อาจารยดวงพร แสงทอง

หลกการจดโครงสรางองคการ

โครงสราง

โครงสราง หมายถง แผนผงแสดงต าแหนงงาน หนาทงานตางๆ และเสนโยงความสมพนธของงานตางๆเหลานน โครงสรางจะครอบคลมแนวทางและกลไกในการประสานงานและการตดตอสอสารและระบบตางๆ ทเกยวเนอง การจดวางต าแหนงงาน และกลมของต าแหนงงานตางๆ ภายในองคการซงโครงสรางจะแสดงใหเหนความสมพนธของงานทจะมตอกน รปแบบปฏสมพนธและการจดสรรหนาทและความรบผดชอบในองคการ

หลกการในการจดโครงสรางองคการควรประกอบดวยขนตอนดงตอไปน 1. พจารณางานตางๆ โดยการรวมกนเปนกลมงานกลาวคอ งานทมลกษณะคลายกนใหอยในกลมเดยวกน

2. จดแบงความรบผดชอบโดยระวงการซ าซอนของงาน เพอปองกนความขดแยงทจะเกดขน

3. พจารณาสายการบงคบบญชาของงานในแตละกลม ซงอาจมผลใหสายการบงคบบญชาจากระดบสงสระดบลาง หรอตามความเหมาะสมของแตละองคการ

4. ก าหนดกระบวนการสอสาร เปนการก าหนดกระบวนการในการสงการ การสอสารประสานงาน กระบวนการรายงายผลซงสงผลตอไปยงกระบวนการควบคมงาน

5. พจารณาอ านาจหนาท ส าหรบแตละต าแหนง และพจารณาระดบการกระจายอ านาจอยางเหมาะสม

ขนตอนของกระบวนการจดองคการ

1) การจดโครงสรางงาน

2) การจดโครงสรางอ านาจหนาท

3) การจดโครงสรางองคการ

การจดกลมงานและ โครงสรางต าแหนงงาน

การมอบหมาย อ านาจหนาท

+

=

การจดความสมพนธ เปนโครงสรางองคการ

ค าบรรยายงาน (Job Descriptions) คอ ขอความเกยวกบวตถประสงคของต าแหนงงาน โดยมการระบถง

1) ความรบผดชอบ

2) อ านาจหนาท

3) ภารกจ

4) ความสมพนธทมตอผใตบงคบบญชาและผบงคบบญชา

5) มาตรฐานการปฏบตงาน

คมอองคการ (Organization Manuals) คอ คมอทบอกถงขอมลทส าคญๆ ทเกยวของกบการด าเนนงาน

ตางๆ ขององคการนนแมจะไมมก าหนดแนนอน แตสวนใหญในทางปฏบต คมอองคการทดจะประกอบดวย

1) นโยบายตางๆ ทใชอยในองคการ

2) แนวความคดกวางๆ เกยวกบวธการด าเนนงานขององคกร

3) ผงโครงสรางองคการ

4) ขอความเกยวกบจดมงหมายขององคกร

5) ขอบเขตหนาทงานของหนวยงานหลกในองคการ

การจดกลมงาน หมายถง การรวมกจกรรมทคลายกนและเหมาะสมทจะน ามาปฏบตในกลมเดยวกนเขาไวดวยกนเปนกลม และขณะเดยวกนกมการแยกแยะจดเปนต าแหนงตางๆ ดวย โดยโดยใชหลกการ การจดแผนกงาน

การจดกลมงาน (Grouping Activities)

ตวอยางโครงสรางองคการขนานใหญ

ประโยชนและความส าคญของการจดโครงสรางองคการ

ท าใหทราบถงชนด ประเภท ของเขตและลกษณะของงาน

ท าใหทราบถงชองทางการตดตอสอสารและการไหลของขอมลรวมทงต าแหนงท

ตองรบผดชอบและตดสนใจเพอตอบสนองตอความตองการของผปฏบตงาน

ชวยในการประสานกจกรรมตางๆ ในการท างานงานทงในระดบบคคล ระหวาง

ทมงาน แผนก และฝายงานตางๆ

ชวยสนบสนนการสรางขอไดเปรยบในการแขงขนขององคการ

เปนกลไกรองรบการปฏบตงานตามแผนกลยทธใหบงเกดผลได

การออกแบบโครงสรางองคการโดยทวไป

การออกแบบโครงสรางแบบงาย (The simple structure)

เจาของกจการ

พนกงาน พนกงาน พนกงาน พนกงาน พนกงาน

เปนโครงสรางส าหรบองคการขนาดเลก องคการทเพมเรมกอตง ซงมกจะม เจาของเปนผบรหารเอง (Owner – Manager) ยงไมมการแบงงานกนอยางชดเจน ปรมาณงานยงนอย

ขอดและขอเสยของการแบงงานโครงสรางแบบงาย

การควบคมบคลากรและการเขาถงบคลากรรายบคคลไดงาย

เพราะเปนองคกรขนานเลก

ท าใหการตดสนใจและการสอสารไมซบซอนและชดเจน

ความใกลชดระหวางบคลากรและผบงคบบญชา

ขาดความกระตอรอรนในการท างาน

ความซ าซอนของงาน

ท าใหบคลากรไมมโอกาสพฒนาเปนผเชยวชาญเฉพาะงาน

การออกแบบโครงสรางองคการโดยทวไป (ตอ)

• โครงสรางตามหนาทงาน (The functional structure)

องคการขนาดใหญขน เรมแบงออกเปนฝายงานตางๆ ใหชดเจนขน ตามหนาทงานทแตกตางกนหรอแบงตามกจกรรมสรางมลคา (Value Chain) ของกจการ

ประธาน

ฝายผลต ฝายการตลาด ฝายบคคล ฝายบญชและการเงน

ขอดและขอเสยของการแบงงานตามหนาท

ท าใหเกดความถนดและความเชยวชาญในงานเฉพาะดานนน

และเกดประสทธภาพในการท างาน

สามารถรกษามาตรฐานการท างานของสายงานไดด

ท าใหบคลากรไดมโอกาสพฒนาเปนผเชยวชาญเฉพาะดานได

ท าใหการตดสนใจและการสอสารไมซบซอน

และชดเจน

บคลากรจะสนใจงานของฝายตนมากกวาสวนรวม

การประสานงานและการสอสารระหวางหนวยงานมนอย

และอาจกอใหเกดความขดแยงไดงาย

การจดตามหนาท เมอองคการมการเตบโตจะมความ

ซบซอนมากขน ท าใหการวดผลงานล าบาก

การออกแบบโครงสรางองคการโดยทวไป (ตอ) • โครงสรางแบบเปนหนวยงาน (The divisional structure)

ประธาน

รองประธาน ฝายการเงน

รองประธาน ฝายบรหาร

รองประธาน ฝายผลต

แผนกภาษ

องคการเตบโตขนโดยมสนคามากมายหลายชนด หรอมลกคาหลายกลมทตองการการดแลรบผดชอบใหชดเจนโดยภายใตหนวยงานมกมหนวยงานยอยทคอนขางสมบรณในตนเอง เพอใหผบรหารหนวยสามารถจดการสนคาและลกคา ไดอยางเหมาะสมและมประสทธภาพ

โครงสรางแบบนมการปรบเปลยนใหมเปนแบบหนวยธรกจเชงกลยทธ (SBU Structure) ซงเปนโครงสรางทรวมกลม Division ตางๆ ทเกยวของสมพนธกนและตอบสนองตอบสนองตอลกคากลมเดยวกนเขาไวดวยกน

แผนกบญช

แผนกวเคราะห

แผนกจดซอ

แผนกบคคล

แผนกบรการ

แผนกคลงสนคา

โรงงาน 1

โรงงาน 2

ขอดและขอเสยของการจดแบบหนวยงาน

การประสานงานและการควบคมดแลสนคาท าไดดกวาโครงสราง

แบบหนาทงาน

การบรหารและจดการขอมลตางๆ ท าไดงายขน

มความชดเจนในเรองของความรบผดชอบในหนาท

ผท างานไดรบการฝกฝนในทกษะตางๆ กวางขน

การประเมนผลงานชดเจนขน

ผบรหารขาดความเชยวชาญเฉพาะดาน

มคาใชจายในการด าเนนงานสงเนองจากความซ าซอนในการ

ท างาน

การกระจายอ านาจมากเกนไปท าใหผบรหารสญเสยอ านาจ

การควบคม

มการแขงขนระหวางหนวยอยางรนแรง

การออกแบบโครงสรางองคการโดยทวไป (ตอ)

• โครงสรางแบบแมกทรกซ (The Matrix)

ผจดการโครงการ 1 สบ

ผจดการโครงการ 2 แชมพ

ผจดการโครงการ 3 ยาสฟน

ประธาน

รองประธาน ฝายผลต

รองประธาน ฝายการตลาด

รองประธาน ฝายบคคล

รองประธาน ฝายบญชและการเงน

โครงสรางแบบนพบในกจการขนาดใหญทมงานซบซอน โดยเกดขนเนองจากตองการประสานความสนใจในงานสองดาน พรอมๆ กนตองการแบงปนการใชทรพยากรทมอยในแผนกงานตางๆ ไปตามโครงการตางๆ เนองจากสภาพแวดลอมภายนอกมขอมลทตองตดตาม วเคราะห และน ามาใชประโยชนไดมาก จงตองการการท างาน รวมกนในหลายๆ ฝายในการบรหารงานแบบนใหส าเรจนน ผบรหารจะตองสรางระบบตางๆ ทสงเสรมการท างานเชนรางวลในการ เลอนขนต าแหนง สรางวฒนธรรมและบรรยากาศของความไววางใจกน มสวนรวมกน สรางพฤตกรรมการท างานเชนการรายงาน ผบงคบบญชาทงแนวตงและแนวนอน

ขอดและขอเสยของโครงสรางแมกทรกซ (The Matrix)

ลดอปสรรคการสนใจเฉพาะหนาทงานโดยเพมความสนใจ

สวนรวมทงโครงการ

สมาชกจะมการสอสารและเรยนรงานระหวางกน

ทรพยากรไดถกใชอยางคมคา พนกงานมโอกาสกาวหนา

สงขนเนองจากสามารถเตบโตไดทงสองสายงาน

อาจน าไปสความสบสนและความยงยากในการรบค าสงจาก

ผบงคบบญชาเนองจากมมากกวา 1 คน

ผบงคบบญชาอาจแยงอ านาจในการจดการ

มคาใชจายเพมมากขน

พนกงานมความคบของใจในความก ากวมของบทบาทหรอความ

ขดแยงบทบาทในการปฏบตงาน

การออกแบบโครงสรางองคการโดยทวไป (ตอ)

• โครงสรางแบงตามเครอขาย (Network Structure)

ส านกงานใหญ (Hub)

บรษทผออกแบบ (ฝรงเศส)

บรษทผผลต (เกาหล)

ตวแทนจ าหนาย(แคนาดา)

บรษทขนสงสนคา(เยอรมน)

บรษทโฆษณา(นวยอรก)

โครงสรางองคการแบบนเปนททราบกนดวาเปนโครงสรางเครอขายเคลอนท และเปนวธการใหมในยคปจจบนโครงสรางแบงตามเครอขายจะเปนองคการทเปนศนยกลางเลกๆ ทตองพงพาอาศยองคการอนๆ ในดานการผลต การตลาด หรออาจกลาวไดวาเปนการด าเนนงานอยภายใตรมเดยวกน ตวอยางเชน บรษท Nike และบรษทอนๆทมขยายธรกจอยางรวดเรว และตองอาศยฐานการผลตและสงออกไปในหลายๆภมภาค

ขอดและขอเสยของโครงสรางแบบเครอขาย (Network Structure)

ท าใหเกดความคลองตวในการด าเนนงาน

คาใชจายการบรหารต า เพราะไมไดจางผเชยวชาญและ

บคลากรดานบรหาร การตดตอสอสารจะใชเครอขายของอเมล

ท าใหขาดการควบคมเพราะฝายบรหารจะใหความไววางใจกบ

เครอขายทตดตอ

ฝายบรหารตองท างานอยางใกลชดกบผสงวตถดบหรอสนคา

เพอวตถดบเปนไปตามความตองการ และไมใหมปญหาในการจดสง

สนคาเพอการผลต

หลกการของการจดองคกร

1. การสรางโครงสรางองคกร หรอแผนภมองคกร

2. ค ว า ม ร บ ผ ด ช อ บ แ ล ะ อ า น า จ ห น า ท (Responsibility and Authority) ผทไดรบมอบหมายถามความรบผดชอบใด ๆ จะตองสามารถมอ านาจหนาทในการสงการควบคไปดวย เพอทจะสามารถท างานใหบรรลความรบผดชอบทไดรบมอบหมายมา

3. การก าหนดความสามารถและลกษณะจ าเปน (Matching abilities and Requirements) ในแตละต าแหนงงานควรก าหนดความสามารถหรอลกษณะของบคคลทจะมารบต าแหนงงานนน เพอทจะสามารถจดหาบคคลแทนได

ปจจยทมผลกระทบตอการก าหนดขนาดการควบคม 1) ความสามารถของผบรหาร 2) ความรความสามารถของผใตบงคบบญชา 3) ความยงยากและสลบซบซอนของงานทควบคม 4) ขนาดของการเกยวพนกนของกจกรรมตางๆ ทท า 5) ความพรอมของมาตรฐานการปฏบตงานและระเบยบวธปฏบตทด 6) ขนาดของอ านาจหนาททสามารถมอบหมายไปได 7) คณภาพและจ านวนของเจาหนาทฝายสนบสนน 8) ชนด และเงอนไขของเครองจกรและอปกรณทใชอย

ถาการออกแบบโครงสรางองคการไมด อาจะเกดปญหาดงน

ปญหาดานขวญและก าลงใจ

ปญหาการตดตอสอสาร

ปญหาการประสานงาน

ปญหาดานโครงสรางกบงานไม

สอดคลองกน

ปจจยทมผลตอการออกแบบโครงสราง

ภารกจ (Mission)

กลยทธ (Strategy)

ขนาดขององคการ

สภาพแวดลอมภายนอก

เทคโนโลย

แบบฝกหด กรณศกษาการจดองคการ บรษท ABC จ ากด ผลตและจ าหนายเครองใชไฟฟา เครองใชส านกงาน และวงจรอเลกทรอนกส โดยจ าหนายทวประเทศ ในปจจบนการจดแผนกงานของบรษทใชหนาทเปนหลก โดย รองประธานฝายวศวกรรม รองประธานฝายการเงน รองประธานฝายขาย รองประธานฝายผลต และรองประธานฝายวจยและการพฒนา จะตองรายงานโดยตรงตอประธานบรษท เมอเรว ๆ น ประธานบรษทก าลงพจารณาปรบโครงสรางองคการใหม มเปาหมายเพอปรบปรงการประสานงานระหวางกจกรรมตาง ๆ ของบรษทใหดขน ตอบสนองความตองการของลกคาไดมากขน และมการกระจายอ านาจภายในบรษทมากขน

*** ค าถามอภปราย : ใหนกศกษาเสนอแนะโครงสรางองคการทเปนไปตามเปาหมายของประธานบรษท***

จากการศกษาในหวขอ “หลกการจดโครงสรางองคการ” ใหนกศกษาแบงกลมออกเปน 5 กลม ดงน

กลมท 1 โครงสรางแบบงาย (The simple structure)

กลมท 2 โครงสรางตามหนาทงาน (The functional structure)

กลมท 3 โครงสรางแบบเปนหนวยงาน (The divisional structure)

กลมท 4 โครงสรางแบบแมกทรกซ (The Matrix)

กลมท 5 โครงสรางแบงตามเครอขาย (Network Structure)

ใหนกศกษาท าการศกษาโครงสราง หนวยงาน/องคการ ของภาครฐหรอเอกชน กได และศกษาวาแตละแหงใชโครงสรางแบบใดในการบรหารจดการและมรปแบบการจดโครงสรางเปนอยางไร

***รายงานและน าเสนอรายงานหนาชนเรยนในสปดาหถดไป***

เอกสารประกอบการสอน วชาองคการและการจดการสมยใหม

หวขอ : หลกการจดโครงสรางองคการ

อาจารยดวงพร แสงทอง คณะมนษยศาสตรและสงคมศาสตร มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

http://www.teacher.ssru.ac.th/duangphon_sa/