A Função de Apoio das UAG - ACSS · Gestão de recursos humanos: Administração de ... Decisão...
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Consolação, 6 Março de 2009
A Função de Apoio das UAG
Reunião Nacional de Directores Executivos dos ACES
GANEC - Gabinete de Análise Económica
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1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Porquê os ACES
� Optimização da utilização de recursos;
� Introdução da Governação Clínica;
� Integração das actividades das unidades funcionais;
� Gestão das actividades transversais às unidades funcionais;
� Identificação das necessidades das populações e definição de programas
de actuação de acordo com estas necessidades.
UAG
UAG
UAG
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Pilares da Autonomia Gestionária
� Responsabilidade de planear a actividade e investimentos em novos
recursos
� A aprovação pelo CA da ARS do plano de actividades, investimentos,
contratação de pessoal e compras, e materializado em termos
financeiros num orçamento programa detalhado
Planeamento
� Contratualização da prestação com a ARS e com as unidades
funcionais
� Torna efectiva a disponibilização de capacidade, promovendo e
monitorizando a sua eficiência e eficácia.
Contratualização
� Competências efectivamente delegadas pelo CA da ARS que atribui ao
Director do ACES responsabilidade na cadeia hierárquica de decisão
� Capacidade de de tomar decisões nos domínios estratégico, funcional,
administrativo, financeiro e organizacional, no quadro dos seus
projectos e em função das competências e dos meios que lhe estão
consignados
Delegação de
competências
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Competências dos directores das ACES :
Gestão de recursos humanos:
� Administração de pessoal em matéria de escalas, prestação de trabalho extraordinário, férias, assiduidade, mobilidade dentro do respectiva ACES.
� Autorizar a abertura de concursos e celebração de contratos individuais de trabalho dentro do quadro de pessoal aprovado;
� Elaborar e executar o plano de formação em função dos objectivos fixados no plano de actividade;
� Empossar o pessoal dentro do ACES;
Gestão orçamental:
� Constituição de fundos de maneio;
� Autorização de despesas em assuntos de gestão corrente, os pagamentos efectivos serão feitos sempre que possível por uma unidade de serviços partilhados;
� Autorização da prestação de serviços ou aquisição de bens até montantes predeterminados
(serviços negociados centralmente tais como segurança, limpeza e higiene serão autorizados
pelo CD da ARS);
� Autorizar despesas com empreitadas dentro do quadro fixado pelo plano de investimentos
acordado com o CD da ARS;
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1. Enquadramento
2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
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Competências da UAG
Funções de planeamento e controlo de gestão
Funções Administrativas e interface com serviços partilhados
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Funções de
planeamento
e controlo de
gestão
Competências da UAG
� Planeamento
� Monitorização
� Informação, Comunicação e Reporte
� Qualidade, Riscos e Melhoria Continua;
� Desenvolvimento dos Recursos Humanos;
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Funções de
planeamento
e controlo de
gestão
Competências da UAG
� Assessoria técnica nas actividades de planeamento e contratualização
(produção, compras, contratação de pessoal, investimentos);
� Gestão orçamental do ACES
�Elaboração do orçamento económico e financeiro;
�Cabimento de despesas e actualização das dotações orçamentais;
�Controlo da execução orçamental;
�Análise económico-financeira dos projectos de investimento;
�Apoio à elaboração e avaliação do orçamento-programa das USF.
� Produção e análise da informação de gestão;
� Estudos sobre melhoria da estrutura, procedimentos e sistemas;
� Apoio técnico na acreditação de qualidade e ao desenvolvimento
organizacional das ACES;
� Apoio na definição e promoção de políticas de desenvolvimento dos
Recursos Humanos, satisfação dos profissionais;
� Gestão do sistema de distribuição de incentivos e prémios
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Administrativas
e interface com
serviços
partilhados
Competências da UAG
� Aprovisionamento
� Gestão de Stocks
� Gestão Administrativa de Pessoal
� Contratação
� Processamento de Vencimentos
� Tesouraria
� Expediente e Serviço Geral
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Processos de suporte à actividade dos ACES
Instalações e Equipamentos
Sistemas de Informaçãoç
Assessoria Jurídica
Gestão Financeira
Gestão de Recursos Humanos
Aprovisionamento/Compras
Serviços de Apoio Geral
Serviços de Saúde
Critérios de Decisão
Activid
ades
Gestionário vs
Transaccional
Proximidade à
actividade
assistencial
Potencial de obtenção de
economias de escala
Ganhos de produtividade
por via da especialização
ACES Centralizado
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Administrativas
e interface com
serviços
partilhados
Competências da UAG
Aprovisionamento
� Identificação de necessidades, planeamento e especificação;
� Decisão de compra;
� Compra efectiva quando o material não está disponível através dos
serviços de apoio ou central de compras do estado.
Gestão de Stocks
� Previsão de necessidades;
� Requisição de material;
� Gestão dos Stock dos produtos requisitados.
� Registo dos consumos.
Gestão Administrativa de Pessoal
� Envio de informação e documentação para processamento;
� Iniciar processos no âmbito desta área;
� Mobilidades dentro do ACES;
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Administrativas
e interface com
serviços
partilhados
Competências da UAG
Contratação
� Identificação das necessidades de pessoal;
� Critérios de selecção e recrutamento de pessoal em articulação com ARS;
� Participação no júri de concursos com voto de qualidade.
Processamento de Vencimentos
� Registo de Assiduidade;
� Registo de horas extraordinárias;
� Preparação de informação relativa a reembolsos.
Tesouraria
� Cobrança de taxas moderadoras (unidades funcionais);
Expediente e Serviço Geral
� Pedido de obras em instalações;
� Reporte de avarias em equipamento;
� Controlo da qualidade dos serviços prestados.
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2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
1. Enquadramento
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� Coordenador;
� Conjunto de técnicos que constituem o apoio à gestão
(15-20 conforme dimensão);
Composição daUAG
� Deverá ter primariamente características de gestor;
� Formação académica graduada ou pós-graduada na
área de Gestão/Economia;
� Experiência profissional em funções de planeamento e
organização. Preferencialmente experiência na área da
prestação de cuidados de saúde.
Perfil do Coordenador
da UAG
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2. Competências da UAG
3. Composição e perfil de liderança
4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados
1. Enquadramento
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ACES Centralizado
� Identificação de necessidades, planeamento
e especificação;
� Decisão de compra;
� Compra efectiva quando o material não está
disponível através dos serviços de apoio ou
para materiais de consumo disponíveis
através da central de compras do estado.
� Prospecção de mercado;
� Manutenção de um catálogo de produtos:
� Negociação e aquisição de bens e serviços,
cumprindo o plano de compras;
� Controlo da satisfação das encomendas e
avaliação dos fornecedores;
� Conferência das facturas dos fornecedores
de bens e serviços. Envio dos documentos
para processamento contabilístico;
� Desenvolvimento dos procedimentos
administrativos e legais;
Compras
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ACES Centralizado
� Previsão de necessidades;
� Requisição de material;
� Gestão dos Stock dos produtos requisitados.
� Definição do plano anual de compras em
articulação com o serviço de Compras;
� Avaliação dos consumos e do perfil dos
utilizadores;
� Inventário anual;
� Registo da saída dos produtos por centro
de custo;
� Análise de necessidades e de consumos
por centro de custo;
� Registo de entradas dos produtos em
armazém.
Gestão de Stocks
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ACES Centralizado
� Envio de informação e documentação para
processamento;
� Iniciar processos no âmbito desta área;
� Mobilidades dentro do ACES e comunicação
aos serviços partilhados para tratamento
administrativo;.
� Organização, informação e
desenvolvimento dos processos: alguns
exemplos - mobilidades, aposentação,
reclassificação profissional, ADSE,
Segurança Social, Cofre de Previdência,
abono de família, acidentes em serviço,
juntas médicas;
� Análise de indicadores de gestão de
recursos humanos:
Gestão Administrativa de Pessoal
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ACES Centralizado
� Identificação das necessidades de pessoal;
� Definição dos critérios de selecção e
recrutamento de pessoal em articulação com
a tutela;
� Participação no júri de concursos com voto
de qualidade.
� Organização e desenvolvimento dos
procedimentos de selecção e recrutamento
de pessoal;
� Desenvolvimento dos procedimentos
concursais;
� Apoio e supervisão aos júris dos concursos
relativamente aos actos por si praticados
naquele âmbito;
� Análise, informação e preparação da
pronúncia em situações de recurso
hierárquico.
Contratação
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ACES Centralizado
� Identificação de necessidades de
formação;
� Elaboração, acompanhamento, controlo
de execução do plano anual de formação
anual;
� Avaliação da formação.
� Informação e controlo de prazos dos
processos de dispensa e ou redução de
horário para formação em serviço, com
informação aos serviço de gestão de pessoal;
� Instrução dos pedidos de comissão gratuita de
serviço e de equiparação a bolseiro;
� Instrução dos processos de formação externa
com e sem custos;
� Registo de formação dos profissionais
� Elaboração das candidaturas aos programas
operacionais.
Formação
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ACES Centralizado
� Registo de Assiduidade;
� Registo de horas extra-ordinárias;
� Preparação de informação relativa a
reembolsos devidos aos colaboradores do
ACES.
� Processamento de remunerações, abonos e descontos;
� Manutenção dos ficheiros de pessoal no aplicativo de gestão de RH
(actualmente RHV);
� Processamento de trabalho extraordinário;
� Geração de listas de antiguidade;
� Verificação de ausências para efeito de progressão;
� Envio de ficheiros à ARS para consolidação dos ficheiros da Caixa
Geral de Aposentações (mensal);
� Envio do ficheiro de IRS à ARS para consolidação (anual);
� Envio de ficheiro referente à relação de descontos para a Segurança
Social, via internet, à Segurança Social (mensal);
� Envio à contabilidade do ficheiro para pagamento dos vencimentos,
ficheiro para a DGT (Direcção-Geral do Tesouro);
� Emissão das guias de vencimento;
� Codificação e pagamento dos reembolsos da ADSE;
� Elaboração do ficheiro da BDAP (Base de dados da Administração
Pública);
� ………
Processamento de Vencimentos
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ACES Centralizado
� Elaboração do orçamento económico e financeiro;
� Cabimento de despesas e actualização das dotações
orçamentais;
� Elaboração periódica de documentos de análise da
situação económico-financeira;
� Controlo e conferência de custos e proveitos das
unidades funcionais/operacionais;
� Controlo da execução orçamental;
� Análise económico-financeira dos projectos de
investimento;
� Apoio à elaboração e avaliação dos orçamentos-
programa das USF.
� Monitorização
Planeamento e Controlo
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ACES Centralizado
� . � Emissão de facturas e cobrança de receitas próprias;
� Controlo de dívidas de clientes;
� Imputação dos proveitos por centros de responsabilidade.
� Processamento de despesas;
� Emissão dos meios de pagamento;
� Controlo de notas de encomenda não facturadas;
� Conferência e controlo das contas correntes;
� Imputação dos custos por centros de custo.
� Conferência, processamento de despesas e receitas, emissão dos meios de pagamento, recebimento das
operações com pessoal e dos encargos sobre remunerações;
� Imputação de custos por centro de custo;
� Conferência dos extractos bancários;
� Elaboração mensal das reconciliações bancárias;
� Controlo das ordens permanentes de pagamento.
� Envio dos mapas de IRC/IRS/Imposto de Selo todos os meses para a ARS;
� Envio de mapas de valores processados e retidos de IRS, todos os meses para a ARS.
� Mapas de Gestão;
Contabilidade
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ACES Centralizado
� Cobrança de taxas moderadoras (unidades
funcionais);
� Gestão do fundo de maneio.
� Pagamentos;
� Recolha de valores;
� Elaboração da folha de caixa.
Tesouraria
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ACES Centralizado
� Identificação das necessidades de
investimento;
� Apoio na definição dos termos das propostas
submetidas PIDDAC.
� Codificação e registo de aquisição dos bens e
respectiva afectação aos centros de custo;
� Registo das transferências efectuadas;
� Registo e controlo de reparações;
� Elaboração de autos de abate e seu registo;
� Cálculo de amortizações e imputação por centros
de custo;
� Reavaliação dos bens totalmente reintegrados;
� Contagem física dos bens e a regularização do
inventário;
� Envio de mapa mensal à DGP com dados das
viaturas da Sede e CS;
� Registo e manutenção de imóveis no SITES.
Patrimonial
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ACES Centralizado
� Pedido de obras em instalações;
� Reporte de avarias em equipamento;
� Controlo da qualidade dos serviços
prestados.
� Elaboração de estudos técnicos para remodelação e
reestruturação de edifícios do ACES;
� Acompanhamento de empreitadas (edifícios novos)
financiados através do PIDDAC;
� Análise das obras solicitadas pelas unidades de saúde,
execução dos estudos necessários (cadernos de encargo)
elaboração dos procedimentos legais e acompanhamento
da sua execução;
� Gestão do serviço de manutenção – negociação e controlo
da qualidade;
� Elaboração de Planos Globais de aquisição de
equipamentos com base na análise das necessidades e
solicitações das unidades de saúde CS – nas áreas
administrativas, médico-cirúrgicas, imagiologia, mobiliário
hospitalar, laboratório, desinfecção e esterilização e
hotelaria; e respectivas propostas de aquisição.
Instalações e Equipamento
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ACES Centralizado
� Apoio básico a nível de suporte a problemas
de hardware
� Gestão dos sistemas de informação e
comunicação dos ACES
� Avaliação de necessidades em termos de
hardware e software e respectivas
propostas de aquisição (integrado num
Plano Director de Informação).
� Apoio aos utilizadores (HelpDesk).
� Planeamento, organização e
implementação, de novos projectos
informáticos nacionais e regionais (ex:
SINUS, SAM, USFs e Alert P1).
Informática
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ACES Centralizado
� Coordenar o trabalho das assistentes sociais
localizadas nas unidades de saúde;
� Organizar e distribuir informação;
� Garantir a articulação com autarquias e
outras entidades da segurança social.
� Gabinete do cidadão
� Esterilização, hotelaria (lavandaria e
transportes), reprografia e audiovisuais.
� Externamente todas as actividades de,
Serviços Farmacêuticos, Comissão de
Controlo de Infecções e o Serviço de
Prestações Indirectas e Diferenciadas.
Serviços Gerais