A Manuale controlli I livello 1-10-2009 - pofesr.basilicata.it · controlli di primo livello...

Manuale delle procedure per i controlli di primo livello

Manuale ai sensi dell’articolo 60, lettera b), Reg. CE 1083/2006 e dell’articolo 13 Reg. CE 1828/2006

(Versione 1.0 del 30 marzo 2010 accettata dalla Commissione europea - DG REGIO con Nota n. 3658 del 29 aprile 2010) PO FESR Basilicata 2007-2013 - CCI 2007 IT16 1 PO 012 Decisione della Commissione Europea C(2007) 6311 del 7.12.2007

Regione Basilicata Dipartimento Presidenza Giunta Autorità di Gestione PO FESR Basilicata 2007-2013 Via Vincenzo Verrastro, 4 – 85100 Potenza E-mail: [email protected]

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INDICE 1. ACRONIMI ED ABBREVIAZIONI..................................................................................................................... 1 2. FINALITÀ E RIFERIMENTI NORMATIVI ...................................................................................................... 1 3. L’ORGANIZZAZIONE PREPOSTA A SVOLGERE LE VERIFICHE EX ARTICOLO 13 DEL REG. (CE) N. 1828/2006 ............................................................................................................................................................. 4 4. PROCEDURE DI CONTROLLO PER LE OPERAZIONI A TITOLARITÀ ED A REGIA REGIONALE 6 5. LE VERIFICHE AMMINISTRATIVE [EX ART. 13, PAR. 2, LETTERA A), DEL REG. CE 1828/2006] 14 6. LE VERIFICHE IN LOCO [EX ART. 13, PAR. 2, LETTERA B), DEL REG. CE 1828/2006] .................... 15 7. IL CAMPIONAMENTO DELLA SPESA PER LE VERIFICHE IN LOCO ................................................. 17

7.1. ANALISI DEL RISCHIO ..................................................................................................................................... 17 7.2. ESTRAZIONE DEL CAMPIONE........................................................................................................................... 18

8. I CONTROLLI “A VALLE” SULLA STABILITÀ DELLE OPERAZIONI ................................................. 19 9. ALTRI CONTROLLI PREVISTI DALLA NORMATIVA COMUNITARIA, NAZIONALE O REGIONALE.................................................................................................................................................................. 20

9.1. CONTROLLI “A MONTE” DA PARTE DELL’AUTORITÀ DI GESTIONE ................................................................. 20 9.1.1. Controlli e pareri dell’AdG sugli atti programmatici.............................................................................. 20 9.1.2. Verifiche dell’AdG sulle informazioni fornite ai beneficiari.................................................................. 21

9.2. I CONTROLLI SULLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE: VERIFICA DEI REQUISITI DICHIARATI DA PRIVATI E IMPRESE 21 9.3. I CONTROLLI DELL’UFFICIO “CONTROLLO INTERNO DI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA” E DELL’’UFFICIO “RAGIONERIA GENERALE” ........................................................................................................................................... 24

10. PISTE DI CONTROLLO [EX ART. 15 DEL REG. CE 1828/2006] ........................................................... 26 10.1. FINALITÀ E MODELLO DI RAPPRESENTAZIONE DELLA PISTA DI CONTROLLO ................................................... 26 10.2. SCHEDA ANAGRAFICA DELLA PISTA DI CONTROLLO ....................................................................................... 26 10.3. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DEI PROCESSI DELLA PISTA E DETTAGLIO DELL’ATTIVITÀ DI CONTROLLO............. 28

10.3.1. Macroprocesso: Realizzazione di Opere Pubbliche a regia regionale............................................... 31 10.3.2. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e Servizi a regia regionale ..................................................... 50 10.3.3. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e servizi a titolarità regionale - URLI beneficiario .............. 58 10.3.4. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e servizi a titolarità regionale - AdG beneficiaria ................ 63 10.3.5. Macroprocesso: Erogazione di finanziamenti a privati e imprese..................................................... 68

10.4. DOSSIER DI PROGETTO.................................................................................................................................... 78 10.5. PROCEDURE DI APPROVAZIONE E GESTIONE DELLE PISTE DI CONTROLLO ...................................................... 79

11. CHECK LIST DI PROGETTO ...................................................................................................................... 80 11.1. CHECKLIST GENERALE ................................................................................................................................... 82 11.2. CHECK LIST “PROCESSO DI REVISIONE”.......................................................................................................... 83 11.3. CHECKLIST AMBIENTALE................................................................................................................................ 84 11.4. CHECKLIST PER GLI APPALTI PUBBLICI ........................................................................................................... 85 11.5. CHECK LIST “MISURE DI AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE” ................................................................................. 93 11.6. CHECK LIST “PROCESSO PAGAMENTI FATTURE”............................................................................................. 98 11.7. CHECK LIST “MISURE DI PUBBLICITÀ”............................................................................................................ 99 11.8. CHECK LIST PER OPERAZIONI DI “EROGAZIONE DI FINANZIAMENTI A PRIVATI E IMPRESE (AIUTI)” A TITOLARITÀ REGIONALE ............................................................................................................................................. 101

12. VERBALE DEI CONTROLLI IN LOCO ................................................................................................... 104 13. LA REGISTRAZIONE DEI CONTROLLI ................................................................................................ 106 14. LA GESTIONE INFORMATIZZATA DEI CONTROLLI....................................................................... 107 15. L’ATTIVITÀ DI REPORTING SUI CONTROLLI................................................................................... 109 16. ALLEGATI..................................................................................................................................................... 110

Manuale dei controlli di primo livello

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1. Acronimi ed abbreviazioni

FESR Fondo Europeo di Sviluppo Regionale

QSN Quadro Strategico Nazionale 2007-2013

PO Programma Operativo FESR 2007-2013 della Regione Basilicata approvato con Decisione della Commisione Europea C(2007) 6311 del 07.12.2007

MEF Ministero dell’Economia e delle Finanze

IGRUE Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l’Unione Europea all’interno del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato (RGS) del MEF

AdG Autorità di Gestione del PO FESR 2007-2013 – Dirigente pro-tempore dell'Ufficio “Autorità di Gestione del POR Basilicata 2000-2006 e del PO FESR Basilicata 2007-2013”

AdC Autorità di Certificazione del PO FESR 2007-2013 - Dirigente Pro-tempore dell’Ufficio “Risorse Finanziarie, Bilancio e Fiscalità Regionale” del Dipartimento Presidenza della Giunta

AdA Autorità di Audit del PO FESR 2007-2013 -Dirigente Pro-tempore dell’Ufficio “Controllo Fondi Europei” del Dipartimento Presidenza della Giunta

SIMIP Sistema Informativo del PO FESR 2007-2013 (Sistema informativo di monitoraggio degli Investimenti Pubblici)

URLI Ufficio regionale del Responsabile della Linea di Intervento

RLI Responsabile della Linea di Intervento (Dirigente pro-tempore dell’URLI), individuati con la D.G.R. n. 46 del 20 gennaio 20091

SGC Sistema di Gestione e Controllo (management and control system)

D.G.R. Deliberazione della Giunta Regionale

B.U.R. Bollettino Ufficiale Regione della Regione Basilicata sul quale sono pubblicate le Leggi regionali, le D.G.R. e le Determinazioni Dirigenziali, disponibile anche on line sul sito web www.basilicatanet.it

2. Finalità e riferimenti normativi

L’articolo 60 del del Regolamento (CE) n. 1083/2006 attribuisce all’Autorità di Gestione la responsabilità della gestione e attuazione del Programma Operativo conformemente al principio della sana gestione finanziaria e, in particolare, la lettera b) del citato articolo dispone che essa è tenuta “a verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti e l'effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali; possono essere effettuate verifiche in loco di singole operazioni su

1 La D.G.R. n. 46 del 20 gennaio 2009è consultabile nell’Appendice della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con DGR n. 1066 del 10.06.2009.

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base campionaria conformemente alle modalità di applicazione che devono essere adottate dalla Commissione secondo la procedura di cui all'articolo 103, paragrafo 3”.

Tra le funzioni proprie e prioritarie attribuite all’AdG vi è, infatti, quella di valutare ed accertare, attraverso meccanismi codificati di verifica, l’ammissibilità della spesa rendicontata alla Commissione europea, sulla base dei principi di effettività, legittimità e documentabilità.

Si fa, pertanto, riferimento ai cosiddetti controlli di I livello, cioè i controlli da esercitare in concomitanza con la gestione del Programma e diretti a verificare sia la corretta esecuzione delle operazioni e delle relative spese dichiarate dai beneficiari, sia la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali in materia di aiuti di stato, di ambiente, pari opportunità e non discriminazione, sia il rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti, oltre che degli obblighi in materia di informazione e di pubblicità.

A tale proposito l’articolo 13, del Reg. (CE) n. 1828/2006 di attuazione del Reg. (CE) n. 1083/2006, così recita:

1. Ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni di cui all’articolo 60, lettera a), del regolamento (CE) n. 1083/2006 l’autorità di gestione garantisce che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati.

Prima di prendere la decisione in merito all’approvazione, essa si assicura che il beneficiario sia in grado di rispettare tali condizioni.

2. Le verifiche che l’autorità di gestione è tenuta a effettuare a norma dell’articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006 riguardano, a seconda del caso, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni. Le verifiche consentono di accertare che le spese dichiarate siano reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali. Esse comprendono procedure intese a evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali o comunitari o attraverso altri periodi di programmazione. Le verifiche comprendono le seguenti procedure: a) verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari; b) verifiche in loco di singole operazioni.

3. Qualora le verifiche in loco di cui al paragrafo 2, lettera b), relative a un programma operativo, siano effettuate su base campionaria, l’autorità di gestione conserva una documentazione che descriva e giustifichi il metodo di campionamento e indichi le operazioni o le transazioni selezionate per la verifica. L’autorità di gestione definisce le dimensioni del campione in modo da ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle pertinenti transazioni, tenendo conto del grado di rischio da essa identificato in rapporto al tipo di beneficiari e di operazioni interessati. Il metodo di campionamento viene riesaminato ogni anno.

4. L’autorità di gestione stabilisce per iscritto norme e procedure relative alle verifiche effettuate in conformità del paragrafo 2 e tiene una documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate.

5. Qualora l’organismo designato come Autorità di Gestione sia anche beneficiario nel quadro di un programma operativo, le disposizioni riguardanti le verifiche di cui ai paragrafi 2, 3 e 4 garantiscono un’adeguata separazione delle funzioni in conformità dell’articolo 58, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006.

Nella definizione delle modalità, degli strumenti e delle procedure da porre in essere per garantire, nel corso della gestione, la correttezza, la regolarità e la legittimità dell’esecuzione degli interventi finanziati dal PO, il sopra richiamato articolo 13 del Reg. (CE) n. 1828/2006 precisa che le verifiche


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poste in essere devono riguardare a seconda dei casi oltre gli aspetti amministrativi, gli aspetti finanziari, tecnici e fisici delle operazioni tendendo ad accertare la realità, la leggittimità, la regolarità della spesa rendicontata. Nel rispetto di tali prescrizioni, l’AdG del Programma verifica: ‐ la disponibilità di procedure volte ad assicurare che tutta la documentazione tecnico-

amministrativa e pertinente a spese e pagamenti specifici sia conservata in maniera adeguata; ‐ la registrazione dell’ubicazione e dell’organismo che detiene i documenti; ‐ la possibilità di accesso ai documenti da parte dei soggetti preposti, e si assicura che l’implementazione del sistema dei controlli di I primo livello comprenda: • controlli delle singole operazioni finanziate, distinti in:

- controlli documentali, effettuati in sede di istruttoria, finanziamento, attuazione degli interventi e per la verifica della rendicontazione della spesa, analizzando la documentazione prodotta dai beneficiari. Tali controlli riguardano l’intera platea dei progetti finanziati;

- controlli in loco, effettuati su base campionaria, finalizzati ad accertare l’effettività e la correttezza della spesa, la corretta esecuzione dei lavori e delle opere finanziate, nonché la veridicità delle dichiariazioni e della documentazione presentata dai beneficiari;

• controlli di sistema, svolti direttamente dall’AdG del PO FESR, diretti a verificare le attività di definizione ed implementazione delle procedure necessarie a garantire il corretto funzionamento del sistema dei controlli di primo livello a livello di Linee d’Intervento del Programma.

Sotto il profilo metodologico, l’AdG del PO FESR della Regione Basilicata ha previsto per lo svolgimento dei controlli di I livello: ‐ l’adozione di adeguate piste di controllo distinte per tipologia di operazione e linee

d’intervento del programma (cfr. Capitolo 10); ‐ l’adozione di check list di progetto (cfr. Capitolo 11) per le verifiche dei singoli interventi

finanziati, specificate a secondo della tipologia delle operazioni da verificare (infrastrutture, aiuti alle imprese e servizi), dei soggetti beneficiari (Regione Basilicata, altri soggetti) e della modalità di attuzione (a titolarità o a regia regionale).

‐ la formulazione di verbali utili alla registrazione delle attività, dei contenuti e degli esiti del controllo effettuato (cfr. Capitolo 12);

‐ l’adozione di un “Registro dei Controlli” nel quale contabilizzare le date dei controlli, i nominativi degli auditor e gli esiti del controllo, nonché un data base informatizzato delle check-list di controllo e dei relativi verbali, adeguatamente compilati e sottoscritti (cfr. Capitolo 13).

Alle succitate disposizioni regolamentari, si aggiunge la Nota COCOF 08/0020/04-EN del 5 giugno 2008 che ha approvato il “Documento di lavoro riguardante le buone pratiche in materia di controlli di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di Coesione per il periodo di programmazione 2007-2013 (05-06-2008)”.2

Si tratta di un “documento di orientamento” per gli Stati Membri avente l’obiettivo di fornire indicazioni su alcuni aspetti pratici relativi all’applicazione dell’Articolo 13 del Regolamento CE

2 La traduzione della Nota COCOF 08/0020/04-EN - Versione finale del 05/06/2008 – “Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 – 2013 programming period”

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1828/2006, alla luce delle missioni di audit della Commissione eseguite nel periodo di programmazione 2000-2006. Considerata l’utilità delle indicazioni e delle best practice in esso contenute lo stesso viene allegato al presente Manuale, di cui forma parte integrante e sostanziale (Allegato “A”)3.

L’impostazione data al presente documento, pertanto, nel rispondere a quanto richiesto dai principali Regolamenti sui Fondi Strutturali già richiamati, oltre che dai diversi documenti di fonte comunitaria e/o nazionale4 diffusi sul tema “controlli”, è quella di rappresentare per gli addetti ai controlli del PO FESR Basilicata 2007-2013 uno strumento operativo che consenta di assicurare efficacia e regolarità alla gestione e attuazione del PO, esplicitando i principi generali della programmazione 2007-2013 in materia di sistemi di gestione e controllo e fornendo orientamenti specifici sui controlli di I livello, attraverso una panoramica degli adempimenti, delle procedure e degli strumenti finalizzati ad assicurare un sistema di controllo efficace.

Nella redazione del presente Manuale si è tenuto conto anche degli insegnamenti in materia di controlli di primo livello del periodo del POR Basilicata 2000-2006: - esiti delle verifiche di primo livello espletate ai sensi dell’art. 4 del Reg. CE 438/2001 a valere

sulle misure FESR del POR Basilicata 2000-2006; - raccomandazioni dell’Organismo di Controllo ex art. 10 del Reg. CE 438/2001 a seguito del

system audit sull’Autorità di gestione e sui Responsabili di Misura (2008-2009); - raccomandazioni degli auditor della Commissione europea – DG REGIO a seguito della

Missione di audit n. 2008/IT/REGIO/J3/676/1 relativa al Fondo FESR svolta in Regione Basilicata dal 19 al 22 maggio 2008;

- procedure poste in essere nel periodo 2000-2006, compendiate nel “Manuale dei controlli di I livello ex art. 4 del Reg. CE 438/2001” approvato con Deliberazione di Giunta regionale n. 565 del 31 marzo 2009 (BUR n. 18 del 16 aprile 2009);

Il presente Manuale, pertanto, sviluppa e disciplina i segeunti aspetti: - l’organizzazione preposta a svolgere le verifiche ex articolo 13 del Reg. (CE) n.1828/2006; - le procedure di verifica: amministrative ed in loco; - il campionamento delle spese per le verifiche in loco; - gli strumenti per l’esecuzione dei controlli di I livello: piste di controllo; check list e verbali; - l’attività di registrazione, gestione informatizzata e reporting sui controlli di I livello.

3. L’organizzazione preposta a svolgere le verifiche ex articolo 13 del Reg. (CE) n. 1828/2006

L’assetto organizzativo dell’Ufficio “Autorità di Gestione del POR Basilicata 2000-2006 e del PO FESR 2007-2013” – definito nel capitolo 2 della “Descrizione del sistema di gestione e controllo(SGC) ex art. 71” approvata con D.G.R. n. 1066 del 10 giugno 2009 - prevede, tra le altre, una Posizione Organizzativa “Controlli di Primo Livello ed Irregolarità” che supporta l’Autorità di Gestione negli adempimenti connessi alle verifiche di I livello ed alla gestione delle irregolarità5. 3 La traduzione del documento dalla versione inglese all’italiano è avvenuta a cura dell’AdG. 4 Gli stessi saranno specificatamente richiamati nella trattazione delle specifiche sezioni del presente documento. 5 Le posizioni organizzative dell’Ufficio dell’Autorità di Gestione sono “posizioni di lavoro che richiedono, con assunzione diretta di elevata responsabilità di prodotto e di risultato, lo svolgimento di funzioni di direzione di unità organizzative di particolare complessità, caratterizzate da elevato grado di autonomia gestionale e organizzativa” (art. 8, par. 1, CCNL del personale del comparto delle Regioni e delle autonomie locali” del 31.3.1999). La disciplina delle Posizioni organizzative della Giunta Regionale è stata approvata con D.G.R. n. 440 dell’8 aprile 2008. In linea con tale disciplina, con la D.G.R. n. 3 dell’8 gennaio 2009 e ss.mm.ii. sono state individuate le Posizioni Organizzative della Giunta Regionale; mentre con Determinazione Dirigenziale del Dirigente Generale del Dipartimento Presidenza della Giunta regionale n. 1033 del 17 aprile 2009 (pubblicata sul Supplemento ordinario al


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In materia di controlli di I livello essa svolge le funzioni e compiti che consentono all’AdG il rispetto delle disposizioni dell’articolo 60, lettera b) del Reg. (CE) n. 1828/2006 e dell’articolo 13 del Reg. (CE) n. 1828/2006 (sopra richiamati): - predisposizione delle piste di controllo, nonché delle norme e procedure relative alle verifiche

effettuate (verifiche amministrative sulle domande di rimborso e verifiche in loco), compresi i format delle check list ed i rapporti di controllo distinti per macroprocesso e tipologia di operazioni (a regia o a titolarità; opere pubbliche, acquisizione beni e servizi, aiuti);

- definizione delle procedure per l’adeguata acquisizione dei documenti relativi alle spese e agli audit necessari secondo quanto disposto dall'articolo 90 del reg. CE n. 1083/2006;

- predisposizione delle proposte di modifica ed integrazione delle procedure alla luce di nuove disposizioni normative, di peculiari fattispecie di operazioni oggetto di verifica, nonché di raccomandazioni di altri organismi nazionali o comunitari che effettuano controlli;

- definizione ed aggiornamento del metodo di campionamento da utilizzare per i controlli a campione in loco e conservazione della documentazione che descrive e giustifica il metodo;

- supporto all’implementazione del data base informatizzato dei controlli nell’ambito del sistema integrato di monitoraggio (SIMIP), nonché alla definizione delle procedure per la conservazione cartacea dei documenti relativi alle verifiche dai quali si evinca: il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate;

- supporto nell’istruire le variazioni della “Descrizione del sistema di gestione e controllo” ex art. 71 del Reg. CE 1083/2006 in merito alle procedure di controllo di I livello e di gestione delle irregolarità;

- supporto all’Autorità di Gestione nel coordinamento della task force di esperti impegnata nell’espletamento dei controlli di I livello;

- trasmissione all'Autorità di Certificazione di tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione, nonché alle verifiche riguardanti le procedure utilizzate per la selezione dei progetti.

- espletamento, in materia di irregolarità degli adempimenti previsti dall’articolo 70, paragrafo 1, lettera b), del Reg. CE 1083/2006 e nella sezione 4 “irregolarità” del Regolamento CE 1828/2006.

In materia di irregolarità6, tale POC assicura il supporto all’AdG nell’espletamento degli adempimenti previsti dall’articolo 70, paragrafo 1, lettera b), del Reg. CE 1083/2006 e nella sezione 4 “Irregolarità” del Regolamento CE 1828/2006, in particolare: - supporto all’AdG nel prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi

indebitamente versati compresi, se del caso, gli interessi di mora; - supporto all’AdG nel notificare ed informare la Commissione sull'andamento dei procedimenti

amministrativi e giudiziari.

Al fine di supportare l’AdG nell’espletamento dei controlli di I livello ex articolo 13 del Reg. (CE) 1828/2006, è costituita una “Task Force controlli” composta da:

«Bollettino Ufficiale» n. 21 del 1° maggio 2009) è stato emanato l’Avviso di selezione per il Conferimento degli Incarichi delle Posizioni Organizzative. 6 Per gli aspetti che attengono alla gestione delle irregolarità ex Reg. CE 1828/2006 si rinvia al Manuale delle procedure di gestione delle irregolarità.

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• Dipendenti dell’Amministrazione regionale; • Esperti esterni senior e junior (AT)

Gli esperti sono reclutati dall’AdG a valere sull’Asse VIII-GAT ed hanno il compito di svolgere i controlli di I livello nell’ambito delle strutture coinvolte nell’attuazione per le operazioni attivate in tutti gli Assi ad eccezione dell’Asse VIII-GAT7.

Il personale dell’Amministrazione regionale è rappresentato dal RLI e/o dai funzionari/dipendenti dell’URLI. Laddove sia necessario assicurare separazione tra addetti alla gestione ed addetti ai controlli, il personale è impegnato nell’attività dei controlli con ordine di servizio del proprio dirigente (RLI).

La task force è dislocata alle dipendenze dell’AdG (Modello accentrato) ed espleta le proprie attività presso gli Uffici dei Dipartimenti coinvolti nell’attuazione.

La task force si compone per lo più di due gruppi: ‐ Gruppo di Lavoro specializzato sugli “Appalti Pubblici”: infrastrutture/OO.PP., acquisizione

beni e servizi); ‐ Gruppo di Lavoro specializzato in aiuti alle imprese.

Nell’organizzazione e nell’espletamento dei controlli, l’Autorità di Gestione, il personale regionale coinvolto e gli esterni di AT tengono in considerazione le disposizioni contenute nel presente manuale e nei relativi allegati.

4. Procedure di controllo per le operazioni a titolarità ed a regia regionale

Le operazioni attivabili nell’ambito delle linee di intervento del PO possono essere attuate direttamente dalla Regione Basilicata (URLI) che, in qualità di beneficiario ne conserva la titolarità, opure sono attuate tramite Soggetti Attuatori (beneficiari), sotto la regia regionale.

Pertanto, l’organizzazione dei controlli diverge nelle tre situazioni seguenti: a) Operazioni a regia regionale; b) Operazioni a titolarità regionale in cui l’AdG non è beneficiaria; c) Operazioni a titolarità regionale in cui l’AdG è beneficiaria (Asse VIII).

Nei seguenti schemi si riassume l’organizzazione dei controlli nei tre casi succitati:

A - Operazioni a regia regionale: In questo caso la Task force opererà esclusivamente il supporto alla verifica in loco su un campione definito di operazioni; mentre la selezione dei progetti, la gestione amministrativa e le verifiche amministrative saranno di competenza degli Uffici responsabili delle linee di intervento (URLI):

7 Nell’Asse VIII-GAT i controlli sono delegati esclusivamente all’Ufficio “Provveditorato e Patrimonio” che li espleta tramite il proprio personale o con il supporto di risorse umane esterne funzionalmente dipendenti dal Dirigente di tale Ufficio, come stabilito dalla DGR n. 779 del 5 maggio 2009.


7

B - Operazioni a titolarità regionale (AdG non è beneficiaria). In tale situazione la selezione, attuazione e gestione dei progetti sarà di competenza degli Uffici responsabili delle linee di intervento (URLI). Mentre le verifiche amministrative ed in loco saranno espletate, con il supporto degli esperti esterni della task force, ossia da soggetti distinti da quelli dedicati alla gestione ed attuazione del progetto, segnatamente: - nel caso in cui l’Ufficio preveda al suo interno più posizioni organizzative, i controlli sono

espletati da una Posizione Organizzativa del medesimo Ufficio del RLI attivata con specifico ordine di servizio del RLI;

- nel caso l’Ufficio preveda al suo interno una sola posizione organizzativa, i controlli sono espletati da un soggetto esterno all’Ufficio individuato con ordine di servizio del Direttore generale tra il personale della Direzione generale o, in alternativa, di un altro ufficio del medesimo Dipartimento;

- nel caso in cui la stessa Direzione generale funga da RLI (Linee di intervento IV.2.2.B; VII.4.1.A; VII.4.2.A e VII.4.2.B), i controlli sono espletati da una Posizione Organizzativa della medesima Direzione generale attivata con specifico ordine di servizio del Direttore generale (RLI).

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Possono rientrare nella fattispecie di cui al caso B) le operazioni potenzialmente ammissili a finanziamento nell’ambito di 30 linee di intervento ricadenti negli Assi I, II, III, IV e VII del PO FESR 2007-2013 che coinvolgono 10 strutture (n. 2 Direzioni generali e n. 8 Uffici RLI) dislocate in 4 Dipartimenti regionali, secondo il dettaglio di cui alla seguente tabella “1”:

Tabella 1 – Linee di Intervento del PO FESR 2007-2013 che prevedono tra i potenziali beneficiari la Regione Basilicata

Linea di Intervento Tipologia operazione**

Dipartimento regionale Ufficio RLI

VII.2.1.B

Realizzazione di opere idrauliche finalizzate, anche con l'uso di

tecnologie innovative, al risparmio idrico ed all'utilizzo plurimo delle

acque

OP Ambiente, Territorio, P.S. Ciclo dell'Acqua

VII.2.1.C

Interventi di affinamento e distribuzione delle risorse idriche non convenzionali (quali le acque reflue

trattate e le acque di drenaggio riciclate)


VII.2.2.A

Monitoraggio degli acquiferi che alimentano il sistema idrico potabile

per determinarne nel tempo la portata emungibile

ABS Ambiente, Territorio, P.S. Ciclo dell'Acqua

VII.2.2.B Sistemazione e salvaguardia degli acquiferi a protezione delle aree

sensibili OP Ambiente,

Territorio, P.S. Ciclo dell'Acqua

VII.2.2.C Individuazione di nuovi acquiferi atti a preservare le riserve degli acquiferi

utilizzati ABS Ambiente,

Territorio, P.S. Ciclo dell'Acqua

VII.2.3.A Implementazione di sistemi di misura

per gli schemi idrico-potabili intercomunali


VII.2.3.B

Realizzazione di sistemi di regolazione ed automazione dei nodi

principali delle infrastrutture idrico-potabili intercomunalii


VII.2.3.C

Realizzazione del sistema di gestione informatizzato alimentato da moderne

tecnologie di telecontrollo e telerilevamento delle risorse nel



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settore idrico

IV.2.2.B

Progetti pilota eco – sostenibili innovativi nel campo della produzione

energetica e della conservazione delle qualità ambientali

ABS/OP Ambiente, Territorio, P.S. Direzione Generale

VII.4.1.A Sistemazione e ripristino della

funzionalità dei reticoli idraulici e dei relativi ambiti fluviali

ABS/OP Ambiente, Territorio, P.S. Direzione Generale

VII.3.1.A

Realizzazione di ecopunti e piattaforme ecologiche per la raccolta differenziata delle diverse frazioni dei rifiuti urbani e assimilabili, all’interno di un sistema integrato di raccolta su base di ambito territoriale o di sub-

ambito attuando anche modelli integrati “porta a porta

OP Ambiente, Territorio, P.S.

Prevenzione e Controllo Ambientale

VII.3.2.A

Mappatura e caratterizzazione delle aree oggetto di contaminazione di origine naturale ed antropica e loro

messa in sicurezza, bonifica e ripristino attraverso l’utilizzo di

tecnologie e metodologie innovative a basso impatto ambientale



VII.3.2.B

Interventi di bonifica di aree contaminate dall’amianto e

contestuale recupero all’uso collettivo di siti di proprietà pubblica



IV.2.1.A Accrescere la fruibilità delle risorse naturali della Rete Ecologica della

Basilicata OP/ABS Ambiente,

Territorio, P.S. Tutela della Natura

IV.2.1.B

Promuovere la conoscenza e l’informazione sul patrimonio della biodiversità presente nella Rete

Ecologica della Basilicata

ABS Ambiente, Territorio, P.S. Tutela della Natura

IV.2.2.A Iniziative di certificazione ambientale

territoriale che coinvolgano enti pubblici ed imprese

ABS Ambiente, Territorio, P.S. Tutela della Natura

III.3.1.A

Accrescimento del potenziale di internazionalizzazione delle PMI

attraverso interventi relativi ad azioni di supporto ‘collettivo’ volte a

potenziare la loro capacità operativa sui mercati internazionali

ABS Attività

Produttive, P.I. e T.I.

Ufficio Internazionalizzazione,

ricerca scientifica e innovazione tecnologica

III.3.2.A

Attrazione di investimenti produttivi esterni mediante l’attivazione di

interventi di scouting produttivo e commerciale-

ABS Attività


Ufficio internazionalizzazione,

ricerca scientifica e innovazione tecnologica

10



IV.1.1.A

Sostegno alla formazione ed al consolidamento di ‘pacchetti integrati

di offerta turistica’ attraverso la realizzazione di interventi

infrastrutturali mirati alla fruibilità e valorizzazione a fini turistici delle risorse naturali e dei beni culturali

OP Attività


Ufficio Turismo, Terziario e

Promozione Integrata

IV.1.2.A Azioni di comunicazione e marketing turistico ABS

Attività Produttive, P.I.

e T.I.



IV.1.2.B

Realizzazione di “grandi eventi” in siti naturali e luoghi di cultura regionali

oggetto di promozione e valorizzazione nell’ambito del POR

ABS Attività




VII.4.2.A

Potenziamento del sistema di scambio dei dati di informazioni e di

acquisizione, anche in tempo reale, di dati idonei all'applicazione di modelli di valutazione del rischio sia in tempo

reale sia in tempo differito con una previsione delle risorse infrastrutturali e logistiche in concorso con le azioni

di sviluppo e ricerca

ABS/OP Infrastrutture e Mobilità Direzione Generale

VII.4.2.B

Realizzazione una rete unitaria e, tematicamente, interconnessa di monitoraggio delle varie forme di vulnerabilità dell’ambiente e del

territorio (quali, il rischio idraulico ed idrogeologico, l’erosione delle coste,

la stabilità degli abitati, il rischio sismico, ecc.) estesa su tutto l’ambito regionale, facendo ricorso anche alle

metodologie proprie dell’ICT.

ABS/OP Infrastrutture e Mobilità Direzione Generale

VII.4.1.C Messa in sicurezza, in particolar

modo rispetto al rischio sismico, delle strutture ed infrastrutture pubbliche

ABS/OP Infrastrutture e Mobilità Edilizia

I.4.1.B Completamento del progetto “Sistema di tariffazione integrata in Basilicata”

(STIB) ABS Infrastrutture e

Mobilità Trasporti

II.2.1.A

Completamento della copertura regionale della ‘larga banda’ nei

territori in cui si registrano ‘fallimenti di mercato’ attraverso la

realizzazione di impianti ed infrastrutture nonché acquisizioni di attrezzature in grado di assicurare

standard di accesso e fruibilità tendenzialmente uniformi nell’intera

regione

OP/ABS Presidenza della Giunta

Società dell'informazione

II.2.1.B

Miglioramento degli standard di accessibilità e sicurezza, funzionalità

ed operatività alla rete mediante l’adozione di tecnologie dell’informazione e della

comunicazione mirati alla finalità di garantire agli utenti residenti i diritti

ABS Presidenza della Giunta



11



propri della ‘cittadinanza elettronica’

II.2.2.A

Completamento e potenziamento della RUPAR, in modo da accrescere l’interoperabilità e la cooperazione nel

settore pubblico regionale, anche attraverso l’attivazione di sistemi

‘open source’



II.2.2.B

Diffusione del sistema di e-government regionale con particolare

riguardo agli enti locali minori a rischio di isolamento



II.2.2.C

Implementazione di programmi comunitari come e-inclusion e e-

health volti a ridurre gli svantaggi per individui e comunità (sviluppando, es., telemedicina e tele assistenza) ed a promuovere la partecipazione attiva dei cittadini (attivando, es., gli

strumenti di e-democracy).



** OP: Opere Pubbliche; ABS: Acquisizione di Beni e Servizi; A: Aiuti (Erogazione di finanziamenti a privati e imprese)

C - Operazioni a titolarità regionale (AdG è beneficiaria: Asse VIII). In questo caso l’AdG sarà esclusivamente responsabile della selezione, attuazione e gestione delle operazioni; mentre le verifiche amministrative, sul 100% delle operazioni, e, laddove necessario, quelle in loco saranno effettuate dall’Ufficio “Provveditorato e Patrimonio” del Dipartimento della Presidenza della Giunta, in base alle funzioni attribuite con la Deliberazione di Giunta Regionale n. 779 del 5 maggio 20098.

Ufficio ”Provveditorato e Patrimonio”

Dip. Presidenza della Giunta

Autorità di Gestione

Verifiche in loco su un campione di operazioni

Selezione e Gestione progetto

Verifiche amministrative sul 100% delle operazioni

L’organizzazione dei controlli nelle ipotesi di cui al punto b) e c) rispondono alle seguenti prescrizioni normative: - articolo 58, lettera b) del Reg. CE 1083/2006; 8 La D.G.R. n. 779 del 5 maggio 2009 è consultabile nell’Appendice della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con D.G.R. n. 1066 del 10.06.2009.

12

- articolo 13, comma 5, Reg. CE 1828/2006; - paragrafo 2.5 della nota COCOF 08/0020/04-EN del 5 giugno 2008 (cfr. Allegato “A”); - chiarimenti della Commissione europea (Nota prot. n. 009063 del 18.09.2008) trasmessa dal

MEF con Nota Prot. N. 122830 del 3 novembre 2008 avente ad oggetto: “Articolo 13 §5 del Reg. CE n. 1828/2006 della Commissione – Adeguata separazione delle funzioni qualora l’organismo designato come Autorità di Gestione sia anche beneficiario” (Cfr. Allegato “B”).

Di seguito, si riporta uno schema in cui si evidenzia, per ciascuna tipologia di operazione e modalità attuativa (a titolarità o a regia), i soggetti coinvolti nella gestione e nel controllo delle operazioni.

13

Fig 1 - Soggetti coinvolti nella gestione e controllo delle operazioni per tipologia di operazione e modalità attuativa (a titolarità o a regia)

14

5. Le verifiche amministrative [ex art. 13, par. 2, lettera a), del Reg. CE 1828/2006]

Le verifiche amministrative ex articolo 13(2), lettera a), del Reg. (CE) n. 1828/2006 intervengono dopo la selezione ed ammissione a finanziamento delle operazioni e prima che le spese relative alle stesse vengano dichiarate all’Autorità d Certificazione9. E, in effetti, in linea con l’articolo in questione, tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari devono essere sottoposte a verifiche amministrative tendenti ad accertare: ‐ la correttezza della richiesta di rimborso; ‐ la sussistenza della documentazione amministrativa relativa all’operazione che dimostra il suo

corretto finanziamento a valere sul Programma e che giustifica il diritto all’erogazione del contributo, in particolare: la sussistenza dell’atto regionale di ammissione a finanziamento o del contratto/convenzione tra l’Autorità di Gestione (o tra l’URLI) e il Beneficiario (e/o soggetto attuatore), nonché della sua coerenza con il bando di selezione/bando di gara e il Programma Operativo;

‐ l’adeguatezza dei documenti di supporto attestanti le spese effettivamente sostenute, vale a dire, pagamenti eseguiti dai beneficiari, comprovati da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi valore probatorio equivalente;

‐ l’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma (1° gennaio 2007 -31 dicembre 2015);

‐ l’ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite congiuntamente dalla normativa nazionale (DPR n. 196/2008) e comunitaria di riferimento, dal Programma, dal bando di selezione/di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti;

‐ il rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo previsti dalla normativa comunitaria e nazionale di riferimento (es. dal regime di aiuti cui l’operazione si riferisce), dal Programma, dal bando di selezione/bando di gara, dal contratto/convenzione e da sue eventuali varianti; tale verifica deve essere riferita anche alle singole voci di spesa incluse nella rendicontazione sottoposta a controllo;

‐ il rispetto delle politiche comunitarie e della normativa in materia di aiuti di stato e di pari opportunità;

‐ il rispetto della normativa in materia di ambiente; ‐ il rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di appalti pubblici; ‐ il rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di pubblicità.

Le attività di verifica svolte in tal senso devono essere documentate e registrate per consentire la tracciabilità del lavoro svolto prima della presentazione delle dichiarazioni di spesa all’AdC, per il tramite di check list e verbali (cfr. Capitoli 11 e 12).

Prima dell’invio della trasmissione delle informazioni all’Autorità di Certificazione, i pagamenti dei beneficiari trasmessi con la domanda di rimborso sono oggetto di verifica e “validazione” del RLI e/o dei responsabili del controllo di I livello (es. Task force controlli, Ufficio “Provveditorato e Patrimonio”), anche informaticamente, all’interno del SIMIP.

Le spese validate dai RLI entrano a far parte della “dichiarazione di spesa” del RLI trasmessa bimestralmente all’AdG in occasione dell’invio dei dati al sistema informativo nazionale Monitweb che, tra l’altro, ha la finalità di monitorare l’avanzamento della spesa.

9 Nota COCOF 08/0020/04-EN del 5/06/2008 – Paragrafo 2.4 (cfr. Allegato “A” del presente Manuale).


15

I pagamenti trasmessi a Monitweb ed inclusi nella dichiarazione bimestrale di spesa dei RLI saranno visualizzabili nell’apposita sezione del SIMIP dedicata all’Autorità di Certificazione solo allorquando le spese siano state oggetto anche delle verifiche amministrative ex articolo 13, par. 2, lett. a). del Reg. CE 1828/2006 da parte dei soggetti delegati ai controlli di I livello. Una volta espletate le citate verifiche amministrative, anche informaticamente (validazione dei pagamenti dei beneficiari), l’AdC provvede, a seguito delle opportune verifiche, alla certificazione delle spese.

Con cadenza bimestrale l’AdG provvede a raccogliere le “certificazioni di spesa”, e gli elenchi dei progetti ad esse allegati, trasmessi con firma digitale dai RLI, e ad inoltrarli all’AdC.

Tali report generati dal SIMIP consentono di distinguere l’ammontare di spesa dichiarata dai beneficiari, nonché dai RLI (a seguito della validazione), dalle spese che siano state anche oggetto di verifica amministrativa (cfr. figura 2).

Figura 2 – I controlli di primo livello nell’iter di rendicontazione e certificazione della spesa

6. Le verifiche in loco [ex art. 13, par. 2, lettera b), del Reg. CE 1828/2006]

La verifica in loco dei progetti, poiché mira ad analizzare prevalentemente la conformità degli elementi fisici e tecnici della spesa alla normativa comunitaria e nazionale nonché al Programma, oltre alla veridicità delle dichiarazioni e documentazioni presentate dai beneficiari, si articola in verifiche differenziate per ogni tipologia di macroprocesso.

Tuttavia, in linea di massima è possibile individuare i seguenti elementi comuni a tutti i macroprocessi: - verifica dell’esistenza e dell’operatività del beneficiario selezionato, sopratutto laddove si tratti

di beneficiari privati in operazioni in regime di aiuti;

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- verifica della sussistenza presso la sede del beneficiario10 di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa), prescritta dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione, dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione o l’URLI ed il beneficiario conservata in un apposito dossier di progetto;

- verifica del corretto avanzamento, ovvero del completamento dell’opera pubblica o della fornitura di beni e servizi oggetto del cofinanziamento, in linea con la documentazione presentata dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo;

- verifica che le opere, i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento siano conformi a quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione o l’URLI ed il Beneficiario, dal bando di gara e dal contratto stipulato con il soggetto attuatore;

- verifica, in particolare, che le procedure di appalto attivate siano conformi alla normativa comunitaria e che rispettino i principi di parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, libertà di stabilimento e di concorrenza;

- verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria (artt. 2-9 e Allegato I del Reg. CE 1828/2006), dal PO FESR, dal Piano di Comunicazione (DGR 227/2009) e dalla linea grafica (DGR 1040/2009);

- verifica della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e tutela dell’ambiente.

- verifica della sussistenza presso la sede del beneficiario di una contabilità separata relativa alle spese sostenute nell’ambito dell’operazione cofinanziata a valere sul PO e/o della tracciabilità di tutte le transazioni attivate in relazione all’operazione in questione. A riguardo, come previsto nella Descrizione del SGC del PO FESR approvata con DGR n. 1066/2009 (par. 2.1.2, pag. 27), “I beneficiari di operazione di “appalti pubblici”sono tenuti, nei modi stabiliti dall’Autorità di Gestione, a fornire appropriate garanzie in merito alla capacità del loro sistema contabile di evidenziare le singole transazioni connesse all’operazione cofinanziata. A tal fine, l’autorità di gestione ha la responsabilità: ‐ di acquisire le dichiarazioni rilasciate dal beneficiario con le quali lo stesso dichiara

l’adeguatezza del proprio sistema contabile nell’evidenziare le singole transazioni connesse all’operazione cofinanziata;

‐ di disporre verifiche in loco di I livello finalizzate, tra l’altro, a verificare l’adeguatezza del sistema contabile del beneficiario”.

Le verifiche in loco sono svolte e documentate con l’utilizzo di apposite check-list, che sono differenziate in relazione a ciascuna tipologia di macroprocesso.

L’AdG trasmette all’Autorità di Certificazione bimestralmente gli esiti (check list e verbali) dei controlli in loco.

A tal fine, l’AdG assicura che almeno l’80% dei controlli in loco previsti nel corso di ciascun anno siano espletati prima della fine dell’anno e, comunque, prima dell’ultima certificazione di spesa utile dell’AdC ai fini di scongiurare il disimpegno automatico delle risorse (cfr. paragrafo 2.2.6 della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo”).

10 Nel caso di Imprese, PMI o privati, per sede del beneficiario si intende la sede legale, la sede operativa o altra sede (es. studio di consulenza) designata dal rappresentante legale come sede presso la quale sono tenute le scritture contabili.


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7. Il campionamento della spesa per le verifiche in loco L’articolo 13, paragrafo 3, del Reg. CE 1828/2006 stabilisce che: “Qualora le verifiche in loco di cui al paragrafo 2, lettera b), relative a un programma operativo, siano effettuate su base campionaria, l’autorità di gestione conserva una documentazione che descriva e giustifichi il metodo di campionamento e indichi le operazioni o le transazioni selezionate per la verifica. L’autorità di gestione definisce le dimensioni del campione in modo da ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle pertinenti transazioni, tenendo conto del grado di rischio da essa identificato in rapporto al tipo di beneficiari e di operazioni interessati. Il metodo di campionamento viene riesaminato ogni anno”.

Pertanto, stante la numerosità dei progetti e l’eccessiva onerosità di svolgere verifiche in loco sul 100% delle operazioni finanziate, l’Autorità di Gestione, per il tramite della PO “Controlli di primo livello ed Irregolarità”, può procedere ad un campionamento, prendendo in considerazione la spesa rendicontata ammissibile, riferita ad un intervallo di tempo dato, come risultante dagli esiti delle verifiche amministrativo-contabili precedentemente eseguite.

Coerentemente con quanto previsto dall’articolo 13 del Reg. (CE) n. 1828/2006, il campione viene definito sulla base di un’analisi di rischio, che consente di determinare l’ampiezza del campione da estrarre e attraverso una metodologia di campionamento che faccia riferimento a gruppi di operazioni rappresentativi dell’intero universo di operazioni finanziate.

Di seguito, si riporta a titolo esemplificativo, la procedura che si intede adottare per la valutazione del grado di rischio delle operazioni e per l’estrazione del campione.

7.1. Analisi del rischio In conformità agli standard di audit internazionalmente riconosciuti i più significativi fattori di rischio sono: • il rischio intrinseco/gestionale (inherent risk), che rappresenta il rischio di irregolarità associato

alle caratteristiche intrinseche delle operazioni quali la complessità organizzativa o procedurale, la tipologia di beneficiario, ecc;

• il rischio di controllo interno (control risk) che rappresenta il rischio che i controlli eseguiti dallo stesso organismo responsabile delle operazioni (e quindi gli autocontrolli del beneficiario) non siano efficaci nell’individuazione delle irregolarità o errori significativi.

A partire da un’ampiezza predefinita del campione, che dovrà essere superiore al 10% della spesa rendicontata, la grandezza finale del campione dipenderà dal maggiore o minore grado di rischiosità dell’universo considerato, come determinato sulla base dei seguenti parametri:

parametri di rischio intrinseco:

- (ND) numero dei documenti giustificativi a supporto delle spese rendicontate; oppure numerosità delle transazioni effettuate; oppure numerosità degli Stati di Avanzamento Lavori o domande di rimborso;

- (B) natura giuridica dei beneficiari;

- (P) complessità procedurale del progetto (es. numero di soggetti coinvolti-progetti integrati);

- (TI) tipologia degli investimenti realizzati (spese materiali/spese immateriali);

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- (C/I) rapporto contributo/investimento;

parametri di rischio di controllo interno (valutati su tutte le operazioni finanziate):

- (EA) esito dei precedenti controlli amministravi;

- (EL) esito dei precedenti controlli in loco.

A ciascun fattore di rischio, come sopra individuato, verrà attribuita una gamma di pesi associati a possibili configurazioni di quel parametro. Per determinare l’ampiezza del campione, i parametri saranno, quindi, assunti come fattori di ponderazione da applicare all’universo delle operazioni da campionare.

L’effettiva ampiezza del campione (AC) sarà, pertanto, la risultante di una serie di processi di pesatura tramite i quali, a partire dal 10% assunto come dimensione standard iniziale, per prodotti successivi si giungerà all’ampiezza ottimale del campione. Pertanto, la dimensione del campione dovrà essere superiore al 10%.

In simboli, l’ampiezza del campione sarà data da:

AC = 10% * ND * B * P * TI* C/I * EA * EL

Nella determinazione della misura del campione, intesa in termini di spesa rendicontata, si potrà tener conto anche della numerosità delle operazioni rispetto all’universo considerato, individuando una percentuale minima di operazioni da estrarre.

Evidentemente, la quantificazione del grado di rischio di controllo interno non potrà che essere condotta in maniera approfondita solo dopo il consolidamento degli esiti di controlli già eseguiti: controlli che consentono di esprimere una valutazione circa la qualità delle informazioni riportate nel sistema di monitoraggio, la rilevanza degli errori o irregolarità riscontrate nella gestione delle linee di attività del Programma, le modalità di tenuta delle scritture contabili, ecc..

Pertanto, nella fase di avvio del PO FESR 2007-2013 si farà riferimento agli esiti dei controlli eseguiti da tutti i soggetti preposti, interni ed esterni all’Amministrazione, nel corso del periodo di programmazione 2000-2006: Controlli di I livello dei responsabili di misure FESR del POR Basilicata 2000-2006 (controlli ex articolo 4 del Reg. CE 438/2001); Organismo di Controllo di II livello del POR 2000-2006 (controlli ex articolo 10 del Reg. CE 438/2001); Servizi della Commissione Europea11; MISE-UVER.

7.2. Estrazione del campione Al fine di garantire l’estrazione di un campione di operazioni sufficientemente rappresentativo del Programma verranno prioritariamente individuati una serie di parametri qualitativi e quantitativi in grado di rappresentare efficacemente le diverse tipologie di operazioni finanziate: parametri che consentano l’aggregazione e la stratificazione delle operazioni da campionare. Sarà, quindi, definito un metodo di estrazione delle operazioni da applicare sulle unità minime di aggregazione/stratificazione. Parametri significativi che consentano di “rappresentare” l’universo oggetto di osservazione potranno essere: ‐ la linea d’intervento del Programma cui si riferiscono le operazioni finanziate; ‐ la procedura di selezione delle operazioni; ‐ l’importo dei pagamenti complessivi riferibili ai singoli beneficiari (anche con più operazioni); ‐ la localizzazione delle operazioni.

11 Audit della Commissione sui Fondi FESR (2007), FSE (2003) e FEAOG (2004, 2007).


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Un primo livello di aggregazione prenderà a riferimento i primi due punti; le due classi di aggregazione così ottenute potranno ulteriormente essere stratificate per beneficiario e importo complessivo dei pagamenti a questi riferibili.

Considerando la variabile “beneficiario” come prioritaria rispetto ai suoi pagamenti, si potranno individuare strati distinti per i beneficiari che rendicontano pagamenti per un totale superiore ad una soglia prestabilita (soggetti maggiormente rappresentativi) ed uno strato unico per i soggetti che rendicontano pagamenti inferiori alla soglia individuata.

All’interno di ciascuno degli strati così ottenuti, si potrà stratificare ulteriormente per classi di importo. L’estrazione delle operazioni all’interno dei singoli strati avverrà prendendo in considerazione l’operazione con importo rendicontato più elevato, quella con importo rendicontato più basso e quelle che fino a concorrenza della misura del campione come sopra definito abbiano una spesa rendicontata uguale o prossima alla media aritmetica di tutte le operazioni dello strato considerato. Il campione così ottenuto potrà essere bilanciato a posteriori, in modo da contenere operazioni riferite a specifici ambiti territoriali (ambito provinciale; Comunità Locale; AATO idrico o AATO rifiuti ecc.).

L’Autorità di Gestione, per il tramite della PO “Controlli di I livello ed Irregolarità”, manterrà traccia della metodologia del campionamento e degli esiti delle analisi di rischio condotte oltre che delle risultanze delle operazioni di campionamento stesse con l’elenco delle operazioni selezionate per la verifica.

Il metodo di campionamento potrà essere periodicamente (annualmente) oggetto di revisione: nel rivedere il metodo di campionamento, l’AdG terrà conto delle specificità del Programma, valutate in itinere, e dell’esito dei controlli già effettuati e aggiornerà, ove opportuno, l’analisi dei rischi e/o le regole per l’estrazione del campione.

L’Autorità di Gestione, per il tramite della PO “Controlli di I livello ed Irregolarità”: ‐ redige il verbale di campionamento, nel quale – in linea con le prescrizioni del presente

paragrafo – illustra i passaggi che hanno determinato l’estrazioen del campione; ‐ approva la lista dei progetti campionati con proprio atto (determinazione dirigenziale) ‐ notifica la stessa alla Task force controlli, ai Dirigenti generali, ai RLI, all’AdC ed all’AdA.

8. I controlli “a valle” sulla stabilità delle operazioni

L’Autorità di Gestione garantisce, per il tramite della Task force controlli e/o dei RLI, il rispetto della disciplina sul divieto di alienazione e sul vincolo di destinazione d’uso disciplinato dall’articolo 57 del Reg. (CE) 1083/2006, il quale dispone:

1. Lo Stato membro o l'autorità di gestione accertano che la partecipazione dei Fondi resti attribuita ad un'operazione esclusivamente se quest'ultima, entro cinque anni dal completamento dell'operazione, o entro tre anni dal completamento dell'operazione negli Stati membri che hanno esercitato l'opzione di ridurre tale termine per il mantenimento di un investimento ovvero dei posti di lavoro creati dalle PMI, non subisce modifiche sostanziali:

a) che ne alterino la natura o le modalità di esecuzione, o che procurino un vantaggio indebito a un'impresa o a un ente pubblico; e

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b) risultanti da un cambiamento nella natura della proprietà di un'infrastruttura o dalla cessazione di un'attività produttiva.

2. Lo Stato membro e l'autorità di gestione informano la Commissione, nel rapporto annuale di esecuzione di cui all'articolo 67, su ogni modifica di cui al paragrafo 1. La Commissione ne informa gli altri Stati membri.

3. Gli importi indebitamente versati vengono recuperati in conformità degli articoli da 98 a 102.

4. Gli Stati membri e la Commissione assicurano che le imprese che sono o sono state oggetto di una procedura di recupero ai sensi del paragrafo 3, a seguito del trasferimento di un'attività produttiva all'interno di uno stesso Stato membro o in un altro Stato membro, non beneficino di nessun contributo dei Fondi.

Le verifiche finalizzate a verificare il rispetto delle previsioni di cui all’art. 57, paragrafo 1, del Reg. CE 1083/2006 sono effettuate: ‐ nel rispetto delle disposizioni dei singoli bandi per le linee di intervento in regime di aiuto e ‐ secondo le disposizioni degli articoli 6 e 7 della “Direttiva delle procedure e degli adempimenti

connessi all’ammissione a finanziamento ed alla realizzazione di interventi infrastrutturali finanziarti con risorse comunitarie gestite dall’Amministrazione regionale” approvata con D.G.R. n. 300/2005 (B.U.R. n. 20 del 16/03/2005)12 per le operazioni a carattere infrastrutturale a regia regionale e, per analogia legis, per le acquisizioni di beni e servizi.

I controlli in loco ex art. 57 del Reg. CE 1083/2006 sono svolti anche successivamente alla chiusura del programma.

9. Altri controlli previsti dalla normativa comunitaria o nazionale o regionale

9.1. Controlli “a monte” da parte dell’Autorità di Gestione Il sistema di gestione e controllo del PO FESR Basilicata 2007-2013 risulta “rafforzato” anche dai controlli effettuato “a monte” dall’Autorità di Gestione: ‐ analsi e rilascio dei pareri sulle proposte di atti programmatici; ‐ verifica del rispetto delle

9.1.1. Controlli e pareri dell’AdG sugli atti programmatici La Deliberazione di Giunta regionale n. 46 del 20 gennaio 2009 ha stabilito che “le direzioni generali e/o gli Uffici regionali responsabili dell'attuazione delle Linee di Intervento sono tenuti a trasmettere all'Autorità di Gestione le proposte di atti programmatici e, in particolare, le proposte di Deliberazione di Giunta Regionale al fine di ottenere il parere favorevole in merito all'osservanza delle previsioni dettate nel PO FESR Basilicata 2007-2013, nei "Criteri di selezione” delle operazioni, nella "Descrizione del sistema di gestione e controllo" del PO FESR 2007-2013 e dalle procedure e Manuali in essa richiamati; nonché nella normativa comunitaria, nazionale e regionale connessa all'attuazione del programma”. Nel rilasciare il parere, l’AdG verifica anche che negli atti i beneficairi siano informati della possiblità di essere inclusi nell’elenco dei beneficiari di cui all’articolo 7(2), lettera d), del Reg. CE 1828/2006) a seguito dell’ammissione a fina nziamento del progetto13.

12 Tale direttiva, applicata al POR Basilicata 2000-2006, è in corso di adattamento alla programmazione 2007-2013. 13 L’articolo 6 del reg. CE 1828/2006 prevede che “L’AdG informa i beneficiari che accettando il finanziamento essi accettano nel contempo di venire inclusi nell’elenco dei beneficiari pubblicato a norma dell’articolo 7, paragrafo 2, lettera d)”.


21

Pertanto, gli atti finalizzati all’attivazione delle linee di intervento (Bandi/Avvisi; Accordi di programma ecc.) sottoposti allapprovazione della Giunta regionale devono riportare nei “consideranda” il parere favorevole (numero protocollo e data) rilasciato dall’Autorità di Gestione.

9.1.2. Verifiche dell’AdG sulle informazioni fornite ai beneficiari L’articolo 13, paragrafo 1, del Regolamento CE 1828/2006 prevede che ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni, l’AdG garantisce che i beneficiari vengano informati: I. sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, II. sul piano di finanziamento, III. sul termine per l’esecuzione, IV. nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati. Al tempo stesso, l’articolo 5, paragrafo 2, del Reg. CE 1828/2006 stabilisce che l’AdG “fornisce ai potenziali beneficiari informazioni chiare e dettagliate riguardanti almeno: a) le condizioni di ammissibilità da rispettare per poter beneficiare del finanziamento nel quadro

del programma operativo; b) una descrizione delle procedure d’esame delle domande di finanziamento e delle rispettive

scadenze; c) i criteri di selezione delle operazioni da finanziare; d) le persone di riferimento a livello nazionale, regionale o locale che possono fornire

informazioni sui programmi operativi. L’autorità di gestione informa altresì i potenziali beneficiari della pubblicazione di cui all’articolo 7, paragrafo 2, lettera d)”.

Per accertare che i beneficiari ed i potenziali beneficiari ricevano le informazioni suddette, l’AdG verifica: ‐ l’effettiva pubblicazione degli atti sul BUR (Accodi di Programma; Avvisi/bandi ecc.),

soprattutto nel caso di aiuti alle imprese; ‐ l’avvenuta notifica dei provvedimenti di ammissione a finanziamento ai beneficiari;

A tal fine, il RLI è tenuto a rendere noto all’AdG gli estremi del BUR (numero e data) sul quale ciascun atto programmatico è stato pubblicato; nonché gli estremi delle comunicazione di notifica dei provvedimenti di avvenuto finanziamento; anche inserendo dette informazioni sul sistema informativo SIMIP.

9.2. I controlli sulle dichiarazioni sostitutive: verifica dei requisiti dichiarati da privati e imprese

Il sistema di gestione e controllo del PO FESR 20007-2013 come sopra delineato è rafforzato da procedure di controllo istituzionalizzate all’interno dell’Amministrazione regionale. Una di tale procedure è rappresentata dalla “Disciplina per l’istituzione di un sistema di controlli sulle dichiarazioni sostitutive presentate ai Dipartimenti Regionali” approvata con Deliberazione della

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Giunta regionale 7 maggio 2007, n. 613 (pubblicata sul BUR n. 25 del 1° giugno 2007), che si allega al presente manuale e di cui forma parte integrante e sostanziale (Allegato “C”)14.

Si tratta di una disciplina che, in linea con le previsioni della normativa nazionale (articoli 43 e 71 del D.P.R . n. 445/2000), prevede l’obbligo in capo agli uffici regionali di effettuare controlli sulle dichiarazioni sostitutive prodotte dai privati nell’ambito dei procedimmnti amministrativi.

Tale disciplina si applica al PO FESR 20007-2013 soprattutto in fase di verifica del possesso dei requisiti dichiarati da privati o imprese, nel caso di erogazione di aiuti o nel caso di acquisizione di beni e servizi nell’ambito di operazione nelle quali la Regione Basilicata funge da beneficiario, per lo più per verificare il possesso dei requisiti dichiarati dai beneficiari/fornitori.

Tali controlli sono rilevanti soprattutto ex ante al fine di scongiurare situazioni di inammissibilità o irregolarità “derivata”. Essi consistono per lo più nel verificare il possesso di requisiti dichiarati dai (potenziali) beneficiari, ossia la veridicità delle dichiarazioni dei beneficiari e/o delle imprese/fornitori. Di seguito si riportano alcuni esempi di verifiche: • Nel caso di appalti per l’acquisizione di beni e servizi, la Regione Basilicata (URLI) funge da

stazione appaltante (beneficiario) e procede a verificare i requisiti dichiarati dai fornitori offerenti/aggiudicatari, mediante l’acquisizione del DURC, delle dichiarazioni IVA e dei Bilanci di esercizio finalizzati a verificare il fatturato degli ultimi tre esercizi ecc;

• Nel caso di aiuti alle imprese, l’URLI procede ad acquisire alcuni documenti, quali: ‐ il Certificato di iscrizione al Registro delle Imprese (con dicitura antimafia); ‐ il Certificato d’iscrizione abbreviato (ex certificato di vigenza) che consente di evincere, tra

l’altro, che l’impresa è legalmente costituita ed è (o non è) in stato di liquidazione, di fallimento, di concordato preventivo o di amministrazione controllata

‐ il Documento unico di regolarità contributiva (DURC), che attesta l’assolvimento, da parte dell'impresa, degli obblighi legislativi e contrattuali nei confronti di INPS, INAIL e Cassa Edile15;

‐ l’attestato di attribuzione della partita IVA o la dichiarazione annuale IVA dalla quale si evince il codice di attività ISTAT: utile nel caso il bando preveda l’esclusione di alcuni settori di attività;

‐ il libro matricola, l’ultimo bilancio approvato o l’ultima dichiarazione dei redditi esibita prima della presentazione della domanda di contributo, al fine di verificare il possesso del requisito di PMI previsto dalla normativa comunitaria;

‐ il libro soci, lo statuto e l’atto costitutivo; ‐ i titoli di proprietà (es contrato compravendita) o di possesso (contrato di comodato o

locazione) per dimostrare la disponibilità dell’immobile oggetto dell’intervento.

14 La citata disciplina è stata applicata nell’espletamento dei controlli sul possesso dei requisiti dichiarati con “dichiarazioni sostitutive” nell’ambito del POR Basilicata 2000-2006. 15 Il DURC serve per tutti gli appalti e subappalti di lavori pubblici (verifica dei requisiti per la partecipazione alle gare, aggiudicazione alle gare aggiudicazione dell'appalto, stipula del contratto, stati d'avanzamento lavori, liquidazioni finali), per i lavori privati soggetti al rilascio della concessione edilizia o alla DIA, per le attestazioni SOA. Le imprese richiedono il DURC per via telematica tramite il sito www.sportellounicoprevidenziale.it - attraverso i portali di INAIL, INPS. Il DURC contiene il risultato delle verifiche effettuate parallelamente da INAIL, INPS e Cassa Edile sulla posizione contributiva dell'impresa. Il DURC è negativo allorquando anche uno solo dei tre enti dichiara l'irregolarità dell'impresa stessa. Nel caso di un DURC negativo, cioè che attesti una posizione di irregolarità contributiva dell'impresa nei confronti di INPS, INAIL e Cassa Edile, oltre alle ordinarie azioni di recupero del credito da parte degli enti, l'impresa nei lavori pubblici perderà l'aggiudicazione dell'appalto, non potrà stipulare contratti di appalto o subappalto, non avrà diritto al pagamento dei SAL o delle liquidazioni finali; nei lavori privati avrà la sospensione del titolo abilitativo connesso alla concessione edilizia o alle DIA; non avrà l'attestazione da parte delle SOA.


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Le verifiche suddette consentono di applicare le previsioni dell’articolo 13, paragrafo 1, del Regolamento CE n. 1828/2006 il quale dispone che: “Ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni di cui all’articolo 60, lettera a), del regolamento (CE) n. 1083/2006 l’autorità di gestione garantisce che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati. Prima di prendere la decisione in merito all’approvazione, essa si assicura che il beneficiario sia in grado di rispettare tali condizioni”. Pertanto, le verifiche “ex ante”, soprattutto nel caso di aiuti alle imprese, possono fornire rassicurazioni sull’ “affidabilità” del beneficiario, ossia sul possesso dei requisiti di “idoneità” tali da rispettare le quattro “condizioni specifiche” previste dall’art. 13(1) del Reg. CE 1828/2006. Le verifiche ex ante sopra indicate possono essere effettuate dagli URLI, attraverso i seguenti strumenti/fonti: • presso l’Anagrafe Tributaria: la banca dati istituita con DPR 605/1973 e gestita dall’Agenzia

delle Entrate (www.agenziaentrate.it) utilizzata per la raccolta e l’elaborazione dei dati di interesse fiscale riguardanti tutte le persone fisiche, le società, gli enti, ai quali è attribuito, a cura dell’Agenzia delle entrate, un codice identificativo;

• presso gli Enti previdenziali ed assistenziali (es. INPS e INAIL); in particolare attraverso l’accesso allo Sportello Unico Previdenziale (www.sportellounicoprevidenziale.it) per la richiesta di regolarità contributiva finalizzata alla verifica dell’autocertificazione; all’aggiudicazione della gara d’appalto; alla stipula del contratto/convenzione; alla liquidazione di fatture/Stato di d’avanzamento

• presso il Registro Imprese delle Camere di Commercio (www.registroimprese.it e www.infoimprese.it);

• presso il beneficiario o il fornitore, mediante la richiesta degli originali o di copie conformi all’originale dei documenti attestanti i requisiti dichiarati (es. statuto/atto costitutivo; libro matricola; bilancio d’esercizio; titoli di proprietà; contratti di locazione ecc.);

• presso il “Registro degli aiuti” regionale e/o nazionale (SIMIP), che consente molteplici verifiche quali: ‐ verifica del rispetto dei limiti nel triennio previsti in materia di aiuti in de minimis, ai sensi

dell’art. 3 del Regolamento (CE) n. 69/2001 (periodo 2001-2006) e dell’articolo 3, paragrafi 2 e 3, del Reg. CE 1998/2006 (periodo 2007-2013);16

‐ verifica dell’esistenza di procedure di recupero a fronte del mancato rispetto del vincolo previsto dall’art. 57 del Reg. CE 1083/2006 (stabilità delle operazioni) a seguito del trasferimento di un’attività produttiva all'interno di uno stesso Stato membro o in un altro Stato membro17.

16 I due regolamenti prevedono che lo Stato membro istituisca un registro centrale degli aiuti de minimis, contenente informazioni complete su tutti gli aiuti de minimis concessi da qualsiasi autorità dello Stato membro stesso e proceda a conservare dette informazioni per un periodo di dieci anni. Prima di concedere l’aiuto, lo Stato membro deve farsi rilasciare dall’impresa informazioni esaurienti su eventuali altri aiuti de minimis dalla stessa ricevuti nei tre anni precedenti, per verificare il rispetto dei massimali previsti (100.000 euro ex Reg. CE n. 69/2001; 200.000 euro ex Reg. CE 1998/2006; 500.000 euro secondo il Temporary Community frame work (Comunicazione della Commissione (2009/C 83/01 e ss.mm.ii.). 17 Infatti, l’articolo 57, paragrafo 4, del Reg. CE 1083/2006 prevede che le imprese che sono o sono state oggetto di una procedura di recupero dovuta al mancato rispetto del vincolo di destinazione e non alienazione dei beni, a seguito del

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9.3. I controlli dell’Ufficio “Controllo Interno di Regolarità Amministrativa” e dell’’Ufficio “Ragioneria Generale”

Il sistema di gestione e controllo è rafforzato anche da altre procedure di controllo istituzionalizzate all’interno dell’Amministrazione regionale, sancite dalla Legge Regionale n. 34/2001, che consentono di attestare, in piena coerenza con il principio di sana gestione finanziaria, la validità giuridico-legale e amministrativa-contabile di tutti gli atti amministrativi di impegno e liquidazione della spesa. In particolare, gli articoli 51, 52 e 53 della succitata L.R. 34/2001 dispongono quanto segue:

Articolo 51 - Procedimento per l’assunzione degli impegni

1. I dirigenti che adottano atti di impegno di spesa sono responsabili in ordine: a) alla legalità della spesa; b) alla coerenza con gli obiettivi dei programmi regionali; c) ai criteri economici di buona gestione della spesa; d) alla completezza e regolarità della documentazione richiamata nell’atto amministrativo o ad

esso allegata; e) alle procedure contabili disposte; f) alla corretta applicazione della normativa fiscale in materia di imposte dirette, indirette, tasse

e contributi aventi natura obbligatoria; g) al contestuale accertamento della sufficienza di disponibilità sui corrispondenti capitoli di

entrata nel caso essi abbiano destinazione vincolata. 2. Tutti gli atti amministrativi dai quali possono derivare o derivano impegni di spesa a carico del bilancio regionale devono essere trasmessi, unitamente alla relativa documentazione, all’Ufficio Ragioneria Generale per l’acquisizione del visto di regolarità amministrativa e contabile, ai fini della loro esecutività. 3. […..omissis…..] 4. L’Ufficio Ragioneria Generale provvede alle relative registrazioni nel sistema di contabilità finanziaria di cui al successivo articolo 76.

Articolo 52 - Liquidazione della spesa

1. La liquidazione consiste nell’individuazione dell'identità del creditore e nella determinazione dell'ammontare esatto del debito scaduto ed è disposta sulla base di documentazione idonea a comprovare il diritto del creditore. 2. La liquidazione della spesa è disposta nei limiti degli stanziamenti di cassa del bilancio in corso e con separata imputazione secondo che si tratti di pagamenti in conto competenza o in conto residui. 3. Qualora, in sede di liquidazione della spesa, risulti l'insufficienza dello stanziamento di cassa della relativa unita previsionale di base, la liquidazione medesima è disposta con riserva di impinguare tale stanziamento secondo la disciplina di cui al precedente articolo 36.

Articolo 53 -Procedimento per la liquidazione della spesa

1. L’atto di liquidazione della spesa già impegnata è predisposto e adottato dal dirigente competente per materia o da un suo delegato. 2. Il dirigente che effettua la liquidazione è responsabile in ordine:

a) all’accertamento delle condizioni che rendono certa, liquida ed esigibile la spesa e, in ogni caso alla sussistenza dei presupposti necessari alla liquidazione in base alle leggi e ai programmi vigenti, all’atto di impegno, al contratto ed agli atti successivi all’impegno medesimo;

b) alla corretta applicazione della normativa fiscale e previdenziale; c) alla completezza e regolarità della documentazione richiamata nell’atto di liquidazione o ad

esso allegata;

trasferimento di un’attività produttiva all’interno di uno stesso Stato membro o in un altro Stato membro, non debbano beneficiare di nessun contributo dei Fondi.


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d) alla corretta individuazione del destinatario della spesa, delle variazioni di residenza, della ragione e denominazione sociale, nonché alle modalità di pagamento dei titoli di spesa richieste ai sensi del successivo articolo 54.

3. L’atto di liquidazione viene trasmesso all'Ufficio Ragioneria Generale per il controllo formale dell’atto di liquidazione e la verifica circa:

a) la correttezza del numero di impegno e la disponibilità a liquidare e pagare dell’impegno stesso;

b) la disponibilità dello stanziamento di cassa; c) l’esattezza dei dati riguardanti il destinatario della spesa e le modalità di pagamento; d) la conformità rispetto all’impegno di spesa; e) la regolarità dell’atto rispetto alle disposizioni contenute nella presente legge.

[…..omissis…..]

Inoltre, in linea con le disposizioni della Legge regionale n. 34/2001, i Responsabili di Linea di Intervento, in qualità di Dirigenti degli Uffici regionali, sono tenuti a rispettare la “Disciplina dell’iter procedurale delle proposte di deliberazione della Giunta regionale e dei provvedimenti di impegno e di liquidazione della spesa”, approvata con D.G.R. n. 539 del 23 aprile 2008, che ha novellato le DD.GG.RR. n. 2903/04 e n. 637/200618.

In tal senso, gli atti di impegno e liquidazione predisposti dai RLI sono oggetto dell’apposizione di due visti, ad opera dell’Ufficio “Controllo Interno di Regolarità Amministrativa” e dell’Ufficio “Ragioneria Generale”19: - il visto di regolarità amministrativa; - il visto di compatibilità finanziaria e di regolarità contabile.

Si evidenzia che i succitati Uffici sono collocati entrembi nell’ambito del Dipartimento Presidenza della Giunta e sono funzionalmente indipendenti dall’Autorità di Gestione.

La declaratoria dei compiti dei suddetti Uffici, definita con DGR n. 2017/2005 e ss.mm.ii, attribuisce all’Ufficio “Controllo Interno di Regolarità Amministrativa” anche i seguenti compiti: ‐ il “controllo di regolarità amministrativa degli atti dei dirigenti regionali e dei dirigenti

generali, finalizzato a garantire la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa”; ‐ la “verifica della coerenza e della congruità degli atti dirigenziali rispetto a leggi, Regolamenti,

programmi ed indirizzi approvati, nonché della loro connessione con i provvedimenti della Giunta regionale”.

Mentre all’Ufficio “Ragioneria Generale” è attribuito il compito seguente: - “verifica, ai sensi dell’art. 1, comma 1, lett. a) del D.lgs. 30.07.1999, n. 286, di compatibilità

finanzairia e regolarità contabile degli atti regionali, riguardo a: coerenza della spesa rispetto agli stanziameniti previsti nel bilancio annuale e pluriennali, corretta imputazione a bilancio della spesa, sufficiente disponibilità finanziaria a copertura della spesa, corretta applicazione della normativa fiscale, corretta applicazione della normativa contabile regionale, idonea documentazione a corredo”.

18 La D.G.R. n. 539 del 23 aprile 2008 è consultabile nell’Appendice della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con DGR n. 1066 del 10.06.2009. 19 L’Ufficio “Ragioneria Generale” funge anche da Organismo responsabile per l’erogazione dei pagamenti ai beneficiari.

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10. Piste di controllo [ex art. 15 del Reg. CE 1828/2006]

10.1. Finalità e modello di rappresentazione della pista di controllo La pista di controllo costituisce la base di riferimento per il conseguimento di due obiettivi: ‐ rappresentare correttamente i processi gestionali al fine di determinare, con un maggior

grado di dettaglio, le procedure di gestione di un’operazione. In tal senso, la pista di controllo precede e guida l’elaborazione delle procedure di gestione.

‐ rappresentare i punti di controllo corrispondenti ad alcune attività gestionali e supportare la verifica della corretta esecuzione dei controlli previsti. In tal senso, la pista di controllo costituisce lo strumento precipuo sia per l’esecuzione dei controlli di primo livello sia per le verifiche sul sistema di gestione e controllo da parte dell’Autorità di Audit.

La scelta metodologica adottata dalla AdG per la definizione, revisione e manutenzione delle piste di controllo prevede la definizione di una pista di controllo a livello di linea di intervento: il “livello più basso” della struttura di programmazione del PO FESR .

Non è escluso, ovviamente, la possibilità di redigere piste di controllo a livello di obiettivi operativi o comuni a più linee di intervento aventi le medesime caratteristiche gestionali.

Le linee di intervento possono essere classificate in funzione di due criteri: ‐ la tipologia di operazioni: opere pubbliche, acquisizione di beni e servizi, erogazione di

finanziamenti a privati o imprese; ‐ la titolarità della responsabilità gestionale: operazioni a titolarità o a regia della Regione

Basilicata.

Nel PO FESR Basilicata 2007-2013, le diverse combinazioni dei due suddetti criteri determinano la seguente classificazione dei macroprocessi gestionali (cfr. figura 1 - capitolo 4):

‐ realizzazione di opere pubbliche a regia; ‐ acquisizione di beni e servizi a regia; ‐ acquisizione di beni e servizi a titolarità; ‐ erogazione di finanziamenti a privati o imprese a titolarità regionale.20

Il modello per la rappresentazione delle piste di controllo del PO FESR si compone di quattro sezioni: I. Scheda anagrafica della pista di controllo II. Descrizione del flusso dei processi della pista III. Dettaglio attività di controllo IV. Dossier di operazione.

Di seguito si procede ad illustrare ciascuna sezione della Pista di controllo.

10.2. Scheda anagrafica della pista di controllo Nella scheda anagrafica si individuano l’Asse, l’Obiettivo specifico, l’Obiettivo Operativo, la linea di intervento ed il macroprocesso/tipologia di operazione in cui l’operazione è assimilabile, il nominativo del RLI, l’importo programmato, i destinatari ed i soggetti coinvolti. Occorre, inoltre, disegnare l’organigramma della struttura di cui fa parte l’unità organizzativa (URLI o Direzione Generale) che gestisce la misura, evidenziando le relazioni funzionali.

20 Al momento della redazione del presente manuale non è prevista la gestione di bandi di aiuti alle imprese da parte di Organismi intermedi o delegati (erogazione di finanziamenti a privati o imprese a titolarità regionale).


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ASSE ….. - xxxxxxxxxxxx

SCHEDA ANAGRAFICA PISTA DI CONTROLLO

ASSE

Obiettivo Specifico

Obiettivo Operativo

Linea di intervento

Macroprocesso/ Tipologia di operazione21

Beneficiari

Importo Programmato Euro

RLI

Livelli di realizzazione attesi

Altri soggetti coinvolti

ORGANIZZAZIONE

21 Specificare una delle seguenti:Realizzazione di opere pubbliche, Acquisizione di beni e servizi, Erogazione di finanziamenti a privati e imprese (aiuti)

…………. URLI xxxx

Autorità di Gestione Dipartimento

Presidenza della Giunta

Dipartimento XXX

Ufficio

Ragioneria generale

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10.3. Descrizione del flusso dei processi della pista e dettaglio dell’attività di controllo

La descrizione dei processi deve essere effettuata per ciascun processo: • Istruttoria; • Attuazione e Rendicontazione La descrizione dei processi, in ordine logico e temporale, può essere effettuata in forma tabellare o utilizzando dei diagrammi di flusso (flow chart). Nel presente Manuale si è proceduto a descrivere i processi in forma tabellare, secondo il format sottostante, nel quale si riportano: ‐ Norme di riferimento regionali, nazionali o comunitari di maggiore rilievo dell’attività

gestionale; ‐ La descrizione dell’attività del processo (es. approvazione proposta di DGR). L’attività viene

descritta sinteticamente ed identificata in modo che sia associabile ad un solo soggetto di riferimento (URLI, beneficiario, Ufficio ragioneria generale ecc.);

‐ I soggetti esterni (es. beneficiario; fornitori ecc.) o interni alla Regione Basilicata (RLI, Ufficio ragioneria ecc.) competenti a svolgere l’attività;

‐ Il documento generato (output) dell’attività; ‐ Il destinatario del documento generato; ‐ L’indicazione se l’attività gestionale comporti o meno riflessi sull’attività di monitoraggio; ‐ L’attività di controllo corrispondente allo step/attività; ‐ La tempistica relativa alla realizzazione dell’attività, soprattutto laddove sia definita da

disposizioni normative, espressa in giorni (dal gg/mm/aa al gg/mm/aa). Tale colonna può essere utile per effettuare una valutazione a consuntivo dell’efficienza gestionale della linea di intervento rispetto alla risorsa tempo.

Asse I – Accessibilità – Linea di Intervento: I.1.A

Macroprocesso: Realizzazione Opere Pubbliche a regia regionale Processo: …………………..

SOGGETTI NORMA DI RIFERIMENTO ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI DOCUMENTO GENERATO DESTINATARIO ATTIVITA’

MONITORAGGIO

ATTIVITA’ DI CONTROLLO

(codice)

TEMPISTICA

L’AdG ed i RLI possono procedere successivamente alla rappresentazione dei flussi utilizzando dei flow chart. A tal fine, ciascuna attività rilevata in forma tabellare sarà indicata nel flow chart con un apposito simbolo grafico, secondo la simbologia proposta nella sottoindicata legenda. Nel simbolo grafico, che rappresenta il tipo di attività, deve essere identificato il soggetto (URLI, beneficiario, Ufficio ragioneria generale ecc.). I simboli grafici devono poi esser collegati con frecce per avere una completa rappresentazione del flusso gestionale e dell’articolazione rispetto alla dimensione tempo.


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LEGENDA Simboli utilizzati

nel Flow-chart Significato Simboli utilizzati nel Flow-chart Significato

Decisione

Attività

complessa

Documento articolato e complesso

Documento con comunicazioni

ufficiali

Operazione

La pista di controllo contiene, ai fini della corretta esecuzione dei controlli gestionali e dei controlli di primo livello, una tabella “Dettaglio attività di controllo”, nella quale si riporta: ‐ il soggetto responsabile dell’attività di controllo (ad esempio, task force controlli, RLI); ‐ la descrizione analitica dell’attività/procedura con l’individuazione di tutti i documenti rilevanti

gestiti nell’ambito della stessa; ‐ il/i responsabile/i della conservazione dei documenti che la localizzazione dell’archivio cartaceo

e/o informatico. Le indicazioni sulla localizzazione dei documenti devono essere il più possibile complete (ente, indirizzo, piano, ufficio, ecc.). A riguardo, l’articolo 60, lettera f, del Regolamento (CE) 1083/2006 suggerisce di stabilire procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati secondo quanto disposto dall’articolo 90 del medesimo regolamento;

‐ il codice controllo, utile come rimando alla descrizione completa contenuta nella tabella che descrive il flusso dei processi.

DETTAGLIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO

Responsabile del controllo

Descrizione controllo ed eventuale documentazione di riferimento

Responsabile conservazione documenti

e localizzazione archivi

Codice del Controllo

Di seguito si riportano le descrizione dei flussi e il relativo dettaglio delle attività di controllo per i macroprocessi che riguardano il PO FESR Basilicata 2007-2013. I flussi sono stati descritti relativamente ai soli processi di “Istruttoria” e di “Attuazione e rendicontazione”.

……………

………

……………

………

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Pertanto, si riportano le piste di controllo (descrizione flusso processi e dettaglio attività) dei seguenti Macroprocessi:

1. Macroprocesso “Realizzazione di opere Pubbliche a regia regionale”, per il quale la fase “Istruttoria” è stata descritta distintamente a seconda della modalità attuativa: “procedura a bando” e “procedura negoziata”;

2. Macroprocesso “Acquisizione di beni e servizi a regia regionale”;

3. Macroprocesso “Acquisizione di bene e servizi a titolarità regionale” con URLI beneficiario;

4. Macroprocesso “Acquisizione di bene e servizi a titolarità regionale” con AdG beneficiaria (Asse VII I- Governance ed Assistenza Tecnica);

5. Macroprocesso “Erogazione di finanziamenti a privati e imprese”, per il quale la fase “Istruttoria” è stata descritta distintamente a seconda della modalità attuativa: “procedura a bando” e “Contrattazione negoziata”;

Le piste di controllo relative agli appalti pubblici (Realizzazione opere pubbliche ed Acquisizione di beni e servizi) sono state predisposte con riferimento agli appalti “sopra-soglia”. Nel caso di appalti sottosoglia, esse saranno opportunamente modificate con riferimento alla normativa nazionale applicabile (D.lvo n. 163/2006 e successive modifiche ed integrazioni). Le suddette piste di controllo si limitano a descrivere i flussi dei processi di “istruttoria”, di “attuazione” e di “rendicontazione”; mentre sono tralasciati in questa sede il processo di “programmazione” ed il processo “certificazione della spesa e circuito finanziario”, che non attengono strettamente ai controlli di primo livello:

‐ il processo “(Ri-)Programmazione”, infatti, riguarda le fasi relative all’iter di redazione ed approvazione del POR, dei criteri di selezione e della “Descrizione del Sistema di gestione e Controllo ex art. 71 del Reg. CE 1083/2006”: fasi propedeutiche all’attivazione del programma ed all’ammissione a finanziamento dei progetti22;

‐ il processo relativo alla “certificazione della spesa e circuito finanziario” riguarda la rendicontazione delle operazioni, la certificazione della relativa spesa e il rimborso del contributo (comunitario e nazionale) alla Regione Basilicata (titolare di intervento).23

22 A riguardo si rinvia alla previsioni del Reg. CE 1083/2006 (in particolare l’art. 33 sulla revisione dei PO); del Regolamento del Comitato di Sorveglianza; del Regolamento del Comitato di Pilotaggio del PO FESR. 23 Tali aspetti sono dettagliati nella “Descrizione del sistema di gestione e controllo” (DGR n. 1066/2006); nel “Manuale delle procedute di monitoraggio e rendicontazione” dell’AdG e nel Manuale delle procedure dell’AdC (D.G.R. n. 1067/2009).

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10.3.1. Macroprocesso: Realizzazione di Opere Pubbliche a regia regionale

ASSE …. – …………………….- Macroprocesso “Realizzazione Opere Pubbliche a regia regionale”

PROCESSO: ISTRUTTORIA (Caso “A”: Procedura a bando”)


INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO DESTINATARIO ATTIVITA’

MONITORAGGIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO

TEMPISTICA

(EVENTUALE ) CONDIVISIONE DELLA PROPOSTA DI BANDO/AVVISO PUBBLICO CON IL PARTENARIATO ISTITUZIONALE, LA CONFERENZA PERMANENTE DELLE AUTONOMIE LOCALI E/O PARTENARIATO ISTITUZIONALE

ADG DIRIGENTI GENERALI

RLI

PARTENARIATO ISTITUZIONALE

VERBALI INCONTRI X

PREDISPOSIZIONE PROPOSTA DI DGR DI APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO

RLI (EVENTUALI GRUPPI DI LAVORO)

PROPOSTA DGR

DGR 46/2009

TRASMISSIONE PROPOSTA DI DGR ALL’ADG PER ACQUISIZIONE PARERE EX DGR 46/2009

RLI ADG

DGR 46/2009 EMANAZIONE PARERE EX DGR 46/2009 ADG PARERE RLI C1

DGR 539/08 PROPOSTA DI DGR RLI PROPOSTA DGR UFFICIO

SEGRETERIA DI GIUNTA

DGR 539/08 APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO

GIUNTA REGIONALE

DELIBERAZIONE + AVVISO PUBBLICO

X

PUBBLICAZIONE AVVISO PUBBLICO E DGR SUL BUR

UFFICIO STAMPA DELLA

GIUNTA PUBBLICAZIONE POTENZIALI

BENEFICIARI X

NOMINA COMMISSIONE DI ISTRUZIONE E VALUTAZIONE PROPOSTE PROGETTUALI

RLI DETERMINA DIRIGENZIALE

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INTERNI ESTERNI


MONITORAGGIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO

TEMPISTICA

PRESENTAZIONE DOMANDE DI FINANZIAMENTO (CON ALLEGATI PROGETTUALI RICHIESTI DAL BANDO: STUDIO DI FATTIBILITA’ O PROGETTO PRELIMINARE O PROGETTO DEFINITIVO O PROGETTO ESECUTIVO)

BENEFICIARIO

DOMANDA DI FINANZIAMENTO CON ALLEGATA SCHEDA PROGETTUALE

RLI X

VALUTAZIONE COMPLETEZZA E AMMISSIBILITA’ DELLA DOMANDA

COMMISSIONE DI

VALUTAZIONE VERBALI C24

- ELABORAZIONE GRADUATORIA PROGETTI - ELABORAZIONE LISTA DEI NON AMMESSI

COMMISSIONE DI

VALUTAZIONE RLI

REDAZIONE PROPOSTA DI DGR DI APPROVAZIONE GRADUATORIA E LISTA NON AMMESSI ED AMMISSIONE A FINANZIAMENTO PROGETTI UTILMENTE COLLOCATI

RLI PROPOSTA DI DELIBERAZIONE

SEGRETERIA DI GIUNTA

L.R. 34/2001 DGR 539/08

APPROVAZIONE GRADUATORIA E LISTA NON AMMESSI ED AMMISSIONE A FINANZIAMENTO PROGETTI UTILMENTE COLLOCATI CON ASSUNZIONE DI EVENTUALE PRE-IMPEGNO

GIUNTA REGIONALE DELIBERAZIONE

L.R. 34/2001 DGR 539/08

(EVENTUALE) IMPEGNO E LIQUIDAZIONE DELL’ANTICIPAZIONE DEL 15%

DETERMINAZIONE

DIRIGENZIALE DETERMINAZIO

NE BENEFICIARIO X

PUBBLICAZIONE SUL BUR DELLA SUDDETTA DGR

UFFICIO STAMPA DELLA

GIUNTA PUBBLICAZIONE BENEFICIARIO X

COMUNICAZIONE AI SOGGETTI BENEFICIARI RLI

NOTA PROTOCOLLATA

BENEFICIARIO


33

PROCESSO: ISTRUTTORIA (caso “B”: Procedura negoziata”)


INTERNI ESTERNI


MONITORAGGIO ATTIVITA’

CONTROLLO

TEMPISTICA

L.R. 17/1996 e ss.mm.ii.

CONSULTAZIONI POTENZIALI BENEFICIARI, PARTENARIATO ISTITUZIONALE E CONFERENZA PERMANENTE AUTONOMIE LOCALI EX ART. 2 L.R. 17/1996

RLI POTENZIALI BENEFICIARI VERBALI

PRESENTAZIONE PROPOSTE PROGETTUALI POTENZIALI

BENEFICIARI PROPOSTE

PROGETTUALI RLI

VALUTAZIONE PROPOSTE

RLI / Commissione

(Partnership) di valutazione

Predisposizione della proposta di DGR con allegato lo schema negoziale

RLI PARERE ADG

DGR 46/2009

TRASMISSIONE PROPOSTA DI DGR ALL’ADG PER ACQUISIZIONE PARERE EX DGR 46/2009

RLI

DGR 46/2009 EMANAZIONE PARERE EX DGR 46/2009 ADG RLI

DGR 539/08 PROPOSTA DI DGR RLI Proposta DGR SEGRETERIA DI GIUNTA C1

DGR 539/2008 APPROVAZIONE SCHEMA NEGOZIALE (ACCORDO DI

GIUNTA REGIONALE DELIBERA +

SCHEMA X

34


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

PROGRAMMA, PROTOCOLLO D’INTESA, CONVENZIONE) CON ALLEGATA LISTA PROGETTI AMMESSI A FINANZIAMENTO E RELATIVE SCHEDE PROGETTO, CON L’ASSUNZIONE DELL’EVENTUALE PRE-IMPEGNO

NEGOZIALE


Ufficio Stampa della Giunta Pubblicazione Beneficiari X

SOTTOSCRIZIONE ATTO NEGOZIALE CON ALLEGATA LISTA PROGETTI AMMESSI A FINANZIAMENTO e beneficiari

RLI BENEFICIARI Atto negoziale X


DETERMINAZIONE

DIRIGENZIALE DETERMINAZIO

NE Beneficiario X

PROCESSO: ATTUAZIONE E RENDICONTAZIONE


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

ART. 161 DLGS 163/2006 ART. 1 L. 144/99; ART. 28, COMMI 3 E 5, L. 289/2002; ART. 11 L. 3/2003 PROTOCOLO DI COLLOQUIO MONIT-IGRUE

GENERAZIONE CODICE UNICO DI PROGETTO (CUP) RUP

(BENEFICIARIO) CODICE CUP CIPE - RLI X

ART. 10 DLGS 163/2006; ART. 7,8 DPR

NOMINA RESPONSABILE UNICO PROCEDIMENTO BENEFICIARIO

DETERMINA DIRIGENZIALE/

DECRETO RLI X C2bis


35


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

554/1999; ART. 4, COMMA 4, LETTERA C) DIRETTIVA DGR N. 300/2005

ART. 4, COMMA 4, E ALLEGATO III DELLA DIRETTIVA DGR N. 300/2005; ART. 13 DPR 554/99; ART. 128 D.LGS 163/2006; DM 09.06.2005; ART. 57 REG. CE 1083/2006

INVIO DOCUMENTI AL RLI: - PROVVEDIMENTO

AMMINISTRATIVO DEL BENEFICIARIO DI APPROVAZIONE DEL PROGETTO FINANZIATO (PRELIMINARE/ESECUTIVO/DEFINITIVO);

- SCHEDA DI GEOREFERENZIAZIONE DELL’INTERVENTO;

- DICHIARAZIONE DI IMPEGNO AL RISPETTO DEL VINCOLO DI DESTINAZIONE D’USO E DI NON ALIENAZIONE;

- DICHIARAZIONE ATTESTANTE L’INSERIMENTO DEL PROGETTO NEL PROGRAMMA TRIENNALE DELLE OPERE PUBBLICHE

- RELAZIONE DESCRITTIVA DELL’INTERVENTO;

- (EVENTUALI) PARERI, NULLA OSTA, AUTORIZZAZIONI PERMESSI NECESSARI

BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

RLI X Cbis

36


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

ALLA REALIZZAZIONE DELL’OPERA

ART 123 DPR 554 DEL 1999

NOMINA DIREZIONE LAVORI BENEFICIARIO


DECRETO PRIMA DELLA

GARA

ART. 5, COMMA 3, DIRETTIVA EX DGR 300/2005; DPR 196/2008

INVIO DOCUMENTAZIONE: - PROVVEDIMENTO DI

APPROVAZIONE E QUADRO ECONOMICO DEL PROGETTO ESECUTIVO;

- DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ DELL’ESECUTIVO AL PRELIMINARE (NEL CASO DI AMMISSIONE A FINANZIAMENTO DL PRELIMINARE);

- DICHIARAZIONE DI AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE PREVISTE NEL QUADRO ECONOMICO;

- DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ DEL PROGETTO ESECUTIVO CON LE FINALITÀ DELLA LINEA DI INTERVENTO;

BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

RLI C2bis

ENTRO 15 GIORNI DALL’APPROVAZI

ONE DEL PROGETTO ESECUTIVO

ART. 36 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 64 DLGS 163/2006;

INDIVIDUAZIONE PROCEDURA DI AFFIDAMENTO, APPROVAZIONE DOCUMENTI DI GARA (BANDO +LETTERA INVITO + PROGETTI, CONTRATTO + QUADRO ECONOMICO FINANZIARIO)

BENEFICIARIO


DECRETO + DOCUMENTAZIONE DI GARA

RLI C3, C4, C5,

ART. 5, COMMA 4, DIRETTIVA EX DGR 300/2005

TRASMISSIONE PROVVEDIMENTO DI INDIZIONE DELLA GARA AL RLI

BENEFICIARIO

PROVVEDIMENTO DI

INDIZIONE DELLA GARA

RLI

ENTRO 15 GIORNI DALL’APPROVAZI

ONE DEL PROVVEDIMENTO

DI GARA

ART. 36 DIRETTIVA CEE 17/2004

PUBBLICAZIONE BANDO DI GARA BENEFICIARIO PUBBLICAZION

E X C5


37


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

ART 66,122 DLGS 163/2006;

ART. 38 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 70,73,122, 123 DLGS 163/2006 LEX SPECIALIS

PRESENTAZIONE RICHIESTE D’INVITO (SE TRATTASI DI PROCEDURA RISTRETTA ORDINARIA O SEMPLIFICATA)

DITTE CONCORRENTI

RICHIESTA D’INVITO BENEFICIARIO C6

ART. 40 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 67, 122 DLGS 163/2006

INVIO LETTERA D’INVITO (SE TRATTASI DI PROCEDURA RISTRETTA)

BENEFICIARIO LETTERA D’INVITO

DITTE CONCORRENTI C6

ART. 38 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 70, 74, 122 DLGS 163/2006 LEX SPECIALIS

PRESENTAZIONE OFFERTE DITTE CONCORRENTI OFFERTE BENEFICIARIO C6

ART 84 DLGS 163/2006

NOMINA COMMISSIONE GIUDICATRICE (SE CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE PRESCELTO E’ QUELLO DELL’OFFERTA ECONOMICAMENTE PIU’ VANTAGGIOSA)

BENEFICIARIO DETERMINA DIRIGENZIALE

ART. 43 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 78 DLGS

APERTURA E VALUTAZIONE OFFERTE AGGIUDICAZIONE ED ESCLUSIONI PROVVISORIE

COMMISSIONE

GIUDICATRICE O BENEFICIARIO

VERBALI C4, C8, C9, C10

38


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

163 DEL 2006

ART. 41, 42 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 77, 79 DLGS 163/2006

COMUNICAZIONE EVENTUALI ESCLUSIONI BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

CONCORRENTI ESCLUSI C7

NON OLTRE 5 GIORNI DALLA ESCLUSIONE

ART 12 DLGS 163/2006

AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA ED ESCLUSIONI DEFINITIVE

BENEFICIARIO DETERMINA

DIRIGENZIALE/ DECRETO

C ENTRO 30 GIORNI AGGIUDICAZIONE

PROVVISORIA


COMUNICAZIONE AGGIUDICAZIONE

BENEFICIARIO

NOTE PROTOCOLLAT

E (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

AGGIUDICATARIO E

CONTROINTERESSATI

X C7 NON OLTRE 5 GIORNI DALLA

AGGIUDICAZIONE

ART. 5, COMMA 6, DIRETTIVA EX DGR 300/2005

ATTESTAZIONE DI AVVENUTA AGGIUDICAZIONE BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

RLI

ENTRO 180 GIORNI DALLA

DATA DI PUBBLICAZIONE

SUL BUR

ART 65 DLGS 163/2006 PUBBLICAZIONE ESITO GARA BENEFICIARIO PUBBLICAZION

E C5

ART 11 DLGS 163/2006 ART 109 E SS. DPR 554/99

STIPULA CONTRATTO BENEFICIARIO/A

GGIUDICATARIO X C4

NON PRIMA DEI 30 GIORNI DALLA COMUNICAZIONE

AI CONTROINTERESSATI ED ENTRO

60 GIORNI DALLA AGGIUDICAZIONE

DEFINITIVA

ART 12 DLGS 163/2006 ART 109 DPR 554/99

APPROVAZIONE CONTRATTO STIPULATO E QUADRO TECNICO-ECONOMICO CON RIBASSI E DISIMPEGNO ECONOMIE



C11

ART 129 DPR 554/1999

AUTORIZZAZIONE CONSEGNA LAVORI BENEFICIARIO

(R.U.P.) ORDINE DI SERVIZIO

DIRETTORE LAVORI


39


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

ART 78 DLGS 163/2006 ART 129, 130 DPR 554/1999

CONSEGNA DEI LAVORI ALLA DITTA ESECUTRICE DIRETTORE

LAVORI VERBALE DI CONSEGNA

DITTA ESECUTRICE ENTRO 45 GIORNI

STIPULA

ART 187 COMMA 3 DPR 554/1999

EVENTUALE NOMINA ORGANO COLLAUDO IN CORSO D’OPERA


DIRIGENZIALE / DECRETO

ENTRO 30 GIORNI DALLA DATA DI

CONSEGNA LAVORI

LEX SPECIALIS (CONTRATTO)

COMUNICAZIONE AVVIO DEI LAVORI

DITTA ESECUTRICE

COMUNICAZIONE AVVIO LAVORI

BENEFICIARIO

TRASMISSIONE COMUNICAZIONE AVVIO LAVORI

BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

RLI

ART. 7, PAR. 3, ED ALLEGATO I REG. CE 1828/2006 DGR 227/2009 DGR 1040/2009

INSTALLAZIONE CARTELLO

BENEFICIARIO / DITTA

ESECUTRICE

CARTELLO INSTALLATO C22

ART. 5, COMMA 21, LETT. B) DIRETTIVA EX DGR 300/2005

EVENTUALE RICHIESTA RIMBORSO A TITOLO DI ANTICIPAZIONE E RELATIVI ALLEGATI

BENEFICIARIO

DOMANDA RIMBORSO A

TITOLO DI ANTICIPAZIONE

RLI X

DPR 196/2009 DGR 539/2008 DGR 3000/2005

AUTORIZZAZIONE EROGAZIONE ANTICIPO RLI

DETERMINA O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA

REGIONALE E/O C11, C12, C16,

C17, C18, C20

40


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

L.R. 34/2001

UFFICIO CONTROLLO

AMMINISTRATIVO

L.R. 34/2001 DGR 539/2008

EMISSIONE MANDATO PAGAMENTO ANTICIPO

UFFICIO RAGIONERIA REGIONALE

MANDATO PAGAMENTO

BANCA TESORERIA

REGIONE X

CONVENZIONE REGIONE BASILICATA -BANCA TESORIERA

ESECUZIONE PAGAMENTO BANCA

TESORERIA REGIONE

BONIFICO O ALTRA FORMA EQUIVALENTE DI ACCREDITO

BENEFICIARIO X

ADDEBITO ANTICIPAZIONE SUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA

BANCA TESORERIA

MANDATO QUIETANZATO RLI X

RICHIESTA LIQUIDAZIONE SS.AA.LL. DITTA

ESECUTRICE

STATO DI AVANZAMENTO

DEI LAVORI BENEFICIARIO X

REDAZIONE CERTIFICATO DI PAGAMENTO RUP CERTIFICATO

DI PAGAMENTO

AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO SS.AA.LL. BENEFICIARIO DETERMINA

E/O DECRETO

UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO

EMISSIONE MANDATO DI PAGAMENTO

UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO

MANDATO PAGAMENTO

TESORERIA BENEFICIARIO X

ESECUZIONE PAGAMENTO TESORERIA BENEFICIARIO

BONIFICO O ALTRA FORMA DI ACCREDITO EQUIVALENTE

DITTA ESECUTRICE X

DESCRIZIONE SI.GE.CO. EX DGR 1066/2009

PRESENTAZIONE DOMANDA RIMBORSO SS.AA.LL. CON ALLEGATO REPORT FINANZIARIO

BENEFICIARIO DOMANDA DI RIMBORSO RLI X

DPR 196/2009 DGR 300/2005 (ART. 5, COMMA 21, LETT. B)

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO SS.AA.LL. RLI

DETERMINA O DISPOSIZIONE

DI LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA

REGIONALE E/O UFFICIO

CONTROLLO

X C11, C13, C15, C16, C17, C18,

C19, C20


41


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

L.R. 34/2001 DGR 539/2008

AMMINISTRATIVO

MANDATO DI PAGAMENTO SS.AA.LL.


MANDATO PAGAMENTO

BANCA TESORERIA REGIONALE

X



TESORERIA REGIONALE

BONIFICO O ALTRA FORMA DI ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE X



BANCA TESORERIA


ART. 172 DPR 554/1999 LEX SPECIALIS (CONTRATTO)

COMUNICAZIONE ULTIMAZIONE LAVORI DITTA

ESECUTRICE

COMUNICAZIONE

ULTIMAZIONE LAVORI

BENEFICIARIO X

ART. 172 DPR 554/1999

CERTIFICAZIONE ULTIMAZIONE LAVORI DIRETTORE

LAVORI

CERTIFICATO ULTIMAZIONE

LAVORI

TRASMISSIONE CERTIFICAZIONE ULTIMAZIONE LAVORI

BENEFICIARIO

NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

RLI

ART 187-188 DPR 554/1999

NOMINA ORGANO COLLAUDO FINALE BENEFICIARIO DETERMINA

DIRIGENZIALE ENTRO 30 GIORNI ULTIMAZIONE

42


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

LAVORI

ART 192 E SS DPR 554/1999

COLLAUDO TECNICO-AMMINISTRATIVO ORGANO

COLLAUDO

CERTIFICATO COLLAUDO O CERTIFICATO

REGOLARE ESECUZIONE

X

ART 204 DPR 554/1999

TRASMISSIONE DOCUMENTI COLLAUDO ORGANO

COLLAUDO

NOTE PROTOCOLLAT

E (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

BENEFICIARIO R.U.P.

ART 204 DPR 554/1999

DELIBERAZIONE SULLA AMMISSIBILITA’ DEL COLLAUDO

BENEFICIARIO DETERMINA DIRIGENZIALE

ART. 7, PAR. 2, ED ALLEGATO I REG. CE 1828/2006 DGR 227/2009 DGR 1040/2009

INSTALLAZIONE TARGA ESPLICATIVA PERMANENTE

BENEFICIARIO /

DITTA ESECUTRICE

CARTELLO INSTALLATO C22

ENTRO 6 MESI DAL

COMPLETAMENTO

DELL’OPERAZIONE


RICHIESTA LIQUIDAZIONE SALDO FINALE DITTA

ESECUTRICE SALDO FINALE BENEFICIARIO

AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO SALDO FINALE BENEFICIARIO DETERMINA

DIRIGENZIALE

UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO


UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO

MANDATO DI PAGAMENTO


ESECUZIONE PAGAMENTO TESORERIA BENEFICIARIO


X

PRESENTAZIONE DOMANDA DI RIMBORSO SALDO FINALE BENEFICIARIO

DOMANDA DI RIMBORSO

SALDO FINALE RLI X

DPR 196/2009 DGR 300/2005

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO SALDO FINALE RLI DETERMINA

DIRIGENZIALE UFFICIO

RAGIONERIA X C11, C14 C15, C16, C17, C18,


43


INTERNI ESTERNI



CONTROLLO

TEMPISTICA

(ART. 5, COMMA 21, LETT. C) L.R. 34/2001 DGR 539/2008

O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE


CONTROLLO AMMINISTRATIVO

C19, C20, C22

L.R. 34/2001 EMISSIONE MANDATO PAGAMENTO




X



TESORERIA REGIONALE


DITTA ESECUTRICE X


ADDEBITO SUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA BANCA

TESORERIA MANDATO

QUIETANZATO RLI

DIRETTIVA EX DGR 300/2005 (ART. 5, COMMA 25, LETT. A E B)

INVIO DOCUMENTI DI CHIUSURA

ART. 57 REG. CE 1083/2006; ARTT. 6 E 7 DIRETTIVA EX DGR 300/2005

VERIFICA SULLA FUNZIONALITA’ E STABLITA’ DELL’OPERA

RLI VERBALE DI VERIFICA RLI C21, C23

44

DETTAGLIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO – Macroprocesso “Realizzazione Opere Pubbliche a regia regionale”

RESPONSABILE DEL CONTROLLO DESCRIZIONE CONTROLLO DETTAGLIO

RESPONSABILE CONSERVAZIONE

DOCUMENTI E LOCALIZZAZIONE

ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

ADG CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica della conformità delle operazioni selezionate alle previsioni dettate nel PO FESR 2007-2013, nei criteri di selezione, nella descrizione del sistema di gestione e controllo del PO FESR 2007-2013 e nei manuali da esso richiamati ai sensi delle seguenti disposizioni: - punto 7 del deliberato della D.G.R. 46 DEL 2009; - paragrafo 2.2.4. – “Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b),

del regolamento (CE) n. 1083/2006]” della “Descrizione del Sistema di Gestione e controllo del PO FESR 2007-2013” approvata con DGR n. 1066 del 10 giugno 2009.

C1

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente il progetto da finanziare

- avviso pubblico - pubblicazione - parere ex dgr 46 del 2009 - atto di ammissione a finanziamento - pubblicazione

C2

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica della nomina del Responsabile del Procedimento e della trasmissione dei documenti previsti dagli artt. 4 e 5 della Direttiva approvata con DGR n. 300/2005

C2-bis


CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente la documentazione di gara e la procedura ad evidenza pubblica per l’individuazione del soggetto realizzatore

- bando e documentazione di gara - pubblicazione - verbali di aggiudicazione - determina di aggiudicazione definitiva - pubblicazione esito gara - note protocollate di comunicazione - contratto

C3

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della conformità delle attività alle prescrizione normative

Verifica rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività,

C4


45




ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

correttezza, libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità e delle norme ad essi ispirate.

Verifica rispetto delle norme inerenti il contenuto, le modalità e i termini pubblicazione dei bandi e degli avvisi

C5

Verifica rispetto norme inerenti il contenuto e le modalità e i termini di acquisizione, delle richieste d’invito, delle lettere d’invito, delle offerte

C6

Verifica rispetto delle norme inerenti le modalità e i termini per le comunicazioni agli esclusi, agli aggiudicatari e più genericamente ai partecipanti ad una procedura ad evidenza pubblica

C7

- TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)

comunitarie e nazionali in materia di appalti pubblici

Verifica sussistenza requisiti soggettivi aggiudicatario

C8

Corretta applicazione cause di esclusione

C9 - RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della conformità alle prescrizioni della lex specialis (bando, capitolati, contratto)

Verifica della corretta applicazione dei criteri di valutazione tecnica economica previsti dal bando

C10

46




ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

UFFICIO CONTROLLO INTERNO DI REGOLARITA’ AMMINISTRATIVA

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica sugli atti amministrativi in relazione alle prescrizioni generali ed interne all’ente al fine del rilascio del “visto di regolarità amministrativa” (Artt. 51-53 L.R. 34/2001; D.G.R. 2017/2005 e ss.mm.ii.; D.G.R. 539/2008)

C11


CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente l’erogazione dell’anticipazione

- domanda di rimborso a titolo di anticipazione - mandato di pagamento anticipazione

C12


CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente l’erogazione dei rimborsi relativi ai SS.AA.LL.

- verbale di consegna dei lavori (primo S.A.L.) - dichiarazione inizio lavori del direttore dei lavori (primo S.A.L.) - S.A.L. - certificato di pagamento - domanda di rimborso SS.AA.LL. - report di progetto con documenti attestanti la spesa e mandati di pagamento

C13


CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente l’erogazione dei rimborsi relativi al saldo finale

- comunicazione ultimazione lavori - certificazione ultimazione lavori - certificato collaudo o regolare esecuzione - domanda di rimborso saldo finale - report di progetto con documenti attestanti la spesa e mandati di pagamento

C14

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I°

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica della corrispondenza delle voci di spesa contenute nei documenti di spesa con gli obblighi dedotti ad oggetto del contratto

C15


47




ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)


CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica della ammissibilità della spesa (verifica che le spese siano state sostenute nel periodo di ammissibilità previsto e che siano conformi alle voci di spesa ammissibili contenute nella normativa comunitaria e nazionale e nel programma operativo

C16

UFFICIO RAGIONERIA GENERALE CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica degli atti di impegno e/o liquidazione ai fini del rilascio del “visto di compatibilità finanziaria e di regolarità contabile”

C17

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica corretta individuazione importo e beneficiario (verifica che il pagamento effettuato corrisponda all’entità della spesa documentata ed ammissibile)

C18

48




ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

BENEFICIARIA)


CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica che i documenti di spesa siano stati opportunamente vidimati con apposito timbro o dicitura che attesti il cofinanziamento della relativa spesa a valere sul programma operativo

C19


CONTROLLO AMMINISTRATIVO verifica buon esito del pagamento del beneficiario attraverso idoneo titolo di quietanza

C20


CONTROLLO IN LOCO Ultimazione opera / lavori / esecuzione

C21

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIOANALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Verifica della normativa in materia di pubblicità inerenti progetti finanziati con fondi comunitari (artt. 2-9 Reg. CE n. 1828/2006); DD.GG.RR. n. 227 del 2009 e n. 1040/2009) Per le OO.PP.: Verifica ex art. 7 Reg. CE 1828/2006, segnatamente: verifica dell’installazione della targa esplicativa permanente – a conclusione progetto (par. 2) - o di un cartello in fase di esecuzione (par.

C22


49




ARCHIVI

CODICE CONTROLLO

PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)

3)

- RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE) - TASK FORCE CONTROLLI I° LIVELLO (OPERAZIONE A TITOLARITA’ REGIONALE) - UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMINIO (OPERAZIONI A TITOLARITA’ REGIONALE CON ADG BENEFICIARIA)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO Entrata in esercizio / stabilità dell’opera ex art 57 del Reg. CE 1083 del 2006

C23

RLI (OPERAZIONI A REGIA REGIONALE)

CONTROLLO AMMINISTRATIVO Verifica del rispetto dei criteri di ammissiblità e dei criteri di selezione

C24

50

10.3.2. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e Servizi a regia regionale

ASSE ….. - ………………… - Macroprocesso “Acquisizione beni e servizi a regia regionale”

PROCESSO: ISTRUTTORIA


INTERNI ESTERNI


MONITORAGGIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO TEMPISTICA

PREDISPOSIZIONE PROPOSTA DI DGR DI APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO

RLI PROPOSTA DGR

DGR 46/2009 TRASMISSIONE PROPOSTA DI DGR ALL’ADG PER ACQUISIZIONE PARERE EX DGR 46/2009

RLI ADG


DGR 539/08 PROPOSTA DI DGR RLI PROPOSTA DI DGR

UFFICIO SEGRETERIA DI GIUNTA

DGR 539/08 APPROVAZIONE AVVISO PUBBLICO GIUNTA REGIONALE


X

PUBBLICAZIONE AVVISO PUBBLICO E DGR SUL BUR

UFFICIO STAMPA DELLA GIUNTA PUBBLICAZIONE POTENZIALI

BENEFICIARI X

NOMINA COMMISSIONE DI ISTRUZIONE E VALUTAZIONE PROPOSTE PROGETTUALI


PRESENTAZIONE DOMANDE DI FINANZIAMENTO CON ALLEGATA PROPOSTA PROGETTUALE

BENEFICIARIO

DOMANDA DI FINANZIAMENTO CON ALLEGATA SCHEDA/ PROPOSTA PROGETTUALE

RLI X

VALUTAZIONE COMPLETEZZA E COMMISSIONE DI VERBALI C24


51


INTERNI ESTERNI



AMMISSIBILITA’ DELLA DOMANDA VALUTAZIONE

ELABORAZIONE GRADUATORIA PROGETTI E LISTA DEI NON AMMESSI

COMMISSIONE DI VALUTAZIONE RLI

L.R. 34/2001 DGR 539/08

APPROVAZIONE GRADUATORIA E LISTA NON AMMESSI ED AMMISSIONE A FINANZIAMENTO PROGETTI UTILMENTE COLLOCATI CON ASSUNZIONE DI EVENTUALE PRE-IMPEGNO

GIUNTA REGIONALE DELIBERAZIONE

L.R. 34/2001 DGR 539/08


DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE DETERMINAZIONE BENEFICIARIO


UFFICIO STAMPA DELLA GIUNTA PUBBLICAZIONE BENEFICIARIO

COMUNICAZIONE AI SOGGETTI BENEFICIARI RLI NOTA

PROTOCOLLATA BENEFICIARIO

PROCESSO ATTUAZIONE E RENDICONTAZIONE

SOGGETTI NORMA DI

RIFERIMENTO ATTIVITA’ INTERNI ESTERNI



CONTROLLO TEMPISTICA

Art. 161 DLGS 163/2006 ART. 1 L. 144/99;

GENERAZIONE CODICE UNICO DI PROGETTO (CUP)

RUP (BENEFICIAR

IO) CODICE CUP CIPE - RLI X

52


INTERNI ESTERNI




ART. 28, COMMI 3 E 5, L. 289/2002; ART. 11 L. 3/2003 PROTOCOLO DI COLLOQUIO MONIT-IGRUE

ART. 10 DLGS 163/2006 ART. 7,8 DPR 554/1999

NOMINA RESPONSABILE UNICO PROCEDIMENTO BENEFICIARI

O


DECRETO RLI X C2bis

ART. 36 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 64 DLGS 163/2006

INDIVIDUAZIONE PROCEDURA DI AFFIDAMENTO, APPROVAZIONE DOCUMENTI DI GARA (BANDO +LETTERA INVITO+ CONTRATTO + QUADRO ECONOMICO FINANZIARIO)

BENEFICIARIO


DECRETO + DOCUMENTAZIO

NE DI GARA

C3, C4, C5

TRASMISSIONE BANDO DI GARA AL RLI BENEFICIARI

O

PROVVEDIMENTO DI INDIZIONE

DELLA GARA RLI

ART. 36 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 66,122 DLGS 163/2006

PUBBLICAZIONE BANDO DI GARA BENEFICIARIO PUBBLICAZIONE X C5



DITTE

CONCORRENTI

RICHIESTA D’INVITO BENEFICIARIO C6

ART. 40 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 67, 122 DLGS


BENEFICIARIO

LETTERA D’INVITO



53


INTERNI ESTERNI




163/2006


PRESENTAZIONE OFFERTE DITTE

CONCORRENTI

OFFERTE BENEFICIARIO C6

ART 84 DLGS 163/2006


BENEFICIARIO

DETERMINA DIRIGENZIALE

ART. 43 DIRETTIVA CEE 17/2004 ART 78 DLGS 163 DEL 2006


COMMISSIONE

GIUDICATRICE O

BENEFICIARIO



COMUNICAZIONE EVENTUALI ESCLUSIONI BENEFICIARI

O

NOTA PROTOCOLLATA

(CON PROVA DELLA

RICEZIONE)


NON OLTRE 5 GIORNI

DALLA ESCLUSIONE

ART 12 DLGS 163/2006

AGGIUDICAZIONE DEFINITIVA ED ESCLUSIONI DEFINITIVE BENEFICIARI

O


DECRETO

ENTRO 30 GIORNI

AGGIUDICAZIONE

PROVVISORIA

54


INTERNI ESTERNI






BENEFICIARIO

NOTE PROTOCOLLATE

(CON PROVA DELLA

RICEZIONE)

AGGIUDICATARIO E

CONTROINTERESSATI

X C7

NON OLTRE 5 GIORNI

DALLA AGGIUDICAZ

IONE

ATTESTAZIONE DI AVVENUTA AGGIUDICAZIONE BENEFICIARI

O

NOTA PROTOCOLLATA

(CON PROVA DELLA

RICEZIONE)

RLI

ART 65 DLGS 163/2006 PUBBLICAZIONE ESITO GARA BENEFICIARI

O PUBBLICAZIONE C5

ART 11 DLGS 163/2006 ART 109 e ss. DPR 554/99

STIPULA CONTRATTO

BENEFICIARIO/AGGIUDIC

ATARIO

CONTRATTO STIPULATO X C4

NON PRIMA DEI 30 GIORNI DALLA

COMUNICAZIONE AI

CONTROINTERESSATI ED ENTRO 60 GIORNI

DALLA AGGIUDICAZ

IONE DEFINITIVA

ART 12 DLGS 163/2006 ART 109 DPR 554/99


BENEFICIARIO


DECRETO C11

EVENTUALE RICHIESTA RIMBORSO A TITOLO DI ANTICIPAZIONE

BENEFICIARIO

DOMANDA RIMBORSO A


RLI X

DPR 196/2009 L.R. 34/2001 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE EROGAZIONE ANTICIPO RLI


UFFICIO RAGIONERIA REGIONALE E/O UFFICIO CONTROLLO

AMMINISTRATI

C11, C16, C17, C18,

C20


55


INTERNI ESTERNI




VO



MANDATO PAGAMENTO

BANCA TESORERIA

REGIONE X


TESORERIA REGIONE

BONIFICO O ALTRA FORMA

EQUIVALENTE DI ACCREDITO

BENEFICIARIO X


BANCA TESORERIA



INIZIO ESECUZIONE/ESECUZIONE CONTRATTO

DITTA ESECUTRICE

RICHIESTA LIQUIDAZIONE COMPENSO/ RATA DI COMPENSO

DITTA ESECUTRICE

RICHIESTA LIQUIDAZIONE BENEFICIARIO

REDAZIONE CERTIFICATO DI PAGAMENTO RUP CERTIFICATO DI

PAGAMENTO

AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO COMPENSO/RATA DI COMPENSO BENEFICIARI

O DETERMINA E/O

DECRETO

UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO


UFFICIO RAGIONERIA BENEFICIARI

O

MANDATO PAGAMENTO


ESECUZIONE PAGAMENTO TESORERIA BENEFICIARI

O

BONIFICO O ALTRA FORMA DI

ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE X

56


INTERNI ESTERNI




EQUIVALENTE

Descrizione SI.GE.CO. ex DGR 1066/2009

PRESENTAZIONE DOMANDA RIMBORSO COMPENSO/ RATA DI COMPENSO

BENEFICIARIO

DOMANDA DI RIMBORSO RLI X

DPR 196/2009; L.R. 34/2001; DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO COMPENSO/ RATA DI COMPENSO

RLI DETERMINA O

DISPOSIZIONE DI LIQUIDAZIONE


AMMINISTRATIVO

X

C13, C15, C16, C17, C18, C19,

C20,

MANDATO DI PAGAMENTO COMPENSO/ RATA DI COMPENSO


MANDATO PAGAMENTO


X

Convenzione Regione Basilicata -Banca Tesoriera


TESORERIA REGIONALE


ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE X



TESORERIA MANDATO

QUIETANZATO RLI X


RICHIESTA LIQUIDAZIONE SALDO FINALE DITTA

ESECUTRICE SALDO FINALE BENEFICIARIO X

AUTORIZZAZIONE PAGAMENTO SALDO FINALE BENEFICIARI

O DETERMINA

DIRIGENZIALE

UFFICIO RAGIONERIA

BENEFICIARIO


UFFICIO RAGIONERIA BENEFICIARI

O



ESECUZIONE PAGAMENTO TESORERIA BENEFICIARI

O


ACCREDITO


57


INTERNI ESTERNI




PRESENTAZIONE DOMANDA DI RIMBORSO SALDO FINALE BENEFICIARI

O

DOMANDA DI RIMBORSO

SALDO FINALE RLI X

DPR 196/2009 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO SALDO FINALE RLI

DETERMINA DIRIGENZIALE O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE


AMMINISTRATIVO

X

C14, C15, C16, C17, C18, C19, C20, C21,

C22

EMISSIONE MANDATO PAGAMENTO




X



TESORERIA REGIONALE


ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE X



TESORERIA MANDATO

QUIETANZATO RLI

*** Per il Dettaglio delle attività di controllo si veda la legenda relativa al macroprocesso “Realizzazione di Opere Pubbliche”

58

10.3.3. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e servizi a titolarità regionale - URLI beneficiario

In tale macroprocesso, il processo Istruttoria non è presente in quanto, essendo beneficiaria la Regione Basilicata, non si rende necessario selezionare un beneficiario esterno.


SOGGETTI NORMA DI RIFERIMENTO

ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO

DESTINATARIO ATTIVITA’ MONITORAGGIO

ATTIVITA’ CONTROLLO

TEMPISTICA


GENERAZIONE CODICE UNICO DI PROGETTO (CUP)

RLI CODICE CUP CIPE - RLI X

ART. 10 DLGS 163/2006 ART. 7,8 DPR 554/1999

NOMINA RESPONSABILE UNICO PROCEDIMENTO

RLI DETERMINA DIRIGENZIALE/

DECRETO

X


INDIVIDUAZIONE PROCEDURA DI AFFIDAMENTO, APPROVAZIONE DOCUMENTI DI GARA (BANDO +LETTERA INVITO+PROGETTI, CONTRATTO + QUADRO ECONOMICO FINANZIARIO)



C3, C4, C5


PUBBLICAZIONE BANDO DI GARA

RLI PUBBLICAZIONE

X C5

ART. 38 DIRETTIVA CEE 17/2004

PRESENTAZIONE RICHIESTE D’INVITO (SE TRATTASI DI PROCEDURA

DITTE CONCORREN

TI

RICHIESTA D’INVITO

RLI C6


59


ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO



TEMPISTICA

ART 70,73,122, 123 DLGS 163/2006 LEX SPECIALIS

RISTRETTA ORDINARIA O SEMPLIFICATA)



RLI LETTERA D’INVITO

DITTE CONCORRENTI

C6


PRESENTAZIONE OFFERTE DITTE CONCORREN

TI

OFFERTE RLI C6

ART 84 DLGS 163/2006



C11



COMMISSIONE GIUDICATRICE

O RLI



COMUNICAZIONE EVENTUALI ESCLUSIONI

RLI NOTA PROTOCOLLAT

A (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

CONCORRENTI ESCLUSI

C7 NON OLTRE 5 GIORNI DALLA ESCLUSIONE

60


ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO



TEMPISTICA

ART 12 DLGS 163/2006



DECRETO

UFFICIO CONTROLLO REGOLARITA’

AMMINISTRATIVA

C11 ENTRO 30 GIORNI AGGIUDICAZIONE

PROVVISORIA



RLI NOTE PROTOCOLLAT

E (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

AGGIUDICATARIO E

CONTROINTERESSATI


AGGIUDICAZIONE

ART 65 DLGS 163/2006

PUBBLICAZIONE ESITO GARA RLI PUBBLICAZIONE

C5


STIPULA CONTRATTO

RLI AGGIUDICATARIO

CONTRATTO STIPULATO

X C4 NON PRIMA DEI 30 GIORNI DALLA COMUNICAZIONE



DEFINITIVA

ART 12 DLGS 163/2006 ART 109 DPR 554/99



DECRETO

C11

EVENTUALE RICHIESTA RIMBORSO A TITOLO DI ANTICIPAZIONE

AGGIUDICATARIO

DOMANDA RIMBORSO A


RLI

DPR 196/2009 L.R. 34/2001 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE EROGAZIONE ANTICIPO

RLI DETERMINA O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA



C11, C16, C17, C18,



MANDATO PAGAMENTO

BANCA TESORERIA

REGIONE

X

ESECUZIONE PAGAMENTO BANCA BONIFICO O AGGIUDICATARIO X


61


ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO



TEMPISTICA

TESORERIA REGIONE

ALTRA FORMA EQUIVALENTE DI

ACCREDITO


BANCA TESORERIA

MANDATO QUIETANZATO

RLI X



AGGIUDICATARIO


AGGIUDICATARIO

DOMANDA DI RIMBORSO

RLI

DPR 196/2009 DGR 539/2008


RLI DETERMINA O DISPOSIZIONE DI

LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA



C11, C13, C15, C16, C17, C18,

C19,



MANDATO PAGAMENTO


X

ESECUZIONE PAGAMENTO BANCA TESORERIA REGIONALE


ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE

ADDEBITO SUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA

BANCA TESORERIA

MANDATO QUIETANZATO

RLI X

PRESENTAZIONE DOMANDA DI RIMBORSO SALDO FINALE

AGGIUDICATARIO

DOMANDA DI RIMBORSO

SALDO FINALE

RLI

62


ATTIVITA’

INTERNI ESTERNI

DOCUMENTO GENERATO



TEMPISTICA

DPR 196/2009 L.R. 34/2001 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO SALDO FINALE

RLI DETERMINA DIRIGENZIALE O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA



X C11, C17, C14, C15, C16, C18, C19, C20, C22





X

ESECUZIONE PAGAMENTO BANCA TESORERIA REGIONALE


ACCREDITO

DITTA ESECUTRICE

ADDEBITO SUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA

BANCA TESORERIA

MANDATO QUIETANZATO

RLI



63

10.3.4. Macroprocesso: Acquisizione di Beni e servizi a titolarità regionale - AdG beneficiaria

ASSE VIII – “Governance ed Assistenza Tecnica” - Macroprocesso – “Acquisizione beni e servizi a titolarità regionale (AdG beneficiaria)


SOGGETTI NORMA DI



MONITORAGGIO


(UFFICIO PROVVEDITORATO E PATRIMONIO)

TEMPISTICA


GENERAZIONE CODICE UNICO DI PROGETTO (CUP) RLI CODICE CUP CIPE - RLI X

ART. 10 DLGS 163/2006 ART. 7,8 DPR 554/1999

NOMINA RESPONSABILE UNICO PROCEDIMENTO ADG


DECRETO X


INDIVIDUAZIONE PROCEDURA DI AFFIDAMENTO, APPROVAZIONE DOCUMENTI DI GARA (BANDO +LETTERA INVITO + PROGETTI, CONTRATTO + QUADRO

ADG



C3, C4, C5

64

SOGGETTI NORMA DI



MONITORAGGIO



TEMPISTICA

ECONOMICO FINANZIARIO)


PUBBLICAZIONE BANDO DI GARA ADG PUBBLICAZION

E X C5



DITTE

CONCORRENTI

RICHIESTA D’INVITO ADG C6



ADG LETTERA D’INVITO



PRESENTAZIONE OFFERTE DITTE

CONCORRENTI

OFFERTE ADG C6

ART 84 DLGS 163/2006


ADG DETERMINA DIRIGENZIALE C11



COMMISSIONE GIUDICATRICE

O ADG VERBALI C4, C8, C9, C10

ART. 41, 42 DIRETTIVA CEE 17/2004

COMUNICAZIONE EVENTUALI ESCLUSIONI ADG

NOTA PROTOCOLLAT

A


NON OLTRE 5 GIORNI DALLA ESCLUSIONE


65

SOGGETTI NORMA DI



MONITORAGGIO



TEMPISTICA

ART 77, 79 DLGS 163/2006

(CON PROVA DELLA

RICEZIONE)

ART 12 DLGS 163/2006


ADG DETERMINA


C11 ENTRO 30 GIORNI AGGIUDICAZIONE

PROVVISORIA



ADG

NOTE PROTOCOLLAT

E (CON PROVA

DELLA RICEZIONE)

AGGIUDICATARIO E

CONTROINTERESSATI


AGGIUDICAZIONE

ART 65 DLGS 163/2006 PUBBLICAZIONE ESITO GARA ADG PUBBLICAZION

E C5


STIPULA CONTRATTO ADG AGGIUDICAT

ARIO X C4

NON PRIMA DEI 30 GIORNI DALLA COMUNICAZIONE



DEFINITIVA

ART 12 DLGS 163/2006 ART 109 DPR 554/99


ADG DETERMINA


C11

EVENTUALE RICHIESTA RIMBORSO A TITOLO DI AGGIUDICAT

ARIO DOMANDA

RIMBORSO A ADG

66

SOGGETTI NORMA DI



MONITORAGGIO



TEMPISTICA

ANTICIPAZIONE TITOLO DI ANTICIPAZIONE

DPR 196/2009 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE EROGAZIONE ANTICIPO ADG


UFFICIO RAGIONERIA



C11, C17, C12, C18, C20



MANDATO PAGAMENTO

BANCA TESORERIA

REGIONE


TESORERIA REGIONE

BONIFICO O ALTRA FORMA EQUIVALENTE DI ACCREDITO

AGGIUDICATARIO


BANCA TESORERIA

MANDATO QUIETANZATO ADG X



BENEFICIARIO


BENEFICIARIO

DOMANDA DI RIMBORSO RLI

DPR 196/2009 DGR 539/2008


ADG


DI LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA



C11, C17, C13, C15, C16, C18,

C19



MANDATO PAGAMENTO


X


TESORERIA REGIONALE


DITTA ESECUTRICE


67

SOGGETTI NORMA DI



MONITORAGGIO



TEMPISTICA

ADDEBITO XSUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA BANCA

TESORERIA MANDATO

QUIETANZATO ADG X

PRESENTAZIONE DOMANDA DI RIMBORSO SALDO FINALE AGGIUDICAT

ARIO

DOMANDA DI RIMBORSO

SALDO FINALE ADG

DPR 196/2009 DGR 539/2008

AUTORIZZAZIONE RIMBORSO SALDO FINALE ADG

DETERMINA DIRIGENZIALE

O DISPOSIZIONE LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA



X C11, C17, C14, C15, C16, C18,

C19, C21






TESORERIA REGIONALE


DITTA ESECUTRICE


TESORERIA MANDATO

QUIETANZATO ADG


68

10.3.5. Macroprocesso: Erogazione di finanziamenti a privati e imprese

ASSE III –Competitività produttiva – Macroprocesso “Erogazione di Finanziamenti a privati e imprese”

PROCESSO: ISTRUTTORIA (Modalità attuativa: operazioni “a bando”)


INTERNI ESTERNI



PREDISPOSIZIONE PROPOSTA DI DGR DI APPROVAZIONE BANDO/AVVISO PUBBLICO

RLI (eventuali gruppi

di lavoro)

PROPOSTA DGR + AVVISO

PUBBLICO C1

DGR 46/2009

TRASMISSIONE PROPOSTA DI DGR ALLA ADG PER ACQUISIZIONE PARERE EX DGR 46/2009

RLI ADG


DGR 539/08 PROPOSTA DI DGR E ALLEGATO BANDO RLI


PUBBLICO

UFFICIO SEGRETERIA DI

GIUNTA


GIUNTA REGIONALE


X

PUBBLICAZIONE DGR E AVVISO PUBBLICO SUL BUR

Ufficio Stampa della Giunta PUBBLICAZION

E SU BUR Potenziali beneficiari X C3

EVENTUALE NOMINA COMMISSIONE DI ISTRUZIONE E VALUTAZIONE DELLE DOMANDE DI FINANZIAMENTO


PRESENTAZIONE DOMANDE DI FINANZIAMENTO (COME DA AVVISO PUBBLICO)

BENEFICIARIO

DOMANDA DI FINANZIAMENT

O CON ALLEGATI PREVISTI

DALL’AVVISO

RLI COME DA AVVISO PUBBLICO


69


INTERNI ESTERNI



PUBBLICO

RICEZIONE DOMANDE DI FINANZIAMENTO RLI X C4

Lex specialis Art. 13, par. 1, Reg. CE 1828/2006; Artt. 43 e 71 e ss. D.P.R. 445/200; DGR 613/2007

VALUTAZIONE COMPLETEZZA E REGOLARITA’ GIURIDICO-AMMINISTRATIVA DELLA DOMANDA

RLI (O COMMISSIONE

DI VALUTAZIONE)

VERBALI C5, C6

EVENTUALE RICHIESTA PRECISAZIONI E CHIARIMENTI RLI COMUNICAZION

E BENEFICIARIO

DGR 539/2008

ATTO DI APPROVAZIONE PROGETTI AMMESSI E NON AMMESSI ED EVENTUALE PRE-IMPEGNO *

RLI o GIUNTA REGIONALE

DETERMINA DIRIGENZIALE o DELIBERAZION

E DI GIUNTA REGIONALE

C7

ART. 13. PAR. 1, REG. CE 1828/2006

PUBBLICAZIONE SUL BUR Ufficio Stampa della Giunta Pubblicazione Beneficiario X

COMUNICAZIONE DELLA CONCESSIONE PROVVISORIA DEL FINANZIAMENTO ED INVIO A BENEFICIARIO

RLI

COMUNICAZIONE

CONCESSIONE PROVVISORIA

DEL FINANZIAMENT

O

BENEFICIARIO X COME DA AVVISO PUBBLICO

COMUNICAZIONE AI SOGGETTI NON AMMESSI RLI Comunicazione

NON AMMESSI COME DA AVVISO PUBBLICO

* Nel caso in cui l’Avviso Pubblico preveda la predisposizione di una graduatoria, quest’ultima è approvata con deliberazione di Giunta Regionale e pubblicata sul BUR. Se l’Avviso Pubblico lo prevede, è possibile

70


INTERNI ESTERNI



Lo scorrimento della graduatoria per i progetti ammessi ma originariamente non finanziabili per indisponibilità di risorse; in tal caso, le attività ripartono dalla predisposizione della proposta di DGR (di scorrimento della graduatoria).

PROCESSO: ISTRUTTORIA (Modalità attuativa “CONTRATTAZIONE NEGOZIATA”)


INTERNI ESTERNI



PREDISPOSIZIONE PROPOSTA DI DGR DI APPROVAZIONE BANDO/AVVISO PUBBLICO

RLI (eventuali gruppi

di lavoro)


PUBBLICO C1

DGR 46/2009

TRASMISSIONE PROPOSTA DI DGR ALLA ADG PER ACQUISIZIONE PARERE EX DGR 46/2009

RLI ADG


DGR 539/08 PROPOSTA DI DGR E ALLEGATO BANDO RLI


PUBBLICO


GIUNTA


GIUNTA REGIONALE


X

PUBBLICAZIONE DGR E AVVISO PUBBLICO SUL BUR

Ufficio Stampa della Giunta PUBBLICAZION

E SU BUR Potenziali beneficiari X C3

EVENTUALE NOMINA DI UNA TASK FORCE PER LA FASE ISTRUTTORIA E DI VALUTAZIONE

PRESENTAZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE (COME DA AVVISO PUBBLICO)

BENEFICIARIO

MANIFESTAZIONE DI

INTERESSE CON ALLEGATI

PREVISTI DALL’AVVISO

PUBBLICO

RLI / TASK FORCE COME DA AVVISO PUBBLICO


71


INTERNI ESTERNI



RICEZIONE MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

RLI / TASK FORCE X C4

VALUTAZIONE COMPLETEZZA E REGOLARITA’ GIURIDICO-AMMINISTRATIVA DELLA MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

RLI / TASK FORCE VERBALI C5, C6

EVENTUALE RICHIESTA PRECISAZIONI E CHIARIMENTI

RLI / TASK FORCE COMUNICAZION

E POTENZIALE

BENEFICIARIO

DGR 539/2008

PROPOSTA ATTO DI APPROVAZIONE PROGETTI AMMISSIBLI E NON AMMISSIBLI

RLI / TASK FORCE PROPOSTA

DGR


GIUNTA C7

APPROVAZIONE DGR APPROVAZIONE PROGETTI AMMISSIBLI E NON AMMISSIBLI

GIUNTA REGIONALE

DELIBERAZIONE DI GIUNTA REGIONALE

COMUNICAZIONE AI SOGGETTI AMMISSIBLI E NON AMMISSIBLI

RLI / TASK FORCE Nota /

Comunicazione POTENZIALE

BENEFICIARIO COME DA AVVISO PUBBLICO

CONCERTAZIONE CON PARTENARIATO E PRIVATI INTERESSATI

RLI / TASK FORCE

ORGANIZZAZIONI SINDACALI E DI

CATEGORIA, ALTRI ENTI PUBBLICI

COINVOLTI, POTENZIALE

BENEFICIARIO

ACCORDO DI PROGRAMMA COME DA AVVISO

PUBBLICO

PRESENTAZIONE DOCUMENTAZIONE PER LA CONCESSIONE DELLE

POTENZIALE BENEFICIARIO

DOCUMENTAZIONE RLI / TASK FORCE COME DA AVVISO

PUBBLICO

72


INTERNI ESTERNI



AGEVOLAZIONI

VALUTAZIONE DOCUMENTAZIONE

RLI/ TASK FORCE VERBALI C5, C6 COME DA AVVISO

PUBBLICO

PREDISPOSIZIONE SCHEMA DI CONTRATTO, PROVVEDIMENTO DI CONCESSIONE DELLE AGEVOLAZIONI E PROPOSTA DGR DI APPROVAZIONE

RLI/ TASK FORCE

SCHEMA DI CONTRATTO;

PROVVEDIMENTO DI

CONCESSIONE DELLE

AGEVOLAZIONI; PROPOSTA

DGR DI APPROVAZION

E

Ufficio Segreteria della Giunta COME DA AVVISO

PUBBLICO

DGR DI APPROVAZIONE SCHEMA DI CONTRATTO E PROVVEDIMENTO DI CONCESSIONE DELLE AGEVOLAZIONI

GIUNTA REGIONALE

DELIBERAZIONE + SCHEMA DI CONTRATTO E PROVVEDIMEN

TO DI CONCESSIONE

DELLE AGEVOLAZIONI

STIPULA CONTRATTO RLI/ TASK FORCE BENEFICIARIO CONTRATTO

STIPULATO X



INTERNI ESTERNI




EVENTUALE STIPULA POLIZZA FIDEJUSSORIA BENEFICIARIO POLIZA

FIDEJUSSORIA

COMUNICAZIONE DI CONFERMA DOCUMENTAZIONE PER LA CONCESSIONE DELLE AGEVOLAZIONI + EVENTUALE POLIZZA FIDEJUSSORIA E

BENEFICIARIO COMUNICAZIONE + ALLEGATI RLI C5, C6, C9 COME DA AVVISO

PUBBLICO


73


INTERNI ESTERNI




RICHIESTA DI ANTICIPAZIONE

ART. 1 L. 144/99; ART. 28, COMMI 3 E 5, L. 289/2002; ART. 11 L. 3/2003; PROTOLLO DI COLLOQUIO MONIT-IGRUE

GENERAZIONE CUP MASTER E CUP PROGETTO RLI CUP master e

CUP progetto X

L.R. 34/2001 DGR 539/2008 ART. 78 PAR. 2 REG CE 1083/2006 (COME MODIFICATO DA REG. 284/2009)

IMPEGNO E LIQUIDAZIONE DELL’ ANTICIPAZIONE RLI


DI LIQUIDAZIONE

UFFICIO

RAGIONERIA GENERALE E/O

UFFICIO CONTROLLO

AMMINISTRATIVO

X C7, C8, C10

L.R. 34/2001 DGR 539/2008


UFFICIO RAGIONERIA GENERALE


BANCA TESORIERA X

Convenzione Regione - Banca ESECUZIONE PAGAMENTO

BANCA TESORIERA

REGIONE

BONIFICO O ALTRA FORMA EQUIVALENTE DI ACCREDTO

BENEFICIARIO X

Convenzione Regione - Banca


BANCA

TESORIERA REGIONE

MANDATO QUIETANZATO

UFFICIO RAGIONERIA

GENERALE - RLI X

RICHIESTA DI EROGAZIONE PAGAMENTO INTERMEDIO CON ALLEGATA

BENEFICIARIO DOMANDA DI RIMBORSO RLI C5, C6, C9

74


INTERNI ESTERNI




DOCUMENTAZIONE E STATO DI AVANZAMENTO

(EVENTUALE IMPEGNO) E LIQUIDAZIONE QUOTA FINANZIAMENTO

RLI

(DETERMINA O) DISPOSIZIONE

DI LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA

GENERALE E/O UFFICIO


X C7, C8, C10

L.R. 34/2001 DGR 539/2008




BANCA TESORIERA X

Convenzione Regione - Banca ESECUZIONE PAGAMENTO

BANCA TESORIERA

REGIONE

BONIFICO O ALTRA FORMA EQUIVALENTE DI ACCREDTO

BENEFICIARIO X


ADDEBITO QUOTA SUL CONTO DELLA REGIONE BASILICATA

BANCA

TESORIERA REGIONE

MANDATO QUIETANZATO

UFFICIO RAGIONERIA

GENERALE - RLI X

COMUNICAZIONE ULTIMAZIONE PROGETTO + INVIO DOCUMENTAZIONE FINALE DI SPESA E RICHIESTA SALDO FINANZIAMENTO

BENEFICIARIO COMUNICAZIONE E DOMANDA DI RIMBORSO

RLI

ELABORAZIONE DEGLI ESITI DELL’ACCERTAMENTO ED EMANAZIONE PROVVEDIMENTO DI CONCESSIONE DEFINITIVA DEL FINANZIAMENTO CON (IMPEGNO/DISIMPEGNO E) LIQUIDAZIONE DEL SALDO

RLI

(DETERMINA O) DISPOSIZIONE

DI LIQUIDAZIONE

UFFICIO RAGIONERIA

GENERALE E/O UFFICIO


X C7, C11, C12, C13




BANCA TESORIERA X

ESECUZIONE PAGAMENTO Banca Tesoriera regionale

Bonifico o altra forma di accredito

Beneficiario X


ADDEBITO SALDO FINALE SUL CONTO DELLA REGIONE BANCA

TESORIERA MANDATO

QUIETANZATO UFFICIO

RAGIONERIA X


75


INTERNI ESTERNI




BASILICATA REGIONE GENERALE - RLI

Art. 57 Reg. CE 1083/2006; Lex specialis

CONTROLLO IN LOCO SULLA STABILITA’ DELL’OPERAZIONE RLI VERBALE BENEFICIARIO X C14

DETTAGLIO ATTIVITA’ DI CONTROLLO – Macroprocesso “Erogazione di Finanziamenti a privati e imprese”

RESPONSABILE DEL CONTROLLO DESCRIZIONE CONTROLLO

RESPONSABILE CONSERVAZIONE DOCUMENTI E LOCALIZZAZIONE ARCHIVI

CODICE

CONTROLLO

RLI CONTROLLO AMMINISTRATIVO

Verifica della conformità delle operazioni alla normativa comunitaria, nazionale e regionale in materia di concorrenza/aiuti di stato, ambiente e pari opportunità;

C1

ADG CONTROLLO AMMINISTRATIVO

Verifica della conformità delle operazioni selezionate alle previsioni dettate nel PO FESR 2007-2013, nei criteri di selezione, nella descrizione del sistema di gestione e controllo del PO FESR 2007-2013 e nei manuali da esso richiamati ai sensi delle seguenti disposizioni: - punto 7 del deliberato della D.G.R. 46 DEL 2009; - paragrafo 2.2.4. – “Verifica delle operazioni [articolo 60, lettera b), del regolamento (CE) n. 1083/2006]” della

“Descrizione del Sistema di Gestione e controllo del PO FESR 2007-2013” approvata con DGR n. 1066 del 10 giugno 2009.

C2

ADG Verifica dell’avvenuta pubblicazione dell’Avviso sul BUR al fine di garantire “che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati” (art. 13, par. 1, Reg. CE 1828/2006)

C3

76



CODICE

CONTROLLO


Vigila sulla corretta applicazione della procedura per la ricezione delle domande e la registrazione delle stesse

C4


Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente il progetto da finanziare ai sensi delle condizioni di cui all’art. 13, par. 1, Reg. CE 1828/2006, delle previsioni dell’Avviso, della normativa in esso richiamata, dell’artt. 43 e 71 e ss. Del DPR 445/2000; DGR 313/2007

C5

RLI


Verifica della conformità alle prescrizioni della lex specialis (Disciplinare o Avviso Pubblico)

C6

UFFICIO CONTROLLO INTERNO DI REGOLARITA’ AMMINISTRATIVA


Verifica sugli atti amministrativi in relazione alle prescrizioni generali ed interne all’ente al fine del rilascio del “visto di regolarità amministrativa” (Artt. 51-53 L.R. 34/2001; D.G.R. 2017/2005 e ss.mm.ii.; D.G.R. 539/2008)

C7



Verifica degli atti di impegno e/o liquidazione ai fini del rilascio del “visto di compatibilità finanziaria e di regolarità contabile”

C8

RLI / TASK FORCE*

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E/O IN LOCO

Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente la liquidazione del contributo al beneficiario a titolo di anticipazione o di pagamento intermedio

C9


Verifica delle disponibilità finanziarie – sul Capitolo del Bilancio di Previsione attestato all’URLI - per l’impegno e/o liquidazione del contributo al beneficiario a titolo di anticipazione o pagamento intermedio (L.R. 34/2001; D.G.R. 539/2008),

C10

RLI /TASK FORCE*

CONTROLLO AMMINISTRATIVO E IN LOCO – COLLAUDO FINALE

- Verifica della completezza e correttezza della documentazione inerente la liquidazione del contributo a titolo di

C11


77



CODICE

CONTROLLO

saldo finale; - Verifica che il beneficiario mantenga un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata

per tutte le transazioni relative all'operazione (ferme restando le norme contabili nazionali) ex art. 60 lettera d) Reg CE 1083/2006;

- Verifica dell’esistenza fisica e della disponibilità presso il beneficiario dei beni e servizi co-finanziati - Verifica dell’effettivo trasferimento ed accredito sul conto del beneficiario dell’intero importo liquidato dal RLI prima

della verifica in loco


Verifica delle disponibilità finanziarie – sul Capitolo del Bilancio di Previsione attestato all’URLI - per l’impegno e/o liquidazione del contributo al beneficiario a titolo di saldo finale (L.R. 34/2001; D.G.R. 539/2008)

C12

RLI /TASK FORCE*


Verifica del rispetto della normativa in materia di pubblicità inerenti progetti finanziati con fondi comunitari (DD.GG.RR. n. 227 del 2009 e n. 1040/2009; artt. 1-9 del Reg. CE 1828/2006

C13

RLI /TASK FORCE*


Verifica della stabilità dell’operazione ex art 57 del Reg. CE 1083 del 2006 e lex specialis

C14

* I CONTROLLI IN LOCO sono effettuati dalla TASK FORCE CONTROLLI DI I LIVELLO.

I CONTROLLI AMMINISTRATIVI sono effettuati dal RLI.

78

10.4. Dossier di progetto L’art. 15 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 stabilisce che “Ai fini dell’articolo 60, lettera f) del regolamento (CE) n. 1083/2006 una pista di controllo è considerata adeguata se, per il programma operativo interessato, rispetta i seguenti criteri: a) consente di confrontare gli importi globali certificati alla Commissione con i documenti

contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall’autorità di certificazione, dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari riguardo alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;

b) consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario; c) consente di verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal comitato di

sorveglianza per il programma operativo; d) per ogni operazione comprende, se pertinente, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento,

documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, relazioni sui progressi compiuti e relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati”

Pertanto, affinché la pista di controllo risulti adeguata, è opportuno che la stessa contenga anche una sezione rappresentata dal dossier di progetto, contenete informazioni a livello di singola operazione, suddivisa in tre parti: parte finanziaria; parte selezione e parte tecnico-amministrativa. PARTE FINANZIARIA (REPORT DI PROGETTO): art. 15, lettere a) e b) Il report di progetto, anche con l’ausilio del sistema informativo SIMIP, assicura le seguenti informazioni: ‐ domanda di rimborso del beneficiario: numero, data e importo; ‐ documenti giustificativi di spesa: tipologia (fattura o altro documento avente forza probatoria

equivalente); numero; data e importo; ‐ titolo di pagamento: tipologia (ordine/mandato di pagamento; bonifico ecc.); quietanza; numero;

data e importo; ‐ atti di liquidazione del contributo: numero, data, importo dell’atto di liquidazione del RLI;

numero, data e importo del mandato di pagamento regionale; ‐ check list di I livello: numero e data della check list; importo ritenuto ammissible a seguito del

controllo di I livello; ‐ Dichiarazione di spesa bimestrale del RLI: numero, data e importo del progetto dichiarato dal

RLI; ‐ Dichiarazione Certificata di spesa e domanda di pagamento dell’AdC: numero e data di

riferimento; importo certificato sul progetto dall’AdC ‐ Rapporto di controllo dell’AdA (per i progetti campionati): numero e data del rapporto; importo

eventualmente considerato non ammissibile. PARTE SELEZIONE: art. 15, lettere c)

Tale parte è finalizzata a verificare l’applicazione dei criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza, in particolare il superamento della soglia di idoneità al contributo risultante dalla griglia di valutazione elaborata in applicazione dei predetti criteri. A riguardo, il dossier del progetto include: ‐ il parere favorevole rilasciato dall’AdG ai sensi della DGR n. 46/2009 (cfr. paragrafo ); ‐ l’atto di ammissione a finanziamento del progetto e/o l’adozione della lista progetti (DGR o

DD);


79

‐ la graduatoria da cui risulti l'applicazione dei criteri di selezione (es. verbali della commissione di valutazione o di gara)

PARTE TECNICO-AMMINISTRATIVA: art. 15, lettere d) Nel fascicolo di progetto sono contenute altresì le seguenti informazioni rilevanti: ‐ le specifiche tecniche; ‐ il piano di finanziamento (es. Quadro economico dell’OO.PP:); ‐ documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione (es. atto di concessione del contributo

al beneficiario o l’atto di adozione della Lista progetti quali documenti di approvazione della sovvenzione)

‐ la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici (es. atto di aggiudicazione dell'appalto; eventuali perizie di variante; collaudo

‐ la documentazione relativa alle verifiche e agli audit effettuati (es. collaudi della stazione appaltante; copia delle check list per il controllo di primo livello o di altra documentazione di controllo o audit che riguardi l'operazione; copia dei rapporti di monitoraggio relativi all'operazione

Il Dossier di operazione è elaborato e custodito dal RLI anche sulla base dei dati forniti da altri soggetti (PO “Controlli di I livello e irregolarità”; Task Force Controlli; AdC; AdA) ) e/o dai dati risultanti dal sistema informativo SIMIP.

10.5. Procedure di approvazione e gestione delle Piste di Controllo

A seguito dell’approvazione del presente Manuale e alla luce delle relative indicazioni, ciascun URLI predispone le piste di controllo dettagliate per la competente linea di intervento e le approva con propria Determinazione Dirigenziale da trasmettere all’Autorità di Gestione che – laddove ravvisi che le stesse non siano adeguate – comunica agli URLI le modifiche/integrazioni da apportare. Ciò non è necessario laddove il RLI ravvisi che le piste di controllo contenute nel presente manuale non necessitino di adattamento alle specificità della propria linea di intervento. Le piste di controllo rappresentano uno degli strumenti organizzativi del sistema di gestione e controllo e l’Autorità di Gestione ne conserva una copia da rendere disponibile agli organismi di controllo. Oltre alla fase di progettazione e realizzazione delle piste bisogna porre attenzione anche alla modalità di gestione delle stesse. Le piste, necessitano di una costante e tempestiva attività di manutenzione al fine di mantenerne, se non migliorarne, i livelli di performance. Di conseguenza, il RLI non dovrà esaurire il proprio compito con la realizzazione ed implementazione della pista di controllo ma dovrà curarne l’aggiornamento continuo, imposto dai cambiamenti, interni od esterni alla propria organizzazione che potrebbero, in breve tempo, determinarne l’obsolescenza. Tali cambiamenti possono andare dal semplice spostamento di archivi da un sito ad un altro, cosa che richiederebbe, ad esempio, di aggiornare la scheda dei dettagli delle attività di controllo (colonna 4), al cambiamento delle procedure di un Ufficio o all’introduzione di una nuova normativa.

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Tutte le release della pista di controllo setto di approvazione con Determinazione Dirigenziale dell’URLI da trasmettere all’AdG.

Con cadenza bimestrale, l’AdG trasmette copia delle piste di controllo e dei relativi aggiornamenti all’AdC e all’AdA, congiuntamente all’invio dei dati di monitoraggio, sui controlli ed irregolarità.

11. Check List di Progetto L’articolo 13, paragrafo 4, del Reg. CE 1828/2006 stabilisce che: “L’autorità di gestione stabilisce per iscritto norme e procedure relative alle verifiche effettuate in conformità del paragrafo 2 e tiene una documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate”.

Per rispettare le disposizioni suddette, l’AdG si avvale di apposite check list e verbali di controllo.

L’AdG ha stabilito di adottare nel presente Manuale le check list per i controlli di primo livello contenute nel documento redatto dall’IGRUE, e condiviso dai servizi della Commissione (DG REGIO), trasmesso all’AdG con Nota Prot. n. 139158 del 27 novembre 2008 del MEF-IGRUE.

Si tratta delle seguenti sette check list:

1. Checklist generale, finalizzata ad ottenere una visione generale d’insieme del progetto;

2. Checklist “Processo di revisione”, finalizzata a garantire alle autorità sistemi finanziari e contabili adeguati;

3. Checklist ambientale, specifica per i progetti che richiedono uno studio di impatto ambientale;

4. Checklist per gli appalti pubblici, finalizzata ad assicurare che, per quanto attiene alle autorità pubbliche, i contratti per lavori, servizi o la fornitura di beni co-finanziati: 1) sono stati approvvigionati sulle base di adeguati avvisi di gara; 2) ci sono stati controlli efficaci sulla pubblicazione delle gare; e che tutte le offerte sono state valutate pienamente prima dell'aggiudicazione del contratto.

5. Checklist “Misure di ammissibilità delle spese”, finalizzata ad assicurare la conformità ai requisiti di ammissibilità della spesa stabiliti nei vigenti Regolamenti CE;

6. Checklist “Processo pagamenti fatture”, finalizzata verificare l'accuratezza e l'idoneità del processo per il pagamento delle fatture;

7. Checklist “Misure di pubblicità”, finalizzata a garantire l'ottemperanza con i requisiti stabiliti nel vigente Regolamento (CE) 1828/2006;

8. Check list per gli aiuti alle imprese24. Tale check list, si aggiunge a quelle standard valide per tutte le tipologie di operazioni (Checklist generale; Checklist “Processo di revisione”; Checklist “Misure di ammissibilità delle spese”; Checklist “Misure di pubblicità”; Checklist “Processo pagamenti fatture”).

Le suddette check list sono degli strumenti di supporto che, in fase di attuazione, potranno essere oggetto di integrazioni e modifiche laddove i responsabili dei controlli (RLI o Task force) riterranno necessarie ed opportune al fine di tener conto delle specificità delle singole misure ed operazioni e, in particolare, delle disposizioni comunitarie, nazionali o regionali settoriali.

24 Al contrario delle sette check list sopra citate, la check list relativa alle operazioni di aiuti è stata predisposta dall’AdG e non è compresa tra le check list trasmesse dal MEF-IGRUE con la succitata Nota Prot. n. 139158 del 27 novembre 2008.


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Le check list sono impostate in due parti:

‐ la prima sezione nella quale è necessario indicare il codice del progetto (codice CUP e/o codice locale) riportato nel sistema informativo SIMIP; il titolo del progetto; il nome e cognome del/dei controllore/i di I livello (revisore); la data, il luogo e la durata del controllo; l’obiettivo dell’attività di controllo (che varia a seconda della check list utilizzata); il nome e cognome del Dirigente che prende atto della verifica effettuata;

‐ la seconda sezione nella quale, per ciascuna verifica espletata, sono indicate le eventuali parti coinvolte; la presenza (Si) o l’assenza (No) di documenti; oppure l’espletamento (Si) o meno (No) di una adempimento. Nel caso in cui la verifica non sia attinente con l’operazione oggetto di controllo, si procederà ad indicare N/A (Not applicable). Nella colonna commenti, è necessario riportare utili indicazioni che diano evidenza del controllo espletato, nonché gli estremi di atti/documenti attestanti l’espletamento di un adempimento.

I verbali sono sottoscritti e timbrati dall’addetto ai controlli e vistati dal dirigente di riferimento (RLI, Dirigente generale, AdG ecc.).

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11.1. Checklist generale

Numero del progetto: inserire numero del progetto

Inserire titolo del progetto Svolto da: inserire nome del revisore Data inserire data Luogo inserire luogo Controllato da: inserire nome del dirigente Tempo inserire durata Obiettivo: ottenere una visione d'insieme generale del progetto Valutazione Parti S (Sì)/ Commenti Coinvolte N (No) 1 Generale - Sono state rispettate le regole UE relative agli appalti pubblici? - Sono state rispettati i regolamenti ambientali UE? - Sono stati rispettati i regolamenti UE in tema di ammissibilità? - Sono stati rispettati i regolamenti UE in materia di pubblicità? - I contributi finanziari sono stati erogati al beneficiario? senza decurtazioni o ritardi inaccettabili? - Sono stati erogati i co-finanziamenti europei e nazionali? Esame fisico del progetto E' stato effettuato un controllo sul posto? Il progetto è stato completato? Il progetto è in conformità con il capitolato tecnico? Conclusioni generali relative all'aspetto generale del progetto


83

11.2. Check list “Processo di revisione”

Numero del progetto: inserire il numero del progetto

Inserire titolo del progetto Effettuato da: inserire nome del revisore Data inserire data Luogo inserire luogo Controllato da: inserire nome del dirigente Tempo inserire durata Obiettivo: garantire alle autorità sistemi finanziari e contabili adeguati Controllo Parti S (Sì)/ Commenti Coinvolte N (No)

1 I documenti contabili disponibili forniscono informazioni dettagliate sulla spesa?

2 I documenti contabili riportano le date, l'ammontare di ogni voce di spesa, le caratteristiche dei documenti di supporto e le date e i metodi di pagamento?

3 Viene dimostrata chiaramente l'allocazione della spesa tra il progetto cofinanziato e la parte restante?

4 I seguenti documenti sono custoditi ad un adeguato livello direzionale?

- Modulo di richiesta - Specifiche tecniche - Piano finanziario del progetto - Rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori - Documentazione di gara - Rapporti sulle verifiche spot - Processi di pagamento - Documenti di pagamento - Documenti di verifica - Rapporti relativi ad irregolarità - Asset/ apparecchiature - Rapporti in materia di pubblicità

5 I documenti di spesa costituiscono della documentazione a supporto della contabilità dell'autorità erogante?

6 I documenti di supporto forniscono le basi per la predisposizione delle dichiarazioni di spesa?

Conclusioni generali sul processo di revisione contabile del progetto

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11.3. Checklist ambientale

Numero del progetto: inserire numero del progetto Inserire titolo del progetto Effettuato da: Data inserire data Luogo inserire luogo

Verificato da: Tempo inserire durata

Obiettivo: Verifica S (Sì)/ Commenti N (No) 1 Specifiche generali

1

Per i progetti passibili di avere effetti significativi sull'ambiente per via della loro natura, dimensione o localizzazione è stato effettuato uno studio di impatto ambientale?

Se la domanda non è applicabile al progetto in esame, si passi direttamente alla domanda (4).

2 C'è stata una decisione da parte delle autorità nazionali competenti in relazione allo studio di impatto ambientale?

Nota: questa domanda tende alla conferma che tale passo procedurale dell'analisi di impatto ambientale è stato seguito, mentre non mira a stabilire se la decisione presa è stata adeguata o meno, né a valutare la qualità delle informazioni concenute nello studio di impatto ambientale.

3 Tale decisione è stata resa pubblica?

4

Per i progetti di altro tipo, che in linea di principio non hanno effetti significativi sull'ambiente, ma che ciononostante devono essere studiati caso per caso, (i) sono stati considerati i potenziali effetti sull'ambiente e (ii) se considerato necessario dalle autorità nazionali competenti, è stato effettuato uno studio di impatto ambientale?

Conclusioni generali sulle misure ambientali adottate per il progetto


85

11.4. Checklist per gli appalti pubblici

Le verifiche in materia di appalti pubblici sono alquanto rilevanti. In merito, l’AdG si avvale dell’esperienza messa in atto nel periodo di programmazione 2000-2006. Infatti, nel corso del 2007, la Commissione Europea (DG REGIO) ha effettuato in alcune regioni italiane delle missioni di controllo in materia di procedure di affidamento di appalti pubblici di lavori, riscontrando significative irregolarità, alcune ad elevata frequenza ed altre a carattere sistemico e talvolta ricadenti in fattispecie riconducibili alla non perfetta aderenza della normativa nazionale previgente rispetto alle prescrizioni comunitarie in materia di appalti (Allegato “D”)25.

La succitata questione è emersa anche nel corso della missione di audit del 19-22 maggio 2008 presso la Regione Basilicata relativa al Fondo FESR (Missione n. 2008/IT/REGIO/J3/676/1). A seguito delle raccomandazioni degli aduitor della DG REGIO, l’AdG del POR 2000-2006 ha avviato26 un piano straordinario di verifiche sulle procedure da condurre sulla base di apposite check list che tenessero conto di elementi quali: ‐ la corretta pubblicazione del bando di gara; ‐ il rispetto dei termini minimi previsti per il ricevimento delle richieste di partecipazione e/o

delle offerte; ‐ la pubblicazione dei dettagli dei criteri di aggiudicazione nel bando di gara; ‐ l’utilizzazione di criteri discriminatori in base alla nazionalità; ‐ l’utilizzazione di criteri di selezione in fase di aggiudicazione; ‐ l’esclusione automatica delle offerte; ‐ il rifiuto automatico delle offerte; ‐ la pretesa illegale di designare un rappresentante fiscale prima della presentazione di un’offerta; ‐ la pubblicazione nella GUUE dell’eventuale prolungamento del termine per la presentazione

delle offerte; ‐ la pubblicazione dei risultati della procedura di appalto; ‐ un sistema non equo di classifica dei prezzi; ‐ l’affidamento di lavori/servizi complementari al contratto iniziale.

In particolare, l’AdG del POR ha predisposto la strumentazione idonea alle verifiche richieste dalla Commissione, prevedendo specifiche check list27 diversificate per tipologia di appalto (lavori, forniture, servizi) e per procedura di affidamento (pubblico incanto, licitazione privata, trattativa privata), in applicazione a quanto previsto dalla normativa nazionale sugli appalti di lavori (Legge n. 109/1994 e ss.mm.ii., Decreto Legislativo n. 163/2006 e ss.mm.ii. e DPR 554/99), di servizi (Decreto legislativo n. 157/1995) e di forniture (Decreto legislativo n. 358/92)28 e dalla normativa comunitaria (Direttiva 93/37/CEE) applicabile alle operazioni. 25 Nota della Commissione europea del 19 febbraio 2008 relativa al trattamento degli appalti pubblici su tutti i programmammi del FESR 2000-2006, contentente l’elenco delle 13 principali irregolarità accertate) 26 Ottobre 2008. 27 Tali check list sono state approvate all’interno del “Manuale dei controlli di I livello del POR Basilicata 2000-2006 ex art. 4 del reg. CE 438/2001” (DGR 565 del 31 marzo 2009). 28 La Legge n. 109/94 è stata abrogata e sostituita dal D.lvo 163/2006 e ss.mm.ii che recepisce le Direttiva 2004/17/CE e 2004/18/CE e disciplina sia gli appalti di lavori che i servizi e le forniture.

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Numero del progetto inserire numero del progetto

Inserire titolo del progetto Effettuato da Data inserire data Luogo inserire luogo Verificato da Tempo inserire durata Obiettivo

Assicurare che, per quanto attiene alle autorità pubbliche, i contratti per lavori, servizi o la fornitura di beni co-finanziati:

- sono stati approvvigionati sulle base di adeguati avvisi di gara; - vi sono stati controlli efficaci sulla pubblicazione delle gare; e

- che tutte le offerte sono state valutate pienamente prima dell'aggiudicazione del

contratto. Informazioni riassuntive del contratto

Data di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale UE e

nazionale /sulla stampa

nazionale

Bilancio preventivo

stimato indicato nella pubblicazione

Ammontare indicato nel

contratto

Data della

firma del contratto

Data d'inizio

del progetto

Data contrattuale di consegna dei

lavori/beni/servizi

Ammontare complessivo

erogato all'appaltatore

€ € €

Verifica

Parti coinvolte

(se applicabile)

S (Sì)/ N (No) Commenti

1. Documentazione di gara Se la documentazione di gara comprende: a) criteri di selezione ed aggiudicazione; b) una griglia di valutazione; c) la possibilità o meno di varianti; d) la possibilità o meno del subappalto; 2. Pubblicazione

a) L'avviso di gara è stato pubblicato sulla GUUE, sulla Gazzetta Ufficiale nazionale e sui giornali nazionali?

b) E' stata applicata una corretta scadenza per la presentazione delle offerte (in generale almeno 52 giorni dalla data di pubblicazione dell'avviso)?

c) Il co-finanziamento notificato nel contratto pubblico è stato pubblicato anche sulla GUUE?

d) Vi sono state informazioni aggiuntive richieste dagli appaltatori e, se fornite, sono state notificate anche agli altri candidati?


87

Verifica

Parti coinvolte

(se applicabile)


e) Se è stata tenuta una riunione informativa, vi sono stati invitati tutti i potenziali candidati? Selezionare un campione dei candidati che hanno inviato le loro espressioni di interesse e richiedete loro copia delle lettere d'invito a tale riunione informale. 3 Procedura di gara utilizzata

a) Evidenziare la procedura di gara utilizzata (ovvero aperta/chiusa/negoziata)

b) Nel caso in cui non sia stata utilizzata una procedura aperta,

fornire le spiegazioni/giustificazioni per la scelta operata.

Nel caso in cui sia stata utilizzata una Procedura Negoziata senza pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale UE:

(quando un'autorità appaltante consulta gli appaltatori di sua scelta e negozia i termini del contratto, ad esempio nelle sue specifiche tecniche, amministrative o finanziarie, con uno o più di essi)

- L'autorità appaltante ha presentato un rapporto nel quale si spiegano le ragioni di tale procedura?

- In caso affermativo, le ragioni esposte nel rapporto sodisfano le seguenti quattro condizioni cumulative? (i) sussistevano condizioni di estrema urgenza

(ii) tali ragioni di estrema urgenza erano state prodotte da eventi non prevedibili da parte dell'autorità appaltante

(iii) le circostanze invocate per giustificare l'estrema urgenza non posso in alcun caso essere imputabili all'autorità appaltante (ovvero, non possono essere risultate da sue omissioni, negligenza, ecc..)

(iv) le summenzionate condizioni sono state rigidamente applicate

Nota: se la risposta a qualunque di queste domande è No, sussiste il sensibile rischio che il contratto sia stato aggiudicato irregolarmente. 4) Procedure di apertura di gara

a) E' stata registra la data di ricevimento di tutte le offerte presentate? Ottenere la lista ed assicurarsi che le date non contrastino con le scadenze stabilite nell'avviso di gara.

88

Verifica

Parti coinvolte

(se applicabile)


b) Tutte le offerte sono state aperte alla data specificata nell'avviso?

c) All'apertura delle buste, erano presenti due o più persone e sono state registrate tutte le offerte?

d) Riesaminare il Rapporto sull'apertura delle buste in merito alle seguenti tematiche: - Numero di offerte presentate; - ritiri; - non-ottemperamento e ragionamenti; - registrazione dei prezzi delle offerte 5. Fase di selezione a) Come sono state selezionate le offerte da valutare, o sono state valutate tutte le offerte? b) Evidenziare i criteri usati per la selezione delle offerte da valutare.

c) Sono conformi ai criteri pubblicati nel bando di gara? (specifiche di gara - ottenere copie della relativa sezione sulle specifiche).

d) I criteri di selezione hanno riguardato le seguenti aree? - Conformità amministrativa i) Ottemperanza agli obblighi legali e finanziari (es. Art. 46 della Direttiva CE 04/18) ii) Posizione finanziaria ed economica (Art. 47 della Direttiva CE 04/18) - Capacità tecnica

iii) Capacità tecnica (Art. 48 della Direttiva CE 04/18)

i) I criteri di selezione utilizzati erano conformi alle Direttive sugli appalti pubblici? (es. 'il criterio dell'esperienza va utilizzato in questa fase e non nella fase dell'aggiudicazione) ii) Sono stati utilizzati dei criteri discriminatori nela fase di selezione? (es. su base geografica/nazionale) iii) I criteri di conformità amministrativa sono stati applicati in modo equo ed uguale tra le offerte? iv) E' stato effettuato un controllo sull'accuratezza aritmetica delle offerte?

v) In caso di errori, sono state apportate correzioni alle offerte? 6. Fase di aggiudicazione

i) Quale era la composizione della commissione di valutazione? (fornire nomi, enti rappresentati, esperienza e ruoli) ii) Fornire una lista dei criteri utilizzati per l'aggiudicazione del


89

Verifica

Parti coinvolte

(se applicabile)


contratto (se non aggiudicato sulla base del prezzo più basso)

iii) Se l'aggiudicazione è stata fatta sulla base dell'offerta economicamente più vantaggiosa, porre le seguenti domande:

iv) Appurare l'adeguatezza dei criteri usati (individuare qualsiasi elemento discriminatorio, es. preferenze geografiche/nazionali, o marche e marchi specifici specificati nei contratti di fornitura).

v) Assicurarsi che i criteri utilizzati durante la fase di selezione non siano stati riutilizzati durante la fase di aggiudicazione (es. capacità finanziaria o esperienza dell'appaltatore).

vi) Le giustificazioni per l'aggiudicazione di punteggi in base ad ogni criterio sono state registrate/documentate dalla commissione di valutazione? vii) Controllare le somme/totali dei punteggi attribuiti in base ai diversi criteri di aggiudicazione.

viii) Riesaminare il rapporto di valutazione per assicurare che le giustificazioni per tutte le decisioni prese dalla commissione sono state adeguatamente registrate.

ix) La gamma e il peso dei punteggi utilizzati in base ai vari criteri erano conformi alle specifiche?

x) E' stata scelta l'offerta economicamente più vantaggiosa? xi) Il prezzo dell'offerta vincente rientrava entro i limiti del

bilancio disponibile?

xii) Sono state richieste spiegazioni relativamente ad offerte anormalmente basse e la decisione di approvare o respingere tali offerte è stata adeguatamente motivata dall'autorità appaltante?

xiii) Confermare che la valutazione è avvenuta in base alla griglia pubblicata sulla documentazione del bando di gara e che non vi siano state apportate successive modifiche. xiv) L'intera procedura -la conformità formale, la valutazione tecnica e finanziaria e la scelta dell'appaltatore- è stata interamente documentata?

xv) I criteri di valutazione sono stati stabiliti precedentemente al ricevimento delle offerte?

90

Verifica

Parti coinvolte

(se applicabile)


xvi) Nella valutazione delle offerte sono stati utilizzati tutti i criteri elencati nelle Condizioni di gara?

xvii) Sono stati utilizzati nella valutazione delle offerte criteri non contemplati nelle Condizioni di gara? 7. Firma del contratto i) Il contratto è stato firmato dall'autorità appaltante e dall'appaltatore? ii) Il risultato dell'aggiudicazione del contratto è stato pubblicato sulla GUUE? iii) Controllare/chiedere se un fornitore ha presentato ricorso presso l'autorità appaltante iv) Riesaminare il contenuto del ricorso e la risposta data dall'autorità appaltante. 8. Conservazione della documentazione di gara

Copie della documentazione relativa alla procedura di gara sono state conservate dall'autorità appaltante?

9. Procedura negoziata per lavori aggiuntivi (attribuzione diretta di lavori aggiuntivi ad un contratto iniziale all'appaltatore originario senza ricorso a nuova gara)

i) I lavori aggiuntivi sono stati resi necessari da circostanze non prevedibili? ii) La giustificazione di tali circostanze non prevedibili è stata documentata ed è convincente?

iii) Se la giustificazione è convincente, tali circostanze non prevedibili sono il risultato di omissioni o negligenze da parte dell'autorità appaltante?

iv) Il valore aggregato dei contratti aggiudicati per lavori aggiuntivi eccede il 50% del valore del contratto principale? In caso affermativo, compilare la scheda seguente:


91

Contratti supplementari Titolo dei contratti

supplementari

Data di firma del contratto

supplementare

Ammontare indicato nel

contratto supplementare

€

Data contrattuale per la consegna dei

lavori supplementari

Data effettiva di consegna dei

lavori/delle forniture/dei

servizi supplementari

Giustificazione dei contratti

supplementari

Verifica

Parti coinvolte (se applicabile)

S (Sì) N (No) Commenti

10. Esecuzione del contratto

i) Quando il contratto è stato eseguito, l'ammontare pagato all'appaltatore è stato uguale o inferiore all'ammontare specificato nel contratto?

ii) L'autorità responsabile e/o l'appaltatore hanno introdotto delle modifiche al contratto (es. modifiche alle quantità/oggetti fisici/servizi specificati nel contratto)? In caso affermativo, compilare la seguente scheda "Modifiche".

iii) L'appaltatore ha rispettato gli obblighi contrattuali. In caso negativo, l'autorità responsabile ha attivato le clausole del contratto relative alle penali?

1a modifica 2a modifica Modifiche del contratto

GG/MM/AA Valore (€) GG/MM/AA Valore (€) Totale (€)

Lavori aggiuntivi non contrattuali che sono stati eseguiti (non inclusi nel contratto originario):

Lavori contrattuali che non sono stati eseguiti:

Totali

Conclusioni generali relative alla procedura di procurement del progetto

92

NOTE 1 CEG Caso C-57/94 Commissione contro Italia 2 CEG Caso C-318/94 Commissione/Germania, per forza maggiore C-296/86 Mc Nicholl 3 CEG Caso C-318/94 Commissione/ Germania, par.14 4 es. per casi di forza maggiore CEG caso C-296-86 Mc Nicholl 5 es. per casi di forza maggiore CEG Caso C-296/86 Mc Nicholl

6 La fiche dovrebbe essere corredata da una giustificazione delle ragioni addotte e dall'approvazione dell'autorità competente 7 CEG sentenza C-243/89 Storebaelt, C-496/99 Succhi di Frutta.


93

11.5. Check list “Misure di ammissibilità delle spese”

Numero del progetto: Inserire nome del progetto Eseguito da: inserire nome del revisore Data inserire data Luogo inserire luogo Controllato da: Tempo inserire durata

Obiettivo: assicurare la conformità ai requisiti di ammissibilità della spesa stabiliti nei vigenti Regolamenti CE

Verifica Parti S (Sì)/ Commenti Coinvolte N (No) 1 Regole generali

1 Si è in grado di identificare il beneficiario ?

L'esecuzione del progetto coprirà tutte le fasi dalla pianificazione preliminare fino al completamento del progetto approvato - fino al punto in cui il progetto diventa pienamente operativo.

2 Tutta la spesa sostenuta è fondata su contratti aventi valore legale o accordi e/o documenti?

Riportare la necessaria documentazione a supporto

3

La spesa dichiarata si riferisce a pagamenti effettivamente eseguiti ed è supportata da ricevute o documenti contabili di equivalente natura probatoria?

4 Tutta la spesa presa in considerazione è stata effettivamente sostenuta durante il periodo di ammissibilità?

5 Tutta la spesa sostenuta è riferita direttamente al progetto?

6 Tutta la spesa è stata sostenuta (i pagamenti effettuati) dai beneficiari dopo il limite iniziale di titolarità?

2 Spesa ammissibile

La spesa viene considerata ammissibile se rientra nelle seguenti categorie:

a) Pianificazione e progettazione;

94

b) Acquisto di terreni; c) Costruzioni; d) Apparecchiature; e) Project management;

f) Misure di pubblicità e informazione contemplate dal vigente Reg. (CE).

3 IVA ed altre tasse ed oneri

1

La spesa dichiarata comprende unicamente l'IVA che non è recuperabile e grava effettivamente e definitivamente sul beneficiario?

2

La spesa dichiarata esclude altre tasso o oneri derivanti dal co-finanziamento che non gravano effettivamente e definitivamente sul beneficiario?

4 Spesa relativa alla progettazione

1 La spesa dichiarata riferita alla progettazione viene considerata ammissibile?

5 Acquisto di terreni e diritto di accesso

1

Se le spese dichiarate comprendono l'acquisto di terreni non costruiti, vi è stata conformità a tutte le seguenti condizioni?

a) L'acquisto di terreno deve essere indispensabile al raggiungimento degli obiettivi dell'operazione co-finanziata;

b) L'acquisto di terreni non costituisce più del 10% della spesa idonea del progetto, con l'eccezione dei casi espressamente giustificati dall'organismo responsabile dell'esecuzione del progetto;

c) E' stato ottenuto un certificato attestante il fatto che il prezzo d'acquisto non eccede il valore di mercato da un ente valutatore indipendente qualificato o da un ente ufficiale preposto a tale certificazione;

d) Vi è stata conformità con la normativa nazionale.

2 Nel caso di acquisto di terreni contenenti fabbricati, ciò viene specificatamente giusitificato?

3

Esistono costi relativi a terreni già di proprietà dell'organismo responsabile per l'esecuzione o all'acquisto di terreno di proprietà di una pubblica amministrazione?

Acquisto di fabbricati, predisposizione del sito e costruzione


95

6 Acquisto di beni immobili

1

Nel caso in cui la spesa dichiarata comprende anche l'acquisto di beni immobili, ovvero costruzioni già erette e il terreno sul quale poggiano, vi è conformità con le seguenti condizioni?

a) Il costo dell'acquisto delle proprietà esistenti è

consono ai requisiti operativi specifici del progetto.

b) E' stato ottenuto da un qualificato certificatore indipendente o da un organismo ufficiale espressamente autoritzzato un certificato attestante il fatto che il prezzo non eccede il valore di mercato e o che l'immobile è conforme alle normative nazionali, o specificandone le non conformità nel caso in cui la loro rettifica viene prevista dall'operazione a carico del beneficiario.

c) L'immobile non ha ricevuto nei 10 anni precedenti un'erogazione nazionale o comunitaria che darebbe vita ad una duplicazione di assistenza nel caso di co-finanziamento dell'acquisto.

d) L'immobile sarà utilizzato per gli scopi e il periodo

previsti nella decisione della Commissione.

e) L'immobile non è già di proprietà dell'organismo responsabile dell'esecuzione del progetto e l'acquisto di immobili di proprietà di una pubblica amministrazione.

7 Preparazione e costruzione del sito

1

Nel caso in cui la spesa dichiarata comprende spese per la preparazione e costruzione del sito che sono essenziali per la realizzazione del progetto, tali spese devono essere conformi con il vigente Regolamento (CE)

8 Acquisto, noleggio di attrezzature e beni intangibili

1 Attrezzature durevoli che fanno parte della spesa in conto capitale delle misure

2 L'acquisto di beni intangibili

3 Attrezzature durevoli utilizzate per la realizzazione delle misure

4 Apparecchiature durevoli utilizzate per scopi amministrativi legati alla realizzazione delle misure

96

9 Costi incorsi nella gestione, realizzazione, monitoraggio ed ispezione delle misure

1 La spesa dichiarata comprende le seguenti voci?

a) La spesa generale e amministrativa dell'organismo responsabile per la realizzazione delle misure; non idonea;

b) Spesa incorsa dalle pubbliche autorità nella gestione, realizzazione, monitoraggio ed ispezione di una o tutte le misure, in particolare dei salari corrisposti a funzionari nazionali o locali; non idonea;

c) Spesa per misure subappaltate è ammissibile se conforme ai requisiti stabiliti nel vigente Regolamento (CE).

10 Oneri finanziari e di altro tipo, spese legali

1 Gli oneri finanziari e simili sono inclusi nella spesa dichiarata unicamente nei seguenti casi?

a) Interessi sul debito, oneri per operazioni finanziarie, altre spese puramente finanziarie: non ammissibili;

b) Spese legali, ammende, penali finanziarie e

spesa legata a dispute: non ammissibili;

c) Spese di contabilità e revisione: ammissibili se direttamente collegate all'operazione e necessarie per la sua predisposizione o realizzazione, nonché legate a requisiti amministrativi o istituzionali;

d) I costi di tecniche speciali di finanziamento che non implicato l'immediato acquisto di attrezzature, quali il leasing: ammissibili se conformi al vigente Regolamento (CE);

e) Parcelle legali e notarili, costi per consulenze di esperti tecnici o finanziari: ammissibili se direttamente legati all'operazone e necessari per la sua predisposizione e realizzazione.

11 Altre categorie di spesa

1 In presenza di queste voci di spesa, sono conformi ai seguenti criteri?

a) Costi operativi: non ammissibili;

b) Addestramento di personale operativo e collaudo di un progetto e delle sue apparecchiature: può essere ammissibile per il periodo necessario stabilito nella decisione della Commissione;

c) Spesa per pubblicità e misure di informazione intraprese in conformità con gli obiettivi stabiliti nel vigente Regolamento (CE): ammissibili;


97

12 Acquisto di attrezzature usate

1

Nel caso in cui la spesa dichiarata comprende l'acquisto di apparecchiature di seconda mano, vi è conformità con le seguenti condizioni?

a) Il venditore delle apparecchiature ha fornito una dichiarazione attestante la loro origine e il fatto che nel corso dei sette anni precedenti non è stata acquista con l'ausilio di finanziamenti nazionali o comunitari;

b) Il prezzo dell'attrezzatura non eccede il suo valore di mercato ed è inferiore al costo di analoghe attrezzature nuove;

c) L'attrezzatura ha le caratteristiche tecniche necessarie per l'operazione ed è conforme alla normativa e agli standard applicabili .

13 Subappalto

1

Senza pregiudizio all'applicazione di più rigide normative nazionali, sono da considerarsi non idonee le spese relative ai seguenti subappalti:

a) Subappalti risultanti in un incremento dei costi di realizzazione del progetto senza un commisurato valore aggiunto;

b) Contratti di subappalto conclusi con intermediari o consulenti nei quali il pagamento viene definito come percentuale dei costi totali, fatti salvi i casi in cui tale pagamento viene giustificato dall'organismo responsabile per la realizzazione del progetto con riferimento al valore reale dei lavori o dei servizi prestati.

14

Spesa incorsa in relazione a comitati di monitoraggio, incontri ad hoc e sistemi computerizzati di gestione e monitoraggio.

Conclusioni generali relative all'ammissibilità

98

11.6. Check list “Processo pagamenti fatture”

Numero del progetto: inserire numero del progetto Inserire titolo del progetto

Effettuato da: inserire nome del revisore Data inserire data Luogo inserire luogo Controlato da: inserire nome del dirigente Tempo inserire durata Obiettivo: verificare l'accuratezza e l'idoneità del processo per il pagamento delle fatture. Verifica Parti S (Sì)/ Commenti Coinvolte N (No)

1 Tutti gli aggiudicatari hanno presentato le necessarie garanzie bancarie nei casi di pagamento anticipato?

2 Tutte le fatture citano separatamente le corrispondenti voci IVA?

3 Le fatture sono tutte compilate correttamente sotto i seguenti profili?:

- Data di fatturazione - Descrizione dei servizi resi - Ammontare - Elemento IVA - Numero di partita IVA

- Estremi dell'appaltatore (compresi nome e numero del conto bancario)

4 Un documento comprovante l'avvenuto pagamento è stato emesso per ogni fattura?

5 L'impegno di debito e la fattura hanno un comune destinatario, ammontare e partita IVA?

6 Specifiche delle fatture/controllo prove

Elencare le fatture controllate, compresi i numeri di fatturazione, i contenuti e l'ammontare controllato

12 Indicare la spesa esaminata

a) Ammontare totale di spesa ammissibile per il progetto: b) Totale ammontare ammissibile sottoposto a verifica e % b/a

c) Numero complessivo di documenti (fatture, ecc…) del progetto

d) Numero di documenti sottoposti a verifica e % d/c Conclusioni generali relative al processo pagamento fatture del progetto


99

11.7. Check list “Misure di pubblicità”


Inserire titolo del progetto

Svolto da: inserire nome del revisore Data inserire data

Luogo inserire luogo

Controllato da: inserire nome del dirigente Tempo inserire durata

Obiettivo: Garantire l'ottemperanza con i requisiti stabiliti nel vigente Regolamento (CE)

Valutazione Parti Coinvolte S (Sì)/ N (No) Commenti

Una serie coerente di misure di pubblicità è stata elaborata dal responsabile del progetto?

Misure Obbligatorie:

Mezzi d'informazione

Per i progetti di valore superiore ai 50 mln di euro, i mezzi d'informazione (stampa, radio, televisione) sono stati informati (per esempio, attraverso incontri con la stampa, comunicati stampa, ecc...) di quanto segue:

- L'avvio del progetto una volta che la Commissione ha preso la decisione di finanziare in parte il progetto?

- Le fasi salienti dello sviluppo del progetto?

- La conclusione del progetto?

In caso affermativo, si prega di fornire la documentazione attestante quanto sopra (per esempio, la documentazione sul progetto che è stata fornita ai mezzi d'informazione).

Pannelli (per tutti i progetti, indipendentemente dal loro valore)

- I pannelli sono stati allestiti sul luogo del progetto durante i lavori?

- La sezione del pannello riservata all'Unione Europea occupa almeno il 25% dell'area totale del pannello?

- Il pannello raffigura l'emblema standardizzato dell'UE?

100

Valutazione Parti Coinvolte S (Sì)/ N (No) Commenti

- Il pannello riporta il costo totale di un dato progetto che viene finanziato dal FESR? Riporta l'ammontare del finanziamento?

Targhe commemorative

Nel caso di progetti infrastrutturali accessibili al pubblico, una targa commemorativa ha rimpiazzato il pannello entro un massimo di sei mesi dal completamento dei lavori?

- La sezione riservata all'Unione Europea occupa almeno il 25% dell'area totale?

Fornire una fotografia del pannello e/o della targa commemorativa.

Altre misure (non obbligatorie):

- Vi sono delle altre misure (per esempio, l'allestimento di poster in luoghi ad alta visibilità, la produzione di pubblicazioni (brochure, volantini, newsletter, ecc...) e di materiale video, la creazione di pagine internet ecc...) che sono state messe in atto per sensibilizzare l'opinione pubblica sul progetto?

In caso affermativo, fornire i particolari e la documentazione attestanti l'adozione di tali misure aggiuntive.

Le informazioni sulle misure di pubblicità, compresi i documenti comprovanti la loro adozione (fotografie, particolari sull'event) sono state fornite al comitato di monitoraggio?

Nel caso di progetti del valore superiore ai 50 mln di euro, la presidenza del comitato ha informato i media sui lavori e l'andamento dei progetti per i quali è responsabile?

Conclusioni generali relative alle misure di pubblicità adottate per questo progetto


101

11.8. Check list per operazioni di “erogazione di finanziamenti a privati e imprese (aiuti)” a titolarità regionale


Inserire titolo del progetto

Svolto da: inserire nome del revisore Data inserire data

Luogo inserire luogo

Controllato da: inserire nome del dirigente Tempo inserire durata

Costo dell’operazione **

Stato dell’operazione: in corso o conclusa

** Si tratta del costo riportato nella determina di concessione. L’importo complessivo dell’operazione si compone di una quota a titolo del Fondo FESR (40%); di una quota nazionale (Fondo di rotazione: 48% e di una quota regionale (12%).

VERIFICA / DOCUMENTAZIONE

SI/NO

N/A

NOTE

(indicare gli estremi degli atti/documenti, laddove rilevanti)

1. BANDO DI GARA PER EROGAZIONE DI FINANZIAMENTI E SERVIZI A SINGOLI DESTINATARI

• ATTO DI APPROVAZIONE DEL BANDO

• PUBBLICAZIONE DEL BANDO

• ISTANZA DI RICHIESTA CONTRIBUTO

• APPROVAZIONE DELLA GRADUATORIA

• PUBBLICAZIONE DELLA GRADUATORIA

2. RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

• ATTO DI NOMINA DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

• EVENTUALI ATTI DI SOSTITUZIONE DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

3. INDIVIDUAZIONE SOGGETTI ISTRUTTORI

102

• ATTI RELATIVI ALL’ESPLETAMENTO DELLA PROCEDURA DI AFFIDAMENTO

• CONTRATTO E/O CONVENZIONE E/O ALTRO DOCUMENTO GIURIDICAMENTE VINCOLANTE **

4. AMMISSIONE A FINANZIAMENTO E GESTIONE DEL PROGETTO

• PROVVEDIMENTO DI CONCESSIONE DEI FINANZIAMENTI CON RELATIVO QUADRO ECONOMICO

• NOTIFICA AL BENEFICIARIO DEL DECRETO DI CONCESSIONE

• DOCUMENTAZIONE PREVISTA DAL BANDO PER LA RICHIESTA DI ANTICIPAZIONE (DOMANDA DI RIMBORSO; FIDEJUSSIONE ECC.)

• DOCUMENTAZIONE PREVISTA DAL BANDO PER LA RICHIESTA DI EROGAZIONE DELLE LIQUIDAZIONI/ULTERIORI ANTICIPAZIONI

• DOCUMENTAZIONE PREVISTA DAL BANDO PER LA RICHIESTA DI EROGAZIONE DEL SALDO

• DICHIARAZIONE DEL DESTINATARIO FINALE RELATIVA ALLA CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI

• ATTO DI LIQUIDAZIONE DELL’ANTICIPAZIONE, DEGLI SS.AA.LL. E DEL SALDO

• COMUNICAZIONE DI EVENTUALI VARIAZIONI E/O VARIANTI TECNICHE DEL PROGETTO

• APPROVAZIONE DA PARTE DELLA REGIONE DELLE VARIAZIONI E/O VARIANTI TECNICHE DEL PROGETTO

• EVENTUALI VARIAZIONI DEL DESTINATARIO/BENEFICIARIO

• CONCESSIONE DI PROROGA DA PARTE DELLA REGIONE PER LA REALIZZAZIONE DELL'INTERVENTO

• ESISTENZA DI ECONOMIE DI SPESA

• VERIFICA DEGLI ESTREMI (DATA, INTESTAZIONE, DESCRIZIONE) DEGLI ORIGINALI DEI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DI SPESA

• VERIFICA DELLA CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI, (SPECIFICANDO LA MODALITA’): - SU BASE DOCUMENTALE; - OVVERO, SULLA BASE DI AUTOCERTIFICAZIONE

DEL DESTINATARIO UILTIMO - OVVERO, SULLA BASE DI PERIZIA GIURATA DI

TECNICO ABILITATO RELATIVA ALLA CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI

5. CUMULO CON EVENTUALI ALTRE AGEVOLAZIONI IN DIFFORMITÀ ALLE NORME APPLICABILI IN MATERIA DI AIUTI DI STATO


103

• DICHIARAZIONE DELL’IMPRESA, NELLA DOMANDA DI AMMISSIONE, DI AVER RICEVUTO ALTRE AGEVOLAZIONI CONCESSE DA ALTRI ENTI O AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE?

• DICHIARAZIONE DELL’’IMPRESA, SUCCESSIVAMENTE ALLA PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA E ALLA CONCESSIONE DEL CONTRIBUTO, DI AVER RICEVUTO ALTRE AGEVOLAZIONI CONCESSE DA ALTRI ENTI O AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE (SE PREVISTO DAL BANDO)

6. CONTROLLI IN LOCO

• VERBALE DI VERIFICA TECNICO-AMMINISTRATIVA**

**Necessita specificare l’esistenza e la data del verbale di verifica tecnico-amministrativa nel quale si riporta anche il riferimento alla verifica sull’ammissiblità della spesa (fatture o altri documenti di spesa aventi valere probatori equivalenti verificati ecc.).

Si precisa che le determinazione di impegno e/o liquidazione del contributo ed i mandati regionali di pagamento sono registrati nel sistema di monitoraggio regionale.

NOTE:

104

12. Verbale dei controlli in loco Il resoconto dell’attività di controllo di primo livello prevede la compilazione di un verbale di controllo contenente la registrazione della verifica effettuata e dei contenuti riscontrati.

Tenendo conto della molteplicità dei modelli esistenti, e al fine di favorire la standardizzazione del processo e degli strumenti di controllo regionali, è opportuno che il verbale contenga delle informazioni minime: ‐ una sezione anagrafica che riporta i dati di base per l’identificazione del progetto interessato ed

il suo stato di avanzamento rilevato al momento della verifica; ‐ una sezione descrittiva delle attività di controllo realizzate, della documentazione consultata e/o

acquisita e dei risultati dell’attività di controllo realizzata.

Lo schema proposto qui di seguito individua “blocchi informativi” indispensabili da prevedere in ciascun Verbale, fermo restando la possibilità di ampliare il quadro informativo di dettaglio da rilevare in base alle problematiche eventualmente rilevate e la necessità di dettagliare il quadro informativo tenendo conto della tipologia di progetto da controllare (infrastrutture, aiuti, servizi).

Il Verbale dei controlli di primo livello deve tendere ad arricchire e completare il quadro informativo previsto dalla Check list di progetto e contenere le informazioni minime necessarie a garantire il rispetto delle norme comunitarie ed in particolare la verifica dei progetti/operazioni, la conformità delle opere realizzate con il progetto finanziato e la regolarità e completezza della documentazione tecnica, amministrativa e contabile, presentata dal Beneficiario o dal Destinatario ultimo, sia sotto il profilo formale che di ammissibilità e corrispondenza delle spese rendicontate.

Al verbale deve essere sempre allegata la check list, adeguatamente compilata e sottoscritta, utilizzata per i controlli.

Il verbale e la check list sono custoditi nel fascicolo di progetto e trasmesse all’Autorità di gestione con cadenza bimestrale, anche per il tramite del sistema informatico, al fine di trasmetterle/renderle accessibili all’Autorità di Certificazione.

Verbale di controllo in loco (articolo 13, par. 4, Regolamento CE 1828/2006)

Il giorno…..del mese……..dell’anno………, il/i sottoscritto/i………………………………………. in qualità di incaricato/i del controllo di I° livello, ha effettuato la verifica sull’operazione di seguito indicata finanziata valere sul POR FESR Basilicata 2007-2013 – Asse ……….:

1. Dati identificativi dell’operazione

‐ Linea di intervento: - . ………………………………… ‐ Codice e Titolo progetto: ………………………………... ‐ Beneficiario: ………………………………... ‐ Localizzazione: ………………………………... ‐ Investimento Progetto: ………………………………... ‐ Costo ammesso: €………………………………. ‐ Contributo totale concesso: €………………………………..

Al momento del controllo il progetto si trova nel seguente stato: (specificare: in corso, sospeso, concluso, concluso e collaudato).

2. Principali finalità del controllo in loco

I controlli sono stati eseguiti per accertare il rispetto dei seguenti aspetti (si riportano a titolo esemplificativo): ‐ la coerenza dell’operazione (programma d’investimento) con gli obiettivi del bando;


105

‐ l’esistenza e la completezza dei documenti attestanti la spesa (fatture o altri documenti avente forza probatoria equivalente);

‐ l’ammissibilità delle spese, ‐ la rispondenza dell’intervento realizzato rispetto al progetto presentato; ‐ il rispetto delle prescrizioni previste dal bando o dall’avviso; ‐ la concordanza delle registrazioni contabili con i pertinenti documenti giustificativi; ‐ (nel caso di opere pubbliche) il rispetto delle norme di informazione e pubblicità in relazione alla

utilizzazione dei fondi comunitari. (targhe e cartelloni); ‐ ………….

3. Lavoro svolto

A tal fine l’attività svolta durante il controllo è stata la seguente: - presa visione del fascicolo del progetto; - verifica delle opere realizzate e/o dei beni/servizi acquistati; - verifica delle spese sostenute e della corrispondenza con le spese rendicontate ed i relativi

documenti giustificativi, mediante sopralluogo e verifica documentale presso il beneficiario; - .........................

4. Risultato della verifica

Si osserva che da parte del Beneficiario è stata messa a disposizione tutta la documentazione richiesta, relativamente alla quale sono/non sono state rilevate incongruenze.

Le risultanze, pertanto, sono le seguenti:

- L’operazione oggetto di verifica è sostanzialmente regolare perché rispetta le prescrizioni in materia di procedure e di ammissibilità delle spese previste dal bando/Avviso;

- oppure, l’operazione presenta irregolarità con impatto finanziario pari all’importo di € ……………. per i seguenti motivi: …………………..

5. Provvedimenti assunti

- Ravvisata la non ammissibilità delle spese relative alle fatture (elencare), per un importo pari a € ………., si decide di considerare tale importo non ammissibile a finanziamento

- oppure, riscontrata l’irregolarità riscontrate si provvede alla redazione ella scheda di irregolarità per la trasmissione della stessa all’AdG;

- oppure, si esprime parere favorevole alla liquidazione degli importi indicati nella domanda di rimborso del beneficiario.

5. Allegati

- Check list, adeguatamente compilata e sottoscritta, utilizzata per i controlli; - …………

…………………..lì…………………

Firma e Timbro Il Responsabile del Controllo

………………………………………………

106

13. La registrazione dei controlli

La fase di registrazione dei controlli non si completa con la compilazione di un modello di verbale, ma prevede, nel rispetto del principio di trasparenza e tracciabilità di tutte le attività di controllo condotte e dei relativi esiti, un sistema di registrazione delle verifiche tale da consentire: - alla Task Force controlli o al RLI di monitorare costantemente lo stato di attuazione del

programma di controllo periodicamente predisposto, oltre al follow up dei controlli stessi; - all’AdG di accertare costantemente il rispetto di quanto prescritto all’art. 13 del Reg. (CE) n.

1828/2006. Il risultato dei controlli effettuati possono essere di due tipi: regolari o irregolari.

Nello svolgimento delle attività di controllo, la task force controlli o l’RLI deve prevedere l’aggiornamento delle criticità eventualmente riscontrate. Si tratta di verificare che gli aspetti (criticità) rilevati e formalizzati sul verbale di controllo vengano risolti nei tempi e con le modalità (azione correttiva) stabilita in accordo con il beneficiario. In tal caso, il controllore è tenuto a lasciare traccia dell’ulteriore controllo svolto, registrando la data e gli esiti dello stesso nel sistema informativo.

Inoltre, per le operazioni a regia regionale (appalti publici) per le quali la Regione non è beneficiaria, allorquando i controllori riscontrano, nel corso di verifiche documentali o in loco, delle spese erroneamente rendicontate dai beneficiari, ne danno comunicazione, anche a mezzo e-mail, all’AdG (e, per conoscenza, all’AdC) affinchè provveda alla modifica dei dati relativi alle spese registrate dai beneficiari nel sistema di monitoraggio (SIMIP) e già validati dai RLI e/o certificati dall’AdC29. L’AdG procede ad effettuare le modifiche richieste e a darne notizia al RLI, nonché all’AdC affinché ne abbia contezza ai fini della certificazione della spesa e della redazione della domanda di pagamento.

Mentre, allorquando i controllori riscontrano, nel corso di verifiche documentali o in loco, delle spese non ammissibili rendicontate dai beneficiari validate dai RLI provvedono essi stessi a registrare nel sistema di monitoraggio (SIMIP) la quota parte delle spese dichiarate dai beneficiari considerata ammissibile a seguito dei controlli.

Nel caso di individuazione di irregolarità (effettive o potenziali) si rinvia a quanto previsto dal “Manuale di gestione delle irregolarità”.

Grazie all’apposita sezione del sistema di monitoraggio, i controllori inseriscono le informazioni sui controlli direttamente nel sistema informativo in modo da assicurare un adeguato reporting a se stessi ed all’AdG, che assicuri le seguenti informazioni a livello di progetto:

Dati identificativi del progetto (inseriti dai RLI o dai beneficiari):

- Identificazione del progetto: Asse, obiettivo specifico, obiettivo opativo, linea di intervento, codice del progetto e descrizione;

- Ufficio responsabile del progetto (URLI); - Beneficiario; - Data effettiva di inizio e conclusione dell’operazione;

- (Per le operazioni di appalti pubblici a regia regionale) Data effettiva del collaudo del soggetto attuatore/Beneficiaro;

- Costo (investimento ammesso) dell’operazione; - Contributo pubblico concesso (mediante l’atto o gli atti di ammissione a finanziamento);

29Le richieste di modifica possono riguardare gli estremi (data e numero) dei documenti di spesa (es. fatture) o dei pagamenti (es. mandati di pagamento), nonché gli importi degli stessi.


107

Informazioni specifiche sui controlli:

- Data di campionamento del progetto; - Spesa rendicontata dall’AdG alla data del report (bimestre di riferimento); - Spesa certificata dall’AdC (ultima domanda di pagamento); - Data dei singoli controlli in loco ex art. 13, par. 2, lettera b), del Reg. CE 1828/2006 e

relativi esiti (regolari/irregolari); - Spesa controllata in occasione di ciacun controllo; - Informazioni sul controllore (composizione Task force controlli); - Informazioni su altri (eventuali) controlli espletati da altri organismi nazionali o comunitari

(ad esempio sui controlli UVER, i controlli dei Servizi della Commissione europea ecc.).

Le suddette disposizioni si applicano mutatis mutandis anche per i controlli eslpetati a valere sull’Asse VIII – GAT dall’Ufficio Provveditorato e Patrimonio ex DGR n. 779 del 5 maggio 200930.

14. La gestione informatizzata dei controlli

Per rispondere alle suddette finalità, il sistema di monitoraggio regionale SIMIP prevede (cfr. par. 3.7 del Manuale SIMIP) l’Area Funzionale “Controlli di I° Livello e Irregolarità” che consente ai controllori di primo livello di inserire le informazioni sui controlli direttamente nel sistema informativo, segnatamente nelle due seguenti sezioni (form): Gestione controlli amministrativi; Gestione controlli in loco.

► SEZIONE “GESTIONE CONTROLLI AMMINISTRATIVI”. Dopo aver effettuato i controlli documentali - amministrativi mediante le check list, custodite nel fascicolo di progetto, il RLI o la Task Force Controlli31 registrano in SIMIP la data o le date in cui tali check list sono state sottoscritte, nonché l’esito dei controlli.

Come indicato nel “Manuale utente”, la maschera “Gestione controlli amministrativi” consente l’inserimento dei seguenti dati:

- Numero check-list: il numero progressivo (1; 2; 3;…) a seconda del numero di verifiche desk condotte sul progetto con l’ausilio di check list custodite agli atti;

- Date: le data effettive in cui le verifiche sono state effettuate (gg/mm/aaaa): si tratta, in generale, delle date di compilazione delle check list, nonché delle singole date risultanti dal SIMIP in cui è avvenuta la validazione delle spese dichiarate dai beneficiari;

- Esito: E’ possibile, da un menu a tendina. optare per una delle seguenti quattro possibilità32: - Esito positivo (senza raccomandazioni): qualora il risultato del controllo sia regolare;

30 La D.G.R. n. 779 del 5 maggio 2009 è consultabile nell’Appendice della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con D.G.R. n. 1066 del 10.06.2009. 31 A seconda che trattasi di operazioni a titolarità o a regia regionale. 32 Nel caso dei controlli effettuati da altri organismi (Commissione Europea, UVER ecc.), specificare in nota il riferimento al documento/relazione contenente gli esiti del controllo.

108

- Esito positivo (con raccomandazione): qualora il risultato del controllo sia regolare ma sono state ravvisate delle criticità che hanno indotto il controllore a prevedere delle azioni correttive a carico del beneficiario finale/destinatario;

- Irregolarità < € 10.000: qualora siano state riscontrate delle irregolarità il cui importo superi la soglia di 10.000 euro che impone la comunicazione all’OLAF;

- Irregolarità > € 10.000: laddove siano state riscontrate delle irregolarità il cui importo non superi la soglia dei 10.000 euro.

- l’indicazione se siano stati effettuati (flag) o meno controlli specifici sul possesso dei requisiti minimi. A tale quesito è necessario rispondere soltanto nel caso di progetti che rientrano nella tipologia “Erogazione finanziamenti a singoli destinatari” o di “Acquisizione beni e servizi”.

► SEZIONE “GESTIONE CONTROLLI IN LOCO”. Si tratta della maschera del sistema informativo SIMIP che consente ai controlli di registrare le seguenti informazioni:

- Data campionamento progetto: la data in cui il progetto oggetto di verifica in loco è stato campionato, ossia la data del verbale di campionamento conservato agli atti dell’AdG (PO “Controlli di I livello ed irregolarità”);

- Numero visita: indica il numero progressivo (1, 2, 3…) della visita in loco effettuata sul progetto;

- Data effettiva (gg/mm/aaaa) in cui il controllo in loco è stato effettivamente svolto; - Check list/verbale: apponendo un flag, l’utente indica che il controllo in loco è stato effettuato

avvalendosi del supporto di check list e/o di un verbale; - Esito: da un menu a tendina è possibile optare per una delle quattro possibilità già illustrate in

precedenza: i) Esito positivo (senza raccomandazioni); ii) Esito positivo (con raccomandazione); iii) Irregolarità < € 10.000; iv) Irregolarità >€ 10.000.) (fig. 2). Le eventuali raccomandazioni possono essere riassunte nel campo “Note” (fig. 3).

- Ulteriore controllo pianificato: attraverso l’apposizione di un flag, l’utente indica se ritiene necessario ritornare presso il beneficiario finale/destinatario per un ulteriore controllo in una data successiva;

- Spesa controllata: l’eventuale ammontare di spesa dichiarata dal Beneficiario oggetto di verifica in loco;

- Controllore: il Nome e Cognome del soggetto o dei soggetti che hanno effettuato il controllo;

Per i soli progetti rientranti nella tipologia “Opere pubbliche” o “Acquisizione di beni e servizi” (Appalti pubblici) viene precisato:

‐ se sono stati effettuati nel corso del controllo in loco (o, eventualmente, amministrativo), controlli specifici sugli appalti, attestati dalle check list e/o verbali;

‐ se sono stati effettuati controlli sulla stabilità delle operazioni ex articolo 57 del Reg. CE 1083/2006(cfr. Paragrafo “8”).

Un’apposita tab della maschera (form) viene utilizzata per registrare lo stesso set di informazioni per i controlli effettuati da organismi nazionali (es. MISE-UVER) o dalla Commissione europea (es. missioni di Audit).

Nelle fasi iniziali il trasferimento delle check list all’AdG e, per il suo tramite, all’AdC potrà avvenire su supporto cartaceo; mentre “a regime” si immagina, previa sperimentazione, di implementare una gestione interamente informatizzata tramite SIMIP, che consenta l’uploading


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delle check list da parte della Taske Force controlli ed il downolading degli stessi da parte dei soggetti autorizzati (RLI, AdG, AdC, AdA)33.

15. L’attività di reporting sui controlli

Al fine di un adeguato follow-up e reporting sui controlli di primo livello bimestralmente sono garantite all’AdG le seguenti informazioni:

a) Report “Inventario dei Controlli di primo livello ex art. 13, paragrafo 2, lettere a) e b) del Reg. CE 1828/2006” (cfr. format di cui all’Allegato “E”), generato dal sistema informativo SIMIP;

b) Verbali di controllo e check list (download dal SIMIP).

Qualora durante i controlli in loco di I livello vengano rilevate dai controllori delle criticità che richiedano la definizione di “azioni correttive”, oppotunamnete verbalizzate, che i beneficiari dovranno attivare entro una scadenza concordata, il controllore indica sinteticamente tali azioni correttive tra gli esiti del controllo nel data base informatizzato, in modo tale che il succitato report funga anche da “tabella di follow up” utile a monitorare lo stato di ciascun controllo e le relative raccomandazioni.

La responsabilità del reporting (RLI, Task force controlli, Ufficio “Provveditorato e Patrimonio”) cambia a seconda dal macroprocesso (Appalti/Aiuti) e dalla tipologia di operazioni (a regia o a titolarità regionale).

Il reporting all’AdG è effettuato bimestralmente via e-mail con firma digitale dai RLI e dall’Ufficio “Provveditorato e Patrimonio”; mentre è assicurato internamente all’Ufficio dell’AdG dalla Task Force controlli, che opera alle dirette dipendenze dell’AdG.

L’AdG, tramite la PO “Controlli di primo livello e irregolarità”, verifica il rispetto delle prescrizioni previste nel presente Manuale e, in particolare, la percentuale dei controlli in loco espletati, gli esiti degli stessi e le misure attivate dai RLI a fronte delle criticità e/o delle irregolarità riscontrate.

Al fine di effettuare le proprie analisi, l’AdG si avvale dei succitati report sui controlli (elenchi progetti), nonché di tutte le informazioni sui controlli (amministrativi ed in loco) contenute nelle sezioni del sistema di monitoraggio SIMIP e da esso estratte su fogli elettronici per consentire le opportune elaborazioni.

Al fine di consentire il costante aggiornamento dell’analisi di rischio, l’AdG trasmette bimestralmente gli esiti dei controlli di primo livello all’AdA ed all’AdC, congiuntamente all’invio a tali Autorità dei dati di monitoraggio (c.d. “Stato di attuazione”).

Inoltre, l’Autorità di Gestione assicura che nelle riunioni del Comitato di Pilotaggio (cfr. par. 13.4 della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo”), costituito con Deliberazione della Giunta Regionale n. 582 del 31 marzo 200934, venga dedicato uno spazio ad hoc, oggetto di 33 Cfr. Par. 4.3.3. della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con DGR n. 1066 del 10 giugno 2009. 34 La D.G.R. n. 582 del 31.03.3009 è consultabile nell’Appendice della “Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo” approvata con DGR n. 1066 del 10.06.2009.

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verbalizzazione, nel quale assicurare coerenza ed unitarietà alle attività di controllo di primo livello, anche mediante un aggiornamento sugli esiti dei controlli effettuati. 16. Allegati A) Nota COCOF 08/0020/04-EN - Versione finale del 05/06/2008 – “Documento di lavoro

riguardante le buone pratiche in materia di controlli di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di Coesione per il periodo di programmazione 2007-2013 (05-06-2008)”, traduzione a cura dell’AdG del PO FESR Basilicata 2007-2013

B) Nota della Commissione europea n. 009063 del 18.09.2008, di risposta alla nota del MEF-IGRUE n. 0098723 del 7 agosto 2008, trasmessa dal MEF con Nota Prot. N. 122830 del 3 novembre 2008 avente ad oggetto “Articolo 13 §5 del Reg. CE n. 1828/2006 della Commissione – Adeguata separazione delle funzioni qualora l’organismo designato come Autorità di Gestione sia anche beneficiario”

C) D.G.R. 7 maggio 2007, n. 613 - “Disciplina per l’istituzione di un sistema di controlli sulle dichiarazioni sostitutive presentate ai Dipartimenti Regionali” (BUR n. 25 del 1° giugno 2007)

D) Nota della Commissione europea del 19 febbraio 2008 in merito ai “Controlli della DG Regio in Italia nel corso del 2007 – Irregolarità di tipo sistemico nel settore degli appalti pubblici”;

E) Report “Inventario dei Controlli di primo livello ex art. 13, paragrafo 2, lettere a) e b) del Reg. CE 1828/2006”, generato dal sistema informativo SIMIP;

Versione finale del 05/06/2008 COCOF 08/0020/04-EN

ALLEGATO “A”

Documento di lavoro riguardante le buone pratiche in materia di controlli di gestione da espletare da parte degli Stati Membri sui progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali e dal Fondo di Coesione per il periodo di programmazione

2007-2013

(05-06-2008)

Traduzione dall’inglese all’italiano a cura dell’Autorità di Gestione del PO FESR Basilicata 20 07-2013

La versione ufficiale in lingua inglese è disponibile all’indirizzo:

http://ec.europa.eu/regional_policy/conferences/manauth/doc/management_verifications_en.pdf

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Indice

Introduzione ........................................................................................................................ 3 1. Requisiti regolamentari ............................................................................................. 3

2. Aspetti più rilevanti delle verifiche gestionali per i Fondi strutturali ed il Fondo di Coesione................................................................................................................ 4

2.1. Verifiche gestionali – principi generali e scopi ........................................... 4

2.2. Responsabilità dell’Autorità di gestione, degli Organismi Intermedi e dei Beneficiari.............................................................................................. 5

2.3. Orientamenti sulle verifiche gestionali ........................................................ 6

2.4. Tempistica delle verifiche gestionali .......................................................... 8

2.5. Metodologia e ambito delle verifiche gestionali di cui all’Articolo 13(2) .. 8

2.6. Organizzazione delle verifiche in loco ...................................................... 10

2.7. Intensità delle verifiche.............................................................................. 10

2.8. Documentare le verifiche gestionali .......................................................... 12

2.9. Esternalizzazione delle verifiche gestionali............................................... 13

2.10. Certificati dei revisori ................................................................................ 13

2.11. Verifiche gestionali e controlli sotto la responsabilità dell’Autorità di Audit .......................................................................................................... 14

3. Ambiti specifici delle verifiche di gestione............................................................. 15

3.1. Controlli gestionali degli appalti pubblici ................................................. 15

3.2. Ambiente.................................................................................................... 18

3.3. Verifiche della gestione dei regimi di aiuti di Stato .................................. 20

3.4. Aiuti di Stato.............................................................................................. 21

3.5. Strumenti di ingegneria finanziaria............................................................ 22

3.6. Progetti generatori di entrate (articolo 55 del Regolamento N.° 1083/2006) ................................................................................................. 24

3.7. Stabilità delle operazioni ........................................................................... 26

3.8. Eguaglianza e non discriminazione ........................................................... 26

3.9. Obiettivo Cooperazione territoriale Europea (CTE).................................. 27

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Introduzione L’obiettivo di questo documento è quello di fornire indicazioni su alcuni aspetti pratici relativi all’applicazione dell’Articolo 13 del Regolamento della Commissione (CE) 1828/2006. Pertanto è concepito come un documento di orientamento per gli Stati Membri nell’attuazione dell’articolo. Si raccomanda agli Stati membri di seguire le indicazioni, secondo le proprie strutture organizzative e le disposizioni per i controlli.

Le missioni di audit della Commissione eseguite nel periodo di programmazione 2000-2006 hanno mostrato i benefici potenziali di un tale documento.

Il documento include i requisiti dei regolamenti, i principi generali e la finalità delle verifiche, gli organismi responsabili per la loro attuazione, la tempistica, l’ambito e l’intensità delle verifiche, l’organizzazione delle verifiche in loco, la richiesta di documentazione del lavoro svolto e l’esternalizzazione. Esempi più dettagliati di buone pratiche sono forniti in molte aree specifiche, quali gli appalti pubblici ed i regimi di aiuto, che sono stati talvolta problematici per gli Stati Membri. Il documento include inoltre informazioni sulle verifiche gestionali nelle aree degli Aiuti di Stato, dell’ingegneria finanziaria, dei progetti generatori di entrata e della Cooperazione Territoriale Europea. Vengono infine fornite indicazioni relative alla durata delle operazioni, all’uguaglianza e non-discriminazione, nonché all’ambiente.

A causa delle ampie variazioni in termini di strutture organizzative tra Stati Membri, non è possibile coprire ogni situazione in questo documento. Le verifiche gestionali sono principalmente responsabilità dell’autorità di gestione, che ha la possibilità di delegare funzioni ad organismi intermedi. Di conseguenza, quando nel documento vengono menzionate le autorità di gestione, il riferimento potrebbe essere agli organismi intermedi, laddove alcune o tutte le funzioni inerenti le verifiche gestionali sono state delegate a questi dall’autorità di gestione.

All’interno di tutto il documento saranno presenti rinvii ad altri testi di riferimento rilevanti. Questi ultimi possono essere trovati alla pagina internet: http://www.cc.cec/vista/latestdocuments.action (indirizzo non attivo)

1. Requisiti regolamentari

L’articolo 13(2) del Regolamento (CE) No 1828/2006 richiede che le verifiche che debbono essere effettuate dall’autorità di gestione di cui all’articolo 60(b) del Regolamento (CE) No 1083/2006 riguardino, a seconda dei casi, gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e fisici delle operazioni. Le verifiche consentiranno di accertare che le spese dichiarate sono reali, che i prodotti o i servizi siano stati forniti in conformità alla decisione di approvazione, che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali1. Esse comprenderanno procedure intese ad evitare un doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi comunitari o nazionali o attraverso altri periodi di programmazione. Le verifiche comprenderanno inoltre le verifiche amministrative su ogni domanda di rimborso presentata dai beneficiari e le verifiche in loco di singole operazioni.

1 Ivi compreso il principio della sana gestione finanziaria così come stabilito nell’Articolo 27 del Regolamento del Consiglio (CE, Euratom) No 1605/2002 del 25 giugno 2002 sul Regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Comunità europea.

4

L’articolo 13(4) del Regolamento (CE) No 1828/2006 richiede che l’autorità di gestione stabilisca per iscritto norme e procedure, sia per le verifiche amministrative che per quelle in loco, e tenga una documentazione relativa a ciascuna verifica indicante il lavoro svolto, la data e i risultati della verifica e le misure prese in rapporto alle irregolarità riscontrate2. Secondo l’articolo 13(5) del Regolamento (CE) No 1828/2006, qualora l’autorità di gestione sia anche beneficiario nel quadro del programma operativo, le disposizioni per le verifiche summenzionate garantiscono un’adeguata separazione delle funzioni tra i settori responsabili dell’esecuzione del progetto ed il settore responsabile delle verifiche. Le linee guida riportate nella presente nota si applicano sia ai Fondi strutturali sia al Fondo di Coesione (d’ora in avanti “i Fondi”) laddove non diversamente indicato.

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2. Aspetti più rilevanti delle verifiche gestionali per i Fondi strutturali ed il Fondo di Coesione

Il documento contiene indicazioni su aspetti particolari delle verifiche gestionali. Qualora le pratiche menzionate siano considerate particolarmente rappresentative di elementi efficaci dei sistemi di controllo relativamente alle verifiche, esse sono riportate in riquadri in quanto esempi di “buone pratiche”. Laddove importante, sono riportati riferimenti ad altre linee guida o note informative.

2.1. Verifiche gestionali – principi generali e scopi

Le verifiche gestionali sono parte del sistema di controllo3 interno di ogni organizzazione ben gestita. Esse sono i normali controlli quotidiani effettuati da chi gestisce un’organizzazione per garantire che i processi di cui è responsabile siano svolti nella maniera appropriata.

Un semplice esempio di una tale verifica in una tipica organizzazione sarebbe quello di confrontare i beni effettivamente forniti con i relativi ordini di acquisto in termini di quantità di beni, prezzo e condizioni. Tale verifica assicura che l’effettiva quantità di beni ordinata sia stata ricevuta al prezzo concordato e nella qualità desiderata.

In processi più complessi, l’ambito delle verifiche ovviamente aumenterà e potrà includere la verifica della rispondenza con le principali leggi e regolamenti. Tuttavia, il principio resta lo stesso, vale a dire che le verifiche effettuate dalla gestione nell’ambito di un’organizzazione

2 Il termine “irregolarità” indica qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un’azione o un’omissione di un operatore economico che abbia o possa avere, come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante l’imputazione di spese indebite al bilancio generale (articolo 2(7) del Regolamento del Consiglio (CE) 1083/2006. 3 Il controllo interno è definito ampiamente come un processo, effettuato da un’entità del consiglio di amministrazione, di gestione e altro personale, designato a produrre una ragionevole rassicurazione relativamente al raggiungimento di obiettivi nelle seguenti categorie:

• Efficacia ed efficienza delle operazioni. • Affidabilità delle relazioni finanziarie • Rispondenza alle norme e ai regolamenti applicabili. Fonte: definizione del controllo interno COSO.

5

dovrebbero garantire che i processi per i quali è responsabile siano conseguiti correttamente e siano in accordo con le pertinenti norme e regolamenti. Le verifiche gestionali ai sensi dell’articolo 13 non sono differenti, in quanto rappresentano anche le verifiche di gestione quotidiane dei processi dei quali l’organizzazione è responsabile, effettuati al fine di verificare la fornitura dei prodotti e servizi cofinanziati, l’oggettività della spesa dichiarata e la conformità con i termini della relativa Decisione comunitaria che approva il programma operativo e le norme nazionali e comunitarie applicabili. Tuttavia, i sistemi di controllo interni degli Stati Membri possono essere adeguati per i programmi nazionali, essi possono aver bisogno di essere adattati ad alcuni requisiti specifici dei Fondi strutturali e del Fondo di Coesione.

Le verifiche gestionali costituiscono parte integrante del sistema di controllo interno di tutte le organizzazioni e, laddove correttamente applicate, contribuire anche alla prevenzione e all’individuazione delle frodi.

2.2. Responsabilità dell’Autorità di gestione, degli Organismi Intermedi e dei Beneficiari

Le autorità di gestione4 sono responsabili della gestione e dell’attuazione dei programmi operativi conformemente al principio della sana gestione finanziaria e in particolare della:

• garanzia che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate conformemente ai criteri applicabili al programma operativo e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero periodo di attuazione;

• verifica che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti e che l’effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni siano state effettivamente sostenute e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali;

• garanzia che l’autorità di certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e le verifiche eseguite in relazione alle spese di certificazione;

• garanzia il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità.

L’autorità di gestione ha quindi la responsabilità globale per queste funzioni. Essa può scegliere di affidare5 alcune o tutte queste funzioni ad organismi intermedi6. Tuttavia, non può delegare la responsabilità complessiva che esse siano state eseguite in maniera corretta. Pertanto, qualora alcune funzioni siano state affidate ad altri organismi, l’autorità di gestione dovrebbe, nell’ambito delle sue capacità di supervisione, ottenere la garanzia che le funzioni siano state svolte correttamente. Ciò può essere svolto in vari modi tra cui,

• ottenere e riesaminare i pertinenti rapporti prodotti dagli organismi intermedi; 4 Articolo 60 (a), (b), (g) e (j) del Regolamento del Consiglio (CE) No 1083/2006 5 Qualora una o più funzioni dell’autorità di gestione o di certificazione siano svolti da un organismo intermedio, i pertinenti accordi saranno riportati formalmente per iscritto. 6 Gli organismi intermedi sono qualsiasi organismo o servizio pubblico o privato che agisce sotto la responsabilità di un’autorità di gestione o di certificazione o che svolge mansioni per conto di questa autorità nei confronti dei beneficiari che attuano le operazioni (Articolo 2(6) del Regolamento del Consiglio (CE) No 1083/2006). Sono responsabili per l’istituzione di un sistema di controllo interno per garantire la regolarità e la legittimità delle operazioni, la loro conformità con i termini della Decisione comunitaria e la conformità con le pertinenti norme comunitarie. Qualora l’autorità di gestione abbia delegato le funzioni di cui all’articolo 13(2), il sistema di controllo interno dovrebbe comprendere controlli sulle verifiche effettuate dall’organismo intermedio sulle dichiarazioni di spesa presentate dal beneficiario.

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• ricevere i rapporti di audit prodotti nell’ambito dell’articolo 62.1 (a) e (b) del

Regolamento del Consiglio (CE) 1083/2006, che dovrebbero comprendere la revisione delle verifiche di cui all’articolo 13(2) effettuate a livello degli organismi intermedi; e

• Effettuare revisioni qualitative sulle verifiche svolte dagli organismi intermedi.

L’autorità di gestione dovrebbe inoltre riservarsi il diritto di effettuare alcuni controlli al livello degli organismi intermedi, sia nell’ambito del proprio compito di ordinaria supervisione sia qualora si tema che le verifiche delegate non siano state svolte in maniera corretta, al fine di poter valutare il modo in cui le verifiche siano state realizzate. Questo dovrà comprendere l’esame di un campione limitato di documenti selezionati sulla base di un criterio professionale.

Al fine di evitare i rischi che si determinano quando un’autorità di gestione è responsabile sia (i) dell’esecuzione delle procedure di selezione ed approvazione delle operazioni che (ii) delle verifiche gestionali delle dichiarazioni di spesa, dovrà essere garantita l’adeguata separazione tra queste due funzioni.

Gli organismi intermedi possono essere responsabili per l’elaborazione delle dichiarazioni di spesa ricevute da un numero di beneficiari in una dichiarazione di spesa globale che sottopone all’autorità di gestione. In tal caso, l’autorità di gestione dovrà effettuare verifiche al fine di garantire l’accuratezza della sommatoria delle spese da parte dell’organismo intermedio. Queste verifiche possono essere eseguite su un campione basato sull’analisi dei rischi. Nel caso in cui l’organismo intermedio sottoponga dichiarazioni di spesa direttamente all’autorità di certificazione, le verifiche di cui all’articolo 13(2) dovranno essere svolte al livello dell’organismo intermedio. Inoltre, l’autorità di gestione dovrebbe essere informata di ciascuna trasmissione in modo che le sia consentito di svolgere verifiche sull’accuratezza della compilazione delle spese e in modo che sia in grado di fornire all’autorità di certificazione tutte le garanzie richieste.

I beneficiari7 sono gli operatori, gli organismi o imprese, pubbliche e private, responsabili dell’avvio o dell’avvio e dell’attuazione delle operazioni. Qualora siano organismi pubblici, essi possono essere lo stesso organismo che sia stato designato come autorità di gestione o organismo intermedio. In tal caso deve essere assicurata una chiara separazione delle funzioni8. I beneficiari sono tenuti a garantire che le spese da essi dichiarate per il cofinanziamento siano legittime, regolari e conformi a tutte le norme comunitarie e nazionali applicabili. Per fornire tale garanzia essi dovranno avere proprie procedure di controllo interno, proporzionali alle dimensioni dell’organismo e alla natura dell’operazione.

2.3. Orientamenti sulle verifiche gestionali

Orientamenti da parte degli Stati Membri a tutte le autorità

Gli Stati Membri devono garantire che le autorità di gestione e di certificazione e gli organismi intermedi ricevano adeguate indicazioni sulla predisposizione di sistemi di gestione e controllo necessari per assicurare la sana gestione finanziaria dei Fondi strutturali e in particolare al fine

7 Articolo 2(4) del Regolamento del Consiglio (CE) No 1083/2006 8 Articolo 13(5) del Regolamento della Commissione (CE) No 1828/2006

7

di fornire un’adeguata garanzia della correttezza, regolarità e ammissibilità delle richieste di contributo comunitario.

Una buona pratica in quest’area comporterebbe l’esistenza di orientamenti per tutti i livelli (cioè al livello dell’autorità di gestione e degli organismi intermedi) al fine di assicurare che sia applicata una metodologia coerente in tutti gli organismi riguardante la realizzazione delle verifiche gestionali. Orientamenti generali potrebbero essere predisposti al livello dell’autorità di gestione e, laddove necessario, adattati al livello dell’organismo intermedio per soddisfare i requisiti specifici di particolari programmi o progetti. Tali orientamenti dovrebbero essere inclusi nei manuali di procedure di questi organismi.

Le autorità degli Stati Membri dovrebbero fornire al proprio personale formazione e indicazioni sulle competenze richieste. In particolare, il personale dell’autorità di gestione necessita di competenze per revisionare le procedure contrattuali e valutare se i contratti sono stati assegnati in linea con le pertinenti norme nazionali e comunitarie.

Orientamenti dell’autorità di gestione ai beneficiari

Le autorità degli Stati Membri dovranno cercare di prevenire errori derivanti dal lavoro dei beneficiari all’inizio di ciascuna operazione. Esse dovranno fornire ai beneficiari le istruzioni e le indicazioni necessarie a definire i metodi per soddisfare i requisiti comunitari e redigere le prime dichiarazioni di spesa. Una specifica attenzione dovrà essere rivolta ad assicurare che i beneficiari siano consapevoli di quali costi sono eleggibili per il rimborso e della necessità di mantenere traccia delle spese generali al fine di dimostrare come queste sono calcolate e allocate. Un particolare sforzo dovrà essere compiuto per accrescere la consapevolezza dei beneficiari dei contributi FSE sulle opzioni offerte dall’Articolo 11.3(b) del Regolamento (CE) 1081/2006 per dichiarare i costi indiretti su base forfettaria conformemente allo schema adottato a livello nazionale e comunicato alla Commissione. L’autorità di gestione è responsabile della garanzia che le operazioni per il finanziamento siano selezionate in conformità con i criteri applicabili al programma operativo e che per l’intero periodo di attuazione esse siano adeguate alle norme comunitarie e nazionali applicabili, in particolare alle norme di ammissibilità comunitarie e nazionali. A questo proposito, l’autorità deve garantire che i beneficiari siano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi che devono essere forniti nel quadro dell’operazione sul piano finanziario, sul termine per l’esecuzione, nonché sui dati finanziari o di altra natura che devono essere conservati e comunicati. L’autorità di gestione deve accertarsi che il beneficiario abbia la capacità di rispettare tali condizioni prima di adottare la decisione di approvazione. Dovrebbe essere attuata una strategia per garantire che i beneficiari abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie attraverso, tra l’altro, volantini, opuscoli, seminari, workshop e siti web. Ciò dovrebbe riguardare in particolare tutte le norme di ammissibilità comunitarie e nazionali applicabili e gli altri requisiti legali compresi i requisiti in materia di informazione e pubblicità. L’autorità di gestione può stabilire criteri propri al fine di valutare la capacità dei beneficiari. I criteri possono variare a seconda del tipo di operazione, ma dovrebbero comprendere, tra gli

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altri, una valutazione della capacità finanziaria del beneficiario, le qualifiche e l’esperienza del suo personale e la sua struttura amministrativa e operativa.

2.4. Tempistica delle verifiche gestionali

Le verifiche gestionali dovrebbe essere svolte prima che la relativa spesa sia dichiarata al livello superiore. Per esempio, prima che un organismo intermedio trasmetta una dichiarazione di spesa provvisoria o finale all’autorità di gestione (o l’autorità di gestione all’autorità di certificazione), dovrebbe già aver effettuato le proprie verifiche di gestione amministrativa (vedi sezione 2.5). In ogni caso, tutte le verifiche amministrative a tavolino relative alla spesa inclusa in una particolare certificazione di spesa dovrebbero essere completate prima che l’autorità di certificazione sottoponga la stessa certificazione alla Commissione9.

Ai fini della selezione e dell’approvazione delle operazioni, l’autorità di gestione deve garantire che i beneficiari abbiano la capacità di soddisfare una serie di condizioni prima di adottare la decisione di approvazione (vedi sezione 2.3). Le verifiche in loco immediatamente dopo l’avvio del progetto potrebbero essere non necessarie come misura preventiva.

Le verifiche in loco dovrebbero essere effettuate di solito quando il progetto è ben avviato, sia in termini fisici che finanziari. Non sono raccomandate le verifiche in loco realizzate solo quando i progetti sono stati conclusi poiché sarebbe troppo tardi per intraprendere qualsiasi azione correttiva laddove sono riscontrati problemi e nel frattempo le spese irregolari sono state certificate.

La natura e le caratteristiche specifiche di un progetto spesso influenzano la tempistica delle verifiche in loco. Per i grandi progetti infrastrutturali con un periodo di esecuzione di un certo numero di anni, una buona pratica comporterebbe una serie di verifiche in loco durante tutto questo periodo, compresa una a completamento per verificare la realità del progetto. Qualora la stessa tipologia di contributo sia assegnata annualmente a seguito di un invito alla manifestazione di interesse, le verifiche in loco svolte nel primo anno dovrebbero aiutare a prevenire il ripetersi negli anni di eventuali problemi identificati.

Convenzioni di sovvenzioni che comportano la costruzione o l’acquisto di un bene spesso impongono condizioni in corso d’opera (per esempio riserva di proprietà, un numero di nuovi dipendenti) sui beneficiari dopo il completamento del progetto o l’acquisizione del bene. In tali casi, un’ulteriore verifica in loco durante la fase operativa per garantire che le relative condizioni della sovvenzione siano rispettate.

Laddove i progetti siano di natura immateriale o laddove ci sia solo una minima o nessuna dimostrazione fisica del progetto dopo il suo completamento (per esempio le operazioni FSE: corsi di formazione, regimi occupazionali), le eventuali verifiche in loco dovrebbero essere realizzate durante l’attuazione del progetto (cioè prima del suo completamento). Queste verifiche in loco sono di importanza cruciale per controllare la realità di tali progetti.

2.5. Metodologia e ambito delle verifiche gestionali di cui all’Articolo 13(2)

9 Articolo 61del Regolamento (CE) No 1083/2006

9

Le verifiche di cui all’articolo 13(2) comprendono due elementi chiave, le verifiche amministrative (cioè le verifiche a tavolino) su ogni richiesta di rimborso dei beneficiari e le verifiche in loco delle singoli progetti.

Tutte le domande di rimborso dei beneficiari, sia quelle intermedie che finali, dovrebbero essere oggetto di verifiche a tavolino basate sull’esame delle domande stesse e la pertinente documentazione a supporto, quali fatture, note di fornitura, estratti conto bancari, relazioni di avanzamento e calendari di attività. La verifica dei documenti a supporto può, laddove giustificato, essere realizzata a campione (vedi sezione 2.7). La natura dei documenti da presentare deve essere determinata dall’autorità di gestione tenendo conto del sistema di controllo generale e in particolare del livello delle verifiche in loco. Si raccomanda di includere almeno un elenco e la descrizione delle fatture a sostegno della richiesta ed i dettagli dei contratti aggiudicati. A seconda della documentazione fornita, le verifiche a tavolino dovrebbero riguardare almeno:

• La correttezza della richiesta di rimborso;

• Che la spesa si riferisca al periodo di ammissibilità;

• Che la spesa si riferisca a un progetto approvato;

• Il rispetto con le condizioni del programma, incluso, se pertinente, il rispetto del tasso di finanziamento approvato;

• Rispetto delle norme di ammissibilità nazionali e comunitarie;

• Adeguatezza dei documenti di supporto ed esistenza di un’adeguata pista di controllo;

• Rispetto delle norme in materia di aiuti di Stato, delle norme ambientali, dei requisiti di pari opportunità e non discriminazione;

• Rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di appalti pubblici (vedi sezione 2.12);

• Rispetto delle norme comunitarie e nazionali in materia di pubblicità.

Le verifiche a tavolino non sono sufficienti di per sé a fornire la garanzia su tutti gli elementi che riguardano la legittimità e la regolarità della spesa e quindi è essenziale che siano realizzate verifiche in loco in modo da controllare in particolare la realità del progetto, la fornitura dei prodotti/servizi in pieno accordo con i termini e le condizioni dell’accordo di sovvenzione, i progressi fisici, il rispetto delle regole comunitarie sulla pubblicità ed il pieno rispetto delle procedure di appalto pubblico. Le verifiche in loco possono essere utilizzate anche per controllare che il beneficiario stia fornendo informazioni precise per quanto riguarda l’attuazione fisica e finanziaria del progetto. Qualora le verifiche in loco e quelle a tavolino siano effettuate da diverse persone, le procedure dovrebbero assicurare che entrambi ricevano per tempo le pertinenti informazioni sui risultati delle verifiche svolte. Le relazioni sullo stato di avanzamento del progetto predisposte dal beneficiario o relazioni di collaudo nel caso dei progetti di grandi infrastrutture, possono essere utilizzate come base sia per le verifiche a tavolino sia per le verifiche in loco.

L’autorità di gestione, al momento di determinare la portata delle verifiche da svolgere a norma dell’articolo 13(2), possono tener conto delle procedure di controllo del beneficiario quando ciò sia giustificato. Per esempio, qualora il beneficiario sia un Ministero ed i controlli sulla spesa siano stati svolti da un ufficio separato del Ministero stesso (cioè con l’adeguata separazione delle funzioni in conformità all’articolo 58(b) del Regolamento del Consiglio (CE) No

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1083/2006), l’autorità di gestione può considerare tali controlli a supporto delle verifiche di cui all’articolo 13(2), pur restando responsabile dello svolgimento di ulteriori verifiche ex articolo 13(2), necessarie per garantire la loro affidabilità.

Qualora il beneficiario presenti un certificato di revisione contabile a sostegno della spesa dichiarata, esso può essere tenuto in considerazione (vedi sezione 2.10).

Qualora l’autorità di gestione sia anche un beneficiario, deve essere assicurata un’adeguata separazione delle funzioni di verifica di cui all’articolo 13(2). L’adeguata separazione può essere ottenuta utilizzando un dipartimento separato all’interno della stessa organizzazione, indipendente dal dipartimento dove è situato il beneficiario, per svolgere le verifiche gestionali. Questo potrebbe essere rappresentato dal dipartimento finanziario o dall’unità di controllo interna, qualora nessuno di questi organismi sia il beneficiario e qualora quest’ultimo non sia responsabile di nessun compito di audit previsto all’articolo 62 del Regolamento del Consiglio (CE) No 1083/2006.

In aree tecniche quali la conformità con le regolamentazioni ambientali, potrebbero essere competenti le autorità nazionali che sono responsabili per la verifica di conformità e forniscono le autorizzazioni pertinenti. In questi casi, le autorità di gestione dovrebbero verificare che i beneficiari ottengano le autorizzazioni relative da questi organismi. Per la verifica della conformità con le norme sugli aiuti di Stato, le autorità di gestione possono inoltre fare affidamento sul lavoro di altre autorità nazionali competenti in materia.

La metodologia utilizzata dalle autorità di gestione per la realizzazione delle verifiche di cui all’articolo 13(2) dovrebbe essere definita nei manuali di procedure di ogni organismo identificando quali punti sono controllati rispettivamente a tavolino e quali in loco e riportando la checklist da utilizzare a nei diversi controlli da eseguire.

2.6. Organizzazione delle verifiche in loco

Le verifiche in loco dovrebbero essere pianificate in anticipo per garantire la loro efficacia. In genere dovrebbe essere data notifica delle verifiche in loco in modo da assicurare che il personale coinvolto (per esempio il responsabile del progetto, l’ingegnere, il personale contabile) e la documentazione (contabilità finanziaria inclusi estratti conto bancari e fatture) siano resi disponibili dal beneficiario durante la verifica. Tuttavia, in alcuni casi, qualora possa essere impossibile determinare la realità del progetto dopo che il progetto sia terminato, può essere opportuno svolgere le verifiche in loco durante l’attuazione e senza preavviso (per esempio i corsi di formazioni finanziati dal FSE, dove anche gli orari di lavoro dei partecipanti e dei formatori dovrebbe essere verificati).

2.7. Intensità delle verifiche

Sebbene le verifiche gestionali al 100% delle domande di rimborso presentate dai beneficiari siano richieste dal Regolamento, la verifica di ogni singola voce di spesa e la relativa prova della fornitura inclusa in una richiesta, anche se auspicabile, potrebbe non essere praticabile. Di conseguenza, la selezione delle voci di spesa da verificare può essere fatta su un campione di

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transazioni, selezionate tenendo conto dei fattori di rischio (valore delle voci, tipologia del beneficiario, esperienza passata) e completata da un campione casuale se ritenuto necessario.

Una buona pratica richiederebbe che tutta la documentazione pertinente sia inviata insieme alla richiesta di rimborso del beneficiario. Ciò consentirebbe di eseguire tutte le verifiche amministrative a tavolino, riducendo così la necessità di verificare questi documenti in loco. La documentazione allegata dovrebbe comprendere, come minimo, una lista delle singole voci di spesa e dei totali relativi alla spesa complessiva, i riferimenti delle relative fatture, la data del pagamento ed il numero di riferimento del pagamento. Idealmente, dovrebbe essere fornita copia delle fatture e la prova del pagamento per tutte le voci di spesa. Tuttavia, qualora ciò comporti un volume di documentazione eccessivamente ampio da trasmettere da parte del beneficiario, un approccio alternativo potrebbe essere il richiedere solo la documentazione di supporto al campione di voci di spesa selezionati per la verifica. Questo metodo ha il vantaggio di ridurre il volume della documentazione che il beneficiario deve presentare. Tuttavia, poiché la selezione della documentazione di supporto può essere effettuata solo al momento della richiesta di rimborso da parte del beneficiario, il seguito della richiesta può essere ritardata in attesa di ricevere la documentazione. Esiste inoltre un rischio potenziale più alto per la conservazione dei documenti se il beneficiario chiude il progetto prima della fine del periodo.

Sistemi informatici permettono in alcuni Stati Membri di inserire tutti i documenti a supporto, compresi i moduli di spesa, copia delle fatture e prova del pagamento, a livello locale da parte del beneficiario e di trasmetterle elettronicamente. Ciò consente di completare tutte le verifiche amministrative come parte delle verifiche a tavolino.

Le verifiche in loco possono essere svolte a campione. Qualora sia usato il campionamento per la selezione di singole transazioni dalle richieste di rimborso o per la selezione di operazioni ai fini delle verifiche in loco, l’autorità di gestione deve mantenere traccia della descrizione e delle giustificazione della scelta del metodo di campionamento, nonché traccia delle transazioni o delle operazioni selezionate per la verifica.

L’autorità di gestione stabilisce le dimensioni del campione al fine di ottenere una ragionevole garanzia circa la legittimità e regolarità delle sottostanti operazioni, tenendo conto del livello di rischio identificato dall’autorità di gestione per la tipologia di beneficiari e delle relative operazioni. Essa deve rivedere il metodo di campionamento ogni anno.

Nessuna operazione dovrebbe essere esclusa dalla possibilità di essere oggetto di una verifica in loco. Tuttavia, in pratica, per misure che hanno un grande numero di piccole operazioni, le verifiche a tavolino possono essere sufficienti di per sé a fornire un sufficiente livello di garanzia (cioè dove il beneficiario trasmetta tutta la documentazione pertinente all’autorità di gestione e/o organismo intermedio e dove siano fornite evidenti prove documentali della realità del progetto). Le verifiche a tavolino possono essere quindi integrate da visite in loco su un campione di queste operazioni.

L’intensità delle verifiche in loco dipende dalla natura dei progetti nel programma (o asse/misura) e dal tipo di documentazione che viene trasmessa dal beneficiario. Il campione potrebbe concentrarsi sulle operazioni più costose, operazioni dove siano stati identificati precedentemente problemi o irregolarità o dove siano state identificate particolari transazioni durante le verifiche a tavolino che appaiono insolite e richiedono un ulteriore esame (cioè con maggiore rischio). Insieme o in alternativa, potrebbe essere selezionato un campione rappresentativo casuale. Per i grandi progetti infrastrutturali realizzati nel corso di vari anni, è probabile che siano richieste tre o più verifiche in loco durante l’attuazione e al completamento

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del progetto. Se un particolare beneficiario è responsabile di più progetti, almeno uno dovrebbe essere soggetto a verifica in loco.

Qualora siano identificati dei problemi nelle verifiche a campione, le dimensioni di quest’ultimo dovrebbero essere aumentate in modo da stabilire se gli stessi problemi sono riscontrati nelle operazioni precedentemente non selezionate.

L’autorità di gestione dovrebbe essere nella condizione di dimostrare, attraverso adeguata documentazione delle verifiche svolte, che l’intensità generale delle verifiche, sia a tavolino che in loco, sia sufficiente per dare ragionevole garanzia della legittimità e della regolarità delle spese cofinanziate dal programma.

2.8. Documentare le verifiche gestionali

Tutte le verifiche gestionali devono essere documentate. Le registrazioni dovrebbero contenere il lavoro svolto, la data di ogni verifica in loco, i risultati delle verifiche, compreso il livello generale e la frequenza degli errori riscontrati, la descrizione completa delle irregolarità riscontrate con la chiara identificazione delle relative basi legali comunitarie e nazionali contravvenute e le misure correttive intraprese. Le azioni di follow up potrebbero includere la trasmissione di un rapporto di irregolarità e/o la procedura per il recupero del contributo. I casi di irregolarità, riscontrati e corretti dall’autorità di gestione o dall’autorità di certificazione prima di qualsiasi pagamento al beneficiario del contributo pubblico e prima dell’inclusione della spesa relativa nella certificazione di spesa inoltrata alla Commissione, non devono essere segnalati alla Commissione10. Ciononostante, tali irregolarità e correzioni dovrebbero essere registrate.

Le checklist, che fungono da guida per l’esecuzione delle verifiche, sono utilizzate spesso per registrare ogni azione realizzata insieme con i risultati. Esse devono essere sufficientemente dettagliate. Per esempio, durante la registrazione delle verifiche sull’ammissibilità della spesa, non è sufficiente avere un riquadro sulla checklist che stabilisce che l’ammissibilità della spesa nella dichiarazione sia stata verificata. Al contrario, dovrebbe essere dettagliato un elenco di ciascun requisito di ammissibilità con il riferimento alle relative basi legali (per esempio spesa pagata entro il periodo di ammissibilità, conformità dei documenti allegati e dei certificati bancari, ripartizione appropriata e ragionevole delle spese generali del progetto).

Per le verifiche più immediate, quali il controllo della somma di una lista di transazioni, potrebbe essere sufficiente barrare semplicemente la casella accanto alla cifra totale per registrare il lavoro svolto. Il nome e il ruolo della persona che effettua le verifiche nonché la data nella quale queste vengono svolte dovrebbero essere sempre registrate.

Fotografie di cartelloni, copie di opuscoli promozionali, materiali dei corsi di formazione ed attestati possono essere usati per fornire prova delle verifiche di conformità con i requisiti della pubblicità.

Un sistema di registrazione complessivo delle verifiche effettuate dovrebbe essere mantenuto per ciascun programma. Le registrazioni sono tenute in forma computerizzata nei sistemi informativi di un certo numero di Stati Membri. Ciò facilita la pianificazione delle verifiche,

10 Articolo 28(2) del Regolamento della Commissione (CE) No 1828/2006

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aiuta ad evitare la non necessaria duplicazione del lavoro e fornisce utili informazioni per altri organismi (cioè autorità di audit, autorità di certificazione).

Si richiede11 che la data delle verifiche in loco di singole operazioni effettuate sia registrata nel sistema di monitoraggio informatizzato.

2.9. Esternalizzazione delle verifiche gestionali

In linea di principio le verifiche gestionali devono essere svolte sotto la responsabilità dell’autorità di gestione da parte di un organismo direttamente responsabile della gestione del programma o dell’asse prioritario. Dovrebbe essere assegnato personale sufficiente per svolgere tali verifiche in modo da assicurare che esse siano effettuate in maniera appropriata e in tempo.

Tuttavia, nei casi in cui, a causa del grande volume o della complessità tecnica delle operazioni da verificare, l’autorità di gestione trovi di non avere sufficiente personale o competenze per svolgere le stesse verifiche, può essere opportuno assegnare a società esterne alcuni o tutti gli elementi delle verifiche. Qualora sia utilizzata la scelta dell’esternalizzazione, è essenziale che lo scopo del lavoro da effettuare sia stabilito chiaramente nei termini di riferimento. Pertanto, le conseguenze di qualsiasi ritardo nello svolgimento di questo lavoro, come la conformità con le regole N+2 / N+3, dovrebbero essere identificate. Ciò è particolarmente rilevante nel caso di enti del settore pubblico dove potrebbero realizzarsi ritardi nell’aggiudicazione di contratti per questo tipo di lavoro. C’è anche l’onere per l’autorità contraente di valutare la qualità del lavoro esternalizzato. Ciò comporta di solito l’assegnazione di ulteriore personale per questa funzione. Di conseguenza, prima di prendere la decisione di affidare all’esterno le verifiche gestionali, occorrerebbe prendere in considerazione tutti questi fattori.

2.10. Certificati dei revisori

I termini degli accordi di sovvenzione possono includere una richiesta per i beneficiari di fornire il certificato di un revisore con la dichiarazione di spesa che inviano per il rimborso. Questi certificati variano per quanto riguarda lo scopo del lavoro svolto dal revisore ma generalmente coprono i requisiti basilari quali la conferma che la spesa sia stata pagata entro il periodo di ammissibilità, che si riferisca a voci approvate nell’accordo di sovvenzione, che i termini dell’accordo di sovvenzione siano stati rispettati e che esista un’adeguata documentazione a supporto, incluse le scritture contabili. Sebbene i requisiti delle verifiche di cui all’articolo 13(2) non possono essere soddisfatti unicamente tramite i controlli effettuati dai beneficiari stessi o da parti terze (per esempio revisori) per loro conto, l’esistenza di tali certificati di revisori, a condizione che il lavoro svolto sia di qualità soddisfacente, può giustificare l’autorità di gestione/organismo intermedio a limitare le verifiche gestionali ad un campione sufficiente tenendo conto dei rischi conosciuti, incluso il rischio della mancanza di indipendenza dell’organismo che fornisce il certificato. Tuttavia, al fine dell’affidabilità da porre nella predisposizione dei certificati, è essenziale che l’autorità di gestione fornisca indicazioni per l’utilizzo dei revisori, sullo scopo del lavoro da svolgere e la relazione/certificato da presentare. Ciò non dovrebbe essere previsto semplicemente in una

11 Articolo 60 (c) del Regolamento del Consiglio (CE) No. 1083/2006 e Articolo 11 ed Allegato II del Regolamento della Commissione (CE) No 1828/2006

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frase che certifichi la regolarità della richiesta del beneficiario ma piuttosto, dovrebbe descrivere il lavoro svolto ed i risultati.

L’IFAC ha emanato uno Standard Internazionale sui Servizi Connessi (ISRS) 4400 intitolato “Impegni per realizzare procedure condivise relative ad informazioni finanziarie” che stabilisce standards e fornisce indicazioni sulle responsabilità professionali dei revisori quando viene preso un impegno a realizzare procedure condivise in materia di informazioni finanziarie e sulla forma e sul contenuto della relazione che il revisore produce congiuntamente a tale accordo. Questo tipo di procedura condivisa potrebbe essere utilizzata per l’emissione del certificato del revisore che accompagna la richiesta di rimborso del beneficiario.

L’obiettivo di un impegno di procedure condivise è per il revisore quello di realizzare procedure di audit sulle quali il revisore e l’entità e qualsiasi opportuna terza parte siano d’accordo e di riferire sugli effettivi risultati. Le materie da condividere includono:

• La natura dell’impegno;

• Lo scopo dell’impegno;

• L’identificazione dell’informazione finanziaria a cui saranno applicate le procedure condivise;

• La natura, la tempistica e la misura delle procedure specifiche da applicare;

• L’anticipata forma della relazione sui risultati reali.

La relazione sull’impegno di procedure condivise dovrebbe descrivere lo scopo e le procedure condivise dell’impegno nel dettaglio sufficientemente da permettere al lettore di capire la natura e la misura del lavoro realizzato. ISRS 4400 stabilisce anche utili modelli per lettere di impegno e per relazioni sui risultati di fatto.

Le certificazioni contabili annuali di una società beneficiaria non possono sostituire un certificato specifico di un revisore per ciascuna richiesta fatta da quel beneficiario.

2.11. Verifiche gestionali e controlli sotto la responsabilità dell’Autorità di Audit

Il personale che esegue le verifiche ai sensi dell’articolo 13 non dovrebbe essere coinvolto in audit di sistemi o verifiche sulla spesa eseguiti sotto la responsabilità dell'Autorità di Audit (Articolo 62 del Regolamento del Consiglio (CE) No 1083/2006) e vice versa. Gli obiettivi delle verifiche gestionali sono diversi da quelli di audit eseguiti sotto la responsabilità dell'Autorità di Audit, essendo questi ultimi effettuati ex-post (ad esempio dopo che la dichiarazione di spesa è stata trasmessa alla Commissione). L'obiettivo di questi audit è quello di valutare se i controlli interni sono effettuati in maniera efficace, mentre le verifiche gestionali fanno parte dei controlli interni. I due tipi di controllo devono pertanto essere chiaramente distinti nella loro pianificazione, organizzazione, esecuzione, contenuto e documentazione. Sebbene i controlli gestionali e gli audit sotto la responsabilità dell’Autorità di Audit dovrebbero essere separati, sarebbe auspicabile uno scambio di informazioni tra il personale che esegue questi controlli separatamente. Ad esempio, il personale impegnato nelle verifiche gestionali dovrebbe essere informato dei risultati degli audit e può rivolgersi all'Autorità di Audit per

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ottenere suggerimenti, così come quest’ultima dovrebbe tener conto dei risultati delle verifiche gestionali nell’elaborare la sua analisi di rischio e la strategia di audit.

3. Ambiti specifici delle verifiche di gestione

3.1. Controlli gestionali degli appalti pubblici

Riferimenti

(i) Direttiva 18/2004 CE del Parlamento e del Consiglio del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle

procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi

(ii) Direttiva 2004/17/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 31 marzo 2004 che coordina le procedure di appalto degli enti erogatori di acqua e di energia, degli enti che forniscono servizi di trasporto e servizi postali

(iii) Comunicazione interpretativa della Commissione relativa al diritto comunitario applicabile alle aggiudicazioni di appalti non o solo parzialmente disciplinate dalle direttive "appalti pubblici".(2006/C 179/02)

(iv) Comunicazione della Commissione Europea sui Partenariati Pubblico-PrivatiIstituzionalizzati, del 5 febbraio 2008 (C(2007)6661)

Generale Le verifiche in merito agli appalti pubblici dovrebbero assicurare la conformità alla normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti e il rispetto durante l’intera procedura dei principi di parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, libertà di stabilimento e di concorrenza. Le verifiche dovrebbero essere eseguite il prima possibile dopo la conclusione della procedura di aggiudicazione, dato che risulterebbe difficile attuare un’azione correttiva in una fase successiva.

Nella fase di attribuzione delle risorse, dovrebbe essere garantito che i beneficiari siano consapevoli dei loro obblighi e che il personale abbia ricevuto un’adeguata formazione. Alcuni Stati membri hanno predisposto specifiche guide sugli appalti pubblici, destinate proprio ai beneficiari. Questo risulta particolarmente utile laddove i beneficiari sono coinvolti in contratti “una-tantum” e manchino dunque dell’esperienza adeguata. Alcune guide e note esplicative sulle norme comunitarie in merito agli appalti pubblici sono state altresì elaborate dalla Commissione Europea che fornisce informazioni e spiegazioni utili da poter utilizzare durante i controlli. (http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm) Intensità delle verifiche sugli appalti L’intensità delle verifiche gestionali dovrebbe essere determinata dall’autorità di gestione in base al valore ed al tipo di contratti. In almeno uno Stato Membro viene verificata la conformità alle norme in materia di appalti pubblici per tutti gli appalti che superano le soglie definite dalle direttive comunitarie in materia o, laddove inferiori, le soglie nazionali. Questo approccio potrebbe non essere funzionale

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laddove il numero dei contratti soprasoglia è alto, ma è particolarmente raccomandato ove risulti che la società appaltante sia carente di adeguata esperienza.

Pianificazione I beneficiari sono tenuti a garantire la qualità degli studi iniziali e della progettazione nonché l’accurata valutazione dei costi del progetto. Laddove le autorità di gestione valutino che ci sia un rischio, esse dovrebbero verificare questi elementi in misura preventiva e anche controllare che le stime dei costi siano aggiornate. Questo dovrebbe garantire che siano evitati problemi sia con la gara d’appalto iniziale che con lavori aggiuntivi/contratti supplementari durante la realizzazione di un progetto. Particolare attenzione dovrebbe essere rivolta al controllo:

• dell’adeguatezza dei metodi per l’aggiudicazione • dell’interdipendenza tra le differenti fasi contrattuali (acquisizione dei terreni,

preparazione dei siti, connessioni utili) • dei piani finanziari e della disponibilità del cofinanziamento nazionale

Gare Per contratti di alto valore o laddove si presume che i beneficiari non abbiano l’adeguata esperienza nell’ambito degli appalti pubblici, le autorità di gestione dovrebbero accertarsi, prima di rendere pubblico l’appalto, che la qualità dei documenti di gara (compresi i termini di riferimento) sia stata verificata da esperti interni o esterni. Particolare attenzione dovrebbe essere rivolta alla verifica che le specifiche relative alla capacità tecnica, economica e finanziaria siano state ben definite e che siano stati individuati appropriati criteri di selezione e aggiudicazione . Sebbene vi siano specifici requisiti di pubblicità richiesti dalle norme comunitarie sugli appalti pubblici, le autorità di gestione dovrebbero essere anche consapevoli della necessità di garantire che, anche nel caso in cui gli appalti siano sotto la soglia comunitaria o nel caso in cui si tratti di servizi in parte esclusi dall’applicazione della Direttiva 18/2004 CE (vale a dire servizi elencati all’allegato IIB) o Direttiva 17/2004 CE (ossia allegato XVII B), deve essere attuato un adeguato livello di pubblicità (in base al contesto delle dimensioni e della natura dell’appalto12), in modo da assicurare che i principi generali di parità di trattamento e di trasparenza del Trattato, siano rispettati. Questo obiettivo può essere raggiunto richiedendo ai beneficiari di fornire una copia delle pubblicazioni pertinenti al momento della presentazione delle dichiarazioni di spesa. Dovrebbero anche essere richiesti gli elementi di prova della spedizione dell’avviso di post-aggiudicazione dei bandi di gara, in particolare per i servizi elencati nell'allegato II B della direttiva 2004/18/CE o di cui all'allegato XVII B della direttiva 2004/17/CE Criteri di selezione ed aggiudicazione Al fine di verificare che la selezione della gara e le procedure di aggiudicazione siano state effettuate in conformità con la normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti pubblici, 12 Caso C-324/98 Telaustria [2000] ECR I-10745 e la Comunicazione Interpretativa Commissione sull’applicazione del diritto comunitario delle aggiudicazioni degli appalti non o solo parzialmente disciplinate dalle disposizioni delle Direttive in materia di appalti pubblici (2006/C 179/02)

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le autorità di gestione dovrebbero ottenere ed esaminare le relazioni di valutazione in merito alle gare d'appalto preparate dalle commissioni di valutazione. Inoltre, essi dovrebbero prendere in esame ciascuna denunce presentate alle amministrazioni aggiudicatrici da parte degli offerenti. Tali denunce potrebbero mettere in evidenza eventuali punti deboli nel capitolato d'appalto della procedura di aggiudicazione. Per i contratti che superano le soglie fissate nelle direttive comunitarie sugli appalti pubblici, le autorità di gestione, in alcuni Stati membri, spesso inviano un osservatore per le valutazioni delle gara. Viene poi elaborata una relazione che illustra le conclusioni dell’osservatore in merito alla valutazione della gara. L'osservatore verifica che la relazione di valutazione sulla gara sia sufficientemente dettagliata e che vi sia ben descritta la modalità con cui il comitato di valutazione abbia raggiunto le sue conclusioni. Questo approccio non può essere funzionale nel caso in cui il numero di contratti soprasoglia sia elevato, ma è raccomandabile nel caso in cui l'ente appaltante sia privo di adeguata esperienza. Si potrebbe anche utilizzare su un campione limitato al fine di ottenere la garanzia che gli enti appaltanti più affermati, che sono responsabili di un gran numero di contratti soprasoglia, rispettino le pertinenti norme in materia di appalti. Le verifiche della Commissione hanno individuato, in sede di valutazione e aggiudicazione delle gare d'appalto, alcuni particolari ambiti che sono stati identificati come problematici e che includono:

• la mancata separazione tra la fase di selezione e le altre fasi della procedura e la confusione tra i criteri di selezione e i criteri di aggiudicazione

• il non corretto utilizzo dei criteri di selezione durante la fase di aggiudicazione • la mancata pubblicazione nel bando di gara o nel capitolato d'oneri dei criteri di

selezione e aggiudicazione • l’uso di specifiche tecniche discriminatorie • l’utilizzo di criteri di selezione e aggiudicazione diversi da quelli pubblicati nel corso

della valutazione • la non conformità dei criteri utilizzati rispetto ai principi fondamentali del Trattato

(trasparenza, non discriminazione, parità di trattamento) • l’insufficiente documentazione delle decisioni prese dal comitato di valutazione • la diretta aggiudicazione, senza nuova procedura, di lavori

supplementari/complementari • la modifica delle condizioni essenziali del contratto di aggiudicazione (nella fase di

esecuzione)

Alcuni Stati membri hanno stabilito un’unità di controllo indipendente in materia di appalti pubblici che è autorizzata ad effettuare i controlli di tutte le fasi delle procedure di gara fino alla firma del contratto. Per quanto riguarda i contratti finanziati sia attraverso risorse nazionali che comunitarie, le valutazioni sulla gara possono essere svolte in veste di osservatore. Qualora si nutrano preoccupazioni su qualche elemento della procedura, queste saranno trasmesse sia alla società appaltante che all’autorità di gestione. In questo modo si rende l’autorità di gestione consapevole di ogni problema potenziale relativo al contratto e, prima dell’approvazione di qualsiasi spesa che il beneficiario abbia dichiarato circa il contratto stesso, si possono richiedere informazioni sia al beneficiario che all’unità di controllo degli appalti pubblici in modo da assicurare che i problemi individuati siano stati risolti adeguatamente. Si potrebbe

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utilizzare un intesa tra l’autorità di gestione e l’unità di controllo degli appalti pubblici per definire gli ambiti e la copertura dei controlli sui contratti finanziati dalla CE.

Fase di attuazione dell’appalto Per gli appalti soprasoglia comunitaria, sarebbe una buona prassi prevedere una procedura che garantisca che tutti gli appalti aggiuntivi / complementari o le modifiche sostanziali siano notificate ed approvate dalle unità di controllo degli appalti pubblici / autorità di gestione, prima di essere firmati dalla società appaltatrice. Ciò permetterà per ciascuna verifica considerata di garantire che le precipue norme sugli appalti pubblici siano comunque rispettate prima che siano stati firmati ulteriori contratti o modifiche aggiuntive.

3.2. Ambiente

Il diritto comunitario comprende più di 200 atti giuridici in campo ambientale. Queste misure legislative coprono tutti i settori ambientali, tra cui l'acqua, l'aria, la natura, i rifiuti e le sostanze chimiche, mentre altre affrontano questioni trasversali, quali l'accesso alle informazioni ambientali e la partecipazione pubblica al processo decisionale in materia ambientale. Benché l'acquis ambientale si applichi a tutte le azioni cofinanziate, nel contesto dei Fondi risultano di particolare rilevanza le seguenti aree tematiche:

• La valutazione di impatto ambientale o direttiva VIA13, come modificata, prevede che gli Stati membri, prima di essere autorizzati a procedere, effettuino una valutazione ambientale su quei progetti, pubblici e privati, che possano avere un significativo impatto sull'ambiente. Si tratta di una direttiva procedurale che richiede la valutazione di una vasta gamma di impatti ambientali e la consultazione delle autorità ambientali e del pubblico (comprese le consultazioni transfrontaliere). La direttiva tiene conto delle disposizioni della convenzione di Aarhus sulla pubblica partecipazione e sull’accesso alla giustizia in materia ambientale. La direttiva VIA contiene una disposizione che si occupa dei casi eccezionali (articolo 2.3). Recenti orientamenti sottolineano il carattere eccezionale delle circostanze in cui questa disposizione potrebbe essere utilizzata (in linea con il normale approccio alle deroghe di interpretazione della Corte europea di giustizia).

• La valutazione ambientale strategica o direttiva VAS, oltre a richiedere agli Stati membri una valutazione prima che un Programma Operativo sia approvato, include disposizioni sugli indicatori di monitoraggio per l’individuazione di imprevisti effetti negativi , in una prima fase, e per l’assunzione di appropriate azioni correttive. Per evitare duplicazioni, possono essere impiegati, se adeguati, i piani di monitoraggio già esistenti. Inoltre, potrebbe essere necessario aggiornare il processo VAS già realizzato qualora il Programma Operativo abbia subito cambiamenti rilevanti. Se i Programmi Operativi rimandano ad ulteriori piani o programmi, allora bisognerà valutare se anche questi debbano essere inseriti nel processo VAS. Infine, va notato che, per i Piani di Gestione dei rifiuti previsti dalla Direttiva quadro sui rifiuti, la VAS è vincolante. Sono ammissibili ai finanziamenti solo quegli interventi e quei lavori infrastrutturali che sono conformi ai Piani di gestione dei rifiuti notificati alla Commissione.

13 Direttiva del Consiglio 85/337/CEE concernente la valutazione degli effetti di determinati progetti pubblici e privati in materia di ambiente, susseguentemente modificata dalla direttiva 2003/35/CE

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• Informazioni ambientali - la libertà di accesso all'informazione in materia di direttiva ambientale14 mira a rendere le informazioni ambientali in possesso delle autorità pubbliche più accessibili al pubblico e a garantire che le norme di accesso alle informazioni siano applicate in tutta la Comunità.

• La natura è oggetto delle direttive Uccelli e Habitat15, particolarmente in relazione agli impatti sulla rete dei siti di Natura 2000. Insieme, queste direttive prevedono un regime di protezione per una serie di animali e piante così come per la selezione dei tipi di habitat. Al fine di ripristinare o mantenere uno stato di conservazione di habitat naturali e delle specie di interesse comunitario, la direttiva "Habitat" istituisce Natura 2000 una rete ecologica di zone protette, che è diventato il fulcro della politica comunitaria per la natura e la biodiversità. La direttiva "Habitat" (articolo 6) contiene disposizioni specifiche per una valutazione appropriata degli impatti e misure per la diminuzione e compensazione.

• Acqua - La direttiva quadro sulle acque16 istituisce un quadro per la protezione di tutti i corpi idrici (fiumi, laghi, acque di transizione, acque costiere, canali e acque sotterranee) nell'Unione europea. Il suo principale obiettivo è quello di conseguire un buono stato della qualità delle risorse idriche entro il 2015 attraverso una gestione integrata basata su distretti idrografici. La direttiva contiene disposizioni specifiche (articolo 4.7) per la valutazione delle infrastrutture in merito ai potenziali rischi di deterioramento delle risorse idriche, per esempio in relazione ai progetti riguardanti le vie navigabili.

• Rifiuti - La direttiva quadro17 sui rifiuti stabilisce i requisiti di base in materia di gestione dei rifiuti (lo smaltimento dei rifiuti e il recupero che non dovrebbe presentare un rischio per l'ambiente o la salute; il divieto di pratiche di dumping o lo smaltimento incontrollato; la creazione di una rete di impianti di smaltimento dei rifiuti; la elaborazione di piani di gestione dei rifiuti; l’istituzione di operazioni che consentono il trattamento dei rifiuti), e stabilisce gerarchicamente le possibili opzioni per la gestione dei rifiuti (in ordine decrescente di preferenza: la prevenzione, il recupero (riutilizzo, riciclaggio dei materiali, recupero di energia, smaltimento). Al fine di poter co-finanziare con il FESR o il Fondo di coesione i progetti infrastrutturali per la gestione dei rifiuti, è necessario che tali progetti siano parte di un coerente piano di gestione dei rifiuti. La direttiva sulle discariche18 stabilisce una serie di norme dettagliate per prevenire o ridurre al minimo gli effetti negativi che le discariche per i rifiuti possano avere, tra cui ad esempio l'inquinamento del suolo, dell’aria e dell’acqua nonché i rischi per la salute umana, e per ridurre la quantità di rifiuti biodegradabili da collocare in discarica. La direttiva sull’incenerimento19 mira a prevenire o limitare, per quanto possibile, gli effetti negativi sull'ambiente e i conseguenti rischi per la salute umana, provocati dall’incenerimento dei rifiuti. Essa impone severe condizioni operative e requisiti tecnici e fissa i valori limite di emissione per gli impianti di incenerimento dei rifiuti all'interno dell'Unione europea.

14 Direttiva del Consiglio 90/313/CEE, come modificata dalla 2003/4/EC 15 Direttiva del Consiglio 79/409/CEE concernente la conservazione degli uccelli selvatici; direttiva 92/43/CEE del Consiglio, relativa alla conservazione degli habitat naturali e della flora e della fauna selvatiche 16 La Direttiva del Consiglio 2000/60/CE, e susseguente ultima modifica 2008/32/EC, istituisce una struttura per l’azione comunitaria in materia di politiche dell’acqua, 17 Direttiva del Consiglio 2006/2/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai rifiuti 18 Direttiva del Consiglio 1999/31/CE relativa alle discariche di rifiuti 19 Direttiva 2000/76/CE del Consiglio sull'incenerimento dei rifiuti

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Un certo numero di direttive sul "riciclaggio", come quelle sui rifiuti da imballaggio, sulle apparecchiature elettriche ed elettroniche, sui veicoli e sulle batterie, assegna degli obiettivi vincolanti per il riciclaggio dei rifiuti o specifici materiali ivi contenuti. La maggior parte di essi prevedono esplicitamente che i produttori dei prodotti sono finanziariamente responsabili per il corretto trattamento dei rifiuti. Le verifiche gestionali nel settore ambientale dovrebbero, ove opportuno, accertare che il beneficiario abbia rispettato le direttive nonché controllare che le autorizzazioni siano state rilasciate dalle autorità nazionali competenti, in conformità con le procedure da applicare. Le autorità nazionali competenti assicurano che la legislazione ambientale comunitaria sia correttamente applicata e, ove non lo sia, che le stesse autorità garantiscano l'adozione delle misure appropriate. Le autorità di gestione, avendo la responsabilità (art. 13.1) di valutare la capacità dei beneficiari durante la selezione e l'approvazione delle operazioni, devono garantire che essi abbiano accesso ad adeguate expertise, interne od esterne, che possano aiutarli ad individuare tutti gli aspetti ambientali connessi al particolare tipo di operazione in fase di approvazione. Potrebbe essere inoltre stabilito uno stretto rapporto di lavoro con le agenzie ambientali nazionali, affinché assistano le autorità di gestione. In concreto, dovrebbero essere incoraggiate la formazione e lo sviluppo delle capacità per la pubblica amministrazione Allo stesso modo, come disposto dall'articolo 13 (2) sulla gestione delle verifiche, l’autorità di gestione dovrebbe anche assicurare che i beneficiari abbiano accesso alle relative expertise per verificare la conformità delle operazioni con le norme ambientali.

3.3. Verifiche della gestione dei regimi di aiuti di Stato

Gli Stati membri potrebbero incontrare problemi nelle verifiche gestionali dei regimi di aiuti di Stato a causa di:

• Aumentato rischio di controllo (vale a dire, la complessità inerente alle regole che governano i regimi di aiuti, la natura di quei beneficiari – ovvero PMI – con il rischio di un potenziale indebolimento dell’ambiente di controllo, ecc.);

• Specifici criteri di ammissibilità; • Specifiche previsioni relative al dato finale di ammissibilità della spesa.

Al fine di definire un soddisfacente approccio alle verifiche gestionali, potrebbero essere distinte due tipologie di regimi di aiuti:

1) Quando il ruolo dell’organismo che concede la sovvenzione nel contesto del regime di aiuto è puramente amministrativo o gestionale (cioè relativo alla selezione dei beneficiari, l’allocazione e l’amministrazione di aiuti individuali previsti, ecc.) e non ha interessi finanziari legati direttamente al regime stesso. Questo può essere il caso in cui il soggetto che concede l’aiuto è un organismo della pubblica amministrazione.

2) Quando l’organismo che concede l’aiuto ha un interesse finanziario nel regime o nel progetto (ad es. compartecipa o fornisce assistenza finanziaria ai beneficiari che finanziano il progetto). Di solito questo accade quando l’organismo è un’istituzione finanziaria.

In entrambi i casi, le buone pratiche includerebbero una definizione dettagliata degli investimenti ammissibili nelle decisioni di approvazione dell’aiuto per ogni progetto individuale o dello

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stesso regime d’aiuto. Ciò è particolarmente importante quando l’organismo che concede l’aiuto si basa sui certificati del revisore contabile per chiarificare l’ambito delle verifiche. L’aspetto problematico che potrebbe insorgere riguarda la natura e l’ampiezza delle verifiche dall’autorità di gestione ai sensi dell’articolo 13 volte all’ottenimento di assicurazioni sull’appropriatezza delle verifiche svolte a livello dell’organismo concedente l’aiuto. Nel caso 1), l’organismo che concede l’aiuto può essere visto come organismo avente una funzione simile a quella di un organismo intermedio. L’autorità di gestione potrebbe dunque predisporre essa stessa accertamenti limitati e ottenere così l’assicurazione della regolarità delle spese risultante dalle verifiche compiute a livello dell’organismo che concede l’aiuto. A seconda del giudizio dell’autorità di gestione circa il livello di rischio sia nei sistemi di gestione e controllo, sia degli organismi che concedono l’aiuto sia dei beneficiari, tale assicurazione potrebbe realizzarsi attraverso un rapporto presentato regolarmente dall’organismo che concede l’aiuto, che includa statistiche sui risultati delle verifiche e informazioni su chi li ha svolti, la metodologia applicata e l’ambito, con particolare riferimento al rispetto delle regole di ammissibilità. Queste informazioni potrebbero integrarsi con verifiche dell’organismo che concede gli aiuti. Nel caso 2), cioè quando l’organismo che concede l’aiuto ha un interesse finanziario diretto nel progetto, questo non può essere considerato come interamente indipendente. L’autorità di gestione dovrebbe confermare l’affidabilità del lavoro svolto dall’organismo che concede l’aiuto con proprie verifiche a campione sul beneficiario. A seconda delle misure di controllo prese dall’organismo concedente in risposta a un tale rischio apparentemente più alto, i piani di controllo che l’autorità di gestione dovrà organizzare comprenderanno un meccanismo regolare di rapportistica (comprendente le stesse informazioni menzionate per il caso 1) completato da verifiche a campione a livello del beneficiario, la frequenza delle quali dovrebbe essere stabilita con riferimento al punto 2.7 del presente documento.

3.4. Aiuti di Stato

Riferimenti (i) Vademecum sulle regole comunitarie in materia di aiuti di Stato, 15 febbraio 2007 (ii) Linee guida sugli aiuti nazionali a finalità regionale per il periodo 2007-13 (GU C 54, 4.3.2006) Le regole sugli aiuti di Stato si applicano solo alle misure che soddisfano tutti i criteri enumerati all’articolo 87.1 del Trattato, vale a dire: alla misura che prevede un trasferimento di risorse dallo Stato; che crea un vantaggio economico che l’impresa non avrebbe altrimenti ricevuto in condizioni normali di mercato; all’aiuto che è selettivo e dunque influisce sull’equilibrio tra un impresa e i suoi competitori; e che può avere ripercussioni potenziali sulla concorrenza e il mercato tra gli Stati membri. Gli Stati membri sono tenuti ad informare la Commissione in merito ad ogni piano volto a finanziare o modificare un aiuto di Stato e non possono dare attuazione a tale aiuto fin quando questo non sia stato autorizzato dalla Commissione. La Commissione stabilisce se la misura

22

costituisce o meno un aiuto di Stato e, in caso affermativo, se si qualifica o meno come esenzione ai sensi dei paragrafi 2 e 3 dell’articolo 87 del Trattato. Alcune misure possono inoltre essere esentate dalla notifica sulla base di un Regolamento di esenzione. Ai sensi di tali Regolamenti, la Commissione può dichiarare alcune categorie di aiuti di Stato compatibili con il Trattato, se questi rispettano determinate condizioni, così da esentarli dalla procedura di notifica. Al momento esistono cinque regolamenti di esenzione, tre dei quali permettono agli Stati membri di finanziare aiuti che ne rispettano le condizioni, di ovviare alla procedura di notifica per il parere della Commissione. Un quarto regolamento esenta i regimi di aiuto agli investimenti regionali trasparenti e si applica al periodo 2007-13. Un quinto regolamento riguarda gli aiuti de minimis e stabilisce che un aiuto, rivolto ad un’impresa, non costituisce aiuto di Stato quando è inferiore alla soglia pertinente (per la gran parte dei settori l’ammontare applicabile è di € 200.000) su un periodo di tre annualità fiscali e nel rispetto di determinate condizioni. Pertanto tale contributo non deve essere notificato. E’ previsto che un regolamento generale di esenzione entri in vigore nel corso del 2008 accorpando insieme gli strumenti di esenzione già esistenti. Esistono numerose aree-chiave di rischio che le verifiche gestionali dovrebbero controllare in caso di aiuti di Stato, in particolare laddove:

• il regime d’aiuto sia stato notificato e approvato dalla Commissione o è coperto da un regolamento di esenzione per categoria oppure soddisfi le norme sul de minimis20 con le quali non è necessaria la notifica;

• le imprese beneficiarie dell’aiuto soddisfino le condizioni del regime di aiuti come approvato dalla Commissione o la natura dei progetti coperti dall’esenzione soddisfi le specifiche condizioni dell’esenzione;

• non si verifichi una sovrapposizione di aiuti derivanti da differenti fonti di finanziamento che potrebbe infrangere le norme del de minimis o dell’accumulazione degli aiuti.

Le buone pratiche per le verifiche di gestione finalizzate ad assicurare la conformità con la normativa sugli aiuti di Stato dovrebbero includere le verifiche, con modalità a campione, sul non superamento della soglia pertinente per gli aiuti ad un’impresa oltre il periodo di tre annualità fiscali. La DG per la Concorrenza ha pubblicato un’utile guida21 ed un bollettino informativo circa la normativa comunitarie sugli Aiuti di Stato.

3.5. Strumenti di ingegneria finanziaria

Riferimento nota della Commissione Europea sull’ingegneria finanziaria nel periodo di programmazione 2007-2013 del 16.7.2007 COCOF/07/0018/01

20 La soglia per l’aiuto coperto dalla regola del de minimis è in generale di € 200.000 su un periodo di tre annualità fiscali. 21 Il vademecum sulle regole comunitarie in materia di aiuti di Stato, del 15 febbraio 2007 e gli orientamenti sugli aiuti nazionali a finalità regionale per il periodo 2007-13 (GU C 54, 4.3.2006)

23

Gli strumenti di ingegneria finanziaria22 (SIF) ai sensi dell'articolo 44 del regolamento del Consiglio No.1083/2006 includono i fondi di capitale di rischio, i fondi di garanzia, i fondi per mutui e i fondi per lo sviluppo urbano. I SIF possono essere finanziati direttamente da uno o più programmi operativi o tramite un fondo di partecipazione. Essi comportano la fornitura di assistenza alle imprese e a progetti urbani a titolo di investimenti in conto capitale, prestiti o garanzie. La fornitura di assistenza prevede due fasi: il contributo del programma operativo per il SIF e il successivo investimento del SIF nelle imprese o progetti urbani. I piani di attività dei SIF candidati devono essere presentati e valutati o dall'autorità di gestione o dal fondo di partecipazione, che dovrebbe quindi selezionare i SIF e firmare gli accordi di finanziamento. Per la selezione dei SIF e per l'adozione delle decisioni in materia di contributi dei programmi operativi devono essere applicate procedure trasparenti. La procedura di selezione dovrebbe essere basata su specifici e appropriati criteri di selezione connessi agli obiettivi del programma operativo.

Le verifiche gestionali dovrebbero pertanto prevedere una verifica della trasparenza della procedura di selezione utilizzata

Essendo ammissibili i contributi da più di un programma operativo per lo stesso SIF, in tali casi, il fondo di partecipazione e il SIF devono avere una contabilità separata o mantenere un apposito codice contabile per la partecipazione di ciascun programma operativo, per le relazioni e per gli audit. Un esame della pista di controllo dovrebbe far parte della verifica di cui all'articolo 13 (2). Il beneficiario23 è sia il fondo di partecipazione o, se questo non esiste, lo stesso strumento di ingegneria finanziaria. Tuttavia, in deroga alla regola generale24 per cui le dichiarazioni di spesa devono includere solo le spese effettivamente sostenute dai beneficiari, le dichiarazioni di spesa per i SIF possono comprendere il totale delle spese sostenute dal programma operativo per istituire o contribuire a tali fondi o a quelli di partecipazione. Ciò nondimeno, le spese ammissibili per la chiusura non saranno le spese sostenute dal programma operativo, ma saranno quelle pari all'importo definitivo versato dal fondo di partecipazione o quelle dal SIF che è stato investito, concesso o impegnato sottoforma di garanzia, oppure impegnato nei costi di gestione.

Le verifiche gestionali dei SIF dovrebbero comunque essere effettuate durante tutto il periodo di programmazione, al fine di monitorare gli investimenti effettuati e di garantire che i fondi siano investiti in conformità con gli obiettivi dell'asse prioritario. Sarebbe opportuno altresì controllare che le soglie25 per i costi di gestione non vengano superate. Nei casi in cui i gestori del fondo sostengono costi significativi in anticipo, prima dell’effettuazione degli investimenti, può essere giustificato il pagamento delle spese di gestione.

22 Le norme di attuazione per questi fondi sono descritte agli articoli da 43 a 46 del Regolamento della Commissione (CE) No. 1828/06. 23 Articolo 2 (4), del regolamento n. 1083/2006 definisce il beneficiario come un operatore, organismo o impresa,

pubblico o privato, responsabile per l'avvio o per l’avvio e l'esecuzione di un progetto. 24 Articolo 78 (6), del regolamento (CE) n. 1083/2006 25 Le soglie sono riportate all'articolo 43 (4) del regolamento della Commissione n. 1828/2006

24

Laddove i contributi del programma operativo ai SIF sono investiti, dati in prestito o impegnati come garanzie nelle imprese o in progetti urbani, possono determinarsi aiuti di Stato. I controlli gestionali dovrebbero pertanto verificare che le norme sugli aiuti di Stato siano rispettate. L'articolo 45 del regolamento (CE) n. 1828/2006 richiede che gli investimenti di ingegneria finanziaria nelle PMI possono essere effettuati solo al momento della creazione d’impresa, nelle prime fasi o nell’espansione di tali imprese, e solo per le attività che i gestori del SIF giudicano potenzialmente redditizie. Gli strumenti di ingegneria finanziaria non possono investire in imprese in difficoltà26. Nella maggior parte dei casi, non è una condizione necessaria che le PMI debbano sostenere le spese di determinati beni o servizi. Capitale, prestiti o garanzie spesso sono concessi per lo sviluppo o l'espansione delle attività commerciali generali delle PMI, incluso il capitale di esercizio. In questi casi, le verifiche gestionali dovrebbero concentrarsi sul controllo dei documenti giustificativi che attestino il rispetto delle condizioni di finanziamento. La documentazione può includere moduli di domanda, i piani di lavoro, i conti annuali, le checklist e le relazioni del fondo di capitale di rischio valutando la domanda di finanziamento, l’investimento firmato, l’intesa per il prestito o la garanzia, le relazioni dell'impresa, le relazioni sui soggiorni e gli incontri del consiglio di amministrazione, le relazioni dell’intermediario del prestito per il fondo di garanzia a sostegno del risarcimento, le approvazioni ambientali, le relazioni sulle pari opportunità e le dichiarazioni rese in occasione dell’ottenimento degli aiuti de minimis. Il riscontro delle spese attraverso le fatture quietanzate e la prova del pagamento per beni e servizi da parte delle PMI è richiesto solo come parte della pista di controllo laddove il capitale, di prestito o di garanzia alle PMI, è condizionato alle spese sostenute per particolari beni o servizi. Tuttavia, in tutti i casi, ci deve essere la prova del trasferimento del capitale o del prestito da parte del fondo di capitale di rischio o di prestito intermediario verso l'impresa.

3.6. Progetti generatori di entrate (articolo 55 del Regolamento N.° 1083/2006)

Riferimenti

(i) (Bozza) Linee Guida del Consiglio Generale per la Politica Regionale sull’articolo 55 del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006

(ii) (Bozza) Nota informativa del Consiglio Generale per la Politica Regionale circa l’articolo 55 del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006

Per progetto generatore di entrate s’intende qualsiasi operazione che comporti un investimento in infrastrutture il cui utilizzo sia soggetto a tariffe direttamente a carico degli utenti o qualsiasi operazione che comporti la vendita o la locazione di terreni o immobili o qualsiasi altra fornitura di servizi a pagamento. Quando un’operazione è considerata generatrice di entrate, queste entrate devono essere tenute in considerazione nel calcolo della spesa ammissibile.27 La spesa ammissibile non dovrà eccedere il valore attuale del costo di investimento diminuito del valore attuale dei proventi netti derivanti dall’investimento nell’arco di un periodo di riferimento specifico per quanto riguarda gli investimenti in infrastrutture o altri progetti per i quali sia possibile stimare obiettivamente ex ante le entrate.

26 Ai sensi degli orientamenti comunitari sugli aiuti di Stato per il salvataggio e la ristrutturazione di imprese in difficoltà 27 Articolo 55 del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006

25

Il metodo del “funding gap”, che è usato per determinare il contributo dei Fondi ai progetti generatori di entrate, è basato sulla differenza tra il valore attuale dei costi d’investimento e i proventi netti dell’operazione. Questa è la parte del costo del progetto di investimento che va finanziata. L’obiettivo generale è assicurare che un’operazione abbia risorse sufficienti per essere implementata e allo stesso tempo evitare sovrafinanziamenti. Nel calcolo dei ricavi netti, l’autorità di gestione dovrà tenere conto del periodo di riferimento adeguato alla categoria dell’investimento considerato, del tipo di progetto, della redditività normalmente attesa per la categoria d’investimento in questione, dell’applicazione del principio “chi inquina paga” e, se opportuno, di considerazioni di equità. Essa dovrà inoltre valutare la fondatezza delle ipotesi fatte riguardanti le previsioni di entrata e di spesa dell’operazione. Poiché è compito dell’autorità di gestione assicurare che le operazioni siano conformi alle regole Comunitarie, questa dovrà fornire ai beneficiari indicazioni adeguate per preparare le loro analisi finanziarie. L’autorità di gestione, all’interno delle proprie attività di verifica amministrativa, dovrà accertare che le valutazioni delle operazioni generatrici di entrate siano state eseguite correttamente, che le analisi finanziarie siano state esaminate nel dettaglio e che le valutazioni siano ampiamente documentate. Inoltre, l’autorità di gestione deve assicurare che nel caso di un’operazione per la quale sia obiettivamente impossibile valutare le entrate in anticipo, le entrate generate nei cinque anni successivi al completamento di un’operazione vengano detratte dalla spesa dichiarata alla Commissione.28 Qualora, al massimo tre anni dopo la chiusura del programma operativo, si accerti che un’operazione ha generato entrate delle quali non si è tenuto conto (ad esempio: laddove le entrate attuali siano più alte delle entrate stimate e queste entrate aggiuntive non sono state detratte dalla spesa presentata), queste ultime dovranno essere restituite al bilancio generale dell’Unione Europea in proporzione alla contribuzione dei Fondi.29 Deve essere inoltre istituito un sistema per permettere all’autorità di gestione di monitorare e quantificare queste entrate. Nel contesto delle proprie verifiche amministrative in loco e dopo il completamento delle operazioni, l’autorità di gestione controllerà, sulla base di un campione, l’esattezza delle entrate che i beneficiari hanno riportato. Per verificare le entrate generate da operazioni il cui costo complessivo è inferiore ai 200.000€ possono essere adottate procedure proporzionate agli importi in questione. I progetti disciplinati dalla normativa sugli Aiuti di Stato non sono assoggettati alle regole sui progetti generatori di entrate stabilite dall’articolo 55 commi da 1 a 5. La Direzione Generale per la Politica Regionale ha emanato delle linee guida dettagliate (in bozza) per l’implementazione dell’articolo 55 sui progetti generatori di entrate30 unitamente a una nota informativa sull’articolo 55 comma 631 (in bozza). 28 Articolo 55(3) del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006 29 Articolo 55(4) del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006 30 (Bozza) Linee guida sull’articolo 55 del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006 31 (Bozza) Nota Informativa sull’articolo 55(6) del Regolamento del Consiglio N° 1083/2006

26

3.7. Stabilità delle operazioni

In conformità all’articolo 57 del Regolamento (CE) 1083/2006, l’autorità di gestione deve assicurare che la partecipazione dei Fondi resti attribuita ad un’operazione esclusivamente se quest’ultima, entro cinque anni32 dal completamento non subisce modifiche sostanziali: (a) che ne alterino la natura o le modalità di esecuzione, o che procurino un vantaggio indebito ad un’impresa o ad un ente pubblico; e (b) risultanti da un cambiamento nella natura della proprietà di un’infrastruttura o dalla cessazione di un’attività produttiva. Come parte di queste verifiche e dopo il completamento delle operazioni, l’autorità di gestione verificherà il rispetto di queste condizioni, anche attraverso le verifiche in loco su base campionaria. Gli importi indebitamente versati dovranno essere recuperati.

3.8. Eguaglianza e non discriminazione

Riferimento (Bozza) Nota Informativa del Direzione Generale per la Politica Regionale sull’articolo 16 del Regolamento del Consiglio (CE) N° 1083/2006 Secondo l’articolo 16 del Regolamento (CE) N° 1083/2006 le verifiche amministrative devono accertare che le operazioni rispettino e promuovano l’eguaglianza tra uomini e donne e che l’integrazione della prospettiva di genere sia applicata durante le varie fasi di attuazione dei Fondi. Questo implica un approccio di inclusione dei generi che assicuri che tutti i progetti in maniera esplicita e attiva tengano in considerazione la propria incidenza sulla condizione individuale di uomo e di donna, guardando all’obiettivo del superamento delle disuguaglianze. Tutti i programmi e le operazioni devono contribuire a migliorare l’eguaglianza tra uomini e donne, e devono essere in grado di dimostrare il loro impatto rispetto all’inclusività di genere, prima, durante e dopo l’implementazione. Inoltre, le verifiche dovranno altresì accertare che siano state intraprese misure adeguate per prevenire ogni discriminazione basata sul sesso, la razza o l’origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità, l’età o l’orientamento sessuale durante le varie fasi di attuazione dei Fondi, ed in particolare nell’accesso agli stessi. Le checklist usate per le verifiche amministrative includeranno inoltre, ove rilevanti, domande riguardanti il rispetto dei principi di eguaglianza e non discriminazione. Le verifiche amministrative dovranno accertare l’attuale performance dei programmi e delle misure co-finanziate rispetto ai valori target per l’intero periodo di programmazione. Le autorità di gestione dovranno verificare che siano state adottate misure adeguate durante l’attuazione dei progetti per soddisfare le pertinenti condizioni del contratto di finanziamento. Una buona prassi potrebbe essere quella di verificare attraverso i fogli di presenza di un corso di formazione che il tasso di partecipazione degli uomini e delle donne sia corrispondente a quello previsto nel progetto e ottenere chiarimenti per ogni differenza significativa. L’accessibilità dei

32 O tre anni dal completamento dell’operazione negli Stati Membri che hanno esercitato l’opzione di ridurre tale termine per il mantenimento di un investimento ovvero dei posti di lavoro creati dalle PMI.

27

disabili è uno dei criteri da osservare e tenere in considerazione nella fase di definizione così come in altre fasi dell’attuazione delle operazioni cofinanziate dai Fondi. Disposizioni sull’accessibilità per le persone disabili sono contenute nelle Direttive Comunitarie sugli appalti pubblici, esse prevedono che, ogni qualvolta possibile, le specifiche tecniche stabilite nella documentazione della gara, come il bando, il capitolato o altri documenti dovranno chiarire come tengono conto dei criteri di accessibilità previsti per le persone con disabilità o destinati a tutti gli utenti. Le verifiche amministrative accerteranno che le operazioni rispettino queste disposizioni sull’accessibilità. In particolare, le verifiche in loco dovranno rilevare se le specifiche tecniche o qualsiasi altra disposizione prevista nella documentazione di gara circa l’accessibilità sia stata adeguatamente attuata. La Direzione Generale per le Politiche Regionali ha pubblicato una Nota Informativa sull’articolo 16 (Bozza preparata per il COCOF di giugno 2008).

3.9. Obiettivo Cooperazione territoriale Europea (CTE)

Nell’ambito dell’obiettivo della Cooperazione territoriale Europea (CTE), il Fondo Europeo di Sviluppo Regionale focalizza il suo supporto allo sviluppo delle attività di cooperazione transfrontaliera in campo economico, sociale ed ambientale, l’affermazione e lo sviluppo della cooperazione transnazionale e il rafforzamento dell’efficacia della politica regionale. La struttura dei Programmi CTE può essere complessa e può implicare la cooperazione tra diverse combinazioni di Stati membri/Regioni e Stati non membri. In considerazione di tale complessità si è ritenuto opportuno fornire delle indicazioni sui controlli in questo campo. Ai sensi dell’articolo 15 del regolamento (CE) n. 1080/2006 e a titolo delle deroghe alle disposizioni generali per la gestione dei programmi mainstream, laddove l’autorità di gestione è responsabile delle verifiche sulla legalità e regolarità della spesa, nell’ETC sono responsabili gli Stati membri partecipanti. Essi devono predisporre i sistemi di controllo e designare i controllori che a turno effettuano le verifiche circa la legalità e la regolarità delle spese presentate da ciascun beneficiario che partecipa all’operazione. La convalida della spesa di ciascun beneficiario partecipante in un operazione da parte del controllore indicato dall’articolo 16 comma 1 del regolamento (CE) n. 1989/2006 soddisferà l’autorità di gestione. Al fine di convalidare la spesa, secondo l’articolo 16 del Regolamento (CE) n° 1080/2006, ciascuno Stato membro mette a punto un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura dei beni e dei servizi co-finanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o parti di operazioni realizzate sul proprio territorio, nonché la conformità di tali spese e delle relative operazioni o a parti di operazioni con le norme Comunitarie e con le proprie norme nazionali. A tale scopo ciascuno Stato Membro designa i controllori responsabili della verifica della legalità e della regolarità delle spese presentate da ciascun beneficiario partecipante all’operazione. Gli Stati membri possono decidere di designare un unico controllore per tutti gli ambiti del programma. Laddove la fornitura di beni e servizi cofinanziati può essere verificata solo rispetto all’intera operazione, la verifica è effettuata dal controllore dello Stato membro dove è situato il principale beneficiario o dall’autorità di gestione.

28

Il contenuto e lo scopo delle verifiche dei controllori è identico a quello di un’autorità di gestione dei programmi Competitività e Convergenza33. I controllori devono verificare che i beni e servizi cofinanziati siano stati forniti e che le spese presentate dai beneficiari per le operazioni siano state realmente sostenute e siano conformi alle norme Comunitarie e nazionali. A tal fine essi effettuano le verifiche amministrative per ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari e verifiche in loco per singole operazioni, che saranno effettuate sulla base di un campione. I principi generali precedentemente delineati in questo documento e riguardanti la tempistica, l’ambito e l’intensità delle verifiche, l’organizzazione delle visite in loco, i requisiti per documentare il lavoro svolto e la separazione funzionale dei doveri con riferimento ai compiti di verifica e di revisione si applicano inoltre al lavoro dei controllori. Inoltre, i controllori verificheranno che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell’attuazione delle operazioni mantengano o un sistema contabile separato o un numero di conto per tutte le transazioni relative all’operazione. Nell’ambito dell’obiettivo CTE, l’Articolo 20 del Regolamento (CE) N° 1080/2006 richiede che sia designato un beneficiario principale per ciascuna operazione. Il beneficiario principale garantisce che le spese presentate dai beneficiari che partecipano all'operazione sono state sostenute al fine di eseguire l'operazione e corrispondono alle attività concordate tra i beneficiari medesimi, e che le spese presentate dai beneficiari che partecipano all'operazione sono state convalidate dai controllori. L’ambito del lavoro dei controllori responsabili per il beneficiario principale comprende perciò la verifica di come il beneficiario principale ottempera ai propri doveri. Per quanto concerne il ruolo dell’autorità di gestione deve persuadersi che le spese di ciascun beneficiario che partecipa all’operazione sono state validate dai controllori. È buone norma in questo ambito tenere conto degli aspetti emersi dal lavoro svolto da ciascuno dei controllori e metterli a disposizione dei controllori del beneficiario principale, del beneficiario principale e dell’autorità di gestione. Questi requisiti saranno compresi nei termini di riferimento dei controllori all’atto della nomina. Qualora una parte di un’operazione è realizzata al di fuori della Comunità Europea34 e qualora non sia stato designato un controllore, devono essere presi accordi specifici per stabilire quale controllore o ente è responsabile della verifica della legalità e della regolarità della spesa. Accordi simili possono essere siglati per la verifica delle spese sostenute in zone appartenenti alla Comunità Europea quando queste si trovino al di fuori del territorio degli Stati Membri partecipanti ad un’operazione.35

33 Articolo 60 (b) del Regolamento (CE) n. 1083/2006 34 Cfr articolo 21(3) del Regolamento (CE) N° 1080/2006 35 Cfr articolo 21(1) e (2) del Regolamento (CE) N° 1080/2006

ALLEGATO “B”

Nota della Commissione europea n. 009063 del 18.09.2008, di risposta alla nota del MEF-IGRUE n. 0098723 del 7 agosto 2008, trasmessa dal MEF con Nota Prot. N. 122830 del 3 novembre 2008 avente ad oggetto “Articolo 13 §5 del Reg. CE n. 1828/2006 della Commissione – Adeguata separazione delle funzioni qualora l’organismo designato come Autorità di Gestione sia anche beneficiario”

ALLEGATO “C”

D.G.R. 7 maggio 2007, n. 613 - “Disciplina per l’istituzione di un sistema di controlli sulle dichiarazioni sostitutive presentate ai Dipartimenti Regionali” (BUR n. 25 del 1° giugno 2007)

DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA

REGIONALE 7 maggio 2007, n. 613.

Disciplina per l’istituzione di un sistema

di controlli sulle dichiarazioni sostitutive

presentate ai Dipartimenti Regionali -

Approvazione.

LA GIUNTA REGIONALE

(omissis)

DELIBERA

– di recepire ed adottare l’allegata “Disciplina

per l’istituzione di un sistema di controlli

sulle dichiarazioni sostitutive presentate ai

Dipartimenti Regionali” proposta dal

Comitato Interdipartimentale di Coordina-

mento Organizzativo (C.I.C.O.) nella seduta

del 13 marzo 2007.

Il presente provvedimento è pubblicato

sul B.U.R. ed è attuato da tutte le strutture della

Regione Basilicata.

Tutti gli atti ai quali è fatto riferimento nella

premessa e nel dispositivo della deliberazione

sono depositati presso la struttura proponente,

che ne curerà la conservazione nei termini di

legge.

3936 N. 25 - BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE BASILICATA - 1-6-2007 Parte I

Parte I N. 25 - BOLLETTINO UFFICIALE DELLA REGIONE BASILICATA - 1-6-2007 3937

ALLEGATO “D”

Nota della Commissione europea del 19 febbraio 2008 in merito ai “Controlli della DG Regio in Italia nel corso del 2007 – Irregolarità di tipo sistemico nel settore degli appalti pubblici”;

ALLEGATO "E"

Avvio Fine Collaudo

TOTALE €………… €……………. €…………….

LEGENDA

Per ciascun progetto saranno riportati più record, uno per ciascun controllo effettuato.

(1) Si tratta della tipologia operazione: OP (Opere Pubbliche); Acquisizione Beni e Servizi (ABS) ed aiuti (A).

(3) URLI; Task Force Controlli e relativi nomi

(4) Coincide con la data della Check list di controllo

(5) Si tratta di una delle segeutni possibilità: 1) Esito positivo (senza raccomandazioni): Esito positivo (con raccomandazione): Irregolarità < € 10.000; Irregolarità > € 10.000

(6) Per i soli controlli in loco effettuati a campione

(7) Campo facoltativo che indica eventuali raccomandazioni, azioni correttive già indicate nel verbale e/o check list.(8) Ammontare di spesa risultata non ammissible a seguito del controllo

(2) Specificare se trattasi di CA (controllo amministrativo) o CL (controllo in loco) ex art. 13 del reg. CE 1828/2006 effettuati dal RLI o dalla Task foce controlli; oppure altri tipi di controlli, quali quelli effettuati dall'UVER (Ministero dello Sviluppo Economico), quelli condotti dalla Commissione Europea nel corso di Missioni di Audit ecc.

Esito(5)

Spesa controllata

Data sopralluogo

(4)

Annotazioni(7)

Tipologia operazione

(1)

Data Campioname

nto(6)

Spesa non ammissibile

(8)

Spesa rendicontata nell'ultimo bimestre

(gg/mm/aa)

DATI IDENTIFICATIVI DEL PROGETTO

Codice Descrizione Beneficiario

DATE Tipo Controllo

(2)

Controllore (3)

DATI SUI CONTROLLI

Inventario dei controlli di primo livello ex art. 13 Reg. CE 1828/2006

Linea di Intervento "XX " - ………………………………………..data: gg/mm/aaaa

PO FESR Basilicata 2007-2013 Pag. 1 di 1

A Manuale controlli I livello 1-10-2009 - pofesr.basilicata.it · controlli di primo livello...

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