ระบบสารสนเทศ(Introduction to Information System)

1

สารสนเทศ (Information)

“สารสนเทศ” เปนสงหนงทมความจ าเปนอยางยงในการด าเนนธรกจ องคกรตาง ๆ จงตองมการพฒนาระบบสารสนเทศขนมาเพอใชในการประมวลผลขอมลใหกลายเปน “สารสนเทศ” ทมความถกตอง แมนย า และนาเชอถอ ดงนน ในหวขอนจงขอกลาวถง “สารสนเทศ” โดยเรมตนทค าวา “ขอมล” ซงมความแตกตางจาก “สารสนเทศ” ดงรายละเอยดตอไปน

2

ความแตกตางระหวางขอมลกบสารสนเทศ

• ขอมล (Data) หมายถง เหตการณหรอขอเทจจรงทเกดขนในการด าเนนธรกจขององคกรในแตละวน เชน รายการสงซอสนคาจากลกคา รายการสงสนคา ชอทอยลกคา ยอดขายในแตละวน เปนตน ขอมลอาจเปนไดหลายชนด เชน ตวเลข ตวอกษร รปภาพ รปถาย หรอแมกระทงเสยง

• สารสนเทศ (Information) หมายถง ขอมลทผานกระบวนการเกบรวบรวมและเรยบเรยง เพอเปนแหลงขอมลทเปนประโยชนตอผใช เชน การน าเสนอยอดขายรายเดอนตอผบรหาร ซงยอดขายรายเดอนนนไดมาจากการรวบรวมยอดขายของตวแทนขายในแตละวน

3

การไดสารสนเทศ

ขอมล

(Data)

การประมวลผล

(Processing)

สารสนเทศ

(Information)

คณลกษณะของสารสนเทศ

• สารสนเทศทดยอมน าไปสการตดสนใจทมความผดพลาดนอยทสด หรอชวยแกปญหาใหไดมากทสด เมอผานกระบวนการน าเขาขอมลทมความถกตองและสงทหลกเลยงไมไดกคอ การค านงถงคาใชจายทจะเกดขนหากเ ก ดความผดพลาดในการตด สนใจ ดงน นการค า น ง ถ งความมประสทธภาพของสารสนเทศจะชวยใหสามารถลดขอผดพลาดและคาใชจายทไมนาจะเกดขนได คณลกษณะของสารสนเทศทดมดงน

1. มความถกตอง (Accurate) สารสนเทศจะตองไมน าขอมลทผดพลาดเขาสระบบ เพราะเมอน าไปประมวลผลแลว จะท าใหไดสารสนเทศทผดพลาดตามไปดวย ลกษณะเชนนเรยกวา “Garbage in-Garbage out (GIGO)” 2. มความสมบรณ (Complete) สารสนเทศทดจะตองมขอมลในสวนส าคญครบถวน เชน ถาเปนรายงานการสงซอวตถดบรายเดอน หากไมมยอดสงซอรวมแลว กถอวาเปนสารสนเทศทไมสมบรณ3. มความคมทน (Economical) สารสนเทศทดจะตองผานกระบวนการทมตนทนนอยกวาหรอเทากบก าไรทไดจากการผลต4. มความยดหยน (Flexible) จะตองสามารถน าสารสนเทศไปใชไดกบบคคลหลายกลม เชน รายงานยอดคงเหลอของวตถดบทมอยจรง สามารถน าไปใชในการตดสนใจเพอสงซอวตถดบไดโดยฝายจดซอ สามารถน าไปใชในการค านวณการลงทนไดและสามารถน าไปใชในการค านวณยอดขายได เปนตน

5. มความเชอถอได (Reliable) ความนาเชอถอของสารสนเทศนนขนอยกบการเกบรวบรวมขอมลจากแหลงทมาทเชอถอได6. ตรงประเดน (Relevant) สารสนเทศทดตองมความสมพนธกบงานทตองการวเคราะห หากเปนสารสนเทศทไมตรงประเดนจะท าใหเสยเวลาในการท างาน7. มความงาย (Simple) สารสนเทศทดตองไมซบซอน กลาวคอ งายตอการท าความเขาใจ เพราะความซบซอนคอการมรายละเอยดปลกยอยมากเกนไป จนท าใหไมทราบความส าคญทแทจรงของสารสนเทศทใชในการตดสนใจนน8. มความเหมาะสมกบสถานการณปจจบน (Timely) ตองเปนสารสนเทศทมความทนสมยอยเสมอ เมอตองการใชเพอการตดสนใจจะท าใหมความถกตองมากยงขน เชน ยอดจ าหนายเสอกนหนาวในระหวางเดอนธนวาคมถงเดอนพฤษภาคมได9. สามารถตรวจสอบได (Verifiable) สารสนเทศทดตองสามารถตรวจสอบความถกตองไดโดยอาจตรวจสอบจากแหลงทมาของสารสนเทศ เปนตน

ประเภทของสารสนเทศ

• เมอจ าแนกตามรปแบบของการน าเสนอสารสนเทศ มดงน1. สารสนเทศสวนทเปนรายละเอยด (Detailed Information)

2. สารสนเทศสวนทเปนผลสรป (Summary Information)

3. สารสนเทศเพอการพยากรณ (Prediction Information)

4. สารสนเทศกรณเฉพาะ (Exception Information)

•จ าแนกประเภทของสารสนเทศตามระดบการจดการและประเภทของการตดสนใจแลว มดงตอไปน

1. สารสนเทศแบบมโครงสราง (Structured Information) 2. สารสนเทศแบบกงโครงสราง (Semi structured Information) เปนสารสนเทศทมลกษณะทงท3. สารสนเทศแบบไมมโครงสราง (Unstructured Information)

ระบบสารสนเทศ (Information System)

• ความหมาย องคประกอบ และประเภทของระบบ

• ระบบ หมายถง การน าองคประกอบตาง ๆ อนไดแก คน (People) ทรพยากร (Resource) แนวคด (Concept) และกระบวนการ (Process) มาผสมผสานการท างานรวมกนเพอใหบรรลเปาหมายอยางใดอยางหนงตามทไดวางแผนไว (มเปาหมายและวตถประสงครวมกน) ซงในโลกนมระบบอยดวยกนมากมายหลายระบบ เชน ระบบการเรยนการสอน ระบบบญช ระบบจดซอและระบบสารสนเทศ เปนตน โดยภายในระบบอาจประกอบไปดวยระบบยอย (Subsystem) ตาง ๆ ทตองท างานรวมกนเพอใหบรรลวตถประสงคเดยวกน

• องคประกอบของระบบ องคประกอบตาง ๆ ของระบบจะถกจ าแนกออกเปน 4 สวน ไดแก สวนน าเขา (Input) สวนด าเนนการ (Process)ผลลพธ (Output) และสวนปอนกลบ (Feedback) แสดงความสมพนธขององคประกอบทง 4 ดงรป

• สวนน าเขา (Input) ทรพยากรหรอสงตาง ๆ ทจ าเปนตอกระบวนการ • สวนด าเนนการ (Process) เปนสวนท าการแปรสภาพ ประมวลผล ทรพยากรทน าเขามา เพอใหไดเปนผลลพธตามเปาหมายทก าหนดไว

• สวนผลลพธ (Output) เปนสงทไดจากกระบวนการของระบบ • สวนปอนกลบ (Feedback) เปนสวนทชวยใหมการปรบปรงในสวนอน ๆ ของระบบ โดยหลงจากทไดผลลพธจากระบบแลว จะมการเปรยบเทยบกบวตถประสงคทก าหนดไว ผลจากการเปรยบเทยบจะน ากลบเขาสสวนอน ๆ ของระบบ เพอปรบปรงใหการท างานในสวนนนมความเหมาะสมหรอสมบรณมากขน

ความหมายของระบบสารสนเทศ

• ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถง การรวบรวมองคประกอบตาง ๆ (ขอมล การประมวลผล การเชอมโยง เครอขาย) เพอน าเขา (Input) สระบบใด ๆ แลวน ามาผานกระบวนการบางอยาง (Process) ทอาจใชคอมพวเตอรชวย เพอเรยบเรยง เปลยนแปลง และจดเกบ เพอใหไดผลลพธ (Output) คอสารสนเทศทสามารถใชสนบสนนการตดสนใจทางธรกจได

ภาพการท างานของระบบใดๆ

• Input ของระบบสารสนเทศ คอ Data ซงเกดจากการเกบรวบรวมสมาชกหรอองคประกอบของระบบ เพอน าไปท าการประมวลผลตอไป

• Processing ของระบบสารสนเทศ คอ การเปลยนแปลง หรอแปรสภาพ ขอมลทน าเขาสระบบ เพอใหไดผลลพธทสามารถใชในการตดสนใจได โดยการเปลยนแปลง หรอแปรสภาพ น นอาจจะเปนการค านวณ เปรยบเทยบหรอวธการ อน ๆ ก

• Output ของระบบสารสนเทศ คอ Information ซงเปนผลลพธทไดเนองจากการประมวลผลขอมลหรอสารสนเทศแสดงอยในรปแบบของรายงาน (Report) หรอแบบฟอรมตาง ๆ เพอน าไปใชในการด าเนนงานทางธรกจตอไป ซงสารสนเทศดงกลาวนจะเปนประโยชนในการตดสนใจมากกวาขอมลธรรมดา

• Feedback ของระบบสารสนเทศ คอ ผลลพธทท าใหเกดการปรบปรง เปลยนแปลง ในการน าขอมลเขา หรอการประมวลผลขอมล เชน ขอผดพลาดทพบจากรายงานตาง ๆ นน ท าใหทราบวา ในขณะน าขอมลเขา หรอการประมวลผลนน อาจมขอผดพลาดเกดขน ท าใหเกดการปรบปรงพฤตกรรมในการท างานขององคกรเพอใหมความถกตองมากขน ดงนน Feedback จงมความส าคญอยางยงในการท างานเพอใหเกดประสทธภาพและประสทธผลเปนทหนาพอใจ

ชนดของระบบสารสนเทศ

• ปจจบนระบบสารสนเทศไดรบการพฒนาขนใหเปนเครองมอทชวยในการท างานทางดานตาง ๆ มากมายในองคกร ไมวาจะเปนดานการตดสนใจเพอแกปญหาทางธรกจ ชวยในการท ารายงานเพอน าเสนอขอมล ชวยประมวลผลขอมลทเกดขนประจ าวน ชวยวเคราะหหาทางออกของปญหา เปนตน หากจ าแนกระบบสารสนเทศตามระดบการจดการภายในองคกรแลว สามารถแบงไดเปน 6 ชนด

ชนดของระบบสารสนเทศตามระดบการจดการภายในองคกร

1. ระบบประมวลผลขอมล (Transaction Processing System : TPS)

• เปนระบบทชวยในการจดเกบและประมวลผลขอมลคณลกษณะของระบบการประมวลผลขอมล1. สามารถจดเกบขอมลทเกดขนประจ าวนของการด าเนนธรกจได เชน ประวตลกคา รายการสงซอสนคาจากลกคา เปนตน2. สามารถสรางขอมลเพอใชในการด าเนนธรกจได เชน ออกใบก ากบภาษ ออกใบแจงหน ออกใบรายการสนคา เปนตน3. บ ารงรกษาขอมล (Data Maintenance) โดยการปรบปรงขอมล (เพม ลบ แกไข) ใหเปนปจจบนมากทสด ไมวาจะเปนการเปลยนแปลงของราคาสนคา ชอทอยของสนคา รหสสนคา เปนตน4. เกดจากเหตการณประจ าวนของธรกจ

2. ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information System: MIS)

• เปนระบบทน าสารสนเทศมาชวยในการจดท ารายงานลกษณะตาง ๆ เพอวางแผนและควบคมการด าเนนงานทางธรกจ โดยสารสนเทศดงกลาวจะไดมาจากระบบการประมวลผลขอมล (TPS) นนเอง

คณลกษณะของระบบสารสนเทศเพอการจดการ

1. สามารถสรางสารสนเทศทอางองไดตามหลกการดานการจดการ ดานคณตศาสตร หรอ สถต ทเปนทยอมรบได2. โดยปกตแลวสารสนเทศเพอการจดการนไดมาจากฐานขอมลทมการเกบขอมลจากแหลงขอมลมากมาย ซงแหลงขอมลนนหมายรวมถงระบบการประมวลผลขอมลดวย3. สามารถสรางสารสนเทศ (รายงาน) ไดทง 4 รปแบบ ไดแก• สารสนเทศสวนทเปนรายละเอยด (Detailed Information)• สารสนเทศสวนทเปนผลสรป (Summary Information)• สารสนเทศเพอการพยากรณ (Predicted Information)• สารสนเทศกรณเฉพาะ (Exception Information)

3. ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support System : DSS)

• เปนระบบทชวยสนบสนนการตดสนใจ ซงมเปาหมายเพอ เตรยมสารสนเทศทเปนประโยชนใหแกผใชทเปนผบรหาร โดยสารสนเทศนมกเกยวของกบการตดสนใจแบบไมมโครงสราง (Unstructured Decision) หรอแบบกงโครงสราง (Semi structured Decision) ทเปนการตดสนใจตอเหตการณทไมสามารถคาดการณไดลวงหนาหรอไดยาก ระบบ DSS เปนระบบทสงเสรมใหผใชสามารถกระท าการตดสนใจไดดวยความฉลาด แตทงนไมไดใชระบบ DSS เพอการตดสนใจแทน

คณลกษณะของระบบสนบสนนการตดสนใจ1. จดเตรยมสารสนเทศซงไดท าการประมวลผลแลวจากระบบประมวล (TPS) เพอชวยในการตดสนใจ2. สนบสนนการตดสนใจแบบไมมโครงสราง (Unstructured Decision) หรอแบบกงโครงสราง (Semi structured Decision)3. สนบสนนการตดสนใจของผใชในดานตาง ๆ ดงน• ระบถงปญหาหรอโอกาสในการท าการตดสนใจ• ระบถงความเปนไปไดในการแกปญหาหรอการตดสนใจนน ๆ• เตรยมสารสนเทศทจ าเปนตอการแกปญหาหรอทจ าเปนตอการกระท าการตดสนใจ• ท าการวเคราะหทางเลอกในการตดสนใจทเปนไปได• เลยนแบบทางเลอกและผลลพธของการตดสนใจทเปนไปได

•นอกจากนแลว DSS ตองอาศยสารสนเทศจากฐานขอมล (Database) ซงมการเตรยมสารสนเทศทเหมาะส าหรบการตดสนใจไวโดยเฉพาะ เพอเพมความรวดเรวในการดงสารสนเทศนนมาใชงาน จงไดมการแยกฐานขอมลของสารสนเทศทเตรยมไวส าหรบ DSS และระบบอนทเกยวของโดยเฉพาะ เรยกฐานขอมลดงกลาววา “คลงขอมล (Data Warehouse)”

4. ระบบสารสนเทศเพอผบรหารระดบสง(Executive Information System : EIS)

• ระบบสารสนเทศทมพนฐานการท างานดวยระบบคอมพวเตอรทชวยใหผบรหารระดบสงสามารถเขาถง รวบรวมวเคราะหและประมวลผลสารสนเทศ ท งภายในและภายนอกองคกรตามความตองการไดอยางสะดวกและรวดเรวขนน นกเพอน าสารสนเทศดงกลาวมาใชในการบรหารงานทรบผดชอบ

• เชน การก าหนดนโยบาย การวางแผนกลยทธ และการจดตงงบประมาณเปนตน บางครงอาจเรยกระบบสารสนเทศชนดนไดอกอยางหนงวา “ระบบสนบสนนผบรหารระดบสง (Executive Support System : ESS)”

คณลกษณะของระบบ

ดงททราบกนแลววาระบบ EIS เปนระบบซงพฒนาขนเพออ านวยความสะดวกในการท างานของผบรหารระดบสง ดงนน ระบบ EIS ทไดรบการพฒนาขนมา จงประกอบไปดวยคณลกษณะหลายประการ ดงแสดงในตารางตอไปน

ตารางแสดงคณลกษณะและความสามารถของระบบ EISทวไป

คณภาพของสารสนเทศ

มความยดหยนสง เปนสารสนเทศทมความสมบรณ

เปนสารสนเทศทมความทนสมย เชอมโยงขอมลสวนตาง ๆ เขาดวยกนได

เปนสารสนเทศทเชอถอได เปนสารสนเทศทสามารถตรวจสอบได

ความสะดวกของผใช

ใชงานงาย เนองจากแสดงผลในรปแบบเวบเพจ

ใชงานรวมกบฮารดแวรไดหลากหลายรปแบบ

แสดงผลในรปแบบ GUI ไดด มระบบความปลอดภยและควบคมการเขาใช

เชอมโยงกบเครอขายอนเตอรเนตได มระบบแนะน าการใชงาน

ตารางแสดงคณลกษณะและความสามารถของระบบ EISทวไป (ตอ)

ความสามารถทางเทคนคเขาถงแหลงขอมลไดทวโลก สบคนขอมลเกาและปจจบนไดพรอมกนเขาถงขอมลภายในจดหมายอเลกทรอนกสได ใชพยากรณขอมลไดเรยกใชงานขอมลจากภายนอกได บงชปญหาและสาเหตของปญหาไดเขยนค าอธบายขอมลได มระบบวเคราะหแบบ Ad Hoc

ประโยชนทไดรบเพมประสทธภาพของระบบสนบสนนการตดสนใจ

เขาถงขอมลไดสะดวก

ประหยดเวลา ท าใหวางแผนงานไดงายและมประสทธภาพเพมประสทธภาพในการสอสารขอมล ชวยคนหาปญหาและทางแกไข

5. ระบบผเชยวชาญ (Expert System : ES)

• ระบบผเชยวชาญเปนระบบทท าหนาทเสมอนผเชยวชาญทใหค าปรกษาแกผบรหารระดบสง เนองจากบางครงอาจตองตดสนใจปญหาทมความซบซอนเกนกวาจะตดสนใจตามล าพงได ดงนน ผบรหารอาจใชระบบผเชยวชาญเพอใหค าแนะน า หรอใหค าปรกษา คนหาชองทางและโอกาส เพอจดการกบปญหาทเผชญอย

• โดยระบบจะน าองคความร (สารสนเทศทผานการคดเลอกส าหรบแกไขปญหาตาง ๆ ไดอยางเหมาะสม) และสารสนเทศทเกยวกบประสบการณในการตดสนใจแกไขปญหาตาง ๆ โดยเลอกสถานการณทใกลเคยงกบปญหาทตองการแกไขในขณะนน มาท าการประมวลผล จนไดเปนค าตอบใหกบผบรหาร

• จะเหนไดวาระบบผเชยวชาญไดรบการพฒนาขนโดยลอกเลยนการท างานของผเชยวชาญทเปนมนษย

คณลกษณะของระบบผเชยวชาญ

1. ES จะท าการเลยนแบบวธการคดและเหตผลของผเชยวชาญจากประสบการณในการแกปญหาจรงในดานตาง ๆ 2. อาจน า ES มาใชรวมงานกบเทคโนโลยปญญาประดษฐ (Artificial Intelligence : AI) เรยกการท างานรวมกนวา “Expert System Shells” 3. มการดงสารสนเทศจากคลงขอมลเชนเดยวกบระบบสนบสนนการตดสนใจ (DSS)

• จะเหนไดวา ระบบสนบสนนการตดสนใจ (DSS) กบระบบผเชยวชาญ (ES) จะมลกษณะคลายกน แตกตางกนตรงท DSS เปนระบบทเสนอทางเลอกในการแกไขปญหาหรอตดสนใจเพอใหผใชไดตดสนใจเอง สวน ES นนเปนระบบทตดสนใจแทนผใช โดยอาศยสารสนเทศทรวบรวมมาจากเหตผลและประสบการณจรง

6. ระบบส านกงานอตโนมต (Office Automation System : OAS )

เรยกอกอยางหนงวา “ระบบสารสนเทศเพอส านกงาน (Office Information System : OIS )” เปนระบบทสนบสนนกจกรรมการท างานในส านกงานทเกดขนในแตละวน รวมท งชวยในการตดตอสอสารของบคลากรไมวาจะอยในสถานทเดยวกนหรอไมกตาม เชน การสงจดหมายอเลกทรอนกส การประชมทางไกล การจดท าเอกสาร การน าเสนอขอมล เปนตน

คณลกษณะของระบบส านกงานอตโนมต 1. มการเกบรวบรวมสารสนเทศตาง ๆ ทเกยวของกบกลมบคคลทกกลมไวเพอการใชงาน2. ชวยการท างานอตโนมตดานตาง ๆ ไดแก- การประมวลผลค า (Word Processing)- สงขอความอเลกทรอนกส หรอ จดหมายอเลกทรอนกส (E-mail) - การท างานรวมกนดวยเครอขายคอมพวเตอร (Work Group Computer) - การก าหนดการท างานรวมกน (Work Group Scheduling)- เอกสารอเลกทรอนกสหรอรปภาพ (Electronic Document)- การจดการกระแสการท างาน (Work Flow management)

3. มการประยกตใชเทคโนโลยรวมกนระหวาง OAS กบ TPS อนไดแก- เทคโนโลยการสรางแบบฟอรมอเลกทรอนกส (Electronic Form Technology) เปนการชวยสรางแบบฟอรมอเลกทรอนกสเพอใหสามารถใชงานรวมกบฐานขอมลของระบบประมวลผลขอมล- เทคโนโลยการท างานรวมกนเปนกลม (Work Group Technology) เพอเตรยมวธการส าหรบการท างานทมการใชงานของผใชหลาย ๆ คนเพอเขาถง และปรบปรงขอมลรวมกน จากการท างานทเกดขนประจ าวน- เทคโนโลยขอความอเลกทรอนกส (Electronic Messaging Technology) พนกงานสามารถตดตอสอสารกนไดดวยการสงขอความอเลกทรอนกส- เทคโนโลยชดโปรแกรมส านกงานอตโนมต (Office Automation Suite Technology)น าโปรแกรมทใชในส านกงานมาประยกตใชรวมกน- เทคโนโลยรปภาพ (Imaging Technology) เปนการผสมผสานกนระหวางรปภาพและแบบฟอรมอเลกทรอนกสเพอใชในการท างาน หรอเปนการสแกนรปภาพนนเอง

ระบบสารสนเทศในการจดการขอมล ระดบตาง ๆ ในองคกร

• ระบบสารสนเทศทง 6 ชนด จะสนบสนนการจดการในแตละระดบตางกนไป ซงการจดการในแตละระดบกจะเปนการบรหารงานของทกแผนก เชน แผนกการเงนและการบญช (Finance and Accounting) แผนกการตลาด (Marketing) แผนกทรพยากรบคคล (Human Resource) แผนกวจยและพฒนา (Research and Development) เปนตน

• เมอน าระบบสารสนเทศเขามาสนบสนนการท างานแลวจะท าใหการท างานของทกแผนกมประสทธภาพมากยงขน อยางไรกตาม ระบบสารสนเทศทกชนดไมวาจะอยในการจดการระดบใดกตาม ลวนมวตถประสงคเพอจดเตรยมสารสนเทศทเปนประโยชน และตรงกบความตองการของผบรหารในทกระดบ หรอแมแตพนกงานระดบปฏบตการในระดบลางใหไดมากทสด

ค าถาม ???