A3 notkunViktoría Jensdóttir

Október 2010

Hvað er A3

• A3 eða þristur er tól sem notað er í TPS• Byrjaði um 1960 og var gæðahringur sem átti að nota

til þess að leysa vandamál• Toyota þróaði þetta áfram og notaði það hjá sér fyrir

vandamálarannsóknir, stöðu verkefna, fyrir tillögur og plön.

• A3 vísar í stærð blaðsins en ekki á að nota meira en eina bls A3

• Þetta krefst þess að notendanum að hann virkilega viti hvert vandamálið/verkefnið er og sé hnitmiðaður.

2. Verkfæri fyrir samskipti *Til þess að ná einingu og samstöðu (allir séu að tala sama

tungumálið og á leið í rétta átt)

1. Verkfæri fyrir stöðugar umbætur * Til þess að ná viðskiptamarkmiðum

3. Verkfæri til þess að auka þroska starfsmanna * Bæta starfshæfni og getu starfsmanna

Enn fremur er hægt er að skilgreina A3 sem

Frh.

3

Mismunandi útgáfur

• Ekki er til neitt vitlaust format af A3 ef það heldur nokkrum lykilatriðum.– Ef það inniheldur bakgrunn, núverandi ástand, framtíðar

ástand, aðgerðaráætlun og mælingar eða PDCA.

– PDCA stendur fyrir Plan – DO – CHECK – ACT

– Ekki á að fara yfir 1 bls A3, nota baby A3’s

–Það verður að innihalda sögu

PDCA hringurinn

Skipuleggja – Framleiðsla bætt með því að finna vandamál og koma með hugmyndir um hvernig hægt væri að leysa vandamálið

Gera þær breytingar sem nauðsynlegar eru til þess að laga vandamálið, helst á litlu svæði fyrst til þess að trufla sem minnst framleiðsluna.

Athuga hvort breytingar virki, fylgjast með mælikvörðum. Ef ný vandamál koma upp hér þá þarf að tækla það.

Ef umbætur hafa virkað þá þarf að gera breytingar á öllu framleiðslusvæðinu. Þá þarf að gera breytingarnar að dalegri rútínu. Í þessu skrefi er líka gott að sýna öðrum breytingar til þess að sem flestir geti lært af verkefninu.

A3 sem PDCA

7

• Allir þættir þristsins verða að tengjast. Hver hluti á að flæða á skýran og rökrænan hátt áfram í næsta part þristsins.

• Gögn eru notuð til þess að skilja og greina vandlega hvern þátt í þristinum. Hér skiptir ekki máli magn af gögnum heldur að réttu gögnin séu notuð!

• Rökfærsla þristins verður að lokast. Ef aðgerðir eru gerðar þá á að ná takmarkinu.

Lykilatriði

A3 hugsun og rökfærsla

7

Verkefnis(Proposal) A3Er notaður til þess að koma með tillögur um um umbótarverkefni og halda utan um það. Umfangið getur verið t.d. framleiðslulína, eða heilt fyrirtæki. Hér þarf að segja söguna vel og hún þarf að vera skýr. Það þarf að stilla saman strengi og ná sömu hugsun.

Vandamálarannsóknar A3Þessi þristur einbeitir sér að ákveðnum vandamálum innan fyrirtækisins. Þeir eru oft notaðir sem stuðningur við verkefnis A3. Þeir eru áhrifaríkastir á lítil vandamál. Oft mælt með því að byrja að æfa sig á svona þristum áður en farið er út í aðrar gerðir.

Stöðu A3 (hef ekki notað sjálf og verður ekki fjallað um hér)Stöðu A3 er verkfæri til þess að meta og mæla árangur á umbótaverkefnum sem komu vegna verkefnis eða vandamála A3.

Upplýsinga A3 (hef ekki notað sjálf og verður ekki fjallað um hér)Er ólíkur hinum sniðmátunum vegna þess að ekki er sérstök uppbygging á honum heldur er hann notaður til þess að safna saman núverandi upplýsingum sem viðkoma ákveðnu efni eða verkefni.

Fjórar gerðir af þristum

Verkefnis (proposal) A3

Bakgrunnur Framtíðarsýn

Núverandi ástand Aðgerðaráætlun

Mælikvarðar

A3 er saga á einu blaði

Vandamál

Ástæða

Lausn

Aðgerð

Mælingar

Viðskiptaáskorun(Plan)

Finna raunverulegt ástand(Plan)

Tillaga(Plan)

(Do)

(Check)Lokun A3

(Act)

• Þema – lýsir aðal áherslu þristsins, umfangi og tíma ramma.

• Dagsetning – dagsetning þegar þristurinn var búinn til.• Gert af – eigandi og höfundur skjalsins. • Í umfangi þarf að koma hvaða ferli eru innifalin og

tímarammi (30 dagar, 90 dagar, 1 ár etc.). Núverandi ástand miðast þá við dagsetninguna að ofan og framtíðarástand m.v. hvenær hann á að vera búinn.

Hvað á að vera þar?

Í síðuhausnum kemur fram umfang tillögunar, dagsetningin þegar verkefnið byrjaði og höfundurinn/eigandi.

Síðuhaus

11

Bakgrunnur/Business case

– Skref 1. Settu fram nauðsynlegar upplýsingar um bakgrunn verkefnisins til þess að skilja söguna.

– Skref 2. Skilgreindu og settu fram mælikvarða varðandi afhverju þetta vandamál er mikilvægt fyrir reksturinn.

– Skref 3. Settu fram tillögu um hvernig mætti laga ástandið.– Þegar búið er að gera bakrunninn þá eigum við að skilja

hvaða götum við erum að reyna að loka og afhverju það er mikilvægt.

• Bakgrunnur lýsir því hvað vandamálið er og afhverju það er mikilvægt

• Þrjú skref við það að búa til bakgrunn

13

Bakgrunnur - Spurningar

• Er vandamálið skýrt?

• Er það greinilega tengd viðskiptavini eða þörf fyrirtækisins?

• Er búið að athuga möguleg áhrif á aðra þætti s.s. kostnað, gæði, tími, öryggi

13

Bakgrunnur - algeng mistök

• Setja inn fyrirfram skilgreinda frammistöðu mælikvarða sem eiga jafnvel ekki við. (t.d. balance score card)

• Slengja fram notkun á umbótaverkfærum – sem jafnvel eiga ekki við (t.d. innleiða TPM, 5s o.sfrv.)

• Notkun mælikvarða sem tengjast ekki markmiði þristsins.

14

Núverandi ástand

• Núverandi ástand afhjúpar ástæðuna fyrir vandamálinu sem útskýrt var í bakgrunni.

• Tvö skref þarf til þess að búa til núverandi ástand– Skref 1. Það verður að skilja ástandið fullkomlega, – Skref 2. Finna og mæla ástæðurnar. – Til þess að hjálpa við að greina ástandið er m.a. hægt að nota 5

afhverju tæknina til þess að finna rót vandans.

• Þessi partur tekur lengstan tíma að gera í verkefninu.

Going to the Gemba

• Þýðir actual place – raunverulegur staður• Þýðir að það eigi að fara þangað sem virði er skapað

í fyrirtækinu. • Skilja það framleiðsluferli þar sem vandamálið er.• Hægt er að teikna upp núverandi ástand til þess að

hjálpa.• Tala við starfsfólk, fylgjast með, safna gögnum

• Lýsir þetta ástandinu eins og það er í dag

– Ferlar, upplýsingar, efni

– Hvernig vinnur fólk vinnuna sína

• Er notuð gögn til þess að styðja líklega ástæður?

• Er búið að nota 5 afhverju

Núverandi ástand - spurningar

17

• Lýsa hvað vantar frekar en að skrifa um hvernig ástandið

er í dag.

• Vandamálið er ekki stutt með gögnum

• Ekki teiknað upp ástandið þ.e. flæði vöru og upplýsinga

• Teikningar og gögn eru höfð með sem snerta ekki þristinn.

Núverandi ástand – algeng mistök

18

Framtíðarsýn

• Skilgreina breytingar frá núverandi ástandi. • Teikna upp “óska” ástand• Setja fram kenningu/gagnráðstöfun (solutions vs.

countermeasures)• Helst á að setja fram í einni setningu hvað gerist fyrir

vandamálið við þessar breytingar.• Meta áhrif breytinganna – sem er undirstaða

kenningarinnar okkar. Ef við breytum þessu þá búumst við, við þessu…

Hvernig mun nýja kerfið virka í framtíðinni

Framtíðarsýn - spurningar

• Er komin skýr mynd af því hvernig ferlið þarf að vinna í framtíðinni?

• Er búið að taka á öllum þeim vandamálum sem komu fram í núverandi ástandi?

• Er skýrt hverju á að breyta og hvað á að koma út úr því?

• Munu þessar breytingar loka gatinu sem var sagt frá í bakgrunninum?

20

Framtíðarsýn – helstu vandamál

• Tilgreina aðeins lausnir sem eru í raun bara andstæður núverandi

ástands.

• Ekki sett fram mat á áhrifum umbótana

• Tillögur að breytingum sem eru ekki mögulegar á tímaramma

þristsins.

21

Nemawashi - preparing the ground for planting

• Notað til þess að ná samhljóða áliti um markmiðin eða til þess að stilla strengi.

• Þeir sem eiga þristinn, fara út, hitta fólk, fá hugmyndir, kynna hugmyndir – fram og til baka og strá fræjum um umbætur...

• Með þessu fá allir meiri ownership yfir þristinum• Munið að virðing fyrir fólki er einn af hornsteinum TPS

og með þessu er það tryggt.

Nemawashi – Spurningar og aðgerðir

1. Er þetta vandamálið? – byggja upp samhljóða álit á lýsingu og skilning á vandamálinu. Stundum skýrir þetta vandamálið enn frekar.

2. Hversu mikils virði er vandamálið? – Fara yfir hversu virði það er í þeirra augum.

3. Er þetta eins og ferlið er í dag? – Margir fletir frá mismunandi starfsmönnum.

4. Eruð þið sammála um að þetta sé stærsti áhrifavaldurinn? – Náðum við að sýna sannanir fyrir því í núverandi ástandi?

5. Hér eru nokkrar hugmyndir að lausnum – hvað finnst ykkur? - Hafið þið aðrar hugmyndir?

6. Hér er áætlunin, er eitthvað annað sem við þurfum að vita áður en við byrjum?

7. Takk fyrir hjálpina, ég held að ég skilji þetta betur núna. Ef þið getið ekki sagt þetta þá hefur Nemawashið ekki gengið vel

Aðgerðaráætlun

• Skref 1. Skilgreina hvað• Skref 2. Skilgreina hvar• Skref 3. Ákveða hver er ábyrgur (SPA)• Skref 4. Ákveða tímalínu og röð verka.

• Aðgerðaráætlun er röð af aðgerðum sem á að gera til þess að breyta núverandi ástandi í framtíðar ástand og þar með loka vandamálinu.Fjögur skref til þess að búa til aðgerðaráætlun.

Aðgerðaráætlun / algeng vandamál

• Ekki er raunverulegur SPA

• Of mikil smáatriði eða of lítið sagt. Þetta verður að vera á réttu stigi.

• Búið að búa til aðgerðaráætlun en ekki er búið að framkvæma verkið – engin eftirfylgni.

• SPA var ekki í gerð áætluninar og hefur því takmarkaðan áhuga.

• Fleiri en einn SPA

• Ekki er skýrt hver útkoman á að vera.

25

In God we trust.....other bring data

Mælikvarðar

• Það þarf að setja fram mælikvarða til þess að geta séð hversu vel verkefnið er að ganga. 3 skref eru í þessum hluta.

Step 2. Ákveða hvernig á að mæla þá og safna gögnum (hver, hvenær og hvernig á að safna gögnunum).

Skref 1. Finna hvaða mælikvarðar eiga við.

Skref 3. Finna núverandi ástand á lykilmælikvörðum og ákveða hvert markmiðið á að vera á mælikvörðum.

Mælikvarðar – frh.

• Fara yfir junk data• Junk pollution• Ekki nota “smá, lítið, mikið” nota 10, 50 etc. • Smá fyrir einum þýðir annað fyrir hinn• Sýna stöðu (t.d. Með rauðum, gulu og grænum lit)• Skoða trend

Hansei (self reflection)

• Líta á hvað var gert og hugsa hvernig getum við bætt okkur – stöðugar umbætur

• Í PDCA hringnum er þetta check/study• Fundir geta verið haldnir við lok verkefnis eða óformlegir daglegir fundir.• Hjálpar til við að búa til aðra A3 hugsuði• Þótt þristurinn nái ekki þeim árangri sem til var ætlast þá þarf að

skrásetja það og leyfa öðrum að læra af honum.

“Learn from the mistakes of others, you’ll never live long enough to make them all yourself.”

Ralph Waldo Emerson

Hoshin Kanri/Stefnumótun

Flæði A3

Að búa til A3

• Minna er meira– Ekki setja of mikið af markmiðum heldur BARA það sem

skiptir máli fyrir þessi atriði (rótargreining, orsök og afleiðing, 5 afhverju)

– Það þarf að hafa setningar stuttar og hnitmiðaðar.– Hafa hlutina mælanlega og þar sem allir sjá þá – Hafa þetta sögu sem flæðir– Ef verið er að þjálfa fólk í að búa til A3 þá skiptir meira máli

að spurja réttu spurningana heldur en svarið sjálft. Þristurinn á að leiða þig í gegnum réttu spurningarnar.

– Ekki gleypa við fyrstu lausn heldur virkilega finna rót vandans og koma fram með kenningar á lausn vandans.

Vandamála A3

“The measure of success is not whether you have a tough problem to deal with, But

whether it is the same problem you had last year”

John Foster Dulles

Eitt sniðmát af A3

Þema – Hvaða svæði/vandamáli ætlum við

að einbeita okkur að?

Vandamálið: Hvað er vandamálið

Skilja ferlið Skýringarmynd af núverandi ástandi eða

ferli. Skoða vandamálið mjög náið því ef ekki er

skilningur á því er ekki hægt að leysa það.

Markmið Skýringarmynd af óska ástandi/ferli Markmið (mælikvarðar) - Hvernig munum

við vita að óska ástandi hefur verið náð og hvenær á það að vera.

Greining (Gata eða Rótargreining Útbúa C&E útlínumynd (Orsök og afleiðing). Safna gögnum 5 afhverju (5 whys) Listi yfir helstu orsakavalda (mælanlega svo

hægt sé að velja þann stærsta)

Útkoma Fylgist með áhrifum af breytingum Athugið hvort útkoma sé jafn góðum og

sett takmark. Er komin fullnægjandi lausn?

Nota gröf til þess að sýna fyrir og eftir mælingar og hafið takmarkið með líka.

Stöðlun og þjálfun Þegar nýr staðall er komin þá þarf að

innleiða hann og þjálfa þá sem að honum koma.

Eigandi: Hver er

ábyrgur fyrir verkefninu

Aðgerðaráætlun Nú er búið að gera tilgátu um hvað er

rót vandans. Þá er gerð tilgáta um hvaða aðgerðir þarf til að gera til þess að leysa vandann.

Hver, hvað, hvar og hvenær Aðeins einn SPA

Viðurkenna góðan árangur Kynna verkefnið fyrir öllum þeim sem

komu að þessu og einnig öðrum í fyrirtækinu.

Teymi: Hverjir eru í

verkefnateyminu.

Skynjun á Vandamáli• Vandamál

viðurkennd• Kallað á hjálp•

Vandamál skýrtRaunverulegt vandamál

Skilja ferlið og finna hvar vandamálið er.

GEMBA

Lausn

Bein Orsökorsökorsök

Afhverju?

Afhverju? Afhverju?

Breyta ástandi/staðli

orsökorsök

Afhverju?

Rót vandans

Afhverju?

Rótargreining

• 5 afhverju (Rassálfarnir), teikningar orsök og afleiðing

Dæmi:• 1. Afhverju er tölvan ekki að virka? Því hún er ekki í sambandi• 2. Afhverju er hún ekki í sambandi? Því snúran togaðist úr innstungunni• 3. Afhverju togaðist snúran úr innstungunni? Af því einhver festist í snúrunni og

togaði hann úr.• 4. Afhverju festist einhver í kaplinum? Því snúrurnar eru á gólfinu og eru fyrir• 5. Afhverju eru snúran á gólfinu og fyrir? Því hún er of löng• 6. Afhverju er snúran of löng? ....????.....

• Lausn: a) stytta snúruna, b) festa snúruna við vegginn c) hafa tölvuna við innstunguna.

PERSONMETHOD

EQUIPMENTMATERIAL

FiskibeinaritFishbone Diagram

Dæmi um mismunandi sniðmát

Össur / vandamálarannsóknar A3

Alcoa/ Verkefnis A3

A3 sem stefnumörkun (tekið af lean.org)

Almennt A3 snið tekið af lean.org

Almennt A3 sniðmát tekið af lean.org

Almennt A3 sniðmát tekið af lean.org

A3 fyrir stefnumótun tekið af lean.org

Dæmi um aðgerðaráætlun

Afhverju að nota A3?

• Árangursrík og skilvirk leið til þess að stjórna verkefnum/vandamálum.

• Fólk verður að skilja til hlýtar verkefnið og fá aðra sem viðkoma því til þess að vera með sér í því.

• Mikilvægt að virkja fólk og fá það til þess að taka frumkvæði og vera með

• Fólk leitar að rót vandans• Upplýsingar eru 5s’aðar• Ástandi er breytt vegna staðreynda ekki vegna

“kannski” eða tilfinningar. • Auðveldara að sannfæra aðra og skilja aðra• Kemur af stað samskiptum innan fyrirtækisins

Hvar eru þeir geymdir

• Sýnilegir• Ekki setja þá í skúffu og gleyma þeim• DMS töflur / Visual management• Alltaf að vera að athuga mælikvarðana – var

kenningin rétt??• Alltaf að hafa hann uppi, gera, endurgera, skoða

o.s.frv.• Kaffistofum, fundarherbergjum - þar sem hentar þínu

fyrirtæki.

Annað

• Góðir A3 er búið að skrifa upp aftur og aftur og þróa með tímanum eftir því sem finnst meira um vandamálið – þristurinn er lifandi skjal

• Það þarf ekki að hafa “fancý” sniðmát til að gera góðan þrist – hjá Alcoa í brasilíu er allt gert með blýanti – gröf líka teiknuð upp í höndum.

• Ekki hrapa að álykum og reyna quick fix, go to the gemba, notaðu 5 afhverju og reyndu að finna rótarorsök.

• Því meira sjónrænt í þristinum því betra þ.e. Nota myndir, gröf o.s.frv.

• Mikilvægast að byrja og reyna!

• Muna að þetta á að segja sögu!

Það sem ekki virkaði

• Fólk (m.a. ég) vill alltaf fara auðveldu leiðina og gera A3 á klukkutíma– Við verðum stanslaust að minna okkur sjálf á og aðra að “go

to the gemba” og spyrja afhverju.

• A3 er bara jafn gott og sá sem notar þá þ.e. ef ekki er ekki virkur og liggur bara í skúffu einhvers staðar þá gagnast hann jafn mikið og hvert annað tól.

• Mjög algengt að það var verið að ýta dagsetningu til baka án þess að nokkur afleiðing væri.

• Oft var settur SPA á verkefni og hann vissi ekki einu sinni af því.

Annað efni

• Námskeið – A3 thinking o.fl á lean.org• Frí webinar um A3 og önnur tól www.lean.org• Bækur – • Managing to learn• Understanding A3 Thinking: A Critical Component of

Toyota's PDCA Management System• o.sfrv. o.s.frv.

Næsti fundur

• Verður hjá Arionbanka 4.nóv 2010• Efni: Notkun Lean í bankakerfinu• Framsögumaður: Unnur Ágústsdóttir, verkefnastjóri,

MPM• Staðsetning: Arion banki, Borgartún 19 bíósalur, 1

hæð

Takk fyrir

Spurningar???