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CONCLUSIONES

Después de haber realizado el presente trabajo especial de grado y

recabado toda la información pertinente a las variables en estudio, las cuales

permitieron el diseño de un programa de control interno para el manejo del

efectivo en la Tesorería General del Estado Zulia, el cual se realizó mediante

la aplicación de un instrumento, tipo entrevista hecho al personal involucrado

en el manejo del efectivo con la ayuda de la observación directa realizado

por las propias investigadoras en el sitio de trabajo, de los cuales se

concluyó lo siguiente:

Con referencia al diagnostico de la situación actual en cuanto a los

lineamientos de control interno existente:

FF Se determinó que las actividades realizadas por la dependencia no

obedecen a un plan elaborado previamente lo que origina un retraso

en las actividades, y deficiencia laboral, por lo que surge la necesidad

de diseñar un programa de control interno en el efectivo que permita

a los empleados trabajar o realizar actividades sistemáticas dirigidas

al manejo de esta área.

FF Se pudo determinar que no existían ningún control interno formal que

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sirviera al ente como instrumento controlador, ya que lo mas parecido al

control interno existente dentro de esta dependencia se basa

prácticamente en la experiencia laboral de cada uno de los funcionarios,

siendo estos controles llevados de manera informal y a libre albedrío, lo

que ocasiona un descontrol en los procesos que en esta dependencia se

realizan.

FF No cuentan con el establecimiento formal de normas, políticas y

procedimientos que permita a la dependencia tener una fluidez

adecuada en cuanto a los procesos que realizan, ocasionando

multiplicidad de funciones ya que las actividades no se encuentran

debidamente segregadas, originando trastornos a la dependencia lo

que se convertirá en debilidades para la misma.

A su vez se observó en el objetivo especifico N° 2 referente a la

evaluación del control interno en el área del efectivo de la Tesorería General

del Estado Zulia;

FF Donde la dependencia presenta insuficiencia en cuanto a los

conocimientos de la información, ya que los funcionarios que laboran

en esta dependencia no están al tanto de las actividades que se

realizan en ellas.

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Con respecto al mismo objetivo enfocándose en el indicador Caja Chica

se determinó que:

FF Los funcionarios que trabajan en la Tesorería General del Estado

Zulia no cumplen a cabalidad con las normas de control referente al

indicador y poseen un desconocimiento de las actividades que realiza

el custodio del fondo, esto se debe a la insuficiencia de los canales

de información que no cumplen en su totalidad la función que le

corresponde, que es la de transmitir de manera veraz y oportuna lo

concerniente a lo establecido en cada reglamento y a las

modificaciones que se realizan con respecto al mismo.

FF Asimismo en lo concerniente al indicador Fondos en Avances se

determinó que los fondos destinados al pago de los gastos

presupuestarios no son suficiente para cubrir los gastos aprobados,

ya que cuando se presupuesta no se toman en cuenta los factores

externos que puedan afectar directamente al patrimonio público, y

que a la hora de cancelar dichos gastos los recursos monetarios no

resultan suficiente para solventar las necesidades u obligaciones que

tenga la dependencia.

FF El personal de la dependencia no esta claramente informado en

cuanto a que si los desembolsos efectuados corresponden a créditos

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aprobados por la ley de régimen presupuestarios, lo que se traduce

en debilidades de control causando daños como; retraso en los

adelantos destinados al fondo en avance y un bajo nivel de

información para el manejo adecuado del fondo.

Por otro lado, analizando el área del efectivo del indicador Libro

Auxiliar de Banco, se observó que en este libro existe una diversidad de

cuentas bancarias que presentan problemas judiciales, ya que estas están

representadas literalmente en el balance general de la hacienda pública

reflejadas solamente en papel pero que en la realidad no existen, debiéndose

esto a la intervención de ciertas entidades bancarias como el banco

Maracaibo y el banco Latino, y que a la hora de presentar una disponibilidad

en cuanto a la liquidez monetaria de la dependencia muestran un monto que

no es el real.

Con respecto al objetivo especifico N° tres referido al análisis del aspecto

legal aplicado a la Tesorería General del Estado Zulia, se observó que:

FF La dependencia se basa limitadamente a los lineamientos y normas

existentes de acuerdo a las leyes y reglamentos del sector publico,

debido al desconocimiento de los formalismos de control interno que

tienen los funcionarios que laboran en la Tesorería, especialmente en

el área del efectivo, lo que se traduce en debilidades de tipo legal en

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cuanto a los procedimientos que exige lo establecido dentro de estas

leyes.

Por su parte, analizando el aspecto legal, en cuanto al indicador Ley

Organiza de Hacienda Pública, se detectó que los funcionarios de la

dependencia no se apegan a lo establecido por las normas de control de la

presente ley, trayendo como consecuencia debilidades tales como; fallas en

los canales de comunicación, falta de información por parte de los

funcionarios de la Tesorería, debilidades de control administrativos y

contables.

Asimismo, de acuerdo con el indicador referente al Reglamento sobre el

manejo de los fondos en avances, se determinó que:

FF La Tesorería General del Estado Zulia infiere sobre lo establecido en

dicho reglamento, ya que los funcionarios no presentan un alto índice

de familiaridad y manejo adecuado con los procedimientos de control

aplicados en este reglamento, trayendo como consecuencia el

incumplimiento del este a cabalidad y ocasionando fallas en el

procesamiento de la información.

FF Se pudo determinar que no existe una buena coordinación de las

actividades realizadas en el área del efectivo, ocasionado por el

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desconocimiento de los procesos de control y las formalidades

establecidas para el manejo de los fondos en avances por parte de la

mayoría de los funcionarios que laboran en esta dependencia, siendo

un punto desfavorable para la dependencia.

Por otro lado, con respecto al indicador Reglamento sobre el manejo del

Fondo Fijo de Caja Chica, se observó que:

FF La Tesorería General del Estado Zulia, se rige por lo establecido en el

decreto Nº 800 de manera irregular y que cumple de manera informal

con la información contenida en todos sus artículos.

FF Los funcionarios de la Tesorería difieren con las normas estipuladas y

descritas en el decreto Nº 800 del manejo de caja chica, en cuanto a

la apertura, custodia y prohibiciones que se discriminan en dicho

decreto, ya que en su mayoría los funcionarios desconocen la

información adecuada para controlar dicho fondo.

Para concluir, de las consideraciones anteriores, la Tesorería General del

Estado Zulia, presenta un control interno deficiente en el área del efectivo,

los funcionarios de la dependencia desconocen los procedimientos de control

que deben ser aplicados para cumplir con las actividades en el manejo del

efectivo, lo que se traduce en debilidades para la dependencia, ya que el

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efectivo es una partida que debe manejarse con el debido conocimiento y

acertados procedimientos que aseguren una correcta realización de las

actividades en dicha área.

Asimismo el desconocimiento de las formalidades de control por parte de

los funcionarios de la Tesorería, ocasiona fallas tanto en los canales de

comunicación como en el desempeño de las actividades que se realizan,

originando la implantación de normas, políticas y procedimientos que

permitan analizar y evaluar los procesos de control interno en el área del

efectivo de la dependencia.

Se puede destacar además, que en el contenido del diseño se

describen actividades específicas las cuales cumplen con las normas y

políticas y de esta misma manera forma parte de los procedimientos

detallados que se deben realizar en la dependencia lograr un mayor control

de todas las actividades a ejecutar dentro del manejo del rubro de efectivo en

la dependencia.

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RECOMENDACIONES

De acuerdo a las conclusiones anteriores, se procede a dar las

recomendaciones establecidas por las investigadores para el manejo del

efectivo en la Tesorería General del Estado Zulia.

FF La recomendación principal trata de la implantación a muy corto plazo

del diseño planteado para que de esta manera en muy poco tiempo la

dependencia mantenga un control verdadero del rubro de efectivo.

FF Realizar un plan de control interno elaborado previamente por el cual

se regirá el personal que labora en el área del efectivo de la Tesorería

General del Estado Zulia, permitiéndoles realizar las actividades de

manera oportuna y en el momento necesario, generando de esta

manera que las labores de cada persona sean eficientes.

FF Implementar de manera formal el control interno donde todas y cada

una de las personas que laboran en esta dependencia, estén al tanto

de los procedimientos que deben seguir que aunado a la experiencia

que cada uno presenta podrá lograr de manera satisfactoria un control

de las actividades realizadas.

FF Realizar un instructivo administrativo donde se establezca de manera

formal las normas, políticas y procedimientos que regulen las

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operaciones administrativa y contable de acuerdo al régimen legal,

estadal y nacional, permitiendo tener una fluidez en los procesos que

se convertirán en fortalezas para la dependencia.

FF Presentar por escrito el funcionamiento de las actividades que se

realizan dentro de cada área de la dependencia, evitando el

desconocimiento de los procesos por parte de los funcionarios que

laboran en la Tesorería general del Estado Zulia.

FF Mejorar los canales de comunicación y velar porque estos cumplan

con sus funciones, los cuales tendrán que transmitir de manera

oportuna y veraz la información concerniente de las normas, políticas

y procedimientos que debe seguir cada funcionario que labora dentro

de la dependencia, del mismo modo pasara de manera formal y por

escrito cada modificación que se realiza en cualquier área que tenga

que ver con el rubro del efectivo, permitiendo así que el personal

tenga pleno conocimiento de los procesos que allí se realizan.

FF Informar a los funcionarios todo lo referente al decreto de la caja chica

el cual será modificado cada cierto tiempo, por lo que estarán en el

deber de comunicar dicha modificación y tener al tanto al personal de

las disposiciones que se establecen en cuanto al manejo del fondo,

entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:

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- El monto total del fondo fijo de caja chica se establecerá por un

monto máximo de un millón de bolívares (1.000.000,oo).

- El límite máximo que se podrá pagar por Caja Chica será de

cien mil bolívares (100.000.oo)

- Todos los desembolsos mayores del monto anterior deberán

efectuarse por medio de cheques nominativos.

- El órgano de control interno de la Tesorería General del

Estado Zulia podrá efectuar arqueos de caja chica de

manera sorpresiva, al menos una vez al mes.

- No se realizarán vales provisionales por ningún motivo, entre

otras disposiciones que se establecen en el diseño de esta

investigación.

FF Realizar el presupuesto general de acuerdo a los recursos monetarios

con que cuenta la tesorería obtenidos durante el periodo

correspondiente y, que a su vez, sean tomados en cuenta los factores

externos como la inflación y las tasas de interés, que afectan

directamente al patrimonio público, para poder cancelar los diferentes

209

gastos con medios suficiente para solventar las necesidades y

demás obligaciones que tenga la dependencia.

FF La Tesorería deberá cumplir con el control de las órdenes de pago, a

través de bases y mecanismos puestos en práctica por los

funcionarios de la dependencia y que estén sustentadas por la ley de

régimen presupuestario.

FF Asimismo, en lo concerniente a los fondos en avances, deben estar

destinados al pago de los gastos presupuestarios, para cubrir los

gastos aprobados por la Ley de Presupuestos, y los desembolsos

efectuados deben corresponder a los créditos que sean aprobados

por la ley de régimen presupuestarios, originando de esta manera

avances en el nivel de la información para el manejo adecuado del

fondo en avances y en el área del efectivo.

FF Los procedimientos adecuados para la partida de banco, consistirá

inicialmente al cierre de las diversas cuentas corrientes existentes en

el balance general de la hacienda pública, ajustándolas contra la

cuenta respectiva del plan único de cuentas de la gobernación, para

sanear y limpiar de manera definitiva los estados financieros de la

hacienda pública, logrando la actualización definitiva de estos.

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FF De acuerdo con las actividades realizadas para la partida de banco,

se deberá tomar en cuenta el manejo adecuado de las cuentas

bancarias, el control de las chequeras, la limitación en cuanto a los

montos de los cheques y la preparación de las disponibilidades

bancarias.

FF La Tesorería General del Estado Zulia deberá llevar un libro auxiliar

de banco habilitado por la Contraloría General, y que de igual forma

permita establecer un adecuado control de los procedimientos

referido al manejo de las cuentas bancarias donde el resguardo y la

verificación de los pagos garantice una diligencia optima sobre los

procesos realizados.

FF Informar al personal de la Tesorería General del Estado Zulia, de

cada uno de los reglamentos que se apliquen al manejo del efectivo

y, que de ser posible, se realicen reuniones donde se informe a los

funcionarios de la dependencia, los estatutos que comenzaran a regir

a partir de cualquier modificación que indique algún decreto, así

como para las leyes correspondientes.

FF Se debe realizar un entrenamiento al personal acerca de la

implantación de este programa para así dar pautas hacia el logro del

objetivo que se espera alcanzar.

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FF Desarrollar periódicamente las evaluaciones de desempeño de los

funcionarios con respecto rubro de efectivo, para así de esta manera

vigilar la aplicabilidad de este diseño.

FF Designar un responsable encargado de vigilar y supervisar que se

cumplan las normas, políticas, y procedimientos establecidas.

FF Proponer que se realice por lo menos una vez al mes, una auditoría

parte de la Contraloría General del Estado Zulia, que les permita

analizar, detectar y corregir los posibles errores que puedan

presentarse dentro de esta dependencia, logrando esto mediante

estrategias administrativas que ayuden a la implantación de un

verdadero control interno.