บทที่ 1

บทนํา ความสําคัญและความเปนมา

โรงเรียนเซนตหลุยส ตั้งอยูเลขที่ 128 ถนนศุภกิจ ตําบลหนาเมือง อําเภอเมือง จังหวัดฉะเชิงเทรา เปน 1 ใน 14 สถาบันของเครือมูลนิธิคณะเซนตคาเบรียลแหงประเทศไทย เร่ิมดําเนินกิจการเมื่อป พ.ศ. 2491 ปจจุบันเปนโรงเรียนสหศึกษา เปดทําการสอนตั้งแตระดับกอนประถมศึกษา ถึง ระดับมัธยมศึกษาตอนปลาย โครงสรางการบริหารงานแบงเปน 4 ฝาย คือ ฝายวิชาการ ฝายธุรการ-การเงิน ฝายกิจการนักเรียน และ ฝายบริการ ในสวนของฝายธุรการ-การเงิน ไดแบงออกเปน แผนกธุรการ และ แผนกการเงิน ผูวิจัยอยูในสวนของแผนกธุรการ ซึ่งมีงานที่ดูแลรับผิดชอบอยู 9 งาน ไดแก งานบริหารแผนก งานสารบรรณ งานทะเบียนสถิติ งานประชาสัมพันธ งานบุคลากร งานนโยบายและแผน งานศูนยสารสนเทศ งานรถรับ-สงนักเรียน และงานสภาครู ซึ่งงานสวนใหญเปนงานใหบริการขอมูลขาวสาร เอกสาร แกบุคคลภายในและภายนอกโรงเรียน

ในปจจุบันนี ้มีปญหาเกี่ยวกับการจัดเกบ็เอกสาร คนหาเอกสารลาชา คนหายาก สูญหาย ดงันัน้เพื่อใหการจัดเก็บเอกสารของแผนกธุรการมีประสิทธิภาพ สามารถคนหาไดรวดเร็ว เอกสารไมสูญหาย และสรางความพงึพอใจแกผูมาขอใชบริการดานเอกสาร จึงไดทาํวิจัยในครั้งนี ้

วัตถุประสงค

1. เพื่อปรับปรุงขั้นตอนปฏบิัติงานการจัดเก็บเอกสาร 2. เพื่อจัดทาํคูมือการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร ขอบเขตการวิจัย

ในการวิจัยครัง้นี ้ผูวิจยัไดศึกษาเฉพาะงานสารบรรณ แผนกธุรการ โรงเรียนเซนตหลุยส

2

ประโยชนที่คาดวาจะไดรับ

1. ลดเวลาในการจัดเก็บและคนหาเอกสารของผูปฏิบัติงาน งานสารบรรณ 2. มีข้ันตอนการจัดเก็บเอกสารที่ชัดเจน รวดเร็ว และสามารถนาํไปใชอางอิงได 3. มีคูมือการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร ทําใหผูปฏิบัติงานจัดเก็บเอกสารไดอยางถูกตอง รวดเร็ว นิยามศัพท

1. การปรับปรุง หมายถึง การกําหนดวิธีการปฏิบัติงานใหมใหมีประสิทธิภาพสูงขึ้น 2. ประสิทธภิาพ หมายถงึ ความสามารถของผูปฏิบัติงานทีไ่ดปฏิบัติหนาที่ดวยความรู ความสามารถ และความอุตสาหะในการปฏิบัติงานตามแผนงาน โครงการ ที่ตนรับผิดชอบไดทันกาํหนดเวลา 3. คุณภาพ หมายถงึ การบริการที่ตอบสนองความตองการของผูใชบริการ และสรางความพึงพอใจใหกับผูมาใชบริการ 4. การจัดเกบ็เอกสาร หมายถงึ การจดั จําแนกเอกสารเปนระบบ เพื่อสะดวกในการจัดเก็บ คนหา ความเปนระเบียบ ไมสูญหาย และรวดเร็วเมื่อตองการใช 5. งานสารบรรณ หมายถงึ งานจัดเก็บเอกสารหนังสือรับ-สง ของโรงเรียนเซนตหลยุส

3

บทที่ 2

เอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวของ ในการวิจัย เร่ือง การปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารของแผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส ผูวิจัยไดศึกษาคนควา หลักการ แนวความคิดเชิงทฤษฎีที่เกี่ยวของ เพื่อเปนแนวทางในการวิจัย ดังนี้ ความหมายของคุณภาพ การปรับปรุงคณุภาพ การจัดเก็บเอกสาร วงจรคุณภาพ PDCA เครื่องมือ 7 อยางของคิวซี (The 7 QC Tools) แนวคิดของผูวจิัย ความหมายของคุณภาพ

ความหมายของคําวา “คุณภาพ” ไดเปลี่ยนแปลงตามยคุสมัย นับจากอดีตจนถงึปจจุบัน ซึ่งกลาวโดยกวาง ๆ ไดวา แตเดิม “คุณภาพ” มีความหมายเพยีง คุณสมบัติทางกายภาพของสินคาเทานั้น แลวคอย ๆ วิวฒันาการมีความหมายกวางขวางยิ่งขึน้มาจนถงึในปจจบัุน “คุณภาพ” มีความหมายครอบคลุมไปถึง ความตองการหรือความคาดหวัง หรือความพงึพอใจของลูกคา ดังนัน้ “คุณภาพคือความพงึพอใจของลกูคา” และการบริหารคุณภาพกห็มายถงึ การบริหารทีย่ึดถอืความพึงพอใจของลูกคาเปนเปาประสงคนั่นเอง (วีรพจน ลือประสทิธสกุล, 2541, 81-84.) “คุณภาพ” หมายถึง ลักษณะทีดี่เดนของบุคคลหรือส่ิงของ (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน, 2542, 253.) “คุณภาพ” หมายถงึ ลักษณะ (features) และคุณลักษณะ (characteristic) ของผลิตภัณฑ (product) หรือบริการ (service) ที่แสดงใหเหน็วามีความสามารถที่จะทําใหเกิดความพึงพอใจไดตามที่ระบุไวหรือแสดงเปนนัยไว (สิทธิ์ สายหลา และอัมพร แสงกระจาง, 2540, 3.)

4

“คุณภาพ” หมายถงึ ผลรวมของคุณลักษณะและคณุสมบัติที่ใชในการพิจารณาถึงความนาพอใจของลูกคาจากผลที่ได (จรินทร นิตยานุภาพ และประสทิธิ์ ทฆีพุฒ,ิ 2539, 7.) “คุณภาพ” หมายถงึ คณุลักษณะและคุณสมบัติของผลิตภัณฑหรือบริการที่สามารถตอบสนองความพงึพอใจและความตองการของลูกคา หรืออาจกลาวไดอีกนัยหนึง่วา คุณภาพ คอื ความพึงพอใจของลูกคา (ประเวศ ยอดยิง่, 2545, 12.) จากคํานิยามดังกลาวขางตน สามารถสรปุไดวา “คุณภาพ” หมายถึง การบริการที่ตอบสนองความตองการของผูใชบริการ และสรางความพงึพอใจใหกับผูมาใชบริการ เชน การตอนรับที่ดี ไดรับความสะดวก รวดเร็ว ตรงกับความตองการ การปรับปรุงคุณภาพ

การปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการอยางมีประสิทธิภาพ และกอใหเกิดประสิทธิผลสูงนั้น จําเปนตองอาศัยกระบวนการบริหารจัดการอยางเปนระบบที่ตอเนื่องตาม “วัฏจักรเดมิ่ง (PDCA)” ซึ่งสามารถจําแนกออกไดเปน 2 ชองทาง (ตามระดับของผูดําเนินการ) หรือ 7 แนวทาง (ตามพฤติกรรมของการปรับปรุง) ดังนี้ ชองทางที่ 1 การปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการปฏิบัติงานโดยพนักงานระดับปฏิบัติการ หมายถึง การปรับปรุง วิธีการทํางาน และกระบวนการปฏิบัติงานประจําวัน (QWP) ตลอดจนองคประกอบตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับกระบวนการปฏิบัติงานนั้น เพื่อทําใหภาระหนาที่งานตามที่ไดรับมอบหมายมีคุณภาพสูงขึ้น มีอยู 4 แนวทาง แนวทางที่ 1 การออกแบบกระบวนการปฏิบัติงานใหม เปนแนวทางการปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการปฏิบัติงานที่ดําเนินการไดงาย ไมตองเสียเวลาและแรงงานในการเก็บรวบรวมขอมูลมาวิเคราะห เพียงแตนํากระบวนการและวิธีการปฏิบัติงานในปจจุบันมาทบทวน พินิจวิเคราะหอยางละเอียดและถี่ถวน แลวใชความคิดสรางสรรคออกแบบขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานในแตละขั้นตอนใหม ใหตางไปจากเดิมบนเงื่อนไขวา ทําใหไดผลงานที่มีคุณภาพขึ้น โดยสามารถลดแรงงาน ความยุงยาก ความผิดพลาด และการสิ้นเปลืองวัสดุ ใหนอยลง แนวทางที่ 2 กระบวนการปรับปรุงคุณภาพงานแบบ “นิทานเรื่องคิวซี (QC Story)” ประกอบดวย 8 ข้ันตอน ดังนี้ 1. กําหนดหัวขอคุณภาพของงานที่จะปรับปรุง 2. กําหนดดัชนีวัด และคาเปาหมายที่คาดหวัง 3. สืบสภาพปจจุบัน

5

4. วิเคราะหสาเหตุของปญหา 5. คิดคนมาตรการแกปญหาที่สาเหตุ วางแผนปฏิบัติการ และทบทวนเปาหมาย 6. ดําเนินการตามแผน และตรวจสอบประสิทธิผล 7. สรางมาตรฐานใหม หรือ ยอนกลับไปข้ันตอนที่ 3 หรือ 4 จนกวาจะบรรลุเปาหมาย 8. ระบุปญหาที่ยังหลงเหลืออยู และหัวขอคุณภาพงานที่จะปรับปรุงตอไป แนวทางที่ 3 การปรับปรุงวิธีการทํางานทีละเล็กละนอย หรือ “ไคเซ็น (Kaizen)” เปนแนวทางการปรับปรุงงานโดยพนักงานระดับปฏิบัติการทุก ๆ คน ที่สามารถทําไดโดยงาย และโดยทันที ซึ่งองคกรสามารถนํามาใชเสริมแนวทาง “การออกแบบกระบวนการปฏิบัติงานใหม” และ “การปรับปรุงคุณภาพงานแบบ QC Story” แนวทางที่ 4 การปรับปรุงสภาพแวดลอมของการทํางาน ดวย 5-ส Hiroyuki Hirano ไดเสนอบันได 15 ข้ันในการนํา “5ส” มาประยุกตใชในสถานที่ทํางาน โดยแบงออกเปน 3 ระยะ ดังนี้ ระยะที่ 1 สรางพื้นฐาน “5ส” บันไดขั้นที่ 1.1 สะสาง (ขจัดสิ่งของที่ไมจําเปนออกไป) บันไดขั้นที่ 1.2 สะดวก (จํากัดพื้นที่เก็บของใหมีขอบเขตที่แนนอนและชัดเจน) บันไดขั้นที่ 1.3 สะอาด (กําหนดขั้นตอนการทําความสะอาดประจําวัน) บันไดขั้นที่ 1.4 สรางมาตรฐาน (ธํารงรักษาสภาพที่ทํางานที่ปราศจากฝุนละออง) บันไดขั้นที่ 1.5 สรางนิสัย (ดวยการควบคุมที่มองเห็นได) ระยะที่ 2 สรางนิสัย “5ส” หรือ ทํา “5ส” ใหติดเปนนิสัย บันไดขั้นที่ 2.1 สะสาง (ควบคุมปริมาณคงคลังใหต่ําสุด) บันไดขั้นที่ 2.2 สะดวก (ทําใหงายตอการหยิบใชและสงคืน) บันไดขั้นที่ 2.3 สะอาด (ทําใหการทําความสะอาดและตรวจสอบกลายเปนกิจวัตรประจําวัน) บันไดขั้นที่ 2.4 สรางมาตรฐาน (ธํารงรักษาสถานที่ทํางานที่ปราศจากมลทิน)

6

บันไดขั้นที่ 2.5 สรางนิสัยและสรางวินัย (ดวยการฝกอบรมเพื่อธํารงรักษามาตรฐานอยางทั่วถึงทั่วทั้งองคกร) ระยะที่ 3 ยกระดับ “5ส” ใหเปนแบบเชิงปองกัน บันไดขั้นที่ 3.1 สะสางเชิงปองกัน (เพื่อปองกันมิใหเกิดมีส่ิงของที่ไมจําเปน) บันไดขั้นที่ 3.2 สะดวกเชิงปองกัน (ปองกันมิใหเกิดสภาพไรระเบียบ) บันไดขั้นที่ 3.3 สะอาดเชิงปองกัน (ปองกันมิใหเกิดมีฝุนละอองอีกเพื่อจะไดไมตองทําความสะอาด) บันไดขั้นที่ 3.4 สรางมาตรฐานเชิงปองกัน (ปองกันการเสื่อมถอยของสภาพแวดลอมในสถานที่ทํางาน) บันไดขั้นที่ 3.5 สรางนิสัยเชิงปองกัน (จัดฝกอบรมอยางเปนระบบเพื่อสรางนิสัย) ชองทางที่ 2 การปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการธุรกิจโดยพนักงานระดับบริหาร แนวทางที่ 5 การบริหารครอมสายงาน (Cross Functional Management) หมายถึง การปรับปรุงคุณภาพ หรือความสามารถแขงขันของกระบวนการธุรกิจทั้งระบบใหดีข้ึนอยางตอเนื่อง โดยดําเนินการอยางเปนระบบ อยางเปนฝายกระทํา (เชิงรุก) ภายใตการกํากับดูแลของผูบริหารระดับสูง ที่จัดตั้งกันขึ้นเปนคณะกรรมการ ซึ่งมีผูบริหารจากสายงานตาง ๆ เขามารวม มีข้ันตอนสําคัญ 6 ข้ันตอน ดังนี้ 1. กําหนดเลือก “หัวขอคุณภาพของกระบวนการธุรกิจ” ที่จะนํามาปรับปรุง 2. แตงตั้งคณะกรรมการบริหารครอมสายงาน 3. ทบทวนความสามารถแขงขันของกระบวนการธุรกิจ และกําหนดเปาหมาย 4. ศึกษาหาความรูเชิงวิชาการเกี่ยวกับเทคนิคที่จะนํามาใชในการปรับปรุง 5. สงเสริมใหเกิดการปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการปฏิบัติงาน 6. ตรวจวินิจฉัยคุณภาพของกระบวนการธุรกิจ แนวทางที่ 6 การเปรียบมวย (Benchmarking) คือ กระบวนการวิเคราะห วัด และ เปรียบเทียบ ทั้งผลิตภัณฑ บริการ กระบวนการทํางาน และวิธีการปฏิบัติงานของเรากับขององคกรที่ไดรับการยอมรับวาเปนแบบอยางที่ดีเยี่ยมในสาขาหนึ่ง ๆ แลวนําผลของการเปรียบเทียบนั้นมาปรับใช เพื่อปรับปรุงกระบวนการธุรกิจ ผลิตภัณฑ และบริการของเราใหมีความเปนเลิศ มีข้ันตอน ดังนี้

7

1. เลือกกระบวนการที่จะปรับปรุง 2. แตงตั้ง “คณะทํางานเปรียบมวย (Benchmarking Team)” 3. หาคูกรณีหรือคูชกที่จะเปรียบมวย 4. รวบรวมขอมูลเปรียบเทียบ 5. คนใหพบชองวาง 6. ออกแบบวิธีการปฏิบัติงานใหมพรอมทั้งกําหนดเปาหมาย 7. วางแผนปฏิบัติงานและสื่อสารใหผูเกี่ยวของเขาใจ 8. ดําเนินการตามแผน และประเมินผล และเก็บเกี่ยวผลประโยชน แนวทางที่ 7 การออกแบบสรางขึ้นใหม (Reengineering) คือ การคิดทบทวนอยางถึงรากเหงา และการออกแบบใหมอยางถอนรากถอนโคนตอกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อที่จะบรรลุการปรับปรุงอยางกาวกระโดด ของมาตรวัดสมรรถนะสําคัญ ๆ ที่เกิดผลรวมกัน การดําเนินโครงการรีเอ็นจิเนียร่ิง มีลําดับข้ันตอนทั้งสิ้น 9 ข้ันตอน โดยอาจแบงออกไดเปน 4 ภาค ดังนี้ ภาคที่ 1 ปลุกระดม (Mobilization) 1. เลือกกระบวนการที่จะออกแบบสรางขึ้นใหม 2. จัดตั้งองคกรบริหารการรีเอ็นจิเนียร่ิง และแตงตั้งทีมรีเอ็นจิเนียร่ิง 3. ระบุเหตุผลของการออกแบบสรางขึ้นใหม และกําหนดวิสัยทัศน ภาคที่ 2 วิเคราะหและวินิจฉัย (Analysis and Diagnosis) 4. วิเคราะหและวินิจฉัยปญหาในกระบวนการเดิม 5. กําหนดขอบเขตของกระบวนการที่จะออกแบบสรางขึ้นใหม ภาคที่ 3 ออกแบบใหม (Redesign) 6. ออกแบบกระบวนการใหม 7. พัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นรองรับ ภาคที่ 4 ทําใหเปนจริง (Implementation & Change Management) 8. ทดสอบและปรับแก 9. พัฒนาโครงสรางพื้นฐานดานการบริหาร จากแนวทางการปรับปรุงคุณภาพที่กลาวมาขางตนนั้น ในการทําการวิจัยครั้งนี้ไดเลือกแนวทางที่ 1 การออกแบบกระบวนการปฏิบัติงานใหม เปนแนวทางการปรับปรุงคุณภาพของการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร

8

การจัดเก็บเอกสาร

การจัดเก็บเอกสาร เปนกระบวนการจัดระบบจําแนกและเก็บเอกสารใหสะดวกในการนํามาใชเมื่อตองการ (พงศ สุวรรณธาดา, 166.) การจัดเก็บเอกสาร เปนการเรียงลําดับและเก็บรักษาเอกสารตาง ๆ ใหปลอดภัยและเปนระบบ ระเบียบ อันจะทําใหคนหาไดสะดวก และรวดเร็วเมื่อตองการใช (บุญชู แกวชมภู, 2539, 32.) สรุปไดวา การจัดเก็บเอกสาร เปนการจัด จําแนกเอกสารเปนระบบ เพื่อสะดวกในการจัดเก็บ คนหา ความเปนระเบียบ ไมสูญหาย และรวดเร็วเมื่อตองการใช วัตถุประสงคในการจัดเก็บเอกสาร คือ 1. เพื่อใหสามารถคนหาเอกสารไดทันทีที่ตองการ 2. เพื่อรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวของกันไวในแหลงเดียวกัน 3. เพื่อใหมีแหลงที่ปลอดภัยและถาวร เปาหมายของการจัดเก็บเอกสาร 1. สามารถเก็บไดครบถวน เปนระเบียบสวยงาม ไมสูญหาย 2. สามารถคนหาไดรวดเร็ว ถูกตองและประหยัดแรงงาน 3. สามารถรักษาสภาพเอกสาร และรักษาความลับของหนวยงาน 4. ทําใหมีมาตรฐานเดียวกัน และประหยัดคาใชจาย ประเภทของการจัดเก็บเอกสาร 1. เก็บในระหวางปฏิบัติ ซึ่งจําเปนตองเก็บไวกับผูปฏิบัติการ เพื่อความสะดวกรวดเร็ว ซึ่งอาจเปนเอกสารโตตอบที่ยังปฏิบัติไมเสร็จ รวมทั้งเอกสารที่โตตอบเสร็จเรียบรอยแลว แตยังมีความจําเปนตองใชอางอิงอยูเร่ือย ๆ 2. เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว หมายถึงวา เอกสารเหลานั้นไมมีส่ิงใดที่จะตองเกี่ยวของใด ๆ ตอไปอีก 3. เอกสารที่ตองเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ หมายความวา เอกสารเหลานั้นแมปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลวก็ตาม แตยังมีความจําเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา องคประกอบของการจัดเก็บเอกสารที่ดี การที่จะจัดเก็บเอกสารใหดีนั้น จะตองมีระบบในการจัดเก็บและระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีจะตองประกอบดวยสิ่งตาง ๆ ดังนี้ 1. เปนระบบที่สามารถขยาย และรับการขยายตัวของหนวยงานในอนาคตได

9

2. ผูเชี่ยวชาญดานเก็บเอกสารจะเปนผูกําหนดระบบการเก็บเอกสารที่ดี 3. เปนระบบที่ไดรับการกําหนดขึ้นโดยคํานึงถึงการประหยัดเวลา และคาใชจาย 4. เปนระบบที่ทําใหการคนหาเอกสารเปนไปอยางรวดเร็ว 5. เปนระบบที่ทําใหการจัดแฟมเอกสารเรียงตามลําดับความสําคัญ และลําดับกอนหลังของเอกสารในกลุมแฟมกลุมหนึ่ง หรือเอกสารพวกหนึ่ง 6. เปนระบบที่งายตอการเขาใจของผูปฏิบัติงาน 7. เปนระบบที่เหมาะสมกับการดําเนินงานของหนวยงานนั้น ๆ การเลียนหรือลอกแบบระบบการจัดเก็บเอกสารของหนวยงานอื่น อาจไมเหมาะสมกับการจัดเก็บเอกสารของหนวยงานนั้นก็ได มาตรฐานในการจัดเอกสาร 1. ควรจําแนกเอกสารตามเรื่อง หรือตามหนวยงานที่รับผิดชอบ หรือผสมกัน สุดแทแตความสําคัญของแบบใดจะมีมากกวากัน ทั้งนี้ ยอมข้ึนอยูกับลักษณะงานในความรับผิดชอบของหนวยงานนั้น ๆ 2. ทุกลิ้นชักของตูเก็บเอกสารจะตองมีปายบอกชื่อเร่ือง หรือหมวดเอกสารซึ่งเก็บไวขางใน เอาไวหนาลิ้นชัก 3. ในการเก็บเอกสารไวในตูที่มีล้ินชักนั้น สมควรจะไดเก็บเอกสารที่ตองใชเสมอไวในลิ้นชักที่อยูในระดับตา ซึ่งสวนมากมักจะเปนลิ้นชักที่ 1 และที่ 2 เพื่อสะดวกในการเก็บและการคนหา สวนลิ้นชักที่ 3 และ 4 นั้น ควรเก็บเอกสารที่นาน ๆ จึงจะไดหยิบออกมาใช 4. ในการจําแนกแฟมเอกสารดวยการพิมพ หรือเขียนหมายเลขรหัส หรือเขียนหนังสือที่เก็บไวในแฟมนั้น สมควรอยางยิ่งที่จะตองจําแนกตามระบบการอานหนังสือ ดังนี้ บัตรนํา บัตรนํารอง แถบชื่อแฟม แฟมยืม หรือบัตรยืม 5. ไมควรเก็บเอกสารมากกวา 1 เร่ืองไวในแฟมเดียวกัน เพราะอาจจะทําใหเกิดความสับสนได และกอใหเกิดปญหาในการคนหาเฉพาะเรื่อง 6. หามนําเอกสารที่ยังไมไดเย็บเก็บใสไวในแฟม แลวนําไปเก็บในล้ินชักตูเก็บเอกสารโดยเด็ดขาด 7. โดยปกติแลว แฟมหนึ่ง ๆ จะใชเก็บเอกสารไดประมาณ 60-75 แผน แตวาไมควรเก็บเอกสาร 50-60 แผนไวในแฟมแตละแฟม หากมีเอกสารนอยกวา 6 แผน ใหเก็บไวในแฟมอ่ืน ๆ ไปกอน โดยลงรายละเอียดกํากับไวในบัตรคุมรายการ

10

8. ไมควรเก็บหนังสือปนกับเอกสารไวในแฟม ควรนําไปเก็บไวที่หองสมุด หรือในที่เก็บหนังสือจะเหมาะสมกวา 9. ล้ินชักตูเก็บเอกสารจะมีเอกสารเก็บมากนอยเพียงใดก็ตาม แตก็สมควรจะไดเวนที่เหลือไวอยางนอย 5 นิ้ว จากสุดลิ้นชักมาหาที่ยันแฟม ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บ หรือการคนหาแตละครั้ง 10. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บ และการคนหาเอกสารโดยเครงครัด ผูรับผิดชอบในเรื่องนั้นเทานั้น จึงมีสิทธิ์จัดเก็บ หรือคนหาเอกสารในแฟมหรือตูจัดเก็บเอกสารได ไมควรปลอยใหเจาหนาที่ปฏิบัติงานแตละคนเก็บแฟมดวยตัวเอง เวนไวแตงานซึ่งมีลักษณะเปนพิเศษ เชน เอกสารการเงิน หรือวามีเจาหนาที่เก็บเอกสารไมพอเพียง 11. ถามีการยืมแฟมเอกสารไปใชงาน ตองใสแฟมยืม หรือบัตรยืมไวแทนจนกวาจะนําเอาแฟมหรือเอกสารที่ยืมไปมาคืน 12. เมื่อนําเอกสารออกจากที่เก็บ หากเมื่อดําเนินการเสร็จแลว ใหรีบเก็บไว ณ ที่เดิมโดยทันที 13. เอกสารที่ไดดําเนินการเสร็จแลว แตยังตองใชอางอิงอยูบาง แมไมบอยนัก ใหเก็บไวที่ชั้นลางสุด หรือนําไปเก็บไว ณ ศูนยเก็บเอกสาร 14. การนําเอกสารไปไว ณ ศูนยเก็บเอกสาร ควรกระทําอยางนอยปละหนึ่งครั้ง 15. ควรใชแฟม ตู ชั้น หรือเครื่องจัดเก็บเอกสารที่ไดมาตรฐาน ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร มีอยู 6 ข้ันตอน ดังนี้ 1. การตรวจ หมายถึง การพิจารณาเอกสารวาเปนเอกสารที่ใหจัดเก็บในตูเก็บเอกสารหรือไม 2. การบํารุงรักษา หมายถึง การซอมแซมบํารุงรักษาใหเอกสารอยูในสภาพดีเทาที่จะเปนไดกอนนําเขาจัดเก็บ 3. การทําดัชนีหรือการลงรหัส หมายถึง การเขียนชื่อเอกสารและชื่อแฟมเอกสาร หรือการเขียนรหัสของเอกสารลงบนหัวเอกสารดานขวามือ เพื่อเปนตัวชี้แนะวาจะนําไปเก็บในแฟมใด 4. การทําใบอางอิง หมายถึง เมื่อเอกสารชิ้นใดชิ้นหนึ่งสามารถจัดเก็บในแฟมเอกสารไดเอกสารมากกวา 1 แฟม ผูจัดเก็บอาจประหยัดเงินการถายเอกสารเพื่อเก็บไวในแฟมเอกสารทุกแฟม โดยการทําใบอางอิงขึ้น ซึ่งใบอางอิงก็คือ กระดาษเปลา ขนาด 1 ใบ เขียนในใบอางอิงวา ชื่อเอกสาร...............................

11

เก็บใบอางอิงที่แฟม........................ ใหไปดูเอกสารจริงที่แฟม................. 5. การนําเอกสารเขาแฟม หมายถึง การนําเอกสารเขาแฟมที่ระบุไวในขั้นตอนการทําดัชนี หรือการลงรหัสอยางเปนระเบียบเรียบรอยและรอบคอบ โดยถือหลักวา เอกสาร “มากอนอยูลาง มาหลังอยูบน” เพราะเอกสารที่เพิ่งมาถึงมักเปนเอกสารที่สําคัญ ถูกเรียกใชอางอิงบอยกวา จึงควรนําจัดเก็บในแฟมที่หาพบไดงาย ใชงานไดงาย ในกรณีที่แฟมใดมีเอกสารเขามากเปนพิเศษจนหนาเกือบเทาสันแฟม ไมควรจัดเก็บเอกสารชิ้นใหมในแฟมเดิมอีกตอไป เพราะจะทําใหแฟมหนาปองเสียรูปทรง และไมอาจคุมครองเอกสารไดเต็มที่ ตลอดจนไมควรนําแฟมสันหนามาเปลี่ยนใชแทนแฟมเดิม เพราะจะมีน้ําหนักมากและการนําเอกสารออกใชงานบอย ๆ จะไมคลองตัว แตควรจะเปดแฟมใหมเปนแฟมที่ 2 แฟมที่ 3 ไปเร่ือย ๆ 6. การเก็บแฟมเขาตูเอกสาร หมายถึง การนําแฟมเขาตูเก็บเอกสารตามหมวดหมู หรือระบบที่กําหนดไวอยางรอบคอบเหมาะสม แฟมลําดับแรกจะใสในลิ้นชักที่ 1 ดานนอก แฟมลําดับตอมาก็ใสถัด ๆ ตอมาจนเต็มล้ินชักที่ 1 ดานในสุด แฟมในลําดับตอไปก็จะใสล้ินชักที่ 2 ดานนอก และแฟมลําดับตอมาก็ใสถัด ๆ ตอมาจนเต็มล้ินชักที่ 2 ดานในสุด ล้ินชักที่ 3 และ 4 ก็ปฏิบัติตอไปในทํานองเดียวกัน สวนแฟมเบ็ดเตล็ดมักจะเก็บไวในลิ้นชักสุดทาย ถาเอกสารมีจัดเก็บหลายตูเอกสาร ควรจัดวางตูเอกสารเรียงลําดับ 1, 2, 3 ระบบการจัดเก็บเอกสาร 1. ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร หรือตามชื่อคนชื่อหนวยงาน หมายถึง ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟมตามตัวอักษรไทย หรืออังกฤษของชื่อคน ชื่อหนวยงาน ทั้งนี้ คํานึงถึงหลักของพจนานุกรมและการแบงดัชนี หมวดการจัดเก็บของระบบนี้ไดแก พยัญชนะตนของหนวยดัชนีหนวยที่ 1 ในแฟมหนึ่ง ๆ จะมีเอกสารของคน ๆ เดียวหรือหนวยงาน ๆ เดียว แตมีหลายเรื่อง 2. ระบบการจัดเก็บเอกสารตามเรื่อง หมายถึง ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟมตามประเภทเรื่อง ประเภทเรื่องจะถูกกําหนดแยกเปนหมวดหมูไวลวงหนา หมวดและหมูแตละกลุมความหมายจะไมซ้ํา หรือคลายคลึงกัน 3. ระบบการจัดเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร หมายถึง ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟมตามชื่อหนวยงาน ซึ่งพิจารณาวาอยูในภาคพื้นที่ภูมิศาสตรใด หมวดเอกสารอาจเปนภาคหรือเขต หรือประเทศ ซึ่งไดกําหนดไวลวงหนา หมูเอกสาร คือ จังหวัดภายใน หรือเขต ซึ่งไดกําหนดไวลวงหนา

12

การเรียงลําดับหมวดและหมูอาจเรียงตามตัวอักษร หรือตามความเหมาะสมก็ได ในแฟมหนึ่ง ๆ จะมีเอกสารของหนวยงาน ๆ เดียว แตมีหลายเรื่อง 4. ระบบการจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข หมายถึง ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟมตามตัวเลขหรือรหัสของหมวด หมู แฟม หมวด หมู จะไดตัวเลขหรือรหัสใด จะถูกกําหนดไวลวงหนาซึ่งอาจกําหนดเปนตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได แฟม จะถูกกําหนดเปนตัวเลข เรียงตามลําดับเขากอนหลัง ในแฟมหนึ่ง ๆ อาจมีเอกสารของคน ๆ เดียว หนวยงาน ๆ เดียว หรือประเภทเรื่อง ๆ เดียวก็ได โดยขึ้นอยูกับจะเก็บแฟมตามลักษณะอะไร 5. ระบบการจัดเก็บเอกสารตามเวลา หมายถึง ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟมตามวัน เดือน ป ของเอกสารที่เขามาในหนวยงาน หมวด คือ ป หมู คือ เดือน แฟม คือ วันที่หรือสัปดาหที่ ในแฟมหนึ่ง ๆ จะมีเอกสารของวันที่เดียวกัน หรือสัปดาหที่เดียวกัน แตมีจากหลายคน หลายหนวยงาน หลายเรื่อง หลายสภาพภูมิศาสตร รวมคละกันอยู หนวยงานจะเลือกใชระบบใดในการจัดเก็บแฟม หรือจะใชกี่ระบบควรพิจารณาจาก 1. ความรูความชํานาญของผูจัดเก็บ 2. การเรียกใช 3. ลักษณะของเอกสาร 4. จํานวนของเอกสาร 5. การขยายตัวของเอกสารในอนาคต 6. ความประหยัดเงิน วงจรคุณภาพ PDCA

PDCA ยอมาจาก “Plan-Do-Check-Act” แปลวา “วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง” ซึง่ตองดําเนนิการอยางมวีินยัใหครบวงจร หมุนเวียนไปไมมีหยุด แนวคิดของวฏัจักร PDCA นี้ ดร.วอลทเตอร ชิวฮารท เปนผูพัฒนาขึ้นเปนคนแรกในป ค.ศ. 1939 และ ดร.เอดวารด เดมิ่ง เปนผูนาํมาเผยแพรในประเทศญี่ปุนเปนคนแรกเมื่อป 1950

13

จนเปนที่รูจักกนัอยางแพรหลาย ทําใหนิยมเรียกวฏัจักรนี้ในอีกชือ่หนึง่วา “วฏัจักรของเดมิ่ง (Deming Cycle)” ศ.ดร. โนริอะค ิ คะโน กลาววา “PDCA” กค็ือ วัฏจักรแหงการบรหิาร ศ.ดร. ฮิโตชิ คุเม กลาววา “จุดมุงหมายที่แทจริงของ PDCA ซึ่งเปนกิจกรรมพื้นฐานในการบริหารคณุภาพนัน้ มิใชเพียงแคการปรับแกผลลัพธทีเ่บี่ยงเบนออกจากเกณฑมาตรฐานใหกลับมาอยูในเกณฑที่ตองการเทานั้น แตเพื่อกอใหเกดิการปรับปรุงดวยการปองกนัมิใหเกิดของเสียซ้ําซอนเรื้อรัง พรอมกับการยกระดับมาตรฐานใหสูงขึ้นในแตละรอบของ PDCA อยางตอเนื่องอยางเปนระบบ และอยางมกีารวางแผน ศ.ดร.อิชิคะวะ คะโอรุ ไดแบงซอยวัฏจกัร PDCA นี้ใหละเอียดแยกยอยออกไปเปน 8 ข้ันตอน เพื่อใหเขาใจไดงายและนาํไปใชในการแกไขปญหาและปรบัปรุงคุณภาพไดโดยสะดวก ซึ่งเปนที่รูจักกนัทัว่ไปในนาม “นทิานคิวซ ี(QC Story)” ดังนี ้ 1. กาํหนดหัวขอเปาหมายและคาเปาหมาย (Plan) 2. กาํหนดวธิกีารและขั้นตอนที่จาํเปนเพื่อการบรรลุเปาหมาย (Plan) 3. ศึกษาหาความรูที่เกี่ยวของ (Do) 4. ดําเนนิการ (Do) 5. ติดตามประเมิลผล (Check) ถาไมมีปญหา ยอนกลบัไปข้ันตอนที ่4. ดําเนินการตอ 6. แกไขอาการของปญหาเปนการเรงดวนเฉพาะหนา (Act) 7. คนหาสาเหตุของปญหาแลวแกไขที่สาเหตุเพื่อปองกนัการเกิดปญหาซ้าํ (Act) 8. ตรวจสอบวาแกปญหาไดผลชะงัดหรือไม (Act) เครื่องมือ 7 อยางของคิวซี (The 7 QC Tools)

1. ใบรายการตรวจสอบ (Check Sheet) คือ แบบฟอรมหรือตารางที่มีการออกแบบเอาไวลวงหนา เพื่อใชในการเก็บรวบรวมขอมูล โดยมีแนวทางในการออกแบบใบรายการตรวจสอบที่สําคัญ 3 ประการ ดังนี้ 1.1 ชวยใหสามารถเก็บขอมูลไดครบถวน ตรงตามวัตถุประสงคของการนําไปใชงาน 1.2 ชวยใหการเก็บรวบรวมขอมูลทําไดสะดวก งายดาย และถูกตองแมนยํา 1.3 ชวยใหอานขอมูลแลวเขาใจไดทันที และสามารถนําไปใชประโยชนตอไดโดยสะดวก

14

2. กราฟรูปแบบตาง ๆ (Graphs) “กราฟ” คือ เครื่องมือสําหรับใชในการแสดงขอมูลที่เปนตัวเลขออกมาใหเห็นเปนภาพ เพื่อสะดวกในการวิเคราะห ขอมูลที่เปนตัวเลขทุกประเภทสามารถนําเสนอในรูปกราฟได 3. ผังพาเรโต (Pareto Diagram) คือ เครื่องมือสําหรับวิเคราะห และเรียงลําดับความสําคัญของปญหา (หรือสาเหตุ) ตาง ๆ ที่เกิดขึ้นในสถานที่ทํางานหนึ่ง ๆ เชน เรียงลําดับความสําคัญของลักษณะตาง ๆ ของสินคาบกพรอง ประเภทตาง ๆ ของขอรองเรียนจากลูกคา ประเภทตาง ๆ ของการเกิดอุบัติเหตุ ประเภทตาง ๆ ของเครื่องจักรที่ชํารุดบอย ๆ เปนตน โดยการนําปรากฏการณที่เปนปญหา (หรือสาเหตุ) ทั้งหลายเหลานั้น มาแยกแยะประเภทหรือแจกแจงใหเปนกลุม แลวเรียงลําดับตามคาของขอมูลจากมากไปหานอยในแนวนอน และแสดงคาความมากนอยนั้นดวยความสูงของกราฟแทง และแสดงคาสะสมของขอมูลดวยกราฟเสน 4. ผังแสดงเหตุและผล หรือผังกางปลา (Cause and Effects Diagram or Fishbone Diagram) คือ ผังภาพที่แสดงความสัมพันธระหวางผลของการทํางาน (อาการหรือคุณลักษณะของปญหาอยางใดอยางหนึ่ง แสดงไวที่หัวปลา) กับ สาเหตุตาง ๆ (ปจจัยหรือองคประกอบตาง ๆ ในการทํางานนั้นแสดงไวที่กางปลา) 5. แผนภูมิควบคุม (Control Chart) คือ แผนภูมิที่ใชสําหรับเฝาติดตาม (Monitoring) คาของตัวแปรที่ตองการควบคุมคุณภาพวา เกิดความผันแปรเกินพิกัด (ขีดจํากัด) ที่กําหนดไวหรือไม และความผันแปรนั้นมีแนวโนมอยางไร 6. ฮิสโตแกรม (Histogram) คือ ผังภาพที่แสดงการกระจายตัว (ความผันแปรออกจากศูนยกลาง) ของขอมูลชุดหนึ่งซึ่งแสดงคุณลักษณะอยางใดอยางหนึ่ง เชน ความยาว น้ําหนัก เวลา อุณหภูมิ หรือ ความแข็ง เปนตน โดยใหแกนนอนแสดงคาของขอมูลซึ่งแบงออกเปนชวง ๆ ที่มีขนาดเทากัน และใหความสูงของกราฟแทงแสดงความถี่ (หรือจํานวน) ของขอมูล ที่มีคาอยูในชวงชั้นเดียวกัน 7. ผังสหสัมพันธ (Scatter Diagram) เปนเครื่องมือที่ใชแสดงวาขอมูล 2 ชุด หรือตัวแปร 2 ตัว มีความสัมพันธซึ่งกันและกันหรือไม และระดับความสัมพันธนั้นมีมากหรือนอยเพียงใด แนวคิดของผูวิจัย

ในการจัดเก็บเอกสารถือเปนสิ่งสําคัญสิ่งหนึ่งในการดําเนินการของโรงเรียนใหมีประสิทธิภาพในการทํางาน หากมีการจัดเก็บเอกสารที่ไมเปนระบบ เอกสารอาจเกิดการสูญหาย ได เพื่อใหงานดังกลาวสําเร็จผลไปดวยดีและเปนประโยชนแกโรงเรียน จึงจําเปนที่จะตองมีการ

15

ปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารใหชัดเจน เพื่อสามารถทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยสงผลตอการดําเนินงานของฝายตาง ๆ อยางเปนระบบตอไป ในการวิจัยครั้งนี้ ผูวิจัยไดนําแนวคิดวงจรคุณภาพ PDCA มาใชในการปรับปรุงงาน โดยจะตองศึกษาระบบงานเดิม วิเคราะหหาปญหา สาเหตุของปญหา หาแนวทางแกไข แลวดําเนินการแกไข และตรวจสอบการดําเนินงาน เพื่อนํามาเปนแนวปฏิบัติในการทํางานที่เปนมาตรฐาน และวางแผนแกไขปญหาอื่น ๆ ตอไป ซึ่งในการดําเนินการตามขั้นตอนดังกลาวนั้น ไดนําเครื่องมือ 7 อยางของคิวซีบางตัวมาใชในการปรับปรุง

16

บทที่ 3

วิธีการดําเนินงาน ในการวิจัย เร่ือง การปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารของแผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส มีวัตถุประสงคหลกัคือ เพื่อปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร และ เพื่อจัดทาํคูมือการปฏบัิติงานการจัดเก็บเอกสาร โดยมีวิธกีารดังนี ้ ขั้นตอนการดําเนินการวิจัย

ผูวิจัยไดจัดลําดับข้ันตอนการวิจัย ดังนี ้ 1. วางแผน (Plan) 1.1 วิเคราะหหาปญหาและเลือกหัวขอปญหาที่จะนํามาปรับปรุง โดยการระดมสมอง 1.2 ศึกษาขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารของงานสารบรรณ แผนกธุรการ 1.3 วิเคราะหหาสาเหตุของปญหา โดยใชผังกางปลา 1.4 วางแผนแกไขปญหา 2. ปฏิบัติ (Do) ดําเนินการแกไขปญหาตามแผน 3. ตรวจสอบ (Check) 3.1 ตรวจสอบและประเมินผลการแกไขปญหา โดยการเปรียบเทียบขอมูลกอนและหลังดําเนินการ 3.2 จัดทําคูมือการปฏิบัติงาน 4. แกไข (Act) ระบุปญหาที่ยังเหลือ และแผนการปรับปรุงขั้นตอไป ประชากรและกลุมตัวอยาง

ประชากร เจาหนาที่แผนกธุรการ จํานวน 12 คน

17

กลุมตวัอยาง เจาหนาที่แผนกธุรการที่เกี่ยวของกับงานสารบรรณ จํานวน 5 คน เครื่องมือที่ใชในการวิจัย

1. วงจรคุณภาพ PDCA 2. เครื่องมือ 7 อยางของควิซ ี 3. การระดมสมอง การเก็บรวบรวมขอมลู

ในการเก็บรวบรวมขอมูล ผูวิจัยไดดําเนนิการเก็บรวบรวมโดยการศึกษาจากเอกสารและแบบสอบถามสภาพปญหา การวิเคราะหขอมูล

ในการวิจัยครัง้นี้ ผูวิจัยไดทําการวิเคราะหขอมูลโดยการเปรียบเทยีบผลการดําเนนิงานกอนและหลังการวิจยั สถิติที่ใชในการวิเคราะหขอมูล

หาคาเฉลี่ย

18

บทที่ 4

ผลการดําเนินงาน จากการดําเนินงานปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารของแผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส ผูวิจัยไดดําเนินงานตามขั้นตอน ซึ่งไดผลการดําเนินงานดังนี้ วิเคราะหหาปญหาและเลือกหัวขอปญหา

ในการวิเคราะหปญหา ผูวจิัยไดดําเนนิการระดมสมองจากเจาหนาทีแ่ผนกธุรการ ซึ่งมีดวยกนั 5 คน วิเคราะหปญหาที่เกิดขึน้จากการจัดเก็บเอกสารของงานสารบรรณ โดยทกุคนชวยกนัแสดงความคิดเหน็ และสรุปปญหาที่เกิดขึ้น คือ 1. เอกสารสญูหาย 2. ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน 3. จัดเก็บไมเปนระเบียบ 4. ใชเวลาในการจัดเก็บเอกสารนาน 5. เอกสารเกดิความเสียหาย เมื่อไดปญหา ผูวิจยัไดทําแบบสอบถามสภาพปญหาแตละหัวขอ โดยใหเจาหนาที่ในแผนกธุรการทัง้ 5 คน ทาํแบบสอบถาม ซึ่งไดรวบรวมคะแนน ดังตาราง 1 ตาราง 1 แสดงสภาพปญหา

คะแนนจากเจาหนาที่แผนกธุรการ หัวขอปญหา 1 2 3 4 5

รวม

1. เอกสารสญูหาย 1 2 1 2 2 8 2. ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน 3 3 3 2 3 14 3. จัดเก็บไมเปนระเบียบ 2 1 4 2 2 11 4. ใชเวลาในการจัดเก็บเอกสารนาน 2 2 2 1 2 9 5. เอกสารเกดิความเสียหาย 2 1 2 2 1 8

รวม 50

19

การใหคะแนน ใชเกณฑ ดังนี ้ 1 หมายถงึ 1 คะแนน 2 หมายถงึ 2 คะแนน 3 หมายถงึ 3 คะแนน 4 หมายถงึ 4 คะแนน จากสภาพปญหาในตาราง 1 นําหัวขอปญหามาจัดเรียงลําดับปญหาจากมากไปหานอย คํานวณหาเปอรเซ็นตความถี่และเปอรเซ็นตความถี่สะสมของปญหา ดังตาราง 2 แลวนํามาเขียนผังพาเรโต ดังรูปที่ 2 ตาราง 2 แสดงเปอรเซ็นตความถี่และเปอรเซ็นตความถี่สะสม

หัวขอปญหา ความถี ่ % ความถี ่ % ความถี่สะสม 1. ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน 14 28 28 2. จัดเก็บไมเปนระเบียบ 11 22 50 3. ใชเวลาในการจัดเก็บเอกสารนาน 9 18 68 4. เอกสารสญูหาย 8 16 84 5. เอกสารเกดิความเสียหาย 8 16 100

รวม 50 100

89

14

11

8

28

50

68

84

100

0

2

4

6

8

10

12

14

16

1 2 3 4 5

0

20

40

60

80

100

ความถี่ความถี่สะสม

ภาพ 2 ผังพาเรโตแสดงความถี่และเปอรเซ็นตความถี่สะสมของหวัขอปญหา

20

กําหนดให 1 หมายถึง ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน 2 หมายถึง จัดเก็บไมเปนระเบียบ 3 หมายถึง ใชเวลาในการจัดเก็บเอกสารนาน 4 หมายถึง เอกสารสูญหาย 5 หมายถึง เอกสารเกิดความเสียหาย จากผังพาเรโตพบวา หัวขอปญหาที่นาสนใจคือ “ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน” คิดเปน 26% ของปญหาทั้งหมด จึงเลือกนํามาปรับปรุงแกไขเปนอันดับแรก ระบบงานเดิม

จากการศึกษาระบบงานเดิม การจัดเก็บเอกสารของงานสารบรรณ แผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส ผูรับผิดชอบไดจัดเก็บเอกสารประเภทหนังสือรับที่เปนตนฉบับทุกฉบับ และเก็บสําเนาหนังสือสงทุกฉบับ โดยแยกกันเก็บคนละแฟม ในสวนของหนังสือสงจะจัดเก็บใสแฟมเปนป พ.ศ. เรียงตามเลขที่ออกหนังสือ สวนหนังสือรับจะจัดแยกเปนฝายที่รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ โดยจัดแยกใสแฟมตามกลุม และกําหนดรหัส ดังนี้ 01 ฝายธุรการ-การเงิน 02 ฝายกิจการนักเรียน 03 ฝายวิชาการ 04 ฝายบริการ ข้ันตอนการจัดเก็บเอกสารในปจจุบันของงานสารบรรณ แผนกธุรการ โรงเรียน เซนตหลุยส 1. เจาหนาที่งานสารบรรณ คัดแยกเอกสาร 2. หนังสือรับ ลงรหัสแฟมเอกสารที่จะจัดเก็บที่มุมบนดานขวามือของเอกสารและในสมุดทะเบียนรับ หนังสือสง ไมไดลงรหัสแฟมเอกสาร 3. จัดเก็บเอกสารหนังสือรับเขาแฟมตามรหัสแฟมเรียงตามเลขที่รับหนังสือ หนังสือสงจัดเก็บเขาแฟมเดียวกันเรียงตามเลขที่ออกหนังสือ 4. นําแฟมเก็บเขาตูเรียงตามลําดับรหัสแฟม

21

รับเอกสาร

เริ่มตน

ประเภทหนังสือ

หนังสือสง หนังสือรับ

แยกเอกสาร ลงรหัสแฟมเอกสาร

ที่จะจัดเก็บ

จัดเก็บเขาแฟม ตามรหัส

จัดเก็บเขาแฟม เปนป พ.ศ.

ส้ินสุด

นําแฟมเก็บ ในตูเอกสาร

ภาพ 3 แผนผังแสดงขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารงานสารบรรณ (เดิม)

22

วิเคราะหหาสาเหตุของปญหา

ในการวิจัยครัง้นี ้ พบวาปญหาที่สําคัญคือ เจาหนาที่งานสารบรรณใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน ผูศึกษาจงึไดทําการระดมสมองเจาหนาทีใ่นแผนกธุรการ วิเคราะหหาสาเหตุของปญหาที่เกิดขึน้ โดยแสดงอยูในรูปของผังแสดงเหตุและผล หรือผังกางปลา (Cause and Effects Diagram or Fishbone Diagram) ดังภาพ 4

เอกสาร เจาหนาที่ มีมาก ไมรู เร่ืองมีความหลากหลาย ลืม จัดกลุมแฟมกวางเกนิไป ไมมีเครื่องมือชวย ลงรหัสเอกสาร ในการสืบคน จัดเก็บผิดกลุม ผิดกลุม

ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน

เครื่องมือ

วิธีการ

ภาพ 4 ผังกางปลาแสดงสาเหตุที่ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน จากผังกางปลาสรุปไดวา สาเหตุของปญหาที่ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน แบงเปน 4 สาเหตุ คือ สาเหตุจากเจาหนาที่จัดเก็บเอกสารผิดกลุม เนื่องจากลงรหัสผิด ทําใหเสียเวลาในการคนหา สาเหตุจากเครื่องมือ ซึ่งไมมีเครื่องมือชวยในการสืบคน ทําใหไมรูวาจะไปคนหาเอกสารที่ไหน อยางไร สาเหตุจากวิธีการ มีการจัดกลุมแฟมกวางเกินไป ทําใหเอกสารในแฟมนั้นมีมาก มีความหลากหลาย ทําใหตองเสียเวลาในการคนหา

23

วางแผนแกไขปญหา

จากการวิเคราะหสาเหตุของปญหา ไดนําสาเหตุของปญหามาวางแผนแกไข เพื่อลดเวลาในการคนหาเอกสาร ดังนี้ 1. แกไขปญหาการจัดเก็บผิดกลุม เจาหนาที่งานสารบรรณตองตรวจสอบความถูกตองในการลงรหัสกลุมเอกสารที่มุมบนดานขวามือของหนังสือรับ ทุกครั้ง 2. แกไขปญหาการจัดกลุมแฟมกวางเกินไป ปรับเปลี่ยนการกําหนดรหัสกลุมเอกสารใหมใหมีความละเอียดมากขึ้น ซึ่งเมื่อพิจารณาถึงภารกิจและลักษณะการดําเนินงานขององคกรแลวจึงจัดจําแนกเอกสารแยกตามโครงสรางการบริหาร โดยกําหนดรหัสตามฝายเปนกลุมหลัก และตามงานเปนกลุมรอง เมื่อกําหนดกลุมชัดเจนแลว ใหลงรหัสที่มุมบนดานขวามือของหนังสือแลวนําไปจัดเก็บเขาแฟมตามกลุมที่กําหนด โดยใชสีของสันแฟมชวยในการแยกกลุมใหชัดเจนยิ่งขึ้น ดังนี้ ฝายธุรการ-การเงิน (กําหนดสันแฟมเปนสีชมพู) 10 = แผนกธุรการ 10.001 = งานบริหารแผนก 10.002 = งานสารบรรณ 10.003 = งานทะเบียนสถิติ 10.004 = งานประชาสัมพันธ 10.005 = งานบุคลากร 10.006 = งานนโยบายและแผน 10.007 = งานศูนยสารสนเทศ 10.008 = งานรถรับ-สงนักเรียน 10.009 = งานสภาครู 11 = แผนกการเงิน 11.001 = งานบริหารแผนก 11.002 = งานรับ-จาย 11.003 = งานบัญชี 11.004 = งานครุภัณฑ 11.005 = งานจัดซื้อ 11.006 = งานงบประมาณ

24

ฝายกิจการนักเรียน (กําหนดสันแฟมเปนสีฟา) 20 = แผนกปกครอง 20.001 = งานบริหารแผนก 20.002 = งานระเบียบวินัย 20.003 = งานสงเสริมคุณธรรม จริยธรรม 20.004 = งานสวัสดิภาพและความปลอดภัย 20.005 = งานพัฒนาคุณภาพชีวิต 21 = แผนกกิจกรรม 21.001 = งานบริหารแผนก 21.002 = งานกิจกรรมภายนอก-ใน 21.003 = งานคณะกรรมการนักเรียน 21.004 = งานสัมพันธชุมชน 21.005 = งานกีฬา 21.006 = งานวงโยธวาทิต 21.007 = งานอภิบาล 21.008 = งานกิจกรรมพัฒนาผูเรียน ฝายวิชาการ (กําหนดสันแฟมเปนสีเขียว) 30 = ฝายวิชาการ 30.001 = งานบริหารฝาย 30.002 = งานหลักสูตร/การเรียน 30.003 = งานทะเบียน/วัดผล 30.004 = กลุมสาระการเรียนรู 30.005 = งานหองสมุด 30.006 = งานผลิตเอกสาร 30.007 = งานนิเทศภายใน 30.008 = งานสอนเสริม 30.009 = งานประกันคุณภาพ 30.010 = งานวิจัย 30.011 = งานศูนยภาษาตางประเทศ

25

30.012 = งานเทคโนโลยี ฝายบริการ (กําหนดสันแฟมเปนสีเหลือง) 40 = แผนกอาคารสถานที่ 40.001 = งานบริหารแผนก 40.002 = งานสาธารณูปโภค 40.003 = งานยานพาหนะ 40.004 = งานรักษาความปลอดภัย 40.005 = งานสระวายน้ํา 41 = แผนกโภชนาการ 41.001 = งานบริหารแผนก 41.002 = งานมุมสวัสดิการ 41.003 = งานสุขอนามัย 41.004 = งานเบเกอรี่ 3. แกปญหาไมมีเครื่องมือชวยในการสืบคน นําโปรแกรม Excel ในคอมพิวเตอรมาเปนเครื่องมือชวยในการสืบคนเอกสารที่ตองการ โดยกําหนดรูปแบบดังนี้ หนังสือรับ ลําดับ วัน/เดือน/ป หนวยงาน เร่ือง รหัสกลุม รหัสตู/ชั้น ลําดับ คือ ลําดับที่รับหนังสือ วัน/เดือน/ป คือ วัน เดือน ป ที่รับหนังสือ หนวยงาน คือ ชื่อหนวยงานที่สงหนังสือมา เร่ือง คือ ชื่อเร่ืองหนังสือ รหัสกลุม คือ รหัสกลุมที่จัดเก็บหนังสือเขาแฟมตามที่กําหนดไว รหัสตู/ชั้น คือ สถานที่จัดเก็บแฟมอยูตูที่เทาไร ชั้นไหน

26

หนังสือสง ลําดับ วัน/เดือน/ป หนวยงาน เร่ือง รหัสกลุม รหัสตู/ชั้น ลําดับ คือ ลําดับที่สงหนังสือ วัน/เดือน/ป คือ วัน เดือน ป ที่สงหนังสือ หนวยงาน คือ ชื่อหนวยงานที่สงหนังสือไปถึง เร่ือง คือ ชื่อเร่ืองหนังสือ รหัสกลุม คือ รหัสกลุมที่จัดเก็บหนังสือเขาแฟมตามที่กําหนดไว รหัสตู/ชั้น คือ สถานที่จัดเก็บแฟมอยูตูที่เทาไร ชั้นไหน ดําเนินการแกไขปญหาตามแผน

จากแผนที่วางไว ไดใหเจาหนาทีง่านสารบรรณดําเนินการตามแผน โดยมีข้ันตอนในการจัดเก็บเอกสารใหมที่ชวยลดเวลาในการคนหาเอกสาร ดังนี ้ 1. นําหนงัสือรับ, หนังสือสง จัดรวมเขาตามเรื่องเดียวกนั โดยดูจากหนังสือที่อางถงึ 2. ลงรหัสกลุมแฟมทีจ่ะจัดเก็บที่มมุบนดานขวามือ ตามรหัสกลุมที่กาํหนดไว 3. บนัทกึขอมลูการจัดเก็บลงใน Excel ตามแบบฟอรมที่กําหนด 4. จัดเก็บเอกสารเขาแฟมตามรหัสกลุมที่กาํหนด โดยเรียงตามวนัที ่ วันที่แรกอยูดานลาง วนัทีห่ลังอยูดานบน 5. นําแฟมไปจัดเก็บในตูเรียงตามเลขรหสักลุม

27

เริ่มตน

หนังสือรับ-สง

ลงรหัสกลุมแฟม

ภาพ 5 แผนผังแสดงขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารงานสารบรรณ (ใหม)

ตรวจสอบ ความถูกตอง

ปรับปรุงแกไข

บันทึกการจัดเก็บลงใน Excel ตามแบบที่กําหนด

จัดเก็บเขาแฟมตามรหัส เรียงตามวันที่

นําแฟมเก็บในตูเอกสาร เรียงตามรหัส

ไมถูกตอง

ถูกตอง

ส้ินสุด

28

ตรวจสอบและประเมินผลการแกไขปญหา

ในการออกแบบขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารงานสารบรรณ แผนกธุรการ ใหม ไดเก็บรวบรวมขอมูลกอนการปรับปรุง และหลังการปรับปรุงมาตรวจสอบและประเมินผลวามีคุณภาพดีข้ึนจากขั้นตอนเดิมหรือไม ดังนี้ กอนการปรับปรุง เจาหนาที่งานสารบรรณดําเนินการคนหาเอกสาร จํานวนทั้งหมด 15 ฉบับ ใชเวลาในการคนหา ดังตาราง 3 (หนวยเปนนาที) ตาราง 3 แสดงเวลาที่ใชในการคนหาเอกสารกอนการปรับปรุง

ฉบับที ่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 เวลา 8 7 7 6 5 5 6 8 8 9 5 6 8 7 7 คาเวลาเฉลี่ย เทากับ 6.8 นาทีตอการคนหาเอกสาร 1 ฉบับ หลังการปรับปรุง เจาหนาที่งานสารบรรณดําเนินการคนหาเอกสาร จํานวนทั้งหมด 15 ฉบับ ใชเวลาในการคนหา ดังตาราง 4 (หนวยเปนนาที) ตาราง 4 แสดงเวลาที่ใชในการคนหาเอกสารกอนการปรับปรุง

ฉบับที ่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 เวลา 5 4 4 3 4 5 4 3 3 4 5 5 4 3 3 คาเวลาเฉลี่ย เทากับ 3.9 นาที ตอการคนหาเอกสาร 1 ฉบับ นํามาเขียนแผนภูมิเปรียบเทียบเวลาที่ใชในการคนหาเอกสารของงานสารบรรณ แผนกธุรการ กอนการปรับปรุง หลังการปรับปรุง และเวลาที่ลดลง ดังรูป 6

29

6.8

3.9

2.9

0

1

2

3

4

5

6

7

กอนปรบัปรงุ หลงัปรบัปรงุ เวลาทีล่ดลง

คาเฉลีย่

ภาพ 6 แสดงแผนภูมิเปรียบเทียบเวลาทีใ่ชในการคนหาเอกสาร จากการเปรียบเทียบจะเห็นวา กอนการปรับปรุงใชเวลาในการคนหาเอกสารเฉลี่ย 6.8 นาที หลังจากปรับปรุงแลวใชเวลาในการคนหาเอกสารเฉลี่ย 3.9 นาที ซึ่งใชเวลานอยลงจากเดิม 2.9 นาที จะเห็นไดวาแนวทางในการแกไขที่ไดดําเนินการมานั้น ชวยทําใหเจาหนาที่งานสารบรรณ แผนกธุรการเสียเวลาในการคนหาเอกสารนอยลง จึงจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน เพื่อใหเจาหนาที่งานสารบรรณ แผนกธุรการยึดเปนแนวทางในการปฏิบัติงานตอไป ปญหาที่จะปรับปรุงขั้นตอไป

จากการระดมสมองครั้งแรก พบวายังมีปญหาที่นาสนใจที่ควรจะนํามาปรับปรุงในครั้งตอไป คือ ปญหาการจัดเก็บเอกสารไมเปนระเบียบ ซึ่งพบวาเกิดจากสถานที่ในการจัดเก็บไมเพียงพอกับปริมาณเอกสารที่มีอยู ซึ่งผูวิจัยคิดวาจะนํากิจกรรม 5 ส ไปใชในการปรับปรุงการจัดเก็บเอกสารใหเปนระเบียบเรียบรอยขึ้นในลําดับตอไป

30

บทที่ 5

สรุปผลการวิจัย อภิปรายและขอเสนอแนะ

จากการวิจัยครั้งนี้ ผูวิจัยมีวัตถุประสงคเพื่อปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารของงานสารบรรณ แผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส และใหมีคูมือการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร เพื่อใชเปนแนวทางในการปฏิบัติงานใหมีคุณภาพ โดยไดดําเนินการปรับปรุงตามวงจรคุณภาพ PDCA ดังนี้ 1. วางแผนการแกไข (Plan) 1.1 วิเคราะหหาปญหาและเลือกหัวขอปญหาที่จะนํามาปรับปรุง โดยการระดมสมองจากเจาหนาที่แผนกธุรการ ชวยกับสรุปปญหาที่เกิดขึ้นจากการจัดเก็บเอกสาร และใหตอบแบบสอบถามสภาพปญหาที่ไดมาวาปญหาใดที่เปนปญหามากที่สุด และใชใบรายการตรวจสอบเพื่อเลือกปญหาที่จะนํามาปรับปรุงกอน 1.2 ศึกษาขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารของงานสารบรรณ แผนกธุรการ ผูวิจัยไดทําการสอบถามเจาหนาที่งานสารบรรณ เกี่ยวกับข้ันตอนในการจัดเก็บเอกสารในปจจุบัน และศึกษาจากสภาพการทํางานจริง 1.3 วิเคราะหหาสาเหตุของปญหา ไดนําผังกางปลามาใชในการวิเคราะหหาสาเหตุของปญหา โดยใหเจาหนาที่ในแผนกธุรการระดมสมองวิเคราะหหาสาเหตุที่เกิดขึ้น 1.4 วางแผนแกไขปญหา ไดนําทฤษฎีที่ไดศึกษามาวางแผนแกไขปญหาที่เกิดขึ้น โดยการจัดตั้งรหัสกลุมแฟมเอกสารใหมใหมีความชัดเจนขึ้น และใชโปรแกรม Excel มาชวยในการปฏิบัติงาน 2. ลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว (Do) โดยใหเจาหนาที่งานสารบรรณนําระบบที่ไดวางแผนไวไปทดลองปฏิบัติ 3. ตรวจสอบผลการแกไขปญหา (Check) 3.1 ตรวจสอบและประเมินผลการแกไขปญหา โดยการเปรียบเทียบขอมูลกอนและหลังดําเนินการ นําเสนอในรูปแผนภูมิแทง ซึ่งสรุปวาในการจัดเก็บเอกสารแบบใหม สามารถชวยลดเวลาในการคนหาเอกสารลงได 2.9 นาที 3.2 จัดทําคูมือการปฏิบัติงาน

31

4. ระบุปญหาที่ยังเหลือ และแผนการปรับปรุงขั้นตอไป ผูวิจัยไดเลือกหัวขอปญหาที่จะปรับปรุงในขั้นตอไป คือ การจัดเก็บเอกสารไมเปนระเบียบ โดยจะนํากิจกรรม 5 ส มาใชในการปรับปรุงตอไป สรุปผลการดําเนินงาน

จากการศึกษาทฤษฎีที่เกี่ยวของในการปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร งานสารบรรณ แผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส ไดนําวงจรคุณภาพ PDCA มาใชในการปรับปรุงคุณภาพงาน โดยอาศัยเครื่องมือ 7 อยางของคิวซี ซึ่งในการวิเคราะหสภาพปญหาไดใชใบรายการตรวจสอบ และผังพาเรโตในการเลือกปญหาที่จะนํามาปรับปรุง ซึ่งสรุปวาปญหาที่สําคัญในการจัดเก็บเอกสารคือ ใชเวลาในการคนหาเอกสารนาน จากนั้นนําแผนภูมิกางปลามาวิเคราะหหาสาเหตุของปญหา เมื่อทราบสาเหตุที่แทจริงของปญหา ไดดําเนินการแกไขปญหาเพื่อใหบรรลุตามวัตถุประสงค ซึ่งปรากฏวาผลจากการปฏิบัติงานเปนไปในทางที่ดีข้ึน เจาหนาที่งานสารบรรณสามารถลดเวลาในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการคนหาเอกสารได จากเดิมใชเวลาเฉลี่ย 6.8 นาที เมื่อดําเนินการปรับปรุงระบบใหม ใชเวลาเฉลี่ย 3.9 นาที ซึ่งสามารถลดเวลาลงได 2.9 นาที นอกจากนั้นยังมีข้ันตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนขึ้น มีคูมือการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถนําไปใชในการปฏิบัติงานไดจริง และเครื่องมือที่ชวยในการคนหาเอกสารนั้นเปนโปรแกรม Excel ที่เจาหนาที่สามารถใชเปนอยูแลว ไมยุงยาก ซับซอน ประเมินผลความคุมคาของระบบใหม

ผลทางตรง 1. ลดเวลาในการคนหาเอกสารของเจาหนาที่งานสารบรรณ แผนกธุรการโรงเรียนเซนตหลุยส 2. มีข้ันตอนในการจัดเก็บเอกสารที่ชัดเจน ชวยทําใหการปฏิบัติงานมปีระสิทธภิาพมากขึ้น 3. มีคูมือการปฏิบัติงานใชในการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร ผลทางออม 1. เจาหนาที่งานสารบรรณปฏิบัติงานไดอยางถูกตอง

32

2. ผูมาขอใชบริการดานเอกสาร มีความพึงพอใจในการใหบริการของเจาหนาที่งานสารบรรณ เนื่องจากไมตองเสียเวลาในการรอเอกสารที่ตองการ 3. เจาหนาที่งานสารบรรณสามารถใชโปรแกรมคอมพิวเตอรมากขึ้น 4. ลดการสูญหายของเอกสาร ผลที่ไดรับจากการดําเนินงาน 1. ผูวิจัยไดรับความรูเกี่ยวกับการปรับปรุงงานใหมีคุณภาพ ประสิทธิภาพ และมีการวางแผนในการทํางาน 2. สามารถนําความรูที่ไดไปปรับใชในการปฏิบัติงานในปจจุบัน ทําใหมีการพัฒนาอยูตลอดเวลา 3. สามารถนําเครื่องมือ 7 อยางของคิวซีมาใชในการปรับปรุงงานไดอยางถูกตอง 4. ใหความสําคัญกับผูมาใชบริการเพิ่มมากขึ้น เพื่อใหผูใชบริการไดรับบริการที่ประทับใจและพึงพอใจ ขอเสนอแนะ

ในการศึกษาและปรับปรุงขั้นตอนปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร งานสารบรรณ แผนกธุรการ โรงเรียนเซนตหลุยส จะตองศึกษาระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดี และนํามาปรับใชใหเหมาะสมกับลักษณะงานในหนวยงานนั้น ๆ เพื่อชวยลดตนทุน ลดเวลา ในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งเจาหนาที่ที่ รับผิดชอบงานสารบรรณ จะตองมีความรูเกี่ยวกับวงจรเอกสาร ระเบียบตาง ๆ เกี่ยวกับงานเอกสาร และในปจจุบันตองมีความรู ความสามารถในการใชคอมพิวเตอร เพื่อชวยในการปฏิบัติงานใหมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากการวิจัยนี้มีการนําโปรแกรม Excel ใชเปนเครื่องมือชวยในการคนหาเอกสารไดรวดเร็วขึ้น แตเจาหนาที่งานสารบรรณจะตองเสียเวลาในการปอนขอมูลลงในโปรแกรม และบันทึกลงในทะเบียนหนังสือรับ-สง ที่ทางราชการกําหนด จะตองมีการกําหนดรหัส กลุมแฟมใหชัดเจน จัดแยกเอกสารใสตามกลุมใหถูกตอง จะชวยทําใหการจัดเก็บเอกสารนั้นมีประสิทธิภาพ

33

บรรณานุกรม

บุญชู แกวชมภู. (2539). การบริหารงานธุรการ การเงิน และพัสดุ. พระนครศรีอยุธยา : สถาบนัราชภฏัพระนครศรีอยุธยา. ประภาภรณ พนัสพรประสทิธิ์. (2545). การจัดเอกสารใหไดมาตรฐานเพื่อประสิทธภิาพของ หนวยงาน. กรุงเทพฯ : เอช อาร เซ็นเตอร. ประเวศ ยอดยิ่ง. (2545). ระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9000 ฉบับ ISO 9000:2000. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น. พงศ สุวรรณธาดา. (ม.ป.ป.). การเลขานุการ 2 ระดับอุดมศึกษา. กรุงเทพฯ : พญาไทการพมิพ. วีรพจน ลือประสิทธิ์สกุล. (2541). TQM LIVING HANDBOOK An Executive Summary. กรุงเทพฯ : บีพีอาร แอนด ทีคิวเอ็ม คอนซัลแทนท. ________. (2541). TQM LIVING HANDBOOK Hoshin Kanri and Strategic Planning. กรุงเทพฯ : บีพีอาร แอนด ทีคิวเอ็ม คอนซัลแทนท. ________. (2543). TQM LIVING HANDBOOK ภาคเจ็ด คูมือปรับปรุงคุณภาพสําหรับ พนักงานทุกระดับในองคกรทีคิวเอ็ม. กรุงเทพฯ : บีพีอาร แอนด ทีคิวเอ็ม คอนซัลแทนท. ________. (2545). TQM LIVING HANDBOOK ภาคหา การบริหารกระบวนการ อยางมีคุณภาพ ตอนที่ 2 แนวทางการปรับปรุง. กรุงเทพฯ : บีพีอาร แอนด ทีคิวเอ็ม คอนซัลแทนท. สมศักดิ์ พาขนุทด. (2547). การจัดหมวดหมูเอกสารเพื่อการจัดเก็บ [Online].Available : http://www.rsu.ac.th/hrd/thai/content02/saraban03.html.

34

ภาคผนวก

35

คูมือการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสาร ข้ันตอนการปฏิบัติงานการจดัเก็บเอกสาร (หนงัสือรับ-สง)

ข้ันตอนการทาํงาน เจาหนาทีง่านสารบรรณ เอกสารที่เกี่ยวของ 1. เจาหนาที่งานสารบรรณนําหนังสือรับ-สง จัดรวมเขาตามเรื่องเดียวกันโดยดูจากหนังสือที่อางถึง 2. เจาหนาที่งานสารบรรณลงรหัสกลุมแฟมที่จะจัดเก็บที่มุมบนดานขวามือตามรหัสกลุมที่กําหนดไว 3. เจาหนาที่งานสารบรรณตรวจสอบความถูกตองในการลงรหัส ถาไมถูกตองทําการปรับปรุงแกไขใหถูกตอง 4. เจาหนาที่งานสารบรรณบันทึกขอมูลการจัดเก็บลงใน Excel ตามแบบฟอรม 5. เจาหนาที่งานสารบรรณ จัดเก็บเอกสารเขาแฟมตามรหัสกลุมที่กําหนด โดยเรียงต า ม วั น ที่ วั น ที่ แ ร ก อ ยูดานลาง วันที่หลังอยูดานบน 6. เจาหนาที่งานสารบรรณ นําแฟมไปจัดเก็บในตู เรียงตามเลขรหัสกลุมแฟม

รหัสกลุมแฟม แบบฟอรมการบันทกึใน Excel

จัดรวมหนังสือ รับ-สง

ลงรหัสกลุมแฟม

ตรวจสอบความถูกตอง

ปรับปรุง แกไข

ไมถูกตอง

บันทึกการจัดเก็บ

ถูกตอง

ลงใน Excel

จัดเก็บเขาแฟม

นําแฟมเก็บในตู เอกสาร