนกงานทปฏบตงานอบรมโปรแกรม และปรกษากบ บรษท คอมพ ดเวลลอปเมนท จ ากด โดยตรง เพอเขาถงปญหาและหาทางแกไขไดอยางรวดเรว

1.1.5 มการบรณาการกระบวนการธรกจอยางเขมขน (Comprehensive Business Process Reengineering) หลงจากทศกษาระบบการท างานของโปรแกรม CD Organizer แลว ไดมการเปรยบเทยบกระบวนการท างานเดม และปรบปรงเพอใหสอดคลองกบโปรแกรม จะพบวา พนกงานมขนตอนการท างานทนอยลงและเอกสารทเกบกลดลงดวย

1.1.6 Adequate Project Champion Role ผปฏบตงานหลก คอ ฝายบญช และฝายขาย จะเปนผมสวนรวมและปรกษาเกยวกบการพฒนาโปรแกรมตามความตองการของแตละแผนก จงนบเปนความรบผดชอบของทงสองฝายทตองรวมมอกนเพอใหการพฒนาเกดประสทธภาพสงสด

1.1.7 ความมสวนรวมของผใชและบคคลทเกยวของ (User Involvement and Participation) จากการพฒนาระบบการเชอมโยงขอมลภายในองคกร ท าใหเกดความรวดเรว ความสะดวกในการท างานมากขน

41

1.1.8 ความนาเชอถอของคคา (Trust between Partners) บรษท คอมพ ดเวลลอปเมนท จ ากด ทผลตและพฒนาโปรแกรมอยางตอเนองมากวา 15 ป ท าใหมความนาเชอถอในระดบหนง อกทงการเปดเผย Source Code ใหโปรแกรมเมอรของบรษทฯ น ามาพฒนาเพมเตมได

1.2 ปจจยเชงยทธวธ (Tactical Factor) 1.2.1 การก าหนดแนวทางแกบคลากรและทปรกษา (Dedicated Staff and

Consultants) หลงจากเรมใช และพฒนาระบบ เบองตนจะพบขอผดพลาดหรอปญหา เนองจากความไมช านาญในโปรแกรม ท าใหตองมการปรกษาแนวทางการแกปญหาภายในองคกร กรณทเปนกระบวนการท างาน และปรกษากบบรษท คอมพ ดเวลลอปเมนท จ ากด ในเรองของการใชงานโปรแกรมและรายงานตาง ๆ

1.2.2 การตดตอสอสารท มประสทธภาพทงขาเขาและขาออก (Strong Communication Inwards and Outwards) นอกจากการแลกเปลยนขอมลภายในทมงานและองคกรแลว การสงขอมลใหบคคลภายนอกยงมความถกตองและรวดเรวขน เชน สามารถจดท ารายงานใหบรษทแมไดเรวขน สามารถตรวจสอบสนคาคงเหลอใหลกคาได รวมถงการแจงยอดคางช าระทเกนก าหนดของลกคาไดอยางสม าเสมอ

1.2.3 การวางแผนและจดตารางเวลาอยางมแบบแผน (Formalized Project Plan / Schedule) การปฏบตตามก าหนดเวลาทก าหนดไว และมการรายงานผลเปนระยะ ท าใหทราบปญหาและขอผดพลาดทเกดขน และหาทางแกไขปรบปรงได

1.2.4 โปรแกรมการฝกอบรมทเหมาะสม (Adequate Training Program) การอบรมโปรแกรมจะมเจาหนาทจาก บรษท คอมพ ดเวลลอปเมนท จ ากด มาอบรมทบรษทฟร 3 ครง โดยจะแบงชวงเวลาทตางกน ดงน

ครงท 1 เมอลงโปรแกรม บนทกฐานขอมลตาง ๆ เชน ผงบญช สนคา ขอมลลกหน เจาหน เปนตน

ครงท 2 หลงจากบนทกฐานขอมลครบถวนแลว เจาหนาทจะมาสอนวธการท างานของโปรแกรม และการพมพงานตาง ๆ ในเบองตน เชน ใบเสนอราคา ใบก ากบภาษ ใบวางบล เปนตน

ครงท 3 เปนการสอนการจดท ารายงานตาง ๆ ใหสมบรณตามตองการ ในขนตอนนจะสอนวธแกไขรายงานใหตรงตามความตองการขององคกรดวย

หลงจากน หากมขอสงสยหรอเกดปญหา กจะท าการปรกษาผานทางโทรศพท และสามารถไปอบรมโปรแกรมรวมท บรษท คอมพ ดเวลลอปเมนท จ ากด หรอดวธการใชงานจากหนงสอและซดรอมทมาพรอมกบโปรแกรม

1.2.5 ลดการแกปญหา (Reduced Trouble Shooting) ในระยะแรกของการปรบเปลยนและถายโอนขอมล อาจเกดความสบสนและลาชาบรษทฯจงใชทงระบบเดมและระบบ

42

ใหมควบคกนไปในระยะแรก เพอใหมนใจไดวาขอมลชวงเวลาปจจบนมความทนสมยอยเสมอ และเปนการทดสอบความถกตองของระบบโปรแกรม จนมนใจวาระบบพรอมสมบรณ จงยกเลกระบบเดม และใชโปรแกรม CD-Organizer อยางเตมรปแบบ

1.2.6 การใชทปรกษาอยางเหมาะสม (Appropriate Usage of Consultants) เนองจาก CD-Organizer เปนโปรแกรมส าเรจรป ทมโปรแกรมเมอรของบรษทฯ คอยใหค าทปรกษาตลอด และการใชงานของบรษทฯ ไมไดนอกเหนอจากระบบการท างานทวไป จงไมจ าเปนตองมตนทนคาทปรกษาจากภายนอก

1.2.7 การใหอ านาจในการตดสนใจ (Empowered Decision Makers) มการใหอ านาจแกผปฏบตในการตดสนใจทรวดเรวเพอลดความลาชาในการน ามาใช เนองจากเปนองคกรขนาดเลก ขนตอนการอนมต การรายงาน และการใหอ านาจจงมระยะเวลาสน

2. มมมองทางดานเทคโนโลย (Technological Perspective) 2.1 ปจจยเชงกลยทธ (Strategic Factors)

2.1.1 กลยทธการน า ERP มาใชอยางเหมาะสม (Adequate ERP Implementation Strategy) ปจจยในการเรอง Software Package ทเหมาะสมกบองคกร ในทนใชวธ Big Bang เปนการน ามาใชใหเตมระบบในทเดยว ซงไดรบการพจารณาแลววาเหมาะสมกบองคกรมากกวา Skeleton ทเปนการคอยๆ น าฟงกชนตางๆ มาใชงานจนเตมระบบ ถงแมวาอาจจะยงยาก ซบซอน และมความเสยงแตหลงจากพฒนาอยางเตมรปแบบแลว จะเกดผลดในระยะยาวแกองคกร

2.1.2 หลกเลยงการปรบแตง (Avoid Customization) เมอองคกรตดสนใจเรองโปรแกรม CD-Organizer แลว ตองมการปรบเปลยนปรบปรงการท างานตางๆ ใหมความเหมาะสมกบระบบทน ามาใช แทนการปรบปรงแกไขสวนตางๆ ในโปรแกรมเพอใหเขากบกระบวนการท างานทเปนอย

2.1.3 เวอรชน ERP ทเหมาะสม (Adequate ERP Version) การปรบปรงเวอรชนของระบบทน ามาใช ทางบรษทฯ จะมการปรบปรงอยเสมอ เพอใหเกดความสมบรณและทนสมย เปนปจจบน เหมาะสมกบกฎหมาย และมาตรฐานตางๆ ทเปลยนไป ซงองคกรสามารถปรบปรงเวอรชนไดโดยตรงจาก Website ซงกอนท าการปรบปรง ตองไดรบค าปรกษาจากโปรแกรมเมอร ถงความแตกตางระหวางเวอรชนเกาและใหม ความจ าเปนและขอจ ากดตางๆ เพอไมใหเกดขอผดพลาดภายหลง

2.2 ปจจยดานยทธวธ (Tactical Factors) 2.2.1 โครงสรางและองคประกอบของซอฟทแวรทเหมาะสม (Adequate -

Software Configuration) เนองจากเปนโปรแกรมมาตรฐาน และการท างานขององคกรไมซบซอน จงสามารถปรบใชงานไดทนท

43

2.2.2 ระบบสบทอด (Legacy System) คอ การด าเนนการทางธรกจและระบบสารสนเทศทมมากอนการน าระบบ ERP มาใช ซงรวมไปถงกระบวนการทางธรกจ โครงสรางองคกร วฒนธรรม และขอมลสารสนเทศตางๆ หลงจากเปลยนแปลงระบบแลว พบวา ภาพรวมการเปลยนแปลงมไมมากนก แตสามารถใหประสทธภาพการท างานไดมากกวา

สรปผลการศกษาระบบและวเคราะหปญหาจากการท างานในรปแบบเดม บรษทฯ น าโปรแกรม CD-Organizer ซงเปนระบบ ERP มาใชในองคกร โดยเรมจาก 1. ศกษาท าความเขาใจการท างานของโปรแกรม CD-Organizer ถงความสามารถของ

การเชอมโยงขอมลในแตละ Module ตาง ๆ รวมถงรายงานมาตรฐานของโปรแกรม 2. จดตงเจาหนาทเพอดแลรบผดชอบตดตอและประสานงานจากบรษทผจ าหนาย

โปรแกรม 3. วเคราะหความตองการของผใชงานแตละแผนก จากการรวบรวมเอกสารและ

สอบถามจากผปฏบตงานจรง เพอใหทราบระบบการท างานทเปนอยเดม และใหผปฏบตงานแจงสงทตนเองตองการวา อยากใหระบบใหมนท าอะไรไดบาง

4. ออกแบบระบบ และรายงานเพมเตม เพอใหเปนไปตามความตองการของผใชระบบ

5. ท าการทดสอบระบบเพอใหมนใจไดวา เมอน าระบบใหมไปใชแลวจะสามารถท างานไดจรง

6. ท าการโอนถายขอมลจากระบบเกาสระบบใหมหลงจากทมการปดงวดบญชเสรจ และหลงจากนนจะเรมใชงานระบบใหมทนทในงวดบญชถดไป

7. ตดตามผลการใชงานระบบใหม ท าใหทราบวาผใชงานมทกษะในการท างานกบระบบงานใหมนอยเกนไป ท าใหการท างานเกดความลาชา และยงมความผดพลาดเกดขน จงตองมการอบรมเพมเตมจากบรษทผขาย

สรปผลการปรบปรงระบบการท างาน โดยใชหลกการของ ERP 1. ในชวงระยะแรกของการเรมใชระบบใหมมงานผดพลาดจ านวนมากและงานลาชา

เนองจากเจาหนาทผปฏบตงานขาดทกษะ เพราะในการฝกอบรมนนเจาหนาทผปฏบตงานยงไมเคยใชโปรแกรมมากอน จงเปนเพยงการรบฟงทฤษฎและปฏบตตามเทาน น แตเ มอไดปฏบตงานจรงจะพบปญหาทเกดขน ขอผดพลาดทพบในการปฏบตงานมดงน 1.1 ความคนเคยจากโปรแกรมเดม ท าใหเกดการใชค าสงผดในการกดฟงกชนตางๆ เชน Enter, F10 และ Tab เปนตน

44

1.2 ระบบการท างานใหม ท าใหมการรวมเอกสารใหมเพยงเทาทจ าเปน และมการใชเอกสารรวมกนระหวางแผนกขายและแผนกบญช จงเกดการตดขดในการท างานบางครงเมอตองการใชเอกสารพรอมกน หรอหาเอกสารไมพบ

1.3 ผบรหารยงไมนยมทจะดรายงานตางๆ จากโปรแกรมเอง ยงคงใหสงรายงานแปลงเปน Microsoft Excel แลว ซงปญหาและขอผดพลาดดงกลาว ไดรบการแกไขดงน

1.3.1 จดใหเจาหนาทของบรษทโปรแกรมมาอบรมทบรษทฯ ทกๆ 2 สปดาห เพอเปนการรวบรวมปญหาทเกดขนจากการปฏบตงานจรง แตในระหวางนน หากเกดปญหาใหใชการโทรศพทปรกษาเจาหนาทแทน

1.3.2 ระบใหมทจดเกบเอกสารตางๆทตองใชรวมกนอยางชดเจน เพอความสะดวกในการใชงาน

1.3.3 มการสรปรายงานเปนรายสปดาห รายเดอน และรายไตรมาส โดย Export รายงานจากโปรแกรม CD Organizer เปน Microsoft Excel แลว E-mail ให

2. จากการศกษาระบบการท างานขององคกร พบวา มขนตอนในการท างานทซ าซอนกนระหวางแผนกบญชและแผนกขาย เนองจากโปรแกรมไมสามารถเชอมโยงถงกนได แตหลงจากน าโปรแกรม CD-Organizer มาใช พบวา สามารถลดขนตอนท างานทซ าซอนลงได ท าใหแผนกบญชมเวลาตรวจสอบความถกตองของขอมลและจดท ารายงานน าเสนอแกผบรหารไดอยางถกตองและรวดเรว

3. การตรวจสอบยอดคงเหลอและตนทนของสนคาเปนปจจบนมากขน เนองจากโปรแกรมสามารถเชอมโยงระบบซอ ระบบขาย และค านวณตนทนตาง ๆ ทเกยวของ ท าใหความผดพลาดของขอมลในเรองชอสนคา รหสสนคา จ านวนสนคาลดลงเปนอยางมาก

4. โปรแกรม CD-Organizer สามารถจดท ารายงานในรปของโปรแกรม Microsoft Excel ไดโดยตรง ซงสรางความสะดวก รวดเรว และมความถกตองในการน าสงรายงานใหผบรหาร รวมทงการน าเสนอในรปแบบกราฟและแผนภมตาง ๆ

5. จากการศกษาความตองการ พบวา ทงผบรหารและผใชระบบมความตองการใหระบบมการเชอมโยงขอมลกนโดยอตโนมต เพอประหยดเวลาและลดการผดพลาดของขอมล

6. จากการเปลยนแปลงรหสบญชของบรษทฯ จากเดมใหตรงกบรายงานของบรษทแม ท าใหเกดความสะดวกรวดเรวในการจดท ารายงาน รวมทงหาสาเหตเมอเกดขอผดพลาดของรายงานไดงายขน

45

การวเคราะหจดคมทนของระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) โดยใชโปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer หลงจากการน าโปรแกรม CD-Organizer มาประยกตใชแลวนน พบวา สามารถลดการท างานซ าซอนของแผนกบญชและแผนกขายไดดงน ตารางท 7 ผลจากการลดการท างานซ าซอนหลงการน าโปรแกรม CD-Organizer มาใชของ

บรษท ตวอยาง จ ากด กระบวนการ แผนกขาย แผนกบญช

1. การสงซอสนคาของแผนกขาย - - 2. การบนทกรบสนคาของแผนกขาย - 2 นาท 3. การบนทกรบสนคาของแผนกบญช - 3 นาท 4. การออกใบก ากบภาษของแผนกขาย - - 5. การบนทกบญชขาย ลกหนและตด Stock ของแผนกบญช - 5 นาท 6. การวางบล และใบเสรจรบเงน - 3 นาท

รวมเวลาเฉลย - 13 นาท

จากผลรวมเวลาหลงจากปรบปรงการท างาน พบวา แผนกบญชสามารถลดขนตอนการท างานทซ าซอนเฉลย 13 นาทตอ 1 รายการ สามารถค านวณหาตนทนของเวลาท างานในหนงนาทไดดงน

อตราเงนเดอนของพนกงานขาย เดอนละ 22,000.00 บาท ตนทนของเวลาท างาน = 22,000บาท/30วน/8ชวโมง/60นาท = 1.53 บาทตอนาท อตราเงนเดอนของพนกงานบญช เดอนละ 30,000.00 บาท ตนทนของเวลาท างาน = 30,000บาท/30วน/8ชวโมง/60นาท = 2.08 บาทตอนาท ตนทนทลดไดตอรายการ = 13 นาท x 2.08 บาท = 27.04 บาทตอรายการ ตนทนของโปรแกรม CD-Organizer 27,075.00 บาท

46

นอกจากตนทนของโปรแกรมทจายในรปของเงนสดแลว ยงมตนทนคาเสยเวลาในการเรมตนบนทกฐานขอมลตางๆ โดยเฉลยเวลาในการบนทกฐานขอมลในแตละรายการเปน 1 นาท การท างานของแตละแผนกสามารถแสดงไดในตารางท 8 ตารางท 8 คาเฉลยการบนทกฐานขอมลเบองตนของโปรแกรม CD-Organizer

รายการ จ านวน แผนกขาย แผนกบญช ลกหน 75 - 75 เจาหน 87 87 - สนคา 850 650 200 ผงบญช 78 - 78 รวม 1,090 737 353 ตนทนการท างานตอนาท 1.53 2.08 ตนทนการท างานรวม 1,127.61 734.24

จากการค านวณขางตน สามารถแสดงในรปแผนภมจดคมทนไดดงน

รปท 9 แผนภมจดคมทนคาเฉลยการบนทกฐานขอมลเบองตนของโปรแกรม CD-Organizer

47

สรปไดวา จดคมทนของโปรแกรม CD-Organizer คอ 1,070.14 หมายความวา หลงจากทบรษทฯ มรายการคา 1,071 รายการ ผลทไดรบจากการลดตนทนการท างานทซ าซอนของแผนกบญชจะเทากบตนทนของโปรแกรมทบรษทฯ ไดลงทนไป ซงจดคมทนนจะเรวหรอชาเทาใดนน ขนอยกบจ านวนรายการคาทเกดขนในแตละเดอน ยกตวอยางเชน หากรายการคาเฉลยเดอนละ 60 รายการ ระยะเวลาคนทนจะเทากบ 1 ป 6 เดอน สวนทเหลอ คอผลประโยชนเพมทบรษทฯ ไดรบในระยะยาว

บทท 4 บทสรปและขอเสนอแนะ

สรปผลการวเคราะห

จากการศกษาเรอง การประยกตใชระบบการวางแผนทรพยากรองคกรในองคกรขนาดกลางและขนาดเลก กรณศกษา บรษท ตวอยาง จ ากด มวตถประสงคดงน

1. เพอศกษาระบบและวเคราะหปญหาจากการท างานในรปแบบเดมของ บรษทตวอยาง จ ากด

2. ปรบปรงระบบการท างานของบรษทฯ โดยใชหลกการของ ERP 3. เพอวเคราะหปจจยแหงความส าเรจของการประยกตใช ERP 4. เพอวเคราะหจดคมทนในการน าโปรแกรม ERP มาใชในองคกร จากการศกษาการประยกตใชระบบ ERP ในองคกร โดยเรมจากศกษาระบบการ

ท างานของโปรแกรมCD-Organizer ประเมนผลโดยการวเคราะหปจจยแหงความส าเรจ (CSFS) และไดจดท าตารางเปรยบเทยบ เพอแสดงถงขนตอนของการท างานเดมกบขนตอนการท างานหลงจากน าโปรแกรม CD-Organizer มาใช ไดดงน ตารางท 9 เปรยบเทยบขนตอนการท างาน

ขนตอนการท างาน กอนปรบปรง หลงปรบปรง ขอด 1. การสงซอสนคา

ของแผนกขาย ออกใบสงซอโดยใชโปรแกรม Microsoft Access

ออกใบสงซอโดยโปรแกรม CD Organizer

ฐานขอมลถกรวมอยในระบบเดยวกน

2. การบนทกรบสนคาของแผนกขาย

บนทกรบสนคาเปนปรมาณโดยใชโปรแกรม Microsoft Access ระบราคาเปนเงนเยนญปน

ระบบจะโอนขอมลจากใบสงซอโดยอตโนมต

แผนกบญชสามารถเปรยบเทยบความถกตองของใบสงซอ กบ Invoice ได

3. การบนทกรบสนคาของแผนกบญช

ค านวณตนทนโดยใช Microsoft Excel และน ามาบนทกในโปรแกรม Accpac

บนทกรบสนคาและตนทน โดยใชขอมลจากใบสงซอ เปรยบเทยบกบInvoice

ลดงานดานเอกสาร ลดเวลาท างาน เพมความถกตองของขอมล

4. การออกใบก ากบภาษของแผนกขาย

ออกใบก ากบภาษขายโดยใชโปรแกรม Microsoft Access

ออกใบก ากบภาษขายโดยโปรแกรม CD-Organizer

ทกแผนก สามารถเหนขอมลทเปนปจจบนได

49

ตารางท 9 ตารางเปรยบเทยบขนตอนการท างาน (ตอ) ขนตอนการท างาน กอนปรบปรง หลงปรบปรง ขอด

5. การบนทกบญชขายของแผนกบญช

บนทกขายและลกหนในโปรแกรม Accpac และตด Stock ในโปรแกรมสนคา

ระบบจะบนทกบญชขายลกหน และตด Stockโดยอตโนมต

ลดการท างานทซ าซอน เพมความถกตองของขอมล

6. การวางบล และใบเสรจรบเงน

ใช Microsoft Excel สามารถเลอกพมพไดอตโนมตจากโปรแกรม

ลดการท างานทซ าซอน เพมความถกตองของขอมล

หลงจากปรบปรงขนตอนการท างานทซ าซอนดวยโปรแกรมส าเรจรป CD-Organizer แลวนน หากน าประมาณการตนทนเวลาการท างานของพนกงานทลดลงได มาค านวณจดคมทน หรอระยะเวลาคนทนนน พบวา ตนทนเวลาการท างานทลดได จะคมทนรายการคาท 1,071 ทงนระยะเวลาจะเรวหรอชาเทาใดนน ตองขนอยกบจ านวนความถของรายการคาในแตละเดอน หลงจากนนจะเปนผลประโยชนระยะยาวทบรษทฯ จะไดรบจนกระทงมการเปลยนแปลงในครงตอไป ขอเสนอแนะและความคดเหน

จากการศกษาระบบ ERP ของโปรแกรม CD-Organizer นน ยงมอกหลายสวนทจะชวยใหการท างานของบรษทฯ ใหมประสทธภาพมากยงขน คอ

1. ควรน าระบบ MRP มาใชในการบรหารคลงสนคาอยางเตมรปแบบ แทนการสงซอเมอมค าสงซอจากลกคา จะสามารถชวยลดตนทนในการสงซอ และตนทนคาขนสงได

2. ควรมการศกษารายละเอยดเพมเตม ในการน าระบบ ERP Plus มาประยกตใชในองคกร เพอใหเกดประโยชนสงสด

3. ควรมการกรอกขอมลผงบญชเปนภาษาญปนเพมเตม เนองจากโปรแกรมสามารถบนทกชอบญชได 2 ภาษา แตเดมใชเพยงภาษาองกฤษอยางเดยว หากมการเพมเตมภาษาญปนจะท าใหผบรหารและบรษทแมเขาใจไดงายขน ประโยชนทไดจากการท าสารนพนธ

50

1. การจดเกบขอมลแบบรวมฐานขอมล (Centralized Database) ท าใหขอมลมความถกตองมากขน ไมเกดการซ าซอน และขอมลมการเชอมโยงทสมบรณมากขน มความทนสมยเปนปจจบน

2. ขอมลททนสมยเปนปจจบน ท าใหผบรหารสามารถน าขอมลไปใชเพอชวยในการตดสนใจไดอยางรวดเรว ถกตอง ทนเวลา และเปนการเพมศกยภาพในการแขงขนทางธรกจ

3. พนกงานเกดความพงพอใจในการท างานมากขน เพราะเมอใชระบบ ERP แลวจะชวยลดงานเอกสารและขนตอนการท างาน สามารถท างานไดงายขน คลองตวขน และลดการสญเสย เนองจากการตดสนใจทผดพลาด และความขดแยงทอาจจะเกดขนระหวางหนวยงาน

บรรณานกรม

52

บรรณานกรม กาญจนา สมหวญญ. (2547, สงหาคม). เปดเกมรกธรกจดวย ERP. โมเดรน แมนแฟค

เจอรง. 8(139) : 79-82. กตต บนนาค. (2538, มกราคม). ท าไมการใชคอมพวเตอรกบงานบญช และการบรหารงาน

จงไมประสบความส าเรจ. บซเนสคอมพวเตอรแมกกาซน. 6(76) : 76-81. กตต สทธสตยาภรณ. (2548). กรณศกษา CSF ของ Software ERP ของ บรษท ซปเปอร

เซนทรลแกส จ ากด. วทยานพนธ วท.ม. (การจดการเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยหอการคาไทย.

คอมพ ดเวลลอปเปอร. (ม.ป.ป.). การเชอมโยงขอมลของโปรแกรมบญช. สบคนเมอ 27 กมภาพนธ 2552, จาก http://www.cd-organizer.com

จรศกด มงคลปทมาวด. (2547). การศกษาความเปนไปไดในการปรบปรงการท างานของระบบการผลตโดยใชหลกการ ERP ของบรษทผลตกระปอง XYZ. วทยานพนธ วท.ม. (การจดการเทคโนโลยสารสนเทศ). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยหอการคาไทย.

ชมพล ศฤงคารศร. (2540). ระบบสารสนเทศเพอการจดการ. พมพครงท 4. กรงเทพฯ : ป.สมพนธพาณชย.

ณฐชกานต เหรยญไชยศรกล. (2550). การศกษากระบวนการจดท าและพฒนาระบบ ERP ของแผนกผลต บรษท ไอแลนดแคนนง จ ากด. วทยานพนธ บธ.ม. (ระบบสารสนเทศทางการบญช). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยหอการคาไทย.

ณฐวฒ อภสทธยากร. (2545). การน าระบบโปรแกรมส าเรจรป Navision Financials มาใชในงานสารสนเทศทางการบญชของ บรษท รอยล สแกนดเนเวย (ประเทศไทย) จ ากด. การคนควาอสระ บช.ม. (การบญช). เชยงใหม : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยเชยงใหม.

ดวงรตน คงสวรรณ. (2549). การบรหารโครงการในเชงการจดการเปลยนแปลง : โครงการตดตงระบบ ERP. วทยานพนธ วท.ม. (การบรหารเทคโนโลย) กรงเทพฯ : วทยาลยนวตกรรมอดมศกษา มหาวทยาลยธรรมศาสตร.

ธนพล ธารน าทพย. (2547). ปญหาและอปสรรคของผประกอบการธรกจขนาดกลางและขนาดยอมตอการใชโปรแกรมระบบบญชส าหรบธรกจขนาดยอม. วทยานพนธ บธ.ม. (การบญช). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย หอการคาไทย.

53

นพวรรณ รกยตธรรมกล. (2544). การศกษาการน าซอฟตแวร ERP (Enterprise Resource Planning) มาประยกตใชงานในองคกรไทย. วทยานพนธ วท.ม. (การบรหารเทคโนโลย). กรงเทพฯ : วทยาลยนวตกรรมอดมศกษา มหาวทยาลย ธรรมศาสตร.

คาซมา เบน และ ฮโรช อโต. (2546). สการเปนผน าการใช ERP. แปลโดย อทธพล ฤทธาภรณ. กรงเทพฯ : ส. เอเชยเพรส.

ประสทธ มาลยเลศ. (2549). การศกษาเพอสรางแบบจ าลองส าหรบการตดสนใจในการน าระบบ ERP มาใชงานโดยวธการของ CMMI. วทยานพนธ วศ.ม. (วศวกรรมอตสาหการ). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ.

ปราณ ชะวรรณ (2546, ตลาคม). คณประโยชนและขอจ ากดของ ERP. อลดเดอร. 15 (10) : 98-100.

ปรชา พนธมสนชย และ อทย ตนละมย. (2547). ERP เผยวธท าจรง. สมทรปราการ : แอล ท อารต.

พชรนทร อนทนนท. (2546). การพฒนาระบบการวางแผนทรพยากรกจการเพอชวยในการตดสนใจดานการวางแผนความตองการวสดบรษท อนโนแวกซ (ประเทศไทย) จ ากด. วทยานพนธ วศ.ม. (เทคโนโลยสารสนเทศและการจดการ). เชยงใหม : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยเชยงใหม.

วาสนา วงคสทธ. (2543). การใชโปรแกรมส าเรจรป SAP ของธนาคารออมสนสาขาในเขตภาค 5. วทยานพนธ บช.ม. (การบญช). เชยงใหม : มหาวทยาลยเชยงใหม.

สชาต เดนกจกล. (2545). การส ารวจปญหาการจดการสนคาคงคลงจากการน าระบบการวางแผนทรพยากรทวทงองคกร (ERP) ไปใชในอตสาหกรรมการผลตสนคาอตสาหกรรมของประเทศไทย. วทยานพนธ วท.ม. (วทยาการจดการอตสาหกรรม). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาเจาคณทหารลาดกระบง.

สมลรตน จรลรงโรจน. (2550). การวางแผนเชอมโยงระบบการใชทรพยากรขององคกร กรณศกษา บรษท พระประแดงเชฟสตล จ ากด. วทยานพนธ บธ.ม. (ระบบสารสนเทศทางการบญช). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยหอการคาไทย.

สวรรณา แซตง. (2547). ศกยภาพการแขงขนดานเทคโนโลยสารสนเทศของประเทศไทย. วทยานพนธ ศศ.ม. (เศรษฐศาสตรธรกจ). กรงเทพฯ : บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยรามค าแหง.

Esteves, J. และ Pastor, J. (2000, November). Towards the Unification of Critical

54

Success Factors for ERP Implementations. 10th Annual BIT conference. p.44.

55

ประวตผเขยนสารนพนธ

ชอ-สกล นางสาวสวรรณ วฒนาชยสทธ วน – เดอน – ป เกด 22 ตลาคม 2520 ทอยปจจบน 157 หม 14 หมบานเฟองฟา 2 แขวงบางระมาด

เขตตลงชน กรงเทพมหานคร 10170 E-mail : sw700@hotmail.com

ประวตการศกษา

พ.ศ. 2542 บรหารธรกจบณฑต สาขาการบญช สถาบนเทคโนโลยราชมงคล วทยาเขตบพตรพมข จกรวรรด

พ.ศ. 2552 บรหารธรกจมหาบณฑต สาขาการจดการอตสาหกรรม สถาบนเทคโนโลยไทย-ญปน ประวตการท างาน

พ.ศ. 2552 - ปจจบน เจาหนาทวเคราะหขอมล บรษท นวตน ฟด อควปเมนท จ ากด พ.ศ. 2549 - 2552 พนกงานบญช บรษท นตโตก (ประเทศไทย) จ ากด พ.ศ. 2546 - 2549 พนกงานบญช บรษทยพเอม ราฟลาแทค จ ากด พ.ศ. 2541 - 2546 พนกงานบญช ส านกงานธนพฒน

พ.ศ. 2546 ผสอบบญชภาษอากร TA000700