A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA ESTUDO DE CASO DO...
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SUZANO ANO 9 Nº 5 JUL. 2017 REVISTA INTERFACES
ISSN: 2176-5227
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A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA: ESTUDO DE CASO DO SUPERMECARDO CIBUS
Alaiza Pereira Mendes ([email protected])
Gustavo Pacheco ([email protected])
Marcos Vinicius Masseran Iansen
Manuel Reinaldo Barbosa Pavan ([email protected])
Profa. Ma. Sílvia Aparecida do Carmo Rangel
Faculdade Unida de Suzano - UNISUZ
RESUMO
Este artigo tem por objetivo evidenciar a importância e eficácia da auditoria interna dentro da organização CIBUS, conforme a necessidade da empresa dentro das possibilidades em se adequar através dos critérios adotados pela auditoria no processo de implantação. A atividade de auditoria interna tem passado por significativa expansão e valorização nos últimos anos, principalmente após algumas derrocadas de empresas expressivas no ramo varejista. A mensuração teórica foi alicerçada em bibliografias, abordando as questões relacionadas com os processos e procedimentos do segmento e o estudo de caso foi realizado através de levantamento de dados utilizando-se como base as informações de caráter quantitativo e qualitativo, implantando na empresa o departamento de auditoria interna que por sua finalidade criou um plano de ação que auxilia a organização a alcançar seus objetivos, com uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processsos de gerenciaento de riscos e após análise concluiu-se que a empresa estudada utiliza-se do processo de auditoria e desta forma obtém um melhor controle dos procedimentos e processos operacionais utilizando-se de uma ferramenta de suma importância para a empresa auxiliando no gerenciamento, na redução de riscos e fraudes garantindo a eficiência e eficácia dos seus resultados. No que tange ao tratamento dos dados que foram apresentados foi adotada uma base para que os procedimentos e processos tivessem um resultado coerente com o que a diretoria espera para que seja expandido para suas filiais. Portanto a acurácia dos resultados através do mapeamento da auditoria obteve êxito na organização.
Palavras-chave : Auditoria no varejo; Importância da Auditoria; Estrutura da Auditoria. ABSTRACT This article aims to highlight the importance and effectiveness of internal audit within the organization CIBUS, as required of the company within the possibilities in suit through the criteria adopted for auditing in the deployment process. The internal audit activity has gone through significant expansion and enhancement in recent years, especially after some
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landslides of expressive companies in the retail business. The theoretical measurement was based on bibliographies, addressing issues related to the processes and procedures and the case study was conducted through survey data using as a basis the quantitative and qualitative information, deploying on the company's internal audit department which purpose created a plan of action that helps the organization achieve your goals , with a systemic and disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of the processes of managing of risks and upon examination it was found that the company studied use of the audit process and thus gets a better control of operational processes and procedures using a tool of utmost importance for the company assisting in managing, reducing risks and fraud while ensuring the efficiency and effectiveness of their results. With regard to the processing of data that were presented was adopted a base so that the procedures and processes had a result consistent with what the Board expected to be expanded to its affiliates. Therefore, the accuracy of the results through the mapping of audit succeeded in organizing. Keywords : Retail audit; Importance of audit; Structure of the audit.
INTRODUÇÃO
A expansão dos mercados e o
surgimento de grandes organizações
geraram a necessidade de estruturas
empresariais internas mais fortes, com
normas e procedimentos para gestão e
operação dos processos corporativos e
mecanismos eficazes de monitoramento,
de modo a reduzir a dependência de
supervisão do administrador. A partir deste
momento histórico, com o surgimento das
grandes organizações em substituição as
empresas familiares, a atividade de
auditoria interna passou a ser mais
disseminada dentro das organizações.
Desde então, William Attie, informa
que os conhecimentos técnicos do auditor
são colocados a prova a medida que
desenvolvam os trabalhos e de acordo
com os problemas encontrados, os quais
podem ter diversos aspectos,
relacionamentos e consequências que só
poderão ser detectadas pelos auditores se
dispuserem de uma bagagem de
conhecimento suficiente a boa condução e
resolução desses aspectos.
O autor menciona que não há um
padrão universal de comportamento que
determine a forma do auditor agir para
obter todos os
ingredientes de uma deficiência
constatada. Contudo, a mente aberta e a
visão panorâmica do problema auxiliam
encontrar melhor caminho e as formas de
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se atingir o objetivo. Portanto, do ponto de
vista do auditado, o auditor tem a
obrigação de lhe fornecer informações que
lhe possam ser valiosas e contribuir para a
maior eficiência e controle, não deve
esperar que o auditor lhe apresente
aspectos e coisas impossíveis,
impraticáveis ou que não acrescentem
absolutamente nada em termos globais.
A discussão de um rol de atributos
de qualidade da atividade de auditoria, a
partir da avaliação da presença desses
atributos e das percepções de qualidade
de auditores e auditados, proporciona uma
importante contribuição à literatura. O
problema de pesquisa levantado foi: falta
de procedimentos no que diz respeito aos
recebimentos de embalagens,
conciliações contábeis, consultas
gerencias através de DRE gerencial.
1 DEFINIÇÃO DE AUDITORIA
Auditoria compreende o exame de
documentos e obtenção de informações e
confirmações internas e externas
relacionadas com o controle do patrimônio
na empresa, com objetivo de concreta
exatidão e dos registros contábeis.
Crepaldi (2011) diz que:
A auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre sua adequação, consonante os Princípios Fundamentais de Contabilidade e pertinente a legislação especifica.
A Auditoria consiste em controlar as
áreas-chaves nas empresas a fim de evitar
situações que propiciem fraudes,
desfalques e subornos, através de testes
regulares nos controles internos
específicos de cada organização.
Segundo Waddell (1988):
A auditoria surgiu da necessidade de confirmações dos registros contábeis, devido ao aparecimento das grandes empresas, ocorrendo assim paralelamente ao desenvolvimento econômico, que gerou grandes empresas, formadas por capitais de muitas pessoas, que acreditam na confirmação dos registros contábeis a proteção de seu patrimônio.
O objetivo da auditoria é aumentar
o grau de confiança nas demonstrações
contábeis por parte dos usuários. Tendo
como função de verificar através de
documentos e relatórios se as normas
internas estão sendo seguidas,
observando a necessidade de
melhoramento destas normas e com o
exame das demonstrações econômico-
financeira fornecerem informações
confiáveis aos proprietários e sócios.
Os Autores Franco e Mara (1995)
defendem que a auditoria:
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Consiste no exame de documentos, livros, registros, inspeções, obtenção de informações e confirmações internas e externas, obedecendo as normas apropriadas de procedimentos objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente situações nela demonstradas de acordo com os princípios fundamentais e normas de contabilidade aplicadas de maneira uniforme.
Através desta base a auditoria tem
por excelência o fornecimento de
informações e levantamentos nos mais
diversos quadro de atuação dentro da
organização gerando confiança aos
proprietários e sócios para a tomada de
decisão e traçar novos objetivos para a
entidade, além da eficácia com que os
resultados são apresentados.
2 AUDITORIA INTERNA
Entende-se por auditoria interna a
avaliação dos controles internos dentro de
uma empresa, que tem como finalidade
avaliar a integridade e adequação dos
sistemas e procedimentos das
organizações, visando reduzir fraudes,
erros e práticas ineficazes.
Almeida (2003) diz que:
A administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietário da empresa não poderia
supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa.
Crepaldi (2011) afirma que “Auditoria
Interna é uma atividade de avaliação
independente dentro da empresa, que se
destina a revisar as operações, como um
serviço prestado a administração”.
Constitui um controle gerencial que
funciona por meio da análise e avaliação
da eficiência de outros controles.
É executada por um profissional
ligado a empresa, ou por uma seção
própria para tal fim, sempre em linha de
dependência da direção empresarial. O
auditor interno é pessoa de confiança dos
dirigentes; está vinculado à empresa por
contrato trabalhista continuado e sua
intervenção é permanente.
Sua área de atuação envolve todas
as atividades da empresa; predominam a
verificação constante dos controles
internos, a manipulação de valores e a
execução de rotinas administrativas.
O objetivo da auditoria interna é
auxiliar todos os membros da
administração no desempenho efetivo de
suas funções e responsabilidades,
fornecendo-lhes análises, apreciações,
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recomendações e comentários pertinentes
às atividades examinadas.
3 AUDITORIA INTERNA VERSUS
EXTERNA
Embora as técnicas de trabalho
invariavelmente sejam semelhantes,
Auditoria Interna e Auditoria Externa
diferenciam-se, ainda de forma mais
ampla, pelos seguintes aspectos:
3.1 Auditoria externa
• Não existindo vínculo empregatício
com a empresa auditada, e
dependência hierárquica da
administração, suas opiniões
conseguem maior grau de
confiabilidade junto aos acionistas,
financiadores fornecedores e
analistas;
• Os exames das operações são
dirigidos principalmente visando
averiguar os reflexos destas nas
operações contábeis.
3.2 Auditoria interna
• Existindo vínculo empregatício com
a empresa auditada e dependência
hierárquica da administração, suas
opiniões tenderiam a se incluir nos
interesses da própria empresa, e
assim não contribuiriam aos
interesses da própria empresa, nem
suficiente grau de confiabilidade
junto a terceiros;
• Os exames das operações são
dirigidos principalmente visando
aos aspectos de eficiência
operacional/ administrativa.
Os Autores Santos, Schhmidt e Gomes
(2006) concluem:
Que a diferença básica entre auditoria interna e externa se refere ao grau de independência existente, o auditor interno é dependente da empresa em que trabalha e é responsável por seus atos somente perante a empresa em que exerce suas atividades.
O auditor externo, pela relevância
de seu trabalho perante o público dado a
credibilidade que oferece no mercado,
constitui-se numa figura ímpar que presta
inestimáveis serviços aos acionistas, aos
banqueiros, aos órgãos públicos
governamentais e ao público em geral.
O trabalho dos auditores interno e
externo se aproximam em relação as
atividades executadas, mas cabe ilustrar
diferenças importantes em relação a esses
profissionais.
O quadro abaixo permite visualizar
algumas dessas diferenças.
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3.3 Tabela 1 - Diferenças entre Auditoria externa e auditoria interna.
Elementos Auditoria Externa Auditoria Interna
Sujeito Profissional independente Auditor interno (funcionário da
empresa)
Ação e objetivo Exame das demonstrações
financeiras Exame dos controles operacionais
Finalidade Opinar sobre as
demonstrações financeiras
Promover melhorias nos controles
operacionais
Relatório principal Parecer Recomendações de controle interno
e eficiência administrativa
Grau de independência Mais amplo Menos amplo
Interessados no trabalho A empresa e o público em
geral A empresa
Responsabilidade Profissional, civil e criminal. Trabalhista
Numero de áreas cobertas pelo
exame durante um período Maior Menor
Intensidade dos Trabalhos em cada
área Menor Maior
Continuidade do trabalho Periódico Contínuo
Fonte: Crepaldi, Silvio Aparecido (2011).
4. A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA
INTERNA
A auditoria interna tem a
responsabilidade de desenvolver suas
tarefas em todas as empresas ligadas,
controladas, coligadas, subsidiarias, em
caráter permanente, e em todos os locais
aplicáveis, analisando as políticas,
procedimentos uso e costume,
documentação, sistemas e métodos, para
buscar a eficiência, o aprimoramento e a
padronização dos controles aplicáveis as
operações e atividades pertinentes as
empresas.
Cabe a auditoria determinar que
todas as organizações, inclusive a das
empresas ligadas, sejam revisadas a
intervalos regulares de tempo,
assegurando-se que estas cumpram suas
funções de planejamento, contabilização,
custodia e controle, conforme instruções
recebidas e segundo as políticas e
procedimentos instituídos, de acordo com
os altos padrões de pratica administrativa.
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Os trabalhos executados pela
auditoria serão relatados formalmente,
comunicando-se o resultado dos exames,
a opinião e as recomendações sugeridos
aos executivos responsáveis para que
sejam tomadas as ações corretivas
apropriadas. Todos os planos ou ações
tomadas para corrigir as condições
apontadas necessitam ser avaliados pela
auditoria quanto a sua efetividade e, se
considerados inadequados, discutidos até
alcançar a disposição satisfatória. Caso a
solução não seja obtida ou demandar
tempo e custo significativo cumprirá ao
diretor-presidente ou ao Conselho de
Administração, dependendo da
intensidade do problema, a definição final
da matéria.
Os trabalhos a serem realizados
pela auditoria serão planejados em bases
anuais e submetidos a apreciação do
Conselho de Administração, o qual
aprovará e realizará modificação de
acordo com suas necessidades. O
andamento dos trabalhos da auditoria será
relatado trimestralmente ao Conselho de
Administração quanto a seu cumprimento
e principais aspectos observados.
4 ESTRUTURA DA AUDITORIA
INTERNA
A estrutura da auditoria interna
pode variar de acordo com as
circunstâncias de cada organização. Em
empresas de pequeno porte pode dispor-
se de uma estrutura de auditoria de
apenas um elemento, exercendo este as
atividades de planejamento e execução.
Em organizações de porte médio, a
auditoria interna pode ser montada
considerando-se um gerente ou
supervisor, que exerça a função de
planejamento e controle dos serviços em
andamento e um corpo de auditores que
executem as tarefas e serviços
planejados.
Nas grandes organizações, como
conglomerados financeiros e complexos
industriais que reúnam diversidade de
atividades auditáveis locais, número
elevado de funcionários, e de empresas
com atividades afins ou complementares,
pode tornar-se comum uma estrutura de
auditoria que engloba níveis variáveis, de
diretor a auxiliares de auditoria.
Dependendo das circunstâncias e
dos fatores pode ser aplicável a divisão da
auditoria considerando-se especializações
contábeis, fiscais, sistemas
computadorizados ou de cumprimento aos
procedimentos instituídos. Cada
organização precisa ser analisada de
acordo com o volume de trabalho que
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tenha a ser realizado e a periodicidade
com a qual tenha de ser concretizada.
5 MATERIAIS E MÉTODOS
Este estudo corresponde um estudo
de caso de caráter qualitativo. O estudo de
caso emprega vários métodos e dentre
eles a: entrevista, observação participante
e estudo de caso.
5.1 Problema
A empresa com uma visão mais
ampla de seus negócios decidiu que era
necessário a introdução do departamento
de auditoria interna na rede de
supermercados, para que os resultados
apresentados através da contabilidade
fossem validados e também que os
processos e procedimentos da empresa
tivessem uma reavaliação e
acompanhamento nas mudanças.
Portanto a falta de alguns controles
e os resultados não satisfatório do
desempenho da organização tinham que
ter um respaldo para melhoria e eficácia
para que a ampliação dos negócios se
tornassem reais ao invés de um
crescimento descontrolado e podendo até
levar a empresa a uma derrocada em
poucos anos.
5.2 Proposta de Solução
O que será proposto para
solucionar o problema descrito no tópico
anterior, dos procedimentos e processos
da rede CIBUS, não irá revolucionar o
método como as empresas tratam seus
meios de controles internos, mas sim
mostrará uma forma de agilizar as
informações e a definir estratégias para
uma gestão mais eficaz por parte dos
líderes de cada departamento e também
na eficácia das apresentação de
resultados para a diretoria para a tomada
de decisão, sendo que a visão da empresa
é o crescimento.
Para tanto serão apresentados o
estudo e a modelagem de procedimentos
para cada esfera da empresa no que diz
respeito sua relevância para mudanças e
apresentações de sugestões de controles
que não existam. Estando a diretoria de
acordo com as propostas que forem
levantadas será implantado os
procedimentos com prazo de início dos
pilotos sempre com a supervisão da
auditoria nos processos.
6 ESTRUTURA DE ATUAÇÃO DA
AUDITORIA INTERNA
A atuação da auditoria interna terá
seu inicio nos requisitos abaixo onde será
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analisado as informações e as mudanças
que julgam necessarias para otimização
dos resultados, dando sequencia em uma
nova area ou procedimento até que se
tenha enfase em toda a rede.
6.1 Esfera de atuação
• Despesas • Caixas e Bancos • Contas a Receber • Contas a Pagar • Folha Pagamento • Imobilizado • Conciliação Contábeis
• Projetos • Processos Internos • Estoques
6.2 Despesas
Secador de Mãos teve uma
economia de papel Inter folha de R$
10.900 pela melhoria de eficiência
(anterior: Papel, Atual: Secador), onde 92
máquinas custaramR$102.378, o retorno
do investimento se dá em 10 meses, após
esse período a economia é direta no
resultado. (Figura 1)
Algumas embalagens como
bandejas podem gerar crédito de tributos
na entrada de mercadorias, anteriormente
essa bandeja entrava como despesa, fato
que não gera direito a crédito. Com o novo
processo, este item entra como custo,
gerando direito a crédito. A empresa não
abatia as perdas como custo e
consequentemente não deduzia no
imposto, gerando um gap em torno de 230
Mil. (Figuras 2 e 3)
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Nas embalagens não havia controle
dessa despesa, foi centralizado no centro
de distribuição e realizado maior controle
de conferência e consumo, acarretando
em uma economia média de R$ 200 Mil.
(Figura 4 a seguir)
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Com a aquisição de uma máquina
de STRECH teve uma Economia R$ 7.800
pela melhoria de eficiência (anterior:
Manual, Atual: máquina automática), onde
a máquina custa 32.700, o retorno do
investimento se dá em 4 meses, após esse
período a economia é no resultado. (Figura
5)
6.3 Contas a Receber
Dentre os processos auditados
tivemos enfase no que diz respeita a
conciliação de informações do contas a
receber, onde o volume de notas emitidas
e
que foram geradas cobranças estavam
dentro da conformidade. (Figuras 6 e 7)
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6.4 Projetos
Implantação do cofre inteligente na
unidade de menor espaço em termos de
área de venda, tendo um remanejamento
de mão de obra para outros setores, e uma
economia em prol do resultado da
empresa entre outras ações que foram
implementadas. (Figura 8 a seguir)
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6.5 Processos internos
Implantação de processos internos
que antes não eram atendidos pela
empresa e que não faz parte do
procedimento de alguns departamentos,
dessa forma foi feito uma adequação dos
controles e uma obtenção de resultado
gerando uma confiabilidade nas
informações. (Figuras 9 a 13)
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6.6 Conciliação Contábil
Nas análises entre as contas a
pagar e a geração dos tributos a serem
pagos houve uma divergência nos valores
que foram pagos e também dos valores
que não foram pagos em conformidades
gerando nos campos em vermelho um
valor pago maior ao fisco e os campos em
azul um valor em prol da empresa que não
foi recolhido. (Figura 14 a seguir)
Já nas conciliações do balanço
patrimonial as contas de ativo e passivo
estavam fora da conformidade nos termos
de conciliações, onde foi demostrado
através da auditoria o que deve ser feito
para regularizar. (Figura 15)
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6.7 Contas a Pagar
Dentre os processos auditados
tivemos enfase no que diz respeita a
conciliação de informações do contas a
pagar, onde o volume de circularização de
titulos estão em conformidade. (Figura 16
a seguir)
6.8 Imobilizado
Procedimento que antes não era
feito e passou a ter uma rotina para
identificar os imobilizados atraves do
chapeamento e numero de patrimonio.
(Figuras 17 e 18)
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6.9 Folha de Pagamento
Analise nos requisitos da lei para
adequação de cotas e também na
padronização dos prontuários
centralizando todos os documentos em um
único departamento. Controle de ponto
para análise de falta de batidas, excesso
de horas extras permitidas por lei. (Figuras
19, 20 e 21)
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6.10 Estoques
Analise do estoque em relação a
area de venda, para efeitos de produtos
que não tem giro e produtos que ficam
parados sem estar na area de venda,
gerando um deficit na venda, o que
ocassiona perta no resultado e dinheiro
parado e até mesmo perda por prazo de
validade. (Figuras 21 e 22)
6.11 Caixas e Bancos
Implantação do controle de quebra
de caixas que antes não era feito controle
e após o piloto foi repassado para toda a
rede onde tivemos exito nos resultados e a
diminuição dos quebras em r$ 12.590.
(Figura 23 e 24)
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Através das análises demonstradas
nos gráficos anteriores e a proposta da
diretoria em termos de visão de negócio,
foi implantado na empresa o departamento
de auditoria interna que por sua finalidade
criou um plano de ação para auxiliar a
organização a alcançar seus objetivos,
com uma abordagem sistêmica e
disciplinada para a avaliação e melhoria da
eficácia dos processsos de gerenciaento
de riscos.
Podemos declarar com absoluta
segurança que a atuação da auditoria
interna é irrestrita e pode estender-se a
totalidade da empresa, conforme pode-se
observar nos resultados apresentados.
Desta forma concluimos a
importancia do presente estudo para o
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desenvolvimento organizacional através
do monitoramento realizado pela auditoria
e finalizamos este artigo com base nas
informações cedidas pela empresa
expondo as ferramentas que foram
utilizadas para que o projeto tivesse exito.
Referências
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo . São Paulo: Atlas, 2003. ATTIE, Willian. Auditoria Interna . São Paulo: Atlas, 2007. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e pratica . 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2011. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil . 2 ed. São Paulo: Atlas, 1995. 504p. Portal Cielo. Artigo: Percepção de Auditores e Auditados sobre as Práticas de Auditoria Interna em uma Empresa do Setor Energético . Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1519-70772012000300006&lang=pt. Acesso em: 09 out 2015. Portal Cielo. Artigo: O que significa um parecer de Auditoria . Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901976000100005&lang=pt Acesso em: 13 out 2015.
SANTOS, J. L dos; SCHMIDT, P; GOMES J. M.M. Fundamentos de auditoria. São Paulo: Atlas, 2006. p.22. WADDELL HR. Manual de auditoria . São Paulo: Atlas, 1988. Informações sobre os autores:
Alaiza Pereira Mendes – Ciências
Contábeis ( [email protected])
Gustavo Pacheco - Ciências Contábeis
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Ciências Contábeis - administrativo –
Profa. Ma. Sílvia Aparecida do Carmo Rangel - Gestora Social com 20 anos de experiência em projetos e programas de desenvolvimento sócio comunitários, transformação e responsabilidade social. Coordenadora de projetos e ações sócio educacionais, graduada em Direito pela Universidade Braz Cubas, pós-graduada em Desenvolvimento Social (OIT) e Mestre em Políticas Públicas pela Universidade de Mogi das Cruzes. Docente Universitária nos cursos de Administração, Ciências Contábeis, Direito e Gestão. Profissionalmente com vasto conhecimento em Legislação e Administração do Terceiro Setor, Criança e Adolescente, SUAS e Políticas Sociais. Pesquisa cientifica na área de Empreendedorismo Comunitário, Redes Sociais, Administração, Implantação, Monitoramento e Avaliação de Projetos e Programas Sociais.