ई-निनिदा के निए आमतं्रण / INVITATION TO E-TENDER

No: PB-13(10) 17-18 Date: 21.02.2018

निदेशक, सीएसआईआर-कें द्रीय भिि अिुसंधाि संस्थाि, रुड़की -247 667 उत्तराखंड , भारत ; निम्ननिनखत सामनियों की खरीद के

निए निमााता, उिके नितरक और निदेशी प्रधािाचायों के भारतीय एजेंट, यदद कोई हो, से ऑििाइि बोिी आमंनत्रत की ह।ै कृपया यहां

जाएं: (URL: https://etender.gov.in/eprocure/app)

The Director, CSIR-Central Building Research Institute, Roorkee- 247667, Uttarakhand,

India invites online bids from manufacturers, their distributors and Indian agent of

foreign principals, if any, for purchase of the below mentioned material. Kindly visit at:

(URL: https://etender.gov.in/eprocure/app).

अिसुचूी एि ंनतनथ तानिका /SCHEDULE CUM CRITICIAL DATE SHEET

1 संगठि का िाम/ Name of Organization सीएसआईआर-कें द्रीय भिि अिुसंधाि संस्थाि,

रुड़की -247 667

CSIR-Central Building Research Institute,

Roorkee – 247 667

2 निनिदा संदभा सं. Tender Reference No

3 निनिदा का प्रकार

Tender Type (Open/Limited/EOI/Auction/Single)

Open/Limited

4 संनिदा का प्रकार

Type/Form of Contract (Work/Supply/

Auction/Service/Buy/Empanelment/ Sell)

Supply & Installations

5 किरों की सं./ No of Covers(One/ Two/ Three/Four) ONE

6 निनिदा श्रेणी/Tender Category

(Services/Goods/Works)

Goods

7 पुि: प्रस्ततु करिे की अिुमनत/ Allow Resubmission

(Only in online mode within scheduled period)

Yes

8 िापस िेि ेकी अिुमनत/ Allow Withdrawal (Only in

online mode within scheduled period)

Yes

9 ऑफ िाइि प्रस्ततु करिे की अिुमनत / Allow Offline

Submission

No

7 संनिदा का प्रकार

Type/Form of Contract (Work/Supply/

Auction/Service/Buy/Empanelment/ Sell)

Supply

https://eprocure.gov.in/eprocure/app

8 काया का िाम/ Work Item Title SITC of 50 Ton Push-Pull Hydraulic Jack

System

9 काया का नििरण/ Work Description

10 उत्पाद की श्रेणी/Product Category

(Civil Works/Electrical Works/Fleet Management/

Computer Systems)

R & D Equipment

11 क्या बहु मुद्रा की अिुमनत ह?ै/ Is Multi Currency

Allowed

Yes

12 a) निनिदा प्रकाशि की तारीख / Tender Publishing

Date -

21/02/2018 1400 hrs

b) दस्तािजे डाउििोड शरुू होि ेकी तारीख

Document Download Start Date - -

21/02/2018 1800 hrs

c) स्पष्टीकरण चाहि ेके निए आरम्भ होि ेकी

तारीख/Seek Clarification Start Date - -

22/02/2018 0930 hrs

d) स्पष्टी करण चाहि ेके निए समानि की तारीख Seek

Clarification End Date - -

23/02/2018 1100 hrs

e) प्री नबड की बठैक की तारीख ि समय

Pre Bid Meeting Date - - Time -

NA NA

f) नबड प्रस्ततु करि ेहते ुआरनम्भक तारीख

Bid Submission Start Date - -

23/02/2018 1430 hrs

g) नबड प्रस्ततु करि ेहते ुसमानि की तारीख

Bid Submission End Date - -

08/03/2018 1300 hrs

h )नबड के खोिि ेकी तारीख ि समय

Bid Opening Date - -

09/03/2018 1430 hrs

13 प्री-नबड कॉन्फ्रें स का स्थाि(यदद िागू हो)

Venue of Pre-Bid Conference( If applicable)

Not Applicable

14 ईएमडी शलु्क(ऑफ िाइि हतेु)

EMD Fee (Offline Mode)

Not Applicable

15 नबड िैधता की अिनध Bid Validity Days 90 Days (form the last date of opening of

tender)

16 पत्र व्यिहार का पता

Address for communication

Stores and Purchase Officer

CSIR-CBRI, , Roorkee,(Uttarakhand)

India PIN 247667

17 निनिदा आमंनत्रत कताा अनधकारी/ Inviting Officer

Director, CSIR-CBRI

18 संनिदा सं./ Contact No

01332-283257

19 ईमेि का पता/ Email Address spo@CBRI.res.in

Name of Equipment - 50 ton Push-Pull Hydraulic Jack System with HMI and PLC Panel

for Cyclic Load Application

Technical Specification

S.No. Component Description Quantity

1. Cylinder Hydraulic Jack Capacity; Push: min. 50 MT, Pull: min. 10

MT; Working Pressure: 700 bar or better; Stroke: min.

330 mm; Collar thread & plunger thread for easy

fixturing; Built in safety release valve; Cylinder must

comply to ASME B30.1 standards; GR2 bearing

technology; Least count of the hydraulic jack system: min.

±0.75kN or better; Load Cell with least count ±0.75kN or

better

1 no.

2. Power

Pack

IP54 protection and isolation class;

TEFC electric motor;

Durable steel reservoir;

Two stage pumping system;

12.15 lpm low pressure combined flow and 2.67

lpm@700 bar or better; min. 40 litre oil reservoir. Oil

prefilled with ISO VG32 or better;

3ph, 415 V, 50Hz, TEFC or better;

Adjustable pressure release valve;

Sound level 80 dBA or better;

1 no.

3. PLC &

HMI Panel

PLC logic to operate hydraulic system as per cyclic

loading requirement as per ASTM E 2126 (step-wise

increasing sinusoidal or triangular loading)

Pressure sensor (1000 bar, linearity: 0.25% to 0.5% of FS

or better); LVDT: min. 330 mm, linearity: min. 0.5% of

FS or better; Over load protection.

Supply: 415 V, 3ph, 50Hz or better

Power ON indicator on the main panel, mains ON/OFF,

Motor ON/OFF, Emergency switch.

Pressure/load, cyclic loading time setting to be done in

HMI

Data acquisition facility is required

Graph of load vs displacement at each cycle

Data save format: .CSV or .XLSX

Number of cycles to be keyed in

Displacement +ve (push) & -ve (Pull) to be keyed in for

each cycle

Pressure (max 700 bar or better) to achieve required

displacement should be programmed in PLC

1 no.

4. Desktop

with Color

Min Intel Core i5, Min 2 GB RAM, Min 500 GB hard

disc, Windows 10, UPS for computer, Laser Colour

1 no.

mailto:spo@CBRI.res.in

Printer Printer (Hp Make)

5. Installation, commissioning and successful demonstration

of all items supplied, training (min. 2 days) to users at

CBRI, Roorkee.

Minimum Warranty 3 years

----

6. Optional Min 5 nos. LVDT & Min 5 nos. Strain Gauge additional

channels

LVDT min 8 nos.

Strain Gauges min 8 nos.

----

नियम और शतें/TERMS AND CONDITIONS

1. बोिीदाताओं को मान्फ्य नडनजटि हस्ताक्षर प्रमाण पत्र का उपयोग करते हुए सीपीपीपी पोटाि पर इिेक्रॉनिक रूप से उिकी बोनियों की सॉफ्ट प्रनतयां

जमा करिा आिश्यक है। सीपीपीपी पोटाि पर पंजीकरण करि ेके निए निनिदाकतााओं की सहायता करि ेके निए िीचे दी गई निदशेों का मतिब है,

सीपीपीपी पोटाि पर आिश्यकताओं के अिसुार अपिी बोनियां तैयार करें और अपिी बोनियां ऑििाइि जमा करें।

The bidders are required to submit soft copies of their bids electronically on the CPPP Portal,

using valid Digital Signature Certificates. The instructions given below are meant to assist the

bidders in registering on the CPPP Portal, prepare their bids in accordance with the

requirements and submitting their bids online on the CPPP Portal.

2. आपका प्रस्ताि कोटेशि खोिि ेकी तारीख से िब्बे ददिों के निए िैध होगा। उद्धरण खोििे के बाद मूल्य में कोई संशोधि िहीं दकया जाएगा।

Your offer shall be valid for ninety days from the date of opening of the quotations. No revision

in price will be allowed after opening the quotation.

3. उद्धरण की स्िीकृनत कें द्रीय भिि अिुसंधाि संस्थाि, रुड़की के सक्षम प्रानधकारी के अधीि होगी जो खुद को न्फ्यूितम कोटेशि स्िीकार करिे के निए

बाध्य िहीं करती है और खुद को अस्िीकार करि ेका अनधकार सुरनक्षत रखती है, या नबिा दकसी कारणों के नबिा प्राि दकसी भी या सभी कोटेशि को

अस्िीकार /अंशतः स्िीकार करता है।

The acceptance of the quotation will rest with the competent authority of CBRI, Roorkee who

does not bind himself to accept the lowest quotation and reserves the right to himself to reject,

or partially accept any or all the quotations received without assigning any reasons.

4. जहा ंकहीं उद्धतृ मलू्य रु 25 िाख स ेअनधक है तब नबिा शता प्रदशाि िारंटी खरीद आदेश मलू्य के 10% िारंटी अिनध के अतं स े60 ददिों तक िधै प्रदशाि गारंटी के निए जोर ददया जाएगा।

Where ever the quoted price is more than ` 25.00 lakhs unconditional performance guarantee

for 10% of the purchase order value valid till 60 days beyond end of warranty period shall be

insisted.

5. उद्धरण के दौराि निमााता के िाम और पते के साथ पूणा निनिदेश ददया जािा चानहए। जहां भी िाग ूहो िहां सानहत्य / पुनस्तकाए ंभी संिग्न होिी चानहए।

Complete specification with manufacture’s name and address should be given while quoting

literature/Pamphlets should also be enclosed wherever applicable.

6. बीओक्यू (एमएस_एक्सि प्रारूप में मूल्य बोिी) के अिुसार टेंडर में बताई गई इकाइयों में मूल्यों को उद्धृत करिा आिश्यक है।

Prices are required to be quoted in units indicated in the enquiry as per the BOQ (price bid in

MS_Excel format).

एमएस-एक्सिे प्रारूप में बीओक्य ूबोिी में मागंा जाता ह ै/BOQ in Ms-Excel format is asked in the Price Bid

7. ऑििाइि नसस्टम बोिीदाताओं द्वारा अपिोड दकए गए BoQ से तुििात्मक चाटा तयैार करता है। यदद बोिीदाता शीट िाम या दकसी भी मूल्य में कोई

गिती करता ह,ै तो नसस्टम अपिोड दकए गए BoQ से डेटा को पढ़िे में सक्षम िहीं होगा और इसनिए उसे तुििात्मक चाटा से निष्कानित दकया जा

सकता है। BoQ कीमत बोिी स्ि व्याख्यात्मक है।

The online system generates the comparative chart from the BoQ uploaded by the bidders. If

the Bidder makes any mistake in the Sheet Name or any of the values, then the system will not

be able to read the data from the BoQ uploaded and hence may get missed out from the

Comparative Chart. BoQ price bid is self explanatory

7.1 बोिी मलू्य / Bid Prices

7.1.1 बोिीदाता उनचत मूल्य निधाारण फॉमा, यूनिट की कीमतों और अिुबंध के तहत आपूर्ता करि ेिािे सामािों की कुि बोिी मूल्यों पर संकेत करेगा।

The Bidder shall indicate on the appropriate price schedule form, the unit prices and total bid

prices of the goods it proposes to supply under the contract.

7.2 मूल्य-अिुसूची (एमएस-एक्सेि) में बीक्यूएड पर संकेत ददए गए तरीके से हर एक मद के निए अिग-अिग दजा दकया जाएगा:

Prices indicated on the price-schedule (BoQ in MS-Excel) form shall be entered

separately in the following manner:

(a) भारत में निर्मात माि के निए /For Goods manufactured within India

(i) पहि ेसे भगुताि दकए गए करों सनहत एक्स-िक्सा के उद्धृत माि की कीमत।

The price of the goods quoted Ex-works including taxes already paid.

(ii) जीएसटी और अन्फ्य कर, यदद कोई सामाि माि पर देय होगा, यदद अनधसूचिा संख्या 45/2017-कें द्रीय कर (दर) ददिांक 14/11/2017

और अनधसूचिा संख्या 47/2017-एकीकृत कर (दर) ददिांक 14/11/2017 भारत सरकार, नित्त मंत्रािय (राजस्ि निभाग) द्वारा जारी दकए

गए िागू होंगे।

GST and other taxes, if any which will be payable on the goods if the contract is awarded as

per the Notification No 45/2017-Central Tax(rate) dated 14/11/2017 and Notification No

47/2017-Integrated Tax (Rate) dated 14/11/2017 issued by Government of India, Ministry of

Finance( Department of Revenue) .

िोट: सीएसआईआर-सीबीआरआई रुड़की एक सािाजनिक राष्ट्रीय अिुसंधाि प्रयोगशािा ह ैजो िैज्ञानिक और औद्योनगक अिुसंधाि पररिद (सीएसआईआर),

निज्ञाि और प्रौद्योनगकी मंत्रािय, भारत सरकार के अधीि, नित्त पोनित ह,ै िैज्ञानिक अिुसंधाि मे काम करता है और दकसी भी व्यािसानयक गनतनिनध में व्यस्त

िहीं है।

Note: CSIR-CBRI is a public funded national research laboratory under the aegis of Council of

Scientific and Industrial Research (CSIR), Ministry of Science and Technology, Government of India,

works for the cause of science and not engaged in any commercial activity.

(iii) अंतदेशीय पररिहि, बीमा और अन्फ्य स्थािीय सेिाओं के निए शुल्कों को िांनित गंतव्य पर सामाि नितररत करि ेके निए आिश्यक है,

जैसा दक मूल्य निधाारण फॉमा में निर्दाष्ट है।

The charges for inland transportation, insurance and other local services required for

delivering the goods at the desired destination as specified in the price schedule form.

(iv) जहााँ भी िाग ूहो, अनधष्ठापि, कमीशनिंग, पुजों, िैकनल्पक िस्तुओं, निस्ताररत िारंटी, एएमसी / सीएमसी, साइट की तैयारी और दकसी

भी प्रासंनगक सेिाओं सनहत प्रनशक्षण की िागत, यदद कोई हो, की िागत।

Wherever applicable, the cost towards the installation, commissioning, spares, optional

items, extended warranty, AMC/CMC, site preparation and training including any incidental

services, if any.

(b) निदेशों में निर्मात माि के निए /For Goods manufactured abroad

(i) मूल्य अिुसूची के रूप में निनिर्दाष्ट अिसुार एफओबी (नशपमेंट िानमत बंदरगाह) पर उद्धृत माि की कीमत।

The price of the goods, quoted on FOB (named port of shipment), as specified in the price

schedule form.

(ii) एयर / सागर द्वारा दोिों पोटा / गंतव्य के निए माि की बीमा और पररिहि के निए शलु्क।

The charges for insurance and transportation of the goods to the port / place of destination

both by Air/Sea.

(iii) एजेंसी कमीशि प्रभार, यदद कोई हो।

The agency commission charges, if any.

(iv) जहां भी िाग ूहो, स्थापिा की ददशा में िागत, कमीशनिंग,

पुजों, िैकनल्पक िस्तओुं, निस्ताररत िारंटी, एएमसी / सीएमसी, साइट की तैयारी और दकसी भी प्रासंनगक सेिाओं सनहत प्रनशक्षण, यदद कोई

हो।

Wherever applicable, the cost towards the installation, commissioning, spares, optional

items, extended warranty, AMC/CMC, site preparation and training including any incidental

services, if any.

7.3 एफओबी, एफसीए, सीआईएफ, सीआईपी आदद के नियमों को मौजूदा इंटरिैशिि चैंबसा ऑफ कॉमसा, पेररस द्वारा प्रकानशत इंकॉटमों के ितामाि संस्करण

में निधााररत नियमों के अिुसार नियंनत्रत दकया जाएगा।

The terms FOB, FCA, CIF, CIP etc. shall be governed by the rules prescribed in the current edition of

the Incoterms published by the International Chambers of Commerce, Paris.

7.4 जहा ंपकैकंग, अििेण, भाड़ा, बीमा पररिताि, कर आदद का कोई नजक्र िहीं है। ऐस ेप्रस्ताि को अधरेू रूप में खाररज कर ददया जाएगा।

Where there is no mention of packing, forwarding, freight, insurance changes, taxes etc. such offer

shall be rejected as incomplete.

7.5 उद्धृत मूल्य अिुबंध अिनध के दौराि तय दकया जाएगा और नभन्न िहीं होगा।

The price quoted shall remain fixed during the contract period and shall not vary.

7.6 सभी िॉट और आइटम सूचीबद्ध होिा चानहए और मूल्य अिुसूची में अिग से निधााररत होिा चानहए। अगर कोई मूल्य अिुसूची उि िस्तुओं को सूचीबद्ध

करता है िेदकि कीमतों की कीमत िहीं ददखाती ह,ै तो उिकी कीमतें अन्फ्य मदों की कीमतों में शानमि करिे के निए मािी जाएगंी। मूल्य अिुसूची में सूचीबद्ध

िहीं होि ेिाि ेआइटम या बोिी को बोिी में शानमि िहीं दकया जाएगा।

All lots and items must be listed and priced separately in the Price Schedules. If a Price Schedule

shows items listed but not priced, their prices shall be assumed to be included in the prices of other

items. Lots or items not listed in the Price Schedule shall be assumed to be not included in the bid.

7.7 अनधसचूिा ि।ं 51/96 सीमा शलु्क के अिसुार इस ससं्थाि को सीमा शलु्क ड्यटूी के भगुताि स ेिूट दी गई ह।ै हािादंक 1 माचा 2002 स े

भारत सरकार ि ेअनधसचूिा सखं्या 51/96 के तहत किर दकए गए सभी आयात पर अनधसचूिा 24/2002-सीमा के अिसुार 5% तक एक

निज्ञापि-मलू्य सीमा शुल्क ड्यटूी िगाई ह।ै

This Institute is exempted from payment of Customs Duty as per notification No.51/96 Customs. However from

1st March 2002 the Government of India has imposed an ad-valorem Customs Duty up to 5% vide Notification

24/2002–Customs on all imports covered under Notification No.51/96.

7.8 बोिी की मदु्राएं/Bid Currencies

7.8.1 निदेशी देशों से आपूर्ता के निए प्राि प्रस्तािों के मामि ेमें भारत के भीतर आपूर्ता के निए प्राि प्रस्तािों के निए कीमतों और भारत में निनशष्ट

पररितािीय निदेशी मुद्रा (केिि बीओयूसी में उपिब्ध) के निए मूल्यों को उद्धृत दकया जाएगा।

Prices shall be quoted in Indian Rupees for offers received for supply within India and in specified

convertible foreign currency only (as available in BOQ) in case of offers received for supply from

foreign countries.

8. सामान्फ्य कारािाई में कोई भी कीमत िाताािाप िहीं दकया जाएगा।

No price negotiation will be entertained in normal course of action.

9. कृपया अपि ेसंतोिजिक प्रदशाि प्रमाण पत्रों के साथ, यदद कोई हो, भारतीय खरीददारों की एक सूची प्रस्तुत करें।

Please furnish a list of Indian Purchasers with their satisfactory performance certificates, if any.

10. कृपया बताएं दक क्या आपके पास भारत में कोई एजेंट है, उिका पता, उिके द्वारा दी गई सेिा का नििरण और उन्फ्हें देय कमीशि का प्रनतशत। भारतीय

एजेंट को देय एजेंसी कमीशि स्पष्ट रूप से संकेत ददया जािा चानहए। एजेंसी कमीशि केिि भारतीय रुपयों में देय होगा भारत सरकार के ितामाि एनक्जम

िीनत की प्रनतबंनधत सूची में आि ेिािी िस्तुओं के निए भारतीय एजेंट डीजीएस एंड डी के साथ पंजीकृत होिा चानहए।

Please indicate if you have any agents in India, their Address, the details of service rendered by

them & the percentage of commission payable to them. Agency commission payable to the

Indian Agent should be clearly indicated. The Agency commission would be payable only in

Indian Rupees. The Indian agent should be registered with DGS &D for the items appearing in

the restricted list of the current EXIM policy of the Government of India.

11. मदों के प्रेिण का तरीका स्पष्ट रूप से बोिी में उल्िेख दकया जािा चानहए।

The mode of dispatch of the items must be mentioned clearly in the Bid.

12. अगर डीजीएस और डी दर अिुबधं पर उत्पाद उपिब्ध हैं, तो कृपया दर अिुबधं की एक प्रनत सिंग्न डीजीएस और डी दर अिुबंध दरों पर उद्धृत करें।

In case the products are available on DGS&D rate contract, please quote on DGS&D rate contract

rates enclosing a copy of the RATE CONTRACT.

13. िमूिे मांगे जािे पर , नि: शलु्क और नबिा दानयत्ि के आधार के निए जमा दकए जाएगंे।

Samples, if called for, shall be submitted free of charge and or no obligation basis.

14. अगर क्रय आदशे ददया जाए तो आपूर्ता की अिनध का सख्ती से पािि जािा चानहए ।

The offered delivery period shall have to be strictly adhered to incase an order is placed.

15. देरी के निए एिडी खंड: िागू दर 0.5% प्रनत सिाह और अनधकतम कटौती अिुबधं की कीमत का 10% है।

LD Clause for delays: The applicable rate is 0.5% per week & maximum deduction is 10% of the

contract price.

16. ईएसआई, आईटी को निमााण / सर्िानसंग / रखरखाि काया / स्थापिा प्रभार इत्यादद के मामिे में नियमों के अिुसार िसूि दकया जाएगा।

ESI, IT would be recovered as per rules in case of Fabrication/Servicing/Maintenance

jobs/Installation charges etc.

17. हमारे ररकॉडा के निए कृपया अपिे पैि और जीएसटीएि िबंर प्रस्तुत करें

Kindly furnish your PAN and GSTN Number in your Bid for our records.

18. एिईएफटी / आरटीजीएस के माध्यम से आपूर्ताकतााओं को भुगताि दकया जाएगा, कृपया एिईएफटी / आरटीजीएस भुगताि के निए अपिे बैंक के नििरण

को सूनचत करें।

Payment will be made to the suppliers by through NEFT/RTGS, please inform your Bank details

for NEFT/RTGS Payment.

19. जहां भी िाग ूहो, ईएमडी / पीबीजी / अनिम भुगताि आदद के निए बैंक गारंटी, दकसी भी राष्ट्रीयकृत / अिुसूनचत बैंक से जमा की जाएगी। निदेशी बैंक

द्वारा ऐसी गारंरटयों के जारी होिे के मामि ेमें, भारत में नस्थत दकसी भी राष्ट्रीयकृत या अिुसूनचत बैंक द्वारा उसी की पुनष्ट होिी चानहए। बैंक गारंटी के

प्रारूप के निए जरूरी है यदद कोई हो, अिुरोध पर प्राि दकया जा सकता है। गारंटीकताा जारी करि ेिािे बैंकों को नििदेक द्वारा अिुरोध दकया जािा

चानहए दक ि ेसीधे सत्यापि के निए एक पजंीकृत पत्र (ए.नड.) की गारंटी के एक अप्रनतबंनधत डुनलिकेट प्रनतनिनप खरीदार को सीधे एक किर पत्र के साथ

भेज दें, तादक इसकी सत्यापि सुनिनित हो सके।

Bank Guarantees for EMD/PBG/Advance Payment etc., wherever applicable, shall be submitted

from any nationalized/scheduled bank. In case of issue of such guarantees by a foreign bank,

then the same should be confirmed by any Nationalized or scheduled bank located in India. The

formats of bank guarantee required if any, may be obtained on request. The banks issuing the

guarantees must be requested by the bidder to immediately send a unstamped duplicate copy of

the guarantee by registered post (A.D) directly to the purchaser with a covering letter, to facilitate

its verification.

20. उत्पन्न होिे िाि ेसभी नििादों को महानिदशेक, िैज्ञानिक और औद्योनगक अिुसंधाि पररिद, िई ददल्िी द्वारा नियुक्त एकमात्र मध्यस्थ को भेजा जाएगा।

सभी सूट रुड़की के न्फ्यायके्षत्र की अदाितों में ही होंगे।

All disputes arising out of this shall be referred to the sole arbitrator appointed by Director

General, Council of Scientific & Industrial Research, New Delhi. All suits shall be in the courts of

Roorkee Jurisdiction only.

21. निनिदा शतों (पीिे मुदद्रत), यदद कोई हो, या अन्फ्यथा निनिदा के साथ भेजी तो हम पर बाध्यकारी िहीं होंगे।

Tender conditions (printed on the reverse), if any, or otherwise sent along with the tender shall not

be binding on us.

22. उपरोक्त सभी निदशे और हमारे मािक नियम और शतों का अिुपािि दकया जािा चानहए अन्फ्यथा आपके अस्िीकृनत के निए उत्तरदायी हो सकता है।

All the above instructions and our standard terms and conditions must be complied failing which

your offer may be liable for rejection.

23. िोट: कृपया अिुिती िोट करें और तदिुसार अपिी बोिी सबनमट करें।

NOTE: Kindly note the followings and submit your bid accordingly.

23.1 अगर उद्धृत िस्तएुं की प्रकृनत िाशिाि हैं, तो कृपया केिि एफओबी गटे िे इंटरिशेिि एयरपोटा / पिूा िक्सा आधार पर बोिी दे , क्योंदक

सीबीआरआई मेससा दिक इम्पोटा िानमत रेट फारिडार की सेिाओं का उपयोग करिा चाहता है। भारत में प्रकाश रेट मूिसा निनमटेड, तादक

आपके द्वारा कागो, मेससा की तत्परता को सुिकर दिक इम्पोटा को आपके के्षत्र में पररचानित अपिे िानमत रेट फॉरिडा के माध्यम से आिश्यक

होिे के निए सिाह दी जाएगी।

In case the items being quoted are perishable in nature, please quote only on FOB Gate

Way International Airport / Ex-Works basis, since CBRI intends to utilize the services of

the nominated Freight Forwarder of M/s. CWICK IMORT in India so that on hearing from

you the readiness of the Cargo, M/s. CWICK Import would be advised for doing the

needful through their nominated freight forwarder operating in your region.

23.2 अगर, उद्धरण कम मात्रा या कम िजि का ह,ै कृपया केिि एक्स-िक्सा आधार पर उद्धृत करें, तादक हम नशपमेंट के निए फेडेक्स / डीएचएि /

ब्ल्यूडटा की सेिाओं को संिग्न कर सकें । जसेै ही नशपमेंट तैयार हो, आप को पूणा नििरण, ईमेि, टेिीफोि और फैक्स िंबर के साथ नशपमेंट

नििरण के साथ संपका नििरण प्रदाि करि ेकी आिश्यकता होती है, नजससे दक तुरंत उठाएं और समनन्फ्ित दकया जा सके।

In case, the quote is of low volume or low weight, please quote on Ex-Works basis only,

so that we could engage the services of FEDEX / DHL/BLUE DART for shipment. As soon

as the shipment is ready, you need to provide us the contact details with full address,

email, telephone and fax numbers along with the shipment details so that pick up could be

arranged immediately and coordinated.

23.3 िाशिंत िस्तुओं के निए सीआईएफ के आधार पर उद्धृत करिे की आिश्यकता की नस्थनत में, आपको एयरिेज के साथ प्रत्यक्ष रूप से कागो बकु

करि ेकी आिश्यकता ह ैतादक ि ेस्पष्ट रूप से ए.डब्िू.बी. में हैंडनिंग सूचिा को निर्दाष्ट कर सकें और ए.डब्िू.बी.. संख्या को सीबीआरआई और

मैससा दिक इम्पोटा को उिके सूनचत कर सकें , तादक हम माि की निष्कासि की निए व्यिस्था कर सकें ।

On the event of necessity to quote on CIF basis for perishable items, then you need to

book the cargo directly with the Airlines requesting them to clearly specify the handling

information in the AWB and inform the AWB Number to CBRI and M/s. CWICK Import.,

so that we could arrange for clearance of the consignment.

पात्रता मापदडं/Eligibility Criteria:

23.4 बोिीदाता िह देश है जो संयकु्त राष्ट्र / दशे द्वारा प्रनतबंनधत िहीं ह ैजो कािूि द्वारा निनिद्ध है।

The bidder is not from a country under sanction by United Nation/country which is

prohibited by law.

23.5 बोिीदाता ईमािदारी समझौते के निए सहमत हैं - उसी के निए कहा जाता है।

Bidder agrees for Integrity pact- is same is asked for.

23.6 बोिीदाता दकसी भी अन्फ्य कंपिी के साथ दकसी भी प्रकार के अपराधों में शानमि िहीं है, जो भ्रष्टाचार निरोधी नसद्धांत पर असर डाि सकता

है। (इस संबंध में बोिीदाता को खदु के द्वारा खुिासा दकया जािा है)।

Bidder is not involved in any transgressions with any other company that may impinge on

the anti-corruption principle. (a disclosure is to be made by the bidder in this respect).

23.7 बोिी की िधैता मांगी गयी अिनध के अिुसार होिी है।

The Bid validity is as per the asked period.

23.8 बोिीदार को अयोग्य घोनित ि दकया हो ।

The bidder is not debarred.

23.9 बोिीदाता िे निमााता प्रानधकरण फॉमा आिश्यक प्रदाि दकया है।

The bidder has provided the necessary manufacturer authorization form.

योग्यता परू्ता / Qualification Requirements

24. निनिदाकताा यह प्रदर्शात करि ेके निए दस्तािजेी प्रमाण प्रस्ततु करेगा दक बोिीदाता निम्ननिनखत बोिीदाताओं की पात्रता मािदडं और पूिा-योग्यता की

आिश्यकता को परूा करता है।

The bidder shall furnish documentary evidence to demonstrate that the bidder satisfies the

following bidders’ eligibility criteria and Pre-Qualification Requirement.

26.1 बोिीदाता निमााता या डीिर / एजेंट / प्रनतनिनध निशेि रूप से निमााता द्वारा प्रानधकृत होिे चानहए, इस निनिदा के निए निमााता प्रानधकरण प्रपत्र और

निदेशी प्रधािाचायों के भारतीय एजेंटों के अिुसार उिकी ओर से उद्धृत करि ेके निए, यदद कोई ह ैनजसे नडजाइि, निर्मात, परीक्षण और आपूर्ता की हो

"तकिीकी निनशष्टता" में निर्दाष्ट प्रकार के समाि उपकरण (ओं) एमएएफ तकिीकी बोिी से जुड़ा होिा चानहए। इस तरह के उपकरणों को हानिया

श्रृंखिा / मॉडि में होिा चानहए नजसमें नडजाइि में ििीितम सुधार शानमि होंगे। बोिी खोिि ेकी तारीख के अिुसार कम से कम एक साि के निए

मॉडि सफि संचािि में होिा चानहए।

The Bidder should be a manufacturer or a dealer/agent/representative specifically authorised by

the manufacturer to quote on their behalf for this tender as per manufacturer authorisation form

and Indian agents of foreign principals, if any who must have designed, manufactured, tested

and supplied the equipment(s) similar to the type specified in the “Technical Specification”. The

MAF must be enclosed with the technical bid. Such equipments must be of the most recent

series/models incorporating the latest improvements in design. The models should be in

successful operation for at least one year as on date of Bid Opening.

26.2 सिेा समथाि सनुिधाओं का नििरण जो दक सिेा समथाि नििरण फॉमा में िारंटी अिनध के बाद प्रस्ततु दकया जािा चानहए। बोिीदाता के पास रुड़की में

एक समथाि सिेा सनुिधा होिी चानहए और सिेा के निए कॉि करि ेके 24 घटंों के भीतर नसस्टम में उपनस्थत होि ेकी नस्थनत में होिा चानहए।

Details of service support facilities that would be provided after the warranty period should be

submitted in the Service Support Details Form. The bidder must have one support service

facility at Roorkee and should be in a position to attend to the system within 24 hours of lodging a

call for service.

26.3 बोिीदाता भारत में कारोबार िहीं करिे पर, बोिीदाता / भारत में एक एजेंट द्वारा प्रनतनिनधत्ि दकया जाएगा ( सफि होिेपर), जो आपूर्ताकताा की और

से अिुबंध /क्रय आदेश के शतो के अिुसार, रखरखाि, मरम्मत और स्पेयर पार्टसा को परूा करिे में सक्षम होंगे ।

In the case of a Bidder not doing business in India, the Bidder is/or will be (if successful)

represented by an Agent in India who shall be equipped and able to carry out the Supplier’s

maintenance, repairs and spare parts, stocking obligations prescribed by the conditions of the

contract/purchase order.

26.4 बोिीदाता, िारंटी अिनध के दौराि उपकरण, अिुप्रयोग सॉफ्टिेयर, यदद कोई हो, रखरखाि की गिती रनहत काया के निए पणूा नजम्मेदारी िहण करेगा

और िारंटी अिनध के बाद आिश्यक रखरखाि सेिाए ंप्रदाि करेगा यदद आिश्यक हो।

The Bidder will assume total responsibility for the fault-free operation of equipment, application

software, if any, and maintenance during the warranty period and provide necessary maintenance

services after warranty period if required.

26.5 बोिीकताा जो उपरोक्त मािदंडों को परूा करत ेहैं, उन्फ्हें अयोग्य घोनित कर ददया जाता ह,ै यदद ि ेयोग्यता की आिश्यकता के प्रमाण में प्रस्तुत फामों,

बयाि और संिग्नक में गित या झठूी प्रनतिेदि बिाते हैं या खराब प्रदशाि का ररकॉडा रखते हैं, तो अिुबंध को ठीक से परूा िहीं दकया जा सकता ह ैपरूा

होिे में देरी या नित्तीय निफिता आदद।

Bidders who meet the criteria given above are subject to be disqualified, if they have made untrue

or false representation in the forms, statements and attachments submitted in proof of the

qualification requirements or have a record of poor performance, not properly completing the

contract, inordinate delays in completion or financial failure, etc.

26.6 बोिीदाता को जीएसटीएि के िैध दस्तािेजी प्रमाण और आईकर पंजीकरण (पैि) का ब्योरा प्रस्तुत करिा चानहए।

Bidder should submit valid documentary proof of GSTN and the details of income tax registration

(PAN).

26.7 खरीदार द्वारा पजंीकृत आपूर्ताकतााओं की सूची से अस्थायी रूप से नििंनबत या हटा ददया गया बोिीकताा या मंत्रािय / दशे व्यापक खरीद से प्रनतबंनधत

पर बोिी िगािे की प्रदक्रया में भागीदारी के निए अयोग्य होगा।

The bidders who have been temporarily suspended or removed from the list of registered

suppliers by the purchaser or banned from Ministry/country wide procurement shall be ineligible

for participation in the bidding process.

26.8 बोिीदाता को बीआईएफआर (औद्योनगक और नित्तीय पुिराचिा बोडा) या दकसी िैधानिक संस्था द्वारा ददिानिया घोनित िहीं दकया हो।

The Bidder should not have been referred to BIFR (Board for Industrial & Financial

Reconstruction) or declared bankrupt by any statutory body.

26.9 या तो निदेशी प्रधािाध्यापक या निदशेी प्रमुख की ओर से भारतीय एजेंट सीध ेएक निनिदा में बोिी िगा सकत ेहैं, िेदकि दोिों िहीं। हािांदक,

भारतीय एजेंट की पेशकश को उिके प्राचाया से प्रानधकरण पत्र के साथ भी होिा चानहए। इसके अिािा, निनिदा प्रणािी की पनित्रता बिाए रखिे के

निए एक भारतीय एजेंट एक निनिदा में दो अिग-अिग निदेशी नप्रंनसपिों का प्रनतनिनधत्ि िहीं कर सकता। बोिीदाता को खरीदारों की शतों और

शतों से सहमत होिा चानहए।

Either the Indian Agent on behalf of the foreign principal or the foreign principal directly could

bid in a tender but not both. However, the offer of the Indian Agent should also accompany the

authorization letter from their principal. Further, to maintain sanctity of tendering system one

Indian agent cannot represent two different foreign principals in one tender. The bidder should

agree to the terms and condition of the buyers.

26.10 भारतीय एजेंटों की प्रनिनष्ट: जहा ंकभी भी निदेशी खरीद शानमि है :-

Enlistment of Indian Agents: Where ever foreign purchases involved:-

1. फोरि नप्रंसीपि की ओर से कोटेशि भेजिे िािे भारतीय एजेंटों को डीजीएस एंड ई के साथ सूचीबद्ध होिा

अनििाया ह।ै

It is Mandatory for the India Agents quoting on behalf of Foreign Principal to have enlistment with the

DGS&D

2.निदेशी बोिीदाताओं को अपि ेनिदशेी प्राचाया या सहयोनगयों को खिुासा करि ेके निए भारत और भारतीय बोिीदाता के एजेंट और प्रनतनिनध

का िाम और पता का खिुासा करिा।

Foreign bidders to disclose the name and address of agent and representative in India and

Indian bidder to disclose their foreign principal or associates.

26.11 संयुक्त उपक्रम, कंसोर्टायम या संघों से बोनियां, जब तक िे बोिी प्रस्तुत करिे की नतनथ से पहिे बिाई और पंजीकृत हों।

Bids from Joint Ventures, Consortium or Associations so long as they are formed and registered prior

to the bid submission date.

26.12 निके्रता को उपरोक्त पूिा-योग्यता शतों को परूा करिा होगा। पूिा-योग्यता शतों को परूा करि ेिाि ेनिके्रताओं की तकिीकी बोिी का मूल्यांकि केिि

निनधित गरठत तकिीकी मूल्यांकि सनमनत द्वारा दकया जाएगा। पात्रता को परूा िहीं करिे िािे निके्रताओं की बोिी - ऊपर दी गई मापदंड और पिूा योग्यता

आिश्यकताओं को संनक्षि रूप से खाररज कर ददया जाएगा। दकसी भी पररनस्थनत में उपरोक्त दस्तािेजों में से दकसी भी प्रस्तुत करि े के निए अभ्यािदेि पर

निचार िहीं दकया जाएगा।

The vendor must fulfil the above pre-qualification conditions. Technical bid of vendors fulfilling the pre-

qualification conditions will only be evaluated by the duly constituted technical evaluation committee.

Bid of vendors not fulfilling the Eligibility– Criteria and Pre Qualification requirements given above will

be summarily rejected. Undertaking for subsequent submission of any of the above documents will

not be entertained under any circumstances.

ऑििाइि बोिी प्रस्ततु करि ेके निए निदशे

बोिीदाताओं को मान्फ्य नडनजटि हस्ताक्षर प्रमाण पत्र का उपयोग करत ेहुए सीपीपीपी पोटाि पर इिेक्रॉनिक रूप से अपिी बोनियों की सॉफ्ट

प्रनतयां जमा करिा आिश्यक है। सीपीपीपी पोटाि पर पंजीकरण करि ेके निए निनिदाकतााओं की सहायता करि ेके निए िीच ेदी गई निदेशों का

मतिब ह,ै सीपीपीपी पोटाि पर आिश्यकताओं के अिुरूप अपिी बोनियां तैयार करें और अपिी बोनियां ऑििाइि जमा करें।

अनधक जािकारी सीपीपीपी पोटाि पर ऑििाइि बोनियां जमा करि ेके निए उपयोगी हो सकती ह:ै https://etender.gov.in/eprocure/app

पंजीकरण

1) बोिीदाताओं को "एिरोि करि ेके निए यहां नक्िक करें" निकं पर नक्िक करके सेंरि पनब्िक प्रोक्युरमेंट पोटाि (यूआरएि:

https://etender.gov.in/eprocure/app) के ई-प्रोक्योरमेंट मॉड्यूि पर भती करिा आिश्यक है। सीपीपीपी पोटाि पर िामांकि मुफ्त ह ै

2) िामांकि प्रदक्रया के भाग के रूप में, बोिीदाताओं को एक अिन्फ्य उपयोगकताा िाम चुििा होगा और उिके खातों के निए एक पासिडा प्रदाि

करिा होगा।

3) बोिीदाताओं को सिाह दी जाती ह ैदक पंजीकरण प्रदक्रया के भाग के रूप में उिके िैध ईमेि पत ेऔर मोबाइि िबंर पजंीकृत करें। इि का

उपयोग CPPP पोटाि से दकसी भी संचार के निए दकया जाएगा

4) िामांकि पर, बोिीदाताओं को अपि ेप्रोफाइि के साथ, सीसीए इंनडया (जैसे नसफी / एिकोड / ई-मुध्र इत्यादद) द्वारा मान्फ्यता प्राि दकसी भी

प्रमाणि प्रानधकरण द्वारा जारी दकए गए अपि ेिधै नडनजटि हस्ताक्षर प्रमाण पत्र (मुख्य उपयोग पर हस्ताक्षर करिे के साथ कक्षा तृतीय प्रमाण पत्र)

पंजीकृत करिा होगा।

5) केिि एक मान्फ्य डीएससी एक बोिीदाता द्वारा पंजीकृत होिा चानहए। कृपया ध्याि दें दक निनिदाकताा यह सुनिनित करि ेके निए ऩिम्मेदार हैं

दक ि ेअपि ेडीएससी को अन्फ्य िोगों को उधार िहीं देत ेहैं नजससे दरुुपयोग हो सकता है।

6) बोिीदाता तो अपि ेयू़िर आईडी / पासिडा और डीएससी / ई-टोकि का पासिडा दजा करके सुरनक्षत िॉग-इि के माध्यम से साइट पर िॉग ऑि

करता है।

निनिदा दस्तािजेों के निए खोजिा

1) सीपीपीपी पोटाि में निर्मात निनभन्न खोज निकल्प हैं, तादक बोिीदाताओं को कई मापदंडों से सदक्रय निनिदाए ंखोज सकें । इि मापदंडों में

निनिदा आईडी, संगठि का िाम, स्थाि, ददिांक, मूल्य आदद शानमि हो सकत ेहैं। निनिदाओं के निए उन्नत खोज का एक निकल्प भी ह,ै नजसमें

बोिीदाता कई िामों को संयोनजत कर सकत ेहैं जैसे संगठि का िाम, अिुबंध का रूप, स्थाि, सीपीपीपी पोटाि पर प्रकानशत निनिदा की खोज के

निए ददिांक, अन्फ्य कीिडा आदद।

2) बोिीदाताओं िे एक बार निनिदाएं चुिी हैं नजन्फ्हें िे रुनच रखते हैं, िे आिश्यक दस्तािेज / निनिदा कायाक्रम डाउििोड कर सकत ेहैं। ये निनिदाए ं

'मेरी निनिदाओं' फोल्डर में िे जा सकती हैं। इससे सीपीपीपी पोटाि को बोिीदाताओं को एसएमएस / ई-मेि के माध्यम से सूनचत दकया जा सकता

ह,ै यदद निनिदा दस्तािजे को जारी दकए गए कोई शुनद्ध है।

3) बोिीदाता को प्रत्येक निनिदा को निर्दाष्ट अनद्वतीय निनिदा आईडी का िोट बिािा चानहए, अगर िे हले्पडेस्क से कोई स्पष्टीकरण / सहायता प्राि

करिा चाहत ेहैं।

नबड की तयैारी

1) बोिीदाता को अपिी बोनियां जमा करि ेसे पहि ेनिनिदा दस्तािेज पर प्रकानशत दकसी भी शुनद्ध को ध्याि में रखिा चानहए।

2) बोिी के भाग के रूप में प्रस्तुत दकए जाि ेिाि ेदस्तािजेों को समझिे के निए कृपया निनिदा निज्ञापि और निनिदा दस्तािेज सािधािी से देखें।

कृपया उि दस्तािेजों की संख्या, नजिके निए बोिी दस्तािजेों को जमा करिा ह,ै की संख्या, दस्तािेजों की संख्या, नजसमें दस्तािेज प्रस्तुत करि ेकी

जरूरत ह,ै के िाम और सामिी शानमि हैं। इिमें से कोई भी निचिि बोिी को अस्िीकार कर सकता है।

3) बोिीदाता, अनिम में, निनिदा दस्तािेज / अिुसूची में बताए गए अिुसार प्रस्तुत दकए जाि ेिािे बोिी दस्तािेज तैयार करिा चानहए और आम

तौर पर, िे पीडीएफ / एक्सएिएस / आरएआर / डीडब्ल्यूएफ / जेपीजी प्रारूपों में हो सकत ेहैं। बोिी दस्तािेजों को 100 डीपीआई के साथ काि े

और सफेद निकल्प के साथ स्कैि दकया जा सकता ह ैजो स्कैि दकए गए दस्तािे़ि के आकार को कम करि ेमें मदद करता है।

4) मािक दस्तािेजों के एक ही सेट को अपिोड करि ेमें आिश्यक समय और प्रयास से बचिे के निए जो हर बोिी के एक नहस्से के रूप में प्रस्तुत

दकए जाि ेकी आिश्यकता ह,ै ऐसे मािक दस्तािेज अपिोड करि ेका प्रािधाि (जैसे पिै काडा कॉपी, िार्िाक ररपोटा, िेखा परीक्षक प्रमाण पत्र आदद)

) बोिीदाताओं को प्रदाि दकया गया है। ऐसे दस्तािेजों को अपिोड करि ेके निए बोिीकताा "मेरे स्पेस" या "अन्फ्य महत्िपूणा दस्तािेज" के्षत्र का

उपयोग कर सकत ेहैं। बोिी सबनमट करत ेसमय ये दस्तािे़ि सीधे "मेरा स्पेस" के्षत्र से सबनमट दकए जा सकत ेहैं, और उन्फ्हें बार-बार अपिोड करि े

की ़िरूरत िहीं ह ैइससे बोिी प्रस्तुत करि ेकी प्रदक्रया के निए आिश्यक समय में कमी आएगी

िोट: अपिोड करि ेकी प्रदक्रया को कम करि ेके निए निनिदाओं को मेरे दस्तािे़ि स्थाि केिि एक ररपोनजटरी ददया गया है। यदद बोिीदाता िे

अपि ेदस्तािे़िों को अपि ेदस्ताि़ेि स्थाि में अपिोड कर निया ह,ै तो यह स्िचानित रूप से यह सुनिनित िहीं करता ह ैदक ये दस्तािे़ि तकिीकी

बोिी का नहस्सा हैं।

नबडों का सबनमशि

1) बोिीदाता को बोिी प्रस्तुनत के निए साइट में पहि ेसे प्रिेश करिा चानहए तादक ि ेसमय पर बोिी अपिोड कर सकें या दफर बोिी प्रस्तुत करि े

के समय से पहिे। अन्फ्य मुद्दों के कारण दकसी भी दरेी के निए बोिीदाता नजम्मेदार होगा।

2) बोिीदाता को निनिदा दस्तािेज में दशााए अिुसार एक-एक करके आिश्यक बोिी दस्तािेजों को नडनजटि हस्ताक्षर और अपिोड करिा होगा।

3) बोिीदाता को निनिदा शलु्क / ईएमडी का भुगताि करि ेके निए "ऑफिाइि" के रूप में भुगताि निकल्प का चयि करिा होगा और उपकरण का

नििरण दजा करिा होगा।

4) बोिीदाता को ईएमडी / नबड सुरक्षा को प्रनशक्ष ुके अिुसार तैयार करिा चानहए

Instructions for Online Bid Submission

The bidders are required to submit soft copies of their bids electronically on the CPPP Portal,

using valid Digital Signature Certificates. The instructions given below are meant to assist the bidders

in registering on the CPPP Portal, prepare their bids in accordance with the requirements and

submitting their bids online on the CPPP Portal.

More information useful for submitting online bids on the CPPP Portal may be obtained at:

https://etender.gov.in/eprocure/app

REGISTRATION

1) Bidders are required to enrol on the e-Procurement module of the Central Public

Procurement Portal (URL: https://etender.gov.in/eprocure/app ) by clicking on the link “Click here to

Enroll”. Enrolment on the CPPP Portal is free of charge.

2) As part of the enrolment process, the bidders will be required to choose a unique

username and assign a password for their accounts.

https://eprocure.gov.in/eprocure/apphttps://eprocure.gov.in/eprocure/app

3) Bidders are advised to register their valid email address and mobile numbers as part of the

registration process. These would be used for any communication from the CPPP Portal.

4) Upon enrolment, the bidders will be required to register their valid Digital Signature

Certificate (Class III Certificates with signing key usage) issued by any Certifying Authority recognized

by CCA India (e.g. Sify / nCode / eMudhra etc.), with their profile.

5) Only one valid DSC should be registered by a bidder. Please note that the bidders are

responsible to ensure that they do not lend their DSCs to others which may lead to misuse.

6) Bidder then logs in to the site through the secured log-in by entering their user ID /

password and the password of the DSC / e-Token.

SEARCHING FOR TENDER DOCUMENTS

1) There are various search options built in the CPPP Portal, to facilitate bidders to search active

tenders by several parameters. These parameters could include Tender ID, Organization Name,

Location, Date, Value, etc. There is also an option of advanced search for tenders, wherein the

bidders may combine a number of search parameters such as Organization Name, Form of Contract,

Location, Date, Other keywords etc. to search for a tender published on the CPPP Portal.

2) Once the bidders have selected the tenders they are interested in, they may download the

required documents / tender schedules. These tenders can be moved to the respective ‘My Tenders’

folder. This would enable the CPPP Portal to intimate the bidders through SMS / e-mail in case there

is any corrigendum issued to the tender document.

3) The bidder should make a note of the unique Tender ID assigned to each tender, in case

they want to obtain any clarification / help from the Helpdesk.

PREPARATION OF BIDS

1) Bidder should take into account any corrigendum published on the tender document before

submitting their bids.

2) Please go through the tender advertisement and the tender document carefully to

understand the documents required to be submitted as part of the bid. Please note the number of

covers in which the bid documents have to be submitted, the number of documents - including the

names and content of each of the document that need to be submitted. Any deviations from these

may lead to rejection of the bid.

3) Bidder, in advance, should get ready the bid documents to be submitted as indicated in the

tender document / schedule and generally, they can be in PDF / XLS / RAR / DWF/JPG formats. Bid

documents may be scanned with 100 dpi with black and white option which helps in reducing size of

the scanned document.

4) To avoid the time and effort required in uploading the same set of standard documents

which are required to be submitted as a part of every bid, a provision of uploading such standard

documents (e.g. PAN card copy, annual reports, auditor certificates etc.) has been provided to the

bidders. Bidders can use “My Space” or ‘’Other Important Documents’’ area available to them to

upload such documents. These documents may be directly submitted from the “My Space” area while

submitting a bid, and need not be uploaded again and again. This will lead to a reduction in the time

required for bid submission process.

Note: My Documents space is only a repository given to the Bidders to ease the uploading process. If

Bidder has uploaded his Documents in My Documents space, this does not automatically ensure

these Documents being part of Technical Bid.

SUBMISSION OF BIDS

1) Bidder should log into the site well in advance for bid submission so that they can upload

the bid in time i.e. on or before the bid submission time. Bidder will be responsible for any delay due

to other issues.

2) The bidder has to digitally sign and upload the required bid documents one by one as

indicated in the tender document.

3) Bidder has to select the payment option as “offline” to pay the tender fee / EMD as

applicable and enter details of the instrument.

4) Bidder should prepare the EMD/Bid Security as per the instructions specified in the tender

document and attach a scanned copy of the same in the technical bid of the tender document. The

original instrument should be posted/couriered/handed over to the tender issuing authority. In case

the original instrument is not received before the date of opening of the bid, the uploaded bid shall be

rejected.

5) Bidders are requested to note that they should necessarily submit their financial bids in the

format provided and no other format is acceptable. If the price bid has been given as a standard BoQ

format with the tender document, then the same is to be downloaded and to be filled by all the

bidders. Bidders are required to download the BoQ file, open it and complete the coloured

(unprotected) cells with their respective financial quotes and other details (such as name of the

bidder). No other cells should be changed. Once the details have been completed, the bidder should

save it and submit it online, without changing the filename. If the BoQ file is found to be modified by

the bidder, the bid will be rejected.

6) The server time (which is displayed on the bidders’ dashboard) will be considered as the

standard time for referencing the deadlines for submission of the bids by the bidders, opening of bids

etc. The bidders should follow this time during bid submission.

7) All the documents being submitted by the bidders would be encrypted using PKI

encryption techniques to ensure the secrecy of the data. The data entered cannot be viewed by

unauthorized persons until the time of bid opening. The confidentiality of the bids is maintained using

the secured Socket Layer 128 bit encryption technology. Data storage encryption of sensitive fields is

done. Any bid document that is uploaded to the server is subjected to symmetric encryption using a

system generated symmetric key. Further this key is subjected to asymmetric encryption using

buyers/bid opener’s public keys. Overall, the uploaded tender documents become readable only after

the tender opening by the authorized bid openers.

8) The uploaded tender documents become readable only after the tender opening by the

authorized bid openers.

9) Upon the successful and timely submission of bids (i.e. after Clicking “Freeze Bid

Submission” in the portal), the portal will give a successful bid submission message & a bid summary

will be displayed with the bid no. and the date & time of submission of the bid with all other relevant

details.

10) Kindly add scanned PDF of all relevant documents in a single PDF file of compliance

sheet.

11) The bid summary has to be printed and kept as an acknowledgement of the submission of

the bid. This acknowledgement may be used as an entry pass for any bid opening meetings.

ASSISTANCE TO BIDDERS

1) Any queries relating to the tender document and the terms and conditions contained

therein should be addressed to the Tender Inviting Authority for a tender or the relevant contact

person indicated in the tender.

2) Any queries relating to the process of online bid submission or queries relating to CPPP

Portal in general may be directed to the 24x7 CPPP Portal Helpdesk.

3) Tenderer is advised to follow the instructions provided in the ‘Instructions to the Tenderer

for the e-submission of the bids online through the Central Public Procurement Portal for e

Procurement at https://etender.gov.in/eprocure/app.

Stores and Purchase Officer

Note: For any ambiguity in interpretation then English Version shall hold good.