คู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง ......ค ม อปฏ บ ต...

คมอปฏบตงาน : กระบวนการจดการงานสารบรรณ

คมอปฏบตงาน

เรอง

กระบวนการจดการงานสารบรรณ

องคการบรหารสวนต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน โทร. 0 5471 8853 โทรสาร 0 5471 8853 ตอ 18

[email protected] www.banfha.go.th

mailto:[email protected]

http://www.banfha.go.th/


ค าน า

คมอการปฎบตงานกระบวนการจดการงานสารบรรณขององคการบรหารสวนต าบลบานฟาเลมน ได

จดท าขนเพอเปนแนวทางปฏบตงานสารบรรณตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ตงแตการด าเนนการจดพมพเอกสารหนงสอราชการ การรบสงหนงสอราชการ การเกบรกษา ยม และการท าลายเอกสาร

องคการบรหารสวนต าบลบานฟาจงไดจดท าคมอการปฏบตงานกระบวนการจดการงานสารบรรณขนเพอใหผปฏบตงานทกส านก/กอง สามารถน าไปใชประโยชนในการจดวางระบบงานและใหบรการสนบสนนการด าเนนงานของภารกจหลกขององคกรไดอยางมประสทธภาพ ซงการใหบรการแกผรบบรการและผมสวนไดสวนเสยจ าเปนตองมความสะดวก รวดเรว คลองตว ประหยดงบประมาณ และมระบบ และเพอใหการบรการขององคการบรหารสวนต าบลบานฟาเปนไปในทศทางเดยวกนจงไดจดท าคมอฉบบนขน

องคการบรหารสวนต าบลบานฟา


สารบญ

หนา

บทท 1 บทน า 1 บทท 2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2 2.1 ระเบยบทเกยวของ 2 2.2 ความหมายของงานสารบรรณ 2 2.3 ความหมายของหนงสอราชการ 2 2.4 ชนดของหนงสอราชการ 2 2.5 การรบ – สง หนงสอ 5 2.6 การเกบและท าลายหนงสอราชการ 8 บทท 3 หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ 3.1 สวนประกอบของหนงสอราชการ 12 3.2 การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ 12 3.3 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป 12 3.4 การเขยนขอความในจดประสงคทมหนงสอไป 13 3.5 หลกการรางหนงสอ 14 บทท 4 การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ 16 4.1 การเสนอหนงสอ 16 4.2 เลขทหนงสอ 16 4.3 การจาหนาซอง 18 บทท 5 การจดเกบเอกสาร 19 5.1 ความรทวไปเกยวกบเอกสาร 19 5.2 การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร 20 5.3 วงจรเอกสาร 20 บทท 6 ความรเกยวกบการจดเกบเอกสาร 22 6.1 ความหมายของการจดเกบเอกสาร 22 6.2 ปญหาตางๆ ในการจดเกบเอกสาร 23 6.3 การควบคมเอกสาร 23 6.4 การท าลายเอกสาร 24 6.5 ประเภทเอกสาร 25 6.6 ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร 25 6.7 องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด 28 6.8 วธการจดเกบเอกสารทด 28


บทท 1 บทน า

การบรหารงานเอกสาร (งานสารบรรณ) การปฏบตงานในส านกงานของบคลากรระดบปฏบตการนน

เปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาทเพราะการท างานทเกยวของกบเอกสารนนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอกซงมหลายรปแบบทตองด าเนนการ เชน การ โตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห ขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญ ประชมและวาระการประชม การน าเสนอ การจดเกบเอกสารเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทดจงจะประสบความส าเรจในการ บรหารงานเอกสารและเปนการชวยจ าไดอกดวย ความส าคญและขอบขายของงานธรการ

1. ขอบขายของงานธรการ 1.1 รบ-สงหนงสอ 1.2 รางหนงสอ 1.3 พมพหนงสอ 1.4 ผลตส าเนาเอกสาร 1.5 จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ 1.6 บนทกเสนอหนงสอ 1.7 ตรวจทานหนงสอ 1.8 การท าลายหนงสอ

2. ความส าคญของงานธรการ 2.1 เปนดานหนาของหนวยงาน 2.2 เปนหนวยสนบสนน 2.3 เปนหนวยบรการ

3. บทบาทของเจาหนาทธรการ 3.1 ตองรระเบยบทเกยวของ 3.2 ตองมมนษยสมพนธ 3.3 ตองมน าใจ เกอกล 3.4 ตองมความรอบคอบ 3.5 ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

4. ควรมความรเกยวกบงานสารบรรณ ไดแก 4.1 ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.

2526 และแกไขเพมเตมถงฉบบท 2 พ.ศ. 2548 4.2 ความรเรองรหส อกษรยอประจ าหนวยงานตาง ๆ 4.3 ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการคอระบบการน าเสนอหนงสอ 4.4 ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยนหนงสอเสนอใหหนวยงาน

รบผดชอบไดอยางถกตอง


บทท 2

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2.1 ระเบยบทเกยวของ ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวา

ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ซงเปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

2.2 ความหมายของงานสารบรรณ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ .ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมาย

ของค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท าการรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย ”ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงาน สารบรรณวาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการ คด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา คดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบ ทใหความ สะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย และในป พ.ศ. 2548 มการประกาศระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมค านยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสารบรรณดงน “อเลกทรอนกส ” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการ ประยกตใชวธตางๆ เชนวานนและ “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมล ขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร ดวยวธการทางอเลกทรอนกส”

2.3 ความหมายของหนงสอราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1) หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2) หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการหรอบคคลภายนอก 3) หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4) หนงสอทหนวยงานจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5) เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ 6) ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

2.4 ชนดของหนงสอราชการ 1) หนงสอภายนอก คอหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ ใชกระดาษตราครฑ - ใชตดตอระหวางสวนราชการ - สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก 2) หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก - ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกบ ใชกระดาษบนทกขอความ


-3-

ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน 1. ไป-มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ และ แบบประทบตรา 6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมา 7. หามใชอกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอสวนราชการ วน เดอน ป 8. ค าลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออนๆ แลวแตกรณ

1. ไป-มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน 6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสใน ขอความ 7. ใชค ายอของต าแหนงหรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมค าลงทาย

3) หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนา สวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

- การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน - การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ - การเตอนเรองทคาง - เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอประทบตรา 4) หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบเวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบ

ไว โดยเฉพาะม 3 ชนดไดแก 4.1 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใช

กระดาษตราครฑ 4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของ

กฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษครฑ 4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของ

กฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษครฑ 5) หนงสอประชาสมพนธ ใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบนเวนแตจะมกฎหมาย

ก าหนด แบบไวโดยเฉพาะม 3 ชนด ไดแก 5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบหรอแนะ

แนวทางปฏบต ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศ เปนแจงความ


-4-

5.2 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของ ราชการ หรอเหตการณ หรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ

5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ 6) หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอหนงสอททางราชการ

จดท าขนนอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกม มาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงค อยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใช กระดาษครฑ โดยลงชอค าขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............” 6.2 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน 6.3 บนทก คอขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรม ตดตอกนในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

6.4 หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปน หลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใชเวนแตจะมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน /สอบสวน และค ารอง เปนตน

6.4 หนงสอเวยน คอหนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน โดยใหเพม พยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได

หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ

ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอหรอ ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจลง ลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลาง ดานขวามอของหนงสอ

ถาเปนเรองไมส าคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยางเดยวโดยไมตองเปนเอกสารยนยนตามไปกไดตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรขอ 7 วาดวยงานสารบรรณ ทใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากการจะด าเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถด าเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสไดในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอย


-5- แลวและสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองส าคญ จ าเปนตองยนยนเปนเอกสารใหท าเอกสาร ยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทย สอสาร วทยกระจายเสยงหรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอในกรณทจ าเปนตองยนยนเปนหนงสอใหท าหนงสอยนยนตามไปทนท

ชนของหนงสอลบ 1) ลบทสด ไดแก ความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคลซงหาก

ความลบดงกลาวทงหมดหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอพนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถาหาก ความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนา ทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอย ภายในราชอาณาจกรอยางรายแรง

3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถาหากความลบ ดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอทาง ราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวใหทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานน

2.5 การรบ – สงหนงสอ หนงสอรบ (รบเขามาจากภายนอก) 1. การรบหนงสอจากไปรษณยและหนวยงานภายนอก ทงหนงสอทางราชการและหนงสออนๆ 2. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลงและใหผเปด

ซอง ตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอราชการเจาของเรอง หนวยงานทเกยวของ แลวจงด าเนนการตอ 3. ประทบตราหนงสอ ทมมบนดานขวา กรอกรายละเอยด เลขทรบ วนท เวลา 4. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนรบหนงสอ 5 จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานทเกยวของลงชอรบเอกสาร 6. เสนอผบงคบบญชาทราบและสงการ


-6-

แผนการปฏบตงานสารบรรณแสดงขนตอนการรบหนงสอ

(เสรจสน)

รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารรบ จากไปรษณย

และอนๆ

จพง.ธรการกลาง ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม

หนงสอและสงพมพ

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสาร

ดวยระบบสารบรรณ

A B

ไมตองลงทะเบยน เชน จดหมายสวนบคคล เปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตองเชน สงผดหนวยงาน เปนตน

ผานรองปลด อบต. ปลด อบต.

เสนอผเกยวของโดยตรง

(เสรจสน) ด าเนนการสงคน

(เสรจสน)

เสนอนายก อบต. พจารณาสงการ

จดสงหนงสอใหส านก/กอง

ด าเนนการตามสงการของนายก อบต. จพง.ธรการกลาง

งานธรการของส านกงานปลด ลงรบหนงสอของส านกงานปลด

งานธรการของกองคลง ลงรบหนงสอของกองคลง

งานธรการของกองชาง

ลงรบหนงสอของกองชาง งานธรการของกองการศกษาฯ

ลงรบหนงสอของกองการศกษาฯ

ชนความเรว ชนความลบ

สงการ/ด าเนนการตอไป

เสนอหวหนาส านกปลด เสนอผอ านวยการกองคลง เสนอผอ านวยการกองชาง เสนอผอ านวยการกองการศกษา ศาสนา และวฒนธรรม


-7-

หนงสอสง (สงออกไปภายนอก) 1. ใหเจาของเรองตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงมาดวยใหครบถวน

แลวสงเรองใหเจาหนาทหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก 2. เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวลงทะเบยนหนงสอสง

เรยงล าดบ ตดตอกนไปตลอดป ปฏทน กอนบรรจซอง ตรวจความเรยบรอยของหนงสอ / สงทสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนก สงได 2 วธ คอ โดยทางไปรษณย หรอสงโดยสมดสงหนงสอ / ใบรบ ถาเปนใบรบใหน ามาผนกตดกบส าเนาคฉบบ

แผนการปฏบตงานสารบรรณแสดงขนตอนการสงหนงสอ

หนงสอทนายก อบต./หวหนาสวนราชการ/ส านก/กอง ลงนามแลว

จพง.ธรการกลาง ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ

สงทสงมาดวย

จพง.ธรการกลาง ออกเลขทหนงสอ วน/เดอน/ป หนงสอราชการ

ปกต/ระดบชนความเรว/ระดบชนความลบ

ส านก/กอง จดพมพหนงสอ 3 ฉบบ

ฉบบท 1 – จดสงหนวยงานภายนอก

ฉบบท 2 – ส าเนาเกบไวทส านก/กอง เจาของเรอง

ฉบบท 3 – ส าเนาเกบไวทธรการกลาง

ส านก/กอง

- จดท าราง พมพ ทาน ตรวจ - เตรยมจาหนาซอง ซอง ตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร สงทสงมาดวย

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา

จพง.ธรการกลาง บรรจซอง – ปดซอง สงมอบใหเจาหนาททสง

ไปรษณย และสงหนวยงานทเกยวของ

รวบรวมส าเนา

สงคนเจาของเรอง

ธรการกลางจดสงเรองใหหนวยงานตางๆ

/ เจาของเรองน าสงเองกรณตองด าเนนการตอเนอง

น าสงไปรษณย

จพง.ธรการกลาง ตรวจสอบใบแจงหนรายเดอนน าสงการเงน

เบกจาย เกบส าเนาใบน าสงเขาแฟม


-8-

2.6 การเกบและท าลายหนงสอราชการ การเกบหนงสอราชการ การเกบหนงสอราชการ แบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว

และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของ

เจาของเรอง โดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ประการส าคญจะตองจดแฟมส าหรบเกบไวใหเพยงพอ อาจมแฟมดงน

1. แฟมก าลงด าเนนการ บรรจเรองทอยระหวางปฏบต หรอยงจดทาไมเสรจตามภาระหนาท (ใชแฟมเดยวกพอ)

2. แฟมรอตอบ เรองในแฟมนระบายมาจากแฟมก าลงจดท าเปนเรองทปฏบตเสรจในภาระหนาทของเจาหนาทขนตอนหนงแลว แตเรองยงปฏบตไมจบตองรอการตอบจากสวนราชการอนอย

3. แฟมรอเกบ เรองในแฟมนเปนเรองตาง ๆ ทเจาหนาทปฏบตจดท าเสรจแลวเพอรอสงเกบตามระเบยบตอไป ควรจดหาแฟมรอเกบไวใหมากพอกบจ านวนหนงสอเรองตางๆ และจดท าสารบาญเรองไวทหนาปกหนาดานในดวย

4. แฟมระเบยบปฏบต เรองในแฟมนเปนเรองทเกยวกบระเบยบราชการตาง ๆ หากจดแบงเปน 2 ประเภท คอ ระเบยบทวไปและระเบยบเกยวกบการเงน โดยแยกแฟมเกบแลวท าสารบาญเรองประจ าแฟมไวทปกหนาดานในดวยจะสะดวกตอการคนหา

การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก โดยน าเรองจากแฟมรอเกบในระหวางปฏบตไปด าเนนการจดเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามระเบยบตอไปซงตองจดท าบญชหนงสอสงเกบ ทะเบยนหนงสอเกบ บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง และบญชฝากหนงสอก ากบดวย

การเกบหนงสอเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศโดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของราชการตามระเบยบตอไปน

การเกบหนงสอราชการ เจาหนาทตองระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาสหากช ารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาช ารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ขอสงเกต ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณฉบบใหม ไดก าหนดเพมเตมไววาทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดทาขนพรอมทงสงบญชมอบหนงสอครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป ก าหนดไวเปนอยางอน


-9-

3. หนงสอราชการทมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชครบ 25 ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

(หมายเหต เรองการเกบหนงสอ ตามระเบยบใหมยงไมไดก าหนดวธการเกบไวอยางชดแจง เขาใจวาจะออกแนวปฏบตเกยวกบเรองนเพมเตมอกในโอกาสตอไป)

การท าลาย ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ ส ารวจหนงสอ

ทครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ บญชหนงสอขอท าลายใหจดท าตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ

ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคนโดยปกตจะแตงตงจาก ขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว

แผนการปฏบตงานสารบรรณแสดงขนตอนการท าลายหนงสอ

หนวยเกบส ารวจและจดท าบญชหนงสอขอท าลาย

เสนอแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอจากหวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการท าลายหนงสอพจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอท าลาย

หวหนาสวนราชการระดบกรมพจารณาหนงสอตามรายงานของคณะกรรมการท าลายหนงสอ

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณาใหความเหนตามรายงานของหวหนาสวนระดบกรม

หนงสอทไมควรท าลายสงไปเกบไวท 1.หนวยเกบ 2.ฝากเกบไวทหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

- หนงสอทควรท าลาย ท าลายโดยคณะกรรมการ - รายงานผลการท าลายตอหวหนาสวนราชการระดบกรม


-10-

คณะกรรมการท าลายหนงสอ มหนาทดงน 1. พจารณาหนงสอทจะขอท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย 2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และควรจะขยาย

เวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบในตราก าหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการแกไข

3. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดใหทาลาย ใหกรอกเครองหมาย (x) ลงในชองการพจารณาของบญชขอทาลาย

4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ

5. ควบคมการท าลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหท าลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองไดและเมอท าลายเรยบรอยแลวใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอ านาจอนมตทราบ

เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน 1. ถาเหนวาเรองใดยงไมควรทาลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการท าลายงวดตอไป 2. ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรท าลายใหสงบญชหนงสอขอท าลายใหกองจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา

ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในหนงสอขอท าลาย แลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอท าลายทราบดงน

1. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนน ด าเนนการท าลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในก าหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการท าลายหนงสอได

2. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนน ๆ ทาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใดๆ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กใหสวนราชการนนๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

การใชตราครฑ ตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด - ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลมซอนกน เสนผานศนยกลางวง

นอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ


-11-

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอ การควบคมใหงานสารบรรณด าเนนไปโดย

เรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนนๆ ไดเสรจสนโดยเรว

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการเอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามล าดบขน และเพอใหงานสารบรรณด าเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหดาเนนการดงน 1.1 เพอใหงานราชการด าเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหาควร

จะตองรบด าเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไว สาหรบการปฏบตราชการของสวนราชการ นน ๆ

1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความ คดเหนใหทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน

1.3 งานทประทบตราค าวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบดาเนนการใหเสรจโดยทนท ส าหรบงานทมก าหนดเวลา ใหเรงด าเนนการใหแลวเสรจภายในก าหนดเวลา

1.4 ส าหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหา ชนหนงกอน

2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอด าเนนการเรงรดเปนงวดๆ โดยแบงออกเปน 3 งวด คอ ประจ าสปดาห ประจ าเดอน และประจ าป

2.1 การเรงรดประจ าสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจ เรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

2.2 การเรงรดประจ าเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนด าเนนการเสรจ เรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดด าเนนการไปแลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชาใหเตอนเปนหนงสอ

2.3 การเรงรดประจ าป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจ าเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการท าลายตามระเบยบทก าหนดไวหรอไมอกดวย

2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองค านงถง เวลาทก าหนดไว


บทท 3 หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ

3.1 สวนประกอบของหนงสอราชการ หนงสอราชการมโครงสรางส าคญ 4 สวน ดงน 1) สวนหวหนงสอ 2) สวนเหตทมหนงสอไป 3) สวนจดประสงคทมหนงสอไป 4) สวนทายของหนงสอ สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ชอเรอง และค าขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะของ

ผรบหนงสอ สวนเหตทมหนงสอไป ตองเขยนเรมตนดวยค าเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไป ใชสรรพ

นามใหเหมาะสม สวนจดประสงคทมหนงสอไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและจดมงหมายทม

หนงสอไป สวนทายหนงสอ ตองเขยนค าลงทายในหนงสอภายนอกภายในใหถกและเขยนรายการอนๆ

ในหนงสอทกชนดใหถกตอง

3.2 การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ สวนหวของหนงสอมสงส าคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก “เรอง “ และ “ค าขนตน” 1) “เรอง” คอ ใหสรปใจความส าคญของหนงสอใหสนทสด แลวน ามาก าหนดเปนชอเรอง

ชอเรองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสอถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณก าหนดวา กรณทเปนหนงสอตอเนอง

ปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม เพอเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสอฉบบเดม เขยนชอเรองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยค าใหดถกตองกได กรณหนงสอฉบบเดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงน หรอสงของใดๆ เชน หนงสอฉบบเดม อาจใชชอเรองวา “ขออนมต……” ถาหนงสอทตอบใชชอเรองเดม เสมอนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมค าวา “การ” ลงไปขางหนาเปน “ การขออนมต...”

ในกรณปฏเสธ ไมควรใชชอเรองในลกษณะปฏเสธวา “ไมอนมต….” “ไมอนเคราะห” ใหใชค าวา “การ” น าหนา

2)”ค าขนตน” ใชทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ตามทก าหนดไวในระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

3.3 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงไปยงผรบหนงสอเปนการบอกกลาววาเหต

ใดจงตองมหนงสอไปซงจะเขยนยอหนาตอจากค าขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยวแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหน และเรองสบเนองตอมาอกตอนหนงแลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรองสบเนองตอมาอกตอนหนง และผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ


-13- ค าเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป จะเรมตนดวยค าใดค าหนง ใน 5 ค าน คอ ดวย ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบ

ผรบหนงสอเกยวกบเรองนน โดยเกรนขนมาลอยๆ เนองจาก ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผม หนงสอ

ไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจาเปนตองมหนงสอไป เพอใหผรบดาเนนการอยางใดอยางหนง

ตามท อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบผรบหนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมคาวา “นน” อยทายตอนแรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสอไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทมหนงสอไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสอไป (ทเรมดวยคาวา “จง” ) ไมได การเขยนเหตทมหนงสอไป อาจมทมาจากหลายทาง เชน จากผมหนงสอไป เหตจากบคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผรบหนงสอ

ตวอยาง ดวยองคการบรหารสวนต าบลบานฟา จะไดสงของบรจาค เพอชวยเหลอเจาหนาท

สาธารณสข ทประสบภยจากเหตรายในภาคใต จงเรยนขอความรวมมอมาเพอโปรดรบบรจาคสงของจากผมจตศรทธา แลวสงใหองคการ

บรหารสวนต าบลบานฟา ดวย จะขอบคณมาก ตามทมขาวในหนงสอพมพบางฉบบวา การใหความชวยเหลอผเดอดรอนจากโรคระบาดท

อ าเภอบานหลวงลาชา นน องคการบรหารสวนต าบลบานฟา ขอก าชบใหเจาหนาทผรบผดชอบ รบใหความชวยเหลอ

โดยเรวทสดแลว จงเรยนมาเพอทราบ ดวยทานเปนผสอบแขงขนไดในการสอบแขงขนเพอเขารบราชการ ในองคการบรหารสวน

ต าบลบานฟา และถงล าดบททจะบรรจเขารบราชการแลว จงขอใหทราบไปรายงานตว ณ องคการบรหารสวนต าบลบานฟา ภายในวนท................

หากทานมไดไปรายงานตวภายในก าหนดน ถอวาทานสละสทธในการบรรจเขารบราชการ

3.4 การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป ลกษณะของจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป อาจมลกษณะและความมง

หมายอยางใดอยางหนง ตอไปน ลกษณะ - ความมงหมาย

ลกษณะ ความมงหมาย ค าแจง

เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมตเพอใหดาเนนการ เพอใหความรวมมอ เพอถอปฏบต

ค าขอ

เพอพจารณา เพอใหชวยเหลอ เพอใหความรวมมอ เพอใหด าเนนการ

ค าซกซอม เพอใหเขาใจ


-14-

ลกษณะ - ความมงหมาย ลกษณะ ความมงหมาย

ค าชแจง เพอใหเขาใจ ค ายนยน เพอใหแนใจ ค าสง เพอใหปฏบต ค าเตอน เพอไมใหลมปฏบต ค าก าชบ

เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวรระมดระวง ค าถาม เพอขอทราบ ค าหารอ เพอขอความเหน

ตวอยาง ค าแจง จงเรยนมาเพอทราบ

จงขอแจงใหทราบไวลวงหนา ค าขอ จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนมต

จงเรยนมาเพอโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไป จงเรยนมาเพอขอไดโปรดใหความรวมมอในการนตามสมควร จงเรยนมาเพอกรณาอนมตในขอ............... จงเรยนมาเพอกรณาพจารณา หากเหนสมควรกรณาอนมตในขอ..

ค าซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป ค าชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบ

จงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย ค ายนยน จงขอเรยนยนยนมาเพอทราบ

จงขอเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน ค าสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

จงเรยนมาเพอดาเนนการตอไป ค าเตอน จงขอเรยนเตอนมาเพอโปรดด าเนนการเรองนใหเสรจโดยดวน

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรองนแตประการใด จงขอเรยนเตอนมา บดนถงก าหนดช าระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดนาเงนจานวน................. บาท ไปช าระภายในวนท........................................................

ค าก าชบ จงเรยนมาเพอจดไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป จงเรยนมาเพอโปรดก าชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนน ขนอก

ค าถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา......................................... ค าหารอ จงขอเรยนหารอมาวา...............................................

จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก

3.5 หลกการรางหนงสอ การรางหนงสอ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบ

หรอผทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ


-15- เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผน

เสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจาปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได หลกการรางหนงสอ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและ

ความมงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ท าไม อยางไรเปนขอๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอไมควรใช ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผรางจะตองพจารณา ดวยวา หนงสอนนควรจะถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยคาสภาพและสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกน ใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเขาใจผดและควรใชถอยทผรบค าสงสามารถปฏบตไดเพอใหคาสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความ และท าใหผปฏบตรความหมายชดชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควรพจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลวประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมผลเพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนนหรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยค าสภาพ ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนรางผบงคบบญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แตเพอการประหยดกระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจาเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ


บทท 4 การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

4.1 การเสนอหนงสอ

1. การเสนอหนงสอ คอ การน าหนงสอราชการทเจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอ ผบงคบบญชา เพอพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหราชการนนๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอซงโดยปกตไดแก เจาหนาทสารบรรณ ควรแนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภทๆ เพอใหสามารถจดล าดบความส าคญของหนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาว โดยเฉพาะเรองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

3. การตรวจเอกสารทจะน าเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจากฝายใดก ตาม ควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบ ดงน

1) ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททางราชการ เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใชค ายอหรอค าเตม ถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตองเหมาะสม

2) เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง 3) ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนนๆ เสนอมาดวย 4) หากมการแกไขขอความใดๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตาม ใหตรวจสอบใหตรงกน

ทงสองฉบบ 4. วธการจดเขาแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอควรใหแยกแฟมเสนอ

ออกเปนประเภทตางๆ มหลกงายๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน 1) เรองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใดๆ เชน เพยงลงชอเทานน ควรเรยงไว

ขางหนา 2) เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแกหรอมการตดสนใจตองเอาไวทหลงหรอแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธพจารณาตกลงใจหรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน

3) แยกแฟมเซนทราบ เชน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความอนๆ ไวตางหาก 4) กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

4.2 เลขทหนงสอออก รหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรองในชอง “ท...” ของหนงสอราชการ ทง

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญชนะสองตวแลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรอง ซงมกฎเกณฑ ดงน

1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดส านก นายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด การก าหนดตวพยญชนะนอกจากทก าหนดไวน ใหปลดส านกนายกรฐมนตรซงเปนผรกษาการตามระเบยบเปนผกาหนดรหสตวพยญชนะ ส าหรบจงหวดใหก าหนดโดยหารอกบกระทรวงมหาดไทย เพอมใหการก าหนดอกษรสองตวนซ าซอนกน


-17-

1) รหสตวพยญชนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวงหรอ ทบวง ใหก าหนดไวดงน

2) รหสตวพยญชนะประจ าจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหก าหนดไวดงน ๒. เลขประจ าของสวนราชการเจาของเรอง ประกอบดวยเลขสตว ใหก าหนดดงน

1) ตวเลขสองตวแรก ส าหรบกระทรวงหรอทบวง หมายถง สวนราชการระดบกรม โดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงล าดบถดไป

ในกรณกระทรวงหรอทบวงใด มกรมหรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลาดบสาหรบสวนราชการทไมสงกดสานกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ใหใชตวเลข 00

2) ตวเลขสองตวหลง หมายถง ส านก กอง หรอ สวนราชการทมฐานะเทยบกองโดยเรมจากตวเลข 01 เรยงไปตามลาดบสวนราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการหากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใชเรยงลาดบถดไป

ในกรณทมสานก กอง สวนราชการทมฐานะเทยบกองหรอหนวยงานระดบกอง ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามลาดบ

ถามกองหรอหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรม เปนผก าหนดตวเลขสองตวหลง โดยใชตวเลขในลาดบตอจากกองหรอหนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนราชการ

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนกลาง ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร กองกลาง นร 1201

ส าหรบราชการสวนภมภาค 1) ตวเลขสองตวแรก หมายถง อ าเภอหรอกงอ าเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดยปกตใช

สาหรบอ าเภอเมองเรยงไปตามลาดบตามทกระทรวงมหาดไทยก าหนด ส าหรบหนวยงานในสวนราชการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตวแรกใหใช

ตวเลข 00 2) ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในราชการสวนภมภาคทสงกดจงหวดหรออ าเภอ

ตามหนงสอท นร 0105/ว9381 ลว. 28 เมษายน 2546 ก าหนด ดงน

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนภมภาค จงหวดปตตาน ปน องคการบรหารสวนต าบลชางใหตก ปน ๗๒๗๐๐


-18-

4.3 การจาหนาซอง การจาหนาซองจดหมายราชการใหใชตามหลกการของกรมไปรษณยโทรเลขทใหค าแนะน า

โดยการจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาในประเทศเพอใหใชไดกบเครองคดแยกจดหมาย

- ใชพนทดานหนา และดานหลงซอง ตามรายละเอยดในระเบยบ สานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

- ใหระบชอและทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซายดานจาหนา บรเวณดานขางครฑ และเหนอเลขทหนงสอ

– จาหนาได 2 แบบ คอ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรอจาหนาลงบนปายจาหนา แลวน ามาผนกในบรเวณพนทสาหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง

- จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใชตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสด าหรอน าเงน - พมพหรอเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอารบกในชองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวนกรณ

การใชปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว - ไมตองลงลายมอชอผรบผดชอบในการฝากสงทมมลางซายดานหนาซอง - ในกรณทใชซองแบบเดม ทไมมชองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนาดวยการพมพหรอ

ใชปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ต าแหนงคอ 1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา 2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

กอนน าสง พบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซองตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอม

โลหะ พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคงดวยกาวหรอเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนกดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรอใชเชอกพนตาไก


บทท 5 การจดเกบเอกสาร

5.1 ความรทวไปเกยวกบเอกสาร

ความหมายและประเภทของเอกสาร เอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง

“หนงสอส าคญ” เอกสารคอขอความทสามารถน ามาอาน แปล ตความหรอใชเปนสงอางอง เพอการปฏบตงาน ใชเปนหลกฐานในการตดตอราชการหรอธรกจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรอขอมลทจดท าขน บนทกใบสงซอสนคา รปภาพ คมอหรอเอกสารอนใด ซงจดท าขนหรอใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรอขาวสารทจดท าขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฏออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรอเครองหมายอนใดทสามารถน ามาใชประโยชน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถอวาเปนทางการ เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใชอางองในภายหลงเพอประโยชนในการปฏบตงาน

เอกสารเปรยบเหมอนหนวยความจ าของหนวยงาน ซงชวยใหการท างานคลองตวและเปนเครองมอในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใชเครองมออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานท าใหมประสทธภาพมากยงขน เชน การจดเกบเอกสารดวยเครองจดเกบและคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใชโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครองคอมพวเตอร เปนตน

ประเภทของเอกสาร เอกสารทใชในการปฏบตงานโดยทวไปแบงออกเปน 3 ประเภท คอ 1. หนงสอเขา หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรอหนวยงานอนทกประเภท

ทสงเขามายงส านกงานจากทตางๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลาน ไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรอโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความส าคญกบเอกสารเหลานและตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคตเพราะเอกสารเหลานจะมสวนส าคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงสอออก เปนเอกสารทหนวยงานจดท าขนแลวสงไปใหบคคลหรอหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสาร เพอตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดท าขนภายในส านกงานเอง เชน ส าเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตางๆ งบการเงน และสญญาตางๆ เปนตน หนงสอเหลานท าขนโดยมส าเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผรบ สวนส าเนาเปนฉบบทใชเกบและใชเปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

3. หนงสอตดตอภายใน หมายถง เอกสารทใชตดตอระหวางแผนกหรอฝายภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบฟอรมซงออกไวใชส าหรบกจการหนงๆ โดยเฉพาะ หนงสอชนดนจดท าขนเพอใหการท างานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เชน ค าสง ประกาศ เปนตน เอกสารตางๆ เหลาน สามารถใชเปนหลกฐานตอไปได หนงสอตดตอภายในของราชการเปนหนงสอทใชตดตอกนภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความ

นอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความส าคญอก 4 ประเภทดงน 1.1 เอกสารส าคญมาก 1.2 เอกสารส าคญ


-20- 1.3 เอกสารทมประโยชน 1.4 เอกสารเบดเตลด

5.2 การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งาน

ซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจ าในงานส านกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จ าเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการด าเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามลาดบขนตอน คอ การวางแผน การก าหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการท าลายเอกสาร

การบรหารงานเอกสารเปนหวใจส าคญยงของการด าเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงาน เอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการดาเนนงานใหต าลงได โดยควรมการก าหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองค านงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองค านงถงปรมาณหนงสอเอกสารในปจจบนแลว ยงตองค านงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอยๆ ดวย

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซ งมวตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะทาใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทก าหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการท าลายเอกสาร

5.3 วงจรเอกสาร ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลว กจะท าใหตนทนใน

การจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจ าเปนอยางยงตองด าเนนการอยาง มระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงนาไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการทางาน

1) การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในสานกงานจากแหลงตางๆ หรอการผลตเอกสารขนมาเอง ในการท าใหเอกสารเกดขนนถอเปนชนก าเนดของเอกสารตงแตการคด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา การอดส าเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในส านกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตางๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกรและภายในองคกร ท าใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

2) การใชประโยชน (Utiliaztion) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการด าเนนงานใน สวนตางๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทก าหนดไวในแตละองคกร โดยจะตองดแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซงมความส าคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางชนยงไมมประโยชนในการนาขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางชนมความจ าเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคอการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3) การจดเกบ (Storage) เมอด าเนนการผลตเอกสารขนมาและด าเนนการทจ าเปนแลวส าเนาเรองเดมหรอเอกสารทจ าเปนตองน าไปแยกเปนประเภท หรอเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ


-21- โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมช ารดเสยหาย เพอความสะดวกในการเรยกใชภายหลงโดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอมค านงถงสงตางๆ ทเกยวของ เชน สถานทจดเกบ อปกรณส าหรบการเกบระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดท าคมอไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4) การเรยกใชหรอการสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการด าเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะท าใหการตดสนใจสามารถท าไดทนท เอกสารตางๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกน ามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคน จะตองทาไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

5) การก าหนดสภาพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารส าคญเอาไว เพอประโยชนในการน ามาใชไดทนททตองการจงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการกาจดเอกสารเมอมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาหรอประโยชนในการอางองมนอย กจ าเปนตองด าเนนการก าจดหรอคดเลอกออกไปเพอด าเนนการท าลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการทาลาย เพอชวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน


บทท 6 ความรเกยวกบการจดเกบเอกสาร

6.1 ความหมายของการจดเกบเอกสาร การเกบเอกสาร (Filing) คอกระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพอใหงายตอ

การคนหาไดงายในทนททตองการ สะดวก รวดเรว ทนเวลา กระบวนการจดเกบประกอบดวยการจ าแนก จดเรยง รกษา คนหาและน ามาใชประโยชน มระเบยบแบบแผน เปนระบบ (System) มแหลงเกบทงาย และปลอดภย ชวยใหการปฏบตงานประจ าวนของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใชจาย การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Clasifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพอรวบรวมใหเอกสารอยในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถคนหาเอกสารไดทนททตองการ

วตถประสงคของการจดเกบเอกสาร ปจจบนมการจดท าระบบการจดเกบเอกสารใหเหมาะสมกบความตองการขององคกรไมวา

จะเปนการเกบเอกสารทมาจากภายนอก ส าเนาเอกสารทผลตขนมาเอง หรอเอกสารอนๆ ซงแตละอยางมวธการเกบทแตกตางกนออกไป ดงนนเอกสารทงหมดทจะเกบไวจะตองไดรบการปฏบตใหถกตองในเรองการจดการ การคนหา การยมเอกสารรวมทงการสงคนใหถกตอง ท าใหเกดความคลองตวในการปฏบตงาน ขจดปญหาทอาจเกดขนซงเปนอปสรรคตอการด าเนนงาน ฉะนนไมวาจะเกบเอกสารดวยระบบใดกตามจะตองมวตถประสงคของการเกบ ดงน

1. เพอความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรยบเสมอนหนวยบนทกความจ าของหนวยงานเอกสารใชเปนสงอางองเปนหลกฐานในการตอสคดความ การฟองรองในศาล ซงถาผใดมพยานหลกฐานทดกอาจจะชนะคดความนนได ดงนนจงตองเกบเอกสารใหมสภาพดใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทนททตองการเพราะการเกบเอกสารตองการความรวดเรว ตอเนองทนตอเหตการณ สานกงานจงจ าเปนตองมระบบการเกบเอกสารทสามารถคนหาไดทนทเมอตองการใชงาน

2. เปนแหลงรวมความจ าตางๆ ส านกงานจ าเปนตองแยกการจดเกบเอกสารออกเปนหนวยหนง เพอท าหนาทเปนสมองของหนวยงานนนๆ ใชทบทวนความจ า ใชวางแผนแกปญหาหรอตดสนใจใชพจารณาความดความชอบของบคลากร ใชปรบปรงงานเอกสาร จงเปนบนทกความจ าของหนวยงาน สงทตองปฏบตหรอเคยด าเนนการเรองใดเรองหนงในอดตอาจใชเปนบรรทดฐานการปฏบตงานในปจจบนได ฉะนนงานการจดเกบเอกสารจะตองปฏบตตอเนองสม าเสมอประจ าทกวน

3. เพอใหมแหลงเกบเอกสารทปลอดภยและถาวร ไมเกดการช ารดเสยหาย ส าหรบเอกสารทเกยวกบขอเทจจรง รายการดาเนนงานทอยในระยะทยงมความตองการเอกสารนนอย ควรมการจดเกบเอกสารใหครบถวน ไมช ารดและสญหาย หากเอกสารทตองการจะใชในภายหลงไดจดเกบไวไมครบถวนหรอสญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏบตงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตางๆ มความส าคญตอการดาเนนงานเปนอยางมาก หากไมมระบบจดเกบเอกสารทดจะกระจดกระจายและสญหายได ทาใหเกดอปสรรคในการดาเนนงาน

4. เพอรวบรวมเอกสารทเกยวของสมพนธกนไวในแหลงเดยวกน การจดเกบ เอกสารนอกจากจะตองมระบบการจดเกบและคนหาทเปนมาตรฐาน เพอใหถกตองเปนระเบยบแลว การเกบเอกสารจ าเปนอยางยงทจะตองรวบรวมเกบไวเปนแหลงเดยวกน เพราะถาแตละหนวยงานเปนผเกบเอกสารของตนเอง หากหนวยงานอนตองการเอกสารเพอน าไปใชกจะไมสะดวกเทาทควร ฉะนนจงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหม และจดเกบรวบรวมไวในแหลงเดยวกน


-23-

5. ท าใหมมาตรฐานเดยวกนในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารแทบทกหนวยงานมกจะเปนระบบเฉพาะตว เมอเจาหนาทผรบผดชอบไมอยหรอไมมาปฏบตงานกจะไมสามารถคนหาเอกสารทตองการได หรออาจตองใชเวลานาน ขาดประสทธภาพ ระบบจดเกบเอกสารทดตองมการก าหนดหลกในการปฏบตไวอยางแนนอนตายตว เพอใหพนกงานทกคนมความเขาใจในเรองการจดเกบ การคนหา และการยมเอกสาร รวมทงการสงคนไดถกตองตามขนตอนทวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏบตงานแลว ควรก าหนดมาตรฐานของเครองมอเครองใช วธการท างาน และมคมอทใชในการปฏบตงานดวย

6. เพอความเรยบรอยและสะอาดตา การจดเกบเอกสารจะมความครบถวนสมบรณได จะตองมความเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม มระบบทไมซบซอน คนหาไดงาย รวดเรว มลกษณะยดหยนได เพอขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนทดแกผใชบรการ

6.2 ปญหาตาง ๆ ในการจดเกบเอกสาร 1. ใชระบบการจดเกบทไมมมาตรฐาน หรอไมเหมาะสมกบงาน 2. ขาดเจาหนาทรบผดชอบในการจดเกบ คนหาหรอเจาหนาทขาดความร 3. ไมมระบบการยมเอกสารไปใชและระบบตดตามทวงถามทเหมาะสม 4. ขาดเครองมอเครองใช เนอทเกบเอกสารไมเพยงพอหรอไมเหมาะสมกบงาน 5. ไมมการวางแผนและก าหนดระยะเวลาในการเกบและท าลาย 6. ผบงคบบญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรอเหนความส าคญของการจดเกบ

และการด าเนนการดานเอกสารนอยไป หรอมองขามความจ าเปน 7. การมเอกสาร “สวนตว” เกบเอาไวมากเกนความจ าเปน 8. ขาดเกณฑทแนนอนในการควบคมเอกสารในดานการท าใหบงเกดขน 9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสรมใหผปฏบตงานในราชการไทยเกบเอกสารทกชนดเปนระยะ

เวลายาวนานเกนความจาเปน หรอเกบมากกนอยางไมมมาตรฐานทจะจ ากดเอกสารเมอถงเวลาอนสมควร 10. ลกษณะนสยประจาชาตของคนไทยซงไมชอบจ ากด หรอท าลายสงใดและเพราะ

“เสยดาย” วตถทใชท าเอกสารขนมาหรอรปเลมอนสวยงาม 11. เกดจากทศนคตหรอความเชอทวา “การทมกองเอกสารวางอยเตมโตะเปนลกษณะของ

ผทมความสามารถสงและมงานอยในความรบผดชอบมากมาย เปนลกษณะซงแสดงออกถงความเปนบคคลส าคญ นาเลอมใสแกผพบเหนโดยทวไป”

12. มสาเหตมาจากการทางานประจ าวนอยมากจนกระทงไมมเวลาทจะปรบปรง การจดเกบเอกสารซงหมดความส าคญในการใชงานอกตอไป

6.3 การควบคมเอกสาร การควบคมเอกสารนน หมายถง การควบคมในการผลต การจดเกบ และการก าจดหรอ

ท าลายเอกสารเมอหมดความจ าเปนทจะตองใชอกตอไป ดงนนจงอาจแบงการควบคมเอกสารออกเปน 3 ขนตอน คอ

1. การควบคมหรอการท าลายเอกสารบงเกดขน คอ การควบคมปรมาณการพมพส าเนา การโรเนยวหนงสอ หรอเอกสาร การถายสาเนา การออกแบบฟอรม


-24- 2. การควบคมในการจดเกบ ควรจ าแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงทไดกลาว

มาแลวขางตน คอ เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงานเอกสารทโตตอบเสรจแลวเอกสารซงมความส าคญ และเอกสารซงสมควรท าลาย เอกสารประเภทท 1 และ 2 ควรเกบไวในบรเวณทท างานประจ าวน เอกสารท ไมใชบอยๆ เชน เอกสารทส าคญควรสงไปเกบไว ณ หองหรอศนยเกบเอกสารกลาง เมอครบระยะเวลาทใชอางองแลวควรเสนอขออนมตท าลายโดนดวนเพอเปนการประหยดเนอทเกบเอกสาร และไมท าใหส านกงานรงรงไมเปนระเบยบการดาเนนการควบคมการจดเกบเอกสาร มขนตอนตางๆ ดงตอไปน คอ

(1) เอาเอกสารแตละแฟมหรอแตละกองออกมาส ารวจ (2) แยกประเภทเอกสารทไมไดใชงานบอย หรอ หมดคาในการใชออกจากเอกสารทยง

ตองการใชเปนประจ าวน (3) จดกลมประเภทของหวเรองการจ าแนกแฟมในตเอกสารหรอชนเสยใหมเพอใหการ

คนหางายเมอตองการใชภายหลง (4) วางมาตรฐานการดาเนนการจดเกบเอกสารเสยใหม ดงน ก. ถาเปนเอกสารซงยงด าเนนการไมเสรจ คอยตอบรบหรอสอบหลกฐานตองรอไปอกนาน

ควรเกบเขาตเอกสารในลนชกท 1 หรอ 2 แตถาเปนเรองทตองท าใหเสรจในวนนนหรอวนรงขนไมจ าเปนตองเกบ อาจทงคางอยในแฟมหรอในกระบะเกบเอกสารบนโตะกได

ข. ส าหรบเอกสารทไดมการตอบโตเสรจแลว แตยงมความจ าเปนทจะตองใชอางองในการตอบโตเอกสารอยบางครง แมจะไมบอยครงนก เราอาจจะเกบไวในลนชกท 3 หรอ 4 กได

ค. เอกสารทมความส าคญทางกฎหมาย ประวตศาสตร หรอเกยวกบหลกฐานทางการเงน หรอเอกสารซงปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตอาจจ าเปนตองเกบไวระยะหนง แตไมควรเกบไว ณ สถานทท างาน ใหสงไปเกบไวตามศนยเกบเอกสารของกรมหรอหนวยงานนน

ง. ควรจะมคณะกรรมการก าหนดการจดเกบเอกสารของกรมหรอกอง หรอมหนวยงานซงจะรบผดชอบในการก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารตางๆ ของกรมหรอหนวยงานนนๆ เพอใหเจาหนาทผปฏบตงานไดยดถอเปนหลกในการจดเกบตอไป

3. การควบคมในการกาจดเอกสารซงไมมคา การทไมมกฎเกณฑก าหนดใหมการส ารวจ เอกสารเพอหาทางการจดเอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไปท าใหปรมาณเอกสารเพมมากขนทกท จนเกดการกองเอกสาร (Piling) อยทวไปตามหนวยงานราชการ ซงขดตอหลกการจดเกบเอกสาร (Filing) ทด เพอทจะหาทางท าลายเอกสารทไมมคณคาในการอางองตอไปจงสมควรทจะไดมการก าหนดใหเจาหนาทปฏบตงานส ารวจเอกสารเพอจากดอยางนอยปละครง โดยท าเปนรายการเสนอขออนมตท าลายตอผบงคบบญชาระดบกอง การท าลายเอกสารจะท าไดโดยการเผา ขาย ใชเครองท าลายเอกสารไฟฟา (ในกรณทเปนเอกสารลบ) การจะท าลายโดยวธใดกแลวแตคาของเอกสารแตละชนดเปนส าคญ

6.4 การท าลายเอกสาร ในการท าลายเอกสารนน หลกส าคญคอจะตองมการก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสาร

ตางๆ ทงน เพอจะไดมการส ารวจเพอเปนการคดเลอกและเสนอขออนมตท าลายตอไปตามรายละเอยดขางตน

- เกบไว 1 ป ไดแก หนงสอเขา-ออก ตดตอระหวางหนวยงาน ซงไดมการด าเนนการตามนนเรยบรอยแลว


-25- - เกบไว 2 ป ไดแก แบบฟอรมเกยวกบการเงนดานตางๆ รายงานและสรปผลเกยวกบการ

ปฏบตงานเปนการภายใน - เกบไว 7 ป ไดแกสญญารบจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซงเปนลายลกษณอกษร (ใหเกบตอไป

อก 7 ป หลงจากเสรจสนลงตามสญญานนๆ แลว) บญชพสดตางๆ รวมทงบนทกเกยวกบการเปลยนแปลงพสดนนๆ

- เกบเทาทกฎหมายหรอกฎขอบงคบเฉพาะอยางไดระบเอาไวหรอเกบเอาไวในระยะเวลาอนสมควร

- เกบตลอดไป ไดแก โฉนด พนธบตร ทะเบยนยานพาหนะ ระเบยบของกรม ฯลฯ

6.5 ประเภทของเอกสาร เอกสารประเภทตางๆ โดยทวไปอาจจะจ าแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คอ 1) เอกสารทยงอยในระหวางปฏบตงาน หมายถง เอกสารโตตอบทยงปฏบตไมเสรจรวมทง

เอกสารทโตตอบเสรจแลว แตยงมความจาเปนทจะตองใชในการอางองอยบอยๆ 2) เอกสารทไดมการโตตอบเสรจแลว แตยงมความจาเปนทจะตองใชในการอางองโตตอบ

เอกสารอยในบางครง 3) เอกสารซงมความส าคญ หมายถง เอกสารบางอยางทมทางประวตศาสตร ทางกฎหมาย

วรรณคด หรอเกยวกบหลกฐานการเงน 4) เอกสารซงสมควรทาลาย หมายถง เอกสารซงไมมคาในการใชอางองอกตอไป หรอ

เอกสารซงพนระยะเวลาทควรเกบอกตอไป นอกเหนอไปจากนเราอาจจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอกอยาง คอ เอกสาร

ทวไปและเอกสารลบ การจ าแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดงกลาวขางตนจะมความสมพนธอยางใกลชดกบการควบคมในการจดเกบเอกสาร

6.6 ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการจ าแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน 1) จ าแนกตามหวขอเรอง คอ กรณทเราจ าแนกเอกสารออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาท

ความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจ าแนกตามบรการทใหแกผอน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ

หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ หมวดท 2 มตคณะรฐมนตร คาสง ระเบยบ คมอ หมวดท 3 การโตตอบ หมวดท 4 การบรหารทวไป หมวดท 5 การบรหารบคคล หมวดท 6 เบดเตลด หมวดท 7 การประชม หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดน และสงกอสราง


-26- หมวดท 10 สถต และรายงาน เพอใหผอานสามารถเขาใจและปฏบตในการจ าแนกเอกสารโดยถกตองจงจะขอใหค าอธบาย

ในการคดเลอกเอกสารใหเปนหมวดหมตามหวขอ 10 หมวด พอสงเขป ดงน หมวดท 1 การเงนงบประมาณ ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซงอาจแยกหวขอไดดงน - งบประมาณ - เงนเดอน คาจาง - เงนสะสม เงนยม - เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล - เงนคาใชสอย เชน คานา คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาตอบแทน เชน คานา คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาบ าเหนจบ านาญ - เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน หมวดท 2 ค าสง ระเบยบ คมอ มต ครม. ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบคาสงของฝายและกอง ค าสงของหวหนา หนวยงาน

ค าสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและมตตางๆ หมวดท 3 โตตอบ เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอกสารทเรองนนเกยวของอย เชน เรอง

โตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ” หรอถาเปนเรองโตตอบเกยวการแตงตงโอนยายบคคล กจดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล”

ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ” น กไดแกเอกสารโตตอบเรองการบรจาคหรอการขอความรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน

หมวดท 4 บรหารทวไป ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบและเรอง

หรอค าสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอ านาจหนาทใหทาหนาทแทนหรอการรกษาการในต าแหนงใดต าแหนงหนง

หมวดท 5 บรหารบคคล ในหวขอนก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนราชประวต การพจารณาความด

ความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ การสอบเลอนขน การก าหนดต าแหนงใหม ฯลฯ

หมวดท 6 เบดเตลด ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวดใดหมวดหนงทตงไวเปนเรอง

พเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวดเบดเตลดน อยางไรกตาม ไมควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา


-27- หมวดท 7 ประชม ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประชมทวๆ ไป แตถาเปนการประชม

เกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทก าหนดไว กใหนามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองนาไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน

หมวดท 8 ฝกอบรม บรรยาย และดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอบรรยายเกยวกบเรองใดเรองหนง

ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน

หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซอและจดหาพสดครภณฑสานกงานตางๆ แบบแปลนสงกอสราง

ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน

หมวดท 10 สถตและรายงาน ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร

รายงานปเกด-ตาย รายงานการใชนามนเชอเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน ส าหรบหนวยงานทมลกษณะงานพเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจดเขาในหมวดตางๆ

เหลาน และมเอกสารมากพอสมควรกใหตงเพมเตมเปนหมวดท 11-12 หรอ 13 ตามล าดบ 2) จ าแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบคคลซงเกยวของดวย เชน อาจจ าแนกเปน

กรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน 3) จ าแนกตามสถานทตงของหนวยงาน ซงอาจตงอยในเขตทตางกน เชน สรรพากร

เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจาหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการด าเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรองทส าคญ เรากอาจจ าแนกยอยลงไปไดอก

4) จ าแนกโดยใชเลขรหสแทนเรองหนงๆ เชน แฟมประเภทท 01 เปนเรองเกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจ าเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และท าคมอประกอบเพอความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย

การจะใชระบบใดระบบหนงจ าแนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนส าคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจ าแนกเอกสารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใชระบบอานวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรอคนหาเอกสารเขาใจไดด

โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจ าแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน

ขอคดเกยวกบการจ าแนกเรอง 1. ก าหนดหวขอเรองทสน กะทดรดแตคลมใจความทงหมด 2. หวขอเรองแตละเรองไมควรซ าซอนหรอใกลเคยงกน 3. หวขอเรองแตละเรองควรมความหมายเดนชด ตความหมายไดเปนอยางเดยว


-28- 4. ควรใชภาษางายๆ ทรจกกนโดยทวไป

6.7 องคประกอบในการจดเกบเอกสารทด 1. เปนระบบทสามารถรบการขยายตวของหนวยงานในอนาคตได 2. ผเชยวชาญดานเกบเอกสารจะเปนผก าหนดระบบการเกบเอกสารทด 3. เปนระบบทถกก าหนดขนโดยค านงถงการประหยดเวลาและคาใชจายดวย 4. เปนระบบซงท าใหการคนหาเอกสารเปนไปไดอยางรวดเรว 5. เปนระบบซงท าใหการจดเกบเอกสารเรยงล าดบตามความส าคญและล าดบ

กอนหลงของเอกสารในกลมแฟมกลมหนง หรอเอกสารพวกหนง 6. เปนระบบทงายตอการเขาใจของผปฏบตงาน 7. เปนระบบทเหมาะสมกบการดาเนนงานของหนวยงานนน

6.8 วธการจดเกบเอกสารทด 1. จ าแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอ านวยประโยชนใหแกการปฏบตงานของ

หนวยงานนน 2. ก าหนดประเภทเอกสารทจะจดเกบในตเอกสารตางๆโดย - เกบเอกสารทใชเสมอในตลนชกหรอลนชกในระดบสายตา (โดยตเหลกสลนชก) - เกบเอกสารทจะใชอางองนานๆ ครง ไวในตทบหรอตไมครงกระจก 3. การจ าแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอ เรยงจากซายไปขวา 4. ไมควรเกบเอกสารมากกวา 1 เรองในแฟมเดยวกน 5. ไมควรเกบเอกสารมากกวาเกนไปในแฟมหนง ( ไมควรเกน 50-60 แผน ) 6. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร 7. ควรมการควบคมการจดเกบและคนหาเอกสารโดยเครงครด 8. เมอคนเอกสารและนาออกมาใชเสรจแลว ควรรบน าไปเกบทเดม 9. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงาน จะตองใส “บตรยม”หรอ “แฟมยม” ไวแทนจนกวาจะ

น าเอาเอกสารหรอแฟมทยมไปมาคน 10. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชน

ลางสดของตหรอชนเกบเอกสาร 11. ควรยาย/แยกเอกสารไปเกบไวทกป และอยาเคลอนยายเอกสารทยงไมไดแยกใสแฟมไปเกบ 12. ไมควรซอตเอกสารเพมโดยไมจ าเปน เพราะจะท าใหเกดปญหาความไมพอเพยงของ

พนทปฏบตงานควรพยายามใชต ชน และเครองเกบเอกสารทมอยเดมโดยปรบใหไดมาตรฐาน


ภาคผนวก


ชนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายนอก ( ตามระเบยบขอ ๑๑ ) ชนความเรว (ถาม) ท นน 78901/ …….. ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน 55๑๙๐

4 พฤศจกายน 2560

เรอง…………………………………………………………….

เรยน ....................................................................

อางถง ..................................................................

สงทสงมาดวย .....................................................

(ภาคเหต) .......................................................................................................... ..................... ............................................................................................................................. ............................................... ................................................................................... ......................................................................................... ............................................................................................................................. ............................................... ............................................................................................................................. ...............................................

(ภาคความประสงค) ............................................................. ................................................... ............................................................................................................................. ...............................................

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา

ขอแสดงความนบถอ ( ......................................... ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ส านกงานปลด โทร. 0 5471 8853 โทรสาร 0 5471 8853 ตอ 18 ส าเนาสง (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

สง 3 ซม.

ครฑหางจากขอบกระดาษประมาณ 1.5 ซม.

1 Enter + Before 6 pt

ยอหนา 2.5 ซม.


3 ซม. 2 ซม.




4 Enter

พมพไทย Th Sarabun PSK 16 pt


ชนความเรว (ถาม) ท นน 78901/ …….. ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน 55๑๙๐

4 พฤศจกายน 2560

เรอง แนวทางการด าเนนโครงการของขวญปใหมของกระทรวงมหาดไทยเพอมอบใหประชาชน ประจ าป พ.ศ. 2562

เรยน นายอ าเภอบานหลวง

อางถง หนงสอกรมสงเสรมการปกครองทองถน ดวนทสด ท มท 0810.6/ว 3328 ลงวนท 16 พฤศจกายน 2561

สงทสงมาดวย 1. แบบรายงานผลการด าเนนงานโครงการ “1 อปท. 1 ถนนทองถนใสใจสงแวดลอม” จ านวน 1 ฉบบ 2. แบบรายงานผลการด าเนนงานโครงการ “หองน าทองถนสะอาดและปลอดภย” จ านวน 1 ฉบบ

ตามหนงสอทอางถง กรมสงเสรมการปกครองทองถนไดน านโยบายรฐบาลและกระทรวงมหาดไทย ซงก าหนดเปนนโยบายส าคญในเรองการพฒนาคคลองเพอเปนแหลงทองเทยวและพกผอนหยอนใจ เรองการจด การสงแวดลอม รวมกนรกษาความสะอาด ความเปนระเบยบเรยบรอย ตลอดจนจดภมทศนถนนใหมความสวยงามและเรองการรกษาความสะอาดหองน าสาธารณะตางๆ ใหไดมาตรฐาน เพอมอบเปนของขวญปใหมใหกบประชาชน ประจ าป พ.ศ. 2562 นน

องคการบรหารสวนต าบลบานฟาจงขอรายงานผลการด าเนนงานโครงการ “1 อปท. 1 ถนนทองถนใสใจสงแวดลอม” และโครงการ “หองน าทองถนสะอาดและปลอดภย” รายละเอยดปรากฎตามสงทสงมาดวย

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

ขอแสดงความนบถอ ( นายดรงคฤทธ อปถมภ ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ส านกงานปลด โทร. 0 5471 8853 โทรสาร 0 5471 8853 ตอ 18 [email protected] www.banfha.go.th

ตวอยางหนงสอภายนอก

mailto:[email protected]


ชนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายใน

( ตามระเบยบขอ ๑๒)

ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ องคการบรหารสวนต าบลบานฟา ส านกงานปลด งานบรหารทวไป โทร. 0 5471 8853 ตอ 11 ท........................................................ วนท............................................................... เรอง ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

เรยน นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

1. เรองเดม (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. ขอเทจจรง (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. ระเบยบกฎหมาย/ขอบงคบ/หนงสอสงการ (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. ขอพจารณา (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

จงเรยนมาเพอโปรดทราบและพจารณา

( นางสาวสดสวย รวยทรพย ) ( นกวชาการพสด) ชนความลบ (ถาม)








4 Enter

ยอหนา 2.5 ซม.1.






บนทกขอความ สวนราชการ งานบรหารบคคล ส านกงานปลด องคการบรหารสวนต าบลบานฟา โทร. 0 5471 8853 ตอ 11 ท นน 78901 วนท 5 ตลาคม 2561 เรอง ขออนมตเลอนขนเงนเดอนพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบล (ครงท 2) ปงบประมาณ พ.ศ. 2561

เรยน นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

1. เรองเดม เนองดวยองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ไดด าเนนการประเมนประสทธภาพและ

ประสทธผลการปฏบตงานของพนกงานสวนต าบล และพนกงานครสวนต าบล สงกดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ครงท 2 ของปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ระหวาง (1 เมษายน 2561 - 30 กนยายน 2561) เพอพจารณาเลอนขนเงนเดอน (ครงท 2) ในปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ผลการประเมนฯ มพนกงานสวนต าบลผานการประเมนฯ อยในระดบดเดน จ านวน 16 ราย และพนกงานครสวนต าบลผานการประเมนฯ อยในระดบดเดน จ านวน 3 ราย และระดบดมาก จ านวน 1 ราย โดยผานความเหนชอบของคณะกรรมการพจารณากลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงานพนกงานสวนต าบลองคการบรหารสวนต าบลบานฟาแลว ในการประชมเมอวนท 3 ตลาคม 2561 นน

2. ขอเทจจรง องคการบรหารสวนต าบลบานฟา ไดประชมคณะกรรมการพจารณาเลอนขนเงนเดอน ของ

พนกงานสวนต าบล พนกงานครสวนต าบล องคการบรหารสวนต าบลบานฟา เมอวนท 4 ตลาคม 2561 โดยมมตทประชมเหนควรใหเลอนขนเงนเดอนใหกบพนกงานสวนต าบล จ านวน 7 ราย และพนกงานครสวนต าบล จ านวน 4 ราย โดยมรายละเอยดดงน

ล าดบท

ชอ – สกล

ต าแหนง

ประเภท/ระดบ

ส านก/สวน

ผลการประเมน (คะแนน)

ระดบ ผล

การประเมน

อตราเงนเดอนขน ณ 1 ต.ค.

61 1 นายชพงษ สมศกด ปลดองคการบรหารสวนต าบล

บรหารทองถน ระดบตน 91.00 ดเดน 35,220

2 นางสาวรชฎา ณ นาน รองปลดองคการบรหารสวนต าบล บรหารทองถน ระดบตน

90.60 ดเดน 31,340

3 นายวชย เขยวด ผอ านวยการกองชาง อ านวยการทองถน ระดบตน

กองชาง 90.80 ดเดน 31,340

4 นางจนดา วงศเทพ ผอ านวยการกองคลง อ านวยการทองถน ระดบตน

กองคลง 90.60 ดเดน 31,880

5 นายเดชา คนสง ผอ านวยการกองการศกษาฯ อ านวยการทองถน ระดบตน

กองการศกษาฯ

90.60 ดเดน 28,030

6 นายชตตพงษ มงคล หวหนาส านกปลด อบต. อ านวยการทองถน ระดบตน

สนง.ปลด อบต.

90.60 ดเดน 28,030

7 นางสาวสวรรณ ขดศร นกวชาการพสด วชาการ ระดบช านาญการ

กองคลง 90.35 ดเดน 31,340

ตวอยางบนทกขอความ


/พนกงานครสวนต าบล -2-

พนกงานครสวนต าบล

ล าดบท

ชอ – สกล

ต าแหนง

ส านก/สวน

ผลการประเมน (คะแนน)

ระดบ ผล

การประเมน

อตราเงนเดอนขน ณ 1 ต.ค.61

1 นางรชฎาภรณ ปานทอง คร อนดบ คศ.1 กองการศกษาฯ 87.50 ดมาก 24,290 2 นางเจนจรา ปจด คร อนดบ คศ.1 กองการศกษาฯ 91.60 ดเดน 24,290 3 นางวมนตรกษ เชอหมอ คร อนดบ คศ.1 กองการศกษาฯ 90.10 ดเดน 24,290 4 นางสนธยา คนอย คร อนดบ คศ.1 กองการศกษาฯ 91.60 ดเดน 24,290

3. ขอกฎหมาย/ระเบยบ 1. พระราชบญญตระเบยบบรหารงานบคคลสวนทองถน พ.ศ. 2542

2. ประกาศคณะกรรมการพนกงานสวนต าบลจงหวดนาน เรอง หลกเกณฑและเงอนไขเกยวกบเงนเดอนและวธการจายเงนเดอนและประโยชนตอบแทนอน (ฉบบท 5) ลงวนท 3 มนาคม 2559

3. ประกาศคณะกรรมการกลางพนกงานสวนต าบล เรอง มาตรฐานทวไปเกยวกบอตราเงนเดอนและวธการจายเงนเดอนและประโยชนตอบแทนอน (ฉบบท 5) ลงวนท 28 มกราคม 2559

4. ประกาศคณะกรรมการพนกงานสวนต าบลจงหวดนาน เรอง หลกเกณฑการเลอนขนเงนเดอนพนกงานสวนต าบล พ.ศ. 2558 ลงวนท 30 ธนวาคม พ.ศ. 2558 5. ประกาศคณะกรรมการพนกงานสวนต าบลจงหวดนาน เรอง หลกเกณฑการก าหนดโควตาและวงเงนเลอนขนเงนเดอน คาจาง และคาตอบแทนพเศษส าหรบพนกงานสวนต าบล และลกจางประจ าขององคการบรหารสวนต าบล พ.ศ. 2558 ลงวนท 30 ธนวาคม พ.ศ. 2558

6. มตคณะกรรมการกลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงานของพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบล องคการบรหารสวนต าบลบานฟา เมอวนท 3 ตลาคม 2560

4. ขอพจารณา เหนควรพจารณาอนมตเลอนขนเงนเดอนพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบล

ขององคการบรหารสวนต าบลบานฟา (ครงท 2) ครงปหลง ปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ทผานการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงาน

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต

(นางสาวนงนช อปถมภ) นกจดการงานทวไป

/ความเหน


-3-

ความเหนหวหนาส านกปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(นายชตตพงษ มงคล) หวหนาส านกปลด อบต.

ความเหนรองปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(นางสาวรชฎา ณ นาน) รองปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ความเหนปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(นายชพงษ สมศกด) ปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ความเหนนายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(นายดรงคฤทธ อปถมภ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา


แบบหนงสอรบรอง ( ตามระเบยบขอ ๒๔ ) เลขท …….. องคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน 55๑๙๐

หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………

ใหไว ณ วนท….………………………………พ.ศ……………. ( ..............................................) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

( สวนนใชส าหรบเรองส าคญ ) ( ประทบตราชอสวนราชการ ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

รปถาย

(ถาม)






4 Enter


เลขท 10/2561 องคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน 55๑๙๐

หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา นางสาวเสาวนย ยาวละ ต าแหนงผชวยเจาหนาทการเงนและบญช สงกดกองคลง องคการบรหารสวนต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน ปจจบนไดรบเงนเดอน 10,080 บาท เงนเพมการครองชพ 2,000 บาท รวมเปนเงนจ านวนทงสน 12,080 บาท (หนงหมนสองพนแปดสบหาบาทถวน) จงออกหนงสอใหไวเปนหลกฐาน

ใหไว ณ วนท 25 เดอน สงหาคม พ.ศ. 2561 ( นายดรงคฤทธ อปถมภ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ตวอยางหนงสอรบรอง


แบบค าสง ( ตามระเบยบขอ ๑๖ )

ค าสงองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ท…………/ (เลขปพทธศกราชทออกค าสง)

เรอง …………………………………………………………………...

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ทงน ตงแต …………………………………………………..

สง ณ วนท ….……………………………… พ.ศ……………. (นาย........................................) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา




4 Enter

1 Enter + Before 6 pt ยอหนา 2.5 ซม.



)

ค าสงองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ท 52/๒๕61

เรอง เลอนและแตงตงพนกงานสวนต าบลใหด ารงต าแหนงในระดบทสงขนส าหรบ ต าแหนงทก าหนดเปนต าแหนงผปฏบตงานทมประสบการณ (สายงานทวไป)

อาศยอ านาจตามความในมาตรา ๑๕ และมาตรา ๒๕ แหงพระราชบญญตระเบยบบรหาร งานบคคลสวนทองถน พ.ศ. ๒๕๔๒ และมตคณะกรรมการพนกงานสวนต าบลจงหวดนาน ในการประชมครงท 2/2561 เมอวนท 26 กมภาพนธ 2561 จงใหเลอนและแตงตง นายณฐพงศ วงศตย ต าแหนง นายชางโยธา ระดบช านาญงาน เลขทต าแหนง 25-3-05-4701-001 อตราเงนเดอนขน 22,920 บาท สงกดกองชาง องคการบรหารสวนต าบลบานฟา อ าเภอบานหลวง จงหวดนาน ใหด ารงต าแหนง นายชางโยธา ระดบอาวโส เลขทต าแหนง 25-3-05-4701-001 อตราเงนเดอนขน 23,080 บาท สงกดสวนราชการเดม

ทงน ตงแตวนท 12 เดอน กมภาพนธ พ.ศ. ๒๕61 เปนตนไป

สง ณ วนท 12 เดอน มนาคม พ.ศ. ๒๕61

(นายดรงคฤทธ อปถมภ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ตวอยางค าสง


แบบประกาศ ( ตามระเบยบขอ ๒๐ )

ประกาศองคการบรหารสวนต าบลบานฟา เรอง………………………………………………………….

(ขอความ)………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท……… เดอน ………………………….พ.ศ……………

(นาย........................................) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา







ประกาศองคการบรหารสวนต าบลบานฟา เรอง ขอบญญตงบประมาณรายจายประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2562

อาศยอ านาจตามความในพระราชบญญตสภาต าบลและองคการบรหารสวนต าบล พ.ศ. 2537 และแกไขเพมเตม (ฉบบท 6) พ.ศ. 2552 มาตรา 87 ประกอบกบระเบยบกระทรวงมหาดไทยวา ดวยวธการงบประมาณขององคกรปกครองสวนทองถน พ.ศ. 2541 และแกไขเพมเตม (ฉบบท 2 และ 3) พ.ศ. 2543 ขอ 25 และ 39 องคการบรหารสวนต าบลบานฟาไดออกขอบญญตงบประมาณรายจายประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2562 โดยความเหนชอบของสภาองคการบรหารสวนต าบลบานฟาในการประชมสภาองคการบรหารสวนต าบลบานฟา สมยสามญ สมยทสาม ครงท 2/2561 เมอวนองคาร ท 21 เดอน สงหาคม พ.ศ. 2561

บดน นายอ าเภอบานหลวงไดอนมตรางขอบญญตงบประมาณรายจายประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2562 ขององคการบรหารสวนต าบลบานฟาแลว เมอวนองคาร ท 4 เดอน กนยายน พ.ศ. 2561 ดงนน องคการบรหารสวนต าบลบานฟาจงขอประกาศใชขอบญญตงบประมาณรายจายประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2562 โดยมผลบงคบใชตงแตวนท 1 เดอน ตลาคม พ.ศ. 2561 เปนตนไป

ประกาศ ณ วนท 10 เดอน กนยายน พ.ศ. 2561 (นายดรงคฤทธ อปถมภ) นายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ตวอยางประกาศ


แบบรายงานการประชม ( ตามระเบยบขอ ๒๕ )

รายงานการประชม………………………

ครงท………………. เมอวนท ……………………………..

ณ ………………………………………………………. ผมาประชม ๑. ………………………………….. ๒. ………………………………….. ๓. …………………………………..

ผไมมาประชม (ถาม) ๑. ………………………………….. ๒. ………………………………….. ๓. …………………………………..

ผเขารวมประชม (ถาม) ๑. ………………………………….. ๒. ………………………………….. 3. …………………………………..

เรมประชมเวลา ……….. น. (ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

เลกประชมเวลา ……….. น. ผจดรายงานการประชม (นาง........................................) เจาพนกงานธรการ


รายงานการประชม คณะกรรมการกลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงาน ของพนกงานสวนต าบล พนกงานครสวนต าบล องคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ครงท 2/2561 วน พธ ท 3 เดอน ตลาคม พ.ศ. 2561 เวลา 09.30 น.

ณ ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ---------------------------

ผมาประชม ล าดบท ชอ – สกล ต าแหนง ลายมอชอ

1 นายชพงษ สมศกด ประธานกรรมการ (ปลด อบต.) 2 นางสาวรชฎา ณ นาน กรรมการ (รองปลด อบต.) 3 นายชตตพงษ มงคล กรรมการ (หวหนาส านกปลด อบต.) 4 นางจนดา วงศเทพ กรรมการ (ผอ านวยการกองคลง) 5 นายวชย เขยวด กรรมการ (ผอ านวยการกองชาง) 6 นายเดชา คนสง กรรมการ (ผอ านวยการกองการศกษาฯ) 7 นางสาวนงนช อปถมภ เลขานการ (นกจดการงานทวไป)

ผไมมาประชม ล าดบท ชอ – สกล ต าแหนง ลายมอชอ

ผรวมประชม ล าดบท ชอ – สกล ต าแหนง ลายมอชอ

จ านวนผมาประชม ...................คน จ านวนผไมมาประชม ...............คน จ านวนผรวมประชม ................คน

ตวอยางรายงานการประชม


รายงานการประชม

คณะกรรมการกลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงาน ของพนกงานสวนต าบล พนกงานครสวนต าบล องคการบรหารสวนต าบลบานฟา

ครงท 2/2561 วน พธ ท 4 เดอน ตลาคม พ.ศ. 2561 เวลา 09.30 น.

ณ ทท าการองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ---------------------------

เรมประชม เวลา 09.30 น. วนนเวลา 09.30 น. นายชพงษ สมศกด ปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา ประธานกรรมการไดกลาวเปดประชมคณะกรรมการกลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงานของพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบล ส าหรบรอบการประเมน ประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ครงท 2 (1 เมษายน 2561 - 30 กนยายน 2561) โดยมวาระการประชมดงน

ระเบยบวาระท 1 เรอง ประธานแจงใหทประชมทราบ (ไมม)

ระเบยบวาระท 2 เรอง เสนอเพอพจารณา 2.1 การพจารณากลนกรองผลการประเมนของพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบล ส าหรบรอบการประเมน ประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ครงท 2 (1 เมษายน 2561 - 30 กนยายน 2561)

นายชพงษ สมศกด -เนองจากถงก าหนดการทตองพจารณากลนกรองผลการประเมนการปฏบตงาน (ปลด อบต.) ของ พนกงานสวนต าบล และพนกงานครสวนต าบล ขององคการบรหารสวน

ต าบลบานฟา ส าหรบรอบการประเมน ประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ครงท 2 (1 เมษายน 2561 - 30 กนยายน 2561) จงไดเชญคณะกรรมการทกทานมาพจารณากลนกรองผลการประเมนฯรวมกน ขอมอบหมายใหนางสาวนงนช อปถมภ นกจดการงานทวไป ไดชแจงรายละเอยด

นางสาวนงนช อปถมภ - ส าหรบรอบการประเมน ประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2561 ครงท 2 (1 เมษายน 2561

(นกจดการงานทวไป) – 30 กนยายน 2561) น จะเปนการประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานสวนทองถนแบบใหม ตามประกาศคณะกรรมการพนกงานสวนต าบลจงหวดนาน เรอง หลกเกณฑและวธการประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานสวนต าบล พ.ศ. 2558 ลงวนท 30 ธนวาคม 2558 โดยในแตละรอบการประเมน ใหองคการบรหารสวนต าบลน าผลคะแนนการประเมนผลการปฏบตงานมาจดกลมตามผลคะแนนเปน 5 ระดบ คอ ดเดน ดมาก ด พอใช และตองปรบปรง โดยมชวงคะแนนประเมนของแตละระดบ ดงน


-2-

1. ระดบดเดน ตองมชวงคะแนนประเมนตงแตรอยละ 90 ขนไป 2. ระดบดมาก ตองมชวงคะแนนประเมนตงแตรอยละ 80 แตไมถงรอย

ละ 90 3. ระดบด ตองมชวงคะแนนประเมนตงแตรอยละ 70 แตไมถงรอยละ

80 4. ระดบพอใช ตองมชวงคะแนนประเมนตงแตรอยละ 60 แตไมถงรอย

ละ 70 5. ระดบตองปรบปรง ตองมชวงคะแนนประเมนต ากวารอยละ 60

(รายละเอยดตามเอกสารทแจกใหทประชม) องคการบรหารสวนต าบลบานฟามพนกงานสวนต าบลอยจรง ณ วนท 30 กนยายน

2561 จ านวน 16 คน และไดรวมรวบผลการประเมนของทกสวนราชการเรยบรอยแลว โดยมรายละเอยดดงน 1) นายชพงษ สมศกด ต าแหนง ปลดองคการบรหารสวนต าบล (นกบรหารทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 91.00 2) นางสาวรชฎา ณ นาน ต าแหนง รองปลดองคการบรหารสวนต าบล (นกบรหารทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 90.60 3) นายชตตพงษ มงคล ต าแหนง หวหนาส านกปลด (อ านวยการทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 90.60

4) นางกาญจนา คนสง ต าแหนง นกวเคราะหนโยบายและแผน (วชาการ ระดบช านาญการ) มผลการประเมนรอยละ 90.80

5) นายยทธภม อนปาตะ ต าแหนง จพง.ปองกนและบรรเทาสาธารณภย (ทวไป ระดบช านาญงาน) มผลการประเมนรอยละ 90.40 6) นางสาวนงนช อปถมภ ต าแหนง นกจดการงานทวไป (วชาการ ระดบ ช านาญการ) มผลการประเมนรอยละ 91.00

7) นางสาวนชจร คนสง ต าแหนง เจาพนกธรการ(ทวไป ระดบปฏบตงาน) มผลการประเมนรอยละ 90.80

8) นางจนดา วงศเทพ ต าแหนง ผอ านวยการกองคลง (อ านวยการทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 90.60 9) นางสาวสวรรณ ขดศร ต าแหนง นกวชาการพสด (วชาการ ระดบช านาญ การ) มผลการประเมนรอยละ 90.35 10) นายมานตย จตอารย ต าแหนง นกวชาการคลง (วชาการ ระดบช านาญการ) มผลการประเมนรอยละ 91.40

11) นายเคล กองแกว ต าแหนง นกวชาการจดเกบรายได (วชาการ ระดบช านาญ การ) มผลการประเมนรอยละ 90.80


-3-

12) นายนเรศ เชอหมอ ต าแหนง นกพฒนาชมชน (วชาการ ระดบปฏบตการ) มผลการประเมนรอยละ 90.60 13) นายวชย เขยวด ต าแหนง ผอ านวยการกองชาง (อ านวยการทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 89.80 14) นายเดชา คนสง ต าแหนง ผอ านวยการกองการศกษาฯ (อ านวยการทองถน ระดบตน) มผลการประเมนรอยละ 90.60 15) นายณฐพงศ วงศตย ต าแหนงนายชางโยธา (ทวไป ระดบอาวโส) มผลการประเมนรอยละ 90.50 16) นายยรรยง ขยน ต าแหนง เจาพนกงานธรการ (ทวไป ระดบปฏบตงาน) มผลการประเมนรอยละ 92.50 (และไดท าการจดเรยงล าดบจากผไดคะแนนสงสดลงไป ตามแบบสรปผลคะแนนประเมนฯ ทไดแจกใหทประชม)

นายชพงษ สมศกด -จากคะแนนผลการประเมนฯ จะเหนไดวาผลการประเมนฯ ของพนกงานอยใน (ปลด อบต.) ระดบ ดเดน ซงมชวงคะแนนประเมนตงแตรอยละ 90 ขนไป จ านวน 16 ราย

ขอใหทประชมรวมกนพจารณาผลประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบต งานของพนกงานส วนต าบลแตละส วนท ผ านการลงคะแนนจากผบงคบบญชาชนตนมาวาผลคะแนนดงกลาวเหมาะสมหรอไม

นายชตตพงษ มงคล -ขอใหทประชมพจารณาคะแนนตามทหวหนาสวนราชการไดเสนอตอทประชม ม (หวหนาส านกปลด อบต.) คณะกรรมการทานใดมแนวทางการพจารณาตางจากนหรอไม

ทประชม - เหนชอบตามแนวทางทเสนอ

นายชพงษ สมศกด -มคณะกรรมการทานใดมขอเสนอแนะหรอขอคดเหนอนๆอกหรอไม ถาไมมขอให (ปลด อบต.) ทประชมรวมกนพจารณาผลประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงาน ของพนกงานสวนต าบลแตละสวนทผานการลงคะแนนจากผบงคบบญชาชนตนมา วาผลคะแนนดงกลาวเหมาะสมหรอไม

ทประชม - รบทราบและไดพจารณากลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลของพนกงานสวนต าบลมมตเปนเอกฉนทใหคะแนนเปนไปตามทผบงคบบญชาชนตนไดประเมน

นายชพงษ สมศกด - ล าดบตอไปจะเปนการพจารณาการผลประเมนผลประเมนประสทธภาพและ (ปลด อบต.) ประสทธผลการปฏบตงานของพนกงานครสวนต าบล ขอใหคณะกรรมการ รวมกนพจารณา ขอมอบหมายใหนายเดชา คนสง ผอ านวยการกองการศกษาฯ ไดชแจงรายละเอยด


-4-

นายเดชา คนสง - ผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงานของพนกงานครสวน (ผอ.กองการศกษาฯ) ต าบล ครงท 2 จ านวน 4 คน ดงน

1) นางรชฎาภรณ ปานทอง ต าแหนง คร อนดบ คศ.1 มผลการประเมน รอยละ 87.50 2) นางเจนจรา ปจด ต าแหนง คร อนดบ คศ.1 มผลการประเมนรอยละ 91.60 3) นางวมนตรกษ เชอหมอ ต าแหนง คร อนดบ คศ.1 มผลการประเมน รอยละ 90.10 4) นางสนธยา คนอย ต าแหนง คร อนดบ คศ.1 มผลการประเมนรอยละ 91.60

นายชพงษ สมศกด -ขอใหทประชมรวมกนพจารณาผลประเมนประสทธภาพและประสทธผลการ (ปลด อบต.) ปฏบตงานของพนกงานครสวนต าบลทผานการลงคะแนนจากผบงคบบญชาชนตน มาวาผลคะแนนดงกลาวเหมาะสมหรอไม

ทประชม - รบทราบและไดพจารณากลนกรองผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลของพนกงานสวนครต าบลมมตเปนเอกฉนทใหคะแนนเปนไปตามทผบงคบบญชาชนตนไดประเมน

ระเบยบวาระท 3 เรองอน ๆ

นายชพงษ สมศกด - หลงจากทพจารณาผลการประเมนประสทธภาพและประสทธผลการปฏบตงาน (ปลด อบต.) ของพนกงานสวนต าบลและพนกงานครสวนต าบลเสรจสนแลว มคณะกรรมการ ทานใดจะเสนอขอคดเหนหรอไม

นางสาวนงนช อปถมภ - ขอฝาก ทานปลด หวหนาส านกปลด อบต. ผอ านวยการกองชาง ผอ านวยการ (นกจดการงานทวไป) กองคลง ผอ านวยการกองการศกษาฯ วาในรอบการประเมน ประจ าป งบประมาณ พ.ศ. 2561 ครงท 1 (1 ตลาคม 2561 – 31 มนาคม 2562) นน ขอใหทานและลกนองท าขอตกลงการปฏบตงานในแตละต าแหนงรวมกน ตามแบบ ประเมนผลการปฏบตงานของพนกงานสวนทองถน ในสวนท 1 ผลสมฤทธของงาน และสวนท 2 พฤตกรรมการปฏบตราชการ ใหเสรจเรยบรอยภายในตนรอบการ ประเมนนนคอ ตนเดอนตลาคม 2561 นดวย

นายชพงษ สมศกด - มคณะกรรมการทานใดจะเสนอขอคดเหนหรอไม หากไมมจะน าเสนอผลการ (ปลด อบต.) ประเมน ดงกลาวตอนายกองคการบรหารสวนต าบลบานฟาตอไป

ทประชม - ไมม

เลกประชม เวลา 11.00 น.


-5-

ผจดรายงานการประชม

เลขานการ (นางสาวนงนช อปถมภ)

นกจดการงานทวไป

ผตรวจรายงานการประชม

ประธานกรรมการ (นายชพงษ สมศกด) ปลดองคการบรหารสวนต าบลบานฟา


แบบตรารบหนงสอ ( ตามระเบยบขอ 37 )

แบบใบรบหนงสอ ( ตามระเบยบขอ 49 )

ลกษณะครฑแบบมาตรฐาน 2 ขนาด ( ตามระเบยบขอ 71 )

ขนาดตวครฑสง 3 เซนตเมตร

ขนาดตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

องคการบรหารสวนต าบลบานฟา เลขรบ ………………………………….. วนท............................................ เวลา………………………………………

ท .............................. ถง ......................................... เรอง .......................................................................... รบวนท ...................................... เวลา .................น. ผรบ ..........................................................................

คู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง ......ค ม อปฏ บ ต...

Documents

Transcript of คู่มือปฏิบัติงาน เรื่อง ......ค ม อปฏ บ ต...