A Practical Guide to usingSocial Media in your Job

An overview

A WORKING SMARTER RESOURCE

Jane HartCentre for Learning & Performance Technologies

bit.ly/some4job

2

In the workplace, individuals are making increasing use of social media tools to support their own as well as their team's performance and productivity.

The free availability of a huge number of online tools means that it is now very quick and easy to set up and use these tools for your own purposes. 

The Guide looks at a range of activities you are likely to encounter in your job and how using social media tools can help you and your team become more productive.  The complete Guide is available at bit.ly/some4job

About this Guide

A Practical Guide to using Social Media in your Job

3

1 – Finding things out on the Web2 – Keeping up to date with new content on the Web3 – Building a trusted network of colleagues4 – Communicating with your colleagues5 – Sharing resources, ideas & experiences with your colleagues6 – Collaborating with your colleagues7 – Improving your personal productivity

Contents

A Practical Guide to using Social Media in your Job

If you are looking for help or information whilst you are doing your job, what do you do? Where do you go first?

1 ‐ Finding things out on the Web

4A Practical Guide to using Social Media in your Job

If you can't find the answer in your organisation's intranet or learning portal, then you, like millions of other people probably go to Google. In fact Google.com receives 7.2 billion daily page views and 620m daily visitors. But are you getting the most out of Google? In How to use Google to search effectively, we look at some of the clever ways you can use Google to get the best search results.

5A Practical Guide to using Social Media in your Job

But don't forget there are also a number of other and tools around to search the web.  

You'll find some suggestions in Search the web with other tools

6A Practical Guide to using Social Media in your Job

Wikipedia and YouTube usually rank quite highly on a search results list. But what other sources are useful and valuable that you should know about? We list some useful sources of information and instruction.

7A Practical Guide to using Social Media in your Job

The world is changing fast, and your job may require you to keep up to date with what is happening in your industry. In this section we look at some ways to do this.

2 ‐ Keeping up to date with newWeb content 

8A Practical Guide to using Social Media in your Job

Be kept informed about what's happening by 

monitoring the web for new content using 

Google Alerts.

9A Practical Guide to using Social Media in your Job

Read industry, analyst or organisation blogs where new postings are being made all the time.

10A Practical Guide to using Social Media in your Job

Even better, subscribe to blog and website news so that it is sent to you automatically, rather than you having to spend valuable time searching for new content, and aggregate all your news feeds in a reader like Google Reader

11A Practical Guide to using Social Media in your Job

Another very important and key way of keeping up to date is to be in constant contact with colleagues whose opinions and thoughts you trust and value.

3 ‐ Building a trusted network of colleagues

12A Practical Guide to using Social Media in your Job

Although Facebook is often frowned upon in business circles, it has over 400 million users, so there are plenty of opportunities to build a network of colleagues from all over the world if you so desire.

13A Practical Guide to using Social Media in your Job

LinkedIn is a large network aimed at professional people, where its focus is to help members establish professional connections with others.

14A Practical Guide to using Social Media in your Job

Twitter is a public micro‐updating service which allows individuals to 

keep in touch with one another using tweets of up to 140 

characters.

15A Practical Guide to using Social Media in your Job

Yammer is a private micro‐sharing service for both in‐company and community use ‐ based on 140 character updates.

16A Practical Guide to using Social Media in your Job

Communication is a key aspect of working effectively and productively in your team, department or organisation.

4 ‐ Communicating with yourcolleagues

17A Practical Guide to using Social Media in your Job

Email has become the standard way of communicating online, whether it be friends, family, colleagues or business. Web‐mail has now become very popular, particularly Gmail, because it is accessible from any computer ‐ at home or work.

18A Practical Guide to using Social Media in your Job

There are also a number of spin‐off systems that extend the functionality of webmail even further, i.e. Google Buzz ‐ which extends email into a conversation, and Google Wave ‐ which extends email into a real‐time conversation

19A Practical Guide to using Social Media in your Job

Instant messaging (IM) has also become a very important way for people to communicate with one another immediately. Skype is an important tool supporting both text chat and voice calls. 

20A Practical Guide to using Social Media in your Job

If instant messaging is blocked in your organisation, as it sometimes is, other alternatives are online talk and video groups, like Voxopop and Zorap.

21A Practical Guide to using Social Media in your Job

Although many web meeting systems are enterprise tools, there are a range of web meeting tools that offer a range of functionality for small meetings that anyone can set up, and for free.

For instance Dimdim is free for up to 20 users

22A Practical Guide to using Social Media in your Job

A key feature of the use of social media is that it supports sharing ‐ of resources, ideas and experiences.

5 ‐ Sharing resources, ideas and experiences with your colleagues

23A Practical Guide to using Social Media in your Job

Sharing calendars:  One of the simplest things to share is your calendar, this will let you easily schedule meetings and events with others. One useful tool for doing this is to use Google Calendar

24A Practical Guide to using Social Media in your Job

Sharing files: If you want to share files across computers or with others, there are a number of tools to support this. Dropbox is a very popular tool.

25A Practical Guide to using Social Media in your Job

Sharing web links. If you want to share weblinkswith others, then social bookmarking tools are an easy way to do this. Two popular social bookmarking tools are Delicious and Diigo

26A Practical Guide to using Social Media in your Job

Sharing resources: If you want to share resources like photos, videos, documents, presentations, etc) with others, there are a number of major hosting sites that allow you to upload your own resources and then share them privately or publically with others, e.g. Flickrfor images, YouTube for videos and screencasts, Slideshare and Prezi for presentations.

27A Practical Guide to using Social Media in your Job

Sharing ideas, experiences and more: You might want to consider using blogging or podcasting tools to do this. With blogging tools you can write regular blog postings that document your thoughts that others can comment on. A very easy tool to get started with blogging is Posterous.   If you prefer to create podcasts, then these can easily be achieved using a tool like Audacity.

28A Practical Guide to using Social Media in your Job

A further aspect of the use of social media is that it supports group and team collaboration.

5 – Collaborating with yourcolleagues

29A Practical Guide to using Social Media in your Job

30

Collaborative working normally refers to a group of people working together to create a document, presentation, spreadsheet etc. Online office suites let people work together on a file and have an equal ability to add, edit, or delete items in it. Working collaboratively in this context means only one version of the document is maintained ‐ rather than multiple copies showing different edits. Google Docs is the most online office/collaboration suite.

A Practical Guide to using Social Media in your Job

31

There are also a range of live text collaboration tools that support real‐time collaborative writing and useful for ad hoc collaboration, e.g. TypeWithMe.

32

Wikis ‐ or editable web pages ‐provide another way of working collaboratively on a common resource, e.g. building a knowledge base or resource area. Once again there are a range of wiki tools available to do this, but PBWorks is a useful one

A Practical Guide to using Social Media in your Job

33

When working within a team or group you might want to have a shared group workspace where you have access to a number of social media tools to work together as a group. Grou.ps is a free tool that easily lets you set up a secure, private group space with social networking functionality, forums, blogs, wikis etc as well as RSS feed.

A Practical Guide to using Social Media in your Job

Here are some further tools that will help to improve your personal productivity as well as aggregate the resources and tools you already have.

7 – Improving your personalproductivity

34A Practical Guide to using Social Media in your Job

35

Having a good online experience is essential in order to manage your own personal productivity, so it goes without saying you need a good web browser, as it is your "window on the web world". Firefox is a very popular, free, open source browser. One of the reasons for its popularity is the thousands of add‐ons available for it which increases its functionality.

A Practical Guide to using Social Media in your Job

36

Another useful tool is a personal online dashboard. This lets you 

keep track of all your online activities in one place, and is also 

know as a "start page". One of the most popular dashboards is iGoogle, which lets you create a customised version of the Google home page as your personal start page, where you 

can aggregate content from different social media tools.

A Practical Guide to using Social Media in your Job

37

There are many other tools that can help to improve your personal productivity, e.g. tools for keeping your computer backed‐up, for information and time management, as well as note taking. Many tools also provide collaboration features so can also support team productivity.

A Practical Guide to using Social Media in your Job

38

Find the complete Guide at

bit.ly/some4job

A Practical Guide to using Social Media in your Job