A Biblioteca na promoção do Acesso Aberto na Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios

A Biblioteca na promoção do Acesso Abertona Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios

Ana Bela MartinsBella Nolasco

Diana SilvaServiços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia

da Universidade de Aveiro2ª Conferência Luso-brasileira de Acesso Aberto24 e 25 de novembro de 2011

• Objetivo

• A Universidade de Aveiro (UA) e a investigação

• As Bibliotecas da UA

• A intervenção das Bibliotecas da UA

1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em acesso aberto

3. Criação de soluções “à medida”

A Biblioteca na promoção do Acesso Abertona Universidade de Aveiro: constrangimentos e desafios

Apresentar a estratégia deintervenção das Bibliotecas daUniversidade de Aveiro (UA)ao nível do apoio aoinvestigador e da promoçãodo Acesso Aberto naUniversidade, abordandoespecificamente os projetosem curso e respetivasparticularidades.

Objetivo

A Universidade de Aveiro e a investigação

Universidade de Aveiro

• 16 departamentos

• 4 escolas politécnicas

• 15.636 alunos (2010/2011)

Fonte : http://www.ua.pt/research/

Universidade de Aveiro/investigação


• 14 unidades de investigação

• 4 laboratórios associados

• 401 projetos de investigação(nacionais/internacionais)

Fonte : http://www.ua.pt/research/



• Produção científica indexada (fonte:ISI Web of Science – 2007/2011)5.303 artigos; 22.073 citações

• Produção científica indexada (fonte:SCOPUS– 2007/2011)

6,963 artigos;

• 20 revistas académicas publicadas


As Bibliotecas da UA

“Libraries are critically important in helping

researchers to exploit the full benefits and

opportunities of the networked world,

including such developments as open

access and social media.”

The value of libraries for research and researchers


Competências dos Bibliotecários

• equipa de profissionais deinformação capacitada paraconceber, produzir e integrarconteúdos de apoio à formação,aprendizagem e investigação.

• competências profissionais deaplicação de ferramentas etecnologias de informaçãoapropriadas para fornecer osmelhores serviços edisponibilizar os recursos maisrelevantes e acessíveis.


As bibliotecas de ensino superiorintegram cada vez mais na suamissão e objetivos o papel defacilitadoras da publicaçãocientífica e de produtoras deinformação, promovendo destaforma a visibilidade e o impacto dainvestigação produzida nainstituição.


Rede de Bibliotecas que integra:

• Biblioteca do Campus

• Mediateca

• Biblioteca do ISCA – Instituto Superior

de Contabilidade e Administração

• Centro de Recursos emConhecimento ESAN – Escola Superior

Aveiro Norte

• Biblioteca da ESTGA – Escola Superior

de Tecnologia e Gestão de Águeda


Área de Recursos Eletrónicos e Apoioao Utilizador... alguns dos serviços....

• Formação de utilizadores básica eavançada

• Serviço de referência e Apoio apesquisas

• Implementação e gestão deinformação nos seguintessistemas

– SInBAD – Biblioteca Digital (softwaredesenvolvido - UA)

– RIA - Repositório Institucional daUniversidade de Aveiro (DSPACE)

– Revistas UA (aplicação OJS - OpenJournals Systems)


A intervenção das Bibliotecas da UA

Bibliotecas da UA

• intervenção ativa ao nível do apoio aoinvestigador e da promoção do AcessoAberto na Universidade

•estratégia com base em três linhasessenciais

•colaboração com os Serviços deTecnologias de Informação eComunicação da UA.



2. A facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Abertoe no auto arquivo de documentos.

3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA, deforma a contornar os vários constrangimentos ligados à disponibilização dosconteúdos em Acesso Aberto.


Antecedentes:

• SInBAD – Sistema integrado de Biblioteca e Arquivo Digitais –http://sinbad.ua.pt - projeto implementado em 2003/2004 na UA, parapreservação e disponibilização via Web de vários segmentos de documentosdigitais, entre os quais as teses de mestrado e doutoramento defendidas nainstituição. Possui um mecanismo de integração com o catálogo bibliográficodas Bibliotecas da UA, sendo que o registo de metadados é importadoautomaticamente de um sistema para o outro.


Os projetos em curso:

• RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro – http://ria.ua.pt


Os projectos em curso:

• Plataforma Revistas da Universidade de Aveiro http://revistas.ua.pt – serviçode alojamento, gestão editorial e publicação


Criação de workflows de depósito simplificados no RIA, e que consistem narecolha automática de dados bibliográficos de bases de dados na Web ou desistemas de gestão bibliográfica.

Contexto:

É sabido que um dos constrangimentos ao depósito de publicações nosrepositórios institucionais tem sido a falta de tempo, o cansaço relativamente àscrescentes tarefas de uma actividade com concorrência e desafios crescentes.

A intervenção das Bibliotecas da UA1. Integração de sistemas de informação e de conteúdos

Criação de workflows de depósito simplificados no RIA

Descrição:

Mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito dedocumentos no RIA, que realiza uma importação de um ficheiro com os artigos dasua autoria resultante de uma pesquisa prévia em bases de dados como a Web of

Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier). Este ficheiro deve ser em formato RIS,um formato standard para troca de dados.




Opção 1 – Auto arquivo: depósito de documentos através do preenchimento de um formulário.

Iniciar novo depósito

Opção 2 – Importação de um ou mais ficheirosSelecione a coleção onde pretende depositar os seus documentos.

Nota: Antes de iniciar o processo de importação de uma ou mais ficheiros deve: realizar a recolha dos seus registos num dossistemas externos compatíveis (ISI, SCOPUS, EndNote), exporte os mesmos para uma pasta no seu disco local.

Importar


Objetivo:

• Facilitar o preenchimento dos formulários de metadados e permitir àinstituição e aos próprios investigadores o depósito dos dados retrospetivos ecorrentes de forma mais célere.

• Incentivar a comunidade de investigadores a procederem ao depósito das suaspublicações, contornando os problemas de falta de tempo frequentementeapontados



Dificuldades:

• Foram identificadas dificuldades no processo de exportação dos sistemas Webof Science, Scopus e EndNote dos registos em formato RIS.

Solução:

• Foram elaborados vídeos para exemplificar o processo -http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca/PageImage.aspx?id=14349


Migração de dados e respetivos conteúdos digitais relativos às teses dedoutoramento e dissertações de mestrado (cerca de 3000) efetuado do sistemaSInBAD, para o RIA.

Contexto:

O sistema SInBAD constitui-se desde 2004 como a Biblioteca Digital da UA,albergando, na área de publicações científicas, cerca de 3000 teses dedoutoramento e dissertações de mestrado defendidas na instituição.

Face à implementação de um Repositório institucional, revelou-se essencial amigração de dados para o novo sistema.


Migração de dados e respetivos conteúdos digitais

Descrição:

Migração dos dados bibliográficos e respetivos ficheiros digitais de cerca de 3000registos de teses para o RIA (retrospetivo)

Recurso a tabelas de conversão de metadados

Constrangimentos/dificuldades:

O mecanismo de embargo no SInBAD obedece a regras diferentes, pelo que nãofoi possível considerar o embargo na migração.



2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto e auto arquivo

Revistas da UA - Serviço de alojamento de revistas científicas da UA, baseado emsoftware open source OJS (Open Journal Systems)

Contexto:

Grande número de publicações associadas às unidades de investigação,departamentos ou redes de investigadores da Universidade (cerca de 20)

Algumas das publicações têm apenas versão impressa

Publicações com versão online disponibilizadas nas páginas Web ou portais dosdepartamentos, de um modo estático, sem possibilidade de recolha externa e deexportação para outros sistemas.

A intervenção das Bibliotecas da UA2. Facilitação e mediação no processo de publicação científica em Acesso Aberto

Revistas da UA

Descrição:

• Criação, em 2009 do serviço “Revistas em acesso livre – UA” -http://revistas.ua.pt as Bibliotecas da UA assumem um papel de mediação efacilitação da promoção da investigação científica produzida e publicada naUniversidade de Aveiro através da implementação de um serviço dealojamento de revistas científicas, acompanhamento, formação e helpdesk.


Revistas da UA

Descrição:

• 8 revistas alojadas, de diferentes departamentos e unidades (em Novembro

2011)

• Três linhas essenciais:

- grande proximidade com os editores das revistas;

- flexibilidade na oferta do serviço;

- enquadramento institucional no seio da Universidade.


Revistas da UA

Descrição:

• Criação de pacotes de serviço que se ajustam às particularidades das revistasalojadas.

• As Bibliotecas UA assumem a formação, acompanhamento e serviço dehelpdesk no processo de adaptação e passagem para o sistema de alojamento(elemento comum a todos os pacotes).


Revistas da UA

Pacote A

• Bibliotecas UA assumem o papel de Editor-Gestor;

• Bibliotecas UA realizam o carregamento dos artigos correntes da revistas bemcomo do carregamento dos números anteriores (retrospectivo da revista);

• O workflow de depósito não segue o fluxo editorial completo, sendo que odepositante (bibliotecas da UA) assume o papel de autor evalidador/aceitação do artigo para disponibilização na plataforma.

• As configurações do layout da revista (layout base do sistema + logo/ imagemda revista) ficam a cargo da biblioteca da UA;


Revistas da UA

Pacote A1

• Pacote A + O papel de editor de layout (design da página é atribuído a umelemento da revista/design (layout personalizado).


Revistas da UA

Pacote B

• O workflow de depósito e o fluxo de publicação e gestão online da revista ébaseado no backoffice do OJS;

• O Editor-Gestor (responsável da revista) atribui os diferenciados papéis aosutilizadores registados no sistema (editor, editor de secção, de layout, de texto,de prova, revisores, autores).

• Auto submissão de artigos é realizada pelos autores;

• As Bibliotecas UA assumem a formação ao Editor-Gestor, acompanhamento eserviço de helpdesk.


Revistas da UA

Dificuldades:

• Implementação do fluxo editorial baseado no workflow OJS e gestão dosvários papéis (editor, revisores, autores/depositantes, etc.);

• Falta de tempo dos editores e responsáveis;

• Dificuldade no processo de auto submissão;

• Tempo necessário para a adaptação ao sistema de publicação e gestão onlineda revista;

• Uma das questões críticas passa pela tecnologia e pelas competências a elaassociadas;

• Outros (ex. parametrização/configuração da revista e do layout da mesma);



3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA

Funcionalidade de embargo no RIA

Contexto:

Questões ligadas ao copyright das editoras das revistas onde são publicados osartigos limitam o depósito nos repositórios.

Os autores das teses e dissertações assinam uma declaração, entregue naBiblioteca, que permite o embargo das mesmas no sistema até um máximo dedois anos.

A intervenção das Bibliotecas da UA3. Criação de soluções “à medida” das necessidades da comunidade da UA


Descrição:

Implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo quepermite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) porperíodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito. Esta possibilidade deembargo permite ao autor cumprir com a política de auto arquivo definida pelaUA e, simultaneamente, posicionar-se perante as restrições de copyright

decorrentes da publicação de artigos em revistas científicas de editorescomerciais.




Introduza a data de publicação pública. Pode deixar o mês e/ou o dia em branco se não se aplicar.

Esta coleção é de acesso livre, deve ter em conta a condição de depósito presente na política da publicação onde foipublicado o seu documento. Se a publicação onde foi publicado o seu documento não coloca restrições de acessoselecione a opção “acesso livre”, caso contrário verifique qual o tipo de condicionamento de acesso e selecione umadas opções (embargo de 6 – 12 meses ou acesso restrito). As políticas das editoras/revistas científicas podem serconsultadas em http://www.sherpa.ac.uk/romeo.

Funcionalidade de embargo no RIA - upload do preprint


No caso de ter colocado embargo ao seu documento por questões de políticas editoriais da revista, poderá depositar também a versão preprintdo documento, (trata-se da primeira versão de um artigo, que não passou ainda pela revisão dos pares – peer review). Esta versão preprintestará sempre em acesso livre, não ficando abrangida pelo embargo definido na versão final do documento que acaba de depositar. Se quiserfazer o upload da versão preprint, use este botão para o submeter.

Controlo de autoridade (autores)

Contexto:

O controlo de autoridade é, em qualquer base de dados bibliográfica, um requisitode qualidade fundamental

A gestão de dados de investigação (produção de listagens, etc.) será facilitada pelofacto de existir um mecanismo de controlo de autoridade.



Descrição:

• A criação, no RIA, de um sistema próprio de controlo de autoridade paraautores e coautores, que resulta de uma integração com um sistema deinformação que realiza a gestão de utilizadores em toda a UA.

• O controlo de autoridade de autores, tanto no processo de auto arquivo, comono depósito de teses, é obrigatório.




validar autor

Aguardamos a vossa visista

Obrigada pela atençãoAna Bela Martins [email protected]

Bella Nolasco [email protected] Silva [email protected]

Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologiada Universidade de Aveiro

http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca

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