ชุดเครื่องมือการเรียนร้ ู...
Transcript of ชุดเครื่องมือการเรียนร้ ู...
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 1
ชดเครองมอการเรยนร
เรอง
การจดทาคมอการปฏบตงาน
(Work Manual) (ฉบบปรบปรง)
ป พ.ศ.2552
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 2
วตถประสงคของหลกสตร
เพอใหผเขารบการอบรม
มความร ความเขาใจ ในหลกการหรอแนวทางในการจดทาเอกสารทจาเปนในองคกร
เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล
สามารถจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงานตนเองไดอยางมประสทธภาพ
สามารถนาเครองมอตาง ๆ เพอมาชวยในการวเคราะหและชวยในการปรบปรงกระบวนการทางานในหนวยงานตนเองได
เขาใจและทราบประโยชนในการควบคมเอกสารและวธการควบคม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 3
หวขอการฝกอบรม
1. โครงสรางของระบบเอกสารในองคการ
2. ความรพนฐานในการจดทาคมอการปฏบตงาน
3. องคประกอบของคมอการปฏบตงาน
4. ปจจยสาคญในการจดทาคมอการปฏบตงาน
5. ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน
6. เครองมอพเศษในการจดทาคมอการปฏบตงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 4
เอกสารคออะไร
• สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการ
ปฏบตงาน โดยอาจจะอยในลกษณะตาง ๆ เชน ระเบยบปฏบต
คมอการปฏบตงาน วธการทางาน รปภาพ แบบฟอรม เปนตน
การจดทาเอกสารคออะไร
• การกาหนดแนวทาง ขนตอน หรอวธการไวเปนลายลกษณอกษร
เพอใชในการตดตอสอสารหรอเปนแนวทางในการปฏบตงาน
นยาม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 5
ภาพรวมดานเอกสารภายในองคการ (Documentation Overview)
เอกสารของแตละองคการมกประกอบดวย
• เอกสารแสดงวสยทศน ภารกจ นโยบาย และวตถประสงคขององคการ
• คมอคณภาพ (Quality Manual)
• ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน (Procedure Manual/Work Manual)
• วธการทางาน (Work Instruction)
• เอกสารจากภายนอกทจาเปนตองใชในการปฏบตงาน (Support Document)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 6
1
2
3
4 แบบฟอรม, บนทกและเอกสาร
สนบสนน (Form, Record and
Support document)
วธปฏบตงาน/วธการทางาน
( Work Instruction)
ระเบยบปฏบตงาน (Procedure Manual),
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
คมอคณภาพ (Quality Manual)
แนวทางในการจดทาและควบคมเอกสารตามระบบบรหารคณภาพ
ISO 9001:2000 แบงเอกสารออกเปน 4 ระดบ ดงน
โครงสรางของระบบเอกสารในองคการ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 7
ระดบท 1: คมอคณภาพ (Quality Manual)
ลกษณะ
• ระบรายละเอยดขององคการ นโยบาย
วสยทศน และภารกจขององคการ
• ประกอบดวยกระบวนการตางๆ ทอย
ในความรบผดชอบขององคการ
• อางองถงระเบยบปฏบตทสนบสนน
นโยบายขององคการและกระบวนการ
• อ ธ บ า ย ป ฏ ส ม พ น ธ ข อ ง แ ต ล ะ
กระบวนการภายในองคการ
ประโยชน
• เปนแนวทางใหเจาหนาททราบถงนโยบาย
วสยทศน และภารกจขององคการ
• ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางองคการ
• สรางความประทบใจแกบคคลท วไปใหม
ความมนใจมากขน
• ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ
• เ ปนพ นฐานสาหรบ ผบ รหารใชในการ
ทบทวนและตรวจตดตามระบบบรหาร
คณภาพภายใน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 8
ระดบท 2: ระเบยบปฏบต/คมอการปฏบตงาน
(Procedure/Work Manual)
ลกษณะ
• เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการ
ทางานท ม จดเ รมตนและส น สดของ
กระบวนการ
• ระบขนตอนและรายละเอยดกระบวนการ
ตางๆ ขององ คการและว ธควบ คม
กระบวนการนน
• จดทาขนสาหรบลกษณะงานทซบซอน ม
หลายขนตอน และเกยวของกบหลายคน
• สามารถปรบปรงเปลยนแปลงไดเมอม
การเปลยนแปลงการปฏบตงาน
ประโยชน
• ไดงานทมคณภาพตามทกาหนด
• ผปฏบตงานไมเกดความสบสน
• แตละหนวยงานรงานซงกนและกน
• บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได
• สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรว
เมอมการโยกยายตาแหนงงาน
• ลดขนตอนการทางานทซบซอน
• ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ
• ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน
• ชวยลดความขดแยงทอาจเกดขนในการทางาน
• ชวยลดการตอบคาถาม
• ชวยลดเวลาในการสอนงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 9
ระดบท 3: วธปฏบตงาน/วธการทางาน (Work Instruction)
ลกษณะ
• มรายละเอยดวธการทางานเฉพาะ
ห ร อ แ ต ล ะ ข น ต อ น ย อ ย ข อ ง
กระบวนการ เ ปน ขอ มล เฉพาะ
มคาแนะนาในการทางาน รวมทงวธท
อง คการใชในการปฏบตงานโดย
ละเอยด
ประโยชน
• ผปฏบตงานทราบรายละเอยดและทางานได
อยางถกตอง
• ทราบถงตาแหนงงานทรบผดชอบ
• ท ร า บ ถ ง เ ท ค น ค ว ธ ก า ร ท า ง า น ท ม
ประสทธภาพ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 10
ระดบท 4: แบบฟอรม บนทก และเอกสารสนบสนน
(Form, Record and Support document)
ลกษณะ
• แบบฟอรม (Forms): ใชสาหรบลงบนทก
ผลการทางาน และผลลพธท ไดจากการ
ทางาน
• บนทก (Record): จะถกเกบไวสาหรบการ
เรยกออกมาใช และโดยปกตจะมการ
ควบคมตามกระบวนการควบคมบนทก
• เอกสารสนบสนน (Support Document):
เอกสารทใชอางองหรออธบายรายละเอยด
การทางานในรปแบบท องคการมใชอย
เชน พระราชบญญต กฎหมาย หนงสอ
ชแจง มาตรฐานตางๆ เปนตน
ประโยชน
• ชวยใหการทางานนน ๆ มความสมบรณ
ครบถวน
• เปนเอกสารอางองในการทางาน
• ชวยใหการทางานไมผดขนตอน
• ชวยปองกนอบต เหต และทางานไดอยาง
ปลอดภย
เปนเอกสารทใชในการทางานเพอใหงานนนๆ มความสมบรณ
ซงเอกสารแตละแบบมลกษณะดงน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 11
คมอการปฏบตงาน (Work Manual) คออะไร
คมอการปฏบตงาน (Work Manual) เปรยบเสมอนแผนทบอก
เสนทางการทางานทมจดเรมตนและจดสนสดของกระบวนการ ระบถงขนตอน
และรายละเอยดของกระบวนการตาง ๆ มกจดทาขนสาหรบงานท มความ
ซบซอน มหลายข นตอน และเ กยวของกบหลายคน สามารถปรบปรง
เปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน ทงนเพอใหผปฏบตงานไวใช
อางองมใหเกดความผดพลาดในการปฏบตงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 12
สาเหตทหลายองคการไมจดทาค มอการปฏบตงาน
• ในหนวยงานมบคคลไวสาหรบอางอง เพราะทางานมานาน มความชานาญ
มประสบการณสง
• หนวยงานนนๆ รบผดชอบงานทไมซบซอน มขนตอนนอยและตายตว
งานเบดเสรจทเดยว
• บางหนวยงานไมเคยมคนใหมมาทางาน คนททางานอยทกวนกรงานหมดแลว
จงไมเหนความจาเปนในการจดทาคมอ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 13
วตถประสงคในการจดทาคมอการปฏบตงาน
1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน
2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทาอะไรกอนและหลง
3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร
4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ และเปาหมายขององคกร
5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน
6. เปนเครองมอในการฝกอบรม
7. ใชเปนเอกสารอางองในการทางาน
8. ใชเปนสอในการประสานงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 14
ประโยชนของคมอการปฏบตงาน
1. ชวยลดการตอบคาถาม
2. ชวยลดเวลาในการสอนงาน
3. ชวยเสรมสรางความมนใจในการทางาน
4. ชวยใหเกดความสม าเสมอในการทางาน:
5. ชวยลดความขดแยงทอาจจะเกดในการทางาน
6. ทาใหการปฏบตงานเปนแบบมออาชพ
7. ชวยในการปรบปรงงานและออกแบบกระบวนงานใหม
คมอการปฏบตงานยงสามารถนาไปใช
สาหรบเรองอนๆ ไดอกดวย เชน
• ใชฝกอบรมขาราชการใหม
• ใชรวบรวมประเดนทไมใชกรณปกต
• ใชในการปรบปรงงาน
• ใชในการออกแบบระบบงานใหม
• ใชเปนฐานในการประกาศเวลามาตรฐาน
การใหบรการ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 15
ประกอบดวย
1. วตถประสงค
2. ขอบเขต
3. คาจากดความ
4. หนาทความรบผดชอบ
5. ระเบยบปฏบต (ขนตอน)
6. เอกสารอางอง
7. แบบฟอรมทใช
8. เอกสารบนทก
องคประกอบของคมอการปฏบตงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 16
1. วตถประสงค (Objectives)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองน
ขนมา
• ตวอยางวตถประสงคเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
เพอใหมนใจวาไดมการปฏบตตามขอกาหนด ระเบยบ หลกเกณฑ
เ กยวกบการตรวจสอบภายในท กาหนดไวอยางสม า เสมอและม
ประสทธภาพ สอดคลองกบนโยบายและวตถประสงคขององคกร
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 17
2. ขอบเขต (Scope)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวาครอบคลมตงแต
ขนตอนใด ถงขนตอนใด หนวยงานใด กบใคร ทใด และเมอใด
• ตวอยางขอบเขตเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
ระเบยบการปฏบตนครอบคลมขนตอนการตรวจสอบภายในของผตรวจสอบภายในและผรบการตรวจสอบ ตงแตการวางแผนการตรวจสอบ การดาเนนการตรวจสอบ การจดทารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจตดตามซา สาหรบทกครงทมการตรวจสอบ ของกรมควบคมโรค กระทรวงสาธารณสข
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 18
3. คาจากดความ (Definition)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบถงคาศพทเฉพาะซงอาจเปนภาษาไทยหรอภาษาองกฤษ หรอคายอ ทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนนๆ เพอใหเปนทเขาใจตรงกน
• ตวอยางคาจากดความ เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
Auditor = ผตรวจสอบทไดรบมอบหมายอยางเปนทางการ
Auditee= แผนก หนวยงาน หรอบคคลผไดรบการตรวจสอบ
CAR = Corrective Action Report - การรองขอใหดาเนนการแกไข
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 19
4. หนาทความรบผดชอบ (Responsibilities)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนน ๆ โดยมกจะ
เรยงจากผอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมา
• ตวอยางหนาทความรบผดชอบเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
ผอานวยการกอง: อนมตแผนการตรวจสอบ ตดตามและพจารณาผลการตรวจสอบ
ภายใน
หวหนากลมทกกลม: รบทราบและใหความรวมมอในการตรวจสอบ
นกวชาการ 6 ว. : จดทาแผน ดาเนนการตรวจสอบ สรปผลและตดตามผล
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 20
5. ระเบยบปฏบต/ขนตอน (Procedure)
• ความหมาย:
เปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยด วาใคร ทาอะไร ทไหน อยางไร เมอใด
โดยสามารถจดทาไดในรปแบบตาง ๆ ไดแก การใชขอความอธบาย การใชตารางอธบาย การใชแผนภม และการใช Flowchart
• ตวอยางการเขยนขนตอนการปฏบต 5.1 เขยนรายละเอยดเอกสารทตองการจดทา แกไขหรอเปลยนแปลง
5.2 พจารณาเหตผลการขอจดทา แกไขหรอเปลยนแปลง
5.3 ดาเนนการจดทา
5.4 แจกจายสาเนาเอกสาร
5.5 บนทกการแจกจาย
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 21
6.เอกสารอางอง (Reference Document)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใชประกอบคกนหรออางองถงกน
เพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณ ไดแก ระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญต กฎหมาย กฎระเบยบ หรอวธการทางาน เปนตน
• ตวอยางเอกสารอางองเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
ระเบยบการปฏบตเรองการแกไขและปองกน(QP-QMR-01)
ระเบยบปฏบตเรองการทบทวนโดยฝายบรหาร (QP-QMR-02)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 22
7.แบบฟอรมทใช (Form)
• ความหมาย:
เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตาง ๆ ทตองใชในการบนทก
ขอมลของผทเกยวของ ในการปฏบตงานของกระบวนการนน ๆ
• ตวอยางแบบฟอรมเรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01)
แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02)
แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 23
8.เอกสารบนทก (Record)
• ความหมาย: เปนการชแจงใหผอานทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐาน
ของการปฏบตงานนน ๆ พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบ สถานท ระยะเวลา และวธการจดเกบ
• ตวอยางเอกสารบนทก เรอง : คมอการตรวจสอบภายใน
ชอเอกสาร ผรบผดชอบ สถานทจดเกบ ระยะเวลา วธการจดเกบ
Audit Checklist นกวชาการ
ตรวจสอบภายใน
หองเอกสารของผ
ตรวจสอบ 10 ป เรยงตามวนท
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 24
ปจจยสาคญในการจดทาคมอการปฏบตงาน
ลกษณะทดของคมอการปฏบตงาน
คณสมบตและทกษะของผจดทาคมอการปฏบตงาน
ผเกยวของในการจดทาคมอการปฏบตงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 25
ลกษณะทดของคมอการปฏบตงาน
• กระชบ ชดเจน เขาใจไดงาย
• เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม
• เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม
• มความนาสนใจ นาตดตาม
• มความเปนปจจบน (Update) ไมลาสมย
• แสดงหนวยงานทจดทา วนทบงคบใช
• มตวอยางประกอบ
Clear
Complete
Concise
Correct
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 26
คณสมบตและทกษะ
ของผจดทาเอกสารการปฏบตงาน
คณสมบต
• มความรความเชยวชาญในการปฏบตงานเรองนน ๆ
• เปนคนชางสงเกต
• เอาใจใสในรายละเอยดของการปฏบตงาน
• รทฤษฎและความรพนฐานของการวเคราะหระบบงาน
• รหลกการสอสารในรปแบบตาง ๆ
• รเทคโนโลยสมยใหม
ทกษะ
• ทกษะการวเคราะห
(Analysis Skills)
• ทกษะการสอสาร
(Communication Skills)
• ทกษะออกแบบ
(Design Skills)
• ทกษะการประเมนผล
(Evaluation Skills)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 27
ผทเกยวของ
• ผปฏบตงานในกระบวนการ • ผจดทาเอกสารการปฏบตงาน • ผอนมต • ผอาน
– ภายในองคกร • ผบรหาร • รฐบาล • ขาราชการ
– ภายนอกองคกร • ประชาชน • ผเขาชมงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 28
กจกรรมท 1 :
วเคราะหผเกยวของในกระบวนงานและวเคราะหความเขาใจ
และความสนใจของผปฏบตงาน
วตถประสงคของกจกรรม :
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบผ มสวนเกยวของกบกระบวนงานทจะพฒนา
คมอการปฏบตงาน
• เพอใหผ เขาอบรมมความขาใจเกยวกบความสนใจของผปฏบตงาน
ลกษณะของกจกรรม
• แบงกลมละประมาณ 10 ทาน
• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการ
ทางานทกาหนดใหโดยวทยากร
• ใชแบบฟอรมทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของ
• แตละกลมใชเวลาในการวเคราะหประมาณ 15 นาท
• แตละกลมใชเวลาในการนาเสนอผลการวเคราะหประมาณ 3 นาท
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 29
แนวปฏบตทด12 ขนตอน
1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร
2. สงเกตการปฏบตงานจรง
3. จดทา Work Flow อยางงาย
4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน
5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน
6. ตรวจสอบกบนตกร ว า มประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม หากมใหแกไขปรบปรง
ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 30
7. ขออนมต
8. บนทกเขาระบบการควบคมและแจกจายเอกสาร
9. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร
10. ดาเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช
11. มการทดสอบความเขาใจของผใชงาน
12. รวบรวมขอเสนอแนะเพอปรบปรงคมอใหเกด
ประสทธภาพสงสด
แนวปฏบตทด12 ขนตอน (ตอ)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 31
เครองมอพเศษในการจดทาเอกสาร
1.การศกษาและวเคราะหกระบวนการ (Process Analysis)
– Input-Output Analysis
2. การใช Flowchart
Inputs Output
Process ทรพยากรทจาเปน ขอกาหนด
หลกเกณฑ เงอนไข
การกระทาเพอเปลยนสภาพ Input ไปเปน Output
ผลลพธทตองการ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 32
แนวทางการเขยน Flowchart
การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการทางาน
Flowchart คออะไร?
ประโยชนของ Flowchart
• ชวยใหเขาใจกระบวนการทางานงายขน
• เปนเครองมอสาหรบฝกอบรมพนกงาน
• การชบงถงปญหา และโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ
• ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล
• สะดวกในการนาไปเขยนเปนระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงานหรอวธการปฏบตงาน
ในลาดบตอไป
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 33
สญลกษณทใชในผงงาน (Flowchart)
จดเรมตนและสนสดของกระบวนการ
กจกรรมและการปฏบตงาน
การตดสนใจ
แสดงถงทศทาง หรอการเคลอนไหวของงาน
จดเชอมตอระหวางขนตอน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 34
การเขยน Flowchart
ผเขยนควรเขาใจกระบวนการและการปฏบตงานจรง
กาหนดกระบวนการทตองเขยน Flowchart
เขยนขนตอน กจกรรม การตดสนใจ
จดลาดบกอนหลงของขนตอนดงกลาว
เขยน Flowchart โดยใชสญลกษณทเหมาะสม
ตรวจสอบและปรบปรง Flowchart ทเขยนเสรจ
ปฏบตได
กระบวนการมประสทธภาพ
ไมซาซอน
ทาแลวไดประโยชน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 35
ตวอยาง Flowchart
อนมต
ลง LOG
ออกใบ P/O
No
Yes
สงใบ P/O
สงคน
จดเกบเขาคลงสนคา
ออกเอกสารขอซอ
(PR)
ตรวจสอบสนคา No
Yes
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 36
ตวอยางระเบยบปฏบต
ชอหนวยงาน......
ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา
การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/0 1/7
จดทาโดย
______________________
ตรวจสอบโดย
_______________________
อนมตโดย
_______________________
ประวตการแกไข
วนทบงคบใช แกไขครงท ขอความ
19/11/05
00
เอกสารออกใหม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 37
ตวอยางระเบยบปฏบต (ตอ)
ชอหนวยงาน.......
ระเบยบปฏบตเรอง เลขท แกไขครงท วนทบงคบใช หนา
การจดซอ QP-PUR-001 00 19/11/05 2/7
1. วตถประสงค
2. ขอบเขต
3. คาจากดความ
4. ความรบผดชอบ
5. ระเบยบปฏบต
6. เอกสารอางอง
7. แบบฟอรมทใช
8. เอกสารบนทก
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 38
วธการเขยนขนตอนการปฏบตงาน
• ในการเขยนขนตอนการปฏบตงาน (หวขอท 5) ของโครงสราง
เอกสารระเบยบปฏบตอาจอยในรปของ
– ขอความทงหมด (Wording)
– ตาราง (Table)
– แผนภมจาลอง (Model)
– เปนผงการไหลของการปฏบตงาน (Flowchart)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 39
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบขอความ
ขนตอนการรบการฝกอบรม 5.1 ผขอรบการฝกอบรม
5.1.1 ศกษาขอมลหรอหลกสตรทจาเปนตอการปฏบตงาน
5.1.2 กรอกแบบคารองขอรบการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลกฐานหรอขอมลของหลกสตรดงกลาว
5.1.3 เสนอใหผบงคบบญชาจนถงระดบผอานวยการอนมต
5.1.4 นาสงยงกองการเจาหนาทลวงหนากอนวนสมมนาหรอฝกอบรม 15 วน
5.2 เจาหนาทฝายการเจาหนาท 5.2.1 ตดตอสถาบนหรอหนวยงานทจดฝกอบรม
5.2.2 สงเรองยงหนวยงานการเงนเพอของบประมาณ
5.3 ผเขารบการฝกอบรม 5.3.1 เขารบการฝกอบรมตามวนและเวลาทกาหนด
5.3.2 เมอเสรจสนการฝกอบรม จดทารายงานพรอมนาสงเอกสารประกอบการฝกอบรม
5.3.3 นาความรทไดรบไปจดทาแผนพฒนาและปรบปรงตนเอง
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 40
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบตาราง
ผรบผดชอบ ขนตอนการ
ดาเนนงาน
ระยะเวลา แบบฟอรมทใช
เจาหนาท
กองการ
เจาหนาท
1.สารวจความจาเปน
ในการฝกอบรม
เดอนพฤศจกายน
ของทกป
แบบสารวจความจาเปนใน
การฝกอบรม
(HR-TN-F-001)
เจาหนาททก
ระดบ
2. กรอกรายละเอยด
ความตองการในการ
ฝกอบรมและสงกลบ
คนกองการเจาหนาท
ภายในเดอนธนวาคม
ของทกป
แบบสารวจความจาเปนใน
การฝกอบรม
(HR-TN-F-001)
หวหนากลมงาน
กองการ
เจาหนาท
3. พจารณา รวบรวม
และจดทาแผนการ
ฝกอบรมประจาปสงให
ผอานวยการกอง
ภายในเดอนมกราคม
ของปถดไป
แผนการฝกอบรมประจาป
(HR-TN-F-002)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 41
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 42
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบแผนภม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 43
ลาดบท ผงกระบวนการ รายละเอยดงาน ผรบผดชอบ บกทก เอกสารอางอง
1 หนวยงานทขอซอกรอกรายละเอยดสนคาทจะ
ซอ
ผขอซอ ใบ PR PU-F-001
2 ผ มอานาจลงนามอนมต หากไมอนมตใหผขอ
ซอนากลบไปพจารณาหรอแกไข
ผ มอานาจลง
นาม
ใบ PR
3 บนทกเลขท PR ในสมดบนทกเพอเปน
หลกฐานอางอง
เจาหนาท
จดซอ
Log Book PU-F-002
4 เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยดตาม
เอกสาร PR
เจาหนาท
จดซอ
ใบ PO PU-F-003
5 สงใบสงซอสนคา (PO) ใหกบทางผขาย โดย
ทาง Fax หรอE-mail และยนยนการซอ
เจาหนาท
จดซอ
ใบ PO
6 ตรวจรบสนคาจากทางผขาย หากไมตรงตาม
ขอกาหนดใหสงคน และไมตองชาระเงน
เจาหนาท
ตรวจสอบ
ใบตรวจ
รบสนคา
QC-F-001
จดเกบสนคาทผานการตรวจสอบยงคลงสนคา
และบนทก Stock ใหตรงกบสนคา
เจาหนาท
คลงสนคา
Stock
Card
WH-F-001
ออกเอกสารขอซอ
(PR)
อนมต
สงใบ PO
ออกใบ PO
จดเกบเขาคลง
ลง Log Book
ตรวจรบสนคา
Yes
No
Yes
No สงคน
ตวอยางการเขยนขนตอนแบบ Flowchart
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 44
กจกรรมท 2 : วเคราะหกระบวนการทางาน (Workflow Analysis)
วตถประสงคของกจกรรม :
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบสญลกษณทใชในการเขยนคมอปฏบตการ
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบการเรยบเรยงลาดบของกระบวนการทางาน
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจเกยวกบขนตอนการพฒนาเนอหาของคมอปฏบตงานใน
สวนทเปนกระบวนการทางาน (Workflow)
ลกษณะของกจกรรม
• แบงกลมละประมาณ 10 ทาน
• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหกระบวนการทางานทกาหนดใหโดยวทยากร
• ใชอปกรณทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหกระบวนการทางาน
• แตละกลมใชเวลาในการวเคราะหประมาณ 15 นาท
• แตละกลมจะตองใชสญลกษณทกาหนดใหในการเรยบเรยงกระบวนการทางานใหถกตองครบถวน
• แตละกลมใชเวลาในการนาเสนอผลการวเคราะหประมาณ 3 นาท
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 45
เทคนคการจดทาค มอใหเขาใจงายและนาสนใจ
• การใชภาพถายอางอง
• การใชภาพการตน
• การใชแบบฟอรมบนทก
• การใช Multi Media
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 46
การใชภาพถายอางอง
• ขอด
– เขาใจไดงาย ประหยดเนอท
– เปนรปธรรม จงใจใหเกดการปฏบตตามไดงาย
• ขอดอย
– การหาภาพทเหมาะสมอาจหาไดยาก
– ความพรอมของอปกรณและความสามารถในการถายภาพ
– ไฟลภาพมขนาดใหญในการจดเกบในคอมพวเตอร
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 47
ตวอยางการใชภาพจรงอางอง
ผดวธ ถกวธ
การนงปฏบตงานกบคอมพวเตอร
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 48
เครองแตงกายหอง Gray room (smock)
Cap head cover
Gloves
shoes
Smock
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 49
การใชภาพการตน
• ขอด
– มสสนสะดดตา นาสนใจ
– เขาใจไดงายสาหรบผอานทกระดบ
• ขอดอย
– ดไมเปนทางการ
– หาคนทมฝมอไดยาก
– ลงรายละเอยดไดไมครบถวน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 50
ตวอยางการใชภาพการตน
• คมอการดแลโรคปวดหลงจากการทางาน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 51
คมอการปองกน
โรคปวดหลงจากการทางาน
1. จดทาทางในการปฏบตงานทถกตอง 2. การนง
3. การยกของ 4. การนอน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 52
การใชแบบฟอรม
• ขอด
– มความชดเจนในการปฏบตงานไดตามขนตอน
– เกบรายละเอยดไดครบ
– มความยดหยนในการแกไข
• ขอดอย
– ไมมรายละเอยดวธการบนทกขอมล
– หากไมมการฝกอบรมวธการใช อาจผดพลาดได
– แกไขไดยากหากสงพมพจากโรงพมพ
– สาเนาแบบฟอรมทไมชดเจน
แผน
การเรยนร
ผลการ
ปฏบตงาน
สมรรถนะ
ขอมล
สวนบคคล
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 53
ตวอยางการใชแบบฟอรม
• แบบฟอรมการควบคมการแจกจายเอกสาร
ชอคมอการ
ปฏบตงาน รหสเอกสาร ผจดทา
วนท
ประกาศใช
หนวยงานทตอง
แจกจาย ผถอครองเอกสาร
ลายมอชอ
ผรบเอกสาร
การจดฝก
อบรมภายใน
QP-TN-01 กลมพฒนาระบบ
บรหาร
สานกงานฯ อ.ย.
1 ม.ค. 49 ทกหนวยงาน
ในกระทรวง
สาธารณสข
ผบรหารตงแตระดบ
หวหนากลมงาน ขน
ไป
_______________
นายไสว ใจด
การตรวจสอบ
ภายใน
QP-AU-01 กลมตรวจสอบ
ภายใน
สานกงานฯ อ.ย.
30 ม.ย. 49 ทกหนวยงาน
ในกระทรวง
สาธารณสข
ผบรหารตงแตระดบ
หวหนากลมงาน ขน
ไป
_______________
นายปรด ดใจ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 54
การใช Multi Media
• ขอด
– มความทนสมยทงภาพและเสยง นาตดตาม
– มประสทธภาพในการสรางทาความเขาใจ
– สะดวกในการเผยแพร จดเกบ หรอบนทก
• ขอดอย
– คาใชจายในการจดทาสง
– ขอจากดดานความสามารถของบคลากรในการใชงาน
– ขอจากดดานความเพยงพอของเครองมออปกรณ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 55
ตวอยางการใช Multi Media
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 56
ขอควรคานงในการจดทาเอกสาร
• ใครคอผใชเอกสาร : บคคลภายในหรอภายนอกองคกร
• ปรมาณของเนอหา : มาก นอย
• การใชสญลกษณหรอรปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย
• การฝกอบรมวธการใช : โดยใคร เมอใด อยางไร สาหรบใคร
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 57
กจกรรมท 3 : ฝกการพฒนาเนอหาคมอใหนาสนใจ
ดวยเทคนคตางๆ เชน รปภาพประกอบ มลตมเดย
วตถประสงคของกจกรรม :
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจในการพฒนาเนอหาสาระของคมอปฏบตงานใหนาสนใจและเหมาะสมกบ
ความสนใจของผปฏบตงาน โดยใชเทคนคตางๆ เชน รปภาพ วดโอคลป กราฟ กลอน แบบฟอรมตวอยาง
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจองคประกอบทอาจจะตองจดหาเพมเตม ในกรณทตองใชระบบเทคโนโลย
สารสนเทศเขามาใชในการจดทาคมอปฏบตการ
ลกษณะของกจกรรม
• แบงกลมละประมาณ 10 ทาน
• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหความสนใจของผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการทางาน
• ใชแบบฟอรมทจดใหแตละกลมเพอใชในการวเคราะหเทคนคทเหมาะสมในการพฒนาคมอปฏบตงานเพอ
ดงดดความสนใจของผ มสวนไดสวนเสยทเกยวของกบกระบวนการทางาน
• แตละกลมใชเวลาในการวเคราะหประมาณ 15 นาท
• แตละกลมตองตดสนใจเลอกใชเทคนคทเหมาะสมกบความสนใจและสรปลงในแบบฟอรมทจดเตรยมให
• แตละกลมใชเวลาในการนาเสนอผลการวเคราะหประมาณ 3 นาท
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 58
เมอใดทตองปรบปรงค มอและทาอยางไร
เมอใด
• เมอมการปรบเปลยนนโยบาย กระบวนการทางาน
• เมอมการปรบเปลยนผรบผดชอบ แบบฟอรม หรอเอกสารอางองตางๆ
• ควรมการทบทวนกระบวนการทไมมการเปลยนแปลง อยางนอยทกๆ 3 ป เพอใหแนใจวายงเปนฉบบปจจบน (Update)อย
อยางไร
• เสนอเรองเพอขออนมตจากเจาของเรองเดมหรอผมอานาจอนมต
• ดาเนนการปรบปรงตามความเหมาะสมตอการปฏบตงาน
• บนทกประวตการปรบปรงวาไดเปลยนแปลงเรองใด
• ดาเนนการแจกจายเพอทดแทนเอกสารคมอฉบบเดม
• นาเอกสารคมอฉบบเดมกลบมาทาลาย
• เกบเอกสารคมอตนฉบบของเดมเพอใชอางอง
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 59
ปญหาและอปสรรคในการจดทาและใชงาน
• ผจดทาเอกสารขาดความร ความเขาใจในกระบวนการปฏบตงานนน ๆ อยางถองแท
• ผจดทาเอกสารไมทราบวธการเลอกประเภทของคมอใหเหมาะสมกบการปฏบตงาน ทาใหผใชเขาใจยากและไมนาไปปฏบตตาม
• ไมไดรบความรวมมอจากบคคลตาง ๆ ทเกยวของในการใหขอมล
• ขาดอปกรณทเพยงพอและเทคโนโลยททนสมย
• ไมมการสอสารหรอฝกอบรมวธการใชคมอหลงจากทาเสรจแลว
• ไมมการนาเอกสารทจดทาเสรจแลวไปใชอยางจรงจง
• ไมมการแกไขปรบปรงใหทนสมย
• ผททาการแกไขเปลยนแปลงไมใชเจาของเรองเดม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 60
การแกไขและปองกน
• มการประชมชแจงใหทกหนวยงานทราบวาจะมการจดทาเอกสารการ
ปฏบตงานขนมาอยางเปนระบบ
• มการแตงตงตวแทนของแตละหนวยงานเพอจดทาและประสานงาน
ตดตามผล
• ผบรหารหรอระดบหวหนางานตองใหการสนบสนนและมความรในการ
จดทาเอกสารเชนเดยวกน
• จดกจกรรมในการสอสารหรอเผยแพรเอกสารทจดทาใหเปนทเขาใจ
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 61
การควบคมเอกสาร
• การควบคมเอกสารคอ
– ระบบการจดการดานเอกสาร ครอบคลมตงแต กระบวนการ
ในการจดทา การทบทวน การอนมต การแจกจาย การยกเลก
และการทาลาย
• เหตผลของการควบคมเอกสาร
– เพอใหมนใจวา มเอกสารทจาเปนตองใช
– เอกสารปฏบตงานมความถกตองและทนสมย
– การปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 62
การควบคมเอกสาร(ตอ)
• วธการควบคมเอกสาร – มขนตอนการจดการเรองเอกสาร (Document Procedure) – มหมายเลข หมวดหมเอกสาร (Index, Number) – อนมตเอกสารโดยผทอานาจ (Approval) – มเอกสารหลก (Master List) – มการชบง (Identification) – ควบคมการแจกจายเอกสาร (Distribution List) – ควบคมการเรยกเกบเอกสารฉบบทลาสมย(Obsolete) – ควบคมเอกสารทงจากภายในและภายนอก (Internal & External Document Control)
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 63
วธการในการควบคมเอกสาร
• ระบบการจดลาดบเลข
– ตองงายตอการเขาใจ มความตอเนอง
เปดชองใหสามารถแกไข เพมเตมได
• ตวอยาง ไดแก
– AA-BB-CC
• AA = ประเภทของเอกสาร
• BB = ชอยอของหนวยงานเจาของเอกสาร
• CC = ลาดบเลขทของเอกสาร
การควบคม แผนการเรยนร
ผลการปฏบตงาน
สมรรถนะ
ระเบยบปฏบต
เรอง
การประเมนผล
การปฏบตงาน
QP-PM-01
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 64
เทคนคการสอสารคมอไปยงผใช
• พจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผใดบาง ไดแก ผใชงาน
หรอเกยวของทตองรบทราบ
• จะใชชองทางใดในการแจกจาย
– สาเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชแจง
– จดฝกอบรมวธการใช
– Post บน Internet หรอ Intranet และเปดโอกาสใหซกถาม
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 65
กจกรรมท 4 : วเคราะหแนวทางในการขบเคลอนการพฒนา
และการใชงานคมอการปฏบตงาน
วตถประสงคของกจกรรม :
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจถงวธการขบเคลอนใหบคลากรในองคกรรเรมพฒนาคมอการปฏบตงาน
และกลยทธทจะทาใหกจกรรมการพฒนาคมอดาเนนไปไดอยางยงยน
• เพอใหผ เขาอบรมมความเขาใจในกลยทธการขบเคลอนโครงการตางๆ ทเกยวของกบการพฒนาคมอ
การปฏบตงาน
ลกษณะของกจกรรม
• แบงกลมละประมาณ 10 ทาน
• แตละกลมไดรบมอบหมายใหวเคราะหแนวทางในการขบเคลอนการพฒนาและการใชงานคมอการ
ปฏบตงาน
• แตละกลมใชเวลาในการวเคราะหประมาณ 15 นาท
• แตละกลมตองพฒนาแนวทางทเหมาะสมในการขบเคลอนการพฒนาคมอการปฏบตงานและสรปลงใน
แบบฟอรมทจดเตรยมใหโดยวทยากร
• แตละกลมใชเวลาในการนาเสนอผลการวเคราะหประมาณ 3 นาท
การจดทาคมอการปฏบตงาน (Work Manual) 66
ถาม - ตอบ